Kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong Doanh nghiệp xây dựng giao thông

ối với doanh nghiệp. Sau khi được Bộ môn Kinh tế xây dựng giao đề tài đồ án tốt nghiệp: “Kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong doanh nghiệp xây dựng giao thông” em đã vận dụng những kiến thức đã học và tìm hiểu thực tế ở công ty dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Th.s Nguyễn Quỳnh Sang đã hoàn thành xong đề tài của mình. Nội dung đồ án của em được thể hiện qua 3 phần: Chương 1: Những vấn đề chung về chi phí, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp XDGT. Chương 2: Thực trạng chi phí và kiểm soát chi phí của công ty CP ĐTPT và XDGT 208. Chương 3: Một số giải pháp kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong công ty CP ĐTPT và XDGT 208. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s Nguyễn Quỳnh Sang đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho em trong suốt quá trình thực hiện đồ án. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên chắc chắn trong đồ án còn nhiều thiếu sót em mong được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy cô và đóng góp ý kiến của các bạn để đồ án được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện : Nguyễn Vũ Long DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Xây dựng giao thông : XDGT Đầu tư phát triển : ĐTPT Doanh nghiệp : DN Nguyên vật liệu : NVL Nhân công : NC Máy thi công : MTC Tài chính : TC Sản xuất chung : SXC Quản lý doanh nghiệp : QLDN Sản xuất kinh doanh : SXKD CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ, KIỂM SOÁT CHI PHÍ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP XDGT 1.1.Khái quát doanh nghiệp xây dựng giao thông 1.1.1.Doanh nghiệp xây dựng giao thông Doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng,tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của người tiêu dùng, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu xã hội. Doanh nghiệp xây dựng giao thông là một dạng doanh nghiệp mà chức năng chính của nó là sản xuất sản phẩm xây lắp, xây dựng các công trình giao thông phục vụ giao lưu kinh tế trong xã hội. 1.1.2.Các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng giao thông - Sản xuất: Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. ở nước ta, sản xuất được hiểu là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào biến chúng thành sản phẩm ở đầu ra. Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người. Kinh doanh: Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nó khác với các tổ chức khác ở chỗ chúng sản xuất ra hàng hóa, hay cung cấp các loại dịch vụ với mục đích thu được lợi nhuận nhằm mở rộng hơn hoạt động kinh doanh của mình. Như vậy, có thể coi kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Kinh doanh là một hệ thống sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ để thỏa mãn các nhu cầu của con người, của xã hội. Bản thân kinh doanh có thể được coi như một hệ thống tổng thể bao gồm những hệ thống cấp dưới nhỏ hơn là các ngành kinh doanh, mỗi ngành kinh doanh được tạo thành bởi nhiều doanh nghiệp có quy mô khác nhau, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi doanh nghiệp lại bao gồm nhiều hệ thống con như sản xuất, tài chính, maketing….. - Sản xuất kinh doanh: Qua các khái niệm về sản xuất và kinh doanh, chúng ta có thể hiểu hoạt động SXKD của doanh nghiệp là hoạt động nhằm mục tiêu lợi nhuận để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính những đặc điểm riêng biệt của sản phẩm XDGT và đặc điểm của quá trình XDGT đã hình thành nên đặc điểm riêng về hoạt động SXKD của DNXD. Hoạt động SXKD của DNXD cũng như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế quốc dân bao gồm rất nhiều hoạt động, nhưng có ba hoạt động được coi là hoạt động chính của DNXD là hoạt động thị trường, hoạt động tổ chức sản xuất thi công xây dựng, hoạt động tài chính. Hoạt động thi trường của DNXD Trong thời gian gần đây khi nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường, khái niệm " thị trường xây dựng" ở nước ta mới được sử dụng. Thị trường xây dựng là nơi gặp gỡ giữa sự chào hàng về khả năng và kết quả xây dựng công trình của các DNXD (người bán) với nhu cầu xây dựng của các chủ đầu tư công trình (người mua) nhằm đi đến ký kết hợp đồng xây dựng giữa người mua và người bán. Trên thị trường xây dựng, người bán trực tiếp bán hàng cho người mua, không cần phải thông qua trung gian. Cạnh tranh trong thị trường này xảy ra phổ biến dưới hình thức đấu thầu. Chính những đặc điểm này đã tạo ra điều kiện thuận lợi cho chủ đầu tư lựa chọn các DNXD có khả năng tạo ra cho mình những sản phẩm (công trình xây dựng) thỏa mãn yêu cầu mỹ thuật và kinh tế. Và do vậy, các DNXD luôn buộc phải tìm mọi cách để giành được những lợi thế trong cạnh tranh, nghĩa là phải tìm mọi cách để có thể lọt vào danh sách các DNXD mà chủ đầu tư sẽ lựa chọn. Vì vậy có thể nói hoạt động tìm kiếm hợp đồng xây dựng là một trong những hoạt động chủ yếu của DNXD trên thị trường. Nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của DNXD, hoạt động này có làm tốt (ký được nhiều hợp đồng) thì các hoạt động khác (thi công sản xuất xây dựng, bàn giao công trình, hoạt động tài chính) mới có điều kiện thực hiện. Bên cạnh khả năng giành được hợp đồng xây dựng thông qua đấu thầu, DNXD còn có khả năng ký kết các hợp đồng xây dựng nếu được chủ đầu tư lựa chọn để giao thầu trực tiếp (do uy tín và khả năng của doanh nghiệp). Nếu như hoạt động tìm kiếm hợp đồng được xem như là hoạt động đầu tiên trong quan hệ giữa doanh nghiệp và chủ đầu tư thì hoạt động bàn giao, thanh quyết toán hợp đồng xây dựng và hoạt động bảo hành, bảo trì công trình với chủ đầu tư được xem là hoạt động cuối cùng trong mối quan hệ này đối với một hợp đồng hay một công trình cụ thể. Hoạt động bàn giao và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng thuộc loại hoạt động tiêu thụ sản phẩm và là một trong những hoạt động quan trọng của DNXD. Nó có quan hệ tích cực hay tiêu cực đến hoạt động tìm kiếm hợp đồng. Nếu doanh nghiệp thực hiện hoạt động này tốt (đảm bảo chất lượng, đảm bảo đúng tiến độ và đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật) thì sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó tạo tiền đề cần thiết cho việc lựa chọn DNXD của các chủ đầu tư trong đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp. Tóm lại, hoạt động thị trường của các DNXD bao gồm các hoạt động về tìm kiếm thị trường, bàn giao công trình và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư. Hoạt động tổ chức sản xuất thi công xây dựng Hoạt động tổ chức sản xuất thi công xây dựng là hoạt động chính của DNXD, là hoạt động trực tiếp tạo nên kết quả của việc thi công xây dựng công trình. Chất lượng của hoạt động tổ chức thi công xây dựng công trình chẳng những ảnh hưởng tới việc hoàn thành các hợp đồng đã ký, tới uy tín của doanh nghiệp trên thị trường mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động tổ chức sản xuất thi công xây dựng bao gồm: công tác chuẩn bị công trường (chuẩn bị kho bãi, đường công vụ, tổ chức lao động, bố trí máy móc, cung ứng vật tư); công tác triển khai hoạt động thi công, tổ chức phối hợp tốt nhất các yếu tố của sản xuất (tổ chức điều hành tác nghiệp trên công trường); cân đối năng lực sản xuất đề cùng một lúc có thể đảm bảo xây dựng nhiều công trình ở nhiều nơi khác nhau, tiết kiệm và hiệu quả kinh tế. Ngoài ra, để các quá trình thi công xây dựng công trình được tiến hành đúng tiến độ và đạt được hiệu quả kinh tế mong muốn, đòi hỏi các DNXD phải có bộ máy quản lý đủ năng lực điều hành sản xuất. Cho nên, hiện nay công tác quản lý điều hành sản xuất được coi như là một nhân tố cực kỳ quan trọng. Hoạt động tài chính Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã làm nẩy sinh nhu cầu về tài chính, và điều quan trọng là nhu cầu này thường xuyên thay đổi. Do đó hoạt động tài chính được coi là một hoạt động quan trọng, bao trùm mọi hoạt động của doanh nghiệp và là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình hoạt động SXKD của DNXD. Nó bao gồm hoạt động tài chính liên quan đến việc sản xuất thi công xây dựng; hoạt động tài chính trong quá trình đầu tư, mua sắm máy móc thiết bị, đổi mới dây chuyền công nghệ…và hoạt động trên lĩnh vực đầu tư tài chính, liên quan đến các luồng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư tài chính mua bán cổ phiếu, trái phiếu… Hoạt động tài chính là hoạt động nhằm giải quyết các mối quan hệ kinh tế dưới hình thức tiền tệ phát sinh trong quá trình SXKD. Trong cơ chế thị trường, DNXD có nhiều mối quan hệ tài chính khác nhau như quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với thị trường (thị trường tiêu thụ, thị trường yếu tố đầu vào, thị trường tài chính), quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, và quan hệ tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Tất cả các mối quan hệ đó đều phản ánh toàn bộ sự vận động của vốn. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm huy động, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả nhất, để bảo toàn và phát triển vốn vì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 1.1.3.Đặc điểm của doanh nghiệp xây dựng 1.1.3.1.Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm xây dựng Trong điều 3 khoản 2 của Luật xây dựng đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 nêu rõ “ Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế” Quá trình hình thành công trình xây dựng, được hiểu theo nghĩa rộng được bắt đầu từ giai đoạn lập tổng thể và chiến lược phát triển kinh tế xã hội đến giai đoạn vận hành khai thác và sử dụng công trình. Mặt khác, cũng có thể hiểu quá trình này theo nghĩa hẹp hơn bắt đầu từ giai đoạn lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình đến kết thúc xây dựng, bàn giao đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, dù hiểu theo cách nào thì sản phẩm xây dựng cũng chính là các công trình xây dựng đã hoàn chỉnh được đưa vào khai thác, sử dụng. Sản phẩm xây dựng là sản phẩm liên ngành, có nhiều lực lượng tham gia như chủ đầu tư, các nhà thầu xây dựng, tư vấn thiết kế, các doanh nghiệp cung cấp vật tư thiết bị, tài chính, các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan. Do vậy, khác với sản phẩm của các ngành khác, sản phẩm xây dựng có những đặc điểm riêng biệt và chính những đặc điểm đó chi phối rất lớn đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng giao thông Sản phẩm xây dựng giao thông có tính đơn chiếc: trong khi sản phẩm của ngành công nghiệp và các ngành khác được sản xuất hàng loạt trong các điều kiện ổn định, trong nhà xưởng, về chủng loại, kích thước, mẫu mã, kỹ thuật và công nghệ được tiêu chuẩn hóa. Sản phẩm xây dựng giao thông thường được sản xuất theo đơn đặt hàng, đơn chiếc, được sản xuất ra ở những địa điểm, điều kiện khác nhau, chi phí cũng thường khác nhau đối với cùng một loại sản phẩm. Khả năng trùng lặp về mọi phương diện: kỹ thuật, công nghệ, chi phí, môi trường…rất it, ngay cả trong xu hướng công nghiệp hóa ngành xây dựng thì ảnh hưởng của tính đơn chiếc cũng chưa được loại trừ. Sản phẩm xây dựng giao thông được sản xuất tại nơi sẽ tiêu thụ nó: Các công trình xây dựng giao thông đều được sản xuất tại một địa điểm mà nơi đó đồng thời gắn liền với việc tiêu thụ và thực hiện giá trị sử dụng của sản phẩm. Địa điểm tiêu thụ sản phẩm sẽ do người chủ sở hữu quyết định. Vì vậy nếu định được nơi tiêu thụ sản phẩm thì đồng thời cũng xác định được nơi sản xuất sản phẩm. Sản phẩm của xây dựng giao thông chịu ảnh hưởng của điều kiện địa lý, tự nhiên, kinh tế – xã hội của nơi tiêu thụ: Sản phẩm xây dựng giao thông bao giờ cũng gắn liền với một địa điểm, một địa phương nhất định, vì vậy phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể của địa phương đó. Những điều kiện đó bao gồm: địa lí, khí hậu, thời tiết, môi trường, phong tục tập quán của địa phương đó… Đặc điểm đó chi phối tới việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh có liên quan như: khảo sát, thiết kế, lựa chọn phương án thi công, kết cấu công trình, điều kiện mặt bằng thi công … Cùng một loại sản phẩm nhưng chúng cũng khác nhau trên các mặt kinh tế, kỹ thuật khi thực hiện sản phẩm, khi một trong các điều kiện trên có sự khác biệt. Cùng với những điều kiện về địa lý, văn hóa xã hội, còn có hàng loạt các điều kiện khác trong thực tiễn ảnh hưởng đến sản phẩm xây dựng giao thông như: vấn đề chủ sở hữu công trình, vấn đề đất xây dựng, vấn đề quy hoạch của địa phương, các vấn đề môi trường, cảnh quan… Thời gian sử dụng dài, trình độ kỹ thuật và mỹ thuật cao: khác với những sản phẩm thông thường, yêu cầu về độ bền vững, thời gian sử dụng của sản phẩm xây dựng giao thông thường rất lớn, ở nhiều nước phát triển, thời gian sử dụng một số loại sản phẩm xây dựng giao thông có thể đạt tới hàng trăm năm hoặc lâu hơn nữa. Do đặc thù của sản phẩm xây dựng giao thông là khi tạo ra sản phẩm không chỉ nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu trước mắt mà chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu ngày càng gia tăng trong những năm tương lai, cho nên trước khi tiến hành sản xuất sản phẩm phải dự đoán được những vấn đề có liên quan đến quá trình khai thác sản phẩm sau này. Chính vì vậy nên nhu cầu xây dựng thường có xu hướng xây dựng vĩnh cửu khi điều kiện cho phép. Mặt khác, một sản phẩm xây dựng giao thông sau khi được hoàn thành và đưa vào sử dụng còn có tác dụng điểm tô thêm vẻ đẹp của đất nước và cũng là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá trình độ phát triển của kinh tế – khoa học – kỹ thuật của quốc gia đó dưới con mắt của bạn bè năm châu bốn biển. Do đó yêu cầu về kỹ, mỹ thuật của các công trình giao thông đòi hỏi rất lớn. Cần phải kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa tính cổ truyền của dân tộc với tính hiện đại, không những phải đẹp trước mắt mà còn phải phù hợp với cảnh quan xung quanh ở những năm tương lai. Do thời gian sử dụng sản phẩm xây dựng giao thông là dài nên nhiệm vụ sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, cải tạo và mở rộng là một nhu cầu tất yếu và đòi hỏi phải dành một khoản chi phí lớn. Chi phí sản xuất lớn và khác biệt theo từng công trình: giá trị sản phẩm XDGT thường lớn hơn rất nhiều so với những sản phẩm hàng hoá thông thường, chi phí đầu tư xây dựng công trình thường phân bổ trong một thời kì dài. Tính đơn chiếc và chịu ảnh hưởng của nơi xây dựng làm cho chi phí của từng sản phẩm xây dựng giao thông rất khác nhau: Ngay cùng một sản phẩm có kết cấu kiến trúc giống nhau thì cũng có sự khác nhau về chi phí sản xuất. 1.1.3.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất xây dựng: Các đặc điểm của sản phẩm xây dựng nêu trên đã có tác động rất lớn đến việc tổ chức sản xuất xây dựng, dẫn đến đặc điểm của ngành sản xuất xây dựng mang những đặc thù khác hẳn những ngành sản xuất khác. Vì vậy, cần phải nắm rõ đặc điểm này để lưu ý những chi phí nảy sinh trong quá trình tổ chức sản xuất xây dựng: Sản xuất xây dựng giao thông chỉ có tính ổn định tạm thời và có tính lưu động cao theo vùng, khu vực, diện thi công kéo dài, khối lượng công tác phân bố không đều. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng, con người và công cụ lao động luôn phải di chuyển theo vị trí xây dựng công trình. Điều này dẫn đến các phương án tổ chức thi công phải thay đổi sao cho phù hợp với thời gian và địa điểm xây dựng. Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất, cải thiện điều kiện lao động và nghỉ ngơi của người lao động và làm phát sinh nhiều chi phí cho khâu di chuyển máy móc thiết bị, nhà xưởng, công trình tạm phục vụ thi công xây dựng Tính lưu động của sản xuất đòi hỏi việc tổ chức bộ máy quản lý sản xuất phải gọn nhẹ, năng động, chỉ đạo chặt chẽ kế hoạch tác nghiệp, tận dụng tối đa các yếu tố đầu vào tại địa phương. Sản phẩm xây dựng giao thông có tính đa dạng cá biệt và chi phí lớn lại được chế tạo theo đơn đặt hàng của chủ đầu tư thông qua đấu thầu cho từng công trình. Vì vậy gây nên các tác động đến quá trình sản xuất xây dựng như: Phụ thuộc vào kết quả đấu thầu, dẫn đến các doanh nghiệp xây dựng bị động trong việc đầu tư, đổi mới công nghệ thi công, máy móc thiết bị. Giá cả sản phẩm xây dựng được định trước khi chế tạo sản phẩm ( khi tham gia đấu thầu) dẫn đến rủi ro cao do biến động của giá cả thị trường. Thời gian xây dựng công trình dài: làm cho vốn đầu tư của chủ đầu tư và vốn sản xuất của doanh nghiệp xây dựng thường bị ứ đọng tại công trình. Điều này đòi hỏi việc tổ chức quản lý xây dựng phải tập trung thi công dứt điểm, rút ngắn thời gian xây dựng, có chế độ thanh toán tạm ứng vốn và các dự trữ cho sản xuất hợp lý. Tổ chức sản xuất xây dựng phải tiến hành ngoài trời, chịu nhiều ảnh hưởng của các điều kiện khí hậu, đòi hỏi khi lập biện pháp tổ chức thi công phải chú ý đến: Điều kiện thời tiết của vùng, khu vực xây dựng. Các biện pháp khắc phục ảnh hưởng của thời tiết nhằm giảm tối đa các tổn thất ngừng nghỉ việc và phải sửa chữa do các yếu tố thời tiết tác động. Nâng cao tỉ lệ cơ giới hóa trong xây dựng cũng như chế tạo các thành phẩm hoặc bán thành phẩm trong công xưởng. Mục đích cuối cùng của tổ chức và quản lý sản xuất xây dựng là hoàn thành công trình đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng và có lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy, cần lựa chọn phương án tổ chức thi công tối ưu, tận dụng các nguồn vật tư, nhân lực tại địa phương để giảm giá thành xây dựng. 1.2.Chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Sản xuất gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của loài người. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của 3 yếu tố cơ bản: đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống. Lao động là hoạt động một cách có ý thức của người lao động tác động một cách có mục đích lên đối tượng lao động và tư liệu lao động, qua quá trình biến đổi sẽ tạo ra sản phẩm, lao vụ. Đó chính là sự tiêu hao ba yếu tố trên. Trong xã hội tồn tại quan hệ hàng hóa - tiền tệ, hao phí yếu tố nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh được biểu hiện dưới hình thức giá trị gọi là chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra trong một kỳ kinh doanh nhất định. Chi phí về lao động sống là những chi phí về tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động. Chi phí lao động vật hóa là những chi phí về sử dụng các yếu tố tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới các hình thái vật chất, phi vật chất, tài chính và phi tài chính. 1.2.2.Phân loại chi phí Việc quản lý chi phí sản xuất không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nơi phát sinh chi phí. Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí sản xuất cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán.1.2.2.1. Theo yếu tố chi phí Để phục vụ cho việc tập hợp và quản lý chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu thống nhất của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí. Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá trị thực tế của nguyên vật liệu, vật liệu chính, phụ hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp và giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp (không kể vật liệu cho máy móc thi công và hoạt động sản xuất chung) - Chi phí nhiên liệu, động lực: sử dụng vào quá trình sản xuất - Chi phí nhân công: tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương phải trả cho công nhân viên chức - Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ: trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho cán bộ công nhân viên - Chi phí khấu hao TSCĐ: tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng trong sản xuất kinh doanh. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh - Chi phí bằng tiền khác: toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo cách này, doanh nghiệp xác định được kết cấu tỷ trọng của từng loại chi phí trong tổng chi phí sản xuất để lập thuyết minh báo cáo tài chính đồng thời phục vụ cho nhu cầu của công tác quản trị trong doanh nghiệp, làm cơ sở để lập mức dự toán cho kỳ sau. 1.2.2.2. Theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo khoản mục. Cách phân loại này dựa vào công dụng chung của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Theo quy định hiện hành, giá thành sản phẩm bao gồm các khoản mục chi phí sau. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu chính, phụ hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm và giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng thi công ( không kể vật liệu cho máy móc thi công và hoạt động sản xuất chung ). Chi phí nhân công trực tiếp: gồm toàn bộ tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương trả cho công nhân trực tiếp. Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng thi công bằng máy. Máy móc thi công là loại máy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình. Đó là những máy móc chuyển động bằng động cơ hơi nước, diezen, xăng, điện,... Chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. + Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi công gồm: lương chính, phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm xe, máy ) và các chi phí khác bằng tiền. + Chi phí tạm thời: chi phí sửa chữa lớn máy thi công (đại tu, trung tu...), chi phí công trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy....). Chi phí tạm thời của máy có thể phát sinh trước (hạch toán trên TK 142, 242) sau đó phân bổ dần vào TK 623.  Hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ (do liên quan đến việc sử dụng thực tế máy móc thi công trong kỳ). Trường hợp này phải tiến hành trích trước chi phí (hạch toán trên TK 335) Chi phí sản xuất chung: phản ánh chi phí sản xuất của đội, công trường xây dựng bao gồm: lương nhân viên quản lý đội, công trường, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định (19 %) trên tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển xe, máy thi công và nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội và những chi phí khác liên quan đến hoạt động của đội. Chi phí sản xuất gồm các điều khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên phân xưởng: bao gồm các chi phí tiền lương, các khoản chi trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng đội sản xuất. Chi phí dụng cụ: bao gồm các chi phí về công cụ, dụng cụ (CCDC) dùng ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất. Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất quản lý và sử dụng. Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí vật liệu dùng cho phân xưởng sản xuất với mục đích là quản lý sản xuất. Chi phí khác bằng tiền: bao gồm các khoản chi phí trực tiếp bằng tiền dùng cho việc phục vụ và quản lý sản xuất ở phân xưởng sản xuất. Chi phí bán hàng: gồm toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ trong kỳ. Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí quảng cáo, bảo hành sản phẩm, hoa hồng, chi phí nhân viên bán hàng và các chi phí khác gắn liền với quá trình bán hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp: gồm toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quản trị kinh doanh và quản trị hành chính trong phạm vi toàn doanh nghiệp mà không tách được cho bất cứ hoạt động hay phân xưởng, công trường nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng chung toàn doanh nghiệp, các loại thuế, phí có tính chất chi phí, chi phí khánh thành, hội nghị. 1.2.2.3.Theo biến động chi phí Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng không thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí cố định. Chi phí cố định Là những khoản chi phí cố định khi khối lượng công việc hoàn thành thay đổi. Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì định phí lại biến đổi. Định phí thường bao gồm: chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng chung, tiền lương nhân viên, cán bộ quản lý… Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi lượng hàng sản xuất ra. Ví dụ như chi phí thuê nhà xưởng của doanh nghiệp xây dựng giao thông, nó cũng có thể thay đổi nhưng là do thoả thuận với bên cho thuê và chịu ảnh hưởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lượng hợp đồng đã thực hiện. Chi phí biến đổi Là những khoản chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành, thường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí bao bì…Biến phí trên một đơn vị sản phẩm luôn là một mức ổn định Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với chi phí cố định vì định phí thường là những chi phí đã trả trước, nay được khấu hao lại hay những chi phí đã được thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng. 1.2.3.Nội dung của chi phí sản xuất Theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì các chi phí sản xuất được coi là hợp lý, hợp lệ của các doanh nghiệp như sau: Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng sử dụng vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và tiền ăn giữa ca. Chi phí nghiên cứu khoa học công nghệ, sáng kiến cải tiến, y tế, đào tạo lao động theo chế độ quy định. Chi phí mua ngoài như điện, nước, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, tiền thuê TSCĐ, kiểm toán, dịch vụ pháp lý, thiết kế xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hàng hóa, bảo hiểm tài sản, chi trả tiền sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép công nghệ không thuộc tài sản cố định, các dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ mua ngoài khác. Các khoản chi cho lao động nữ theo quy định của pháp luật, chi bảo hộ lao động hoặc trang phục, chi bảo vệ cơ sở kinh doanh, chi công tác phí, trích nộp quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của cơ sở sản xuất kinh doanh sử dụng lao động, kinh phí công đoàn, chi phí hỗ trợ cho hoạt động của đảng đoàn thể tại cơ sở kinh doanh, khoản trích nộp hoàn thành nguồn chi phí quản lý cấp trên. Trích các khoản dự phòng theo chế độ quy định. Trợ cấp thôi việc cho người lao động. Chi phí về tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ. Chi phí quảng cáo tiếp thị, khuyến mại liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các khoản thuế, phí, lệ phí, tiền thuê đất đai phải nộp. Chi phí quản lý kinh doanh. Theo các khoản mục chi phí để tính giá thành sản phẩm thì chi phí sản xuất gồm hai khoản mục chi phí sau: Khoản mục chi phí trực tiếp: Chi phí vật liệu trực tiếp là toàn bộ số tiền chi mua vật liệu để xây dựng công trình, bao gồm cả vật liệu chính, vật liệu phụ và vật sử dụng luân chuyển. Đối với chi phí sản xuất theo kế hoạch thì đây là toàn bộ khoản tiền dự trù cho mua nguyên vật liệu để xây dựng công trình, còn đối với chi phí sản xuất thực tế thì phải được theo dõi ghi chép trên sổ sách kế toán và cuối kỳ sản xuất hoặc hoàn thành công trình thì tập hợp các chi phí phát sinh. Trong tổng chi phí sản phẩm xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm một tỷ trọng lớn. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định một cách tách biệt rõ ràng cụ thể cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp. Chi phí nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế khi xuất dùng, còn có cả chi phí thu mua, vận chuyển từ nơi mua về nơi nhập kho hoặc xuất thẳng đến chân công trình. Trong xây dựng cơ bản cũng như các ngành khác, vật liệu sử dụng cho công trình, hạng mục công trình đó dựa trên chứng từ gốc theo giá thực tế của vật liệu và số lượng thực tế vật liệu đã sử dụng. Cuối kỳ hạch toán hoặc khi công trình đã hoàn thành, tiến hành kiểm kê số vật liệu còn lại tại công trình để giảm trừ chi phí vật liệu đã tính cho từng hạng mục công trình, công trình. Trường hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức kế toán riêng được thì áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ cho các đối tượng có liên quan. Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản chi về tiền lương công nhân sản xuất theo đơn giá tiền lương. Các tập hợp và theo dõi chi phí này cũng tương tự như mục chi phí vật liệu, đó là chi phí dự tính hay chi phí thực tế. Chi phí máy thi công là những khoản chi liên quan đến sử dụng máy thi công để sản xuất. Máy thi công bao gồm cả máy tự có của doanh nghiệp và máy thi công thuê ngoài. Chi phí này cũng được dự tính trước hoặc được tập hợp từ các chi phí phát sinh thực tế được cập nhật và theo dõi trên sổ sách kế toán Chi phí khác là khoản chi phí có tính chất trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm nhưng trong khi lập kế hoạch chi phí không định mức trước khối lượng cụ thể nên cho phép tính bằng tỉ lệ % của tổng các khoản chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công. Còn trong thực tế sản xuất sẽ theo dõi ghi chép các khối lượng công tác phát sinh và số tiền đã chi để thực hiện những ._.khối lượng phát sinh đó. Khoản mục chi phí chung: Chi phí quản lý hành chính là những khoản chi phí nhằm đảm bảo cho hoạt động của bộ máy quản lý và chỉ đạo thi công. Chi phí quản lý hành chính của doanh nghiệp xây dựng gồm các chi phí sau: tiền lương và phụ cấp lương của cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bảo hiểm xã hội, chi phí y tế, chi phí tàu xe nghỉ phép năm của người lao động, chi phí điện nước nơi làm việc và sinh hoạt, chi phí tiếp khách và phục vụ hội nghị sơ kết tổng kết, chi phí đi công tác, chi phí văn phòng phẩm cho bộ máy quản lý, chi bưu phí: điện thoại, internet, tem bưu chính. Chi phí nghiệp vụ, chi công tác an toàn, bảo hộ lao động cho người lao động, chi sửa chữa thường xuyên dụng cụ quản lý và dụng cụ sinh hoạt. Chi phí phục vụ công nhân là những khoản chi phí phục vụ công nhân trực tiếp thi công đảm bảo mức sinh hoạt của công nhân theo chế độ hiện hành. Chi phí này gồm: Tiền lương và các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp thi công được hưởng trong những ngày, giờ nghỉ việc theo chế độ. Bảo hiểm xã hội của công nhân trực tiếp sản xuất. Tiền thuốc men chữa bệnh và chi phí đưa người ốm đi viện. Tiền tàu xe nghỉ phép năm và tiền nghỉ việc riêng được thanh toán. Tiền điện nước phục vụ sinh hoạt. Chi phí sửa chữa thường xuyên các dụng cụ sinh hoạt. Chi phí phục vụ thi công là những khoản chi cần thiết để phục vụ quá trình thi công: Sửa chữa thường xuyên các dụng cụ thi công. Chi phí về an toàn, bảo hộ lao động cho công nhân trực tiếp sản xuất. Chi xây dựng công trình tạm loại nhỏ như để che mưa nắng cho người, máy móc, thiết bị thi công, hàng rào…Chi về điều động công nhân, chi dọn dẹp bàn giao công trình. Chi phí khác là những khoản chi phí có tính chất phục vụ chung toàn doanh nghiệp. Khoản chi phí này gồm: chi phí bảo vệ công trường, chi phí về tuyển dụng lao động và thôi việc, chi phí về bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn và luyện tập quân sự hàng năm. 1.2.4.Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất kinh doanh Sự ảnh hưởng của doanh thu và lợi nhuận : Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau: Lợi nhuận= Doanh thu - chi phí Như vậy để thu được nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách: Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lượng hàng hoá sản xuất ra không đổi. Nhưng thường thì chúng ta nhận được kết quả lại khi mà trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá bổ sung. Như vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi. Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay. Sự ảnh hưởng của năng suất lao động: nếu năng suất lao động của doanh nghiệp tăng lên, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được lao động sống, hay tiết kiệm được phí tiền lương. Đồng thời, tăng năng suất lao động sẽ có điều kiện tăng thu nhập cho cán bộ, công nhân viên. Tuy nhiên, chi phí về lương sẽ phải có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng năng suất lao động như vậy mới hợp lí và tiết kiệm được chi phí. Sự ảnh hưởng của việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật: việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng những kỹ thuật tiên tiến và xây dựng cơ sở vật chất một cách đúng đắn sẽ làm tăng năng suất lao động và làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Sự ảnh hưởng của trình độ tổ chức, quản lý doanh nghiệp: Nhân tố này có vai trò trong toàn bộ quá trình kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp. Nếu kết hợp các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh một cách hợp lý doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết, nói cách khác doanh nghiệp sẽ sử dụng có hiệu quả vật tư, lao động và tiền vốn mà doanh nghiệp bỏ ra. Ngoài các nhân tố trên còn có các nhân tố khác cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây dựng giao thông như: sự phát triển của xã hội, sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh…. 1.3. Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 1.3.1.Khái niệm kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động quan trọng của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà DN đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này các nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi : DN đã có những khoản mục chi phí nào? Tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? Chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao? Biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý DN cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong DN với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. 1.3.2. Sự cần thiết của kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,... Doanh nghiệp được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận. Doanh nghiệp XDGT sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền. Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. 1.3.3. Vai trò của kiểm soát chi phí Trong sản xuất kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp xây dựng giao thông. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành,các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng. 1.3.4. Nội dung các bước kiểm soát chi phí - Trước hết, Doanh nghiệp phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của Doanh nghiệp. Như vậy, Doanh nghiệp phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá ca trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. - Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà các phòng, ban khác cũng phải tham gia để giúp Doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Chủ Doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiếm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng, phạt hợp lý. 1.3.5. Nguyên tắc kiểm soát chi phí - Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát. Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát có trọng điểm và nguyên lý độ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng. Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc này các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người. Có như vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả. - Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi. Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao... là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động. Ví dụ như cần thắt chặt kỷ luật hoặc thưởng phạt hợp lý để người lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ. Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao được hiệu quả...có như vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào. - Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng là một vế của bảng cân đối kế toán. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác từ đó đưa ra giải pháp thích hợp. - Nguyên tắc khách quan. Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí như đ• phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vấn đề lợi ích. Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả. Rõ ràng kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện làm hư hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát. - Nguyên tắc có chuẩn mực. Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đ• được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Về thời hạn, số lượng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp. - Nguyên tắc kinh tế. Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến con người, công cụ vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp. Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiều đề ra. 1.3.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả. Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức của doanh nghiệp xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó. Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHI PHÍ VÀ KIẾM SOÁT CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XDGT 208 2.1. Giới thiệu công ty 2.1.1. Những thông tin chung về công ty - Tên giao dịch : công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 - Đơn vị quản lý : Tổng công ty XDCTGT 4 – Bộ GTVT - Tổng số nhân viên : khoảng 300 người - Trụ sở chính : 24/55 Lê Đại Hành – Hai Bà Trưng – Hà Nội - Vốn điều lệ : 15.000.000.000 2.1.2. Khái quát về công ty Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 4 – Bộ Giao thông vận tải. Tiền thân của Công ty là Đoạn quản lí quốc lộ Hà Nội. Đoạn quản lí quốc lộ Hà Nội được thành lập từ năm 1965, từ đơn vị đảm bảo giao thông vượt sông Hồng khu vực Hà Nội trong cuộc chiến tranh phá hoại của giặc Mĩ leo thang bắn phá miền Bắc. Năm 1986 đổi tên thành Xí nghiệp quản lí sửa chữa giao thông Trung ương 208. Năm 1991 đổi tên thành Phân khu quản lí đường bộ 208, trực thuộc Khu đường bộ 2 – Cục đường bộ Việt Nam – Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện. Năm 1992 đổi tên thành Công ty đại tu công trình giao thông 208, trực thuộc Khu đường bộ 2 – Cục đường bộ Việt Nam – Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện. Năm 1993 thành lập lại Doanh nghiệp Nhà nước thành công ty sửa chữa công trình giao thông 208. Năm 1994 thành lập lại Doanh nghiệp Nhà nước thành công ty công trình giao thông 208, được công nhận là Doanh nghiệp hạng I. Năm 1995 chuyển Công ty công trình giao thông 208 trực thuộc Cục đường bộ Việt Nam sang trực thuộc Tổng công ty cây dựng công trình giao thông 4. Tháng 6/2005 Công ty tiến hành cổ phần hóa, sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần. Ngày 22/12/2005 Công ty được Bộ Giao thông vận tải quyết định phê duyệt phương án chuyển Công ty công trình giao thông 208 thành Công ty cổ phần công trình giao thông cenjco 208 – Tổng công ty XDCT giao thông 4 thành công ty cổ phần. Ngày 17/5/2007 đổi tên Công ty cổ phần XDCT GT cenjco thành Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208. Từ tháng 5/2007 cho đến nay là Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208. 2.1.3. Các hoạt động kinh doanh của công ty - Xây dựng các công trình giao thông - Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng - Xây dựng các công trình cầu, đường, cống, đê, kè, kênh mương thuộc ngành thủy lợi, xây dựng các công trình chiếu sáng công cộng, cây xanh công viên, vỉa hè đô thị - Thí nghiệm vật liệu xây dựng, kiểm tra chất lượng công trình giao thông - Khảo sát, thiết kế công trình xây dựng cầu đường - Nạo vét san lấp mặt bằng - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng - Kinh doanh bất động sản, nhà chung cư cao tầng - Cho thuê thiết bị thi công, xe ô tô 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy tổ chức điều hành, các phòng ban trong công ty. 1. Phòng Tổ chức Hành chính - Tham mưu cha GĐ và Đảng ủy công ty về công tác tổ chức, công tác cán bộ và mô hình tổ chức sản xuất. - Công tác thanh tra, pháp chế, bảo vệ, quân sự, phòng chống cháy nổ. - Thực hiện các chế độ chính sách về lao động, tiền lương đối cới người lao động của công ty. - Thực hiện các chế độ chính sách về BHXH, BHYT,BHTT… - Theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỉ luật. - Tham mưu cho GĐ về lĩnh vực hành chính, quản trị, tổng hợp hoạt động của công ty. - Trực tiếp theo dõi công tác tiếp khách đối nội, đối ngoại đến làm việc với công ty, bố trí lịch làm việc với lãnh đạo và các phòng ban, công tác đời sống, tinh thần, vật chất, quản lí bất động sản: Nhà cửa, đất đai từ cơ quan Công ty đến các đơn vị trực thuộc. 2. Phòng Tài chính Kế toán - Tham mưu cho GĐ về công tác tài chính, kế toán trong công ty. - Tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo, kiểm tra, kiểm toán nội bộ. 3. Phòng Kinh doanh - Tham mưu cho GĐ về công tác sản xuất kinh doanh của công ty. - Tham mưu, đề xuất phương án SXKD, chiến lược kinh doanh làm cơ sở cho việc tổ chức hạch toán sản xuất kinh doanh đảm bảo có l•i, tích lũy để phát triển sản xuất. - Điều độ SXKD của công ty. 4. Phòng Dự án - Thu thập, xử lí thông tin liên quan đến việc bỏ thầu, đấu thầu toàn bộ công trình và quan hệ rộng r•i thường xuyên trong nước và nước ngoài. - Tìm các đối tác để liên doanh nhằm thực hiện công việc đấu thầu có hiệu quả. - Trực tiếp đàm phán với các đối tác, trong các liên doanh về các vấn đề liên quan đến liên doanh liên kết và làm hồ sơ thầu. - Lập và trình duyệt các dự án, các hồ sơ thầu của các dự án trong và ngoài nước. - Chuyển giao kết quả sau khi trúng thầu của các dự án cho phòng kinh doanh và các phòng ban liên quan để triển khai thực hiện. - Quản lí, lưu trữ hồ sơ bảo mật, các tài liệu liên quan đến các dự án, hồ sơ đấu thầu. - Xây dựng đơn giá thầu, xây dựng phương án tổ chức thi công trong hồ sơ thầu. Kết hợp cùng phòng kĩ thuật để xây dựng hồ sơ dự thầu đạt chất lượng tốt cho đến khi thắng thầu. 5. Phòng Kĩ thuật - Tham mưu cho GĐ về lĩnh vực kĩ thuật, chất lượng công trình trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa tất cả các công trình giao thông và các công trình xây dựng khác. - Lập phương án thi công công trình. - Tổ chức nhân sự công trường, thiết bị, máy móc thi công, lập, chỉ đạo các biện pháp tổ chức thi công, nguồn vật liệu cho thi công chặt chẽ, đúng qui trình, qui phạm. - Trực tiếp theo kĩ thuật chất lượng và công tác đảm bảo an toàn lao động khi thi công của tất cả các công trường thi công. 6. Phòng Vật tư Thiết bị - Quản lí các loại vật tư, thiết bị, phương tiện trong sản xuất kinh doanh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả. - Tham gia xây dựng định mức kinh tế kĩ thuật, máy móc thi công. - Tham gia xây dựng phương án thi công bằng máy móc, thiết bị trên các công trường. 7. Phòng Thí nghiệm - Tham mưu cho GĐ về công tác đánh giá chất lượng sản phẩm xây dựng công trình. - Thiết kế các mẫu sản phẩm theo qui định. - Kiểm tra chất lượng vật tư, vật liệu và chất lượng sản phẩm theo qui định số 4073/QĐ-Bộ GTVT ngày 28/10/2005. 2.1.5. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC CÔNG TY PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật PGĐ Nội chính PGĐ Vật tư­ thiết bị Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng Thí nghiệm Phòng Vật tư – Thiết bị Phòng Tổ chức hành chính Đội công trình 1 Đội công trình 2 Đội công trình 3 Đội công trình 5 Đội công trình 6 Đội công trình 7 Đội công trình 8 Đội công trình 9 Đội công trình 284 Đội công trình 285 BAN KIỂM SOÁT 2.2. Thực trạng kiểm soát chi phí và các loại chi phí của Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208. 2.2.1.Hệ thống chứng từ kế toán phục vụ kiểm soát chi phí của công ty: Để thực hiện hoạt động kiểm soát chi phí Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 đã xây dựng hệ thống hạch toán kinh tế. Hệ thống hạch toán kinh tế giúp Công ty nắm bắt được ngay từ đầu các khoản sẽ thu và phải chi để đề ra biện pháp quản lý thi công, quản lý chi phí có hiệu quả. Theo đó, tất cả các đơn vị trong công ty đều thực hiện quy chế giao khoán công trình và hạch toán theo các quy định hạch toán kinh tế đội xây lắp của Công ty. Công ty tiến hạch toán kinh tế thông qua các chứng từ hạch toán. Những chứng từ hạch toán này sẽ là căn cứ pháp lý bằng giấy tờ để hoạch toán kinh tế và bao gồm: Quyết định giao khoán công trình. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch kinh tế, tài chính. Hợp đồng cung cấp vật tư, xe máy thi công. Các chứng từ thanh toán: Khối lượng hoàn thành, thanh toán lương, thanh toán thuế. Các chứng từ chi tiêu mua sắm như: Hóa đơn mua hàng, phiếu xuất nhập vật tư… Các chứng từ khác. Công ty quy định rõ mọi nghiệp vụ thu chi của Công ty đều phải có chứng từ, chứng từ hạch toán phải đầy đủ mọi thông tin theo quy định. Để thuận tiện cho công tác quản lý chứng từ trong đơn vị xây lắp được phân làm hai loại là chứng từ thu và chứng từ chi. - Chứng từ thu: Là các khoản đơn vị được thu về để giảm nợ vay cho công ty gồm. + Bảng thanh toán khối lượng thực hiện của công ty. + Phiếu nhập kho vật tư trả công ty. + Các chứng từ thu khác như: Chi hộ đội xe máy, chi hộ đơn vị khác, trả hộ lương, chi hộ công ty, khấu trừ thuế VAT đầu vào… - Chứng từ chi: Là những chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ chi phí đã phát sinh và đã thực sự hoàn thành không có tác dụng giảm nợ. Chứng từ chi gồm: + Phiếu xuất kho vật tư công ty cấp. + Hóa đơn mua vật tư, dịch vụ thuê ngoài. + Bảng thanh toán lương. + Thanh toán ca xe máy thuê công ty. + Bảng tính tiền thuê vật tư luân chuyển. + Bảng tính lãi vay. + Bảng tính khấu hao tài sản của đơn vị xây lắp tự mua. + Các chứng từ chi khác. Với hệ thống chứng từ chi đó Công ty tập hợp chi phí công trình, căn cứ vào đó Công ty kiểm soát các khoản chi của các đơn vị xây lắp.Tất cả những chứng từ chi trên đều nộp về công ty và phải tuân thủ các quy định của Công ty: + Các khoản chi của chứng từ phải có trong kế hoạch chi phí toàn bộ công trình. + Thời gian phát sinh chứng từ không quá 30 ngày kể từ ngày lập ghi trên chứng từ. + Chứng từ chi phải phù hợp thời điểm phát sinh của những công việc cần chi. + Chứng từ chi phải là bản gốc, đầy đủ các yếu tố quy định. Như vậy, thông qua công tác hạch toán kinh tế đội xây lắp Công ty tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, nhằm đánh giá đúng đắn thực trạng hoạt động và hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Phát hiện những lãng phí, những việc kém hiệu quả ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ để kịp thời đề xuất các giải pháp, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu. 2.2.2. Kiểm soát các loại chi phí của công ty: 2.2.2.1. Kiểm soát chi phí sản xuất: Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng : Xây dựng các công trình giao thông, các công trình công nghiệp và dân dụng, các công trình cầu, đường, cống, đê, kè, kênh mương... vì thế cho nên việc sản xuất của công ty được tiến hành khi có hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng và mỗi sản phẩm công ty sản xuất ra có hình dáng, kết cấu, kích thước riêng. Các sản phẩm này có chi phí sản xuất lớn, thời gian thi công dài… nên phần lớn chi phí phát sinh của công ty là chi phí sản xuất. Mục đích sản xuất của công ty là lợi nhuận, do đó công việc kiểm soát chi phí sản xuất của công ty rất quan trọng và mang tính sống còn đối với công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý chi phí sản xuất đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong công tác lập dự toán chi phí và thực hiện chi phí. Công tác quản lý ở công ty đã chú trọng vào kiểm soát từng khoản mục chi phí trong đó là chi phí nguyên vật liệu, chi phí sử dụng máy thi công và nhân công. 2.2.2.1.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu của công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 chiếm một tỉ trọng lớn. Do vậy công tác kiểm soát chi phí vật tư là hoạt động quan trọng, ảnh hưởng quyết định tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định một cách tách biệt rõ ràng cụ thể cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây dựng. Chi phí nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế khi xuất dùng, còn có cả chi phí thu mua, vận chuyển từ nơi mua về nơi nhập kho hoặc xuất thẳng đến chân công trình. + Nguyên vật liệu chính : Cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép… + Nguyên vật liệu phụ : sơn, vôi, các loại phụ gia… Khi trúng thầu một công trình xây dựng căn cứ vào Hợp đồng giao nhận thầu Phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào dự toán công trình, tiến độ thi công, thời hạn thi công tiến hành bóc tách các khoản mục chi phí trong dự toán để lập kế hoạch sản xuất thi công công trình theo tháng, quý, năm đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội xây dựng và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của các đội. Phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch cung cấp vật tư cho thi công công trình. Ở dưới các đội, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhiệm vụ sản xuất, xuất phát từ nhu cầu thực tế về nguyên vật liệu sử dụng cho duy tu sửa chữa công trình, hạng mục công trình để tính toán lượng vật liệu cần thiết cho thi công công trình, hạng mục công trình thì đội trưởng sẽ viết giấy yêu cầu cấp nguyên vật liệu sau đó gửi lên Phòng vật tư thiết bị xác nhận. Việc mua nguyên vật liệu có thể do cán bộ vật tư công ty trực tiếp mua hoặc có thể giao cho các đội tự mua. Tuy nhiên giá mua nguyên vật liệu đều phải thông qua phòng vật tư thiết bị. Đối với vật tư mua ở trong nước, cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển sang phòng kinh doanh và giám đốc xét duyệt. Vì vậy, có thể xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại. Vật tư mua về có thể được nhập kho công ty hoặc được chuyển thẳng tới chân công trình và sử dụng ngay cho thi công công trình không qua kho. Tuy nhiên, tại các công trường, thủ kho công trường vẫn đồng thời lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định căn cứ vào giá mua nguyên vật liệu (không bao gồm thuế GTGT) trên Hoá đơn GTGT. Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho áp dụng theo phương pháp đích danh. Nghĩa là số nguyên vật liệu đó được mua với giá bao nhiêu thì khi xuất dùng cũng xuất với giá đó để tính vào giá thành sản phẩm (trị giá nguyên vật liệu xuất dùng không có chi phí vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu, chi phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất chung). Vì vậy, công ty kiểm soát được cả giá trị và số lượng vật tư xuất dùng. Vật tư mua về sau khi được cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng, số lượng thủ kho căn cứ vào Hoá đơn GTGT tiến hành lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: một liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho người lĩnh vật tư, một liên kẹp cùng Hoá đơn GTGT chuyển lên Phòng kế toán tài chính công ty do đó có thể quy trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Tuy nhiên khi xuất kho nguyên vật liệu chỉ có sự chuyển giao về số lượng nguyên vật liệu giữa cung ứng vật tư và người nhận vật liệu (đội trưởng) nên có thể xảy ra sai phạm nếu có sự thông đồng giữa hai bên. Công ty thực hiện mô hình khoán gọn cho các đội công trình xây dựng. Công ty sẽ cung cấp một số nguyên vật liệu cho các đội thi công còn lại các khoản khác đội sẽ tự mua. Như vậy sẽ giúp đội chủ động trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu rút ngắn thời gian thi công. Tuy nhiên, vật liệu sau khi xuất kho hay đội tự mua về được sử dụng ngay chỉ chịu sự quản lý của đội trưởng mà chưa có sự giám sát chặt chẽ của các cá nhân hay tổ chức nào khác vì vậy sẽ dễ dẫn đến sự tùy tiện trong quá trình sử dụng về số lượng cũng như giá cả nguyên vật liệu. Công ty đã áp dụng mô hình khoán gọn cho các đội tổ (có kèm theo hợp đồng khoán) với hình thức này công ty đã phần nào quan tâm đến việc kiểm soát chi phí thông qua việc gắn trách nhiệm cho từng đối tượng cụ thể, đưa ra định mức chi phí hợp lý về việc sử dụng nguyên vật liệu để giao nhiệm vụ cho các tổ, đội trong công ty, hơn nữa việc khoán cho các đội các nguyên vật liệu đội tự mua sẽ không thông qua phòng vật tư phần nào hạn chế những tiêu cực mặt khác giúp đội chủ động hơn trong quá trình sản xuất đẩy nhanh tiến độ thi công công trình được khoán. 2.2.2.1.2. Kiểm soát chi phí nhân công: Trong điều kiện máy móc thi công của nước ta còn hạn chế thì chi phí nhân công chiểm tỷ trọng khá lớn trong giá thành công trình. Do đó việc quản lý tốt chi phí nhân công là một giải pháp để tiết kiệm chi phí không chỉ vậy nó còn đảm bảo tính công bằng cho người lao động nên được công ty cổ phần quản lý và xây dựng đương bộ khá chú trọng. Hiện nay, lực lượng lao động của công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 gồm: Lao động trong biên chế của công ty. Lao động thuê ngoài. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp của công ty gồm: - Tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp của lao động trong biên chế. Công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 việc trả lương theo sản phẩm căn cứ vào bậc thợ hệ số lương và căn cứ vào mức lương tối thiều bảng lương A1.8 và quy định các hệ số theo nghị định của chính phủ 205/2004/NĐ-CP. Tức là: lương thực tế của một công nhân bằng hệ số lương nhân với mức lương tối thiểu cộng các khoản phụ cấp khác.._.ộ thi công, hoàn thành công trình đúng thời gian. Công ty đã sử dụng phân bổ các khoản vay một cách hợp lý và tiết kiệm làm cho chi phí tài chính có giảm đi. - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí QLDN trong kỳ kế hoạch là 13,372,190,502 đồng và trong kỳ thực tế là 13,103,477,411 đồng, vậy chi phí này đã giảm được 268,713,091 đồng ứng với 2.009%. Công ty đã áp dụng các biện pháp, phương pháp quản lý lao động và các khoản chi phí tốt để bộ máy công ty hoạt động tốt. - Chi phí khác: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí khác trong kỳ kế hoạch là 684,310,318 đồng và trong kỳ thực tế là 741,073,658 đồng, vậy chi phí này tăng lên 56,763,340 đồng ứng với 8.295%. Chi phí khác là một trong những chi phí khó kiểm soát nhất vì vậy công ty cần phải cố gắng làm giảm mức tối đa phần chi phí này. Nhìn chung thì công ty đã kiểm soát khá tốt chi phí so với kế hoạch khi mà tổng chi phí có giảm 378,510,206 đồng ứng với 0.187%, tuy nhiên vẫn còn một số khoản mục chi phí còn phát sinh làm tăng lên. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XDGT 208 Sau khi phân tích đánh giá các khoản mục chi phí của công ty CP ĐTPT và XDGT 208 ta đã biết được các khoản chi phí, biết được tình hình sử dụng các khoản chi phí và kiểm soát các khoản chi phí đó. Qua đó ta có những giải pháp nhằm kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong công ty CP ĐTPT và XDGT 208 như sau: 3.1. Những khó khăn và thuận lợi của công ty trong quá trình kiểm soát chi phí: 3.1.1. Thuận lợi: Trong thời điểm kinh tế đất nước gặp khó khăn tuy nhiên nhờ hưởng lợi từ chương trình kích cầu của Chính phủ thì công ty được giảm lãi suất tiền vay, đảm bảo nguồn vốn vay phục vụ cho thi công. Để kiểm soát chi phí công ty áp dụng phương thức quản lý hạch toán kinh tế đội thể hiện qua hợp đồng giao khoán giữa công ty và đội sản xuất. Như ta đã phân tích ở chương 2 thì công ty có một số điểm cần chú ý trong việc giao khoán cho các tổ đội: Mặc dù công ty đã thực hiện khoán các khoản chi như nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công nhưng chưa thực sự hợp lý, rõ ràng và hiệu quả. Mặc dù kiểm soát chi phí nhân công và máy thi công có giảm so với kế hoạch tuy nhiên vẫn tăng lên đáng kể so với những năm trước. Khi thực hiện khoán nguyên vật liệu cho các tổ đội . Công ty cần cho tiến hành theo dõi giữa việc xuất nguyên vật liệu đem sử dụng với quá trình sản xuất của từng đội tổ sản xuất trên cơ sở đó có thể cho công ty thấy được đội tổ nào đạt kế hoạch đề ra, tổ đội nào chưa đạt được, tổ đội nào giảm chi phí hiệu quả, tổ đội nào chưa đạt hiệu quả về giảm chi phí. Sau khi xác định được chi phí tăng lên do việc không hoàn thành hay không chịu áp dụng các biện pháp giảm chi phí, hay có áp dụng dẫn đến hiệu quả sản xuất không cao, không kịp tiến độ thi công của công trình thì ta có thể cắt khen thưởng. Còn những bộ phận nào hoàn thành tốt tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu mà vẫn hoàn thành tiến độ thi công của công trình thì công ty đã biểu dương và cũng đã có biện pháp khen thưởng bằng tinh thần và vật chất kịp thời để tạo được sự thi đua phấn đấu của từng cá nhân trong công ty. Trong quá trình thi công thì công ty nên yêu cầu các tổ đội tận dụng tốt những nguyên vật liệu sẵn có tại công trường từ đó đã tiết kiệm được lượng vật liệu tiêu hao và chi phí vận chuyển vật liệu từ nơi này đến nơi khác. Đối với thực hiện giao khoán nhân công thì trong quá trình thực hiện khối lượng giao khoán, hàng ngày các tổ trưởng tiến hành theo dõi, chấm công cho công nhân trực tiếp trong tổ mình và ghi vào bảng chấm công của tổ. Như vậy, thời gian làm việc của công nhân cũng được kiểm soát một cách chặt chẽ tránh tình trạng người này chấm công hộ người kia. Khi đó công nhân sẽ làm việc được hiệu quả hơn và giảm được một phần chi phí nhân công. Khi giao khoán máy thi công thì công ty giao trách nhiệm quản lý và sử dụng máy cho tổ đội. Các tổ đội phải tự phân bổ thời gian thi công sao cho hợp lý, khi máy móc hỏng hóc cần tu sửa, thay thế thì cần phải có giấy tờ biên lai rõ ràng, khi hợp đồng thuê máy ngoài thì cần phải nêu rõ số lượng ca máy sử dụng, đơn giá một ca máy. 3.1.2. Khó khăn - Một trong những khó khăn của công ty là ý thức của người lao động chưa cao, sử dụng không tiết kiệm còn gây lãng phí ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí. - Cơ cấu lao động trong công ty còn chưa hợp lý, các cấp và các khâu quản lý khi thực hiện bộ máy quản lý còn nhiều và chưa hiệu quả. - Khi thi công ở những vùng miền xa, khó khăn như ở miền núi… thì gây phát sinh nhiều loại chi phí hơn gây ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí. - Việc giải ngân vốn chậm khiến cho các khoản nợ ứ đọng làm lãi với ngân hàng tăng lên khi đó việc kiểm soát chi phí cũng sẽ gặp khó khăn. - Giá nguyên vật liệu biến động nhiều trong thời điểm kinh tế khủng hoảng. - Việc hạch toán giữa công ty và các đội chưa rõ ràng dẫn đến có nhiều khoản chi phí bất thường tăng lên. 3.2. Giải pháp chung: 3.2.1. Giải pháp chung về quản lý lao động: Trong kiểm soát chi phí của công thì nhà lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng lớn đến toàn doanh nghiệp. Quản lý con người trong công ty cũng là một phần quan trọng bởi vì con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức của công ty, vận hành công ty và quyết định sự thành bại của công ty, quản lý tốt con người là giúp nhà quản lý kiểm soát chi phí trong công ty tốt hơn, dễ dàng hơn. Hiện nay, các DN Việt Nam trung bình chỉ sử dụng khoảng 40% năng suất của nguồn nhân lực mà họ đang sở hữu và tỷ lệ này còn khó lý giải hơn nữa ở nhóm nhân viên khối văn phòng. Nguyên nhân của vấn đề này cơ bản nằm ở sự yếu kém về công tác quản trị nguồn nhân lực. Những khó khăn và hạn chế chủ yếu mà phần lớn các DN ở Việt Nam hay gặp phải như là: Nhận thức chưa đúng của nhiêu cán bộ lãnh đạo, nhân viên về vai trò then chốt của nguồn nhân lực con người và quản trị nguồn nhân lực đối với sự thành công của DN. Trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động chưa cao, thiếu cán bộ quản lý giỏi và các chuyên gia về quản trị nguồn nhân lực. - Nhiều DN rơi vào tình trạng thừa biên chế. Cùng lúc các DN phải giải quyết tình trạng thiếu lao động có trình độ lành nghề cao nhưng lại thừa lao động không có trình độ lành nghề hoặc có những kỹ năng được đào tạo không còn phù hợp với những yêu cầu hiện tại, dẫn đến năng suất lao động thấp. - Nhiều DN hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp, thu nhập của người lao động thấp, ảnh hưởng sâu sắc đến đời sống, nhiệt tình và hiệu quả làm việc của người lao động. - Ý thức tôn trọng pháp luật chưa cao, luật pháp được thực hiện chưa nghiêm minh. - Chưa có tác phong làm việc công nghiệp. - Chưa xác lập được quan hệ bình đẳng, hợp tác giữa người lao động và chủ DN. - Một số quy chế về đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc... chậm cải tiến, không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh mới của DN. - Nhiều DN chưa chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn. Do vậy đối với công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 cần chú trọng vấn đề quản lý con người một cách cụ thể. * Xây dựng mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên Mục đích của công việc này là đạt được sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên về những vấn đề liên quan tới kiểm soát chi phí. Chỉ khi nhân viên có nhận thức rõ ràng thì mới mong có sự biến đổi thực sự trong hành động, qua đó quá trình kiểm soát chi phí được nhanh hơn, tốt hơn. Muốn làm được điều đó có thể thông qua các công cụ khác nhau, như mối liên hệ gián tiếp từ những văn bản hoặc những cuộc nói chuyện trao đổi trực tiếp. Làm việc với con người là khó khăn, phức tạp nhất, thông thường thì các văn bản không dễ hiểu và dễ nản lòng do đó các cuộc gặp mặt sẽ hiệu quả hơn. Ở đó các nhà quản lý sẽ thực hiện một quá trình: tham gia, trao đổi, phản hồi là 3 điểm quan trọng cần có trong việc xây dựng mối quan hệ. những thông tin mà cả nhà quản lý và nhân viên thu được sẽ thực tế hơn, đáng tin cậy và thực dụng hơn trong quá trình kiểm soát chi phí. Các nhân viên cần phải nhận thức được một điều là quan tâm tới chi phí của doanh nghiệp đồng nghĩa với coi đó như tiền của mình phải bỏ ra trả cho những chi phí, đó là thực tế nhưng khó thừa nhận. Xây dựng mối quan hệ cũng không có nghĩa là tạo ra rồi ngừng lại mà phải thương xuyên, liên tục và quan trọng hơn là phải chân thật. Cùng nhau giải quyết những việc chưa sáng tỏ, công việc sẽ đơn giản hơn rất nhiều. * Thường xuyên kiểm tra giám sát nhân viên, hoạt động kiểm soát chi phí và tuyển dụng nhân sự ,thu hút nhân tài về công ty Kiểm tra giám sát nhằm đạt mục đích đầu tiên là các hoạt động kiểm soát chi phí có thực hiện đúng kế hoạch không và qua đó xem xét công ty có thể thực hiện tốt hay không. Các nhà quản lý cần kiểm tra từng nhân viên xem năng lực hoạt động trong công việc có hiệu quả không để có thể khen thưởng hoặc xử phạt để tạo điều kiện cho họ bộc lộ phát triển cống hiến tài năng cho doanh nghiệp giúp họ gắn bó, tận tâm trung thành với doanh nghiệp thúc đẩy họ làm việc có hiệu quả hơn. Về chính sách tuyển dụng: Cần phải chuẩn bị kỹ, thực hiện tốt quá trình tuyển chọn các ứng cử viên nhằm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những người có đủ các tiêu chuẩn thích hợp cho các vị trí và các chức danh cần người trong công ty. Công ty có thể trực tiếp tuyển dụng các nguồn từ bên ngoài và trong nội bộ công ty hoặc có thể áp dụng các giải pháp thay thế tuyển dụng. Các giải pháp thay thế tuyển dụng thường được áp dụng là: Giờ phụ trội, hợp đồng thuê gia công, thuê lao động thời vụ, thuê lao động của DN khác. Mỗi giải pháp tuyển dụng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, công ty cần phải xem xét khi áp dụng các giải pháp này phải phù hợp với điều kiện của DN. Luôn tạo ra những cơ hội tốt và những ưu đãi hợp lý trong công ty nhằm thu hút người tài về làm việc, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp từ đó kiểm soát chi phí được thuân lợi hơn. Về đào tạo và phát triển nhân sự: Dựa trên những mục tiêu và để thực hiện các mục tiêu của công ty là kiểm soát tốt các khoản chi phí của công ty, công ty cần phải đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc được giao và nâng cao trình độ bản thân. Sau khi phân tích và xác định nhu cầu đào taọ công nhân kỹ thuật và phát triển năng lực cho các nhà quản trị thì vấn đề tiếp theo là xác định các hình thức đào tạo với các chương trình, nội dung và phương pháp đào tạo thích hợp. Đây là vấn đề quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản trị nhân sự của công ty phải hết sức thận trọng vì tất cả các chi phí đào tạo đều tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty và phải được hoàn lại. Công ty có thể áp dụng một trong các hình thức đào tạo với các chương trình và phương pháp đào tạo phổ biến như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo ngoài nơi làm, tại các trường, các lớp đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề và nâng cao năng lực cho quản trị gia, đào tạo tại các trường đại học. * Khuyến khích các cán bộ công nhân viên tham gia quản lý chi phí và tiết kiệm Mặc dù các công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí trong công ty. Do vậy bản thân họ quan tâm tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Trước hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về các loại chi phí.Những thông tin này trước hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc hoặc những thông tin ở các bộ phận khác nhau như vậy tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau. Khuyến khích các nhân viên đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát công nhân viên mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những ý kiến đề xuất của công nhân viên không nên bảo thủ trì trệ. Cần có chế độ khen thưởng hợp lý với những đề xuất có hiệu quả và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm tôn trọng. Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ được công khai trên toàn công ty để đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí.Như vậy các thông tin được công bố sẽ đáng tin cậy , mặt khác cũng để nhân viên dựa vào những thông tin này kiểm soát cấp trên của mình, kiểm soát các bộ phận khác có liên quan trong công ty. Công ty cần yêu cầu các cán bộ công nhân viên thực hiện tiết kiệm nhằm làm giảm một số khoản chi phí như chi phí sản xuất chung, chi phí khác… khi mà các chi phí này có tăng lên và khó kiểm soát. 3.2.2. Giải pháp về quản lý công nghệ Công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là một doanh nghiệp xây dựng giao thông là một công tác xây dựng đặc thù, nó có những đặc tính riêng. Do vậy, việc áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ và vật liệu mới cho ngành xây dựng giao thông là rất cần thiết bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và doanh thu của công ty từ đó ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí trong sản xuất của công ty. Để đưa ra được phương hướng mục tiêu áp dụng khoa học công nghệ chủ yếu và giải pháp cần thực hiện trong những năm tới, tạo tiền đề cho việc đổi mới và hiện đại hóa - công nghệ của ngành GTVT, các quan điểm sau đây được xuyên suốt cho việc lựa chọn đó: a. Lấy quản lý kinh tế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và hiệu quả là khâu đột phá, cần có trước tiên. Phải đảm bảo được kỷ luật trong trật tự sản xuất thì việc áp dụng công nghệ mới triển khai được. Mặt khác, quản lý kỹ thuật là một khâu cơ bản để đảm bảo an toàn giao thông, một vấn đề đang rất bức xúc trong xã hội hiện nay. Cũng cần lưu ý việc quản lý kinh tế kỹ thuật phải được thực hiện đồng bộ trong tất cả các khâu hoạt động nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, khai thác, của công ty nói riêng và Ngành GTVT nói chung. b. Công tác lựa chọn các chương trình cần được tiếp tục tập trung cho khâu ứng dụng công nghệ mới và tiến hành một cách đồng bộ thông qua việc thực hiện các dự án để tạo ra công trình và sản phẩm mới. c. Các chương trình được lựa chọn ưu tiên cần phải được triển khai đồng bộ từ khâu đào tạo, quản lý, chuyển giao công nghệ, nghiên cứu đến thực hiện dự án vào sản xuất, khai thác. Công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Công nghệ thuộc lĩnh vực này rất đa dạng nhưng đều có một điểm giống nhau là gắn liền với loại máy và thiết bị thi công xây dựng. Mục tiêu cần triển khai cho giai đoạn tới trong lĩnh vực này của công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là nâng cao năng lực công nghệ, có hệ thống trang bị máy móc thi công đồng bộ, hiện đại, có thể tiến hành công tác thi công xây lắp đối với bất kỳ công trình giao thông loại nào. Từ đó công ty có thể tham gia đấu thầu được nhiều loại công trình ở trong nước một cách đa dạng hơn. Cái cần được quan tâm để phát triển chính là vấn đề đổi mới công nghệ và đặc biệt là đầu tư đổi mới thiết bị xây lắp và đào tạo công nhân lành nghề. Chương trình đổi mới công nghệ đối với thi công xây lắp các công trình giao thông cần được xác định với những sản phẩm và những mục tiêu chính là những thiếu sót trong thi công của công ty nói riêng và toàn ngành GTVT nói chung và nắm bắt, làm chr công nghệ thi công tiên tiến đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của đất nước như xây dựng hầm giao thông đô thị … Ngoài áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại, thì công ty phải tạo điều kiện ho đội ngũ cán bộ kỹ thuật của Công ty thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu khoa học do các cấp quản lý và hàng ngàn sáng kiến cải tiến trong quá trình thi công mang lại hiệu quả kinh tế kỹ thuật. 3.3. Giải pháp cụ thể giảm các khoản chi phí sản xuất kinh doanh 3.3.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý và phương thức quản lý - Sắp xếp bố trí lại lao động quản lý ở các phòng ban chức năng, bảo đảm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý và tinh giảm bộ máy quản lý làm việc không hiệu quả. - Cần có chính sách đầu tư hợp lý tăng tính cạnh tranh nhằm đủ khả năng tham gia đấu thầu được nhiều công trình. - Xây dựng và ban hành các quy chế trong công ty. Trách nhiệm của người quản lý phải rõ ràng. Khi vi phạm cần xử lý triệt để. 3.3.2. Xây dựng và hoàn thiện định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Để công tác định mức chi tiêu được tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể như sau: + Tiêu chuẩn kỹ thuật (kỹ thuật cung cấp). + Chi phí thực tế nhiều kỳ (kế toán cung cấp). + Dự toán chi phí (kế toán cung cấp). Công ty cần định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí: Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lương). Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, công ty cần phải quyết định: + Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra từng loại sản phẩm. + Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ nào đó. Khi định mức lượng, công ty có thể dùng hai loại định mức sau: Định mức lý tưởng là loại định mức được xây dựng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, điều kiện hoàn hảo này gần như không có được ở hầu hết các doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức. Định mức lý tưởng có thể giúp nhà quản lý thấy rõ những điểm khác biệt chính tuy nhiên khó áp dụng trong thực tế. Định mức dự kiến (định mức thực tế): loại định mức này thường dễ áp dụng hơn định mức lý tưởng. Đây là các định mức mang tính chất thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu người thực hiện chi phí được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì công ty dễ đạt được định mức dự kiến. Công ty cần áp dụng thực tế của công ty để xây dựng định mức cho mình phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của công ty, và dần dần hoàn thiện nó sao cho hiệu quả được tốt nhất. 3.2.3. Thường xuyên phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức. Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh của công ty. Công ty cần phân tích biến động của một số loại chi phí sau: * Phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một loại biến phí, khi chi phí nguyên vật liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh lệch đó là biến động chi phí nguyên vật liệu. Sự biến động này gồm biến động lượng sử dụng và biến động giá nguyên vật liệu. Trong công ty sự biến động giá phụ thuộc vào cả nguyên nhân khách quan (quan hệ cung cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách của Nhà nước,…) và nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…). Biến động về lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị, điều kiện nơi sản xuất… Công ty cần theo dõi sát biến động giá cả trên thị trường nhằm thông báo cho các tổ đội và các phòng ban nhằm kịp điều chỉnh và dễ kiểm soát hơn. Sự phân tích các biến động nói trên phải được công ty tiến hành càng sớm càng tốt, nhằm phát hiện kịp thời những bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chi phí nguyên vật liệu. * Phân tích các biến động chi phí lao động trực tiếp: Chi phí lao động trực tiếp là một loại biến phí, vì vậy việc phân tích các biến động của nó cũng dùng mô hình chung về phân tích biến động biến phí. Biến động chi phí lao động trực tiếp có thể chi tiết hóa như sau: + Biến động năng suất lao động. + Biến động thời gian nhàn rỗi (ngừng sản xuất). + Biến động đơn giá tiền lương. Biến động năng suất phụ thuộc vào công nhân phải mất thời gian sản xuất nhiều hay ít hơn so với định mức. Nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm về biến động năng suất bất lợi, và xác định rõ người chịu trách nhiệm và lý do vì sao thời gian sản xuất lại kéo dài. Năng suất lao động tăng hay giảm có thể thường do ảnh hưởng của các nguyên nhân: + Sự thay đổi cơ cấu lao động; + Năng suất lao động cá biệt; + Tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị; + Chất lượng của nguyên liệu được sử dụng; + Các biện pháp quản lý sản xuất; + Các biện pháp quản lý sản xuất; Biến động thời gian nhàn rỗi hay còn gọi là biến động chi phí thời gian xảy ra khi thời gian công nhân không có công việc để làm lâu hơn so với dự kiến. Biến động lương xảy ra khi doanh nghiệp phải trả lương thực tế cho công nhân cao hơn hoặc thấp hơn so với dự kiến. Đơn giá tiền lương tăng do nhiều nguyên nhân, có thể tổng hợp thành hai nguyên nhân: + Do đơn giá tiền lương của các bậc thợ tăng lên; + Sự thay đổi về cơ cấu lao động. Tiền lương tăng lên khi cơ cấu lao động thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao và giảm tỷ trọng công nhân bậc thấp tính trên tổng số giờ lao động được sử dụng. * Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí khá phức tạp, bởi nó là một chi phí gián tiếp với nhiều loại chi phí khác nhau về tính chất và được tính vào giá thành các sản phẩm thông qua sự phân bổ, vì vậy sẽ không có một mô hình duy nhất về phương pháp để phân tích chung cho các doanh nghiệp. Thông thường phân tích biến động chi phí sản xuất chung được thực hiện như sau: + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến: Theo mô hình phân tích biến phí đã trình bày ở trên, thì sự tăng giảm chi phí sản xuất chung khả biến so giữa thực tế và định mức (hay dự toán) có thể chia thành hai loại biến động: Biến động giá và biến động năng suất. Mặc khác, do chi phí sản xuất chung có nhiều khoản mục nên doanh nghiệp cần lập một bảng tính toán tổng hợp các biến động và xem đó là báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung khả biến. + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến: đặc điểm cơ bản của chi phí bất biến là không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức độ hoạt động. Do vậy, khi phân tích chi phí sản xuất chung bất biến công ty cần lưu ý một số điểm sau: Mọi sự chia nhỏ định phí đều có bản chất giả tạo vì chúng không phụ thuộc vào mức hoạt động. Xây dựng đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung là cần thiết cho quá trình tính toán biến động nhưng không có giá trị đối với việc kiểm soát chi phí đặt trong mối quan hệ với mức hoạt động. Vì những lý do này nên biến động chi phí sản xuất chung bất biến thường được biểu hiện dưới dạng vật chất thay vì tiền tệ. Sự thể hiện các biến động dưới hình thái vật chất sẽ cung cấp cho nhà quản lý một cách rõ ràng và cụ thể hơn nguyên nhân biến động, từ đó sẽ có biện pháp kiểm soát biến động hữu hiệu hơn. Ngoài ra, để có thể kiểm soát các loại chi phí khác, nhà quản lý còn có thể tiến hành phân tích sự biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp… Công ty cần theo dõi các biến động này để phân tích và đưa ra các giải pháp một cách kịp thời. 3.2.4. Kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí Trung tâm quản lý chi phí là nơi giúp chúng ta xác định, tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí. Trung tâm quản lý chi phí có nghĩa là: + Một phòng ban trong một công ty; + Một nơi làm việc; + Một dây chuyền máy; + Một người hay một bộ phận cụ thể; Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một trung tâm chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm soát được chi phí. Quan niệm các trung tâm quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí. Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, công ty cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau: + Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó. + Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong công ty. 3.2.5. Biện pháp giảm chi phí Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong công ty, nhà quản lý phải đưa ra được các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình sau để đưa ra các biện pháp giảm chi phí bao gồm 3 bước : - Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thường, chúng ta chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian. - Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các nguyên nhân còn lại. - Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật hơn là quản lý. 3.3. Phương pháp cắt giảm chi phí. Trong kiểm soát chi phí hiện nay thì cắt giảm chi phí một cách hợp lý cũng là một giải pháp tốt.Hiện nay, với tình hình lạm phát tăng cao, các doanh nghiệp gặp phải những khó khăn trong các mặt: sản xuất, chi trả lương... Để giải quyết những khó khăn trên, cắt giảm chi phí là một phương án mà các doanh nghiệp cần tính đến. Tuy nhiên, cắt giảm như thế nào để không ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, kinh doanh, sự tăng trưởng và vị thế của doanh nghiệp không phải là vấn đề đơn giản. Công ty cần có một tầm nhìn tổng thể tổng thể trong việc cắt giảm chi phí. Những chi phí hiệu quả luôn là giải pháp tốt để doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh của mình. - Tăng chi phí tốt, giảm chi phí xấu: Điều đầu tiên cần phải tính đến: phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng để biết đâu là chi phí tốt, đâu là chi phí xấu (có thể trực tiếp hay gián tiếp). Theo đó, chi phí tốt là loại chi phí mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, chi phí góp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Cắt giảm đúng trọng tâm : Phân tích kết cấu về chi phí để biết được tỉ trọng của từng lọai chi phí. Những loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của một quy trình sản xuất, kinh doanh nên được ưu tiên xem xét trước... Chẳng hạn tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu của công ty năm 2009 là 44.87% cao hơn năm 2008 là 43.17% và năm 2007 là 29.97% ; tỷ trọng chi phí nhân công năm 2009 là 12.69% cũng cao hơn năm 2008 và năm 2007 là 9.98%, 8.34% so với tổng chi phí của công ty…Để cắt giảm được các khoản chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu thì cần tập trung đầu tư vào yếu tố kỹ thuật công nghệ hơn nữa. Bởi vì, một tỉ lệ nhỏ tiết kiệm được từ những chi phí này cũng tạo ra một giá trị đủ lớn cho ông ty. - Có tầm nhìn hướng về tương lai: Tăng năng suất, tăng sản lượng tiêu thụ là giải pháp cắt giảm chi phí hiệu quả. Đôi khi, họ chỉ giải quyết những vấn đề xảy ra trong vòng 3 tháng, 6 tháng mà trong tương lai xa hơn họ không lưu tâm. Trên thực tế, có những vấn đề đúng ở thời điểm này thì lại trở thành sai lầm trong thời điểm khác. Đôi khi, có những chi phí tại thời điểm hiện tại có thể là chi phí xấu, nhưng trong tương lai đó là chi phí tốt. Chẳng hạn, chi phí để đào tạo nhân viên. Trưởng phòng nhân sự đề xuất kế hoạch huấn luyện nhân viên trong gian đoạn 3-6 tháng. Tuy nhiên, giám đốc tài chính lại gạt ngay vì nhìn vào khoảng chi phí phải bỏ ra. Vị giám đốc này lý giải, không ai lại bỏ chi phí để đào tạo nhân viên trong khi tình hình kinh tế đang xấu đi. Và lời giải thích này thuyết phục được nhiều người. Tuy  tại thời điểm hiện tại lời giải thích đó tỏ ra hợp lý nhưng công ty nọ đâu biết rằng, họ sẽ phải trả giá cho việc hàng loạt nhân sự tài năng ra đi vì doanh nghiệp khác có những kế hoạch, cam kết tốt hơn. Sau 3 tháng vượt qua khó khăn, tình hình kinh tế phát triển, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để mở rộng phát triển, thì lúc này doanh nghiệp lại gặp khó khăn về nhân lực. Khi nền kinh tế rơi vào khó khăn việc cắt giảm chi phí là điều rất quan trọng và cũng là một phần trong kiểm soát giảm chi phí của công ty. Tuy nhiên, cần phân loại đúng các chi phí để cắt giảm cho hiệu quả, phân tích tỉ trọng để đánh đúng vào trọng tâm. Muốn làm được điều đó công ty cần có một tầm nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, cần có một cái nhìn hướng về tương lai và đặt niềm tin mình vào đó. MỤC LỤC ._.