Kiểm soát chi phí tại Công ty Du lịch Công Đoàn

dịch vụ, thuế ... Tóm lại, theo quan điểm của kế toán tài chính, chi phí của doanh nghiệp là toàn bộ các hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh biểu hiện bằng tiền và tính cho một thời kỳ nhất định. b) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế toán quản trị : Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí là cung cấp thông tin chi phí thích hợp, hữu ích kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, đối với kế toán quản trị không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như quan điểm của kế toán tài chính, chi phí còn được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Lý do này, chi phí có thể là dòng phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động hằng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định, chi phí cũng có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, hy sinh cơ hội kinh doanh ... Trên cơ sở này, khi nhận thức chi phí trong kế toán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, môi trường kinh doanh hơn là chứng cứ - chứng từ. 2. Phân loại chi phí : Không phải các thông tin về chi phí do kế toán tài chính tập hợp được cứ để nguyên như thế mà cung cấp cho nhà quản trị. Hằng ngày các nhà quản trị phải ra nhiều quyết định, với mỗi quyết định khác nhau cần có những thông tin khác nhau. Đối với chi phí, nhà quản trị cần có những thông tin về chi phí theo những khía cạnh khác nhau trước khi ra quyết định. Đó là những thông tin hết sức hợp lý vì vậy cần phải phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau. 2.1. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế : a) Chi phí nhân công : Yếu tố chi phí nhân công bao gồm : - Các khoảng tiền lương phải trả cho người lao động - Các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT của người lao động. Tổng chi phí lao động chính là tổng quỹ lương, BHXH của doanh nghiệp. Như vậy, sự nhận thức yếu tố chi phí lao động giúp nhà quản trị xác định được tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Ở góc độ khác, sự nhận thức này cũng chính là cơ sở để nhà quản trị hoạch định mức tiền lương bình quân cho người lao động, tiền đề điều chỉnh chính sách lương để đạt được sự cạnh tranh về nguồn lao động. b) Chi phí nguyên vật liệu : Yếu tố chi phí nguyên vật liệu bao gồm giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Yếu tố này bao gồm : - Chi phí nguyên vật liệu chính : Đây chính là chi phí mua và giá mua của những loại nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó thường phát sinh trong lĩnh vực sản xuất, cấu thành nên cơ sở vật chất chính của sản phẩm hoặc giữ vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm. - Chi phí nhiên liệu : Là giá mua và chi phí mua của nhiên liệu dùng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Thực chất nhiên liệu cũng là nguyên vật liệu phụ nhưng nó giữ vai trò quan trọng trong danh mục nguyên vật liệu, vì vậy, cần xếp nó vào một thành phần để quản lý và đôi khi để kiểm soát khi có sự xáo trộn do tình hình biến động nguồn nhiên liệu, năng lượng trên thị trường. - Chi phí nguyên vật liệu phụ : Đây chính là giá mua và chi phí mua của những loại nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, độ bền, vẻ thẩm mỹ của sản phẩm hoặc những loại nguyên vật liệu dùng trong công việc hành chính, văn phòng máy móc, thiết bị. - Chi phí phụ tùng thay thế : Bao gồm giá mua và chi phí mua của các loại phụ tùng thay thế dùng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Thực chất phụ tùng thay thế cũng là nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên chúng bao gồm những bộ phận, chi tiết dùng thay thế trong máy móc thiết bị khi sửa chữa. - Chi phí nguyên vật liệu khác : Bao gồm tất cả giá mua và chi phí mua của những loại nguyên vật liệu chưa thuộc vào các yếu tố trên như chi phí nguyên vật liệu đặc thù, chi phí về phế phẩm, phế liệu tận dụng. Sự nhận thức chi phí nguyên vật liệu giúp cho nhà quản trị xác định được tổng giá phí nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được tổng mức luân chuyển, tổng mức dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu, gây cản trở cho quá trình sản xuất kinh doanh. Xa hơn nữa, đây cũng là cơ sở hoạch định các mặt hàng thiết yếu để chủ động trong công tác cung ứng vật tư cần thiết. c) Chi phí công cụ dụng cụ : Yếu tố này bao gồm giá mua và chi phí mua của tất cả các công cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Tổng chi phí công cụ dụng cụ là tiền đề để nhà quản trị hoạch định mức luân chuyển qua kho, định mức dự trữ, nhu cầu thu mua công cụ dụng cụ cho hợp lý. d) Chi phí khấu hao tài sản cố định : Yếu tố này bao gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Qua dòng chi phí khấu hao, giúp nhà quản trị nhận biết được mức chuyển dịch, hao mòn tài sản. Từ đây, nhà quản trị hoạch định tốt hơn chiến lược đầu tư, đầu tư mở rộng để đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị thích hợp cho tiến trình sản xuất kinh doanh. e) Chi phí dịch vụ thuê ngoài : Bao gồm giá phí gắn liền với các dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà cửa phương tiện ... Qua dòng chi phí này nàh quản trị sẽ hiểu rõ hơn tổng mức dịch vụ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để thiết lập quan hệ trao đổi, cung ứng với các đơn vị dịch vụ tốt hơn. f) Chi phí khác bằng tiền : Yếu tố này bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp thường thanh toán trực tiếp trong kỳ kế toán. Đây cũng là dòng tiền mặt chi tiêu nhỏ tại doanh nghiệp. Vì vậy, sự nhận thức yếu tố này giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách tiền mặt chi tiêu nhỏ, hạn chế những tồn đọng tiền mặt, tránh bớt những tổn thất, thiệt hại trong quản lý vốn bằng tiền. 2.2. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế : a) Chi phí nhân công trực tiếp : Khoản mục chi phí này bao gồm : - Tiền lương công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất. - Các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất như KPCĐ, BHXH, BHYT. Song song với chi phí lao động trực tiếp là dòng chi phí lao động gián tiếp liên quan đến chi phí của công nhân viên hoặc người lao động thực hiện các công việc phục vụ bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị. b) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Bao gồm toàn bộ những khoản chi phí liên quan đến chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây chính là chi phí nguyên vật liệu chính. Ngoài chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn bao gồm chi phí của nguyên vật liệu (kể cả nhiên liệu) dùng trực tiếp trong sản xuất sản phẩm. Khi nhận dạng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. Bởi lẽ, chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những dòng chi phí liên quan với quá trình phục vụ, quản lý sản xuất. Trong quản lý chi phí, để dễ dàng nhận diện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên hồ sơ kỹ thuật sản xuất, đặc biệt là định mức vật tư trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được thiết lập định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm; chi phí nguyên vật liệu phụ không liên quan trực tiếp, vì vậy khó thiết lập định mức theo từng loại, chúng thường được ước tính tỉ lệ trên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí trực tiếp. Về phương diện hạch toán, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán trực tiếp cho từng quá trình sản xuất sản phẩm. Ngược lại chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó hạch toán trực tiếp cho quá trình sản xuất mà đòi hỏi phải tập hợp chung sau đó mới phân bổ. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm trong các quyết định liên quan đến chi phí. c) Chi phí sản xuất chung : Bao gồm : - Chi phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ chức quản lý sản xuất tại phân xưởng. - Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất. - Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất - Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất : điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau, chúng thường liên quan đến nhiều quá trình sản xuất sản phẩm, ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhân quả. Vì vậy chúng ta có thể khẳng định đây là một bộ phận chi phí sản xuất khó xây dựng định mức và cũng chính là bộ phận chi phí dẫn đến việc định lượng, quyết định sai sót, đặc biệt là đối với những quy trình sản xuất, bộ phận mà chi phí này chiếm tỷ lệ lớn. d) Chi phí bán hàng : Chi phí bán hàng còn được gọi là chi phí lưu thông, là những dòng phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng. Khoản mục chi phí bán hàng thường bao gồm : - Chi phí về lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ. - Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ dùng trong việc bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ ... - Chi phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong việc bán hàng : nhà kho, phương tiện vận chuyển. - Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng ... - Chi phí khác bằng tiền ... Như vậy, chi phí bán hàng cũng là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau. Chúng phát sinh liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động bán hàng. Đây là mục chi phí mà việc hạch toán, phân bổ phức tạp và đôi khi chúng gây nên sự nhận thức sai lệch thông tin chi phí trong từng sản phẩm, bộ phận khi báo cáo kết quả kinh doanh. e) Chi phí quản lý doanh nghiệp : Bao gồm : - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quản trị văn phòng. - Chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng. - Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm ... phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp. - Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản. - Các khoản chi phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh do biến động thị trường : dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau và khá phức tạp. Đây là khoản mục chi phí liên quan khá chặt chẽ đến quy mô, trình độ tổ chức quản trị của doanh nghiệp. Vì vậy sự phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, dẫn đến đánh giá sai lầm thành quả đóng góp, kiềm chế tính năng động và sáng tạo của các bộ phận. f) Chi phí khác : Ngoài những chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong thành phần chi phí của doanh nghiệp còn tồn tại những dòng chi phí khác. Về cơ bản, đây chính là dòng chi phí hoạt động tài chính chi phí hoạt động bất thường, dòng chi phí này thường chiếm tỷ lệ nhỏ. 2.3. Phân loại theo cách ứng xử chi phí : a) Biến phí : Biến phí là những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ ... Trong doanh nghiệp, biến phí tồn tại khá khổ biến : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp ... Những chi phí này khi mức độ hoạt động của đơn vị gia tăng thì chúng cũng gia tăng tỷ lệ thuận và ngược lại. Biến phí không thuần nhất một hình thức tồn tại mà còn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau. - Biến phí thực thụ : Đây là một loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Với cách ứng xử này, để thực sự kiểm soát biến phí thực thụ tốt hơn, nhà quản lý không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một mức độ hoạt động ở mức độ khác nhau. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát tốt biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ. - Biến phí cấp bậc : Khác với biến phí thực thụ, biến phí cấp bậc cũng là biến phí. Tuy nhiên sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định. Để kiểm soát tốt chi phí cấp bậc, chúng ta cần phải lựa chọn mức độ hoạt động thích hợp và xây dựng hoàn thiện định mức biến phí ở từng cấp bậc tương ứng. b) Định phí : Định phí là những mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi; ngược lại, nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động, định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại khi doanh nghiệp gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ hoạt động sẽ giảm dần. Định phí tồn tại dưới nhiều hình thức. - Định phí bắt buộc : Là những dòng định phí liên quan đến khấu hao tài sản dài hạn, chi phí sử dụng tài sản dài hạn và chi phí liên quan đến lương của các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc : + Tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh + Không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn Với những đặc điểm cơ bản trên, việc kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý. - Định phí không bắt buộc : Còn được xem như chi phí bất biến quản trị. Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của các nhà quản trị : chi phí quảng cáo, nghiên cứu giao tiếp. c) Chi phí hỗn hợp : Chi phí hỗn hợp là những khoản mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau. Ở mức độ hoạt động nào đó chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động khác chúng có thể thể hiện đặc điểm của biến phí. Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và chủ động trong quản lý chi phí, chi phí hỗn hợp được phân tích và lượng hóa theo yếu tố bất biến và khả biến. 2.4. Các cách phân loại chi phí khác : a) Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp : - Chi phí trực tiếp là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc đó. - Chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, nhiều đối tượng khác nhau, nên tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. b) Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được : - Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở cơ quan cấp quản lý nào đó nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó đồng thời nhà quản trị cũng có thẩm quyền về sự phát sinh của nó. - Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyết định về loại chi phí đó. Để hiểu được dòng chi phí kiểm soát được và dòng chi phí không kiểm soát được ta phải căn cứ vào hai yếu tố cơ bản : + Đặc điểm phát sinh của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. c) Chi phí cơ hội : Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hay phải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế một hoạt động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại là cơ sở để lựa chọn phương án hành động. d) Chi phí chìm : Là những dòng chi phí luôn luôn xuất hiện trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh. Đây là dòng chi phí mà nhà quản trị chấp nhận không có sự lựa chọn. e) Chi phí chênh lệch : Chi phí chênh lệch được ghi nhận những dòng chi phí hiện diện, xuất hiện một phần trong các phương án sản xuất kinh doanh này hoặc chỉ xuất hiện một phần trong các phương án sản xuất kinh doanh khác. II. KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ : 1. Kiểm soát : a) Khái niệm : Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. b) Bản chất của kiểm soát trong quá trình quản lý : Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu đã xây dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được mục tiêu tốt hơn. Theo đó thực hiện kiểm soát là dựa vào các định mức, chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. c) Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn. 2. Kiểm soát chi phí : a) Khái niệm : Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đề ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. b) Vai trò của kiểm soát chi phí đối với công tác quản lý : Kiểm soát chi phí mang tính liên tục trong việc quản lý, điều quan trọng không phải nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện đâu là chi phí kiểm soát để đưa ra biện pháp kiểm soát thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức mà mình đã bỏ ra. III. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP DL - DV : 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp du lịch dịch vụ : Việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp du lịch dịch vụ phải đảm bảo yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị du lịch : ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt động du lịch, xác định kết quả từng phần (từng bộ phận) và toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm của du lịch dịch vụ ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp du lịch thể hiện ở các nội dung sau : - Đối tượng hạch toán chi phí có thể là từng bộ phận hay toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Đặc điểm sản phẩm du lịch : + Du lịch cung cấp các sản phẩm không tồn tại dưới dạng vật chất, vì vậy khách du lịch không thể đánh giá sản phẩm du lịch bằng các tiêu chuẩn kỹ thuật, bằng các chỉ tiêu chất lượng được lượng hóa một cách rõ ràng, mà chỉ có thể đánh giá bằng các giác quan hoặc cảm nhận thông qua thực tế hay danh tiếng đã được phục vụ. + Sản phẩm dịch vụ du lịch được sản xuất, tiêu thụ và sử dụng trong cùng lúc trên cùng địa điểm. Chính vì vậy, kinh doanh dịch vụ du lịch không có thành phẩm lưu kho làm phần đệm điều chỉnh theo sự thay đổi thất thường của nhu cầu thị trường. + Sản phẩm du lịch xa nơi ở của khách, không thể di chuyển được và khách thường phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền trước khi thấy sản phẩm. Những đặc điểm trên ảnh hưởng rất lớn đến việc hạch toán chi phí kinh doanh, tính giá thành và kết quả kinh doanh du lịch ... 2. Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp : Nhà quản lý sau khi đã triển khai thực hiện chi phí thì phải đồng thời kiểm soát chi phí đó và kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện đó. Phương pháp để kiểm tra đánh giá thường được sử dụng là phương pháp so sánh. Để thực hiện chức năng này, nhà quản lý cần được cung cấp các báo cáo thực hiện để đánh giá, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản lý nhận ra những vấn đề hạn chi phí hế cần có sự điều chỉnh. a) Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí : Sự cần thiết và ý nghĩa của việc lập dự toán chi phí : Bất kỳ một tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả đều phải có một kế hoạch. Dự toán là cách thể hiện về lượng các mục tiêu của quản lý và là công cụ được dùng để phân tích quá trình hướng tới các mục tiêu kế hoạch. Một dự toán càng chính xác và hợp lý bao nhiêu thì việc tiến hành thực hiện kế hoạch và quản lý càng hiệu quả bấy nhiêu. Một bảng dự toán hiệu quả phải gắn chặt với chức năng quản trị và các hệ thống kế toán. Đối với một doanh nghiệp việc lập dự toán nhất là dự toán chi phí có thể coi là quan trọng : - Nó cung cấp toàn bộ các thông tin về chi phí kế hoạch một cách có hệ thống của một bộ phận nào đó. - Dự toán trước được những khó khăn để có biện pháp ngăn ngừa và hạn chế rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh. - Là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. - Xác định rõ các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. Một trong những cơ sở để dịch vụ được cung cấp đến khách hàng tốt nhất là tổng dự toán chi phí bỏ ra - đây là tổng mức chi phí cần thiết cho việc cung cấp các dịch vụ hoàn hảo nhất, đồng thời cũng là kế hoạch để quản lý các chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. b) Tổ chức kế toán chi tiết trong quá trình hoạt động : + Kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu : Chi phí nguyên vật liệu phát sinh từ nguyên liệu mua trực tiếp bên ngoài chi phí nguyên vật liệu được xác định thông qua "Bảng kê". Đây là chứng từ chi tiết phản ánh tình hình nguyên liệu được sử dụng tại bộ phận nhà hàng. Căn cứ vào số lượng khách đặt tiệc và yêu cầu của khách lưu trú, kế toán chi tiết sẽ lên bảng kê nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. BÁO CÁO CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Tháng ..... năm 200... STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng + Kế toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp : Căn cứ để xác định tiền lương của lao động là các chứng từ theo dõi lao động như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương. Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở để lập bảng tính lương hàng tháng và xét khen thưởng của quý hoặc cuối năm. Kế toán trưởng có thể tham gia trực tiếp vào việc kiểm soát và theo dõi chi phí lao động. Để giúp cho công tác quản lý lao động tiến hành đúng kế hoạch thì bảng chấm công phải được ghi nhận và theo dõi đúng đắn nhằm kiểm soát tốt nhiệm vụ công việc của các nhân viên được chính xác. Vì vậy, người quản lý có một quyền hạn nhất định đối với nhân viên và phải chịu trách nhiệm của mình : - Kiểm soát việc chấm công - Kiểm soát chất lượng công việc - Chuyển bảng chấm công đến bộ phận thích hợp để phân tích Cuối tháng bộ phận kế toán tổng hợp toàn bộ công việc cùng với bảng chấm công để lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Tháng ..... năm 200... STT Họ và tên nhân viên Chức vụ Số ngày công Đơn giá Thành tiền Tổng cộng  + Kế toán chi tiết chi phí sản xuất chung : Bản chất chi phí sản xuất chung là chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh, tuy nhiên khoản mục chi phí này được cấu thành từ nhiều yếu tố chi phí có đặc điểm vận động khác nhau và có yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, trong việc lập dự toán cũng như trong quá trình phân tích sự biến động chi phí sản xuất chung cần phân loại riêng rẽ khoản mục chi phí này thành biến phí sản xuất chung, định phí sản xuất chung. Toàn bộ chi phí sản xuất chung khi phát sinh sẽ được kế toán ghi vào sổ chi tiết TK627. Cuối kỳ kế toán lên bảng báo cáo chi phí quản lý chung. BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG Tháng ..... năm 200... STT Chỉ tiêu Kỳ trước Kỳ này Lũy kế I Tổng chi 1 Chi phí công cụ dụng cụ 2 Chi phí điện nước, fax ... ... II Tổng thu 1 Số dư đầu năm ... ... III Chênh lệch Tóm lại, kiểm soát chi phí là vấn đề cần thiết của một đơn vị, nó giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về kế hoạch mà mình đặt ra, đồng thời kiểm soát chi phí cũng giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có nhằm đáp ứng nhiều hơn nữa thị hiếu của người tiêu dùng. PHẦN II KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG : I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY : 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty : Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng là sự sáp nhập của Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn Đà Nẵng với Khách sạn Du lịch Công đoàn Thanh Bình thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng. Theo Quyết định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam số 1623/QĐ-TLĐ đến Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng số Công văn 1138 ngày 09.9.2005 về việc thành lập Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng. - Căn cứ Luật Công đoàn năm 1990 - Căn cứ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 14.9.2001 của Chính phủ về việc chuyển các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành Công ty TNHH một thành viên. - Căn cứ Nghị quyết 36/NQ-BCH ngày 02.7.2004 của BCH Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế công đoàn. - Căn cứ Công văn số 893/TLĐ ngày 27.5.2004 của BCH Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc sắp xếp chuyển đổi doanh nghiệp Công đoàn. - Căn cứ Tờ trình số 33/TTr-LĐLĐ ngày 18.7.2005 của Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng. Vì sự sáp nhập này cho nên quá trình hình thành, phát triển, đặc điểm sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng có mối quan hệ chặt chẽ với quá trình hình thành và phát triển của Khách sạn Công đoàn Thanh Bình. Khách sạn Công đoàn Thanh Bình lúc đầu chỉ là cư xá của sĩ quan ngụy Sài Gòn trước năm 1975, sau giải phóng bộ đội biên phòng tiếp nhận, cho đến tháng 6 năm 1978 khách sạn là Liên hiệp Công đoàn trong một thời gian ngắn, sau đó đổi tên là nhà nghỉ dưỡng sức. Đến cuối năm 1993 do sự sắp xếp và những thay đổi trong ngành du lịch Việt Nam đã tạo điều kiện cho nhà nghỉ dưỡng sức hội nhập nền kinh tế, nền khách sạn chung của cả nước và đổi tên thành Khách sạn Công đoàn Thanh Bình. Khách sạn nằm ở số 02 đường Ông Ích Khiêm, thành phố Đà Nẵng, một mặt đối diện với biển Thanh Bình, đây là một vị trí rất thuận lợi cho việc nghỉ dưỡng tại khách sạn. Vì vậy, khách sạn có lợi thế để cung cấp và thực hiện các hợp đồng về các kỳ nghỉ dưỡng, nghỉ hè. Trong những năm qua, Khách sạn Công đoàn Thanh Bình đã không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao chất lượng phục vụ và khách sạn đã thu hút được một lượng lớn khách du lịch trong và ngoài nước đến lưu trú. Trong tương lai, khách sạn sẽ đạt được nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh củng cố vị trí của mình trên thị trường du lịch. Sau khi sáp nhập Đoàn Chủ tịch quyết định : - Tên công ty : Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng. - Tên viết tắt : Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng - Tên tiếng Anh : Danang Trade Union Tourist Co.Ltd - Tên giao dịch : CODATOURS - Trụ sở chính : 02 Ông Ích Khiêm, quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng - Vốn điều lệ của công ty : 5.547.910.670đ (năm tỷ năm trăm bốn mươi bảy triệu chín trăm mười nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn). - Chủ sở hữu của công ty : Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam - Địa chỉ : Số 82 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm - Hà Nội - Đại diện chủ sở hữu của công ty : Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng - Địa chỉ : Số 48 Pasteur, quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty : a) Chức năng : Công ty là một đơn vị Nhà nước, kinh doanh dựa trên nguyên tắc hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản mở tại ngân hàng, có con dấu riêng. Cơ cấu tổ chức công ty thực hiện theo mô hình chủ tịch công ty kiêm giám đốc (sau đây gọi là giám đốc). Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng chịu trách nhiệm bổ nhiệm các chức danh quản lý của công ty (giám đốc, kế toán trưởng, phó giám đốc). Công ty hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty đã được Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng phê duyệt. b) Nhiệm vụ : - Kinh doanh ngành nghề đã đăng ký - Thực hiện đúng pháp luật, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, bảo vệ môi trường, phát huy bản sắc văn hóa Việt Nam. - Thực hiện các nghĩa vụ do Nhà nước quy định - Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên - Tích cực tham gia các phong trào mà Liên đoàn đề ra ... II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY : 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh du lịch - dịch vụ : Du lịch là một ngành kinh tế tổng hợp, hoạt động trên nhiều lĩnh vực : sản xuất (sản xuất chế biến hàng ăn, hàng uống ...); lưu thông; dịch vụ ... Hoạt động du lịch không khí đa dạng, phong phú về nghiệp vụ kinh doanh mà còn đa dạng về chất lượng của từng hoạt động. Tính đa dạng đó phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng thanh toán của khách. Kinh doanh du lịch hoạt động trên nhiều lĩnh vực nhưng đều cùng nhằm mục đích phục vụ một cách đầy đủ nhu cầu của khách trong thời gian lưu trú tại điểm du lịch. Các hoạt động này được tiến hành cùng lúc tạo nên tính đa dạng, phong phú phức tạp của kinh doanh du lịch ... Xu thế sáp nhập Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn Đà Nẵng với Khách sạn Du lịch Công đoàn Thanh Bình đã tạo ra một bước phát triển mới đó là sự đa dạng hơn về các ngành nghề kinh doanh. Nếu như trước kia hoạt động kinh doanh c._.