Một số biện pháp cải thiện quy trình nhập khẩu sách báo của Công ty XNK sách báo Việt Nam

Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n Khoa kinh tÕ vµ kinh doanh quèc tÕ ----------˜&™----------- CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỘT SỐ BIỆN PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SÁCH BÁO CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU SÁCH BÁO VIỆT NAM Gi¸o viªn h­íng dÉn : TS. MAI THẾ CƯỜNG Sinh viªn thùc hiÖn : PHẠM TUẤN ĐẠT Líp : kinh doanh quèc tÕ 46a Hµ Néi -2008 MỤC LỤC ˜&™ Mục lục.....................................................................................................................1 PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................4 Chương 1: Một số vấn đề chung về quy trình nhập khẩu 7 1. Giới thiệu quy trình nhập khẩu 7 1.1. Khái niệm nhập khẩu 7 1.2. Quy trình nhập khẩu 7 1.3. Các bước tiến hành trong quy trình nhập khẩu 9 1.3.1 Nghiên cứu thị trường 9 1.3.2 Công tác chuẩn bị ký kết hợp đồng 15 1.3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng 15 1.3.4 Ký kết hợp đồng 18 1.3.5 Thực hiện hợp đồng 26 2. Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu 32 2.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu 32 2.2. Bảo đảm hiệu quả 33 2.3. Yêu cầu gắn quy trình nhập khẩu với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp 33 2.4. Tổng thời gian thực hiện quy trình 34 2.5. Phối hợp các bước trong quy trình 35 2.6. Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình 36 3. Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nhập khẩu 36 3.1. Ảnh hưởng của chính sách pháp luật và các cơ quan Nhà nước 36 3.2. Ảnh hưởng của hệ thống thông tin 37 3.3. Ảnh hưởng tổ chức quy trình làm việc 38 3.4. Ảnh hưởng do mối quan hệ bạn hàng 39 3.5. Ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu 40 3.6. Ảnh hưởng từ sự biến động thị trường trong và ngoài nước 40 Chương 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba 41 1. Quá trình hình thành, phát triển và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Xunhasaba 41 1.1. Giới thiệu công ty 41 1.2. Quá trình hình thành của Công ty Xunhasaba 41 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Xunhasaba 43 1.4. Cơ cấu, tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu 44 2. Đặc điểm của ngành kinh doanh xuất bản phẩm 44 2.1. Khái niệm xuất bản phẩm 44 2.2. Đặc điểm ngành kinh doanh xuất bản phẩm – loại hàng hóa đặc biệt 45 2.3. Nhu cầu và thị truờng kinh doanh nhập xuất bản phẩm 48 2.4. Môi truờng kinh doanh xuất bản phẩm 50 3. Thực trạng quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 54 3.1. Nghiên cứu thị trường 54 3.2. Định giá cho các xuất bản phẩm nhập khẩu 54 3.3. Đặt hàng và ký kết hợp đồng nhập khẩu 55 3.4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm 4 khâu 55 3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu 55 3.4.2 Thuê phương tiện nhập khẩu 56 3.4.3 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng 56 3.4.4 Thanh toán và khiếu nại 57 3.5. Cơ cấu và quy mô nhập khẩu 57 3.6. Các nhà cung cấp 60 3.7. Thị trường trong nước và khách hàng 62 4. Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 64 4.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu 64 4.2. Tổng thời gian thực hiện quy trình 64 4.3. Phối hợp các bước trong quy trình 65 4.4. Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình 65 4.5. Mức độ hài lòng của khách hàng 66 5. Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 66 5.1. Các nhân tố văn hóa xã hội, thị hiếu tiêu dùng 66 5.2. Các nhân tố về chính sách của Nhà nước và luật pháp 67 5.3. Nhu cầu khách hàng và trình độ dân trí 68 5.4. Ảnh hưởng do mối quan hệ bạn hàng 69 5.5. Ảnh hưởng tổ chức quy trình làm việc 70 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba 71 1. Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty Xunhasaba trong những năm tới 71 1.1. Chiến lược kinh doanh của Công ty Xunhasaba 72 1.2. Mở rộng kinh doanh phát triển thị trường 73 1.3. Tổ chức quản lý và chuyên môn nghiệp vụ 74 2. Một số giải pháp cơ bản hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của Công ty Xunhasaba 76 2.1. Cơ sở đưa ra giải pháp 76 2.2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba 77 Kết luận 86 Tài liệu tham khảo 87 PHẦN MỞ ĐẦU ˜&™ Trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới của chúng ta ngày nay, đất nước ta đã thu được nhiều thành quả to lớn về chính trị, ngoại giao, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đó là những cơ sở cho sự phát triển bền vững của đất nước ta để vững bước trong một thiên niên kỷ mới. Một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng của chúng ta là “ Từ nay đến năm 2020 phải phấn đấu xây dựng nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp, khoa học và công nghệ phải trở thành nền tảng và động lực cho công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước”. Xuất bản phẩm là một trong những công cụ góp phần thực hiện nhiệm vụ này. Sách báo cùng với chiến lược giáo dục và đào tạo đó và đang góp phần quan trọng trong thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước ta. Kinh doanh xuất bản phẩm là một khâu trong quá trình xuất bản. Đây là một loại hình kinh doanh đặc biệt bởi đối tượng kinh doanh là hàng hóa đặc biệt ,những sản phẩm mang giá trị cao về văn hóa con người và thiên nhiên, là kết tinh của những điều con người khám phá đuợc trên thế giới xung quanh. Doanh nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm, do vậy phải bảo đảm sự đóng góp cho xã hội và hiệu quả kinh tế của mình. Công ty xuất nhập khẩu sách báo là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa. Ngoài hiệu quả kinh tế mà hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sách báo mang lại, công ty luôn thực hiện tốt nhiệm vụ tuyên truyền chính trị đối ngoại, góp phần giao lưu văn hoá trong khu vực và quốc tế. Nhận thức được ý nghĩa, vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu sách báo của công ty trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt là hoạt động nhập khẩu, Em chọn đề tài “ Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề sẽ nghiên cứu tình hình kinh doanh nhập khẩu xuất bản phẩm trong thời gian gần đây nhằm có được những đánh giá cần thiết về thực trạng cũng như đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty. Bản chuyên đề được trình bày trong ba chương: Chương I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU Chương II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SÁCH BÁO CỦA CÔNG TY XUNHASABA. Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SÁCH BÁO CỦA CÔNG TY XUNHSABA Hoạt động kinh doanh nhập khẩu sách báo tại công ty Xunhasaba trong cơ chế thị trường hiện nay rất đa dạng và phức tạp. Do khả năng nghiên cứu cũng nhiều hạn chế, thời gian lại ngắn, bằng những kiến thức, lý luận cũng rất giới hạn, khi tiến hành nghiên cứu đề tài này, em tin chắc rằng chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được các thày cô giáo trong khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế trường Đại học Kinh tế quốc dân cũng như các anh chị đồng nghiệp trong công ty Xunhasaba chỉ bảo để bản chuyên đề được hoàn thiện hơn nữa. Nhân đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo TS Mai Thế Cường cũng như các cán bộ công ty Xunhasaba đã nhiệt tình giúp đỡ động viên em để hoàn thành bản chuyên đề này. Mục đích nghiên cứu đề tài:Từ thực trạng quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba, phân tích, đánh giá, tìm ra các yếu tố ảnh hưởng tác động lên quy trình nhập khẩu từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình nhập khẩu của công ty. Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề này tập trung nghiên cứu hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của Xunhasaba. Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Nghiên cứu quy trình nhập khẩu sách báo công ty Xunhasaba từ 2002 đến nay. Không gian: Thị trường nhập khẩu xuất bản phẩm Việt Nam Nội dung: Các vấn đề liên quan đến quy trình nhập khẩu sách báo. Phương pháp nghiên cứu: Các phương pháp nghiên cứu tôi đã sử dụng để thực hiện chuyên đề này: +Thông tin, số liệu được thu thập từ các tài liệu sẵn có trong công ty, các nguồn tài liệu về công ty và các vấn đề liên quan từ các nguồn trên Internet, các website có uy tín, các bài báo và tài liệu đã được xuất bản liên quan đến công ty. Các tư liệu này được phân loại vào các nhóm đề mục đã nêu ra trong chuyên đề. +Các buổi phỏng vấn các khách hàng lẻ, các đơn vị mua sách từ công ty, các cán bộ nhập khẩu trong công ty và các cán bộ liên quan khác. Tôi đã ghi chép lại các thông tin liên quan và phân loại thông tin theo các đề mục như trên để tiện cho việc thống kê và rút ra kết luận kết hợp với phân tích và tổng hợp báo cáo tài chính của công ty. Bảng biểu và Sơ đồ: +Qua phân tích, tổng hợp báo cáo tổng kết của Xunhasaba lập 2 bảng: Bảng 1: Chủng loại hàng nhập khẩu của Xunhasaba (2003-2007) (tr59) Bảng 2: Cơ cấu khách hàng trong nước (tr63) + Tổng hợp từ tư liệu trong giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương và một số tài liệu về marketing : Sơ đồ 1: Các bước thực hiện hợp đồng XK thanh toán bằng phương thức thư tín dụng L/C (tr26) Sơ đồ 2: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toán bằng phương thức thư tín dung L/C (tr27) Sơ đồ 3: Các bước thực hiện nghiên cứu thị trường (tr80) Chương I: Một số vấn đề chung về quy trình nhập khẩu ˜&™ 1. Giới thiệu quy trình nhập khẩu : 1.1. Khái niệm nhập khẩu : Theo lý luận thương mại quốc tế, nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước. Tuy nhiên theo cách thức biên soạn cán cân thanh toán của IMF, chỉ có việc mua các hàng hóa hữu hình mới được coi là nhập khẩu và đưa vào mục cán cân thương mại. Còn việc mua dịch vụ được tính vào cán cân phi thương mại (nguồn: www.wikipedia.com). 1.2. Quy trình nhập khẩu : Quy trình nhập khẩu là một quá trình bao gồm các bước cần được thực hiện để mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia này sang quốc gia khác, Quy trình nhập khẩu gồm nhiều bước thực hiện, mỗi bước là một mắt xích trong quy trình, đòi hòi mỗi mắt xích phải hoàn thành đúng đắn và hiệu quả vì sức mạnh của một quy trình nằm ở mắt xích yếu nhất của quy trình đó. Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của thương mại Quốc tế, nó có tác động trực tiếp và quyết định tới sản xuất, đời sống của mỗi Quốc gia. Nhập khẩu cho phép khai thác tiềm năng thế mạnh của các nước trên thế giới, bổ sung những hàng hoá mà trong nước không sản xuất được, sản xuất không đáp ứng được nhu cầu hoặc thay thế hàng hoá mà trong nước có thể sản xuất được nhưng không hiệu quả, làm cho thị trường hàng hoá trong nước phong phú về chủng loại, quy cách và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Với tính bổ sung và thay thế, nếu nhập khẩu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển kinh tế trong nước. Nhập khẩu là chiếc cầu nối thông suốt nền kinh tế trong nước với nền kinh tế thế giới, tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác quốc tế, phát huy lợi thế so sánh của mỗi quốc gia trên cơ sở chuyên môn hoá sản xuất. Nhập khẩu tạo điều kiện mở mang dân trí, tiếp cận nền công nghiệp hiện đại của các nước phát triển, tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trên thế giới và áp dụng nó vào sản xuất nhằm hiện đại hoá nền kinh tế đất nước, tạo ra một năng lực sản xuất mới, tiết kiệm được chi phí sản xuất và thời gian lao động. Thông qua nhập khẩu, khả năng sản xuất và tiêu dùng của đất nước được nâng lên, nhu cầu thị trường trong nước được đáp ứng. Đồng thời nhập khẩu tạo ra một động lực cho sản xuất trong nước phát triển bằng sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại. Để tồn tại các nhà sản xuất trong nước phải vươn lên, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ phục vụ khách hàng. Sự cạnh tranh sẽ loại bỏ các đơn vị kinh doanh kém hiệu quả, đưa sản xuất trong nước đi lên vững vàng. Hoạt động nhập khẩu được khẳng định cùng với sự phát triển của nền kinh tế. Đặc biệt trong xu thế quốc tế hoá và toàn cầu hoá hiện nay, vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế nước ta được thể hiện ở các khía cạnh sau. Nhập khẩu thúc đẩy quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nhập khẩu bổ sung kịp thời những mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo một sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác tối đa tiềm năng và khả năng của nền kinh tế vào vòng quay kinh tế. Nhập khẩu vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất vừa đáp ứng nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, tạo việc làm ổn định cho người lao động góp phần cải thiện và nâng cao khả năng tiêu dùng, mức sống của dân cư. Nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy sản xuất phát triển góp phần nâng cao chất lượng hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho xuất khẩu hàng Việt nam ra nước ngoài, đặc biệt là nước xuất khẩu. 1.3. Các bước tiến hành trong quy trình nhập khẩu Xuất nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá với nước ngoài nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu dùng. Song hoạt động mua bán ở đây có những nét riêng phức tạp hơn trong nước như giao dịch với các doanh nghiệp, các tổ chức, các cá nhân có quốc tịch khác nhau, thị trường rộng lớn khó kiểm soát, mua bán qua trung gian chiếm tỷ trọng cao, đồng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mạnh, hàng hoá vận chuyển qua biên giới… Hoạt động nhập khẩu được tổ chức thực hiện với nhiều nghiệp vụ nhiều khâu từ nghiên cứu thị trường, lựa chọn hàng hoá nhập khẩu, thương nhân giao dịch, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, giải quyết tranh chấp (nếu có). Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ này phải được nghiên cứu đầy đủ kỹ lưỡng và trong mối quan hệ lẫn nhau, tranh thủ nắm bắt những lợi thế nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất, phục vụ kịp thời cho sản xuất và tiêu dùng trong nước. Đối với người tham gia hoạt động nhập khẩu trước khi thực hiện các nghiệp vụ phải nghiên cứu nắm được các thông tin về nhu cầu hàng hoá, thị hiếu, tập quán tiêu dùng, khả năng mở rộng sản xuất, giá cả và xu hướng biến động của nó. Những điều đó phải trở thành nếp thường xuyên trong tư duy các nhà kinh doanh nhập khẩu để nắm bắt được những cơ hội trong kinh doanh thương mại quốc tế. 1.3.1 Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường là một việc làm cần thiết đầu tiên đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tham gia vào thương mại Quốc tế. Theo nghĩa rộng nghiên cứu thị trường là quá trình điều tra để tìm triển vọng bán hàng cho một hàng hoá hay một nhóm hàng hoá cụ thể và phương pháp thực hiện mục tiêu đó. Nghiên cứu thị trường trong kinh doanh thương mại Quốc tế bao gồm một loạt các thủ tục và kỹ thuật được đưa ra nhằm giúp cho các nhà kinh doanh có đầy đủ thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định chính xác về marketing. Đó là cả một quá trình tìm kiếm khách quan có hệ thống và sự phân tích thông tin. Ngoài việc nắm vững tình hình trong nước và đường lối chính sách luật pháp của các quốc gia có liên quan đến hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp còn phải nhận biết mặt hàng nhập khẩu và nắm vững thị trường ngoài nước. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm chọn mặt hàng kinh doanh có lợi nhất, kết hợp với việc nghiên cứu thị trường ngoài nước nó sẽ giúp các nhà kinh doanh XNK trả lời hai câu hỏi chính: Nhập khẩu mặt hàng gì và xuất khẩu mặt hàng gì là có lợi nhất. Muốn thực hiện được thì các nhà XNK phải làm rõ các câu hỏi sau: Nhu cầu hàng hoá trong nước; mặt hàng gì là cần nhất và có xu hướng là sẽ có một lượng cầu lớn nhất? Nếu kỹ hơn thì cả về quy cách, chủng loại, mẫu mã, bao bì ... Càng có nhiều thông tin chi tiết về các yêu cầu này thì càng có lợi cho các nhà kinh doanh xác định đúng chiến lược kinh doanh của mình. Tình hình mặt hàng đó như thế nào? Mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống? Có những mặt hàng có những thói quen và tập quán tiêu dùng riêng, nó thể hiện ở thời gian tiêu dùng ... do đó nó sẽ ảnh hưởng đến quan hệ cung cầu về mặt hàng đó trên thị trường. Mặt khác mỗi sản phẩm đều có vòng đời của nó, thể hiện qua các pha triển khai, tăng trưởng, chín muồi, bão hoà và suy thoái. Một nhà kinh doanh XNK nhất thiết phải nắm được những điều này vì đây là những điều rất cơ bản trong kinh doanh. Qua việc nắm bắt những điều này mỗi nhà kinh doanh sẽ hình thành được những định hướng kinh doanh của mình. Tình hình sản xuất mặt hàng đó như thế nào? Khả năng sản xuất và tốc độ sản xuất các mặt hàng đó ra làm sao? Tỷ suất ngoại tệ ảnh hưởng tới mặt hàng đó như thế nào? Có lợi cho việc xuất khẩu hơn hay nhập khẩu hơn? Chính sách của nhà nước về mặt hàng đó? Nhà nước có xu hướng khuyến khích nhập khẩu hay xuất khẩu. Điều này được thể hiện qua các hạn ngạch XNK và thuế xuất đánh vào từng mặt hàng. Nghiên cứu thị trường nước ngoài Nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng phải trải qua các bước như thị trường trong nước, ngoài ra còn phải chú ý thêm các điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải, tình hình giá cả ... Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu, phải tìm hiểu được thị trường cung ứng của mình, nói cách khác là phải biết được ưu và nhược điểm giữa những điều kiện cần thiết cho mặt hàng mình định nhập khẩu với người cung ứng. Trên cơ sở tình hình cạnh tranh của những nhà cung ứng, nhà kinh doanh nhập khẩu có thể dựa vào đó để đưa ra những đòi hỏi của mình sao cho hàng hoá nhập khẩu là có lợi nhất. Còn đối với doanh nghiệp xuất khẩu phải xác định được việc đưa mặt hàng vào đâu, vào thời điểm nào, cần có những dịch vụ gì kèm theo và nếu cần phải có một hình thức Marketing như thế nào? Cần phải có một sự khách quan và tinh tế cần thiết khi nghiên cứu thị trường này, không nên chỉ căn cứ vào những lời quảng cáo, tự giới thiệu của họ mà cần tìm hiểu khách hàng cũng như người cung ứng một cách cụ thể hơn về khả năng tài chính và tình hình tài chính, thậm chí cả về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của họ, uy tín của họ trong kinh doanh, thậm chí cả thái độ chính trị của họ nữa. Nghiên cứu dung lượng thị trường Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá được giao dịch trên một phạm vi thị trường nhất định trong một thời gian nhất định (thường là một năm). Đối với đơn vị kinh doanh nhập khẩu, nghiên cứu dung lượng thị trường cần xác định khả năng cung cấp của thị trường bao gồm việc xem xét đặc điểm, tính chất, khả năng sản xuất hàng thay thế, khả năng lựa chọn mua bán. Dung lượng thị trường là không cố định, nó thay đổi tuỳ theo diễn biến của thị trường do tác động của nhiều nhân tố trong những giai đoạn nhất định. Căn cứ vào thời gian chúng ảnh hưởng đến thị trường, các nhân tố ảnh hưởng tới dung lượng thị trường có thể chia thành 3 nhóm. Nhóm nhân tố thứ nhất: Là nhóm các nhân tố làm cho dung lượng thị trường biến đổi có tính chất chu kỳ. Trong nhóm này có thể kể ra các nhân tố quan trọng như: Sự vận động của tình hình kinh tế của các nước trên thế giới đặc biệt là các nước có ảnh hưởng tới việc buôn bán XNK loại hàng hoá đó, tính chất thời vụ trong quá trình sản xuất, phân phối và lưu thông hàng hoá. Sự vận động của tình hình kinh tế trên thế giới đặc biệt là các nước phát triển là nhân tố quan trọng nhất có ảnh hưởng tới tất cả các thị trường hàng hoá. Sở dĩ như vậy là vì đây là những trung tâm kinh tế lớn, vừa là một người cung ứng chủ chốt đối với những trang thiết bị máy móc hiện đại vừa là một khách hàng đầy tiềm năng. Sự ảnh hưởng này có thể được nghiên cứu chỉ trong một phạm vi khu vực. Qua sự nghiên cứu chung đó cần đi tới nghiên cứu sự vận động của các nước giữ vai trò chủ yếu trong việc XNK những hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh đang quan tâm. Những nhân tố này rất quan trọng vì nó có khả năng ảnh hưởng rất lớn tới xu hướng XNK hàng hoá. Một nhân tố khác cũng làm cho dung lượng thị trường hàng hoá biến đổi có tính chất chu kỳ đó là thời vụ. Nhân tố này ảnh hưởng mạnh mẽ đến thị trường hàng hoá trong cả 3 khâu sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. Tuy nhiên do đặc điểm của sản xuất lưu thông và tiêu dùng các loại hàng hoá rất khác nhau nên sự ảnh hưởng của nhân tố này đối với thị trường hàng hoá cụ thể cũng rất đa dạng về phạm vi và mức độ. Nhóm nhân tố thứ hai: Là nhóm các nhân tố ảnh hưởng lâu dài đến sự biến đổi của dung lượng thị trường. Các nhân tố trong nhóm này rất đa dạng, chúng ảnh hưởng đến sự biến đổi của dung lượng thị trường hàng hoá trong một thời gian tương đối dài như tiến bộ KHKT, các biện pháp chế độ chính sách của nhà nước, thị trường và tập quán của người tiêu dùng, ảnh hưởng của các hàng hoá thay thế ... Nhóm nhân tố thứ ba: Là nhóm các nhân tố ảnh hưởng tạm thời đối với dung lượng thị trường. Trong nhóm nhân tố này có thể kể ra các nhân tố về rủi ro như thiên tai, bão lụt, hạn hán ... hay như hiện tượng đầu cơ tích trữ trên thị trường. Các nhân tố này chỉ có ảnh hưởng tới thị trường trong một thời hạn nhất định. Tuy nhiên chúng cũng có thể làm thay đổi cả một kế hoạch XNK, nhóm nhân tố này thường mang tính bất ngờ, do đó mặc dù chỉ ảnh hưởng trong một khoảng thời gian nhất định nhưng chúng có thể gây ra những đột biến của dung lượng thị trường trong khoảng thời gian ấy. Trên đây là những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến đổi dung lượng thị trường, như ta thấy chúng rất nhiều và đa dạng do đó đòi hỏi các nhà kinh doanh XNK khi nghiên cứu thị trường hàng hoá khác nhau phải căn cứ vào đặc điểm của chúng để đánh giá đúng ảnh hưởng của các nhân tố. Điều quan trọng khi phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đối với sự thay đổi dung lượng thị trường là phải xác định nhân tố nào có ý nghĩa quyết định nhất đối với xu hướng vận động của thị trường tại thời điểm nghiên cứu và trong tương lai. Điều này không chỉ phụ thuộc vào các thông tin có được mà còn là sự nhạy bén, đánh giá của các nhà kinh doanh trước những thông tin đó. Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới là một nhân tố rất quan trọng đối với bất cứ một đơn vị nào, giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới phản ánh quan hệ cung cầu hàng hoá đó trên thị trường đó. Do đó vấn đề xác định đúng đắn giá cả hàng hoá trong kinh doanh thương mại quốc tế sẽ có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu . Giá cả ở đây là giá cả quốc tế, giá đó phải là giá của những giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi được. Xu hướng biến động giá cả của các loại hàng hoá trên thị trường thế giới rất phức tạp, để có thể dự đoán xu hướng biến động của giá cả hàng hoá đó trên thị trường trên thế giới đòi hỏi các doanh nghiệp phải đánh giá chính xác các nhân tố ảnh hưởng đến xu hướng biến đổi giá cả đó. Những nhân tố ảnh hưởng chủ yếu bao gồm: Nhân tố chu kỳ: Sự vận động có tính quy luật của nền kinh tế tư bản chủ nghĩa và tính thời vụ của một số hàng hoá là hai nhân tố có tính chất chu kỳ tác động tới sự thay đổi giá cả của hàng hoá nền kinh tế biến động theo chu kỳ hết hưng thịnh lại đến suy thoái, các chu kỳ đó cứ lặp đi lặp lại. Khi nền kinh tế hưng thịnh thì giá cả ổn định, cung cầu đều tăng. Cung giảm cầu giảm là biểu hiện của nền kinh tế suy thoái. Đối với một số loại hàng hoá khi vào thời vụ chính thì cung tăng do đó giá có xu hướng giảm. Nhân tố lũng đoạn: Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hình thành giá cả của hàng hoá trên thị trường quốc tế. Lũng đoạn làm xuất hiện nhiều mức giá khác nhau, thậm chí cho cùng một loại hàng hoá. Khi cung vượt cầu thì tổ chức lũng đoạn khống chế cả sản xuất và tiêu dùng, họ không giảm giá mà thi hành biện pháp thu hẹp sản xuất để giảm cung. Nhân tố cung cầu: Là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến lượng cung cấp hoặc khối lượng tiêu thụ của hàng hoá trên thị trường do vậy ảnh hưởng lớn tới giá cả. Nhân tố cạnh tranh: Cạnh tranh bao gồm cạnh tranh giữa người bán với người bán, người mua với người mua. Trong thực tế, cạnh tranh thường làm cho giá cả hàng hoá rẻ hơn. Nhân tố lạm phát: Trong nền kinh tế hiện đại, lạm phát là căn bệnh mãn tính của tất cả các quốc gia. Sự xuất hiện của lạm phát làm cho đồng tiền mất giá dẫn đến giá cả tăng và biến động rất lớn. Ngoài những nhân tố chủ yếu trên, giá cả của hàng hoá còn chịu tác động của các nhân tố khác như: chính sách của chính phủ, tình hình an ninh chính trị của các quốc gia. Việc nghiên cứu và tính toán một cách chính xác giá cả của hàng hoá nhập khẩu là một công việc khó khăn đòi hỏi phải được xem xét trên nhiều khía cạnh, nhưng đó lại là một nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của hợp đồng kinh doanh trong thương mại Quốc tế. 1.3.2 Công tác chuẩn bị ký kết hợp đồng: Việc ký kết hợp đồng là một trong những khâu quan trọng trong kinh doanh XNK. Trước khi bắt tay vào việc ký kết hợp đồng doanh nghiệp phải thực hiện các nội dung sau: Nghiên cứu tình hình thị trường các nước và khu vực cũng như thị trường của mặt hàng định XNK, đây là một công việc mang tính thường xuyên của doanh nghiệp kinh doanh XNK để có thể đề ra những biện pháp thích hợp và kịp thời tại bất cứ thời điểm nào. Tìm hình thức và biện pháp phù hợp để chuẩn bị đàm phán giao dịch. Xác định lượng ký kết, đòi hỏi cần được chấp nhận khi ký kết và các biện pháp, thủ thuật cần áp dụng để việc ký kết hợp đồng sẽ thu được hiệu quả tối đa. Tuỳ tình hình cụ thể mà doanh nghiệp có thể chọn một trong hai chiến lược: Tấn công hoặc bình quân. Áp dụng chiến lược “tấn công” nếu doanh nghiệp nắm chắc thị trường lúc thuận lợi nhất có thể ký hợp đồng giao toàn bộ hàng dài ngày với điều kiện có lợi nhất, chọn được điều kiện tốt nhất (như xuất với giá cao, nhập với giá thấp), khi xác định chiến lược tấn công tức là đã nắm chắc được quyền chủ động trên thị trường, do đó đòi hỏi doanh nghệp phải tận dụng được những điều kiện thuận lợi này nếu không sẽ là sự bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh. Nếu doanh nghiệp nắm thị trường không chắc, không đảm bảo được quyền chủ động hoàn toàn trên thị trường thì doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược “bình quân”, việc xác định giá cả lúc đó sẽ là giá cả bình quân của cả năm hoặc cả một thời kỳ. 1.3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng: Sau khi chuẩn bị đầy đủ công tác trên, doanh nghiệp bước vào một khâu quan trọng của việc ký kết hợp đồng đó là đàm phán. Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp XNK để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng. Người ta thường dùng các loại đàm phán sau: Đàm phán qua thư tín Đây là một hình thức giao dịch chủ yếu giữa các nhà kinh doanh XNK, khi tiếp xúc ban đầu và ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng vẫn phải qua thư tín thương mại. So với gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Giao dịch bằng thư tín đức tính kiên nhẫn là cần thiết. Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài. Kinh nghiệm cho thấy rằng, khi lựa chọn những khách hàng quen biết, có giao dịch thư từ trước đó, được ưu tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lần đầu. Tuy nhiên việc đàm phám bằng thư tín vẫn là lịch sự và trang trọng nhất. Đàm phán qua điện thoại Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết. Nhưng phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết, mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trong trao đổi bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết … Khi phải sử dụng điện thoại, cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín, điện thoại ... đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi có nhiều điều cần phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhanh, hoặc về những hợp đồng lớn phức tạp. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy ... để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Đàm phán ký kết hợp đồng gồm các bước sau: Hỏi giá: Hỏi giá được coi là lời thỉnh cầu bước vào giao dịch, là lời đề nghị của người mua với người bán, yêu cầu người bán báo cho mình biết về giá cả điều kiện mua hàng. Nội dung của một hỏi giá gồm: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng, giá cả … Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của hai bên nên người mua có thể hỏi giá ở nhiều nơi để lựa chọn. Tuy nhiên, nếu hỏi quá nhiều sẽ tạo nên nhu cầu giả tạo, không có lợi cho người mua. Chào hàng: Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng và do vậy có thể do người bán hoặc người mua đưa ra. Thông thường, chào hàng là do người xuất khẩu đưa ra. Trong chào hàng người ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, cơ sở điều kiện giao hàng, thời hạn giao nhận, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu, thể thức thanh toán … Nếu hai bên đã có quan hệ từ trước thì chào hàng chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký. Trong thương mại Quốc tế, nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu, người ta phân biệt chào hàng chủ động và chào hàng thụ động. Còn nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng, có chào hàng cố định và chào hàng tự do. Đặt hàng: Là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên nên ta thường gặp các đặt hàng với một số điều kiện cơ bản và một vài điều kiện riêng cho lần đặt hàng đó. Những điều kiện khác hai bên áp dụng điều kiện chung đã thoả thuận hoặc những điều kiện của hợp đồng đã ký trong lần giao dịch trước. Hoàn giá: Khi một bên nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) mà không chấp nhận hoàn toàn với chào hàng (hoặc đặt hàng) đó, người ta đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị này gọi là hoàn giá. Khi có hoàn giá, chào hàng trước đó coi như huỷ bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dị._.ch thường trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. Chấp nhận: Chấp nhận là sự đồng ý vô điều kiện của chào hàng (hoặc đặt hàng) của người bán hoặc người mua mà bên kia đưa ra. Điều đó có nghĩa là người nhận giá đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng (đặt hàng) trong thời hạn hiệu lực của chúng và sự đồng ý vô điều kiện này được truyền đạt tới người phát ra đề nghị. Khi đó, một hợp đồng sẽ được xác lập. Xác nhận: Xác nhận là một văn kiện ghi lại mọi điều đã thoả thuận thống nhất giữa người mua và người bán. Thông thường nó được thành lập hai bản, bên xác nhận ký trước rồi chuyển cho bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản. Sau khi nhận được thư chào hàng hay đặt hàng và có sự trả lời từ phía bên kia, hai bên tổ chức thương lượng để đi đến một thoả thuận chung về điều kiện mua bán. Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các nhà kinh doanh để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng. 1.3.4 Ký kết hợp đồng: Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng xuất nhập khẩu là hợp đồng kinh tế đặc biệt mà người bán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua và người mua có nghĩa vụ trả một khoản tiền theo trị giá hợp đồng cho người bán. Hình thức hợp đồng bằng văn bản là một hình thức bắt buộc đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ở nước ta. Các điều khoản trong hợp đồng do bên mua và bên bán tự nguyện thoả thuận một cách chi tiết. Mặc dù trước đó đã có đơn hàng hoặc chào hàng, nhưng hai bên vẫn phải thiết lập một văn bản hợp đồng tạo cơ sở pháp lý cụ thể cho việc trao đổi hàng hoá từ quốc gia này sang quốc gia khác và làm căn cứ cho việc xác định lỗi khi có tranh chấp xảy ra. Hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu là bằng chứng bảo vệ quyền lợi, ràng buộc trách nhiệm của các bên tham gia ký kết và giải quyết các tranh chấp về mua bán xảy ra giữa các bên. Hợp đồng tạo thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra thống kê việc thực hiện hợp đồng theo quy định chung của quản lý nhà nước. Đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là các thương nhân ở nhiều quốc gia khác nhau, được hình thành ở nhiều chế định pháp luật khác nhau do đó có sự khác biệt về tư cách pháp nhân. Nguồn luật áp dụng cho hợp đồng xuất nhập khẩu được hai bên lựa chọn và chỉ cụ thể trong hợp đồng. Hàng hoá, đối tượng của hợp đồng, được di chuyển vượt ra ngoài biên giới quốc gia, từ nước này sang nước khác. Điều này quyết định tính phức tạp và tạo ra nhiều chi phí trong buôn bán quốc tế. Việc thanh toán rất phức tạp do sự biến động của tỷ giá, liên quan đến hệ thống thanh toán quốc tế tuỳ thuộc vào quy định, đồng tiền thanh toán trong hợp đồng là ngoại tệ hay có nguồn gốc ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc cả hai bên ký kết hợp đồng. Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu được thể hiện qua các điều khoản mà các bên đã thoả thuận, cam kết thực hiện. Về cơ cấu, hợp đồng xuất nhập khẩu có thể chia thành bốn phần và kèm theo phụ lục. Xét theo nhóm các điều khoản thì nó gồm ba nhóm chính: Nhóm điều khoản cơ bản là những điều khoản không thể thiếu đối với hợp đồng; Nhóm điều khoản đương nhiên là các tập quán Thương mại quốc tế được hai bên áp dụng và không cần phải dẫn chiếu nội dung của nó vào trong hợp đồng; Nhóm điều khoản tuỳ ý là các thoả thuận khác mà hai bên thấy cần thiết phải có trong hợp đồng. Thông thường nội dung của một hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồm những điều khoản chính sau đây: (1) Tên hàng Tên hàng là một điều khoản quan trọng của hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu. Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán trao đổi. Vì vậy người ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Có nhiều cách để ghi tên hàng, thông thường người ta ghi tên của hàng hoá và kèm theo nó một hoặc một số đặc tính. Các đặc tính đó có thể là: Tên thông thường, tên khoa học, tên thương mại, địa phương sản xuất, hãng sản xuất, quy cách chính của hàng hoá, nhãn hiệu của hàng hoá, công dụng của hàng hoá, số hiệu hạng mục của hàng hoá trong danh mục hàng hoá thống nhất. (2) Số lượng và cách xác định Đây là điều khoản nói nên mặt lượng của hàng hoá giao dịch. Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng, phương pháp quy định trọng lượng và phương pháp xác định trọng lượng. Về đơn vị tính số lượng (trọng lượng): Hàng hoá phải được quy định thống nhất ở một đơn vị đo cụ thể, bởi vì trong buôn bán quốc tế, ngoài hệ đo lường mét, người ta áp dụng nhiều hệ thống đo lường khác mà nhiều đơn vị có cùng tên gọi nhưng ở mỗi nước lại có nội dung khác nhau. Về phương pháp quy định số lượng: Hai bên có thể quy định chính xác số lượng hàng hoá giao dịch (đối với hàng hoá có thể) hoặc quy định phỏng chừng số lượng hàng hoá (đối với hàng hoá có khối lượng lớn, khó cân đong, đo đếm chính xác được) (3) Quy cách phẩm chất và cách xác định Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán, nghĩa là tính năng, quy cách, kích thước, công dụng của hàng hoá. Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác định giá cả và mua được hàng hoá phù hợp với nhu cầu. Để xác định chính xác phẩm chất thì trong điều khoản này phải nêu rõ những tiêu chuẩn mà hàng hoá đạt được và phương pháp để xác định các tiêu chuẩn đó. Đối với mỗi loại hàng hoá khác nhau, thường có những phương pháp xác định khác nhau (như dựa vào mẫu hàng, phẩm cấp tiêu chuẩn, quy cách, hàm lượng chất chủ yếu, nhãn hiệu hàng hoá, tài liệu kỹ thuật và hiện trạng hàng hoá) (4) Bao bì ký mã hiệu Bao bì là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt dùng để bao gói và chứa đựng sản phẩm nhằm bảo vệ giá trị sử dụng của sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ và tiêu thụ sản phẩm. Trong thương mại quốc tế, điều khoản bao bì thường quy định chất lượng của bao bì, phương thức cung cấp bao bì và giá cả của bao bì. Chất lượng của bao bì được hai bên xác định phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó. Cụ thể các bên xác định vật liệu làm bao bì, hình thức của bao bì, kích thước bao bì, số lớp bao bì … Cùng với chất lượng, điều khoản này cũng phải chỉ rõ phương thức cung cấp bao bì là do bên bán cung cấp bao bì, bên bán ứng trước bao bì hay bên mua gửi bao bì đến, và quan trọng hơn, giá cả của bao bì được xác định như thế nào? Tính vào giá của hàng hoá, do bên mua trả riêng hay giá bao bì được tính như giá của hàng hoá. Ngày nay, bao bì không đơn thuần chỉ dùng để bao gói và vận chuyển hàng hoá mà bao bì còn là phương tiện để bán hàng. Do vậy trên bao bì ngoài những ký mã hiệu để bảo quản, vận chuyển thì còn phải ghi ký hiệu, tên sản phẩm, tên hãng hay biểu tượng của nhà sản xuất … để phục vụ cho công tác quảng cáo và bán hàng. Việc ghi ký mã hiệu trên bao bì cũng được hai bên thống nhất và thể hiện trong điều khoản này. (5) Điều kiện cơ sở giao hàng Điều kiện cơ sở giao hàng là điều kiện cơ bản trong hợp đồng thương mại Quốc tế. Nó phản ánh mối quan hệ hàng hoá với điều kiện giao hàng (như địa điểm giao hàng và các yếu tố cấu thành giá) Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hoá giữa bên bán và bên mua về sự phân chia trách nhiệm trong việc giao nhận hàng, sự phân chia về chi phí và sự di chuyển rủi ro, tổn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua. Tuỳ theo khả năng thuê tàu của các bên mà có thể quy định những điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau cho từng nhóm hàng khác nhau. Có khi thiết bị được giao theo điều kiện FOB (cảng bên bán) còn phụ tùng vật liệu được giao theo điều kiện CIF (cảng bên mua), cũng có khi cả đối tượng mua và bán đều được giao theo một điều kiện cơ sở giao hàng. Ở Việt nam, do đội tàu chưa phát triển, chưa đáp ứng được nhu cầu về vận chuyển, do vậy phía ta thường nhường quyền thuê tàu cho bên bán và nhập khẩu theo điều kiện CIF. (6) Giá cả Giá cả là một điều kiện quan trọng, quyết định tính hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Điều khoản này cần xác định được đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp xác định giá cả, cơ sở của giá và việc giảm giá. Giá cả hàng hoá trong thương mại quốc tế có thể được tính bằng đồng tiền của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Việc lựa chọn đồng tiền tính giá thường tuân theo tập quán buôn bán hiện hành. Song quan trọng hơn là thị trường thuộc về ai và người đó muốn dùng đồng tiền nào để tính giá. Người xuất khẩu thì muốn chọn đồng tiền tương đối ổn định, còn người nhập khẩu thì lại muốn chọn đồng tiền đang có xu hướng mất giá. Tuy vậy đồng tiền tính giá phải là đồng tiền mạnh có khả năng chuyển đổi. Giá cả trong hợp đồng là giá quốc tế, việc xuất khẩu thấp hơn hoặc nhập khẩu cao hơn giá này đều làm tổn hại tới tài sản quốc gia. Vì vậy trước khi ký hợp đồng, các bên phải tuân theo những nguyên tắc xác định giá Quốc tế. Ngoài ra, trong điều này còn quy định đến các điều kiện để giảm giá như giảm giá do mua với số lượng lớn, do trả tiền sớm, do đổi hàng cũ để mua hàng mới. Cách tính giảm giá có thể lựa chọn là giảm giá đơn hay giảm giá kép, giảm giá luỹ tiến hay giảm giá tăng thưởng. Cũng trong điều khoản này, người ta còn xác định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả và bao giờ cũng ghi bên cạnh giá một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định. (7) Giao hàng Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Trước hết, người bán và người mua phải thống nhất với nhau về thời hạn giao hàng. Đây là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Hai bên có thể thoả thuận thời hạn giao hàng có định kỳ, giao hàng không định kỳ hoặc giao hàng ngay. Thứ hai, phải quy định rõ địa điểm giao hàng. Mặc dù trong điều kiện cơ sở giao hàng có thể đã quy định rõ, tuy nhiên có điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà không quy định cảng đi, cảng thông qua. Vì vậy, hai bên còn thoả thuận quy định địa điểm giao hàng. có thể quy định một cảng và nhiều cảng hoặc quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn. Thứ ba, cần lựa chọn một phương thức giao hàng mà hai bên đã nhất trí thông qua. Phần này sẽ quyết định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hay giao nhận cuối cùng, quy định việc giao nhận số lượng và chất lượng hàng hoá cũng như phương pháp tiến hành bằng cảm quan hay phân tích và việc giao nhận có thể tiến hành trên toàn bộ hàng hoá hoặc chỉ kiểm tra điển hình. Cuối cùng, là việc quy định thông báo giao hàng gồm số lần thông báo và nội dung của một lần thông báo giao hàng. Ngoài ra, hai bên còn có một số quy định khác về việc giao hàng. Chẳng hạn, hàng hoá có khối lượng lớn có thể quy định giao từng đợt hoặc giao một lần, nếu dọc đường cần thay đổi phương tiện vận chuyển thì có thể quy định cho phép chuyển tải hoặc hàng hoá có thể đến trước chứng từ thì quy định vận đơn đến chậm được chấp nhận. (8) Thanh toán Trong điều khoản thanh toán, các bên phải xác định những vấn đề về đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và điều kiện đảm bảo hối đoái. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hợp hoặc không trùng hợp với đồng tiền tính giá. Khi chúng là hai đồng tiền khác nhau, người ta phải xác định tỷ giá để quy đổi hai đồng tiền đó. Do vậy, phải lựa chọn tỷ giá của công cụ thanh toán (bằng điện hay bằng thư) tỷ giá của thị trường tiền tệ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, hay nước thứ ba) và đó là tỷ giá mua vào hay bán ra. Thời hạn thanh toán có thể được quy định là trả ngay, trả trước, trả sau hay có thể kết hợp các hình thức đó với nhau trong cùng một hợp đồng. Việc lựa chọn phương thức thanh toán cũng cần phải thể hiện trong hợp đồng. Hai bên có thể chọn phương thức nhờ thu, tín dụng chứng từ, chuyển tiền hay chuyển tài khoản, ghi sổ … Đặc biệt nếu thanh toán bằng L/C cần phải chỉ định rõ ngân hàng mở L/C và ngân hàng thanh toán. Để việc thanh toán được diễn ra suôn sẻ, cần phải có một điều kiện bảo đảm hối đoái để tránh tổn thất xảy ra do sự biến động của các đồng tiền trên thế giới. Đó có thể là điều kiện đảm bảo vàng hoặc điều kiện đảm bảo ngoại hối. (9) Khiếu nại (nếu có) Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất, hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về sự vi phạm điều đã được cam kết giữa hai bên. Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại bao gồm các vấn đề: Thể thức khiếu nại, cách thức giải quyết khiếu nại. Trong đó: Thể thức khiếu nại yêu cầu phải được thể hiện bằng văn bản, được gửi bằng thư bảo đảm kèm theo các bằng chứng cho việc khiếu nại được dẫn chiếu từ số hiệu hợp đồng và số hiệu các chứng từ vận tải có liên quan tới bên kia. Thời hạn khiếu nại được quy định phụ thuộc vào sự so sánh lực lượng giữa các bên giao dịch, vào tính chất của hàng hoá và tính chất của việc khiếu nại. Nếu bên khiếu nại để quá thời hạn khiếu nại đã được thoả thuận, đơn khiếu nại có thể bị từ chối. (10) Bảo hành Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hoá trong một thời gian nhất định. Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành, một thời hạn giành cho người mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá. 11) Trường hợp miễn trách Trong thương mại Quốc tế, người ta thường gặp những trường hợp xảy ra sau khi ký hợp đồng, có tính chất khách quan và không thể khắc phục được. Vì vậy trong giao dịch người ta quy định một số trường hợp mà nếu xảy ra bên đương sự được hoàn toàn hoặc trong trường hợp nào đó được miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Những trường hợp như vậy gọi là trường hợp bất khả kháng. Và trong điều khoản bất khả kháng này, người ta cũng quy định trách nhiệm của bên gặp trường hợp đó và chỉ định một tổ chức chứng nhận diễn biến của sự kiện bất khả kháng xảy ra. (12) Trọng tài Khuynh hướng phổ biến hiện nay trên thế giới là sử dụng trọng tài để giải quyết tranh chấp về hợp đồng. Vì vậy, khi ký kết phải xác định một loại hình trọng tài để giải quyết. Những vấn đề thường quy định là địa điểm trọng tài, trình tự tiến hành trọng tài, luật áp dụng xét xử và việc chấp hành tài quyết. Luật dùng để xét xử là luật được hai bên thoả thuận được quy định trước hoặc do uỷ ban trọng tài lựa chọn, hoặc được chọn căn cứ vào địa điểm trọng tài nếu các bên không có thoả thuận trước. 1.3.5 Thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng mua bán XNK đã được ký kết tức là nghĩa vụ và quyền lợi của các bên ký kết trong hợp đồng đã được xác định. Đơn vị kinh doanh XNK, với tư cách là một bên ký kết, phải tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành xắp xếp các phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến các văn bản phát đi và nhận được để xử lý giải quyết cụ thể. Nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện thì các bên phải kịp thời trao đổi, bàn bạc để có hướng giải quyết cụ thể. Việc thực hiện hợp đồng bao gồm các bước sau: Sơ đồ 1: Các bước thực hiện hợp đồng XK thanh toán bằng phương thức thư tín dụng L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình Tửu) Ký hợp đồng XK Kiểm tra L/C Xin giấy phép XK Chuẩn bị hàng hóa Giao hàng lên tàu Làm thủ tục hải quan Kiểm nghiệm hàng hoá Uỷ thác thuê tàu Sơ đồ 2: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toán bằng phương thức thư tín dung L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình Tửu)Ký hợp đồng NK Xin giấy phép NK Mở L/C khi bên bán báo Đôn đốc bên giao hàng Nhận hàng Làm thủ tục hải quan Mua bảo hiểm hàng hoá Thuê tàu Kiểm tra hàng hoá Giao hàng cho đơn vị đặt hàng Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại về hàng hoá nếu có Xin giấy phép XNK: Việc xin giấy phép là vấn đề pháp lý để thực hiện tất cả các khâu tiếp theo. Hiện nay việc cấp giấy phép XNK được quy định như sau: Bộ thương mại cấp giấy phép XNK đối với hàng mậu dịch Tổng cục hải quan cấp giấy phép đối với hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm) Hồ sơ bao gồm: Đơn xin phép Phiếu hạn ngạch Bản sao hợp đồng đã ký hoặc bản sao L/C Riêng đối với hàng hoá trong phạm vi Nghị định thư thì không phải xin phép. Chuẩn bị hàng xuất khẩu Với người xuất khẩu: Thu gom hàng lại hoặc hàng đơn vị tự sản xuất thì căn cứ theo đúng hợp đồng về số lượng, bao bì, đóng gói, ký mã hiệu. Bao bì phải hợp với hàng hoá vật tư, bảo đảm chuyên chở đến đích, có tính đến điều kiện khí hậu, phương tiện vận chuyển hoặc chuyển tại dọc đường. Ký mã hiệu phải tuân thủ theo 4 nguyên tắc: + Dễ làm dễ viết + Dễ đọc dễ thấy + Phải làm bằng sơn hoặc mực không phai nhạt + Không làm ảnh hưởng đến chất lượng mùi vị hàng hoá vật tư. Với người nhập khẩu: Đôn đốc bên bán làm nhiệm vụ giao hàng kịp thời Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá Với người xuất khẩu: Khi xuất khẩu các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì ... (tức là kiểm nghiệm). Nếu là hàng hoá động vật, thực vật thì phải tiến hành kiểm định. Việc kiểm nghiệm là kiểm định tiến hành ở hai cấp: ở cấp cơ sở và cấp cửa khẩu, kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm định lại chất lượng hàng hoá đã được kiểm tra ở cơ sở trước khi xuất qua biên giới. Thông thường chậm nhất là 7 ngày trước khi hàng lên tàu, chủ hàng xuất khẩu phải khai báo cho các cơ quan liên quan, sắp xếp hàng hoá thuận tiện và trung thực để kiểm tra. Với người nhập khẩu: Căn cứ vào nghị định 200CP ngày 31/12/1993 thì chức năng của cơ quan nào cơ quan đó tiến hành kiểm tra. Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải, nếu phát hiện thấy bất kỳ một sai sót nào thì phải mời công ty giám định đến lập biên bản giám định các sự cố xảy ra. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên vận đơn phải làm thủ tục dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thấy bất kỳ một sai sót nào so với các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Những sai sót này thường là: hàng hoá có tổn thất, đổ vỡ, không đồng bộ theo hợp đồng ... Thuê tàu chở (hoặc uỷ thác thuê tàu) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê theo hình thức nào được tiến hành dựa trên ba căn cứ: Điều khoản hợp đồng, đặc điểm hàng hoá và điều kiện vận tải. Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, người nhập khẩu phải thuê tàu để vận chuyển hàng hoá, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người xuất khẩu. Tuỳ theo khối lượng và đặc điểm hàng hoá cần chuyên chở mà doanh nghiệp thuê tàu cho phù hợp đảm bảo thuận lợi, nhanh chóng và an toàn. Có thể lựa chọn các phương thức vận tải bằng đường sắt, vận tải bằng đường bộ, vận tải bằng đường không, vận tải bằng đường thuỷ hay vận tải đa phương thức. Trong vận tải bằng tàu biển, nếu nhập khẩu thường xuyên với khối lượng lớn thì nên thuê tàu định hạn. Nếu nhập khẩu không thường xuyên nhưng khối lượng lớn thì nên thuê tàu chuyến. Còn nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thì nên thuê tàu chợ. Mua bảo hiểm Việc chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất do đó bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất, điều kiện mua bảo hiểm do người mua và bán yêu cầu với mục đích bảo đảm sự an toàn cho hàng hoá. Tuy nhiên bảo hiểm cũng có nhiều loại khác nhau và phí mua bảo hiểm là không nhỏ, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cân nhắc khi quyết định mua bảo hiểm nào. Thông thường các doanh nghiệp căn cứ theo 4 yếu tố sau: Tính chất hàng hoá Tình trạng bao bì Vị trí xếp hàng trên tàu Tình hình chính trị, xã hội Làm thủ tục hải quan Hàng hoá vận chuyển vào biên giới quốc gia nước mình, người nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục này là một công cụ của nhà nước quản lý hành vi mua bán qua biên giới để ngăn chặn việc buôn lậu và gian lận thương mại. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm các bước chủ yếu sau: Khai báo Hải quan: Chủ hàng - người nhập khẩu phải kê khai chi tiết hàng hoá lên tờ khai Hải quan để cơ quan chức năng kiểm tra và làm thủ tục giấy tờ cần thiết. Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá phải được xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Nhân viên Hải quan đối chiếu hàng hoá trong tờ khai với thực tế để quyết định có cho hàng thông quan hay không. Thực hiện các quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hoá, Hải quan quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không hoặc cho qua với các điều kiện mà chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh. Nếu vi phạm các quyết định của Hải quan sẽ bị phạt tuỳ theo mức độ nặng nhẹ. Đóng thuế nhập khẩu (nếu có). Giao nhận hàng với tàu Giao hàng xuất khẩu đòi hỏi: Doanh nghiệp nắm vững chi tiết hàng hoá và nộp bản đăng ký hàng chuyên chở bao gồm: Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng, kích cỡ, bao bì, tên địa chỉ người nhập, trao bản đăng ký này cho hãng tàu để đổi lấy sơ đồ xếp. Theo dõi tiến độ tàu nào ra để biết ngày giờ đến lượt tàu mình Xem xét và đưa hàng vào cảng Bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của hải quan và kiểm kiện. Đổi lại lấy vận đơn hoàn hảo (B/L) Giao nhận hàng nhập khẩu đòi hỏi: Căn cứ vào nghị định 200CP, mọi việc giao nhận hàng nhập khẩu đều phải uỷ thác cho cảng. Do đó đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành: Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá một cách cụ thể. Thông báo cho các đơn vị đặt mua hàng hoặc uỷ thác ngày dự kiến hàng về để các đơn vị này tổ chức việc nhận hàng Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản chi phí về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập. Theo dõi việc giao nhận hàng hoá, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra khi giao nhận. Làm thủ tục thanh toán (tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán ghi trên hợp đồng) Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) thì đối với người xuất khẩu khi người mua mở L/C mới giao hàng. Khi có L/C phải tiến hành kiểm tra. Thời gian mở L/C thông thường từ 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào Thời hạn hiệu lực của L/C Những yêu cầu về chứng từ của L/C như tên hàng, số lượng hàng hoá, số hợp đồng, tình trạng hàng hoá ... Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và phải xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng đổi tiền hộ. Chứng từ thanh toán đòi hỏi phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm thu lại vốn. Sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, phía nhập khẩu được quyền kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Nếu đơn vị không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ. Quá thời hạn trên mọi tranh chấp giữa hai bên mua và bán về việc thanh toán tiền hàng sẽ được tục tiếp giải quyết giữa các bên hoặc qua cơ quan trọng tài. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu các bên (thông thường là bên mua) thấy hàng hoá có những điểm sai sót với những điều khoản đã ký trong hợp đồng, cần phải khiếu nại thì lập chứng từ khiếu nại. Việc khiếu nại cũng phải được thực hiện đúng như trong hợp đồng và phải tiến hành kịp thời, khẩn trương và tỷ mỉ. Đơn khiếu nại phải kèm theo bằng chứng về tổn thất như biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm, chứng từ hải quan và các chứng từ khác. Các loại giấy tờ, chứng từ này yêu cầu phải rõ ràng không tảy xoá. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài hoặc toà án. 2. Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu 2.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu Quy trình nhập khẩu đạt ra phải tạo điều kiện cho các công tác diễn ra suôn sẻ. Muốn đạt được như vậy, trước hết mọi phía tham gia vào quá trình này đều phải thực hiện đúng theo nguyên tắc thực hiện hoạt động nhập khẩu. Trong giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay tính thuận lợi trong quy trình sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh cho công ty đối với khách hàng hoặc cho đối tác trong giao dịch để có thể từ đó mang lại cho mình những hiệu quả khác. Đồng thời khi tạo ra thuận lợi cho khách hàng thì chính công ty đã lập ra cho mình một quy trình nhập khẩu hoàn thiện, tốn ít chi phí và hiệu quả cao. Đầu tiên, để quy trình diễn ra thuận lợi phải nắm rõ được nhu cầu thực chất của khách hàng để từ đó tìm ra các nhà cung cấp cho phù hợp. Nhu cầu này có thể tìm hiểu bằng nhiều phương pháp khác nhau để có thể tận dụng được hết các khả năng sẵn có của mình. Nhu cầu được tìm hiểu thông qua đội ngũ cán bộ, thông qua nguồn tin không chính thức, nhu cầu được tìm hiểu thông qua tìm hiểu phương hướng kế hoạch của công ty bạn. Trong công tác chuẩn bị kí kết hợp đồng để công việc diễn ra thuận lợi thì điều cần đặt ra là chúng ta cũng là phải chuẩn bị thật đầy đủ thông tin về khách hàng mà chúng ta đang có ý định đi tới ký kết hợp đồng. Nói tóm lại, yêu cầu thuận lợi trong quy trình nhập khẩu là rất cần thiết đối với nhiều ngành nghề. Để tạo ra được thuận lợi này trước hết là do công ty tham gia các giao tiếp thương mại đúng theo các quy cách xử sự của luật pháp và các quy định xử sự chung, sau đó là đến khả năng nội lực của công ty tìm hiểu các thông tin của các đối tác để đưa ra các biện pháp thích hợp. Yếu tố thuận lợi được đo lường bằng cách tổng hợp cho điểm các yếu tố như thời gian thực hiện quy trình so với thời gian thực hiện của quy trình chuẩn trong ngành, mức độ hoàn thành các bước và hạn chế được rủi ro, vướng mắc khi thực hiện quy trình. Để có thể đo lường yếu tố thuận lợi, không những đánh giá qua phản hồi của những cá nhân, tổ chức liên quan mà còn phải kết hợp với sự đánh giá trung thực của các cán bộ thực hiện công việc trong công ty.Một quy trình nhập khẩu được coi là thuận lợi khi nó có đường tổng hợp điểm các yếu tố đánh giá tương đối cao hơn so với đường chuẩn của quy trình nhập khẩu trong cùng ngành. 2.2. Bảo đảm hiệu quả Quy trình nhập khẩu thực chất là một “công nghệ sản xuất” của một doanh nghiệp làm công tác xuất nhập khẩu, vì vậy việc làm cho quy trình nhập khẩu mang lại hiệu quả cũng có thể hiểu tương tự như việc các doanh nghiệp sản xuất thông qua công nghệ sản xuất tiên tiến để đạt được những hiệu quả trong công việc. Hiệu quả trong quy trình nhập khẩu không chỉ ảnh hưỏng to lớn tới bản thân công ty mà nó còn có tác động mạnh tới hệ thống nhập khẩu của toàn ngành xuất bản phẩm, vì vậy khi xem xét vấn đề hiệu quả này công ty càng cần phải chú trọng hơn nữa. Hiệu quả trước hết sẽ mang lại cho bản thân công ty nhiều lợi ích, lợi ích đó chính là cái mục tiêu công ty đã đạt ra trong công tác nhập khẩu. Xét hiệu quả trong công tác chuẩn bị kí kết và đàm phán là chính. Vì vậy muốn đạt được hiệu quả hay thành công trong việc ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu thì công ty cần phải xem xét kỹ các khẩ năng có thể xảy ra đề có thể thành công trong đàm phán ký kết hợp đồng. Yếu tố hiệu quả có thể được đo lường qua sự tổng hợp các yếu tố như thời gian kí kết và đàm phán hợp đồng, mức độ hài lòng của đối tác đàm phán. Thời gian thực hiện càng ngắn, hợp đồng được thực hiện đúng theo chuẩn mực, giảm được chi phí phát sinh càng nhiều thì hiệu quả của quy trình càng cao. Thông thường, các yếu tố này thể hiện qua lịch theo dõi tiến độ thực hiện quy trình, qua các bảng câu hỏi, phỏng vấn của phòng marketing. 2.3. Yêu cầu gắn quy trình nhập khẩu với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp Quy trình nhập khẩu đạt được hiệu quả tức là nó phải làm thoả mãn được nhu cầu của khách hàng hay đạt được mức độ yêu cầu của bản thân doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hàng hoá sản xuất ra hay đối với công ty là hàng hoá nhập khẩu về phải làm sao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì công ty mới có thể tồn tại đó là điều kiện tiên quyết cho hoạt động nhập khẩu của công ty. Quy trình nhập khẩu cần phải gắn với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp là vì chỉ có gắn với các nhu cầu này thì việc nhập khẩu của doanh nghiệp mới thực sự mang một ý nghĩa của một công ty trực thuộc Tổng công ty làm một nhiệm vụ phục vụ cho các đơn vị bạn trong cùng Tổng công ty Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm thì không chỉ khách hàng phải có các yêu cầu kịp thời cho công ty mà còn là sự chuẩn bị chu đáo của công ty sẵn sàng cho các khoản mục mà khách hàng thường nhu cầu. Có được sự chuẩn bị này được hợp lý với khả năng của mình thì một lần nữa lại đòi hỏi nội lực của công ty trong công tác chuẩn bị về thông tin. 2.4. Tổng thời gian thực hiện quy trình: Tổng thời gian thực hiện quy trình là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu việc thực hiện quy trình cho đến khi kết thúc quy trình nhập khẩu đó. Thời gian thực hiện một quy trình nhập khẩu hiệu quả thường chiếm ít thời gian hơn so với một quy trình nhập khẩu trung bình. Mức thời gian mỗi bước trong quy trình phải được phân bố một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa thời lượng ở các bước rườm rà, tập trung thời gian vào những bước phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận cao. Từ đó, rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, khiến cho quy trình nhập khẩu quay vòng nhanh hơn, tạo điều kiện cho các đợt nhập khẩu khác. Để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình xuống mức thấp mà không ảnh hưởng tới chất lượng quy trình, việc thực hiện phải đúng trình tự và phân bố hợp lý thời gian cho mỗi công đoạn. Trình tự kiểu mẫu cho quy trình nhập khẩu của mỗi tổ chức, mỗi công ty đều được quy định rõ ràng, theo các bước và có thời gian trung bình để đáng giá việc thực hiện ở mỗi bước. Việc phá vỡ trình tự của các bước có thể dẫn đến đình trệ ở các bước truớc hoặc sau, khiến việc giải quyết vấn đề ở các bước này nảy sinh phức tạp, khó có thể giải quyết cùng lúc được dẫn đến thời lượng dành cho các bước bị tăng đột biến. Phân bổ thời gian hợp lý cho công đoạn của mỗi quy trình đòi hỏi sự tinh tế của mọi nhân viên trong tổ chức. Một số công đoạn khá phức tạp bởi mang nặng tính thủ tục, giấy tờ có thể giải quyết nhanh hơn nhờ các mối quan hệ với các tổ chức liên quan. Như thủ tục hải quan, là khâu khá nhiều quy trình vướng mắc và tốn nhiều thời gian vào đây, hoàn toàn có thể rút ngắn được nhờ có tư vấn từ chính những người này, giúp thủ tục trở nên đơn giản hơn. Việc chọn phương tiện vận ._. Viện khoa học Việt Nam, thị trường tư liệu KH&CN QG, Công ty phát hành báo chí TW); còn có khả năng phát triển chào hàng đến các cơ quan, viện nghiên cứu, trường đại học nào nữa trong nước để bổ sung sách báo, văn hoá phẩm điện tử đa dạng, trên cơ sở mối quan hệ và thông tin quốc tế của XUNHASABA. - Cần mở rộng kinh doanh bằng cách thông tin, chào hàng đến các đối tượng khách hàng có thế mạnh về hoạt động sản xuất-kinh doanh là các Tổng Công Ty quốc doanh trong nước, các Liên doanh với nước ngoài ở Việt Nam; kể cả các doanh nghiệp tư nhân, tuy nhỏ nhưng rất đông và rất cần những tri thức hiện đại quốc tế thông qua sách báo nước ngoài. Trong tương lai gần, theo chúng Tôi, các nhà kinh doanh và cá nhân các nhà khoa học tự nhiên và nhân văn sẽ là nhóm đối tượng khách hàng lớn của Xunhasaba. - Đa dạng hoá các mặt hàng xuất bản phẩm trong kinh doanh, tiếp cận nhanh với hệ thống thông tin đa phương tiện, qua đó tạo lập doanh nghiệp có đầy đủ khả năng đáp ứng tốt mọi nhu cầu về xuất bản phẩm, sách báo cho khách hàng trong và ngoài nước. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, Internet..., trên phạm vi toàn cầu cho thấy hiện tượng tăng sách báo điện tử, giảm sách báo in ấn theo công nghệ truyền thống, nhất là đối với các nước phát triển. Mặc dù thông tin đa phương tiện không thể nào thay thế hoàn toàn sách báo truyền thống, nhưng sách báo điện tử, multimedia... đang phát triển cực kỳ nhanh nhạy. Cán bộ kinh doanh xuất bản phẩm không những cần biết kinh doanh sách báo điện tử, mà còn phải biết nắm vững nội dung nhằm có thể nhập, phổ biến loại sách báo này theo đúng qui định của pháp luật nước ta. Đó là cái khó của việc kinh doanh xuất bản phẩm điện tử. - Mở rộng, phát triển các đại lý tiêu thụ xuất bản phẩm nhập khẩu của XUNHASABA trong nước, tiến tới mỗi thành phố lớn, đô thị trong nước ít nhất có một đại lý của XUNHASABA để mọi bạn trẻ, các nhà khoa học, quản lý có điều kiện tiếp cận với các thông tin khoa học tiên tiến của thế giới, góp phần vào việc CNH-HĐH nông thôn theo đường lối của Đảng. - Phấn đấu khẳng định vững chắc vị trí của XUNHASABA trên thị trường buôn bán sách báo quốc tế, có khả năng cạnh tranh với các hãng kinh doanh xuất bản phẩm trong khu vực. Nghiên cứu củng cố, khai thác các khả năng của các thị trường truyền thống như Anh, Đức, Mỹ, Pháp, Nhật, đồng thời xây dựng các biện pháp tích cực mở rộng các thị trường Nga, Trung Quốc, EU, ASEAN, Ấn Độ v.v... Vấn đề tham gia hội chợ quốc tế cũng cần nghiên cứu một cách khoa học, chiến lược. Nên tập trung những cán bộ nghiệp vụ giỏi và kinh phí cho những hội chợ quan trọng, có nhiều tiềm năng kết hợp xuất và nhập trong cùng một hội chợ để nâng cao hiệu quả của những đoàn đi công tác nước ngoài. 1.3. Về tổ chức quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. - Xây dựng và hoàn thiện phương pháp và phong cách quản lý khoa học và quy trình nghiệp vụ kinh doanh, nhằm đạt tới hiệu quả cao, nâng cao sức cạnh tranh về giá cả và chất lượng dịch vụ văn minh, hiện đại của XUNHASABA. - Hoàn thiện bộ máy quản lý kinh doanh theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, tránh chồng chéo, ít khâu trung gian, bảo đảm khả năng huy động toàn bộ tiềm lực của bộ máy trong những thời điểm cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hoàn thiện quy trình kinh doanh, giảm thiểu thời gian đưa xuất bản phẩm nhập khẩu vào lưu thông. - Thành lập bộ phận marketing, bộ phận ứng dụng cụng nghệ tin học, xõy dựng và ban hành quy chế quản lý và hoạt động của bộ phận này với mục đích có tác dụng hỗ trọ cao nhất cho hoạt động kinh doanh. - Cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ đại học và biết ít nhất một ngoại ngữ, có kiến thức kinh doanh tổng hợp, có ý thức về chính trị, văn hoá, xã hội và hiểu biết rõ về đặc điểm kinh doanh xuất bản phẩm của XUNHASABA. - Công ty đã xây dựng được trang “website Xunhasaba”. Đội ngũ cán bộ chuyên trách xuất nhập khẩu sách báo phải bắt buộc nâng cao, tiến đến thành thạo sử dụng tiếng Anh và các ngoại ngữ quốc tế phổ biến; thành thạo sử dụng Internet và thanh toỏn quốc tế để giao dịch trực tiếp trên thương trường xuất bản phẩm quốc tế, từng bước phát triển mạng lưới bán hàng trên mạng cả trong và ngoài nước. Trên cơ sở đó, lãnh đạo nghiên cứu, điều chỉnh và xây dựng chiến lược kinh doanh xuất bản phẩm để liên kết đồng bộ toàn cơ quan trao đổi, bàn bạc chung, tiến tới nhất trí, trình Bộ duyệt và tổ chức sáng tạo thực thi chiến lược kinh doanh trung hạn và dài hạn đó. Bước vào thế kỷ XXI, việc xây dựng chiến lược như thế thực cần thiết. Vì đã nhiều năm, vị trí thuận lợi của Xunhasaba là được độc quyền kinh doanh xuất bản phẩm, vốn không có đối thủ cạnh tranh; đồng thời là một trong những đơn vị hàng đầu của Bộ Văn hoá Thông tin. Trong khi Nhà nước ta đang xoá bỏ dần thế độc quyền kinh doanh, Xunhasaba cần xây dựng chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu xuất bản phẩm đồng bộ để tự điều chỉnh, thích ứng với điều kiện thị trường cạnh tranh trong phạm vi luật pháp cho phép. Đó là những suy nghĩ bước đầu về định hướng lâu dài cho sự phát triển sống còn của XUNHASABA trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SÁCH BÁO CỦA CÔNG TY XUNHASABA 2.1. Cơ sở đưa ra các giải pháp Đối với văn hoá và nền kinh tế tri thức. “Đất nước ta đã chuyển sang một thời kỳ mới, thế và lực đã khác trước nhiều, tuy nhiên hiện nay nước ta vẫn là một trong những nước nghèo... Trong lúc các nước tiên tiến trên thế giới đó hoàn thành hai cuộc cách mạng công nghiệp và đang thực hiện cuộc cách mạng thông tin, thì nước ta mới bắt đầu bước vào thời kỳ công nghiệp hoá [... ... ]. Trong thời đại cách mạng thông tin hiện nay, chúng ta không có sự lựa chọn nào khác là phải tiếp cận nhanh chóng với tri thức và công nghệ mới nhất của thời đại để hiện đại hoá nền kinh tế, tạo ra sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước hình thành nền kinh tế tri thức, có năng lực cạnh tranh với giá trị gia tăng ngày càng cao" Lê Khả Phiêu. Sách đã dẫn trên. tr. 173. . Phát triển dựa vào tri thức và công nghệ cao, đòi hỏi phải có vốn đầu tư và trước tiên là đầu tư phát triển nguồn lực con người, những người chủ sáng tạo tương lai của đất nước để tạo ra được động lực thực sự, tạo môi trường thuận lợi cho tri thức và công nghệ cao phát triển. Muốn phát triển nguồn nhân lực từ thế hệ trẻ, nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, trong những năm 2001-2010 phải tăng mạnh đầu tư của toàn xã hội cho giáo dục đào tạo và nghiên cứu, ứng dụng khoa học theo hướng nhập khẩu sách báo về thông tin-khoa học, đồng thời với nhập khẩu công nghệ hiện đại, đáp ứng cho sự phát triển kinh tế đất nước. Yếu tố quyết định thúc đẩy nước ta đi nhanh vào kinh tế tri thức là trỡnh độ dân trí cao, có nguồn nhân lực trẻ mạnh về trí tuệ và khoa học công nghệ. Ta thấy rằng trong nhập khẩu sách báo cần chú ý đến tính văn hóa xã hội sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển đất nước, phục vụ tốt các công tác nghiên cứu, học tập và giảng dạy. Tuy nhiên do tính chất đặc thù của ngành sách báo, nội dung loại hàng hóa đặc biệt này đòi hỏi phải phù hợp văn hóa thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Do vậy việc nhập khẩu sách báo phải đảm bảo về mặt nội dung tư tuởng, chính trị, văn hóa. Bên cạnh mục tiêu lợi nhuận, hoạt động nhập khẩu còn phải bảo đảm yêu cầu"Tiết kiệm và hiệu quả cao trong sử dụng vốn nhập khẩu", "Bảo vệ thúc đẩy kinh doanh xuất bản phẩm trong nước phát triển". Mục tiêu hàng đầu của việc nhập khẩu sách báo là chất lượng và tính cập nhật cao của sách báo nhập khẩu, giúp bạn đọc tiếp cận được với những tư liệu quý giá của nước ngoài. Như vây, việc đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu nói chúng và đặc biệt đối với quy trình nhập khẩu sách báo nói riêng tại Công ty xuất nhập khẩu hàng sách báo Việt Nam phải dựa trên nguyên tác chủ yếu sau: Đảm bảo chất lượng và mức độ cập nhật của sách báo. Tiết kiệm và hiệu quả cao trong sử dụng vốn nhập khẩu, phù hợp với khả năng và đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuân thủ theo đúng phương hướng, chiến lược phát triển tổng thể của ngành xuất bản phẩm, chiến lược của công ty Xunhasaba. Tuân thủ chặt chẽ các quy định có liên quan của Nhà nước. Giải quyết được một số khâu còn hay gặp vướng mắc khi tiến hành thực hiện quy trình nhập khẩu sách báo. 2.2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo Việt Nam. a) Giải pháp hoàn thiện nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường là hoạt động đầu tiên của quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Mục tiêu của công tác này là xác định cho được khu vực nào là thị trường có triển vọng nhất đối với hàng hoá của Công ty, với khả năng là bao nhiêu, bán với phương thức nào và hàng hoá cần có những ứng thích gì trước những đòi hỏi của thị trường. Đây là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích các số liệu đó để rút ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đúng lập kế hoạch Marketing. Trong những năm qua, Công ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mô hoạt động không nhỏ, song Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, việc nghiên cứu thị trường do các phòng nhập khẩu thực hiện một cách riêng biệt. Điều này khiến cho các thông tin được thu thập thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiên cứu nhu cầu, vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế. Do đó không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu thị trường. Để hoạt động nghiên cứu thị trường trở thành có hệ thống, Công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng các cơ hội kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở tổ chức bộ máy hiện đại, Công ty nên thành lập riêng một phòng marketing hoặc có thể ghép với phòng công nghệ thông tin mới đuợc lập vì hiện phòng này còn ít nhân lực. Bộ phận nghiên cứu thị trường có 3 đến 4 nhân viên thực hiện trong đó phân công thành hai khu vực, thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Do hoạt động của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên ở khu vực thị trường nước ngoài lại chia thành thị trường đã có quan hệ và thị trường mới. Bộ phận này không chỉ tiến hành nghiên cứu , kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, uy tín...của các đối tác truyền thống mà còn nghiên cứu thị trường tiềm năng mới. đồng thời bộ phận này cũng phải tiến hành nghiên cứu các vấn đề kinh tế- chính trị- xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu các chế độ chính sách , các phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này. Trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng và tìm ra những điểm thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết các tranh chấp hợp đồng sau này. Bộ phận này cũng kiêm luôn chức năng lập kế hoạch, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho toàn Công ty nói chung và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Để việc xây dựng kế hoạch được thuận lợi cần bố trí một nhân viên tổng hợp , xử lý các số liệu từ bộ phận nghiên cứu thị trường cũng như từ các bộ phận khác trong Công ty. Việc nghiên cứu thị trường có thể được tiến hành theo 2 phương pháp, nghiên cứu tại Công ty thông qua các tài liệu hoặc nghiên cứu tại hiện trường bằng các chuyến đi thực tế. Bộ phận này sẽ tổng hợp , phân tích và dự báo qua các tài liệu thu thập được như các tạp chí chuyên nghành, các đơn đạt hàng, các chào hàng, các hội chợ, triển lãm...hoặc từ các thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện gửi về và cử cán bộ ra nươc ngoài khảo sát thực tế. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, tuỳ vào mục tiêu nghiên cứu mà Công ty nên lựa chọn việc nghiên cứu tại bàn hay nghiên cứu tại hiện trường. Dù công tác tiến hành nghiên cứu thị trường có tiến hành theo phương pháp nào thì Công ty cũng nên tổ chức quy trình nghiên cứu thị trường một cách hoàn thiện và đồng bộ hơn để có thể đưa ra những kết quả chính xác trong hoạt động kinh doanh của mình.Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất cụ thể như sau: XÂY DỰNG MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG VÀ LỰA CHỌN MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU THU THẬP THÔNG TIN XỬ LÝ THÔNG TIN PHÂN TÍCH KHAI THÁC CÔNG SUẤT THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH ĐỐI THỦ CẠNH TRANH PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN CHỦNG LOẠI HÀNG NHẬP DỰ BÁO THỊ TRƯỜNG Trong việc nghiên cứu thị trường, Công ty nên xác định cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà phù hợp với mục tiêu và tiềm năng của Công ty. Hiện nay, mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều nhà xuất bản và các công ty xuất nhập khẩu sách báo trên thế giới nhưng Công ty vẫn chưa xác định cho mình được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một điểm hạn chế tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Xác định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với gía cả ổn định, khả năng thanh toán thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty có thể tranh thủ tối đa các thông tin trợ giúp về kỹ thuật từ phía các nhà cung cấp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của Công ty nói riêng và Ngành nói chúng. Mặt khác, để nhập khẩu nâng cao chất lượng phục vụ cho các đơn vị trong ngành xuất bản phẩm và đạt được mục tiêu trong giai đoạn 2006- 2010, ngoài việc lựa chọn thị trường trọng điểm, Công ty cấn phải theo dõi tình hình chung trên thị trường văn hóa phẩm để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Công ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất , hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. b) Giải pháp hoàn thiện công tác giao dịch, đàm phán Trong việc kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nói chung và đặc biệt là nhập khẩu sách báo nói riêng, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyên ngành và cả kiến thức xã hội. Đặc biệt trong việc giao dịch và đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh phải có kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu không có kinh nghiệm sẽ không đánh giá đúng về đối tác có thể dẫn các quyết định sai lầm. Chính vì vậy, các cán bộ kinh doanh nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu sách báo phải trau dồi bản thân về nghiệp vụ, kinh nhiệm đàm phán. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nẵm vững các quy tắc trong đàm phán, các Luật pháp Quốc gia và Quốc tế và phải có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác. Giao dịch, đàm phán có vai trò quan trọng trong việc xác lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số các đối tác của Công ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đó công tác này không được Công ty chú ý đến nhiều. Hầu hết các giao dịch đàm phán được thực hiện bởi nhân viên của các phòng ban mà chưa có sự phối hợp với nhau. Để hoàn thiện công tác này, Công ty nên có sự phối hợp giữa các phòng, tạo nên một tổ chuyên làm công tác đàm phán. Trong đàm phán, người đàm phán phải dấu kỹ bối cảnh của mình và tìm hiểu kỹ bối cảnh của đối tác càng nhiều các tôt. Thời gian dành cho đàm phán cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương để ra quyết định. Có như vậy, Công ty sẽ đạt được mục tiêu của mình mà không bị áp đặt những điều khoản bất lợi. Mỗi công ty, mỗi cá nhân khi tiến hành đàm phán đều có những sách lược của riêng mình. Tuy vậy, Công ty vẫn có thể tham khảo các sách lược sau: - Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán phải thông tin cho đối tác biết họ không phải là bạn hàng duy nhất. Côngty có thể kết hợp với bất cứ đối tác nào nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra. Cần chia nhỏ mục tiêu của mình để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu cầu của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thoả hiệp. - Không bộc lộ những suy nghĩ của mình để đối phương biết, chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ được thể diện cho họ. Sau các bước thực hiện, Công ty nên lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, biên bản ghi nhớ này không có gía trị pháp lý, nó chỉ có giúp cho Côngty có thể luôn nắm bắt được vấn đề chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác. c) Mở rộng nguồn vốn. Để thực hiện quy trình nhập khẩu xuất bản phẩm phục vụ CNH-HĐH đất nước trong xu thế toàn cầu hoá, kinh tế tri thức theo đường lối của Đảng, rất cần tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh, giảm bớt khó khăn khi thực hiện quy trình nhập khẩu. XUNHASABA có nguồn vốn không lớn vào khoảng trên 7 tỷ VNĐ, chủ yếu lại là tài sản cố định theo số liệu năm 2006. Còn các cơ quan, đơn vị đặt hàng thường theo nguyên tắc gửi tiền đặt hàng trước hàng năm, khi sách báo nhập về Xunhasaba mới thanh toán cho bên bán. Trong điều kiện hoạt động thiếu vốn như vậy, nên Xunhasaba thường phải dành nhiều ưu tiên, thậm chí còn bị lệ thuộc vào phía đặt hàng. Muốn phát triển sự nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm, quảng cáo, tuyên truyền, triển lãm, mở thêm các cửa hàng đại lý ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các tỉnh, kể cả việc liên kết xuất bản sách nước ngoài tốt ở trong nước, v.v... đặc biệt là cải thiện quy trình nhập khẩu của mình, Xunhasaba rất cần đến vốn. Hiện nay Công ty Xunhasaba ở Hà Nội chỉ có một ngôi nhà chính vừa dùng làm trụ sở, vừa để làm kho hàng, còn các cửa hàng bán lẻ đều phải đi thuê hoặc liên kết hoạt động. Nền kinh tế thị trường định hướng XHCN của nước ta ngày càng phát triển, nhu cầu sách báo nước ngoài của các cơ quan và nhân dân ngày càng lớn, khách hàng là các cơ quan, tổ chức quốc tế, các liên doanh với nước ngoài, khách nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng. Vấn đề mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất bản phẩm của XUNHASABA đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội là tất yếu. Đó đến thời điểm cần có tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh hàng nhập khẩu có thể theo 3 hướng sau đây: Một là, tiếp tục phát triển nguồn vốn đặt hàng trước của các cơ quan trong nước như trước đây. Hai là, đề nghị với Bộ VHTT bổ sung nguồn vốn nhà nước để tạo cho Xunhasaba chủ động trong mở rộng kinh doanh, hoặc xin được vay vốn dài hạn của ngân hàng trong nước hay quốc tế theo chế độ ưu đãi. Ba là, cho phép vay vốn hoặc đóng góp cổ phần của cán bộ, công nhân viên trong phạm vi Công ty. Đó là những suy nghĩ bước đầu, xin để tham khảo. d) Quảng cáo, tuyên truyền triển lãm. Trong nền kinh tế thị trường, môi trường cạnh tranh thì quảng cáo, tuyên truyền, triển lãm càng có vai trò quan trọng để kích thích tiêu dùng; thông qua tiêu dùng mà kích thích sự phát triển sáng tạo mới, sản xuất mới, nâng cao chất lượng, mẫu mó sản phẩm ngày càng tốt hơn, hoàn chỉnh hơn. Xunhasaba cần tăng cường tuyên truyền, triển lãm không chỉ ở Hà Nội và các thành phố lớn, mà cả ở các tỉnh để người cần sách báo nhập khẩu có thể tìm mua, kể cả gửi phiếu điều tra nhu cầu sách báo nhập đến các nhà khoa học, các thày cô giáo và những bạn đọc quan tâm đến tri thức tiên tiến của nhân loại. Đặc biệt với quảng cáo, cần tăng cường quảng cáo các xuất bản phẩm tốt, lành mạnh nhập khẩu trên các báo chí, phát thanh truyền hình, các panô quảng cáo, các tờ gấp, tranh ảnh quảng cáo, tiếp thị v.v... Dĩ nhiên, việc tham gia các Hội chợ sách báo nước ngoài; quảng cáo, tiếp thị sách báo xuất khẩu ra thị trường nước ngoài trên Internet là rất cần thiết vì phần lớn các gia đình đều quen thu thập thông tin, mua bán qua mạng Internet; nhưng xin không bàn thêm, vì đề tài này chỉ liên quan đến sách báo nhập khẩu. Xunhasaba cũng cần phối hợp với hệ thống hoạt động của ngành bưu điện trên cả nước để đáp ứng tốt mọi nhu cầu về xuất bản phẩm nhập khẩu của nhân dân. Cách làm đó tuy lợi nhuận không nhiều, lặt vặt, nhưng “rộng đồng thu lại” sẽ nhiều hơn những món thu lớn, và cao hơn sẽ đạt được mục tiêu phổ cập tri thức tiến bộ của nhân loại đến với khách hàng ở mọi cơ sở là những người đang mày mò kiến thức để góp phần CHN-HĐH đất nước ở các địa phương. Phương thức phục vụ thuận tiện như thế sẽ làm cho nhu cầu của khách hàng đối với các xuất bản phẩm nhập khẩu với thời gian sẽ được tăng dần. Tất nhiên, do đó vai trò và uy tín của Xunhasaba sẽ được ngày càng mở rộng trong xã hội. e) Hợp tác xuất bản sách. Từ khi Nhà nước ta Đổi Mới, Mở Cửa, chủ trương Việt nam là bạn của các nước trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền quốc gia mỗi nước; nhất là từ khi nước ta trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN) ngày 28/7/1995 Tổng Cục Thống Kê. Sách: “Tư liệu kinh tế bảy nước thành viên ASEAN. Nxb. Thống Kờ, H. 1996, tr. 5. , việc sử dụng, học tiếng Anh trở nên phổ biến. Nhu cầu nhập khẩu sách học tiếng Anh và các lọai sách báo khoa học công nghệ của các nước trên thế giới tăng cao. Nghiên cứu liên kết hợp tác xuất bản sách nước ngoài tại Việt Nam với các nhà xuất bản có uy tín trên thế giới, sau khi đã nghiên cứu kỹ về nội dung, chất lượng sách; xin Cục Xuất bản cấp giấy phép xuất bản, nhằm đưa nhiều loại sách hữu ích, lành mạnh của nước ngoài theo giá hợp lý vào với thị trường Việt Nam, cung cấp cho người đọc nhiều loại sách nước ngoài có chất lượng in ấn tốt trong nước, giá cả hợp lý, phù hợp với thực trạng thu nhập của nhân dân ta. Làm được điều đó còn gúp phần đấu tranh chống nạn ăn cắp bản quyền, sách nhái, sách dịch, photocopy đang lan tràn, không quản lý nổi hiện nay. Xunhasaba cần mạnh dạn tìm kiếm thêm đối tác, nâng cao năng lực, trình độ để mở rộng hợp tác xuất bản sách . f) Quản lý nhà nước. Công việc kinh doanh văn hoá phẩm của XUNHASABA như trên đã nói vừa mang tính chất của một doanh nghiệp phải tính đến lợi nhuận, lỗ lãi, mang tính cạnh tranh; mặt khác lại cần phải đảm bảo đúng qui định của Luật báo chí, Luật xuất bản một cách nghiêm túc, nhằm không để lọt một xuất bản phẩm đồi truỵ, độc hại, phản động đến khách hàng. Chỉ một cuốn sách, một bài báo có nội dung xấu lọt lưới sẽ xoá bỏ cả một quá trình kinh doanh tốt. Vì vậy, việc phối hợp kiểm tra sách báo ngoại văn mới nhập khẩu của các cơ quan quản lý Nhà nước là rất cần thiết. Thực tế cho thấy nhu cầu về sách báo ngoại văn trong nước ngày càng tăng cao đó khiến cho một số tổ chức, công ty trong nước lao vào kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sách. Gần đây xuất hiện tình hình “nới lỏng” việc cho phép một số doanh nghiệp “có đủ chức năng?!” được nhập khẩu sách báo ngoại văn trực tiếp từ nước ngoài. Điều này, một mặt trước tiên ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Xunhasaba là cơ quan được giao độc quyền nhập sách báo nước ngoài. Mặt khác, còn gây ra sự rối loạn về quản lý nhà nước: trong khi lâu nay Cục xuất bản chỉ xem xét danh mục tên từng lô sách xin phép nhập (được dịch ra tiếng Việt) của Xunhasaba; Cục Xuất bản cho phép kèm theo công văn ghi rõ “đề nghị Xunhasaba tổ chức thẩm định nội dung trước khi lưu hành”. Như vậy quả bóng lại được đá về Công ty để vừa đá bóng vừa thổi còi. Còn Cục Xuất bản được phân công quản lý nhà nước lại không có trách nhiệm gì trước nội dung của sách báo nhập khẩu. Vấn đề đặt ra là: Hoặc là Cục xuất bản Bộ VHTT cần thành lập bộ phận chuyên trách thẩm định sách báo ngoại văn, với các chuyên gia giỏi về ngoại ngữ, với những lĩnh vực chuyên môn rất rộng (chắc là khó thực hiện. Hoặc là bỏ hình thức xin phép “nhập từng lô sách theo chuyến”, để giao cho phép chính Xunhasaba phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về thẩm định nội dung sách báo nhập khẩu. Đồng thời các cơ quan văn hoá tư tưởng, an ninh vẫn kết hợp kiểm tra nghiêm túc về mặt quản lý nhà nước nhằm phát hiện nội dung không được phép, trước khi cho phép phát hành theo qui định của Luật xuất bản và Luật báo chí nước CHXHCN Việt Nam. g) Về giá cả và giảm cước phí. Hiện nay đó xuất hiện một số cửa hàng, cụng ty nhập sách báo nước ngoài, thực tế đang cạnh tranh với Xunhasaba. Vấn đề xác định giá cả hợp lý dựa trên giảm chi phí lưu thông, giảm cước phí nhận hàng từ nước ngoài là cần thiết. Với các đối tượng khách hàng truyền thống, mua thường xuyên, cần ưu tiên giảm giá cả theo chiết khấu số lượng và cả chiết khấu giá theo mặt hàng mới đặt thêm. h) Về chính sách thuế và hải quan. Theo văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật thuế giá trị gia tăng thì báo, tạp chí là mặt hàng thuộc nhóm đối tượng không chịu thuế VAT (Điều 4, khoản 13 Nghị định 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 của Chính Phủ và Thông tư số 89/1998/TT-BTC ngày 27/6/1998). Nhưng biểu thuế VAT áp dụng cho hàng hoá nhập khẩu do Tổng cục Hải quan ban hành ngày 29/12/1998 lại quy định sách, báo, tạp chí nhập khẩu chịu mức thuế VAT 10%. Điều này gây ra khó khăn rất lớn đối với Xunhasaba.. Nhưng năm 2006 , theo số liệu của XUNHASABA, mức chênh lệch giữa thuế doanh thu và thuế VAT là 3,2 tỷ đồng. Điều bất hợp lý này đó đẩy giá sách báo nhập khẩu tăng lên đột ngột, khiến Công ty có nguy cơ phá sản. Sau nhiều lần kiến nghị với các cơ quan có trách nhiệm; tháng 5/1999 biểu thuế VAT mới quy định: báo, tạp chí nhập khẩu không phải chịu thuế VAT; còn sách nhập khẩu thuộc nhóm chịu thuế VAT là 5% !? Vấn đề đặt ra là, với bất kỳ chính sách mới nào, các nhà hoạch định chính sách cần nghiên cứu kỹ trước khi đưa vào áp dụng, tránh cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm đặc thù lâm vào nguy cơ phá sản, không thể thực hiện được nhiệm vụ chính trị của mình. Do đó, xin được kiến nghị với nhà nước xếp cỏc loại sách nhập khẩu vốn nằm trong khung thuế nhập 0% trước kia, vào nhóm mặt hàng không chịu thuế VAT. Công ty Xunhasaba hiện nay và lâu dài vẫn là nhà cung cấp sách báo được tín nhiệm của các cơ quan và bạn đọc trong và ngoài nước. Vấn đề là đấu tranh xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh; mở rộng nguồn vốn, thị trường kinh doanh xuất bản phẩm ngoại văn đến khắp các tỉnh, thành phố, nhằm nâng cao, phát triển hiệu quả kinh doanh xuất bản phẩm, cung cấp nhiều sách báo mới nhất, tiến bộ, lành mạnh của các nước trên thế giới đến với khách hàng trong nước. Xunhasaba làm tốt điều đó chính là góp phần đưa tri thức khoa học tiên tiến phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, đưa nước ta thoát khỏi tình trạng kém phát triển và xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta về cơ bản trở thành nước công nghiệp hoá, hội nhập vào xu thế toàn cầu hoá, kinh tế tri thức của nhân loại./. * * * KẾT LUẬN ˜&™ Trong những năm 2002-2006, công ty Xunhasaba đã hoạt động kinh doanh nhập khẩu có hiệu quả, bước đầu khẳng định được vị trí của mình trên thương trường, xứng đáng là doanh nghiệp hàng đầu trong cả nứoc thực hiện chức năng xuất nhập khẩu sách báo và thực hiện tuyên truyền đối ngoại thông qua xuất bản phẩm. Những xuất bản phẩm nhập khẩu đó góp phần quan trọng trong công cuộc đổi mới, công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Đó là việc cung cấp, trao đổi thông tin kịp thời, có giá trị trong nhiều lĩnh vực: chính trị, kinh tế, ngoại giao, văn hoá, xã hội... phục vụ tốt nhu cầu của đông đảo đọc giả trong nước. Hoạt động nhập khẩu xuất bản phẩm của Xunhasaba đó và sẽ là một kênh giao lưu văn hoá cũng như khoa học kỹ thuật quan trọng, giới thiệu những tiến bộ mới của nhân loại. Sự đa dạng của xuất bản phẩm nhập khẩu phục vụ ngày một tốt hơn nhu cầu của đội ngũ trí thức - lực lượng nòng cốt trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hoá đất nước. Có thể nói, hoạt động kinh doanh nhập khẩu sách báo của Xunhasaba đó đem lại hiệu quả kinh tế rõ rệt, góp phần tăng thu cho ngân sách nhà nước và hiệu quả xã hội trong việc mở mang dân trí, phát triển sự nghiệp khoa học kỹ thuật – công nghệ giáo dục và đào tạo. Đó cũng là nền tảng của một quốc gia văn minh, tiến bộ và phát triển. Chưa thể bằng lòng với những thành quả đạt được, Xunhasaba còn phải tiếp tục đầu tư trí tuệ tập thể, tập trung nguồn lực của mình để ngày càng khẳng định vị trí, uy tín trên thương trường, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đó tin tưởng giao phó. Cuối cùng, với những ý kiến đề xuất chân thành, xây dựng của mình, tôi hy vọng đóng góp một phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu xuất bản phẩm của công ty Xunhasaba trong tương lai. TÀI LIỆU THAM KHẢO ˜&™ GS. PTS. Tô Xuân Dân. Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế. Nxb. Thống kê, H, 1998. Báo Nhân Dân ngày 20/4/2001: Văn kiện Đại hội lần thứ IX Đảng CSVN. Báo cáo tài chính của Xunhasaba năm 2002-2007. website: www.xunhasaba.com.vn Nguyễn Duy Bột, Đinh Xuân Thính. Thương mại quốc tế. Nxb. Thống Kê, Hà Nội, 1996. Các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước. Nxb. CTQG, Hà Nội 1994: Nghị định 81-CP ngày 8/11/1993 của Chính Phủ. Đảng CSVN. Dự thảo các văn kiện trình Đại hội IX của Đảng. Lưu hành nội bộ. Tháng 7/2000. Giáo trình: Kinh tế ngoại thương. Nxb. Thống kê, Hà Nội, 1994. Giáo trình: Phân tích hoạt động kinh doanh. Nxb. Thống Kê và Trường ĐHNT xuất bản. Hà Nội, 1998. Nguyễn văn Lê. Tâm lý học kinh doanh... Nxb.Trẻ,TP. HCM, 1994. Bùi Xuân Lưu, Vũ Hữu Tửu. Một số vấn đề cơ bản về nghiệp vụ ngoại thương. NXB. GD và Trường ĐH ngoại thương. Hà Nội, 1993. Nguyễn thị Mơ, Hoàng Ngọc Thiết. Giáo trình pháp luật trong kinh tế đối ngoại. Nxb. Giáo Dục, Hà Nội, 1997. Lê Khả Phiêu. Phát huy sức mạnh toàn dân tộc...Nxb. CTQG. H, 2000. Trần Chí Thanh. Tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Nxb. Thống kê, Hà Nội, 1994. Đinh Xuân Trình. Sổ tay thanh toán quốc tế trong ngoại thương. Trường Đại Học Ngoại Thương xuất bản. Hà Nội, 1992. Tư liệu kinh tế 7 nước thành viên ASEAN. Nxb. Thống kê; H, 1996. Từ điển Tiếng Việt. Hoàng Phê (chủ biên), Nxb. KHXH, Hà Nội 1988. Văn bản pháp quy về văn hoá-thông tin. T4. Bộ VHTT xuất bản, H.1996: Luật Báo Chí (2.1.1990); Luật Xuất Bản (19.7.1993). Nghị định của Chính Phủ số 79 CP ngày 6/11/1993. Và tham khảo một số báo, tạp chí kinh tế, văn hoá khác./. ._.