Khảo sát & đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá ở Công ty cơ khí Ngô Gia Tự (CI, CII)

hể vật tư đầu vào của một doanh nghiệp khác . Sản phẩm hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có thể là vật tư đầu vào phục vụ cho sản xuất , và có thể là sản phẩm hàng hoá từ khi sản xuất đến khi được đem tiêu dùng ( sử dụng ). Dự trữ hàng hoá là trạng thái sản phẩm hàng hoá chưa được sử dụng ( tiêu dùng) theo công dụng, mục đích của nó. Là sản phẩm hàng hoá, nó luôn luôn phải tuân theo một quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Đó chính là quá trình trao đổi hàng hoá, lưu thông hàng hoá. Sản xuất ra hàng hoá là để tiêu dùng, chỉ khi bước vào tiêu dùng sản phẩm trở lại thành sản phẩm đích thực. Dự trữ hàng hoá chính là sự tồn tại của sản phẩm dưới dạng hàng hoá, là sự ngưng đọng của sản phẩm hàng hoá, đó là trạng thái sản phẩm hàng hoá đang trong quá trình vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân. Khái niệm về quản trị dự trữ hàng hoá : Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: Gồm các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu xác định. Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận nội dung: Quản trị hàng hoá được tiến hành trên ba phương diện chính là quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật, quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị và quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá. Nhằm đạt được các mục tiêu xác định. Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá : Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp thông qua việc xây dựng và thực hiện kế hoạch dự trữ một cách hợp lý. Đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất và đảm bảo an toàn cho hoạt động bán ra của doanh nghiệp, đồng thời đẩy nhanh vòng quay của vốn hàng hoá của doanh nghiệp. Tối thiểu hoá chi phí dự trữ bằng cách giữ gìn hàng hoá và mặt giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá. Tránh làm thất thoát hư hao hàng hoá. 1.1.2. Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp: Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho hàng hoá trong kho đủ về số lượng, đáp ứng được nhu cầu của sản xuất, cơ cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm cho quá trình sản xuất, quá trình bán ra bị gián đoạn tránh ứ đọng hàng hoá. Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho lượng vốn hàng hoá tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức tối ưu. Quản trị dự trữ hàng hoá góp phần tránh gây tổn thất tài sản của doanh nghiệp. Quản trị dự trữ hàng hoá tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hoá của doanh nghiệp. 1.1.3. Những nguyên tắc của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp: Quản trị dự trữ hàng hoá là quá trình tổ chức quản lý nắm vững lực lượng hàng hoá dự trữ trong kho. Dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt hàng hoá dự trữ , cũng như xử lý các hiện tượng ảnh hưởng xấu đến số lượng và chất lượng hàng hoá nhập, xuất, dự trữ, bảo quản ở trong kho nhằm phục vụ tốt nhất việc sản xuất, lưu thông hàng hoá của doanh nghiệp. Như vậy, quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng một số các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Xây dựng định mức dự trữ hàng hoá tối ưu cho doanh nghiệp. Chúng ta cần đảm bảo được nguyên tắc này do: Định mức dự trữ hàng hoá là sự quy định đại lượng tối thiểu phảI có theo kế hoạch của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục và đều đặn. Qua kháI niệm trên cho thấy hàng hoá không đủ mức cần thiết nó sẽ làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn và ngược lại nếu dự trữ vượt mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn gây ra lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hoá cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều cần phảI tiến hành định mức dự trữ hàng hoá. Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hoá, cần phảI tuân theo các quy tắc sau: Qui tắc 1: Phải xác định đại lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì bình thường trong mọi tình huống. Qui tắc 2: Phải xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả năng thực tế tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng như quan tâm tới hệ thống giao thông mạng lưới thương mại, tình hình thị trường và khả năng cạnh tranh. Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tính toán một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên tắc 2: Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho. Nguyên tắc 3: Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, đặc biệt là thẻ kho. Hạch toán cập nhập, kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho. Nguyên tắc 4: Phân bố hàng hoá trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết của kho. Tổ chức chất xếp hàng hoá khoa học. Thường xuyên kiểm tra, chăm sóc hàng hoá trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng hoá dự trữ để khắc phục kịp thời. Nguyên tắc 5: Cần xây dựng và có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân lực tham gia và công tác quản trị dự trữ hàng hoá, mà ở đây phải đặc biệt quan tâm đến bộ phận trực tiếp như bộ phận kho, nhất là thủ kho. 1.2. Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp: 1.2.1. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật: Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hànghoá trong kho. Mặt khác quản trị dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất, nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá. Quản trị dự trữ về mặt hiện vật gồm những nội dung chính như sau: Trước khi chất xếp hàng hoá trong kho, thì chúng ta cần phân loại hàng hoá dự trữ trong kho theo các tiêu chí như: - Căn cứ vào giá trị hàng hoá dự trữ : Theo nguyên lý Pareto, nguyên lý ABC (80% đến 20%) , hàng hoá dự trữ thường được chia thành 3 nhóm: Nhóm A : Chiếm tỷ lệ nhỏ về số lượng hay chủng loại nhưng thực hiện giá trị lớn về dự trữ (chiếm từ 70% đến 80%), từ đó tạo ra một dự trữ lớn. Nhóm này cần được sự quan tâm đặc biệt của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp, cần có kế hoạch cụ thể thận trọng và cần được theo dõi thường xuyên. Nhóm B: Chiếm 10% đến 20% giá trị dự trữ, là nhóm hàng hoá ít quan trọng hơn. Cần được theo dõi và chăm sóc định kỳ, nó thuộc tầm kiểm soát của nhà quản trị cấp trung gian. Nhóm C : Chiếm 50% đến 60% về số lượng dự trữ , nhưng chỉ thực hiện từ 5% đến 10% giá trị dự trữ nên ảnh hưởng ít đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó những mặt hàng này được giao theo dõi cho các nhà quản trị cấp cơ sở. - Phân loại hàng hoá căn cứ theo công dụng và tính chất lí hoá của sản phẩm hàng hoá. Đảm bảo hệ thống kho tàng phù hợp với việc bảo quản và bảo vệ hàng hoá: Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lí – hoá khác nhau và yêu cầu bảo quản khác nhau. Ví dụ : Hàng nông sản cần tránh mưa nắng, ẩm, cần được bảo vệ trước sự phá hoại của sâu bọ, côn trùng, chuột,…..Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh được mưa, nắng, có phương tiện phòng chống sinh vật phá hoại. Các hàng hoá có giá trị cao cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Các loại hàng hoá dễ cháy cần phải được bảo quản trong các kho có khả năng chống cháy và có thiết bị, phương tiện phòng, chữa cháy. Các hàng hoá dễ lây mùi phảI được bảo quản riêng…. Phương pháp và phương tiện chất xếp hàng trong kho khoa học: Phương pháp, phương tiện chất xếp khoa học vừa đảm bảo không hư hỏng hàng hoá, vừa đảm bảo dễ dàng, thuận tiện trong việc xuất hàng. Cần có sơ đồ sắp xếp hàng trong kho một cách hợp lý. Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật: Để theo dõi lượng hàng hoá dự trữ có thể tiến hành kiểm kê hàng bằng cách áp dụng một trong hai phương pháp kiểm kê: Phương pháp 1: Ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng để tiến hành số hàng thực tế còn lại trong các loại kho của doanh nghiệp. Phương pháp này có thể gây ảnh hưởng đến tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh. Phương pháp 2: Thực hiện kiểm kê liên tục, nghĩa là số các mặt hàng thuộc diện kiểm kê được đếm hàng ngày hay hàng tuần, rồi căn cứ vào đó điều chỉnh các số liệu kiểm kê thường xuyên. Theo dõi lượng hàng hoá dự trữ bằng các phương pháp kiểm kê cho kết quả chính xác nhưng mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí. Vì vậy có thể sử dụng phương pháp theo dõi dự trữ liên tục thông qua thẻ kho. Lượng hàng hoá dự trữ có thể nắm được bằng cách trừ lùi. Nó cho phép xác định chính xác lượng hàng hoá thực có trên sổ sách nếu thủ kho thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu trong kho. Ngày nay, việc theo dõi hàng dự trữ được thực hiện nhờ sự trợ giúp của máy tính. Người ta thường nạp vào máy tính những dữ liệu liên quan đến mua hàng, đến bán hàng, với những chương trình có sẵn, máy tính sẽ đưa ra những thông số về hàng hoá dự trữ, nếu cần nó có thể đưa ra những điều chỉnh cần thiết. 1.2.2. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị : Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị (hạch toán hàng hoá dự trữ ) nhằm mục đích kiểm soát được lượng vốn hàng hoá còn tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá. Đồng thời các nhà quản trị có cơ sở đưa ra giá bán hợp lý (trong doanh nghiệp sản xuất thì đây cũng là cơ sở để tính giá thành) và tính toán mức lãi thu được thu được do bán hàng. Có hai phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ : Phương pháp tính theo giá thì có hai cách tính như sau: Tính theo giá mua thực tế : Hàng hoá dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế, Phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn đọng lại trong kho, nhưng cũng là phương pháp rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hoá dự trữ nào được mua với giá nào. Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền: Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng trong thực tế, bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng hoá dự trữ sẽ bằng lượng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền ( vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng). Giá bình quân gia quyền có thể tính bằng công thức sau: Giá bình quân gia truyền = Và mỗi lần xuất hàng phải giá hàng hoá theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp tính theo lô : Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ : Phương pháp nhập trước xuất trước : Theo phương pháp này người ta giả định các lô hàng được xuất theo trình tự lô nào nhập trước sẽ được xuất trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng hoá dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó. Phương pháp “nhập sau xuất trước”: Phương pháp này lại ngược lại với phương pháp “nhập trước xuất trước”, theo phương pháp này thì hàng hoá xuất ra sẽ theo trình tự từ lô nhập vào sau cùng dần cho đến lô nhập vào đầu tiên. Như vậy hàng hoá dự trữ thuộc (những) lô nhập đầu tiên và phải được hạch toán theo giá của (những) lô đó. Để hiểu rõ hơn về hai phương pháp trên, ta đi phân tích ví dụ sau : Trong năm 2006, có các số liệu sau đây về tình hình kinh doanh mặt hàng X của công ty A: Tình hình nhập hàng: Lô thứ Số lượng (đơn vị) Đơn giá (ng. đồng) Giá trị mua (ng. đồng) 1 10000 10,00 100000 2 8000 12,00 96000 3 12000 13,00 156000 Tổng cộng 30000 352000 Tình hình xuất hàng : Tổng số hàng bán ra (đơn vị ) Đơn giá (ng. đồng ) Thành tiền (ng. đồng ) 22000 15,00 330000 Tồn kho: 30000 – 22000 = 8000 ( đơn vị ) Hạch toán bằng các phương pháp khác nhau, chúng ta sẽ có kết quả như sau: PP hạch toán Giá hạch toán hàng tồn kho Trị giá hàng tồn kho Trị giá mua vào của hàng bán ra Lãi gộp Giá b/q gia quyền 11,73 93840 258060 71940 Giá nhập trước xuất trước 13,00 104000 248000 82000 Giá nhập sau xuất trước 10,00 80000 272000 58000 Như vậy các phương pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hoá dự trữ không giống nhau và các trị giá mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộp không giống nhau. Vì vậy, các nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp hạch toán khác nhau để có thể quyết định giá bán ra có lợi nhất và làm thay đổi mức lợi nhuận trên sổ sách. Các phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ chỉ liên quan đến vấn đề định giá chứ không liên quan đến mặt hiện vật. Các chính sách của doanh nghiệp sẽ chi phối mặt hàng nào sẽ được dùng được tiêu thụ trước ngay khi có yêu cầu. Và lợi nhuận của doanh nghiệp được tạo ra do giá bán cao hơn tổng chi phí để có được hàng hoá. Hạch toán hàng hoá dự trữ là nhằm tính toán chính xác hơn chi phí đó. Các phương pháp hạch toán “Nhập trước – xuất trước” và “Nhập sau xuất trước” được áp dụng nhiều hơn ở doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá lớn và thời gian lưu kho lâu. Về nguyên tắc nên sử dụng phương pháp nhập sau xuất trước trong thời kỳ lạm phát và phương pháp nhập trước xuất trước trong thời kỳ giảm phát. Đối với những mặt hàng mà dự trữ được xuất hết trong kỳ kinh doanh hoặc ít bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của giá cả thì phương pháp hạch toán theo giá bình quân gia quyền là đáp ứng được yêu cầu và tương đối tiện lợi, mặc dù có chút khó khăn là mỗi khi nhập một lô hàng mới lại phải tính toán lại. Nhìn chung trước khi lựa chọn phương pháp hạch toán giá trị hàng hoá dự trự tối ưu cho doanh nghiệp, các nhà quản trị của doanh nghiệp đã tính toán kỹ và xem xét tới nhiều vấn đề liên quan như tình hình lạm pháp, các chính sách của nhà nước với doanh nghiệp, đặc điểm các ngành hàng của doanh nghiệp,….và đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp và có lợi nhất cho doanh nghiệp. 1.2.3. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế: Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế là giải quyết mâu thuẫn dự trữ hàng hoá với nhu cầu của sản xuất , của lưu thông hàng hoá và tối thiểu hoá chi phí dự trữ hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp. Vì vậy thực chất của công tác này là tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch dự trữ hàng hoá sao cho hợp lý, vừa đảm bảo an toàn cho bán ra,đảm bảo an toàn cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, vừa thúc đẩy được vòng quay của vốn hàng hoá. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế, gồm những nội dung chính sau: Chúng ta phải đi xác định những chi phí liên quan đến dự trữ: - Chi phí kho hàng, bến bãi như : Chi phí khấu hao nhà kho, bến bãi, khấu hao các trang thiết bị sử dụng trong kho; chi phí về nhân lực của bộ phận kho;… Chi phí khi mua hàng : Đây chi phí một phần được hạch toán từ chi phí mua hàng, một phần được hạch toán từ chi phí nhập kho,… Chi phí phát sinh : Đây là những chi phí có thể là nhìn thấy được hoặc cũng có thể là những chi phí mà chúng ta không nhìn thấy được. Chi phí vốn đầu tư : Cần phải hạch toán được chi phí này bởi thường thì trị giá hàng hoá tồn kho sẽ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp. Chi phí do gián đoạn hàng hoá dự trữ khi thiếu hàng hoá phục vụ cho sản xuất, thiếu hàng hoá bán ra thị trường của doanh nghiệp. Việc hạch toán được chi phí giúp chúng ta nhận thấy được tầm quan trọng của công tác quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá. Quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá, tức là chúng ta phải đi xây dựng xác định được các chỉ tiêu dự trữ hàng hoá như: Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá cao nhất: Đây là chỉ tiêu dự trữ được xác định trên cơ sở lượng dự trữ thấp nhất cộng với lượng hàng nhập mỗi lần. Chỉ tiêu này có hai cách để xác định như sau: Xác định theo lượng hàng hoá: Dự trữ thấp nhất + lượng hàng hoá nhập/lần. Xác định theo số ngày: Dự trữ thấp nhất (ngày) và khoảng cách giữa 2lần nhập hàng. Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá thấp nhất: Chỉ tiêu này được xác định dựa trên những căn cứ sau : + Lượng hàng hoá bán ra bình quân trong ngày. + Lượng hàng hoá bảo hiểm tránh rủi ro hàng hoá về nhập. + Lượng hàng hoá bán tại quầy . + Các lượng hàng hoá cần thiết để chuẩn bị cho các khâu chuẩn bị sản xuất, chuẩn bị bán hàng. Chỉ tiêu dự trữ bình quân : Đây là chỉ tiêu được xác định như sau: Dự trữ thấp nhất + Dự trữ cao nhất Xác định theo lượng hàng: Dự trữ bình quân = 2 Xác định theo số ngày: Dự trữ bình quân = Dự trữ thấp nhất + 1/2 khoảng cách giữa 2 lần nhập hàng. Trong thực tế kinh doanh, các doanh nghiệp có thể sử dụng một số các mô hình quản trị kinh tế hàng hoá dự trữ sau đây: Mô hình dự trữ theo lượng đặt hàng kinh tế EOQ (economic order quantity) Các quan hệ trong sơ đồ 1 cho thấy rằng, dự trữ bình quân không chỉ phụ thuộc vào dự trữ thấp nhất, mà còn phụ thuộc vào lượng hàng nhập mỗi lần. Vấn đề đặt ra là cần tính lượng hàng nhập đó như thế nào để đảm bảo được các mục tiêu của cung ứng hàng hoá. Mô hình dự trữ theo lượng đặt hàng kinh tế cho phép xác định lượng hàng nhập tối ưu mỗi lần để có được chi phí nhập hàng và bảo quản là thấp nhất mà vẫn đảm bảo an toàn trong cung ứng. Mô hình này được áp dụng trong những điều kiện nhất định sau: Lượng hàng cần nhập trong toàn bộ kỳ kinh doanh biết trước và là một đại lượng không đổi. Biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi. Lượng hàng của mỗi đơn đặt hàng được thực hiện trong một lần nhập và ở một thời điểm định trước. Chỉ có hai loại chi phí duy nhất là chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản. Không xảy ra sự thiếu hụt trong kho nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.  Công thức tính : EOQ = Trong đó: EOQ là lượng hàng nhập mỗi lần (lượng hàng đặt hàng kinh tế); Q : Là tổng lượng hàng cần nhập trong kỳ kinh doanh; CĐH : Chi phí đặt hàng tính cho một đơn hàng; CBQ : Chi phí bảo quản trung bình tính cho một đơn vị hàng hoá trong năm. Mô hình dự trữ thời điểm (JIT): Trong phương thức kinh doanh JIT người công nhân ở công đoạn sản xuất sau khi nhận được sản phẩm của công đoạn sản xuất trước nếu đạt yêu cầu họ sẽ để lại 1 thẻ Kamban xác nhận chất lượng sản phẩm, có nghĩa là họ đặt sản xuất thêm sản phẩm như vậy tiếp theo. Điều này chứng tỏ Kamban là công cụ quan trọng trong hệ thống sản xuất kinh doanh của JIT. Các doanh nghiệp Nhật Bản là người đầu tiên sử dụng mô hình dự trữ này. Mục tiêu của JIT là vừa đủ. Ưu điểm: Hàng hoá sẽ được đưa đến nơi sản xuất, nơi bán đúng lúc cần đến nó, lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu lúc cần thiết giữ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra bình thường. Với phương thức cung ứng và dự trữ đúng thời điểm doanh nghiệp cần phải xác định chính xác lượng từng loại hàng hoá để đảm bảo từng loại hàng hoá được đưa đến nơI có nhu cầu đúng lúc, không sớm quá cung không muộn quá. Cho phép giảm thiểu chi phí có liên quan đến cung ứng hàng hoá, đặc biệt làm cho vốn hàng hoá quay vòng nhanh hơn. Tuy nhiên để tránh rủi ro cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp vì trên thực tế nhà cung cấp phảI gánh vác việc dự trữ hàng hoá cho các doanh nghiệp thương mại. Nhược điểm: Các đơn vị bán hàng chỉ được và cần phải bán hết một lượng hàng nhất định trong khoảng thời gian định trước, điều này có thể làm giảm tính chủ động linh hoạt trong kinh doanh. Mô hình dự trữ “nhập trước xuất trước” (FIFO) và “nhập sau xuất trước” (LIFO) : Mô hình này gồm có các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền: Phương pháp này thường áp dụng trong thực tế dựa vào số nhập kho, nhờ đó người ta dễ dàng tính được giá bình quân gia quyền giá trị hàng dự trữ sẽ bằng giá trị lượng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền. Giá bình quân gia quyền sẽ bằng tổng giá thành các lần nhập chia cho tổng trọng lượng các lần nhập. Giá này dùng để đánh giá hàng nhập kho và hàng còn trong kho. Ưu điểm : Phương pháp này xoá khỏi những chênh lệch của giá mua trong một thời kỳ, do vậy nó làm cho giá thành ổn định hơn. Nhược điểm : Phải tính lại giá bình quân gia quyền mỗi khi có hàng nhập kho với một giá khác. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) : Với phương pháp này thì hàng hoá xuất ra theo trình tự từ lô hàng được nhập vào đầu tiên sẽ được xuất kho trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy, hàng hoá dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính giá mua vào của lô hàng đó. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) : Với phương pháp này, hàng hoá xuất kho theo trình tự từ lô nhập sau cùng cho đến lô nhập đầu tiên. Như vậy, hàng hoá tồn kho sẽ thuộc lô hàng nhập đầu tiên và phảI được hạch toán theo giá của lô đó. Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, mà chúng ta đã tìm hiểu và phân tích ở trên là cơ sở lí luận quan trọng cho những phân tích, đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp. 1.3.Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp: Dự trữ hàng hoá là sự cần thiết và yêu cầu khách quan đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nhưng sự hình thành, duy trì và phân bố dự trữ cũng như quyết định khối lượng dự trữ, các loại dự trữ,… lại tuỳ thuộc vào các nhân tố bên trong và bên ngoài khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Có thể hình dung theo sơ đồ (sơ đồ 2) sau: Các nhóm nhân tố Nhân tố sản xuất Nhân tố tiêu dùng Giao thông vận tải Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hoá Tiến bộ khoa học công nghệ Chính trị và pháp luật Xuất nhập khẩu Trình độ quản lý kinh tế Văn hoá xã hội tập quán ảnh hưởng đến dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp của doanh nghiệp thương mại Khối lượng Thời gian Giá trị - Quy mô nhu cầu trung bình một ngày đêm. - Độ tin cậy của nhu cầu. - Tính ổn định của nguồn cung ứng. -Công suất thiết kế hệ thống kho bãi… - Tính đều đặn thường xuyên của nhu cầu. - Thời gian đặt hàng. - Thời gian sản xuất. - Độ dài của kênh bán hàng khác nhau. - Giá bán hàng và hàng thay thế. - Thuế, lãi suất tiền vay ngân hàng. - Chi phí kinh doanh và chi phí lưu thông. - Bảo hiểm. Vốn và nguồn nhân lực Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh. Đặc điểm của hàng hoá, giá trị hàng hoá và nhu cầu. Các nhóm nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp: - Các nhân tố sản xuất: bao gồm trình độ chuyên môn hoá sản xuất mặt hàng, quy mô của doanh nghiệp sản xuất, công nghệ áp dụng trong sản xuất, chu kỳ sản xuất, các cơ sở hiện có của sản xuất cùng mặt hàng và mối quan hệ của doanh nghiệp. Các nhân tố tiêu dùng: bao gồm quy mô, khối lượng và cơ cấu tiêu dùng mặt hàng; sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp thương mại. Giao thông vận tải: Sự hình thành và phát triển của các tuyến đường giao thông và khả năng vận tảI của từng loại phương tiện giao thông, tốc độ vận chuyển trung bình . Khả năng thông qua của các cảng, ga đầu mối và cơ chế tổ chức quản lý vận tảI hàng hoá. Mối quan hệ trong vận tải hàng hoá của doanh nghiệp thương mại. Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hoá: Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa,…Không chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hoá dự trữ. Đặc điểm của hàng hoá là tính chất cơ lý, hoá học của hàng hoá quyết định điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển, giao nhận, bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Tiến độ khoa học – công nghệ: Tiến độ khoa học công nghệ mới ảnh hưởng tới việc dự trữ, bảo quản, sử dụng các loại hàng hoá. Sự xuất hiện các loại hàng hoá mới, tiến tiến, hiện đại, cũng như việc xuất hiện của các phương thức kinh doanh mới, các phương tiện vận chuyển mới, các thông tin mới cũng ảnh hưởng tới quy mô và thời gian dự trữ hàng hoá. Chính trị và pháp luật: Mức độ dân chủ trong kinh tế như tự do gia nhập thị trường, tự do cạnh tranh, quyền được tham gia thị trường khu vực và quốc tế. Sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật và sự nghiêm minh tuân thủ pháp luật. Mâu thuẫn xã hội, tình hình ổn định của đất nước cũng ảnh hưởng tới khối lượng, cơ cấu và thời gian dự trữ của hàng hoá. Xuất nhập khẩu: Cơ chế chính sách xuất nhập hàng hoá, trong đó thuế, hải quan,…có ảnh hưởng rất lớn đến lượng hàng hoá nhập khẩu và dự trữ hàng hoá cho hoạt động xuất nhập khẩu. Chính sách mở cửa, hội nhập về kinh tế quốc tế,…đã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của đất nước. - Trình độ quản lý kinh tế: Trình độ quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện chuyển đổi sang cơ chế thị trường đang là khâu trọng yếu đòi hỏi phải có sự nỗ lực vượt bậc. Trình độ quản lý kinh tế có ảnh hưởng đến khai thác tiềm năng kinh tế của đất nước và khả năng sử dụng nó để táI thiết đất nước; sự phát triển kinh tế của đất nước; mức độ lạm phát và khả năng khắc phục; sự hoàn thiện của cơ chế quản lý kinh tế đặc biệt là các văn bản quy định mối quan hệ kinh tế giữa người cung ứng với người sử dụng, người mua và người bán. Về tổ chức lưu thông , trao đổi hàng hoá và tổ chức kế hoạch hoá quá trình lưu thông hàng hoá. Sự nhận thức lí luận về dự trữ hàng hoá và vấn đề tổ chức thực hiện hoạt động dự trữ ở mỗi doanh nghiệp thương mại. - Về văn hoá xã hội và phong tục tập quán: Những nhân tố này cũng ảnh hướng tới hoạt động dự trữ hàng hoá. Tóm lại, các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thương mại có ảnh hưởng đến dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại, đến khối lượng, thời gian và giá trị của hàng hoá dự trữ. Tuy nhiên , thì còn cần phải xét cả đến các nhân tố bên trong doanh nghiệp thương mại. Các nhân tố chủ quan bên trong của doanh nghiệp thương mại: Doanh nghiệp thương mại là người quyết định lĩnh vực kinh doanh, thị trường mục tiêu, nguồn cung ứng và đương nhiên cũng là người quyết định việc dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, là đảm bảo hàng hoá phục vụ cho kế hoạch sản xuất, cho khách hàng một cách liên tục, thuận lợi, không bị gián đoạn, Những nhân tố sau có ảnh hưởng lớn đến dự trữ hàng hoá ở doanh nghiệp thương mại. Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thương mại: Doanh nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có điều kiện trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau và với khối lượng lớn. “Buôn tài không bằng dài vốn”. Doanh nghiệp thương mại có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp có nghề, đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm trên thương trường sẽ giúp cho doanh nghiệp thương mại khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường của doanh nghiệp thương mại. - Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh là nhân tố quan trọng quyết định chiến lược kinh doanh, các kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi và có hiệu quả kinh tế cao. Trình độ quản trị cao và được thực tế thương trường trảI nghiệm giúp cho doanh nghiệp thương mại sử dụng các yếu tố nguồn lực của mình có cân nhắc, tính toán và tiết kiệm được các chi phí sản xuất kinh doanh, rút ngắn được thời gian luân chuyển hàng hoá, hạn chế được rủi ro, thiệt hại trong sản xuất kinh doanh. - Đặc điểm của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và nhu cầu: Dự trữ hàng hoá phải dựa trên đặc điểm của hàng hoá. Đặc điểm của nguồn hàng sản xuất, thu mua, vận chuyển, bảo quản, sản xuất , bán hàng. Với giá trị của hàng hoá cao thấp khác nhau, việc đảm bảo bán được hàng dự trữ có cơ cấu giá trị cao sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp thương mại, ngược lại những hàng hoá có giá trị thấp, việc dự trữ không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu. Cần chú trọng dự trữ những hàng hoá cho những thị trường có nhu cầu lớn và khôi phục lại dự trữ ấy mất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc như phảI đặt hàng, phải giao nhận, vận chuyển từ những nơi xa xôi hoặc phải nhập khẩu từ nước ngoài… Ngoài những nhân tố trên còn khá nhiều các nhân tố chủ quan khác bên trong các doanh nghiệp thương mại, tuỳ thuộc vào các doanh nghiệp thương mại cụ thể kinh doanh mặt hàng và ở những vùng cụ thể cần phảI tính đến. CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ. 2.1. Tổng quan về công ty cơ khí Ngô Gia Tự: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Quá trình hình thành công ty: Tiền thân của công ty cơ khí Ngô Gia Tự (NGT) là hãng Aviat do tên chủ tư bản người Pháp thành lập vào năm 1920 tại Hàng Vôi ( nay là phố Tôn Đản),sau 1 thời gian được chuyển về 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Ngày 13/7/1968, nhà máy ô tô Ngô Gia Tự(NGT) được thành lập theo quyết định số 8081/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tảI, nhằm mục đích thích ứng với những đổi mới của đất nước, của ngành giao thông vận tải. Sau 40năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã 4 lần đổi tên: Ngày đầu thành lập, công ty có tên gọi là nhà máy Ô tô Ngô Gia Tự. Đến ngày 15/12/1984 theo quyết số 2386/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tải, công ty được đổi tên thành Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự. Sau đó theo quyết định số 598/QĐ/TCCB ngày 4/5/1993 với tên gọi Nhà máy Ngô Gia Tự và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993, với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng, phụ kiện của ngành giao thông , lắp ráp xe gắn máy. Và đến tháng 6/1996, Nhà máy Ngô Gia Tự được đổi tên thành: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự, thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải. Quá trình phát triển của công ty: Lúc đầu thành lập, đó chỉ là 1 xưởng nhỏ, sau bao thăm trầm cùng bao tổ chức quản lý khác nhau, nó được mở rộng và phát triển dần lên thành 1 doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn như ngày nay. Hiện tại, công ty có những trụ sở và các phân xưởng sản xuất như sau: Trụ sở giao dịch và xưởng sửa chữa ô tô: 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Trụ sở chính gồm những phòng ban đầu não của công ty và phân xưởng Neo, phân xưởng Bạc Bimêtal, phân xưởng cơ khí thiết bị công trình: Thuộc khu công nghệ Ngọc Hồi, CN2. Xí nghiệp taxi G và các dịch vụ vận tại khác: Có trụ sở ở 126 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội. Nhà máy lắp ráp ô tô, ở khu công nghiệp Phố Lối Hưng Yên, đang trong quá trình được xây dựng. Tạm thời trong mấy năm qua, phân xưởng lắp ráp ô tô khách vẫ._.