Khóa luận Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – Thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát

a: 2016 - 2020 Giáo viên hướng dẫn: ThS: Nguyễn Trà Ngân Huế, tháng 01 năm 2020 Được sự đồng ý và cho phép của , của Khoa Kế toán – Kiểm toán, của công ty Cổ phần Tài Phát và sự giúp đỡ của cô Nguyễn Trà Ngân, tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát”. Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tôi xin chân thành cảm ơn trường , đặc biệt là cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi để có thể hoàn thiện khóa luận một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán đã trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết thông qua các môn học để có thể sử dụng trong đợt thực tập này. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở bộ phận kế toán và văn phòng, đã tận tình chỉ bảo tôi trong thời gian vừa qua. Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè và những người thân đã luôn bên cạnh ủng hộ, động viên tôi trong suốt bốn năm Đại học. Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những đóng góp từ phía quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực hiện Trương Thị Thúy Vân iMỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ......................................................................... IV DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................V DANH MỤC LƯU ĐỒ .................................................................................................V DANH MỤC BẢNG ................................................................................................... VI DANH MỤC BIỂU ..................................................................................................... VI DANH MỤC KÝ HIỆU.............................................................................................VII PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................................1 2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ..............................................................................................2 3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU............................................................................................2 4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................................................................................................2 5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................................2 6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI..........................................................................................................3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ........................................................................4 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..............................................4 1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ..............................................................................4 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................5 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp .................................5 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................................6 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát..........................................................................................6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................................10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát .........................................................................................13 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông.................................................................................15 1.1.4.5 Giám sát ............................................................................................................15 1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................16 1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN.......................................................16 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền..............................................................16 1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền ...................17 ii 1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ................................................................................................................................21 1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng .............................................................21 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được .........................................................................21 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm .....................................21 1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ....22 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung ...........................................................................22 1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng .......................................................22 1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin ..................................................................23 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện ........................................................................24 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn .........................................24 1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu..................24 1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn .................................................25 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng ..........................................26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ......................................................28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ..........................................................28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát ..................................28 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty ....................................................28 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................29 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................29 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................................31 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng...........................................................................33 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh ..........................................................................................34 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT..........................................................................................40 2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát .........40 2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát...........70 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................70 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................71 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................................73 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................76 iii 2.2.2.5 Giám sát .............................................................................................................77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .....................................................................................................................78 3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT..........................................................................................78 3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................78 3.1.1 Hạn chế .................................................................................................................81 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ...............................................83 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................86 1. KẾT LUẬN...................................................................................................................86 2. KIẾN NGHỊ ..................................................................................................................87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................88 iv DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài chính CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Cổ phần ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội bộ MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung NNH: Nợ ngắn hạn NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất bản PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thương mại cổ phần TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng TP: Thành phố TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn vDANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty CP Tài Phát ........................ trang 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty CP Tài Phát......................... trang 32 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA ............................................ trang 33 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán khi có thêm phòng Xét duyệt bán chịu . trang 84 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH ..................................................................... trang 43 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng ....................................................... trang 52 Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH..................................................... trang 55 vi DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền .............. trang 17 Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn ............................... trang 20 Bảng 1.3: Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu .............. trang 24 Bảng 1.4: Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn.................................. trang 25 Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 ................ trang 34 Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn của công ty CP Tài Phát trong năm 2017-2018.......................................................................................................... trang 36 Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018...... trang 38 Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty CP Tài Phát ........................................................................................................................... trang 75 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế........... trang 41 Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế ................................. trang 45 Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế..................................... trang 47 Biểu 2.4: Maquette sản phẩm ............................................................................ trang 48 Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế ............................... trang 50 Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế ..................... trang 51 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa .............................................. trang 54 Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử ...................................................................... trang 56 Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 ...................................................................... trang 57 Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV.......................................................... trang 60 Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu ............................................................. trang 61 Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng....................................... trang 64 vii DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ Nhập liệu Xử lý thủ công Xử lý bằng máy tính Sổ sách, báo cáo Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Tập tin trong máy tính Điểm nối cùng trang Điểm nối sang trang N Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý do lựa chọn đề tài Nền kinh tế thế giới phát triển hội nhập đã đem đến cho những doanh nghiệp tại Việt Nam rất nhiều cơ hội để phát triển, bên cạnh đó cũng tồn tại không ít những thách thức. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừng chú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt là vô cùng cần thiết. Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một bộ phận rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể giám sát mọi hoạt động trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ cũng như phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng xảy ra gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu, chính vì thế việc xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp hữu hiệu là xu hướng chung mà mọi doanh nghiệp hướng đến nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh của mình. Công ty cổ phần Tài Phát là công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất và cung cấp thùng giấy carton cho rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các tỉnh lân cận. Để công ty hoạt động một cách thực sự hiệu quả và đem lại lợi nhuận tốt thì phải đặc biệt chú trọng đến chu trình bán hàng – thu tiền, vì đây là quá trình chuyển quyền sử dụng hàng hóa – tiền tệ giữa người mua, người bán, quyết định trực tiếp đến lợi ích kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền chặt chẽ, đầy đủ và chính xác để tránh mất mát và thất thoát tài sản của công ty là vô cùng cần thiết. Từ những vấn đề trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát” để làm đề tài tốt nghiệp nhằm tìm hiểu kĩ hơn vấn đề kiểm soát nội bộ và góp phần đưa ra một số Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 2 giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. 2 Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống lại một số lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền. + Tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát. + Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. 3 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. 4 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC của công ty trong 2 năm 2017, 2018 và thông tin về Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền năm 2018 tại công ty cổ phần Tài Phát. - Về không gian: không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Tài Phát, đặc biệt tập trung vào bộ phận kế toán – tài chính. 5 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu thu thập bao gồm cả số liệu sơ cấp và số liệu thứ cấp. + Số liệu sơ cấp: các số liệu ghi nhận được từ phỏng vấn những nhà quản lý. Trao đổi, phỏng vấn Giám đốc, Trưởng các bộ phận tại công ty, đặc biệt là bộ phận kế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 3 toán để được giải đáp các thắc mắc, cũng như được hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan, từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và kiểm soát nội bộ tại công ty. + Số liệu thứ cấp: thu được từ BCTC của công ty, từ chứng từ, sổ sách. BCTC được Kế toán trưởng xuất từ phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, cụ thể là phần mềm MISA. Các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho và giao nhận, sổ chi tiết công nợ khách hàng cũng được nhân viên kế toán cung cấp để tham khảo. - Phương pháp phân tích, so sánh: tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để thấy được biến động, từ đó phân tích và tìm hiểu nguyên nhân gây ra những biến động đó. Đồng thời, so sánh Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền thực tiễn với cơ sở lý luận để thấy được những ưu, nhược điểm tồn tại ở công ty. - Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Từ những số liệu, thông tin thu thập được về chu trình bán hàng – thu tiền, tổng hợp lại để đưa ra đánh giá khách quan hoạt động kiểm soát chu trình này tại đơn vị. 6 Kết cấu đề tài Gồm 3 phần: Phần 1: Đặt vấn đề Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát. Phần 3: Kết luận và kiến nghị. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán, sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC, Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến như sau: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 5 liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Định nghĩa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất về hệ thống KSNB là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty. 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng như phòng Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 6 ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt được. Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được năm nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện được sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: - Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Quan điểm về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong cách điều hành và ứng xử cá nhân của người quản lý cũng như HĐQT, thái độ đối với rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hình thức trong các quy định. Như vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao trong đơn vị là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 7 nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời có thể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó. - Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị. - Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm qua các kinh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT, cần lưu ý các điểm quan trọng sau: - Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành và các chức vụ tương đương, là người chịu trách nhiệm về việc triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị. - Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. Thành viên HĐQT luôn được kỳ vọng là những người trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giải quyết các vấn đề. - Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 8 Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau: - Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. - Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Cách thức phân định trách nhiệm và quyền hạn chung trong đơn vị thông thường như sau: + HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao khi cần thiết, và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng. + Nhà quản lý cấp cao, bao gồm Giám đốc điều hành hoặc tương đương, chịu trách nhiệm trước HĐQT và các bên liên quan trong việc đưa ra các chỉ thị, hướng dẫn và kiểm soát để giúp mọi người trong đơn vị hiểu và thực hiện trách nhiệm của họ. + Nhà quản lý ở các cấp trung gian thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý cấp cao tại bộ phận của mình. + Nhân viên được mong đợi là hiểu rõ các tiêu chuẩn ứng xử, các mục tiêu liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình, các rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, và các giám sát để đảm bảo họ hoàn thành trách nhiệm được giao. - Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện cam kết này, đơn vị lưu ý các điểm quan trọng sau: - Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 9 các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan nhà nước và các bên liên quan khác, và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. - Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách về nguồn nhân lực thể hiện thông qua sự thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các...t định. (Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đó thủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau: - Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng. - Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. - Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng. - Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền. - Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái. - Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ. b. Đối với phương thức bán chịu Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp dụng các thủ tục kiểm soát sau: - Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng. - Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 27 - Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng. - Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. - Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt. - Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát Công ty cổ phần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất, cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng. Khi mới thành lập, công ty chỉ nhận được các đơn hàng nhỏ, lẻ từ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Sau hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên và ổn định từ các khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty Scavi Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto, và các khách hàng ở các tỉnh lận cận như Quảng Trị, Quảng Nam, Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mở rộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.  Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT.  Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY.  Tên viết tắt: TAI PHAT. Co  Mã số thuế: 3300478258  Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế.  Số điện thoại: 0234.2470789. Fax: 0234.3951212 Thành phần cổ đông gồm: 1. Ông Lê Minh Tùng 2. Ông Lưu Văn Toản 3. Ông Hồ Văn Hào 4. Bà Đồng Thị Phương 5. Ông Trần Công Quốc 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty Công ty Cổ phần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất các đơn hàng thùng carton theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn có hoạt động mua Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 29 bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty. 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a. Chức năng Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và in ấn bao bì carton. Công ty đang nỗ lực để mở rộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đem đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn trong lĩnh vực này. b. Nhiệm vụ Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ 2.1 ở trang 30, bao gồm những bộ phận sau: - HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty. - Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng mua hàng. + Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty; điều độ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; tìm hiểu nghiên cứu thị trường; tổ chức công tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quả nhất; tiếp nhận, xử lý các thông tin về ý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thực hiện bởi ba phòng ban đó là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng mua hàng. Thực tế, Phòng kinh doanh của công ty chỉ có một người đảm nhận mọi Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 30 việc từ tiếp nhận, xử lý các đơn hàng cũng như xét duyệt bán chịu. Nhân viên kinh doanh cũng chính là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty. + Phòng hành chính nhân sự: Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực; thực hiện công tác quản lý hành chính; tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực. + Phòng mua hàng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật; lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Tài Phát PHÒNG VẬT TƯ- KHO PHÒNG MUA HÀNG PHÒNG KCS PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THIẾT KẾ TỔ SÓNG TỔ IN-BỒI-BẾ TỔ THÀNH PHẨM TỔ CƠ ĐIỆN HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN GIÁM ĐỐC BAN ĐIỀU HÀNHBAN KẾ TOÁNBAN KỸ THUẬT BAN SẢN XUẤT Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 31 - Ban kế toán: Gồm phòng kế toán và phòng vật tư kho. + Phòng kế toán: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế. + Phòng vật tư – kho: Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho; đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho; kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt, - Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế. + Phòng KCS: Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng; phân tích các phát sinh về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. + Phòng thiết kế: Phối hợp với bộ phận liên quan họp bàn, triển khai lên ý tưởng để thiết kế mẫu mã, bao bì sản phẩm của công ty, đảm bảo đặc điểm nhận dạng thương hiệu doanh nghiệp và phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu; thực hiện việc thiết kế bao bì, vỏ hộp, tem, nhãn cho các sản phẩm của công ty theo ý tưởng đã thống nhất. - Ban sản xuất: Gồm tổ sóng, tổ in – bồi bế, tổ thành phẩm và tổ cơ điện. Bốn tổ phối hợp để thực hiện các hoạt động sản xuất, đảm bảo sản xuất kịp tiến độ yêu cầu và chất lượng sản phẩm. Ngoài các phòng ban nêu trên, công ty còn có các bộ phận đảm nhận công tác vệ sinh và phục vụ ăn trưa cho công nhân của công ty. Các phòng ban cùng nhau phối hợp, xây dựng một tổ chức vững mạnh, giúp công ty ngày càng phát triển. 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 32 Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tài Phát Trong đó: - Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý các nhân viên trong phòng kế toán, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính. Đồng thời, Kế toán trưởng cũng là người đảm nhận vai trò của kế toán tổng hợp và thuế. Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của các bộ phận kế toán, lập BCTC và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc, lập các Bảng kê mua vào, bán ra để hạch toán thuế GTGT phải nộp, quyết toán và lập tờ khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế. - Kế toán HTK: Phụ trách công tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán về vật tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho,... - Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ và Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám đốc các chính sách thu hồi và quản lý công nợ có hiệu quả. Kế toán bán hàng cũng đảm nhận vai trò của một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của công ty. Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán HTK Kế toán ngân hàng và tiền lương Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp và kế toán thuế) Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 33 - Kế toán ngân hàng và tiền lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, tính tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên. 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng Công ty Cổ phần Tài Phát áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính + Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ). + Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. + Hình thức kế toán: Kế toán máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo hình thức nhật ký chung. Theo đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chỉ cần nhập liệu vào phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác. Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung + Sổ NKC + Sổ cái + Sổ chi tiết + Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán MISA Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 34 Ghi chú Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo định kỳ, cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra. 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh a. Nguồn lao động Với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng công ty Cổ phần Tài Phát vẫn không ngừng mở rộng quy mô, số lượng lao động ngày càng tăng. Với đặc thù sản xuất, in ấn bao bì carton gọn và nhẹ, công ty có cả lao động nam và nữ. Một số bộ phận như chạy sóng, in ấn đòi hỏi tay nghề và kinh nghiệm cao, do đó lao động tại công ty với nhiều cấp bậc trình độ khác nhau từ tốt nghiệp phổ thông, trung cấp, cao đẳng đến đại học. Bảng 2.1 Tình hình lao động của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 Đơn vị tính: Người Năm 2017 Năm 2018 2018/2017 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động 81 100 87 100 6 7.41 Phân theo giới tính Nam 48 59.26 52 59.77 4 8.33 Nữ 33 40.74 35 40.23 2 6.06 Phân theo trình độ văn hóa Đại học, trên đại học 13 16.05 13 14.94 0 0.00 Cao đẳng, trung cấp 18 22.22 21 24.14 3 16.67 Lao động phổ thông 50 61.73 53 60.92 3 6.00 (Nguồn: Phòng nhân sự, công ty CP Tài Phát) Số lượng người lao động tại công ty CP Tài Phát chưa đến 90 người, trong hai năm gần đây, số lượng lao động tại công ty có biến động nhưng không nhiều. Trong đó nam chiếm gần 60% và nữ chiếm hơn 40%. Với đặc thù sản xuất bao bì carton nên công việc không quá nặng và ở một số vị trí yêu cầu sự khéo léo do đó lao động nữ vẫn có thể làm tốt công việc ở một số bộ phận như tổ thành phẩm, vì vậy công nhân nữ luôn chiếm một tỷ lệ tương đối trong cơ cấu lao động tại công ty. Dù số lượng lao Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 35 động thay đổi qua các năm, nhưng công ty luôn giữ tỉ lệ nam nữ tương ứng 60% và 40% trong cơ cấu lao động. Trình độ lao động của công ty đa số là lao động phổ thông, bậc đại học đa số là nhân viên văn phòng thuộc phòng kinh doanh, kế toán và kỹ thuật. b. Cơ cấu tài sản, nguồn vốn Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 36 Bảng 2.2 Tình hình cơ cấu Tài sản, Nguồn vốn công ty Cổ phần Tài Phát năm 2017-2018 (Đơn vị tính: đồng) (Nguồn: BCTC công ty Cổ phần Tài Phát) Chỉ tiêu Mãsố 2017 2018 2018/2017 Giá trị % Giá trị % ± % TÀI SẢN Tiền và các khoản tương đương tiền 110 169,054,371 0.52 193,047,216 0.48 23,992,845 14.19 Các khoản phải thu 130 1,313,329,537 4.02 9,109,139,560 22.74 7,795,810,023 593.59 Hàng tồn kho 140 18,172,888,302 55.62 19,268,972,602 48.11 1,096,084,300 6.03 Tài sản cố định 150 11,808,511,465 36.14 10,714,517,875 26.75 (1,093,993,590) -9.26 XDCB dở dang 170 60,131,000 0.15 60,131,000 Tài sản khác 180 1,211,532,042 3.71 706,301,799 1.76 (505,230,243) -41.70 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 200 32,675,315,717 100.00 40,052,110,052 100.00 7,376,794,335 22.58 NGUỒN VỐN Nợ phải trả 300 27,369,606,840 83.76 32,366,485,168 80.81 4,996,878,328 18.26 Vốn chủ sở hữu 400 5,305,708,877 16.24 7,685,624,884 19.19 2,379,916,007 44.86 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 500 32,675,315,717 100.00 40,052,110,052 100.00 7,376,794,335 22.58 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 37 Tổng tài sản của công ty năm 2018 đạt 40.052.110.052 đồng, tăng 22,58% so với năm 2017. Tổng tài sản tăng lên là do sự tăng lên của Tiền và các khoản tương đương tiền, Các khoản phải thu và Hàng tồn kho, trong khi TSCĐ và các tài sản khác giảm xuống. Các khoản phải thu tăng mạnh trong năm 2018, tăng 593,59% so với năm 2017, khoản phải thu lớn và tăng mạnh cho thấy công ty đang bị chiếm dụng vốn, đây có thể là chính sách bán chịu của công ty để giữ khách hàng, tuy nhiên công ty cần quản lý tốt công nợ phải thu để tránh bị chiếm dụng vốn vì đây là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Tổng nguồn vốn của công ty năm 2018 là 40.052.110.052 đồng, tăng 22,58% so với năm 2017, tổng nguồn vốn tăng lên do sự tăng lên của Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả của công ty chiếm 80,81% trong cơ cấu nguồn vốn, nợ phải trả tăng lên là do sự tăng mạnh của khoản mục Phải trả người bán và Phải trả khác. Vốn chủ sở hữu năm 2018 đạt 7.685.624.884 đồng, chiếm 19,19% trong cơ cấu nguồn vốn năm 2018, tăng lên 44,86% so với năm 2017. Nguyên nhân là khoản lỗ từ năm 2016 trở về trước được bù bởi lợi nhuận của năm 2018, làm cho khoản chuyển lỗ giảm đi, còn lại (1.314.375.116) đồng, giảm 64,42% so với năm 2017. Trong cơ cấu nguồn vốn, Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao hơn Vốn chủ sở hữu cho thấy rằng công ty vẫn chưa tự chủ được tài chính, còn phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài. Tuy nhiên, sử dụng vốn vay là cách mà công ty dùng đòn bẩy tài chính để nâng cao lợi nhuận và là lá chắc thuế hữu hiệu cho đơn vị. d. Tình hình hoạt động kinh doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 38 Bảng 2.3 Tình hình kinh doanh của công ty Cổ phần Tài Phát năm 2017-2018 (Đơn vị tính: đồng) (Nguồn: BCTC công ty Cổ phần Tài Phát) Chỉ tiêu Mã số 2017 2018 2018/2017 Giá trị Giá trị ± % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 32,414,393,990 50,931,233,326 18,516,839,336 57.13 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - - - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 32,414,393,990 50,931,233,326 18,516,839,336 57.13 4. Giá vốn hàng bán 11 29,713,806,743 45,027,065,509 15,313,258,766 51.54 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 2,700,587,247 5,904,167,817 3,203,580,570 118.63 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 554,696 458,081 (96,615) -17.42 7. Chi phí tài chính 22 497,050,033 895,843,089 398,793,056 80.23 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 497,050,033 895,843,089 398,793,056 80.23 8. Chi phí quản lý kinh doanh 24 1,880,109,718 2,560,807,550 680,697,832 36.21 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 30 323,982,192 2,447,975,259 2,123,993,067 655.59 10. Thu nhập khác 31 9,983,402 1,549,091 (8,434,311) -84.48 11. Chi phí khác 32 12,948,616 69,608,343 56,659,727 437.57 12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 (2,965,214) (68,059,252) (65,094,038) 2195.26 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 321,016,978 2,379,916,007 2,058,899,029 641.37 14. Chi phí thuế TNDN 51 - - - 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 - 51) 60 321,016,978 2,379,916,007 2,058,899,029 641.37 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 39 Doanh thu thuần về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ năm 2018 đạt 50.931.233.326 đồng, tăng 57,13% so với năm 2017. Giá vốn hàng bán năm 2018 là 45.027.065.509 đồng, tăng 51,54% so với năm 2017. Do tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán nên lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 tăng 118,63% so với năm 2017, cụ thể lợi nhuận gộp đạt 5.904.167.817 vào năm 2018. Doanh thu tăng lên là do trong năm 2018, công ty nhận được các đơn hàng từ HBI và Công ty cổ phần tập đoàn Vitto, là hai khách hàng lớn và thường xuyên của công ty. Và đến nay, đây là hai khách hàng chủ lực và được ưu tiên trong việc sản xuất các đơn hàng. Các khoản chi phí của công ty tăng mạnh trong năm 2018, cụ thể chi phí tài chính chiếm 895.843.089 đồng, tăng 80,23% so với năm 2017; chi phí quản lý kinh doanh chiếm 2.447.975.259 đồng, tăng 36,21% so với năm 2017, chi phí tăng lên là do công ty đang nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng đòn bẩy tài chính. Năm 2018, Lợi nhuận kế toán trước thuế tăng mạnh, đạt 2.379.916.007 đồng, tăng 641,37% so với năm 2017, cho thấy rằng công ty đang trên đà vực dậy sau khó khăn khi mất đi đơn hàng sản xuất bao bì carton cho Huda Huế. Năm 2017, 2018 là hai năm liên tục công ty không phải đóng thuế TNDN do khoản chuyển lỗ từ năm 2016 vẫn còn. Tình hình kinh doanh của công ty đang có dấu hiệu tốt lên sau khủng hoảng năm 2016, đó là sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên của công ty. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 40 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát 2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát a. Nhận và xử lý đơn đặt hàng Phòng kinh doanh là bộ phận tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua nhiều cách thức khác nhau, có thể gặp mặt trực tiếp, nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, zalo, Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp với các đơn hàng số lượng lớn và kí hợp đồng lâu dài. Khách hàng đặt hàng được chia ra hai nhóm: Khách hàng cũ và khách hàng mới. - Đối với khách hàng cũ: Thông thường những khách hàng cũ của công ty là những khách hàng đã kí hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng có giá trị đến thời điểm hai bên kí hợp đồng mới, nên khi tiếp tục đặt hàng sẽ không cần phải làm hợp đồng mới. Hợp đồng nguyên tắc là một loại hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về mua bán hàng hóa hay cung ứng một loại dịch vụ nào đó, tuy nhiên hợp đồng nguyên tắc chỉ mang tính chất định hướng, các vấn đề chi tiết khác như số lượng, giá cả, sẽ được các bên thỏa thuận sau thông qua đơn đặt hàng hoặc các phụ lục của hợp đồng. Dưới đây là minh họa về hợp đồng nguyên tắc đã phát sinh giữa công ty CP Tài Phát và công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế và ngày 02/01/2018. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng nguyên tắc này, nếu có phát sinh giao dịch mới sẽ được thỏa thuận thông qua Đơn đặt hàng. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 41 Biểu 2.1 Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 42 Khi khách hàng cũ đặt hàng, Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra lại thông tin có sẵn của khách hàng trong tập tin khách hàng, nếu có thay đổi về thông tin sẽ xác nhận lại với phía khách hàng thông qua trao đổi điện thoại hoặc email và tiến hành sửa đổi ở tập tin khách hàng. Về công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với Nhân viên kế toán công nợ để xem xét tình hình công nợ của khách hàng. Nếu khả năng thanh toán của khách hàng tốt, sẽ tiếp tục giao dịch; còn nếu công nợ hết hạn thanh toán nhưng khách hàng chưa thanh toán và khách hàng thường xuyên thanh toán không đúng hạn thì sẽ không tiếp nhận đơn đặt hàng trước khi khách thanh toán hết số nợ hết hạn thanh toán đó. Tuy nhiên, việc đánh giá và xét duyệt bán chịu này là ý kiến chủ quan của trưởng phòng kinh doanh nên vẫn có một số trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn nhưng vẫn tiếp nhận đơn hàng mới, điều này làm cho công nợ phải thu của công ty tăng lên đáng kể. Sau khi kiểm tra thông tin khách hàng và tình hình công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét đơn đặt hàng, nếu mẫu mã quy cách giống với đơn hàng trước thì liên hệ với Kế toán HTK để kiểm tra tồn kho thành phẩm cũng như tồn kho NVL có đáp ứng sản xuất kịp tiến độ giao hàng không. Nếu đáp ứng được sẽ chấp nhận đơn đặt hàng; nếu không đáp ứng kịp tiến độ do thiếu NVL hoặc quá nhiều đơn đặt hàng đang chở xử lý thì thương lượng lại với khách về thời gian giao hàng. Nếu là khách cũ nhưng đặt hàng với mẫu mã khác, thì khách hàng sẽ làm việc với phòng kinh doanh và phòng thiết kế để chốt mẫu mã, quy cách sản phẩm và lập maquette sản phẩm theo mẫu của công ty; đồng thời lập bảng báo giá gửi khách hàng. Khách hàng chấp nhận mức giá đó thì sẽ tiến hành sản xuất. Dưới đây là lưu đồ tóm tắt quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tại công ty CP Tài Phát: Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 43 Lưu đồ 2.1 Giai đoạn xử lý ĐĐH Phòng Thiết kếPhòng Kinh doanh Trao đổi chi tiết về sản phẩm KH Kiểm tra, cập nhật, lập báo giá HTK KH KH HTK Báo giá 2 KH Làm maquette sản phẩm Maquette 2 KH Báo giá 2 Báo giá 1 Maquette 1 D D Gọi điện, email đặt hàng 1 1 Maquette đã duyệt ĐĐH 2 1111dd11ĐĐH 11111dd11 Phê duyệt ĐĐH 1 1111dd11 ĐĐH 2 1111dd11Maquette đã duyệt KH 2 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 44 Lấy ví dụ về khách hàng là công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đã ký hợp đồng nguyên tắc với công ty CP Tài Phát như ở trên. Kể từ đó, hai bên tuân thủ đúng mọi điều khoản trong hợp đồng và hoàn thành rất nhiều đơn hàng với nhau. Là khách hàng thân thiết và giao dịch thường xuyên, nên giá sản phẩm chỉ cần báo giá và đồng ý một lần sẽ được sử dụng cho các lần tiếp theo. Bảng báo giá sẽ có hiệu lực từ thời điểm kí cho đến khi Bảng báo giá mới, Bảng báo giá mới được lập khi có đơn hàng cho sản phẩm mới hoặc sản phẩm cũ có sự thay đổi giá, và trên bảng báo giá chỉ thể hiện các sản phẩm có sự thay đổi về giá. Bảng báo giá cập nhật mới nhất cho công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế là bảng báo giá được lập vào ngày 02/01/2019 cho các sản phẩm mới và giá trên đó được sử dụng cho đến hiện tại. Dưới đây là bảng báo giá đã được hai bên đồng ý và áp dụng. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 45 Biểu 2.2 Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 46 Ngày 27/09/2019, Trưởng bộ phận mua hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đến công ty gặp nhân viên kinh doanh và bộ phận kỹ thuật để trao đổi về sự thay đổi của mẫu thùng carton Gojyo Maru 4L. Sau khi trao đổi, hai bên đã thỏa thuận lại mẫu mã thùng, đại diện bộ phận kỹ thuật của công ty Tài Phát đã lập maquette sản phẩm và gửi đến công ty Thực Phẩm Huế. Đến ngày 30/09/2019, Công ty Thực Phẩm Huế gửi đến Đơn đặt hàng kèm theo maquette đã được duyệt. Dưới đây là ĐĐH và Maquette sản phẩm được công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế gửi đến công ty CP Tài Phát: Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 47 Biểu 2.3 Đơn đặt hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 48 Biểu 2.4 Maquette sản phẩm (đính kèm theo Đơn đặt hàng) Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 49 Nhận được đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh trao đổi trực tiếp với kế toán công nợ về khoản nợ của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế. Kế toán công nợ kiểm tra sổ Tổng hợp công nợ phải thu tháng 08/2019 nhận thấy số nợ vào cuối tháng 08/2019 của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế với Tài Phát là 57.858.312 đồng, với kỳ hạn nợ là 30 ngày thì công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế phải trả số nợ trên trong cuối tháng 09 - đầu tháng 10/2019. Công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế từ trước đến nay đã hoàn thành nhiều đơn hàng và trả nợ tương đối đúng hạn và giá trị đơn hàng lần này không quá lớn nên công ty đã quyết định nhận đơn hàng này. Đại điện công ty CP Tài Phát ký kết đơn hàng này là nhân viên, cũng là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty. ĐĐH sau khi được ký xác nhận được chuyển về công ty Thực Phẩm Huế một bản, bản còn lại chuyển cho bộ phận kế toán để làm căn cứ xuất kho sau này. - Đối với khách hàng mới: Nhân viên kinh doanh sẽ cập nhật thông tin về đơn vị khách hàng như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email, vào tập tin khách hàng và tiến hàng kiểm tra tính xác thực của đơn hàng và tình hình kinh doanh của khách hàng để quyết định nên hợp tác hay không. Việc kiểm tra tính xác thực và tình hình kinh doanh của khách hàng được thực hiện chủ yếu bằng cách kiểm tra thông tin có sẵn trên mạng, hỏi thăm những người đã hợp tác và có hiểu biết về khách hàng. Cách kiểm tra này tuy nhanh chóng nhưng khả năng chính xác không cao. Sau khi đã kiểm tra thông tin khách hàng, nếu muốn hợp tác, bộ phận kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng về thông tin mẫu mã sản phẩm cần đặt để làm bảng báo giá gửi đến khách hàng. Khách hàng xem xét giá, nếu duyệt hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nguyên tắc cho lần đầu tiên hợp tắc. Những lần sau khi đặt hàng, khách hàng chỉ cần gửi đơn đặt hàng kèm maquette đã được duyệt. Trong năm 2019, công ty có thêm nhiều khách hàng mới, lấy ví dụ ở đây về một khách hàng mới đó là Bưu điện Thành Phố Huế. Khi nhận được yêu cầu hợp tác từ phía bưu điện Thành Phố Huế, nhân viên kinh doanh cập nhật thông tin về khách hàng thông qua trao đổi trực tiếp. Khách hàng là Bưu điện Thành Phố Huế nên nhân viên kinh doanh đã không tìm hiểu về tình hình kinh doanh mà chỉ trao đổi thông tin đơn vị và thông tin đơn hàng. Sau quá trình trao đổi, hai bên đi đến ký kết hợp đồng nguyên Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 50 tắc, và sau này, khi phát sinh đơn hàng mới, hai bên sẽ thỏa thuận là lập phụ lục kèm theo hợp đồng để là căn cứ mua bán. Dưới đây là hợp đồng và phụ lục được hai bên ký kết vào ngày 10 và 11/06/2019. Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 51 Biểu 2.6 Phụ lục kèm theo hợp đồng (Bưu điện Thành Phố Huế) Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 52 Bộ phận giao hàngPhòng Vật tư- khoPhòng Kế toán 3 PXK 2 1PXK 1 1 Kiểm tra, ghi sổ PXK 2 1PXK 1 1 4 Sổ chi tiết NXT 4 PXK 2 1PXK 1 1 Kiểm tra, Khách hàng xác nhận PXK 2 1PXK 1 1 5 K.Hàng PXK 2 1PXK 1 1 ĐĐH 2 đã duyệt Lập PXK và Giao nhận hàng hóa PXK 2 1PXK 1 1 Phê duyệt ĐĐH 2 đã duyệt 3 D 2 5 PXK 1 1 N Lưu đồ 2.2 Giai đoạn xuất kho, giao hàng b. Quá trình xuất kho và giao hàng Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 53 Kế toán bán hàng tiến hành lập Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa theo số lượng dựa trên đơn đặt hàng, nhưng ít khi số lượng số lượng thực giao đúng bằng số lượng trên ĐĐH mà thường nhiều hơn. Bởi vì trong quá trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn nên thùng carton có thể bị hư hỏng, do đó để sản xuất được đúng số lượng đặt hàng, lệnh sản xuất phải sản xuất với số lượng lớn hơn để dự phòng nếu bị lỗi trong quá trình sản xuất. Vì vậy lượng sản xuất được thường lớn hơn số lượng trên ĐĐH. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được kí xác nhận và đóng dấu bởi Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, sau đó được chuyển ra bộ phận kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa và xuất kho đúng số lượng và loại hàng hóa trên phiếu. Sau đó, cả hai liên của Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa đều được chu...n tích thị trường: - Hiện nay trên địa bàn có các công ty sản xuất bao bì carton như sau: 1/ Công ty bao bì carton Cẩm Giang: Khách hàng chủ lực là các công ty sản xuất sợi, các khách hàng ở trung tâm TP Huế 2/ Công ty bao bì carton Thiên An Phát: khách hàng chủ lực là các công ty may và sợi thuộc Tổng Công ty Dệt May Huế; 3/ Công ty bao bì carton Hải Tiến: khách hàng chủ lực là các công ty may ở Phú Đa và các khách hàng ở trung tâm TP Huế. 4/ Công ty bao bì carton Đăng Tuấn: phục vụ nội bộ về ngành giày và các khách hàng phía bắc TP Huế. So với các công ty trên thì Công ty Tài Phát có năng lực cạnh tranh hơn về giá, chất lượng và số lượng lớn cho các khách hàng có yêu cầu khắt khe. Hiên nay, trên địa bàn còn có khách hàng là Công ty CP Việt Nam và Công ty May Scavi ở KCN Phong Điền; Công ty bánh gạo One One ở Khu TM Chân Mây là các khách hàng lớn đòi chất lượng cao nhưng giá thì rất căng. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 73 Riêng đối với công ty CP tập đoàn Vitto, năm 2018, Công ty Tài Phát chỉ mới cung cấp 25% nhu cầu. Năm 2019 đưa mục tiêu cung cấp cho khách này đạt 50%. Hiện nay, số lượng Tài Phát đã cung cấp toàn bộ loại thùng đóng gạch 30x45, 30x60 và 50x50. Kế hoạch sẽ nâng dần tỷ lệ cấp thùng loại 60x60, số lượng lớn do nhà máy bao bì MPPack ở Đà Nẵng cấp.” Công ty đã có những đánh giá về khả năng cung ứng trong năm cũng như đặt ra mục tiêu cho năm tiếp theo, là tiền đề cho việc phát triển và mở rộng thị trường. 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát a. Những thủ tục kiểm soát chung - Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng Công ty cũng nhận thấy được những rủi ro có thể xảy ra nếu các bộ phận chức năng không được phân công rõ ràng. Dựa trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm, công ty quy định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho mỗi phòng ban. Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhận việc tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng. Phòng kế toán đảm nhận các công việc lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, quản lý công tác nợ phải thu và nhắc nợ khách hàng. Bộ phận kho chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa, xuất kho sản phẩm theo đúng yêu cầu trên phiếu xuất kho. Tuy nhiên, việc phân định quyền hạn trong phòng ban vẫn chưa được rõ ràng và còn trường hợp một người đảm nhận nhiều công việc. Cụ thể phòng kinh doanh chỉ có một người vừa là nhân viên kiêm trưởng phòng kinh doanh và còn là Phó giám đốc của công ty đảm nhận công tác nhận, xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu và xử lý các khiếu nại của khách hàng về đơn hàng. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISASME.NET2017, được phần quyền cho mỗi nhân viên làm việc trên một số phần hành nhất định và mỗi người đều có một mật khẩu riêng để truy cập vào. Phần mềm mà công ty đang sử dụng là phần mềm offline, chỉ cho phép làm việc tại chỗ trong mạng LAN nội bộ, điều này không cho phép nhân viên làm việc trên phần mềm khi không ở văn phòng, giúp hạn chế gian lận về việc Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 74 thay đổi dữ liệu trên phần mềm. Toàn bộ dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ trên máy chủ tại công ty (là máy của kế toán trưởng), để bảo đảm an toàn cho dữ liệu, mỗi cuối ngày làm việc đều phải thực hiện công việc sao lưu để phòng khi có sự cố xảy ra. Bên cạnh đó, dữ liệu kế toán của công ty cũng được lưu trữ tại một ổ cứng khác để có thể bảo đảm an toàn cho dữ liệu. - Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Các chứng từ quan trọng đều được đánh số thứ tự để thuận lợi trong việc lưu trữ và tìm kiếm như: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, Phiếu thu. Đối với hóa đơn, trước đây công ty sử dụng hóa đơn tự in nên có thể tự đánh số, nhưng từ cuối tháng 10 đã chuyển sang hóa đơn điện tử nên hệ thống sẽ tự đánh số. Hóa đơn được lập dựa trên việc đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa để tránh xảy ra sai sót. Các nghiệp vụ kế toán như xuất kho bán hàng, thu nợ đều được nhập liệu vào phần mềm ngay sau khi chứng từ kế toán cuối cùng được đưa về. Sau khi nhập liệu, các chứng từ được lưu tại phòng kế toán theo ngày hoặc theo đối tượng để dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này. - Ủy quyền và xét duyệt: Công ty cũng thực hiện việc ủy quyền để giảm bớt gánh nặng cho các cấp lãnh đạo. Các cấp lãnh đạo cao hơn thường ủy quyền cho các cấp thấp hơn trong trường hợp vắng mặt để giải quyết một số vấn đề cấp bách. Tuy nhiên, việc ủy quyền này chỉ trong một phạm vi nhất định và không có văn bản quy định cụ thể. Chẳng hạn, Trưởng phòng kinh doanh là người chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu, nhưng trong trường hợp vắng mặt sẽ ủy quyền cho Kế toán trưởng xét duyệt bán chịu. Tuy nhiên, việc ủy quyền chỉ thông qua trao đổi, bàn giao trực tiếp mà không hề có một minh chứng bằng văn bản, giấy tờ nào. Về xét duyệt, bất kỳ hoạt động quan trọng nào, bất kỳ một chứng từ nào trước khi lập đều phải có sự phê duyệt của trưởng bộ phận. Chẳng hạn như, việc xét duyệt xem có chấp nhận ĐĐH hay không thuộc về trách nhiệm của Trưởng phòng kinh doanh, ĐĐH có chữ ký của Trưởng phòng kinh doan mới là ĐĐH hợp lệ. Phiếu thu tiền phải có xác nhận của Kế toán trưởng mới là phiếu thu có giá trị. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 75 b. Thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty Cổ phần Tài Phát Giai đoạn Thủ tục kiểm soát cụ thể Tiếp nhận ĐĐH + Kiểm tra tập tin khách hàng, cập nhật đối chiếu lại những thay đổi nếu có. Bên cạnh đó là việc kiểm tra công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại để xem xét việc tiếp nhận đơn hàng. + Kiểm tra tập tin hàng tồn kho để xem hàng hóa, NVL trong kho có đủ khả năng cung ứng sản xuất kịp đơn hàng đó hay không. + Phê duyệt ĐĐH và Maquette được duyệt cuối cùng để làm căn cứ lập Lệnh sản xuất, tránh xảy ra sai sót về số lượng cũng như mẫu mã sản phẩm sau này. + ĐĐH được khách hàng lập sau khi công ty cung cấp bảng báo giá sẽ tránh được việc đơn giá không đúng với mức giá công ty đề ra, thuận tiện trong việc bán hàng cũng như xuất hóa đơn sau này. Xuất kho và giao hàng + Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được lập sau khi đã đối chiếu với đơn đặt hàng giúp tránh được sai sót về số lượng, đơn giá, + Phiếu xuất kho phải được phê duyệt trước khi được chuyển đến thủ kho nên thủ kho không thể xuất kho khi chưa được xét duyệt, thủ tục này giúp ngăn chặn được việc xuất kho sai mục đích. + Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được đánh số liên tục, do đó có thể kiểm soát tốt hơn về số lần xuất kho trong việc xuất kho hàng hóa, bên cạnh đó việc đánh số ở phiếu xuất kho thuận lợi trong việc lưu trữ và tìm kiếm sau này. + Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa có chữ ký xác nhận của Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 76 khách hàng lúc giao hàng và có cột thực nhận để khách hàng kiểm tra và xác nhận lại số lượng thực nhận, đây là một thủ tục kiểm soát quan trọng trong chu trình này. + Có sự tách biệt giữa các bộ phận: Bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận giao hàng giúp hạn chế sự thông đồng trong khâu giao hàng. Lập hóa đơn + Hóa đơn được lập dựa trên ĐĐH và Phiếu xuất kho được đã được khách hàng xác nhận giúp giảm sai sót về số lượng, đơn giá có thể xảy ra. + Ngay sau khi hóa đơn được lập, kế toán công nợ cập nhật tình hình công nợ vào phần mềm, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác. + Chứng từ sau khi làm căn cứ ghi nhận được lưu theo số thứ tự giúp thuận tiện cho việc theo dõi. Theo dõi nợ phải thu + Kế toán công nợ thường xuyên theo dõi tình hình công nợ để kịp thời nhắc nợ khách hàng. + Định kỳ 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm làm biên bản đối chiếu công nợ xác nhận với khách hàng. Bên cạnh đó thường xuyên liên lạc, trao đổi qua email về tình hình công nợ. 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông + Thông tin bên trong: Các thông tin nhằm trao đổi về những hoạt động hàng ngày của Công ty được truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, qua mail và qua điện thoại. Ứng dụng zalo là một ứng dụng giúp trao đổi thông tin một cách nhanh chóng nên được công ty tin dùng để trao đổi thông tin giữa các cấp, các bộ phận với văn phòng kế toán, trao đổi các quy định, những thông báo đột xuất cho các phòng ban. Các thay đổi về giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng đều được thông báo kịp thời cho các bộ phận qua zalo và gửi Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 77 bảng giá mới qua email. Những báo cáo định kỳ được kế toán gửi cho cấp trên qua email, và mọi thắc mắc sẽ gặp trực tiếp để giải đáp cụ thể. + Thông tin bên ngoài: Thông tin bên ngoài được truyền tải dưới dạng Báo cáo tài chính của công ty. Các khách hàng, đối tác bên ngoài liên lạc với các bộ phận của công ty chủ yếu qua điện thoại, email hoặc zalo. Công ty chưa xây dựng website và hotline chính thức để có thể nhận được phản hồi nhanh nhất từ phía khách hàng, cũng như truyền tải, quảng bá hình ảnh của công ty ra bên ngoài. + Hàng tháng cũng diễn ra các cuộc họp giữa HĐQT và Ban giám đốc để trao đổi những vấn đề quan trọng, những thay đổi hay những hành vi không tuân thủ quy định công ty. Mặt khác, HĐQT cũng sẽ thu thập ý kiến của các cá nhân khác trong đơn vị để đảm bảo thông tin mang tính khách quan chứ không chỉ nghe ý kiến một chiều từ phía Ban giám đốc. 2.2.2.5 Giám sát Định kỳ hằng tháng, hằng quý, Ban Giám đốc sẽ tổ chức cuộc họp giữa Ban Giám đốc, các phòng ban và xưởng sản xuất để xem xét hiệu quả kinh doanh của Công ty nói chung. Từ đó, đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, xem thử đạt được mục tiêu mà công ty đề ra hay chưa và đưa ra các giải pháp để thúc đẩy hoạt động sản xuất nếu chưa hoàn thành tốt mục tiêu. Đồng thời, Tổng giám đốc cũng thường xuyên giám sát xem các nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực và quy định ứng xử của công ty hay không, có cá nhân nào nỗ lực tốt trong công việc để có quyết định khen thưởng, tăng hệ số lương, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 78 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát 3.1.1 Ưu điểm a. Môi trường kiểm soát - Ban lãnh đạo công ty, cụ thể là HĐQT và Ban giám đốc đã xây dựng được bầu không khí làm việc lành mạnh, vui vẻ và tôn trọng lẫn nhau thông qua những văn hóa riêng của công ty. Điều này tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên trong công ty, phần nào giảm bớt những căng thẳng và áp lực trong công việc. Hơn nữa, khoảng cách giữa ban lãnh đạo với nhân việc được rút ngắn, tạo sự gần gũi từ đó thuận lợi trong công tác truyền tải ý kiến cũng như những góp ý trong công việc. - Cơ cấu tổ chức được triển khai một cách rõ ràng, sự phân chia trách nhiệm cụ thể giữa các phòng ban, đặc biệt là sự phân chia công việc và trách nhiệm một cách chi tiết của các tổ thuộc ban sản xuất, điều này hỗ trợ rất lớn cho công tác quản lý vì đối với công ty sản xuất, ban sản xuất được xem là ban quan trọng nhất trong công ty. - Công ty chú trọng công tác nhân sự, thường xuyên quan tâm và động viên nhân viên. Bên cạnh đó, chính sách khen thưởng và kỷ luật được áp dụng kịp thời giúp công ty có được một đội ngũ nhân viên tốt, góp phần hoàn thành tốt các mục tiêu đặt ra. b. Đánh giá rủi ro - Những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn được ban lãnh đạo công ty xác định một cách cụ thể, chi tiết qua những cuộc họp nội bộ hằng tháng, hằng quý, hằng năm. - Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có những cuộc họp để đặt mục tiêu cũng như nhận định các rủi ro đã và có thể xảy ra thông qua những quan sát và báo cáo được lập, từ đó tìm cách ngăn chặn và đối phó những rủi ro đó. Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình quan trọng, quyết định đến doanh thu, lợi nhuận của công ty nên ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm về việc kiểm soát các giai đoạn trong chu trình này. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 79 - Công ty luôn sẵn sàng có những cuộc họp đột xuất giữa ban lãnh đạo với nhân viên toàn công ty nếu phát hiện có một sai sót nào đó làm ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng và đến mục tiêu của công ty nói chung để kịp thời khắc phục rủi ro xảy ra. c. Hoạt động kiểm soát Nhận thấy được tầm quan trọng của chu trình bán hàng – thu tiền, ban lãnh đạo công ty đã thiết lập những thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra: - Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET và sự phân quyền truy cập vào phần mềm giúp hạn chế được việc đánh cắp thông tin và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn hơn. - Các chứng từ quan trọng phát sinh trong giai đoạn bán hàng – thu tiền như Phiếu xuất kho và giao nhận, phiếu thu, đều được đánh số, thuận tiện trong việc lập, theo dõi và lưu trữ. Trên mỗi chứng từ đều có chữ ký thể hiện sự xác nhận. - Việc lưu trữ chứng từ được công ty sắp xếp một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm khi cần. - Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty sử dụng tương đối hữu hiệu, giúp công ty hạn chế được một số rủi ro nhất định. Đánh giá hoạt động kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn - Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Có sự kiểm tra lại tập tin khách hàng, giúp xác nhận lại cũng như cập nhật những thay đổi về thông tin khách hàng, thuận tiện trong việc hợp tác sau này đối với những khách hàng mới và tránh được những rủi ro có thể xảy ra. + Kiểm tra lại tập tin hàng tồn kho trước khi xác nhận đơn hàng, điều này giúp công ty tránh được việc nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng hoặc giao hàng không đúng thời gian đã thỏa thuận. + Khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận thiết kế để trao đổi về mẫu mã, quy cách sản phẩm, gửi Maquette sản phẩm cho khách hàng trước khi đặt hàng, trên Maquette gửi kèm đơn đặt hàng có xác nhận của khách hàng, cam kết rõ ràng về mẫu mã, quy cách sản phẩm, chỉ rõ trách nhiệm của hai bên góp phần dễ dàng giải quyết vấn đề nếu sau này có mâu thuẫn về sản phẩm phát sinh. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 80 - Giai đoạn xuất kho, giao hàng: + Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được lập khi đã đối chiếu với ĐĐH giúp hạn chế được sai sót về hàng hóa khi giao + Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được kiểm tra bởi thủ kho và dựa vào đó để xuất kho. Điều này ngăn chặn được việc xuất nhầm hàng, gây nên nhiều chi phí không cần thiết cho công ty. + Khách hàng nhận hàng và xác nhận vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa trước khi phiếu được sử dụng để nhập liệu vào phần mềm, điều này giúp cho việc ghi nhận bán hàng chính xác hơn. - Giai đoạn lập hóa đơn, theo dõi công nợ: + Hóa đơn được lập dựa trên việc đối chiếu với ĐĐH, phiếu xuất kho nên đảm bảo được độ chính xác cao. + Công ty đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử giúp thuận lợi trong việc gửi và lưu hóa đơn, hạn chế được việc mất mác hóa đơn. + Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho việc theo dõi công nợ chính xác và đơn giản hơn. + Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dõi công nợ ít sai sót và nếu có sai sót sẽ được điều chỉnh kịp thời. + Việc xóa sổ các khoản nợ khó đòi phải được Tổng giám đốc phê duyệt, điều này tránh được việc nhân viên thu được nợ nhưng lại chiếm đoạt khoản đó và đưa vào nợ xấu rồi tự xóa sổ. - Giai đoạn thanh toán: + Công ty có lặp đặt camera tại bộ phận thu tiền giúp kiểm soát được việc thu tiền và đánh cắp tài sản. + Đối với phiếu thu, phải có chữ ký của người thu tiền và kế toán trưởng, hạn chế được việc gian lận biển thủ tiền nếu có. d. Thông tin và truyền thông Công ty sử dụng các phương tiện truyền đạt thông tin như email, zalo, giúp truyền đạt và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các cuộc họp thường xuyên được tổ chức giúp cho việc truyền và phản hồi thông tin đến ban lãnh đạo hiệu quả hơn. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 81 e. Giám sát Ban lãnh đạo công ty họp định kỳ với kế toán trưởng để cập nhật, giám sát kịp thời hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng và các hoạt động khác của công ty nói chung. Các báo cáo quản trị định kỳ được kế toán trưởng lập giúp ban lãnh đạo nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty. 3.1.1 Hạn chế Công ty cổ phần Tài Phát là công ty với quy mô nhỏ, mặc dù đã có những thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng, thu tiền. Song nhìn chung vẫn còn một số hạn chế, cụ thể như sau: a. Môi trường kiểm soát - Mặc dù công ty có xây dựng những văn hóa riêng, những hình thức khen thưởng, kỷ luật nhưng vẫn chưa có một văn bản chính thức quy định rõ quy chế khen thưởng hay kỷ luật đó. - Công ty không xây dựng nguồn lực dự phòng, điều này gây khó khăn cho công ty, đặc biệt nhân viên phòng kế toán là nhân viên nữ đã có gia đình, khả năng nghỉ sinh cao. b. Đánh giá rủi ro - Biến động thất thường của thị trường giấy (nguyên vật liệu chính trong sản xuất của công ty) khiến giá cả công ty đưa ra không thể đáp ứng được mục tiêu lợi nhuận đặt ra, bên cạnh đó giá cả của các đối thủ cạnh tranh đưa ra thay đổi liên tục nên công ty không thể đánh giá một cách toàn diện và kiểm soát hết rủi ro có thể xảy ra. c. Hoạt động kiểm soát Các thủ tục kiểm soát mà công ty đưa ra đều hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục: - Giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH: + Công ty vẫn chưa có bộ phận xét duyệt tín dụng độc lập để đánh giá hạn mức cũng như khả năng thanh toán của khách hàng, từ đó quyết định có nên hợp tác và bán chịu hay không. + Các ĐĐH là do khách hàng gửi đến, không theo một mẫu nhất định và không được đánh số, dẫn đến việc lưu trữ, tìm kiếm khó khăn. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 82 + Mặc dù công ty đã xây dựng chính sách bán chịu, tuy nhiên vẫn chưa có một văn bản quy định cụ thể nào mà chỉ trao đổi miệng và tùy vào khả năng đánh giá chủ quan của bộ phận kinh doanh để quyết định. + Bộ phận kinh doanh chỉ có một người vừa tiếp nhận ĐĐH, vừa đánh giá tín dụng, vừa lập báo giá và là người tiếp nhận, xử lý những việc phát sinh với khách hàng nên áp lực công việc lớn, khả năng xảy ra sai sót, gian lận cao. - Giai đoạn xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn: + Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa để xuất hàng mà không hề có bất cứ xác nhận gì trên chứng từ và phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa không được lưu ở kho, nếu có vấn đề xảy ra sẽ khó khăn trong việc truy cứu trách nhiệm giữa thủ kho và người vận chuyển hàng hóa đi giao. + Công ty thường xuyên xuất giao hàng quá số lượng trên ĐĐH, nhưng lại không có bất cứ cam kết trên giấy tờ nào giữa hai bên rằng khách hàng sẽ lấy toàn bộ số lượng công ty sản xuất được. Điều này sẽ khiến công ty gặp khó khăn nếu khách hàng không đồng ý nhận hết số lượng hàng đó. + Hóa đơn GTGT không được lập và gửi đi ngay sau khi hàng hóa được giao nhận mà được lập sau một vài ngày. Điều này dễ dẫn đến tình trạng quên lập hóa đơn cho khách hàng. - Giai đoạn thu tiền, theo dõi công nợ: + Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, nếu xảy ra các khoản nợ xấu sẽ đem lại những chi phí lớn bất thường cho công ty. + Tại công ty, kế toán bán hàng cũng chính là người thu tiền và là thủ quỹ dẫn đến khả năng xảy ra gian lận tài sản là vô cùng lớn. d. Thông tin và truyền thông - Công ty chưa có kênh thông tin ra bên ngoài một cách đa dạng, do đó việc nhận đơn hàng từ khách hàng mới bị hạn chế và việc mở rộng thị trường còn khó khăn. e. Giám sát - Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ, do đó hoạt động giám sát chỉ do trưởng các bộ phận đảm nhận, việc này dẫn đến dễ xảy ra gian lận, thông đồng giữa nhận viên với trưởng bộ phận để nâng cao thành tích. - Không có sự giám sát chéo giữa các bộ phận. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 83 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát Từ những phân tích trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Tài Phát còn những thiếu sót nhất định. Để hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền hiệu quả hơn, công ty cần có những biện pháp để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các gian lận cũng như những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số giải pháp đề ra nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, đem lại kết quả kinh doanh tốt hơn cho công ty: a. Môi trường kiểm soát - Công ty nên ban hành những quyết định, quy định cụ thể bằng văn bản về việc khen thưởng cũng như kỷ luật nhân viên để làm căn cứ đánh giá, nhờ đó việc khen thưởng, kỷ luật chính xác và thuyết phục hơn. - Công ty nên xây dựng nguồn lực dự phòng đối với các vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên đó nghỉ sẽ có người thay thế, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Ví dụ tại phòng kế toán, cả bốn nhân viên kế toán đều là nữ, trong đó ba người đã có gia đình và trong độ tuổi sinh con. Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm người sẽ làm tăng chi phí quản lý của công ty, nên để có được nguồn lực dự phòng, công ty nên đào tạo cả bốn người trong phòng kế toán đều có thể đảm nhận vị trí của nhau chứ không phải chỉ biết làm mỗi công việc hiện tại của mình. Như vậy, khi có người nghỉ, người kia có thể tạm thời đảm nhận công việc đó trong thời gian tuyển người mới. b. Đánh giá rủi ro - Xây dựng bộ phận thị trường để nắm bắt khả năng của đối thủ và nhu cầu của khách hàng để có chính sách giá phù hợp và đánh giá đúng khả năng của đối thủ. Bộ phận thị trường có thể là bộ phận chịu sự quản lý của Phòng kinh doanh, hỗ trợ phòng kinh doanh giúp công ty lấy thêm được nhiều đơn hàng và chiếm lĩnh được thị trường tốt hơn. c. Hoạt động kiểm soát - Công ty nên có bộ phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng của khách hàng để quyết định bán chịu hay không, tránh trường hợp bán chịu và không thu được tiền. Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với bộ phận kinh Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 84 doanh. Bộ phận xét duyệt có thể thuộc ban kế toán, vì liên quan đến xét duyệt bán chịu là liên quan đến tình hình tài chính và kế toán nên để ban kế toán quản lý là hợp lý. Cơ cấu công ty khi có thêm bộ phận xét duyệt tại ban kế toán được thể hiện như sau: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức tại Ban kế toán khi có thêm Phòng xét duyệt bán chịu - Tách biệt chức năng tiếp nhận ĐĐH, đánh giá tín dụng và lập báo giá. Không thể để một người vừa đảm nhận cả ba công việc trên, như thể sẽ dễ xảy ra sai sót. Khi xây dựng được phòng xét duyệt bán chịu như trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt bán chịu sẽ được bàn giao, như vậy việc đánh giá tín dụng sẽ chính xác hơn và công việc của bộ phận kinh doanh cũng được giảm bớt. Đồng thời, khi tách biệt được bộ phận xét duyệt với bộ phận kinh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được áp dụng hữu hiệu hơn. - Ban hành chính sách bán chịu chi tiết và cụ thể quy định thời gian cũng như hạn mức bán chịu cho khách hàng. Nhờ đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có căn cứ để làm việc và sẽ bị kỷ luật nếu không đáp ứng đúng cũng như có căn cứ để làm việc với khách hàng khi không nhận đơn hàng do khách hàng không đáp ứng được khả năng thanh toán. Chính sách bán chịu của công ty có thời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày. Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng có thể dựa trên các chỉ số thanh toán của khách hàng đó. Ví dụ, khách hàng có Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (TSNH/NNH)>=1 thì khả năng thanh toán tốt, có thể bán chịu với thời gian dài hơn những khách hàng có hệ số đó bé hơn một. Ngoài ra công ty nên xem xét thêm các chỉ số thanh toán khác để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng chính xác hơn. BAN KẾ TOÁN PHÒNG XÉT DUYỆT BÁN CHỊU PHÒNG VẬT TƯ - KHO PHÒNG KẾ TOÁN Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 85 - Trên phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa nên có xác nhận của thủ kho, phiếu xuất kho và giao nhận nên có thêm một liên và lưu tại kho để chỉ rõ trách nhiệm của người thủ kho, hạn chế rủi ro cũng như gian lận thông đồng giữa thủ kho với nhân viên giao hàng. - Hóa đơn GTGT nên được lập và gửi ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao để tránh tình trạng quên lập hóa đơn. - Nên có điều khoản trên hợp đồng nguyên tắc hoặc trên ĐĐH để thỏa thuận và cam kết rằng phía khách hàng sẽ nhận toàn bộ số hàng hóa nếu số lượng thực giao quá từ 10-15% số lượng trên ĐĐH để công ty không phải còn tồn kho sản phẩm. - Công ty cũng cần phải ban hành quy định cụ thể về việc xóa bỏ các khoản nợ xấu, trong đó trình bày rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ, cụ thể về thời gian khoản nợ và giá trị của khoản nợ nhằm tránh các gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ rồi cho vào nợ quá hạn và tiến hành xóa sổ nợ. - Tách biệt người bán hàng, người thu tiền và thủ quỹ. Việc để người thu tiền và thủ quỹ là một người thì khả năng xảy ra gian lận vô cùng cao, do đó, công ty cần phải tách biệt hai chức năng này. - Công ty nên có quy định về vấn đề chịu trách nhiệm về sự hư hỏng của sản phẩm. Vì sản phẩm của công ty là bao bì carton nên dễ hư hỏng khi vận chuyển vào trời mưa, do đó để nhân viên giao hàng ý thức trong việc giao hàng, công ty nên quy định mức độ hư hỏng cho phép để nhân viên giao hàng có ý thức trách nhiệm hơn. d. Thông tin và truyền thông - Xây dựng các kênh thông tin ra bên ngoài, cụ thể là website chính thức của công ty để quảng bá hình ảnh thông tin đơn vị. Trên website cập nhật thông tin cũng như các chính sách công khai của đơn vị để nhiều khách hàng biết đến, giúp cho việc có thêm những khách hàng mới. e. Giám sát - Là công ty với quy mô nhỏ nên việc xây dựng bộ phận KSNB độc lập là tương đối khó khăn, do đó để có hệ thống KSNB hữu hiệu, công ty nên thực hiện việc giám sát chéo giữa các bộ phận độc lập chức năng với nhau. Ví dụ bộ phận kế toán giám sát hoạt động xuất kho, giao hàng của bộ phận kho. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 86 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Hệ thống KSNB là một nhân tố quan trọng đưa đến sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp lại không nhận thấy được và không vận dụng tốt được lợi ích của một hệt thống KSNB. Cần lưu ý rằng, hệ thống KSNB không cung cấp một sự đảm bảo tuyệt đối mà chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị, bởi vì xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, chẳng hạn như sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý,... Nhận thấy được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, tôi đã thực hiện đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Tài Phát”. Đề tài đã hoàn thành được các mục tiêu nghiên cứu sau: Một là, đề tài đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận chung về hệ thống KSNB của một doanh nghiệp và đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền. Hai là, đề tài đã tìm hiểu được thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Tài Phát. Ba là, đề tài đã chỉ ra được các điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Tài Phát và từ đó cũng đã đề xuất được một số giải pháp để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ. Dù đã cố gắng hết sức, song do nhiều nguyên nhân, hạn chế về mặt thời gian, sự thiếu sót về kinh nghiệm, kiến thức và vì một số lý do khách quan về bảo mật của công ty, không thể tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót. Đề tài nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty CP Tài Phát nhưng vẫn chưa nghiên cứu cụ thể, chính xác những văn bản họp HĐQT của công ty về mục tiêu và chiến lược bán hàng để quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, đề tài vẫn chưa nghiên cứu được việc kiểm soát quá trình sản xuất, là bước quan trọng từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng đúng thỏa thuận. Khâu sản xuất cũng là khâu quan Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 87 trọng, nhiều chi phí thất thoát từ đây làm cho giá bán cao hoặc bán hàng đem lại doanh thu lớn nhưng lợi nhuận lại không cao. 2. Kiến nghị Sau quá trình thực tập tại công ty CP Tài Phát, để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện, tôi xin đưa ra một số kiến nghị về hướng nghiên cứu tiếp tục của đề tài: KSNB là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, giám sát hoạt động của công ty, do đó nếu có nhiều điều kiện hơn, đề tài tiếp theo sẽ tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống KSNB của toàn bộ công ty, từ đó có được đánh giá tổng quan hơn về hệ thống KSNB công ty cổ phần Tài Phát. Bên cạnh đó, có thể tìm hiểu, nghiên cứu KSNB về chu trình bán hàng – thu tiền tại một số công ty cùng lĩnh vực như Công ty CP MP Pack – Đà Nẵng để có cái nhìn tổng quan hơn về kiểm soát nội bộ. Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) 2. Giáo trình Kiểm soát nội bộ (2016), NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. 3. Lê Thanh Hằng, Dương Công Hiệp (02/2019), Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp, Tạp chí tài chính. 4. Nguyễn Thị Kim Anh (03/2018), Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các DN, Tạp chí Tài chính. 5. Quy định trách nhiệm quyền hạn – chức năng nhiệm vụ công việc, công ty Cổ phần Tài Phát.