Lý luận chung về Kế toán tiền lương và các khoảntrích theo lương trong doanh nghiệp

CH¦¥NG 1 lý luËn chung vÒ kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng trong doanh nghiÖp 1.1. Các khái niệm cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.Tiền lương : Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao lao động phải trả toàn bộ nền lao động mà họ góp để tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của họ kinh tế, doanh nghiệp và cho con người lao động theo số lượng và chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2.Quỹ lương : Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số CNV của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Quỹ tiền lương bao gồm: Tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm và tiền lương khoán . Trong doanh nghịêp để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương thì tiền lương có thể chia làm 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính : là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian làm công việc chính của họ, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như lương phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại . Tiền lương phụ : là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian họ làm công việc khác ngoài nhiệm vụ chính của thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng như nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất, đi họp, đi học … 1.1.3. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. a) Quỹ BHXH: Được hình thành từ việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Quỹ này được xác dựng theo quy định của nhà nước. Hiện nay là 20% tính theo tiền lương cơ bản phải trả cho người lao động trong tháng ,trong đó 15% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập hàng tháng của người lao động. Tiền lương cơ bản được tính theo cấp bậc hệ số, loại công việc của từng công nhân quy định. Mức lương cơ bản tối thiểu là 350.000d/ tháng. Quỹ BHXH được thiết lập để tạo ra nguồn kinh phí trợ cấp cho người lao động - Trợ cấp ốm đau: mức trợ cấp 75% mức tiền lương mà người đó đóng BHXH trước khi nghỉ - Trợ cấp thai sản: hưởng 100% mức lương người đó đóng trước khi nghỉ - Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. - Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mât sức lao động. - Chi trả công tác quản lý BHXH. b) Quỹ BHYT: Được sử dụng để hạch toán các khoản tiền khám chữa bệnh ,tiền thuốc, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ … Quỹ này được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định tổng số tiền lương phải trả và căn cứ vào các khoản phụ cấp khác của công nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ. Tỷ lệ trích BHYT hiện nay là 3% trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành ,toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn ,chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thong qua mạng lưới y tế. c) KPCĐ: Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên. Tỷ lệ trích KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghịêp . Tiền lương trả cho người lao động, cùng các khoản trích BHXH, BHYT, CPCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.Theo quy định một phần KPCĐ nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, phần còn lại để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. 1.1.4. Chức năng của tiền lương : Tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lương và ý thức của tiền lương khiến cho người lao động phải có trách nhiệm với công việc . 1.1.5. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: - Tổ chức ghi chép phản ánh ,tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động. Tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động . - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động . - Thực hiện việc kiểm tra tình hình lao động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT, CPCĐ. - Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương khoản trích BHXH,BHYT,CPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ đúng chế độ, đúng phương pháp hạch toán . - Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, CPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm kế toán , tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, CPCĐ, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lương, quỹ lương . 1.2/ Hạch toán lao động, tính lương phụ cấp phải trả cho người lao động. 1.2.1. Hạch toán lao động - kết quả lao động . a) Phân loại lao động : - Phân theo thời gian lao động . - Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất: + Lao động trực tiếp sản xuất. + Lao động gián tiếp sản xuất. - Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: + Lao động thực hiện chức năng sản xuất. + Lao động thực hiện chức năng bán hàng. + Lao động thực hiện chức năng quản lý. b) Hạch toán lao động. - Số lượng lao động: Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động.. - Thời gian lao động: Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. 1.2.2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Do ngành nghề công việc trong doanh nghiệp khác nhu nên việc chi trả lương cho các đối tượng cũng khác nhau nhưng trên cơ sở tiền thuê phù hợp.Thực tế có nhiều cách phân loại như cách trả lương theo sản phẩm, lương thời gian, phân theo đối tượng gián tiếp, trực tiếp….Tuy nhiên để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp, tiền lương thường được chia làm tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lượng.Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả lĩnh cho ng­êi lao ®éng mµ thùc tÕ kh«ng lµm viÖc nh­ nghØ phÐp, héi häp, lÔ tÕt, häc tËp Hai c¸ch ph©n lo¹i nµy gióp cho l·nh ®¹o tÝnh to¸n ph©n bæ chi phÝ tiÒn l­¬ng ®­îc h¬p lý, chÝnh x¸c ®ång thêi cung th«ng tin cho viÖc ph©n tÝch chi phÝ tiÒn l­¬ng mét c¸ch khoa häc. Dùa vµo nguyªn t¾c ph©n phèi tiÒn l­¬ng vµ ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt tr×nh ®é qu¶n lý cña doanh nghiÖp mµ c¸c doanh nghiÖp tr¶ l­¬ng theo h×nh thøc sau: a) H×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian: TiÒn l­¬ng tÝnh theo thêi gian lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo thêi gian lµm viÖc, cÊp bËc c«ng vµ thang l­¬ng cña ng­êi lao ®éng . + L­¬ng th¸ng: Lµ l­¬ng tr¶ cè ®Þnh hµng th¸ng ®­îc quy ®Þnh ®èi víi tõng bËc l­¬ng trong c¸c doanh nghiÖp cã th¸ng l­¬ng.H×nh thøc nµy cã nh­îc ®iÓm lµ kh«ng tÝnh ®­îc sè ngµy lµm viÖc trong th¸ng thùc tÕ. Th­êng nã chØ ¸p dông cho nh©n viªn hµnh chÝnh. + L­¬ng ngµy: C¨n cø vµo møc l­¬ng ngµy vµ sè ngµy lµm viÖc thùc tÕ trong th¸ng. L­¬ng ngµy th­êng ®­îc ¸p dông cho mäi ng­êi lao ®éng trong nh÷ng ngµy häc tËp, lµm nghÜa vô kh¸c vµ lµm c¨n cø ®Ó tÝnh trî cÊp BHXH. + TiÒn l­¬ng giê : §­îc tÝnh dùa trªn c¬ së møc l­¬ng ngµy chia cho sè giê tiªu chuÈn (¸p dông cho lao ®éng trùc tiÕp kh«ng h­ëng theo l­¬ng s¶n phÈm ). TiÒn l­¬ng thêi gian cã hai lo¹i: tiÒn l­¬ng thêi gian gi¶n ®¬n vµ tiÒn l­¬ng thêi gian cã th­ëng b) H×nh thøc tr¶ l­¬ng theo s¶n phÈm: TiÒn l­¬ng tÝnh theo s¶n phÈm lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo kÕt qu¶ lao ®éng, khèi l­îng s¶n phÈm, c«ng viÖc lao vô ®· hoµn thµnh ®¶m b¶o tiªu chuÈn chÊt l­îng kü thuËt ®· quy ®Þnh vµ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng tÝnh cho mçi ®¬n vÞ s¶n phÈm ®ã. §©y lµ c¸ch ph©n phèi s¸t hîp víi nguyªn t¾c ph©n theo lao®éng. +TiÒn l­¬ng tr¶ theo s¶n phÈm trùc tiÕp: lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng ®­îc tÝnh trùc tiÕp theo sè l­îng s¶n phÈm. S¶n phÈm nµy ph¶i ®óng quy c¸ch,phÈm chÊt ®Þnh møc kinh tÕ vµ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng s¶n phÈm ®· quy ®Þnh. TiÒn l­¬ng tr¶ theo s¶n phÈm ®­îc tÝnh nh­ sau: TiÒn l­¬ng ®­îc lÜnh = Sè l­¬ng c«ng viÖc * §¬n gi¸ tiÒn l­¬ng trong th¸ng hoµn thµnh + H×nh thøc tr¶ l­¬ng theo s¶n phÈm gi¸n tiÕp. H×nh thøc tr¶ l­¬ng nµy ®­îc tÝnh b»ng tiÒn l­¬ng thùc lÜnh cña bé phËn trùc tiÕp nh©n víi tû lÖ % l­¬ng gi¸n tiÕp. TiÒn l­¬ng ®­îc lÜnh = TiÒn l­¬ng ®­îc lÜnh * Tû lÖ l­¬ng gi¸n tiÕp trong th¸ng cña bé phËn trùc tiÕp H×nh thøc nµy ®­îc ¸p dông tr¶ l­¬ng gi¸n tiÕp cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt nh­ c«ng nh©n ®iÒu chØnh m¸y, s÷a ch÷a thiÕt bÞ, b¶o d­ìng m¸y mãc, c«ng nh©n vËn chuyÓn vËt t­… + TiÒn l­¬ng tÝnh theo s¶n phÈm cã th­ëng : Lµ tiÒn l­¬ng tÝnh theo s¶n phÈm trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp kÕt hîp víi chÕ ®é khen th­ëng do doanh nghiÖp quy ®Þnh. ChÕ ®é khen th­ëng nµy ®­îc ®Æt ra khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng nªu cao ý thøc tr¸ch nhiÖm. Doanh nghiÖp cã chÕ ®é tiÒn l­¬ng th­ëng cho c«ng nh©n ®¹t vµ v­ît møc chØ tiªu mµ doanh nghiÖp quy ®Þnh. VD : Th­ëng t¨ng n¨ng xuÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm vËt t­… TiÒn l­¬ng s¶n phÈm = L­¬ng s¶n phÈm + Th­ëng v­ît møc cã th­ëng trùc tiÕp Trong tr­êng hîp ng­êi lao ®éng l·ng phÝvËt t­, g©y thÊt tho¸t vËt t­, kh«ng ®¶m b¶o ngµy c«ng, chÊt l­îng s¶n phÈm th× còng sÏ chÞu ph¹t b»ng c¸ch trõ vµo l­¬ng mµ hä ®­îc h­ëng. + TiÒn l­¬ng s¶n phÈm luü tiÕn. Lµ tiÒn l­¬ng tÝnh theo s¶n phÈm trùc tiÕp kÕt hîp víi xuÊt tiÒn th­ëng luü tiÕn theo møc ®é hoµn thµnh v­ît møc s¶n xuÊt hoÆc ®Þnh møc s¶n l­îng. + TiÒn l­¬ng s¶n phÈm tËp thÓ : TiÒn l­¬ng cña c¶ nhãm ®­îc tÝnh nh­ sau: TiÒn l­¬ng c¶ nhãm = §¬n gi¸ l­¬ng * khèi l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh +Tr¶ l­¬ng s¶n phÈm kÕt hîp víi l­¬ng thêi gian: Néi dung cña ph­¬ng ph¸p nµy nh­ sau: Gäi : S lµ tæng sè l­¬ng ph¶i tr¶ P1 lµ ®¬n gi¸ l­¬ng cao nhÊt cho 1s¶n phÈm P2 lµ ®¬n gi¸ l­¬ng thÊp nhÊt cho 1 s¶n phÈm. n lµ sè s¶n phÈm s¶n xuÊt ®­îc N lµ sè s¶n phÈm ®Þnh møc ph¶i s¶n xuÊt Þ TiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ ®­îc tÝnh nh­ sau: NÕu n ³ N th× S = P2 x n NÕu n < N th× S = P2 x n VD: Theo ®Þnh møc trong th¸ng c«ng nh©n A s¶n xuÊt ®­îc 420 s¶n phÈm c«ng nh©n B ph¶i s¶n xuÊt ®­îc 500 s¶n phÈm. §¬n gi¸ tiÒn l­¬ng cao nhÊt lµ 700®/1 s¶n phÈm, thÊp nhÊt lµ 500®/1 s¶n phÈm. Thùc tÕ trong th¸ng th× c«ng nh©n A ®· s¶n xuÊt ®­îc 400 s¶n phÈm, c«ng nh©n B s¶n xuÊt ®­îc 600 s¶n phÈm. VËy tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho tõng c«ng nh©n lµ. C«ng nh©n A: 400sp x 500 = 200.000® C«ng nh©n B: 600sp x 700 = 420.000® + TiÒn l­¬ng kho¸n theo khèi l­îng c«ng viÖc hay tõng c«ng viÖc H×nh thøc nµy doanh nghiÖp quy ®Þnh møc tiÒn l­¬ng cho mçi lo¹i c«ng viÖc hoÆc sè l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh. H×nh thøc kho¸n quü l­¬ng : theo h×nh thøc nµy ng­êi lao ®éng biÕt tr­íc ®­îc sè tiÒn l­¬ng mµ hä sÏ nhËn ®­îc khi hoµn thµnh c«ng viÖc víi møc thêi gian ®­îc giao. 1.3 H¹ch to¸n chi tiÕt tiÒn l­¬ng. Chøng tõ quan träng ®Ó h¹ch to¸n thêi gian lao ®éng cho c«ng nh©n lµ “ B¶ng chÊm c«ng” - mÉu sè 01- L§TL" ®­îc dïng ®Ó ghi chÐp thêi gian lµm viÖc hµng th¸ng, ngµy v¾ng mÆt cña CBCNV thuéc c¸c phßng ban. B¶ng chÊm c«ng do ng­êi phô tr¸ch bé phËn hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ cña bé phËn m×nh ®Ó chÊm c«ng cho tõng ng­êi trong ngµy theo c¸c ký hiÖu quy ®Þnh trong c¸c chøng tõ. Cuèi th¸ng ng­êi chÊm c«ng vµ ng­êi phô tr¸ch bé phËn ký vµo b¶ng chÊm c«ng vµ chuyÓn b¶ng chÊm c«ng vµ c¸c chøng tõ liªn quan vÒ bé phËn kÕ to¸n kiÓm tra, ®èi chiÕu quy ra ®Ó tÝnh l­¬ng, BHXH. C¸c chøng tõ kh¸c nh­ : PhiÕu giao nhËn c«ng viÖc, giÊy b¸o ca, phiÕu kho¸n, phiÕu b¸o lµm thªm giê.§Ó thanh to¸n tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n phô cÊp, trî cÊp cho ng­êi lao ®éng. Hµng th¸ng kÕ to¸n doanh nghiÖp ph¶i lËp: "B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng - mÉu sè 02-L§TL" cho tõng tæ, ®éi, ph©n x­ëng s¶n xuÊt vµ c¸c phßng ban ®Ó c¨n cø vµo kÕt qña tÝnh l­¬ng cña tõng ng­êi. Trong b¶ng thanh to¸n l­¬ng cÇn ph¶i ghi râ tõng kho¶n tiÒn l­¬ng phô cÊp, trî cÊp, c¸c kho¶n khÊu trõ vµ sè tiÒn ng­êi lao ®éng cßn ®­îc lÜnh. Khoản thanh toán tiền vÒ trợ cấp về BHXH cũng được lập tương tự.. 1.4 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân viên: 1.4.1 Tài khoản sử dụng : a) TK 334 - phải trả người lao động : + Nội dung tài khoản : tài khoản phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền lương, trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. b) Tài khoản 338 - phải trả ,phải nộp khác : + Nội dung: phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả , phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời. 1.4.2 Tổng hợp, phân bæ tiền lương và các khoản trích theo lương. Hàng tháng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tổng hợp tiền lương, phải trả trong kỳ theo tưng đối tượng sử dụng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ. Việc tổng hợp các số liệu này kế toán lập"Bảng phân bố tiền lương và BHXH. Trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán lập hàng tháng trên cơ sở các bảng thanh toán lương đã lập theo các tổ (đội) sản xuất các phòng, ban quản lý, các bộ phận kinh doanh và chế độ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ, mức trích tiền lương nghỉ phép… Căn cứ vào các bảng thanh toán lương kế toán tổng hợp và phân loại tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: Lương trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan, đồng thời có phân biệt tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp…Để tổng hợp số liệu ghi vào cột ghi “ Có TK 334 - phải trả công nhân viên” vào các dòng phù hợp. Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, trích trước tiền lương nghỉ phép…Kế toán tính và ghi số liệu liên quan trong biểu. Số liệu ở bảng phân bổ tiền lương và BHXH do kế toán tiền lương lập xong sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan làm căn cứ để ghi sổ và đối chiếu. Ví dụ : kế toán chi phí kinh doanh căn cứ vào bảng phân bổ để lập chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận liên quan. kế toán thanh toán căn cứ vào bảng phân bổ để lập bảng tổng hợp tiền lương làm căn cứ lập kế hoạch và rút tiền chi trả lương hang tháng cho công nhân viên . 1.4.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. a) Phương pháp hạch toán kế toán tiền lương chủ yếu được thực hiện như sau : - Hàng tháng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng kế toán ghi : Nợ TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp. 627 (6271) - chi phí sản xuất chung. 641 (6411) - chi phí bán hµng. 642 (6421) - chi phí quản lý doanh nghiệp. 241- chi phí xây dựng cơ bản. Có TK 334 -Tổng số tiền lương phải trả công nhân viên . - Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh. Nợ TK : 622, 627, 641, 642, … Có Tk 334- Phải trả người lao động - Tạm ứng chi không hết khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT, công nhân viên phải nộp thuế thu nhập cho NSNN. Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 141 - Tạm ứng. 138 - Phải thu khác. 338 (2,3,4) - phải trả, phải nộp khác. 3338 - thuế và các khoản phải nộp NSNN. - Thanh to¸n tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên . + Nếu thanh toán bằng tiền : Nợ TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn. Có TK 111, 112 + Nếu thanh to¸ bằng vật tư, hàng hoá : BT1: Ghi nhận giá vốn vật tư, hµng hóa : Nợ TK632 Có TK 154 , 152 , 153 , 155,… BT2: Ghi nhận giá thanh toán : Nợ TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn. Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ . Có TK 3331(33311) - Thuế giá trị gia tăng phải nộp - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT phải nộp trực tiếp Nợ TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Có TK 512 - Doanh thu b¸n hµng néi bé. b) Phương pháp hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ : - Trích BHXH, BHYT, CPCĐ vào chi phí sản xuất chung kế toán ghi : Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241,... Có TK 338 (2, 3, 4) - BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của công nhân viên : Nợ TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Có TK - 338 - Tính BHXH phải trả cho công nhân viên. + Trường hợp công nhân viên ốm đau, thai sản kế toán phản ánh định khoản này theo quy ®ịnh cụ thể về việc phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH + Tr­êng hîp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích được để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho công nhân viên theo quy định thì khi tính số tiền BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên kế toán ghi : Nợ TK 338 ( 3383 ) - BHXH Có TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn. + Trường hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ ) cho công nhân viên và thanh toán khi nộp các khoản kinh phÝ này đối với cơ quan quản lý, kế toán ghi : Nợ Tk 138 ( 1388) - Phải thu khác. Có TK 334 - ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn. - Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên theo quy định : Nợ TK 338 (2, 3, 4) Có TK 111, 112 - Chi tiêu KPCĐ để lại doanh nghiệp: Nợ TK 338(2) Có TK 111, 112 - Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH kể cả số vượt chi lớn hơn số phải trả, phải nộp khi được cấp bù. Nợ TK 111, 112 - Số tiền được cấp bù đã nhận. Có TK 338 (2, 3, 4) - Số được cấp bù c) Các khoản thu nhập khác của công nhân viên. - Đối với các khoản tiền thưởng thường xuyên : áp dụng đối với công nhân sản xuất trực tiếp và gi¸n tiếp hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sau mỗi chu kỳ sản xuất giảm tỷ lệ hỏng, nâng cao chất lượng sản phẩm hay tiết kiệm nguyên vật liệu : Nî TK 642 - Chi phÝ quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Ph¶i tr¶ ng­êi lao ®éng - Đối với các khoản tiền thưởng định kỳ trích từ quỹ khen thưởng : Nợ TK 431- Quü khen th­ëng, quü phóc lîi Có TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 1.4.4. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất Đối với tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất nghỉ phép không đều đặn giữa các tháng trong năm. Doanh nghiệp phải trÝch trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch vào chi phí sản xuất hµng tháng để khỏi ảnh hưởng đột biến đến giá thành sản phẩm giữa các tháng. Ta có công thức : Số trích tr­íc tiền = Tiền lương chính * Tỷ lệ trích lương nghỉ phép (lương cơ bản của CNSX) trước Tæng sè tiÒn l­¬ng nghØ phÐp kÕ ho¹ch Tỷ lệ trích của công nhân sản xuất trong năm trước = ---------------------------------------------------------------------- *100% Tổng tiền lương chính kế hoạch của công nhân sản xuất trong năm - Cuối năm phải thanh toán, quyết toán đã trích trước theo kế hoạch với tiền lương nghỉ phép thực tế trong năm của công nhân sản xuất nhằm đảm bảo chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm được chính xác. - Kế toán trích tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất sử dụngTK 335 Chi phí trả trước và các khoản liên quan khác . * Phương pháp hạch toán : -Hàng tháng khi trích trước tiền lương nghỉ phép tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán ghi : Nợ TK 335 Có TK 334 - Số tiền lương công nhân nghỉ phép thực tế phải trả : Nợ TK 622 , 627 19% Nî TK 334 6% Có TK 338 (2, 3, 4) 25% Đối với doanh nghiệp không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất thì khi tiến hành tính tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuẩt thực tế phải trả, kế toán ghi : Nợ TK 622 Có TK 334 Có thể khái quát trình tự kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên qua sơ đồ sau :S¬ ®å 1.1 1.4.5. Các hình thức ghi sổ trong phần hành hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán tiền lương sử dụng sổ kế toán tổng hợp phù hợp để phản ánh. Hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) – Sơ đồ 1.2: Kế toán căn cứ các chứng từ gốc (Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH,…) ghi vào chứng từ ghi sổ (đồng thời phải đăng ký CTGS đã lập vào sổ đăng ký CTGS để lấy số hiệu và ngày tháng) sau đó vào sổ cái tài khoản 334, 338. Hình thức NKCT – Sơ đồ 1.3: Tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ sẽ được hạch toán trên các sổ kế toán chủ yếu: Sổ nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái các tài khoản liên quan (TK 334, TK 338). Hình thức NK-SC – Sơ đồ 1.4: Kế toán căn cứ vào các CTG( Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, các chứng từ thanh toán) để ghi vào NK – SC. Hình thức sổ kế toán NKC – Sơ đồ 1.5: Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ được thực hiện trên các sổ kế toán như: Sổ NKC, Sổ NK đặc biệt, sổ cái các tài khoản 334, 338, 622, 627, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Hình thức và kế toán máy - S¬ ®å 1.6: Lµ c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn thªo mét ch­¬ng tr×nh phµn mÒn kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh.PhÇn mÒn kÕ to¸n kh«ng hiªn thÞ ®Çy ®ñ quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n nh­ng ph¶i in ®­îc ®Çy ®ñ sæ kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh. - C¸c lo¹i sæ cña h×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: PhÇn mÒm kÕ to¸n ®­îc thiÕt kÕ theo h×nh thøc kÕ to¸n nµo th× sÏ cã c¸c lo¹i sæ cña h×nh thøc kÕ to¸n ®ã nh­ng kh«ng hoµn toµn gièng mÉu sæ kÕ to¸n ghi b»ng tay. CH¦¥NG 2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng t¹i c«ng ty s¶n xuÊt c«ng nghiÖp vµ x©y l¾p hµ néI 2.1/ §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý kinh doanh t¹i C«ng ty 2.1.1.LÞch sö h×nh thµnh vµ qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña C«ng ty SXCN& XL Hµ Néi . a) LÞch sö h×nh thµnh . Công ty Sản xuất công nghiệp và Xây lắp Hà Nội là Doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có tài khoản tại Ngân hàng được sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước trực thuộc UBND thành phố Hà Nội và được thành lập theo Nghị định 338, Quyết định 1403/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 3/4/1993. Trụ sở chính của Công ty đặt tại 466 phố Minh Khai – HBT – HN Tên giao dịch : HACIPCO Công ty được thành lập từ ngày 5/3/1987 qua các tên gọi : - Liên hiệp khoa học - sản xuất vật liệu xây dựng – Tháng 3/1987 - Liên hiệp khoa học - sản xuất Hà Nội – Tháng 1/1990 - Công ty phát triển công nghệ và xây lắp Hà Nội – Tháng 12/1992 Mặc dù mới đi vào hoạt động chưa được bao lâu nhưng sản phẩm thanh hợp kim nhôm định hình của Công ty đã đạt Huy chương vàng dành cho sản phẩm chất lượng cao tại Triển lãm sản phẩm công nghiệp tổ chức tại Hà Nội vào cuối năm 1997. Giải thưởng này tạo động lực cho Công ty có nhiều niềm tin vào những sản phẩm mà Công ty sản xuất, hơn thế nữa giải thưởng đã tạo được uy tín bước đầu cho Công ty trên thị trường. Chính nhờ bước khởi đầu thuận lợi như vậy nên sản phẩm Công ty đã được rất nhiều bạn hàng biết đến, những đơn đặt hàng đầu tiên đã được gửi đến Công ty vào thời điểm đó. Cho đến nay Công ty đã có 5 phân xưởng sản xuất với máy móc thiết bị có giá trị khá lớn được nhập khẩu từ Hàn Quốc có thể đạt công suất thiết kế 650 tấn sản phẩm. Ngoài trụ sở chính ở 466 Minh Khai là 1 toà nhà với 3 tầng làm việc thì công ty có mặt bằng sản xuất rộng 3000 m2 tại phường Trần Phú - quận Hoàng Mai – Hà Nội làm nơi đặt các phòng ban và cũng là nơi để Công ty giới thiệu sản phẩm. Tuy tuổi đời của Công ty còn rất trẻ mới hoạt động được hơn 10 năm nhưng với đội ngũ cán bộ công nhân viên dày dặn kinh nghiệm sẽ có rất nhiều kế hoạch cho thời gian tới với hy vọng có được thương hiệu của mình trên thị trường trong nước và hướng tới xuất khẩu sang nước ngoài. b) Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của C«ng ty: Công ty Sản xuất công nghiệp và Xây lắp Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước được trang bị dây chuyền sản xuất với quy mô lớn, công nghệ tiên tiến, thiết bị tự động. Do đó Công ty có các chức năng và nhiệm vụ như sau : Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm về nhôm định hình, chế tạo các loại thiết bị trong xây dựng và trong sản xuất vật liệu xây dựng chuyển giao công nghệ mới và thi công xây lắp công trình. - Sản xuất kinh doanh các mặt hàng trong lĩnh vực đúng theo đăng ký kinh doanh. - Độc lập quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn kinh doanh của Công ty. - Tuân thủ các chính sách chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý kinh tế, tài chính lao động. - Tìm hiểu thị trường xác định chủng loại sản phẩm và số lượng mỗi loại mà thị trường có nhu cầu. - Tổ chức mua nguyên vật liệu để sản xuất thanh nhôm định hình. - Tổ chức sản xuất theo chủng loại và số lượng đã nghiên cứu theo đơn đặt hàng của khách hàng. - Phấn đấu nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. - Chú trọng và giữ vững thị trường hiện có, đồng thời tạo thị trường mới ở trong nước và tiến tới xuất khẩu sản phẩm. - Áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. - Thực hiện trách nhiệm của Công ty với môi trường sống. 2.1.2. C«ng t¸c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty. 2.1.2.1. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cæ phÇn SXCN & XL Hµ Néi C«ng ty S¶n xuÊt c«ng nghiÖp vµ x©y l¾p Hµ néi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo m« h×nh kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng, bao gåm Ban l·nh ®¹o vµ c¸c phßng ban trùc thuéc qu¶n lý s¶n xuÊt vµ phôc vô s¶n xuÊt. Ta cã thÓ tr×nh bµy vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty S¶n xuÊt c«ng nghiÖp vµ x©y l¾p Hµ néi nh­ sau: Phô lôc 1 2.1.2.2 . Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty SX CN & XLHµ Néi . VÒ h×nh thøc ghi chÐp kÕ to¸n: c«ng ty sö dông h×nh thøc Chøng Tõ Ghi sæ. V× h×nh thøc nµy phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc cña c«ng ty .H×nh thøc nµy gióp cho c«ng viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh c¸o c¸c chøng tõ ghi sæ râ rµng ,dÔ hiÓu,phï hîp víi kh¶ n¨ng, tr×nh ®é kÕ to¸n cña c¸c c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. a) S¬ ®å: Phô lôc 2 b) Chøc n¨ng ,nhiÖm vô tõng bé phËn kÕ to¸n . - Một Kế toán trưởng : Là người trực tiếp chịu trách nhiệm về công tác quản lý hạch toán, chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty. - Một Phó phòng kế toán làm kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi tiết tài sản cố định : Có nhiệm vụ giúp Kế toán trưởng đôn đốc, kiểm tra việc hạch toán hàng ngày, lập sổ cái, làm báo cáo kế hoạch, phân tích bảo quản lưu trữ hồ sơ, chứng từ, hạch toán chi tiết và tổng hợp sự biến động của tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định. - Một Phó phòng kế toán làm kế toán xây dựng cơ bản sửa chữa lớn kiêm thanh tra nội bộ : Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp phần xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, thanh tra nội bộ. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành kiêm kế toán tiền lương : Có nhiệm vụ xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành, hạch toán chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tổ chức tổng hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng kế toán tập hợp, lập báo cáo chi phí sản xuất. Ngoài ra còn tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán vật tư : Làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, tính đúng giá trị vốn thực tế của vật tư nhập, xuất, tồn, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất. - Kế toán thanh toán tiền mặt : Phản ánh chính xác, đầy đủ số liệu có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền, đầu tư, các khoản phải thu, tạm ứng, trả trước, lập phiếu thu chi tiền mặt. - Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng : Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. Hạch toán tổng hợp chi tiết quá trình vay vốn và thanh toán tiền vay, công nợ qua ngân hàng. - Hai kế toán tiêu thụ thành phẩm : Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho, tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi chi tiết từng khách hàng. - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ quản lý thu chi tiền mặt tại Công ty. 2.1.3. KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty: phô lôc 3 2.2/ §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty SXCN & XL Hµ Néi: C«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n lµ chøng tõ ghi sæ ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Víi sù lùa chän nµy C«ng ty võa tu©n thñ tæ chøc kÕ to¸n hiÖn hµnh, võa linh ho¹t trong c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty, gióp cho C«ng ty cËp nhËt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh mét c¸ch nhanh vµ ®Çy ®ñ. H×nh thøc tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng mµ C«ng ty ®ang sö dông hiÖn nay lµ: - Tr¶ l­¬ng theo thêi gian : §­îc ¸p dông ®èi víi bé phËn gi¸n tiÕp s¶n xuÊt - Tr¶ l­¬ng theo s¶n phÈm : §­îc ¸p dông ®èi víi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt . §èi víi c¸n bé gi¸n tiÕp th× h×nh thøc tr¶ l­¬ng lµ tr¶ theo thêi gian. BHXH, BHYT, KPC§ ®ãng theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Ng­êi sö dông lao ®éng ®ãng 19%, ng­êi lao ®éng ®ãng 6%. Lao ®éng sö dông trong C«ng ty gåm lao ®éng trong danh s¸ch vµ lao ®éng thuª ngoµi. Hµng th¸ng c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn tæng hîp tiÒn l­¬ng vµ b¸o c¸o sè l­îng lao ®éng vÒ C«ng ty theo c¸c chØ tiªu lao ®éng qu¶n lý, phô trî vµ x©y l¾p. 2.2.1. C¸c chøng tõ sö dông trong h¹ch to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng - Danh s¸ch c¸n bé c«ng nh©n viªn. - B¶ng chÊm c«ng. - B¶ng thanh to¸n l­¬ng vµ BHXH - PhiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoµn thµnh,... 2.2.2. Tµi kho¶n sö dông trong kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ë C«ng ty: TK 334 - ph¶i ng­êi lao ®éng TK 338 - ph¶i tr¶ ph¶i nép + TK 338.2: KPC§ + TK 338.3: BHXH + TK 338.4: BHYT Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n nh­ : TK627 ,TK 622, TK641, TK111,TK112,TK138,... 2.2.3. C¸c sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông trong C«ng ty: Do C«ng ty h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ nªn C«ng ty sö dông c¸c sæ kÕ to¸n nh­: Sæ chi tiÕt - Sæ c¸i TK 334, 338 * S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ cña C«ng ty:s¬ ®å 2 2.3/ Tæ chøc kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng t¹i C«ng ty SXCN & XL Hµ Néi: 2.3.1. H¹ch to¸n lao ®éng H¹ch to¸n lao ®éng gåm thêi gian lao ®éng, h¹ch to¸n sè l­îng lao ®éng vµ h¹ch to¸n kÕt qña lao ®éng. - H¹ch to¸n sè l­îng lao ®éng lµ theo dâi sè l­îng lao ®éng tõng lo¹i lao ®éng theo cÊp bËc kü thuËt theo nghÒ nghiÖp cña tõng lao ®éng. - H¹ch to¸n thêi gian lao ®éng lµ theo dâi sè l­îng lao ®éng, tõng lo¹i lao ®éng, tõng bé phËn s¶n xuÊt lµm c¬ së ®Ó tÝnh l­¬ng cho bé phËn h­ëng l­¬ng thêi gian. - H¹ch to¸n kÕt qña lao ®éng lµ ph¶n ¸nh ghi chÐp ®óng kÕt qu¶ lao ®éng cña c«ng nh©n viªn, biÓu hiÖn b»ng sè l­îng s¶n phÈm c«ng viÖc ®· hoµn thµnh cña tõng ng­êi hay tõng tæ, nhãm lao ®éng. Chøng tõ sö dông th­êng lµ phiÕu x¸c nhËn c«ng viÖc hay biªn b¶n nghiÖm thu c«ng tr×nh hoµn thµnh. ._.