Khảo sát & phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm của sinh viên

iệc. ở nước ta ,trong những năm gần đây các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến .Điều này đã được khẳng định trong chỉ thị 581 CTTW ngày 17/05/2000 của bộ chính trị :” Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển ,cùng với các ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế ,văn hoá , xã hội của thế giới hiện đại”.Tại các đơn vị làm công tác giáo dục vấn đề ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào Quản Lý Điểm của sinh viên trong một trường đại học lại là một vấn đề cần thiết và cấp bách. Do vậy cần phải xây dựng một chương trình quản lý phù hợp có hiệu quả nhằm giải quyết những yêu cầu trên. Trong thời gian tìm hiểu đề tài :Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm của sinh viên trong một truờng Cao Đẳng theo qui mô của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo mà thực tế là quản lý điểm của sinh viên của trường Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự.Sau một thời gian tìm hiểu hệ thống với sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin,mà đặc biệt là sự chỉ dẫn trực tiếp của thầy Trần Quang Huy đến nay em đã hoàn thành về cơ bản các yêu cầu đặt ra của đề tài .Tuy nhiên vì một vài lý do chủ quan và khách quan nên chương trình chưa được thoả mãn theo ý muốn ,một phần có lẽ do kiến thức còn hạn chế ,cộng thêm sự non nớt về kinh nghiệm quản lý nói chung và quản lý điểm nói riêng nên chương trình không tránh khỏi sai sót .Em rất mong thầy cô và các bạn chỉ bảo thêm để chương trình ngày một hoàn thiện hơn để và có thể đưa vào sử dụng. Chương I Khảo sát hệ thống I. Mô tả hệ thống: Hệ thống quản lý điểm nói chung và hệ hệ cao đẳng, khoa công nghệ thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự nói riêng là một trong những khâu quan trọng bậc nhất trong quá tình đào tạo. Trung tâm CNTT, Học viện kỹ thuật quân sự là bộ phận chuyên trách được Học viện phân công đảm nhiệm công việc này. Hệ thống quản lý điểm hệ cao đẳng tin học, Khoa Công nghệ thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự hiện nay được mô tả một cách tổng quát như sau: Tất cả thí sinh sau khi thi đỗ vào Hệ cao đẳng tin học, Khoa Công nghệ thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự sẽ nộp hồ sơ cho trung tâm. Sau đó, trung tâm sẽ cập nhật và phân thành các lớp học. Học viên bắt đầu bước vào học tập theo thời khoá biểu của trung tâm sau khi làm xong mọi thủ tục nhập học. Thời gian mà học viên phải tham gia học tập là 3 năm và thời gian mà học viên thực tập, thi tốt nghiệp và làm tốt nghiệp là 3 tháng. Trong quá trình học tập, mỗi lần kết thúc số học phần của mỗi môn học, tuỳ theo từng môn học và căn cứ vào quy định của Học viện mà giáo viên có thể tổ chức thi hoặc làm bài tập lớn. Kết quả của các môn học này được cập nhật thường xuyên vào sổ điểm của học viên do trung tâm quản lý thông qua phiếu ghi điểm của giáo viên cho trung tâm (Phiếu ghi điểm có chữ ký của giáo viên chấm thi). Sau đó, phiếu ghi điểm được sao thành 3 bản, gửi cho khoa, phòng huấn luyện và lớp để đảm bảo sự chính xác và thống nhất. Điểm của học viên là số liệu quan trọng, đặc trưng nhất để đánh giá năng lực học tập của học viên theo từng giai đoạn. Sổ điểm của học viên có thể coi là bản gốc để xem xét, đánh giá kết quả quá trình học tập của học viên. Đồng thời, sổ điểm cũng là một tài liệu chuẩn để hiệu chỉnh lại các loại số liệu ở các sổ sách khác khi có sai sót, nhầm lẫn. Sau mỗi năm học, trung tâm chịu trách nhiệm tính điểm trung bình năm học cho từng học viên và in ra theo danh sách của từng lớp. Căn cứ vào điểm trung bình này mà trung tâm sẽ xếp loại học tập cho học viên, từ đó chọn ra những học viên đạt học bổng, học viên được lên lớp, lưu ban, thôi học. Đồng thời, trung tâm cũng đưa ra danh sách những học viên phải thi lại. Đồng thời, trung tâm có trách nhiệm phải cập nhật lại danh sách lớp nếu có sự thay đổi về sĩ số do tình trạng lưu ban, thôi học, hay tiếp nhận học viên lưu ban từ khoá trước… Sau khi kết thúc quá trình học tập, trung tâm dựa trên điểm trung bình của toàn khoá học mà lập danh sách những học viên được làm đồ án tốt nghiệp, những học viên phải thi tốt nghiệp và những học viên không đủ điều kiện làm tốt nghiệp. Sau khi tốt nghiệp, căn cứ vào điểm trung bình của toàn bộ quá trình học tập và kết quả đồ án tốt nghiệp hoặc thi tốt nghiệp, trung tâm sẽ phân loại tốt nghiệp cho học viên đồng thời in và cấp bảng điểm cho từng học viên trong đó có ghi lại kết quả của tất cả các môn học trong suốt quá trình học tập của học viên. ii. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý điểm 1. Yêu cầu chung: Để khắc phục những nhược điểm trong công tác quản lý điểm, chương trình quản lý điểm trong đồ án này được xây dựng với các yêu cầu: - Xây dựng phần mền ứng dụng theo tiêu chuẩn hiện đại để đáp ứng nhu cầu xử lỳ các chức năng nghiệp vụ trong quá trình quản lý điểm các loại hình kiểm tra, thi của sinh viên theo học tại trường. - Từ thực tế công tác nghiệp vụ quản lý điểm học tập tại trường tiến hành phân tích và tin học hoá những phần công việc có thể tin học hoá. Từ đó, xây dựng ứng dụng hỗ trợ cho công tác quản lý điểm. Quản trị quá trình xử lý điểm theo các quy định, qui tắc của Bộ Giáo dục đào tạo, các quy định của khoa. - Cập nhật, lưu trữ, thống kê các thông tin về chương trình đào tạo của nhà trường. - Cập nhật, lưu trữ, thống kê các thông tin về điểm học tập của học viên. - Tìm kiếm, tra cứu các thông tin về đào tạo, về điểm học tập của học viên theo nhiều tiếu thức khác nhau. - Soạn thảo, in ấn, sao lưu các thông tin theo yêu cầu ở trên. 2. Yêu cầu về quản lý điểm: Dữ liệu ban đầu cho quá trình quản lý điểm là bảng điểm, do vậy các thông tin trong bảng điểm phải có độ chính xác tuyệt đối. Bao gồm các thông tin sau: - Mã số bảng điểm (dùng xác định duy nhất một bảng điểm trong số các bảng điểm) - Tên môn học. - Tên lớp. - Loại hình thi/ kiểm tra. - Học kỳ. - Ngày thi/ kiểm tra. - Danh sách sinh viên của cùng một lớp. - Kết quả thi/ kiểm tra. Để thiết lập được bảng điểm thuần nhất đòi hỏi phải thực hiện các quy tác sau đây: + Khi lập danh sách dự thi/ kiểm tra, các thông tin sau phải được in bằng máy tính với các dữ liệu lấy hoặc kết xuất từ cơ sở dữ liệu: Tên môn học; tên lớp; học kỳ; danh sách sinh viên. Người lập danh sách dự thi/ kiểm tra vẫn phải kiểm tra lại tính đúng đắn của dữ liệu. Khi có sinh viên của hai lớp trở lên cùng dự thi/ kiểm tra một buổi của cùng một môn học thì vẫn phải lập cho mỗi lớp một danh sách dự thi/ kiểm tra riêng. + Khi nhập dữ liệu bảng điểm vào cơ sở dữ liệu trong máy phải kịp thời bổ xung các dữ liệu còn thiếu, sử chữa các dữ liệu chưa chính xác. Đặc biệt nếu xuất hiện sinh viên của các lớp khác nhau trong cùng một bảng điểm thì người nhập dữ liệu phải tách thành các bảng điểm thuần nhất theo khái niệm đã nêu ở trên. + Toàn bộ thông tin có trong bảng điểm thuần nhất sẽ là thông tin sơ cấp được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Do vậy việc cập nhật các thông tin này vào cơ sở dữ liệu trong máy tính cần giao cho phòng Đào tạo thực hiện. Dữ liệu về bảng điểm được sao chép tự động cho khoa quản lý lớp đó, khoa có trách nhiệm dùng bảng điểm nhân bản (nhận từ phòng Hành chính quản trị) đối chiếu phát hiện sai sót của bảng điểm lưu trong cơ sở dữ liệu và báo cho phòng Đào tạo cập nhật lại dữ liệu. iii. Các dữ liệu vào ra. Hệ thống quản lý điểm học viên có thể được phân tích với các dữ liệu vào ra như sau: 1. Luồng thông tin đầu vào. Về mặt nội dung, luồng tông tin đầu vào có thể chia thành một số loại như sau: * Nhóm thông tin hồ sơ gốc: Nhóm này chỉ gồm những dữ liệu nhằm xác định rõ từng học viên. Nhóm thông tin này bao gồm: - Mã học viên - Mã lớp - Họ tên học viên - Ngày sinh - Giới tính - Nơi sinh - Quê quán - Dân tộc - Tôn giáo Những thông tin này được cập nhật một lần ngay khi học viên bắt đầu vào nhập học và các thông tin này được lưu trữ trong suốt thời gian đào tạo cũng như lưu trữ lâu dài. Bởi vậy, khi tổ chức dữ liệu, những thông tin này phải được nghiên cứu chi tiết sao cho khi lưu trữ ít tốn bộ nhớ nhất mà vẫn đảm bảo các thông tin đầu ra và các thông số tham khảo. * Nhóm các thông tin được cập nhật định kỳ: Nhóm thông tin này gồm các thông tin về môn học và điểm thi của môn học đó. Nhóm thông tin này bao gồm: - Mã môn học - Tên môn học - Số tiết - Số trình - Kỳ học Mỗi môn học có thể cập nhật riêng cho từng học viên nhưng cũng có thể cập nhật chung cho từng lớp vì tất cả học viên trong lớp đều phải học tất cả các môn học giống nhau. Điều đó phải được quan tâm đến khi tổ chức dữ liệu sao cho cập nhật được nhanh chóng mà lại tiêu tốn ít bộ nhớ lưu trữ. Cập nhật điểm thi mỗi môn học của từng học viên được tiến hành thường xuyên sau mỗi lần khi kết thúc học phần của môn học đó. Khối lượng công việc này rất lớn và vô cùng quan trọng, nếu cập nhật sai sẽ tác động trực tiếp đến thông tin đầu ra. * Nhóm thông tin được cập nhật không thường xuyên: Nhóm thông tin này không phải là cho tất cả mọi học viên như 2 nhóm thông tin trên mà chỉ bổ xung cho một số học viên. Đó là các thông tin: khen thưởng, kỷ luật, đối tượng ưu tiên… Nhóm thông tin này không nằm trong hệ thống báo cáo thông tin chính thống nên có thể có hoặc có thể không có. 2. Luồng thông tin đầu ra. Luồng thông tin đầu ra có thể chia thành 3 loại sau: * Các thông tin được đưa ra bằng phương pháp tính toán: Loại thông tin này được thống kê chính xác từ các thông tin đầu vào. Việc tính điểm trung bình của các môn học trong một năm học hay toàn khoá học được t ính theo công thức sau: ĐTBC = Trong đó: M là số các môn thi mi là số đơn vị học trình của môn thứ i ai là điểm thi của môn thứ i Điểm trung bình được quy tròn đến số thứ hai trong phần thập phân. Các thông tin này bao gồm: kết quả học tập của học viên theo từng năm học và toàn khoá học. Đồng thời hệ thống phải đưa ra được các danh sách học viên phải thi lại theo môn và học viên lưu ban. * Các thông tin dạng tra cứu, tìm kiếm: Đây là những thông tin được cập nhật thường xuyên hoặc một lần. Khi đó người sử dụng có nhu cầu thì mở ra tra cứu chư không cần qua khâu xử lý của chương trình. * Các thông tin thống kê, dự báo: Các thông tin này đưa ra trên cơ sở thống kê thực tế nhiều năm rồi từ đó rút ra quy luật và căn cứ vào quy luật đó để dự báo cho tương lai. Hệ thống phải có chức năng thống kê theo yêu cầu như: xếp loại, học tập, hạnh kiểm… Đối với hệ thống này, các thông tin đầu ra cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: + Đối với các thông tin đưa ra bằng phương pháp tính toán: hệ thống phải đưa ra được các báo cáo sau: - Danh sách học viên đủ điều kiện làm đồ án tốt nghiệp: Đó là những học viên có điểm trung bình chung của 6 học kỳ đầu nhỏ hơn hoặc bằng 6.00 và lớn hơn hoặc bằng 5.00, riêng học kỳ VI chỉ xét điểm thi lần 1. - Danh sách học viên phải thi lại các môn ở học kỳ vừa kết thúc: hệ thống chỉ cần thống kê những môn học mà học viên thi lần thứ nhất đạt điểm nhỏ hơn 5 và kết quả cụ thể của lần thi đó. - Danh sách học viên phải lưu ban: Học viên phải lưu ban là học viên có 25% số học trình của một năm học là dưới điểm 5 - Bản báo cáo tổng hợp kết quả học tập của từng lớp theo học kỳ và năm học: Sau mỗi lần kết thúc học kỳ hoặc năm học, hệ thống phải đưa ra danh sách theo từng lớp trong đó thông báo điểm trung bình chung của từng học viên, phân loại học tập cho từng học viên theo tiêu chuẩn xếp loại học tập. Tiêu chuẩn xếp loại học tập: - Loại giỏi: 8.00 <= Đtbc < 9.00 - Loại khá: 7.00 <= Đtbc < 8.00 - Loại trung bình: 5.00 <= Đtbc < 7.00 - Loại yếu: 4.00 <= Đtbc < 5.00 - Loại kém: Đtbc < 4.00 - Bản báo cáo tổng hợp kết quả học tập của từng lớp của từng khoá học: tiêu chí báo cáo cũng giống như đối với học kỳ và năm học - Phiếu điểm tốt nghiệp của từng học viên khi tốt nghiệp ra trường: Phiếu điểm này bao gồm tất cả các môn học trong khoá học, số học trình và điểm của môn học, điểm các môn tốt nghiệp mà học viên đạt được. + Đối với các thông tin đưa ra bằng phương pháp tra cứu, tìm kiếm: Hệ thống này chỉ giới hạn trong việc tìm kiếm học viên theo một số thông tin như: Lớp, họ tên… để xem một số thông tin trong quá trình học tập của học viên. + Các thông tin dự báo: Đây là một phạm vi mà hệ thống không đề cập đến. Tuy nhiên, dưới góc độ phân tích và thiết kế hệ thống thì có thể thấy rằng nếu phát triển hệ thống thì vẫn có thể đáp ứng được phần nào dựa trên những số liệu thống kê của những năm trước để lại. Tóm lại, trong 3 loại thông tin mà hệ thống phải đáp ứng thì loại thông tin đưa ra bằng phương pháp tính toán là quan trọng và cần thiết nhất, loại thông tin thứ 2 là có nhưng không quan trọng và hệ thống cũng không đề cập đến nhiều, còn loại thông tin thứ 3 thì chưa có nhu cầu sử dụng. 3. Các thông tin trợ giúp. Nhóm các thông tin trợ giúp bao gồm: khen thưởng, kỷ luật, đối tượng ưu tiên. Nhóm thông tin này không nằm trong nguồn cung cấp thông tin chính thống của hệ thống vì vậy thông tin không được đầy đủ (có học viên có nhưng cũng có học viên không có). Vì vậy, hệ thống chỉ nhập lưu và nếu cần thì đưa ra cùng các thông tin cần thiết khác. Các thông tin đó không tham gia vào quá trình biến đổi thông tin để kết xất thành thông tin đầu ra. IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý điểm học viên. 1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án ở bước này, ta tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống, phát hiện các nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khác phục, cân nhắc tính khả thi của dự án và định hướng cho các giai đoạn phát triển tiếp theo. 2. Phân tích hệ thống Phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm, trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 3. Thiết kế tổng thể Thiết kế tổng thể hệ thống nhằm xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới, phân định rõ ranh giới các công việc làm bằng máy tính với bằng thủ công. Từ đó, xác định các hệ thống con trong phần việc được làm bằng máy tính. 4. Thiết kế chi tiết -Thiết kế các thủ tục người dùng và giao diện giữa người và máy tính - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế kiểm soát (ngăn truy nhập trái phép, an toàn sự cố) - Viết chương trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 - Chạy thử chương trình. Chương ii. Phân tích, thiết kế hệ thống. I .Phân tích chức năng nghiệp vụ của hệ thống Để công việc thực hiện các yêu cầu mà bàI toán đặt ra thì hệ thống cần phảI co chức năng sau: -Chức năng hệ thống -Cập nhật dữ liệu:thêm mới,xoá -Tìm kiếm thông tin:Tìm theo tên,tìm theo ngày sinh,tìm theo lớp ,theo khoa, theo môn học - Báo cáo:ĐTB, số môn nợ,SV thi lại,SV lưu ban…. Như vậy,một hệ thống quản lý tốt phai có tính đủ mạnh trong công tác quản lý như :hệ thống,cập nhật,tìm kiếm ,báo cáo… 1.Chức năng hệ thống. Chức năng quản trị hệ thống đảm bảo sự làm việc tin cậy ,an toàncho hệ thống .Hệ thống muốn làm việc an toàn phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ dẫn đến hư hỏng mất mát thông tin hoặc khôI phục được nhiều nhất thông tin mà nó quản lý khi xảy ra sự cố bất khả kháng . Đối với một ứng dụng liên quan đến các cơ sở dữ liệu luôn đòi hỏi thông tin mà nó quản lý phải được bảo vệ chắc chắn .Có hai loại nguy cơ dẫn đén hư hỏng ,mất mát thông tin là: Nguy cơ từ các sự cố kĩ thuật như hỏng hóc về phần cứng ,bộ phận lưu trữ thông tin ,hỏng đường truyền củ mạng…Nguy cơ làm sai lạc thông tin từ những ý đồ xấu từ sự sử dụng sai qui định hay thiếu hiểu biết.Đây là những nguy cơ không thể tránh khỏi đối với mọi hệ thông tin,việc hạn chế tối đa thiệt hại do nguy cơ sự cố kĩ thuật gây ra được gọi là công tác an toàn trong ứng dụng. Công việc phòng chống nguy cơ phá hại ăn cắp hoặc làm hư hỏng thông tin do sử dụng sai mục đích gọi là công tác bảo mật.Người đảm nhiệm chức năng này gọi là người quản trị hệ thống.Để đảm bảo an toàn cho hệ thống và dữ liệu sơ cấp trong cơ sở dữ liệu phải được sao lưu ,lưu trữ định kỳ ra các công cụ như đĩa CD và bảo quản tại nơi an toàn.Để thực hiện bảo mật dữ liệu chương trình phải tạo lập các kiểm soát đối với người ding,trong đó co phân biệt quyền truy nhập rõ ràng với các mức độ ưu tiên khác nhau đối với thành viên sử dụng hệ thống:Đăng nhập các thông tin vè người sử dụng ,phân quyền cho người sử dụng hợp pháp làm việc với hệ thống.Mức quyền hạn phụ thuộc vào mức độ người sử dụng được phép truy cập trong các dữ liệu đó.Các thông tin về người dùng ,các xử lý được phép của người dùng sẽ được lưu trữ một cách có hệ thống trong cơ sở dữ liệu đặc trưng. 2.Chức năng cập nhật dữ liệu Làm nhiệm vụ cập nhật dữ liệu ,lưu trữ một cách có khoa học, có hệ thống các dữ liệu có tính pháp lý ,được sử dụng rộng rãI,thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Như các dữ liệu về sinh viên ,ngành học ,khoa ,lớp,cũng là một đIũu kiện không thể thiếu để hệ thống hoạt động tin cậy an toàn.Cập nhật kết quả thi vào cơ sở dữ liệu và tổ chức lưu trữ chúng như dữ liệu sơ cấp để phục vụ cho công việc của các chức năng tiếp theo. 3.Chức năng kết xuất thống kê báo cáo. Chức năng này đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm và có nghiệp vụ theo yêu cầu công việc.Chương trình ứng dụng phải đáp ứng đựoc các yêu cầu sau:Giao diện với người sử dụng phải có cấu trúc rõ ràng ,tiện lợi có thể thao tác nhanh và có cơ chế hỗ trợ người dùng kiểm tra các dữ liệu được đưa vào. Việc cập nhật dữ liệu đòi hỏi phải chính xác ,đầy đủ thông tin và phải được phân quyền cụ thể. Khi có yêu cầu tổ chức thi cho một loại đối tượng sinh viên cụ thể như kiểm tra giữa kỳ,thi hết môn,thi lại cho một lớp,một nhóm sinh viên căn cứ vào danh sách sinh viên đang theo học ,các qui định ,quy chế hiện hành,báo cáo của giáo viên chủ nhiệm lớp về quá trình học tập của sinh viên,khoa đang quản lý,điêù hành lớp hay nhóm sinh viên ,lập ra và in danh sách thi. Chức năng này sẽ sử dụng dữ liệu hệ thống như :Danh sách sinh viên ,danh sách môn học để in ấn chính xác các thông tin :Tên môn học,tên lớp,học kỳ,danh sách sinh viên,(gồm mã sinh viên,tên sinh viên, ngày sinh ,giới tính). Thông tin về loại hình thi ,học kỳ do người lập danh sách lựa chon từ danh sách do máy tính đưa ra . Máy tính sẽ in ra các thing tin theo mẫu biểu thống nhất cho tất cả các danh sách dự thi. Các dữ liệu cấp định kỳ được hiểu là các dữ liệu được kết xuất từ dữ liệu sơ cấp theo định kỳ như kết quả học tập của một đối tượng quản lý nào đó,trong một học kỳ,một năm học. Các dữ liệu này được kiết xuất từ những dữ liệu sơ cấp đã ổn định trong quá trình hoạt động của hệ thống. Việc lưu trữ sử dụng chúng một cách khoa học sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của hệ thốngvì theo yêu cầu sử dụng hệ thống phải làm việc với toàn bộ dữ liệu sơ cấp. Tuỳ theo yêu cầu sử dụng ,mà ở các đơn vị khác nhau sẽ có các modul chương trình khác nhau để kiết xuất và lưu trữ dữ liệu sơ cấp khác nhau ,ở các khoa có thể là cấu trúc dữ liệu dạng học bạ sinh viên ,ở phòng đào tạo là các dữ liệu tổng học tập theo ngành. Kết xuất dữ liệu thường xuyên :Đây là chức năng đáp ứng các yêu cầu kết xuất dữ liệu để thông báo kết quả học tập của từng sinh viên , ừng lớp, toàn ngành đào tạo, hoặc các yêu cầu xem, tìm kiếm thông tin về điểm học tập ,tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hoạt động của hệ thống,các báo cáo thường xuyên cho ban giám hiệu. Yêu cầu thực hiện chức năng này ở từng cấp quản lý có thể khác nhau ,tuỳ thuộc vào mức độ sử dụng thực tế ở các đơn vị tham gia vào chương trình.Nhưng yêu cầu chung là các dữ liệu phải được kết xuất nhanh chóng ,chính xác đầy đủ cho từng loại yêu cầu. Biểu diễn chức năng sử lý thông tin Tên chức năng Tên chức năng gồm động từ và có thêm bổ ngữ tóm tắt về chức năng đó Chỉ luồng dữ liệu đi từ tác nhân ,kho dữ liệu hay các chức năng xử lý này đến các chức năng xử lý khác. Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ ,kèm Tên loại dữ liệu thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao . Chỉ một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được Tên kho dữ liệu lưu lại ,có thể truy nhập nhiều lần sau Tên kho của dữ liệu phải là một danh từ kèm theo tính ngữ nếu cần ,cho phép hiểu một Tên tác nhân trong vắn tắt nọi dung của dữ liệu được lưu trữ. Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống ,được mô tả ở trạng thái khác của mô hình,nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện hành của mô hình. Tên tác nhân là một động từ,kèm bổ ngữ Tên tác nhân ngoài biểu diễn các đối tượng bên ngoài của hệ thống nhưng tao đổi thông tin với hệ thống. tên gọi của tác nhân ngoài phải là một danh từ ,cho phép hiểu vắn tắt là ai hoặc là gì (người,tổ chức,thiết bị,tệp…) II. Phân tích dữ liệu của hệ thống Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ của một hệ thống thông tin là vô cùng quan trọng. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý điểm Hệ cao đẳng tin học, Khoa công nghệ thông tin, Học viện Kỹ thuật quân sự được mô tả như sau: 1.Sơ đồ nghiệp vụ chức năng mức 1 Hệ thống Hệ thống quản lý điểm Thống kê & in ấn Cập nhật dữ liệu 2.Sơ đồ nghiệp vụ chức năng mức 2 Hệ thống quản lý điểm Hệ thống Thống kê & in ấn Cập nhật dữ liệu Tạo thư mục và CSDL cho khoá mới Cập nhật danh mục lớp Cập nhật hồ sơ sinh viên Cập nhật môn học Cập nhật điểm thi Đăng nhập QL người dùng In phiếu điểm môn In DS thi lại học kỳ/môn học TK kết quả học tập các lớp theo học kỳ TK phân loại tốt nghiệp In bảng điểm cá nhân Chức năng cao nhất của hệ thống là chức năng quản lý điểm. Chức năng này được phân thành 4 chức năng con. Đó là: a. Chức năng hệ thống: Chức năng này nhằm bảo mật sự đúng đắn của mọi dữ liệu trong hệ thống. Chức năng này được phân thành các chức năng con như sau: ………………… b. Chức năng cập nhật: Chức năng này có nhiệm vụ phải cập nhật các thông tin đầu vào làm cơ sở cho hệ thống tính toán, xử lý để đưa ra các thông tin đầu ra hoặc để tra cứu thống kê khi cần thiết. Chức năng này được phân thành các chức năng con như sau: …………………… c. Chức năng thống kê và in ấn: Chức năng này được thực hiện sau khi đã thông qua khâu xử lý các thông tin đầu vào theo các điều kiện của hệ thống. Nó được phân rã thành các chức năng con như sau: ………………. 2.1. Sơ đồ dòng dữ liệu. Hệ thống quản lý điểm Hệ cao đẳng tin học, Khoa công nghệ thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự được xây dựng nhằm các mục tiếu quản lý chặt chẽ, thống nhất các lĩnh vực về học viên, bao gồm: - Danh sách các khoá học; - Danh sách các lớp trong từng khoá học; - Hồ sơ sinh viên; - Danh sách các môn học; - Điểm của học viên. Hệ thống bao gồm các khâu quản lý sau: - Nhập và lưu trữ dữ liệu về học viên; - Nhập và lưu trữ dữ liệu về điểm; - Theo dõi các quá trình quản lý, xử lý hồ sơ; - Các báo cáo tổng hợp và in ấn; - Tra cứu, tìm kiếm theo yêu cầu. 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý điểm Hệ cao đẳng tin học, Khoa công nghệ thông tin, Học viện kỹ thuật quân sự được biểu diễn như sau: Điểm Học viên Hệ thống quản lý điểm học viên Thông tin về học viên Thông báo học viên Nhập điểm Lưu trữ Từ sơ đồ trên, ta thấy điểm của học viên được cập nhật từ điểm của giáo viên, sau đó được lưu trữ trong bản. Các thông tin liên quan đến học viên được cập nhật và đưa vào lưu trữ. Khi có nhu cầu tổng hợp, hệ thống tìm ở kho lưu trữ 2.3 Biểu đồ phân rã mức 1. Học viên Điểm Lưu trữ Nhập học viên, nhập điểm Thống kê báo cáo Quản lý Thông báo nhập Bảng điểm Hồ sơ học viên Thông tin về điểm Báo cáo về tình hình học tập Tổng kết đánh giá Báo cáo về điểm 2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2. Học viên Điểm Nhập điểm Hồ sơ HV Nhập HV Bảng điểm Tìm kiếm Lưu trữ Thống kê Báo cáo Báo cáo các loại Chương iii thiết kế xây dựng phần mềm hệ thống quản lý điểm của sinh viên I. ngôn ngữ dùng để thiết kế chương trình. Với vi phạm của đề tài là bài toán quản trị cơ sở dữ liệu.Do vạy công cụ quản trị cơ sở dữ liệu phải cực mạnh, linh hoạt ,ngôn ngữ lập trình hiện đại .Để giải quyết nhanh chóng có hiệu quả trong đề án này ta sử dụng Microsoft Access để thiết kế chương trình quản lý điểm. 1. Giới thiệu về Microsoft Access Nếu thường xuyên sử dụng máy tính thì hẳn bạn vẫn đang sử dụng các ứng dụng của bảng tính hoặc xử lý từ để giúp đỡ các công việc .Có thể bạn đã bắt đầu ,từ các bộ xử lý trên cơ sở ký tự chạy dưới MS-DOS ,rồi sau đó nâng cấp nên phần mềm chạy trong hệ điều hành Microsoft Windows. Cũng có thể bạn có phần mềm cơ sở dữ liệu ,một phần mềm của các bộ tích hợp Microsoft Words ,hoặc một chương trình riêng . Các chương trình cơ sở dữ liệu đã được ứng dụng trên máy tính từ lâu.Nhưng không may là chương trình này hoặc chỉ quản lý lưu trữ dữ liệu đơn giản hoặc không thích hợp cho việc xây dựng các ứng dụng phức tạp va khó sử dụngđến lỗi ngay cả nhiều người thông thạo sử dụng máy tính cũng muốn tránh, trừ khi dùng một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh được xây dựng sẵn theo yêu cầu .Microsoft Access ,ngược lại đã thể hiện một bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng khi sử dụng và nhiều người đẫ bị cuốn hút vào việc tạo các cơ sở dữ liệu hữu ích riêng của mình và các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. Hiện nay, khi mà Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm ,có thể đã đến lúc cần phải quan niệm khác đi về cách sử dụng máy tính để hỗ trợ cho công việc.Nếu như trước đây , ban phải lảng tránh các phần mềm cơ sở dữ liệu trên máy tính vì cảm thấy phải có kỹ năng lập trình hoặc là nó ngốn quá nhiều thời gian ,thì bây giờ bạn sẽ ngạc nhiên mộtt cách thú vị về sự dễ dàng ,đơn giản khi làm việc với Access.Với Microsoft Access bạn hoàn toàn linh hoạt trong việc định nghĩa các dữ liệu ( như văn bản, số, ngày, tháng...), định nghĩa cách lưu trữ dữ liệu (độ dài xâu văn bản,độ chính xá số học...) . Cũng có thể yêu cầu Access kiểm tra xác nhận các mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp hoặc các bản của cơ sở dữ liệu. Nhìn chung Access không chỉ là một hệ cơ sở dữ liệu , mạnh kinh hoạt, dễ sử dụng mà còn là một phương tiện phát triển cơ sở hoàn chỉnh trong môi trường Windows. 2. Cấu trúc của Microsoft Access chứa các đối tượng chính sau: Bảng (Table) Bảng là một đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về các chủ thể xác định . Mỗi bảng gồm các trường (Field) lưu trữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi lưu trữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể định nghĩa một khóa cơ bản (Primary) gồm một hoặc nhiều trường trong mỗi bản ghi có giá trị xác định duy nhất và một hay nhiều chỉ mục (index) cho mỗi bảng giúp tăng tốc độ truy cập dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng.Một bảng gồm nhiều trường khác nhaunhư: text , number,date/time...Các bảng trong cơ sở dữ liệu thường có quan hệ với nhau. Truy vấn (Query) Truy vấn là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hoặc nhiều bnảg theo ý muốn . Trong Microsoft Access ,có thể tạo truy vấn bằng phương tiện đồ họa theo mẫu (QBE) hoặc viết các câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Access để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn ,loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng sau: Chọn bảng hay Query khác làm nguồn dữ liệu, chọn các trường cần hiển thị. Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. Đưa vào điều kiện tìm kiếm ,lựa chọn (ở hàng Criteria) ,đưa vào các trường dùng để sắp xếp. Sau khi thực hiện truy vấn, kết quả nhận được là một bảng (dạng Dynaset) .Ngoài truy vấn Select Query , còn có các loại truy vấn khác như : Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query. Mẫu biểu (Form) Mẫu biểu là một đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để: -Hiển thị và cập nhật dữ liệu cho bảng. -Tổ chức giao diện cho chương trình . Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển: Textbox(hộp văn bản), Lable(nhãn), Listbox( Hộp danh sách), Combobox( hộp lựa chọn), Command Button( nút lệnh), Option Gruoup( nhóm lựa chọn).... Công cụ của các ô điều khiển là: -Thể hiện dữ liệu. -Nhập dữ liệu từ bàn phím. -Thực hiện hành động. -Tổ chức giao diện chương trình. -Tổ chức hệ MenuBar cho chương trình. Báo cáo (Report) Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để qui định cách tính toán, in, tổng hợp các dữ liệu được chọn. Có thể xem một dữ liệu được chọn trước khi in nó. Đây là công cụ rất hữu ích để tổ chức in dữ liệu. Báo biểu có khả năng in ấn như sau: In dưới dạng như hóa đơn,báo cáo. In dưới dạng danh sách như thuê bao điện thoại, bảng danh sách nợ... Sắp xếp và in theo từng nhóm như in theo danh sách khách nợ theo tháng. Sắp xếp phân nhóm và thực hiện các phép tính (tổng ,trung bình cộng, max, min...) trên mỗi nhóm. In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang. Macro (Macro) Là một đối tượng định một hoặc nhiều hành động (thao tác) có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện để đáp ứng một sự kiện xác định .VD có thể thiét kế một Macro mà nó sẽ mở biểu mẫu thứ hai khi một phần tử nào đó trên biểu mẫu chính được chọn .Cũng có thể thiết kế một Macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khi giá trị của trường đó thay đổi.Trong các Macro có thể đặt thêm các điều kiện đơn giản để qui định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của Macro sẽ thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua .Các Macro có thể dùng để mở hoặc thực hiện các truy vấn, mở các bảng,in và xem báo cáo. Module : Là một đối tượng chứa các thủ tục tùy ý được lập trình bằng Microsoft Access Bastc, đó là một biến thể của ngôn ngữ được thiết kế để làm việc trong b Access ,các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho phép bẫy các lỗi mà các Macro không làm được .Các module có thể là các đối tượng độc lập chứa các hàm và có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong ứng dụng, hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo cáo để đáp ứng sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó. Các module được liên kết với biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access. II.Thiết kế chương trình quản lý điểm sinh viên KT mật khẩu Begin Vào mật khẩu Thông báo Trợ giúp Kết xuất báo cáo Tìm kiếm thông tin Cập nhật dữ liệu Hệ thống Hệ thống menu Kết thúc chương trình No Yes III.thiết kế cơ sở dữ liệu 1. Các thực thể của hệ thống. Hồ sơ SV Lưu thông tin về hồ sơ căn bản của ._.