Luận văn Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong erp

4 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả các quý thầy cô đã giảng dạy trong chương trình Cao học Quản lý hệ thống thông tin – Viện Công Nghệ Thông Tin, ĐH Quốc Gia Hà Nội, những người đã truyền đạt cho tôi những kiến thức hữu ích về Quản lý Hệ thống thông tin làm cơ sở cho tôi thực hiện tốt luận văn này Tôi xin chân thành cảm ơn TS.Vũ Duy Linh đã tận tình hướng dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn. Mặc dù trong quá trình thực hiện Luận văn có giai đoạn không được thuận lợi, nhưng những gì thầy đã hướng dẫn, chỉ bảo đã cho tôi nhiều kinh nghiệm trong thời gian thực hiện Luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các anh chị em trong tập thể lớp CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin - Đại học Quốc Gia Hà Nội, cùng toàn thể bạn bè và đồng nghiệp đã hộ trợ rất nhiều để Tôi có động lực hoàn thành Luận văn này. Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện Luận văn. Do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy/Cô và các anh chị học viên. Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014 HỌC VIÊN ĐỖ THỊ HƯƠNG BẢN CAM ĐOAN Tôi là : Đỗ Thị Hương Lớp : CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin Người hướng dẫn khoa học: TS. Vũ Duy Linh Tôi xin cam đoan nội dung được trình bày trong bản Luận văn này là kết quả tìm hiểu và nghiên cứu là của riêng tôi. Trong quá trình nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” là các kết quả và dữ liệu nêu ra hoàn thoàn trung thực và rõ ràng. Mọi thông tin trích dẫn đều được tuân theo luật sở hữu trí tuệ, có liệt kê rõ ràng các Tài liệu tham khảo. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với những nội dung được viết trong Luận văn này. Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014 HỌC VIÊN ĐỖ THỊ HƯƠNG MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2.Mục tiêu ................................................................................................... 1 3.Nội dung nghiên cứu ............................................................................... 1 4.Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 2 5.Cấu trúc luận văn .................................................................................... 2 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................................................................ 3 1.1.Khái niệm về ERP ................................................................................ 3 1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp .................................. 5 1.3. Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công................................................................................................................ 6 1.3.1.Hiện trạng ERP tại Việt Nam.................................................................... 6 1.3.2.Những công ty áp dụng thành công ERP tại Việt Nam ................. 8 1.3.2.1. Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT ........................ 8 1.3.2.2.Công ty cổ phần sữa việt nam – VINAMILK .............................. 10 1.3.2.3.Công ty VINAGAME.................................................................. 12 CHƯƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG .................................................................................................... 13 2.1.Vị trí của Nhân sự và tiền lương trong Doanh nghiệp...................... 13 2.2.Chức năng nhiệm vụ bộ phận quản lý nhân sự và tiền lương .......... 13 2.2.1.Tính lương ...................................................................................... 13 2.2.2.Quản lý nhân sự ............................................................................. 14 2.2.3.Thông tin đào tạo ........................................................................... 14 2.2.4.Quản lý thời gian ........................................................................... 14 2.2.5.Tích hợp với phân hệ kế toán ........................................................ 14 2.2.6.Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ ........................................... 15 2.3.Lựa chọn phương pháp ...................................................................... 15 2.3.1.Phương pháp phân tích chức năng .............................................. 15 2.3.1.1.Giới thiệu .................................................................................... 15 2.3.1.2.Ưu điểm ...................................................................................... 15 2.3.1.3.Nhược điểm ................................................................................. 16 2.3.2.Phương pháp phân tích hướng đối tượng .................................... 16 2.3.2.1.Giới thiệu .................................................................................... 16 2.3.2.2.Ưu điểm ...................................................................................... 16 2.3.2.3.Nhược điểm ................................................................................ 16 2.3.3.Lựa chọn phương pháp ................................................................. 17 2.4.Quy trình phân tích, thiết kế Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP.................................................................................................... 17 2.4.1.Lập mô hình nghiệp vụ .................................................................. 17 2.4.2Xác định yêu cầu của hệ thống....................................................... 17 2.4.3.Phân tích ........................................................................................ 17 2.4.3.1.Xác định các gói phân tích ........................................................... 18 2.4.3.2. Xử lý phần chung của các gói phân tích ...................................... 18 2.4.3.3. Xác định các gói dịch vụ............................................................. 18 2.4.3.4. Xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các gói ....................... 18 2.4.3.5. Xác định các lớp thực thể hiển nhiên .......................................... 18 2.4.3.6. Xác định các yêu cầu đặc biệt chung .......................................... 18 2.4.4. Phân tích các ca sử dụng ............................................................. 19 2.4.4.1.Xác định các lớp phân tích ........................................................... 19 2.4.4.2. Mô tả các tương tác giữa các đối tượng phân tích ....................... 19 2.4.4.3.Mô tả luồng các sự kiện phân tích ................................................ 19 2.4.4.4. Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt ...................................................... 19 2.4.5.Phân tích một lớp ........................................................................... 20 2.4.5.1 Xác định trách nhiệm của lớp ...................................................... 20 2.4.5.2.Xác định các thuộc tính ............................................................... 20 2.4.5.3.Xác định các liên kết và các kết hợp ............................................ 20 2.4.5.3.Xác định các lớp tổng quát hoá .................................................... 20 2.4.5.4.Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt của lớp phân tích ........................... 20 2.4.6.Phân tích một gói ........................................................................... 20 2.4.7.Thiết kế ........................................................................................... 21 2.4.7.1. Thiết kế kiến trúc ........................................................................ 21 2.4.7.2. Thiết kế một ca sử dụng .............................................................. 21 2.4.7.3. Thiết kế một lớp ......................................................................... 22 2.4.7.4.Thiết kế một hệ thống con ........................................................... 22 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP .................................................................................. 23 3.1.Danh sách cách quy trình và mô tả các hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự và tiền lương........................................................... 23 3.1.1.Danh sách các quy trình ................................................................ 23 3.1.2.Mô tả và sơ đồ nghiệp vụ các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương ....................................................................................................... 23 3.1.2.1. Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên ...................... 23 3.1.2.2. Quy trình quản lý hợp đồng lao động ......................................... 25 3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác ............................................ 28 3.1.2.4.Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật ....................................... 30 3.1.2.5.Quy trình quản lý quá trình đào tạo ............................................. 31 3.1.2.6.Quy trình quản lý tính lương ....................................................... 33 3.2.Phát triển mô hình ca sử dụng ........................................................... 35 3.2.1.Xác định tác nhân .......................................................................... 35 3.2.2.Xác định ca sử dụng ...................................................................... 35 3.2.3. Mô hình ca sử dụng tổng .............................................................. 37 3.3.Mô hình ca sử dụng ............................................................................ 38 3.3.1.Mô hình ca quản lý thông tin tuyển dụng .................................... 38 3.3.1.1.Capnhathosotuyendung ............................................................... 39 3.3.1.2.CapnhatTrinhdoVH ..................................................................... 39 3.3.1.3.CapnhatThanhpho ....................................................................... 40 3.3.1.4. CapnhatTongiao ......................................................................... 40 3.3.1.5. CapnhatDantoc ........................................................................... 41 3.3.1.6.CapnhatChuyenmon .................................................................... 41 3.3.1.7. CapnhatNhanvien ....................................................................... 42 3.3.1.8.Cap nhatNgoaingu ....................................................................... 42 3.3.1.9.Cap nhatHoidongPV.................................................................... 43 3.3.1.10.CapnhatChitietHD ..................................................................... 43 3.3.1.11. CapnhatTrachnhiem ................................................................. 44 3.3.1.12.CapnhatKetqua .......................................................................... 44 3.3.1.13.CapnhatKQphongvan ................................................................ 45 3.3.2.Mô hình ca sử dụng quản lý Hợp đồng lao động ......................... 46 3.3.2.1.CapnhatHopdongLD ................................................................... 47 3.3.2.2.CapnhatLoaiHDLD ..................................................................... 47 3.3.2.3.CapnhatChucvu ........................................................................... 48 3.3.2.4.CapnhatPhongban........................................................................ 48 3.3.2.5.CapnhatLoailuong ....................................................................... 49 3.3.2.6.CapnhatHesoluong ...................................................................... 49 3.3.2.7.CapnhatCongviec ........................................................................ 50 3.3.2.8.CapnhatBanghesoluong ............................................................... 50 3.3.2.9.CapnhatTamhoanHDLD .............................................................. 51 3.3.2.10.CapnhatChamdutHDLD ............................................................ 51 3.3.2.11.CapnhatNhanxetThuviec ........................................................... 52 3.3.3. Mô hình quản lý Khen thưởng – Kỷ luật .................................... 53 3.3.3.1.YeucauKTKL .............................................................................. 53 3.3.3.2.CapnhatLoaiKLKT ...................................................................... 54 3.3.3.3.CapnhatHoidong.......................................................................... 54 3.3.3.4.CapnhatKQHoidongKLKT.......................................................... 55 3.3.4.Mô hình ca sử dụng quản lý quá trình đào tạo ........................... 56 3.3.4.1.QuanlyQuatrinhdaotao ................................................................ 56 3.3.4.2.CapnhatYeucaudaotao ................................................................. 57 3.3.4.3.CapnhatNoidaotao ....................................................................... 57 3.3.4.4.CapnhatLopdaotao ...................................................................... 58 3.3.4.5.CapnhatPheduyet ......................................................................... 59 3.3.5. Mô hình ca sử dụng quản lý lương .............................................. 59 3.3.5.1.CapnhatBangchamcong ............................................................... 60 3.3.5.2.CapnhatBangluongngay .............................................................. 60 3.3.5.3.CapnhatBangluongthang ............................................................. 61 3.3.5.4..CapnhatBangluongkhoan ............................................................ 62 3.4.Phân tích một số ca sử dụng............................................................... 62 3.4.1.Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ................................. 62 3.4.2.Ca sử dụng cập nhật danh mục công việc ................................ 64 3.5.Biểu đồ lớp .......................................................................................... 66 3.5.1. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật.......... 66 3.5.2. Biểu đồ lớp quản lý Hợp đồng lao động ................................... 67 3.5.3. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác .................................. 68 3.5.4.Biểu đồ lớp quản lý thông tin Tuyển dụng nhân viên ............. 69 3.5.5. Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo ......................................... 70 3.5.6. Biểu đồ lớp quản lý Lương ........................................................ 71 3.6. Phần mềm thử nghiệm ..................................................................... 72 3.6.1. Màn hình đăng nhập hệ thống. .................................................. 72 3.6.2. Màn hình chính của chương trình ............................................. 72 3.6.3. Màn hình nhập thông tin đợt tuyển dụng. ................................ 73 3.6.4. Màn hình cập nhật thông tin nhân viên .................................... 73 3.6.5.Thiết kế form Quản Lý Lương ..................................................... 74 KẾT LUẬN..................................................................................................... 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 76 DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu,chữ tiếng anh Định nghĩa 1 ERP Enterprise Resource Planning 2 HRM Human Resource Management 3 SCM Supply Chain Management 4 FRM Finance Resource Management 5 MRP Manufacturing Resource Planning 6 CRM Customer Relationship Management 7 HTTT Hệ thống thông tin 8 CSDL Cơ sở dữ liệu 9 CNTT Công nghệ thông tin DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Mô hình hệ thống ERP .......................................................................... 3 Hình 2: Các lớp phân tích ................................................................................. 19 Hình 3: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên 24 Hình 4: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động ..................... 26 Hình 5: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình công tác ..................... 29 Hình 6: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thưởng – Kỷ luật ............... 30 Hình 7: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo ........................ 32 Hình 8: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lương ......................................... 34 Hình 9: Mô hình ca tổng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương .................... 37 Hình 10: Mô hình ca sử dụng quản lý Tuyển dụng nhân viên ........................ 38 Hình 11.Mô hình ca Cập nhật hồ sơ tuyển dụng .............................................. 39 Hình 12.Mô hình ca Cập nhật trình độ văn hóa ................................................ 39 Hình 13.Mô hình ca Cập nhật thành phố .......................................................... 40 Hình 14.Mô hình ca Cập nhật tôn giáo............................................................. 40 Hình 15.Mô hình ca Cập nhật dân tộc .............................................................. 41 Hình 16.Mô hình ca Cập nhật chuyên môn ...................................................... 41 Hình 17.Mô hình ca Cập nhật nhân viên .......................................................... 42 Hình 18.Mô hình ca Cập nhật ngoại ngữ.......................................................... 42 Hình 19.Mô hình ca Cập nhật hội đồng phỏng vấn .......................................... 43 Hình 20.Mô hình ca Cập nhật chi tiết hợp đồng ............................................... 43 Hình 21.Mô hình ca Cập nhật trách nhiệm ....................................................... 44 Hình 22.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn ............................................ 44 Hình 23.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn ............................................ 45 Hình 24: Mô hình ca sử dụng Quản lý Hợp đồng lao động ............................. 46 Hình 25: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động ........................... 47 Hình 26: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động ........................... 47 Hình 27: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chức vụ ............................................. 48 Hình 28: Mô hình ca sử dụng Cập nhập phòng ban ........................................ 48 Hình 29: Mô hình ca sử dụng Cập nhập loại lương ........................................ 49 Hình 30: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hệ số lương ....................................... 49 Hình 31: Mô hình ca sử dụng Cập nhật công việc .......................................... 50 Hình 32: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng hệ số lương ............................. 50 Hình 33: Mô hình ca sử dụng Cập nhật tạm hoãn hợp đồng lao động............ 51 Hình 34: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chấm dứt hợp đồng lao động ........... 51 Hình 35: Mô hình ca sử dụng Cập nhật nhận xét thử việc .............................. 52 Hình 36: Mô hình ca sử dụng Quản lý Khen thưởng – Kỷ luật....................... 53 Hình 37: Mô hình ca sử dụng yêu cầu Kỷ luật - Khen thưởng ....................... 53 Hình 38: Mô hình ca sử dụng Cập nhật loại Kỷ luật Khen thưởng ................ 54 Hình 39: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Hội đồng .......................................... 54 Hình 40: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Kết quả hội đồng phỏng vấn ............ 55 Hình 41: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo ................................. 56 Hình 42: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo ................................. 56 Hình 43: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật yêu cầu đào tạo .................... 57 Hình 44: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật nơi đào tạo ........................... 57 Hình 45: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật lớp đào tạo ............................ 58 Hình 46: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật phê duyệt .............................. 59 Hình 47: Mô hình ca sử dụng mức Quản lý Lương ......................................... 59 Hình 48: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng chấm công ................................. 60 Hình 49: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương ngày ................................ 60 Hình 50: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương tháng ............................... 61 Hình 51: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng lương khoán .............................. 62 Hình 52: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ..................... 63 Hình 53: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động ................. 64 Hình 54: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc .................. 65 Hình 55: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc ............... 65 Hình 56: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật ........................ 66 Hình 57:Biểu đồ lớp quản lý thông tin Hợp đồng lao động .............................. 67 Hình 58: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác ............................................. 68 Hình 59: Biểu đồ lớp quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên .......................... 69 Hình 60: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo ............................................... 70 Hình 61: Biểu đồ lớp quản lý Lương ................................................................ 71 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, cùng với sức ép khi Việt Nam chính thức gia nhập thị trường thế giới WTO buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vậy bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất? Và một trong những giải pháp được đưa ra là là sử dụng hệ thống ERP trong quản lý các nguồn lực của Doanh nghiệp. Hiện nay ERP được rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Câu hỏi đặt ra là : Tại sao doanh nghiệp lại sử dụng ERP trong quản lý Doanh nghiệp mà không phải là những giải pháp phần mềm khác? Lý do sau đây khẳng định doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP vì: + Tích hợp thông tin tài chính + Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng + Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất + Giảm bớt hoá đơn + Giảm hàng hoá tồn kho + Chuẩn hoá thông tin nhân sự Vì những hiệu quả, lợi ích mà ERP mang lại nên trong phạm vi luận văn này tôi nghiên cứu một phân hệ trong ERP đó là : Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền Lương trong ERP 2.Mục tiêu Xây dựng hệ thống Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP cho phép: - Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ thông tin cơ bản về nhân viên,lưu trữ hồ sơ của nhân viên, theo dõi hồ sơ ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính - Phân hệ quản lý tiền lương tính lương, trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ, tạm ứng, chi trả ngoài giờ, tiền thưởng, lập bảng lương 3.Nội dung nghiên cứu Trong phạm vi đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” luận văn cần nghiên cứu: 2 - Quản lý nhân sự giải quyết những vấn đề : + Lưu trữ thông tin cơ bản về nhân viên như: địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương + Lưu trữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như: đánh giá kết quả công việc, khen, thưởng, phạt và các phúc lợi xã hội + Theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính liên quan lịch phỏng vấn , lập danh sách tuyển chọn ứng viên - Quản lý tiền lương giải quyết những vấn đề: + Đưa ra các cách tính lương khác nhau như: tính lương theo tháng, tính lương theo ngày, tính lương theo sản phẩm + Hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng (nếu có) + Lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán 4.Phương pháp nghiên cứu Áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng để xây dựng : Hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP 5.Cấu trúc luận văn Luận văn có cấu trúc như sau: Mở đầu Chương I: Tổng quan về ERP – Hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp Chương II: Phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP và lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Chương III: Xây dựng phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP Kết luận Danh mục Tài liệu tham khảo 3 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 1.1.Khái niệm về ERP Hoạch nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực. Đồng thời quản lý, theo dõi và đánh giá các hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material - Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Hình 1: Mô hình hệ thống ERP 4 HRM: Human Resource Management SCM : Supply Chain Management FRM: Finance Resource Management MRP: Manufacturing Resource Planning CRM:Customer Relationship Management Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. 2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. 3. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. 4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ Hiện nay ERP đ ượ c co i là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty lớn trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty vừa và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý. Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP) thì một ERP tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau đây: 5 1. Kế toán tài chính + Sổ cái + Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng Bán hàng và các khoản phải thu Mua hàng và các khoản phải trả 2. Nhân sự & Lương 3. Tài sản cố định 4. Hậu cần Quản lý kho và tồn kho Quản lý giao nhận Quản lý nhà cung cấp 5. Sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch nguyên vật liệu Lập kế hoạch phân phối Lập kế hoạch điều phối năng lực Công thức sản phẩm Quản lý luồng sản xuất Quản lý mã vạch Quản lý lệnh sản xuất 6. Dự báo và lập kế hoạch 7. Công cụ lập báo cáo Vai trò của việc quản lý hệ thống nhân sự trong ERP là rất quan trọng vì : Hệ thống cho phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào các quy trình xung quanh việc quản lý nhân sự như: +Directory Management (Quản lý danh bạ nhân viên) + Overtime Management (Quản lý làm việc ngoài giờ) + Holidays/Leaves Management (Quản lý ngày nghỉ) +Performance Management (Quản lý năng lực làm việc của nhân viên) + Contract Management (Quản lý hợp đồng) + Contract Renewal (Quy trình ký lại hợp động mới + Salary Review (Quy trình xét lại tương) + Payroll (Quản lý lương) 1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp Các lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP - Tích hợp thông tin tài chính: + Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nha...ác lớp thực thể quan trọng nhất dựa trên các lớp miền hoặc các thực thể nghiệp vụ đã được xác định trong quá trình nắm bắt các yêu cầu. Mỗi lớp thực thể này có thể đưa vào một gói riêng. 2.4.3.6. Xác định các yêu cầu đặc biệt chung Một yêu cầu đặc biệt là một yêu cầu nảy sinh ra trong quá trình phân tích và việc nắm bắt nó là quan trọng. Các yêu cầu kiểu này có thể là: Tính lâu bền (cần lưu trữ), sự phân bố và tính tương tranh, các điểm đặc trưng về an toàn, dung sai về lỗi, quản lý giao dịch 19 2.4.4. Phân tích các ca sử dụng Việc phân tích một ca sử dụng bao gồm: 2.4.4.1.Xác định các lớp phân tích Lớp phân tích thể hiện một sự trừu tượng của một hoặc nhiều lớp và/hoặc hệ thống con. Có ba kiểu lớp phân tích cơ bản sau: lớp biên, lớp điều khiển và lớp thực thể. Hình 2: Các lớp phân tích Lớp biên (boundary class) được sử dụng để mô hình hóa sự tương tác giữa hệ thống và các tác nhân của nó. Lớp thực thể (entity class) được dùng để mô hình hóa các thông tin tồn tại lâu dài và có thể được lưu trữ. Nó thường thể hiện các cấu trúc dữ liệu lôgic và góp phần làm rõ về các thông tin mà hệ thống phải thao tác trên chúng. Lớp điều khiển (control class) thể hiện sự phối hợp, sắp xếp trình tự, các giao dịch, sự điều khiển của các đối tượng và thường được sử dụng để gói lại các điều khiển liên quan đến một ca sử dụng cụ thể. Các khía cạnh động của hệ thống được mô hình hóa qua các lớp điều khiển. 2.4.4.2. Mô tả các tương tác giữa các đối tượng phân tích Cách thức mà các đối tượng phân tích tương tác với nhau là hành vi của hệ thống. Hành vi của hệ thống là một bản mô tả những việc hệ thống làm. Mô tả hành vi của hệ thống được tiến hành bằng cách sử dụng các biểu đồ cộng tác (hay tuần tự), chúng chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các đối tượng phân tích, và các mối liên kết giữa chúng. 2.4.4.3.Mô tả luồng các sự kiện phân tích Bên cạnh các biểu đồ, đặc biệt là biểu đồ cộng tác, ta cần bổ sung thêm các mô tả bằng văn bản để các biểu đồ trở nên dễ hiểu và dễ dùng hơn 2.4.4.4. Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt Ta cần nắm bắt các yêu cầu (phi chức năng) cần cho việc thực thi một ca sử dụng mà đã được xác định trong phân tích nhưng phải được xử lý trong thiết kế và thực thi. 20 2.4.5.Phân tích một lớp 2.4.5.1 Xác định trách nhiệm của lớp Xác định và duy trì các trách nhiệm của một lớp phân tích dựa trên vai trò của nó trong các thực thi ca sử dụng. 2.4.5.2.Xác định các thuộc tính Một thuộc tính đặc tả một tính chất của một lớp phân tích và nó thường được gợi ý và đòi hỏi các trách nhiệm của lớp. Tên của thuộc tính phải là một danh từ. 2.4.5.3.Xác định các liên kết và các kết hợp Số lượng các mối quan hệ giữa các lớp phải được tối thiểu hoá. Đó là các mối quan hệ cần phải tồn tại để đáp ứng lại các đòi hỏi từ các thực thi ca sử dụng khác nhau. Số lượng các đối tượng của hai lớp tham gia vào liên kết cũng rất quan trọng. Ngoài ra, hai lớp có thể có nhiều mối liên kết. Ngược lại, một lớp có thể liên kết với nhiều lớp khác nhau. 2.4.5.3.Xác định các lớp tổng quát hoá Các tổng quát hoá được dùng trong quá trình phân tích để biểu diễn hành vi chia sẻ và hành vi chung của các lớp phân tích khác nhau. Các lớp tổng quát hoá phải được giữ ở một mức cao và có tính khái niệm, chúng làm cho mô hình phân tích dễ hiểu hơn. 2.4.5.4.Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt của lớp phân tích Khi nắm bắt các yêu cầu này, nên tham khảo bất kỳ các yêu cầu đặc biệt chung nào đã được nhà kiến trúc xác định, nếu có thể. 2.4.6.Phân tích một gói Mục đích của việc phân tích một gói nhằm: + Đảm bảo gói phân tích càng độc lập đối với các gói khác nếu có thể. + Đảm bảo gói phân tích hoàn thành mục đích của nó là thực thi những lớp miền hoặc các ca sử dụng nào đó. + Mô tả các mối quan hệ phụ thuộc sao cho có thể ước tính được hiệu ứng của các thay đổi sau này. + Một số nguyên tắc chung phân tích một gói: + Xác định và duy trì các mối quan hệ phụ thuộc giữa hai gói có chứa các lớp liên kết với nhau. + Mỗi gói chứa các lớp đúng. + Hạn chế tối đa các mối quan hệ phụ thuộc tới các gói khác bằng cách bố trí các lớp chứa trong một gói sang gói khác nếu nó quá phụ thuộc vào các gói khác. 21 2.4.7.Thiết kế Đầu vào của thiết kế là mô hình phân tích. Khi thiết kế ta sẽ cố gắng bảo tồn càng nhiều càng tốt cấu trúc của hệ thống được định hình từ mô hình phân tích. Thiết kế bao gồm các hoạt động sau: + Thiết kế kiến trúc. + Thiết kế một ca sử dụng. + Thiết kế một lớp. + Thiết kế một hệ thống con. Mô hình thiết kế là một mô hình đối tượng mô tả sự thực thi các ca sử dụng. 2.4.7.1. Thiết kế kiến trúc Mục đích của thiết kế kiến trúc là phác hoạ các mô hình thiết kế và sự bố trí của chúng bằng cách xác định: + Các nút và các cấu hình mạng của hệ thống. + Các hệ thống con và các giao diện của chúng + Các lớp thiết kế quan trọng về mặt kiến trúc. + Các cơ chế thiết kế chung để xử lý các yêu cầu chung 2.4.7.2. Thiết kế một ca sử dụng a. Xác định các lớp thiết kế tham gia thực thi ca sử dụng Xác định các lớp thiết kế và hoặc các hệ thống con mà các thể hiện của chúng là cần thiết để thực hiện luồng các sự kiện của ca sử dụng đó. b. Mô tả các tương tác giữa các đối tượng thiết kế Khi chúng ta đã có một phác thảo về các lớp thiết kế cần thiết để thực thi ca sử dụng, ta cần phải mô tả cách thức mà các đối tượng thiết kế tương tác với nhau, bằng cách sử dụng các biểu đồ tuần tự chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các đối tượng thiết kế và sự truyền thông báo giữa chúng. Biểu đồ tuần tự của một ca sử dụng mô tả theo thứ tự các sự kiện được phát sinh bởi các tác nhân ngoài và các sự kiện bên trong hệ thống. c. Mô tả tương tác giữa các hệ thống con Việc mô tả này được tiến hành bằng cách sử dụng các biểu đồ tuần tự chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các hệ thống con, và những sự truyền thông báo giữa chúng . Một mô tả như vậy trở nên khái quát hơn, đơn giản hơn và cho một khung nhìn kiến trúc thực thi ca sử dụng thiết kế rỗ ràng hơn. e. Nắm bắt các yêu cầu triển khai Nắm bắt các yêu cầu triển khai và thể hiện mọi yêu cầu thực thi một ca sử dụng để thể hiện vào lớp thiết kế. 22 2.4.7.3. Thiết kế một lớp Mục tiêu của việc thiết kế một lớp là tạo ra một lớp thiết kế sao cho hoàn thành vai trò của nó trong các thực thi ca sử dụng và các yêu cầu phi chức năng được áp dụng cho nó. Công việc này bao gồm việc bảo trì chính bản thân lớp thiết kế cùng các mặt sau đây của nó: + Các tác vụ. + Các thuộc tính. + Các mối quan hệ mà nó tham gia vào . + Các phương pháp của nó (các phương pháp thực hiện các thao tác của nó). + Các trạng thái được áp đặt cho nó. + Các mối quan hệ phụ thuộc của nó với bất kỳ các cơ chế thiết kế chung nào. + Các yêu cầu thích hợp cho việc thực thi của nó. + Sự thực thi đúng đắn của bất kỳ giao diện nào mà nó được yêu cầu cung cấp 2.4.7.4.Thiết kế một hệ thống con Thiết kế một hệ thống con bao gồm: a. Duy trì các mối quan hệ phụ thuộc của hệ thống con Các mối quan hệ phụ thuộc phải được xác định và duy trì từ hệ thống con này tới các hệ thống con khác có chứa các phần tử được liên kết với nó.Nên tối thiểu hoá các phụ thuộc vào các hệ thống con và hoặc các giao diện bằng việc bố trí lại các lớp được chứa mà không quá phụ thuộc vào các hệ thống con khác. b. Duy trì các giao diện được cung cấp bởi hệ thống Các thao tác được xác định qua các giao diện được cung cấp bởi một hệ thống con cần phải hỗ trợ mọi vai trò mà hệ thống con này đóng góp trong thực thi các ca sử dụng khác nhau. c. Duy trì các nội dung của các hệ thống con Duy trì các nội dung của các hệ thống con nhằm mục tiêu đảm bảo rằng hệ thống con thực thi đúng các thao tác đã được xác định bởi các giao diện mà nó cung cấp. 23 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP 3.1.Danh sách cách quy trình và mô tả các hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự và tiền lương 3.1.1.Danh sách các quy trình Bao gồm các quy trình sau: + Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên + Quy trình quản lý hợp đồng lao động + Quy trình quản lý quá trình công tác + Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật + Quy trình quản lý quá trình đào tạo + Quy trình quản lý lương 3.1.2.Mô tả và sơ đồ nghiệp vụ các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương 3.1.2.1. Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên a.Mô tả +Thu thập yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban cho từng vị trí + Quản lý chi tiết thông tin về ứng viên tham gia ứng tuyển. + Đánh giá,sàng lọc các ứng viên đủ tiêu chuẩn,lên danh sách phỏng vấn. + Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng cử viên. + Thông tin về quyết định và quá trình thử việc + Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ dự tuyển sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty, không phải nhập liệu nhiều lần 24 b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 3: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên -Hoạt động Số TT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Đề nghị nhân sự Phần mềm Bộ phận Phòng nghiệp vụ có nhu cầu uyển dụng thì cập nhật đề nghị tuyển nhân sự. gồm các thông tin: (Bộ phận, ngày đề nghị, người đề nghị... ) 02 Duyệt đề nghị Phần mềm Lãnh đạo Căn cứ vào yêu cầu nhân sự và tình hình thực tế tại doanh nghiệp, người quản lý sẽ quyết định có tuyển dụng hay không. Nếu có thì cập nhật: (Người duyệt, ngày duyệt...) + Nếu duyệt thì chuyển sang bước 03 + Nếu không kết thúc nghiệp vụ. 03 Thông báo tuyển dụng Thủ công Phòng nhân sự Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, phòng nhân sự tập hợp các yêu cầu và đăng thông báo tuyển dụng. 25 04 Nhận và lọc hồ sơ Thủ công Phòng nhân sự Hồ sơ dự tuyển được các ứng cử viên nộp, phòng nhân sự nhận và xem xét lọc ra các bộ hồ sơ thỏa mãn yêu cầu tuyển dụng. Gửi thông tin và thời gian phỏng vấn cho các cá nhân nộp hồ sơ. 05 Lưu hồ sơ dự tuyển Phần mềm Phòng nhân sự Căn cứ vào hồ sơ dự tuyển, phòng nhân sự cập nhật hồ sơ dự tuyển vào hệ thống gồm các thông tin: Mã hồ sơ, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Dân tộc, Tôn giáo, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ hiện tại, Số CMT, Điện thoại, Trình độ văn hóa... 06 Thành lập hội đồng phỏng vấn Phần mềm Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo công ty ra quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn gồm các thông tin: Mã hội đồng phỏng vấn, Tên thành viên, Trách nhiệm (Chủ tịch, Thư ký, Thành viên), Ngày thành lập, Nhiệm vụ... 07 Phỏng vấn Thủ công Hội đồng Hội đồng phỏng vấn tiến hành phỏng vấn để lọc tiếp các hồ sơ thỏa mãn các yêu cầu tuyển dụng của công ty, và gửi kết quả cho phòng nhân sự. Kết quả gồm các thông tin: Mã hồ sơ, Lần phỏng vấn, Ngày phỏng vấn, Nhận xét đánh giá của hội đồng, Kết quả 08 Cập nhật kết quả phỏng vấn Phần mềm Phòng nhân sự Cập nhật kết quả phỏng vấn các hồ sơ dự tuyển vào hệ thống, gồm các thông tin: Mã hội đồng phỏng vấn, Mã hồ sơ, Ngày phỏng vấn, Nhận xét đánh giá, Kết quả... Nếu hồ sơ: + Đạt yêu cầu: chuyển sang bước 09 + Không đạt: kết thúc nghiệp vụ 09 Cập nhật hồ sơ NV Phần mềm Phòng nhân sự Chuyể hồ sơ dự tuyể t ành hồ sơ nhân viên với Mã hồ sơ là Mã nhân viên 3.1.2.2. Quy trình quản lý hợp đồng lao động a.Mô tả Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức không thời hạn. Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng. Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng 26 b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 4: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động Hoạt động: SốTT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Yêu cầu ký HĐLĐ Thủ công Các phòng ban Hợp đồng lao động sẽ được ký khi có yêu cầu của phòng nhân sự hoặc các phòng ban tuyển dụng. Nếu yêu cầu thử việc thì chuyển sang bước 02, ngược lại chuyển sang bước 04 27 02 Ký HĐLĐ thử việc Phần mềm Phòng nhân sự Phòng nhân sự soạn thảo và ký HĐLĐ với nhân viên theo mẫu của nhà nước ban hành, gồm các thông tin: Mã hợp đồng lao động, Số lần ký, Người sử dụng lao động, Người lao động, Loại hợp đồng lao động (thử việc), Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Phòng ban làm việc, Chức vụ, Công việc, Chế độ làm việc, Hệ số lương, Hoạt động... 03 Tạo bảng hệ số lương Phần mềm Phòng nhân sự Sau khi ký HĐLĐ bảng hệ số lương của nhân viên được tạo làm căn cứ cho kế toán lương trong quá trình tính lương. Bảng hệ số lương gồm các thông tin: Mã số lương, Mã nhân viên, Hệ số lương, Hệ số chức vụ, Lương cơ bản, Lương khoán, Lương ngày, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Phần trăm lĩnh, Ngày bắt đầu hưởng... 04 Nhận xét của phòng ban thử việc Phần mềm Phòng ban thử việc Hết thời gian thử việc, bộ phận sử dụng lao động gửi bản nhận xét cho phòng nhân sự. Bản nhận xét gồm các thông tin: Mã phiếu nhận xét, Phòng ban nhận xét, Ngày nhận xét, Mã nhân viên được nhận xét, Nội dung nhận xét, Kết quả thử việc, Kết luận... Nếu kết quả thử việc: + Đạt yêu cầu: chuyển sang bước 04 + Không đạt: chuyển sang bước NS02.06 05 Ký HĐLĐ chính thức Phần mềm Phòng nhân sự Thực hiện tương tự bước 02 với Loại hợp đồng lao động: Chính thức. Nếu hệ số lương thay đổi: chuyển sang bước 06 ngược lại: chuyển sang bước 07 28 06 Cập nhật bảng hệ số lương Phần mềm Phòng nhân sự Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương 07 Theo dõi gia hạn Phần mềm Phòng nhân sự Đối với các hợp đồng có thời hạn, phòng nhân sự theo dõi thời gian thực hiện. Tùy theo yêu cầu của phòng ban sử dụng lao động có thể có 3 khả năng: Tiếp tục ký hợp đồng, Chấm dứt hợp đồng, Tạm hoãn hợp đồng. 08 Chấm dứt hợp đồng Phần mềm Phòng nhân sự Hợp đồng chấm dứt lao động gồm các thông tin: Mã hợp đồng lao động, Mã nhân viên, Người quyết định, Ngày quyết định, Lý do chấm dứt, Thời gian bắt đầu có hiệu lực, Ghi chú... Cập nhật thông tin chi tiết và bảng Hệ số lương. 09 Tạm hoãn hợp đồng Phần mềm Phòng nhân sự Phiếu tạm hoãn HĐLĐ gồm các thông tin: Mã hợp đồng lao động, Mã nhân viên, Người quyết định, Ngày quyết định, Lý do tạm hoãn, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Ghi chú... Cập nhật thông tin chi tiết và bảng Hệ số lương. 3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác a.Mô tả Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên trước khi vào làm việc trong công ty. Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên khi làm việc trong công ty: khi bắt đầu vào làm việc, khi được thăng chức, khi thuyên chuyển giữa các phòng ban... Quản lý kết quả qua các đợt đánh giá nhân viên 29 b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 5: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình công tác Hoạt động Số TT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Nhập quá trình công tác từ công ty cũ Phần mềm Phòng nhân sự Phòng NS yêu cầu các cá nhân trúng tuyển nộp báo cáo thông tin, giấy tờ liên quan đến QTCT trước đó (nếu có), nhập hồ sơ QTCT đã qua của nhân viên vào hệ thống gồm: Mã quá trình công tác, Mã nhân viên, Cơ quan, Phòng ban, Công việc, Chức vụ, Thời gian, Hoạt động, Ghi chú... 02 Nhập QTCT tại công ty mới Phần mềm Phòng nhân sự Khi nhân sự ký HĐLĐ với công ty, phòng NS cập nhật QTCT mới của nhân sự theo các thông tin như ở bước NS03.01 03 Cập nhật quá trình công tác Phần mềm Phòng nhân sự Khi nhân viên có sự thay đổi về chức vụ, phòng ban, công việc...Phòng NS cập nhật sự thay đổi đó vào QTCT. Nếu hệ số lương thay đổi chuyển sang bước 04 ngược lại kết thúc nghiệp vụ 04 Cập nhật bảng hệ số lương Phần mềm Phòng nhân sự Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương 30 3.1.2.4.Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật a.Mô tả Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên. b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 6: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thưởng – Kỷ luật Hoạt động: Số TT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Yêu cầu khen thưởng, kỷ luật Phần mềm Cá nhân, Các phòng ban Các cá nhân hoặc phòng ban gửi yêu cầu khen thưởng, kỷ luật lên ban lãnh đạo phê duyệt. Phiếu yêu cầu gồm các thông tin: Người yêu cầu, Ngày yêu cầu, Nhân viên khen thưởng kỷ luật, Loại khen thưởng kỷ luật (Khen thưởng, Kỷ luật), Lý do khen thưởng kỷ luật, Ghi chú... 02 Thành lập hội đồng Phần mềm Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo công ty ra quyết định thành lập hội đồng khen thưởng kỷ luật gồm các thông tin: Mã hội đồng khen thưởng kỷ luật, Tên các thành viên, Phòng ban, Chức vụ (Chủ tịch, Thư ký, Thành viên), Ngày thành lập, Nhiệm vụ... 31 03 Xác minh, ra quyết định Thủ công Hội đồng KTKL Hội đồng khen thưởng kỷ luật tiến hành xác minh yêu cầu, ra quyết định khen thưởng kỷ luật và gửi kết quả cho phòng nhân sự. Kết quả gồm các thông tin: Mã nhân viên, Loại khen thưởng kỷ luật, Lý do khen thưởng kỷ luật , Hình thức khen thưởng kỷ luật , Ghi chú... 04 Cập nhật hồ sơ Phần mềm Phòng nhân sự Căn cứ vào yêu cầu khen thưởng kỷ luật và kết quả của hội đồng khen thưởng kỷ luật, phòng nhân sự cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên lưu vào hệ thống. Nếu hình thức khen thưởng kỷ luật làm thay đổi hệ số lương thì chuyển sang bước 05 ngược lại kết thúc nghiệp vụ 05 Cập nhật bảng hệ số lương Phần mềm Phòng nhân sự Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương 3.1.2.5.Quy trình quản lý quá trình đào tạo a.Mô tả Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộnhân viên của công ty. Theo dõi quá trình đào tạo, kết quả đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo của nhân viên. 32 b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 7: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo Hoạt động: Số TT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Yêu cầu đào tạo Phần mềm Nhân viên Công ty căn cứ vào trình độ nhân viên cũng như hiệu quả công việc có thể mở các lớp đào tạo chuyên môn, quản lý... Hoặc các cá nhân có nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn muốn đăng ký học các lớp bên ngoài... Khi có nhu cầu cần đạo tạo cá nhân gửi yêu cầu và các giấy tờ liên quan (ví dụ giấy trúng tuyển...) lên ban lãnh đạo đề nghị 33 được cho đi học, gồm các thông tin: Mã yêu cầu đào tạo, Mã nhân viên, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Lý do yêu cầu, Lớp đào tạo, Nơi đào tạo, Từ ngày, Đến ngày, Kinh phí đào tạo, Hoạt động, Ghi chú... 02 Phê duyệt Phần mềm Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo sau khi xem xét mức độ cần thiết, tình hình tài chính... của công ty để ra quyết định có phê duyệt hay không? Phiếu phê duyệt gồm các thông tin: Mã yêu cầu đào tạo, Người phê duyệt, Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt, Ghi chú ... Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước 03 ngược lại kết thúc nghiệp vụ. 03 Nhập hồ sơ quá trình đào tạo Phần mềm Phòng nhân sự Phòng nhân sự căn cứ theo yêu cầu đào tạo và quyết định phê duyệt, cập nhật hồ sơ QTĐT của nhân viên vào hệ thống, gồm các thông tin: Mã quá trình đào tạo, Mã nhân viên, Lớp đào tạo, Nơi đào tạo, Từ ngày, Đến ngày, Kinh phí đào tạo, Kết quả đào tạo, Người duyệt, Ngày duyệt, Ghi chú... Nếu hệ số lương của nhân sự thay đổi chuyển sang bước 04 04 Cập nhật bảng hệ số lương Phần mềm Phòng nhân sự Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương 05 Cập nhật kết quả đào tạo Phần mềm Phòng nhân sự Khi khóa học kết thúc nhân viên nộp kết quả đào tạo cho phòng nhân sự cập nhật vào hồ sơ QTĐT. 3.1.2.6.Quy trình quản lý tính lương a.Mô tả Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên, gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp... Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho các nhân viên Tính lương theo từng tháng cho các nhân viên, tùy theo loại hình của từng doanh nghiệp là tư nhân, nhà nước hay liên doanh, cho phép người sử dụng thiết lập các công thức tính lương mà đơn vị sử dụng: 34 Lương khoán Lương tháng=Lương tối thiểu * [Hệ số lương + Tổng hệ số phụ cấp] Lương ngày = Mức lương ngày * Số ngày làm việc cứng. Lương sản phẩm b.Sơ đồ nghiệp vụ Hình 8: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lương Hoạt động: Số TT Bước Kiểu thực hiện Thực hiện Mô tả chi tiết 01 Lập bảng chấm công Phần mềm Các phòng ban Hàng tháng phụ trách các phòng ban chấm công cho từng nhân viên để xác định số ngày làm việc, số ngày nghỉ, số ngày làm việc ngoài giờ... và gửi cho kế toán lương Bảng chấm công gồm các thông tin: Mã nhân viên, Phòng ban, Tháng, Năm, Mã chấm ngày1, Mã chấm ngày2,..., Mã chấm ngày31(Đi làm – C, Nghỉ có phép - CP, Nghỉ không phép – KP, Ngoài giờ - NG... ), Ghi chú 02 Truy cập bảng hệ số lương Phần mềm Kế toán lương Lấy thông tin trong bảng hệ số lương ứng với từng nhân viên 35 03 Cập nhật các khoản thưởng, phạt Phần mềm Kế toán lương Ngoài các thông tin cố định trong bảng hệ số lương, hàng tháng kế toán lương cập nhật các khoản thưởng, phạt phát sinh (ví dụ, phúc lợi ngày lễ...) 04 Tính lương Phần mềm Kế toán Dựa vào tất cả các thông tin trên, kế toán lương 3.2.Phát triển mô hình ca sử dụng 3.2.1.Xác định tác nhân Xem xét quy trình quản lý nhân sự- tiền lương, ta xác định được 7 tác nhân chính gồm: Phòng nhân sự – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Hồ sơ dự tuyển, Kết quả phỏng vấn, Hồ sơ nhân viên, HĐLĐ, Bảng hệ số lương, Quá trình công tác, Hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Quá trình đào tạo Ban lãnh đạo – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Thành lập hội đồng phỏng vấn, Thành lập hội đồng Khen thưởng – kỷ luật, Phê duyệt các yêu cầu đào tạo của nhân viên. Hội đồng phỏng vấn – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc phỏng vấn các ứng cử viên và gửi kết quả cho phòng nhân sự Phòng ban liên quan – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Yêu cầu ký HĐLĐ cho nhân viên, Nhận xét kết quả thử việc của nhân viên, Yêu cầu khen thưởng – kỷ luật nhân viên, Chấm công hàng tháng cho nhân viên. Hội đồng khen thưởng kỷ luật – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc xác minh các yêu cầu Khen thưởng – kỷ luật và gửi kết quả cho phòng nhân sự Nhân viên – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Yêu cầu khen thưởng – kỷ luật, Yêu cầu đào tạo. Kế toán lương - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Tính lương hàng tháng cho nhân viên. 3.2.2.Xác định ca sử dụng Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định được các ca sử dụng sau: Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định được các ca sử dụng sau: Ca sử dụng cập nhật Hồ sơ tuyển dụng Ca sử dụng cập nhật Hội đồng phỏng vấn Ca sử dụng cập nhật Chi tiết hội đồng phỏng vấn Ca sử dụng cập nhật Trách nhiệm Ca sử dụng cập nhật Kết quả phỏng vấn 36 Ca sử dụng cập nhật Nhân viên Ca sử dụng cập nhật Chuyên môn Ca sử dụng cập nhật Kết quả Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động Ca sử dụng cập nhật Loại hợp đồng lao động Ca sử dụng cập nhật Chức vụ Ca sử dụng cập nhật Loại lương Ca sử dụng cập nhật Hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Công việc Ca sử dụng cập nhật Dự án Ca sử dụng cập nhật Nhận xét thử việc Ca sử dụng cập nhật Phòng ban Ca sử dụng cập nhật Bảng hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Tạm hoãn HĐLĐ Ca sử dụng cập nhật Chấm dứt HĐLĐ Ca sử dụng cập nhật Quá trình công tác Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu khen thưởng kỷ luật Ca sử dụng cập nhật Loại KTKL Ca sử dụng cập nhật Kết quả hội đồng KTKL Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu đào tạo Ca sử dụng cập nhật Phê duyệt Ca sử dụng cập nhật Quá trình đạo tạo Ca sử dụng cập nhật Khóa đào tạo Ca sử dụng cập nhật Bảng chấm công Ca sử dụng cập nhật Chấm công Ca sử dụng cập nhật Bảng hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Bảng lương chi tiết Xuất phát từ việc xác định được các ca sử dụng ta có mô hình ca sử dụng tổng sau: 37 3.2.3. Mô hình ca sử dụng tổng Hình 9: Mô hình ca tổng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương 38 3.3.Mô hình ca sử dụng 3.3.1.Mô hình ca quản lý thông tin tuyển dụng CapnhatHosotuyendung CapnhatTrinhdoVH CapnhatThanhpho Capnhattongiao CapnhatDantoc CapnhatChuyenmon Phongnhansu CapnhatNgoaingu CapnhatHoidongPV CapnhatChitietHD Banlanhdao CapnhatTrachnhiem CapnhatKetqua HoidongPV CapnhatKQphongvan Hình 10: Mô hình ca sử dụng quản lý Tuyển dụng nhân viên Từ mô hình ca sử dụng Quản lý tuyển dụng nhân viên ta phân rã ra được các ca sử dụng sau: 39 3.3.1.1.Capnhathosotuyendung ThemHosotuyendung CapnhatHosotuyendung SuaHosotuyendung XoaHosotuyendung Phongnhansu TimHoso Hình 11.Mô hình ca Cập nhật hồ sơ tuyển dụng Tên ca sử dụng : Cập nhật hồ sơ tuyển dụng Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý hồ sơ tuyển dụng, gồm các thao tác sau: + Thêm hồ sơ + Sửa hồ sơ + Xóa hồ sơ Tìm hồ sơ 3.3.1.2.CapnhatTrinhdoVH Phongnhansu ThemTrinhdo SuaTrinhdo XoaTrinhdo CapnhatTrinhdoVH Hình 12.Mô hình ca Cập nhật trình độ văn hóa Tên ca sử dụng : Cập nhật trình độ văn hóa Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý trình độ văn hóa, gồm các thao tác sau: + Thêm trình độ văn hóa + Sửa trình độ văn hóa + Xóa trình độ văn hóa 40 3.3.1.3.CapnhatThanhpho Phongnhansu ThemTP SuaTP XoaTP CapnhatThanhpho Hình 13.Mô hình ca Cập nhật thành phố Tên ca sử dụng : Cập nhật trình thành phố Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích:Quản lý thông tin về thành phố của nhân viên gồm các thao tác: + Thêm thành phố + Sửa thành phố +Xóa thành phố 3.3.1.4. CapnhatTongiao Phongnhansu ThemTongiao SuaTongiao XoaTongiao CapnhatTongiao Hình 14.Mô hình ca Cập nhật tôn giáo Tên ca sử dụng : Cập nhật tôn giáo Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý thông tin về tôn giáo của nhân viên gồm các thao tác: + Thêm tôn giáo + Sửa tôn giáo +Xóa tôn giáo 41 3.3.1.5. CapnhatDantoc Phongnhansu SuaDantoc XoaDantoc CapnhatDantoc Hình 15.Mô hình ca Cập nhật dân tộc Tên ca sử dụng : Cập nhật Dân tộc Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý thông tin về Dân tộc của nhân viên gồm các thao tác: + Sửa dân tộc +Xóa dân tộc 3.3.1.6.CapnhatChuyenmon Phongnhansu ThemChuyenmon SuaChuyenmon XoaChuyenmon CapnhatChuyenmon Hình 16.Mô hình ca Cập nhật chuyên môn Tên ca sử dụng : Cập nhật chuyên môn Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý thông tin chuyên môn của nhân viên gồm các thao tác: + Thêm chuyên môn + Sửa chuyên môn +Xóa chuyên môn 42 3.3.1.7. CapnhatNhanvien ThemNhanvien CapnhatNhanvien SuaNhanvien XoaNhanvien Phongnhansu TimNhanvien Hình 17.Mô hình ca Cập nhật nhân viên Tên ca sử dụng : Cập nhật nhân viên Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý nhân viên, bao gồm các thao tác: + Thêm nhân viên + Sửa nhân viên +Xóa nhân viên +Tìm nhân viên 3.3.1.8.Cap nhatNgoaingu Phongnhansu ThemNgoaingu SuaNgoaingu XoaNgoaiNgu CapnhatNgoaigu Hình 18.Mô hình ca Cập nhật ngoại ngữ Tên ca sử dụng : Cập nhật ngoại ngữ Tác nhân kích hoạt : Phòng nhân sự Mục đích: Quản lý trình độ ngoại ngữ, bao gồm các thao tác: + Thêm ngoại ngữ 43 + Sửa ngoại ngữ +Xóa ngoại ngữ 3.3.1.9.Cap nhatHoidongPV ThemThanhvienHdPV CapnhatHoidongPV SuaThanhvienHDPV XoaThanhvienHDPV Banlanhdao TimHoidongPV Hình 19.Mô hình ca Cập nhật hội đồng phỏng vấn Tên ca sử dụng : Cập nhật hội đồng phỏng vấn Tác nhân kích hoạt : Ban lãnh đạo Mục đích: Giúp ban lãnh đạo quản lý hội đồng phỏng vấn, bao gồm các thao tác: + Thêm thành viên hội đồng phỏng vấn + Sửa thành viên hội đồng phỏng vấn + Xóa thành viên hội đồng phỏng vấn +Tìm hội đồng phỏng vấn 3.3.1.10.CapnhatChitietHD Banlanhdao ThemChitietHD SuaChitietHD XoaChitietHD CapnhatChitietHD Hình 20.Mô hình ca Cập nhật chi tiết hợp đồng 44 Tên ca sử dụng : Cập nhật chi tiết hợp đồng lao động Tác nhân kích hoạt : Ban lãnh đạo Mục đích: Giúp ban lãnh quản lý chi tiết hợp đồng lao động, bao gồm các thao tác: + Thêm chi tiết hợp đồng + Sửa chi tiết hợp đồng + Xóa chi tiết hợp đồng 3.3.1.11. CapnhatTrachnhiem Banlanhdao ThemTrachnhiem SuaTrachnhiem XoaTrachnhiem CapnhatTrachnhiem Hình 21.Mô hình ca Cập nhật trách nhiệm Tên ca sử dụng : Cập nhật trách nhiệm Tác nhân kích hoạt : Ban lãnh đạo Mục đích: Giúp ban lãnh đạo cập nhật trách nhiệm, bao gồm các thao tác: + Thêm trách nhiệm + Sửa trách nhiệm + Xóa trách nhiệm 3.3.1.12.CapnhatKetqua HoidongPV ThemKQ SuaKQ XoaKQ CapnhatKetQua Hình 22.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn Tên ca sử dụng : Cập nhật kết quả 45 Tác nhân kích hoạt :Hội đồng Phỏng vấn Mục đích: Giúp hội đồng phỏng vấn quản lý kết quả, bao gồm các thao tác: + Thêm kết quả + Sửa kết quả + Xóa kết quả 3.3.1.13.CapnhatKQphongvan ThemKQ CapnhatKQphongvan SuaKQ XoaKQ HoidongPV TimKQPV Hình 23.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn Tên ca sử dụng : Cập nhật kết quả phỏng vấn Tác nhân kích hoạt :Hội đồng Phỏng vấn Mục đích: Giúp hội đồng phỏng vấn quản lý kết quả, bao gồm các thao tác: + Thêm kết quả phỏng vấn + Sửa kết quả phỏng vấn + Xóa kết quả phỏng vấn +Tìm kết quả phỏng vấn 46 3.3.2.Mô hình ca sử dụng quản lý Hợp đồng lao động CapnhatHopdongLD CapnhatLoaiHDLD CapnhatChucvu CapnhatLoail