Lập kế hoạch hoạt động cho Trung tâm Tư vấn & hỗ trợ sinh viên

có không ít trường thành lập các trung tâm với hình thức tư vấn hay tọa đàm về kỹ năng sống như Đại học Kỹ Thuật Công nghiệp TP.HCM, Đại học Sư phạm Thái Nguyên, Đại học Quốc Gia ... Học viện CN Bưu chính Viễn thông là 1 trong những trường trọng điểm với gần 4000 sinh viên chính quy, hơn 2000 sinh viên tại chức, gần 500 học viên sau đại học và gần 1500 sinh viên hệ khác (cử tuyển, liên thông, văn bằng hai ...). Số lượng sinh viên đông mà nhu cầu sinh hoạt và học tập của mỗi người không ít những khó khăn. Giá cả ngày càng cao ở Hà Nội đã khiến nhiều bạn không thể trang trải được sinh hoạt cho mình nếu không có được một công việc làm thêm. Hiện nay trên địa bàn Hà Nội xuất hiện nhiều trung tâm việc làm lừa đảo đã khiến không ít bạn sinh viên lâm vào cảnh tiền mất tật mang. Hiện nay Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cũng có những đơn vị phụ trách hỗ trợ sinh viên như phòng Công tác sinh viên, Đoàn thanh niên hay Hội Sinh viên của trường, nhưng nhìn chung các tổ chức này đảm bảo tốt tư vấn hỗ trợ về mặt hồ sơ, sổ sách, qui chế qui định của nhà trường hay tổ chức các hoạt động mang tính chất tập thể, tạo môi trường vui chơi cho các bạn sinh viên “muốn tìm đến phong trào”, chúng ta vẫn thiếu các hình thức như tư vấn việc làm đến các cá nhân có nhu cầu làm thêm. Ngoài ra sinh viên nói chung và sinh viên học viện nói riêng đều rất cần kỹ năng sống. Thiếu đi kỹ năng sống, các bạn sinh viên không khác gì chú gà công nghiệp chỉ biết ăn học, ăn học. Do đó tạo một môi trường năng động để các bạn sinh viên học tập, rèn luyện và phát triển bản thân là điều vô cùng quan trọng vì thế hệ trẻ chính là những người chủ tương lai của đất nước. Hiện nay các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm đang rất phát triển trên địa bàn Hà Nội. Tuy nhiên học phí của các trung tâm không phải ít, hơn nữa để trưởng thành và thấm nhuần các bài học chúng ta không thể chỉ học lý thuyết suông được mà cần một môi trường thực sự để thử sức cũng như rèn luyện bản thân. Chúng ta vẫn có những buổi tọa đàm hay hội thảo về lĩnh vực này nhưng tổ chức không thường xuyên và chỉ phục vụ cho một lượng nhỏ sinh viên như dưới hình thức các Câu lạc bộ hay chỉ rất ít chương trình trong năm tổ chức ở qui mô lớn mà thu hút nhiều bạn sinh viên. Trong khi đó những biến động kinh tế xã hội ngày càng lớn do quá trình hiện đại hóa đem lại cho chúng ta, đặc biệt là giới trẻ, quá nhiều thử thách. Nếu trong suốt quá trình học hỏi, thử nghiệm và khám phá, các bạn trẻ có thể đi tìm nét riêng của chính mình, áp dụng những giá trị đã được lĩnh hội từ nhỏ và phát triển thêm kỹ năng mới để trở thành những người trưởng thành có trách nhiệm và biết quan tâm đến người khác. Khi được định hướng, giúp đỡ và động viên, chắc chắn các bạn sẽ phát triển tích cực và trở thành những thành viên có năng lực với nhiều đóng góp cho gia đình và cộng đồng. Với sự sáng tạo, lòng nhiệt tình, xung kích của mình, chúng ta có thể tạo ra nhiều thay đổi tích cực, đem lại một thế giới tốt đẹp hơn cho chính mình và cho mọi người. Đó chính là kỹ năng sống. Chúng ta phải tạo điều kiện cho các bạn khả năng chuyển đổi cái chúng ta biết (kiến thức), điều chúng ta nói (thái độ) thành hành động với phương châm: “Sinh viên PTIT giàu kiến thức vững kỹ năng”. Tóm lại, các hình thức hoạt động hỗ trợ sinh viên trong Học viện vẫn đang hoạt động tốt nhưng vẫn còn nhiều bạn sinh viên chưa biết đến những sự hỗ trợ đó. Bắt nguồn từ nhu cầu thực tế trong sinh viên Học viện, cùng với nền tảng tổ chức hiện tại, ý tưởng mà nhóm thực hiện đề tài đưa ra đó là lập kế hoạch hoạt động cho Trung tâm tư vấn và hỗ trợ sinh viên của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, có chức năng chính là tư vấn việc làm và góp phần hỗ trợ sinh viên về các vấn đề kỹ năng trong cuộc sống. Ngoài phần mở đầu , kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của chuyên đề gồm 3 phần sau : Chương I : Lý luận chung về cách lập kế hoạch. Chương II : Thực trạng hoạt động của Trung tâm tư vấn và hỗ trợ sinh viên PTIT. Chương III : Lập kế hoạch hoạt động cho Trung tâm Tư vấn & hỗ trợ sinh viên. Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị kinh doanh – Học viện CN Bưu chính Viễn thông, Trung tâm tư vấn & hỗ trợ sinh viên và cô giáo hướng dẫn, các bạn sinh viên PTIT trả lời phiếu điều tra đã giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đề tài NCKH này. CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁCH LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch 1.1.1 Khái niệm Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “ Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ “Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn, rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yêú đối với mỗi nhà quản lý. Với cách tiếp cận theo quá trình : Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra . Theo STEYNER thì : “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định .Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.” Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò : Theo RONNER :”Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh ” Theo HENRYPAYH : “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty , xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu , các phương án kinh doanh , bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.” Như vậy , Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó . Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì ?và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào ? Tức là , lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được , xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra , và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. 1.1.2 Vai trò của lập kế hoạch Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước.Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên , là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai , làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực , và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra . Hiện nay , trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm: - Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu quả. - Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp. - Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp. - Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra. Như vậy, lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì. Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy, nếu chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? Với năng lực của mình thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu. Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường xung quanh ta. Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ là không cao, thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn. Tóm lại, chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý. Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.. 1.2 Các bước lập kế hoạch hoạt động cho một giai đoạn Quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước cơ bản sau: 1.2.1 Nghiên cứu và dự báo Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để nhận thức được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi trường, thị trường,về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác. Chúng ta phải dự đoán trước các yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp.Công tác lập kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế về cơ hội. Doanh nghiệp phải phân tich môi trường để biết: - Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu , họ đã tung ra những sản phẩm mới nào ? giá cả bao nhiêu ? Đồng thời cũng phải biết được hiện nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì? - Dự đoán trước những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.Đây là điều rất quan trọng , bởi hiện nay Nhà nước ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rất nhiều luật và chính sách mới ra đời có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp , mà để tồn tại lâu dài trên thương trường thì doanh nghiệp không thể không phân tích những thay đổi đó như luật thuế , các chế độ kế toán mới, luật xuất nhập khẩu… - Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như lao động , vật tư , nguyên vật liệu cho sản xuất , máy móc thiết bị… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực của mình để xác định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh khác. 1.2.2 Thiết lập các mục tiêu cho từng giai đoạn. Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các mục tiêu mà mình cần đạt tới trong từng giai đoạn dựa trên mục tiêu tổng quát của tổ chức.Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn để thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể . Trong tổ chức có hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn . Ngoài ra, theo các thứ tự ưu tiên khác nhau thì các mục tiêu cũng nên được phân nhóm . Một tổ chức hay doanh nghiệp đều có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai . Những mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức .Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục tiêu về lợi nhuận , doanh thu hay thị phần. Nếu không đạt được một mức lợi nhuận , mức doanh thu hay mức thị phần nhất định trong một thời kỳ nào đó , thì doanh nghiệp có thể bị phá sản. Còn mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự sống còn của doanh nghiệp như các mục tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Những mục tiêu này thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp,sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính …Trong những năm gần đây , các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đều tập trung chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng , được coi là nhân tố có ảnh hưởng về mặt lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp và cả các mục tiêu hàng đầu với sự ảnh hưởng trực tiếp và trước mắt hơn. Cho dù doanh nghiệp có chú trọng tới mục tiêu nào hơn chăng nữa thì điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được các mục tiêu thật rõ ràng , có thể đo lường được và có thể thực hiện được. Bên cạnh đó, cũng cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành. 1.2.3 Phát triển các tiền đề Tiền đề để lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, là các giả thiết cho việc lập kế hoạch. Đó có thể là địa bàn hoạt động, qui mô hoạt động của doanh nghiệp, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương, mức cổ tức và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác. Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chưa được ban hành.Ví dụ như, nếu một công ty đưa ra chương trình phát triển sản phẩm mới thì khi lập kế hoạch phải dự báo được những phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm mới này. Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết để đưa đến một kế hoạch. Sự hoạt động của các kế hoạch này sẽ chịu nhiều ảnh hưởng cuả các tiền đề.Sự nhất trí về các tiền đề chính là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp.Vì vậy không nên đòi hỏi những kế hoạch và ngân quĩ từ cấp dưới khi chưa có , trước hết , nên có những chỉ dẫn cho những người đứng đầu các bộ phận của mình. 1.2.4 Xây dựng các phương án Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để đạt được mục tiêu.Trong môĩ phương án cần phải xác định được hai nội dung cơ bản là : Phải xác định được giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.Phải xác định được các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu.Các nhà lập kế hoạch cần phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triển vọng nhất để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn. 1.2.5 Đánh giá các phương án Khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án thi các nhà lập kế hoạch cần phải tiến hành đánh giá lại các phương án đó nhằm lựa chọn được những phương án tối ưu nhất .Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định.Các nhà lập kế hoạch cần phải lựa chọn , xem xét phương án nào là tối ưu nhất tức là các phương án nàc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất , chi phí là thấp nhất.Đồng thời các phương án được lựa chọn cũng phải giải quyết được những vấn đề kinh tế xã hội đang được đặt ra. 1.2.6 Lựa chọn các phương án và ra quyết định Sau khi đánh giá các phương án thì một vài phương án tối ưu nhất sẽ được lựa chọn .Các phương án này sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thưc hiện kế hoạch. Tiếp theo sẽ là việc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ . CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƯ VẤN & HỖ TRỢ SINH VIÊN PTIT 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của TTTV & HTSV 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của TTTV & HTSV Trung tâm Tư vấn & Hỗ trợ sinh viên Học viện Công nghệ bưu chính Viễn thông  được thành lập theo quyết định của Giám đốc học viện với nhiệm vụ tư vấn toàn diện cho sinh viên, tổ chức các hoạt động ngoại khoá, rèn luyện kỹ năng và các hoạt động hướng nghiệp cho sinh viên, mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng; Phối hợp, vận động các tổ chức, nhà tuyển dụng trong tìm kiếm việc làm cho sinh viên đặc biệt với sinh viên sau khi tốt nghiệp thông qua các hội nghị, hội thảo, hội chợ việc làm; hỗ trợ, tổ chức các hoạt động ngoại khoá, hoạt động tập thể và các hoạt động bổ trợ chuyên môn của sinh viên; thông tin các kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên cho gia đình. Qua hơn một năm hoạt động, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng Trung tâm đã có nhiều hoạt động thiết thực, là địa chỉ tin cậy và gắn kết với sinh viên. Các nội dung, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm  trên trang web của nhà trường được sinh viên quan tâm tìm hiểu. Về công tác tư vấn, được sự đồng ý của Giám đốc Học viện Trung tâm đã tổ chức  được những buổi tư vấn tuyển sinh cho sinh viên có nguyện vọng vào trường. Về tư vấn việc làm cho sinh viên năm cuối, bước đầu Trung tâm đã thực hiện  được một số hoạt động như tổ chức giao lưu với các doanh nghiệp như Vina game. Về tổ chức các hoạt động ngoại khoá, Trung tâm đã thành lập và đưa vào hoạt động các câu lạc bộ CDA (creative Dynamic Administrators – Những nhà quản trị năng động sáng tạo) , câu lạc bộ Văn hóa – Nghệ thuật. câu lạc bộ Thể dục thể thao, câu lạc bộ tình nguyện…. Các CLB này đã có những hoạt động rất thiết thực với sinh viên. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của TTTV&HTSV 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Khi trung tâm mới được thành lập nhân sự chỉ gồm có : Một quyền trưởng trung tâm do thầy Nguyễn Đức Thịnh đảm nhiệm Một chuyên viên Do nhân lực còn thiếu, 1 chuyên viên phải đảm nhận nhiều đầu công việc khác nhau nên sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc Để khắc phục tình trạng đó thì giám đốc đã có quyết định bổ sung thêm nhân sự cho trung tâm để san sẻ công việc ra thành các mảng chuyên trách do từng cá nhân đảm nhiệm để nhằm thực hiện được hết các chức năng nhiệm vụ của Trung tâm. Và hiện nay , trung tâm đã được tăng cường thêm 2 chuyên viên nữa. Tổng số nhân sự hiện có là 4 người. Một quyền trưởng trung tâm có các nhiệm vụ chính là : Đề xuất về nhân sự cho Trung tâm Tuyển chọn các nhân viên đáp ứng nhu cầu hoạt động của Trung tâm Có trách nhiệm tổ chức hoạt động và phân công nhiệm vụ đến từng chuyên viên trong trung tâm Điều hành quản lý thực hiện các công việc của Trung tâm được giao phó. Chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc Học viện về hoạt động của Trung tâm Có chức năng tham mưu, tư vấn, đề xuất cho giám đốc Học viện trong công tác tư vấn hỗ trợ sinh viên Một chuyên viên có chức năng tư vấn học tập và rèn luyện. Nhiệm vụ chính của chuyên viên này là : Cung cấp và tư vấn cho sinh viên về các thông tin liên quan đến hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học sinh viên. Tổ chức các hoạt động để giao lưu học tập và nâng cao các kỹ năng sống cần thiết cho sinh viên. Thành lập và điều hành các hoạt động của các câu lạc bộ sinh viên trong Học viện Chủ trì các hoạt động giáo dục về Pháp luật tới sinh viên trong trường Tổ chức tiến hành hoạt động tư vấn tuyển sinh hằng năm cho học sinh, sinh viên mới vào trường . Hai chuyên viên khai thác dịch vụ và quan hệ cộng đồng. Công việc chính : Tổ chức quản lý điều hành và khai thác kinh doanh phục vụ cho lợi ích của sinh viên Tham gia các dự án của VNPT, của Trung ương Đoàn thanh niên và của các doanh nghiệp khác Tổ chức đạo tạo tập huấn cho sinh viên để sinh viên tham gia vào các hoạt động kinh doanh tạo ra thu nhập tạo điều kiện nâng cao đời sống cho sinh viên Quản lý các hoạt động kinh doanh dịch vụ. Thành lập các đại lý Marketing cho VNPT. Phát triển các quỹ hỗ trợ tài chính cho sinh viên Tổ chức các sự kiện, quảng bá hình ảnh về các hoạt động của học viện tới các kênh truyền thông như báo chí và truyền hình. Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các khác hàng của học viện Thực hiện công tác truyền thông rộng rãi tới công chúng Các hoạt động của trung tâm đã được chia thành các mảng cụ thể nhằm tạo điều kiện cho các chuyên viên hoạt động dễ dàng hơn, tập trung chuyên môn vào công viêc được giao và có trách nhiệm hơn với nhiệm vụ được phân công. Tuy nhiên giữa cá nhân các chuyên viên vẫn có thể có sự trợ giúp lẫn nhau theo chỉ định của trưởng Trung tâm tùy thuộc vào mức độ của công việc để có thể hoàn thành với kết quả cao nhất 2.1.2.2 Chức năng & nhiệm vụ 2.1.2.2.1 Chức năng Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ Sinh viên là đơn vị thuộc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (Học viện), có chức năng tư vấn và hỗ trợ sinh viên tại Cơ sở Hà Đông; chịu sự chỉ đạo, điều hành và quản lý trực tiếp của Giám đốc Học viện. 2.1.2.2.2 Nhiệm vụ 1.Tư vấn tuyển sinh: Tổ chức các hoạt động giới thiệu, quảng bá hình ảnh của Học viện nhằm thu hút thí sinh dự tuyển vào Học viện; Tổ chức hoạt động tư vấn tuyển sinh nhằm cung cấp các thông tin về nội dung, chương trình đào tạo của chuyên ngành đào tạo, các kiến thức cơ bản sẽ được học của từng chuyên ngành. 2.Tư vấn thông tin và hỗ trợ sinh viên trong học tập, nghiên cứu khoa học: Học tập: tư vấn và cập nhật, cung cấp thông tin về học tập cho sinh viên; Nghiên cứu khoa học: hướng dẫn quy trình tham gia, cập nhật, phổ biến các thông tin NCKH và tìm kiếm nguồn tài trợ cho sinh viên tham gia NCKH, các cuộc thi học thuật. 3.Quản lý các câu lạc bộ sinh viên: Tổ chức thành lập các câu lạc bộ sinh viên để hỗ trợ sinh viên trong học tập và nghiên cứu khoa học; Tổ chức cho sinh viên tham gia các cuộc thi sinh viên giỏi, Olympic các môn học, thi sáng tạo tài năng trẻ và các hoạt động khuyến khích học tập khác; Tổ chức các cuộc thi (olympic, vv..) để tạo cơ hội giao lưu, học hỏi cho sinh viên; Đầu mối tổ chức các cuộc thi sinh viên do Học viện đăng cai tổ chức. 4.Hoạt động tư vấn sức khoẻ, tinh thần, sinh hoạt ngoại khóa, văn hoá, thể dục thể thao: Tiếp xúc và chia sẻ các sinh viên đang gặp khó khăn trong học tập, sinh hoạt. Định kỳ tổ chức các chuyên đề về tâm lý, tình yêu, giao tiếp, kỹ năng sống, sức khỏe giới tính vv …; Là một trong những đầu mối tiếp nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi của sinh viên; tổ chức đối thoại định kỳ giữa Giám đốc Học viện với sinh viên; Tổ chức các hoạt động ngoại khóa nhằm nâng cao khả năng tổ chức, rèn luyện các kỹ năng có ích cho nghề nghiệp; Tổ chức các hoạt động, các cuộc thi văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao cho sinh viên. 5.Tư vấn và giới thiệu việc làm, định hướng nghề nghiệp: Tìm nguồn việc làm từ các công ty có uy tín, môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, phù hợp với điều kiện và thời gian học tập của sinh viên; Tổ chức các buổi tư vấn, giới thiệu việc làm thường xuyên cho sinh viên; tổ chức giao lưu giữa sinh viên và các nhà tuyển dụng, tạo kênh đối thoại để hai bên hiểu được nhu cầu của nhau từ đó giới thiệu sinh viên cho các doanh nghiệp; Tổ chức các buổi hội thảo cho sinh viên để cung cấp các kỹ năng về làm hồ sơ xin việc, kỹ năng phỏng vấn vv…; Lấy ý kiến của các cơ quan, doanh nghiệp về chất lượng đào tạo của Học viện. 6.Hoạt động hỗ trợ tài chính đối với sinh viên: Vận động cựu sinh viên, các tổ chức và cá nhân tài trợ để tạo lập, bảo toàn và phát triển quỹ học bổng, quỹ hỗ trợ tài chính cho sinh viên và các hoạt động của Học viện theo quy định. Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án sử dụng các quỹ khi được phê duyệt. Hỗ trợ và hoàn thiện các thủ tục vay vốn ngân hàng để học tập cho sinh viên. 7.Hoạt động giáo dục pháp luật: Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Sinh viên và các tổ chức chính trị - xã hội khác có liên quan trong các hoạt động phong trào của SV, tạo điều kiện cho SV có môi trường rèn luyện, phấn đấu; Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm, ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS và các hoạt động khác có liên quan đến SV; hướng dẫn SV chấp hành pháp luật và nội quy, quy chế. 8.Giới thiệu chỗ trọ cho sinh viên: Tìm kiếm nguồn chỗ trọ cho thí sinh; hỗ trợ sinh viên tình nguyện giúp đỡ thí sinh. Hướng dẫn tân sinh viên nhập học, các thông tin ký túc xá, nhà trọ. 9.Làm thường trực giữ liên lạc và mối quan hệ với cựu sinh viên; thường xuyên cập nhật các thông tin về cựu sinh viên. 10.Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan khác. 2.2. Thực trạng hoạt động của TTTV & HTSV Trung tâm tư vấn & hỗ trợ sinh viên mới được thành lập gần 1 năm, cơ sở vậy chất còn nhiều hạn chế tuy nhiên các hoạt động của Trung tâm đã mạng lại 1 ý nghĩa rất lớn cho sinh viên học viện: Trung tâm đã thành lập và đưa vào hoạt động các câu lạc bộ hết sức hiệu quả. ( câu lạc bộ CDA, câu lạc bộ tình nguyện …) Cùng với câu lạc bộ CDA tổ chức : “Lễ hội tuổi trẻ - Hội chợ ẩm thực” cho sinh viên Học viện vào ngày 26/3/2009. Lễ hội đã thu hút được hầu hết các lớp tham gia dựng trại, thu hút được nhiều doanh nghiệp tham gia tài trợ như Vinaphone, HP…. Tổ chức cuộc thi Hùng biện Tiếng Anh: “English contest” – 1 cuộc thi rất bổ ích lần đầu tiên được tổ chức tại học viện. Tổ chức đội tình nguyện tiếp sức mùa thi đạt hiệu quả cao. Tổ chức giao lưu doanh nghiệp nhằm kéo gần khoảng cách giữa sinh viên và nhà tuyển dụng. Hoạt động tư vấn tuyển sinh được trung tâm thực hiện rất thành công với quy mô rộng ( các tỉnh phía Bắc) đã thu hút được 1 lượng thí sinh đông đảo tham gia thi tuyển vào học viện . Tổ chức tìm nhà trọ cho sinh viên khóa mới. Năm nay, học viện tuyển sinh với số lượng lớn hơn các khóa trước rất nhiều. Vì vậy sau tuyển sinh, một lượng lớn sinh viên có nhu cầu tìm nhà trọ. Để trợ giúp cho các tân sinh viên còn bỡ ngỡ khi mới lên nhập học, câu lạc bộ tình nguyện của trường dưới sự chỉ đạo của Trung tâm đã tỏa đi khắp các địa bàn xung quanh trường để liên hệ tìm nhà trọ. Kết quả là đã thu thập được gần 1000 số điện thoại của các gia đình cho thuê trọ cung cấp cho tân sinh viên và gia đình liên hệ trực tiếp Gần đây thì nhà sách PTIT do trung tâm thành lập và quản lý kết hợp với Đoàn thanh niên của Học viện đã đi vào hoạt động. Sự ra đời của nhà sách PTIT đã góp phần tạo điều kiện cho sinh viên có thể tìm kiếm được nguồn tài liệu chuyên ngành BCVT phục vụ cho việc học tập tại trường, đồng thời tạo cơ hội cho sinh viên có thể tham gia công việc tại nhà sách như một công việc Part time job Trung tâm đã mở các lớp tập huấn, trau dồi kiến thức cho sinh viên Học viện cùng với sự kết hợp cộng tác với trung tâm đào tạo và cấp chứng chỉ Quốc tế ICP Một trong những hoạt động ngoại khoa rất bổ ích được các bạn sinh viên hưởng ứng nhiệt tình đó là chương trình “Big game” được tổ chức trong tháng 9/2009. Thông qua trò chơi các bạn sinh viên đã phần nào bộc lộ được bản thân mình, qua đó học tập và rèn luyện kỹ năng mềm tốt hơn. Thành lập đội PG bán chuyên nghiệp của trường để tham gia vào các sự kiện lớn của VNPT cũng như của Học viện. Các hoạt động mà đội PG này đã tham gia sau khi thành lập đó là : Lễ đón Chủ tịch nước về trao giải cho cuộc thi viết thư Quốc tế UPU Lễ kí kết thỏa thuận hợp tác giữa VNPT và bộ đội biên phòng 2.3. Đánh giá tình hình hoạt động của TTTV & HTSV 2.3.1. Đánh giá tình hình hoạt động của TTTV & HTSV trong 1năm vừa qua. Trung tâm đang trong giai đoạn xây dựng và phát triển nên vẫn còn nhiều hạn chế, có nhiều mặt chưa đạt được. Để đánh giá một cách khách quan, nhóm thực hiện đã tổ chức một cuộc khảo sát lấy ý kiến của các bạn sinh viên PTIT về thực trạng, hoạt động của Trung tâm cũng như nhu cầu, mong muốn của các bạn sinh viên Học viện về công tác tư vấn – hỗ trợ. Cách thức thực hiện khảo sát lấy ý kiến: - Đối tượng: Sinh viên chính quy Học viện CN Bưu chính Viễn thông ở tất cả các khoa và các khóa. - Số lượng: 435 phiếu. - Cách thức thực hiện: Nhờ vào lực lượng hỗ trợ của câu lạc bộ CDA, các phòng trong 2 khu Ký túc xá, lớp trưởng bí thư các đơn vị, nhóm thực hiện đã phân bổ tương đối đồng đều giữa sinh viêncác Khoa và các Khóa học. Kết quả đạt được: thu vào 400 phiếu hợp lệ (đạt tỉ lệ 91,95%), số lượng đạt yêu cầu và phân bổ tương đối khớp với kế hoạch đặt ra. - Đánh giá quá trình thực hiện: + Đạt được : S._.