Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng

LỜI MỞ ĐẦU š—¶–› Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và thế giới ngày càng khốc liệt hơn. Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng mới và hướng đi mới để hoà nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém những rủi ro và thử thách, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại. Do đó, để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hoạt động bán hàng - thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt... từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, em quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng” để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình. Khóa luận gồm có ba phần: Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng. Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng. Khóa luận này được hoàn thành là nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Thu Hà và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị phòng kế toán. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế, khả năng tiếp cận và giải quyết vấn đề chưa hệ thống... nên đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót về mặt nội dung lẫn hình thức, rất mong nhận được sự phê bình đóng góp của Quý thầy cô và các bạn. Xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Sơn PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP A. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP I. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có kiểm tra, kiểm soát thì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?, làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị Hoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu. Còn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm: đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị. Vậy có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị; là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ra một cách hợp lý. Nó được tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc và tìm ra các biện pháp để ngăn chặn sai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra. Hay đơn giản hơn, Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần phải làm để đạt được những gì mình muốn và tránh những điều mình muốn tránh. 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản càng trở nên cần thiết hơn trong quá trình hội nhập và phát triển. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp và căn cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Do đó các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, cần phải: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khă năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên. Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mô của đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm. Khi đó hệ thống kiểm soát nội bộ càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện. II. Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt động sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Điều này được thể hiện qua hai điểm như sau : - Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùng được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. - Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô có ra sao. Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng của soát của nó. - Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. - Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. III. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộ phận có liên quan đến nhau. Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ, thông thường được chia thành bốn nhân tố chính là: - Môi trường kiểm soát. - Hệ thống kế toán. - Thủ tục kiểm toán. - Bộ phận kiểm toán nội bộ. 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: 1.1. Môi trường bên trong a. Đặc thù về quản lý Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. b. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. c. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp. d. Công tác kế hoạch và dự toán Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ, một khi việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. e. Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính - Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ. - Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc. Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. 1.2. Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ... những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể. 2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng quát sau: - Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị . - Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý. - Sự đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào. - Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu của đơn vị, công nợ được phản ánh trên sổ sách kế toán thì doanh nghiệp phải có nghĩa vụ chi trả. - Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách và chế độ kế toán. - Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng trong kỳ. - Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận: 2.1. Chứng từ kế toán Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị. 2.2. Sổ sách kế toán Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp... để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ... 2.3. Báo cáo kế toán Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. Nó rất đa dạng và linh hoạt tùy theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức... của đơn vị. 3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh... 3.1. Các loại thủ tục kiểm soát Thường có năm loại thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát. - Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị như: + Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin. + Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thông tin của những người không có trách nhiệm. - Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng cá nghiệp vụ đó xảy ra và ghi vào sổ kế toán là đúng đắn. - Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. - Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. 3.2. Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: a. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể như không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát... b. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xay ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm soát chéo. c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Còn sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: - Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ. - Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp kể cả chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. IV. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ở bất kỳ đơn vị nào, hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì hiệu quả thật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới... - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với những người khác ở bên ngoài đơn vị. Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các chứng từ đã được tạo ra để che dấu sai phạm. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp... B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP I. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 1. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là một khâu quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Đó là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn. Hiện nay, có hai phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ. Với mỗi phương thức bán hàng có trình tự bán diễn ra khác nhau. Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuân theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 - Doanh thu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng thỏa mãn những điều kiện sau đây: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. * Đo lường doanh thu tiêu thụ: Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối với những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng khác nhau. Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau: - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thu bán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bán hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. Số lãi trả chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bán hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với số lượng sản phẩm đại lý đã bán được. 2. Các phương thức bán hàng 2.1. Phương thức bán buôn Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp... để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện. Hàng hóa được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường tiến hành theo các hình thức sau: - Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Phương thức này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp. - Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu. - Hình thức hàng đổi hàng: Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem hàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá thoả thuận hoặc giá bán của hàng hóa đó trên thị trường. 2.2. Phương thức bán lẻ Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của phương thức này là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện. Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định. Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. - Hình thức bán hàng tự phục vụ. - Hình thức bán hàng có trả góp. - Hình thức bán hàng tự động. 3. Phương thức thanh toán Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau: - Mua hàng thanh toán ngay. - Ứng tiền trước khi mua hàng. - Mua hàng tín dụng. II. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền Mục tiêu KSNB tổng quát Mục tiêu kiểm soát nội bộ Cụ thể 1. Tính có thật (hiện hữu) Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhận khi quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được chuyển giao, dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng và công ty đã nhận được tiền hoặc một khoản phải thu. 2. Tính đầy đủ (trọn vẹn) Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, số tiền thu được và các khoản phải thu khách hàng đều được ghi sổ và không được bỏ sót bất cứ nghiệp vụ nào. 3. Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn, các nghiệp vụ phát sinh phải được phê duyệt đầy đủ của những cá nhân có thẩm quyền liên quan thì mới được coi là hợp lệ. 4. Quyền và nghĩa vụ Hàng hóa đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị và các khoản phải thu có người sở hữu. 5. Sự đánh giá Doanh thu và khoản phải thu phải được phản ánh đúng số tiền thực tế đã phát sinh và ghi sổ chính xác. 6. Sự phân loại và trình bày Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đều được phân loại và trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ. 7. Tính chính xác cơ học Các khoản phải thu được tính toán đúng và các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết thích hợp và đúng các số cộng 2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công việc bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng. Việc kiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng. Nếu đơn vị không xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi. Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với những phương thức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng như các điều kiện trong hợp đồng k._.hác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau. Song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thành các khâu xử lý công việc và các thủ tục kiểm soát tương ứng như: 2.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng. Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử... sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ. Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đề nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xem xét khả năng cung ứng của doanh nghiệp và lập lệnh bán hàng. Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ở giai đoạn lập lệnh bán hàng như sau: - Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng. - Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng. 2.2. Xét duyệt bán chịu Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt về bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận... Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh để được hưởng chiết khấu thanh toán. 2.3. Chuyển giao hàng hóa Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa cho bộ phận phụ trách chuyển hàng. Hầu hết hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyển đường sắt, đường bộ, hàng không... Trong quá trình này, các chứng từ vận chuyển như hóa đơn vận chuyển, vận đơn sẽ được lập. Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gởi hàng cho khách hàng. Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số liệu và dữ liệu có liên quan. Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận, lượng hàng hóa được giao còn cần có sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ. 2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT. Như vậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phải trả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn. Tổng cộng hóa đơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên Sổ Cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng. 2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì tiến hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán. Tiền mặt được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên Sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng kỳ. Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch này do bộ phận bán chịu đảm trách. Ngoài ra để giảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo độc lập giữa nhân viên phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, gian lận vẫn có thể xảy ra nếu có sự thông đồng giữa các nhân viên này với nhau. Đối với những nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản dễ xảy ra sai sót và gian lận nhất nên quá trình kiểm soát nội bộ thường rất chặt chẽ trong việc quản lý tiền: - Các chứng từ phải được đánh số trước: Các phiếu thu tiền mặt được đánh số trước theo thứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàng song không có tiền mặt trên số do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránh được việc trùng lắp trong việc lập phiếu thu. - Chọn một số phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tự của số phiếu thu đó đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằm ngoài thứ tự bình thường. 2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu Nếu khách hàng không hài lòng về số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp. Vì thế, các doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận cũng như khấu trừ các khoản công nợ liên quan đến số hàng này. Đối với giảm giá hàng bán phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, chiết khấu chỉ được thực hiện khi thanh toán trong thời gian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặc hàng hóa có chất lượng kém mà sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp thấy đúng với thực tế, đăc biệt là hàng đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh hoặc người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng. 2.7. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thân trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa sổ kế toán phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu này, như vậy mới có thể đề phòng được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có những bằng chứng đáng tin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được. 2.8. Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hành không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán. Không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bô phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. 3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng bao gồm: - Đơn đặt hàng của khách hàng - Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị - Lệnh bán hàng - Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT - Hóa đơn vận chuyển - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng - Các chứng từ liên quan khác 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng. Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt. Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: - Sổ chi tiết theo dõi doanh thu - Bảng tổng hợp doanh thu - Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết công nợ phải thu - Bảng tổng hợp công nợ phải thu Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản... Các tài khoản kế toán đươc sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: - TK 111, TK 112: Vốn bằng tiền - TK 131, TK 138: Các khoản phải thu - TK 155, TK 156: Hàng tồn kho - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 521, TK 531, TK 532, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Các TK liên quan khác. 3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định. Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt được một cách toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình. Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau: - Báo cáo tổng hợp doanh thu - Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu - Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn...  PHẦN II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG A. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG I. Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng 1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là một đơn vị thành lập ngày 25/05/2000 theo quyết định 397/QĐ-TM của giám đốc Sở Thương mại thành phố Đà Nẵng. Trung tâm là một đơn vị trực thuộc của công ty xuất nhập khẩu Cotimex Đà Nẵng thành lập ngày 19/11/1998 theo quyết định số 6364 của UBND Tp Đà Nẵng. Trung tâm có trụ sở chính đóng tại 76 Điện Biên Phủ - Thành phố Đà Nẵng - Điện thoại: 05113.649744 - Fax: 05113.645323 Là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân. Trung tâm có con dấu riêng và hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, trực thuộc sự quản lý của Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng - Cotimex. Lĩnh vực kinh doanh của Trung tâm: Xe máy của hãng VMEP (SYM), phụ tùng, xe đạp điện, sắt, vi tính... trong đó mặt hàng xe máy SYM đóng vai trò chủ đạo và đem lại doanh thu cao nhất trong số tất cả các mặt hàng. Trung tâm được đặt tại số 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng, là một vị trí hết sức thuận lợi trong việc quan hệ, giao dịch với khách hàng. Trung tâm có tổng diện tích mặt bằng sử dụng là 500 m2, mặt tiền trưng bày xe máy còn lại phía sau và tầng trên dùng làm văn phòng làm việc của Trung tâm. Hiện nay Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy có một đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, tương đối lành nghề đủ đảm đương công việc được giao. Toàn Trung tâm hiện có 48 người trong đó trình độ đại học có 20 người, còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp. Đội ngũ cán bộ quản lý thường xuyên được bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cố gắng tiếp thu những kiến thức về thị trường, kỹ thuật để áp dụng vào công việc của mình. Trong quá trình phát triển, Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy đã mở rộng quy mô hoạt động không chỉ dừng lại ở thành phố Đà Nẵng mà còn đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ xe máy cho cả khu vực miền Trung, mở ra rất nhiều cơ hội để nâng cao hiệu quả kinh doanh, đem lại việc làm ổn định và tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước. Trung tâm đã căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng, nhu cầu thị hiếu đa dạng của xã hội để đầu tư, sản xuất kinh doanh hợp lý, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, bảo hành và chăm sóc khách hàng. Vì thế đến nay Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, góp phần vào tiến trình phát triển vững mạnh của các doanh nghiệp ở Thành phố Đà Nẵng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 2.1. Chức năng Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là một đơn vị kinh tế quốc doanh chuyên kinh doanh các mặt hàng xe máy chính hãng VMEP, Suzuki, máy vi tính, laptop và thiết bị, linh kiện máy tính, xe máy... đáp ứng nhu cầu về phương tiện đi lại và nhu cầu thông tin đa phương tiện của người dân trong thành phố Đà Nẵng cũng như các tỉnh Quảng Nam, Quảng Ngãi, Thừa Thiên Huế và ở miền Trung. Thực hiện các chế độ bảo hành và sửa chữa các sản phẩm xe máy của hãng VMEP, Suzuki, bảo hành và sửa chữa thiết bị vi tính... Không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường kinh doanh, bảo đảm kinh doanh có lợi nhuận, tổ chức thu mua, vận chuyển và bán buôn một cách nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng, nhằm thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Xây dựng kế hoạch cho các đơn vị, cửa hàng trực thuộc sự quản lý của Trung tâm. 2.2. Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm trước Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng (COTIMEX) về việc báo cáo hoạt động kinh doanh của năm, báo cáo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty trên thị trường và kế hoạch chuẩn bị cho năm sắp đến. Điều tiết về giá cả của sản phẩm xe máy từ đó hạn chế sự khan hiếm thị trường. Nâng cao uy tín và chất lượng cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường như: Honda, Yamaha, Haesun, Daehan... Đảm bảo kinh doanh có lãi, bảo toàn vốn và phát triển của Trung tâm, thực hiện đầy đủ chính sách đối với Nhà nước. Sử dụng hợp lý nguồn lao động, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo hộ lao động cho toàn bộ công nhân viên, nâng cao đời sống của nhân viên về vật chất và tinh thần. Bảo vệ tài sản, vật tư của Trung tâm, bảo vệ môi trường kinh doanh, bảo quản hàng hóa cung ứng kịp thời, đúng chất lượng, thuận lợi. Áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ mới trong việc quản lý kinh doanh, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Quản lý và theo dõi sát tình hình kinh doanh của các chi nhánh, cửa hàng bán lẻ, thực hiện kinh doanh theo chế độ quy định của Nhà nước, Bộ Thương mại và Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng. Giữ gìn trật tự an toàn xã hội, làm nghĩa vụ an ninh quốc phòng, tham gia phòng chống bài trừ tệ nạn xã hội trong và ngoài Trung tâm. II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm 1. Đặc điểm sản phẩm, thị trường Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng hoạt động trong môi trường rất thuận lợi: chính trị an ninh ổn định, kinh tế phát triển, nguồn dân tương đối lớn và mức sống của người dân ngày càng cao. Đây là một thị trường rộng lớn, nhiều cơ hội kinh doanh giúp Trung tâm nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng để cung cấp các sản phẩm phù hợp, đa dạng, phong phú về mẫu mã, đảm bảo uy tín và chất lượng. Hàng hóa của Trung tâm có mặt trên thị trường ngay từ những ngày đầu mới thành lập do đó đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, số lượng yêu cầu ngày càng tăng cao theo xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường. Hiện nay, Trung tâm chuyên kinh doanh các mặt hàng xe máy chính bao gồm các loại xe như xe Attila, xe Boss, xe Amigo, xe Excell II, xe Sanda, xe Magic, xe Angel..., xe máy, ôtô của hãng Suzuki, các linh kiện xe máy, thiết bị công nghệ thông tin, máy vi tính, Laptop của các hãng máy tính lớn như IBM Lenovo, Hewlett Packard, Sony, Toshiba, Acer, CMS, Fujistu.... Tuy nhiên mặt hàng xe máy vẫn là mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Và trong nhiều năm liền Trung tâm luôn nhận được những thành quả đáng khích lệ và là đại lý có doanh số bán cao nhất, xuất sắc nhất do công ty VMEP trao tặng. 2. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ Với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành, đòi hỏi Trung tâm phải tìm những hướng phát triển mới, nhất là phân bố hệ thống cửa hàng sao cho có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cho Trung tâm nhất. Và trong quá trình phát triển, Trung tâm đã mở rộng được hệ thống các cửa hàng và đại lý kinh doanh rộng và trải đều trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, các cửa hàng này đều nằm ở những vị trí hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng không ngừng phát triển và mở rộng thị trường của mình tại miền Trung, nhất là các chi nhánh tại các tỉnh như Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi... Hiện nay Trung tâm có các cửa hàng trực thuộc: - Cửa hàng xe máy SYM 76 Điện Biên Phủ - Showroom SYM 358 Điện Biên Phủ - Showroom ôtô 116 Hà Huy Tập - Cửa hàng xe máy Suzuki 130 Lý Thái Tổ - Cửa hàng xe máy Suzuki 06 Lê Lợi - Cửa hàng công nghệ thông tin 106 Trần Phú - Showroom Laptop 90 Trần Quốc Toản - Cửa hàng xe máy SYM 49 Phan Chu Trinh - Tam Kỳ - Quảng Nam - Cửa hàng xe máy SYM Vĩnh Điện - Điện Bàn - Quảng Nam - Chi nhánh kinh doanh mô tô - xe máy Tp Huế - Chi nhánh kinh doanh mô tô - xe máy Quảng Ngãi Với đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ như vậy, Trung tâm sẽ không ngừng phát triển và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của người dân thành phố Đà Nẵng và khu vực miền Trung, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, đem lại việc làm ổn định và tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước. B. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TT KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG I. Một số bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 1. Môi trường kiểm soát Trong bất kỳ doanh nghiệp nào thì ngoài những ảnh hưởng của các nhân tố khách quan thì còn có các nhân tố chủ quan. Trong mỗi doanh nghiệp cũng vậy, mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tùy thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác. Đó là những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một doanh nghiệp hoạt động kiểm soát tốt, trước hết là do những người lãnh đạo có quan điểm đúng đắn về vấn đề kiểm soát. 1.1. Đặc thù về quản lý Trung tâm vừa mới thực hiện xong cổ phần hóa nên sẽ có những khó khăn nhất định do chuyển đổi hình thức doanh nghiệp. Phương châm hoạt động của Trung tâm là tôn trọng tính dân chủ, tiếp nhận những ý kiến phản hồi của mọi thành viên trong việc đóng góp cho quá trình hoạt động kinh doanh và phát triển của Trung tâm như: Tôn trọng, khuyến khích những ý kiến đóng góp, ý tưởng sáng tạo trong việc thực hiện nâng cao hiệu quả cũng như vận hàng quản lý Trung tâm; đánh giá tính thực thi trước khi khẳng định và triển khai thực hiện nhằm tạo môi trường tập thể đoàn kết, tất cả vì sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. “Người trên giữ được chữ tín thì kẻ dưới ai dám không phục tùng” (Mạnh Tử), với triết lý đó, ở Trung tâm, Giám đốc là người đi đầu làm gương trong việc thực hiện công việc, nêu cao tinh thần tập thể và là người có tinh thần trách nhiệm cao. Giám đốc luôn vì lợi ích của tập thể, tôn trọn ý kiến cá nhân vì sự phát triển chung của Trung tâm. Luôn đương đầu đón nhận các rủi ro, thay đổi và phản ứng với các thách thức của thị trường, sự cạnh tranh hay các thay đổi trong các điều kiện kinh doanh nói chung và luôn chịu mọi trách nhiệm cho các kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Hàng tháng, Trung tâm tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban nhằm thống nhất giải quyết các vấn đề của Trung tâm và tìm sự đồng thuận giữa các bộ phận trong Trung tâm trước khi triển khai thực hiện các quy định đó đồng thời tìm nguyên nhân xảy ra các vướng mắc trong quan hệ chức năng. Đây chính là biểu hiện nâng cao tính dân chủ, quan điểm chỉ đạo trong sự nghiệp ổn định và vững mạnh của Trung tâm. 1.2. Cơ cấu tổ chức “Con người là chìa khóa mở cửa thành công của mọi doanh nghiệp” vì thế việc xây dựng cơ cấu quản lý hoạt động hữu hiệu là mong muốn và là mục tiêu của nhà quản lý. Bộ máy quản lý của Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp, trực tuyến, chức năng phù hợp với tình hình kinh doanh của Trung tâm. Việc phân chia các bộ phận chức năng có ưu điểm là chuyên môn hóa được công việc, sử dụng con người một cách có hiệu quả phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cán bộ công nhân viên. Đồng thời tạo sức mạnh cho từng bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra. SƠ ĐỒ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUÁN LÝ CỦA TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG Giám Đốc Phó Giám đốc Phòng Kế hoạch - Kinh doanh Cửa hàng xe máy SYM 76 Điện Biên Phủ Showroom SYM 358 Điện Biên Phủ Showroom ôtô 116 Hà Huy Tập Cửa hàng xe máy Suzuki 130 Lý Thái Tổ Cửa hàng xe máy Suzuki 06 Lê Lợi Cửa hàng Công nghệ thông tin 106 Trần Phú Showroom Lap top 90 Trần Quốc Toản - Cửa hàng xe máy SYM Tam Kỳ, Điện Bàn - Quảng Nam. - Chi nhánh ở Huế, Quảng Ngãi Phòng Kế toán-Hành chính-Tổng hợp Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng * Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban - Giám đốc Trung tâm: Là người lãnh đạo cao nhất trong Trung tâm, có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của Trung tâm theo chế độ thủ trưởng, có quyền phân công công việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đặt ra các quy định, thủ tục kiểm tra nội bộ và chịu mọi trách nhiệm về những hành vi vi phạm pháp luật tại Trung tâm. - Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc về mọi lĩnh vực liên quan đến, có trách nhiệm giải quyết các công việc được Giám đốc ủy quyền và có quyền chỉ đạo các phòng ban chức năng. - Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Xây dựng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa của công ty, thực hiện việc bán buôn, bán lẻ, nhập khẩu hàng hóa, thống kê báo cáo số lượng hàng dự trữ tồn kho để đảm bảo nguồn hàng phục vụ nhu cầu thị trường. Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng, liên doanh liên kết với các công ty thương mại, các đại lý, các cửa hàng xe máy trong tỉnh và các tỉnh lân cận. - Phòng Kế toán - Hành chính - Tổng hợp: Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về mọi hoạt động kinh doanh cho lãnh đạo. Ghi chép, phản ánh, giám sát việc bảo quản và sử dụng tài khoản của đơn vị phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Tính toán, phản ánh thu nhập và chi phí, xác định kết quả kinh doanh. Ghi chép, phản ánh toàn bộ vốn hiện có và tình hình huy động, sử dụng vốn của Trung tâm. Thực hiện việc kiểm tra các hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đồng thời cung cấp chứng từ, tài liệu kế toán phục vụ công tác kiểm tra Nhà nước đối với công ty. Theo dõi chặt chẽ và kịp thời điều chỉnh các phát sinh bất hợp lý trong kinh doanh. Báo cáo quyết toán đúng thời gian quy định của đơn vị. - Các cửa hàng xe máy, công nghệ thông tin, showroom ô tô, laptop: Chuyên làm nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các sản phẩm xe máy chính hãng SYM, xe máy, ô tô Suzuki, các linh kiện xe máy, linh kiện máy tính, máy tính xách tay..., có trách nhiệm nhập hàng, bảo quản và bán hàng đảm bảo an toàn tuyệt đối kho hàng, chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh đảm bảo kinh doanh có lãi, tổ chức công tác marketing để tăng sản lượng bán lẻ của Trung tâm. 1.3. Chính sách nhân sự Có nhận định cho rằng: “Tài sản vô giá của một doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó”. Điều đó là hoàn toàn đúng, sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Cũng như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có thực sự phát huy hiệu quả hay không là phụ thuộc vào họ, chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát trong Trung tâm. Trung tâm xây dựng tiêu chí để tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt nên ít có sự biến động lớn về nguồn lực. Các nhân viên trong Trung tâm luôn cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao và kế hoạch đã đề ra. Để phổ biến những công văn, văn bản Nhà nước hay để CBCNV có thể cập nhật những thay đổi mới trong chuyên môn của mình, Trung tâm tổ chức tập huấn, mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn. Trung tâm còn chú ý xây dựng và đề bạt những nhân viên có năng lực thực sự nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ mới dựa vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó còn có chế độ thưởng phạt rõ ràng, công minh. Thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với CBCNV: 100% CBCNV của Trung tâm đều được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện chế độ đối với công nhân viên như: chế độ thai sản đối với nhân viên nữ, chế độ đối với những nhân viên bị ốm đau. 1.4. Công tác kế hoạch Công tác lập kế hoạch được Ban lãnh đạo nhận thức là một phần rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Việc lập kế hoạch và phương hướng hoạt động giúp Trung tâm định hướng, phát huy mọi nguồn lực để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Ngoài ra, việc lập kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Việc lập kế hoạch, phương án kinh doanh được lập hàng quý, báo cáo lên Tổng công ty và được các nhân viên trong Trung tâm thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc. Kế hoạch đặt ra phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm, không vượt quá khả năng của Trung tâm để hạn chế áp lực cho nhân viên có thể dẫn đến gian lận, sai sót, tạo ra Báo cáo tài chính không trung thực, hợp lý. 2. Hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hiệu quả phải cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Ban lãnh đạo Trung tâm. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Do đó, nó là yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Trung tâm là chuyên kinh doanh mặt hàng xe máy hãng VMEP, ô tô và xe máy Suzuki, công nghệ thông tin, buôn bán với quy mô khá lớn, trình độ quản lý cũng như trình độ nhân viên kế toán cao nên Trung tâm áp dụng kiểu mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Mô hình này rất phù hợp với đơn vị bởi vì từ việc ghi sổ kế toán chi tiết đến tổng hợp số liệu báo cáo kế toán đều được thực hiện một cách tập trung tại phòng kế toán nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời cho nhà quản lý. Từ đó giúp cho nhà quản lý có những chính sách, đường lối chỉ đạo phù hợp với tình hình phát triển của Trung tâm. SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ – XE MÁY ĐÀ NẴNG KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toán Kế toán kho hàng Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Theo hình thức này, Trung tâm tổ chức một phòng kế toán Trung tâm, còn các cửa hàng trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ lập phiếu báo giá lên phòng kế toán sau đó đưa cho lãnh đạo Trung tâm duyệt để phòng kế toán căn cứ phiếu báo giá viết hóa đơn và ghi vào sổ kế toán. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính trong Trung tâm. * Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước luật pháp, trước Giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán, là người tham mưu về các quyết định tài chính. Chỉ đạo việc tổ chức bộ máy, tổ chức việc tính toán ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời tổ chức hướng dẫn và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo kế toán tài chính, kiểm tra kế toán nội bộ, hướng dẫn cho đội ngũ kế toán thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước. Định kỳ (quý, năm) lập báo cáo kế toán tài chính và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ thanh toán lương, BHXH. Giữa các kế toán viên phải có mối liên hệ chặt chẽ để giúp cho kế toán trưởng nắm bắt tình hình hoạt động kinh tế cũng như mặt tài chính của Trung tâm. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời theo dõi các khoản thu, chi, mở sổ quỹ, sổ ngân hàng, cập nhật số liệu và theo dõi sổ chi tiết tiền mặt, gửi ngân hàng, các khoản phải thu của khách hàng. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của đơn vị, thực hiện việc thu chi tiền mặt khi có chứng từ và có hóa đơn thanh toán hợp lệ đồng thời ghi chép vào sổ quỹ. Cuối tháng, đối chiếu số liệu kế toán và số tiền thực có tại quỹ. - Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình biến động và tồn kho hàng hóa. Theo dõi, giám sát, phát hiện kịp thời và phản ánh sự tồn đọng, thiếu hụt, dư thừa hàng hóa trong kho của Trung tâm. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu, phải trả với nhà cung cấp và khách hàng. - Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ, tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp và chi tiết tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh kết quả tiêu thụ. Nhìn chung do tính chất kinh doanh chủ yếu là mặt hàng xe máy nên nghiệp vụ kế toán khá đơn giản. Việc bố trí các phần hành cho bộ máy kế toán hiện nay ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng và tương đối hợp lý. 2.2. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Nội dung trên các chứng từ kế toán được phản ánh lên sổ sách kế toán tại Trung tâm, đảm bảo cho các thông tin trên sổ sách kế toán là đầy đủ và thực sự phát sinh. Tại Trung tâm, tất cả các chứng từ như: Đơn đặt hàng, giấy báo Có, phiếu thu, phiếu chi,... đều là cơ sở ghi sổ kế toán. Các chứng từ này phải được phê duyệt bởi người có trách nhiệm và kiểm tra chặt chẽ. Để giảm thiểu khả năng sai sót xảy ra, kế toán trưởng điều hành thường xuyên, theo dõi quá trình thực hiện lập và trình tự luân chuyển chứng từ của các nhân viên kế toán. Để tránh tình trạng lập và luân chuyển chứng từ giả thì Trung tâm quy định mọi chứng từ phải được đánh số thứ tự, phải được sự phê duyệt đầy đủ và lập đúng liên giao cho bộ phận, cá._. phải có một báo cáo về yêu cầu nhân sự của các phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông tin này sẽ cho phép Giám đốc xác định nhu cầu nhân sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhân sự Trung tâm cần đề ra những tiêu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương... ngay từ đầu để tránh trường hợp người xin việc thì đông mà không đạt yêu cầu cần thiết, mất thời gian. Chỉ cần một báo cáo về nhu cầu cần đào tạo, một báo cáo về công tác đào tạo đã được thực hiện trong vòng vài năm trước, một danh sách nhân viên với những lĩnh vực chuyên môn. Những báo cáo này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho Giám đốc nhằm phát triển năng lực của nhân viên và lập kế hoạch mới cho chương trình đào tạo nhân viên.. Ngoài ra, Trung tâm nên tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa các nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan. II. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 1. Thực hiện phân công, phân nhiệm Để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc của mình, Trung tâm nên đưa ra một Biên bản bàn giao trách nhiệm rõ ràng, nêu rõ công việc của từng phần hành kế toán, quy định trách nhiệm đối với nhân viên phụ trách từng phần hành. Biên bản này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những gì mình cần làm trong phạm vi công việc bàn giao. Đây cũng là căn cứ để quy kết trách nhiệm đối với mọi hành vi cố ý làm trái của nhân viên. BIỂU SỐ 7: --------------------------------------------------------------------------------------------------------- TTKD mô tô - xe máy ĐN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 76 Điện Biên Phủ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 200... Chúng tôi gồm có: 1. Bà: Nguyễn Thị Thu Nguyệt Chức vụ: Kế toán trưởng (người bàn giao) 2. Bà: Nguyễn Thái Hà Thu Chức vụ: Người nhận bàn giao Cùng tiến hành bàn giao công việc cụ thể như sau: Bà Nguyễn Thị Thu Nguyệt bàn giao cho bà Nguyễn Thái Hà Thu phụ trách phần hành kế toán tiêu thụ với nhiệm vụ như sau: - Quản lý việc ghi sổ doanh thu tiêu thụ phát sinh và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. - Cuối tháng, đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan. Bà Hà Thu phải hoàn thành tốt công việc được giao và chịu trách nhiệm hoàn toàn về phần hành của mình. Người bàn giao Người nhận bàn giao --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Bổ sung chiết khấu thanh toán, thiết lập các chính sách khuyến khích bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ Ở Trung tâm hiện nay không có khoản chiết khấu thanh toán. Tuy nhiên, Trung tâm nên hiểu rõ rằng trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh này thì việc đưa ra một chính sách chiết khấu và tín dụng hợp lý không những sẽ giúp Trung tâm “giữ chân” những khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút nhiều khách hàng mới đầy tiềm năng đến với Trung tâm. Để khuyến khích khách hàng thanh toán và tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Trung tâm cần có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Căn cứ vào quy mô lợi nhuận của Trung tâm qua các năm và để tăng sức cạnh tranh của Trung tâm đối với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh thì có thể đưa ra tỷ lệ chiết khấu 2/10net30 có nghĩa là nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 kể từ ngày giao hàng, trong khi đó thời hạn tín dụng, tức là thời hạn cho khách hàng nợ tối đa là 30 ngày thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên tổng số tiền thanh toán, khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng mua hàng hóa được hưởng nếu thanh toán trước thời hạn quy định được ghi vào chi phí tài chính. Đối với khách hàng truyền thống, Trung tâm phải luôn chủ động chiết khấu cho khách hàng trong mỗi lần đặt hàng và cho khách hàng thanh toán chậm trong thời hạn nhất định. Với chính sách này, Trung tâm chẳng những giữ chân được khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút được ngày càng đông những khách hàng mới đến đặt hàng tại Trung tâm. Hiện nay, nhằm tạo điều kiện cho Trung tâm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa. Nhà máy sản xuất xe máy VMEP đã tổ chức và hỗ trợ kinh phí để Trung tâm làm chiến dịch quảng cáo như hội chợ vào dịp Tết Nguyên Đán hàng năm. Vì thế, tại các thời điểm gần Tết, lượng xe máy của Trung tâm tiêu thụ nhanh, mạnh gấp đôi các quý khác trong năm. Ngoài ra, Trung tâm chưa triển khai được các hoạt động marketing khác. Trong những năm sắp tới, Trung tâm cần có các chiến lược kinh doanh, đặc biệt là chiến lược marketing nhiều hơn nữa để tăng lượng xe máy tiêu thụ cũng như các mặt hàng khác như vi tính, máy tính xách tay, linh kiện phụ tùng xe máy... Bằng cách, tổ chức ngày hội giới thiệu sản phẩm, lắp thêm các biển quảng cáo, panô, áp phích, tổ chức các chương trình khuyến mãi, rút thăm may mắn, ngày hội chạy thử xe SYM, Suzuki, các chương trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng, gửi thư thăm dò ý kiến, tổ chức truyên truyền... Trung tâm cần trích lập quỹ từ thiện để ủng hộ cho các hoạt động ủng hộ người nghèo, ủng hộ học sinh nghèo vượt khó học giỏi... để từ đó tăng thêm uy tín và hình ảnh của Trung tâm trong lòng công chúng. 3. Chọn ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng Hạn chế của Trung tâm còn thể hiện ở chỗ công ty chưa tổ chức một bộ phận thật sự để kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng. Việc Trung tâm áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và có uy tín chưa chắc đã mang lại hiệu quả cao nếu Trung tâm không thường xuyên kiểm tra khả năng tài chính của khách hàng. Bởi dù là khách hàng thường xuyên và luôn thực hiện tốt nghĩa vụ trả nợ cho Trung tâm thì chưa chắc tình hình tài chính của họ thực sự tốt. Vì vậy, nhân viên được chọn phải nhanh nhẹn, nhạy bén trong vấn đề xét đoán và phải có chuyên môn về phân tích số liệu để dễ dàng phân tích tình hình tài chính của khách hàng. Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên này sẽ đảm nhiệm liên hệ với Phòng kế toán để biết thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó, đồng thời tìm hiểu về tình hình hoạt động của khách hàng đó hiện nay như thế nào thông qua các phương tiện truyền thông hoặc trực tiếp đi thăm dò, thu thập số liệu nếu có thể. Điều này có tác dụng xác minh lại khả năng tài chính của khách hàng đó. Như trường hợp có nhiều khách hàng có uy tín khá tốt trong vấn đề thanh toán với Trung tâm nhưng nếu chỉ dựa vào đó mà quyết định ngay thì chưa đủ vì có thể tình hình kinh doanh của khách hàng này đang có chiều hướng xấu đi. Đối với khách hàng mới, nhân viên này cũng sẽ tìm hiểu về tình hình kinh doanh, địa bàn hoạt động, uy tín của khách hàng này như thế nào... Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, nhân viên này cần lập ra báo cáo về tình hình kinh doanh của khách hàng và đưa ra ý kiến của mình trong báo cáo. Như vậy, dựa vào báo cáo đó Trưởng phòng Kế hoạch - Kinh doanh có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn. 4. Tổ chức quản lý các khoản phải thu Do số lượng khách nợ của Trung tâm hiện nay khá lớn nên việc tổ chức thu nợ còn gặp nhiều khó khăn. Để quản lý các khoản phải thu và công tác truy nợ tiến hành được suôn sẻ thì công ty nên có một Sổ theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu có mẫu như sau: BIỂU SỐ 8: TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 76 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NỢ PHẢI THU ĐẾN HẠN STT Tên khách hàng Chứng từ Thời hạn nợ Ngày đến hạn Số tiền nợ Số Ngày 01 CTy Hoàng Việt HĐ 81015 1/2/07 15 16/01/07 35.317.200 02 CH xe máy Thao HĐ 81030 3/2/07 15 18/01/07 60.450.500 … ………….. ….. …….. ….. ……… ……… Người lập biểu Kế toán trưởng Với việc theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu, Trung tâm có thể theo dõi các khoản nợ đến hạn từ đó đưa ra các biện pháp truy thu hợp lý. - Từ Sổ theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu, Trung tâm có thể dễ dàng thiết lập Bảng chi tiết nợ quá hạn. Đây là căn cứ để công ty đưa ra các quyết định như việc xét duyệt bán chịu của các khách hàng đó sau này. BIỂU SỐ 9: TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 76 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng BẢNG CHI TIẾT NỢ QUÁ HẠN Tính đến ngày ……. STT Tên khách hàng Chi tiết nợ quá hạn Từ 1-7 ngày Từ 8-15 ngày Trên 15 ngày 1 Công ty X 80.000.000 2 Công ty Y 50.000.000 ... ... ... ... ... - Định kỳ, tổ công nợ cũng nên lập Báo cáo tình hình công nợ để trình lên Ban giám đốc công ty. BIỂU SỐ 10: --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ Kính gửi: Ban giám đốc Trung tâm Dưới đây là tình hình công nợ của công ty trong thời gian qua. 1. Nhóm khách hàng không có khả năng thu hồi nợ - Công ty .... - Cửa hàng .... 2. Nhóm khách hàng đã thông báo nhưng chưa thanh toán - Công ty .... - Công ty .... Tổ công nợ --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Khi trình lên Ban giám đốc, ngoài Báo cáo tình hình công nợ còn phải đính kèm theo Bảng theo dõi chi tiết nợ quá hạn hay các bằng chứng liên quan khác để Trung tâm đưa ra quyết định xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được hay việc lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi. Tuy nhiên, Trung tâm cũng cần phải theo dõi các khoản nợ phải thu đã xoá sổ trên TK 004 - “Nợ khó đòi đã xử lý” để truy thu sau này nếu tình hình tài chính của khách hàng có thay đổi. - Công tác truy nợ: Hiện nay, công tác truy nợ của Trung tâm khá mềm mỏng. Chứng tỏ ở việc mặc dù vẫn giữ được khách hàng truyền thống của mình nhưng tình trạng nợ của Trung tâm thì vẫn không được cải thiện. Do vậy Trung tâm phải tích cực thu hồi công nợ. Đối với các khách hàng nợ nhiều thì nhất quyết không bán chịu nếu không trả số nợ cũ. III. Một số thủ tục kiểm soát Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền Bán hàng - thu tiền là một khâu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. Sau đây là một số thủ tục mà Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra: Rủi ro Thủ tục kiểm soát Đánh giá - Đơn đặt hàng được chấp nhận không phù hợp với khả năng của Trung tâm. - Các đơn đặt hàng đều phải được xem xét kiểm tra kỹ lưỡng và có sự xét duyệt của Giám đốc. - Chỉ chấp nhận đơn đặt hàng khi đã xác định được khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Việc thỏa thuận các điều kiện được người có trình độ chuyên môn cao đảm nhận. - Ngăn chặn được khả năng gây mất uy tín cho Trung tâm. - Hạn chế được rủi ro do hiểu sai ý của khách hàng dẫn đến việc chấp nhận những điều kiện bất lợi cho Trung tâm. - Nghiệp vụ bán hàng ghi sổ không đầy đủ và không đúng thời gian phát sinh (sát với ngày xảy ra các nghiệp vụ). - Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) được đánh số trước và quy định rõ mục đích sử dụng. - Các chứng từ phát sinh hợp lý được gửi ngay lên Phòng kế toán và được ghi sổ ngay khi nhận được. - Định kỳ đối chiếu Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu với Bảng kê hàng xuất bán. - Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh đầy đủ vào sổ sách. - Phát hiện được những bất thường trong kỳ, dễ thấy được hạch toán sai kỳ. - Khả năng khách hàng không thanh toán. - Tìm hiểu thông tin về khách hàng. - Thực hiện hợp đồng một cách nghiêm túc, đúng các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. - Hạn chế được rủi ro khách hàng không thực hiện cam kết trong hợp đồng. - Các khoản bán hàng không ghi đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và hóa đơn bán hàng được lập không đúng. - Phân công người độc lập với nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ việc lập hóa đơn theo giá cả từng mặt hàng tại thời điểm bán và ghi chép vào sổ kế toán. - Nhân viên giao hàng phải giám sát chặt chẽ quá trình chuyển giao hàng hóa cho đơn vị nhận hàng. - Thẻ kho được đánh số thứ tự trước. - Định kỳ Phó giám đốc tiến hành kiểm kê lại hàng hóa. - Hạn chế được rủi ro giao hàng không đúng chất lượng, số lượng làm mất uy tín của Trung tâm. - Hạn chế được khả năng mất cắp hàng hóa, khả năng giao thiếu hàng cho khách hàng. - Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ là không có thật. - Hóa đơn chỉ được lập căn cứ vào đơn đặt hàng đã được duyệt hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Các chứng từ phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền. - Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng phát sinh là có thật. - Các nghiệp vụ bán hàng ghi không đúng số tiền. - Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng. - Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng - thu tiền. - Kế toán kiểm tra sự nhất quán số liệu giữa các chứng từ trên trước khi vào sổ chi tiết. - Đối chiếu đơn giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt. - Đảm bảo ghi chép và tính toán chính xác. - Phát hiện được sai sót, gian lận nhằm biển thủ tiền thanh toán của khách hàng. - Đảm bảo BCTC trung thực, chính xác. - Định khoản không đúng với chế độ kế toán. - Có hệ thống tài khoản kế toán chuẩn và xây dựng sơ đồ hạch toán phù hợp với hoạt động của Trung tâm. - Kế toán trưởng hướng dẫn và kiểm tra cách hạch toán của nhân viên. - Hạn chế được sai sót, gian lận phát sinh trong quá trình hạch toán. - Phát hiện, điều chỉnh kịp thời các sai sót. - Không ghi nhận doanh thu đối với hàng hóa đã chuyển giao. - Không xuất hóa đơn GTGT đối với hàng hóa đã chuyển giao. - Đánh số thứ tự trước với Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn GTGT... - Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết hàng xuất bán với sổ chi tiết hàng hóa. - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng nhận đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn. - Đối chiếu số liệu giữa Bảng kê Hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra với Bảng kê hàng xuất bán. - Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ. - Phát hiện được sai sót trong quá trình hạch toán. - Chuyển sổ và tổng hợp không chính xác. - Đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết với Bảng tổng hợp chứng từ, đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái. - Tránh được những sai lệch dẫn đến sai sót trên báo cáo kế toán. - Các khoản thu tiền thực tế đã nhận (khách hàng đã thanh toán) nhưng chưa được ghi sổ. - Phân cách nhiệm vụ giữa người thu tiền và người ghi sổ. - Ghi sổ ngay khi nhận được giấy báo của ngân hàng. - Đối chiếu giữa Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với Sổ phụ ngân hàng. - Phân chia trách nhiệm giữa nhân viên giao dịch với ngân hàng với kế toán thanh toán. - Đảm bảo việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ. - Phát hiện kịp thời những sai sót trong hạch toán. - Hạn chế khả năng biển thủ tiền gửi ngân hàng. - Các khoản thu tiền không được phân loại đúng. - Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. - Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. - Đảm bảo phân loại chính xác các khoản phải thu. - Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian. - Quy định rõ việc cập nhật các khoản tiền vào quỹ và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. - Phát hiện được những bất thường trong kỳ và dễ thấy được hạch toán sai kỳ. - Các khoản thu tiền ghi không đúng vào Sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp sai. - Phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. - Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ. - Các chi phí phát sinh là không có thật. - Chỉ chấp nhận hoạt động, biên lai đã đóng dấu “Đã Thu Tiền” hoặc có Phiếu thu kèm theo. - Yêu cầu người cung cấp dịch vụ cuối kỳ thông báo các dịch vụ đã cung cấp trong kỳ. - Giảm khả năng bỏ sót nghiệp vụ, xác định được các chi phí thực sự phát sinh. ... ... ... Trên đây là những ý kiến, đề xuất cá nhân để công tác kế toán cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm ngày càng hoàn thiện, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam, phù hợp với các chuẩn mực kế toán mới của Bộ tài chính nhằm phát huy những ưu điểm, hạn chế những tồn tại. Với những kiến thức về chuyên ngành đã học và qua quá trình tìm hiểu về thực tế ở Trung tâm, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng. Nói tóm lại, mục đích của việc hoàn thiện các yếu tố đã có và xây dựng thêm một số yếu tố khác là để góp phần hình thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoản chỉnh, khoa học và đảm bảo hệ thống này hoạt động một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu cấp thiết của nhà quản lý. Phát huy hết vai trò của các yếu tố đã có như hiện nay và bổ sung một số biện pháp kiểm soát như đã trình bày ở trên thì Trung tâm sẽ thực hiện thắng lợi các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Trung tâm ổn định, tăng trưởng và bền vững trong tương lai. KẾT LUẬN &œ Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Cotimex Đà Nẵng, đã giúp em nắm rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. Với thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình này tại Trung tâm, em có thể thấy Trung tâm đã có những quy định, thủ tục đặt ra tương đối chặt chẽ ngày càng đáp ứng được nhu cầu quản lý, hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, uy tín của Trung tâm ngày càng tăng đối với khách hàng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế. Nhưng với những đổi mới trong những năm tới với mục tiêu ngày càng hoàn thieenjj hệ thống kiểm soát nội bộ thì Trung tâm sẽ phát triển và nâng cao chất lượng công tác quản lý để đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh cho Trung tâm. Với lượng thời gian thực tập và vốn kiến thức trang bị còn hạn chế nên các vấn đề nêu ra trong khóa luận tốt nghiệp này không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự góp ý của Quý thầy cô, cô chú và anh chị trong Trung tâm để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Cô Nguyễn Thị Thu Hà và sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị Phòng kế toán Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành khóa luận này. Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Sơn TÀI LIỆU THAM KHẢO –&— Kiểm toán, Bộ môn kiểm toán - Trường ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Thống Kê 2004. Kiểm toán - Lý thuyết và thực hành, Th.S Phan Trung Kiên - ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Tài chính. Giáo trình Lý thuyết và Thực hành kế toán tài chính, GSTS Nguyễn Văn Công, NXB Thống kê 2003. Giáo trình Kiểm soát nội bộ, Vũ Hữu Đức. Các khóa luận tham khảo năm trước. Các website kế toán, kiểm toán. DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU {œ SƠ ĐỒ 1: Tổ chức bộ máy quán lý của Trung tâm kd mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 3: Trình tự ghi sổ tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 4: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt SƠ ĐỒ 5: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng SƠ ĐỒ 6: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ: SƠ ĐỒ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính BIỂU SỐ 1: Hóa đơn Giá trị gia tăng BIỂU SỐ 2: Sổ chi tiết doanh thu tháng 01/2007 BIỂU SỐ 3: Phiếu báo giá BIỂU SỐ 4: Sổ theo dõi công nợ khách hàng BIỂU SỐ 5: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng BIỂU SỐ 6: Giấy đề nghị thanh toán BIỂU SỐ 7: Biên bản bàn giao công việc BIỂU SỐ 8: Sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu đến hạn BIỂU SỐ 9: Bảng chi tiết nợ quá hạn BIỂU SỐ 10: Báo cáo tình hình công nợ MỤC LỤC Lời mở đầu PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Trang 1 A. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 I. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2 II. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 3 1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 4 III. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1. Môi trường kiểm soát 5 1.1. Môi trường bên trong 5 1.2. Môi trường bên ngoài 6 2. Hệ thống kế toán 6 2.1. Chứng từ kế toán 7 2.2. Sổ sách kế toán 7 2.3. Báo cáo kế toán 7 3. Các thủ tục kiểm soát 8 3.1. Các loại thủ tục kiểm soát 8 3.2. Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát 8 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 9 IV. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 10 B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 10 I. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 10 1. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu 10 2. Các phương thức bán hàng 11 2.1. Phương thức bán buôn 11 2.2. Phương thức bán lẻ 12 3. Phương thức thanh toán 12 II. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 13 1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 13 2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 13 2.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 14 2.2. Xét duyệt bán chịu 14 2.3. Chuyển giao hàng hóa 14 2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 15 2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng 15 2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu 16 2.7. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi 16 2.8. Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được 16 3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 16 3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ 16 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 17 3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG 19 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 19 I. Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 19 1. Quá trình hình thành và phát triển 19 2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 20 2.1. Chức năng 20 2.2. Nhiệm vụ 20 II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm 21 1. Đặc điểm sản phẩm, thị trường 21 2. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ 22 B. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 22 I. Một số bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 22 1. Môi trường kiểm soát 22 1.1. Đặc thù về quản lý 23 1.2. Cơ cấu tổ chức 23 1.3. Chính sách nhân sự 25 1.4. Công tác kế hoạch 26 2. Hệ thống kế toán 26 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 26 2.2. Hệ thống chứng từ kế toán 28 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán và tài khoản sử dụng 29 2.3.1. Hình thức sổ kế toán áp dụng 29 2.3.2. Hệ thống sổ kế toán chu trình bán hàng - thu tiền 30 2.3.3. Tài khoản sử dụng 30 2.4. Báo cáo kế toán 31 3. Các thủ tục kiểm soát 31 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 32 II. Đặc điểm phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 32 1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán hàng tại Trung tâm 32 1.1. Phương thức bán buôn 32 1.2. Phương thức bán lẻ 33 1.2.1. Bán lẻ thu tiền trực tiếp 33 1.2.2. Bán hàng trả góp 34 2. Phương thức thanh toán 34 III. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng 34 1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 34 1.1. Phê duyệt nghiệp vụ tiêu thụ 34 1.2. Chuyển giao hàng hóa 35 1.3. Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ 35 1.3.1. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán buôn 35 1.3.2. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán lẻ 38 1.4. Kiểm soát các khoản giảm trừ 39 2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Trung tâm 40 2.1. Chính sách tín dụng tại Trung tâm 40 2.2. Xét duyệt bán hàng chịu 40 2.3. Quản lý khách hàng nợ 41 2.4. Tổ chức công tác thu hồi nợ 42 2.5. Xử lý các khoản phải thu khó đòi 43 3. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 43 3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 43 3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 45 PHẦN III: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 46 A. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 46 I. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 46 1. Ưu điểm 46 2. Nhược điểm 48 II. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm 49 1. Ưu điểm 49 2. Nhược điểm 49 B. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 50 I. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 50 1. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ 50 2. Áp dụng phần mềm kiểm toán máy 52 3. Hoàn thiện chính sách nhân sự 53 II. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 54 1. Thực hiện phân công, phân nhiệm 54 2. Bổ sung chiết khấu thanh toán, thiết lập các chính sách khuyến khích bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ 54 3. Chọn ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng 55 4. Tổ chức quản lý các khoản phải thu 56 III. Một số thủ tục kiểm soát Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền 58 Kết luận PHỤ LỤC TTKD Mô tô-Xe máy Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE TRẢ GÓP Số: 05/IT Hôm nay, ngày 01 tháng 03 năm 2007 Bên bán (A) : Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng Địa chỉ : 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng Do Ông (bà): Nguyễn Quang An Chức vụ: Giám đốc làm đại diện bên bán Bên mua (B) : Ngô Tuấn Khôi Địa chỉ : Tổ 43-Khu vực 3-Vĩnh Tuy-Tp Đà Nẵng CMND số : 201302401 Điện thoại : 0903577855 Công tác tại : Công ty Khải Hoàn Địa chỉ Cơ quan : 124 Phan Thanh - Tp Đà Nẵng Sau khi bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán xe trả góp với các điều khoản sau: ĐIỀU 1: ĐỒNG Ý BÁN CHO BÊN B STT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ VAT 10% THÀNH TIỀN 1 Xe ATTILA đĩa Chiếc 01 25.909.0 00 2.591.000 28,500.000 2 Lãi: 0,8% x 12 tháng x 15.000.000 1.440.000 3 SK/SM Cộng 29.940.000 Bằng chữ: Hai mươi chín triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng Bên B tự nộp thuế trước bạ sang tên chủ quyền xe. ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN Bên B sẽ thanh toán cho bên A số tiền: 13.500.000 đồng. Số tiền còn lại: 16.440.000 sẽ trả góp cho bên A trong vòng 12 tháng, mỗi tháng bên B phải trả: 1.370.000 đồng vào ngày 01 hàng tháng. Bên B thế chấp giấy tờ: Cá nhân bảo lãnh. Bên A giữ giấy đăng ký xe cho đến khi bên B thanh toán hết hợp đồng. Bên B thanh toán đủ số tiền theo hợp đồng thì hợp đồng này hết hiệu lực. Nếu bên B trả chậm thì bên B phải chịu tiền phạt theo lãi vay quá hạn của ngân hàng tại thời điểm. ĐIỀU 3: CAM KẾT CHUNG Hai Bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. Nếu có gì sai phạm thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Hợp đồng này được lập thành 03 bản, bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 01 bản và có giá trị như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN MẶT Quý 3 năm 2007 Đơn vị tính: đồng STT TKđối ứng Ghi Nợ TK 111 TKđối ứng Ghi Có TK 111 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng 1 131 5.839.941.100 5.451.949.000 7.513.756.000 18.805.646.100 641 33.885.069 95.019.619 139.738.667 268.643.355 2 131s 70.810.000 243.536.425 141.715.750 456.062.175 133 1.891.799 10.028.992 11.702.408 23.623.199 3 131v 84.895.292 298.569.878 517.545.050 901.010.220 336 5.966.505.000 6.084.000.000 7.165.610.000 19.216.115.000 4 511 243.044.540 778.020.897 905.097.272 1.926.162.709 112 225.000.000 225.000.000 0 450.000.000 5 333 24.304.460 77.802.103 90.509.728 192.616.291 141 98.000.000 4.000.000 95.500.000 197.500.000 6 141 500.000 5.000.000 70.517.000 76.017.000 156 0 0 0 0 7 1388 0 0 0 0 331 488.800.000 259.700.000 40.700.000 789.200.000 8 3387 744.000 1.202.000 500.000 2.446.000 3341 70.191.500 103.932.462 133.599.000 307.722.962 9 641 848.000 1.155.000 1.699.000 3.702.000 1388 0 0 0 0 10 711 0 0 0 0 3382 0 0 0 0 11 3383 2.966.490 0 5.789.880 8.756.370 3383 0 0 0 0 12 136 29.900.000 0 23.800.000 53.700.000 3348 4.400.000 3.700.000 3.700.000 11.800.000 13 131v 0 0 0 331s 0 0 80.000.000 80.000.000 14 3388 454.800.000 157.300.000 612.100.000 331v 3.500.000 16.267.000 0 19.767.000 15 336 0 0 156s 0 0 0 0 16 331 0 0 142 0 27.272.727 9.192.000 36.464.727 17 331s 0 0 131 0 0 0 18 0 3337 0 0 0 19 0 3388 318.500.000 0 318.500.000 20 0 153 8.954.545 8.954.545 Cộng 6.752.753.882 7.014.535.303 9.270.929.680 23.038.218.865 7.210.673.368 6.828.920.800 7.688.696.620 21.728.290.788 Số dư đầu kỳ 500.691.564 Đà Nẵng, ngày 30 tháng 9 năm 2007 Phát sinh Nợ 23.038.218.865 Kế toán trưởng Phát sinh Có 21.728.290.788 Số dư cuối kỳ 1.810.619.641 BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Quý 3 năm 2007 Đơn vị tính: đồng STT TKđối ứng Ghi Nợ TK 111 TKđối ứng Ghi Có TK 111 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng 1 131xe 1.545.650.300 1.385.125.500 2.368.873.000 5.299.648.800 641 187.409 183.900 515.800 887.109 2 131s 0 118.194.000 89.773.000 207.967.000 133 18.741 17.400 51.580 87.721 3 131v 442.733.500 115.206.402 837.362.848 1.395.302.750 331 234.750.002 348.000.000 892.439.000 1.475.189.002 4 133 0 0 421a 0 0 0 5 136 578.000.000 1.532.000.000 1.554.000.000 3.664.000.000 331v 85.357.881 41.426.086 126.783.967 6 111 225.000.000 225.000.000 0 450.000.000 331s 41.749.284 178.331.225 90.333.422 310.413.931 7 515 230.948 256.933 505.721 993.602 336 2.157.000.000 3.122.000.000 3.345.000.000 8.624.000.000 8 0 333 0 9 0 3337 14.471.040 14.471.040 10 0 3382 4.616.832 4.616.832 11 0 3383 28.504.800 28.504.800 12 0 3384 4.275.720 4.275.720 Cộng 2.791.614.748 3.375.782.835 4.850.514.569 11.017.912.152 2.519.063.317 3.648.532.525 4.421.634.280 10.589.230.122 Số dư đầu kỳ 1.967.031 Đà Nẵng, ngày 30 tháng 9 năm 2007 Phát sinh Nợ 11.017.912.152 Kế toán trưởng Phát sinh Có 10.589.230.122 Số dư cuối kỳ 430.649.061 ._.