Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế

. Nguyễn Đình Chiến Niên khoá: 2016-2020 Huế, tháng 9 năm 2019 Lời Cảm ơnNhững lời đầu tiên, em muốn gửi lời cám ơn sâu sắc đến nhấtđến quý thầy cô giáo trường đã tận tình giảngdạy và chia sẽ những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho emtrong suốt những năm tháng em được học tập tại trường, tạo nềntảng vững chắc giúp em bước vào đời.Để hoàn thành được đề tài khóa luận này, ngoài sự nỗ lực củabản thân, em xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty ScaviHuế, các anh chị phòng thương mại tại Công ty cũng như các anhchị tại nhà máy Scavi đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ emtrong quá trình thực tập, cung cấp số liệu và truyền đạt nhữngkinh nghiệm thực tế để em có thể thực hiện khóa luận.Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến sĩNguyễn Đình Chiến đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sứctrực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệpnày. Em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè - những ngườiluôn quan tâm, động viên, giúp đỡ để khóa luận tốt nghiệp của emđược hoàn thành một cách tốt nhấtLời cuối cùng, em xin chúc quý thầy cô và bạn bè nhiều sứckhỏe, may mắn, gặp nhiều thuận lợi trong công việc cũng nhưtrong cuộc sống.Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinhnghiệm thực tế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếusót. Kính mong quý thầy cô giáo góp ý để đề tài được hoàn thiệnhơn. Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn.Huế, tháng 12 năm 2019 Sinh viên thực hiện Bùi Lê Bảo Phước Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT AQL: Acceptable Quality Limit BOM: Bảng liệt kê nguyên phụ liệu DN: Doanh nghiệp ETD: Estimated Time Delivery GTGT: Giá trị gia tăng Input: Ngày vào chuyền HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội bộ MDS: Market Development Stage MS: Manufacturing Stage NPL: Nguyên phụ liệu Output: Ngày dứt chuyền PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho PLVT: Phiếu lĩnh vật tư PR: Purchase Requisition SXKD: Sản xuất kinh doanh SPL: Supply Production Leader SO: Sale Order TSCĐ: Tài sản cố định Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty scavi huế................................................28 Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty scavi huế. ...................................38 Sơ đồ 2.3 quy trình phát triển đơn hàng ........................................................................41 Sơ đồ 2.4: tông quát quy trình quản lý đơn hàng ..........................................................43 Sơ đồ 2.4 quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế .........................................67 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: tình hình lao động của scavi huế qua 3 năm 2017 – 2018............................32 Bảng 2.2. tình hình tài sản nguồn vốn của scavi huế 2017-2018. .................................35 Bảng 2.3 kết quả hoạt động kinh doanh của scavi huế năm 2017 - 2018 .....................37 Biểu 2.1. phiếu lĩnh vật tư .............................................................................................47 Biểu 2.2. phiếu điều chuyển NPL..................................................................................48 Bảng 2.4 thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý quy trình quản lý đơn hàng tại công ty scavi huế ...........................................................................................................54 Bảng 2.5 thủ tục kiểm soát tại công ty scavi đối với quy trình quản lý đơn hàng ........64 Biểu 2.3: bảng liệt kê hàng hóa đóng gói ......................................................................72 Biểu 2.4: hóa đơn giá trị gia tăng nhập khẩu.................................................................73 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. Đặt vấn đề:............................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu: ............................................................................................2 2.1 Mục tiêu chung:...............................................................................................2 2.2 Mục tiêu cụ thể: ...............................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: .......................................................................3 3.1 Đối tượng nghiên cứu:.....................................................................................3 3.2 Phạm vi nghiên cứu:........................................................................................3 4. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................3 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: ........................................................................3 4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: ..................................................................3 4.3 Phương pháp phân tích số liệu: .......................................................................4 4.4 Phương pháp quan sát: ....................................................................................4 5. Kết cấu đề tài:.......................................................................................................4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG.................................................................................................................5 1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: .................................5 1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB:.....................................................................5 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: .....................................6 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:.......................................6 1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:...........................7 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát:............................................................................7 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro: ....................................................................................10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát: ...........................................................................10 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông:...................................................................12 1.1.4.5 Giám sát: ..............................................................................................12 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của doanh nghiệp: ................................13 1.2.1 Môi trường kiểm soát: ................................................................................13 1.2.2 Đánh giá rủi ro:...........................................................................................14 1.2.3 Hoạt động kiểm soát:..................................................................................15 1.2.4 Thông tin và truyền thông: .........................................................................16 1.2.5 Giám sát:.....................................................................................................17 1.3 Khái quát về quy trình quản lý đơn hàng: ........................................................17 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng:......18 1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong quy trình quản lý đơn hàng: ...................18 1.3.1.2 Các mục tiêu trong quy trình quản lý đơn hàng: .................................19 1.3.2 Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng: ..................20 1.4 KSNB quy trình quản lý đơn hàng:...................................................................21 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 1.5. Các hạn chế của hệ thống KSNB:....................................................................23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ.........................................................................24 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam và công ty Scavi Huế: ............24 2.1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam:........................................24 2.1.2 Tổng quan về công ty Scavi Huế: ..............................................................25 2.1.2.1 Vài nét về công ty Scavi Huế: .............................................................25 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:......................................................28 2.1.2.3. Các khách hàng chính của Scavi Huế:................................................31 2.1.2.4. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018:............32 2.1.2.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017- 2018: ...................................................................................................................33 2.1.2.6. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: .36 2.1.2.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị:....................................38 2.1.2.8. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: ......................................................39 2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: ...............41 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: .....................................................................................................................41 2.2.1.1 Quy trình phát triển đơn hàng tại công ty Scavi Huế: .........................41 2.2.2.1. Sự cần thiết của KSNB quy trình quản lý đơn hàng:..........................55 2.2.2.2. Mục tiêu KSNB quy trình quản lý đơn hàng: .....................................55 2.2.3. Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Scavi Huế: ..................................56 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát:.........................................................................56 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro: ....................................................................................58 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát: ...........................................................................64 2.2.3.4. Thông tin và truyền thông:..................................................................76 2.2.3.5. Giám sát: .............................................................................................77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ...............................................................................................................80 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: ................................................................................................................................80 3.1.1. Kết quả đạt được: ......................................................................................80 3.1.2. Hạn chế còn lại: .........................................................................................83 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: .......................................................................85 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................90 3.1. Kết luận: ..........................................................................................................90 3.2. Kiến nghị: ........................................................................................................91 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Đặt vấn đề: Với chiến lược tăng trưởng bền vững, tăng cường hợp tác quốc tế, công ty Scavi Huế đang từng bước mở rộng quy mô, các mối quan hệ với những khách hàng lớn trên thế giới ngày càng được mở rộng đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho công ty, nhưng đi kèm với đó là những rủi ro đang ngày một hiện diện thường xuyên và khó kiểm soát hơn ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty. Nhận thức được điều này, công ty Scavi Huế đang chú trọng hơn đến việc hoàn thiện hệ thống KSNB và cho rằng nâng cao chất lượng hệ thống KSNB là phương pháp cần sớm được triển khai thực hiện nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như để cải thiện năng lực quản lý, kiểm tra, giám sát của tổ chức. Tại các công ty ngành may nói chung và công ty Scavi Huế nói riêng, quản lý đơn hàng là quy trình gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, đi xuyên suốt từ lúc bắt đầu thiết lập một đơn hàng với khách hàng cho đến lúc sản xuất ra thành phẩm và giao hàng. Có thể nói, quản lý đơn hàng là quy trình, hoạt động xương sống, cốt lõi song song với hoạt động sản xuất luôn được mọi doanh nghiệp ngành may chú trọng tìm ra các giải pháp cải tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả nhằm gia tăng được lợi thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Để cho quy trình quản lý đơn hàng được vận hành hiệu quả, đảm bảo đúng yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,đòi hỏi sự hỗ trợ và hợp tác làm việc giữa các bộ phận với nhau một cách nhịp nhàng, chuyên nghiệp, nhất quán cùng với đó là một hệ KSNB đóng vai trò kiểm tra, đánh giá, kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra, đảm bảo tất cả quy định, quy trình, chính sách đã đề ra được tuân thủ một cách nhất quán, giúp nhà quản lý ý thức được các nhân tố ảnh hưởng (từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hiện tại, công ty Scavi Huế đang hợp tác cùng một khách hàng chiến lược, lâu đời là khách hàng Decathlon đến từ Pháp. Tỉ trọng doanh thu đến từ khách hàng Decathlon chiếm đến gần 50% tổng doanh thu, năng lực sản xuất của công ty Scavi Huế cũng như chiếm gần 10% doanh thu, công suất của cả tập đoàn, là khách hàng lớn nhất của Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2 công ty. Vì vậy, tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng này rất được công ty chú trọng. Các rủi ro xảy ra ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh đều được kiểm soát hết sức chặt chẽ, đáng kể đến nhất chính là việc KSNB đối với hoạt động quản lý đơn hàng. Nhờ việc liên tục hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng qua các giai đoạn hoạt động kinh doanh, hợp tác với khách hàng, đến nay quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế đang được thực hiện rất hiệu quả, bằng chứng qua đánh giá tỷ lệ bàn giao đơn hàng đúng hẹn (HOT – Handover on time) từ KH đối với Scavi đang là hơn 85%. Để làm được điều này, một phần nhờ vào việc công ty Scavi Huế có một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, linh hoạt, chặt chẽ. Tuy vậy, qua quá trình quan sát, thực tập tại đây em nhận thấy đơn vị vẫn còn tồn tại một số hạn chế và đang gặp khó khăn trong việc tìm giải pháp khắc phục, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB quy trình quản lý đơn hàng. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế” để nghiên cứu. Đề tài này sẽ giúp công ty đánh giá lại công tác kiểm soát, quản lý rủi ro của công ty, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra còn giúp em hiểu hơn về quy trình quản lý đơn hàng cũng như hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi. 2. Mục tiêu nghiên cứu: 2.1 Mục tiêu chung: Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế, đánh giá những ưu nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng đó. 2.2 Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận hệ thống KSNB đối với quy trình quản lý đơn hàng - Khảo sát thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 3 - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu là hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi nội dung: Chỉ nghiên cứu hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi đối với đơn hàng của khách hàng Decathlon Pháp. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại công ty Scavi Huế, khu công nghiệp Phong Điền, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế. - Phạm vi thời gian: + Thu thập thông tin, phân tích dữ liệu thứ cấp liên quan đến công ty từ năm 2017- 2018 + Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ 30/9/2019 đến 30/11/2019 4. Phương pháp nghiên cứu: 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống chứng từ liên quan đến đơn hàng, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài chính của công ty... 4.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhân viên làm việc tại Phòng Thương Mại và các phòng có liên quan để tìm hiểu công việc cụ thể của họ. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 4 4.3 Phương pháp phân tích số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu. Từ đó tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng. 4.4 Phương pháp quan sát: Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá, xác nhận thông tin đã phỏng vấn. 5. Kết cấu đề tài: Đề tài gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Phần III: Kết luận và kiến nghị: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 5 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu nhằm kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh khác của tổ chức, giúp cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính hợp lý, trung thực của các báo cáo phục vụ cho nội bộ và bên ngoài tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng, nhiều tổ chức và cá nhân đã nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau. Có thể kể đến các khái niệm sau: Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Theo đó, nói về hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi hoạt động trong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát các rủi ro đó. Còn theo Theo COSO (Committee of Spornsoring Organizations), “KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 6 Từ định nghĩa theo COSO ta có thể thấy, KSNB là một quá trình vì hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà phải được vận hành một cách liên tục. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Dù cho định nghĩa của tổ chức nào đi nữa, nhìn chung, hệ thống KSNB là bộ phận không thể thiếu nhằm giúp hạn chế những rủi ro, gian lận và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hệ thống hệ thống KSNB khoa học, phù hợp và hiệu quả là trách nhiệm của mọi đơn vị, tổ chức. 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Theo định nghĩa mà COSO đưa ra về hệ thống KSNB năm 1992, có thể chỉ ra ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này hướng đến như sau: - Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ luật pháp hiện hành và quy định nội bộ của đơn vị đối với mọi thành viên. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 7 bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản càng phân táng ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. - Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra. - Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty. - Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty. - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. 1.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a) Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với một tập thể nhân viên làm việc đạt kết quả cao. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty và tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để hợp tác và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch nhanh nhất, đạt được các mục tiêu của mình. Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty vì vậy dù có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt nhưng không trung thực, thiếu đạo đức có thể vượt qua được một hệ thống Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 8 KSNB chặt chẽ. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy thì dù cho nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. b) Sự tham gia của Ban quản trị vào KSNB: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB và trách nhiệm đó được đề cập nhiều trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và văn bản quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, chú trọng các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục đánh giá tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc đề cập đến nhiều khía cạnh như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có hợp lý, phù hợp hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán. Ngoài ra, thái độ của Ban lãnh đạo với rủi ro của đơn vị làm cơ sở cho quyết định xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ hay lỏng lẽo. d) Cơ cấu tổ chức: Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, lựa chọn các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh phản hồi phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 9 Một cơ cấu phù hợp, đảm bảo các nguyên tắc về phân công phân nhiệm sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế cơ cấu tổ chức không phù hợp, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thực chất còn phản ánh sự phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như thể hiện mối quan hệ hợp tác với nhau. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị. e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động và trách nhiệm của mình có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, sau cùng là nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì. f) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Con người là yêu tố trung tâm của mọi hoạt động trong tổ chức, do đó sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn, chính sách dành cho việc tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện sự cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để xây dựng cho Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 10 mình một đội ngũ tốt. Một chính sách nhân sự tốt là nhân tố quyết định đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào trong quá trình sản suất kinh doanh đếu phải đối mặt với rủi ro. Những rủi ro này có thể do bản thân bên trong doanh nghiệp hay từ môi trường bên ngoài như kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động. Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyện nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trỏ việc thực hiện các mục tiêu. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu...quản lý hành chính trong nhà máy. - Tổ chức và thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự theo quy định. - Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành. - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn nhà máy, ngân sách liên quan đến chi phí lao động. - Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động. Bộ phận Kế toán: - Xét duyệt các khoản thu – chi của nhà máy dựa trên yêu cầu xác đáng của từng bộ phận. - Bảo đảm tài chính cho nhà máy, vốn luân chuyển không bị thiếu. - Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của công ty. - Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên. Bộ phận Thương Mại: - Tất cả các hoạt động liên quan đến đơn hàng từ giá cả, màu sắc, số lượng, sự cố trong sản xuất cần ý kiến khách hàng thì bộ phận Thương Mại sẽ đứng ra làm việc Tại bộ phận thương mại, sẽ có hai nhóm đảm nhiệm các chức năng và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 30  Nhóm MDS – Market Development Stage: - Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc bắt đầu làm việc với khách hàng về chi tiết sản phẩm cho đến lúc đúc kết thị trường, chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho quá trình vào sản xuất đại trà. - Phát triển đơn hàng, phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng để có cơ sở ước lượng giá thành - Phát triển và hoàn thiện mẫu sản phẩm trước khi đưa vào giai đoạn sản xuất - Đảm bảo mục tiêu thắng thị trường và mục tiêu doanh số cho từng mùa đúng thời điểm. - Cung cấp đầy đủ thông tin về thị trường và sản phẩm đến các bộ phận liên quan.  Nhóm MS – Manufacturing Stage: - Chịu trách nhiệm xuyên suốt từ lúc nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng đến khi hàng xuất khỏi nhà máy. - Là cầu nối giữa khách hàng và nhà máy - Nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng và đồng thuận ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu (ETD khách hàng) và ngày xuất hàng mà công ty đáp ứng (ETD nhà máy) sao cho đảm bảo phù hợp với input nguyên phụ liệu và khoảng thời gian sản xuất (Leadtime sản xuất). - Xử lý đơn hàng và tính toán nhu cầu mua nguyên phụ liệu sản xuất - Mua hàng và theo dõi hàng về để đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy sao cho đáp ứng được ETD khách hàng yêu cầu. - Giải quyết các trở ngại liên quan đến nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất, đảm bảo xuất hàng đúng số lượng và chất lượng đã cam kết. - Kiểm soát kế hoạch xuất hàng và báo động cho các bộ phận liên quan biết nếu gặp trở ngại để tìm cách giải quyết, khắc phục kịp thời. Bộ phận sản xuất – supply chain: - Xây dựng kế hoạch sản xuất và trực tiếp sản xuất các hợp đồng, đơn hàng do bộ phận MS cung cấp kể từ khi nhận được nguyên phụ liệu. Bộ phận sản xuất bao gồm: phòng kế hoạch , bộ phận kho, bộ phận giám định, phân xưởng cắt, Bộ phận sản Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 31 xuất quản lý, theo dõi, thực hiện từ khi nguyên phụ liệu về nhà máy đưa vào kiểm định, đến cắt nguyên phụ liệu, may và kiểm tra đóng gói. Đây là bộ phận chiếm hầu hết công nhân của công ty và có nhiệm vụ quan trọng nhất đối với nhà máy. Bộ phận kiểm tra chất lượng thành phẩm- AQL: - AQL là 3 chữ viết tắt Acceptable Quality Limit- Giới hạn chất lượng chấp nhận. Bộ phận AQL sẽ dựa vào kết quả của phòng kế hoạch để kiểm hàng theo tiêu chuẩn của khách hàng đưa ra, để đảm bảo hàng đạt chất lượng trước khi khách hàng kiểm tra hoặc trước khi xuất hàng. Bộ phận phụ trách công nghệ thông tin: Quản lý toàn bộ hệ thống điện toán của công ty, nhiệm vụ chính: - Duy trì hệ thống của công ty qua hệ thống mạng nội bộ, đảm bảo mạng hoạt động tốt, không bị nghẽn mạng hay rớt mạng. - Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày về máy tính của nhân viên và những trở ngại trong ứng dụng phần mềm. 2.1.2.3. Các khách hàng chính của Scavi Huế: Các khách hàng của Công ty Scavi Huế cũng là các khách hàng của Tập đoàn Scavi, bao gồm 30 nhóm khách hàng, với 50 thương hiệu hàng đầu thế giới. Trong đó, Decathlon, Fruit of The Loom, Hanes Branch Inc (HBI), là nhóm khách hàng lớn và thường xuyên của Scavi Huế. Yêu cầu gia công sản phẩm của các khách hàng rất đa dạng, dành cho cả nam và nữ, từ sản phẩm mùa đông đến mùa hè, đồ thể thao đến đồ lót, Công ty Scavi Huế luôn cố gắng đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng trong tất cả các khâu sản xuất, nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài với các khách hàng hiện tại. Đồng thời công ty cũng cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh, thiết lập mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng cũng như khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 32 2.1.2.4. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần 2017 – 2018: Lao động là một trong những nguồn nhân lực có ý nghĩa quan trọng nhất trong một doanh nghiệp, đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất. Lao động là yếu tố đóng vai trò trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, thúc đẩy phát triển kinh tế. Do đó quy mô của lao động thể hiện quy mô của doanh nghiệp và chất lượng lao động thể hiện tính hiệu quả của công việc. Trong thời đại công nghệ hóa, hiện đại hóa, khi các máy móc thiết bị kỹ thuật dần thay thế cho con người, nhu cầu lao động có xu hướng giảm về số lượng nhưng nhu cầu về chất lượng lao động không ngừng tăng lên. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Scavi Huế luôn chú trọng vào việc tuyển dụng lao động có trình độ cao, năng động, sáng tạo, đáp ứng các giá trị của công ty, điều này được thể hiện thông qua bảng 2.1: Bảng 2.1: Tình hình lao động của Scavi Huế qua 3 năm 2017 – 2018 Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2018/2017 Số lượng % Số lượng % +/- % Tổng số lao động 6231 100 6310 100 79 1.27 I. Phân theo tính chất lao động Trực tiếp 5850 93.89 5896 93.44 46 0.79 Gián tiếp 381 6.11 414 6.56 33 8.66 II. Phân theo trình độ lao động Đại học, trên đại học 141 2.26 170 6.56 1251 20.5 Cao đẳng, trung cấp 93 1.49 101 1.60 8 8.60 Công nhân kỹ thuật 5997 96.24 6039 95.71 42 0.70 III. Phân theo giới tính Nam 1238 19.87 1284 20.35 46 3.72 Nữ 4993 80.13 5026 79.65 33 0.66 (Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự) Qua bảng số liệu trên, ta thấy tổng số lao động của công ty Scavi Huế biến động rất ít qua hai năm 2017 – 2018. Cụ thể là 6231 người vào năm 2017 và 6310 người vào năm 2018, tương ứng mức tăng chỉ 1.27%. Mức tăng trưởng về lao động tăng ổn định qua các năm. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 33 Phân theo tính chất lao động, lao động trực tiếp luôn giữ tỷ trọng cao trong cơ cấu lao động của công ty, chiếm hơn 90% tổng số lao động. Số lượng lao động trực tiếp cũng tăng 46 người vào năm 2018 (tương ứng tăng 0.79%). Con số về lao động gián tiếp cũng khá ổn định từ năm 2017 – 2018, năm 2018 tăng 33 người so với năm 2017. Mặc dù số lượng lao động và tỉ trọng các lao động chi tiết có phần ổn định nhưng lượng nhân sự trong công ty thay thế rất lớn nhưng do công tác tìm lao động thay thế tốt nên nhân sự nào chấm dứt lao động đều có lao động khác vào thay thế Phân theo trình độ lao động, do phần lớn lao động là công nhân trực tiếp tham gia vào gia công, sản xuất sản phẩm nên số lượng công nhân kỹ thuật chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu lao động của công ty. Số lượng công nhân kỹ thuật ngày tăng qua 2 năm 2017 – 2018 là 5997 người, 6039 người, nhưng tỷ trọng lại có xu hướng giảm. Cùng với đó, tốc độ tăng của công nhân kỹ thuật năm 2018 là 0.7%, không nhiều. Tốc độ tăng trưởng của công nhân có bằng cao đẳng, trung cấp và đại học, trên đại học. Vào năm 2018, số lao động có trình độ đại học và trên đại học tăng 3.68% (tương ứng tăng 5 người) và tăng 20.5 % (tương ứng tăng 29 người) và số lao động đạt trình độ cao đẳng, trung cấp tăng 12.05% (tương ứng tăng 10 người) và tăng 8.6% (tương ứng tăng 8 người). Điều này chứng minh công ty ngày càng chú trọng đào tạo, tuyển dụng lao động có trình độ cao, nâng cao tỷ trọng của lao động có trình độ trong cơ cấu lao động của công ty. Phân theo giới tính, lao động nữ luôn số lượng lớn trong công ty, tỷ lệ lao động nữ từ năm 2017 - 2018 lần lượt là 80.13%, 79.65%. Nguyên nhân là do tính chất công việc chủ yếu là dệt may nên lao động nữ đáp ứng được yêu cầu của công ty nhiều hơn. Như vậy, từ năm 2017 - 2018, số lượng và chất lượng lao động của công ty đều phát triển theo chiều hướng tích cực, đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty về cả mở rộng quy mô lẫn nâng cao trình độ lao động. 2.1.2.5. Tình hình tài sản, nguồn vốn trong của công ty qua các năm 2017- 2018: Trải qua 30 năm hình thành và phát triển, Scavi Việt Nam đã trở thành một trong những doanh nghiệp ngành dệt may có quy mô lớn nhất tại Việt Nam. Do đó quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty Scavi Huế cũng rất lớn (trên 800 tỷ đồng), tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty được thể hiện ở bảng 2.3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 34 Qua bảng 2.3, ta thấy quy mô tài sản của công ty không những có giá trị lớn mà còn có xu hướng tăng trong giai đoạn 2017 – 2018, cụ thể như sau: Tổng tài sản của công ty năm 2018 đạt gần 822.31 tỷ đồng tăng gần 56.72 tỷ đồng tương ứng tăng 7.41% so với năm 2017. Nguyên nhân chủ yếu giúp tổng tài sản năm 2018 tăng là do tài sản ngắn hạn tăng (với mức tăng 70.95 tỷ đồng tương ứng tăng 7.71% so với năm 2017) mà bản chất là nhờ việc tiêu thụ nên các khoản phải thu ngắn hạn tăng mạnh (tăng 83.78 tỷ đồng tương ứng tăng 98.42% so với năm 2017) và tài sản dài hạn của công ty năm 2018 cũng giảm đi 14.23 tỷ đồng tương ứng tăng 2.95% mà chủ yếu là do khấu hao TSCĐ. Xét về cơ cấu tài sản, tỷ trọng tài sản ngắn hạn của công ty cũng tương đương với tài sản ngắn hạn nhưng có xu hướng tăng dần qua các năm cụ thể như sau: năm 2017 là 37.07 và 43.14% là tỷ trọng tài sản ngắn hạn của công ty năm 2018. Cơ cấu này cũng hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp dịch vụ may mặc do đó giá trị của các máy móc phục vụ sản xuất không cao, tài sản cố định chủ yếu là nhà cửa, vật kiến trúc. Tương ứng với tăng tổng tài sản thì tổng nguồn vốn của công ty cũng tăng từ năm 2017-2018. Năm 2018, tổng nguồn vốn của công ty tăng là do công ty tăng cả nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu. Về cơ cấu nguồn vốn, công ty có tỷ trọng nợ phải trả khá lớn (từ 40-50%) nhưng giảm từ năm 2017- 2018. Cụ thể năm 2017 là 50.66%, sang năm 2018 giảm còn 43.73% trong khi tỷ trọng vốn chủ sở hữu giai đoạn 2017-2018 lần lượt là: 49.34% và 56.27%. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 35 Bảng 2.2. Tình hình tài sản nguồn vốn của Scavi Huế 2017-2018. Đơn vị tính: tỷ đồng CHỈ TIÊU 2017 2018 2018/2017 Giá trị % Giá trị % +/- % TÀI SẢN 765.59 100.00 822.31 100.00 56.72 7.41 TSNH 283.80 37.07 354.75 43.14 70.95 25.00 Tiền 76.63 10.01 96.17 11.69 19.54 25.50 Khoản phải thu 85.13 11.12 168.91 20.54 83.78 98.42 Hàng tồn kho 75.71 9.89 50.72 6.17 (25.00) (33.02) Tài sản ngắn hạn khác 46.33 6.05 38.96 4.74 (7.37) (15.91) TSDH 481.79 62.93 467.56 56.86 (14.23) (2.95) Khoản phải thu dài hạn 25.87 3.38 17.98 2.19 (7.89) (30.51) TSCĐ 389.66 50.90 406.04 49.38 16.38 4.20 Đầu tư dài hạn 66.26 8.65 43.54 5.29 (22.72) (34.29) NGUỒN VỐN 765.59 100.00 822.31 100.00 56.72 7.41 Nợ phải trả 387.82 50.66 359.57 43.73 (28.25) (7.28) Nợ ngắn hạn 189.03 24.69 164.85 20.05 (24.19) (12.79) Nợ dài hạn 198.79 25.97 194.73 23.68 (4.06) (2.04) Nguồn vốn CSH 377.77 49.34 462.73 56.27 84.97 22.49 (Nguồn: Bảng cân đối kế toán Scavi Huế) Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 36 2.1.2.6. Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2017-2018: Qua 2 năm 2017 và 2018, công ty Scavi Huế tăng trưởng mạnh về doanh thu thuần, cụ thể mức tăng của năm 2018 so với năm 2017 là 213.01 tỷ đồng tương ứng 18.75%. Đây là mức tăng tương đối tốt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may trong bối cảnh kim ngạch xuất khẩu dệt may có phần chửng lại do ảnh hưởng của các cuộc chiến thương mại trên thế giới. Giá vốn hàng bán năm 2018 tăng mạnh với mức tăng 22.25% lớn hơn mức tăng của doanh thu thuần chứng tỏ việc nhập khẩu nguyên phụ liệu với giá cao hơn khi mà năm 2018 các nguyên phụ liệu từ chủ hàng Trung Quốc trở nên đắt đỏ. Cũng chính vì điều này làm cho biên lợi nhuận gộp của công ty có phần giảm xuống từ 33% về còn 31%. Tỷ lệ lợi nhuận trước thuế trên tổng doanh thu qua các năm 2017 -2018 là 28%, 26,26%. Tỷ số này được cải thiện đáng kể nhờ các những cải thiện tích cực trong việc gia tăng lợi thế cạnh tranh bằng cách tối ưu giá vốn hàng bán nhưng vẫn tăng trưởng tốt doanh thu. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 37 Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Scavi Huế năm 2017 - 2018 Đơn vị tính: Tỷ đồng (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Scavi Huế) CHỈ TIÊU 2017 2018 2018/2017 +/- % Doanh thu bán hàng 1,135.85 1,348.86 213.01 18.75 Các khoản giảm trừ doanh thu 4.19 6.17 1.98 47.18 Doanh thu thuần về bán hàng 1,131.65 1,342.68 211.03 18.65 Giá vốn hàng bán 753.62 921.32 167.70 22.25 Lợi nhuận gộp về bán hàng 378.03 419.34 41.31 10.93 Doanh thu hoạt động tài chính 3.21 5.20 1.99 61.99 Chi phí tài chính 7.71 7.43 (0.28) -3.63 Chi phí bán hàng 29.34 35.21 5.86 19.98 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25.88 27.80 1.92 7.44 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 318.31 354.10 35.79 11.25 Thu nhập khác 5.32 3.30 (2.02) -38.02 Chi phí khác 15.57 20.56 4.99 32.05 Lợi nhuận khác (10.25) (17.26) (7.01) 68.42 Tổng lợi nhuận trước thuế 308.06 336.84 28.78 9.34 Chi phí thuế TNDN hiện hành 74.30 78.47 4.17 5.61 Lợi nhuận sau thuế TNDN 233.76 258.37 24.61 10.53 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 38 2.1.2.7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị: Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Scavi Huế. - Kế toán trưởng: Là người tổ chức công tác kế toán và điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán tại đơn vị, có trách nhiệm kiểm soát giám sát việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính tài chính và phân tích tình hình tài chính của đơn vị, chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trước Ban Giám đốc và cơ quan Nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người phụ trách tất cả các phần hành kế toán của công ty, hướng dẫn các kế toán viên khác, tổng hợp các số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán định kỳ hằng tháng, hằng quý, hằng năm. - Kế toán tiền lương: Ghi nhận các số liệu kế toán về tiền lương, hạch toán nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định của Nhà nước. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ gốc cho các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, xét duyệt các khoản yêu cầu thanh toán, đồng thời theo dõi thanh toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kế toán doanh thu: Thu thập, cập nhật chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ liên quan định kỳ hằng tháng và tính tổng doanh thu trong kỳ. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 39 - Kế toán TSCĐ, CCDC: Giám sát, phản ánh việc mua sắm, trang bị TSCĐ, CCDC, kiểm soát quản lý việc sử dụng TSCĐ, CCDC và tính khấu hao TSCĐ. - Kế toán thuế: Theo dõi, phản ánh, tập hợp các số liệu về các khoản thuế phát sinh trong kỳ, chịu trách nhiệm kê khai, quyết toán, nộp thuế và hoàn các loại thuế mà công ty phải nộp như thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, - Kế toán nguyên phụ liệu, thành phẩm: Phản ánh, theo dõi các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên phụ liệu, thành phẩm theo từng hợp đồng, từng đơn hàng cụ thể. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ, thu chi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng, quản lý tiền mặt của công ty theo quy định, lưu trữ, bảo quản các chứng từ 2.1.2.8. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: Chính sách kế toán áp dụng: - Kỳ kế toán: Bắt đầu vào ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N - Đơn vị tiền tệ trong kế toán: Các báo cáo tài chính của Công ty Scavi Huế được lập bằng đồng Đô la Mỹ (USA). Việc sử dụng USD làm đơn vị tiền tệ báo cáo được thực hiện theo các chính sách kế toán của công ty Cổ phần Scavi, công ty mẹ cấp cao nhất, đã được phê duyệt bởi Bộ Tài chính theo Công văn số 4077TC/CĐKT ngày 04 tháng 05 năm 2001. Tỷ giá hối đoái: Các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền khác với đồng tiền báo cáo của công ty là USD được quy đổi theo tỷ giá quy định của công ty trên phần mềm. Tài sản tiền tệ và công nợ phát sinh bằng đồng tiền khác với đồng tiền báo cáo được quy đổi theo tỷ giá tại ngày lập BCĐKT. Lãi và lỗ chênh lệch tỷ giá và chi phí liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phát sinh. - Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, thay thế cho chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 244/2009/TT-BTC. - Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 40 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trước - xuất trước - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương thức tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian hữu ích của tài sản, áp dụng theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính, với tỷ lệ khấu hao hằng năm như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc: 20 năm + Máy móc, thiết bị: 5-10 năm + Phương tiện vận tải: 5 năm + Thiết bị văn phòng: 4-7 năm + Khác: 7 năm - Tổ chức chế độ chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán. Các chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: + Chứng từ xuất nhập khẩu: tờ khai hải quan xuất khẩu/ nhập khẩu, hóa đơn thương mại (Commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận tải đơn (Bill of lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). + Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT. + Chứng từ về hàng hóa: Phiếu đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng. + Chứng từ về tiền tệ: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi. + Chứng từ về tài sản: Biên bản giao nhận tài sản cố định, bảng trích khấu hao tài sản cố định. + Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng tổng hợp tiền lương, Bảng thanh toán tiền lương. - Hệ thống BCTC: Được lập theo Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của Công ty. Hệ thống BCTC gồm 04 loại cơ bản là: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 41 + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty Scavi Huế đều được kiểm toán định kỳ hàng năm, hiện nay, việc kiểm toán do Công ty Grant Thornton (Việt Nam) đảm nhận.  Hình thức kế toán áp dụng Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán máy. Khi lưu trữ cất giữ chứng từ thì công ty in chứng từ từ phần mềm kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có để nhập dữ liệu vào phần mềm theo bảng, biểu đã được lập trình sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết của các tài khoản kế toán liên quan. Vào cuối mỗi tháng hay khi có nhu cầu, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ, kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu lại để đảm bảo tính chắc chắn. Sau đó được đóng thành tập và thực hiện các thủ tục theo quy định vào cuối năm báo cáo tài chính. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán iScala để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến kế toán tài chính, phần mềm này được liên kết với toàn bộ hệ thống các công ty và chi nhánh của Tập đoàn Scavi tại Việt Nam. 2.2 Hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 2.2.1.1 Quy trình phát triển đơn hàng tại công ty Scavi Huế: Sơ đồ 2.3 Quy trình phát triển đơn hàng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 42  Giai đoạn phát triển đơn hàng Nhân viên MDS cùng với khách hàng đúc kết thị trường, đúc kết tổng quan về chủng loại sản phẩm, phân khúc thị trường, Phân tích mẫu, tài liệu kỹ thuật từ khách hàng Decathlon, đi sâu vào từng nguyên phụ liệu về giá cả, tính chất, đặc điểm, để có cái nhìn, đánh giá chung về sản phẩm, từ đó có hướng kiểm soát giá thành. Từ hồ sơ kỹ thuật, bộ phận MDS sẽ tạo code chủ hàng, tạo thông tin mã hàng, tạo code NPL, Nhân viên MDS sẽ thực hiện tạo bảng liệt kê nguyên phụ liệu – BOM, công ty và khách hàng qua các bước may mẫu sẽ dần hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật và BOM MDS cần phải dựa trên chỉ tiêu doanh số của mỗi khách hàng, sự nhạy cảm trong việc nắm bắt thị trường, nhu cầu khách hàng, giá mục tiêu khách hàng mong muốn để từ đó cập nhật một giá bán hợp lý.  Giai đoạn phát triển mẫu Sau khi thắng thị trường, muốn đưa một mã hàng vào sản xuất, trước tiên cần trải qua quá trình phát triển mẫu khắt khe. Vì vậy, song song với việc tính giá thành và giá bán, MDS cần thường trực kết nối với khách hàng để nắm bắt quy trình phát triển, giai đoạn phát triển cần thiết chuẩn bị cho sản xuất. Bộ phận MDS gửi sang phòng kỹ thuật phát triển để tiến hành may mẫu. Qua mỗi bước mẫu, khách hàng và Scavi sẽ cùng dần hoàn thiện về hồ sơ kỹ thuật, bộ phận MDS tiến hành kí tay từng trang lên tài liệu kỹ thuật đã hoàn thiện cuối cùng, trưởng nhóm MDS sẽ là người xét duyệt tất cả chữ kí trước khi gửi bộ phận kỹ thuật để họ và nhà máy hiểu rõ cấu trúc sản phẩm nhằm lên kế hoạch thiết lập chuyền may cho phù hợp với sản phẩm và hạn chế tối đa rủi ro trong sản xuất.  Giai đoạn tiền sản xuất Người MDS cần nắm rõ thời gian đúc kết thị trường để lấy được số lượng thắng thị trường cho mỗi mùa đúng thời điểm. Luôn nắm rõ mục tiêu thắng thị trường, mục tiêu doanh số cho từng mùa. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 43 Phòng kỹ thuật sẽ cập nhật định mức vào BOM của mã hàng trên hệ thống. Sau khi mẫu cuối cùng đã hoàn thiện, MDS sẽ tiến hành lập bảng liệt kê giá thành NPL – CBD, bảng chào giá – PRI đến bộ phận kiểm soát để duyệt giá, nếu được duyệt thì mới gửi đến khách hàng kèm với mẫu mà bộ phận kỹ thuật may. Nếu khách hàng đồng thuận, thì SPL đảm nhận mã hàng đó sẽ kí lên từng trang của tài liệu kĩ thuật để thể hiện sự đồng thuận tài liệu kỹ thuật. Lúc này tài liệu kỹ thuật có chữ kí của hai bên là Scavi và KH Người MDS có trách nhiệm chuẩn bị và đảm bảo thông tin chính xác trên hệ thống ScaX (phần mềm quản lý dữ liệu) của công ty. ScaX là một công cụ hỗ trợ đặc lức để kiểm soát và vận hành hoạt động sản xuất của nhà máy. MDS cần chuẩn bị và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống ScaX từ lúc bắt đầu khai báo một mã hàng cho đến khi hoàn hiện tất cả các thông tin cần thiết để các bộ phận liên quan có thể sử dụng vào hoạt động mua hàng và sản xuất. 2.2.1.2 Quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế: Sơ đồ 2.4: Tông quát quy trình quản lý đơn hàng Bước 1: Nhận và xử lý đơn hàng Sau khi nhóm MDS đã hoàn thiện bước phát triển đơn hàng, thắng được thị trường và đúc kết được thị trường thì sẽ thông báo cho nhóm MS những thông tin về khách Nhận đươn hàng và xử lý đơn hàng Xác định Input – Output nhà máy Nhập đơn hàng lên hệ thống Mua nguyên phụ liệu và điều chuyển về kho Yêu cầu giám định NPL, kiểm tra biên bản giám định Theo dõi kế hoạch và quá trình sản xuất đơn hàng Theo dõi và kiểm soát quá trình xuất hàng và thanh toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 44 hàng, sản phẩm cũng như đơn hàng để cùng nhau hiểu rõ về đặc điểm, mẫu mã, tính chất cùng những hướng đi của công ty trong mùa mới, cùng nhau hành động theo định hướng chung của công ty, vì mục đích chung của công ty. Mỗi MS sẽ làm việc với mỗi người đại diện cung cấp đơn hàng (mỗi SPL) khác nhau để nhận đơn hàng, tùy theo từng nhãn hàng mà mỗi MS đang theo trong mùa đó. Vào mỗi thứ năm hàng tuần thì cács MS sẽ nhận được thông thông tin tổng quát về đơn hàng từ các SPL tương ứng như số lượng đơn hàng tuần này, số lượng sản phẩm trong mỗi đơn hàng, ngày giao hàng,... Tuy nhiên, đó chỉ là những thông tin tổng quát về đơn hàng, mỗi MS sẽ phải vào hệ thống của khách hàng để tải đơn hàng chi tiết về. Ngay khi nhận được đơn hàng, các MS cần phải kiểm tra xem ngày ETD (ngày dự kiến giao hàng) mà khách hàng yêu cầu có phù hợp hay không bằng cách so sánh khoảng thời gian từ lúc nhận đơn hàng đến ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu với khoảng thời gian sản xuất mà cả hai bên đã đồng thuận trước đó. Nếu phù hợp thì xác nhận ngày ETD là ngày mà khách hàng yêu cầu. Còn thấy không phù hợp thì cần đưa ra lý do chính đáng và yêu cầu khách xác nhận lại trong vòng 24 tiếng. Các thông tin đơn hàng nhận được sẽ cập nhật vào bảng theo dõi – Bảng Firm Order (phụ lục 1) của mỗi MS để tiện theo dõi và kiểm tra. Dữ liệu này rất quan trọng, xuyên suốt quá trình làm việc và phục vụ cho kế hoạch sản xuất, xuất hàng, tra xuất dữ liệu và kiểm soát đơn hàng. Các thông tin chính cần có: - Tuần/Ngày nhận đơn hàng: dựa vào lead time chung đã đồng thuận với khách hàng, tính toán được ETD đồng thuận chung, từ đó so sánh ETD khách yêu cầu cho đơn hàng đó có phù hợp không. Đây là một trong những cơ sở để xác nhận ETD với khách. - Mùa sản xuất - Tên đơn hàng, số hiệu đơn hàng, mã hàng, số lượng đặt hàng, - Loại đơn hàng: tùy mỗi loại đơn hàng sẽ có leadtime dài ngắn khác nhau, phương pháp quản lý và quy trình cũng khác nhau (đơn hàng đầu tiên, đơn hàng bổ sung, đơn hàng đặc biệt) Bước 2: Xác định Input – Output cho nhà máy: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 45 Sau khi xử lý đơn hàng, bộ phận MS cần đưa ra các mục tiêu Input, Output sao cho đảm bảo đúng tiến độ ETD mà khách hàng yêu cầu. Chuyển các mục tiêu Input, Output bằng cách cập nhật lên file Production Plan (phụ lục 5) và gửi đến bộ phận sản xuất- Supply chain, cụ thể là Phòng kế hoạch IT1 để sắp xếp kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng đó. Từ đó, lấy lại xác nhận về các mục tiêu này để kiểm tra và theo dõi trong suốt quá trình sản xuất. Cơ sở để xác định input và output nhà máy: Dựa vào ETD khách hàng yêu cầu. Output nhà máy phải trước ETD 1 ngày nếu xuất ở cảng Đà Nẵng và 2 ngày nếu xuất ở cảng Thành phố Hồ Chí Minh. Dựa vào tình trạng tồn kho nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu nhà máy. Tất cả các thông tin này được thể hiện ở bảng cân đối mà mỗi MS theo dõi, theo dõi nguyên phụ liệu do mỗi MS quản lý. File này được cập nhật liên tục hằng ngày theo tiến trình đơn hàng mà mỗi MS đang theo. Bước 3: Nhập đơn hàng lên hệ thống Tạo Sale Order (phụ lục 4), nhập các SO line và nhập chi tiết size - Sale Order (phụ lục 4) trên hệ thống là một tập hợp chứa tất cả các đơn hàng của mà Scavi nhận được từ khách hàng. Trong mỗi Sale Oder chứa các SO line đại diện cho các đơn hàng đã nhận được. Mỗi SO line sẽ tương ứng với một mã,một màu, và một số lượng hàng hóa riêng biệt. - Dựa trên bảng Breakdown Size (Phụ lục 2), Nhân viên quản lý đơn hàng MS sẽ nhập chi tiết size cho từng SO line, mỗi đơn hàng nhận được sẽ bao gồm nhiều size khác nhau và số lượng hàng hóa trên mỗi size cũng khác nhau. Đây là cơ sở để tiến hành mua nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng nhận được. Đồng thời cũng là cơ sở để ra Phiếu lĩnh vật tư cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, phân xưởng may và bộ phận đóng gói tiến hành hoạt động sản xuất. Bước 4: Mua nguyên phụ liệu và điều chuyển nguyên phụ liệu về kho: Xuất phiếu đề nghị mua hàng PR (phụ lục 3) để mua nguyên phụ liệu Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 46 - PR (phụ lục 3) là đơn yêu cầu mua hàng mà MS gửi đến Bộ phận Mua hàng trên cơ sở đã cân đối nguyên phụ liệu. Khi tiến hành ra PR (phụ lục 3) mua nguyên phụ liệu cần phải cân đối hàng sao cho mua đúng và đủ số lượng nguyên phụ liệu cần phải cân đối hàng sao cho mua đúng và đủ số lượng nguyên phụ liệu cần thiết cho các đơn hàng nhận được và tính toán sao cho nguyên phụ liệu về đúng ngày input. Khi mua hàng có thể mua thêm 1% nguyên phụ liệu so với nhu cầu thực tế để tránh trường hợp thiếu hàng do chuyền may sai hoặc hàng bị lỗi, - Sau đó, bộ phận Mua hàng sẽ phát hành đơn mua hàng (PO – Purchase Order) và gửi đến MS xác nhận. Sau khi nhận được đơn mua hàng - PO, MS cần kiểm tra xem số lượng nguyên phụ liệu cần mua mà bộ phận Mua hàng cung cấp đã đủ về số lượng hay chưa. Đây là một bước xác nhận hết sức quan trọng để đảm bảo rằng nguyên phụ liệu sẽ về đầy đủ và đúng thời gian, đảm bảo chuyền hoạt động hiệu quả và đủ công suất. Sau đó, bộ phận Mua hàng sẽ là người trực tiếp làm việc với chủ hàng để mua nguyên phụ liệu sản xuất. MS sẽ là người theo dõi nguyên phụ liệu về kho. Ra Phiếu lĩnh vật tư (PLVT) cho sản xuất - PLVT được tạo thành từ nhu cầu của mỗi loại nguyên phụ liệu trên cơ sở dữ liệu mà bộ phận MDS đã tạo trên hệ thống trước đó. - PLVT là cơ sở để kế toán kho đánh PXK (phụ lục 8) cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, cho chuyển may và cho bộ phận đóng gói. - Mỗi PLVT tương ứng với mỗi SO line đã nhập trên hệ thống và theo quy trình thì PLVT phải được gửi cho bộ phận Tiền sản xuất trước ngày vào chuyền từ 2-3 ngày. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 47 Ví dụ: Ngày 26/11/2019, theo kế hoạch thì có 7 đơn hàng của nhãn Olaian Women sẽ lên chuyền, nhân viên MS là chị Nguyễn Thị Cẩm Lan sẽ tiến hành xuất phiếu lĩnh vật tư gồm 7810 mould cup các size cho vật tư chuyền, đây cũng là cơ sở cho kế toán kho xuất kho. Và gửi cho bộ phận vật tư và kế toán kho: PHIẾU L...và được ghi nhận là doanh thu hay không. Chính vì việc này mà những sai phạm thường xuyên có thể xảy ra, việc xuất hàng cần sự phối hợp của nhiều bộ phận để đảm bảo tính phân công phân nhiệm hợp lý và sự rà soát chéo lẫn nhau. Thứ nhất, rủi ro do xuất hàng khi chưa được phê duyệt, nằm ngoài kế hoạch xuất hàng: Trong quá trình xuất hàng, nhân viên thương mại thường chạy theo lịch giao hàng để xuất hàng bằng mọi cách nên các nhân viên tham gia vào quá trình kiểm soát việc xuất hàng không thuân thủ đúng quy trình, thủ tục xuất hàng. Để hạn chế rủi ro này, đơn vị đã áp dụng các thủ tục như: Thủ tục kiểm soát: Trước khi yêu cầu xuất hàng, bộ phận thương mại sẽ gửi yêu cầu xuất kho cho các đơn hàng cần xuất cho bộ phận kế toán và bộ phận kế hoạch sản xuất – IT1, phó phòng kế toán sẽ lập kế hoạch xuất kho (phụ lục 7) đầy đủ 5 liên, gửi cho bộ phận kho, bộ phận AQL, khách hàng và bộ phận kế hoạch sản xuất IT1 sau đó lưu PXK (phụ lục 8) tại phòng kế toán. Giám đốc tài chính sẽ là người kí duyệt. Bộ phận kho phải tuân thủ và chỉ được phép xuất kho đối với các đơn hàng nằm trong kế hoạch xuất kho. Thứ hai, rủi ro về mất hàng, hàng kém chất lượng, làm hư hỏng hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng: Việc xuất hàng thiếu thường đến do các nguyên nhân như công nhân bốc dỡ hàng bất cẩn, không có trách nhiệm, bộ phận kho xuất dư, hàng may không đạt chất lượng, Thủ tục kiểm soát: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 76 Kiểm soát vật chất: Cụ thể kho được lắp đặt camera, nhân viên ra vào kho phải có thẻ kiểm soát, thường xuyên cùng với kế toán kiểm kê kho nguyên phụ liệu khớp đúng sổ sách. Bộ phận kho kiểm đếm hàng xuất kho và lập Packing List (bảng liệt kê hàng hóa) đối chiếu với PXK, kế hoạch xuất kho và phải có biên bản kiểm định cuối cùng do bộ phận AQL lập cùng với chữ kí của khách hàng. PXK phải có bên nhân viên vận chuyển kí. Đồng thời lập biên bản giao nhận hàng hóa. Làm thủ tục đánh giá hàng trước khi lên kế hoạch xuất hàng (Test Go-shipment), bộ phận MS sẽ liên hệ với chuyền, phân xưởng cắt hoặc vật tư chuyền để lựa chọn thành phẩm, bán thành phẩm gửi đến phòng thí nghiệm của khách hàng. Hàng chỉ được xuất đi khi có kết quả đánh giá đạt từ phòng thí nghiệm của khách hàng. E. Giai đoạn theo dõi thanh toán: Bộ phận xuất nhập khẩu và kế toán sẽ theo dõi từng việc thanh toán theo từng lô hàng được xuất đi, đốc thúc khách hàng thanh toán. Rủi ro ở giai đoạn này là: Thứ nhất, khách hàng chây ì trong việc thanh toán: Thủ tục kiểm soát: Tại công ty đã ban hành chính sách thu hồi công nợ, Bộ phận xuất nhập khẩu phải phối hợp với kế toán để tuân thủ thực hiện. Lập tức báo động với phó phòng kế toán và giám đốc tài chính về khả năng, tình hình thu hồi công nợ. Thứ hai, rủi ro do chênh lệch tỷ giá: Thủ tục kiểm soát: Ngoài nguyên nhân khách quan do biến động tỉ giá từ thị trường tác động đến các khoản công nợ của công ty, bộ phận kế toán – tài chính có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, đánh giá rủi ro về tỷ giá ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của đơn vị dưới sự giám sát của giám đốc tài chính. 2.2.3.4. Thông tin và truyền thông: Đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và sử dụng các thông tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 77 Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao. Để nâng cao chất lượng của thông tin, công ty Scavi Huế đã được chú trọng việc đầu tư hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp, hai hệ thống bao gồm: iScala và ScaX. Theo đó, tất cả dự liệu đầu vào của hệ thống được xây dựng trên nhu cầu thực tế của đơn vị, chuẩn hóa, đồng bộ từ tập đoàn đến các công ty con, trong đó có Scavi Huế. Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát. Các đối tượng phải được thông tin bao gồm: nhân viên, người quản lý, HĐQT. Tại công ty Scavi Huế, đơn vị thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền thông qua các cuộc họp, báo cáo thường niên, định kỳ. Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Đồng thời, doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng như gửi mail, hòm thư, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN. DN cũng đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền. 2.2.3.5. Giám sát: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và/hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của KSNB là hiện hữu và đang vận hành cũng như thông báo những khiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như quản lý, HĐQT để có biện pháp khắc phục. Giám sát thường xuyên: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 78 Trong từng giai đoạn, hội đồng thành viên của công ty Scavi Huế thực hiện giám sát quy trình và đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của thành phần cấu thành hệ thống KSNB và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị. Giám sát định kì: Tại công ty Scavi Huế, các hội đồng thành viên thường xuyên tổ chức các đợt giám sát thông qua việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát, sử dụng những thông tin thu thập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của cơ quan quản lý có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Bộ phận KSNB hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 79 TÓM TẮT CHƯƠNG II Trên cơ sở nền tảng lý luận về hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp tại chương I, chương II đã làm rõ được thực trạng hệ thống KSNB chu trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. Cụ thể tại chương II đã nêu lên các nội dung chủ yếu sau: - Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần Scavi Việt Nam, công ty Scavi Huế như lịch sử hình thành và phát triển của công ty, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy quản lý của công ty - Giới thiệu tổ chức công tác kế toán và công tác kinh doanh tại công ty như: tổ chức bộ máy kế toán và bộ máy kinh doanh, các chế độ và chính sách kế toán và kinh doanh áp dụng tại công ty. - Phân tích tình hình hoạt động SXKD của công ty qua 3 năm 2017-2018 như: nguồn lực lao động, tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình biến động kết quả SXKD. - Mô tả các hoạt động của quy trình quản lý đơn hàng tại công ty như phát triển đơn hàng, nhận đơn hàng, theo dõi sản xuất đơn hàng, xuất hàng và theo dõi thanh toán. - Có ví dụ minh họa về quy trình quản lý đơn hàng. - Bên cạnh đó cũng nêu lên những yêu cầu về thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong quy trình quản lý đơn hàng của công tin - Quan trọng nhất ở chương II đã mô tả được thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng qua các năm thành tố tạo nên hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO 2013 như: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 80 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY SCAVI HUẾ 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: 3.1.1. Kết quả đạt được: Qua quá trình thực tập với sự giúp đỡ của các anh tại công ty Scavi Huế, đặc biệt là chị Trần Thị Thanh Hà trưởng phòng thương mại, em đã tìm hiểu và nghiên cứu được thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Scavi Huế, nhìn chung hệ thống KSNB của công ty Scavi hiện hữu đầy đủ 5 bộ phận cấu thành theo COSO 1992 và tuân thủ được 17 nguyên tắc mở rộng theo COSO 2013. Điều này phản ánh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ, biểu hiện ở những mặt sau:  Môi trường kiểm soát Trước hết, ban lãnh đạo công ty đã tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, trung thực, lành mạnh làm nền tảng cho các thành phần khác của KSNB. Về tính chính trực và giá trị đạo đức, ban lãnh đạo thực hiện tốt tốt việc xây dựng cũng như ban hành các quy tắc đạo đức và ứng xử áp dụng cho các cấp từ lãnh đạo đến nhân viên. Tạo cho công ty Scavi một môi trường làm việc chuyên nghiệp, coi trọng sự kết nối giữa các nhân viên, đề cao tính chính trực của mỗi cá nhân khi ban lãnh đạo làm gương cho tập thể Về sự cam kết năng lực của nhân viên, trong chính sách tuyển dụng của mình, công ty Scavi Huế quy định rõ kỹ năng và kiến thức đối với các vị trí công việc mà công ty cần tuyển dụng, thiết lập bảng mô tả công việc cho từng vị trí, xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo cho nhân viên. Công ty đã rất chú trọng chính sách phúc lợi cho người lao động, nâng cao đời sống của nhân viên. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 81 Về triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, công ty Scavi Huế thừa hưởng toàn bộ triết lý, cương chỉ lãnh đạo từ công ty mẹ và tập đoàn. Do đó nhà quản lý hiểu và quán triệt phổ biến cho cấp dưới và nhân viên về vai trò của KSNB trong việc kiểm soát rủi ro. Nhà quản lý có thực hiện đánh giá tính hiệu quả của KSNB và tham khảo ý kiến của nhân viên để nâng cao chất lượng của bộ phận KSNB Về cơ cấu tổ chức và sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, công ty Scavi Huế thực hiện tốt trong khâu hoàn thiết lập cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tính nhất quán từ trên xuống dưới trong các quyết định được ban hành, triển khai cũng như đánh giá việc thực thi các quyết định trong toàn công ty. Thường xuyên rà soát, các quy chế, định chế, chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban được ban hành cụ thể, rõ ràng.  Đánh giá rủi ro Công ty đã chú trọng đến việc nhận diện, phân tích, đánh giá, kiểm soát rủi ro có hiệu quả. Từ các mục tiêu tổng quát, mục tiêu chi tiết, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn trong quy trình quản lý đơn hàng nói cũng như tất cả lĩnh vực khác. Các loại rủi ro từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đã được nhận diện và xác định. Ngoài ra, công ty Scavi Huế còn có chính sách khen thưởng đối với những nhân viên đề xuất các biện pháp hữu hiệu đối phó với các rủi ro.  Hoạt động kiểm soát Từ việc nhận diện các rủi ro và đánh giá ảnh hưởng của chúng, công ty Scavi Huế đã đề ra các biện pháp kiểm soát phù hợp để ngăn ngừa những rủi ro đó, góp phần hoàn thiện công tác quản lý đơn hàng nói riêng và góp phần giảm thiểu thiệt hại cho công ty nói chung. Thứ nhất về nguyên tắc phân công, phân nhiệm, công việc quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế có nhiều bộ phận phối hợp tham gia thì các công việc đã được phân công cho tất cả mọi người, không để tình trạng một số người làm quá nhiều phân việc. Trách nhiệm đã được phân công cụ thể cho từng bộ phận tham gia vào quy trình. Việc phát triển đơn hàng phân công cho bộ phận MDS, việc nhận đơn hàng phân công cho bộ phận MS. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 82 Thứ hai về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, Công ty Scavi Huế quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm nhất là sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn: Ví dụ: Bộ phận MS sẽ ra yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng thực hiện mua hàng và trưởng phòng thương mại sẽ duyệt trước khi mua hàng. Thứ ba về nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, trong quy trình quản lý đơn hàng thì các nhân viên được giao quyết định và giải quyết một số công việc quan trọng. Việc phê duyệt các hoạt động đều dưới sự ủy quyền của Ban giám đốc. Về chứng từ sổ sách, ngoài các chứng từ kế toán ra, công ty còn sử dụng thêm các chứng từ khác phục vụ cho nhu cầu của nội bộ. Hầu hết được lập đầy đủ, chữ ký, thông tin Từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quy trình quản lý đơn hàng. Về kiểm soát vật chất đối với tài sản và hồ sơ, sổ sách, hệ thống dự liệu, thông tin đều được kiểm soát chặt chẽ và lưu giữ bảo quản cẩn thận.  Thông tin và truyền thông Công ty sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm quản lý dữ liệu do bộ phận IT ở Scavi Biên Hòa viết nên cho toàn bộ thành viên của công ty Scavi phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty Scavi. Ban lãnh đạo luôn truyền thông các thông tin, quyết định, chính sách, định hướng của công ty đến toàn bộ nhân viên của công ty Scavi Huế. Và đồng thời thông báo những quyết định về giá, cách thức quản lý, chiến lược hoạt động đến với nội bộ công ty cũng như KH một cách nhất quán và nhanh chóng. Bên cạnh đó, công ty Scavi Huế thường xuyên tăng cường quảng bá dịch vụ, sản phẩm bằng nhiều hình thức đến KH. Hằng năm công ty thường tổ chức các cuộc thi, teambuilding và tham gia các hoạt động xã hội trên địa bàn tỉnh.  Giám sát Về giám sát thường xuyên, Ban giám đốc giám sát công tác quản lý đơn hàng và yêu cầu các bộ phận có liên quan như: phòng thương mại, phòng kỹ thuật, phòng sản xuất, Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 83 kho báo cáo tình hình hoạt động thường xuyên. Từ đó đề ra các giải pháp cải tiến hoặc khắc phục những vấn đề còn tồn đọng trong công ty. Về giám sát định kỳ, ban giám đốc và nhân viên của công ty luôn tạo điều kiện để đón tiếp các đoàn kiểm tra không những của công ty mà còn của KH. Bên cạnh đó, công ty Scavi Huế còn kiểm tra việc thực hiện, tuân thủ các chính sách, quy định, pháp luật của công ty và nhà nước. Nhìn chung hệ thống KSNB của công ty Scavi Huế trong quy trình quản lý đơn hàng đảm bảo đầy đủ và hoạt động tốt. Các hoạt động kiểm soát hầu hết đã ngăn ngừa, phát hiện được nhiều rủi ro, đảm bảo cho quá trình quản lý đơn hàng được diễn ra liên tục và có hiệu quả. 3.1.2. Hạn chế còn lại: Mặc dù hệ thống KSNB trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty đã hoạt động khá tốt, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế sau:  Môi trường kiểm soát Chính sách nhân sự của công ty Scavi Huế còn bộc lộ nhiều bất cập, thể hiện ở các vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt như: số lượng lao động thiếu hụt, thường xuyên biến động, tốn nhiều thời gian ban đầu để đào tạo,... Bộ phận kiểm soát chưa được thiết kế đầy đủ nên khó đánh giá, giám sát chất lượng hoạt động của quy trình quản lý đơn hàng.  Đánh giá rủi ro Công ty có quan tâm đến việc đánh giá rủi ro nhưng vẫn chưa hoàn toàn đánh giá, phát hiện được tất cả các rủi ro có thể xảy ra. Công ty Scavi Huế chưa thực sự quan tâm đến công tác đánh giá những rủi ro phát sinh từ yếu tố bên ngoài như : nguồn NPL phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp nội địa và nước ngoài, biến động thị trường tiêu thụ ảnh hưởng đến chi phí hoạt động của nhà máy, đầu ra vẫn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ của KH,  Hoạt động kiểm soát Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 84 Các hoạt động kiểm soát của nhà máy hoạt động tương đối tốt nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: - Công ty Scavi Huế chưa có các thủ tục kiểm soát hạn chế rủi ro nhập sai đơn hàng vì đơn hàng phải được nhân viên lấy về từ hệ thống của KH và nhập liệu thủ công vào hệ thống của công ty. - Chỉ bố trí thủ tục kiểm soát khi sai phạm xảy ra, các thủ tục này thường chỉ mang tính tạm thời và không được phổ biến, truyền thông bằng văn bản cụ thể. - Công ty chưa có các thủ tục kiểm soát về chi phí trong quy trình quản lý đơn hàng. - Công ty muốn tiết kiệm thời gian một phần vì số lượng đơn đặt hàng rất lớn nên đơn mua hàng chủ yếu xử lý trên hệ thống, phần mềm excel thay cho chứng từ về đơn đặt hàng, nhưng lại tốn thời gian nếu muốn truy xuất trách nhiệm. - Trưởng phòng thương mại không đủ khả năng xét duyệt hết đơn mua hàng do đó thường xảy ra mua hàng sai chủng loại, số lượng, - Một số quy trình chưa được văn bản hóa mà chỉ được đồng thuận bằng lời với nhau. Ví dụ: Bộ phận kho sẽ đánh giá bằng trực quan tình trạng tồn kho để yêu cầu việc điều chuyển hàng hóa về kho chứ không có văn bản cụ thể. Phân công các nhân viên quản lý đơn hàng MS phụ trách các nhãn hàng chỉ bằng lời chứ không quy định rõ ràng. - Các thủ tục kiểm soát còn mang tính thụ động, phụ thuộc vào khách hàng của doanh nghiệp. Nhiều thủ tục kiểm soát được xây dựng trong công ty hiện nay đang nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát từ phía khách hàng mà chưa xuất phát nhiều từ yêu cầu quản lý nội tại. - Các chứng từ nội bộ như: phiếu điều chuyển nguyên phụ liệu, yêu cầu giám định, được gửi qua mail để tiết kiệm thời gian nhưng biểu mẫu chưa đầy đủ thông tin, chữ kí,  Thông tin và truyền thông Hệ thống dữ liệu của công ty chưa được cải tiến nhiều, quá trình nạp dữ liệu đầu vào còn khó khăn, chưa thuận tiện. Dữ liệu, thông tin trên mạng nội bộ công ty chưa Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 85 được bảo mật, dễ bị mất, cắp. Chưa có biện pháp sao lưu các thông tin trên mạng nội bộ. Thông tin truyền thông chưa đáp ứng yêu cầu của khách hàng, hệ thống làm việc giữa khách hàng và công ty chưa đồng bộ. Chưa xây dựng nhiều báo cáo nội bộ mà chủ yếu phụ thuộc vào báo cáo của công ty mẹ Scavi.  Giám sát Trong quy trình quản lý đơn hàng còn nhiều sai sót mà ban giám đốc không thể phát hiện ra được. Bộ phận kiểm soát chưa thực hiện can thiệp nhiều vào quy trình quản lý đơn hàng để đảm bảo mục tiêu tuân thủ, mà chỉ mới can thiệp nhiều vào công tác kế toán để đảm bảo mục tiêu báo cáo. Chưa thực hiện kiểm tra giám sát các hoạt động kiểm soát của HĐQT, ban giám đốc, bộ phận kiểm soát nội bộ của DN theo hướng có trọng tâm và tập trung vào việc đánh giá tính hiệu quả của hoạt động KSNB. Chỉ thực hiện giám sát khi có sự kiện bất thường xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát. 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng của công ty Scavi Huế: Từ những kết quả đạt được và hạn chế nêu trên, vai trò của việc nâng cao hệ thống KSNB trong đơn vị là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt được các mục tiêu hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh. Do đó, cần các biện pháp cụ thể để tăng cường hiệu quả hoạt động trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty. Trong quá trình nghiên cứu, em có những đề xuất về các giải pháp sau:  Giải pháp về môi trường kiểm soát Đầu tiên, nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro. Việc thị trường ngày càng thay đổi, nếu như nhà quản lý giữ tâm thái chủ quan, coi nhẹ rủi ro thì KSNB của đơn vị sẽ tồn tại nhiều lỗ hỗng. Phải tăng cường việc đánh giá rủi ro để có nhận thức đúng đắn hơn trong việc lựa chọn các kiểm soát Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 86 sử dụng trong đơn vị. Trong bối cảnh cuộc chiến thương mại diễn ra hết sức phức tạp, ảnh hưởng đến kim ngạch xuất khẩu và các loại thuế biến động khó lường trước. Thứ hai, hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất hai chiều từ trên xuống dưới. Từ đó việc ban hành các quy định, triển khai cũng như giám sát việc thực hiện diễn ra dễ dàng hơn. Do nguồn lực trong công ty Scavi Huế nói riêng và các công ty may khác nói chung là rất lớn về quy mô, tiềm ẩn những bất lợi cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh nên sự hoàn thiện này là điều tối cần thiết để giải quyết những vấn đề trong quản lý. Ở bộ phận kế toán, cần bố trí thêm bộ phận kế toán quản trị nhằm đo lường thực trạng hoạt động, đánh giá xu hướng để ban giám đốc có thêm cơ sở ra quyết định chứ không chỉ số liệu ở kế toán chi phí và phòng thương mại. Thứ ba, hoàn thiện bộ phận hệ thống KSNB. Nâng cao năng lực chuyên môn của các nhân viên KSNB. Thực hiện tham gia nhiều hơn vào mọi khâu trong quy trình quản lý đơn hàng, chú trọng hơn về mục tiêu hoạt động và tuân thủ hơn là chỉ tập trung vào kiểm soát các hoạt động kế toán để đạt được mục tiêu báo cáo. Mở rộng phạm vi kiểm soát cho bộ phận KSNB, hiện tại bộ phận KSNB chỉ mới tập trung kiểm soát ở phòng kế toán và bước chào giá, mua hàng ở phòng thương mại, nên mở rộng kiểm soát đến các phòng sản xuất, kỹ thuật, AQL,  Giải pháp về đánh giá rủi ro Trong quá trình hoạt động, ban lãnh đạo cần định kì hằng kì lập hội đồng đánh giá rủi ro và tập trung vào việc đánh giá các rủi ro từ biến động thị trường bên ngoài, đánh giá lại các rủi ro có khả năng xảy ra đối với các nhà cung ứng NPL đầu vào. Với việc môi trường kinh doanh ngành may đang biến động liên tục khi Việt Nam đang gặp khó khăn đối với việc xuất khẩu vì nguồn NPL đến từ nhà cung ứng Trung Quốc đang chiếm tỉ trọng lớn và bị phụ thuộc thì việc đánh giá rủi ro hằng quý là hoàn toàn hợp lý. Ngoài ra còn cần đánh giá rủi ro xảy ra gian lận, chế biến số liệu.  Giải pháp về hoàn thiện hoạt động kiểm soát Thiết kế và vận hành các thủ thục kiểm soát đối với tài sản trong các nhà máy sản xuất, kiểm soát tốt hơn nguyên vật liệu được giao nhận từ phía khách hàng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 87 Cần nhiều thủ tục kiểm soát hơn trong khâu đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bởi hiện tại công ty đang mua sắm dựa trên mối quan hệ lâu năm của công ty với nhà cung cấp, đồng thời tiềm ẩn nhiều gian lận, sai sót. Để giảm thiểu rủi ro, cần thiết kế thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với đặc điểm của công ty. Quan tâm hơn về kiểm soát chi phí trong quy trình quản lý đơn hàng, đặc biệt là vận hành thủ tục kiểm soát chi phí thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm không phù hợp; vận hành thủ tục kiểm soát trong thanh toán với khách hàng. Nên có một bộ phận kế toán quản trị để thường xuyên dự báo về xu hướng đặt hàng hiện tại để phát hiện ra rủi ro thiếu hụt đơn hàng trong tương lai. Dự báo, đánh giá về tình hình thanh toán hiện tại để hạn chế rủi ro bị chiếm dụng vốn. Thường xuyên đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản để tìm ra các thủ tục kiểm soát giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về hoạt động. Quy trình quản lý đơn hàng cần cố định, nhất quán hoặc nếu thay đổi thường xuyên thì phải ban hành văn bản rõ ràng, cụ thể đến toàn đối tượng. Các biên bản, chứng từ nội bộ cần được hoàn thiện về biểu mẫu, đầy đủ thông tin và được gửi qua hệ thống nội bộ của công ty giúp bảo mật, dễ dàng quản lý.  Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. Hiện tại hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp đang được xây dựng theo yêu cầu hạch toán của công ty mẹ. Nên nếu được cần tinh chỉnh đề đồng bộ từ tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản sổ sách và báo cáo tài chính. Cải tiến hệ thống ERP của công ty, vừa là nguồn mở để đồng bộ với dữ liệu theo yêu cầu của khách hàng, tiết kiệm thời gian trong khâu xử lý đơn hàng, giảm thiểu các nghiệp vụ thủ công, giúp cho các nhân viên tạo ra giá trị nhiều hơn. Tối ưu hiệu suất hệ thống ERP của công ty. Vì hệ thống ERP hiện tại đã cũ nên cần nghiên cứu triển khai một hệ thống ERP mới một cách nhanh chóng để phù hợp với quy mô và đặc điểm hiện tại của công ty. Sự tham gia vào việc xây dựng hệ thống cần tham vấn ý kiến, khắc phục khó khăn của Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 88 các nhân viên đang sử dụng hệ thống cũ. Việc triển khai hệ thống mới nên chạy song song lúc ban đầu và chuyển dịch dần dần. Trong thời gian tới, bộ phận IT cần thực sự chú trọng để đảm bảo khâu chuyển đổi hệ thống ERP từ Scax sang hệ thống SAP diễn ra một cách nhịp nhàng, có lộ trình rõ ràng, tránh trường hợp xảy ra sự đột ngột gây cản trở quá trình sản xuất, quản lý đơn hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của nhân viên.  Giải pháp hoàn thiện giám sát: HĐQT, giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên cần định kỳ thực hiện việc đánh giá hệ thống KSNB, giám sát các kiểm soát, và đánh giá mức độ đạt được ba mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận KSNB tăng cường giám sát việc thực hiện các kiểm soát ở các phòng ban bằng cách các biểu đánh giá cụ thể với các mức thể hiện mức độ tuân thủ các kiểm soát của các phòng ban và minh bạch các biểu đánh giá này để mọi thành viên hiểu được trách nhiệm và tuân thủ hơn. Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các buổi kiểm tra đột xuất tại các đơn vị trực thuộc để kiểm tra xem các đơn vị có tuân thủ đúng thủ thục kiểm soát nói riêng và các nội quy của công ty nói chung. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 89 TÓM TẮT CHƯƠNG III Từ nền tảng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB quản lý đơn hàng ở chương I và thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế.ở chương II, chương III phát hiện ra các ưu nhược điểm, từ đó đề xuất một số giải pháp để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty. Cụ thể, tại chương III đã nêu lên các nội dung chủ yếu sau: Nêu lên những kết quả đã đạt được của hệ thống KSNB quản lý đơn hàng nhưng bên cạnh đó vẫn còn lại những hạn chế cần phải khắc phục. Từ những ưu nhược điểm đó, tại chương III đã đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 90 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Kết luận: Hệ thống KSNB là một công cụ giúp các DN đạt được các mục tiêu đã hoạch định. Theo các chuyên gia mức độ hiệu quả của KSNB có ảnh hưởng thuận chiều với kết quả hoạt động. Tuy nhiên hệ thống KSNB chỉ có thể trợ giúp DN đạt được mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo đơn vị xét đoán và lựa chọn các hoạt động kiểm soát phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đảm bảo sự hỗ trợ nhất định về tài chính cho các kiểm soát phòng ngừa phát huy tác dụng, tăng cường các thủ tục kiểm soát phát hiện. Nhận thức được tầm quan trọng đó, em đã thực hiện đề tài “Thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế”. Với các nội dung đã trình bày, đề tài đã hoàn thành được các mục tiêu nghiên cứu sau: Thứ nhất, đề tài đã hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Giới thiệu một số tiêu chí để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đó. Thứ hai, về nội dung, đề tài đã tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế. Thứ ba, đưa ra được một số đánh giá về mặt mạnh và những điểm còn thiếu sót của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình quản lý đơn hàng tại công ty Scavi Huế và đề xuất một số biện pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như khó khăn trong việc tiếp cận số liệu thực tế, điều kiện thời gian nên đề tài vẫn còn một số hạn chế như sau: Thứ nhất, đề tài chỉ nghiên cứu thực trạng của hệ thống KSNB thông qua việc thực tập tại đơn vị, có tham gia, tiếp xúc với quy trình quản lý đơn hàng nhưng chưa đủ cơ sở để đi đến những kết luận cụ thể. Thứ hai, tiêu chí đánh giá hệ thống KSNB còn ít và chưa cụ thể. Các giải pháp đưa ra cũng chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định thực tế. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 91 3.2. Kiến nghị: Trong thời gian tìm hiểu tại công ty Scavi Huế, em đã có cơ hội được tìm hiểu quy trình quản lý đơn hàng cũng như hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình đó nhưng do giới hạn về thời gian và không gian nghiên cứu, đề tài không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Từ những kết luận trên, em xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài trên: Thứ nhất, mở rộng nghiên cứu toàn bộ các quy trình trong công ty Scavi Huế để có thể đánh giá được tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Nếu có điều kiện thì nghiên cứu cả hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực kinh doanh tương tự làm cơ sở để đánh giá và so sánh tốt hơn. Thứ hai, xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Từ đó, đề xuất ra những biện pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình. Thứ ba, nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Ban Giám đốc doanh nghiêp. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Th.S. Phạm Bích Ngọc, Slide bài giảng Kiểm toán tài chính 2. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QB – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) 3. Hoàng Thục Uyên (2016) – “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” Đại học kinh tế Huế 4. ThS: Nguyễn Thị Ngọc Thọ - Vụ Kiểm toán nội bộ - Lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán nội bộ. 5. Luật Kế toán số 88/2015/QH13 6. Các website: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng quản lý đơn hàng – Firm Order Phụ lục 2: Bảng quản lý chi tiết size Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 3: Giao diện nhập yêu cầu mua hàng - PR Phụ lục 4: Giao diện Sale Order Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 5: File Production Plan – kế hoạch sản xuất Phụ lục 6: Biên bản giám định NPL Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 7: Kế hoạch xuất kho Phụ lục 8: Phiếu xuất kho Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 9: Phiếu bổ sung vật tư Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 10: Bảng kiểm định thành phẩm Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Phụ lục 11: File tổng hợp thành phẩm lưu kho