Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Hữu Phúc

nghiệp phải luôn luôn nỗ lực không ngừng để làm sao tiêu thụ nhiều hàng hoá nhất, bởi có tiêu thụ hàng hoá được thì doanh nghiệp mới có lãi để bù đắp những chi phí đã bỏ ra và tiếp tục quá trình kinh doanh, mở rộng hoạt động kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì quá trình tiêu thụ là nhân tố hàng đầu quyết định tới lợi nhuận. Vì vậy doanh thu đạt được của quá trình kinh doanh có vị trí hết sức quan trọng, đóng vai trò thiết thực trong kinh doanh và cho thấy khả năng đứng vững của doanh nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều câu hỏi đặt ra như làm sao để quản lý tốt việc ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán cũng như quản lý công nợ phải thu. Đây là vấn đề “đau đầu” của rất nhiều doanh nghiệp trong việc đưa ra các thủ tục kiểm tra, kiểm soát . Các thủ tục kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy đối với hoạt động tiêu thụ, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Từ khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Hữu Phúc, kết hợp với những lý thuyết đã học em đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Hữu Phúc” Do kiến thức còn hạn hẹp nên những vấn đề em trình bày chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, hướng dẫn của thầy cô giáo và các anh chị ở Công ty TNHH Hữu Phúc để em rút kinh nghiệm và học hỏi thêm. Đà Nẵng, ngày 30 tháng 05 năm 2008 Sinh viên thực hiện Trần Thị Nguyệt Phần một: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TRONG DOANH NGHIỆP I. Khái niệm, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay trên thế giới, kiểm soát nội bộ được hiểu theo nhiều quan điểm khác nhau, sau đây là một số quan điểm về kiểm soát nội bộ phổ biến. 1.1Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Bảo vệ tài sản của đơn vị : tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như các thông tin, tài liệu quan trọng của đơn vị hay các sổ sách, chứng từ kế toán. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán của công ty cung cấp vô cùng quan trọng trong việc hình thành và ra các quyết định của nhà quản ký đơn vị. Vì vậy mà các thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị cũng như phản ánh một cách khách quan tình hình tài chính của đơn vị. Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định và các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực khách quan. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý. Tuy nằm trong một thể thống nhất song 4 mục tiêu nói trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà 4 mục tiêu. 1.2 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của AICPA KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát chủ trương quản lý đã đề ra. 1.3 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO KSNB theo định nghiã của COSO (Commettee of Sponsoring Organization) là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau: - Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động. - Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC). - Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành. Chúng ta cần làm rõ một số khái niệm được nêu trong định nghĩa trên. - Hội đồng quản trị, ngườiquản lý và các nhân viên trong tổ chức: KSNB được thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được người quản lý thiết lập tại đơn vị. Quá trình thực hiện KSNB tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục. Tuy nhiên, việc thiết kế, thực hiện các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị(nếu có) và các nhân viên khác trong đơn vị. Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị. Mặc dù không tham gia trực tiếp vào các công việc kiểm soát, Hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm của nhà quản lý. Các nhân viên trong đơn vị chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày. Khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của KSNB. - Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động: Thể hiện qua việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị một cách tối ưu nhất. Nếu các nguồn lực được sử dụng lãng phí, năng suất làm việc thấp hoặc các công việc không đợc cân nhắc cẩn thận về chi phí, lợi ích...thì cuối cùng đơn vị sẽ bị ảnh hưởng. Trong trường hợp này, để đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của đơn vị thì cần phải xây dựng các tiêu chuẩn, định mức hoạt động. Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của đơn vị. Các thông tin này được thu thập thông qua các báo cáo của các cấp liên quan đến mọi mặt hoạt động của đơn vị.Các thông tin này là cơ sở cho các quyết định kinh tế của đơn vị. Nếu các thông tin này không trung thực và đáng tin cậy, chúng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của đơn vị. Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động ngoài việc sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực còn nhằm bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị. - Sự trung thực và đáng tin cậy của các BCTC: các BCTC được lập và trình bày theo qui định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm của nhà quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực trước hết sẽ ảnh hưởng đến các quyết định trong kinh doanh của nhà quản lý, ngoài ra còn một lý do quan trọng hơn, đó là nhà quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoặc các bên liên quan về các tổn thất gây ra cho họ. - Sự tuân thủ luật pháp và các qui định hiện hành: Bao gồm hai vấn đề lớn: tuân thủ luật pháp, qui định của Nhà nước và chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị. Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của nhà quản lý. Những hành vi vi phạm luật pháp trong đơn vị có thể không do nhà quản lý gây ra nhưng họ vẫn liên đới chịu trách nhiệm nếu có tổn thất cho các bên liên quan. - Sự bảo đảm hợp lý: liên quan đến hạn chế vốn có của KSNB trong phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót. Hệ thống KSNB do người quản lý tổ chức và điều hành trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Một phương pháp kiểm soát sẽ không được chấp nhận nếu chi phí quá cao so với lợi ích mang lại. Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ (IIA), các mục tiêu KSNB được diễn tả theo một cách khác: "Các mục tiêu hàng đầu của KSNB nhằm: + Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin. + Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định. + Bảo vệ tài sản. + Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. + Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình." Đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của KSNB, còn về bản chất thì các mục tiêu trong khái niệm của AICPA và trong báo cáo của COSO là một. 1.4 Kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Khi tìm hiểu về hệ thống KSNB, kiểm toán viên nhận thức được rằng một hệ thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB. Theo chuẩn mực Việt Nam số 400 :"Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ" những hạn chế đó được xác định như sau: - Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống KSNB không vượt quá lợi ích mà nó mang lại. - Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. - Sai sót do người thực hiện thiếu chú ý, đãng trí , sai sót về xét đoán hoặc không hiểu rõ yêu cầu của công việc. - Khả năng vượt quá tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người chịu trách nhiệm KSNB lạm dụng đặc quyền của mình để trục lợi. - Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Tuy nhiên, quan điểm của VAS là rõ ràng và gắn liền với đặc điểm nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam. 2. Mục tiêu của hệ thống KSNB Hệ thống KSNB trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị. - Bảo đảm độ tin cậy của thông tin. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. - Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý. Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý nhà nước. Xây dựng hệ thống KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà phải kiểm soát mọi chức năng khác cả về hành chính, quản lý nhân sự, sản xuất. Nên việc KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị tham gia kiểm soát các hoạt động trong đơn vị mà chính họ là nhân tố quyết định thành quả trong đơn vị. Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mô của đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm. Khi đó hệ thống KSNB càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện. 3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi đã hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt động sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Điều này được thể hiện qua hai điểm như sau : - Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính : nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. - Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô có ra sao. Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 4. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn. 5. Nguyên tắc xây dựng hệ thống KSNB Việc xây dựng hệ thống KSNB phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng của soát của nó. - Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. - Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống KSNB mang lại.Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: • Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty • Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra • Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty • Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và nhân viên- là những người trực tiếp thực hiện công việc thì rủi ro càng lớn, vì vậy càng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. II. Chức năng, nhiệm vụ và các yếu tố cấu thành HTKSNB 1. Chức năng và nhiệm vụ của HTKSNB HTKSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau : Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó. Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp. Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Thông thường KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm soát (control procedures). Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đươc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Kế hoạch và dự toán Chứng từ kế toán Sổ sách Kế toán Báo cáo kế toán - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm -Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 6. Sự linh hoạt 2.Sự phê chuẩn 7. Chuyển sổ và tổng 3.Tính đầyđủ hợp chính xác 4. Sự phân loại 5. Tính đúng kỳ 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức và hành động của ngườiquản lý đơn vị. Dưới đây là một số nhân tố chủ yếu: Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Trong trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý. Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó có hiệu quả. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của đơn vị. c. Chính sách nhân sự Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên; họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. d. Kế hoạch và dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. e. Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị ( thực hiện kiểm toán hoạt động) trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của các hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Và để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tốt tác dụng thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao để không bị giới hạn phạm vi hoạt động và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra. - Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và có đạo đức nghề nghiệp phù hợp với qui định hiện hành. f. Uỷ ban kiểm toán Tại một số quốc gia, các công ty có qui mô lớn thường có thành lập một uỷ ban kiểm toán (Audit Committee) trực thuộc Hội đồng Quản Trị. Uỷ ban này thường gồm từ 3 đến 5 ủy viên, không phải là nhân viên của công ty. Uỷ ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc. Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. g. Các nhân tố bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ...những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể. Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo : Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các qui tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm. Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo. Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý ( lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát ) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong hoạt động chuyển ngân. Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. Doanh nghiệp sử dụng " Bản mô tả công việc " quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức. Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hôi cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình kinh doanh của mình đảm bảo kết qủa kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp. Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định. 2.2. Hệ thống kế toán Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cụ thể có thể diễn đạt như sau : Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị . Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Môi trường kiểm soát như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế toán. Song, hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây: - Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị. - Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý. - Sự đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào. - Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách và chế độ kế toán. - Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. - Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan. - Tính chính xác trong chuyển sổ và tổng hợp số liệu: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. - Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. Các yếu tố của hệ thống kế toán: gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị. Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp ... để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ ... Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành 2.3 Các thủ tục kiểm soát Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định các thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh. Chúng thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản, đó là : nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuấn. Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm): Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận. Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cấp đến như là sự tách biệt các chức năng sau : - Chức năng kế toán và chức năng quản lý tài sản : các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán. -Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: nếu từng bộ phận trong doanh nghiệp có trách nhiệm soạn t._.hảo sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng ghi chép và báo cáo sai lệch để "cải thiện" kết quả hoạt động của mình. Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải thể hiện một sự phân chia trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh được những rủi ro như trên vừa phải đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm vì vậy thay đổi tuỳ theo thực tế mỗi đơn vị. Các thủ tục được phê chuẩn đúng đắn : Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề. Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các mặt hoạt động của hoạt động kinh doanh tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc. Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ : Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vị kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau : - Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận. - Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép. - Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của nhà nước và có tính năng kiểm soát. - Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt ... - Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị - Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra BCTC - Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập. Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền. Ví dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác. Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách : Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng các nhà kho, hầm tiền, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa có sự cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính.. Kiểm soát độc lập việc thực hiện : Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản. III. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống. Nhưng thực tế một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không hoàn toàn hữu hiệu. Vì hiệu quả thật sự của kiểm soát nội bộ không phụ thuộc hoàn toàn vào cấu trúc hoàn hảo của hệ thống mà còn phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác thì hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm chứ không đảm bảo hoàn toàn rằng các sai phạm không tồn tại khi có một cấu trúc kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Đó là những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ và nó được hình thành từ các nguyên nhân sau: Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí bỏ ra cho kiểm tra phải hiệu quả. Nghĩa là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. Các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài, hoặc giữa các nhân viên trong đơn vị. Hệ thống kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà tí chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên. Do đó các sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bi bỏ qua. Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu sự thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi theo thời gian nên dẫn tới các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. ( Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hay bị vi phạm.) Chính những hạn chế vừa nêu ra ở trên của hệ thống kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình. IV. Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ bao gồm các thủ tục kiểm soát liên quan đến công tác tổ chức bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng đến khi khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp. 1. Khái quát về quá trình tiêu thụ 1.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu tiêu thụ 1.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là phần lợi ích mà doanh nghiệp thu được từ việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. Doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm quyền sở hữu về hàng hoá đã được chuyển giao cho khách hàng. Tuỳ theo các phương thức bán hàng mà thời điểm chuyển giao quyền sở hữu có khác nhau - Đối với hình thức chuyển hàng: thì doanh thu chỉ được ghi nhận khi hàng hoá được vận chuyển tới điểm thoả thuận với nguời mua hàng và người mua hàng ký giấy xác nhận đã nhận hàng, trong trường hợp hàng hoá bị hỏng hóc hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển thì doanh nghiệp phải chịu phần thiệt hại đó về hàng hoá. - Đối với hình thức nhận hàng: Theo hình thức này thì doanh thu được ghi nhận khi hàng hoá giao cho người mua tại kho của người bán và kí vào chứng từ mua hàng hoá. Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển hàng hoá người mua phải chịu. - Đối với hình thức bán hàng trả góp: Theo phương thức trả góp, khi mua hàng khách hàng sẽ thanh toán một phần, số tiền còn lại người mua sẽ trả dần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Số tiền trả hàng kỳ bao gồm một phần tiền gốc và lãi trả chậm. Các khoản giảm trừ doanh thu: là những phần lợi ích của doanh nghiệp giảm đi do doanh nghiệp chia sẻ một phần lợi ích của mình với khách hàng hoặc do hàng hoá của doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Do vậy, để tiêu thụ được hàng hoá doanh nghiệp phải đồng ý giảm một phần lợi ích của mình. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: + Chiết khấu thương mại là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì người mua mua hàng với số lượng lớn. + Chiết khấu thanh toán là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì người mua thanh toán tiền sớm trước thời hạn qui định trong hợp đồng. + Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì hàng không phù hợp với hợp đồng ( sai qui cách, kém phẩm chất...) + Doanh thu hàng bán bị trả lại là giá trị hàng hoá đã tiêu thụ bị người mua trả lại do không đảm bảo chất lượng. + Doanh thu thuần về bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ là phần còn lại của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi trừcác khoản giảm trừ ( thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại) 1.1.2 Đo lường doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối với những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng khác nhau. Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau: - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thu bán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bán hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. Số lãi trả chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bán hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với số lượng hàng hoá đại lý đã bán được. 1.2 Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán 1.2.1 Phương thức tiêu thụ Tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá cho khách hàng. Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế…) và kết thúc bằng việc thu tiền. Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn. Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. * Phương thức bán buôn là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất khác hoặc các doanh nghiệp thương mại. Kết thúc quá trình này, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán một lần lớn nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương thức này thường được tiến hành theo các hình thức sau: - Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp dồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến cho người mua doanh nghiệp phải chịu. Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp. - Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu. * Phương thức bán lẻ được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh toán ngay. 1.2.2 Phương thức thanh toán Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau. - Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, không thường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thì doanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hàng có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của công ty không được tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc đảm bảo tính chắc chắn. Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toán phần tiền mua hàng còn thiếu. - Mua hàng tín dụng: tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian đó khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạn khách hàng sẽ nhận được một khoản chiết khấu. 2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ 2.1 Tổ chức chứng từ 2.1.1 Đối với phương thức bán buôn Các chứng từ được sử dụng trong phương thức tiêu thụ này như sau: - Hoá đơn GTGT ( nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Hoá đơn bán hàng thông thường (nếu doanh nghiệp không nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). - Phiếu xuất kho.... - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Hoá đơn được lập tối thiểu thành 3 liên: liên 1: Lưu, liên 2: Giao cho khách hàng, liên 3: lưu giữ nội bộ. Doanh nghiệp có thể tăng thêm các liên sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin của đơn vị mình. Hoá đơn là căn cứ để doanh nghiệp ghi sổ kế toán doanh thu và các sổ kế toán có liên quan, đây là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường đi và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập bởi thủ kho, trên đó ghi rõ số lượng hàng hoá thực xuất. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán doanh nghiệp ghi vào các sổ kế toán liên quan đến số lượng hàng hoá đã xuất. Cuối kỳ sẽ có đối chiếu, kiểm tra số lượng nhập xuất tồn giữa các bên để nhanh chóng kịp thời phát hiện sai sót cũng như bảo vệ tài sản của đơn vị. 2.1.2 Đối với phương thức bán lẻ Trường hợp bán lẻ các hàng hoá có giá trị dưới 100.000đ thì công ty không cần lập hoá đơn nếu khách hàng không yêu cầu. Nếu khách hàng yêu cầu thì phải lập cho khách hàng giao hoá đơn theo đúng qui định. Hàng hoá bán lẻ nếu không phải lập hoá đơn nhưng đơn vị cũng phải lập bảng kê bán lẻ, lập hoá đơn GTGT về tổng số lượng hàng đã bán theo bản kê bán lẻ và gửi cho phòng kế toán để có căn cứ hạch toán doanh thu và tính thuế GTGT. Quá trình tiêu thụ gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng tạo ra doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện xảy ra trong quá trình tiêu thụ : - Nhận đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền - Nhận tiền thanh toán. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại mỗi thời điểm khác nhau. Các chứng từ trong mỗi sự kiện kinh tế như sau: a) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng Đây là bước đầu tiên của quá trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng. Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm cho tổng mức nợ của khách hàng có vượt giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp nhận bán chịu. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. Đơn đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định như cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan. Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua ( tên, địa chỉ giao hàng...). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp nhận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hoá đơn để thông báo về việc bán hàng. b) Gửi hàng cho khách hàng Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ phận chuyển hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng bộ phận này lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này cũng có thể là vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như : chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng... c) Lập hoá đơn bán hàng Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được gửi cho bộ phận lập hoá đơn. Lúc này bộ phận lập hoá đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phần này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hoá đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Hoá đơn bán hàng: là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại hàng, đơn vị tính, số lượng hàng, đơn giá, tiền, các điều kiện thanh toán ... Chứng từ này được lập làm nhiều liên, số lượng các liên được lập tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng tối thiểu là 3 liên, một liên cho khách hàng, một liên chuyển về kế toán phải thu, một lưu lại bộ phận lập hoá đơn và các liên còn lại sẽ luân chuyển đến các bộ phận có yêu cầu quản lý. d) Nhận tiền thanh toán Đây là bước xử lý cuối cùng trong quá trình tiêu thụ. Khi khách hàng gửi Séc thanh toán và giấy báo trả tiền, nếu trả tiền mặt thì thủ quỹ sẽ làm các thủ tục nhận tiền, còn gửi qua ngân hàng thì sẽ có giấy báo có của ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền mà khách hàng đã thanh toán Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi kèm cho khách hàng kèm với hoá đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi khách hàng thanh toán tiền họ gửi lại giấy báo trả tiền để nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán. 3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán Để kiểm soát tốt quá trình tiêu thụ thì phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để ghi nhận nghiệp vụ và cung cấp thông tin một cách khoa học và chính xác. Điều này đòi hỏi phải có cái nhìn bao quát về nghiệp vụ cũng như yêu cầu các thông tin cần cung cấp cho quá trình quản lý. Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm cung cấp các thông tin kịp thời vào mọi thời điểm phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các quyết định trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Vì vậy mà trong phần này em chỉ đề cập việc tổ chức tài khoản cho phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Các tài khoản tổng hợp Các tài khoản tổng hợp được sử dụng để phản ánh quá trình tiêu thụ là: * TK 157- Hàng gửi đi bán Công dụng: TK này dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã gửi đi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ. * TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, tài khoản này còn được dùng để phản ánh các khoản nhận được từ Nhà nước về trợ cấp và trợ giá khi thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Các TK cấp 2 : TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá. TK 5117 - Doanh thu bất động sản đầu tư. Trong đó, doanh thu trợ cấp, trợ giá doanh nghiệp được hưởng khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước và được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo qui định. Doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền được Nhà nước chính thức thông báo, hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá. * TK 512 - Doanh thu nội bộ TK này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ. TK 512 có ba TK cấp 2: TK 5121 - Doanh thu bán hàng hoá TK 5122 - Doanh thu bán sản phẩm TK 5123 - doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 632 - Giá vốn hàng bán ( đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) TK này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hoá, thành phẩm lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Các tài khoản trên là những tài khoản tổng hợp được sử dụng để theo dõi tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm hàng hoá cũng như tình hình tiêu thụ tại mỗi đơn vị mà doanh nghiệp có thể thiết kế các tài khoản chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm hàng hoá, dịch vụ hoặc yêu cầu cung cấp thông tin tại mỗi doanh nghiệp. 3.2.3 Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ Báo cáo kế toán với mục đích tập hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động. Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. v Báo cáo kiểm soát: Trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra người kiểm soát cũng cần kiểm soát được việc truy cập dữ liệu của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống cũng cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi tập tin lưu trữ dữ liệu. Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh thu bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ... Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán cố thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết theo từng khách hàng....trong từng khoảng thời gian. Mục đích của chúng là kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không. 3. Kiểm soát nội bộ trong quá trình tiêu thụ 3.1 Mục tiêu kiểm soát Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu sau đây: - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng đắn. - Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực,doanh thu ghi chép là có thật, dựa trên những chứng từ hợp lý. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn . - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn và ghi sổ đúng lúc, không để các nghiệp vụ bán hàng của kỳ này ghi nhận ở kỳ sau. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đầy đủ vào các sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác. Một hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ phải đạt được một mục tiêu rất quan trọng là phải quản lý được các khoản phải thu, đảm bảo chắc chắn các khoản phải thu đều được ghi nhận khi nó phát sinh và các khoản phải thu ở khách hàng là có thật. Đảm bảo mục tiêu này thì việc áp dụng chính sách tín dụng căn cứ vào khoản phải thu khách hàng mới có thể thực hiện được. 3.2 Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình tiêu thụ - Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán. - Nhận đặt hàng những hàng hoá hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp. - Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng. - Xuất hàng khi chưa cho phép của các cấp phê duyệt - Xuất không đúng số lượng hoặc chủng loại hàng hoá mà khách hàng yêu cầu. - Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng yêu cầu của lô hàng. - Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. - Ghi sai khách hàng thanh toán . - Không nộp tiền thu của khách hàng thanh toán. Để có thể kiểm soát được những rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui định về thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp. 3.3 Các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiêu thụ 3.3.1 Sổ sách và chứng từ Sổ sách và chứng từ phải đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó các qui trình kế toán phải có trước khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên cách thức hoạt động trong mỗi đơn vị lại rất đa dạng và phong phú. Do đó mỗi đơn vị cần xác định sẵn các trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Các chứng từ hoá đơn sử dụng trong quá trình tiêu thụ phải được đánh số trước để việc ghi chép các nghiệp vụ được liên tục và tránh các gian lận liên quan đến chứng từ xảy ra * Các yêu cầu khi lập chứng từ, hoá đơn bán hàng: - Hoá đơn bán hàng chỉ được lập dựa trên đặt hàng, lệnh bán hàng được chấp thuận và được đánh số trước, dựa trên bảng giá qui định. Hoá đơn phải được kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách hàng. - Chứng từ hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán được lập trên cơ sở phiếu nhập kho hoặc yêu cầu của khách hàng, được xét duyệt và kiểm tra kỹ trước khi gửi cho khách hàng. * Theo dõi chi tiết các khoản phải thu: ghi sổ hàng ngày, cuối mỗi kỳ lập bảng tổng hợp phải thu khách hàng để đối chiếu với sổ cái, lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng. * Cuối mỗi kỳ cần có sự đối chiếu giữa doanh nghiệp và khách hàng về các khoản phải thu để đảm bảo các khoản phải thu là chính xác và có thật. 3.3.2 Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là một trong những thủ tục kiểm soát của kiểm soát quá trình tiêu thụ. Sự xét duyệt thường được tập trung vào những điểm chủ yếu sau: - Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra. - Hàng bán chỉ được giao khi ký duyệt đầy đủ các chứng từ. - Giá bán phải được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. 3.3.3 Phân chia trách nhiệm Trong thực tế mỗi doanh nghiệp được tổ chức theo những cơ cấu tổ chức khác nhau và vì thế cơ cấu kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng ở mỗi đơn vị cũng có khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu chung của mọi hệ thống kiểm soát nội bộ là cần có sự tách biệt các chức năng và phân công phân nhiệm cho các cá nhân hay các bộ phận khác nhau phụ trách các công việc theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Khi mức độ phân công phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận chức năng khi đó sẽ giảm được tối thiểu các hành vi gian lận. Đồng thời sự phân nhiệm càng hợp lý thì sẽ tránh được sự chống chéo giữa các bộ phận làm cho các nghiệp vụ được hạch toán một cách đầy đủ không hạch toán trùng cũng như bỏ sót, các thủ tục kiểm soát được thiết lập sẽ trở nên hiệu quả hơn. Như vậy phân chia trách nhiệm là một trong những khâu trọng yếu của kiểm soát nội bộ. Trong chu trình bán hàng có thể phân chia thành các nhiệm vụ như sau: -Nhận yêu cầu từ khách hàng và kiểm tra khả năng đáp ứng của đơn vị đối với đơn đặt hàng. - Phê chuẩn việc bán chịu - Lập lệnh bán hàng - Xuất kho hàng hoá, thành phẩm. - Gửi hàng đi - Lập hoá đơn bán hàng. - Hạch toán doanh thu - Hạch toán khoản phải thu khách hàng - Phê chuẩn các khoản giảm giá hoặc chế độ bán hàng cho khách hàng. - Phê chuẩn xoá nợ cho các khoản nợ không thu hồi được. 4. Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại các doanh nghiệp 4.1Mục tiêu kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ Kiểm soát tiêu thụ là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính. Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm soát tiêu thụ là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm soát thích ứng với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy trình kiểm soát: - Mọi nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý - Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật - Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ - Hàng hoá được bán thuộc sở hữu của đơn vị - Hàng đã vận chuyển và có hoá đơn ghi giá bán được thoả thuận - Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp - Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng các số cộng - Các nghiệp vụ bán hàng, kể cả bán chịu được cho phép đúng đắn 4.2Các biện pháp kiểm soát nội bộ 4.2.1Sổ sách và chứng từ đầy đủ Để phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh của mình, mỗi công ty đều có hệ thống phát sinh, xử lý và vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó để đảm bảo cho một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thi đòi hỏi họ phải tổ chức tốt hệ thống sổ sách và chứng từ. Việc sử dụng các chứng từ được đánh số trước cũng là một biện pháp nhằm ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra như quên ghi sổ doanh thu hay sự phát sinh hai lần của hoá đơn và sổ sách. Điều quan trọng là tất cả các chứng từ phát sinh đều phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan. 4.2.2Nhận đơn đặt hàng của người mua Qúa trình tiêu thụ bắt đầu từ việc nhận đơn đặt hàng của người mua. Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Trên cơ sở pháp lý này, người ._.ạo có năng lực và tâm huyết với công ty, luôn quan tâm đến uy tín của công ty đối với khách hàng cũng như luôn cố gắng để đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng vì điều này quyết định đến sự sống còn của công ty. Do vậy các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Ngoài ra, lãnh đạo công ty đã có sự gắn bó với công ty ngay từ khi thành lập, rất am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vì vậy các chính sách, thủ tục kiểm soát được thiết lập khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả. Bên cạnh đó, những nhân viên đang làm việc tại công ty đã qua quá trình tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt. Vì thế các chính sách và thủ tục đề ra đã được các nhân viên thực hiện tốt. Mặt khác, các nhân viên trong công ty còn là người tư vấn và đề xuất nhiều ý tưởng hay và thiết thực cho lãnh đạo của công ty để từ đó những nhà lãnh đạo có các quyết định đúng đắn trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Sự quan tâm của công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài cũng làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc không tìm cách để gian lận làm tổn hại đến công ty. Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Hệ thống kế toán. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Hữu Phúc được tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty cũng như các đối tượng bên ngoài công ty. Việc áp dụng hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ khá phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với khối lượng các nghiệp vụ nhiều như hiện nay tại công ty. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại công ty được giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn.Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. b. Những ưu điểm của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ - Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt. - Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng tồn đọng công việc vào cuối kỳ . 2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát, những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được hoàn thiện và khắc phục sẽ trở thành những trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình phát triển của công ty nói chung. - Trước hết là trong việc nhận đặt hàng của khách hàng, việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm ra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng. - Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ. Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ. Mặt khác, đối với những hoá đơn bán hàng thu tiền mặt, phòng bán hàng không lập lệnh xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, mọt của khách hàng, một liên được sử dụng để lưu ở phòng kế toán xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên hoá đơn lưu tại phòng kế toán và giao cho phòng kế toán. Nhưng do công ty có khá nhiều các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này. - Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán thì một trong những nguyên tắc quan trọng là phân quyền sử dụng. Tuy nhiên việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện, một người nhân viên đều có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành, kể cả kế toán tổng hợp. Điều này có thể tạo điều kiện cho một số đối tượng có điều kiện chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, từ đó nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra. - Ngoài ra, trong công tác hạch toán vẫn còn sự chồng chéo giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ căn cứ váo hoá đơn đã kiểm tra và vào chương trình kế toán máy đồng thời kế toán công nợ cũng tiến hành vào sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng. Khi huỷ một hoá đơn nào đó phải đồng thời huỷ trên máy và huỷ trên sổ chi tiết công nợ, cuối tháng kế toán công nợ lại tiến hành cộng sổ chi tiết công nợ và kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết ghi tay và sổ chi tiết in ra từ chương trình kế toán máy. Như vậy sẽ rất mất thời gian và công sức để kiểm soát số liệu kế toán (một công việc phải làm hai lần). - Kế đến, công tác thu hồi công nợ chưa được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Mặc dù đã qui định tỷ lệ nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách hàng, nhưng vấn xảy ra nhiều trường hợp các khách hàng để tình trạng số dư nợ cuối kỳ vượt quá số dư nợ cho phép. Điều này làm tổn thất một khoản không nhỏ cho công ty vì trong khi để cho khách hàng nợ thì công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động kinh doanh của mình. - Quá trình sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng sang phòng kế toán trong quá trình thực hiện còn xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu, tức là các yếu tố trong hoá đơn bán hàng trong phần mềm bị thiếu hoặc cập nhập sai so với hoá đơn bán hàng, điều này là do việc sử dụng không đồng bộ tên gọi cũng như mã của thành phẩm.Do vậy mà trong khi thực hiện sao chép, dữ liệu không cập nhập đầy đủ làm cho quá trình kiểm tra Hoá đơn gặp khá nhiều khó khăn cũng như trong công việc kiểm tra đối chiếu thành phẩm tồn cuối kỳ. Mặt khác, khi có phát sinh các nghiệp vụ về hàng đổi bù, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng được đổi sản phẩm một cách nhanh chóng, công ty chỉ căn cứ vào biên bản kiểm tra của bộ phận KCS và phiếu nhập kho đã tiến hành xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Khoản thuế GTGT của hàng đổi bù công ty tạm thời nộp cho Cơ quan Thuế, khi khách hàng giao hoá đơn GTGT của những sản phẩm trả về kế toán mới tiến hành làm bảng kê xin hoàn thuế. Tuy nhiên do không theo dõi chi tiết các hoá đơn và khách hàng có hàng đổi bù cho nên một số trường hợp khách hàng không giao hoá đơn để hoàn thuế làm công ty thất thoát khoản thuế đã nộp cho những hàng đổi bù này. Trên đây là và những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ của công ty TNHH Hữu Phúc. Đế hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng nói riêng hoạt động ngày càng hiệu quả và phát huy tốt tác dụng kiểm soát thì công ty cần phải khắc phục được những hạn chế trên. - Về tổ chức chứng từ, công ty nên thống nhất chung mẫu yêu cầu mua hàng và gửi cho các khách hàng. Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng lập yêu cầu mua hàng theo mẫu và gửi cho bộ phận bán hàng của công ty để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không. Ngoài tác dụng là tiện lợi cho bộ phận bán hàng khi kiểm tra khả năng đáp ứng sản phẩm yêu cầu, thì Yêu cầu mua hàng còn là chứng từ để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu việc xuất hàng và lập hoá đơn GTGT có phù hợp với yêu cầu khách hàng hay không. - Quá tình luân chuyển chứng từ cần phải được thực hiện nghiêm túc hơn, khi giao nhận cần ghi rõ số lượng, số chứng từ được giao… - Ngoài ra, trong quá trình tổ chức sắp xếp công việc cần phân quyền sử dụng phần mềm, mỗi nhân viên chỉ được phép cập nhật và chỉnh sửa số liệu đối với phần hành mà mình phụ trách, đối với các phần hành khác thì không được phép cập nhật thêm và chỉnh sửa số liệu, điều này cũng có nghĩa gắn trách nhiệm của nhân viên với công việc của phần hành mà mình phụ trách. - Khắc phục sự chồng chéo trong công việc giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ, khi đó khối lượng công việc sẽ giảm đáng kể nhưng hiệu quả công việc vẫn đạt được. II. Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc Qua những tồn tại trong quá trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm công tác kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty như sau 1. Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ được tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Yêu cầu mua hàng được xât dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào yêu cầu mua hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thể đáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thể đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng . Mặt khác yêu cầu mua hàng của khách hàng cũng là một đối tượng để kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng đối tượng và có thể xảy ra gian lận hay không. Yêu cầu mua hàng sẽ bao gồm các yếu tố sau: - Tên khách hàng, địa chỉ - Thời gian yêu cầu và thời gian dự định nhận hàng. - Các loại sản phẩm yêu cầu, số lượng yêu cầu. - Xác nhận của khách hàng CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC YÊU CẦU MUA HÀNG Tên khách hàng :. Đại lý Thuần Lý Địa chỉ: 64 Hùng Vương, Đà Nẵng Thời gian yêu cầu: ngày 02 tháng 04 năm 2007 Thời gian dự kiến nhận hàng: ngày 06 tháng 04 năm 2007 Yêu cầu Công ty TNHH Hữu Phúc cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau: TT Tên sản phẩm Số lượng Khả năng đáp ứng Ghi chú 1 Sữa CGHL 123 210 210 2 Sữa CGHL 456 100 100 3 Sữa tiệt trùng CGHL 100 100 4 Sữa tiệt trùng Yomos 100 100 5 Sữa đặc CGHL cao cấp 50 50 6 Sữa đặc Trường Sinh 50 50 7 Sữa đặc Hoàn Hảo 50 50 8 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hàng ngày 60 40 ………….. ………… …………… … Tổng 720 700 Đã cung cấp cho khách hàng theo Hoá đơn: HĐ014652 Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu (Ký tên) (Kýtên,đóng dấu) Giấy yêu cầu mua hàng cũng được lưu cùng hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng ... để làm căn cứ đối chiếu sau này. 2. Phân định rõ ràng trách nhiệm đối với hoá đơn, chứng từ bán hàng Lưu trữ hoá đơn chứng từ được thực hiện theo qui định của Luật kế toán, chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Vì thế mà trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ xác định đâu là người chịu trách nhiệm. Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ. Mặt khác, khi giao nhận chứng từ nên ghi rõ các chứng từ đã giao, số lượng. Vì các chứng từ được đánh số thứ tự sẵn cho nên có thể không cần liệt kê từng chứng từ, mà có thể ghi seri chứng từ đó bắt đầu từ số nào và kết thúc tại đâu, số lượng . Khi có những chứng từ sai cần huỷ bỏ thì cũng cần phải ghi lại để theo dõi xem thật sự các chứng từ đó đã được huỷ một cách nghiêm túc hay chưa? Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là cách để ngăn ngừa khả năng mất hoá đơn, hoặc những hoá đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận. Việc phân quyền cần được thực hiện nghiêm túc. Đối với mỗi phần hành đều có người chịu trách nhiệm về phần hành đó, do vậy không thể không thực hiện việc phân quyền sử dụng đối với phần hành thực hiện trên phần mềm. Khi thực hiện sự phân quyền sử dụng phần mềm, thì khả năng có cá nhân khác vì gian lận mà chỉnh sửa số liệu sẽ khó thực hiện. 3. Hoàn thiện công tác hạch toán hàng đổi bù và khắc phục sự chồng chéo trong công tác hạch toán doanh thu và công nợ. Để đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ và không bị thất thoát thì việc theo dõi chi tiết các hoá đơn hàng trả về và hoá đơn hàng đổi bù là cần thiết. Khi xảy ra nghiệp vụ đổi bù hàng cho khách hàng thì kế toán tiêu thụ cần theo dõi chi tiết các mục sau: Các hoá đơn hàng trả về (hoá đơn này thường được khách hàng gửi cho công ty sau một khoảng thời gian), tên khách hàng ,số tiền hàng và tiền thuế GTGT hàng trả về, Hoá đơn hàng đổi bù, Số tiền hàng và thuế GTGT, số tiền chênh lệch giữa hai hoá đơn. Khoản chênh lệch giữa hoá đơn hàng trả về và hoá đơn đổi bù thường được khách hàng nộp bằng tiền mặt và được đưa vào thu nhập khác. Việc theo dõi chi tiết các hoá đơn liên quan đến hàng đổi bù nhằm mục đích đề nghị khách hàng giao đủ các hoá đơn hàng trả về để lập hồ sơ hoàn thuế, với thực tế như hiện nay tại công ty thì kế toán không kiểm soát được những hoá đơn hàng trả về nào chưa được khách hàng giao vì thế mà tài sản công ty đã bị thất thoát một khoản không nhỏ qua nhiều năm hoạt động. BẢNG THEO DÕI HOÁ ĐƠN HÀNG ĐỔI BÙ Tháng 04 năm 2007 TT Khách hàng Hàng trả về Hàng đổi bù Chênh lệch Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán 1 Lộc Xuân 23 02/04 468.112 46.811 514.932 01 01/04 468.112 46.811 514.932 0 2 Tấn Phát 09 03/04 514.229 51.423 565.625 3 Bình Minh 08 03/04 784.762 78.476 863.238 4 Hàn Nhân 33 04/04 154.619 15.462 170.081 02 05/04 154.619 15.462 170.081 0 5 Tài Tấn 55 04/04 408.000 40.800 448.800 05 07/04 546.566 54.657 601.233 152.443 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng ... ... ... ... ... ... 4. Áp dụng những chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức tốt công tác thu hồi công nợ Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản. Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên. Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết . Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép: BẢNG TỔNG HỢP DƯ NỢ CUỐI KỲ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 01 năm 2007. TT TÊN KHÁCH HÀNG DƯ NỢ CUỐI KỲ DƯ NỢ CHO PHÉP CHÊNH LỆCH Quận Liên Chiểu 1 Đại lý Vạn Xuân 25.423.600 10.569.600 2 Đại lý Bình Lợi 35.746.995 56.125.122 (20.378.127) ... ... ... ... ... Cộng Quận Thanh Khê ... ... ... ... .... Cộng ... ... ... ... ... Tổng cộng 445.854.546 154.221.950 291.632.596 Sau đó lập danh sách những khách hàng có số nợ vượt quá mức tín dụng cho phép để gửi Giấy Đề nghị Thanh toán. Mặt khác, trong các quy định về chính sách tín dụng của công ty gửi cho khách hàng và các nhà phân phối, ngoài quy định về những chế độ chiết khấu được hưởng khi thanh toán công ty cũng cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt quá mức cho phép thì mức chênh lệch dư nợ cho phép đó sẽ được tính lãi theo lãi suất ngân hàng và được trừ vào chế độ thanh toán của khách hàng. Bên cạnh việc khuyến khích việc thanh toán của khách hàng như chính sách chiết khấu mà công ty đang sử dụng thì việc qui định tính lãi suất trên số dư nợ vượt quá qui định sẽ khiến cho khách hàng thanh toán đầy đủ hơn nhằm tận dụng chính sách chiết khấu. Khi đó công ty sẽ giảm bớt một khoản chi phí đáng kể khi giảm bớt chi phí lãi vay do vay ngắn hạn để hoạt động đồng thời giảm rủi ro đối với các khách hàng không có khả năng thanh toán. Ví dụ: Tỷ lệ số dư nợ cho phép vào cuối kỳ đối với khách hàng Lộc Xuân là 20% phần nhận hàng trong tháng. Trong tháng, Lộc Xuân nhận hàng có tổng giá trị là: 356.662.599đ Và đã thanh toán với tổng số tiền là: 200.000.000đ. Số dư đầu kỳ : 0đ Như vậy, theo qui định thì khách hàng này có thể để dư nợ cuối kỳ là: 71.332.520đ . Tuy nhiên số dư nợ thực tế là:156.662.599đ Số dư nợ vượt quá mức cho phép là: 85.330.079đ Nếu áp dụng mức lãi ngân hàng cho số dư nợ vượt quá cho phép này là: 1,1%/tháng. Số lãi này là: 938.630đ. Nếu công tác thu hồi nợ được tổ chức tốt thì công ty không phải vay ngắn hạn khoản tiền tương đương số dư nợ vượt quá mức cho phép đó tương ứng với chi phí lãi là: 938.630đ. Đây mới chỉ thực hiên tính trên một khách hàng, trong khi đó số khách hàng vượt dư nợ cho phép cuối mỗi kỳ là khá cao. 5. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ. 5.1. Xác định mục tiêu kiểm soát. Kiểm soát tiêu thụ là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính. Vì vậy, nhiệm vụ của kiểm soát tiêu thụ là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm soát thích ứng với đặc thù của hoạt động kinh doanh của công ty hơn nữa. - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng đắn. - Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực,doanh thu ghi chép là có thật, dựa trên những chứng từ hợp lý. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn và ghi sổ đúng lúc, không để các nghiệp vụ bán hàng của kỳ này ghi nhận ở kỳ sau. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đầy đủ vào các sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác. - Các nghiệp vụ bán hàng phải bán đúng giá ghi trên hoá đơn và giá niêm yết của công ty. - Quản lý các nghiệp vụ bán hàng về doanh thu, giá vốn và các khoản phải thu theo khách hàng đã đề ra. 5.2. Đo lường kết quả kiểm soát tiêu thụ. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát mà công ty áp dụng trong hoạt động tiêu thụ là khá tốt. Công ty đã đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ, tiền…. Việc phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong công ty khá rõ ràng. Đặc biệt với việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Việc lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúp cho công ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích cá nhân. Với việc áp dụng chính sách tín dụng rõ ràng sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro hình thành các khoản thu khó đòi. 5.3. So sánh và phân tích. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển không thể không có người tiêu thụ những sản phẩm doanh nghệp. Vì vậy theo dõi và kiểm soát sự biến động doanh số bán của từng khách hàng thông qua công cụ phân tích là để theo dõi hành vi của khách hàng và mối gắn kết giữa doanh nghiệp và khách hàng có còn bền vững. Thông qua sự biến động của doanh số bán của từng khách hàng kỳ này so với cùng thời kỳ này của năm trước , ta sẽ đi sâu phân tích cụ thể sự biến động đó của từng khách hàng để tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động. Từ đó Giám đốc của công ty có thể ra các quyết định kịp thời để cải thiện công tác tiêu thụ sản phẩm, cũng như duy trì mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với khách hàng. CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC PHÂN TÍCH DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO KHÁCH HÀNG Kỳ trước từ : 01/01/2006 đến ngày : 31/03/2006 Kỳ sau từ : 01/01/2007 đến ngày : 31/03/2007 Stt Mã KH Tên khách hàng Doanh thu kỳ trước Doanh thu kỳ sau Chênh lệch kỳ này so với kỳ trước 1 ĐL001 Đại lý Tấn Mỹ 1.176.979.282 1.169.372.027 (7.607.255) 2 ĐL002 Đại lý Lữ Hoàng Đốc 913.633.848 890.973.698 (22.660.150) 3 TH003 Tiệm Chị Lan 210.572.057 277.030.888 66.458.831 4 ĐL004 Đại lý Thế Anh 357.297.024 737.204.260 379.907.236 5 ĐL001 Đại lý Hải Linh 327.056.275 358.639.276 31.583.001 6 CH002 Cửa Hàng Cô Sáu 72.320.824 95.682.366 23.361.512 7 ĐL003 Đại lý Ngọc Hạnh 339.235.529 640.710.019 301.474.490 8 ĐL004 Đại lý Hoà Hảo 91.544.344 87.844.965 (3.699.379) 9 ĐL005 Đại lý Hoài Hương 341.265.825 279.407.410 (61.858.415) 10 ĐL006 Đại lý Đức Phú 555.470.148 760.274.564 204.804.416 11 ĐL008 Đại lý Trường Hải 7.456.362 - (7.456.362) 12 CH009 Cửa hàng Hải Hà 80.212.214 96.856.123 16.643.909 13 ĐL001 Đại lý Sao Mai 524.394.175 220.407.581 (303.986.594) 14 ĐL002 Đại lý Thuận Phát 979.390.698 693.416.490 (285.974.208) 15 ĐL003 Đại lý Khánh Hoà 868.383.740 625.009.370 (243.374.370) 16 CH001 Cửa hàng Dân Chủ 83.615.385 91.208.552 7.593.167 17 ĐL002 Đại lý Chu văn Phúc 738.602.676 999.969.980 261.367.304 18 ĐL003 Đại lý Trần Văn Phương 642.312.570 933.106.823 290.794.253 19 ĐL004 Đại lý Nguyễn Thị Trịnh 715.909.883 910.808.340 194.898.457 20 ĐL005 Đại lý Nam Định 143.365.868 455.194.188 311.828.320 Tổng Cộng 9.202.915.974 10.420.103.070 1.217.187.100 Qua bảng phân tích trên cho thấy một số khách hàng kỳ này có doanh số giảm so với kỳ trước, trong đó mức giảm mạnh nhất là Đại lý Sao Mai. Bây giờ sẽ đi vào phân tích cụ thể tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm của khách hàng này so với kỳ trước như thế nào. CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC BẢNG PHÂN TÍCH SẢN PHẨM TIÊU THỤ THEO KHÁCH HÀNG Khách hàng: ĐẠI LÝ SAO MAI Kỳ trước từ : 01/01/2006 đến ngày : 31/03/2006 Kỳ sau từ : 01/01/2007 đến ngày : 31/03/2007 Tên sản phẩm Sản phẩm tiêu thụ kỳ trước Sản phẩm tiêu thụ kỳ sau Chênh lệch Chênh lệch do SL tiêu thụ Chênh lệch do giá SL Giá b/q Tổng tiền SL Giá b/q Tổng tiền Số lượng Tiền 3 4 5 6 7 8 9=6-3 10=8-5 11=(6-3)*4 12=8-(6*4) Sữa CGHL 123 120 212.456 25.494.720 109 211.987 23.106.583 (11) (2.388.137) (2.337.016) (51.121) Sữa CGHL 456 118 214.785 25.344.630 148 214.564 31.755.472 (30) 6.410.842 (6.443.550) (32.708) Sữa CGHL Step1 128 209.859 26.861.952 96 212.125 20.364.000 (32) (6.497.952) (6.715.448) 217.536 Sữa CGHL Step2 116 211.562 24.541.192 112 211.451 23.682.512 (4) (858.680) (846.248) (12.432) Sữa đặc trường sinh 756 10.500 7.938.000 556 10.500 5.838.000 (200) (2.100.000) (1.560.000) 0 Sữa đặc hoàn hảo 531 10.500 5.575.500 213 10.500 2.236.500 (318) (3.339.000) (2.385.000) 0 Sữa đặc CGHL cao cấp 709 15.000 10.635.000 985 15.000 14.775.000 276 4.140.000 2.898.000 0 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hàng ngày 636 15.000 9.540.000 632 15.000 9.480.000 (4) (60.000) (42.000) 0 Sữa tiệt trùng CGHL 592 182.000 107.744.000 484 182.000 88.088.000 (108) (19.656.000) (21.060.000) 0 Sữa tiệt trùng Yomos 480 182.000 93.600.000 367 182.000 66.794.000 (113) (26.806.000) (22.035.000) 0 … … … … … … … … … … … Tổng cộng 524.394.175 220.407.581 (303.986.594) (300.675.112) (3.311.482) Từ bảng phân tích tình hình tiêu thu cụ thể của khách hàng Giám đốc công ty sẽ phân công cho bộ phận cụ thể tìm hiểu về tình hình kinh doanh của những khách hàng này, xem xét những khả năng có thể xảy ra. Việc tiêu thụ giảm sút của khách hàng có thể do xuất hiện các đại lý của các công ty cạnh tranh, hoặc do số lượng người tiêu thụ sản phẩm giảm sút, hay nguyên nhân có thể do chính sách bán hàng của công ty chưa thoả mãn khách hàng bằng của đối thủ cạnh tranh cho nên khách hàng chuyển qua tiêu thụ các sản phẩm của các công ty khác. Từ những nguyên nhân điều tra được, công ty sẽ đề ra các chính sách phù hợp để thu hút khách hàng và phát triển hoạt động tiêu thụ. 6. Tổ chức tìm hiểu thu thập thông tin của khách hàng mua chịu Để đảm bảo thu được đầy đủ được và nhanh chóng các khoản nợ của khách hàng mua chịu thì công ty nên tổ chức tìm hiểu về thông tin của các khách hàng này. Việc tìm hiểu khách nợ trước khi quyết định bán chịu có ý nghĩa rất lớn trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp công ty dễ dàng trong việc thu hồi vốn, mở rộng tái đầu tư. Vì vậy, công ty nên giao nhiệm vụ cho một nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Nhân viên này sẽ theo dõi các khách hàng mà công ty cho hưởng chính sách tín dụng cũng như các khách hàng mới quan hệ và thường xuyên gửi báo cáo lên công ty để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, nhân viên được giao nhiệm vụ phải là một người nhanh nhạy và có khả năng phán đoán cao. Ta có thể khái quát quá trình tìm hiểu khách hàng theo sơ đồ sau: Tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp Tìm hiểu khách hàng trên sách báo, thăm dò… Phân tích BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA KHÁCH HÀNG Nhân viên phụ trách công việc “tìm hiểu khách hàng” sẽ dựa vào các báo cáo về tình hình công nợ của khách hàng và tìm hiểu thêm qua sách báo, internet, thăm dò….để tiến hành phân tích, từ đó đưa ra ý kiến của mình trong “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng”. Công ty TNHH Hữu Phúc BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA KHÁCH HÀNG - Tên khách hàng: - Địa chỉ: Mặt hàng đang kinh doanh Khả năng cạnh tranh Uy tín của trên thương trường Tình hình thanh toán nợ cho công ty - Tổng số tiền còn nợ công ty:………………. - Trong đó nợ quá hạn là:……………….. NHẬN XÉT:……………………………………………. Đà Nẵng, ngày… tháng…. năm…. Người lập báo cáo Sau khi đưa ra những nhận xét của mình, nhân viên này sẽ chuyển “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng” cho trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ dựa vào những thông tin trong báo cáo để ra các quyết định về việc cung cấp tín dụng cho khách hàng. Với cách làm này tôi tin chắc công ty sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. KẾT LUẬN Trên đây là một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ nói riêng tại công ty TNHH Hữu Phúc. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em đã cố gắng hoàn thành đề tài sao cho khả năng ứng dụng thực tế là cao nhất, góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên do kiến thức bản thân còn hạn hẹp, bước đầu tiếp xúc với thực tế còn bỡ ngỡ cho nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế em mong các thầy cô hướng dẫn và các cô chú trong phòng kế toán công ty góp ý để đề tài của em hoàn thiện hơn. Em cũng chân thành cảm ơn các cô chú anh chị trong công ty Hữu Phúc đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài, cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Kim Hương đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý thuyết kiểm toán. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân. Kiểm toán Tài chính. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân. Kiểm toán căn bản. Tác giả Thạc Sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán. Nhà Xuất Bản Tài chính. Phân tích hoạt động kinh doanh. Tác giả Thạc Sĩ Phạm Rin. Quản trị Doanh Nghiệp, Nhà Xuất Bản Thống Kê. Tổ chức quản lý và tiếp thị bán hàng, Nhà Xuất Bản Lao Động. Ngoài ra còn thu thập thêm một số thông tin khác như: Internet, Đài Truyền Hình VN, Báo Kinh Tế Sài Gòn, Báo Tuổi Trẻ,… MỤC LỤC ._.