Kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc

iên chỉ đến ngày 28/10/1997 quy chế kiểm toán nội bộ mới được ra đời bằng quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính. Mãi tới ngày 22/12/1998 Bộ tài chính mới có thông tư hướng dẫn số 171/1998/ TT-BTC thực hiện kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước. Hiện nay, kiểm toán nội bộ đã được triển khai rộng rãi ở hầu hết các doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn. Đã có nhiều đơn vị tổ chức thực hiện khá tốt vai trò và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị triển khai thực hiện còn mang tính hình thức, chưa thực sự thấy được vị trí và vai trò của kiểm toán nội bộ nên thiếu quan tâm đúng mức đến hoạt động kiểm toán nội bộ. Vì vậy, việc tổ chức kiểm toán nội bộ ở một số đơn vị còn nhiều vấn đề bất cập như chưa phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán và thanh tra. Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ thiếu tính bài bản và tính chuyên nghiệp, thậm chí còn mang nhiều tính tự phát nên hiệu quả thu được từ công tác kiểm toán nội bộ còn hạn chế. Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc” được tác giả nghiên cứu nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của công tác kiểm toán nội bộ ở Công ty Than miền bắc nói riêng và các doanh nghiệp Nhà nước nói chung. Mục tiêu nghiên cứu Nâng cao lý luận kiểm toán nội bộ mà cụ thể là kiến thức về tổ chức kiểm toán nội bộ cho chính bản thân tác giả. Kết hợp lý luận và thực tiễn tổ chức kiểm toán nội bộ ở Công ty Than miền bắc để hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ ở Công ty này. Phương pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng nhiều phương pháp phương pháp trong đó chủ yếu là phương pháp duy vật biện chứng, các phương pháp phân tích, kế toán và bằng khảo sát thực tế. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Lý luận về tổ chức kiểm toán nội bộ và thực tế tổ chức kiểm toán nội bộ ở Công ty Than miền bắc, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ ở Công ty Than miền bắc. Đóng góp của luận văn Góp phần trực tiếp hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ ở Công ty Than miền bắc, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất kinh doanh. Ngoài ra tác giả mong muốn đề tài này đóng góp một phần lý luận cho việc hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ ở các Công ty than trực thuộc Tổng Công ty than Việt Nam, các doanh nghiệp Nhà nước. Kết cấu của luận văn Luận văn này được chia làm 3 phần: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắcChương 1 Lý luận chung về tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp 1.1. kiểm toán nội bộ trong quản lý 1.1.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ Kiểm toán, theo hệ thống bộ máy tổ chức được chia thành ba loại: kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Trong hệ thống đó kiểm toán nội bộ ra đời muộn hơn cả, những tư tưởng hiện đại về kiểm toán đã xuất hiện từ năm 1914 song chỉ sau cơn sốt nặng nề về tài chính năm 1929 kiểm toán mới phát triển. Trong quan hệ đó kiểm toán nội bộ cũng ngày càng phát triển: Năm 1941, Trường Đào tạo kiểm toán viên nội bộ được thành lập ở Hoa Kỳ và các chức năng của kiểm toán nội bộ được xác định chủ yếu trong lĩnh vực tài vụ. Từ những năm 1950 trở đi, kiểm toán nội bộ phát triển vào các khía cạnh của quản lý trong doanh nghiệp, đặc biệt là hiệu quả kinh doanh và hiệu năng quản lý. ở Cộng hoà Pháp, chức năng của kiểm toán nội bộ đã xuất hiện chính thức vào năm 960 trong các công ty nhánh của các tập đoàn ngoại quốc. Tiếp đó, các công ty khác (đặc biệt là trong ngân hàng với Vụ tổng thanh tra) cũng định ra những chắc năng tương tự. Đồng thời việc du nhập kiểm toán nội bộ vẫn tiếp tục phát triển cùng với việc phát triển tầm cỡ của các công ty và do mong muốn duy trì sự ổn định và tăng hiệu quả của các công ty, đến năm 1965 đã thành lập Hội Kiểm toán viên nội bộ của Pháp sau đó trở thành Viện nghiêp cứu của kiểm toán vên và kiểm toán viên nội bộ của Pháp vào năm 1973. Cùng với sự ra đời và phát triển rộng rãi của kiểm toán nội bộ thì cũng có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán nội bộ, xuất phát từ những cái nhìn riêng của các tổ chức khác nhau. Trong các Chuẩn mực Hành nghề kiểm toán nội bộ, ban hành tháng 5 năm 1978 đã nhấn mạnh sự tồn tại của kiểm toán nội bộ trong một tổ chức: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó, với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó”. Trong khi đó để nhấn mạnh hơn nữa mục tiêu cuối cùng của kiểm toán nội bộ thì Liên đoàn quốc tế các nhà kế toán (IFAC) đã cho rằng “kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kinh tế như một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thông kế toán và kiểm soát nội bộ” như vậy mục tiêu cuối cùng của kiểm toán nội bộ chính là giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Qua các định nghĩa khác nhau về kiểm toán nội bộ như trên có thể đi đến một định nghĩa chung về kiểm toán nội bộ: “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động nội kiểm có tính độc lập trong các đơn vị với chức năng chính là kiểm tra, đánh giá các hoạt động tài chính và phi tài chính nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động đó và góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý tại các đơn vị cơ sở”. 1.1.2. Mục đích, chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ 1.1.2.1.Mục đích của kiểm toán nội bộ Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà quản lý doanh nghiệp (Ban giám đốc) trong việc phát hiện và khắc phục những khâu yếu, ngăn ngừa sai sót gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Xuất phát từ mục đích chung đó, kiểm toán nội bộ phải thể hiện được những mục đích rõ ràng và cụ thể phù hợp với từng loại hình kiểm toán. Với kiểm toán (bảng khai) tài chính: Được tiến hành để xác minh tính trung thực của các thông tin tài chính cùng với xác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính. Ngoài ra, kiểm toán tài chính còn nhằm đánh giá hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm kiểm soát và bảo vệ các nguồn lực của đơn vị. Với kiểm toán hoạt động: Mục đích là đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động tài chính và phi tài chính. Đồng thời, từ kết quả thu được, kiểm toán viên sẽ đưa ra những kiến nghị để cải tiến các hoạt động nếu thấy cần thiết. Với kiểm toán liên kết: Kiểm toán liên kết là sự sáp nhập của kiểm toán tài chính và kiểm toán hoạt động. Với ý nghĩa đó, kiểm toán liên kết phải đồng thời giải quyết hai yêu cầu: Một là, xác minh tính trung thực của các thông tin tài chính cùng với xác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính và chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Yêu cầu này tương ứng với mục tiêu của kiểm toán tài chính. Hai là, hướng vào những thành tích và hiệu quả trong đó cần xem xét việc thiết lập hệ thống thông tin và quản lý cũng như việc điều hành hướng tới tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực. 1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ ra đời nhằm thực hiện đồng thời hai chức năng: Chức năng xác minh và chức năng bày tỏ ý kiến. Chức năng xác minh nhằm khẳng định mức độ trung thực của tài liệu, tính pháp lý của việc thực hiện các nghiệp vụ hay việc lập các bảng khai tài chính. Chức năng bày tỏ ý kiến có thể được hiểu rộng với ý nghĩa cả kết luận về chất lượng thông tin và cả pháp lý, tư vấn qua xác minh. Cùng với sự khẳng định vị trí và tầm quan trọng của kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ thì chức năng bày tỏ ý kiến đã đặc biệt được quan tâm bởi chính chức năng này bảo đảm thực hiện mục tiêu cuối cùng của kiểm toán nội bộ là góp phần nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Căn cứ vào những chức năng trên, kiểm toán nội bộ phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của nó. Trước hết, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ là kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, của hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hành kinh doanh; tính chính xác của báo cáo tài chính trước khi trình giám đốc duyệt. Để thực hiện nhiệm vụ này kiểm toán nội phải thẩm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của thông tin tài chính, thông tin nghiệp vụ, các phương tiện đã sử dụng để xác định, định lượng, phân loại và báo cáo thông tin đó. Từ đó, kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hệ thống thông tin thích hợp để xác định rằng: Trong sổ sách, báo cáo tài chính và hoạt động điều hành có thông tin đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và hữu ích không. Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo có đầy đủ và có hiệu lực không. Kiểm toán nội bộ phải thẩm tra các hệ thống đã thiết lập để đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật, các quy định có ảnh hưởng quan trọng tới các nghiệp vụ, các báo cáo và phải xác định tổ chức có tuân thủ theo đúng các yêu cầu của hệ thống không. Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ tư vấn về công tác tài chính, kế toán. Tham gia hướng dẫn nghiệp vụ tài chính, kế toán cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Đặc biệt, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ đánh giá tính tiết kiệm và tính hiệu quả của các nguồn lực được sử dụng. Thông qua các chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả của một hoạt động do ban giám đốc đề ra. Thông qua kiểm toán phát hiện những tồn tại, yếu kém, những sơ hở trong quản lý, đề xuất những giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý và công tác quản lý của doanh nghiệp. Ngoài các nhiệm vụ không thể thiếu được ở trên, kiểm toán nội bộ còn có các nhiệm vụ đặc biệt bất thường do ban giám đốc, hội đồng quản trị giao. 1.2. Tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp 1.2.1. Quy trình tổ chức công tác kiểm toán nội bộ 1.2.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch là cơ sở để đạt kết quả tốt trong mọi tổ chức. Lập kế hoạch gắn với việc xây dựng các mục tiêu để tận dụng những điều kiện thuận lợi và nguồn lực có sẵn nhằm sử dụng hiệu quả những nguồn lực đó. Lập kế hoạch kiểm toán là bước công việc đầu tiên và không thể thiếu của công tác kiểm toán nhằm tạo ra tất cả các tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán. Đây là một bước quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của một cuộc kiểm toán, đặc biệt là đối với các cuộc kiểm toán diễn ra với quy mô lớn. Theo chuẩn mực 410 trong “ Các Chuẩn mực Nghề nghiệp Hoạt động Kiểm toán Nội bộ” của Viện Kiểm toán viên Nội bộ đã chỉ rõ “kiểm toán viên nội bộ phải lập kế hoạch cho mỗi cuộc kiểm toán”. Việc lập kế hoạch kiểm toán nội bộ phải bằng văn bản và do người phụ trách kiểm toán nội bộ thực hiện. Kế hoạch kiểm toán nội bộ phải nhất quán với Bản quy chế của bộ phận kiểm toán nội bộ và các mục đích của tổ chức. Các nội dung mà bản kế hoạch phải đề cập tới bao gồm: 1.2.1.1.1.Xây dựng các mục tiêu kiểm toán và phạm vi công việc Mục tiêu kiểm toán là đích cần đạt tới đồng thời là thước đo kết quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Tuỳ theo từng cuộc kiểm toán cụ thể mà xác định được các mục tiêu kiểm toán cụ thể. Để xác định các mục tiêu của kiểm toán nội bộ cần phải nghiên cứu các nhân tố: Yêu cầu quản lý, năng lực của nhân viên, nguồn lực và thời gian sẵn có, tính chất cấp bách của công việc, những cách tiếp cận khác nhau sẵn có. Từ đó, những mục tiêu cụ thể và những giới hạn của kiểm toán phải được định rõ ngay từ lúc bắt đầu mỗi nhiệm vụ. Ngoài ra, điều quan trọng cần chú ý là các mục tiêu được xây dựng không phải cho mọi hoàn cảnh. Vì có những điều kiện thay đổi, nên các mục tiêu phải được đánh giá lại, với những bổ sung thích hợp. Những mục tiêu đó phải được nêu rõ ràng tới các nhân viên kiểm toán nội bộ và họ phải hiểu kĩ các mục tiêu đó. Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán. Phạm vi kiểm toán thường được xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một hướng cụ thể hoá các mục tiêu này. Phạm vi kiểm toán phải chỉ rõ đối tượng cụ thể của kiểm toán là gì, các bảng khai tài chính, tất cả các loại nghiệp vụ hay chỉ một vài nghiệp vụ cụ thể, sự tuân thủ pháp luật. Cùng với việc cụ thể hoá về đối tượng, phải cụ thể hoá về mặt thời gian thuộc phạm vi kiểm toán (tháng, quý, năm). Trong kiểm toán nội bộ, mục tiêu và phạm vi kiểm toán đã được xác định trong kế hoạch đầu năm nhưng chỉ dừng lại ở các mục tiêu chung. Nên mỗi cuộc kiểm toán vẫn phải xác định rõ ràng chuẩn xác mục tiêu và phạm vi cụ thể của cuộc kiểm toán đó. 1.2.1.1.2. Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán Căn cứ vào mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán, người phụ trách bộ phận kiểm toán nội phải xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán. Các nguồn lực bao gồm nhân lực tham gia cuộc kiểm toán, ngân sách tài chính, các phương tiện, công cụ cần huy động cho việc thực hiện cuộc kiểm toán. Số lượng và trình độ của nhân viên cần thiết tuỳ thuộc vào việc đánh giá tính chất và sự phức tạp của công việc cũng như những ràng buộc về thời gian. Công việc phải được chia nhỏ thành những nhiệm vụ của cá nhân khi ước tính về số lượng nhân viên. Kỹ năng và những nhu cầu phát triển của nhân viên phải được nghiên cứu khi chọn những kiểm toán viên cụ thể cho công việc. Ngân sách tài chính cần thiết để phục vụ cho các chi phí liên quan đến việc thực hiện cuộc kiểm toán như: chi phí đi lại, chi phí ăn ở của các kiểm toán viên, chi phí thuê chuyên gia(nếu có). Ngân sách tài chính phải phù hợp với quy chế tài chính của doanh nghiệp, phù hợp với bản kế hoạch ngân sách tài chính hàng năm dành cho công tác kiểm toán nội bộ. Các phương tiện, công cụ tham gia vào cuộc kiểm toán cũng phải được xác định một cách cụ thể. Ví dụ: Phương tiện đi lại của đoàn kiểm toán là ô tô của doanh nghiệp; Máy vi tính được sử dụng để lấy mẫu kiểm toán. 1.2.1.1.3. Thu thập thông tin cơ bản về các hoạt động sẽ được kiểm toán Thu thập thông tin chỉ hướng tới việc đưa ra các bước quyết định về kiểm toán mà chưa đặt ra mục đích thu thập bằng chứng cho kết luận kiểm toán. Thu thập thông tin, trước hết cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu đã có song khi cần thiết có thể sử dụng các biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu khi thu thập thông tin bao gồm: - Hồ sơ kiểm toán lần trước. Các hồ sơ phải được nghiên cứu về mặt trình bày tình hình chung của tổ chức hoặc chức năng đã được thẩm tra, việc kiểm soát nội bộ và số liệu thống kê. Phải chú ý đặc biệt đến các vấn đề kiểm toán trước đó và các phương pháp giải quyết. Thời gian kiểm toán thực hiện trong lần kiểm toán trước phải được thẩm tra cẩn thận để xác định xem có tiết kiệm hay không. - Các báo cáo lần trước. Tất cả các báo cáo kiểm toán trước đã phát hành cho đơn vị được kiểm toán phải được thẩm tra lại. Những vấn đề trong những chỗ phát hiện và tầm quan trọng của chúng phải được phân tích. - Các quy chế, quyết định có liên quan đến hoạt động của đơn vị được kiểm toán. - Các tài liệu khác có liên quan. 1.2.1.1.4. Liên hệ với những người cần biết về cuộc kiểm toán Những người cần biết về cuộc kiểm toán bao gồm giám đốc doanh nghiệp, người đứng đầu các đơn vị sẽ được kiểm toán, các kiểm toán viên và những người có liên quan cần huy động cho cuộc kiểm toán. Việc liên hệ này là cần thiết cho việc xây dựng một lịch trình làm việc hợp lý và khoa học. Đối với giám đốc doanh nghiệp, nội dung liên lạc là báo cáo sơ bộ về mục tiêu và phạm vi chính của cuộc kiểm toán sắp tới. Trong quá trình báo cáo có thể có sự chỉ đạo bổ sung của giám đốc như việc mở rộng hay rút ngắn phạm vi kiểm toán, những vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Sau đó kiểm toán viên sẽ tổng hợp, xác định lại mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán. Đối với người đứng đầu đơn vị cuộc kiểm toán, nội dung liên lạc ở đây chủ yếu soay quanh việc bố trí những người có liên quan (kế toán trưởng, thủ kho, thủ quỹ), những tài liệu cần thiết, thời gian dự kiến thực hiện cuộc kiểm toán. Đối với các kiểm toán viên nội bộ, nội dung cơ bản là phải thông tin cho họ được mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán, những nhiệm vụ cơ bản cần làm trước khi có trương trình kiểm toán cụ thể. 1.2.1.1.5.Viết chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, với trọng tâm là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện trong khi kiểm toán. Chương trình kiểm toán là kết quả của quá trình lập kế hoạch và điều tra. Chương trình kiểm toán biểu hiện việc chọn lọc của kiểm toán viên để có những phương pháp tốt nhất hoàn thành công việc. Việc chuẩn bị cho một chương trình kiểm toán đòi hỏi phải có kế hoạch, nhận định và kinh nghiệm. Kiểm toán viên nội bộ sẽ sử dụng những thông tin ban đầu đã thu thập và đánh giá trong việc điều tra. Tất nhiên, tiêu chuẩn quan trọng nhất là hệ thống kiểm soát nội bộ. Dựa vào việc điều tra, kiểm toán viên sơ bộ xác định mức độ tin cậy của hệ thống. Kiểm toán viên cũng chọn các vấn đề cần kiểm tra thêm, và các lĩnh vực cần phảu lưu ý khi kiểm toán. Tính trọng yếu và rủi ro cũng là các tiêu chuẩn để thiết lập chương trình kiểm toán. Tính trọng yếu là một khái niệm tương đối hơn là một khái niệm tuyệt đối. Một sai số với một quy mô nhất định có thể là trọng yếu với một công ty nhỏ những lại không trọng yếu với một công ty lớn hơn. Tính trọng yếu được xem xét trên hai mặt: quy mô hay tầm cỡ (mặt lượng) và vị trí hay tính hệ trọng (mặt chất) của phần nội dung cơ bản. Trong việc chuẩn bị cho chương trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ có thể mở rộng hoặc giới hạn công việc của mình theo tính trọng yếu. Mặc dù một lĩnh vực có thể là không quan trọng nhưng nó có thể là thiết yếu theo tính rủi ro tương đối. Theo tính rủi ro tương đối, kiểm toán viên phải xem xét tất cả các khoản mục, cần phải chú ý nhiều hơn với những hoàn cảnh không thuận lợi. Độ tin cậy của bằng chứng và các loại thông tin có sẵn cũng phải được lưu ý. Kiểm toán viên nội bộ cố gắng chọn các bước kiểm toán sao cho tạo ra được các bằng chứng tin cậy nhất. Các kỹ thuật kiểm toán tiên tiến cũng sẽ được sử dụng ở bất cứ chỗ nào có thể áp dụng được. Các phần mềm kiểm toán phải có sẵn cho kiểm toán viên để thực hiện các bước kiểm toán đã chọn. Các thủ tục chọn mẫu thống kê kết hợp với các kỹ thuật máy tính giúp kiểm toán viên thu thập số liệu nhanh chóng từ các tổng thể lớn. Những kỹ thuật đó và các kỹ thuật khác nữa phải được lưu ý khi chuẩn bị chương trình kiểm toán. Người chủ trì cuộc kiểm toán cần xây dựng chương trình cụ thể cho từng phần hành kiểm toán. Do mỗi phần hành kiểm toán có đặc điểm khác nhau nên phạm vị, loại hình kiểm toán cũng khác nhau dẫn đến số lượng và thứ tự các bước kiểm toán khác nhau. Chẳng hạn, các nghiệp vụ về tiền mặt thường biến động lớn do tiền là phương tiện thanh toán gọn nhẹ, dễ di chuyển, dễ bảo quản, dự trữ. Dẫn đến khả năng xảy ra gian lận sai sót cao. Hơn nữa, các nghiệp vụ này phản ánh được thực chất quá trình hoạt động của đơn vị kiểm toán. Chính vì vậy, nghiệp vụ tiền mặt thường là đối tượng thường xuyên, trực tiếp và toàn diện của cuộc kiểm toán. Trong khi đó, các loại tài sản khác như vật tư chẳng hạn, lại có nhiều chủng loại với khối lượng lớn, được bảo quản trên nhiều kho bãi khác nhau nên nội dung và trình tự kiểm toán phải khác với tiền mặt. Ngoài ra, sự khác nhau giữa các loại hình kiểm toán: kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động, kiểm toán liên kết cũng dẫn đến trình tự kiểm toán khác nhau ngay đối với mỗi loại nghiệp vụ. Một chương trình kiểm toán gồm có một bản công bố các mục tiêu kiểm toán, các bước kiểm toán, kiểm toán viên được phân công, và tên viết tắt của họ, tham khảo hồ sơ kiểm toán, quỹ thời gian các bước kiểm toán, ngày dự kiến bắt đầu và hoàn thành công việc kiểm toán. Dưới đây là bảng minh hoạ trích dẫn một chương trình kiểm toán của một công ty. Bảng minh họa số 1 - Phân đoạn tiền mặt Mục tiêu kiểm toán: xác định số dư tiền mặt có quá nhiều không Nhiệm vụ Chính/phụ Người được phân công Ngày công Dự tính ngày bắt đầu/ hoàn thành Tham khảo hồ sơ kiểm toán 1. Đưa vào chương trình số dư tiền trích từ bảng sao kê của ngân hàng trong năm NVC 1/2 Ngày 4/8 HS – 1 2. Xác định số dư tiền mặt có quá nhiều không. NVC 1 Ngày 4/8 đến 5/8 HS -5 3.Đối với các tài khoản có số dư được vượt mức, xác định chu kỳ gửi tiền và các khoản chi tiêu chủ yếu trong tháng. NVC 1 5/8 đến 6/8 HS – 25 4.Xác định những lần gửi tiền có thể định thời gian khớp chặt chẽ hơn với các khoản chi tiêu không. NVC 1/2 Ngày 6/8 HS -31 5. Xác định các chính sách của công ty về đầu tư tiền mặt tạm thời có được tuân thủ không. NVC 1/2 Ngày 7/8 HS -42 Tuỳ theo lĩnh vực và trình độ của kiểm toán viên thực hiện công việc kiểm toán mà những chương trình kiểm toán có thể viết theo mẫu chung, hoặc có thể gồm các bước chi tiết. 1.2.1.2. Thực hiện kiểm toán Thực hiện kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình kiểm toán. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần tuân thủ các nguyên tắc chung cơ bản sau: Thứ nhất: Kiểm toán viên phải tuyệt đối tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp, kiểm toán viên không được tự ý thay đổi chương trình đã đặt ra. Thứ hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số các sự kiện nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán. Thứ ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán (trên các bảng tổng hợp) để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. Thông thường, cách tổng hợp rõ nhất là dùng các bảng kê chênh lệch hoặc bảng kê xác minh( Bảng 2 và 3). Bảng minh hoạ số 2 - Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú mức độ vi phạm Số Ngày Sổ sách Thực tế Chênh lệch Bảng minh hoạ số 3 - Bảng kê xác minh Chứng từ Diễn giải Đối tượng xác minh Ghi chú mức độ vi phạm Số Ngày Trực tiếp Gián tiêp Trong quá trình thực hiện kiểm toán phải thu thập bằng chứng kiểm toán thông qua các thủ tục kiểm toán. Các chuẩn mực của Viện Kiểm toán viên Nội bộ Hoa kỳ trình bày rằng kiểm toán viên phải xem xét và đánh giá thông tin về tất cả các vấn đề có liên quan đến mục tiêu kiểm toán. Thông tin hay bằng chứng này phải đầy đủ, cơ yếu, thích hợp và hữu ích. Kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng cho các kết luận tích cực cũng như tiêu cực rút ra từ việc kiểm tra. Kiểm toán viên phải tin chắc rằng tất cả các thông tin trong các hồ sơ kiểm toán đã được kiểm tra và xác định rằng có đủ bằng chứng cho các kết luận của mình. Khi thực hiện thẩm tra, kiểm toán viên luôn đánh giá các loại bằng chứng khác nhau, thảo luận về các bằng chứng đó với bộ phận được kiểm toán, có được sự trao đổi lại để trắc nghiệm những điều quan sát của mình. Các loại bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên cần phân biệt gồm: Bằng chứng phân tích. Kiểm toán nội bộ thường bao gồm việc phân tích trên diện rộng các hoạt động kinh doanh, với trọng tâm là công việc kiểm soát nội bộ. Bằng chứng này được coi là gián tiếp, bởi nó liên quan đến những tình huống dẫn đến các suy diễn. Bằng việc xem xét các mối quan hệ trong hệ thống, và việc xác định công việc kiểm soát nội bộ có hiệu lực hay không, kiểm toán viên sẽ có những kết luận về hệ thống và xác định nội dung của việc trắc nghiệm cần phải được thực hiện. Bằng chứng xác nhận. Kiểm toán viên phải quyết định về loại bằng chứng chứng thực cụ thể cần thiết trong việc thẩm tra. Việc này có thể dùng hình thức bằng chứng theo nguồn tài liệu, bằng chứng theo giấy chứng nhận, hoặc kết hợp cả hai. Cơ cấu bằng chứng tốt nhất. Khi thu thập và đánh giá thông tin, kiểm toán viên phải lựa chọn bằng chứng tốt nhất. Kiểm toán viên phải nhận thức rằng bằng chứng lời nói không thể có sức thuyết phục như bằng chứng văn bản. Kiểm toán viên cũng nhận thức rằng những lời phát biểu miệng hay viết đều phải được thẩm tra và xác minh. Trong quá trình thực hiện kiểm toán các kiểm toán viên đều phải thuần thục thực hiện các thủ tục kiểm toán. Các thủ tục kiểm toán là những hành động đặc thù được thực hiện hoặc những phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu cần thiết cho các kết luận kiểm toán. Trong kiểm toán nội bộ, các thủ tục có liên quan đến nhiều nguồn thông tin khác nhau bởi vì kiểm toán viên nội bộ đã tập trung vào các quá trình. Những thủ tục này liên quan đặc biệt đến các hành động sau đây: So sánh. Kiểm toán viên nội bộ thường xuyên so sánh những thông tin có liên quan và phân tích những sự khác biệt. Ví dụ kiểm toán viên nội bộ so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, rồi xem xét sự khác biệt đáng kể. Xác minh. Kiểm toán viên nội bộ phải xem xét việc chứng minh cho các bút toán và số liệu trong các báo cáo. Việc này liên quan đến thanh tra chứng từ trên cơ sở trắc nghiệm. Cách chọn mẫu thống kê có thể được sử dụng thích hợp để kết luận về chọn mẫu theo phán đoán chủ quan hoặc hiệu lực của thông tin. Khẳng định. Các kiểm toán viên cần mở rộng việc khẳng định của mình, nhất là trong những trường hợp công việc kiểm soát nội bộ ở đơn vị được kiểm toán tỏ ra yếu kém, hoặc các chứng từ bị thiếu trong hồ sơ. Ví dụ, việc khẳng định các số dư các tài khoản phải trả người bán phải thông qua các biên bản đối chiếu công nợ giữa các bên. Xem kỹ. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể muốn xem kỹ hoặc kiểm tra trực tiếp các sổ sách và báo cáo để xác định có những khoản mục cần phải chú ý thêm không. Thủ tục này không thay thế được cho việc trắc nghiệm, nó chỉ giúp các kiểm toán viên làm quen với hệ thống và xác định các lĩnh vực phải điều tra. Phân tích. Thông qua phân tích, kiểm toán viên chia một quá trình hoặc một khoản mục ra những phần nhỏ. Việc phân chia này làm cho việc thẩm tra được dễ dàng thông qua các yếu tố nổi bật nhất. Việc phân chia này cũng giúp cho việc xác định những nguyên nhân chủ yếu của những nguyên nhân chủ yếu của những tình trạng đang tồn tại. Thẩm vấn. Thông tin bằng lời nói là một phương tiện quan trọng để giải thích những sự việc mà kiểm toán viên thấy cần thiết phải làm rõ. Nó cũng giúp kiểm toán viên nội bộ hình dung những hoạt động và những quá trình trong nghiệp vụ kinh doanh để có định hướng thẩm tra sau đó. Kiểm toán viên nội bộ có thể yên tâm về những giải thích như vậy từ các cá nhân có liên quan đến lĩnh vực cụ thể được kiểm toán, cũng như từ các cá nhân trong các bộ phận khác. Quan sát. Theo thủ tục này, kiểm toán viên nội bộ có thể liệt kê ra những cảm nghĩ và những điều quan sát được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. Ví dụ kiểm toán viên có thể quan sát tình hình tồn kho hàng hoá, các thủ tục nhập hàng về kho, từ đó có những đánh giá và đưa ra hướng hành động quan trọng trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán. Tính toán lại. Kiểm toán viên phải kiểm tra những số tổng cộng hàng ngang, hàng dọc và các phép tính khác, coi đó là một phần công việc trong quá trình thực hiện kiểm toán. Việc thẩm tra lại những công việc kiểm soát kể cả những việc kiểm toán viên kiểm soát bằng máy tính sẽ giúp kiểm toán viên xác định bản chất và nội dung của việc trắc nghiệm phải làm. Ngoài ra để cuộc kiểm toán thực hiện thành công kiểm toán viên nội bộ phải giải quyết những vấn đề hàng ngày của công việc kiểm toán tại địa bàn, cụ thể như:  Các vấn đề phát sinh. Điều quan trọng là các vấn đề phải được phát hiện và giải quyết sớm. Ví dụ, khó khăn trong việc hợp tác giữa các nhân viên của một bộ phận có thể làm chậm công việc trong lĩnh vực đó. Thảo luận với giám đốc ngay khi vấn đề phát sinh sẽ giúp cuộc kiểm toán có thể hoàn thành đúng thời hạn. Trợ giúp kỹ thuật. Những vấn đề phức tạp cần có những quyết định về kỹ thuật có thể phát sinh trong cuộc kiểm toán. Những vấn đề đó đòi hỏi việc nghiên cứu, bàn luận sâu rộng với nhân viên nghiệp vụ và sự phối hợp với các giám sát viên cấp trên, và kiểm toán trưởng khi cần. Gặp gỡ chỉ đạo. Các cuộc gặp mang tính giám sát tại địa điểm kiểm toán phải được tiến hành thường xuyên, nhằm kiểm tra tiến độ thực hiện và chỉ đạo về mặt kỹ thuật cho cuộc kiểm toán. Những ý kiến sau khi kiểm tra phải được viết thành văn bản, bao gồm những khoản mục như: công việc cần bổ sung, những giải thích cần có , những vấn đề đặt ra, và những việc cần thay đổi. Chỉ dẫn kiểm toán. Bất cứ khi nào kiểm toán viên nội bộ có chỉ dẫn kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ nên soạn ra bản tóm tắt những thiếu sót có thể sảy ra, còn gọi là “ bản chỉ dẫn”. Điều quan trọng là bản chỉ dẫn này được lập ra ngay khi kiểm toán viên chỉ ra vấn đề quan trọng đang tồn tại. Giám sát viên phải đảm bảo rằng có tài liệu chứng minh cho sự xắp đặt cuối cùng của bản chỉ dẫn trước khi hoàn thành cuộc kiểm toán. Nếu bản chỉ dẫn phát triển thành một phát hiện, thì bản chỉ dẫn là một lời chỉ dẫn tham khảo cho việc phát hiện. Nếu sự chỉ dẫn không có tác dụng thì phải trình bày lý do. Bảng minh hoạ số 4 là thí dụ mẫu bản chỉ dẫn. Bảng minh hoạ số 4 - Bản chỉ dẫn kiểm toán(số, ngày tháng) Tên phần hành kiểm toán Hàng tồn kho Tham khảo hồ sơ kiểm toán HS – 7 Vấn đề Hàng tồn kho ghi giảm quá nhiều Nguồn Điều chỉnh của kiểm toán lúc cuối năm Tuyên bố về tình trạng Hàng tồn kho ghi giảm tăng lên so với các năm trước Nguyên nhân Có thể: lỗi máy tính, bảo vệ hiện vật, lỗi địa điểm. Hậu quả Các vấn đề có thể: thiếu hụt sản xuất, bảo hiểm quá nhiều, báo cáo sơ bộ không đúng. Kiến nghị (Tuỳ theo nguyên nhân.) Góp ý và sắp đặt cuối cùng Kỹ thuật kiểm toán chuyên môn hoá. Nhân viên kiểm toán được khuyến khích sử dụng các biện pháp kỹ thuật như chọn mẫu thống kê, về các phần mềm kiểm toán khi có thể. Báo cáo định kỳ. Trong những cuộc kiểm toán lớn, tiến hành một lúc cùng ở nhiều địa điểm khác nhau thì yêu cầu báo cáo về tiến độ hàng tuần là rất hữu ích. Những báo cáo này cung cấp thông tin hữu ích cho giám sát viên cũng như người phụ trách kiểm toán. Những báo cáo này bao gồm thông tin về thời gian dự kiến và thời gian thực tế, thời gian ước tính để hoàn thành, số lượng và nội dung các chỉ dẫn và phát hiện.Ví dụ, bảng minh hoạ 5- báo cáo tình trạng kiểm toán hàng tháng của văn phòng cơ sở. Điều chỉnh. Trong quá._. trình kiểm toán, thường cần có những thay đổi trong kế hoạch kiểm toán. Do đó cần có sự linh động trong các kế hoạch để đáp ứng những yêu cầu bất thường. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại địa bàn, kiểm toán viên có thể gặp phải những tình huống như: một vấn đề hay sự kiện bất ngờ, yêu cầu sửa đổi hay bỏ đi một phân đoạn kiểm toán. Đặc biệt trong một số trường hợp không thể giữ đúng thời hạn, phải dùng thêm giờ công để hoàn thành công việc. Trong những tình huống này sửa đổi kế hoạch là cần thiết nhưng phải được chấp thuận phù hợp.Yêu cầu tăng thêm thời gian phải được chỉ đạo cẩn thận vì nó liên quan đến các chi phí kèm theo. Bảng minh hoạ 6- là thí dụ mẫu được dùng để duyệt y những thay đổi trong một tổ chức khi có sự gia hạn thời gian kiểm toán hơn 15 ngày, hoặc khi vượt 10% số ngày công việc được duyệt. Bảng minh hoạ số 5- Báo cáo tình trạng kiểm toán hàng tháng Ngày tháng Văn phòng bộ phận Kiểm toán Mục I: Dữ liệu về mục biểu Ban đầu Duyệt lại Thực tế Cuộc họp mở đầu Cuộc họp kết thúc Báo cáo kiểm toán dự thảo Báo cáo kiểm toán cuối cùng Các ngày qua Mục II: Kiểm soát thời gian Năm tài chính hiện tại Các năm tài chính khác Tổng số ngày làm việc Ngày làm việc đã thông qua Ngày làm việc đã qua tính đến cuối tháng Ngày làm việc còn lại Ngày làm việc dự tính để hoàn thành công việc Ngày làm việc dự tính cho 3 tháng tới Ngày làm việc dự tính sau 3 tháng tới Dự tính vượt quá( hoặc ít hơn) Bảng minh hoạ số 6- Sửa chữa lịch kiểm toán Yêu cầu thay đổi Kiểm toán Văn phòng bộ phận Thay đổi được yêu cầu Từ ngày Tới ngày Dẫn chiếu vào Dẫn chiếu ra Báo cáo kiểm toán dự thảo Báo cáo kiểm toán cuối cùng Các ngày trôi qua Các ngày làm việc được chấp thuận Lý giải 1.2.1.3. Lập báo cáo kiểm toán Một trong những giai đoạn quan trọng của toàn bộ quá trình kiểtm toán nội bộ là lập và gửi các báo cáo. Báo cáo là phương tiện chủ yếu giúp nhiều người biết được kết quả thực hiện công việc của bộ phận kiểm toán viên nội bộ và đánh giá sự đóng góp của bộ phận này. Lập báo cáo một cách có hiệu quả hoàn toàn tuỳ thuộc vào chất lượng công việc đã làm trước đó. Tuy nhiên một báo cáo kiểm toán kém chất lượng có thể biến các kết quả công việc kiểm toán trước đó trở nên vô nghĩa. Do vậy, việc lập báo cáo là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên nội bộ ở tất cả các cấp, đặc biệt đối với kiểm toán viên trưởng, là người chịu trách nhiệm sau cùng về hiệu quả của toàn bộ công tác kiểm toán nội bộ. Các “chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ” do Viện Kiểm toán viên Nội bộ thông qua tháng 6 năm 1978 đã nói rõ “ Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán của họ”. 1.2.1.3.1. Mục đích của báo cáo Mục đích trước tiên của báo cáo kiểm toán nội bộ là thể hiện kết thu được từ cuộc kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ. Theo đó, báo cáo dùng để tổng kết bằng chứng đã thu thập trong thời gian kiểm toán, có trình bày những phát hiện và kết luận. Báo cáo kiểm toán cung cấp cho tổ chức một bảng tóm tắt các lĩnh vực cần phải cải tiến. Nó có thể coi là một công cụ thông tin cho quản lý về các nghiệp vụ của tổ chức. Trong một chừng mực nhất định, báo cáo kiểm toán được coi như một việc đánh giá thành tích, nêu ra những lĩnh vực tốt và xấu, và phạm vi có thể cải tiến. Báo cáo kiểm toán nội bộ là khuôn khổ cho hành động quản lý. Những kiến nghị trong báo cáo đại diện cho những kết luận của kiểm toán viên về những hành động phải có của quản lý. Dựa vào tình hình đã nêu ra và những nguyên nhân đã nhận thức, các kiến nghị được sử dụng như một khuôn khổ cho hành động sửa chữa những thiếu sót và cải tiến các nghiệp vụ. Báo cáo kiểm toán cũng được sử dụng cho các mục đích tham khảo khi thẩm tra các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. 1.2.1.3.2. Các loại báo cáo Báo cáo kết quả có rất nhiều loại. Chúng ta có thể mô tả những loại phổ biến sau: Báo cáo miệng. Trong nhiều trường hợp, việc báo cáo kết quả phải dùng bằng lời nói đặc biệt là trong các trường hợp khẩn cấp. Hạn chế chủ yếu của báo cáo miệng là không có sự ghi chép vĩnh viễn. Do đó, rất có thể là về sau bị hiểu sai. Vì vậy, báo cáo loại này phải được sử dụng rất thận trọng, và nó không thể thay thế báo cáo viết sau đó. Báo cáo viết giữa kỳ. Khi thấy nên thông báo cho quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toán, hoặc trước khi lập báo cáo chính thức, có thể có loại báo cáo viết giữa kỳ. Loại báo cáo này dùng cho những phát triển ngoại lệ thường chỉ gửi cho cấp quản lý nơi được kiểm toán. Báo cáo giữa kỳ có đủ nội dung trong báo cáo chính thức nhưng không được thay thế báo cáo chính thức. Báo cáo kiểu câu hỏi. Trình tự hay dùng là một loại báo cáo viết lập vào lúc hoàn thành một nhiệm vụ kiểm toán cá biệt. Một loại báo cáo cuối cùng được sử dụng dạng câu hỏi, và được xây dựng xoay quanh các câu hỏi đó. Loại báo cáo chỉ dùng để báo cáo nội bộ trong phòng kiểm toán nội bộ. Nó có tác dụng lớn nhất khi mà phạm vi thẩm tra kiểm toán xét đến vấn đề trình tự khá chi tiết, và thường ở cấp nghiệp vụ khá thấp. Loại báo này ít được sử dụng vì có nhiều hạn chế về lợi ích chung. Báo cáo viết thông dụng. Về mặt chính quy, mỗi nhiệm vụ kiểm toán riêng biệt phải lập một báo cáo viết hợp thức. Tuỳ từng nhiệm vụ cá biêt và từng công ty cá biệt, biểu mẫu và nội dung của những báo cáo viết đó khác nhau. Báo cáo tổng kết. Đây là loại báo cáo được lập mỗi năm một báo cáo (có khi 2,3 báo cáo) tóm tắt và tổng hợp nội dung của các báo trước. Loại báo cáo này thường rất cần thiết cho các nhà quản lý cấp trên. 1.2.1.3.3. Các phương pháp tiếp cận báo cáo viết Nội dung toàn diện. Một số báo cáo kiểm toán nội bộ cố gắng trình bày một lượng lớn thông tin về hoạt động đã được thẩm tra. Mục đích của báo cáo này có thể là cung cấp một tài liệu tham khảo cho người sử dụng báo cáo kiểm toán. Nhìn chung cách tiếp cận này không được khuyến khích, trừ khi có yêu cầu của quản lý. Mô tả công việc kiểm toán. Cách tiếp cận này cung cấp một lượng lớn thông tin về công việc kiểm toán đã làm thực tế. Các bước kiểm toán thậm chí phạm vi đối chiếu cũng như các trắc nghiệm cụ thể đều được miêu tả. Cách tiếp cận này cũng không được khuyến khích do tính hiệu quả về cung cấp thông tin thấp. Giải thích chi tiết những phát hiện kiểm toán. Một cách tiếp cận có liên quan chặt chẽ của một số kiểm toán viên nội bộ là đi vào khối lượng chi tiết rất lớn xung quanh kết quả của nhiều loại công việc kiểm toán. Cách tiếp cận này có phần gây ấn tượng sâu sắc, nhưng câu hỏi đặt ra là liệu khối lượng chi tiết lớn hơn có mang lại hiệu quả lớn hơn không? Trên thực tế cách tiếp cận này rất có thể bị người đọc bỏ qua, và do đó có thể bỏ qua cả những sự việc quan trọng. Cách tiếp cận này chỉ được khuyến khích nếu thấy thực sự cần thiết hướng người đọc báo cáo tập trung vào những phát hiện. Tập trung vào các vấn đề quan trọng. Cách tiếp cận này thường tập trung vào các vấn đề thực sự quan trọng. Thuật ngữ “ quan trọng” ở đây được hiểu là các vấn đề mang nặng tính chính sáh chủ trương, các phương pháp nghiệp vụ, việc sư dụng nguồn lực, thành tích của lực lượng lao động và những kết quả đã đạt được. Các nhà quản lý cấp cao đặc biệt quan tâm tới các vần đề có tính quan trọng như vậy vì họ muốn có được thông tin và có cơ hội đóng vào các giải pháp. ưu điểm của phương pháp này là các nhà quản lý cấp trên không phải vất vả đọc quá nhiều thông tin chi tiết nhưng vẫn nắm được các vấn đề quan trọng. Đây là cách tiếp cận được các nhà quản lý rất khuyến khích. 1.2.1.3.4.Lập báo cáo kiểm toán Thông thường cách tiếp cận của báo cáo kiểm toán nội bộ là theo những vấn đề quan trọng. ở đây xem xét việc tổ chức lập báo cáo kiểm toán theo cách tiếp cận này. Việc tổ chức viết báo cáo dựa vào các phần sau: Ngày tháng của báo cáo. Báo cáo nên đề ngày đúng như ngày phát hành. Theo đúng các chuẩn mực hiệu lực về in ấn, sao chụp và đóng bìa thì ngày chuyển giao thực tế không vượt quá ngày tháng của báo cáo 5 ngày. Địa chỉ. Tốt nhất là địa chỉ của báo cáo gửi theo địa chỉ người quản lý có trách nhiệm trực tiếp về từng hoạt động đã được thẩm tra của công ty. Trong trường hợp khác tuỳ từng nhiệm vụ được giao mà có trình tự đặc biệt cụ thể. Đoạn văn mở đầu. Bình thường thì nên dùng đoạn văn mở đầu để nói đến bản chất và phạm vi của nhiệm vụ kiểm toán, thời kỳ được kiểm toán, độ dài dành cho công việc kiểm toán cụ thể, nhân viên kiểm toán được chỉ định. Đoạn văn nền tảng. Thường nên có một đoạn văn mô tả tính chất chung của hoạt động nghiệp vụ bao trùm trong việc thẩm tra. Đó là sự định hướng cơ bản cho người đọc báo cáo. Tóm tắt những vấn đề mấu chốt. Khi có quá nhiều vấn đề quan trọng được đề cập trong báo cáo, thường nên có một bảng liệt kê thứ tự, hoặc một mảng các vấn đề cá biệt. Việc này giúp cho người đọc nhanh chóng nắm được tính chất và phạm vi của các vấn đề nói trong báo cáo, không cần phải xem xét tỉ mỉ toàn bộ báo cáo. Đánh giá toán tắt. Nên có việc đánh giá tóm tắt về hiệu quả thực hiện nghiệp vụ của từng bộ phận hay từng hoạt động của công ty. Việc đánh giá tóm tắt này thường được diễn tả bằng những từ ngữ rất chung. Trình bày các vấn đề cá biệt. Đây là phần chính và quan trọng nhất của một báo cáo kiểm toán. Mỗi vấn đề cần trình bày một cách rõ ràng theo những đề mục sau: - Đề mục miêu tả vấn đề. Ví dụ là đề mục “ Sai lệch trong việc xác định giá vốn” hay “ Giá bán không đúng quy định”. - Những phát hiện. Trong đề mục này, những phát hiện chủ yếu của kiểm toán viên nội bộ cần mô tả và diễn đạt ngắn gọn. Việc này bao gồm những điều kiện thấy tồn tại, những chuẩn mực cụ thể bị vi phạm, tầm quan trọng của những thiếu sót xảy ra và những nhận định về những nguyên nhân của các điều kiện không thoả mãn. - Kết luận và kiến nghị. Từ những phát hiện trên cần đi tới một kết luận hay kiến nghị. Kết luận được dùng ở đây theo nghĩa tuyên bố cuối cùng quan trọng. Loại kết luận được ưa thích nhất là cấp quản lý tại chỗ đã thực hiện hoặc đồng ý thực hiện hành động nào đó để sửa chữa hay cải tiến. Loại kết luận này giúp cho các nhà quản lý cấp trên nắm được vấn đề và cách giải quyết các vấn đề. Trong các trường hợp khác, kiểm toán viên có thể đưa ra các kiến nghị tới các nhà quản lý tại chỗ về những việc nên làm. - ý kiến bình luận của người được kiểm toán. Phần này bao gồm việc phản ứng của người được kiểm toán đối với những phát hiện kiểm toán. Đoạn kết thúc và ký tên. Cuối cùng phải có một đoạn văn kết thúc, trong đó kiểm toán viên nội bộ bày tỏ sự đánh giá cao của mình đối với sự hợp tác và hỗ trợ đã nhận được trong quá trình kiểm toán, và ký tên. 1.2.1.4. Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị đã được Giám đốc thông qua Sau khi đã có báo cáo kiểm toán thì công việc sau đó là theo dõi xem việc sửa chữa của các đơn vị được kiểm toán đúng như đã đề xuất hay không, tiến độ có phù hợp không. Chuẩn mực kiểm toán nội bộ 440 của Viện kiểm toán Viên nội bộ quy định: “ Kiểm toán viên nội bộ phải theo dõi để đảm bảo rằng các biện pháp thích hợp đã được thực hiện đối với các phát hiện kiểm toán đã báo cáo”. Kiểm toán nội bộ phải xác định đã có hành động sửa chữa và đạt kết quả mong muốn. Trong một số trường hợp kiểm toán nội bộ cũng phải nắm được ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị có thể quyết định không dùng hành động khắc phục như đã kiến nghị mà chấp nhận rủi ro của việc không có hành động sửa chữa những phát hiện đã báo cáo. Công việc theo dõi sau kiểm toán có thể do bộ phận kiểm toán nội bộ trực tiếp đảm nhận hoặc do một bộ phận chức năng khác đảm nhận tuỳ theo sự phân công của ban giám đốc. Thông thường ban giám đốc thường giao nhiệm vụ theo dõi sau kiểm toán cho bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện vì như thế sẽ giúp cho bộ phận kiểm toán nội bộ có những trách nhiệm đối với những phát hiện kiểm toán đồng thời cho phép kiểm toán viên có những đánh giá thực tế khi anh ta tiến hành kiểm toán các đơn vị cơ sở ở lần sau. Tuy nhiên kể cả trong trường hợp kiểm toán viên nội bộ không trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ theo dõi sau kiểm toán thì anh ta cũng phải biết được các thông tin chi tiết về các hành động và kết quả sửa chữa. Trong một số trường hợp ban giám đốc có thể chỉ định một bộ phận nhân viên thích hợp để thực hiện một chương trình chính thức giám sát những phản ứng, hoạt động và kết quả cuối cùng của mọi kiến nghị kiểm toán, bao gồm cả việc kết hợp những kiến nghị của kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài. Sau đó, giao cho bộ phận kiểm toán viên nội bộ định kỳ đánh giá lại hiệu quả của chương trình giám sát này. Như là một phần công việc của nhiệm vụ kiểm toán kỳ sau, kiểm toán viên nội bộ cũng sẽ xem xét hành động đối với những kiến nghị kiểm toán đã đưa ra trước đây của bản thân mình cũng như những kiến nghị của kiểm toán viên bên ngoài và kết hợp những phát hiện về sự không tuân thủ vào phần đánh giá kiểm toán kỳ này. 1.2.2. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp Bộ máy kiểm toán nội bộ là hệ thống tổ chức của các kiểm toán viên do đơn vị tự lập ra theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nề nếp, kỷ cương quản lý trong nội bộ tổ chức đó. Các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu đòi hỏi khách quan của mình để xác định xem có nên tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ không, và tổ chức như thế nào sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất về khía cạnh tài chính cũng như góc độ quản lý. Khi tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trước tiên phải xác định được các nguyên tắc cơ bản của tổ chức, kế đến là xem xét các tiêu chuẩn để thiết lập bộ máy kiểm toán nội bộ; từ đó căn cứ vào thực tế đặc điểm của doanh nghiệp và căn cứ vào các yêu cầu khách quan mà thiết lập một bộ máy kiểm toán nội bộ hữu ích nhất. 1.2.2.1. Nguyên tắc tổ chức Khi tổ chức kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các nguyên tắc tổ chức cơ bản, trước hết phải quán triệt nguyên tắc chung của mọi hệ thống tổ chức bộ máy đó là: nguyên tắc tập trung, dân chủ; hệ thống bộ máy kiểm toán phải bao gồm các phân hệ chứa đựng các mối liên hệ trong- ngoài khác nhau phù hợp với nguyên tắc chung của lý thuyết tổ chức và phù hợp với quy luật của phép biện chứng về liên hệ. Cùng với đó, tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải xây dựng đội ngũ kiểm toán viên đủ về số lượng và đảm bảo yêu cầu chất lượng phù hợp với từng bộ máy kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ là yếu tố cơ bản cấu thành bộ máy kiểm toán nội bộ. Số lượng và chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ quyết định đến sự tồn tại cũng như chất lượng hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ. Mục tiêu của tổ chức là tạo ra mối liên hệ theo một trật tự xác định. Trong kiểm toán nội bộ trật tự này được xác định khác nhau do quan hệ giữa các mục tiêu kiểm koán khác nhau với các khách thể kiểm toán khác nhau. Trong việc sử lý hàng loạt mối liên hệ phức tạp này cần phải có phương pháp luận biện chứng giữa các sự vật, hiện tượng, giữa cái chung và cái riêng, giữa cái mới và cái cũ. 1.2.2.2. Tiêu chuẩn thiết lập bộ máy kiểm toán nội bộ Căn cứ vào chức năng của kiểm toán nội bộ và nguyên tắc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ, để xác lập một bộ máy kiểm toán nội bộ hoạt động mang lại hiệu quả người ta trước hết phải xem xét các nhân tố có tính chất quan trọng và quyết định tới quy mô, hình thức và cơ cấu của một bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Tiêu chuẩn về quy mô. Tiêu chuẩn tiên quyết đó chính là quy mô và tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thực tế rất ít doanh nghiệp vừa và nhỏ có bộ phận kiểm toán nội bộ, trong khi các doanh nghiệp có quy mô lớn lại rất cần có bộ phận này nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Quy mô của một doanh nghiệp được xem xét trên các mặt như doanh thu, tổng giá trị tài sản, số vốn hoạt động hay số lượng nhân viên.Thông thường người ta xem xét đánh giá theo tiêu thức số lượng công nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có quy mô lớn và tính phức tạp cao thì đòi hỏi phòng kiểm toán nội bộ phải làm việc nhiều hơn với khối lượng và mức độ phức tạp của việc cũng tăng theo, do đó số lượng nhân viên của bộ phận kiểm toán nội bộ cũng phải tăng theo. Tuy nhiên để xác định một cách chính xác là bộ máy kiểm toán nội bộ cần bao nhiêu nhân viên thì còn phụ thuộc vào các yêu cầu khách quan như: đặc điểm nền kinh tế đất nước, các quy định pháp lý của Nhà nước, và các yêu cầu khác như: chất lượng kiểm toán viên, mô hình tổ chức hoạt động. Theo kết quả điều tra gần đây do liên đoàn quốc tế các nhà kế toán (IFAC) công bố thì doanh nghiệp có số lượng nhân viên là 1000 người thì số lượng kiểm toán viên nội bộ cần sẽ nằm trong khoảng từ 0.2- 4.1 người, tỷ lệ này là khác nhau ở các nước có trình độ khác nhau, ví dụ ở các nước phát triển áp thì tỷ lệ này là 1 kiểm toán viên cho 1000 nhân viên, còn ở một số nước đang phát triển tỷ lệ này là 4 kiểm toán viên cho 1000 nhân viên. Tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện ở cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp, quy trình sản xuất hay kinh doanh. Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau với nhiều công đoạn sản xuất thì đương nhiên tính phức tạp của nó sẽ cao hơn so với các doanh nghiệp chỉ sản xuất thuần tuý một hay một vài sản phẩm với ít công đoạn sản xuất. Ngoài ra tính phức tạp còn thể hiện ở cơ chế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn về phạm vi hoạt động. Phạm vi hoạt động hay là sự chia cắt về mặt địa lý cũng là một nhân tố không thể thiếu được khi xem xét tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong đơn vị doanh nghiệp. Ví dụ nhiều doanh nghiệp có trụ sở chính ở một địa điểm nhất định như ở Hà Nội hay Thành Phố Hồ Chí Minh nhưng lại có rất nhiều đơn vị trực thuộc có văn phòng tại nhiều địa điểm khác nhau trên khắp đất nước. Với các doanh nghiệp có đặc điểm này thì việc bố trí tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ luôn phải tính đến tính hợp lý trong việc kiểm toán các đơn vị trực thuộc làm sao đảm bảo được chất lượng của các cuộc kiểm toán nhưng cũng phải tính đến yếu tố tiết kiệm và hiệu quả. Thông thường để thuận tiện cho công tác kiểm toán, các doanh nghiệp có đặc điểm trên sẽ tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phân tán với việc xây dựng đội ngũ kiểm toán viên nằm vùng để phụ trách công tác kiểm toán ở các khu vực đã được phân công. Một căn cứ nữa khi xem xét việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ đó là mức độ phân cấp quản lý trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp mà quyền quyết định được uỷ quyền hoặc giao cho từng trung tâm thực hiện, thì việc phân quyền, phân cấp quản lý chỉ có thể thực hiện được khi các mục tiêu, thủ tục và hệ thống hành chính là đủ rõ và khi một số biện pháp kiểm tra sau đó được tiến hành (nhất là kiểm tra trên kết quả và hiệu năng). Khi đó sẽ xuất hiện các rủi ro, sai sót thông tin quản lý trong hệ thống kiểm soát nộ bộ của doanh nghiệp. Mức độ của rủi ro phụ thuộc vào nhiều yếu tố với những nguyên nhân khác nhau, ví dụ: rủi ro trong việc hiểu sai các mục tiêu do trung tâm thực hiện, rủi ro về độ trung thực của các thông tin do các trung tâm cung cấp dẫn đến các quyết định căn cứ trên các thông tin đó sẽ không đạt được mục đích; hay rủi ro trong việc không tuân thủ các chính sách, các quy chế do trung tâm quy định. Như vậy với các doanh nghệp có mô hình quản lý phân cấp thì rất cần thiết phải có bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm bảo sự tuân thủ về luật pháp cũng như các quy đinh… của tất cả các trung tâm, bộ phận. Ngoài các yếu tố trên, chúng ta cũng cần quan tâm tới các yếu tố thiết thực khác tồn tại ở doanh nghiệp như: lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, năng lực của nhân viên. Ví dụ: một doanh nghiệp hoạt động ở nhiều lĩnh vực hoạt động ở các ngành nghề khác nhau thì dễ phát sinh rủi ro sai sót trong thông tin kinh tế tài chính và do đó sẽ rất cần bộ phận kiểm toán nội bộ để hạn chế ngăn ngừa những sai sót này. Vấn đề năng lực của nhân viên ở những doanh nghiệp có quy mô lớn và phân tán với số lượng nhân viên lớn thì việc tất cả các nhân viên đều đạt được đòi hỏi về năng lực nghề nghiệp là điều rất khó, từ đó sẽ nảy sinh những rủi ro, sai sót do trình độ yếu kém của một số nhân viên trong doanh nghiệp; vì vây bộ phân kiểm toán nội bộ ra đời sẽ cho phép hạn chế những sai sót kiểu này thông qua đưa ra các khoá đào tạo về mục tiêu và những thủ tục cần tuân thủ và bằng cách trình bày giải thích cho các nhân viên về những sai sót mà kiểm toán viên đã phát hiện. Như vậy khi đứng trước một quyết định có nên tổ chức một bộ phận kiểm toán nội bộ trong một doanh nghiệp không, thì phải xem đánh giá một cách tổng hợp các tiêu chuẩn nêu trên một cách kỹ lưỡng nhất, trong đó phải luôn xác định yếu tố quy mô và tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là tiêu chuẩn mang tính quyết định trong việc trả lời câu hỏi này. Tuy nhiên để trả lời cho câu hỏi: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ như thế nào? cơ cấu ra sao?, thì lại tuỳ thuộc vào đặc điểm khách quan từng doanh nghiệp và quan điểm chủ quan của người đứng đầu doanh nghiệp. 1.2.23.Quan điểm tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách hữu hiệu nhất, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc cấp cao nhất trong doanh nghiệp. Tuy vậy, khi xem xét vấn đề này, hiện nay có ít nhất ba quan điểm khác nhau: Quan điểm thứ nhất cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ nên được đặt trực thuộc phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, bởi vì lâu nay phòng kế toán doanh nghiệp có chức năng kiểm tra kế toán, kế toán trưởng là kiểm soát viên của Nhà nước. Tuy nhiên quan điểm này bộc lộ những hạn chế mà đầu tiên là không đảm bảo tính độc lập riêng rẽ của bộ phận kiểm toán do đó dẫn tới kết quả thu được từ việc kiểm toán là hạn chế về mặt khách quan. Mặt khác nếu đặt bộ phận kiểm toán nội bộ dưới phòng kế toán thì nội dung kiểm toán nội bộ sẽ bị hạn chế chủ yếu ở kiểm toán tài chính và kế toán quản trị, điều này không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ kiểm toán nội bộ ngày nay bởi nội dung ngày càng được mở rộng và đặc biệt quan tâm tới nội dung hiệu năng, hiệu quả các hoạt động. Do vậy, có thể thấy rằng quan điểm này xét ra không còn phù hợp với điều kiện của nền kinh tế phát triển theo cơ chế thị trường. Quan điểm thứ hai lại cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ ở các Tổng công ty có hội đồng quản trị nên đặt trực thuộc Hội đồng quản trị, vừa trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Ban kiểm soát, có như vậy, bộ phận kiểm toán nội bộ mới phát huy được tính độc lập, kết quả kiểm toán nội bộ mới có tính khách quan, khắc phục tình trạng “ vừa đá bóng vừa thổi còi”. Theo quan điểm này, bộ phận kiểm toán nội bộ đã đảm bảo điều kiện về tính độc lập nhưng vẫn bộc lộ những hạn chế vì Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát không tham gia quản lý điều hành trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như thế rất khó cho bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả bởi các ý kiến tham vấn nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát kiểm toán nội bộ luôn đòi hỏi phải thực hiện tức thời thì mới mang lại hiệu quả cao điều này là không thể đối với Hội đồng quản trị vì Hội đồng quản trị chủ yếu chỉ đưa ra những quyết định mang tính đường lối và cơ chế hoạt động cho doanh nghiệp. Do vậy, chúng ta có thể khẳng định việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo quan điểm này là không có tính thực tiễn. Quan điểm thứ ba cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ phải đặt trực thuộc (Tổng) Giám đốc của doanh nghiệp. Quan điểm này dựa trên cơ sở kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, đặt tại Ban điều hành doanh nghiệp, tiếp cận thường xuyên, liên tục với mọi hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và phát hiện kịp thời những sai sót, sơ hở, những điểm yếu để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để hạn chế, khắc phục, hoàn thiện chúng. Có thể khẳng định rằng đây để đạt được mục tiêu, vai trò của kiểm toán nội bộ nhất thiết phải đặt kiểm toán nội bộ trực thuộc cấp lãnh đạo cao nhất điều hành hoạt động của doanh nghiệp, người đó là (Tổng) Giám đốc của doanh nghiệp. Trong thực tế, quan điểm này phù hợp với điều kiện thực tiễn hiện nay. Tuy nhiên, để đảm bảo tính độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ thì người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ phải được quyền tự do báo cáo kết quả kiểm toán với Ban kiểm soát của Hội đồng quản trị (nếu có). Có thể minh hoạ quan điểm này qua cách sắp sếp bộ phận kiểm toán nội bộ qua sơ đồ 1 dưới đây. Sơ đồ 01 Cách sắp sếp phổ biến bộ phận KTNB trong doanh nghiệp Hội đồng quản trị (nếu có) (Tổng) Giám đốc điều hành Trưởng phòng(Ban) kiểm toán nội bộ Các bộ phân phụ thuộc và bộ phận khác 1.2.2.4.Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Như trên đã xem xét tuỳ thuộc vào quy mô cũng như độ phân tán chia cắt về mặt địa lý, các định chế tài chính, của doanh nghiệp mà doanh nghiệp đi đến lựa chọn mô hình kiểm toán nội bộ thích hợp. Trong thực tế có ba mô hình cơ bản đó là: mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình kết hợp. Mô hình tập trung là các tổ chức theo doanh nghiệp sẽ tổ chức một phòng (ban) kiểm toán nội bộ tập trung tại văn phòng chính của mình. Phòng (ban) kiểm toán nội bộ sẽ phụ trách toàn bộ hoạt động kiểm toán nội bộ trong toàn doanh nghiệp và chịu sự điều hành trực tiếp, chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc. Ưu điểm của mô hình tổ chức theo kiểu này là gọn nhẹ, mang tính tập trung cao nên tổ chức hoạt động của bộ phận này sẽ rất chặt chẽ nhờ nằm tại trung tâm chính của doanh nghiệp. Mô hình này thực sự chỉ phát huy hiệu quả cao nhất đối với doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng các bộ phận trực thuộc lại tập trung trên một địa bàn nhất định hoặc tập trung ở địa bàn tương đối gần nhau không khó khăn cho việc đi lại khi tiến hành hoạt động kiểm toán. Tuy nhiên mô hình này không thực sự phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng các đơn vị trực thuộc lại phân bố không tập trung về mặt địa lý thậm chí bị chia cắt khắp nơi trên địa bàn đất nước hoặc có thể xa hơn là vượt ra ngoài biên giới của quốc gia mà doanh nghiệp có trụ sở chính đóng tại đó. Bởi chúng ta rễ thấy, nếu bộ máy kiểm toán nội bộ được tổ chức tập trung tại trụ sở chính của doanh nghiệp thì rất khó khăn cho các kiểm toán viên trong việc di chuyển từ trung tâm tới các đơn vị ở xa trung tâm. Xét về mặt chuyên môn nghiệp vụ sự chia cắt này sẽ rất khó cho các kiểm toán viên có thể theo dõi sát sao tình hình thực tế thực hiện các hoạt động ở đơn vị trực thuộc vì không phải lúc nào kiểm toán viên cũng có thể đi kiểm tra các đơn vị được, vì thế những sai sót trong việc cung cấp thông tin từ phía các đơn vị trực thuộc là không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó nếu nhìn dưới góc độ kinh tế, tổ chức theo mô hình này doanh nghiệp phải bỏ ra một lượng chi phí không nhỏ cho việc ăn ở, đi lại cho các kiểm toán viên khi họ đi công tác ở các đơn vị trực thuộc. Mô hình phân tán: Để khắc phục được những hạn chế của mô hình tổ chức tập trung ở trên, người ta đưa ra một mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp có đặc điểm bị phân tán, chia cắt về mặt địa lý. Người ta gọi đây là mô hình phân tán. Theo cách tổ chức của mô hình này thì các kiểm toán viên nội bộ sẽ được phân công phụ trách một hoặc một số đơn vị trực thuộc có vị trí gần nhau về mặt địa lý, đảm bảo thuận tiện cho việc đi lại. Mỗi kiểm toán viên sẽ hoạt động như một cán bộ nằm vùng, và thường xuyên có mặt ở các đơn vị mà họ phụ trách. Mô hình tổ chức kiểu này ngoài việc tiết kiệm được chi phí công tác cho các kiểm toán viên, thì nó còn mang lại những ưu điểm hết sức quan trọng về mặt chất lượng của các cuộc kiểm toán. Thật vậy, bằng việc nằm vùng tại các đơn vị trực thuộc sẽ giúp cho các kiểm toán viên thực sự có điều kiện bám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các hoạt động khác của đơn vị đó; từ đó giúp các kiểm toán viên gặp nhiều thuận lợi trong việc kiểm tra, đánh giá các mặt hoạt động của đơn vị. Đặc biệt hơn là kiểm toán viên có thể kịp thời phát hiện các sai sót và ngăn chặn kịp thời; đồng thời họ có điều kiện đưa ra những ý kiến tham vấn kịp thời, mang màu sắc thực tế đối với đơn vị phụ trách cho ( Tổng) Giám đốc nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của các đơn vị này. Tuy nhiên trên thực tế việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo mô hình phân tán ở trên cũng gặp phải những hạn chế không thể tránh khỏi. Trước hết ta có thể nhận thấy rằng do đặc điểm có các kiểm toán viên phân tán ở các nơi rất xa nhau nên sẽ nảy sinh một khó khăn mới cho Trưởng phòng (ban) kiểm toán nội bộ trong việc quản lý điều hành nhóm các kiểm toán viên nằm vùng này.Nếu không tổ chức quản lý điều hành tốt các kiểm toán viên này thì ngoài việc các kiểm toán viên dễ mất phương hướng chỉ đạo, rất có thể nảy sinh các vấn đề tiêu cực đó là việc các kiểm toán viên dễ có cảm giác họ như thể là một nhân viên của đơn vị trực thuộc phụ trách. Ngoài ra, các kiểm toán viên nằm vùng sẽ khó khăn trong việc tiếp nhận các thông tin điều hành cũng như sự hỗ trợ về mặt chuyên môn của các đồng nghiệp, hoặc các chuyên gia khi họ phải làm việc độc lập. Cũng phải thấy một hạn chế hết sức tế nhị khác là việc xuất hiện thường xuyên các kiểm toán viên tại đơn vị trực thuộc sẽ gây cảm giác mất tự chủ trong các hoạt động của đơn vị đó, dẫn tới các hoạt động của đơn vị bị hạn chế về mặt hiệu quả. Mô hình kết hợp: Cả hai mô hình trên đều có những ưu điểm và những nhược điểm của chúng. Một bài toán đặt ra cho các nhà tổ chức là làm thế nào để xây dựng một mô hình tổ chức bộ máy mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất, đặc biệt là áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng lại có nhiều đơn vị trực thuộc phân tán ở các vị trí rất xa cách nhau về mặt địa lý. Trên thực tế, câu trả lời ở đây là doanh nghiệp nên đi theo hướng xây dựng một bộ máy kết hợp được cả hai mô hình nêu trên ( mô hình tập trung và mô hình phân tán). Mô hình kết hợp là một kiểu tổ chức mà ở đó bộ máy kiểm toán nội bộ vừa được tổ chức tập trung tại văn phòng trung tâm chính của doanh nghiệp, vừa được tổ chức phân tán tới các đơn vị trực thuộc. Có một điểm khác biệt là tính chất phân vùng cho các kiểm toán viên nội bộ luôn phải gắn liền với yêu cầu tập trung tại trung tâm chính, tức là các kiểm toán viên không phải hoạt động 100% thời gian tại các đơn vị trực thuộc mà thời gian làm việc tại trung tâm cũng phải tương xứng. Thậm chí, các kiểm toán viên phụ trách các khu vực sẽ thường xuyên được hoán đổi vị trí cho nhau để phát huy tối đa tính khách quan cần thiết của hoạt động kiể._.ơn như một hoạt động nghiệp vụ nào đó được thực hiện có hiệu quả như thế nào. Hoặc đó cũng có thể là một nhận định chung về việc thành tích tổng thể của hoạt động nghiệp vụ đang được thẩm tra đạt hiệu quả ra sao. Thứ hai: Tại sao kết quả lại diễn ra như vậy? ở cấp độ tiếp theo cao hơn, có quan hệ chặt chẽ với lần đánh giá đầu tiên, là đánh giá xem tại sao kết quả lại đạt được như thế. Tại sao thành tích hoạt động lại tốt hay kém như vậy? Tại sao lại không thể tốt hơn? Đến lúc này sẽ bao gồm cả việc đánh giá các yếu tố nhân quả, đặc biệt là việc đánh giá mức độ mà các yếu tố nhân quả có thể được kiểm soát hiệu quả hơn. Thứ ba: Điều gì có thể làm được tốt hơn? Và bây giờ, ở cấp cao nhất, và tất nhiên là có quan hệ đan xen không thể thiếu với hai loại đánh giá nói trên, là nhận định về điều gì có thể đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Các thủ tục có thể cải tiến để hiệu quả hơn chăng? Một chính sách cụ thể nên thay đổi ra sao về một vài khía cạnh, hay thậm chí là nên bãi bỏ? Những cá nhân liên quan có phải là loại người thích hợp không, và họ đã được đào tạo và quản lý thoả đáng chưa? Một số những kết luận đó có thể tương đối rõ ràng và có thể là cơ sở để đưa ra những kiến nghị cụ thể. Trong các trường hợp khác, có thể cần thêm thông tin. Trong những tình huống đó có thể kiểm toán viên nội bộ cần phát triển thêm những thông tin mới. Trong tất cả các giai đoạn của quá trình thực hành, kiểm toán viên nội bộ luôn phải không ngừng tìm cách nâng cao tính hiệu quả. Kiểm toán viên nội bộ không được thực hiện điều gì đó theo lối mòn hoặc một cách máy móc. Khi quyết định xem nên rà soát lại các tài liệu, nói chuyện với mọi người, hay quan sát các hoạt động nghiệp vụ khác nhau, người kiểm toán viên nội bộ luôn cân nhắc đến các điều kiện cơ bản gắn liền phần việc đó trong công tác thẩm tra. Điều gì đúng? Một hành động nào đó đã được thực hiện với trách nhiệm ra sao? Kết quả có giá trị đến mức nào? Còn cần làm thêm điều gì nữa? Tất cả các câu hỏi điển hình này luôn phải được nằm trong tâm trí của các kiểm toán viên nội bộ. Kiểm toán viên nội bộ không được có thành kiến thiên lệch rằng mọi thứ đều hỏng bét hoặc tai hoạ đang đến gần. Nhưng mặt khác anh ta cũng không được lạc quan tếu. Tóm lại, kiểm toán viên nội bộ phải có một cách tiếp cận mang tính cật vấn và đầy thách thức, và luôn có yêu cầu cao hơn so với một người bình thường về tính thuyết phục của vấn đề. Sau khi thực hiện các hoạt động trên, kiểm toán viên nội bộ chuyển sang giai đoạn kết luận và kiến nghị. Trong giai đoạn này, có rất nhiều khả năng về điều gì có thể thực hiện để tạo ra một hành động hoàn chỉnh. ở một thái cực, sẽ không có hành động nào hết và chúng ta sẽ chuyển ngay sang giai đoạn báo cáo, và để sau này mới xác định chính xác hành động nào sẽ được đưa ra và đưa ra khi nào. ở thái cực kia là sự hoàn tất một hành động được kiến nghị ngay tại thực địa, trong khi kiểm toán viên nội bộ vẫn còn ở đó. Trong nhiều trường hợp, một vấn đề cụ thể rõ ràng là một điều gì đó cần sử lý ngay. Đó có thể là việc khắc phục một sai lầm, hay là việc lý giải rõ ràng hơn về một chính sách của công ty. Các trường hợp khác có thể gây nhiều tranh cãi hơn. Tuy nhiên điều quan trọng là tất cả các bên đều thống nhất quan điểm về một hành động hoàn chỉnh tối đa. Lý do làm như vậy rõ ràng phản ánh một chân lý rằng, hành động sớm sẽ rút ngắn được thời gian để đạt đến lợi ích dự kiến. Lý do quan trọng hơn là mối quan hệ hợp tác giữa kiểm toán viên nội bộ và người quản lý có trách nhiệm sẽ được thực hiện hiệu quả hơn, và sự hợp tác này hướng tới lợi ích toàn cục của công ty. 3.2.1.3. Hoàn thiện công tác báo cáo kiểm toán và theo dõi sau kiểm toán Giai đoạn báo cáo là phương tiện để kiểm toán viên nội bộ tóm tắt những gì đã hoàn thành và cung cấp những thông tin này cho các nhà quản lý ở cấp cao hơn và các bên hữu quan. Kiểm toán viên nội bộ ở Công ty cần thực hiện báo cáo một cách thận trọng. Tuy nhiên, mặt khác, cần nhấn mạnh rằng kiểm toán viên nội bộ Công ty cần chú trọng tới những điều có thể hoàn thành ngay tại thực địa mà không quá quan tâm vào những điều đưa vào báo cáo. Bởi vì suy đến cùng mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán nội bộ là hoàn thiện các nghiệp vụ hay hoạt động cần thẩm tra. Nói như vậy không có nghĩa là kiểm toán viên nội bộ phục vụ lợi ích Công ty tốt hơn trong phần lớn các trường hợp bằng cách giúp đỡ các nhà quản lý tại cấp cơ sở. Trong những tình huống này, báo cáo hành động không cần phải tỉ mỉ như khi trình bày căn cứ của hành động được kiến nghị. Đồng thời ban giám đốc Công ty cũng cần phải hiểu rõ cách làm mới này để ủng hộ bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phân kiểm toán viên nội bộ Công ty cũng phải hoàn thiện kỹ năng lập báo cáo. Trong đó, phải kết hợp tốt giữa hai hình thức báo cáo cơ bản là báo cáo viết và báo cáo bằng miệng. Kiểm toán viên nội bộ phải cân nhắc kỹ lưỡng những nội dung nào cần đưa vào báo cáo viết và những nội dung nào chỉ trình bày bằng miệng là đủ. Kiểm toán viên nội bộ cần sử dụng báo cáo miệng như một hình thức bổ sung cho báo cáo viết hoặc trong một số trường hợp do nhu cầu hành động khẩn cấp. Kiểm toán viên nội bộ Công ty cần phải có phương pháp tiếp cận báo cáo viết hiệu quả nhất. Cách tiếp cận mà kiểm toán viên nội bộ Công ty cần sử dụng trong báo cáo viết là tập trung vào các vấn đề quan trọng. Các vấn đề quan trọng ở đây được hiểu là các loại vấn đề mang nặng chính sách, chủ trương, các phương pháp nghiệp vụ, việc sử dụng các nguồn lực, thành tích ấn tượng. Bởi trên thực tế, nếu tiếp cận báo cáo viết theo cách này sẽ được ban giám đốc hoan nghênh và ủng hộ vì đây là những thông tin quan trọng mà họ cần, trong khi ban giám đốc không phải đọc quá nhiều chi tiết. Việc trình bày báo cáo cũng phải được cân đối một cách hợp lý nhất để mang lại hiệu quả nhất trong việc cung cấp thông tin cho ban giám đốc công ty. Kiểm toán viên cần cân đối theo hướng tích cực, có cân nhắc kỹ lưỡng những lời bình luận thuận lợi và không thuận lợi, những vấn đề hiện tại có triển vọng, nhấn mạnh những lời bình luận có tính xây dựng chứ không phải là những lời bình luận tiêu cực. Bản báo cáo của kiểm toán viên nội bộ phải đạt các tiêu chuẩn nghề nghiệp trong việc trình bày báo cáo như đảm bảo văn phong nghề nghiệp, sự chính xác, chọn từ ngữ thích hợp, sức thuyết phục, đúng ngữ pháp và chính tả. Công tác theo dõi sau kiểm toán ở Công ty cần được quan tâm hoàn thiện nhằm biến các kiến nghị thực hiện trong các báo cáo kiểm toán được thực thi theo đúng ý đồ của kiểm toán viên nội bộ cũng như của Giám đốc. Giám đốc Công ty cần giao trách nhiệm trực tiếp theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán được thông qua cho chính Phòng Kiểm toán nội bộ. Nhiệm vụ này phải được bổ sung và đưa vào bản quy chế kiểm toán nội bộ của Công ty. Phòng Kiểm toán nội bộ phải phân công nhiệm vụ một cách cụ thể cho từng kiểm toán viên về những nội dung cần theo dõi đối với từng cuộc kiểm toán. Các kiểm toán viên phải có trách nhiệm bám sát, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị cơ sở theo những nội dung kiến nghị. Các kiểm toán viên phải tổ chức theo dõi một cách khoa học đối với các nội dung yêu cầu thông qua việc mở sổ ghi chép theo các tiêu chí như thời gian, hành động sửa chữa… Sổ theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán cần mở riêng cho từng đơn vị trực thuộc để thuận tiện cho việc đánh giá mức độ thực hiện các kiến nghị của từng đơn vị qua các cuộc kiểm toán khác nhau.Các kiểm toán viên của Công ty có thể mở sổ theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán theo mẫu dưới đây Bảng số 9 Sổ theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán Đơn vị trực thuộc: Công ty than …. STT Cuộc kiểm toán Nội dung kiến nghị Hành động sửa chữa của đơn vị Số lần lặp lại kiến nghị tương tự 1 Kiểm toán Quý I năm 2005. Từ ngày 12/5/04 - 15/5/04 Yêu cầu trích khấu hao theo đúng quy định Đã sửa theo đúng yêu cầu Lần đầu 2 Từ ngày … Tính lại giá vốn theo đúng phương pháp Chưa sửa theo yêu cầu Lỗi lặp lần 2 Căn cứ vào những nội dung theo dõi, các kiểm toán viên phải tổng hợp đánh giá và rút ra được đặc điểm của từng đơn vị đối với các hành động thực hiện các kiến nghị. Thông qua những kết luận đánh giá này, các kiểm toán viên có thể có những kiến nghị tiếp theo nếu thấy cần thiết nhằm nâng cao chất lượng theo dõi sau kiểm toán. 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ 3.2.2.1 Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ hiệu quả Phòng Kiểm toán nội bộ phải được xây dựng theo các hướng sau: Thứ nhất: Vị trí của Phòng Kiểm toán nội bộ phải độc lập đối với các bộ phận, các nghiệp vụ khác ở Công ty. Tính độc lập ở đây được hiểu là độc lập về mặt tổ chức trong bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ hai: Cơ cấu tổ chức của Phòng kiểm toán nội bộ cũng cần được hoàn thiện theo hướng phù hợp với lý thuyết về sự cân đối giữa tính tập trung và tính phân cấp trong một tổ chức. ở khía cạnh này muốn nhấn mạnh tới mối quan hệ nhân sự bên trong Phòng Kiểm toán nội bộ. Thứ ba: Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cần xây dựng theo hướng kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán. Việc kết hợp các mô hình này phải đảm bảo xây dựng được bộ máy kiểm toán nội bộ hoạt động một cách hiệu quả nhất. Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ Công ty hiện nay vẫn chưa đạt được tính độc lập cần có của nó. Do đó trước hết Công ty cần hoàn thiện và tạo vị thế xứng đáng cho bộ phận kiểm toán nội bộ đạt được tính độc lập cần thiết so với các bộ phận khác trong mô hình tổ chức quản lý ở Công ty. Giải pháp ở đây là chuyển chức năng nhiệm vụ lập các báo cáo thống kê sang Phòng Kế toán Tài chính. Làm được việc này sẽ giúp Phòng Kiểm toán chuyên tâm vào chức năng nhiệm vụ chủ yếu của mình mặt khác sẽ độc lập hơn do không phải phối hợp với Phòng Kế toán Tài chính xác minh các số liệu thống kê. Mối quan hệ bên trong Phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty phải được xây dựng một cách chuẩn tắc. Tính tập trung và phân cấp trong một tổ chức phải được kết hợp hài hoà nhằm tạo ra một tập thể vững mạnh. Sự thể hiện mối quan hệ thành viên phải thông qua một văn bản chính thức đó là bảng phân công nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán. Trong bảng phân công nhiệm vụ phải thể hiện rõ được nhiệm vụ và giới hạn quyền hạn của mỗi người. Công ty cần xây dựng cho mình một mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ theo hướng vừa kết hợp được yếu tố tập trung vừa kết hợp được yếu tố phân tán. Tức là, một mặt Công ty phải có một bộ phận kiểm toán nội bộ đặt ở trụ sở Công ty với vai trò là trung tâm chỉ huy. Mặt khác, Công ty cần có một số kiểm toán viên nằm ở một số cơ sở địa bàn nằm xa so với trung tâm chỉ huy trên. Tuy nhiên trước khi đưa ra quyết định chính thức về việc thiết lập một cơ sở địa bàn, cần cân nhắc những giá trị tương đối và những thuận lợi phải có như sau: - Giảm thời gian và chi phí cho các chuyến đi như thế nào? - Tiện sử dụng cho những người không muốn có những chuyến đi bắt buộc - Phục vụ tốt hơn các nghiệp vụ của Công ty trong khu vực địa lý do cơ sở địa bàn phụ trách - Thúc đẩy kiểm toán viên nội bộ đang quản lý chính hoạt động của mình với mức độ lớn hơn. Bên cạnh đó, những bất lợi sau cũng phải tính tới: - Chi phí để duy trì văn phòng địa bàn - Có khả năng sảy ra là nhân viên kiểm toán nội bộ ở địa bàn mất tính khách quan thông qua mối quan hệ chặt chẽ hơn với nhân viên ở các cơ sở được kiểm toán. - Giảm tiếp súc trực tiếp với nhân viên chỉ huy trung tâm nên có tình trạng thiếu kiểm soát đầy đủ. - Khó khăn lớn để duy trì các chuẩn mực đồng đều cho toàn bộ Công ty. Với đặc điểm về quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm về tính chia cắt phân tán về mặt địa lý giữa các cơ sở địa bàn ở Công ty hiện nay. Công ty cần xây dựng một bộ phận trung tâm chỉ huy nằm ở Văn phòng chính của Công ty, bộ phận này gồm 3 người là phù hợp. Bộ phận trung tâm trên ngoài việc điều hành hoạt đông chung thì cần phân công phụ trách các địa bàn cơ sở gần trung tâm như Công ty than Hà Nội, Công ty than Hải Phòng, Công ty than Bắc Lạng, Công ty than Quảng Ninh. Công ty cần thiết lập hai cơ sở ở xa trung tâm, một cơ sở nằm ở Thanh Hoá để phụ trách Công ty than Thanh Hoá và Công ty than Nghệ Tĩnh. Cơ sở còn lại nằm ở Thái Nguyên để phụ trách Công ty than Bắc Thái, Công ty than Vĩnh Phú, Công ty than Tây Bắc. Khi đó sơ đồ tổ chức phòng kiểm toán nội bộ Công ty được minh hoạ như sau: Sơ đố số 5 Tổ chức lại Phòng KTNB Công ty Than miền bắc Kiểm toán trưởng Kiểm toán viên A Phụ trách khu vực Thanh Hoá - Nghệ Tĩnh Kiểm toán viên nằm tại địa bàn khu vực( số lượng 1) Kiểm toán viên B Phụ trách khu vực Bắc Thái – Vĩnh Phú- Tây Bắc Kiểm toán viên nằm tại địa bàn khu vực ( Số lượng 2) Các kiểm toán viên ở cơ sở địa bàn cần được duy trì ổn định. Chỉ khi nào thấy rằng việc duy trì đó không mang lại hiệu quả mong muốn thì mới cần thiết tới những thay đổi cho phù hợp. Việc điều hành hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ Công ty theo mô hình trên phải hết sức linh hoạt, không được cứng nhắc. Ví dụ các kiểm toán viên ở cơ sở địa bàn trong một số trường hợp cần thiết có thể tập trung ở trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ khác. 3.2.2.2 Hoàn thiện đội ngũ kiểm toán viên nội bộ Trước hết kiểm toán viên nội bộ Công ty phải rèn luyện tính thận trọng nghề nghiệp đúng mực trong khi thực hiện kiểm toán nội bộ. Tính thận trọng nghề nghiệp đúng mực đòi hỏi vận dụng tính cẩn trọng và kỹ năng cần có của một kiểm toán viên độc lập có trình độ và thận trọng hợp lý trong những tình huống như nhau hoặc tương tự. Tính thận trọng phải thích ứng với sự phức tạp của nhiệm vụ kiểm toán cần thực hiện. Trong việc rèn luyện tính thận trọng nghề nghiệp đúng mực,kiểm toán viên nội bộ phải đề phòng khả năng sảy ra nhứng hành động sai trái, nhầm lẫn và bỏ sót, kém hiệu xuất, lãng phí, không có hiệu quả và những mâu thuẫn quyền lợi. Tính thận trọng hàm ý cả thận trọng hợp lý và tài năng, không phải là cái gì tuyệt đối hay là thành tích phi thường. Tính thận trọng đúng mực đòi hỏi kiểm toán viên tiến hành xem xét và đối chiếu trong phạm vi hợp lý mà không đòi hỏi kiểm toán tỉ mỉ tất cả các nghiệp vụ. Để có được phẩm chất thận trọng nghề nghiệp đúng mực thì kiểm toán viên nội bộ Công ty cần lưu ý các vấn đề sau: - Mở rộng công việc kiểm toán cần thiết nhằm vào các mục tiêu kiểm toán. - Tầm quan trọng liên quan hoặc ý nghĩa của các vấn đề mà các thủ tục kiểm toán được áp dụng. - Tính đầy đủ và hiệu quả của kiểm soát nội bộ. - Chi phí kiểm toán so với lợi ích có thể mang lại. - Khi kiểm toán viên nội bộ nghi ngờ có hành động sai trái phải báo cho cấp lãnh đạo hữu quan trong tổ chức biết. Khi đó, kiểm toán viên nội bộ có thể khuyến nghị những điều tra nào là cần thiết trong hoàn cảnh này. Để hoàn thiện khả năng tinh thông nghề nghiệp cho các kiểm toán viên nội bộ Công ty thì cần phải tiến hành tập trung vào các khía cạnh sau: - Cần phải có các khoá huấn luyện chính thức cho mỗi kiểm toán viên, đặc biệt là các kiểm toán viên trẻ còn thiếu kinh nghiệm. Trong trường hợp này có thể thuê các chuyên gia bên ngoài để phục vụ cho các khoá huấn luyện theo các chủ đề chọn lọc( ví dụ như huấn luyện phương pháp lập kế hoạch kiểm toán theo quy trình chuẩn). Với thực trạng chất lượng kiểm toán viên nội bộ ở Công ty Than miền bắc hiện nay thì các khoá huấn luyện phải hướng vào các chủ đề: các chuẩn mực kiểm toán, quy chế kiểm toán nội bộ của Công ty, Các sơ đồ tổ chức, các kỹ thuật chuyên môn, kỹ thuật phỏng vấn, các trương trình kiểm toán, thu thập bằng chứng, sử dụng các chương trình phần mềm máy tính, soạn thảo những việc khám phá, thẩm tra bộ hồ sơ kiểm toán, kỹ năng viết báo cáo kiểm toán. - Các kiểm toán viên nội bộ Công ty phải duy trì sự thông thạo của mình thông qua việc không ngừng học tập. Không chỉ thông qua các hoạt động huấn luyện mà một nhân viên được tiến bộ, mà còn thông qua những cố gắng tự trau rồi của bản thân anh ta. Kiểm toán viên nội bộ phải tiếp cận và hiểu được những cải tiến, những phát hiện mới trong các chuẩn mực, thủ tục và kỹ thuật kiểm toán nội bộ. Học tập trau rồi không ngừng thông qua tham gia các hội nghề nghiệp, tham dự các buổi diễn thuyết, hội thảo, và tham gia các chương trình nghiên cứu khoá học. - Các kiểm toán viên ở Công ty cần vượt qua kỳ thi sát hạch kế toán viên công chứng( CPA). Qua được kỳ thi sát hạch này một mặt khẳng định trình độ của kiểm toán viên, mặt khác tạ ra tâm lý tự tin trong công việc của các kiểm toán viên. Gần đây ở Việt nam có sự gia tăng về sách và các lớp học luyện thi để giúp vượt qua kỳ thi sát hạch CPA. Ngoài ra Công ty cũng khuyến khích như tạo điều kiện về thời gian và vật chất cho các kiểm toán viên tham gia chương trình đào tạo sau đại học ở một số trường đại học. Những lớp học này cung cấp cho kiểm toán viên một cơ sở rộng về lý thuyết quản lý, kinh doanh, các kỹ thuật định lượng và các khái niệm kế toán - kiểm toán tiên tiến. 3.3. Kiến nghị thực hiện 3.3.1. Kiến nghị về phía Nhà nước Xây dựng quy trình chuẩn cho một cuộc kiểm toán nội bộ. Hiện nay chưa có văn bản ở cấp nhà nước nào quy định về một quy trình chuẩn chi tiết cho một cuộc kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp. Trên thực tế, mặc dù một số bộ phận kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã tự xây dựng cho mình những quy trình kiểm toán nội bộ cho riêng họ tuy nhiên những quy trình này cũng chưa thực sự mang lại hiệu quả cao nhất cho các cuộc kiểm toán mà nguyên nhân chủ yếu là việc nghiên cứu xây dựng ở các doanh nghiệp còn hạn chế. Nhà nước với khả năng về tài chính và nguồn nhân lực hoàn toàn có thể thực hiện một chương trình khoa học mang tính thực tế cao về việc xây dựng quy trình chuẩn tắc cho một cuộc kiểm toán nội bộ. Một quy trình chuẩn cho một cuộc kiểm toán sẽ là cơ sở tốt nhất cho bộ phận kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp có thể tự xây dựng cho mình những quy trình kiểm toán nội bộ hiệu quả nhất. Đây cũng sẽ là một tiền đề không thể thiếu được cho việc hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam. Nghiên cứu ban hành hệ thống chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp. Mặc dù Bộ Tài chính đã có Quyết định số 832/TC-QĐ-CĐKT ngày 28/10/1977 ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ và Thông tư số 52/1998/TT-BTC ngày 16/4/1998 hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước, sau đó là Thông tư số 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998 hướng dẫn thực hiện kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên trên thực tế cho đến nay chưa có một chuẩn mực kiểm toán nội bộ nào được Nhà nước ban hành. Trên thế giới năm 1974 Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ(IIA) đã thiết lập Uỷ ban về Trách nhiệm và Chuẩn mực Nghề nghiệp và Uỷ ban này đã nghiên cứu và thông qua các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán nội bộ. Các chuẩn mực này gồm 5 chuẩn mực chung và trong mỗi chuẩn mực chung lại gồm nhiều chuẩn mực cụ thể. Việc ra đời của các chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán viên nội bộ là một bước tiến quan trọng trong quá trình phát triển của kiểm toán nội bộ. Các chuẩn mực này là công cụ phục vụ cho hoạt động nghề nghiệp trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, ở rất nhiều mức độ khác nhau của chính phủ, và ở tất cả các tổ chức nơi mà kiểm toán viên nội bộ có mặt. Các chuẩn mực hàng nghề kiểm toán viên nội bộ cũng là tiêu chuẩn dùng để đánh giá và đo lường các hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên những chuẩn mực mà Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ (IIA) thông qua cũng chỉ mang tính chung nhất, muốn áp dụng chúng vào một môi trường xã hội cụ thể thì cần phải có những thay đổi cho phù hợp. Nhà nước Việt Nam cần sớm ban hành các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam. Các chuẩn mực này phải được nghiên cứu kỹ lưỡng sao cho nội dung của nó phải phù hợp với những chuẩn mực hành nghề của Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ đồng thời phải thích ứng với môi trường kinh tế xã hội ở Việt Nam. Các chuẩn mực cũng đòi hỏi phải giản đơn, dễ hiểu, dễ truyền đạt, tạo điều kiện thuận lợi cho các kiểm toán viên dễ dàng tiếp thu và hướng họ vào những hành động theo chuẩn mực. Khuyến khích thành lập và hoạt động của hiệp hội kiểm toán viên nội bộ ở Việt Nam. Việc thành lập một hiệp hội kiểm toán viên nội bộ ở Việt Nam là một yêu cầu khách quan bởi sự ra đời và phát triển của Hiệp hội này sẽ giúp cho kiểm toán nội bộ ở Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn. Việc thành hiệp hội kiểm toán viên nội bộ cần thiết phải do Nhà nước đứng ra thành lập bởi chỉ Nhà nước mới có đủ uy tín cần thiết giúp cho một tổ chức khá phức tạp như Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ ra đời và phát triển một cách hiệu quả. Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ Việt Nam phải đảm bảo có chất lượng hoạt động tốt để có thể quy tụ được những kiểm toán viên nội bộ xuất sắc ở những đơn vị áp dụng thành công mô hình kiểm soát nội bộ có sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ như là một nhân tố trọng tâm. Hoạt động của Hiệp hội cần tập trung vào các vấn đề thiết thực nhằm đẩy mạnh sự phát triển của kiểm toán nội bộ ở Việt Nam. 3.3.2. Kiến nghị về phía Công ty Than miền bắc Đưa kế hoạch kiểm toán nội bộ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. Công ty phải đưa kế hoạch kiểm toán nội bộ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. Việc đưa kế hoạch kiểm toán nội bộ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm sẽ đảm bảo tính hệ thống và tính tập trung trong công tác lập kế hoạch. Mặt khác, việc đưa kế hoạch kiểm toán vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm sẽ giúp cho việc thực hiện công tác kiểm toán một cách hiện thực hơn, chính tắc hơn và do đó hiệu quả mang lại chắc chắn sẽ cao hơn. Kế hoạch kiểm toán được đưa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty chủ yếu phải thể hiện được các chỉ tiêu về mặt giá trị như chi phí được phê duyệt nhằm phục vụ cho hoạt động kiểm toán nội bộ trong năm. Các chỉ tiêu hiện vật cũng cần được thông qua như số lượng các cuộc kiểm toán, số lượng nhân viên cần thiết, các nguồn lực khác sẽ được huy động và sử dụng. Tổ chức đánh giá lại tính hiệu quả của bộ phận kiểm toán nội bộ để khắc phục những điểm yếu. Hoạt động kiểm toán nội bộ cũng là một loại hoạt động đặc thù riêng, nên cũng cần phải có những xem xét đánh giá khách quan về tính hiệu năng hiệu quả của hoạt động này từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp. Trên thực tế Công ty chưa có những đánh giá tính hiệu quả của bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty. Để làm được điều này Công ty cần thực hiện kiểm toán tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ của Công ty thông qua việc thuê ngoài các công ty kiểm toán độc lập. Thực hiện điều này sẽ mang lại những cái nhìn mới mẻ hơn về bộ phận kiểm toán nộ bộ ở Công ty từ nhiều phía. Về phía ban giám đốc họ sẽ đặt niềm tin nhiều hơn vào bộ phận kiểm toán nội bộ và như thế vị thế của kiểm toán nội bộ cũng được cải thiện theo chiều hướng tích cực. Về phía các kiểm tóan viên nội bộ họ sẽ có nhận thức rõ ràng hơn về chức năng và nhiệm vụ của bản thân và điều quan trọng hơn là họ thấy được những điều mình đã làm được và những điều chưa làm được từ đó có hướng đi đúng đắn nhằm hoàn thiện khả năng bản thân. Đánh giá tính hiệu năng hiệu quả của bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty phải chỉ ra được những mặt mạnh cần phát huy và những mặt yếu cần khắc phục của bộ phận kiểm toán nội bộ. Sau khi có những đánh giá xác đáng về bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty thì một việc cần thiết phải làm là đưa ra những giải pháp hữu ích nhằm khắc phục những điểm yếu trên. Những giải pháp phải mang tính khả thi và tính tối ưu cần thiết. Tạo vị thế độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ trong mô hình quản lý ở Công ty than miền bắc. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tạo được vị thế độc lập trong mô hình quản lý của Công ty. Vị thế độc lập cho phép kiểm toán viên nội bộ có những phán đoán khách quan và không thành kiến, cần thiết để tiến hành đúng đắn những cuộc kiểm toán. Ban giám đốc phải cho bộ phận kiểm toán nội bộ một địa vị với tính độc lập thoả đáng trong tổ chức để họ có thể phát huy sức mạnh và hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình. Để làm được điều đó cần thực hiện: Kiểm toán viên nội bộ phải được sự ủng hộ của Ban Giám đốc Công ty để họ có được sự cộng tác của những bộ phận được kiểm toán và để công việc của họ không bị can thiệp. Để làm được điều đó trong bản quy chế tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phải xác định rõ mục đích, quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ. Bên cạnh đó Công ty cần bổ xung những nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ trong bản Quy chế kiểm toán nội bộ hiện tại của Công ty sao cho tính độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ được tăng lên. Để tính độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty phát huy hiệu quả thì người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ mà cụ thể ở đây là trưởng phòng kiểm toán nội bộ chỉ chịu trách nhiệm trước một cá nhân duy nhất có đủ quyền hạn để bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu lực, đó là Giám đốc Công ty. Nói như vậy là khẳng định một nguyên tắc tạo vị thế độc lập cho bộ phận kiểm toán nội bộ chứ không phải nói đến địa vị của cá nhân trong Công ty. Bởi vì theo quan điểm logic là thẩm quyền báo cáo càng cao thì tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ càng lớn hơn. Tính độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ được tăng cao khi người phụ trách có nhiệm vụ và quyền hạn báo cáo trực tiếp với ban giám đốc về những kế hoạch công tác hay những thay đổi lớn. Hàng năm, người phụ trách kiểm toán nội bộ phải trình bản tóm tắt về chương trình kiểm toán, kế hoạch nhân sự và kinh phí để ban giám đốc duyệt. Người phụ trách cũng phải trình bày những thay đổi quan trọng để duyệt y và công bố sau đó. Người phụ trách kiểm toán cũng phải đệ trình báo cáo hoạt động cho ban giám đốc mỗi năm nhiều lần tuỳ theo tình hình thực tế phát sinh. Báo cáo hoạt động phải làm nổi bật những phát hiện kiểm toán quan trọng cùng với những kiến nghị và lưu ý ban giám đốc về những sai lệch lớn so với kế hoạch kiểm toán chung, kế hoạch nhân sự và kinh phí đã được duyệt cùng với những lý do sai lệch. Tổ chức và khuyến khích các hoạt động nghiên cứu khoa học nhằm xây dựng các chương trình kiểm toán chuẩn. Công ty cần có những bước đi mạnh dạn trong việc nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán trong tương lai. Một trong những hướng đi hợp lý trong hoàn cảnh hiện nay là Công ty cần phát huy hết sức mạnh nội lực hiện có của bản thân. Tổ chức khuyến khích nghiên cứu khoa học để xây dựng các chương trình kiểm toán nội bộ nhằm phát huy tính hiệu quả từ nội lực của Công ty là một giải pháp không thể bỏ qua. Nếu xét về khả năng chuyên môn của các kiểm toán viên hiện tại ở Công ty thì công tác nghiên cứu khoa học trong việc xây dựng các trương trình kiểm toán áp dụng cho Công ty không phải là một việc quá sức của họ. Mặt khác nếu việc nghiên cứu khoa học được triển khai ở Công ty sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực mang tính lâu dài. Thứ nhất, các kiểm toán viên sẽ phải động não, tìm hiểu, nghiên cứu một cách tích cực từ đó nâng cao trình hiểu biết và có những kiến thức hữu ích về chuyen môn. Thứ hai, các kiểm toán viên nội bộ Công ty sẽ là những người sẽ trực tiếp áp dụng các trương trình kiểm toán trong các cuộc kiểm toán sau này ở Công ty nên việc áp dụng những “sản phẩm” mà họ làm ra sẽ thuận lợi hơn. Và cuối cùng, các kiểm toán viên nội bộ ở Công ty là người hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty hơn bất cứ ai nên những chương trình kiểm toán mà họ xây dựng sẽ mang lại hiệu quả cao trong quá trình thực hiện. Phần Kết luận Như vậy những vấn đề về tổ chức kiểm toán nội bộ đã được Tác giả đề cập và phân tích một cách chi tiết, trong đó những kiến thức hiện đại về tổ chức kiểm toán nội bộ được Tác giả đặc biệt coi trọng. Những lý luận này là cơ sở không thể thiếu được nhằm hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc. Tác giả cũng đã khái quát thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Than miền bắc từ đó giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về Công ty Than miền bắc. Bằng phân tích thực tế, thực trạng hoạt động tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc đã được Tác giả đề cập một cách rõ nét. Cuối cùng mục đích cuối cùng của Luận văn này đã được Tác giả đạt tới thông qua việc đưa ra các phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc. Cuốn Luận văn này đã được hoàn thành bằng những cố gắng nỗ lực của bản thân và sự hướng dẫn tận tình trực tiếp của Tiến sỹ Lê Thị Hòa, sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo Khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Qua đây Tác giả muốn bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô trên; cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Than miền bắc đã tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả tiếp cận các tài liệu quý báu liên quan tới Công ty. Cuối cùng Tác giả mong muốn rằng cuốn Luận văn này sẽ mang lại những đóng góp nhất định trong việc nâng cao chất lượng kiểm toán nội bộ tại Công ty Than miền bắc trong một tương lai gần. Mặt khác do khả năng có hạn, nên những sai sót trong cuốn Luận văn này là không thể tránh khỏi, do đó Tác giả luôn mong đợi và tiếp thu sự góp ý chân thành từ phía độc giả. Xin chân thành cảm ơn ! Tài liệu tham khảo Ngô Thế Chi, Đào Xuân Tiêm, Vương Đình Huệ (1995), Kế toán - Kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp, NXb Tài chính, Hà nội Vũ Cao Đàm (2005), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà nội. Huỳnh Văn Hoài (2001), Cẩm nang nghiệp vụ kiểm toán, NXB Thống kê, Hà nội. 4. Vương Đình Huệ , Đoàn Xuân Tiên (1996), Kiểm toán, NXB Tài chính, Hà nội. 5.Vương Đình Huệ, Vũ Huy Cẩm (1993), Kiểm toán Quốc tế, NXB Thống kê, Hà nội. 6. Võ Văn Nhị(2004), Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới, Nhà xuất bản Tài chính, Hà nội. Bùi Văn Mai (1995), Tìm hiểu về kiểm toán độc lập ở Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội. 8 .Nguyễn Quang Quynh (2003), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà nội. Các văn bản pháp quy hiện hành về kiểm toán. 10. Alvin A.Arens, James K.Loebbecke (2000), Kiểm toán - Auditing, NXB Thống kê. Dịch và biên soạn: Đặng Kim Cương, Phạm Văn Được. 11. Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại. Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát - Modern Internal Auditing. Appraising Operations and Controls ,NXB Tài chính, Hà nội. ._.