Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh

CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH Sinh viên thực hiện Giảng viên hướng dẫn Hoàng Thị Kiều My Ths. Nguyễn Ngọc Thủy Lớp: K49A – Kiểm toán Niên khóa: 2015-2019 Huế, tháng 1 năm 2019 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iLỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Trường Đại học kinh tế Huế, khoa Kế Toán - Kiểm Toán cùng với sự giúp đỡ của cô Nguyễn Ngọc Thủy, được sự cho phép của công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, em đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này. Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn trường Đại học kinh tế Huế, đặc biệt là cô Nguyễn Ngọc Thủy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian qua. Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán đã trang bị cho em các kiến thức hữu ích cho đợt thực tế này. Đồng thời, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc và lòng biết ơn đối với Giám đốc công ty cùng các anh chị ở các phòng ban khác nhau trong công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, đặc biệt là các anh chị ở bộ phận kế toán đã giúp đỡ tận tình em trong thời gian vừa qua. Ngoài ra, em cũng đặc biệt cảm ơn bạn bè, người thân và gia đình đã luôn luôn ủng hộ và động viên em trong suốt bốn năm đại học. Em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ba và mẹ em, những người đã giúp em được ngồi trên giảng đường đại học và có được ngày hôm nay. Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thành bài báo cáo thực tập nghề nghiệp một cách tốt nhất, song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy em rất mong nhận được những sự góp ý của các thầy cô để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BPBH Bộ phận bán hàng BPGH Bộ phận giao hàng BTC Bộ tài chính ĐĐH Đơn đặt hàng GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội bộ NVBH Nhân viên bán hàng NVGH Nhân viên giao hàng PXK Phiếu xuất kho TGNH Tiền gửi ngân hàng TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.............................................18 Bảng 1.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. .........................19 Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu. ..........................22 Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình bán hàng. .......................................................................23 Bảng 1.5 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn...............................................24 Bảng 1.6 Kiểm soát đối với phương thức bán chịu. ......................................................25 Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu tài sản – nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 – 2017. ............................................................................................37 Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 - 2017 ..................................................................................39 Bảng 2.4 Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. ................................................................................................58 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng 9 năm 2018 của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.............................................................................................................................45 Biểu 2.2 Báo giá Công ty TNHH MTV Long Tý .........................................................47 Biểu 2.3 Đơn đặt hàng của Công ty TNHH MTV Long Tý..........................................48 Biểu 2.4 Phiếu xuất kho của Công ty TNHH MTV Long Tý .......................................49 Biểu 2.5 Biên bản bàn giao của Công ty TNHH MTV Long Tý ..................................50 Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT - Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử của Công ty TNHH MTV Long Tý ...................................................................................................51 Biểu 2.7 Phiếu thu của Công ty TNHH MTV Long Tý ................................................52 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế uế iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.....................32 Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.....................34 Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung.....36 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn xử lý ĐĐH. ................................................................62 Lưu đồ 2.2 Kiểm soát giai đoạn xuất kho và giao hàng cho khách hàng......................63 Lưu đồ 2.3 Kiểm soát giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu..........................64 Lưu đồ 2.4 Kiểm soát giai đoạn thanh toán...................................................................65 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vDANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Tiêu chí làm việc và nguyên tắc phát triển của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.............................................................................................................................53 Hình 2.2 Nội quy và văn hóa ứng xử của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .................54 Hình 2.3 Lễ trao học bổng khuyến học hàng tháng của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.............................................................................................................................57 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vi DANH MỤC KÝ HIỆU Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ đầu ra) bằng giấy Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay) Xử lý thủ công Xử lý bằng máy tính Dữ liệu đầu vào, đầu ra Bắt đầu, kết thúc Lưu trữ thủ công: N: Lưu theo số thứ tự A: Lưu theo Alphabel D: Lưu theo ngày Lưu trữ trong máy tính N Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................i DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................ii DANH MỤC BẢNG, BIỂU ........................................................................................ iii DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................................iv DANH MỤC HÌNH ẢNH .............................................................................................v DANH MỤC KÝ HIỆU................................................................................................vi MỤC LỤC ....................................................................................................................vii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu..............................................................................1 I.2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2 I.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2 I.4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2 I.5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2 I.6 Kết cấu đề tài..............................................................................................................3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP..............................4 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................................4 1.1.1 Định nghĩa ..............................................................................................................4 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................................5 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ..................................5 1.1.4 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ..........................6 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát ..........................................................................................6 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................................13 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................15 1.1.4.5 Giám sát .............................................................................................................15 1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.........................16 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế viii 1.3 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền..............................................................16 1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền .............17 1.3.2 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền ................................19 1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp .....................21 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung ............................................................................21 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn .............................................22 1.4.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.........26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH ..............29 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.......................................................29 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển...........................................................................29 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .............31 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................31 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................32 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................................33 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng...........................................................................35 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh ..........................................................................................36 2.2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh.............................................................................................................................41 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .....................................................................................................................41 2.2.2 Ví dụ về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .........47 2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .....................................................................................................................53 2.2.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................53 2.2.3.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................58 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát ..........................................................................................60 2.2.3.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................66 2.2.3.5 Giám sát .............................................................................................................67 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế ix CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH .................................................68 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh .....................................................................................................................68 3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................68 3.1.2 Nhược điểm...........................................................................................................71 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh...............................................73 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................77 1. Kết luận......................................................................................................................77 2. Kiến nghị ...................................................................................................................78 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh cao như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ phải cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải nỗ lực để vượt qua các doanh nghiệp nước ngoài. Muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải có các chiến lược kinh doanh nhạy bén, các chính sách kinh doanh phù hợp, đội ngũ nhân viên chất lượng cao, chất lượng sản phẩm tốt,... Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững đó chính là hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB là nền tảng để các hoạt động thông thường có thể diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng. Đó chính là nguyên nhân tại sao các kiểm toán viên quan tâm đến hệ thống KSNB đầu tiên khi thực hiện kiểm toán tại một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu. Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh là một công ty kinh doanh tổng hợp đa loại sản phẩm bao gồm: Các loại sản phẩm từ sắt thép, các vật liệu xây dựng bằng kim khí, vật liệu xây dựng bằng gốm sứ, vật trang trí nội thất. Các hoạt động kinh doanh này đều mang lại lợi nhuận lớn cho công ty. Công ty có một trụ sở chính và 13 cơ sở kinh doanh do đó “Chu trình bán hàng – thu tiền” của công ty diễn ra liên tục và thường xuyên nên dễ xảy ra rủi ro và gian lận. Vì vậy, công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để giúp cho nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, từ đó duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh” để nghiên cứu trong đợt thực tập này. Việc thực hiện đề tài này sẽ giúp cho công ty đánh giá lại công tác quản lý từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp cho tôi những kiến thức thực tế về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 2 I.2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm: Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Hai là, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Ba là, thông qua cơ sở lý luận để đánh giá được các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống KSNB tại công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh để ngăn ngừa những rủi ro và gian lận có thể xảy ra. I.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài chính là thực trạng hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh, thực trạng kiểm soát trong từng giai đoạn, công đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền. I.4. Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi về không gian: Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh tại trụ sở chính (199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, TP Huế) và Cơ sở 14 (54 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ Dạ, TP Huế). + Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở các số liệu được sử dụng trong 3 năm từ năm 2015 – 2018. Cụ thể, số liệu phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của công ty được lấy từ các Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm từ 2015 – 2017. Bên cạnh đó các số liệu trong các chứng từ, sổ sách ở chương 2 được lấy từ các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2018. I.5. Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp thu thập dữ liệu: Thực hiện nhiều cách thức để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc làm bài. Thu thập các dữ liệu trong giáo trình, chế độ, chuẩn mực về kế toán, kiểm toán, các bài khóa luận có liên quan, các trang web để hệ thống hóa cơ Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 3 sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Ngoài ra, thực hiện quan sát và ghi chép lại các hoạt động bán hàng – thu tiền diễn ra tại kho và tại phòng kế toán tại trụ sở chính của công ty để tìm hiểu công việc thực tế diễn ra tại công ty. Phỏng vấn trực tiếp những người tham gia vào chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty để thu thập được các thông tin cần thiết và thu thập được số liệu thô. + Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: Tiến hành thu thập số liệu, thu thập các chứng từ và sổ sách liên quan tại phòng kế toán và tiến hành chọn lọc, phân tích dựa trên các dữ liệu thu thập được để đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của công ty. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp cho việc phân tích tình hình tài sản nguồn vốn để biết được tình hình hoạt động của công ty. I.6 Kết cấu đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Phần III: Kết luận và kiến nghị Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Và trên thế giới cũng đã diễn ra rất nhiều tranh luận và hình thành nên rất nhiều định nghĩa về KSNB. Sau đây là một vài định nghĩa đáng chú ý: Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 5 Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. 1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, vì vậy rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi. Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 6 Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đồng thời cũng ngăn chặn các rủi ro, sai sót và gian lận. 1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát. 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 1992, các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát bao gồm: + Tính trung thực và các giá trị đạo đức, Cam kết về năng lực, Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán, Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, Cơ cấu tổ chức, Phân định quyền hạn và trách nhiệm, Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế. Còn theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Để thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Tính trung thực và các giá trị đạo đức được phản ánh thông qua sứ mạng và các giá trị cốt lõi, các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử, các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng; Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 7 các nguyên tắc điều hành; các hướng dẫn, chi thị; thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm cũng như các hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong đơn vị. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi. + Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập.Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng. + Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K in ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 8 Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhím người trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. + Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Trư ờng Đại học Kin h tê ́ Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 9 + Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu của đơn vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực dự phòng để đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn đạt được cho dù các cá nhân đảm nhận vị trí này vắng mặt. Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập. Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm: HĐQT cần khẳng định Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành, là người hiểu rõ các rủi ro mà đơn vị đối mặt cũng như nhận trách nhiệm thiết lập một hệ thống KSNB để giảm thiểu rủi ro. Giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết kế, triển khai, đánh gái định kỳ cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận để xác lập trách nhiệm giải trình về KSNB đối với tất cả các cấp trong đơn vị. + Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động trong đó gồm cả biện pháp khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây...Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác. + Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai, người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng. rươ ̀ g Đ ại h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 28 + Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt. - Thủ tục kiểm soát: + Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu. + Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để phát hiện ra chênh lệch. + Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập tổng phát sinh Có của TK 131 với số tiền thu được trong ngày để phát hiện chênh lệch. + Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu. + Phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu khách hàng thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng. + Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Được thành lập vào năm 2017, công ty với tên gọi đầu tiên là Công ty TNHH SX-TM-DV Chiến Quý (nay là công ty TNHH Tôn Bảo Khánh) chỉ có hai cửa hàng bán lẻ trực thuộc với vài nhân viên, chỉ phục vụ kinh doanh cho một số ít khách hàng trong Thành phố Huế với doanh số hàng tháng không đáng kể, chỉ đủ chi phí cho nội bộ Công ty mà không có lãi. Giờ đây, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh đã có 13 đơn vị trực thuộc, với đội ngũ cán bộ lãnh đạo cần mẫn, đầy kinh nghiệm cùng với hàng chục cán bộ quản lý có trình độ nghiệp vụ ngày càng cao, chuyên nghiệp, với sự tận tâm, tận lực của toàn thể lao động trong công ty. Trước đây, công ty chỉ kinh doanh các mặt hàng sắt, thép đơn thuần thì hiện nay Công ty đã có những siêu thị, bán hàng trăm loại mặt hàng đa cấp, đa dạng như: Siêu thị gạch men, siêu thị nội thất đồ gỗ,... Từ việc mua đi bán lại, sau đó công ty đã tự sản xuất ra hàng chục loại sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hợp lý được khách hàng ưa chuộng. Từ việc thu chỉ đủ chi phí trang trải cho công ty đến nay, công ty đã có doanh thu hàng trăm tỷ đồng. Công ty cũng trở thành một trong những nhà bán lẻ hàng đầu trên đất Thừa Thiên Huế. Kể từ năm 2017 công ty không còn sản xuất các mặt hàng mà chuyển sang kinh doanh thương mại và mở rộng sang lĩnh vực khách sạn. Hiện tại, công ty đang sở hữu khách sạn ANNA MAISON tại Đà Nẵng và đang xây dựng thêm một khách sạn nữa cũng tại đây. Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh đang không ngừng thay đổi, ngày càng đa dạng hóa các mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và giữ vững vị thế trên thị trường. Tên chính thức: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TÔN BẢO KHÁNH Tên giao dịch: BẢO KHÁNH CO., LTD Giám đốc công ty: Hoàng Ngọc Gia Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 30 Địa chỉ trụ sở chính: 199 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, Thành phố Huế, Thừa Thiên Huế. Mã số thuế: 3300464657 Điện thoại/Fax: 0234 3932 732 Chủ sở hữu: Phạm Thị Quỳnh Như Website: Mail: ctytonbaokhanh@gmail.com Hiện công ty có 13 cơ sở trực thuộc: Cơ sở 1: Thôn Ngọc Anh, xã Phú Thượng, huyện Phú Vang, TT Huế Cơ sở 3: 275 Tăng Bạch Hổ, phường Phú Bình, TP Huế, TT Huế Cơ sở 4: Thôn 1, phường Thủy Dương, TX Hương Thủy, TT Huế Cơ sở 5: Số 110 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, TX Hương Thủy, TT Huế Cơ sở 6: QL1 A, xã Hương Văn, huyện Hương Trà, TT Huế Cơ sở 8: Lô số 5, Dãy A1 KQH TT TM Quảng Điền, TT Sịa, huyện Quảng Điền, TT Huế Cơ sở 9: Thôn Khánh Mỹ, TT Phong Điền, huyện Phong Điền, TT Huế. Cơ sở 11: Số 3, Trấn Hải Thành, thôn Minh Hải, TT Thuận An, huyện Phú Vang, TT Huế Cơ sở 12: KQH Nam Vỹ Dạ (giai đoạn 5) phường Vỹ Dạ, TP Huế, TT Huế. Cơ sở 14: 54 Phạm Văn Đồng, TP Huế, TT Huế. Cơ sở 16: 824 Nguyễn Tất Thành, P. Thủy Dương, TX Hương Thủy, TT Huế. Cơ sở 17: 70 Phạm Văn Đồng, TP Huế, TT Huế. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 31 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm Trước đây, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh vừa sản xuất một số sản phẩm vừa kinh doanh thương mại các sản phẩm còn lại.Tuy nhiên, vì một số lý do nên công ty đã ngừng sản xuất kể từ đầu năm 2017 đến bây giờ. Hiện tại, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh là một công ty thương mại chuyên kinh doanh tổng hợp đa dạng các loại sản phẩm như: + Các loại sản phẩm từ sắt thép có chất lượng cao như: Cửa uốn, cửa kéo, xe rùa và sản phẩm khác,... + Vật liệu xây dựng bằng kim khí: Sắt thép, xà gồ, tôn lợp mái, tôn la phong,... + Vật liệu xây dựng bằng gốm sứ: Gạch men các loại ốp tường, lát nền nhà và trang trí nội thất. + Vật tư trang trí nội thất là các sản phẩm đồ gỗ: Bàn ghế, tủ, giường và các bức tranh bằng nhiều loại chất liệu cao cấp khác nhau. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, cụ thể là trong lĩnh vực khách sạn. Tuy nhiên, do bị giới hạn về không gian và thời gian nên đề tài không nghiên cứu về lĩnh vực này. 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a) Chức năng: Trải qua 11 năm hoạt động kinh doanh từ năm 2017, Công ty đã khẳng định được tầm quan trọng trong xã hội, với chức năng kinh doanh các sản phẩm làm từ sắt thép, vật liệu xây dựng bằng kim khí và gốm sứ, vật tư trang trí nội thất. Công ty đang hướng đến việc mở rộng địa bàn kinh doanh ra các tỉnh khác ngoài địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang lĩnh vực khách sạn với một khách sạn tên ANNA MAISON đã hoạt động và một khách sạn đang tiến hành xây dựng thêm cũng tại TP Đà Nẵng. b) Nhiệm vụ: Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh hoạt động với nhiệm vụ là tối đa hóa lợi nhuận, mang lại lợi tức cho các cổ đông tuy nhiên, công ty vẫn đảm bảo yếu tố hàng đầu là Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 32 chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp vào ngân sách nhà nước. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý Ghi chú: Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Trong đó: + Hội đồng quản trị: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty. + Tổng Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của công ty. Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Bộ phận kho Bộ phận bán hàng Các trưởng cơ sở Các chi nhánh cơ sở Phòng kế toán tài chính HĐQT TGĐ GĐ điều hànhGĐ kinh doanh GĐ kế hoạch Thủ quỹBộ phận giao hàng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 33 + Giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho Tổng giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và tổ chức việc thực hiện các hoạt động đó. + Giám đốc điều hành: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác liên quan đến cơ cấu tổ chức, phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty và nhân sự, về các công tác quản lý nhân viên, các biện pháp khen thưởng, kỷ luật và các chính sách khác đối với nhân viên. + Giám đốc kế hoạch: Theo dõi tình hình hoạt động của công ty và tham mưu cho Tổng Giám đốc, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, hàng năm và dài hạn cho công ty, xây dựng chiến lược phát triển, phương án đầu tư kinh doanh nhằm giúp cho Tổng giám đốc lựa chọn phương án tối ưu, đem lại hiệu quả kinh tế cao trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. + Phòng kế toán – tài chính: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế. + Các chi nhánh cơ sở: Là nơi trực tiếp diễn ra hoạt động mua hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho khách hàng, có bộ phận bán hàng và bộ phận kho. Hiện tại, công ty có 13 chi nhánh cơ sở đang hoạt động. + Các trưởng cơ sở: Là người đứng đầu các cơ sở, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động kinh doanh tại các cơ sở. Trưởng cơ sở có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động tại cơ sở, đánh giá hoạt động của cơ sở và lập kế hoạch giúp cơ sở kinh doanh hiệu quả. 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 34 Ghi chú: Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Trong đó: + Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý các nhân viên trong phòng kế toán, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính. + Kế toán tổng hợp và thuế: Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của các bộ phận kế toán. Đồng thời có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ lập các Bảng kê mua vào, bán ra để hạch toán thuế GTGT phải nộp, quyết toán và lập tờ khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế. + Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ. + Kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Kế toán HTK Kế toán NH và lương Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và thuế Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 35 các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám đốc các chính sách thu hồi và quản lý công nợ có hiệu quả. + Kế toán HTK: Phụ trách công tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán về vật tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho,... + Kế toán ngân hàng và lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, tính tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng của nhân viên. + Thủ quỹ: Theo dõi tồn quỹ, quản lý các hoạt động thu chi của công ty và lập Báo cáo quỹ. 2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng + Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC. + Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ). + Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân tức thời. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. + Hình thức kế toán: Kế toán máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo hình thức nhật ký chung. Theo đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chỉ cần nhập liệu vào phần mềm. Sai đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 36 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh a) Nguồn lao động: Khi mới thành lập, Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh chỉ có 2 cửa hàng với vài nhân viên. Hiện tại, khi đã mở rộng cơ sở kinh doanh với 13 cơ sở và 1 trụ sở chính, số lao động của công ty tăng lên đáng kể. Hiện công ty có 20 cổ đông và 100 lao động. Lao động của công ty với nhiều cấp bậc trình độ khác nhau từ lao động phổ thông, trung cấp, cao đẳng và đại học. Số lao động nam trong công ty nhiều hơn lao động nữ vì đặc thù tính chất công việc của công ty. b) Tài sản và nguồn vốn + Sổ NKC + Sổ cái + Sổ chi tiết + Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán MISA Chứng từ kế toán Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 37 Bảng 2.1 Tình hình cơ cấu tài sản – nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 – 2017. (ĐVT: đồng) Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 2016/2015 2017/2016 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % A. TÀI SẢN 32.726.770.574 100 33.831.516.228 100 18.709.838.494 100 1.104.745.654 3,38 (15.121.677.734) (44,70) I. TSNH 28.702.607.827 87,70 29.765.075.203 88 15.194.370.474 81,21 1.062.467.376 3,70 (14.570.704.729) (48,95) II. TSDH 4.024.162.747 14,02 4.066.441.025 14 3.515.468.020 23,14 42.278.278 1,05 (550.973.005) (13,55) B. NGUỒN VỐN 32.726.770.574 100 33.831.516.228 100 18.709.838.494 100 1.104.745.654 3,38 (15.121.677.734) (44,70) I. Nợ phải trả 26.635.840.871 81,39 27.331.026.206 80,79 13.099.579.626 70,01 695.185.335 2,61 (14.231.446.580) (52,07) 1. Nợ ngắn hạn 26.635.840.871 100 27.331.026.206 100 13.099.579.626 100 695.185.335 2,61 (14.231.446.580) (52,07) 2. Nợ dài hạn - 0 - 0 - 0 - 0 - - II. VCSH 6.090.929.703 18,61 6.500.490.022 19,21 5.610.258.868 29,99 409.560.319 6,72 (890.231.154) (13,69)Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 38 Tổng tài sản năm 2016 tăng so với năm 2015 là 3,38% tương ứng với tăng 1.104.745.654 đồng. Sang đến năm 2017 tổng tài sản lại giảm đi (15.121.677.734) đồng tương ứng với giảm 44,7%. Tỷ trọng tài sản ngắn hạn trong tổng tài sản năm 2016 chiếm 88% và năm 2015 chiếm 87,7%, tài sản ngắn hạn năm 2016 tăng 3,7% tương ứng với tăng 1.062.467.376 so với năm 2015. Đến năm 2017 tỷ trọng tài sản ngắn hạn giảm xuống còn 81,21% giảm (14.570.704.729) đồng tương ứng với giảm 48,95% so với năm 2016. Tỷ trọng tài sản dài hạn năm 2016 chiếm 14% trong tổng tài sản, năm 2015 chiếm 14,02%, tài sản dài hạn năm 2016 so với năm 2015 tăng 42.278.278 đồng tương ứng với tăng 1,05%. Trong khi đó tỷ trọng tài sản dài hạn năm 2017 là 23,14%, tài sản dài hạn năm 2017 giảm so với năm 2016 là 13,55% tương ứng (550.973.005) đồng. Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ do đó hàng tồn kho khá nhiều chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn ở mức 13.817.924.328 đồng (năm 2017). Tài sản ngắn hạn của công ty chủ yếu gồm tiền, hàng tồn kho, phải thu ngắn hạn của khách hàng, chi phí trả trước ngắn hạn. Tài sản ngắn hạn nhiều chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty lớn. Nguồn vốn của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh chủ yếu từ Nợ phải trả. Năm 2016, khoản nợ phải trả của công ty chiếm 80,79% còn năm 2015 chiếm 81,39%. Nợ phải trả năm 2016 tăng so với năm 2015 là 695.185.335 đồng tương ứng với tăng 2,61%. Sang đến năm 2017, tỷ trọng Nợ phải trả giảm xuống chiếm 70,01% , giảm (14.231.446.580) đồng tương đương với giảm 52,07% so với năm 2016. Nợ phải trả của công ty toàn bộ đều là nợ ngắn hạn. Vốn chủ sở hữu năm 2016 tăng so với năm 2015 là 6,72% tương ứng với tăng 409.560.319 đồng, trong khi đó vốn chủ sở hữu năm 2017 giảm 13,69% tương ứng với giảm (890.231.154) đồng so với năm 2016. Khoản nợ phải trả của công ty đến từ các khoản nợ ngắn hạn như phải trả người bán ngắn hạn, vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn, phải trả ngắn hạn khác, phải nộp nhà nước, phải trả người lao động. Trong cơ cấu nguồn vốn, khoản Nợ phải trả chiếm phần lớn cho thấy Công ty còn chưa tự chủ được trong tài chính, còn phụ thuộc vào những khoản nợ bên ngoài. Mặc dù vậy, đây là cách mà công ty sử dụng đòn bẩy tài chính và các khoản lãi vay sẽ là lá chắn thuế hữu hiệu. Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 39 c) Hoạt động kinh doanh Bảng 2.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh trong ba năm 2015 - 2017 Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2016/2015 Năm 2017/2016 Giá trị % Giá trị % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 56.592.170.283 55.622.131.879 72.644.159.739 (970.038.404) -1,71 17.022.027860 30,60 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 56.592.170.283 55.622.131.879 72.644.159.739 (970.038.404) -1,71 17.022.027.860 30,60 Giá vốn hàng bán 49.707.349.000 48.747.146.018 67.015.604.481 (960.202.982) -1,93 18.268.458.463 37,48 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6.884.821.283 6.874.985.861 5.628.555.258 (9.835.422) -0,14 (1.246.430.603) -18,13 Doanh thu hoạt động tài chính 1.698.786 1.452.398 969.284 (246.388) -14,50 (483.114) -33,26 Chi phí tài chính 1.269.743.511 1.364.875.718 1.449.710.883 95.132.207 7,49 84.835.165 6,22 Chi phí bán hàng 0 0 534.706.743 534.706.743 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.576.282.497 5.023.031.206 3.575.753.315 (553.251.291) -9,92 (1.447.277.891) -28,81 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 40.494.061 488.531.335 69.353.601 448.037.274 1106,43 (419.177.734) -85,80 Thu nhập khác 1.491.862.712 23.419.063 60.435.454 (1.468.443.649) -98,43 37.016.391 158,06 Chi phí khác 1.217.207.752 0 3.961.520 (1.217.207.752) -100 3.961.520 Lợi nhuận khác 274.654.960 23.419.063 56.473.934 (251.235.897) -91,47 33,054,871 141,15 Lợi nhuận kế toán trước thuế 315.149.021 511.950.398 125.827.535 196.801.377 62,45 (386.122.863) -75,42 Chi phí thuế TNDN 69.332.784 102.390.080 0 33.057.296 47,68 (102.390.080) -100,00 Lợi nhuận sau thuế TNDN 245.816.237 409.560.318 125.827.535 163.744.081 66,61 (283.732.783) -69,28 (ĐVT: đồng) Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 40 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty giảm qua từng năm. Năm 2016, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm (9.835.422) đồng tương đương với giảm 0,14% so với năm 2015. Sang đến năm 2017, lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ lại tiếp tục giảm mạnh (1.246.430.603) đồng tương đương với giảm 18,13% so với năm 2016. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2017 giảm mạnh so với năm 2016 là do chỉ tiêu Giá vốn hàng bán tăng mạnh, tăng 18.268.458.463 đồng tương đương với tăng 37,48%. Nguyên nhân Giá vốn hàng bán tăng có thể là do phía nhà cung cấp tăng giá hàng bán hoặc chi phí vận chuyển tăng, Công ty nên xem xét về phía các nhà cung cấp. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty năm 2016 tăng mạnh 448.037.274 đồng tương đương tăng 1106,43% so với năm 2015. Sự tăng mạnh này là do Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2016 giảm mạnh so với năm 2015 (553.251.291) đồng tương đương với giảm 9,92%. Nguyên nhân chính có thể là do công ty thay đổi chính sách quản lý hiệu quả hơn chẳng hạn như việc thắt chặt chi tiêu hơn. Đây là một thay đổi tích cực và Công ty nên phát huy điều này. Tuy nhiên, sang đến năm 2017 chỉ tiêu này lại giảm mạnh (419.177.734) đồng tương đương với giảm 85,8% so với năm 2016. Nguyên nhân chủ yếu là do phát sinh khoản chi phí bán hàng là 534.706.743 đồng. Lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2016 tăng mạnh 196.801.377 đồng tương đương với tăng 62,45%. Nguyên nhân là do Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh như đã nêu trên và đồng thời trong năm 2016 cũng không phát sinh bất kỳ một khoản chi phí khác nào. Trong khi đó, Lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2017 lại giảm mạnh (386.122.863) đồng tương đương với giảm 75,42% so với năm 2016. Nguyên nhân của sự sụt giảm này là do chỉ tiêu Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2017 giảm mạnh so với năm 2016 và ngoài ra, năm 2017 cũng có phát sinh chi phí khác. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 41 2.2 Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty a) Xử lý đơn đặt hàng: Bộ phận bán hàng là bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng theo nhiều cách khác nhau như gặp trực tiếp, đặt hàng qua điện thoại, qua fax, qua website, hợp đồng. Đối với các khách lẻ có thể mua hàng trực tiếp đến công ty gặp nhân viên bán hàng mua hàng hoặc đặt mua qua điện thoại, qua fax. Còn đối với các khách hàng lớn bao gồm các doanh nghiệp hay đại lý sẽ mua bán thông qua hợp đồng và được hưởng chiết khấu theo quy định của công ty. Khi khách hàng đặt hàng, NVBH sẽ kiểm tra tập tin HTK để xem có đủ hàng trong kho để bán cho khách hàng hay không và đồng thời kiểm tra tập tin khách hàng. Nếu khách hàng đã từng giao dịch với Công ty, nhân viên bán hàng sẽ đối chiếu thông tin khách hàng với hồ sơ lưu. Nếu có khác biệt sẽ liên hệ với khách hàng để xác minh lại thông tin và cập nhật trên tập tin khách hàng. Còn nếu khách hàng lần đầu đến giao dịch thì nhân viên bán hàng sẽ lưu các thông tin cần thiết của khách hàng bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email vào tập tin khách hàng, đồng thời thu thập các thông tin cần thiết về việc đặt hàng bao gồm tên hàng, loại hàng, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng. Sau đó, NVBH sẽ chuyển những thông tin này cho bộ phận kế toán, KTBH sẽ lập Báo giá dựa trên Bảng giá chính thức của Công ty trên phần mềm rồi in ra 2 liên trên cơ sở mặt hàng mà khách hàng đặt sau đó chuyển cho NVBH 1 liên để NVBH liên hệ với khách hàng xem khách hàng có chấp nhận mức giá bán này hay không. Lưu ý rằng giá bán đối với khách lẻ và đối với các đại lý, khách truyền thống và bán cho các công trình là không giống nhau, ngoài ra đôi khi cũng có thể bán theo giá đối thủ nếu có sự phê duyệt của các Giám đốc. Sau khi khách hàng xác nhận đồng ý giá bán, KTBH tiến hành Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 42 lập ĐĐH dựa trên Báo giá và các thông tin mà NVBH chuyển đến. ĐĐH được lập rồi in làm 3 liên, được lập theo mẫu có sẵn của Công ty. Trên ĐĐH có đầy đủ các thông tin bao gồm: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, thông tin về mặt hàng cần mua như tên hàng, loại hàng, số lượng, thời hạn và địa điểm giao hàng. Sau khi lập 3 liên của ĐĐH sẽ chuyển cho Trưởng cơ sở kinh doanh ký duyệt và khách hàng ký xác nhận. Sau đó, chuyển 1 liên cho KH, 1 liên chuyển cho bộ phận bán hàng lưu lại theo ngày để theo dõi quá trình bán hàng và liên còn lại lưu theo ngày tại phòng kế toán của công ty. b) Quá trình xuất kho và giao hàng: Kế toán HTK căn cứ vào ĐĐH đã lưu tại phòng kế toán để lập PXK trên phần mềm rồi in ra làm 4 liên chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, đóng dấu. PXK sau khi có xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc sẽ được chuyển cho thủ kho để xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận số lượng thực xuất và tại đây, khách hàng cũng sẽ ký xác nhận. Một liên của PXK sẽ chuyển cho bộ phận giao hàng, một liên thủ kho giữ lại để theo dõi xuất nhập kho, một liên gửi cho khách hàng và một liên lưu tại phòng kế toán làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin trên PXK như loại hàng, số lượng, mẫu mã sẽ tiến hành xuất kho khi có sự phê duyệt và ký để xác nhận số lượng thực xuất lên PXK và lưu lại theo số thứ tự. Nhân viên giao hàng nhận hàng từ thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số hàng nhận được với PXK. Sau khi giao hàng cho khách hàng và khách hàng xác nhận hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với ĐĐH, nhân viên giao hàng sẽ tiến hành lập Biên bản bàn giao gồm 3 liên: 1 liên gửi kèm với hàng cho khách hàng, 1 liên gửi lại cho bộ phận kế toán để tiến hành lập hóa đơn và một liên lưu lại. c) Quá trình lập Hóa đơn: Căn cứ vào ĐĐH đã được khách hàng xác nhận, PXK đã duyệt và Biên bản bàn giao đã có chữ ký của khách hàng được nhân viên giao hàng gửi về, KTBH sẽ đối chiếu và tiến Trư ờng Đa ̣i ho ̣ K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 43 hành lập Hóa đơn điện tử đã có chữ ký số của công ty (Công ty sử dụng phần mềm VNPT EINVOICE của VNPT) rồi gửi mã và link tra cứu qua điện thoại cho khách hàng và gửi hóa đơn bản PDF và XML cho khách hàng qua mail. Sau đó, chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn chuyển đổi và đồng thời KTBH lưu trữ cả file gốc XML và file PDF và xuất ra 2 liên hóa đơn chuyển đổi: 1 liên lưu lại trên máy để theo dõi tại bộ phận kế toán và một liên xuất cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu. Nếu khách hàng có nhu cầu thì công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ ký, đóng dấu của công ty và người chuyển đổi là kế toán bán hàng đến cho khách hàng. Đối với tất cả các nghiệp vụ bán ra kể cả các khách lẻ, công ty vẫn sẽ xuất hóa đơn GTGT bình thường. d) Quá trình thanh toán: + Thu tiền mặt: Khi khách hàng đến nộp tiền hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra lại Hóa đơn GTGT và lập phiếu thu trên phần mềm MISA gồm 3 liên có chữ ký của mình và khách hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Sau khi đã được ký duyệt, 3 liên của Phiếu thu đã duyệt sẽ chuyển sang cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận đã nhận tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và đồng thời ghi sổ quỹ. Sau đó, gửi lại tại phòng kế toán 1 liên lưu theo số thứ tự, 1 liên thủ quỹ lưu lại để theo dõi và một liên chuyển cho khách hàng. Cuối ngày, thủ quỹ tại các cơ sở sẽ chuyển tiền về tại trụ sở chính và đối chiếu lại thêm một lần nữa với Kế toán bán hàng tại đây. + Đối với hình thức chuyển khoản (thu tiền qua ngân hàng): Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng, Công ty sau khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành nhập liệu và hạch toán giảm nợ cho khách hàng vào phần mềm. Công ty giao dịch chủ yếu với 4 ngân hàng: MB Bank (Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội), Vietinbank (Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam), Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 44 VP Bank (Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng) và Ngân hàng ACB (Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu). Đối với hai hình thức này, kế toán bán hàng cập nhật thông tin vào các tập tin hàng ngày và cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán kho và thủ kho để đối chiếu số lượng hàng bán ra và doanh thu thu được. Cuối mỗi ngày, kế toán bán hàng và thủ quỹ và cùng với giám đốc kinh doanh tiến hành kiểm kê tồn quỹ để phát hiện ra chênh chệch nếu có. + Đối với phương thức bán chịu: Sau khi kế toán bán hàng lập Hóa đơn điện tử, Kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi nhận vào tập tin Nợ phải thu khách hàng và ghi nhận doanh thu. Kế toán công nợ thường xuyên liên hệ bằng cách gọi điện thoại cho khách hàng để tiến hành thu hồi nợ chứ không lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Kế toán công nợ theo dõi các khoản nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng. Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ tiến hành in Bảng tổng hợp công nợ từ phần mềm MISA gửi cho Tổng giám đốc xem và kiểm tra tình hình công nợ hàng tháng của công ty để có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý. Công ty có rất ít các khoản phải thu khó đòi, tuy nhiên trong một số trường hợp vẫn có xảy ra. Việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi này phải được Tổng giám đốc phê duyệt thì mới được xóa sổ. Hằng năm, công ty cũng trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 45 Biểu 2.1 Tổng hợp công nợ phải thu tháng 9 năm 2018 của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU Tài khoản: 131; Tháng 9 năm 2018 Mã khách hàng Tên khách hàng TK công nợ Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có B038-KH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY ĐÔNG ANH 131 80.281.963 0 0 80.281.963 0 0 H009-KH Trường Tiểu học Phú Thanh 131 0 0 16.500.000 16.500.000 0 0 H035-KH Công ty Cổ phần Vận tải Hùng Đạt 131 39.725.308 0 16.383.299 39.725.308 16.383.299 0 H072-KH Doanh Nghiệp Tư Nhân Tất Đoán 131 0 0 130.109.887 0 130.109.887 0 H078-KH Công ty TNHH Quảng cáo và Hội chợ Thương mạiThành Công 131 153.382.221 0 2.200.176 0 155.582.397 0 H111-KH Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Havi 131 0 0 12.810.006 12.810.000 6 0 H116-KH Công ty Cổ phần Thương mại xây dựng và dịch vụ GreenHouse 131 0 1.261.887 1.262.052 0 165 0 H165-KH Công ty TNHH Mai Anh 131 0 21 450.159.081 135.047.700 315.111.360 0 H170-KH Công ty TNHH MTV Xây dựng Quốc Anh 131 55 0 0 0 55 0 H243-KH Trường Tiểu Học Phú Hồ 131 17 0 0 0 17 0 H260-KH Công ty TNHH MTV sản xuất và thương mại tổng hợp 131 .0 0 37.704.053 37.704.053 0 0 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 46 Phước Thành H364-KH Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Hồng Phước 131 80.000.070 0 0 0 80.000.070 0 H407-KH Công ty TNHH MTV Quế Lâm Miền Trung 131 0 0 0 45.000.000 0 45.000.000 H500-KH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNGCƯỜNG TRANG 131 0 0 77.933.051 77.933.051 0 0 H574-KH BỘ CHỈ HUY QU...ng phòng ban còn ghi rõ công việc và nhiệm vụ của mỗi nhân viên trong phòng vào mỗi ngày. Trong đó, bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm xử lý ĐĐH, Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập Hóa đơn và Phiếu thu, Kế toán kho có trách nhiệm lập PXK và ghi nhận xuất nhập kho. Bộ phận kho chịu trách nhiệm bảo quản hàng và xuất kho, bộ phận giao hàng chịu trách nhiệm kiểm tra hàng trước khi giao và giao hàng cho khách hàng đồng thời lập Biên bản bàn giao, Kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi nợ phải thu khách hàng và nhắc nợ khách hàng. Trong chu trình bán hàng – thu tiền, công ty thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không cho nhân viên bán hàng đồng thời là người thu tiền mà sẽ có thủ quỹ riêng, nhân viên bán hàng tách biệt với kế toán nợ phải thu. b) Kiểm soát đối với chứng từ và sổ sách: Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 61 Các ấn chỉ quan trọng Công ty đều tiến hành đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng để tránh nhầm lẫn, mất mát hay trùng lắp, bao gồm: PXK, Phiếu thu. Còn hóa đơn vì công ty lập hóa đơn điện tử nên hệ thống sẽ tự động đánh số hóa đơn. Hóa đơn điện tử được lập trên cơ sở đã đối chiếu giữa ĐĐH, PXK và Biên bản bàn giao. Hóa đơn được lập ngay khi nhân viên giao hàng mang Biên bản bàn giao về. Ngay khi thu được tiền, kế toán nhập liệu vào phần mềm và phần mềm tự động cập nhật vào sổ sách. Kế toán công nợ theo dõi đầy đủ công nợ khách hàng khi đã lập Hóa đơn và khi khách hàng trả nợ liền giảm nợ kịp thời. c) Ủy quyền và xét duyệt: Công ty cũng thực hiện việc ủy quyền để giảm bớt gánh nặng cho các cấp lãnh đạo. Các cấp lãnh đạo cao hơn thường ủy quyền cho các cấp thấp hơn trong trường hợp vắng mặt để giải quyết một số vấn đề cấp bách. Tuy nhiên, việc ủy quyền này chỉ trong một phạm vi nhất định. Chẳng hạn, Giám đốc kinh doanh là người chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu, nhưng trong trường hợp vắng mặt sẽ ủy quyền cho Kế toán trưởng xét duyệt bán chịu. Về xét duyệt, bất kỳ hoạt động quan trọng nào, bất kỷ một chứng từ nào trước khi lập đều phải có sự phê duyệt của trưởng bộ phận. Chẳng hạn như, việc xét duyệt xem có chấp nhận ĐĐH hay không thuộc về trách nhiệm của Giám đốc kinh doanh và trưởng cơ sở. ĐĐH có chữ ký của trưởng cơ sở hay Giám đốc kinh doanh mới được cho là ĐĐH hợp lệ. Các hoạt động kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn của Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh: a) Hoạt động kiểm soát trong giai đoạn xử lý ĐĐH:Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 62 Lưu đồ 2.1 Kiểm soát giai đoạn xử lý ĐĐH. Các hoạt động kiểm soát trong giai đoạn này bao gồm: + Kiểm tra tập tin khách hàng, cập nhật các thay đổi về thông tin khách hàng và lưu thông tin khách hàng mới vào tập tin khách hàng. + Lập Báo giá trên cơ sở đối chiếu với Bảng giá chính thức của công ty. + ĐĐH được lập dựa trên Báo giá nên sẽ không bị sai sót về giá tiền, được lưu trữ theo ngày và được lập khi có sự phê duyệt của Giám đốc hay trưởng cơ sở. + ĐĐH được công ty quy định mẫu có sẵn bao gồm đầy đủ nội dung các thông tin: Tên công ty đặt hàng, tên người đại diện, chức vụ, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại của khách hàng và công ty, Số tài khoản ngân hàng của công ty , loại sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký đại diện của hai bên. Trưởng cơ sở và KH ký xác nhận KH D BPBH Phê duyệt 32ĐĐH 1 đã duyệt 32 1111dd1 ĐĐH 1 1111dd11 Lập ĐĐH Báo giá 1 N 2 Lập Báo giá KH KTBH Báo giá 1 NVBH KH HTK KH Kiểm tra, cập nhật Giá 1 1 32 1111dd1ĐĐH 11111dd11 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 63 b) Hoạt động kiểm soát trong quá trình giao hàng: Lưu đồ 2.2 Kiểm soát giai đoạn xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt KH NVGH Lập biên bản bàn giao 32Biên bản 1 bàn giao D KTBH N 432 4 KẾ TOÁN HTK ĐĐH 1 đã duyệt Lập PXK 32 Phê duyệt PXK 1 PXK 1 đã duyệt PXK 1 đã duyệt 3 2 N KH 3 THỦ KHO Kiểm tra & ký xác nhận NHẬNNHN 4 43 3 2PXK 1 đã duyệt 2 PXK 1 đã duyệt 2 4 4 PXK 2 đã duyệt PXK 2 đã duyệt N ĐĐH 1 đã duyệt D Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 64 Các hoạt động kiểm soát trong giai đoạn này bao gồm: + PXK được lập sau khi đối chiếu với ĐĐH tránh xuất sai hàng, sai số lượng,... + PXK do kế toán HTK lập có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc nên thủ kho sẽ không thể tự ý xuất kho không đúng mục đích được. + PXK được đánh số thứ tự liên tục ngăn ngừa được tình trạng xuất nhiều lần cho một ĐĐH và nhầm lẫn giữa các PXK. + Biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của khách hàng sẽ tránh được tình trạng hàng đã giao cho khách hàng mà khách hàng nói chưa nhận được hàng hoặc nhân viên giao hàng biển thủ số hàng nhận được. + Có sự tách biệt giữa các bộ phận: Bộ phận kho, bộ phận giao hàng và lái xe. c) Kiểm soát hoạt động trong giai đoạn Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: Lưu đồ 2.3 Kiểm soát giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu. KẾ TOÁN CÔNG NỢ Hóa đơn điện tử Ghi sổ Nợ PTKH SCT Nợ PTKH Hóa đơn điện tử N Bộ chứng từ KH ĐĐH 1 đã duyệt KẾ TOÁN BÁN HÀNG PXK 1 đã duyệt Biên bản 2 bàn giao Đối chiếu và Lập Hóa đơn Hóa đơn điện tử N BPBH Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 65 Các hoạt động kiểm soát bao gồm: + Ngay sau khi nhận được Biên bản bàn giao từ phía nhân viên giao hàng thì KTBH sẽ lập Hóa đơn GTGT. + KTBH lập Hóa đơn điện tử sau khi đã tiến hành đối chiếu giữa các chứng từ: ĐĐH đã duyệt, PXK, Biên bản bàn giao để giúp cho việc lập Hóa đơn được chính xác, không có bất kỳ sai sót nào. + Các chứng từ trên đều được lưu lại theo số Hóa đơn để tiện cho việc theo dõi. d) Kiểm soát hoạt động giai đoạn thanh toán: Lưu đồ 2.4 Kiểm soát giai đoạn thanh toán. Đã có chữ ký của KTBH và KH Ký duyệt bởi Kế toán trưởng và Giám đốc Phiếu thu 1 đã duyệt N N Ký và ghi sổ Sổ quỹ THỦ QUỸKẾ TOÁN BÁN HÀNG KH Lập Phiếu thu 32Phiếu thu 1 Ký duyệt 32Phiếu thu 1 đã duyệt 32Phiếu thu 1 đã duyệt 32Phiếu thu 1 đã duyệt KH 3 3 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 66 Các hoạt động kiểm soát bao gồm: + Kế toán bán hàng là người lập Phiếu thu để tránh thủ quỹ lập phiếu thu sẽ biển thủ số tiền thu được. + Phiếu thu có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc tránh cho việc KTBH thông đồng với thủ quỹ chiếm đoạt tiền khách hàng trả. + Thủ quỹ và KTBH đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ sách kế toán hàng ngày để phát hiện ra chênh lệch. 2.2.3.4 Thông tin và truyền thông + Thông tin bên trong: Các thông tin hoạt động hàng ngày của Công ty được truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, ngoài ra còn qua mail và điện thoại. Ứng dụng zalo là một ứng dụng bảo mật có độ tin cậy cao nên được công ty tin dùng để trao đổi thông tin giữa các cấp, các cơ sở với văn phòng kế toán, trao đổi các quy định, các báo cáo nhanh hơn. Hàng ngày, các cơ sở cũng gửi các báo cáo, bảng xuất nhập tồn để đối chiếu với phòng kế toán qua mail. Hay khi xảy ra bất cứ sự sai sót nào, bộ phận kế toán sẽ liên hệ với các cơ sở qua điện thoại để điều chỉnh kịp thời. Các thay đổi về giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng đều được thông báo kịp thời cho các cơ sở qua zalo và gửi bảng giá mới qua mail. + Thông tin bên ngoài: Thông tin bên ngoài được truyền tải dưới dạng các trang báo điện tử, các Báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, công ty cũng có website, facebook, hotline riêng để giúp khách hàng có thể giải đáp những thắc mắc kịp thời hoặc khách hàng có thể đặt hàng mà không cần trực tiếp đặt tại các cơ sở. + Các chính sách và thủ tục quan trọng cũng được công ty ban hành dưới dạng các văn bản để đảm bảo mọi cấp đều tuân theo. Ngoài ra, hàng tháng cũng diễn ra các cuộc họp giữa HĐQT và Ban giám đốc để trao đổi những vấn đề quan trọng, những thay đổi Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 67 hay những hành vi không tuân thủ quy định công ty. Mặt khác, HĐQT cũng sẽ thu thập ý kiến của các cá nhân khác trong đơn vị để đảm bảo thông tin mang tính khách quan chứ không chỉ nghe ý kiến một chiều từ phía Ban giám đốc. 2.2.3.5 Giám sát Hàng tháng, Ban Giám đốc sẽ tổ chức cuộc họp giữa Ban Giám đốc, các phòng ban và xưởng sản xuất để xem xét hiệu quả kinh doanh của Công ty nói chung. Từ đó, đánh giá được cơ sở nào hoạt động tốt hơn, đạt được mục tiêu mà công ty đề ra và đưa ra các giải pháp để thúc đẩy các cơ sở chưa đạt được mục tiêu có thể cải thiện tình hình kinh doanh. Đồng thời, Giám đốc điều hành cũng thường xuyên về tại các cơ sở để nghe báo cáo về tình hình kinh doanh tại các cơ sở này và cũng giám sát xem các nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực và quy định ứng xử của công ty hay không. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 68 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÔN BẢO KHÁNH 3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh 3.1.1 Ưu điểm a) Môi trường kiểm soát: + Ban giám đốc có ban hành các quy tắc chuẩn mực ứng xử, đề cao tính trung thực và các giá trị đạo đức, có năng lực lãnh đạo tốt, biết khích lệ và luôn đi đầu, làm gương trong việc tuân thủ các quy tắc ứng xử, quy định của công ty. + Công ty có văn hóa riêng, đề cao văn hóa cúi chào theo kiểu Nhật, thực hiện nguyên tắc bình đẳng và tôn trọng giữa các cấp và với khách hàng tạo môi trường làm việc tốt hạn chế áp lực cho nhân viên, tạo được thiện cảm với khách hàng. + Cơ cấu tổ chức hợp lý, bao quát được toàn bộ công ty, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. + Công ty có sự phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi nhân viên trên sổ sách. Quy định rõ trách nhiệm của các cấp từ quản lý đến nhân viên. + Công ty chú trọng công tác nhân sự, thường xuyên tham gia Ngày hội việc làm để nhằm tìm kiếm các lao động chất lượng cao. Ngoài ra công ty cũng làm tốt công tác khen thưởng cho các cá nhân và cơ sở hoàn thành tốt được mục tiêu của công ty đề ra và đồng thời, kỷ luật, đuổi việc đối với các cá nhân vi phạm quy định công ty. b) Đánh giá rủi ro: + Công ty đã xác lập các mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể cả trong ngắn hạn và trong dài hạn. + Ban giám đốc thường xuyên nhận dạng các rủi ro mà công ty phải đối mặt hàng ngày và phân tích những rủi ro đó, tìm kiếm nguyên nhân thất thoát tiền bán hàng, hay số Trư ờn Đa ̣i ho ̣ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 69 lượng hàng bán bị trả lại quá cáo, ... Đôi khi có một số cuộc họp diễn ra để tìm kiếm cách ngăn chặn, phát hiện ra rủi ro hoặc có biện pháp xử lý kịp hời khi rủi ro xảy ra. c) Hoạt động kiểm soát: Công ty cũng đã có các biện pháp kiểm soát tốt nhằm ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền: + Công ty đã phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng theo nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Không có nhân viên nào đảm nhận nhiều khâu công việc trong quy trình bán hàng – thu tiền. + Trong năm 2017 công ty chuyển sang sử dụng phần mềm MISA SME.NET đã hạn chế được nhiều rủi ro do việc làm việc thủ công gây nên, hạn chế sự truy cập để đánh cắp thông tin của người ngoài. + Việc kiểm soát chứng từ, sổ sách được thực hiện khá tốt, tất cả đều được lập đầy đủ, có đầy đủ chữ ký, thông tin. Các chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ một cách có hệ thống và các ấn chỉ quan trọng như Hóa đơn, ĐĐH, PXK, Biên bản bàn giao, Báo giá, Phiếu thu đều được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng tránh gây nhầm lẫn, mất mát, lập chứng từ trùng lặp. + Việc lập các chứng từ quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền đều có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. + Các thủ tục kiểm soát trong từng giai đoạn cụ thể của chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty áp dụng đều tương đối hữu hiệu.  Giai đoạn xử lý ĐĐH: + ĐĐH do công ty tự lập dựa trên thông tin của khách hàng và theo mẫu thống nhất do công ty thiết kế nên thuận tiện cho việc kiểm soát các ĐĐH hơn. + Công ty có thực hiện kiểm tra tập tin HTK kiểm tra hàng có trong kho hay không giúp ngăn ngừa tình trạng chấp nhận ĐĐH của khách hàng nhưng hàng không có trong kho để bán cho khách hàng. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 70 + NVBH kiểm tra và lưu trữ thông tin khách hàng vào tập tin khách hàng điều này sẽ giúp cho các lần đặt hàng sau của khách hàng nhanh chóng hơn. + KTBH đối chiếu Bảng giá chính thức của công ty trước khi lập Báo giá và đồng thời ĐĐH được lập dựa trên Báo giá tránh được sai sót trong giá bán.  Giai đoạn xuất kho và giao hàng: + Trước khi xuất hàng, thủ kho luôn kiểm tra loại hàng, chất lượng, số lượng hàng có đúng với PXK hay không. Điều này sẽ ngăn chặn tình trạng xuất nhầm hàng, xuất hàng kém phẩm chất dấn đến khách hàng trả lại hàng, gây mất uy tín đối với khách hàng. + Việc tách biệt bộ phận kho với bộ phận giao hàng và lái xe tránh được các gian lận biển thủ hàng xuất ra. + Công ty cũng quy định lái xe và nhân viên giao hàng không được phép thu tiền nên tránh được gian lận biển thủ tiền khách hàng trả do lái xe và nhân viên giao hàng gây nên.  Giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: + Hóa đơn được lập trên cơ sở đối chiếu giữa các chứng từ: ĐĐH, PXK, Biên bản bàn giao nên đảm bảo độ chính xác cao. + Ngoài ra, việc KTBH lập Hóa đơn ngay khi nhân viên giao hàng gửi Biên bản bàn giao mà khách hàng đã xác nhận về cho phòng kế toán sẽ hạn chế được tình trạng quên lập Hóa đơn mặc dù hàng đã giao cho khách hàng. + Công ty sử dụng phần mềm MISA theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng giúp cho quá trình theo dõi công nợ dễ dàng hơn. + Việc xóa sổ nợ phải thu được quy định phải do Tổng giám đốc xét duyệt nên ngăn chặn được các gian lận liên quan đến việc chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ rồi sau đó cho vào nợ quá hạn và xóa sổ nợ. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 71  Giai đoạn thanh toán: + Phiếu thu do KTBH lập, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ là người thu tiền nên tránh được gian lận biển thủ tiền từ phía thủ quỹ gây ra. + Hàng ngày, KTBH đối chiếu số liệu trên sổ sách với thủ quỹ nên dễ dàng phát hiện ra các chênh lệch nếu có. + Công ty lắp đặt camera tại bộ phận thu tiền nói riêng và cả công ty nói chung nên kiểm soát được gian lận biển thủ tiền nói riêng và lấy cắp tài sản nói chung. d) Thông tin và truyền thông: + Thông tin bên trong: Công ty sử dụng hệ thống mạng nội bộ, các ứng dụng mạng như Zalo, Mail để truyền thông tin trong nội bộ công ty nên thông tin được truyền đi rất nhanh và có độ bảo mật cao. Bên cạnh đó thì các cuộc họp thường niên được tổ chức ra cũng giúp cho việc truyền đạt thông tin hiệu quả hơn, thông tin đến từ hai phía, nhân viên có cơ hội phản hồi, đóng góp ý kiến đối với Ban Giám đốc. + Thông tin bên ngoài được truyền đạt dưới dạng các bài báo điện tử, facebook, BCTC giúp khách hàng dễ tiếp cận với các thông tin của công ty. Ngoài ra, công ty cũng có website riêng, hotline để giúp khách hàng liên hệ giải đáp những thắc mắc hoặc đặt hàng. e) Giám sát: Công ty cũng đã có những hoạt động giám sát kịp thời để đánh giá được hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của công ty. Các cuộc họp định kỳ hàng tháng để đánh giá hiệu quả của việc bán hàng được thực hiện bởi các cấp quản lý có thể phát hiện ra được những yếu kém và khắc phục được chúng. 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh đã hoạt động tương đối tốt, tuy nhiên nhìn chung vẫn còn một số hạn chế sau: Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 72 a) Môi trường kiểm soát: + Các mục tiêu về doanh số mà HĐQT và Ban giám đốc đưa ra dẫn đến áp lực cho nhân viên bán hàng tại các cơ sở. Các áp lực này có thể dẫn đến các hành vi gian lận được thực hiện bởi nhân viên bán hàng nhằm gia tăng doanh số từ, đạt được mục tiêu mà công ty đề ra để được thưởng từ đó dẫn đến bán hàng không thu được tiền. + Công ty không có bộ phận KSNB độc lập để kiểm tra được tình hình hoạt động, thực hiện các thủ tục kiểm soát của công ty từ đó đánh giá được mức độ hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát này, phát hiện ra các yếu kém để có biện pháp khắc phục. + Vì công ty chỉ tuyển những nhân viên mới nên chưa có kinh nghiệm, tốn kém thời gian và chi phí đào tạo. + Trên thực tế, Chủ tịch HĐQT là bà Phạm Thị Quỳnh Như tuy không nằm trong Ban Giám đốc của công ty nhưng chồng bà, ông Hoàng Ngọc Gia lại chính là Tổng Giám đốc công ty nên tính độc lập của HĐQT với Ban giám đốc của công ty chưa cao, các đánh giá của Hội đồng quản trị đối với năng lực lãnh đạo của Tổng giám đốc là chưa khách quan. b) Đánh giá rủi ro: + Thị trường kinh tế luôn luôn biến động, giá cả từ các đối thủ cạnh tranh lên xuống không ngừng, thị trường cũng không ngừng xuất hiện các đối thủ cạnh tranh mới nên công ty không thể đánh giá và kiểm soát hết được tất cả các rủi ro có thể xảy ra. + Các đánh giá rủi ro của Ban giám đốc chủ yếu còn mang tính chủ quan, chưa bám sát được với tình hình thực tế tại các cơ sở. c) Hoạt động kiểm soát: Mặc dù các thủ tục kiểm soát mà công ty áp dụng là tương đối hữu hiệu nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định trong đó.  Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Công ty không có bộ phận tín dụng độc lập để xét duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng từ đó xét duyệt có nên bán chịu cho khách hàng hay không. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 73 + Công ty cho phép khách hàng đặt hàng qua điện thoại. Điều này rất dễ dẫn đến NVBH tiếp nhận sai lệch thông tin mà khách hàng chuyển đến dẫn đến ĐĐH bị lập sai. + Công ty cũng không xác định hạn mức bán chịu, xây dựng một chính sách bán chịu hay các quy định cụ thể nào. + Các ĐĐH không được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn, trùng lặp giữa các ĐĐH, mất mát ĐĐH.  Giai đoạn xuất kho và giao hàng: + Thủ kho căn cứ vào PXK do Kế toán HTK xuất ra để xuất kho mà không có bất kỳ chứng từ nào để đối chiếu.  Giai đoạn lập Hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: + Không có nhân viên độc lập kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng. + Không lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. d) Thông tin và truyền thông: + Công ty không công bố Bảng giá chính thức các mặt hàng để khách hàng có thể đối chiếu và lựa chọn giữa các công ty. Khách hàng muốn biết giá của mặt hàng nào phải đến các cơ sở, hoặc gọi điện hoặc đặt hàng trên mạng gây bất tiện cho khách hàng. e) Giám sát: + Việc giám sát, đánh giá được thực hiện bởi các trưởng phòng, trưởng cơ sở có thể chưa chính xác vì các nhân viên có thể thông đồng với các trưởng phòng hay trưởng cơ sở này. 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh Từ những hạn chế trên có thể thấy hệ thống KSNB của Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh còn những thiếu sót nhất định. Công ty cần khắc phục các hạn chế đó để tăng hiệu quả của hoạt động bán hàng – thu tiền. Dưới đây là một số các giải pháp nhằm nâng cao Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 74 chất lượng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền, giúp cho hệ thống này hữu hiệu hơn. + Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, hàng tháng, công ty cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên/địa điểm bán hàng. Nếu phát hiện doanh thu bán hàng hoặc hàng bán bị trả lại bị tăng cao quá mức thì đó là dấu hiệu cho thấy có thể đang xảy ra tình trạng chạy theo doanh số. + Công ty nên thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ riêng nhằm kiểm tra, giám sát và đánh giá được sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội của công ty, phát hiện ra các yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục. Bộ phận kiểm soát nội bộ này cũng sẽ đi ra soát lại sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát của công ty nói chung và đề xuất các hoạt động kiêm soát mới để hệ thống KSNB của công ty được chặt chẽ hơn. + Cân bằng giữa việc tuyển các nhân viên mới đồng thời cũng cần có 1 hoặc hai năm kinh nghiệm sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí đào tạo hơn. + Công ty nên dự phòng nguồn nhân lực đối với các vị trí quan trọng để lỡ các vị trí này vắng mặt thì sẽ có người thay thế. Chẳng hạn như trường hợp nhân viên bộ phận kế toán công nợ là nữ nghỉ để sinh thì phải có nguồn nhân lực dự phòng thay thế. Vì đây là một vị trí quan trọng đối với công ty. + Công ty nên thành lập một bộ phận tín dụng độc lập, bộ phận này có chức năng xét duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng để quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không. + Xây dựng một chính sách bán hàng cụ thể rõ ràng (bao gồm chính sách bán chịu) sẽ hạn chế được các rủi ro xảy ra. Trên chính sách bán hàng quy định rõ mức chiết khấu, giảm giá cho các khách hàng là đại lý, khách hàng truyền thống, quy định mức dư nợ tối đa và thời gian nợ tối đa mà công ty cho phép, hạn mức tín dụng mà công ty cho phép khách hàng mua chịu. Đồng thời, trong đó cũng quy định rõ cách thức kỷ luật và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu như không tuân thủ chính sách bán hàng của đơn vị. Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 75 + Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, hàng tháng, công ty cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên/địa điểm bán hàng. Nếu phát hiện doanh thu bán hàng hoặc hàng bán bị trả lại bị tăng cao quá mức thì đó là dấu hiệu cho thấy có thể đang xảy ra tình trạng chạy theo doanh số. + Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, công ty nên gọi điện lại xác minh thêm một lần nữa các thông tin mà nhân viên bán hàng ghi lại đã chính xác chưa để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trong quá trình tiếp nhận thông tin khách hàng dẫn đến lập ĐĐH bị sai. + Công ty nên lập Lệnh bán hàng để bộ phận xét duyệt bán chịu xét duyệt và chuyển cho thủ kho để tiến hành đối chiếu với PXK để thủ kho phát hiện các sai sót kịp thời nếu có để thông báo ngay cho bộ phận kế toán điều chỉnh. + Công ty nên đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đối với các ĐĐH, Biên bản bàn giao để tránh nhầm lẫn, sai sót. + Hàng ngày bộ phận giao hàng nên lập một Bảng tổng hợp các hàng đã giao để tránh nhầm lẫn trong việc giao hàng và sau đó cũng có thể đối chiếu với các bộ phận khác như bộ phận kho hay bộ phận bán hàng để đảm bảo sự khớp đúng. + Công ty nên lập ra một hạn mức đổ vỡ cho phép trong quá trình giao hàng cho khách hàng và quy định hạn mức hàng bán bị trả lại cho phép. Công ty nên quy định rõ nếu vượt quá hạn mức đổ vỡ cho phép thì người nào sẽ chịu trách nhiệm. + Nên có một nhân viên độc lập thực hiện nhiệm vụ kiểm tra ngẫu nhiên tính chính xác của các Hóa đơn do KTBH lập như tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, loại hàng, số tiền,... để đảm bảo tính chính xác của Hóa đơn. + Hàng tháng Kế toán công nợ nên lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng chứ không chỉ lập vào cuối năm. Công ty cần đặt biệt theo dõi tình hình công nợ đối với các khách hàng mới và các khách hàng có số dư nợ quá lớn để hạn chế tình trạng nợ quá hạn không thu được tiền. Việc lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 76 cũng sẽ giúp cho công ty phát hiện ra những gian lận biển thủ tiền hàng của khách hàng (nếu có). + Công ty nên khuyến khích khách hàng trả tiền qua ngân hàng và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng (hay còn gọi là bảng sao kê ngân hàng) hàng tháng, vì điều này sẽ giúp hạn chế những gian lận do biển thủ, thông đồng chiếm đoạt tiền hàng mà khách hàng trả gây ra. + Hàng năm, công ty nên mời các kiểm toán độc lập về kiểm toán tại công ty để đánh giá được chất lượng hệ thống KSNB và đồng thời cũng kiểm tra được các sổ sách, Báo cáo tài chính mà công ty lập đã chính xác chưa. Các khoản mục liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền đều là những khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính và cần xác minh độ chính xác. Ngoài ra, việc này cũng sẽ giúp cho công ty đạt được sự tin cậy đối với các nhà đầu tư. + Công ty nên công bố bảng giá chính thức của công ty trên các trang thông tin thống nhất để khách hàng dễ dàng chọn lựa mặt hàng hơn. Dựa trên bảng giá chính thức, khách hàng cũng có thể đối chiếu với bảng giá của các Công ty khác từ đó đưa ra lựa chọn mua hàng thích hợp. + Hàng tháng, công ty cần gửi thông báo nợ cho khách hàng có thể dưới dạng thư nhắc nợ, trong đó có ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng đã trả và số dư cuối kỳ. Điều này sẽ giúp cho khách hàng biết được tình trạng nợ của mình và thúc giục khách hàng trả tiền cho công ty. + Công ty cũng cần phải quy định chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, trong đó trình bày rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu nhằm tránh các gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ rồi cho vào nợ quá hạn và tiến hành xóa sổ nợ. + Đối với các trường hợp nhập, xuất hàng bán giữa các cơ sở trong nội bộ công ty, công ty nên lập bảng chỉnh hợp nợ phải thu để phát hiện ra các chênh lệch, sai phạm kịp thời. Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh t ́ H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 77 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Hệ thống KSNB là một nhân tố quan trọng đưa đến sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp lại không nhận thấy được và không vận dụng tốt được lợi ích của một hệt thống KSNB. Cần lưu ý rằng, hệ thống KSNB không cung cấp một sự đảm bảo tuyệt đối mà chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị, bởi vì xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, chẳng hạn như sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý,... Nhận thấy được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, tôi đã thực hiện đề tài: “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh”. Đề tài đã hoàn thành được các mục tiêu nghiên cứu sau: Một là, đề tài đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống KSNB nói chung của một doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền. Hai là, đề tài đã tìm hiểu được thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Ba là, đề tài đã nêu ra được các điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh và từ đó cũng đã đề xuất được các giải pháp để hoàn thiện hệ thống hơn. Mặc dù đã cố gắng hết sức, tuy nhiên do nhiều nguyên nhân, hạn chế về mặt thời gian, sự thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức cùng với một số lý do khách quan và bảo mật của công ty nên không thể tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong sẽ nhận được những sự góp ý, chỉ dẫn từ các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy SVTH: Hoàng Thị Kiều My 78 2. Kiến nghị Trong quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty, do bị giới hạn về mặt không gian và thời gian nên đề tài mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu về các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền, nhấn mạnh vào các hoạt động kiểm soát và vẫn còn hạn chế nhất định. Đề tài chưa làm rõ được mối quan hệ của các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.Vì hạn chế đó, tôi xin đề xuất kiến nghị sau: Nên nghiên cứu thêm về mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Tôn Bảo Khánh. Chẳng hạn như mối quan hệ giữa thông tin và truyền thông đối với hoạt động kiểm soát, hay đánh giá rủi ro được thể hiện như thế nào trong giám sát,...Mối quan hệ giữa các bộ phận này là rất quan trọng đối với sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, nếu có điều kiện thì nên nghiên cứu thêm về KSNB trong những chu trình quan trọng khác như chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình thu – chi tiền mặt,... để đánh giá tổng quan về hệ thống KSNB của công ty. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Thục Uyên (2012-2016), khóa luận “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh Công ty cổ phần 1 – 5 Nhà máy gạch TUYNEN 1 -5”, Đại học kinh tế Huế. Nguyễn Thị Dương Khanh (2013-2017), khóa luận “Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Huế”, Đại học kinh tế Huế. Nguyễn Trà Ngân (2018), Slide bài giảng Kiểm soát nội bộ. Trần Thị Giang Tân (2016). Kiểm soát nội bộ. TP. Hồ Chí Minh: NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. www.tonbaokhanh.com Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế