Khóa luận Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện quân đội

----------- NGUYỄN ĐỨC TÂM TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 – X GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN: Th.S Trần Hữu Huỳnh HÀ NỘI - 2013 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Thầy Trần Hữu Huỳnh – người đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này. Xin gửi lời cám ơn tới tất cả các Thầy, cô giáo khoa Thông tin Thư viện trường ĐH Khoa học xã hội và Nhân văn đã tạo điều kiện để tôi có thể thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học phù hợp với chuyên ngành và năng lực của bản thân. Xin gửi lời cám ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ của Thư viện Quân Đội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi hứa sẽ cố gắng hết mình với bài nghiên cứu khoa học này. Một lần nữa, xin chân thành cám ơn! Sinh viên Nguyễn Đức Tâm Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHỮ CÁI VIẾT TẮT NỘI DUNG CBTV Cán bộ thƣ viện CSDL Cơ sở dữ liệu CTĐ Công tác Đảng CTCT Công tác Chính trị NDT Ngƣời dùng tin TCCT Tổng cục chính trị TT-TV Thông tin-thƣ viện TVQĐ Thƣ viện Quân Đội Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................... Error! Bookmark not defined. 1. Lý do lựa chọn đề tài. ........................................ Error! Bookmark not defined. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. ............... Error! Bookmark not defined. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ................ Error! Bookmark not defined. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu. .............................. Error! Bookmark not defined. 5. Tình hình nghiên cứu. .................................... Error! Bookmark not defined. 6. Cấu trúc của khóa luận. ................................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 1 .............................................................. Error! Bookmark not defined. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI. .......... Error! Bookmark not defined. 1.1. Vài nét về lịch sử ra đời của Thƣ viện Quân đội.Error! Bookmark not defined. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ. ............................. Error! Bookmark not defined. 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ. .............. Error! Bookmark not defined. 1.4. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. ................... Error! Bookmark not defined. 1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật. .............................. Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 2 .............................................................. Error! Bookmark not defined. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆUError! Bookmark not defined. CỦA THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI. .. Error! Bookmark not defined. 2.1. Nguồn tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. ........ Error! Bookmark not defined. 2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. ......... Error! Bookmark not defined. 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. ..................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.4. Đánh giá chung. ......................................... Error! Bookmark not defined. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm CHƢƠNG 3 .............................................................. Error! Bookmark not defined. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN ............ Error! Bookmark not defined. VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI. ....... Error! Bookmark not defined. 3.1. Tổ chức sắp xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp. ............................................................................ Error! Bookmark not defined. 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu. .............. Error! Bookmark not defined. 3.3. Đảm bảo môi trƣờng trong công tác bảo quản.Error! Bookmark not defined. 3.4.Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. Error! Bookmark not defined. 3.5. Phục chế, đóng bìa các nguồn tài liệu. ....... Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN ............................................................... Error! Bookmark not defined. TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................... Error! Bookmark not defined. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài. Đất nƣớc ta đang thực hiện giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá dƣới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam để bảo vệ vững chắc độc lập chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ, bảo vệ chế độ XHCN, chúng ta cần phải xây dựng đƣợc một quân đội mạnh, chính qui tinh nhuệ và từng bƣớc hiện đại. Trong quân đội thông tin khoa học, đặc biệt là khoa học quân sự có vai trò quan trọng giúp các tƣớng lĩnh lãnh đạo, chỉ huy, các nhà nghiên cứu khoa học đề ra chiến lƣợc, sách lƣợc đúng đắn đáp ứng yêu cầu hiện nay trong tình hình “diễn biến hòa bình”. Các cơ quan thông tin- thƣ viện (TT-TV) trong đó có Thƣ viện Quân đội đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ này. Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) là thƣ viện khoa học chuyên ngành về quân sự. Ngoài chức năng tuyên truyền, giáo dục các chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, từng bƣớc nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho cán bộ chiến sỹ trong và ngoài quân đội. Đồng thời phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo chỉ huy quân sự của các tƣớng lĩnh, phục vụ cho các nhà nghiên cứu về khoa học quân sự. Do tính chất đặc thù của một thƣ viện chuyên ngành quân sự, trong những năm qua TVQĐ đã chú trọng đến công tác tổ chức và bảo quản tài liệu, nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng phục vụ, kịp thời cung cấp thông tin tài liệu cho bạn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm đọc. Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Quân đội” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2.1. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong thời gian qua tại TVQĐ. Đánh giá những ƣu nhƣợc điểm của công tác này và qua đó tác giả đóng góp một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức và bảo quản tài liệu ở TVQĐ để nguồn tin nói riêng và sản phẩm thông tin nói chung của thƣ viện, ngày càng đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và chính xác nhu cầu bạn đọc. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu. - Nghiên cứu đặc điểm của TVQĐ. - Nghiên cứu công tác tổ chức nội dung, thành phần các loại hình kho tài liệu hiện có của TVQĐ. - Phân tích, đánh giá các hình thức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu. - Đề xuất những biện pháp cụ thể hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của TVQĐ. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. + Đối tƣợng: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thƣ viện chuyên ngành quân sự ở TVQĐ. + Phạm vi nghiên cứu: tại TVQĐ trong giai đoạn hiện nay. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu. Thực hiện đề tài khóa luận này, tôi đã sử dụng các phƣơng pháp: Khảo sát thực tế, thống kê, phân tích so sánh đánh giá và tổng hợp tài liệu. 5. Tình hình nghiên cứu. Hiện nay, công tác nghiên cứu tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở các thƣ viện và trung tâm thông tin đƣợc nhiều ngƣời chú ý. Mặc dù đề tài này đã có Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ngƣời nghiên cứu, nhƣng đề tài của tôi triển khai tại TVQĐ có nhiều điểm mới so với các đề tài trƣớc đó là: nội dung triển khai, cách nhìn nhận đánh giá, những nhận xét và đề xuất giải pháp mới nhằm hoàn thiện tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TVQĐ. 6. Cấu trúc của khóa luận. Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo. Khóa luận gồm 3 chƣơng với nội dung sau: Chƣơng 1. Khái quát về Thƣ viện Quân đội. Chƣơng 2. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. Chƣơng 3: Một số nhận xét, kiến nghị đối với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức nhƣng do thời gian và trình độ có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn để khóa luận của tôi hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI. 1.1. Vài nét về lịch sử ra đời của Thƣ viện Quân đội. Ngày 15/11/1957 Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) đƣợc thành lập theo chủ trƣơng của Tổng Quân uỷ mà trực tiếp là đại tƣớng Nguyễn Chí Thanh - Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị. Những ngày đầu mới thành lập, Thƣ viện Quân đội mới chỉ là một tủ sách của Tổng Quân uỷ ở chiến khu Việt Bắc với gần 500 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn. Vì vậy, chƣa đáp ứng kịp thời yêu cầu của công tác nghiên cứu chỉ đạo, học tập, giải trí của cán bộ, chiến sĩ, phục vụ nhiệm vụ chiến đấu và xây dựng của quân đội. Trải qua thời gian cùng với sự phát triển của quân đội, TVQĐ đã không ngừng lớn mạnh, từ một thƣ viện phổ thông trở thành một thƣ viện khoa học tổng hợp về quân sự cấp Nhà nƣớc. Trong cùng thời gian này, hệ thống thƣ viện trong quân đội cũng đƣợc hình thành, nhiều thƣ viện nhà trƣờng trong quân đội, thƣ viện các quân khu, quân đoàn, các cơ quan, đơn vị đƣợc thành lập... Hệ thống thƣ viện toàn quân có vai trò hết sức quan trọng mà đứng đầu là TVQĐ, đại tƣớng Võ Nguyên Giáp đã viết: “Thư viện là công cụ cực kỳ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sự trong đông Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm đảo cán bộ và chiến sĩ của quân đội ta”. Vì vậy chúng ta phải “Xây dựng Thư viện Quân đội thành một trong những trung tâm khoa học và văn hoá quan trọng của quân đội ta”. (Trích Tập san Thƣ viện, số 4 - 2002). Thực hiện theo chủ trƣơng của Tổng cục Chính trị. TVQĐ đã và đang có rất nhiều cố gắng trong công tác thông tin -thƣ viện. Đặc biệt đứng trƣớc tình hình, nhiệm vụ mới của đất nƣớc, TVQĐ từng bƣớc đổi mới hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt nhu cầu ngày càng đa dạng, phong phú của bạn đọc, đặc biệt là truyền bá chủ nghĩa Mác – Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, các chỉ thị, nghị quyết của Đảng, Nhà nƣớc và quân đội tới cán bộ, chiến sĩ trong quân đội và nhân dân để góp phần xây dựng quân đội vững mạnh, chính quy, tinh nhuệ, từng bƣớc hiện đại, góp phần giữ vững ổn định chính trị, phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Hơn 50 năm xây dựng và phát triển của TVQĐ với những giai đoạn sau: * Từ năm 1957 đến 1965. Đây là giai đoạn đầu tiên, xây dựng nền móng cho TVQĐ. Vốn tài liệu ban đầu gồm 500 bản sách của Tổng Quân uỷ và một số sách báo quốc văn, ngoại văn của Bộ Quốc phòng. Khi đó TVQĐ nằm trong một thành phần của Câu lạc bộ quân đội với 3 cán bộ biên chế. Họ vừa làm chỉ đạo nghiệp vụ, vừa thực hiện công việc cụ thể. Đến năm 1958, do yêu cầu của đất nƣớc, của công tác chính trị nên TVQĐ đã đƣợc tách ra khỏi Câu lạc bộ quân đội trở thành thƣ viện trung tâm của toàn quân. Để nhanh chóng tăng vốn tài liệu của thƣ viện, TVQĐ đã đặc biệt chú ý đến công tác bổ sung, sƣu tầm vốn sách báo. Sau một thời gian sƣu tầm, vốn tài liệu của TVQĐ đã tăng lên thành hơn 3.000 cuốn sách, báo. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Cùng với sự gia tăng của lƣợng sách báo, số lƣợng cán bộ của TVQĐ cũng tăng lên. Năm 1959 Tổng cục Chính trị đã điều về cho Thƣ viện thêm 7 cán bộ. Trong hai năm 1960, 1961 TVQĐ liên tục cử cán bộ đi học “Lớp thƣ viện Xê-rốp”, mở các lớp nghiệp vụ thƣ viện ngắn ngày cho cán bộ, nhân viên thƣ viện các quân khu, quân đoàn, sƣ đoàn, trung đoàn... đồng thời biên soạn nhiều thƣ mục và hƣớng dẫn, tuyên truyền vận động cán bộ, chiến sĩ đọc trong các đợt học tập. Từ 1962 đến 1965 TVQĐ đã tổ chức hai lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ cho 60 cán bộ. Ngày 17/9/1963 TVQĐ tổ chức Hội nghị Thƣ viện toàn quân lần thứ nhất tại trạm 60 Bộ Quốc phòng. Hàng quý, TVQĐ cho ra tập san phê bình “Ngƣời lính gác”, phát hiện nhiều sách cần thu hồi. Hai thƣ mục: Hƣớng dẫn mua sách và đăng ký giới thiệu sách mới đƣợc ra hàng tháng. Nội san hƣớng dẫn nghiệp vụ thƣ viện 3 tháng một kỳ để phổ biến và trao đổi nghiệp vụ. Hàng năm, TVQĐ phối hợp với Phòng Văn hoá – Văn nghệ Cục Xuất bản tổ chức nhiều đợt trƣng bày triển lãm, tuyên truyền giới thiệu sách, báo nhân dịp các ngày kỷ niệm lớn của đất nƣớc. Đây là giai đoạn khởi đầu nên TVQĐ đã gặp nhiều khó khăn, trắc trở. Tuy nhiên, TVQĐ đã vƣơn lên và sớm khẳng định đƣợc vai trò của thƣ viện trung tâm, đầu ngành của hệ thống thƣ viện toàn quân. * Từ năm 1965 đến 1975. Đây là thời kỳ cả nƣớc có chiến tranh, đế quốc Mỹ mở rộng chiến tranh tiến hành phá hoại miền Bắc. Vì vậy, TVQĐ phải sơ tán, di chuyển kho sách và nơi làm việc đến các địa điểm khác nhau nhƣ từ Hà Nội chuyển về Hoà Bình, rồi Hà Tây. Theo chỉ thị 104 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng về “Vai trò, nhiệm vụ và phƣơng châm công tác văn hoá, văn nghệ trong tình hình hiện nay”, TVQĐ chuyển hƣớng hoạt động thƣ viện, sách báo về cơ sở, tăng cƣờng bổ sung tài liệu, Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm in hàng vạn bản sách, in loại sách mỏng, gọn nhẹ, khổ nhỏ để phục vụ tủ sách trên vai theo bộ đội vào chiến trƣờng, đồng thời thành lập những thƣ viện dự trữ cho các đơn vị sau ngày giải phóng. Ngoài trụ sở chính lâm thời của thƣ viện tại số nhà 23 Lò Đúc – Hà Nội, TVQĐ còn có kho sách phát hành lớn tại khu Văn Công – Mai Dịch để cấp sách cho các đơn vị bộ đội. Trong giai đoạn này cung cấp sách cho bộ đội ở chiến trƣờng là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của TVQĐ, sách đi cùng súng đạn, thuốc men, thực phẩm đến tận tay ngƣời chiến sĩ, sách nằm trong ba lô của những anh bộ đội trên cánh võng của những chiến binh. Trong những năm từ 1968 đến 1972 số lƣợng cán bộ biên chế của TVQĐ đƣợc tăng thêm lên thành 15 ngƣời. Đầu năm 1973, đế quốc Mỹ phải ký hiệp định Pari ngừng ném bom miền Bắc. Thực hiện những nhiệm vụ mới, TVQĐ đƣợc Bộ Quốc Phòng quyết định chuyển trụ sở về nhà 83 Lý Nam Đế - Hà Nội. Đây là một bƣớc ngoặt lớn trong việc xây dựng và phát triển TVQĐ, phải nhanh chóng ổn định kho sách, mặt khác phải khẩn trƣơng phục vụ tốt yêu cầu của độc giả. Năm 1975, miền Nam hoàn toàn đƣợc giải phóng, đất nƣớc đƣợc thống nhất, TVQĐ đã chuyển hàng trăm tấn sách vào miền Nam hỗ trợ cho các đơn vị quân đội nhƣ: Quân khu 5, Quân khu 7, Quân khu 4 để kịp thời cấp phát cho bộ đội và nhân dân vùng mới giải phóng. Đồng thời làm nhiệm vụ thu hồi các loại sách, báo của Mỹ - Nguỵ, TVQĐ đã đƣa hàng chục tấn sách, báo với hàng vạn ấn phẩm các loại ra Hà Nội làm giàu thêm kho sách tra cứu của quân đội. Tính tới cuối năm 1975, vốn tài liệu của Thƣ viện đã có 27.823 tên sách với hơn 15 vạn bản và 45.000 tập báo, tạp chí. Thời kỳ này, TVQĐ đã biên soạn các loại thƣ mục giới thiệu, thƣ mục chuyên đề, thƣ mục trích dẫnNhƣ vậy, trong chiến tranh chống Mỹ cứu nƣớc, Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm TVTWQĐ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Tổng cục Chính trị giao cho, góp phần vào chiến thắng vĩ đại của dân tộc. * Từ năm 1975 đến 1985. Từ sau 1975 đất nƣớc ta hoà bình thống nhất nƣớc nhà, TVQĐ đi vào ổn định và mạng lƣới thƣ viện toàn hệ thống dần đƣợc hình thành để kịp thời phục vụ nhu cầu của đất nƣớc và quân đội. Thời kỳ này, TVQĐ phát triển mạnh, từ một thƣ viện phổ thông trở thành một thƣ viện khoa học tổng hợp, cơ cấu gồm các phòng, ban. TVQĐ tiếp tục đẩy mạnh xây dựng nguồn lực sách báo bằng nhiều biệp pháp nhƣ thu hồi sách Mỹ - Nguỵ ở miền Nam, bổ sung những tài liệu mới, quan hệ phối hợp với các cơ quan liên quan khác. TVQĐ đã có những bƣớc tiến về mọi mặt, phát triển về số lƣợng và chất lƣợng. Năm 1982, TVQĐ đã đƣợc nhận Huân chƣơng Quân công hạng ba của Nhà nƣớc và đến tháng 12 nhận Huân chƣơng Quân công hạng nhì. Năm 1978, TVQĐ đƣợc xây nhà mới khang trang dùng cho các phòng đọc, phòng mƣợn và hội trƣờng. Đội ngũ cán bộ của thƣ viện có trình độ cao đƣợc đào tạo ở trong và ngoài nƣớc. * Từ năm 1986 đến nay. Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đề ra “Cƣơng lĩnh xây dựng đất nƣớc trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội” khi đất nƣớc tiến hành công cuộc đổi mới. Các Nghị quyết của Đảng, Nhà nƣớc về khoa học, công nghệ, giáo dục, đào tạo là cơ sở để sự nghiệp thƣ viện có định hƣớng phát triển. Trong điều kiện mới, đòi hỏi TVQĐ và thƣ viện toàn hệ thống phải đảm nhiệm những nhiệm vụ mới. Trong 3 năm 1986, 1987, 1990, TVQĐ đã tổ chức hai hội nghị thƣ viện toàn quân để đánh giá lại thực trạng hoạt động và đề ra định Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm hƣớng phát triển công tác thƣ viện trong thời kỳ mới. Cùng với chỉ thị của đại tƣớng Đoàn Khuê, TVQĐ phải trở thành một trung tâm văn hoá – khoa học quan trọng của Bộ Quốc Phòng, vì thế TVQĐ phải phục vụ tốt mọi nhu cầu của Bộ Quốc Phòng và xây dựng đƣợc phong trào đọc sách báo trong toàn quân và làm công tác hƣớng dẫn dịch vụ, phát hành sách cho các đơn vị. Cuối năm 1992, TVQĐ đƣợc Nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng lao động hạng nhì. Ngoài ra, còn đƣợc nhận nhiều bằng khen và cờ thƣởng luân lƣu của Nhà nƣớc và quân đội. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trƣởng thành, TVQĐ đã thực sự trở thành thƣ viện khoa học tổng hợp về quân sự, là thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong quân đội. Đến nay, TVQĐ đã xây dựng đƣợc một khu nhà khang trang, rộng rãi, vốn tài liệu gần 400.000 bản sách quốc văn và ngoại văn, 1.662 loại báo, tạp chí trong và ngoài nƣớc. Cấp thẻ cho hơn 10.000 bạn đọc, hàng năm phục vụ 50.000 lƣợt bạn đọc và 200.000 lƣợt tài liệu. Hiện nay, TVQĐ đang tiếp tục xây dựng cơ sở vật chất, tăng cƣờng công tác bổ sung tài liệu và thƣờng xuyên bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ của thƣ viện và các đơn vị trong toàn quân. TVQĐ vinh dự đƣợc Đảng và Nhà nƣớc tặng thƣởng 2 huân chƣơng quân công và một huân chƣơng lao động hạng nhì, những bằng khen, phần thƣởng luân lƣu của cán bộ chiến sĩ và trở thành thƣ viện khoa học tổng hợp chuyên ngành về quân sự. Nhân dịp kỷ niệm 50 năm ngày thành lập TVQĐ và ngày truyền thống của ngành thƣ viện toàn quân, TVQĐ vinh dự đƣợc tặng thƣởng huân chƣơng bảo vệ Tổ quốc hạng nhì. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ. 1.2.1. Chức năng. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Tham mƣu giúp thủ trƣởng Tổng cục chính trị về công tác thƣ viện và hoạt động sách báo trong quân đội. - Bổ sung, sƣu tầm, thu thập, tàng trữ sách, báo, tài liệu về quân sự, quốc phòng ở trong và ngoài nƣớc. - Tổ chức phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, cung cấp thông tin, định hƣớng đọc và xây dựng phong trào đọc sách trong quân đội. - Hƣớng dẫn nghiệp vụ, bồi dƣỡng cán bộ, nhân viên thƣ viện cho hệ thống thƣ viện toàn quân. - Bổ sung sách tập trung, bảo đảm tiêu chuẩn đời sống văn hoá tinh thần cho Bộ đội. 1.2.2. Nhiệm vụ. - Soạn thảo các văn bản pháp quy về thƣ viện trình TCCT và Bộ Quốc phòng ban hành. Xây dựng kế hoạch và tham mƣu giúp thủ trƣởng TCCT về phƣơng hƣớng, nội dung công tác thông tin - thƣ viện trong quân đội. - Tổ chức công tác bổ sung, sƣu tầm, trao đổi sách báo, tƣ liệu để phát triển vốn tài liệu của thƣ viện, phục vụ công tác nghiên cứu trƣớc mắt và lâu dài của quân đội. - Tiếp nhận ấn phẩm lƣu chiểu của các đơn vị trong toàn quân để lƣu trữ phục vụ lâu dài. - Xử lý nghiệp vụ tài liệu nhập vào thƣ viện (đăng ký, phân loại, mô tả), xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu tài liệu bằng phƣơng pháp truyền thống, vừa hiện đại thông qua các hệ thống máy tính. - Tổ chức, sắp xếp kho tài liệu, giữ gìn, bảo quản lâu dài kho tài liệu của thƣ viện. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Tổ chức các phòng đọc, phòng mƣợn sách báo, tài liệu và các phƣơng tiện mang tin khác phục vụ nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài quân đội. - Tiến hành các hình thức tuyên truyền, giới thiệu những tài liệu của thƣ viện: Tổ chức giới thiệu sách, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, hội thảo, triển lãm sách báo để lôi cuốn ngày càng đông bạn đọc đến với thƣ viện. - Biên soạn các loại hình thƣ mục: Thƣ mục giới thiệu sách báo mới, thƣ mục chuyên đề, các hình thức thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chủ động tuyên truyền, giới thiệu sách báo và phát huy giá trị kho tài liệu của Thƣ viện. - Nghiên cứu lý luận, tổng kết kinh nghiệm công tác thƣ viện - thƣ mục, thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin vào thƣ viện. Biên soạn các tài liệu nghiệp vụ thƣ viện, tổ chức phổ biến và áp dụng trong quân đội. Cung ứng các mẫu biểu, sổ, phích, trang thiết bị thƣ viện cho hệ thống thƣ viện toàn quân. - Giúp thủ trƣởng TCCT theo dõi, kiểm tra, nắm tình hình tổ chức, hoạt động thƣ viện, hƣớng dẫn nghiệp vụ thƣ viện cho hệ thống thƣ viện, tủ sách trong toàn quân. Tổ chức tập huấn và bồi dƣỡng nghiệp vụ thƣ viện cho phụ trách và nhân viên thƣ viện các đơn vị. Tham gia quy hoạch, xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, nhân viên thƣ viện trong quân đội. - Bổ sung tập trung sách để cung cấp cho các đơn vị trong toàn quân có định hƣớng nhằm đảm bảo tiêu chuẩn đời sống văn hoá tinh thần cho bộ đội theo chỉ tiêu kinh phí trên giao. - Trao đổi tài liệu và hợp tác đa dạng với các thƣ viện, trung tâm thông tin trong quân đội, các thƣ viện trong và ngoài nƣớc. Tham gia các hoạt động trong mạng lƣới thƣ viện nhà nƣớc nhằm thúc đẩy sự nghiệp thƣ viện Việt Nam phát triển. 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức: Ban Giám đốc (2 ngƣời), hội đồng khoa học và 6 phòng, ban: Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm * Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật: Nghiên cứu tình hình xuất bản trong nƣớc và nƣớc ngoài, xác định diện bổ sung tài liệu. Thu thập, lựa chọn các loại hình tài liệu bằng các hình thức mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi, biếu, tặng, sao chụp. Xử lý kỹ thuật nghiệp vụ tất cả các tài liệu nhập về thƣ viện theo qui trình thông tin –thƣ viện. * Phòng Phục vụ bạn đọc: Tổ chức hệ thống phục vụ đọc sách, báo và một số loại hình tài liệu khác của thƣ viện. Phòng phục vụ bạn đọc gồm: Phòng đọc tổng hợp, phòng đọc tra cứu, phòng báo - tạp chí, phòng mƣợn, phòng đọc điện tử trực tuyến. *Phòng Thông tin- Thư mục: Biên soạn các ấn phẩm thông tin - thƣ mục phục vụ lãnh đạo, chỉ huy các cấp và hệ thống thƣ viện trong quân đội. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin cho TVQĐ. * Phòng phát hành sách toàn quân: Tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị. * Phòng Nghiệp vụ: xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của TVQĐ và hệ thống thƣ viện toàn quân; nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ thông tin - thƣ viện; Soạn thảo các văn bản pháp qui về công tác thƣ viện và tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ thƣ viện trong quân đội, hƣớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra công tác thƣ viện và hoạt động sách báo của các đơn vị cơ sở Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm * Ban Hành chính: cung cấp trang thiết thiết bị đảm bảo cho mọi hoạt động của TVQĐ. P h ò n g P V B Đ BAN GIÁM ĐỐC Hội đồng KH B an H àn h c h ín h P h ò n g P h át h àn h P h ò n g N g h iệ p v ụ P h ò n g B ổ s u n g & X ử l ý k ỹ t h u ật P h ò n g T T T M P h ò n g m áy t ín h Bộ phận bổ sung Bộ phận XLKT Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Trung ương Quân đội. 1.3.2 Đội ngũ cán bộ. Hiện nay cán bộ tại TVQĐ là 39 cán bộ công nhân viên, trong đó có 5 thạc sỹ, 20 cử nhân, nhiều ngƣời có 2 bằng đại học trở lên. Hiện nay, hầu hết các cán bộ thƣ viện đều đƣợc đào tạo chính quy chuyên ngành thƣ viện hoặc các ngành khoa học khác. Đội ngũ cán bộ thƣ viện không ngừng đƣợc bồi dƣỡng về các mặt tƣ tƣởng, lý luận quân sự, nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đặc biệt, luôn đƣợc tu dƣỡng về lý tƣởng đạo đức nghề nghiệp, ý chí, phát huy trí tuệ tập thể và trách nhiệm, tạo nên sự đoàn kết nhất trí và tâm huyết, tất cả cho sự nghiệp thƣ viện của quân đội. 1.4. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. 1.4.1. Người dùng tin. Ngƣời dùng tin (NDT) là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên thƣ viện, là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tƣợng phục vụ của công tác thông tin tƣ liệu. Họ vừa là khách hàng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. Vai trò đó thể hiện các mặt sau: - NDT luôn là cơ sở để định hƣớng các hoạt động của các đơn vị thông tin. P .m ƣ ợ n v ề n h à Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó. - Chính sách bổ sung phụ thuộc vào yêu cầu của NDT. Trong một thời gian dài đối tƣợng bạn đọc chủ yếu của TVQĐ chỉ là cán bộ, chiến sỹ trong quân đội. Trong thời kỳ cả nƣớc bƣớc vào công cuộc đổi mới, thực hiện công cuộc xã hội hoá hoạt động thông tin- thƣ viện, TVQĐ đã mở rộng đối tƣợng phục vụ tới những bạn đọc ngoài quân đội có nhu cầu quan tâm nghiên cứu về những vấn đề chiến tranh và quân đội, an ninh, quốc phòng, công tác Đảng, công tác chính trị trong quân đội. Từ chỗ là một thƣ viện gần nhƣ khép kin, chỉ phục vụ cán bộ, chiến sỹ, công nhân viên quốc phòng, nay TVQĐ đã mở rộng diện phục vụ đối với ngƣời dùng tin ngoài quân đội, sinh viên các trƣờng đại học... 1.4.2. Nhu cầu tin. Đất nƣớc ta sau khi ra nhập thị trƣờng thƣơng mại thế giới (WTO), nguồn thông tin luôn cần đƣợc cập nhật chính xác, nhu cầu tin của các đối tƣợng ngày càng nhiều và có xu hƣớng cần thông tin chọn lọc (dịch vụ thông tin chọn lọc- SDI). Qua thực tế, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin ở TVQĐ chia thành 5 nhóm cơ bản nhƣ sau: Nhóm 1: Những ngƣời làm công tác quản lý lãnh đạo bao gồm: cán bộ lãnh đạo cấp bộ, cục, thủ trƣởng các tổng cục, thủ trƣởng các đơn vị cơ sở trong và ngoài quân đội. Nhóm 2: Những ngƣời làm công tác nghiên cứu giảng dạy bao gồm các nhà nghiên cứu cấp bộ, cấp nhà nƣớc, các giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sỹ, các giảng viên ở các trƣờng đại học Nhóm 3: Phóng viên, cộng tác viên các báo, đài truyền hình, những ngƣời làm công tác thông tin, nhân viên các cơ quan quân đội và ngoài quân đội Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Nhóm 4: Những ngƣời nghiên cứu sinh, các học viên, sinh viên năm cuối thuộc các trƣờng đại học trong và ngoài quân đội. Nhóm 5: Cán bộ hƣu trí trong và ngoài quân đội. Nhu cầu tin tại TVQĐ nhƣ sau: * Nhu cầu tin của nhóm người làm công tác quản lý lãnh đạo. NDT này đến TVQĐ để tìm hiểu những thông tin phục vụ cho việc chuẩn bị ra các quyết định. Chính vì vậy họ có nhu cầu thu thập thông tin bao quát rộng, có tính chất chỉ đạo nhƣ các văn bản pháp quy, các điều luật; thu thập những thông tin về tình hình kinh tế - xã hội và những thông tin về hoạt động bên trong của tổ chức mình. Các cán bộ quản lý lãnh đạo là những ngƣời rất bận rộn, họ không có thời gian để đọc tài liệu, họ thƣờng xuyên đọc lƣớt, đọc nhanh, do đó nhiều khi họ đã bỏ sót những thông tin quan trọng. Bởi vậy thông tin phục vụ nhóm này, là những thông tin chính xác, độ tin cậy cao, có tính khách quan các khía cạnh của vấn đề mà ngƣời lãnh đạo quan tâm. Những thông tin của họ mang tính thời sự, kịp thời, cập nhật, định hƣớng nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn và đƣa ra quyết định trong thời gian tới có tính chiến lƣợc. Nắm bắt đƣợc đặc điểm nhu cầu tin của họ TVQĐ đƣa ra phƣơng pháp phục vụ nhƣ: chuẩn bị thông tin phù hợp để khi có nhu cầu là đƣa ra phục vụ nhƣ: các thƣ mục, các ấn phẩm thông tin hoặc mƣợn tài liệu cụ thể. * Nhu cầu tin của nhóm người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy. Là các cán bộ khoa học có học vị, học hàm cao nhƣ: các giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên các học viện hoặc các trƣờng đại học trong và ngoài quân đội. Họ đầu tƣ nhiều thời gian để đọc tài liệu, tự bản thân phải xử lý gia cố thông tin tìm đƣợc và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xã hội. Nhu cầu tin của nhóm này chủ yếu là: - Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vực chuyên môn hẹp. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Thông tin tƣ liệu để nghiên cứu một đề tài khoa học cụ thể. - Thông tin mới về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới. - Các phƣơng pháp luận mới, các luận điểm mới của khoa học. - Thông tin về kết quả các hội nghị khoa học trong và ngoài nƣớc thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của họ, đòi hỏi cán bộ TVQĐ phải có trình độ nghiệp vụ và có tầm hiểu biết rộng, nắm vững tài liệu trong kho, các phƣơng pháp tra cứu và tìm kiếm thông tin. * Nhu cầu tin của nhóm các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng; Cán bộ, nhân viên các cơ quan Nhà nước, cơ quan dân chính Đảng, các công ty và cơ sở kinh doanh; Các nhà báo, những người làm công tác thông tin. Nhu cầu tin của nhóm này là những thông tin mới nhất, cập nhật nhất. Loại hình tài liệu mà họ cần chủ yếu là sách, báo, tạp chí đề cập đến muôn mặt của cuộc sống xã hội và đời sống tinh thần. Họ đến TVQĐ đƣợc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu dƣới dạng kho mở. * Nhu cầu tin của nhóm các nghiên cứu sinh, các học viên, sinh viên các học viện, trường đại học trong và ngoài quân đội. NDT nhóm này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp. Họ quan tâm cả những tài liệu mới và tài liệu cũ. Thông tin của họ cần là các tài liệu chuyên ngành mang tính khoa học, tính thời sự phục vụ trong việc học tập và nghiên cứu do nhu cầu đặt ra. Chính vì vậy, khả năng tìm tin và sử dụng hệ thống tra cứu của thƣ viện còn hạn chế, cán bộ thƣ viện phải hƣớng dẫn họ sử dụng bộ máy tra cứu. * Nhu cầu của nhóm các cán bộ hưu trí trong và ngoài quân đội. Là các cán bộ, sĩ quan trung, cao cấp trong quân đội, các cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý của các cơ quan, cán bộ về nghỉ hƣu Họ tới thƣ viện để giải Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm trí, cập nhật kiến thức, tìm tài li...hƣ viện nhiều khi không kiểm soát hết đƣợc bạn đọc nên đã không kịp thời nhắc nhở bạn đọc, không kiểm tra tài liệu trƣớc khi cho bạn đọc mƣợn và sau khi bạn đọc trả. Nhiều tài liệu đem đi photocopy, nhiệt độ nóng của máy photocopy cũng làm cho tài liệu bị hƣ hỏng. - Kinh phí đầu tƣ cho công tác bảo quản của các cơ quan thông tin - thƣ viện còn hạn chế hoặc sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên trong công tác bảo quản vốn tài liệu - Những yêu tố về điều kiện trong công tác bảo quản không đảm bảo nhƣ: phƣơng tiện bảo quản thiếu thốn, không có đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản nhƣ giá, tủ, cặp, hộp và các phƣơng tiện khác. Đó là những yếu tố phá hoại nghiêm trọng tình trạng vật lý của tài liệu, đặc biệt là không có nhà kho chuyên dùng để bảo quản vốn tài liệu. 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. 2.3.1. Xử lý tài liệu về kỹ thuật. Sau khi tài liệu đƣợc nhập về TVQĐ, công việc đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong công tác thƣ viện nói chung và quá trình xử Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm lý tài liệu nói riêng, nhằm xác định quyền sở hữu và xác lập số thứ tự của từng đơn vị tài liệu trong kho tài liệu thƣ viện. Đăng ký tài liệu giúp cho Thƣ viện nắm đƣợc toàn bộ tình hình số tài liệu của mình để từ đó thực hiện đƣợc việc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý. Nắm đƣợc hiện trạng của vốn tài liệu để từng bƣớc đặt kế hoạch cho phù hợp với từng thời kỳ. Đăng ký tài liệu chính là một biện pháp để bảo quản tốt tài sản của Thƣ viện, bởi lẽ vốn tài liệu trong thƣ viện hay cơ quan thông tin luôn biến động, hàng năm có bổ sung tài liệu mới, thanh lý tài liệu cũ, có mất, có hủy. Nếu không đăng ký sẽ không theo dõi, bảo quản đƣợc tài liệu. Đăng ký vốn tài liệu góp phần vào việc bảo quản kho tin, mỗi một xuất bản phẩm nhập vào hay xuất ra khỏi kho nhằm mục đích là nắm đƣợc toàn bộ vốn tài liệu của Thƣ viện. Thống qua đó, ngƣời ta có thể phân tích sự phát triển và những hiện tƣợng xảy ra trong quá trình tổ chức vốn tài liệu. Đăng ký vốn tài liệu là cơ sở khoa học giúp cho việc xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu với những quy mô khác nhau. Bên cạnh chức năng kiểm tra, đăng ký vốn tài liệu còn có chức năng thông tin. Nêu rõ đƣợc tình trạng của kho tài liệu, loại hình ấn phẩm, ngôn ngữ, theo đối tƣợng phục vụ. Ngoài ra, việc đăng ký cho phép Ban lãnh đạo Thƣ viện biết đƣợc công việc bổ sung trao đổi và chia sẻ thông tin đƣợc tiến hành nhƣ thế nào để cải tiến quy trình đó. Đối với TVQĐ có nhiều tài liệu, tổ chức thành nhiều kho tài liệu khác nhau thì sẽ có nhiều sổ đăng ký cá biệt, mỗi kho lại có sổ đăng ký cá biệt riêng. VD. : kho Phòng đọc, kho Phòng mƣợn, kho phòng báo, kho Tƣ liệu. Trong mỗi kho lại chia ra nhiều sổ đăng ký cá biệt theo ngôn ngữ, khổ sách VD. : kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Việt lớn. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Ở TVQĐ sách từ 22,5 cm trở lên tính là khổ lớn, dƣới 22,5 cm là khổ nhỏ, đăng ký không định kỳ đối với sách và tƣ liệu, đăng ký tài liệu định kỳ đối với báo và tạp chí. Sau khi đăng ký xong, tài liệu đƣợc chuyển ngay đến khâu xử lý kỹ thuật để chuẩn bị cho công tác phục vụ và bảo quản. Quá trình xử lý kỹ thuật bao gồm những công việc sau đây: - Đóng dấu. - Viết số đăng ký cá biệt. - Viết ký hiệu xếp giá. - Dán nhãn và ghi ký hiệu xếp giá lên đó. - Làm phiếu sách. Tất cả những thao tác đó đƣợc làm theo một tuần tự nhất định, cẩn thận và chính xác. Sau đó các tài liệu tại TVQĐ đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá cũng theo nguyên tắc từ trái qua phải. * Các phương pháp sắp xếp tài liệu đang áp dụng tại TVQĐ . - Sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + số đăng ký cá biệt) Là phƣơng pháp kết hợp ngôn ngữ và khổ tài liệu để phân chia các kho tài liệu. Trong mỗi kho tài liệu sắp xếp theo thứ tự số cá biệt của sổ đăng ký. Ví dụ: 355 Trong đó: K: Tổng kho K 355: Sách quân sự A.256 A: tiếng Anh 256: số đăng ký cá biệt - Sắp xếp tài liệu kết hợp nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái) Là cách sắp xếp kết hợp cả nội dung và hình thức của tài liệu. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Phân loại: TVQĐ đang sử dụng Bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn lại năm 2002 gồm các nhóm nội dung sau: Chính trị- xã hội (gồm các môn loại: 0,1,3,3K,9,91) Kho học- kỹ thuật (gồm các môn loại 5,6,61,63) Văn học- nghệ thuật (gồm các môn loaijm4,7,8) Tác phẩm văn học (môn loại V) Chữ cái: Các tài liệu sắp xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tác giả. - Sắp xếp báo, tạp chí. + Sắp xếp theo hình thức ( ngôn ngữ + khổ + số đăng ký) + Sắp xếp theo nội dung ( phân loại + chữ cái tên báo chí). 2.3.2. Tổ chức hệ thống các kho và bảo quản tài liệu. Hệ thống kho TVQĐ Kho đóng Kho mở Tổng kho Kho mƣợn Kho phòng đọc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 2.3.2.1 Tổng kho. Tổng kho là kho chính của TVQĐ, bao gồm tất cả các loại tài liệu từ khi thành lập đến nay. Đây là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu phong phú của bạn đọc, mọi yêu cầu của độc giả ở kho phụ không đáp ứng đƣợc đều gửi lên tổng kho. Tổng kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng, nên bạn đọc mƣợn tài liệu ở tổng kho phải thông qua phiếu yêu cầu. Tổng kho là kho lƣu trữ tri thức đồ sộ, quý báu của TVQĐ. Số lƣợng tài liệu có trong tổng kho lớn với khoảng 100.000 cuốn. * Tổ chức vốn tài liệu tại tổng kho Tổng kho đƣợc chia thành nhiều kho nhỏ, mỗi kho nhỏ chứa đựng một dạng tài liệu khác nhau bao gồm: Kho Việt lớn, kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Nga nhỏ, kho Nga vừa, kho tƣ liệu, kho báo – tạp chíMỗi loại kho lại có một ký hiệu riêng. Ví dụ: Kho Nga nhỏ có ký hiệu là XN. Kho Nga vừa ký hiệu là XV. Tạp chí nƣớc ngoài ký kiệu là TN. + Cơ cấu vốn tài liệu tại tổng kho: Nội dung tài liệu Đơn vị (%) Tài liệu chính trị xã hội 35% Tài liệu quân sự 35% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5% Tài liệu khoa học - kỹ thuật - y tế 25 % Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của tổng kho Ngôn ngữ tài liệu Tỷ lệ Tài liệu tiếng Việt 74% Tài liệu tiếng Nga 12 % Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Tài liệu tiếng Anh 7,2 % Tài liệu tiếng Pháp 4% Tài liệu Trung Quốc 2% Tài liệu nƣớc khác 0,8% Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ của tổng kho. + Nguyên tắc sắp xếp tài liệu tại tổng kho. Tất cả tài liệu tại tổng kho đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu cũng đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải. + Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong tổng kho. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu tổng kho đang sử dụng là phƣơng pháp sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + sổ đăng ký cá biệt). Ví dụ: 355 Trong đó: K: Tổng kho K 355: Sách quân sự A.256 A: tiếng Anh 256 : số đăng ký cá biệt * Công tác bảo quản vốn tài liệu tại tổng kho. Tài liệu trƣớc khi nhập vào kho đƣợc khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số đăng ký. Tài liệu xếp trong các hộp hoặc có bao gói bên ngoài, trên mỗi hộp đều đƣợc dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để tiện trong việc thống kê và tra tìm khi có yêu cầu. Trong quá trình đƣa tài liệu ra phục vụ khai thác, cán bộ TVQĐ kiểm tra chất lƣợng và tình trạng vật lý của tài liệu, những tài liệu bị hƣ hỏng hoặc tài liệu thuộc loại quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc. Tài liệu tại tổng kho đƣợc đem đi số hóa theo định kỳ để bảo quản tài liệu lâu dài hơn. Khi phát hiện thấy tài liệu bị hƣ hỏng, cán bộ thƣ viện kịp thời chuyển giao tu bổ, phục chế, đóng bìa hoặc làm bản sao bảo hiểm. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Để phòng nấm mốc phát sinh cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên quét dọn, lau chùi làm vệ sinh kho tài liệu, đặt hộp thuốc chống mối mọt, duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ cho môi trƣờng bảo quản tài liệu. Phòng chống hỏa hoạn cho tổng kho, TVQĐ đã trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy và tập huấn kiến thức khi có hỏa hoạn. 2.3.2.2 Kho phòng mượn. Kho phòng mƣợn tổ chức hình thức cho mƣợn tài liệu về là một hình thức thuận lợi cho bạn đọc, bởi không phải lúc nào ngƣời dùng tin cũng có thời gian rảnh đến thƣ viện đọc sách. Do đó để thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, TVQĐ còn tổ chức phòng mƣợn riêng với mục đích cho bạn đọc mƣợn về nhà. Phòng mƣợn có diện tích 130 m2 với 70 giá sách, chứa đựng khoảng 150.000 cuốn. Phòng mƣợn của TVQĐ đƣợc tổ chức nhƣ một thƣ viện phổ thông thu nhỏ, phục vụ cho nhu cầu học tập nâng cao trình độ, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, phục vụ cho công tác tuyên truyền, công tác Đảng - công tác chính trị và phục vụ nhu cầu giải trí lành mạnh của bạn đọc và ngƣời dùng tin. Ngoài những sách phổ thông về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học quân sự, thì kho mƣợn còn tập trung chủ yếu các loại sách văn học nghệ thuật. Một nét đặc thù của kho phòng mƣợn là chỉ phục vụ giới hạn đối tƣợng bạn đọc chỉ là các sỹ quan quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phòng thuộc các Tổng cục và cơ quan Bộ quốc phòng, các giáo viên... đang công tác tại các học viện đóng quân trên địa bàn Hà Nội và các sỹ quan cao cấp từ thƣợng tá trở lên đã nghỉ hƣu hiện đang cƣ trú tại các quận nội thành Hà Nội. Do giới hạn đối tƣợng bạn đọc hàng năm phòng mƣợn phục vụ lƣợt bạn đọc ổn định khoảng từ 6.000 - 7.000 lƣợt, từ 15.000 - 20.000 lƣợt luân chuyển tài liệu. Đến phòng mƣợn bạn đọc có thể tự chọn cho mình những loại tài liệu mà mình đang quan tâm. Qua số liệu thống kê, tài liệu văn học nghệ thuật phục vụ nhu cầu văn hoá tinh thần và giải trí đƣợc bạn đọc quan tâm nhiều nhất chiếm Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 72,8%. Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ hiểu biết chỉ chiếm 27,2% lƣợt luân chuyển tài liệu. * Tổ chức vốn tài liệu tại kho phòng mượn. + Cơ cấu vốn tài liệu. Vốn tài liệu theo ngôn ngữ: Tài liệu tiếng Việt chiếm 100% Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu chính trị xã hội 30% Tài liệu quân sự 10% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 50% Tài liệu khoa học – kỹ thuật – y tế 10% Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của phòng mượn + Nguyên tắc sắp xếp tài liệu. Tài liệu trong phòng mƣợn đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải. + Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu. Kho phòng mƣợn sắp xếp tài liệu theo phƣơng pháp kết hợp giữa nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái). Về phân loại: sử dụng bảng phân loại 19 lớp của TVQGVN. Về chữ cái: Trong mỗi ngành tri thức, khi phân loại không chia nhỏ hơn nữa, các tài liệu đƣợc xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tên tác giả. * Công tác bảo quản tài liệu tại kho phòng mượn. Nội quy của phòng mƣợn đƣợc đặt tại cửa ra vào để bạn đọc nắm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ khi sử dụng vốn tài liệu tại phòng. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Quản lý chặt chẽ việc mƣợn trả tài liệu của bạn đọc để tránh tình trạng mất mát, hao hụt. Trƣớc và sau quá trình mƣợn trả tài liệu, cán bộ thƣ viện kiểm tra kỹ lƣỡng tình trạng của tài liệu. Đối với những tài liệu bị hƣ hỏng sau quá trình mƣợn trả, cán bộ thƣ viện tại phòng chuyển đi tu bổ tài liệu trở lại trạng thái ban đầu (bao gồm các công việc nhƣ đóng bìa cứng, dán lại những trang bị rách, dùng ghim dập để dính lại những trang bị đứt chỉ). Đối với tài liệu mà bạn đọc làm mất, cán bộ thƣ viện bổ sung kịp thời và có biện pháp xử lý thích hợp. Đối với những tài liệu quý hiếm, nhân bản, số hóa tài liệu rồi mới đem ra phục vụ để tránh tình trạng sử dụng bản gốc. Cuối giờ làm việc hàng ngày cán bộ thƣ viện tại phòng kiểm tra lại kho sách để đảm bảo tài liệu luôn đƣợc sắp xếp đúng vị trí trên giá. Đối với những tài liệu luân chuyển đến các đơn vị thì việc tổ chức và bảo quản gặp khó khăn hơn nhiều, để quản lý đƣợc nguồn tài liệu luân chuyển TVQĐ thƣờng xuyên tiến hành công tác kiểm kê số lƣợng tài liệu. Mỗi đợt luân chuyển thƣờng cách nhau 6 tháng đến 1 năm. Trƣớc khi luân chuyển đợt mới Thƣ viện tiến hành thu hồi tài liệu đã luân chuyển. Trƣớc và sau khi luân chuyển cán bộ TVQĐ nắm rõ số lƣợng cũng nhƣ tình trạng của tài liệu để đƣa ra những biện pháp bảo quản thích hợp. Tuyên truyền, giáo dục ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho đôc giả của từng đơn vị. Ngoài ra, TVQĐ tiến hành đóng bìa cứng, trƣớc khi vận chuyển để tránh hƣ hỏng tài liệu. Việc vệ sinh kho, cán bộ thƣ viện của phòng mƣợn thực hiện thƣờng xuyên và theo định kỳ bao gồm các công việc nhƣ: hút bụi kho sách, diệt côn trùng gây hại cho tài liệu, lau giá sáchMỗi năm phòng mƣợn phục chế đƣợc khoảng 500 – 700 tài liệu. 2.3.2.3 Kho phòng đọc. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Với diện tích khoảng 400 m2 kho đọc đƣợc chia thành hai kho nhỏ là kho đọc tra cứu và kho đọc tự chọn * Kho phòng đọc tra cứu Kho phòng đọc tra cứu bố trí 30 chỗ ngồi với diện tích 200m2 và tổ chức 25 giá đựng tài liệu. Số lƣợng tài liệu tra cứu bao gồm: sách kinh điển, từ điển bách khoa, niên giám thống kê, thƣ mục, biên niên sự kiện; các bộ sách toàn tập, tuyển tập... đƣợc lựa chọn từ các sách tra cứu đƣợc lƣu giữ trong tổng kho. Nội dung tài liệu Tỷ lệ Số lƣợng Bách khoa, từ điển 43% 3000 cuốn Tài liệu tra cứu quân sự 28% gần 2000 cuốn Tài liệu tra cứu chính trị xã hội 29% hơn 2000 cuốn Tài liệu tra cứu về văn học 0% 0 cuốn Cơ cấu tài liệu theo nội dung kho đọc tra cứu. * Kho phòng đọc tự chọn. Diện tích kho đọc tự chọn khoảng 200 m2, bố trí 35 giá. Tổng số tài liệu khoảng 15.000 tài liệu bao gồm tất cả các môn loại, tài liệu mới nhập vào TVTWQĐ trong 10 năm gần đây. Phòng đƣợc trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt và máy tính.Công cụ tra cứu tìm tin: hệ thống mục lục và máy tính. Bạn đọc có thể lựa chọn tài liệu trên giá và trực tiếp sử dụng tại phòng đọc. Đây là phòng phục vụ trọng yếu, hiện nay phòng đọc tự chọn chuyên phục vụ đọc sách và tƣ liệu. Đối tƣợng phục vụ là những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập, có nhu cầu hiểu biết sâu. Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu chính trị - xã hội 35 % Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Tài liệu quân sự 35% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5% Tài liệu khoa học – kỹ thuật - y tế 25% Cơ cấu vốn tài liệu của phòng đọc tự chọn. Vốn tài liệu trong kho đọc tự chọn đƣợc sắp theo môn ngành tri thức tuân theo bảng phân loại 19 lớp. * Công tác bảo quản tài liệu tại kho phòng đọc. Với lƣợt bạn đọc đông đảo (gần 5000 lƣợt bạn đọc hàng năm) nên không tránh khỏi hiện tƣợng tài liệu bị hủy hoại nhƣ rách nát, mất trang, ố bẩn. CBTV làm các thao tác tu bổ tài liệu của kho phòng đọc nhƣ: đóng bìa cứng, tu sửa tài liệu, dùng băng dính dán lại những trang bị rách, dùng ghim dập để đính lại những trang bị đứt chỉ. Giáo dục ý thức cho bạn đọc để nâng cao trách nhiệm của bạn đọc trong việc giữ gìn và bảo quản tài liệu. Đối với kho phòng đọc công tác nội dịch đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng ngày, sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa. 2.3.2.4. Phòng Báo – Tạp chí. Diện tích phòng báo- tạp chí 150 m2 và kho lƣu giữ báo, tạp chí lƣu 1.000 m2 đƣợc trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt, máy vi tính. Phòng bố trí 50 chỗ ngồi, trƣng bày 15 giá báo, tạp chí mới thuận tiện cho bạn đọc sử dụng có khoảng 1.662 loại báo, tạp chí trong nƣớc và nƣớc ngoài với các thứ tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc và một số ngôn ngữ khác. Các loại báo sƣu tập đƣợc trong kháng chiến chống Pháp đƣợc lƣu trữ trong kho, chủ yếu là các loại báo nhƣ: Báo Nhân dân, Báo Quân đội Nhân dân, tạp chí Học tập, Tạp chí Văn nghệ Quân đội Hàng năm, TVQĐ đặt mua 160 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm loại báo, tạp chí quốc văn, 80 loại báo, tạp chí ngoại văn và hơn 60 loại báo, tạp chí nội bộ trong quân đội của các quân khu, quân đoàn, binh chủng, các học viện, nhà trƣờng gửi tặng, lƣu chiểu. Số liệu thống kê năm 2012: Lƣợt bạn đọc: 19.700 (trong quân đội là 8.550 lƣợt ; ngoài quân đội là 11.150). Lƣợt luân chuyển tài liệu: 350.150 tài liệu; Phục vụ chuyên đề: 26 chuyên đề; CSDL bài trích số hóa: 93 biểu ghi; Nhập và xử lý báo hàng ngày: quốc văn: 262, ngoại văn: 58 loại; Soạn báo, tạp chí đóng: 510 tập; Photo tài liệu là 9.800 trang. Đặc điểm của báo, tạp chí là luôn cập nhập hàng ngày nhƣ báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân... Với số lƣợng báo, tạp chí ngày càng tăng nhƣ vậy đòi hỏi CBTV phòng Báo - tạp chí đầu tƣ rất nhiều thời gian và công sức cho công tác tổ chức và bảo quản nguồn Báo- tạp chí. Đặc biệt, TVQĐ lƣu trữ số lƣợng lớn báo, tạp chí từ thời kháng chiến chống Mỹ. Với nguồn tài liệu lâu đời và quý hiếm nhƣ vậy đòi hỏi cán bộ phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản báo, tạp chí hữu hiệu nhất. * Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu. Vì số lƣợt bạn đọc lớn nên CBTV luôn theo dõi ý thức giữ gìn tài liệu của bạn đọc để kịp thời nhắc nhở. Nội quy của phòng Báo – tạp chí đƣợc bố trí ở nơi nhiều ngƣời qua lại nhƣ cửa ra vào để bạn đọc nắm đƣợc những quy tắc cần có khi sử dụng tài liệu. Ngoài ra có những cộng tác viên đóng góp những ý kiến cho CBTV để nâng cao công tác giữ gìn và bảo quản tài liệu. Đầu giờ làm việc cán bộ của phòng thƣờng dành thời gian để xử lý báo, tạp chí mới ra trong ngày để dễ dàng cho công tác quản lý và bảo quản. Bao gồm các công đoạn: đóng dấu, dập ghim, vào sổ đăng ký báo tạp chí, tránh tình trạng bạn đọc đem ra ngoài khi đã có dấu của TVQĐ và theo dõi đƣợc tình hình xuất bản. Cuối giờ, CBTV sắp xếp báo đúng vị trí trên giá để bạn đọc dễ dàng sử dụng. Để quản lý bảo quản báo, tạp chí đƣợc thuận lợi, TV đã tiến hành đóng báo, tạp chí thành tập sau 1 thời gian phục vụ (1 đến 2 tháng đối với báo ngày, 3 đến 6 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tháng đối với báo tuần, 1 năm đối với tạp chí). Các tập báo, tạp chí sau khi đƣợc đóng thành tập sẽ đƣợc lƣu trữ trong kho cẩn thận và khi có yêu cầu của bạn đọc mới đƣợc đem ra phục vụ. Riêng năm 2012 TVQĐ đóng đƣợc 510 tập báo, tạp chí. TVQĐ đã sử dụng giá nén để lƣu trữ báo, tạp chí. Giá nén có ƣu điểm lƣu trữ số lƣợng TL lớn, tiết kiệm đƣợc diện tích kho, bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân bên ngoài. Khi độc giả có nhu cầu sử dụng báo, tạp chí từ lâu đời chứa đựng trong kho thì CBTV tiến hành sao chép tài liệu để tránh việc sử dụng bản gốc. Biện pháp này giúp bảo vệ tài liệu gốc tốt hơn mà vẫn đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc. Phòng luôn đƣợc vệ sinh sạch sẽ để chống lại tác nhân làm hủy hoại tài liệu nhƣ bụi, côn trùng, chuột 2.3.2.5. Phòng Thông tin – thƣ mục Thực hiện nhiệm vụ Biên soạn các thƣ mục tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin tra cứu tài liệu theo chủ đề, theo môn loại, theo từ khóa, bằng phƣơng thức truyên thông (tủ mục lục) hay hiện đại (máy tính có kết nối internet, mạng MISTEN). Số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu cho thƣ viện. Một năm phòng thông tin- thƣ mục số hóa khoảng 50.000 trang. Phòng máy tính phục vụ bạn đọc truy cập mạng nội bộ MISTEN, mạng Inetnet. Hiện nay phòng thông tin- thƣ mục đang lƣu trữ khoảng 2.000 tài liệu điện tử và 100.000 biểu ghi. Chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro nhƣ: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa, tài liệu bị hủy hoại bởi virus * Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Phòng tài liệu điện tử thiết kế hệ thống tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử, quy trình khép kín an toàn và đƣợc quản lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ đƣợc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tƣợng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận). Phân loại và quản lý chặt chẽ bạn đọc để tránh tình trạng ngƣời ngoài xâm nhập vào mạng nội bộ và phá hủy những tài liệu mật, những tài liệu điện tử quý giá có trong thƣ viện. Thƣờng xuyên sao lƣu tài liệu sang đĩa cứng để tránh tình trạng hủy hoại mất mát, diệt virus thƣờng xuyên để bảo vệ nguồn tài liệu điện tử có trong Thƣ viện.Các tài liệu mật có mã riêng. Không đƣa tài liệu toàn văn lên CSDLTM. Máy tính cá nhân của CB không nối mạng Internet để han chế xâm nhập trái phép. 2.4. Đánh giá chung. 2.4.1. Ƣu điểm. Nhờ có sự quan tâm của Ban Giám đốc TVQĐ, nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu mà Thƣ viện đang lƣu giữ di sản quân sự của dân tộc. Do vậy CBCNV đã thực hiện khá tốt, tài liệu ít bị mất và phục vụ bạn đọc một cách tối ƣu nhất. Những tài liệu bị rách nát hƣ hỏng phần nhiều đã đƣợc phát hiện kịp thời và đem đi sửa chữa nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng. Công việc mƣợn trả tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc đƣợc bảo quản tốt, tránh thất lạc, kịp thời phát hiện ra những hƣ hỏng để sửa chữa Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Việc số hoá những tài liệu quý hiếm đã giúp cho Thƣ viện gìn giữ đƣợc vốn tài liệu quý giá của mình, đồng thời vẫn phục vụ đƣợc bạn đọc. 2.4.2. Nhƣợc điểm. Tuy nhiên, công tác bảo quản, TVQĐ còn một số khó khăn: - Kinh phí dành cho công tác bảo quản còn hạn chế: đối với một vốn tài liệu quý hiếm, kinh phí đầu tƣ cho bảo quản còn hạn chế. - Trang thiết bị dành cho công tác bảo quản còn ít và lạc hậu, chỉ có máy hút bụi, xô, máy xén. - Trình độ của cán bộ làm bảo quản chƣa đáp ứng yêu cầu công việc, chƣa đƣợc đào tạo. Do vậy mà công tác bảo quản chƣa đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.Với việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại và công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu thì việc bảo quản tài liệu sẽ trở nên tốt hơn, giảm đƣợc những hao tổn về thời gian, công sức, tiền bạc mà còn bảo quản tài liệu ở trạng thái tốt nhất. CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI. 3.1. Tổ chức sắp xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp. Việc tổ chức sắp xếp kho riêng là vô cùng quan trọng quyết định hiệu quả của công tác bảo quản vốn tài liệu trong thƣ viện, mỗi kho lại có những đặc trƣng riêng về hình thức phục vụ, thành phần vốn tài liệu và cách sắp xếp tài liệu trong kho.Việc phân chia kho giúp chúng ta xây dựng những biện pháp bảo quản tài liệu thích hợp cho từng loại kho. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Báo -tạp chí là một loại hình tài liệu rất quan trọng của Thƣ viện, luôn gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ trong mọi thời đại. Đây là nguồn thông tin khoa học nhanh nhất, thông tin cập nhật, mang tính khoa học cao nhƣng cũng chóng bị lỗi thời. Do tính chất nhƣ vậy, phòng báo-tạp chí của TVQĐ nên tổ chức nhƣ một thƣ viện thu nhỏ từ khâu nhận của phòng bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tàng và phục vụ bạn đọc. Đối với kho phim tại TVQĐ dễ bị hỏng không sử dụng đƣợc trong điều kiện môi trƣờng không đạt tiêu chuẩn, kho phim lƣu trữ những tài liệu quý hiếm do vậy mà sau khi sao thành hai bản âm bản (Microfilm Negative) và dƣơng bản (Microfilm Positive) đều lƣu giữ trong hộp nhôm. Các bản microfiche đƣợc lƣu trữ trong hộp bằng gỗ. Tất cả đều đƣợc bảo quản trong đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14- 17°C, độ ẩm 65-76%) 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu. Công tác này đƣợc thực hiện cho cả hai đối tƣợng là CBTV và bạn đọc của TVQĐ. Điều này có nghĩa làm cho cán bộ TVQĐ hiểu đƣợc những tài liệu đang quản lý có giá trị nhƣ thế nào đối với đời sống, đối với tất cả các hoạt động của cộng đồng ngƣời trong xã hội. Để từ đó, khi nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của mình, chắc chắn ngƣời cán bộ thƣ viện sẽ tự điều chỉnh những quan điểm và hành vi của mình đối với công việc đƣợc giao. Đối với bạn đọc, giúp họ biết những nội quy cụ thể, các quyền lợi và nghĩa vụ phải đóng góp trách nhiệm khi sử dụng tài liệu và muốn trở thành bạn đọc thƣờng xuyên. Điều đó cho thấy công tác giáo dục bạn đọc là rất quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đọc vi phạm vào những quy định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc, phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình sự. Cần thực hiện nghiêm ngặt các quy định hành chính, có thái độ cứng rắn đối với các trƣờng hợp vi phạm quy chế bảo quản tài liệu của TVQĐ. Riêng đối Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm với quy định phạt tiền, căn cứ vào nghị định 31/2001 NĐ-CP của chính phủ về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hoá- thông tin. 3.3. Đảm bảo môi trƣờng trong công tác bảo quản. Nƣớc ta là một nƣớc có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo TVQĐ rất quan tâm đến môi trƣờng kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng tránh tình trạng cháy nổ, các kho đều đƣợc trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động và bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều đƣợc bọc dây an toàn và có đầu tiếp đất an toàn, các bóng đèn huỳnh quang ngăn ánh sáng đỡ làm tổn hại đến sách. Thƣ viện đã đƣa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu của từng loại tài liệu. Tuy nhiên điều hoà không khí không phải lúc nào cũng đƣợc bật 24/24 giờ trừ phòng vi phim. Các kho cần đƣợc lắp kính màu và rèm để giảm cƣờng độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu. Công tác vệ sinh kho sách TVQĐ cần tiến hành định kỳ 1 tháng/ 1 lần vào ngày cuối cùng của tháng nhƣ: hút bụi, lau chùi giá sáchĐối với kho mở công tác nội dịch cần tiến hành thƣờng xuyên, kho sách, báo -tạp chí tự chọn đƣợc sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa. Lắp đặt thêm các trang thiết bị: quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa...và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hƣ hỏng các tƣ liệu lƣu trữ. 3.4.Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. - Photocopy để tránh phải sử dụng bản chính để phục vụ có thể nhân bản bằng photocopy và sử dụng bản này để phục vụ cho độc giả. - Vi thể hóa: Những định dạng quen thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi phiếu, trong đó vi phiếu trông giống nhƣ một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, đều có thể cắt thành những đoạn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ngắn và bảo quản trong các “bao” sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sƣu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ. - Số hóa (Digitization) là quá trình tạo lập những thông tin trên những đối tƣợng thực sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số. Những đối tƣợng thực chứa thông tin có thể là các tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hìnhtrên các vật mang tin vật lý (trên giấy, trên phim, giấy ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình). Kết quả của số hóa là những đối tƣợng thực đƣợc chuyển sang đối tƣợng số dƣới dạng tệp tin, những tệp tin này có thể đƣợc sử dụng rất nhiều trong xây dựng những CSDL có liên kết với tệp toàn văn.giảm việc tiếp xúc trực tiếp những nguồn tài nguyên quý hiếm, tạo ra bản sao lƣu trữ, cho phép cơ quan phát triển hạ tầng kỹ thuật, phát triển khả năng chia sẻ thông tin. 3.5. Phục chế, đóng bìa các nguồn tài liệu. - Phục chế tài liệu là các hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu về mặt vật chất và thẩm mỹ. Thông thƣờng thì hoạt động phục chế tài liệu đƣợc tiến hành sau khi tài liệu bị làm hƣ hại vì một nguyên nhân nào đó với một mục tiêu cụ thể. Phục chế tài liệu bao gồm một số công việc nhƣ: làm phẳng giấy; sửa chữa, bồi vá giấy. - Đóng bìa sự tác động của những ảnh hƣởng môi trƣờng (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm không khí.) làm cho tài liệu bị lão hóa dần theo thời gian. Vì vậy, muốn bảo quản tài liệu cần phải đóng bìa kịp thời, nhằm đƣa chúng trở lại trạng thái ban đầu. Việc đóng bìa không những đảm bảo việc bảo quản sách lâu dài hơn, làm cho quyển sách đẹp hơn và giảm bớt những khoản chi trong bổ sung. 3.6. Ứng dụng kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin bảo quản tài liệu. Các phƣơng pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế đƣợc phần nào các tác nhân gây huỷ hoại tài liệu nhƣng thƣờng mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hƣởng tới sức khoẻ con ngƣời, giảm tuổi thọ của tài liệu nếu dùng nhiều hoá Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm chất. Do vậy việc ứng dụng các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào bảo quản là cần thiết đã đạt đƣợc kết quả cao. Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, TVQĐ đã tổ chức kho mở nhằm tạo ra một giao diện thân thiện với ngƣời dùng tin. Tuy nhiên công tác bảo quản trong kho mở khó khăn hơn nhiều so với kho đóng do lƣợng ngƣời vào nhiều, môi trƣờng chứa tài liệu bị chi phối bởi các yếu tố bên ngoài, tài liệu không đƣợc xếp ngay ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàuĐể bảo vệ tài liệu không bị mất do sự cố tình hay vô ý của độc giả, với lƣợng bạn đọc quá đông mà cán bộ thƣ viện không thể kiểm soát hết đƣợc, TVQĐ đã trang bị hệ thống máy quay camera đựơc gắn trong phòng và màn hình đƣợc đặt tại bàn thủ thƣ để tiện theo dõi bạn đọc. Sách trƣớc khi đƣa vào phục vụ bạn đọc đƣợc dán chỉ từ, nhờ vậy mà mỗi khi bạn đọc mang sách ra khỏi phòng thiết bị cổng từ đƣợc đặt ở cửa ra vào sẽ kêu báo cho cán bộ thƣ viện biết kịp thời xử lý. Song song với chƣơng trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Internet (trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phƣơng pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lƣu trữ. TVQĐ cần ứng dụng việc lƣu trữ tà