Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban quản lý dự án công trình điện Miền Bắc

Tr­êng §¹i häc kinh tÕ quèc d©n Khoa khoa häc qu¶n lý Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Đề tài: Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý ®¶m b¶o vËt t­ t¹i ban qu¶n lý dù ¸n c«ng tr×nh ®iÖn miÒn b¾c SVTH: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: Quản lý Kinh tế - K35 Chuyên ngành: Quản lý kinh tế GVHD: TS. Hå ThÞ BÝch V©n Hà Nội – 2007 LỜI NÓI ĐẦU Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho ban QLDACCTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả nhất, đạt kết quả cao nhất. Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại ban QLDACCTĐMB, qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau: * Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của doanh nghiệp. * Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB. * Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB. Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi ban QLDACCTĐ và giới hạn trong một vài vấn đề về công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban. Với mục đích đánh giá đúng những mặt đã làm được và chưa làm được để kiến nghị với ban QLDACCTĐMB có biện pháp xử lý hiệu quả hơn. CHƯƠNG I TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP: 1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất: Để quá trình SX có thể diễn ra, mọi doanh nghiệp đều phải có được yếu tố: Vật tư, lao động và tiền vốn. - Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội. 2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động. - Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết. - Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức. - Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng. - Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm. Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP. Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau: 1. Mua sắm vật tư Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp. Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau: a) Xác định nhu cầu: Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình. * Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp. Xác định theo công thức Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho một đơn vị xây lắp) * Nhu cầu vật tư dự trữ: Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm. b. Xác định lượng hàng đặt: Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn. Xác định lượng hàng mua theo công thức: Trong đó: Vcm: Lượng vật tư cần mua Vcd: Lượng vật tư cần dùng Vd1: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ Vd2: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ Vđ1 = (Vk + Vnk )- Vx. Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán: Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá. Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá. 2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư: Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt. Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển. Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình. Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ. Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp. Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra. Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ. 3. Cấp phát vật tư Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm..v.v. Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư. Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng. 4. Quyết toán sử dụng Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư : - Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức. + Phương pháp đơn hàng: Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng. + Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất. Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB. Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn chỉnh lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Ngày 15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyết định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập ban QLDACCTĐMB trên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùng một phần lực lượng ban QLCCT Điện. Trụ sở của ban QLDACCTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà - Quận Hoàn kiếm Hà Nội. Ban QLDA CCTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực hiện dự án theo nhiệm vụ và phân cấp củaTCT(1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam . Vì vậy vốn hoạt động của Ban là vốn do Nhà nước cấp. Trách nhiệm của ban là sử dụng nguồn vốn đó sao cho có hiệu quả, tiết kiệm và hợp lý nhất. Ban được uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho các công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó. Nhiệm vụ của ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện có điện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp của TCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là: - Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả. - Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình điện. - Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác. - Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản. - Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư. - Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác 1. Bộ máy quản lý của Ban QLDACCTĐMB: Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ chức như sau: + Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và phó chủ nhiệm. - Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc TCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng. - Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủ nhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực được giao. 2. Các phòng tham mưu a. Phòng tổng Hợp (P1) - Đưa ra các phương án tổ chức sắp xếp bộ máy quán lý trong cơ quan - Quản lý cán bộ công nhân viên chức. Như điều động, đề bạt, xét lương, nâng bậc khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân viên đáp ứng yêu cầu của ban. - Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồng lao động, báo cáo lao động và tiền lương. - Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các văn bản pháp quy, chế độ chính sách. - Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban. - Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ. b. Phòng kế hoạch (P2) - Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kế hoạch sản xuất khác. Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). - Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thi công, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan. - Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình. - Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng - Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép xây dựng các công trình. - Tổ chức công tác đền bù tài sản c. Phòng tài chính kế toán (P3 ) - Lập kế toán năm - quý - Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch. - Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán. - Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng - Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban. Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty. - Tổ chức quyết toán các công trình - Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu d. Phòng vật tư (P4) - Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản xuất trong nước. - Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình. - Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập quy trình kho tàng. - Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư. - Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình. - Đối chiếu thanh quyết toán vật tư. -Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ. - Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5): - Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo sát... - Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật. - Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình - Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế - Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu. - Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn. - Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành - Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công trình cho C. - Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban. g. Kho Thượng Đình Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình Kho Thượng Đình rộng 13000 m2 Nhiệm vụ của kho : - Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho. - Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho. - Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh - Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho - Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho 1. Phần nhân lực: Ban có 170 người trong đó: - Trình độ đại học : l35 người - Trình độ trên đại học 15 người - Trình độ trung cấp 10 người - Công nhân và lao động thủ công 10 người. Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban là cao. Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ PHÒNG KỸ THUẬT (P5) PHÒNG TỔNG HỢP. (P1) PHÒNG KẾ HOẠCH (P2) PHÒNG VẬT TƯ NGOẠI (P6) PHÒNG KINH TẾ DỰ TOÁN (P7) PHÒNG TÀI CHÍNH (P3) PHÒNG VẬT TƯ (P4) KHO PT BAN KỸ THUẬT PTB PCN KINH TẾ TRƯỞNG BAN CHỦ NHIỆM II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấu thầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấy phép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình. Ban QLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là đầu mối của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ 110KV đến 500KV. Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại cho các công ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công là một vấn đề rất quan trọng đòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý vật tư của Ban phải làm việc rất năng động, tích cực, khoa học thì mới thực sự có hiệu quả. Bởi vì vật tư thiết bị của ngành điện rất đưa dạng, phức tạp mỗi loại có tính chất sử dụng khác nhau, do đó có tính chất kỹ thuật khác nhau. Tất cả các vật tư thiết bị đưa vào sử dụng đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật. Ngoài ra đối với một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt, chống sét...v.v Phải đảm bảo tiêu chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp. Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bị ngành điện phải được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèo như độ ẩm trong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học, chất ăn mòn, chất A-xít..v..v. Vì chủ yếu những vật tư thiết bị này được mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là : - Hãng Simen của Đức - Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên - Ucraina (của Nga cũ) - Hãng Xicamex của Pháp - Hãng Aegpld của Singapore Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu dao điện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi...v.v Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sản xuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹ thuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắt dày, ắc quy...v.v của các cơ sở như Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh..v.v Tóm lại, vật tư thiết bị của ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theo công trình. Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhập kịp. Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm : a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6) Có nhiệm vụ: - Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công trình. - Tổ chức gọi thầu và xét thầu - Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký b) Phòng vật tư nội (P4) - Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp. - Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây. - Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công) - Quyết toán vật tư công trình c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị. d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng.. Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thể dùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải. III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB 1. Xác định nhu cầu : Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuất kinh doanh. Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệp mới thực hiện tốt việc bảo đảm vật tư được với đặc trưng là quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho xây dựng cơ bản được tính bằng phương pháp sau : *Phương pháp hiện vật: Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư cho một đơn vị xây dựng). Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng công việc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ thuật và thiết kế thi công *Phương pháp giá trị. Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo 1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng. *Nhu cầu về vật tư dự trữ Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ phận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho. Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp: T= Trọng tải của phương tiện vận tải Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm = t: Số ngày dự trữ. - Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật. P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm. P= N(năm) 360 = N(quý) 90 = N(tháng) 30 - Chỉ tiêu giá trị (G) G= Di: Mức dự trữ vật tư i gi: Giá một đơn vị vật tư i * Dự trữ vật tư ở kho: Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên có giá trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận : -Dự trữ thường xuyên ( Dtx, tcb, Gtx ) được tính giống nh dự trữ tại chân công trình. - Dự trữ chuẩn bị ( Dcb, tcb, Gcb) được tính căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định. - Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất, trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường xuyên. Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp. Chúng cho phép giảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa việc hình thành quá mức lực lượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết các hàng hoá ứ đọng của doanh nghiệp. 2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua cũng như để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến hành thi công xây dựng các công trình điện. Ban quản lý dự án công trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thành công trình. Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) và lập biên bản giao tuyến công trình điện. Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa trên bản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương vật tư) để mua sắm. 3. Lựa chọn người cung ứng: Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm hiểu cặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ mua sắm. Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng có lợi như: - Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị trường (phải thấp hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán). Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị cho các công ty xây lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chất lượng cao mang đặc trưng của ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở trên (Simen của Đức, Sicamex của Pháp.v.v... Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng ở các doanh nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh nghiệp này có những lợi thế riêng tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp cùng ngành như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng vật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt. Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra. Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo của phòng vật tư sẽ là: a. Đối với hàng nhập khẩu: Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện và luân chuyển như sau: - Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán lô hàng, quyết toán tầu. Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư (P4) sao 2 bản gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại (P6). - Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan để hoàn thành thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng. Khi giao nhận hàng có diễn giải chi tiết. Khi thực hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2 bản lưu P3 và P6. - Chứng thư giám định hàng. Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải quyết bồi thường hàng hóa. - Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng ủy thác thì P4 không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức theo dõi giám sát. b. Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước Tổ chức nghiệm thu hàng gia công: - Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty, P4 tổ chức nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng) trước khi nhận hàng giao cho B (các công ty xây lắp). - Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóa đơn tài chính với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4 liên giao cho P2 để làm thủ tục thanh toán tiền hàng. c. Công tác tiếp nhận: c1. Với hàng nhập khẩu: P4 tiếp hàng tại cảng, tổ chức vận chuyển để nhập vào kho (thông qua đơn vị vận chuyển nội bộ hoặc bên ngoài do P2 ký hợp đồng). - Đối với hàng nguyên đai nguyên kiện, kho có trách nhiệm chuyển hàng từ trên phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị trí bảo quản. Thủ kho và cán bộ giao hàng lập biên bản giao nhận căn cứ vào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng, đuôi số kiện, tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh. Biên bản được gửi cho: - Kho giữ 01 bản - Người vận chuyển một bản - Phòng vật tư một bản + Lập phiếu nhập kho: Căn cứ vào lệnh giao hàng, biên bản giao hàng giữa thủ kho và cán bộ tiếp liệu P4 lập 3 phiếu nhập kho phải có đầy đủ các thành phần ký. c2. Đối với hàng mua trong nước: - Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ và lấy giấy báo giá gửi P2, P3. - Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thì thông báo cho P4 để P4 tổ chức nhận hàng. - Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợp đồng. c3. Xuất hàng để thi công công trình: Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4 kiểm tra hàng tồn kho và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc điểm khác như đã nêu ở trên. c4. Quyết toán nguồn hàng: - Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài nước, trong nước đã thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và hiện vật gồm số vật tư theo hợp đồng, số thực nhận đã sử dụng cho công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho. * Quyết toán vật tư công trình: - Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương hoàn công để cùng P4 cùng Ban quyết toán công trình. c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua: * Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô cùng khó khăn về mọi mặt. Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản theo cơ chế mới. Bước đầu nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủ điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định 117/CP sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dù vậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực vượt bậc của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắc phục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, tháo gỡ từng khâu, giải quyết từng việc để đưa._.