Kế toán vốn bằng tiển và các khoản phải thu phải trả

lệ sau khi được bổ sung là 1.500.000.000 VND. Người sáng lập là ơng nguyễn Minh Hồ. Cơng ty cĩ trụ sở chính tại + Văn phịng: 170/1 Tân Thới Nhất 5 .KP7 . P. Tân Thới Nhất 5 . KP7 . P. Tân Thới nhất .Q12 . TP.HCM. Tel: (08) 2558484 – 2156872 Fax: (08) 5923791 – 7190600 Website:www. Truchaelectric.vn Email:sales@truchaelectric.vn MST: 0301719535 + Phân xưởng: 52/7K. KP7 . P. Tân Thới Nhất . Q12. TP.HCM. Tel: (08) 8827334 Fax: (08) 7190600 Chức năng và nhiệm vụ của cơng ty Chức năng. Cơng ty TNHH SX_ TM _ XD Điện Trúc Hạ chuyên kinh doanh và sản xuất về : Thi cơng , cung ứng vật tư thiết bị và xây dựng đường dây, trạm biến áp đến cấp điện hệ thống tủ tụ bù tự động cos. Các sản phẩm sản xuất bao gồm: Phụ kiện lưới điện hạ thế và lưới điện 22 – 35 KV. Đà, chống, giá treo MBT các loại. Thùng điện kế, thùng cầu dao, vỏ tủ điện, hệ thống tủ điện, hệ thống tủ động lực, hệ thống tủ máy cắt, hệ thống tủ tụ bù,…… Sơn tĩnh điện. Các mặt hàng cơ khí xây dựng. Mua bán trao đổi, ký gửi thiết bị điện trung và hạ thế. Kinh doanh khách sạn nhà hàng bãi biển (khơng hoạt động tại TPHCM), kinh doanh du lịch lữ hành nội địa, sửa chữa chế tạo thiết bị điện đến 35KV, xây dựng dân dụng ,. . . Nhiệm vụ. Cơng ty TNHH SX_ TM _ XD Điện Trúc Hạ là đơn vị hoạt động theo luật Doanh nghiệp và theo pháp luật nhà Nước Việt Nam, cơng ty cĩ tên giao dịch bằng tiếng Anh là Trucha Construction – trading – producing Electrical Equipment Co LTD. Cơng ty đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu để định hướng sản xuất kinh doanh, giữ vững thành quả đạt được và tiếp tục xây dựng phát triển cơng ty ngày càng vững mạnh, khơng ngừng đi lên. Mục tiêu cơng ty đề ra: Bán hàng thu hối cơng nợ nhanh. Đạt chất lượng giảm hư hỏng. Đạt chất lượng giao hàng đúng tiến độ. Cải tiến và thiết kế sản phẩm mới. Doanh số thương mại bình quân 1,2 tỷ / tháng Đào tạo nội bộ. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI CƠNG TY. Là đơn vị chuyên ngành về điện, cơng ty đảm bảo cĩ đủ khả năng đáp ứng yêu cầu thi cơng, theo nhu cầu của khách hàng. Cơng ty cĩ một lực lượng kỹ sư và kỹ thuật viên cĩ năng lực, nhiều kinh nghiệm, một đội ngũ cơng nhân lành nghề và giàu tinh thần trách nhiệm, luơn đảm bảo chất lượng kỹ thuật, an tồn trong thi cơng và đạt yêu cầu tiến độ thi cơng trong các cơng trình. Cơng ty cĩ khả năng độc lập và tự chủ trong cơng việc đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu vật tư, thiết bị dự phịng cho các cơng trình lớn. Để chuẩn bị cho một cơng trình thi cơng, tuỳ theo qui mơ cơng trình, cơng ty luơn sẵn cĩ hai đội thi cơng (mỗi đội cĩ từ 20 – 30 nhân viên) hỗ trợ chặt chẽ với nhau, thực hiện tiến độ thi cơng đảm bảo theo đúng thời gian như hợp đồng đã ký kết. Đi kèm với lực lượng nhân cơng, cơng ty cĩ xe cơ giới, máy mĩc thi cơng chuyên ngành để đáp ứng kịp thời trong việc tập kết vật tư, thiết bị đến cơng trình thi cơng. Cơng ty TNHH SX_ TM _ XD Điện Trúc Hạ đã thi cơng hồn thành nhiều cơng trình trên nhiều địa bàn khác nhau tại các tỉnh miền đồng bằng như: Trà Vinh, Long An, Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, . . . và các tỉnh miền núi như: Bình Thuận, Bình Phước, . . . Từ ngày thành lập đến nay cơng ty luơn được khách hàng tín nhiệm, địa bàn hoạt động được mở rộng ra các tỉnh thành: Bà Rịa – vũng Tàu, Cần Thơ, Đồng Tháp, Phú Quốc, Ninh Thuật, Nha Trang, . . . TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Cơ cấu tổ chức quản lý. Cơng ty TNHH SX_ TM _ XD Điện Trúc Hạ được điều hành bởi Ban Giám Đốc do Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Bổ Nhiệm. Tổng số cơng nhân viên hiện nay tại cơng ty là 60 người.Cơng ty TNHH SX_ TM _ XD Điện Trúc Hạ xây dựng theo mơ hình cơng ty hạch tốn độc lập. Cơng ty lãnh đạo và hoạt động theo thủ tục qui định của tiêu chuẩn ISO 9001- 2000. Bộ máy tổ chức của cơng ty hoạt động gốm 4 phịng ban chức năng: Phịng kế tốn – tổng hợp . Phịng kỹ thuật – KCS. Phịng kinh doanh – kế hoạch – vật tư. Phân xưởng cơ điện. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty. GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN TỔNG HỢP PHỊNG KINH DOANH KẾ HOẠCH VẬT TƯ PHỊNG KỸ THUẬT KCS PHÂN XƯỞNG CƠ ĐIỆN TỔ HÀN TỔ XÂY LẮP CƠNG TRÌNH TỔ LÁI XE TỔ NGUỘI TỔ LẮP RÁP TỦ ĐIỆN TỔ SƠN TỈNH ĐIỆN Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban. Ban Giám Đốc Chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh của cơng ty. Chịu trách nhiệm về ký kết các hợp đồng kinh tế, hoạch định chiến lược phát triển cơng ty. Chịu trách nhiệm về mặt tài chính trong cơng ty . Cung cấp đủ nguồn lực để các bộ phận trong cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả. Được quyền luân chuyển cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Được quyền tuyển dụng và ký kết, chấm dứt các hợp đồng lao động với người lao động theo luật lao động. Phịng kế tốn – tổng hợp. Lập dự tốn, chỉnh lý dự tốn, thanh tốn mọi chi phí của cơng ty. Lập và ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác bên ngồi cũng như trong nội bộ của cơng ty. Kết hợp với những kỹ thuật để lập và điều các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất. Theo dõi và kiểm tra chặt chẽ tình hình thu, chi của cơng ty. Quan tâm đời sống tinh thần cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty . Phịng kinh doanh – kế hoạch – vật tư (Marketing). Chịu trách nhiệm xem xét kỹ về nội dung trước khi ký nháy hợp đồng kinh tế, bảng chào giá, hồ sơ thầu trình Giám Đốc phê duyệt. Tìm khách hàng, quản lý khách hàng và thực hiện chính sách chăm sĩc khách hàng thường xuyên. Báo cáo doanh số trong tháng cho Giám Đốc. Hỗ trợ nhân viên kế tốn cơng nợ, theo dõi cơng nợ thương mại, phân cơng thu cơng nợ thương mại. Tổ chức cơng tác thu mua vật tư. Tổ chức quản lý, cấp phát vật tư. Kiểm tra thiết bị, thi cơng. Tìm nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm kiểm sốt về nội dung và ký vào các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị vật tư, phiếu yêu cầu cơng tác, lệnh sản xuất. Phịng kỹ thuật – KCS. Chịu trách nhiệm về khảo sát thiết kế. Lập bản vẽ thi cơng. Kiểm tra chất lượng kỹ thuật thi cơng các cơng trình, máy mĩc, thiết bị. Theo dõi tiến độ thi cơng các cơng trình xây lắp, sửa chữa điện. Kiểm tra kỹ các bản vẽ thiết kế cơ khí, các đề nghị vật tư, doanh mục thí nghiệm vật tư thiết bị cơng trình. Giám sát và đo lường sản phẩm. Phân xưởng cơ điện. Chịu trách trước Giám Đốc về tình hình sản xuất của phân xưởng cơ khí. Quản lý điều hành sản xuất của tồn bộ phân xưởng. Nhận lệnh sản xuất, lập kế hoạch giao việc và theo dõi tiến độ sản xuất. Tổ chức, sắp xếp, quản lý người lao động và thiết bị sản xuất, đảm bảo an tồn sản xuất và tính năng sử dụng của thiết bị. Phản ánh kịp thời những khĩ khăn vướng mắt, xử lý về mặt kỹ thuật sản xuất tại phân xưởng. Cung cấp thơng tin về tiến độ sản xuất cho phịng kinh doanh. Tổ lái xe. Phụ trách vận chuyển vật tư, máy mĩc thiết bị thi cơng đến các cơng trình thi cơng. Bảo quản xe và lài xe (xe tải, xe cẩu ) cĩ trách nhiệm giữ cho xe luơn sạch sẽ, phải luơn kiểm tra dầu nhớt, thắng xe, máy mĩc xe, nếu phát hiện hư phải báo ngay cho trưởng phịng, phĩ phịng bằng văn bản. Đem xe đi kiểm định theo qui định của nhà nước . Làm phiếu đề nghị sửa xe khi xe bẩn, phiếu đề nghị sửa xe khi cĩ sự cố hư hỏng. Cĩ trách nhiệm kiểm tra hàng lên xe (chịu trách nhiệm về số lượng hàng và bảo quản hàng hố ) trong quá trình vận chuyển. Tổ lắp ráp tủ điện. Chịu trách nhiệm các cơng việc trong tổ. Theo dõi giám sát điều động, phân phối cơng việc. Kiểm tra nhắc nhở nhân viên quản lý tốt số lượng vật tư cấp cho tổ sản xuất cũng như dụng cụ đồ nghề thi cơng. Phối hợp kiểm tra đúng số lượng, chất lượng vật tư cấp cho tổ sản xuất theo phiếu xuất kho. Theo dõi kiểm tra định kỳ sửa chữa các máy mĩc của phân xưởng khi cĩ đề nghị từ phân xưởng và trong các lĩnh vực cĩ liên quan. Tổ xây lắp cơng trình. Tiếp nhận thơng tin từ khách hàng báo cáo trưởng bộ phận. Khi cĩ cơng trình mới, nhận quyết định thi cơng giám sát thi cơng. Lập kế hoạch triển khai thi cơng, cơng trình được giao, báo cáo từng bộ phận. Lập bảng dự trù kinh phí thi cơng cĩ ký duyệt của từng bộ phận chuyển Giám Đốc phê duyệt. Kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị cấp cho cơng trình trước khi chuyển ra cơng trường thi cơng. Lập các thủ tục hồ sơ vế cơng trình đang phụ trách (nhất ký thi cơng, các biên bản tập kết vật tư, biên bản nghiệm thu, …) theo đúng thơng tư, sau đĩ bàn giao và đưa vào sử dụng. Tổ nguội. Nhận phiếu giao việc từ Quản Đốc (đầy đủ bản vẽ, tài liệu ) triển khai sản xuất, phối hợp với tổ trưởng tổ hàn, để bàn giao cơng việc chuyển tiếp. Quản lý tốt số lượng vật tư cũng như dụng cụ đồ nghề, tiết kiệm vật tư, cuối mỗi quý thống kê cơng cụ dụng cụ báo cho Quản Đốc. Chịu trách nhiệm về việc dập, cắt phơi, chấn định hình dáng , . . . sản phẩm đang phụ trách. Tổ hàn. Phụ trách cơng việc hàn kết cấu và mài đường hàn sản phẩm. Hàn đúng theo qui cách kỹ thuật bản vẽ . Kiểm tra kỹ mối hàn và đường hàn sản phẩm. Tổ sơn tĩnh điện. Phụ trách cơng việc xi mạ, nhúng và gia cơng sản xuất. Kiểm tra kích thước, hình dáng sản phẩm khi sơn. Thường xuyên kiểm tra hố chất trong những hồ xử lý. Nhận sản phẩm từ tổ hàn thơng qua sổ giao nhận kiểm tra chất lượng trước khi sơn. TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn. Sơ đồ tổ chứ bộ máy kế tốn. KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN THUẾ KẾ TỐN TỔNG HỢP KỀ TỐN CƠNG NỢ VĂN THƯ THỦ QUỸ KẾ TỐN CƠNG TRÌNH Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế tốn. Kế tốn trưởng. Là người cĩ chức năng tổ chức và kiểm tra cơng tác kế tốn của cơng ty. Cĩ trách nhiệm về việc tổ chức bộ máy kế tốn nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế tốn. Phản ánh và kiểm tra cơng việc của các kế tốn viên. Hướng dẫn các nhân viên trong phịng kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình ghi chép theo đúng qui định kế tốn và qui định của cơng ty. Thay mặt Giám Đốc xử lý các cơng việc khi Giám Đốc vắng mặt. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh của cơng ty. Tham mưu cho Giám Đốc về mặt tài chính của cơng ty. Được quyền từ chối thanh tốn các khoản chi phí khơng hợp lý. Kế tốn tổng hợp. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về nhập xuất vật tư, về các loại vốn, quỹ cơng ty. Xác định lãi lỗ các khoản thanh tốn với cơ quan Nhà nước, Ngân Hàng, các khách hàng, . . . và trong nội bộ cơng ty. Ghi sổ sách lập bảng cân đối tài sản và báo cáo phần việc do mình phụ trách cùng với một số báo cáo chung khơng thuộc các bộ phận trên kể cả báo cáo kiểm tra ước tính, kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của báo cáo trước khi trình Giám Đốc duyệt. Kế tốn thuế. Lập tờ khai thuế hàng tháng, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo tài chính kịp thời, chính xác theo sự hướng dẫn của kế tốn trưởng. Trình tờ khai thuế, báo cáo thuế, báo cáo thống kê cho Giám Đốc, Trưởng bộ phận thời gian chậm nhất là ngày mùng 09 hàng tháng, báo cáo tài chính quyết tốn năm chậm nhất là ngày 25/3 hàng năm. Mở sổ theo dõi tổng hợp và chi tiết từng tài khoản. Làm tờ đề nghị nộp thuế theo tờ khai hàng tháng khi phát sinh thuế phải nộp vào Ngân Sách Nhà Nước. Lưu trữ tồn bộ các hố đơn, chứng từ liên quan đến báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và sổ sách kế tốn, . . . . . Kế tốn cơng nợ. Theo dõi cơng nợ thu, cơng nợ trả của tất cả khách hàng một cách kịp thời và chính xác. Hàng tuần phải cĩ báo cáo theo dõi cơng nợ thu, cơng nợ trả cho trưởng phịng vào sáng thứ năm. Theo dõi và kế tốn các khoản giải trình tạm ứng của cán bộ cơng nhân viên. Theo dõi sổ phụ Ngân Hàng, hàng tháng phải báo cáo cho trưởng phịng các số dư tài khoản tiền gửi, tiền vay tại các Ngân Hàng. Cùng các nhân viên khác phụ đi thu tiền khách hàng và giải quyết các cơng việc khi trong phịng cĩ người vắng mặt. Kế tốn cơng trình. Kiểm tra báo giá các dự tốn xây lắp cơng trình. Soạn thảo Hợp Đồng kinh tế xây lắp cơng trình. Theo dõi cơng nợ thu (xây lắp cơng trình) kịp thời và chính xác. Thu hồi cơng nợ phần xây lắp, cơng nợ khĩ đồi. Làm quyết tốn cơng trình xây lắp. Thanh lý Hợp Đồng các cơng trình xây lắp. Nhận sổ phụ Ngân hàng hàng tháng. Thủ quỹ. Cĩ trách nhiệm theo dõi và bảo quản quỹ tiền mặt, cuối ngày phải lập sổ chi tiết quỹ tiền mặt báo cáo cho trưởng phịng. Chịu trách nhiệm bảo quản uỷ nhiệm chi, séc. Tính và phát lương cho cán bộ cơng nhân viên háng tháng. Được quyền khơng chi tiền những khoản khơng cĩ chứng từ đầy đủ, hợp lệ. Nhân viên văn thư. Chịu trách nhiệm bảo quản con dấu cơng ty và các giấy tờ quan trọng khác. Mở sổ theo dõi và lưu trữ hợp đồng. Soạn thảo lưu trữ các cơng văn, quyết định, cập nhật bổ sung thường xuyên các Hợp Đồng mới, báo cáo tài chính tình hình nhân sự. . . và hồ sơ pháp lý của cơng ty. Trực nghe điện thoại, Fax và truyền đạt lại những thơng tin nhận được đến các đối tượng liên quan. Trình Giám Đốc ký hồ sơ và thường xuyên kiểm tra các hồ sơ đã được Giám Đốc ký để chuyển đến các bộ phận liên quan. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty. Cơng ty TNHH SX – TM – XD Điện Trúc Hạ áp dụng hình thức kế tốn phân tán, cơng việc của kế tốn được phân cơng cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện tồn bộ nội dung phát sinh tại bộ phận đĩ. Phịng kế tốn chỉ thực hiện những cơng việc kế tốn với những nội dung phát sinh liên quan như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế tốn, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết, lập phiếu thu, chi, tính giá thành. Hệ thống tài khoản tại cơng ty. Tài khoản kế tốn áp dụng để phân loại và hệ thống quá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp nhỏ vá vừa bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế tốn vá tài khoản ngồi bảng cân đối kế tốn theo quy định trong chế độ kế tốn này. Sau đây là bảng hệ thống tài khoản tại cơng ty TNHH SX - TM – XD Điện Trúc Hạ. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỐ TT SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ CẤP 1 CẤP 2 1 2 3 4 5 TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt 2 112 Tiền gửi ngân hàng 112A Ngân hàng ACB 112B Ngân hàng đầu tư 112C Ngân hàng Sacombank 112D Ngân hàng Lào Việt 112E Ngân hàng PT Nhà TP.HCM 112F Ngân hàng Vietcombank 3 131  Phải thu khách hàng 4 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331   Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV  1332   Thuế GTGT được khấu trừ 5 138 Phải thu khác 6 141 Tạm ứng 7 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 8 152 Nguyên vật liệu 9 153 Cơng cụ dụng cụ 153A Cơng cụ dụng cụ quản lý 153B Cơng cụ dụng cụ sản xuất 10 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154A Sản phẩm hàng hố dở dang 154B Cơng trình dở dang 11 155 Thành phẩm 12 156 Hàng hoa TÀI SẢN DÀI HẠN 13 211 Tài sản cố định 14 214 Hao mịn TSCĐ 15 242 Chi phí trả trước dài hạn NỢ PHẢI TRẢ 16 311 Vay ngắn hạn 17 331 Phải trả người bán 18 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Thuế khác 19 334 Phải trả cơng nhân viên 20 335 Chi phí phải trả 21 338 Phải trả phải nộp khác 22 341 Vay dài hạn VỐN CHỦ SỞ HỮU 23 411 Nguồn vốn kinh doanh 24 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay DOANH THU 25 511 Doanh thu thuần 26 515 Doanh thu hoạt động tài chính 27 521 Hàng bán bị trả lại CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH 28 632 Giá vốn hàng bán 29 635 Chi phí tài chính 30 641 Chi phí bán hàng 31 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp THU NHẬP KHÁC 32 711 Thu nhập khác CHI PHÍ KHÁC 33 811 Chi phí khác 34 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 35 911 Xác định kết quả kinh doanh Hệ thống báo cáo của cơng ty. Hàng tháng cơng ty TNHH SX – TM – XD Điện Trúc Hạ báo cáo cho Ban Giám Đốc gồm: Phiếu thu. Phiếu chi Phiếu xuất Phiếu nhập Thẻ kho Bảng chấm cơng Bảng lương Sổ cái Sổ chi tiết Tổ chức chứng từ tại cơng ty. Cơng ty sử dụng chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CHÚNG TỪ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ (THẺ) KẾ TỐN CHI TIẾT SỔ QUỸ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH GHI CHÚ. : Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu, kiểm tra. : Ghi cuối tháng ( ghi định kỳ) Diễn giải. Chứng từ gốc bao gồm các loại : quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân Hàng, các phụ kiện linh tinh ( khơng thuộc các loại trên và bao gồm cả khấu hao TSCĐ) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế tốn lập bảng tổng hợp chứng từ và chứng từ ghi sổ. Sau đĩ lập bảng sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản lên bảng thủ cơng chứng từ gốc. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế tốn lên bảng đăng ký chứng từ, lên sổ cái. Từ sổ cái kế tốn sẽ ghi vào bảng cân đối kế tốn. Từ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Giai đoạn này được máy tính hố xem xét về nội dung phát sinh trên chứng từ gốc nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế tốn, lập bảng cân đối số phát sinh trong tháng và tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ. Nhằm xác định kết quả kinh doanh trong những kỳ hạch tốn ở cơng ty. Cuối tháng phải khố sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh cĩ và sổ chứng từ từng tài khoản trên sổ cái, tư sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu giữa số liệu của bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối tái khoản với sổ quỷ và sổ đăng ký chứng từ, kế tốn lập báo cáo tài chính. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN. Trong nền kinh tế thị trường hiên nay tiền tệ luơn giữ vai trị chủ đạo với bản chất tiền là một hàng hố đặc biệt, đĩng vai trị là vật ngang giá chung để đo lường biểu hiện một giá trị của tất cả các hàng hố. Tiền tệ cĩ chức năng. Thước đo giá trị là chức năng cơ bản của tiền. Thước đo chung để biểu hiện giá trị so sánh giá cả của hàng hố, từ đĩ làm cho đời sống kinh tế được giản đơn hố rất nhiều. Thực hiện chức năng thước đo giá trị, tiền tệ trở thành một tiêu chuẩn đo lường hao phí về lao động xã hội. Kết tinh trong hàng hố thơng qua việc tìm hiểu chức năng của hàng hố, ta thấy rõ vai trị của tiền tệ trong cơng ty. Nĩ là một phương tiện sản xuất và trao đổi hàng hố. TỔNG QUAN VỀ VỐN BẰNG TIỀN. Nội dung vốn bằng tiền. Bất kỳ một Doanh nghiệp nào muốn hoạt động sản xuất kinh doanh, điều trước tiên là phải cĩ một lượng tiền nhất định. Ngồi thực hiện các khoản đầu tư ban đầu cho cơng việc xây dựng nhà xưởng, mua nguyên vật liệu, máy mĩc, thiết bị, . . . Doanh nghiệp cần phải ứng trước một số vốn để đầu tư vào đối tượng lao động và sức lao động. Vì số vốn ứng trước về đối tượng lao động được chuyển tồn bộ giá trị của nĩ một lần vào ngay sản phẩm mới được gọi là vốn lưu động. Vậy vốn bằng tiền của các doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lưu động ( vốn lưu động ) cĩ nghĩa vụ quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh với tính linh hoạt cao nhất vốn bằng tiền cĩ thể dùng để thanh tốn ngay các khoản nợ, thực hiện ngay nhu cầu mua sắm hoặc chi phí theo qui định hiện nay. Vốn bằng tiền được chia làm 3 loại: Tiền tại quỹ ( tiền mặt ). Tiền gửi ngân hàng:tiền gửi và tiền vay ( vay dài và vay ngắn hạn ) Tiền Tạm ứng ‘ Nguyên tắc kế tốn vốn bằng tiền. Gía trị của các loại vốn bằng tiền ( ngoại tệ, tiền Việt Nam, đá quý, . . )điều phải quy đổi sang một đơn vị thanh tốn thống nhất, đĩ là đồng Việt Nam, để ghi chép trên sổ sách kế tốn. Việc qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải theo tỷ giá thực tế bình quân bên Ngân Hàng, tại thời điểm phát sing nghiệp vụ để ghi sổ kế tốn. Nếu cĩ sự chênh lệch về tỷ giá thanh tốn với tỷ giá ngoại tệ đã ghi vào sổ kế tốn thì phản ánh phần chênh lệch này ghi vào tài khoản 413 – “chênh lệch tỷ giá “ Số dư của tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được đối chiếu theo tỷ giá thanh tốn chi tiết theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản007 – “phải trả khác”. Trường hợp hoạt động của Doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ thì tỷ giá thanh tốn, kế tốn cĩ thể sử dụng thêm tỷ giá hạch tốn để giúp cho quá trình ghi sổ được thuận lợi hơn. Nếu đơn vị cĩ sử dụng tỷ già hạch tốn để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh thì cơng việc kế tốn được tổ chức như sau: Đối với các nghiệp vụ vốn bằng tiền là ngoại tệ các khoản phải thu, phải trả cĩ gốc ngoại tệ thì được ghi sổ theo tỷ giá hạch tốn. Đối với các khoản doanh thu và chi phí bằng ngoại tệ thì được ghi sổ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch tốn trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào tài khoản 413 – “chênh lệch tỷ giá” Số dư của tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ các khoản phải thu, phải trả cĩ gốc là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá hạch tốn kỳ sau. Nhiệm vụ kế tốn . Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện cĩ, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt theo đúng chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt. Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ qui định về quản lý tiền mặt. Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ qui định về quản lý tiền mặt, ngoại tệ, kim loại quý, việc chấp hành chế độ thanh tốn khơng dùng tiền mặt. Đồng thời thực hiện đầy đủ các thủ tục hạch tốn vốn bằng tiền nhằm để kiểm sốt và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai lệch để kiến nghị để cĩ biện pháp xử lý. THỰC TẾ PHÁT SINH TẠI CƠNG TY. KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN. Hạch tốn tiền mặt tại cơng ty TNHH SX – TM – XD Điện Trúc Hạ. Khái niệm. Tiền mặt tại quỹ của cơng ty là giấy bạc Ngân Hàng Việt Nam, , ngân phiếu ngoại tệ dùng để thanh tốn tiền mua hàng hố, hoặc hồn trả các khoản nợ, dùng để trả lương cán bộ cơng nhân viên, các khoản tạm ứng chi tiêu các khoản chi phí thơng thường. Nguyên tắc quản lý tiền mặt. Tiền mặt tại quỹ của cơng ty được quản lý trong két, hịm sắt trong phịng tài vụ kế tốn. Các khoản tiền mặt : vàng bạc, kim khí, đá quý, USD, . . . do các đơn vị khác và cá nhân ký cược, ký gửi tại Doanh nghiệp được hạch tốn như tài sản bằng tiền của Doanh nghiệp. Chức danh thủ quỹ phải khác kế tốn tiền mặt và việc quản lý tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm. Xác định nội dung thu chi tiền mặt để ghi sổ chính xác. Tiền mặt tại quỹ được kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất rong các trường hợp thay đổi theo quỹ, kinh doanh liên tục, . . . nhằm xác định chính xác số thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế tốn. Hạch tốn chi tiết tiền mặt. Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của tiền mặt hợp lệ, hợp pháp tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt. Sau đĩ ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối ngày tồn bộ phiếu thu, phiếu chi, được thủ quỹ chuyển cho kế tốn để ghi sổ kế tốn. Kế tốn quỹ tiền mặt. Kế tốn chịu trách nhiệm trong việc mở sổ tiền mặt để ghi chép hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền mặt, tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt và sổ kế tốn tiền mặt, nếu cĩ chênh lệch kế tốn và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ. Cĩ 2 loại chứng từ sử dụng. Thu tiền mặt: ( phiếu thu ( 3 liên )). Chi tiền mặt: ( phiếu chi ( 3 liên )). Phiếu thu: kế tốn tiền mặt căn cứ vào hố đơn bán hàng, phiếu thu thành ba liên, ghi đầy đủ nội dung ký tên sau đĩ chuyển phiếu sang cho kế tốn trưởng duyệt, chuyển sang thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên giao cho người nộp tiền. Phiếu chi: chi cho cán bộ thanh tốn, lập thành ba liên, một liên lưu lại phịng kế tốn , hai liên gia cho người nhập tiền để làm chứng từ gốc, để lập phiếu thu và nhập quỹ, sau đĩ chuyển cho kế tốn để ghi vào sổ kế tốn, phiếu chi dùng để ghi sổ phải đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Biên bản kiểm kê quỹ. Là phải cĩ chữ ký của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê, và kế tốn trưởng. Do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bảng. Một bảng lưu ở thủ quỹ. Một bảng lưu ở kế tốn quỹ. Trình tự luân chuyển chứng từ. CHỨNG TỪ GỐC PHIẾU THU PHIẾU CHI SỔ QUỸ TIỀN MẶT SỔ CHI TIẾT TK 111 CHỨNG TỪ GHI SỐ CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CHỨNHG TỪ BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Hình 1.1: Trình tự hạch tốn tiền mặt. GHI CHÚ: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : ghi cuối năm : ghi đối chiếu Kế tốn tổng hợp tiền mặt tại quỹ. Kế tốn sử dụng tiền mặt tại quỹ. Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt gồm : tiền Việt Nam ( kể cả Ngân phiếu ) ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ cơng ty. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 111: “ Tiền mặt “ : cĩ 3 tài khoản cấp 2. 111: Tiền Việt Nam. 112: Ngoại tệ. 113: Vàng bạc, đá quý. Nội dung kết cấu. TK 111 – “ Tiền mặt “ SDĐK Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ. Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhập quỹ. Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện kiểm kê. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đối do đánh giá lại số dư. Các khoản tiền mặt ngân, phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch giảm tỷ giá hối đối do đánh giá lại số dư. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh cĩ SDCK: Các loại tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ vào cuối kỳ. Kế tốn tổng hợp tiền mặt tại quỹ Phương pháp hạch tốn. Thu tiền mặt từ việc bán hàng hố cung cấp, dịch vụ, lao vụ cho khách hàng và nhập quỹ. Nợ TK 111: Tiền mặt (VND ). Cĩ TK 511: Doanh thu bán hàng. Cĩ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng và nhập quỹ. Nợ TK 111: Tiền mặt (VND ). Cĩ TK 131: Phải thu khách hàng. Rút tiền gửi Ngân Hàng về nhập quỹ tiền mặt. Nợ TK 111: Tiền mặt (VND ). Cĩ TK 112: Tiền gửi Ngân Hàng. Mua hàng hố về nhập kho thanh tốn bằng tiền mặt. Nợ TK 156: Hàng hố. Nợ TK 1331: Tỷ giá giao dịch ( nếu cĩ ). Cĩ TK 111: Tiền mặt (VND ). Mua cơng cụ dụng cụ bằng tiền mặt. Nợ TK 153: Cơng cụ dụng cụ. Nợ TK 1331: Tỷ giá giao dịch ( nếu cĩ ). Cĩ TK 111: Tiền mặt (VND ). Cuối tháng trả lương cho người lao động bằng tiền mặt. Nợ TK 334: Phải trả người lao động. Cĩ TK 111: Tiền mặt. Sơ đồ hạch tốn. 112 111 112 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ Gửi tiền vào ngân hàng Tiền mặt 131, 138, 141 334 Người mua, đơ vị nội bộ, người tạm Chi tiền mặt trả lương ứng trả tiền cơng nhân viên 511,512 152,153,211 Doah thu bán sản phẩm, hàng hố Mua hàng hố, vật tư dịch vụ 141 Chi tạm ứng Hạch tốn cụ thể thu, chi tiền mặt. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơng ty TNHH SX- TM – XD Điện Trúc Hạ liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh trong kỳ. Căn cứ váo PC1661, ngày 1/12 mua hàng hố của cửa hàng Cam Phụng Hảo trả bằng tiền mặt, tổng số tiền 19.725.000đ. kế tốn hạch tốn. Nợ TK 156: 19.725.000 Cĩ TK: 19.725.000 Căn cứ vào PC1671, ngày 2/12 cơng ty chi tiền mặt mua cơng cụ dụng cụ của cơng ty cổ phần Thế Giới Di Động dùng cho bộ phận quản lý, tổng số tiền 2.979.000đ, trong đĩ thuế VAT đầu vào 10%. kế tốn hạch tốn. Nợ TK 153A: 2.708.182 Nợ TK 133: 270.818 Cĩ TK 111: 2.979.000 Căn cứ vào PC 1674, ngày 3/12 dùng tiền mặt thanh tốn khoản nợ tiền hàng của cơng ty TNHH 1 thành viên TM – XD Điện Việt Hàn, tổng số tiền 50.862.000đ . kế tốn hạch tốn. Nợ TK 331: 50.862.000 Cĩ TK 111: 50.862.000 Căn cứ vào PC 1682, ngày 4/12 mua hàng hố của cơng ty TNHH TM KT Đoan Khanh, thuế VAT 10%, tổng số tiền 3.204.500đ bằng tiền mặt. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 156: 3.204.500 Nợ TK 1331: 320.450 Cĩ TK 111: 3.524.950 Căn cứ vào PC 1688, ngày 5/12 chi tiền mặt mua hàng hố của cửa hàng Dư Cẩm xuất thẳng cho cơng trình Saf – Vlệt, với tổng số tiền 380.000đ. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 1541B: 380.000 Cĩ TK 111: 380.000 Căn cứ vào PC 1697, ngày 6/12 mua cơng cụ dụng cụ sản xuất thanh tốn cho cơng ty TNHH SX – TM Hồ Lực bằng tiền mặt, trị giá 27.300.000đ, trong đĩ thuế 5%. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 153: 26.000.000 Nợ TK 133: 1.300.000 Cĩ TK 111: 27.000.000 Căn cứ vào PC 1702, ngày 7/12 chi tiền mặt mua hàng hố của CH Nguyển Thị Yến, tổng số tiền 5.160.000đ. kế tốn hạch tốn. Nợ TK 156: 5.160.000 Cĩ TK 111: 5.160.000 Căn cứ vào PC 1712, ngày 8/12 mua nguyên vật liệu của cơng ty TNHH 1TV SX TM CN Tin Phát, bằng tiền mặt, tổng số tiền 13.800.000đ, trong đĩ thuế VAT đầu vào 10%. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 152: 12.545.455 Nợ TK 1331: 1.254.545 Cĩ TK 111 13.800.000 Căn cứ vào PC 1714, ngày 9/12 chi tiền mặt trả tiền tiếp khách ( bộ phận quản lý doanh nghiệp) Với số tiền 378.0000đ. kế tồn hạch tốn. Nợ TK 642: 378.000 Cĩ TK 111: 378.000 Căn cứ vào PC 172, ngày 10/12 thanh tốn khoản nợ tiền hàng của cơng ty TNHH SX – TM Trung Hiếu bằng tiền mặt, tổng số tiền 3.748.500đ. kế tốn hạch tốn . Nợ TK 331: 3.748.500 Cĩ TK 111: 3.748.500 Căn cứ vào PT 537, ngày 10/12 thu tiền hàng của cơng ty TNHH Liên Thạch bằng tiền mặt, tổng số tiền 250.000.000đ. kế tốn hạch tốn. Nợ TK 111: 250.000.000 Cĩ TK 131: 250.000.000 Căn cứ vào PT 540 thu tiền hàng của cơng ty TNHH SX – TM - DV Đại Quang Phát, trong đĩ thuế VAT đấu ra 10%, tổng số tiền7.260.000đ. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 111: 7.260.000 Nợ TK 511a: 6.600.000 Cĩ TK 33311: 660.000 Căn cứ vào PC 1739, ngày 12/12 thí nghiệm TBĐ (bộ phận bán hàng ) với số tiền thanh tốn 3.305.143đ, trong đĩ thuế VAT 10%. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 641: 3.004.675 Nợ TK 1331: 300.468 Cĩ TK 111: 3.305.143 Căn cứ vào PT 556, ngày 15/12 Rút séc nhập quỹ tiền mặt, tổng số tiền 100.000.000đ. kế tốn hạch tốn. Nợ Tk 111: 100.000.000 Cĩ TK 112C: 100.000.000 Căn cứ vào PC 1771, ngày 17/12 chi tiền mặt mua xăng (dùng cho bộ phận bán hàng) tại DNTN XD Sac Mai Vĩnh Phúc, tổng số tiền 14.750.800đ, trong đĩ thuế VAT 10%. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 642: 12.940.546 Nợ TK 1331: 1.294.054 Cĩ TK 111: 14.750.800 Căn cứ vào PC 1779, ngày 18/12 thanh tốn chi phí mua NVL của cơng ty TNHH Ming Đức Minh Tâm, bằng tiền mặt, với số tiền 18.901.155đ, trong đĩ thuế VAT 5%. Kế tốn hạch tốn. Nợ TK 642: 18.001.100 Nợ TK 1331: 900.055 Cĩ TK111: 18.901.155 Căn cứ vào PC 1867, ngày 31/12 chi tiền mặt thanh tốn lương cơng nhân viên T12/2007, với số tiền 161.985.731đ. kế tốn hạch tốn. Nợ TK 334: 161.985.731 Cĩ TK111: 161.985.731 Hạch tốn tiền gửi Ngân Hàng. Khái Niệm. Tiền gửi Ngân Hàng của cơng ty TNHH SX – TM – XD Điện Trúc Hạ là giá trị của c._.