Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng như tăng năng suất lao động...” (1). Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân. Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra. Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nước ta đang hướng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng. Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nước ta hiện nay em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”. Nội dung của đề án được thể hiện qua ba phần: Chương I: Lý luận về kiểm soát chi phí Chương II: Nội dung kiểm soát chi phí Chương III: Các giải pháp chung của kiểm soát chi phí Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tượng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hướng dẫn em hoàn thành đề án này. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003 Chương I Lý luận về kiểm soát chi phí I. Khái niệm và nội dung chi phí 1. Khái niệm: Trước hết chúng ta thấy rằng chi phí là một phạm trù kinh tế hết sức trìu tượng và phức tạp. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hoá phải hao phí một số lao động nhất định, bao gồm lao động vật hoá biểu hiện dưới hình thái giá trị gọi là tư bản bất biến và lao động sống biểu hiện dưới hình thái giá trị là tư bản khả biến. Đó là hai loại chi phí được gọi chung là hao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá. Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trường Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí được định nghĩa là “ Một bộ phận của giá trị hàng hoá, là số tư bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”. Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định”. Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu. Chi tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định. Như vậy chi phí gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao động... 2. Phân loại chi phí. Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí mua nguyên vật liệu, chi tiền lương, tiền thưởng, chi tiền điện, nước và các nhiên liệu khác, chi phí mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí bao bì quảng cáo, chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí cho nhân viên văn phòng.... Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí. Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể được liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhưng để dễ kiểm soát chúng ta chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm soát. 2.1. Theo đối tượng chi phí. Xét theo đối tượng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi đó là chi phí cho cái gì, và như vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. 2.1.1. Chi phí lao động Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên. Chẳng hạn như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội...Nhưng lao động thì lại có lao động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi phí. Chi phí lao động trực tiếp. Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản tính theo lương phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nó có thể phân bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể. Có thể nêu một vài ví dụ về lao động trực tiếp như: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giao dịch với khách hàng... Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó được coi là chi phí lao động trực tiếp. Chi phí lao động gián tiếp. Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể. Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi làm việc... chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động trên một đơn vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên quan đến việc tính chi phí. Do đó tiền lương của một công nhân có thể là chi phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lương theo tháng và anh ta tham gia vào nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau. Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bộ phận phân xưởng A Công việc đã hoàn thành Nguyên vật liệu đã dùng Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Tổng số thời gian Thứ 2 Vận hành máy 8 Thứ 3 Vệ sinh 8 Thứ 4 Vận hành máy 8 Thứ 5 Vận hành máy 8 Thứ 6 Bảo dưỡng 8 Thứ 7 Vận hành máy 8 Chủ nhật Ta thấy rằng 32 giờ đã được sử dụng để vận hành máy móc sản xuất. Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể được phân bổ trực tiếp cho sản phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ được sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ được sử dụng để bảo dưỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thể phân bổ trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm. Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là xây dựng được bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối lượng công việc của nhân viên phải được hoàn thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp và thời gian lao động trực tiếp. 2.1.2. Chi phí nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác nhau. Trong các ngành công nghiệp nặng như: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí, sắt thép... thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của thành phẩm. Ngược lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ như: da giầy, chế biến thực phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành. Chính vì sự phức tạp đó chúng ta cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một “công nghệ”xác định chi phí cho các doanh nghiệp khác nhau. Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể được phân chia thành chi phí lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp. Cũng tương tự như vậy chi phí nguyên vật liệu cũng có thể được phân chia thành: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Là các chi phí của các nguyên vật liệu được sử dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau: Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗ phun sơn. Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làm cửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy. Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhưng khi dùng cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể. Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sản phẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lượng sơn này không được sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất cửa gỗ. Như vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chi phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Tuy nhiên một nguyên vật liệu được sử dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí cho nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp. Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu. Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đưa vào sản xuất ngay mà phần lớn là nhập kho dự trữ. Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữ nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay để mua nguyên vật liệu... Muốn kiểm soát được chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ. Khi đó có thể ước tính chi phí tồn trữ tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho. 2.1.3. Chi phí chung. Có các khoản chi phí phát sinh nhưng không dễ dàng phân bổ cho một đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể. Những chi phí như vậy được gọi là chi phí chung. Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thường là các chi phí chung, ví dụ như: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện nước, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lương trả cho nhân viên không trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ như: nhân viên bảo vệ, thợ bảo dưỡng, thư ký và nhân viên lễ tân. 2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí. Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng không thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí cố định. 2.2.1. Chi phí cố định. Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi lượng hàng sản xuất ra. Ví dụ như chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhưng là do thoả thuận với bên cho thuê và chịu ảnh hưởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lượng bánh ngọt sản xuất ra. 2.2.2. Chi phí biến đổi. Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lượng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi. Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với chi phí cố định vì định phí thường là những chi phí đã trả trước, nay được khấu hao lại hay những chi phí đã được thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng. 3. Định mức chi phí. Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý. Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể”(2). Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào. Định mức chi phí có hai nội dung chính sau: Định mức giá: Được xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại. Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng thành phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lượng và loại lao động sản xuất, làm việc trong doanh nghiệp. Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. II. Kiểm soát chi phí. 1. khái niệm: Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? . Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể được cụ thể qua sơ đồ sau: kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003 Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí Phương tiện, công cụ Các tiêu chuẩn định mức Nguyên tắc kiểm soát chi phí Nội dung kiểm soát chi phí Hình thức kiểm soát chi phí Chi phí cho hoạt động kiểm soát Hệ thống kiểm soát chi phí Điều chỉnh cụ thể Mục tiêu kiểm soát chi phí Quá trình kiểm soát chi phí 2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí. Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng. 3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau: Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí Như vậy để thu được nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách: Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lượng hàng hoá sản xuất ra không đổi. Nhưng thường thì chúng ta nhận được kết quả lại khi mà trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá bổ sung. Như vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi. Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay. Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để. 4. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả. Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Quan hệ cung cầu trên thị trường đâù vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó. Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó. Chương II Nội dung kiểm soát chi phí I. Nguyên tắc chung. 1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát. Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người. Có như vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả. 2. Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi. Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao... là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động. Ví dụ như cần thắt chặt kỷ luật hoặc thưởng phạt hợp lý để người lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ. Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao được hiệu quả...có như vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào. 3. Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng là một vế của bảng cân đối kế toán. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác từ đó đưa ra giải pháp thích hợp. 4. Nguyên tắc khách quan. Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí như đã phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vấn đề lợi ích. Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả. Rõ ràng kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện làm hư hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát. 5. Nguyên tắc có chuẩn mực. Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Về thời hạn, số lượng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp. 6. Nguyên tăc kinh tế. Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến con người, công cụ vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp. Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiều đề ra. II. Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí. Trong việc kiểm soát chi phí bước đầu tiên là xác định khoản nào cần chi rồi hướng các khoản chi đó tới chi phí mong muốn. Trong chương I em đã trình bày khái niệm định mức chi phí. Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu những định mức chi phí khác nhau và làm thế nào để áp dụngvào việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Nội dung này sẽ được gắn với nhiều ví dụ khác nhau. 1. Xây dựng định mức. Đây là công việc rất khó khăn đòi hỏi mức độ lượng hoá cao để doanh nghiệp có căn cứ phân tích đánh giá các khoản chi phí. Cần phải xây dựng hai loại định mức cơ bản là định mức giá và định mức lương. 1.1. Định mức giá Được xác định bằng cách công tổng các chi phí liên quan lại.Khi cần xây dựng định mức giá về nguyên vật liệu chúng ta sẽ cộng các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu và xem xét mối quan hệ với nguồn vốn của chúng ta, vốn sản phẩm. Trong một thị trường mà có nhiều nhà cung cấp chúng ta sẽ xác định giá nguyên vật liệu nào hợp lý nhất. Ví dụ như một quán cơm cung cấp các sản phẩm là các món ăn theo suất từ 5000đồng- 12000 đồng. Thì trong đó giá gạo và gía thức ăn chỉ được phép từ 4000 đồng- 10000 đồng và theo đó sẽ xác định giá gạo nào là hợp lý... Thông thường định mức giá phụ thuộc vào thị trường và ít ảnh hưởng của nhà quản lý. Cũng như vậy với tiền lương cũng có giá trị cụ thể vì thế cần có định mức lương. Tiền lương và các khoản chi lương liên quan tới lao động được cộng lại hình thành định mức lương. Cần phải xem xét công đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thì cần loại lao động ứng với mức lương nào. Ví dụ một cửa hàng Internet cần thuê một nhân viên trông phòng máy. Với mức độ công việc không mấy khó khăn như vậy cửa hàng chỉ cần những người có trình độ tin học ở mức độ trung bình với mức lương khoảng 700000 đồng/tháng đến 800000 đồng/tháng thay vì những kỹ sư công nghệ thông tin với mức lương vài triệu đồng. Đây là những định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép sai lệch ở mức độ chấp nhận được khi thực hiện. Nếu như doanh nghiệp có đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được những định mức này. 1.2. Định mức lượng Đó là việc xác định cụ thể những số lượng cụ thể về nguyên vật liệu, thời gian hao phí lao động xã hội cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng. Để xác định định mức lượng thì doanh nghiệp cần đến các chuyên gia hạch toán kinh tế và cả những kỹ sư. Ví dụ khi doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ gia dụng. Cần xây dựng định mức lương với sản phẩm bàn ghế salon. Khi đó cần xác định lượng gỗ hao tốn là bao nhiêu m3? Thời gian hoàn thành là bao nhiêu giờ lao động? Định mức lượng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vì các yếu tố thị trường. Ta đặc biệt thấy rõ điều này ở các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nơi mà vấn đề bảo quản nông sản đóng vai trò quan trọng.Đồng thời việc thắt chặt kỷ luật làm việc và hạn chế thời gian nhàn rỗi ngoài dự kiến do các nguyên nhân khác nhau (mất điện, thiếu nguyên vật liệu) doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và giảm thời gian lao động/1đvsp. Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống định mức hiệu quả, chính xác và giám sát thực hiện theo định mức đó. 2. Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả. Xuất phát từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phí. Biến động có thể là bất lợi nếu chi phí thực sự lớn hơn chi phí định mức và sẽ có lợi nếu chi phí thực nhỏ hơn chi phí định mức. Nhưng dù là có lợi hay bất lợi thì điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đó, xem xét nguyên nhân sâu xa của sự biến động để có những quyết định đúng đắn tiếp theo. Muốn làm điều đó nhà quản lý cần phải phân tích sự biến động chi phí. Đặt giả thiết rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua lợi nhuận của doanh nghiệp giảm. Sau khi xem xét kỹ các số liệu kế toán thấy rằng chi phí nguyên vật liệu tăng lên quá nhiều. Nhà quản lý cần phải trả lời câu hỏi tại sao chi phí lại tăng lên? Do yếu tố khách quan - giá cả nguyên vật liệu tăng lên do yếu tố chủ quan - lượng phế liệu quá nhiều. Đó là một ví dụ phân tích biến động chi phí, nhưng khi chi phí biến đổi thì có thể do một hoặc tập hợp các loại chi phí khác nhau như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. Và để phân tích sự biến động một cách chi tiết theo một phương pháp đúng chúng ta có thể sử dụng “Biểu đồ biến động chi phí”(3 TS.Nguyễn Đại Thắng, Kiểm soát chi phí, NXB Trẻ, trang 34 ) Biến động lợi nhuận Biến động doanh thu Biến động chi phí Biến động lượng bán Biến động giá bán Sơ đồ 1: Mô hình biến động lợi nhuận Và biến động chi phí được cụ thể, chi tiết hoá như sau: Biến động chi phí Biến động biến phí sản xuất Biến động chi phí BHvà QL Biến động định phí sản xuất Biến động CPNVL Biến động các biến phí sản xuất khác Biến động CPNCTT Biến động giá Biến động lương sử dụng Biến động năng suất Biến động thời gian dỗi Biến động lương Sơ đồ 2: Mô hình biến động chi phí Việc tính giá thành sản phẩm theo định mức từng chi phí sẽ giúp ta thấy được các biến động chi phí. Như vậy ta sẽ biết cụ thể chi phí nào biến động và do nguyên nhân nào, biến động chi phí nguyên vật liệu có thể do giá tăng hoặc sử dụng nguyên vật liệu không hiệu quả tạo ra nhiều phế liệu, cũng như vậy chi phí lao động trực tiếp tăng có thể do lương tăng vì khấu hao lao động hoặc do năng suất lao động giảm cũng có thể vì biến động thời gian nhàn dỗi tăng lên khi mất điện, thiếu nguyên liệu.... Từ đó chúng ta sẽ có những giải pháp thay đổi chứ không phải quy trách nhiệm cho ai đó. Tuy nhiên các biến động thường có quan hệ tương tác với nhau. Chẳng hạn khi ta giải quyết biến động giá bằng cách sử dụng nguyên vật liệu giá rẻ, điều này thường dẫn tới việc tạo ra nhiều phế liệu hơn và biến động lượng sử dụng sẽ tăng. Vì vậy cần xem xét kỹ những hậu quả kèm theo những giải pháp. III. Vấn đề kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nước ta. 1. Về nhận thức, lý lụân. Vấn đề nhận thức và lý luận kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nước ta còn rất non kém. Dẫu rằng bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động cũng muốn kiểm soát chi phí theo mong muốn. Nhưng để có được lợi nhuận các doanh nghiệp thay vì kiểm soát chi phí của mình thì họ lại thường xuyên lo chạy trọt, tìm kiếm những hợp đồng mối làm ăn thiếu tính cạnh tranh. Các doanh nghiệp Việt Nam vì thế chưa thể cạnh tranh bằng lợi thế về giá cả. Vấn đề kiểm soát chi phí chưa được nhận thức sâu sắc vì thế chưa có một công nghệ, khoa học cho vấn đề này ở Việt Nam. Thực tế là có rất ít cuốn sách của Việt Nam viết về kiểm soát chi phí. Cho đến năm 2002 vấn đề này mới được phát triển mà điển hình là Chương trình tập huấn “kiểm soát chi phí” được tổ chức trên toàn quốc do “Chương trình phát triển dự án Sông Mê Kông” (MPDF) bảo trợ. Trong thời điểm này nhận thức và lý luận của các nhà quản lý về kiểm soát chi phí cần phải thấu đáo, sâu sắc để có thể triển khai sáng tạo theo những đặc trưng của doanh nghiệp mình nhằm hạ giá thành sản phẩm. Có như vậy các doanh nghiệp mới hy vọng tự do cạnh tranh trong thời gian tới khi mà nền kinh tế của nước ta hội nhập mạnh vào AFTA. 2. Thực trạng kiểm soát chi phí - hạ giá thành. Xuất phát từ sự yếu kém về nhận thức, lý luận chức năng kiểm soát chi phí mà nước ta các doanh nghiệp phần lớn không kiểm soát được chi phí của mình dẫn tới giá thành sản phẩm rất cao, lãng phí nguyên vật liệu nhiều, năng suất lao động thấp. Ngày nay, số sản phẩm Công nghiệp của Việt Nam đã có uy tín và vị trí trên thị trường. Nhưng nhiều sản phẩm trong số đó tồn tại được là nhờ sự bảo hộ của nhà nước thông qua các biện pháp thuế quan và phi thuế quan. “Theo nhận xét của Bộ tài chính, so với thị trường khu vực và thế giới, mức giá đầu vào ở Việt Nam có sự chênh lệch rất lớn, cũng có nghĩa là chi phí đầu vào của các doanh nghiệp Việt Nam rất cao”(4 Phan Thanh Phố, Giảm chi phí - vấn đề nan giải, Tạp Chí Công nghiệp Việt Nam số 20/2002 ). Tuy rằng kiểm soát chi phí và giảm chi phí là không đồng nhất nhưng đều hướng tới giải quyết vấn đề giảm chi phí sản xuất mà đây là vấn đề nan giải ở nước ta. Thời hạn Việt Nam cam kết cắt giảm thuế quan theo CEPT/AFTA đang tới gần. Do vậy, để tồn tại các doanh nghiệp buộc phải nâng cao tính cạnh tranh, trong đó nhân tố quan trọng là giảm chi phí. Muốn giảm chi phí lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Ngoài yếu tố chủ quan còn các nhân tố khách quan như cơ chế, chính sách của nhà nước. Về phần các doanh nghiệp họ đã tập trung vào vấn đề giảm chi ._.