Lập chương trình Quản lý vật tư tại Công ty Nam Thiên Hà - (Lập trình FOXPRO)

uản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá chưa mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thường quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sử dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chương trình quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ. Trong một thời gian dài trước đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chương trình quản lý tin học đa phần được thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do các nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc xây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc sư chủ trì. Và như vậy với những công trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận được nhưng với những công trình sử dụng lâu dài thì ích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, chưa kể về lâu dài đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất lượng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm được việc đó cần phả thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất. Do các vấn đề vừa mới được trình bày, chuyên ngành lập trình quản lý được đào tạo ở nhiều cấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này. Trong các kiến thức cung cấp cho học viên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phân tích và thiết kế hệ thống. Môn học này cung cấp cho sinh viên phương pháp luận và các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển, đảm bảo quá trình thông tin quản lý hiệu quả nhất. Bài tập môn “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” của chúng em được thực hiện dựa trên những kiến thức đã được học và những hiểu biết về môn học. Chương trình “Quản lý vật tư” được hình thành trên cơ sở: Công ty Nam Thiên Hà Địa chỉ: 222 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 04.8573091, Fax: 04.572140 Mở đầu: Giới thiệu về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp bao gồm những con người, những thiết bị phần cứng, thiết bị phần mềm, dữ liệu, . . . để thực hiện thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin dựa trên một tập các ràng buộc của môi trường Sơ đồ của một hệ thống thông tin: Đích Phân phối Xử lý Thu thập Nguồn Lưu trữ Hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận chính: Thu thập thông tin: Chức năng này liên quan đến vấn đề tổ chức như: + Được đưa vào sổ sách + Được đưa váo chương trình thông qua thiết bị đầu cuối Xử lý thông tin: có nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào, lấy thông tin cần thiết từ kho dữ liệu, sau đó phân tích và xử lý, cuối cùng thì đưa thông tin đó vào thiết bị lưu trữ và phân phối Lưu trữ thông tin: Nhiệm vụ là lưu trữ thông tin một cách khoa học Phân phối thông tin: Đưa thông tin đến nơi cần thiết Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rõ ràng, phương pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ: Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lý thông tin trong quá trình giao dịch với nhân viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống hoạt động quản lý như tập chiến lược, điều khiển quản lý hay điều khiển tác nghiệp. Hệ thống này có thông tin lấy được từ hệ thống thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau: + Xác định vấn đề + Xây đựng các phương án + Lựa chọn một phương án khả thi Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà quản lý ra quyết định Hệ thống thông tin tăng cường cạnh tranh thường được thiết kế cho người ngoài tổ chức như khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức Các mô hình của hệ thống thông tin: Mô hình logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lý lưu trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy của hệ thống như vật mang thông tin, mang kết quả, hình thức đầu vào, hình thức đầu ra, phương tiện thao tác của hệ thống Mô hình vật lý trong: Là cái nhìn của người kỹ thuật như trang thiết bị của toàn bộ hệ thống, cấu trúc vật lý của dữ liệu, của chương trình và người sử dụng ** Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: Công việc này gồm các bước chính sau: Khảo sát hệ thống cũ Phân tích hệ thống mới: + Lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ + Lập sơ đồ luồng dữ liệu + Xây dựng mô hình thực thể + Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ Thiết kế chương trình Khảo sát hệ thống cũ: Giới thiệu về hệ thống đang khảo sát. Công ty Nam Thiên Hà chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật tư. Hiện tại hệ thống cung ứng công ty gồm: 1.Hệ đặt hàng (bao gồm mua hàng và đặt hàng). -Chọn Nhà cung cấp (NCC) -Thương lượng với nhà cung cấp -Lập đơn hàng -Lưu đơn hàng Nhiêm vụ: giải quyết các dự trù vật tư. Chú ý: -File “NCC” chứa thông tin về nhà cung cấp: Mã NCC, Tài khoản, Địa chỉ, Điện thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp. -Mỗi bản dự trù vật tư có thể được đáp ứng bởi các NCC khác nhau. Tuy nhiên mỗi mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một NCC cung ứng. -Mỗi đơn hànglại có thể chứa nhiều mặt hàng do khách hàng yêu cầu, trên đơn hàng không lưu thông tin nơi dự trù vì vậy phải lưu thông tin Dự trù- Đơn hàng(DT/ĐH) 2.Hệ phát hàng - Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng được lưu trữ trong tệp “Hàng nhận”. Thông tin trên phiếu giao hàng không lưu thông tin người sử dụng hàng. - Đưa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng. _ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn. Nhiệm vụ: Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng. Qua quá trình khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống như sau: -Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. phiếu phát hàng HĐ không khớp Khiếu nại giao hàng đơn đặt hàng Hệ cung ứng vật tư HĐ không khớp Khách hàng Nhà cung cấp phiếu giao hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đơn hàng Khách hàng thương lượng Nhà cung cấp séc 4 Thanh toán 1 Hệ đặt hàng 2 Hệ phát hàng séc phát hàng Đơn hàng xác nhận chi DT-ĐH Hàng nhận 3 Hệ ĐC-TC phiếu phát hàng h NCC -Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh d a Khách hàng 2.1 Nhận hàng về 1.2 Làm đơn hàng a b f g 1.1 Chọn NCC hàng nhận 2.2 In phiếu hàng nhận Đơn hàng 2.3 In danh sách hàng nhận 1.3 In danh sách ĐH DT-ĐH 3.3 Khớp hàng nhận với ĐH e NCC 3.1 Khớp ĐH với hàng nhận 3.4 Xác nhận chi h 3.2 Xác nhận địa chỉ phát hàng 4.2 Trả tiền 4.1 Ghi nhận trả tiền séc đơn đặt hàng NCC được chọn đơn hàng phiếu phát hàng danh sách hàng nhận trao đổi bất nhất séc khớp DT-ĐH với hàng nhận Yếu kém Hệ thống quản lý trên chưa phải là một hệ thống quản lý bằng máy tính mà phần chính là làm thủ công. Do đó không có hướng phát triển hay nâng cấp trong tương lai. Không có kho hàng thông dụng để lưu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời chưa sử dụng. Theo dõi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lý. Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán. Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật tư thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gây nên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá trình đối chiếu thủ công cần lượng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lý tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh cũng như quản lý của công ty. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bước kkhởi đầu cần được tiến hành cho những mục đích sau: Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Là cách tiếp cận logic tới hệ thống để làm sáng tỏ các quan hệ nhằm sử dụng cho quan hệ sau này Trước hết, muốn xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, ta phải phân mức các chức năng. Phân mức các chức năng: Thực hiện phân tích theo cây chức năng. Và thông thường chỉ dừng ở 3 đến 4 mức đối với các hệ thống trung bình, để cho vấn đề quản lý không bị phức tạp hoá; còn đối với các hệ thống lớn thường phân rã thành 6 hoặc 7 mức Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con vì như vậy ta khó có thể kiểm soát được mô hình. Một chức năng chỉ nên phân rã thành < 8 chức năng con Trong cùng một mức thì các chức năng nên có độ phức tương đương nhau, nên tạo cho nó sự cân bằng cả về kích thước lẫn độ phức tạp Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát vấn đề nó cần quản lý Xác định các chức năng Đầu tiên phải xác định chức năng chính quan trọng nhất của toàn hệ thống, từ đó sinh ra các chức năng con. Nhà phân tích phải xác định xem mức nào là thấp nhất, yêu cầu đơn giản nhưng phải đầy đủ và chính xác áp dụng vào bài toán quản lý vật tư: Mục đích chính của bài toán là quản lý vật tư và công việc này có các chức năng con như sau: Quản lý mua hàng 2.3.1.1.1 Làm ds đơn hàng 2.3.2 Làm HĐ với NCC 2.3.1.1 Làm đơn hàng 2.3.1 Ghi lại NCC mới 2.3 Chọn NCC 2.2 Làm đơn đặt hàng 2.1 Kiểm tra kho Quản lý mua hàng Quản lý đặt hàng1.4 làm dự trù với khách hàng 1.5 Cập nhập KH mới 1.1 Kiểm tra mặt hàng 1.3 Làm DT-ĐH Quản lý đặt hàng 1.2 Kiểm tra kháchhàng Quản lý kho Quản lý bán hàng 4.4.2 Làm hoá đơn thanh toán KH 4.4.1 Làm phiếu xuất kho Quản lý kho 4.5 Kiểm tra hàng trong kho 4.4 Xuất hàng 4.3 Làm thẻ kho 4.1 Nhập hàng 4.1 Kiểm định hàng trong kho 3.4 Giao hàng 3.3 Theo dõi quá trình M/B 3.1 Giám định hàng 3.2 Làm danh sách hàng nhận Quản lý bán hàng Báo cáo 5.1.1. Làm báo cáo CL hàng 5.1.1. Làm báo cáo tổng tồn 5.1.2. Làm báo cáo tổng nhập 5.1.1. Làm báo cáo tổng xuất 5.3 Làm báo cáo thanh toán NCC 5.2 Làm báo cáo thanh toán KH 5.1 Làm báo cáo kho Báo cáo QLVT Sơ đồ chức năng 1.QL đặt hàng 2.QL mua hàng 3.QL bán hàng 5.Báo cáo 4.QL kho 5.3 5.1 4.2 4.1 2.2 5.2 4.5 4.4 4.3 3.3 3.2 3.1 2.3 2.1 1.5 1.4 1.3 1.2 1.1 5.1.4 5.1.3 5.1.2 5.1.1 2.3.1 4.4.1 4.1.1 2.3.1.1 2.3.1.1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu: Vai trò của sơ đồ luồng dữ liệu là để chỉ ra một cách có thứ tự các chức năng khác, tuy nhiên, nó chỉ thể hiện vấn đề ở hình thức vật lý bên ngoài chứ không thể hiện được cách thức chuyển và tốc độ truyền tin. ** Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu: Xác định các yêu cầu của người sử dụng Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích xem xét Là tài liệu để nhà lập trình thiết kế phần mềm quản lý và xử lý tốc độ truy cập tin ** Các ký hiệu sử dụng trong chương trình: Chức năng (Tiến trình): Tên chức năng được biểu diễn = Động từ + Bổ ngữ QLVT Luồng Dữ liệu: Được biểu diễn bằng 1 mũi tên, Trên mũi tên là tên DL = Danh từ+Bổ ngữ Kho Dữ liệu (File dữ liệu) Tên kho Tác nhân ngoài: Tên tác nhân Cụ thể: Chức năng: Có tác dụng biến đổi thông tin đầu vào và tạo thông tin đầu ra cung cấp cho các chức năng khác và cho cả kho dữ liệu. Luồng dữ liệu: Thể hiện đường đi của dòng dữ liệu vào hay ra khỏi một chức năng Kho dữ liệu: Trên máy, nó chính là file dữ liệu hoặc tập tài liệu lưu trữ ở văn phòng Tác nhân bên ngoài: Là những phần tử bên ngoài của hệ thống nhưng cũng có mối quan hệ mật thiết với hệ thống. Nó cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng nhận thông tin đầu ra của hệ thống Nội dung của một chức năng (tiến trình) chính là các chức năng con của nó Kỹ thuật chính được sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu là kỹ thuật phân mức với 3 mức cơ bản: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Diagram) – Mức 1: Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như 1 chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định. Đối với mô hình mà ta đang xét, nội tại của hệ thống được chi phối bởi các tác nhân ngoài của hệ thống như: Nhà cung cấp trên thị trường, khách hàng của công ty. Bộ phận sản xuất trong công ty có thể được coi như một khách hàng chung thuỷ nhất của công ty. Công việc lưu trữ và quản lý vật tư - hàng hoá được sản xuất tại xưởng sản xuất của công ty cũng có thể coi như là một loại vật tư đặc biệt cho dễ quản lý – vẫn diễn ra bình thường nếu không có sự thay đổi kế hoạch trên công ty như thay đổi chiến lược dự trữ từ mô hình chu kỳ thay đổi sang mô hình chu kỳ cố định. Như vậy hệ thống đặt hàng tự động và chế độ báo động lượng hàng dự trữ tối thiểu thay đổi theo. Ngoài ra ta thấy rằng khi sản xuất ra hàng hoá thì phải có nơi phân phối, đó là các cửa hàng và đại lý của công ty. Vấn đề còn lại là những nguyên vật liệu phế thải cùng những sản phẩm sai hỏng thì giải quyết ra sao, chúng cũng chịu sự quản lý của nhà kho, và nó được thu mua bởi những đơn vị thu mua phế liệu. Ban quản lý CTy Như vậy tổng thể chung, biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống có dạng như sau: Khách hàng quản lý vật tư Nhà cung cấp Cửa hàng Bộ phận sản xuất Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diapram) – Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng được phân rã tương ứng mức 2 của BPC. Các nguyên tắc phân rã: Các luồng dữ liệu được bảo toàn Các tác nhân ngoài được bảo toàn Có thể xuất hiện các kho dữ liệu Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết Trên cơ sở đó, ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của bài toán quản lý vật tư KH Danh mục KH NCC Quản lý đặt hàng Dự trù ĐH Hợp đồng NCC Quản lý mua hàng Quản lý KH Đơn ĐH BC thanh toán KH Danh mục NCC Báo cáo BC thanh toán NCC Đơn hàng Quản lý bán hàng KH BCCL BC kho Quản lý kho Hàng nhận NCC Thẻ kho Hoá đơn Phiếu nhập Phiếu xuất Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau: Về chức năng: Phân rã chức năng trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn Luồng dữ liệu: + Vào/ ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới(phân rã) + Thêm luồng nội bộ Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì. Xét với bài toán quản lý vật tư, phân mức này được thể hiện như sau: 1. Quản lý đặt hàng Khách hàng 1b 1m Danh mục khách hàng 1a Khách hàng 1.5 Cập nhật khách hàng mới 1.1 Kiểm tra mặt hàng 1d 1c 1.2 Kiểm tra khách hàng 1l 1e 1.3 Làm dự trù đơn hàng 1g 1h 1.4 Làm hợp đồng với khách hàng 1k DT-ĐH 1n Hợp đồng khách hàng Khi KH gửi yêu cầu mặt hàng đến bộ phận quản lý vật tư. Chức năng (1.1) kiểm tra yêu cầu của KH có phù hợp với loại mặt hàng mà công ty đang kinh doanh hay không? Nếu mặt hàng phù hợp chức năng (1.2) sẽ kiểm tra điều kiện thanh toán và tư cách của KH, xem xét KH là cũ hay mới, từ đó thực hiện chức năng (1.3),(1.4),(1.5). Chức năng(1.3) dựa trên yêu cầu của KH kết hợp với hàng trong kho sẽ làm dự trù cho cả công ty Chức năng (1.4) từ yêu cầu của khách hàng & Nhà quản lý sẽ thảo ra hợp đồng.Công ty sẽ lưu bản gốc hợp đồng, 1 bản sao sẽ được gửi tới khách hàng. Chức năng(1.5) sẽ lưu thông tin chi tiết về khách hàng mới vào danh mục KH nằm trong file lưu trữ KH của công ty. (1a) Phiếu dự trù của KH. (1b) Thông tin về mặt hàng trong phiếu dự trù được gửi tới kho để kiểm tra sự phù hợp cua mặt hàng đó với loại hàng của công ty. (1c) Mặt hàng phù hợp (1d) Thông tin về khách hàng (1e) (1g) (1l) Khách hàng hợp lệ (1h) Hợp đồng được thoả thuận (1k) Bản sao hoá đơn được gửi tới khách hàng (1m) Thông tin chi tiết về khách hàng (1n) DT-ĐH gửi tới chức năng (2.2). 2. Quản lý mua hàng 2a 2.2 Làm đơn đặt hàng 2.1 Kiểm tra kho 2c Đơn đặt hàng 2b danh mục NCC 2e 2d 2m NCC 2.3 Chọn NCC 2g 2.3.2 Ghi lại NCC mới 2e 2k 2h 2i 2.3.1 Làm HĐ với NCC 2.3.1.1 Làm đơn hàng Hợp đồng NCC đơn hàng 2.3.1.1.1 Làm danh sách đơn hàng 2n 2p Vật tư yêu cầu của KH sau khi được kiểm tra ở bộ phận đặt hàng sẽ được gửi tới chức năng (2.1). Chức năng(2.1) này sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho nếu dư để cung ứng phiéu dự trù sẽ được gửi đến bộ phận xuất hàng, ngược lại thì sẽ chuyển đến chức năng(2.2) để làm đơn đặt hàng. Chức năng(2.2) kết hợp với DT-ĐH vừa lập để làm đơn đặt hàng gửi tới chức năng (2.3) Chức năng(2.3) sẽ lựa chọn ra NCC thích hợp với vật tư yêu cầu. NCC được lựa chọn từ danh mục NCC đã có trong bộ phận lưu trữ của công ty từ những NCC bên ngoài nếu NCC quen không đáp ứng được Chức năng (2.3.1) sẽ có chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.2). Chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.1.1) sẽ làm danh sách đơn hàng được lấy ra hợp đồng với NCC khi gửi tới chức năng bán hàng và báo cáo thanh toán NCC để xử lý. Chức năng này sẽ làm tối giản sự cồng kềnh của bản hợp đồng.. Chức năng(2.3.2) sẽ ghi thông tin chi tiết về NCC mới vào file lưu trữ NCC . File này nằm trong sự quản lý của công ty. (2a) Phiếu dự trù từ chức năng(1.1) gửi tới. (2b) Thông tin mặt hàng DT gửi tới kho. (2c) Thông tin trả lại từ kho yêu cầu nhập hàng. (2d) Đơn đặt hàng gửi tới NCC. (2e) Xem danh sách NCC có trog file lưu trữ. (2g) Lựa chọn NCC. (2h) (2.i) NCC được chọn. (2k) Thương lượng HĐ. (2e) Bản sao HĐ gửi tới NCC. (2m) Thông tin chi tiết về NCC mới. (2n) Danh sách đơn hàng đưa tới chức năng (3.3). (2p) Danh sách đơn hàng đưa tới chức năng (5.3). 3. Quản lý bán hàng NCC 3b 3c 3a nhận hàng 3. 1 Giám định hàng 3d 3. 2 Làm danh sách hàng nhận 3g 3e KH 3f 3i 3. 3 Theo dõi quá trình mua/bán hàng 3. 4 Giao hàng 3h Khi HĐ đã được ký kết, NCC giao vật tư đến chức năng (3.1). Chức năng này sẽ kiểm tra vật tư về có đạt tiêu chuẩn về chất lượng và chất lượng như theo HĐ không? Nếu đạt thì sẽ chuyển vật tư về kho ‘hàng nhận’, những vật tư kém chất lượng sẽ được trả về cho NCC. Từ đó ‘hàng nhận’ sẽ chuyển thông tin về chứcnăng(3.2). Danh sách hàng nhận được chuyển tới chức năng(3.2). Chứ năng (3.3) kết hợp các thông tin về đơn hàng của nhà cung cấp, HĐ với KH. Dánh sách hàng nhận gửi đến NQL khi NQLyêu cầu. (3a) NCC giao hàng. (3b) Hàng kém chất lượng bị giả lại. (3c) Hàng đạt yêu cầu. (3d) Thông tin về hàng nhận. (3e) Danh sách về hàng nhận. (3g) Danh sách đơn hàng. (3f) Hợp đồng với KH. (3h) NQL yêu cầu hợp thực hiện hợp đồng. (3i) Hàng xuất. (3k) NQL yêu cầu xuất hàng đến chức năng(4.4), (3l) Dánh sách hàng nhận được gửi đến chức năng(4.1). 4. Quản lý kho 4.1 Nhập hàng 4.1.2 Làm phiếu nhập kho 4a 4b Phiếu nhập 4b 4.2 Kiểm định hàng trong kho 4g 4.3 Làm thẻ kho Hàng nhận 4d Thẻ kho 4c 4.4 Xuất hàng 4i 4.5 Kiểm kê hàng trong kho 4d 4d 4.4.1 Làm phiếu xuất kho 4.4.2 Làm hoá đơn thanh toán KH Hoá đơn phiếu xuất Danh sách nhận được chuyển tới chức năng(4.1) để ghi số thông tin chi tiết về vật tư vào kho. Với mỗi lần nhập kho sẽ làm một phiếu nhập nhờ chức năng(4.1.1). Mỗi vật tư vào kho đều qua chức năng(4.2) để kiểm tra chất lượng hàng. Kết quả kiểm tra sẽ được chuyển sang chức năng(5.1.4) Mỗi vật tư vào kho sẽ được lưu lại vào 1 thẻ kho qua chức năng yêu cầu xuất hàng khỏi kho từ bộ phận bán hàng đến chức năng (4.4). Với mỗi yêu cầu xuất hàng, chức năng (4.4) sẽ phải làm 1 phiếu suất tại chức năng (4.4.1) và mỗi loại hàng xuất khỏi kho sẽ phải làm 1 thẻ kho tại chức năng (4.3). Từ các vật tư xuất, bộ phận quản lý kho sẽ làm các hoá đơn thanh toán khách hàng ở chức năng (4.4.2). Các hợp đồng này sẽ được gửi lên NQL. NQL theo hoá đơnvà HĐ sẽ gửi yêu vầu thanh toán đến khách hàng. Khi NQL yêu cầu giao hàng đến khách hàng , chức năng(4.4.2) sẽ gửi phiếu xuất đến kho nhận hàng . Kho sẽ giao hàng đến chức năng(3.4) để hoàn tất HĐ với khách hàng. Chức năng (4.5) sẽ tổng hợp phiếu nhập/xuất và thẻ kho để đưa ra kết luận chính sác nhất về lượng tồn, xuất, nhập của kho theo từng thời điểm. (4a) Danh sách hàng nhập. (4b) Thông tin hàng nhập. (4c) Yêu cầu xuất hàng. (4d) Thông tin hàng xuất. (4e) Chi tiết hàng xuất. (4g) Chi tiết hàng nhập. 5. Báo cáo 4.5 Kiểm kê hàng 5b 5a 5.1.1 Làm báo cáo tổng kết. 5.1.2 Làm báo cáo tổng nhập 5c 5d 5.1.3 Làm báo cáo tổng tồn. 4.2 Kiểm định hàng 5a 5.1 Báo cáo kho 5d 5.1.4 Làm BC chất lượng hàng trong kho Báo cáo kho 5g Báo cáo thanh toán KH NQL 5h 5.2 Làm báo cáo thanh toán KH 5i 5k 5l 5.3 Làm báo cáo thanh toán NCC 5m BC thanh toán NCC Chức năng(5.1) hoạt động khi cần tính tổng lượng tồn/ xuất/ nhập Chức năng (5.1) dựa trên sự hoạt động của 4 chức năng(5.1.1), (5.1.2), (5.1.3),(5.1.4). Chức năng (5.1.1) sẽ khớp thẻ kho, phiếu xuất để đưa ra tổng xuấtcủa 1loại hàng trong 1 thời điểm. Chức năng(5.1.2)sẽ khớp thẻ kho, phiếu nhập để đưa ra tổng nhập. Khớp tổng xuất và tổng nhập sẽ cho kết quả tổng tồn tại chức năng(5.1.3). Hàng quá thời hạn sử dụng hay chất lượng kém ..... sẽ được đưa ra tại chứa năng (5.1.4). Chức năng (5.2) sẽ khớp hoá đơn KH và hợp đồng với KH để đưa ra báo cáo nợ/ trả của KH. Chức năng(5.3) sẽ khớp danh sách hàng nhận, danh sách đơn hàng và hợp đồng với NCC để đưa ra báo cáo nợ trả của NCC. (5a) KQ khớp theo kho và phiếu xuất. (5b) KQ khớp theo pho và phiếu nhập. (5c) Chi tiết về vật tư xuất. (5d) Chi tiết về vật tư nhập. (5g) Chất lượnh về vật tư trong kho. (5h) Hoá đơn thanh toán KH. (5i) Hợp đồng KH. (5k) Dánhách hàng nhận. (5l) Danh sách đon hàng. (5m) Hợp đồng NCC. III. Phân tích hệ thống về dữ liệu(mô hình quan hệ) Khi thiết kế các file dữ liệu, có thể chúng được dùng cho nhiều tiến trình khác nhau, như thế có thể có một số dữ liệu được sao chép nhiều lần. Sự sao chép lại như vậy dẫn đến sự khó khăn trong việc thay đổi, chỉnh sửa lại dữ liệu, làm tốn bộ nhớ và làm cho việc quản lý phải tiến hành nhiều công đoạn gây phức tạp cho dữ liệu, nhất là có thể làm hco dữ liệu không đợc nhất quán. * Vai trò của mô hình thực thể: là xác định các đơn vị thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống, xác định các mối quan hệ giữa chúng. Điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu chỉ lưu giữ một lần trong cả hệ thống, bất cứ tiến trình nào cũng có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu chung này. Việc xây dựng mô hình thực thể phải xác định các bảng dữ liệu trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng. * Thực thể: là một đối tượng – một sự kiện mang tính thông tin cho cả tổ chức, Mỗi thực thể được thể hiện là một dòng trong bảng, như vậy mỗi tập thực thể tương đương với một bảng. * Thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là một thuộc tính của thực thể, chúng được gọi là các trường (Field) thể hiện là những cột thông tin trên bảng. Có 3 loại thuộc tính, đó là: Thuộc tính mô tả: Chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả đặc điểm của thực thể Thuộc tính khoá: Gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể, đảm bảo sự tồn tại duy nhất của từng thực thể tương ứng với một giá trị khoá. Có thể nói mối quan hệ giữa tập thuộc tính khoá và tập thực thể là một quan hệ song ánh Thuộc tính kết nối: Đó là thuộc tính thể hiện vai trò kết nối giữa 2 kiểu thực thể. Nó là thuộc tính khoá nhận diện ở thực thể này và là thuộc tính mô tả ở thực thể kia. * Các kiểu liên kết: Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhưng ta chỉ ghi nhận các kiểu liên kết có ích cho công tác quản lý và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà ta vừa phát hiện ở trên. Có 3 kiểu liên kết Liên kết 1 – nhiều: đó là các liên kết thường hay gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập, thể hiện quan hệ của 1 thực thể của bảng này với nhiều thực thể của bảng kia, nhưng mỗi thực thể của bảng kia chỉ có duy nhất một thực thể có quan hệ với nó. Trên sơ đồ, liên kết 1 – n được thể hiện như sau: Liên kết 1- 1: là liên kết mà thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bảng kia. Trên sơ đồ, liên kết này được thể hiện: Liên kết n – n: mỗi thực thể của bảng này có thể liên kết với nhiều thực thể của bảng kia và ngược lại. Quan hệ n – n không giúp ta thấy rõ mối liên hệ giữa 2 thực thể cũng như không thấy điều gì về nghiệp vụ. Thông thường với liên kết n – n người ta sẽ tách thành nhiều liên kết 1 – n. Liên kết này được thể hiện trên sơ đồ: B Để tách liên kết n – n thành 2 liên kết 1 – n, ta phải thêm một bảng thứ 3 sao cho 2 bảng cũ có liện kết 1 – n với bảng mới đó. Thí dụ: A Được chuyển thành: B a c Xét riêng trong bài quản lý vật tư, ta có thể thấy các thực thể : Khách hàng, Phiếu dự trù, Dòng dự trù, Đơn đặt hàng, Dòng đặt hàng, Hoá đơn, Dòng hoá đơn, Đơn hàng, Dòng đơn hàng, Nhà cung cấp, Vật tư, Thẻ kho, Dòng thẻ kho, Phiếu nhập, Dòng phiếu nhập, Phiếu xuất, Dòng phiếu xuất, báo cáo, Dòng báo cáo, Hợp đồng, Dòng Hợp đồng. Dựa trên việc tách các thực thể có liên kết n – n nói trên, ta xây dựng được mô hình thực thể liên kết như sau: Dòng dự trù Phiếu dự trù Khách hàng Dòng đặt hàng Đơn đặt hàng Khách hàng Dòng hoá đơn Hoá đơn Khách hàng Vật tư/ Nhà cung cấp Vật tư Nhà cung cấp Nhà cung cấp Báo cáo Dòng hợp đồng Hợp đồng Khách hàng Hợp đồng Vật tư Dòng báo cáo Báo cáo Báo cáo Dòng thẻ kho Đơn hàng Phiếu nhập/ Vật tư Dòng phiếu nhập Dòng phiếu xuất Phiếu xuất/ Vật tư Thẻ kho/ Vật tư Khách hàng Nhà cung cấp Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất Vật tư Phiếu nhập Vật tư Thẻ kho Vật tư Dòng đơn hàng Nhà cung cấp IV. Mô hình dữ liệu quan hệ: Một công việc rất quan trọng trong việc xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ là chuẩn hoá dữ liệu. Mục đích của chuẩn hoá là làm đơn giản tới mức tối thiểu các thuộc tính trong bảng, không có bảng nào mang nội dung trùng nhau nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho hệ thống. Có 3 dạng chuẩn hoá: Chuẩn hoá dạng1, chuẩn hoá dạng 2 và chuẩn hoá dạng 3. Cả 3 dạng chuẩn hoá này đều phải dựa trên khái niệm phụ thuộc hàm. Phụ thuộc hàm: Với một giá trị khoá tại thời điểm đang xét, chỉ có duy nhất một giá trị cho các thuộc tính khác trong bảng. Chuẩn hoá dạng 1: 1 danh sách kiểu thực thể được gọi là ở dạng chuẩn 1 khi và chỉ khi trong bảng thực thể không có thuộc tính nào bị lặp lại. Do đó yêu cầu ở dạng chuẩn 1 là phải loại bỏ các nhóm lặp. Các thuộc tính bị loại sẽ tiếp tục được chuẩn hoá. Trong số các thuộc tính bị loại, ta sẽ xem xét các thuộc tính nào có thể là khoá và dựa trên các thuộc tính đó, ta tách ra thành các kiểu thực thể con khác. Chuẩn hoá dạng 2: các thuộc tính muốn ở dạng chuẩn 2 phải phụ thuộc hoàn toàn vào khoá, không phụ thuộc vào từng bộ phận của khoá. Do đó, yêu cầu ở dạng chuẩn 2 là phải loại bỏ hoàn toàn các thuộc tính phụ thuộc bộ phận vào khoá. Các thuộc tính bị loại sẽ cùng khoá của nó lập thành 1 kiểu thực thể khác mà tại đó, nó phụ thuộc hoàn toàn vào khoá của mình. Chuẩn hoá dạng 3: Thuộc tính ở dạng chuẩn 3 khi mọi thuộc tính không chỉ phải phụ thuộc vào khoá mà còn không phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào trong danh sách. Vậy, dạng chuẩn 3 yêu cầu phải loại bỏ các thuộc tính không khoá. Mọi thuộc tính thuộc vào thuộc tính không khoá phải bị tách khỏi danh sách kiểu thực thể và tạo nên 1 kiểu danh sách mà khoá chính là thuộc tính bị tách đó Với cách thức chuẩn hoá như trên, áp dụng vào bài toán quản lý vật tư, ta phân tích các bảng thực thể ban đầu, chuẩn hoá chúng để tạo ra những kiểu thực thể mới. Đầu tiên, ta chuẩn hoá bảng thứ nhất, bảng Phiếu dự trù: Công ty.................... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Địa chỉ..................... Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu dự trù Số:. . . . . . . . . . . . . . Ngày. . . . tháng. . . . năm 200. . . STT Tên hàng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Quá trình chuẩn hoá: Phiếu dự trù Thuộc tính chưa chuẩn hoá Chuẩn hoá dạng 1 Chuẩn hoá dạng 2 Chuẩn hoá dạng 3 Số DT Ngày DT Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số lượng Số DT Ngày DT Mã VT Số DT Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số lượng Số DT Ngày DT Mã VT Số DT Mã VT Số lượng Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số DT Ngày DT Mã VT Số DT Mã VT Số lượng Mã VT Tên VT Đơn vị tính Vậy, sau khi chuẩn hoá, ta có các thực thể như sau: Phiếu DT (Số DT, Ngày DT, Mã VT) Vật tư (Mã VT, Tên VT, Đơn vị tính) Dòng DT (Số DT, Mã VT, Số lượng) (Những thuộc tính gạch chân là khoá) Bảng thứ 2 là bảng Đơn đặt hàng: Công ty.................... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Địa chỉ..................... Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đơn Đặt hàng Số:. . . . . . . . . . . . . . Ngày. . . . tháng. . . . năm 200. . . Tên Công ty:. . . . . . . . . . . . Mã: . . . . . . . . Địa chỉ:. . . . . . . . . . . . . . . . Điện thoại: . . . . . .. . . . . . . . Fax:. . . . . . . . . . .. . . Yêu cầu mặt hàng: STT Tên hàng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Quá trình chuẩn hoá: Đơn đặt hàng Thuộc tính chưa chuẩn hoá Chuẩn hoá dạng 1 Chuẩn hoá dạng 2 Chuẩn hoá dạng 3 Số DDH Ngày DDH Mã KH Tên KH Đ.C KH Đ.T KH Fax Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số lượng Số DDH Ngày DDH Mã KH Tên KH Đ.C KH Đ.T KH Fax Số DDH Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số lượng Số DDH Ngày DDH Mã KH Tên KH Đ.C KH Đ.T KH Fax Số DDH Mã VT Số lượng Mã VT Tên VT Đơn vị tính Số DDH Ngày DDH Mã KH Mã KH Tên KH Đ.C KH Đ.T KH Fax Số DDH Mã VT Số lượng Mã VT Tên VT Đơn vị tính Vậy, sau khi chuẩn hoá, ta có các thực thể như sau: DDH (Số DDH, Ngày DDH, Mã KH) KH (Mã KH, Tên KH, ._.