Kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng Công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

ắp phải nỗ lực để tự khẳng định vị trí, chỗ đứng cho mình. Để quản lý tốt tình hình và hiệu quả hoạt động xây lắp, các nhà quản lý phải đề ra những phương hướng, mục tiêu cũng như những công cụ để phục vụ mục tiêu, phương hướng đó. Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh – nhằm nâng cao sức cạnh tranh. Bên cạnh đó, kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Với ý nghĩa như vậy,em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam” để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình. Khóa luận gồm ba phần: Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp Phần II: Thực trạng về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam Khóa luận này được hoàn thành là nhờ sự giúp đỡ của các cô,chú và các anh chị trong Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam và sự hướng dẫn tận tình của Giảng viên: Th.S Nguyễn Phi Sơn. Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được sự phê bình, góp ý của thầy cô và bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I-Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi qui trình quản lý, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ. Có thể kể đến các định nghĩa sau: Theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra. Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: + Báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Tuân thủ các luật lệ và qui định. + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 2.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các qui định. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp... 3.Các loại kiểm soát nội bộ Là một chức năng của quản lý, kiểm soát nội bộ thường bao gồm hai lĩnh vực và được chia thành hai loại chính: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. + Kiểm soát tổ chức: là các qui định, các thủ tục được thiết lập nhằm bảo đảm sự tuân thủ và hiệu quả, hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các kế hoạch cũng như các qui định của pháp luật hiện hành; bảo đảm cho các hoạt động được diễn ra theo mục tiêu quản lý; bảo đảm việc sử dụng các nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả. Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng vào các hoạt động nhân sự, tổ chức bộ máy, chất lượng, kỹ thuật cũng như các hoạt động nghiên cứu triển khai. + Kiểm soát kế toán là hệ thống các chế độ, các thủ tục được thiết lập nhằm tập trung vào hệ thống cung cấp thông tin cho việc ra quyết định như hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Loại kiểm soát này bảo đảm cho tính tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ, đồng thời đây cũng là những biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Phù hợp với loại kiểm soát kế toán là kiểm soát quản lý tài chính, kiểm soát nghiệp vụ kế toán v.v... II-Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị (chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400). Hoặc: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400). Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động. 2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ + Môi trường kiểm soát. + Hệ thống thông tin (Hệ thống kế toán). + Các thủ tục kiểm soát. + Kiểm toán nội bộ. 2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát tác động đến ý thức trong một tổ chức. Các yếu tố tác động hoặc trực thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: 2.1.1 Môi trường bên trong - Triết lý và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý cấp cao: Vì nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên họ đóng vai trò trung tâm trong môi trường kiểm soát. Do đó những quan điểm, đường lối quản trị cũng như tư cách, tính liêm chính và những giá trị đạo đức của nhà quản lý cấp cao ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát, các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.Nhà quản lý cấp cao bao gồm: ban giám đốc và hội đồng quản trị. - Cơ cấu tổ chức và văn hoá trong tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát. Một cơ cấu tổ chức được gọi là tốt trong việc chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát lên toàn bộ hoạt động của đơn vị,không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. + Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. + Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức phải phù hợp với các quy mô và hoạt động của đơn vị, sẽ giúp cho nhà quản lý truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi nhanh chóng. - Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Vì thế các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng và đào tạo, sắp xếp và đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp. - Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ , kế hoạch hay dự toán đầu tư, đặc biệt là kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học,nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Do đó nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. - Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về các lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty. + Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. + Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. 2.1.2 Môi trường bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, đường lối của đất nước,các chính sách kế hoạch của bạn hàng, ảnh hưởng của các chủ nợ… 2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng.Một hệ thống thông tin hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thật: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách kế toán của đơn vị. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra đều được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các chỉ tiêu được trình bày,phân loại và công bố phải đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh phải được thực hiện kịp thời theo quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo hệ thống kiểm soát vững mạnh thì hệ thống kế toán phát huy vai trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn: + Lập chứng từ: lập chứng từ thể hiện chức năng tiền điểm, là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng, nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. + Sổ sách kế toán: đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu, cung cấp thông tin cho việc báo cáo tài chính, sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát, bảo vệ tài sản vì thế cần phải được mở đầy đủ, ghi chép kịp thời và là cơ sở để kiểm tra,truy cập lại chứng từ cần thiết. + Báo cáo kế toán: là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sô sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo trong một doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. 2.3. Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, các quy định do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhìn chung các thủ tục kiểm soát được thiết lập trên 3 nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc uỷ quyền là cấp trên giao cho cấp dưới thực hiện một số công việc nhất định trong phạm vi và quyền hạn được giao. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp dưới thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp và cấp trên vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. III-Kiểm soát chi phí xây lắp 1.Chi phí xây lắp và ảnh hưởng của nó đến quá trình kiểm soát 1.1. Chi phí xây lắp 1.1.1. Khái niệm chi phí xây lắp Chi phí xây lắp (CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất định (quý, năm). Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên mỗi công trình có CPXL riêng, được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây lắp. CPXL công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ. 1.1.2. Phân loại CPXL * Phân loại CPXL theo nội dung kinh tế: Theo cách phân loại này thì toàn bộ các CPXL của doanh nghiệp được chia ra 7 yếu tố chi phí cơ bản sau: + Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu. + Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực. + Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp. + Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn. + Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ. + Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài. + Yếu tố chi phí khác bằng tiền. Trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí có cùng nội dung hay nói cách khác phân loại CPXL theo nội dung kinh tế là sắp xếp những chi phí có cùng nội dung vào một yếu tố, không kể CP đó phát sinh ở đâu, dùng vào mục đích gì. Phân loại CPXL theo yếu tố giúp các nhà quản lý biết được những chi phí gì đã dùng vào thi công xây lắp và tỷ trọng của từng khoản chi phí đó là bao nhiêu để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán hoặc kế hoạch CPXL, từ đó cung cấp tài liệu để tổng hợp tính toán thu nhập quốc dân. * Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí: Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm, đồng thời để có thể so sánh, kiểm tra CPXL thực tế phát sinh so với dự toán hoặc kế hoạch, CPXL được phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí. Theo cách phân loại này, chi phí trong xây lắp được chia thành các khoản mục, mỗi khoản mục bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào. Do vậy, cách phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục. Trong doanh nghiệp xây lắp toàn bộ CPXL phát sinh được chia ra làm các khoản mục chi phí sau: + Chi phí NVL trực tiếp. + Chi phí nhân công trực tiếp. + Chi phí sử dụng MTC. + Chi phí sản xuất chung. Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán hoặc kế hoạch, cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. * Phân loại CPXL theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Theo cách phân loại này CPXL được phân thành hai loại: + Chi phí trực tiếp: Là những CPXL quan hệ trực tiếp với việc xây lắp một công trình, hạng mục công trình, một khối lượng công việc nhất định. Căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. + Chi phí gián tiếp: Là những CPXL có liên quan đến việc xây lắp nhiều công trình, hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc. Những chi phí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan theo một tiêu thức thích hợp. Cách phân loại CPXL này có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp kế toán và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn, hợp lý. * Phân loại CPXL theo nội dung cấu thành của chi phí: Theo cách phân loại này CPXL được chia làm 2 loại: + Chi phí đơn nhất: Là chi phí chỉ gồm một yếu tố duy nhất cấu thành như: vật liệu chính dùng trong xây lắp, tiền lương công nhân xây lắp,... + Chi phí tổng hợp: Là những chi phí do nhiều yếu tố khác nhau tập hợp lại theo cùng một công dụng như chi phí sử dụng MTC, chi phí sản xuất chung. Cách phân loại này giúp cho việc xem xét đặc điểm của từng loại CPXL trong việc hình thành sản phẩm để tổ chức công tác kế toán CPXL thích hợp với từng loại chi phí. 1.2. Ảnh hưởng của CPXL đến công tác kiểm soát CPXL có những đặc điểm riêng và rất phức tạp nên ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát. Điều này thể hiện qua một số điểm chủ yếu sau: Thứ nhất, CPXL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí tại doanh nghiệp, nó phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau, điều này khiến cho nhân sự tham gia trong công tác quản lý chi phí lớn và qua nhiều cấp trung gian nên làm cho công tác triển khai các quyết định và thủ tục kiểm soát chậm và khó đồng bộ, việc phân công, phân nhiệm dễ bị chồng chéo, bất cập. Thứ hai, quá trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn có những loại CPXL phát sinh khác nhau. Chính vì vậy cần phải xác lập từng cơ cấu quản lý CPXL trong từng giai đoạn khác nhau và cần xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với từng giai đoạn. Thứ ba, sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, do nhiều bộ phận cùng tham gia nên CPXL phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận. Điều này khiến cho công tác kiểm soát hết sức phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng được các qui chế, qui định về quản lý CPXL tại từng bộ phận, các thủ tục giám sát việc thực hiện các qui định đã ban hành. Trong quá trình thi công phải có cơ chế phối hợp các bộ phận khác nhau, đặc biệt giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán trong việc kiểm soát CPXL. Thứ tư, công tác xây lắp có tính lưu động cao, các yếu tố phục vụ thi công xây lắp thường xuyên di chuyển và được bảo quản tại các lều lán tạm thời không đảm bảo an toàn nên công tác quản lý dòng vận động vật chất của các yếu tố này gặp nhiều khó khăn. Đặc điểm này, đòi hỏi công tác kiểm soát phải được thực hiện một cách chặt chẽ, bảo đảm tuân thủ hết sức nghiêm ngặt các qui trình, qui phạm về giao nhận, bảo quản. Mặt khác, do tính lưu động cao nên chi phí thay đổi theo từng vùng lãnh thổ và ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác kiểm soát phải đủ mạnh để hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, đặc biệt chú trọng đến công tác dự báo, dự phòng. Thứ năm, CPXL gắn liền với công trình, hạng mục công trình, trong quá trình xây lắp nếu không có biện pháp quản lý sẽ gây lãng phí, tính sai giá thành ảnh hưởng đến kết quả xây lắp. Mặt khác, việc phân bổ không phù hợp CPXL vào giá thành cũng làm ảnh hưởng đến kết quả xây lắp và chất lượng công trình, hạng mục công trình. Chính vì vậy, CPXL cần phải được kiểm soát chặt chẽ để hạn chế các hành vi lãng phí, gian lận, góp phần hạ giá thành, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để làm được điều này, công tác kiểm soát cần quan tâm đến: - Sự đánh giá các nguồn phát sinh có đúng thực tế hay không bằng cách kiểm soát chặt chẽ mọi nghiệp vụ phát sinh chi phí từ khâu ghi chép cho đến khâu vận động về mặt vật chất. - Công tác tập hợp CPXL có đầy đủ theo những bộ phận phát sinh chi phí hay không. - Công tác theo dõi và kiểm tra việc tập hợp chi phí và tính toán của kế toán có được thực hiện hay không, cũng như phân bổ CPXL và tính giá thành có chính xác hay không. 2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp *Bước 1:Triển khai các mục tiêu: Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì những mục tiêu cần đạt tới là: - Tổng chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Đảm bảo hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu. - Đảm bảo việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin. - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn,được phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. *Bước 2: Đo lường các kết quả: Kết quả của quá trình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được ghi chép và đo lường qua hệ thống hạch toán kế toán trong mỗi công trình theo thước đo hiện vật và giá trị như: Sổ chi phí sản xuất,Sổ chi tiết vật liệu, Bảng phân bổ nguyên liệu,vật liệu, Bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình… *Bước 3: So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu: Kết quả của quá trinh thực hiện chi phí được đo lường cụ thể theo từng công trình, hạng mục công trình, thông qua việc so sánh với dự toán thì sẽ có sự chênh lệch giữa thực tế so với dự toán. *Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Phân tích nguyên vật liệu trực tiếp là tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến biến động của khoản mục này. Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường gắnliền với biến động về khối lượng xây lắp tiêu dùng cho mỗi công trình, hạng mục công trình và biến động về đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng. Biến động về khối lượng xây lắp: Biến động về khối lượng xây lắp = Tổng khối lượng xây lắp thực tế − Tổng khối lượng xây lắp dự toán × Tổng mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp × Đơn giá định mức NVL Biến động về khối lượng xây lắp là do các nguyên nhân sau: + Do thay đổi thiết kế hoặc bổ sung thiết kế, sự điều chỉnh thiết kế thường phải được bên chủ đầu tư đồng ý bằng văn bản mới được thi công, thanh toán, vì vậy đây là yếu tố khách quan. + Do phát sinh thiệt hại:thiệt hại do phá đi làm lại, do sửa chữa, gia cố theo yêu cầu kỹ thuật, đây là nguyên nhân thuộc về bản thân đơn vị, vì vậy là yếu tố chủ quan. Biến động về mức tiêu hao nguyên vật liệu: Biến động về khối lượng xây lắp = Tổng khối lượng xây lắp thực tế × Tổng mức tiêu hao thực tế NL cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp − Tổng mức tiêu hao định mức NVL cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp × Đơn giá định mức NVL Biến động về mức tiêu hao nguyên liệu tiêu hao cho sản xuất phát sinh vào giai đoạn sản xuất, do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận xây lắp tại công trường, là bộ phận trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu. Các nguyên nhân có thể do trình độ, thái độ, trách nhiệm của công nhân xây lắp, do tổ chức quản lý sản xuất, do phương pháp công nghệ, do chất lượng vật liệu cung ứng, mất mát trong quá trình sản xuất, do sử dụng lãng phí…Tuy nhiên biến động về mức tiêu hao nguyên vật liệu cần phải quan tâm đến chất lượng công trình và kết cấu công trình. - Biến động về giá nguyên vật liệu xuất dùng: Biến động về giá NVL xuất dùng = Tổng khối lượng xây lắp thực tế × Tổng mức tiêu hao NVL thực tế cho 1 đơn vị khối lượng XL × Đơn giá thực tế NVL xuất dùng − Đơn giá định mức NVL xuất dùng Biến động về giá nguyên vật liệu phát sinh vào giai đoạn mua hàng do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng. Các nguyên nhân có thể là do biến động giá trên thị trường, khâu tổ chức thu mua kém dẫn đến tăng chi phí, cước vận chuyển gia tăng, thuế nhập khẩu các loại nguyên vật liệu thay đổi. Tuy nhiên biến động về giá còn phải tính đến yếu tố chất lượng nguyên vật liệu. *Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp: Từ việc phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch về lượng vật liệu tiêu hao và giá nguyên vật liệu, có thể đưa ra những thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế và phát hiện kịp thời những sai phạm liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Phân chia trách nhiệm giữa: +Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng. + Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống. + Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lượng cần dùng cho sản xuất. + Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho. -Chính sách mua hàng: Bao gồm các chính sách về đặt hàng, giá cả, chất lượng hàng mua và việc lựa chọn nhà cung cấp…cần hình thành các chính sách bằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua hàng nằm trong sự kiểm soát của ban giám đốc. - Chính sách về đặt hàng: Đưa ra các nguyên tắc xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng. Dự trữ tối đa trong khả năng cho phép của vốn, phương pháp này đảm bảo quá trình xây lắp được diễn ra liên tục nhưng chi phí tồn kho sẽ rất cao,sử dụng trong điều kiện vật tư khan hiếm. Dự trữ ở mức độ cần thiết, người ta thường sử dụng mô hình số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), xác định số lượng đặt hàng và số cần đặt hàng sao cho chi phí dự trữ hàng tồn kho cực tiểu, được sử dụng trong điều kiện nguồn cung cấp vật tư ổn định. - Chính sách về chất lượng,giá cả: Thông thường những mặt hàng có chất lượng cao thì giá cả cũng cao, do đó phải lựa chọn nhà cung cấp có giá cả thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng yêu cầu. - Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp phải xác định một cách rõ ràng những trường hợp nào bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp, những trường hợp nào cần đấu thầu, những trường hợp nào sử dụng chính sách liên kết để sàng lọc nhũng nhà cung cấp với giá cả hạ thấp và chất lượng cao nhất. - Với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không phải nó mới phát sinh trong giai đoạn sản xuất mà nó chuyển từ chi phí của giai đoạn cung ứng sang. Do đó kiểm soát chi phi nguyên vật liệu trực tiếp có mối liên hệ với giai đoạn cung ứng. + Thủ tục kiểm soát việc mua hàng: Mỗi khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội thi công sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng, nhiều khi thủ kho cũng có thể tự lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng phải được bộ phận đề xuất xem xét và ký đề nghị căn cứ phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ xét duyệt trên cơ sở xem xét nhu cầu và lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Mọi đơn đặt hàng phải được đánh số trước. Đơn đặt hàng phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền có thể là bộ phận mua hàng hay giám đốc. + Thủ tục kiểm soát giao nhận hàng: Khi nhận hàng bộ phận vật tư phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, số lượng, thời gian đến và điều kiện khác sau đó lập báo cáo nhận hàng. Đối với vật tư được nhập vào kho, phiếu nhập kho phải có chữ ký của bộ phận nhận hàng và thủ kho, đối với vật tư không qua kho phải có hóa đơn bán hàng và biên bản nhận hàng. + Thủ tục xuất vật tư: Khi xuất kho vật tư dùng cho sản xuất phải có giấy đề nghị xuất kho của đội xây dựng, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành thủ tục cần thiết xuất kho vật tư, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho, kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư. + Thủ tục kiểm soát việc bảo quản vật tư: Bằng cách xây dựng định mức hao hụt vật tư, duy trì mức dự trữ hợp lý, áp dụng mô hình EOQ, xây dựng hệ thống nhà kho bảo đảm cho việc bảo quản vật tư. - Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho: Mở chi tiết cho từng loại vật tư về mặt số lượng và giá trị. Định kỳ, giữa thủ kho và kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch. - Hệ thống kế toán chi phí: Bên cạnh việc đảm bảo nhân viên kế toán đủ năng lực cần có tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp bao gồm: Báo cáo vật tư, chứng từ chi phí, sổ sách theo dõi vật tư, phân loại vật tư… *Bước 6:Hành động: Sau khi xác định hành động quản lý thích hợp,những hành động như sửa chữa sai lầm phải cần thực hiện nhanh, những hành động điều chỉnh một hệ thống cần phải có thời gian, cần phải xem xét giữa chi phí bỏ ra để thực hiện hành động và lợi ích mang lại. *Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại: Đây là bước cuối cùng của quá trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cần phải đưa ra những ưu điểm, nhược điểm trong quá trình áp dụng những hành động đó trong thực tế để cải tiến những hành động thích hợp cho quá trình tiếp theo. 2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: *Bước 1:Triển khai các mục tiêu: Các mục tiêu của quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh không quá dự toán chi phí nhân công trực tiếp. - Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như chất lượng lao động. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương. - Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. *Bước 2:Đo lường các kết quả: Chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Như vậy, đo lường các kết quả về chi phí nhân công trực tiếp dựa trên các chứng từ gốc, sẽ chi tiết về lao động và tiền lương như: Bảng chấm công, hợp đồng làm khoán, bảng tính lương, bảng thanh toán làm đêm, thêm giờ, sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, bảng tính nhân._. công trực tiếp… *Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Tiến hành so sánh số liệu giữa chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh với dự toán chi phí nhân công trực tiếp và các mục tiêu khác được trình bày trong bước 1, sẽ có sự chênh lệch. Để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch ta tiến hành phân tích các nhân tố ảnh hưởng. *Bước 4:Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Đối với chi phí nhân công trực tiếp nguyên nhân của sự chênh lệch có thể do biến động năng suất lao động của đơn giá giờ công. -Biến động về năng suất lao động: Biến động về năng suất lao động = Tổng số giờ công làm việc trên thực tế − Tổng số giờ công làm việc định mức × Đơn giá giờ công định mức Biến động về năng suất lao động là yếu tố chủ yếu gây nên sự biến động về chi phí nhân công trực tiếp. Sự biến động có thể do:kỹ thuật công nghệ và tình hình phối hợp điều hành quá trình xây lắp, do trình độ tay nghề của công nhân, kinh nghiệm của công nhân trực tiếp xây lắp, cũng có thể do tính kịp thời của các yếu tố đầu vào, do trách nhiệm thái độ của công nhân… -Biến động về đơn giá giờ công: Biến động về đơn giá giờ công = Tổng số giờ công làm việc trên thực tế × Đơn giá giờ công thực tế − Đơn giá giờ công định mức Thông thường nhân tố này ít thay đổi, những biến động nếu có thường liên quan đến việc tính lương và chính sách phân phối lương trong nội bộ doanh nghiệp. *Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp: Sau khi tiến hành phân tích ta thấy được nguyên nhân của sự biến động chi phí nhân công trực tiếp, các nhà quản lý thường đưa ra những hành động quản lý thích hợp sau: - Nghiệp vụ phê duyệt: Nhà quản lý cần có những tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng, thiết lập một chính sách tuyển dụng bằng văn bản để tránh tuyển chọn những người lao động kém về năng lực, tay nghề và phẩm chất. Nhà quản lý có thể thiết lập một số chính sách bằng văn bản về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và công bố rộng rãi nhằm kiểm soát các trường hợp tăng, giảm lương mà không được thông qua. Các khoản tiền lương, tiền thưởng phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền. - Sổ sách kế toán về tiền lương: Nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công. Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống bảng tính lương,bảng tổng hợp chi phí tiền lương,sổ nhật ký tiền lương và sổ cái. - Phân chia trách nhiệm: Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động và khối lượng lao động, lập bảng lương,thanh toán lương và ghi chép tiền lương. - Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương: Có phương pháp quản lý chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương thích hợp. *Bước 6:Hành động: Có quyết định đề ra những hành động thì bước tiếp theo là thực hiện hành động đó. Có những hành động thấy được kết quả nhanh chóng nhưng có những hành động phải tiến hành trong một thời gian dài. *Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại: Công việc đánh giá lại là cầu nối giữa quá trình kiểm soát trước với quá trình sau,giúp cho quá trình kiểm soát được diễn ra liên tục. 2.3.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: *Bước 1:Triển khai các mục tiêu: Mục tiêu cần đạt tới đối với chi phí sử dụng máy thi công: -Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá tổng dự toán chi phí sử dụng máy thi công. -Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy. -Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao. -Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác…phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. *Bước 2:Đo lường các kết quả: Việc tính toán, phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các đối tượng dựa trên cơ sở giá thành một giờ (ca) máy hoặc giá thành của một đơn vị khối lượng công việc hoàn thành kết hợp với theo dõi một cách chi tiết máy thi công như : Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công, Bảng tổng hợp tình hình sử dụng máy thi công, Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công. *Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Sau khi tập hợp được số liệu về chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu đã được triển khai ở bước 1. Sau đó tiến hành phân tích và tìm ra nguyên nhân chênh lệch. *Bước 4:Phân tích nguyên nhân chênh lệch. Nguyên nhân của sự chênh lệch chi phí sử dụng máy thi công giữa thực tế với kế hoạch dự toán là do sự thay đổi khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằng máy, của số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp và của tổng một ca máy. - Biến động của khối lượng công tác xây lắp Biến động về khối lượng xây lắp = Tổng khối lượng công tác XL thực hiện bằng máy thực tế − Tổng khối lượng công tác XL thực hiện bằng máy định mức × Số ca máy thực hiện 1 đơn vị khối lượng XL định mức × Đơn giá định mức 1 ca máy Nguyên nhân của sự biến động của nhân tố khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằng máy thường ít xảy ra bởi lẽ các doanh nghiệp xây lắp thường lập các phương án tổ chức thi công trước khi khởi công công trình. Biến động về số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp: Biến động về số ca máy thực hiện 1 đơn vị khối lượng XL = Tổng khối lượng công tác XL thực hiện bằng máy × Số ca máy thực hiện 1 đơn vị khối lượng XL thực tế − Số ca máy thực hiện 1 đơn vị khối lượng XL định mức × Đơn giá định mức 1 ca máy Việc tăng thời gian máy hoạt động để thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp chủ yếu do các nguyên nhân thuộc về kỹ thuật tổ chức thi công công trình, không tận dụng hết công suất máy móc do không đảm bảo đầy đủ vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc thiết bị chưa cao. -Biến động về giá ca máy thi công: Biến động về giá ca máy thi công = Tổng khối lượng XL thực hiện bằng máy thực tế × Số ca máy thực hiện 1 đơn vị khối lượng XL thực tế × Đơn giá thực tế 1 ca máy − Đơn giá định mức 1 ca máy Giá ca máy gồm 2 bộ phận:Chi phí quy ước cố định và chi phí quy ước biến đổi. Chi phí quy ước cố định gồm toàn bộ chi phí tạm thời (như chi phí sửa chữa lớn máy thi công, lều lán xe máy, bệ máy, đường ray chạy máy) và phần khấu hao cơ bản thuộc chi phí thường xuyên rất ít thay đổi trong quá trình sử dụng máy thi công do đó sử dụng máy tốt hay chưa tốt về thời gian và công suất máy hầu như không ảnh hưởng đến loại chi phí này. Chi phí quy ước biến đổi bao gồm phần còn lại của chi phí thường xuyên (như lương chính,lương phụ của công nhân điều khiển máy, phục vụ máy, chi phí vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài) biến đổi theo tình hình sử dụng thời gian và khả năng khai thác công suất máy của doanh nghiệp. *Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp: Đối với những đơn vị có đội máy thi công riêng thì máy thi công chính là tài sản của đơn vị do đó phải có kế hoạch toàn diện về tài sản cố định, bao gồm kế hoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn…cho một năm. Kế hoạch này là cần thiết và nó đảm bảo về cân đối năng lực sản xuất,tránh sự đầu tư lãng phí hoặc ngược lại, không đáp ứng yêu cầu xây lắp hoặc khả năng canh tranh trên thị trường. Phân chia trách nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõi ghi sổ, tính toán chi phí sử dụng máy thi công. Đầu kỳ kiểm kê tài sản cố định nói chung và máy thi công nói riêng để đánh giá tình trạng kỹ thuật và có biện pháp bảo trì bảo dưỡng,điều chỉnh tỷ lệ khấu hao. *Bước 6:Hành động: Sau khi hành động được xây dựng thì bước này triển khai những hành động đó vào thực tế công tác xây lắp tại đơn vị. *Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại: Nhà quản lý phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của những hành động để áp dụng chúng trong việc kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công trong những công trình tiếp theo. 2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: *Bước 1:Triển khai các mục tiêu: Xác định mục tiêu của kiểm soát chi phí sản xuất chung: -Chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí sản xuất chung -Thi công đúng tiến độ hợp đồng. -Chi phí phát sinh phản ánh kịp thời,chính xác,phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. *Bước 2:Đo lường các kết quả: Chi phí sản xuất chung có liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Trường hợp chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình đó thì kế toán có thể áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận sản xuất xây lắp, để có được số liệu tổng hợp về chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh. *Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh và dự toán chi phí sản xuất chung,kết quả là sẽ có sự chênh lệch. *Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Đối với chi phí sản xuất chung, khi phân tích rất khó phân biệt được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Do đó thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí và theo từng nhân tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán. Việc phân chia các chi phí cấu thành trong khoản mục chi phí sản xuất chung thường được kết hợp với ba khoản mục chi phí trên. Phân tích chi phí sản xuất chung bị ảnh hưởng bởi hai nhân tố: giá cả tăng lên và sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất chung như nhân công,nguyên vật liệu, nhiên liệu. *Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp: Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí bao gồm nhiều nội dung chi phí như chi phí về vật liệu, chi phí quản lý nhân viên đội xây lắp, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác..Do đó xác định hành động quản lý thích hợp để kiểm soát chi phí sản xuất chung thường kết hợp các khoản mục phần hành khác. Đối với biến động về biến phí sản xuất chung, nhà quản lý cần có các biện pháp tương tự như các hành động đã được trình bày trong bước 5 của quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi phí phát sinh như chi phí ứng tiền, dịch vụ mua ngoài phải có sự kiểm tra đối chiếu so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan:chi phí bằng tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ,dịch vụ mua ngoài với các khoản phải trả người bán,tạm ứng. *Bước 6: Hành động: Dựa vào những hành động đã được thiết lập, đây là bước thực hiện hành động đó trong thực tế để kiểm soát chi phí sản xuất chung. *Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại: Bước cuối cùng trong quy trình kiểm soát là đánh giá lại kết quả sau khi các hành động nói trên đã phát sinh. Đây chính là việc kiểm tra sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó .Bước cuối cùng này làm rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau. Như vậy, việc đánh giá liên tục này hòa vào việc phân tích tiến trình tiếp theo và xác định hành động quản lý phù hợp sau đó. PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐIỆN VIỆT NAM A- Khái quát chung về Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam I-Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam *Từ 2/1988 - 9/2002: Công ty xây lắp điện 3 được thành lập theo quyết định số 174 NL/TCCB ngày 22/02/1988 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp) trên cơ sở hợp nhất hai Công ty là Công ty Xây lắp đường dây và Trạm 3 và Công ty Xây lắp đường dây và Trạm 5. Năm 1994 đến 1997: là Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn điện lực Việt Nam). Năm 1998, Tổng công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam được thành lập theo Quyết định 90 TTg của Thủ tướng Chính phủ và Công ty xây lắp điện 3 là một Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam. Vốn điều lệ của Tổng Công ty thời kỳ đó là: 8,377 tỷ đồng. *Từ tháng 10/2002 - 11/2005: Theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 862/QĐ-TTg, ngày 30 tháng 9 năm 2002 và quyết định số 46/2002/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, Công ty xây lắp điện 3 được tổ chức lại thành Công ty mẹ Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp thí điểm hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con. Thời kỳ này vốn điều lệ của công ty tăng lên 74,780 tỷ đồng. Công ty đẩy mạnh hoạt động về Xây lắp điện, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, sản xuất công nghiệp (cột điện thép, vật liệu xây dựng...), đầu tư phát triển du lịch dịch vụ và đầu tư các dự án Nhà máy sản xuất kết cấu thép mạ kẽm nhúng nóng ...Bên cạnh đó, Công ty tập trung sắp xếp các đơn vị trực thuộc thành các công ty con là Công ty cổ phần và Công ty TNHH một thành viên đồng thời chuyển các Công ty TNHH một thành viên thành các Công ty cổ phần. *Từ tháng 12/2005 đến nay: Ngày 11/10/2005 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã có quyết định số 3309/QĐ về việc phê duyệt phương án và chuyển Công ty Xây lắp điện 3 (Công ty mẹ Nhà nước) thành Tổng Công ty cổ phần Xây dựng điện Việt Nam. Tổng Công ty hiện đang đẩy mạnh hoạt động đầu tư các nhà máy thủy điện (thủy điện Khe Diên, EaKrông Hnăng,Đắcpring, Chaval...), các dự án kinh doanh cơ sở hạ tầng, kinh doanh nhà, kinh doanh bất động sản và đầu tư phát triển du lịch dịch vụ. đồng thời Tổng Công ty mở rộng phát triển lĩnh vực xây lắp các công trình hệ thống lưới điện, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, sản xuất công nghiệp (cột điện thép, vật liệu xây dựng...). Vốn điều lệ của Tổng công ty từ tháng 11/2005 đến tháng 01 năm 2007 là 150 tỷ đồng và tăng lên 320 tỷ đồng vào tháng 02/2007. Tên giao dịch đối ngoại của Tổng công ty là:VIETNAM ELECTRICITY CONSTRUCTION JOINT-STOCK CORPORATION;viết tắt là “ VNECO ” II-Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1.Chức năng, nhiệm vụ - Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam trực thuộc Bộ Công Nghiệp,có chức năng xây lắp các công trình hệ thống lưới điện, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, sản xuất công nghiệp (cột điện thép, vật liệu xây dựng...), kinh doanh nhà, kinh doanh bất động sản và đầu tư phát triển du lịch dịch vụ. - Nhiệm vụ cấp thiết mà Tổng công ty đang thực hiện là: +Phát triển Tổng công ty cổ phần Xây dựng điện Việt Nam trở thành một tổ chức sản xuất kinh doanh đa ngành,với các lĩnh vực chủ yếu: Xây dựng, sản xuất công nghiệp, đẩy mạnh hoạt động đầu tư với hai hướng trọng tâm là đầu tư kinh doanh nhà máy điện độc lập, kinh doanh bất động sản và phát triển kinh doanh dịch vụ - du lịch. Phấn đấu mức tăng trưởng nhanh và bền vững cho cả tổ hợp Công ty mẹ - con; hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước; nâng cao mức cổ tức hàng năm cho các cổ đông, giải quyết việc làm, thường xuyên cải thiện điều kiện làm việc và tăng thu nhập cho người lao động. + Tiếp tục hoàn thiện một số cơ chế quản lý của Tổng công ty phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới nhằm phát huy loại hình Công ty cổ phần trong tập hợp mô hình Công ty mẹ - Công ty con cổ phần. Tiếp tục thực hiện 3 chương trình lớn của Tổng công ty đề ra: Chương trình hiện đại hoá doanh nghiệp, Chương trình nâng cao chất lượng công trình và sản phẩm hàng hoá, dịch vụ; Chương trình thực hiện tiết kiệm và chống lãng phí. 2.Phương hướng thực hiện Đẩy mạnh công tác tiếp thị, đấu thầu trên cả 3 lĩnh vực: Xây lắp, Sản xuất công nghiệp; Dịch vụ - Du lịch, để tăng doanh thu và hiệu quả sản xuất kinh doanh trong năm 2007 và những năm tiếp theo, đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động. Phát triển thị trường xây lắp điện, sản xuất kết cấu thép mạ kẽm ra các nước trong khu vực, xúc tiến mạnh mẽ kinh doanh du lịch và lữ hành quốc tế; chuẩn bị để bước vào thị trường kinh doanh điện năng. Tiến hành phát hành thêm cổ phiếu để nâng vốn điều lệ của Tổng công ty nhằm đáp ứng hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu nguồn vốn để đầu tư các dự án thuỷ điện, dự án cở sở hạ tầng... Xúc tiến để đưa cổ phiếu của Tổng Công ty và một số Công ty thành viên lên sàn giao dịch chứng khoán, nhằm tạo kênh huy động vốn chủ yếu cho cả tổ hợp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiếp tục công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên; tiếp tục hoàn chỉnh một số quy chế hoạt động trên một số lĩnh vực phù hợp với loại hình Công ty mẹ - Công ty con cổ phần. Có kế hoạch huy động vốn từ các nguồn vốn đóng góp của các đối tác, của các tổ chức tín dụng để tiếp tục thực hiện đầu tư dự án từ năm 2006 trở về trước chuyển sang: Green Plaza Đà Nẵng; triển khai thi công các dự án: Nhà máy thuỷ điện Đắcpring, Chaval, A Roàng, Khu du lịch Lăng Cô, xúc tiến đầu tư dự án thủy điện Sông Bung 3. Tiếp tục đầu tư trang thiết bị xe máy, dụng cụ thi công chuyên ngành xây lắp đường dây và trạm, xây dựng công trình thuỷ điện, cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao tỷ lệ cơ giới hoá trong thi công, xây dựng Tổng công ty trở thành 1 đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực xây lắp hệ thống lưới điện và phát triển mạnh lĩnh vực xây lắp thuỷ điện, xây dựng dân dụng và công nghiệp. Thực hành tiết kiệm trong sản xuất, tiêu dùng nhằm nâng cao hiệu quả SXKD của Tổng công ty; Củng cố khối đoàn kết từ Tổng công ty đến các đơn vị thành viên, nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch 2007 đạt tốc độ tăng trưởng bình quân của Tổng công ty đạt trên 17%/năm, đạt mức cổ tức bình quân trên 15%/ năm. Nâng cao khả năng cạnh tranh, phát huy tối đa hiệu quả nguồn lực hiện có, đồng thời tranh thủ các nguồn lực từ bên ngoài ( như liên doanh góp vốn...), sử dụng mọi nguồn vốn cho đầu tư phát triển, đủ sức để cạnh tranh trong bối cảnh nước ta đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại quốc tế (WTO). Nghiên cứu để sớm hình thành Công ty đầu tư và dịch vụ tài chính trong tổ hợp VNECO. III - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1.Phạm vi lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty - Xây lắp các công trình hệ thống lưới điện và trạm biến áp điện đến 500KV, các công trình nguồn điện, công trình công nghiệp và dân dụng, công trình giao thông thuỷ lợi, văn hoá, thể thao, sân bay, bến cảng. - Thiết kế, chế tạo kết cấu thép, các sản phẩm cơ khí và mạ kẽm. - Sản xuất các chủng loại vật tư, thiết bị, phụ kiện điện, cột điện bê tông ly tâm và các sản phẩm bê tông khác; sản xuất, kinh doanh các chủng loại vật liệu xây dựng; kinh doanh các mặt hàng trang trí nội ngoại thất, kinh doanh bất động sản, dịch vụ nhà đất; kinh doanh xăng dầu. - Sản xuất và kinh doanh điện. - Thí nghiệm, hiệu chỉnh xác định chỉ tiêu kỹ thuật các thiết bị điện, các công trình điện. - Tư vấn đầu tư, tư vấn xây dựng, bao gồm lập và thẩm định các dự án đầu tư; khảo sát đo đạc, thiết kế quy hoạch, thiết kế công trình; tư vấn quản lý dự án; tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế; tư vấn mua sắm vật tư, thiết bị, công nghệ. - Kinh doanh xuất nhập khẩu: vật tư thiết bị điện, vật liệu xây dựng, thiết bị phương tiện vận tải, xe máy thi công; dây chuyền công nghệ và thiết bị công nghiệp khác. - Đào tạo công nhân kỹ thuật, chuyên gia, cán bộ quản lý phục vụ cho nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. - Đầu tư nhà máy điện độc lập. - Kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất,khu công nghệ cao, khu kinh tế mới, khu du lịch sinh thái. - Đầu tư tài chính. - Khai thác, chế biến, kinh doanh khoáng sản. - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ du lịch, thể thao, vui chơi giải trí. - Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế. - Kinh doanh vận tải hàng hoá, kinh doanh vận tải khách (đường thủy, đường bộ) theo hợp đồng. - Kinh doanh sửa chữa xe máy thi công và phương tiện vận tải. - Kinh doanh lắp đặt thiết bị điện, điện tử, viễn thông, điện gia dụng. - Kinh doanh thiết bị văn phòng, thiết bị vệ sinh. - Kinh doanh bánh kẹo, rượu, bia, thuốc lá điếu sản xuất trong nước; hóa mỹ phẩm;kinh doanh các mặt hàng nông, lâm sản, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm bằng gỗ; kinh doanh đồ dùng cá nhân, gia đình. - Cho thuê văn phòng, mặt bằng kinh doanh. - Kinh doanh các nghành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật. 2.Quy trình sản xuất các sản phẩm * Quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp: Giải phóng mặt bằng Làm đường công vụ Trắc đạc Xây dựng láng trại Đào móng,san lấp mặt bằng Gia công đặt cốt thép Nghiệm thu bàn giao Lắp dựng trụ/thiết bị Lắp đặt tiếp địa Lấp đầm đất Lắp đặt thiết bị TBA Đổ bê tông móng Sau khi hoàn thành giải phóng mặt bằng, Tổng Công ty tiến hành làm đường để vận chuyển vật liệu, vật tư thi công tới những địa điểm xây dựng chưa có đường vào. Sau đó tiến hành xác định vị trí móng/mặt bằng trạm so với hồ sơ thiết kế; xây dựng lán trại cho công nhân, lán trại tập kết, bảo quản vật tư, vật liệu. Căn cứ hồ sơ thiết kế móng, tiến hành đào đất hố móng, san lấp mặt bằng. Tiếp theo gia công cốt thép móng, sau đó dựng, buộc cốt thép theo đúng bản vẽ thiết kế. Tiến hành trộn bê tông bằng máy. Tuân thủ các quy định kỹ thuật về công tác bê tông. Sau khi đã bảo dưỡng bê tông đúng thời gian quy định, tiến hành lấp, đầm đất theo đúng dung lượng thiết kế. Tiếp theo lắp dựng trụ/thiết bị bằng phương pháp thủ công kết hợp cơ giới và rãi căng dây/lắp. Trong quá trình căng dây/ lắp đặt thiết bị cần đặc biệt quan tâm đến công tác an toàn. Cuối cùng lập đầy đủ các hồ sơ kỹ thuật, chất lượng công trình, trình hội đồng nghiệm thu phê duyệt. * Quy trình sản xuất sản phẩm công nghiệp: - Quy trình sản xuất cột thép mạ kẽm nóng: Gia công cơ khí Kiểm tra chi tiết sau gia công cơ khí Mạ kẽm nhúng móng các chi tiết Đóng kiện,bàn giao sản phẩm - Quy trình sản xuất cột bê tông ly tâm: Chế tạo vữa bê tông Chế tạo khung thép Chuẩn bị khuôn Tạo hình sản phẩm IV- Tổ chức quản lý tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1.Tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Các phó Tổng giám đốc Văn phòng Phòng TCNS & ĐT Phòng TC Kế toán Phòng Kinh tế Kế hoạch Ban Qlý các dự án đầu tư Ban kiểm soát Phòng Kỹ thuật vật tư Phòng Kinh tế đối ngoại Đội thi công công trình Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.Chức năng nhiệm vụ các bộ phận * Văn Phòng Tổng Công ty Văn Phòng Tổng Công ty là đầu mối giải quyết các công việc về lĩnh vực hành chính, quản trị của Tổng Công ty và có nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng Giám đốc; Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Tổng Công ty theo quy định của pháp luật;quản lý hoạt động thông tin, liên lạc; tổng hợp thi đua, khen thưởng; quản lý hệ thống mạng máy tính Tổng Công ty và lập chương trình khai thác ứng dụng máy tính phục vụ hoạt động SXKD; quản lý sử dụng con dấu; Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Tổng Công ty; Quản lý tài sản của cơ quan Tổng Công ty, bao gồm cơ sở vật chất, nhà cửa, trang thiết bị văn phòng của cơ quan Tổng Công ty và các lĩnh vực công tác khác có liên quan. * Phòng Tổ chức Nhân sự và Đào tạo: Phòng Tổ chức nhân sự và đào tạo là đầu mối giải quyết các công việc về lĩnh vực công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra, tự vệ và có nhiệm vụ chủ yếu: Chủ trì xây dựng phương án cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng công ty, quy định chức năng, nhiệm vụ, biên chế của các phòng ban, chi nhánh, đơn vị trực thuộc; phương án thành lập, chia tách, sáp nhập, hợp nhất; công tác nhân sự, quản lý lao động, công tác tiền lương, chế độ chính sách về lao động và các chế độ chính sách đối với người lao động; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên; chủ trì xây dựng một số Quy chế quản trị điều hành của Tổng công ty; thực hiện công tác thanh tra, quân sự, tự vệ của Tổng Công ty theo quy định của pháp luật và các lĩnh vực công tác khác có liên quan. * Phòng Tài chính Kế toán: Phòng Tài chính Kế toán là đầu mối giải quyết các lĩnh vực công tác tài chính, kế toán, tổ chức hệ thống kế toán và có nhiệm vụ chủ yếu: Quản lý, theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về tài chính, kế toán và quản lý tài sản; lập kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch vốn phục vụ hoạt động SXKD và cơ cấu nguồn vốn cho các dự án đầu tư, vốn cho hoạt động thi công xây dựng các công trình; đề xuất phương án huy động vốn; tổng hợp chi phí sản xuất, phân tích hoạt động tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, phương án trích lập các quỹ; đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, chấn chỉnh công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng Công ty và các công tác khác có liên quan. * Phòng Kinh tế Kế hoạch: Phòng Kinh tế Kế hoạch là đầu mối giải quyết các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, dự toán, đấu thầu các công trình, công tác thị trường và tiêu thụ sản phẩm và có nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của Tổng Công ty, phương án phối hợp hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong tổ hợp Công ty mẹ - Công ty con, phương án giao khoán cho đơn vị; Tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập hồ sơ dự thầu các gói thầu thi công xây lắp điện, xây dựng và cung cấp các sản phẩm công nghiệp; thực hiện việc thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư và các công tác khác có liên quan. * Phòng Kỹ thuật Vật tư: Phòng Kỹ thuật Vật tư là đầu mối giải quyết các lĩnh vực công tác kỹ thuật thi công các công trình điện, công trình công nghiệp và dân dụng, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm, sở hữu công nghiệp; kỹ thuật an toàn và vật tư - thiết bị, xe máy thi công và có nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án tổ chức thi công các công trình nguồn điện, lưới điện, các công trình công nghiệp và dân dụng; biên soạn, tổ chức thực hiện các quy trình,quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, kỹ thuật an toàn trong Tổng công ty; tổ chức thực hiện các chương trình nghiên cứu ứng dụng khoa học, phát triển công nghệ sáng kiến cải tiến kỹ thuật; chủ trì xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm; xây dựng biện pháp về việc bảo đảm an toàn sản xuất, an toàn lao động; chủ trì tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu, lập đầy đủ hồ sơ nghiệm thu và lập hồ sơ nghiệm thu công trình, hồ sơ hoàn công công trình; quản lý theo dõi, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000; cung ứng vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất và các công tác khác có liên quan. * Đội thi công công trình: Đội thi công công trình chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc công ty, thực hiện các nhiệm vụ xây lắp được giao, chịu trách nhiệm về công tác thi công công trình đúng tiến độ được giao. * Phòng Kinh tế Đối ngoại: Phòng Kinh tế đối ngoại là đầu mối giải quyết công việc về lĩnh vực công tác đối ngoại, hợp tác kinh tế của Tổng Công ty và có nhiệm vụ chủ yếu: Lập kế hoạch công tác hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài; thu thập, cung cấp thông tin trong nuớc và nước ngoài, phân tích đánh giá phục vụ cho việc lựa chọn đối tác hợp tác đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh; công tác tìm nguồn vốn hỗ trợ các dự án đầu tư; chuẩn bị nội dung,chương trình cho lãnh đạo Tổng Công ty trong các cuộc tiếp xúc, làm việc với các cơ quan, tổ chức nước ngoài; hoạt động xây dựng và phát triển thương hiệu của Tổng Công ty và các công tác khác có liên quan. * Ban Quản lý các dự án đầu tư : Ban Quản lý các dự án đầu tư là đầu mối giải quyết lĩnh vực quản lý các dự án đầu tư, công tác đền bù, giải phóng mặt trong thi công và có nhiệm vụ chủ yếu: Lập hồ sơ thủ tục về các dự án đầu tư phát triển của Tổng Công ty; theo dõi, kiểm tra, giám sát trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư; nghiệm thu khối lượng, lập hồ sơ hoàn công thuộc các dự án do Tổng Công ty làm chủ đầu tư; Chủ trì công tác đấu thầu, chọn thầu hoặc chỉ định thầu tư vấn, thi công xây dựng,cung cấp vật tư, thiết bị cho các dự án do Tổng Công ty làm chủ đầu tư; lập hồ sơ thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế của các dự án đầu tư; xây dựng các văn bản quản lý thuộc lĩnh vực quản lý các dự án đầu tư; thực hiện công tác đền bù và giải phóng mặt trong thi công đối với các dự án do Tổng Công ty đầu tư và các công trình mà Tổng Công ty ký kết hợp đồng với các chủ đầu tư và các lĩnh vực công tác khác có liên quan. V- Tổ chức kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam *Mô hình tổ chức kế toán tại Tổng công ty: Kế toán trưởng Kế toán đội thi công Kế toán các công ty thành viên Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán chi phí Kế toán tổng hợp Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam *Kế toán trưởng: -Quản lý toàn bộ công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc về nhiệm vụ công tác của mình. -Tham mưu cho Tổng giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. -Bố trí và cung cấp nguồn vốn cho các công trình theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. *Kế toán tổng hợp: Định kỳ chỉ đạo các kế toán viên làm báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng quy định. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và lãnh đạo Tổng công ty. *Thủ quỹ: Theo dõi và thực hiện việc thu chi tiền mặt, rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng. *Kế toán tài sản cố định: Trực tiếp theo dõi toàn bộ tài sản của Tổng công ty, mở sổ theo dõi, quản lý hồ s._.t sinh được phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác…theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó, Tổng công ty cần chú trọng thêm các mục tiêu sau: + Đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ, kịp thời và đồng bộ. + Đảm bảo chất lượng và lượng dự trữ vật tư cần thiết. 3.1.2 Đo lường các kết quả Khi mục tiêu đã được triển khai thì phải đo lường các kết quả đạt được, ở Tổng công ty đã thực hiện giai đoạn này thông qua việc phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình. Nhưng cần phải được tổng hợp trên Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình ... Đvt: đồng TT Nhóm nguyên vật liệu Dự toán Thực tế A Vật liệu chính … B Vật liệu phụ … C Vật liệu luân chuyển … D … Cộng 3.1.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình phải đem so sánh với dự toán ban đầu. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình ... TT Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán (1) Thực tế (2) Giá trị (3)=(2)-(1) Tỷ lệ% (4)=(2)/(1) 1 ... Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.1.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Khi đi phân tích chi phí nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm là việc cung ứng vật tư và sử dụng vật tư: + Phân tích tình hình cung ứng vật tư: đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư cung ứng thực tế với giá trị vật tư cần cung ứng theo dự toán, so sánh giá trị vật tư dự trữ thực tế với giá trị vật tư dự trữ kế hoạch. +Phân tích tình hình sử dụng vật tư: phân tích chỉ tiêu này giúp xác định được lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ở khâu nào để có hướng tìm hiểu và phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí, từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục tình hình. + Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thông qua bảng tổng hợp dự toán: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố: Khối lượng công tác xây lắp Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị khối lượng xây lắp Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá mức biến động giữa thực tế với dự toán, phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Ta có: Tổng chi phí NVL trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp X Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp X Đơn giá NVL xuất dùng Ký hiệu: Cv = åQ m P Do chi phí NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng xây lắp nên khi tiến hành phân tích thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế. + Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán: Cvk = åQ1 mk Pk + Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế: Cv1 =å Q1 m1 P1 + Đối tượng phân tích: Δ Cv = Cv1 - Cvk + Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của định mức tiêu hao: Δm Cv = åQ1 ( m1- mk) Pk Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu: Δp Cv =å Q1 m1 (P1- Pk) + Tổng hợp các nhân tố: ΔCv =Δm Cv + Δp Cv Trên cở sở đó, tiến hành lập bảng phân tích chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình… Hạng mục Chi phí nguyên vật liệu theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkPk (1) Q1m1Pk (2) Q1m1P1 (3) Dm (2)-(1) DP (3)- (2) I. Phần móng 1. Bê tông đá 4x6 Xi măng PC30 Đá 4x6 Cát vàng ... Cộng Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể do nhiều nguyên nhân, như trình độ tay nghề chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có sự thay đổi về giá cả vật liệu thu mua, việc bảo quản vật tư không tốt, địa điểm cung cấp vật tư quá xa công trình…Sau khi phân tích cần phải nhận xét đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 3.1.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Sau khi tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì Tổng công ty phải xác định hành động quản lý thích hợp. + Để giúp quá trình thi công được diễn liên tục, đúng tiến độ phải đảm bảo tốt công tác cung ứng vật tư, chất lượng vật tư và sử dụng tiết kiệm vật liệu cho thi công. Để làm được điều đó, Tổng công ty phải có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời, cũng như kế hoạch dự trữ vật tư, phải tách bạch giữa chức năng mua vật tư với công tác lập dự toán, phải đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư mua về với giá trị vật tư cần cung ứng. + Vật tư khi mua về nhập kho hay chuyển thẳng cho thi công công trình phải lập ban kiểm nhận vật tư để dánh giá tình trạng vật tư. Việc bảo quản phải được theo dõi một cách chi tiết. + Tổng công ty nên sàng lọc, tìm kiếm nhà cung cấp gần khu vực thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản,…Có chính sách khen thưởng đối với nhân viên thu mua vật tư tìm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng vật tư. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vào hồi... ngày ... tháng ... năm Ban kiệm nghiệm gồm :… Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: tt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm Đvt SL theo CT Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 2 ... Ý kiến của ban kiểm nghiệm... Thủ kho Đại diện kỹ thuật Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do đặc thù của ngành xây lắp nên đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đúng đối tượng, Tổng công ty nên sử dụng “Phiếu xuất kho vật tư ” theo hạn mức thay cho Phiếu xuất kho. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày.. tháng... năm... Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất ĐG TT Xác nhận ... Người nhận Đội trưởng Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mỗi lần nhập xuất vật tư, người nhận phải ký xác nhân vào phiếu, giúp việc quản lý vật tư tốt hơn, tránh thất thoát, sử dụng sai mục đích và dễ dàng quy trách nhiệm sau này. 3.1.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Khi xác định các biện pháp quản lý thích hợp, Tổng công ty nên áp dụng ngay cho việc thi công công trình, khi thực hiện phải xem xét chi phí bỏ ra và hiệu quả đạt được. Việc đánh giá các hành động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của quá trình kiểm soát sau đó. Công việc này thực chất là sự liên kết các quá trình kiểm soát lại với nhau nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác kiểm soát. 3.2. Kiểm soát Chi phí nhân công trực tiếp 3.2.1. Triển khai các mục tiêu Công nhân lao động đóng vai trò chủ chốt trong việc thi công công trình.Tổng công ty đề ra mục tiêu cụ thể đối với Chi phí nhân công trực tiếp là: các chi phí phát sinh phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành. 3.2.2. Đo lường các kết quả Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh đều được phản ánh, tập hợp đầy đủ và được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí nhân công trực tiếp. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình… TT Loại nhân công Số lượng (người) Tiền lương Dự toán Thực tế Dự toán Thực tế A Nhân công bậc 2/7 … B Nhân công bậc 3/7 … C Nhân công bậc 4/7 … Cộng 3.2.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi Chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp đầy đủ, kế toán phải tiến hành so sánh với dự toán. Công tác so sánh có thể được thực hiện như sau: + So sánh trực tiếp giữa số lượng lao động thực hiện với dự toán để nhìn nhận khái quát tình hình. + So sánh số lượng công nhân thực tế với sự toán theo nghề chuyên môn để đánh giá sự bảo đảm số lượng công nhân đúng chuyên môn. + So sánh các chỉ tiêu: hệ số sử dụng thời gian có hiệu quả, số ngày làm việc…của thực tế với dự toán. 3.2.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Qua sự so sánh đó sẽ tiến hành phân tích tìm ra nguyên nhân để có biện pháp phù hợp, cụ thể: + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt số lượng: dựa vào cơ sở số liệu được so sánh trên sẽ tiến hành phân tích tìm ra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố. + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt thời gian: thời gian lao động là thước đo lao động hao phí trong quá trình thi công xây lắp nên khi đi phân tích có ý nghĩa rất quan trọng. + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt năng suất lao động: năng suất lao động của công nhân xây lắp phản ánh chất lượng lao động và kết quả của quá trình tổ chức quản lý thi công. Các chỉ tiêu thường sử dụng để phân tích là: Năng suất lao động bình quân của một công nhân xây lắp trong kỳ (WCNXL) WCNXL = Giá trị khối lượng công tác xây lắp hoàn thành Số lượng công nhân xây lắp bình quân Năng suất lao động bình quân một ngày công xây lắp (WNC) WNC = Giá trị khối lượng công tác xây lắp hoàn thành Tổng số ngày công xây lắp trong kỳ Phân tích Chi phí nhân công trực tiếp thông qua dự toán được thực hiện như sau: Chi phí nhân công trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp x Mức hao phí lao động cho 1 đơn vị khối lượng x Đơn giá lao động Ký hiệu: CL =å Q m d Chi phí nhân công trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng công tác xây lắp nên khi phân tích ta thường cố định khối lượng công tác xây lắp ở thực tế. Do đó Chi phí nhân công chỉ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố là mức hao phí lao động và đơn giá lao động. + Tổng Chi phí nhân công trực tiếp theo dự toán: CLk = å Q1 mk dk + Tổng Chi phí nhân công trực tiếp thực tế: CL1 = å Q1 m1 d1 + Đối tượng phân tích: DCL = CL1 - CLk + Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của hao phí lao động: Dm CL = åQ1 (m1 - mk) dk Ảnh hưởng của đơn giá lao động: Dd CL = åQ1 m1 (d1 - dk) + Tổng hợp: CL = Dm CL + Dd CL Qua đó tiến hành lập bảng phân tích Chi phí nhân công trực tiếp Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình ... TT Hạng mục Chi phí nhân công theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkdk Q1m1dk Q1m1d1 Dm Dd 1 2 Các nhân tố ảnh hưởng có thể là do số lượng công nhân không được đáp ứng đủ dẫn đến ngừng việc, tay nghề công nhân chưa đảm bảo, cơ chế tiền lương chưa phù hợp, chất lượng công tác tổ chức thi công và quản lý thi công chưa tốt… 3.2.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Qua các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp cần phải xác định hành động quản lý thích hợp: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, các biện pháp khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm và chấp hành kỷ luật của công nhân... Để cải thiện tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương, Tổng công ty nên sử dụng bảng chấm công có đội giám sát nhằm kiểm tra, theo dõi công nhân về giờ làm việc, chất lượng thi công. Công nhân nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng phát lương cho nhân viên để giảm bớt công việc của phòng kế toán, hạn chế sai phạm xảy ra. Phòng nhân sự phải có chính sách tuyển dụng số công nhân thuê ngoài đầy đủ trước khi thi công, có hồ sơ theo dõi cụ thể đồng thời báo cáo cho Ban lãnh đạo và gửi hồ sơ để Phòng Tài chính Kế toán tính lương. Khi có thay đổi về mức lương phải gửi quyết địnhk cho phòng kế toán để kịp thời điều chỉnh việc tính lương. 3.2.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Giai đoạn kiểm soát này thực chất là để phục vụ cho các công trình tiếp theo. Do đó cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp. 3.3. Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 3.3.1. Triển khai các mục tiêu Các chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực theo chế độ kế toán hiện hành. 3.3.2. Đo lường các kết quả Giai đoạn kiểm soát này được thực hiện qua việc ghi chép vào sổ sách, tập hợp các chi phí phát sinh theo từng công trình cụ thể và được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí sử dụng máy thi công. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình… Đvt: đồng TT Nhóm chi phí Dự toán Thực tế A Chi phí nhân công B Chi phí vật liệu C Chi phí dụng cụ D Chi phí dịch vụ D … Cộng 3.3.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi Chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp đầy đủ, để kiểm soát tốt hơn phòng kế toán tiến hành so sánh với dự toán: + Việc đảm bảo số lượng máy thi công được thể hiện qua thực tế nên phải đi so sánh số lượng đó với dự toán đã lập để đánh giá mức độ thực hiện. + So sánh tổng số ca máy (giờ máy) thực tế làm việc so với dự toán, so sánh ca máy làm việc bình quân trong ngày, số giờ máy làm việc bình quân trong ca…để đánh giá tình hình thực hiện dự toán sử dụng máy về thời gian. 3.3.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Phân tích phải tiến hành trên 3 mặt là: số lượng, thời gian, năng suất của máy thi công. + Phân tích tình hình đảm bảo số lượng máy móc, thiết bị thi công qua hai chỉ tiêu sau: Hệ số sử dụng số lượng máy hiện có (Hhc) Hhc = Số lượng máy có khả năng hoạt động Số lượng máy hiện có Hệ số sử dụng máy có khả năng hoạt động (Khđ) Hhđ = Số máy thực tế làm việc trên công trường Số máy có khả năng hoạt động Phân tích hai hệ số này giúp thấy được khái quát tình trạng máy và công tác huy động máy của Tổng công ty. + Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt thời gian: cần đánh giá tình hình sử dụng quỹ thời gian làm việc của máy thông qua các hệ số sử dụng máy như hệ số sử dụng thời gian theo lịch, theo chế độ… + Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt năng suất: đánh giá tình hình sử dụng máy thi công về mặt năng suất để thấy máy móc thiết bị đã hoạt động ở mức độ nào, công suất đã tận dụng như thế nào và kết quả hoạt động ra sao. + Phân tích Chi phí sử dụng máy thi công qua dự toán: - Chỉ tiêu phân tích: Chi phí sử dụng máy thi công = Khối lượng sản phẩm xây lắp x Số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng XL x Đơn giá ca máy thi công Ký hiệu: CM =å Q m p - Đối tượng phân tích: Chi phí sử dụng máy thi công thực tế: CM1 = å Q1m1p1 Chi phí sử dụng máy thi công theo dự toán: CMk =å Qkmkpk - Chỉ tiêu phân tích: DCM = CM1 - CMk Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường cố định ở thực tế nên khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ ra. - Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp: Dm CM = å Q1 (m1 - mk) pk Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công: Dp CM = å Q1 m1 (p1 - pk) - Tổng hợp: DCM = Dm CM + Dp CM Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình… s Hạng mục Chi phí sử dụng máy thi công tính theo Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 Dm Dp 1 2 .... Nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động của Chi phí sử dụng máy thi công có thể là do kỹ thuật tổ chức thi công công trình chưa hợp lý, do không đảm bảo vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc… 3.3.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Sau khi phân tích các chỉ tiêu về Chi phí sử dụng máy thi công, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp: + Sự hợp lý của các giải pháp thiết kế công trình: các giải pháp thiết kế phải tạo điều kiện cho việc thi công bằng máy phát huy khả năng sử dụng máy thi công. + Việc lựa chọn máy móc thiết bị thi công: phải lập kế hoạch lựa chọn máy thi công để phù hợp với các điều kiện thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy. + Tình trạng kỹ thuật của máy thi công: chất lượng công tác bảo dưỡng, trùng tu máy thường xuyên cũng như lập kế hoạch sửa chữa máy thi công sẽ giúp cho tình trạng kỹ thuật của máy đảm bảo, nâng cao hiệu quả sử dụng. + Nâng cao trình độ tay nghề của công nhân điều khiển máy. + Đảm bảo việc cung ứng vật tư đầy đủ về số lượng và chất lượng. Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử dụng máy thi công, nên lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ, số ca mà xe máy thi công hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình và đưa cho phụ trách quản lý xe ký duyệt chấp nhận rồi chuyển đến phòng kế toán. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG Tên xe máy: Mã hiệu: Nước sản xuất: Biển đăng ký: Công suất, trọng tải: Ngày Công trình, hạng mục công trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe Phụ trách đội quản lý xe Người điều khiển xe máy (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trước khi xuất dùng máy thi công phải thành lập ban kiểm tra đánh giá tình hình kỹ thuật xe máy thi công, lập biên bản đầy đủ, khi xe náy thi công đưa đến công trình phải lập công trình tạm để bảo quản máy thi công, khi phát sinh chi phí liên quan đến máy thi công thì căn cứ vào phiếu theo dõi xe ca máy thi công mà phản ánh vào sổ sách đầy đủ đồng thời phải có sự kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết Chi phí sử dụng máy thi công. 3.3.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Giai đoạn kiểm soát này thực chất là để phục vụ cho các công trình tiếp theo. Do đó cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp. 3.4. Kiểm soát Chi phí sản xuất chung 3.4.1. Triển khai các mục tiêu Giống như ba khoản mục chi phí trên, Chi phí sản xuất chung cũng phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực theo chế độ kế toán hiện hành. 3.4.2. Đo lường các kết quả Hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến Chi phí sản xuất chung được thực hiện đầy đủ theo quy định. Các Chi phí sản xuất chung được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí sản xuất chung. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình… Đvt: đồng TT Nhóm chi phí Dự toán Thực tế A Chi phí nhân viên B Chi phí vật liệu C Chi phí dụng cụ sản xuất D Chi phí khấu hao TSCĐ E Chi phí dịch vụ … Cộng 3.4.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Với việc lập dự toán cho mỗi công trình, sau khi thực hiện thi công thì phải so sánh tình hình thực hiện Chi phí sản xuất chung với dự toán đó. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình… Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch Giá trị Tỷ trọng Chi phí sản xuất chung 3.4.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán, tìm ra điểm yếu kém để tăng cường quản lý đối với các công trình sau này. Ngoài việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân dẫn tới những chênh lệch so với dự toán, thì cần xác định đâu là định phí, đâu là biến phí để có biện pháp quản lý phù hợp. Việc phân tích các chi phí cấu thành trong khoản mục Chi phí sản xuất chung thường được thực hiện kết hợp với ba khoản mục chi phí trên, sau khi phân tích phải tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự biến động của các chi phí này, như: do không đảm bảo đầy đủ công cụ dụng cụ cho thi công, thời gian thi công kéo dài, hệ thống quản lỹ kém…Để quản lý chặt chẽ hơn các chi phí phát sinh thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan. 3.4.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Cần phải phân chia Chi phí sản xuất chung thành các phân tổ để thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi: + Chi phí quản lý hành chính: bao gồm các khoản chi phí nhằm đảm bảo cho việc tổ chức bộ máy quản lý và chỉ đạo sản xuất như: tiền lương, phụ cấp lương, lương phụ và các khoản trích theo lương của cán bộ trong bộ máy chỉ đạo sản xuất, chi phí về điện nước, tiếp khách, văn phòng phẩm… + Chi phí phục vụ thi công: bao gồm chi phí khấu hao, sửa chữa công cụ thi công, chi phí về biện pháp an toàn, bảo hộ lao động, … + Chi phí khác: các khoản chi phí khác ngoài hai loại trên 3.4.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp hơn. III- Một số vấn đề khác có liên quan 1. Môi trường làm việc Tạo một môi trường làm việc tốt sẽ giúp mọi nhân viên của Tổng công ty làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn. Ban lãnh đạo trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra làm gương cho các bộ phận cấp dưới, không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các phòng ban trong Tổng công ty phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc, và thường xuyên báo cáo tình hình cho ban giám đốc. 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật Để khuyến khích nhân viên và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao thì ban lãnh đạo Tổng công ty phải có những chính sách khen thưởng hợp lý như: quy định thời gian hoàn thành công việc, ai thực hiện tốt sẽ được tăng lương hoặc tăng thời gian nghỉ phép trong năm…, ai thực hiện công việc không tốt, không có tinh thần trách nhiệm phải bị phê bình.. .Với lực lượng thuê ngoài nếu có hành vi vi phạm, thiếu trung thực, thiếu trách nhiệm thì tùy mức độ mà có hình thức kỷ luật. Với các cán bộ có năng lực chuyên môn, làm việc đạt kết quả cao, cần được đề bạt chức vụ cao hơn. 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề Công tác đào tạo và kiểm tra, nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo công nhân phải được lập kế hoạch trong năm và thực hiện đầy đủ, sau khi dào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng khả năng và phân công công việc phù hợp. Mỗi công trình thi công phải có chính sách tuyển dụng cụ thể và phải kiểm tra trình độ tay nghề của lực lượng lao động thuê ngoài nhằm đảm bảo chất lượng công trình, đẩy nhanh tiến độ thi công. KẾT LUẬN ——— cd ——— Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mình đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với nhà quản lý. Đối với Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam cũng vậy, Ban lãnh đạo luôn tìm các biện pháp thích hợp để ngày càng đáp ứng được yêu cầu của thị trường cũng như thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Việc kiểm soát chi phí xây lắp trên hai mặt là: kiểm soát vật chất và kiểm soát kế toán đã giúp cho Ban lãnh đạo nẵm bắt được tình hình thực hiện chi phí tại các công trình Tổng công ty đảm nhận. Kiểm soát chi phí xây lắp dù được thực hiện ở mặt nào thì cũng phải tuân theo một quy trình cụ thể thì mới phát huy tối đa hiệu quả. Qua quá trình thực tập tại Tổng công ty đã giúp em hiểu hơn về thực tế công tác kế toán cũng như làm quen dần với công việc để sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ. Với sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị trong Phòng Tài chính kế toán và các phòng ban khác, em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích để thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình. Bên cạnh đó là sự hướng dẫn chu đáo của Giảng viên: Th.S Nguyễn Phi Sơn, thầy đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này. Với thời gian thực tập không nhiều và kiến thức còn hạn chế, khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC ——— cd ——— Trang Lời mở đầu 1 Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp 2 I-Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 2 1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ 2 2.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2 3.Các loại kiểm soát nội bộ 3 II-Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2.1. Môi trường kiểm soát 4 2.1.1 Môi trường bên trong 4 2.1.2 Môi trường bên ngoài 5 2.2. Hệ thống kế toán 5 2.3. Thủ tục kiểm soát 6 III-Kiểm soát chi phí xây lắp 7 1.Chi phí xây lắp và ảnh hưởng của nó đến quá trình kiểm soát 7 1.1. Chi phí xây lắp 7 1.1.1. Khái niệm chi phí xây lắp 7 1.1.2. Phân loại CPXL 7 1.2. Ảnh hưởng của CPXL đến công tác kiểm soát 9 2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 10 2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 14 2.3.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 16 2.4.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 18 Phần II: Thực trạng về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 A- Khái quát chung về Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 I-Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 II-Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 22 1.Chức năng, nhiệm vụ 22 2.Phương hướng thực hiện 22 III - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 23 1.Phạm vi lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty 24 2.Quy trình sản xuất các sản phẩm 25 IV- Tổ chức quản lý tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 25 1.Tổ chức bộ máy quản lý 25 2.Chức năng nhiệm vụ các bộ phận 26 V- Tổ chức kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 30 B - Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 31 I- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 31 1. Kiểm soát tổ chức 31 1.1. Vật tư do Tổng công ty mua 32 1.2. Vật tư do đội tự mua 34 2. Kiểm soát kế toán 35 2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 35 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 35 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 35 II-Kiểm soát đối với Chi phí nhân công trực tiếp 39 1.Kiểm soát tổ chức 39 2. Kiểm soát kế toán 40 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 40 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 40 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 40 III- Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 43 1. Kiểm soát tổ chức 43 2. Kiểm soát kế toán 44 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 44 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 44 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 45 IV- Kiểm soát chi phí sản xuất chung 47 1. Kiểm soát tổ chức 47 2. Kiểm soát kế toán 48 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 48 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 48 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 49 Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 51 I- Nhận xét về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 51 1. Về công tác tổ chức xây lắp 51 1.1. Ưu điểm 51 1.2. Nhược điểm 51 2. Về công tác tổ chức kế toán 51 2.1. Ưu điểm 51 2.2. Nhược điểm 52 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp 52 3.1. Ưu điểm 52 3.2. Nhược điểm 53 II- Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 54 1. Về công tác tổ chức xây lắp 54 2. Về tổ chức kế toán 54 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp 55 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 56 3.1.1 Triển khai các mục tiêu 56 3.1.2 Đo lường các kết quả 57 3.1.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 57 3.1.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 57 3.1.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 59 3.1.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 61 3.2. Kiểm soát Chi phí nhân công trực tiếp 61 3.2.1. Triển khai các mục tiêu 61 3.2.2. Đo lường các kết quả 61 3.2.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 61 3.2.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 61 3.2.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 63 3.2.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 63 3.3. Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 63 3.3.1. Triển khai các mục tiêu 63 3.3.2. Đo lường các kết quả 64 3.3.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 64 3.3.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 64 3.3.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 65 3.3.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 66 3.4. Kiểm soát Chi phí sản xuất chung 66 3.4.1. Triển khai các mục tiêu 67 3.4.2. Đo lường các kết quả 67 3.4.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 67 3.4.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 67 3.4.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 68 3.4.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 68 III- Một số vấn đề khác có liên quan 69 1. Môi trường làm việc 69 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật 70 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề 70 Kết luận 71TÀI LIỆU THAM KHẢO “Hạch toán kế toán trong xây dựng” của PGS.PTS Nguyễn Đăng Hạc – NXB Xây dựng 2001 “Kiểm toán” của Vũ Hữu Đức, Võ Anh Dũng – NXB Tài Chính 2004 “Kế toán xây dựng cơ bản” của Th.S Nguyễn Phi Sơn Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán “Kiểm toán nội bộ hiện đại” của Victor Z. Bỉk &…- NXB Tài chính năm 2000 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ——— cd ——— Đà Nẵng, ngày tháng năm 2008 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ——— cd ——— Đà Nẵng, ngày tháng năm 2008 ._.