Kế toán vốn bằng tiền & các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần cơ khí công nghiệp Việt Nam

Đề tài: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM. Phần I. TÌM HIỂU CHUNG ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM. Phần II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM. I. Kế toán vốn bằng tiền. 1. Đặc điểm công tác kế toán vốn bằng tiền. 2. Kế toán tiền mặt. 3. Kế toán TGNH II. Kế toán các khoản thanh toán. 1. Đặc điểm công tác kế toán các khoản thanh toán. 2. Kế toán các khoản thu. 3. Kế toán các khoản phải trả. Phần III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM. 1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty. LỜI NÓI ĐẦU Muốn xây dựng một đất nước phát triển giàu đẹp, văn minh, quản lý một nền kinh tế quốc dân tốt chúng ta không thể không nhắc tới kế toán vì kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính, tổ chức hệ thống thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính Nhà nước, mà còn với tài chính doanh nghiệp của mọi thành phần kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, kế toán là công cụ quan trọng cho các tổ chức cơ quan xí nghiệp, doanh nghiệp điều hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc bảo tồn tài sản, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, nhằm duy trì, chủ động trong sản xuất kinh doanh của mình ngày càng phát triển không ngừng cả chiều sâu lẫn chiều rộng với quy mô lớn; mặt khác kết quả kinh doanh của một Công ty có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến lợi ích của nhiều đối tượng khác nhau như: Nhà nước, chủ sở hữu doanh nghiệp người cung cấp của doanh nghiệp được nhiều người quan tâm đến mặt hàng. Tuy nhiên kế toán là một bộ môn khoa học đối với nghiên cứu riêng, và phương pháp riêng. Do đó để hiểu được thông tin kế toán để phân tích, đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty thì việc học hỏi nghiên cứu kế toán trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Để phục vụ cho nhu cầu đời sống của con người, quản lý kinh tế, cùng với quá trình đỏ mới sâu sắc hệ thống pháp luật về kinh tế trong quá trình phát triển kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập, mỗi chúng ta không ngừng nâng cao trình độ để đáp ứng với yêu cầu quản lý ngày càng cao đối với sự phát triển của nền kinh tế, xã hội đòi hỏi trình độ của kế toán phải nhạy bén nhận thức nhanh, thiết thực có khoa học, nắm bắt tình hình thực tế có trình độ, chuyên môn cao đồng thời phải luôn luôn trung thực, có lòng say mê nghề nghiệp của mình. Để đáp ứng với những nhu cầu đó nhà trường và các thầy cô với lòng nhiệt huyết giảng dạy truyền đạt những kiến thức sâu, rộng; đào tạo phần lý thuyết tương đối đầy đủ và kỹ lưỡng. Song chỉ lý thuyết không chưa đủ mà phải đi sâu vào thực tế, từ đó bổ sung thêm cho phần lý thuyết. Do vậy nhà trường đã tổ chức cho các sinh viên về các cơ sở thực tập để làm quen với thực tế và nâng cao nghiệp vụ bản thân. Sau 5 năm học tại trường được Nhà trường và các thầy cô nhiệt tình giảng dạy truyền đạt những kiến thức về lý thuyết và thực tiễn vô cùng bổ ích cho công việc thực tế. Với sự tích luỹ từ những kiến thức của các môn học đó như môn: Kế toán tài chính, Thống kê doanh nghiệp, Tài chính doanh nghiệp, Phương thức HĐKT, Kế toán, MKT, Kinh tế lưọng, Tổ chức hạch toán kế toán… thì em đã trang bị cho mình được một hành trang với một số kiến thức làmnền móng: Đặc biệt sau thời gian đi tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần khí Công nghiệp và cách vận hành bộ máy kế toán, các hoạt động kinh doanh của Công ty, em thấy Công ty kinh doanh có hiệu quả là nhờ vốn lưu động và vốn tự có, vay và để tồn tại và phát triển thành công như ngày nay trong nền kinh tế thị trường. Điều đó chứng tỏ việc sử dụng đồng vốn có hiệu quả và ý nghĩa rất lớn lao. Để làm được như vậy, thì việc kế toán vốn bằng tiền và việc kế toán thanh toán tiền mặt phải có kiến thức cơ bản vững chắc năng động, cẩn thận và làm việc rất có nguyên tắc mà những điều đó rất cần cho hành trang của mỗi kế toán - nhà kinh tế trong tương lai. Do vậy em chọn cho mình đề tài “Kế toán tiền mặt”. PHẦN I TÌM HIỂU CHUNG ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TYT I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1. Quá trình lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam. - Năm 1960 thành lập nhà máy dưỡng khí Yên Viên với công suất 50m3 oxy/ h của CHDC Đức. - Năm 1995 đổi tên thành Công ty Cổ phần khí Công nghiệp VN - Tên Công ty : Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam - Tên Tiếng Anh : Vietnam Industrial Gas joint Stock Company - Tên gọi tắt : Thur gar - Địa chỉ trụ sở chính: Đức Giang - Long Biên - Hà Nội - Điện thoại : (84-4) 8273374 - Fax : (84-4) 8273658 - Email : ken@fpt.vn - Số CBCNV : 215 người - Công ty sản xuất và kinh doanh các loại khí công nghiệp, khí y tế bao gồm: khí oxy, nitơ dạng lỏng, dạng khí, cacbonic, acety lene, Argon, các loại khí hỗn hợp và các loại khí khác mà pháp luật không cấm. Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực khí lớn nhất miền Bắc, Công ty có hơn 400 khách hàng thường xuyên, chủ yếu là các tỉnh, thành phố phía Bắc Việt Nam. Sản phẩm khí của Công ty đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản, đóng tàu, chế biến hoa quả thực phẩm, y tế, hóa chất luyện kim… Những sản phẩm đa dạng với chất lượng cao của Công ty đã góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Sự phát triển của Công ty dựa trên chính sách khoa học và không ngừng nâng cao chất lượng Công ty không ngừng đổi mới công nghệ trong thiết bị chất lượng lao động để thúc đẩy sự phát triển của các loại sản phẩm và trong đó khách hàng là mục tiêu quan trọng, không ngừng nâng cao chất lượng quản lý nền tảng phát triển của Công ty. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty: Sơ đồ 1 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Ban Kiểm soát Hội đồng Quản trị Văn phòng HĐQT Ban chứng khoán nội bộ Tổng Giám đốc Cty TNHH Thiết bị siêu lạnh Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Cty TNHH khí CN Việt Nam Xưởng khí CN Phòng KCS Phòng KT Vật tư Phòng K /tế Tài chính Phòng Kinh doanh Phòng Bán hàng Phòng HC Tổ chức Phòng Quản trị Bảo vệ Để phối hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã xây dựng sơ hoạt động phân công chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận rõ ràng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty. - Tổng Giám đốc: là người quản lý điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động SXKD của Công ty trước Hội đồng Quản trị và pháp luật. Trực tiếp phụ trách các phòng và các bộ phận. - Phó Tổng Giám đốc thứ nhất: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác thương mại và công tác hoạt động chính của tổ chức Công ty. - Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về toàn bộ về quy trình công nghệ sản xuất về tình trạng kỹ thuật thiết bị trong toàn Công ty. - Phòng Hành chính Tổ chức: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các vấn đề tuyển dụng lao động, nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước. - Phòng Quản trị Bảo vệ: Thực hiện công tác quân sự, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy. Thường trực 24/ 24h. - Phòng kế toán: + Cân đối thu chi và tham mưu cho Tổng Giám đốc về kế hoạch tài chính. + Phân tích hoạt động kinh tế - tài chính, hàng tháng lập báo cáo đánh giá tình hình báo cáo Tổng Giám đốc. + Quản lý vốn cố định, vốn lưu động, các chứng từ kế toán, theo dõi công nợ. + Hạch toán lương thưởng. - Phòng Kinh doanh: hoạt động tiếp thị, khai thác thị trường, ký hợp đồng bán sản phẩm quản lý công tác xuất nhập khẩu. - Phòng Vật tư: Quản lý dây chuyền thiết bị sản xuất, lập trình và hướng dẫn công nhân vận hành dây truyền thiết bị của Công ty, lên kế hoạch mua sắm vật tư. - Phòng KCS: Quản lý và kiểm soát chất lượng sản phẩm trong toàn Công ty, kiểm soát an toàn lao động phòng chống cháy nổ. + Làm thủ tục đăng ký chất lượng sản phẩm. - Xưởng Cơ điện: Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị sản xuất. Kiểm tra gia hạn các loại chai chứa sản phẩm. Gia công cơ khí các chi tiết phục cho quá trình sản xuất sửa chữa. - Xưởng khí công nghiệp: Nhận lịch sản xuất và triển khai sản xuất sản phẩm khí theo kế hoạch. - Nhà máy thiết bị áp lực: Nhận lịch sản xuất, cân đối nhân lực, vật tư, thiết bị, triển khai chế tạo gia công cơ khí theo kế hoạch được giao. Bảo hành bảo trì sản phẩm do Nhà máy sản xuất. - Trạm CO2: Nhận lịch sản xuất, kiểm tra vỏ chai trước khi khai nạp CO2 theo kế hoạch. Bán CO2 theo đơn đặt hàng. 3. Những hoạt động sản xuất kinh doanh a) Chức năng: Chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm cơ khí công nghiệp khí y tế và các sản phẩm khác liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. Kinh doanh các sản phẩm về khí công nghiệp như O2 đóng chai phục vụ y tế, khí N2, C2H2: phục vụ công nghiệp, Công ty đóng vai trò là nơi sản xuất, lại vừa là nơi tiêu thụ sản phẩm. b) Nhiệm vụ: Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực khí công nghiệp lớn nhất miền Bắc, Công ty có hơn 400 khách hàng thường xuyên. Sản phẩm khí công nghiệp và các lĩnh vực của đời sống xã hội đang được sử dụng rộng rãi như ngành công nghiệp, xây dựng cơ bản, đóng tàu, chế biến bảo quản thực phẩm, y tế… Công ty luôn luôn đề ra mục tiêu nhằm đảm bảo cung cấp ổn định thỏa mãn các sản phẩm khí công nghiệp, dịch vụ hoàn hảo, an toàn nhằm hài lòng mọi khách hàng. c) Quy trình công nghệ sản xuất: Không khí Nén không khí làm lạnh Làm lạnh khử tạp chất Làm lạnh hóa lỏng Phân ly Nước làm lạnh N2 lỏng, O2 lỏng N2 khí, O2 khí Sơ đồ 2 THUYẾT MINH SƠ ĐỒ CÔNG NGHỆ DÂY TRUYỀN SẢN XUẤT O2 MÁY Không khí được máy nén, Piston hút qua bộ lọc cơ học qua 3 cấp nén đưa áp suất tới 30 at. Sau mỗi cấp nén không khí được lạnh và tách nước khử. Sau đó không khí tiếp tục qua trao đổi nhiệt sơ bộ, nhiệt độc của không khí được giảm xuống 20oC, qua phân ly đầu nước vào 1 trong 2 bình được hấp thụ. Tại bình hấp thụ không khí được sử dụng khí khử hơi nước, CO2, C2H2 và các H2 khác ra khỏi bình hấp thụ Zeolit không khí được khử mùi lần cuối tại thiết bị lọc bụi rồi qua trao đổi nhiệt bằng N2 thải. Sau đó không khí được chia ra làm 3 đường: 2 đường chính và 1 đường phụ. Đường chính 1: không khí qua van Dy 40M vào trao đổi N2 ở đây không khí N2 ra ngoài làm lạnh nhiệt độ của không khí giảm xuống còn 110oC. Đường chính 2: không khí qua van Dy 15 vào ngăn O2 của trao đổi nhiệt (O2 + Ar). Ở đây không khí được O2 sản phẩm làm lạnh nhiệt độ không khí hạ xuống - 110oC. Đường phụ 3: (chỉ sử dụng sản xuất đồng thời 2 chế độ O2 và N2. Không khí qua van Dy 10 vào ngăn Ar của trao đổi nhiệt (O2 + Ar) Hai đường chính tập trung tại ống rồi chia làm 2 dòng - Khoảng 55% không khí có nhiệt độ = -100oC và P = 20 + 30 at đến máy dẫn xuống 4, 8 at vào To = - 145oC. - Khoảng 45% không khí cũng có nhiệt độ = - 110oC đi qua ngăn O2 và N2 của trao đổi nhiệt hỗn hợp. (O2 - N2 - Ar) ở đây được O2 và N2 ở tháp ra làn lạnh nhiệt độ không khí được giảm tới - 160oC, mỗi phần không khí được hóa lỏng, để trực tiếp vào đáy của tháp phân ly dưới ở phần này xảy ra quá trình luyện sơ bộ không khí thành khí dầu O2 ở tháp dưới và N2 khi ở đỉnh tháp dưới. Nhờ có O2 sản phẩm lỏng ở đáy tháp trên làm lạnh mà khí N2 này ngưng tụ tại 1 phần chảy xuống làm lượng hồi lưu, còn phần ngưng tụ lại mà chứa được qua van tiết lưu R3 dẫn xuống 0,45 at. Ở đây O2 và N2 trao đổi nhiệt độ hỗn hợp (O2 - N2 - Ar) ở đây được O2 và N2 ở tháp ra làm lạnh T0 không khí được giảm tới 160o C, một phần không khí được hóa lỏng. Oxy thô ở đáy tháp qua van tiết lưu R2 đổ lên khoảng 2/3 tháp trên, tại tháp qua van tiết trên xảy ra quá trình phân ly triệt để thành oxy sản phẩm ở đáy tháp trên nồng độ 99,5% O2 và N2 thải ở đỉnh tháp có nồng độ 97% N2. Oxy dạng khí từ đáy tháp trên với lưu lượng là 260m3/h lần lượt đi qua các thiết bị trao đổi nhiệt với To = 15oC đi qua van an toàn thủy lực tới túi chứa vào máy nén O2, qua 3 cấp nên cuối P = 150 at đến giàn nạp đi vào chai thép. N2 từ đỉnh tháp trên đi ra làm lạnh cho không khí đi vào ở các thiết bị trao đổi nhiệt và ra ngoài với T0 15oC và lưu lượng là 1160 m3 /h. Sau đó dùng một lượng N2 để hàm nguyên zeolit còn lịa thải ra ngoài. * Tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong những năm gần đây của Công ty: - Sản lượng sản phẩm sản xuất Biểu 1 Tên sản phẩm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 O2 lỏng O2 khí 127.431 kg 457.068 chai 2.142.352 kg 401.375 chai 2.839.792 kg 315.487 chai 3.975.846 kg 454.749 chai N2 lỏng N2 khí 47.488 kg 17.997 chai 160.291 kg 19.401 chai 601.253 kg 19.151 chai 805.358 kg 26.423 chai C2H2 82.294 kg 72.712 kg 62.422 kg 90.500 kg * Tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của Công ty Biểu 2 Tên sản phẩm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 O2 lỏng O2 khí 128.743 kg 457.068 chai 2.435.670 kg 413.256 chai 2.839.792 kg 315.487 chai 3.896.840 kg 454.730 chai N2 lỏng N2 khí 47.488 kg 17.996 chai 150.391 kg 19.541 chai 601.253 kg 19.251 chai 805.358 kg 26.423 chai C2H2 82.294 kg 72.712 kg 62.422 kg 90.500 kg - Tình hình doanh thu của Công ty trong những năm gần đây Biểu 3 Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu 38.647.717.363 40.271.306.423 47.887.663.358 Lợi nhuận 3.163.620.825 1.856.671.5742 2.276.939.725 Công ty có đội ngũ cán bộ CNV sản xuất và bán hàng với nhiều năm kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình với công việc và luôn luôn hoàn thành tốt công việc được giao. Số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ngày càng được nâng cao để đáp ứng với nhu cầu thị trường. Công tác bán hàng của Công ty đang dần dần đi vào ổn định với mức sản lượng bán ra trung bình. Sản lượng khí O2 tiêu thụ ở mức trung bình từ 35.000 - 37.000 chai/ tháng. Sản phẩm khí sau khi đưa LOX 500 vào hoạt động đến nay Công ty đã khai thác được tối đa về công suất thiết bị sử dụng sản phẩm này còn rất lớn (có nhiều hợp đồng Công ty phải hạn chế cung cấp về lượng thời gian). Nhưng nếu chốt ở đây là để nâng cao hiệu quả kinh doanh các khí, thì Công ty đã đầu tư bồn chứa có chất lượng dung tích đúng yêu cầu, tương đương với việc thu được nhiều lợi nhuận trong quá trình SXKD để làm cho Công ty ngày càng phát triển nâng cao đời sống vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ nhân viên Công ty. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty có bộ máy kế toán áp dụng hình thức tổ chức bộ máy theo kiểu tập trung. Bởi vì Công ty có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung. Bộ máy kế toán của đơn vị tổ chức theo mô hình 1 phòng kế toán và các nhân viên kế toán ở các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ các công tác kế toán của đơn vị. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Sơ đồ 3 Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TS Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ 2. Hình thức kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trên chứng từ đều được phân loại và hệ thống hóa, có các tài khoản trên nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ các nhật ký chứng từ để ghi theo vào sổ cái các tài khoản. * Nhiệm vụ của nhân viên phòng kế toán: - Kế toán trưởng: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về tài chính, chịu trách nhiệm quản lý sổ sách, phân công nhân sự trong phòng kế toán, theo dõi kiểm tra bảo quản các sổ sách. - Kế toán bán hàng: Theo dõi các hợp đồng bán hàng và cung cấp dịch vụ, theo dõi công nợ… - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản: Tổng hợp số liệu phát sinh hàng ngày, lập báo cáo thuế, quản lý mảng tài sản. - Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thu, chi, lượng tiền thu về chi ra. - Kế toán vật tư kiêm quỹ: Quản lý nhập xuất vật tư, cất giữ tiền. Phương pháp này ghi sổ kết hợp với ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại kế toán sổ kế toán tổng hợp chi tiết trên cùng một mẫu sổ và thuộc cùng một thời gian. Sổ sử dụng: Gồm các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ cái, kế toán máy, kế toán máy thuế VAT. - Đơn vị áp dụng hình thức sổ: là hình thức "Nhật ký chứng từ". Ta có sơ đồ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái BÁO CÁO KẾ TOÁN Sổ quỹ Bảng kê Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ chi tiết tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3. Tổ chức hệ thống chứng từ: Mỗi phần hành kế toán quá trình lập và sử dụng chứng từ hết sức quan trọng bởi nó thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị + Trình tự lập: - Hàng ngày các nghiệp vụ kế toán phát sinh phòng kế toán tiếp nhận các chứng từ trong nội bộ đơn vị và tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài. - Kế toán kiểm tra các yếu tố cần thiết đảm bảo đúng yêu cầu của đơn vị và pháp luật. Kế toán lập chứng từ ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết lên chứng từ, ghi rõ ràng không tẩy xóa đánh số thứ tự không trùng nhau và có đầy đủ chữ ký liên uan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán định khoản trên chứng từ, ghi số tiền từ chứng từ vào sổ kế toán (sổ chi tiết và sổ tổng hợp). - Tổ chức bảo quản lưu trữ: Trong niên độ kế toán chứng từ được bảo quản tại phần hành kế toán khi có sự thay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao các chứng từ đã được bảo quản. * Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: + Chứng từ nghiệp vụ thu tiền mặt: Phản ánh nghiệp vụ tiền mặt cho đơn vị: - Chứng từ thực hiện: Phiếu thu (mẫu số 01 - TT) - Công trình thực hiện phiếu thu của đơn vị được thực hiện như sau: kế toán tiền mặt căn cứ vào người có nhu cầu nộp tiền, kế toán hạch toán lập phiếu thu sau đó thủ quỹ thu tiền và chuyển chứng từ kế toán hạch toán ghi sổ, kế toán trưởng ký phiếu thu, kế toán hạch toán bảo quan lưu trữ. + Chứng từ chi tiền mặt: Phản ánh nghiệp vụ chi tiền mặt cho mục đích kinh doanh của Công ty - Mẫu phiếu chi MS02 - TT - Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ của người đề nghị chi tiền có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị kế toán thanh toán lập phiếu chi rồi chuyển xin chữ ký rồi thủ quỹ căn cứ vào đó chi tiền, kế toán thanh toán vào sổ bảo quản lưu trữ chứng từ. + Tổ chức và luân chuyển chứng từ nhập hàng: - Chứng từ nhập hàng Công ty dùng để phản ánh nghiệp vụ giao nhiệm hàng tồn kho giữa nhà cung cấp, người quản lý tài sản và cán bộ phòng cung ứng, nhằm xác minh số lượng chủng loại, chất lượng hàng nhập để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được thuận lợi. - Quy trình nhập và luân chuyển chứng từ nhập: Căn cứ vào người đề nghị nhập hàng, khi hàng về kho, thủ kho kiểm nhận hàng cùng với ban kiểm nghiệm để kiểm tra về số lượng lẫn chất lượng rồi ghi sổ số thực nhập vào phiếu nhập và cùng với người giao hàng ký phiếu nhập, ghi số lượng nhập vào thẻ kho, giao chứng từ nhập kho cho kế toán. Kế toán định khoản trên chứng từ ghi đánh giá và tính thành tiền trên phiếu nhập dùng phiếu nhập để ghi sổ chi tiết. + Tổ chức và luân chuyển chứng từ xuất kho: - Công ty sử dụng mẫu phiếu: (Phiếu xuất kho MS02 - Vật tư) Người có nhu cầu xuất hàng để phục vụ hoạt động SXKD của Công ty họ viết phiếu đề nghị xuất kho trình lên thủ trưởng và kế toán trưởng duyệt sau đó chuyển cho cán bộ phòng cung ứng vật tư viết phiếu xuất kho (phiếu xuất kho được viết thành 3 lần, đặt giấy than viết 1 lần), thủ kho căn cứ và phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký liên quan sẽ xuất kho và thủ kho vào sổ kho, sang chuyển chứng từ cho kế toán định khoản trên phiếu, số liệu vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp của hàng tồn kho. * Tổ chức và luân chuyển chứng từ bán hàng - Chứng từ: Hóa đơn bán hàng, hợp đồng bán hàng. - Kho có người mua hàng bên bán lập hóa đơn thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại phòng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chuyển giữa thủ kho và kế toán. 4. Tổ chức hệ thống tài khoản: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là quá trình thiết lập 1 hệ thống tài khoản kế toán cho các đối tượng kế toán hạch toán nhằm cùng cấp thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty vận dụng phương pháp hệ thống hóa tài khoản một cách hợp lý với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty; xây dựng chế độ ghi đơn, ghi kép theo thời gian và từng đối tượng cụ thể. Tài khoản kế toán Công ty cổ phần khí công nghiệp Yên Viên dùng để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định chế độ kế toán Nhà nước ban hành. Ví dụ: Tài khoản sử dụng: + TK 111.1 Tiền mặt + TK 112.1 Tiền gửi NH Công thương Chương Dương + TK 112.2 Tiền gửi ngoại tệ NH Công thương Chương Dương + TK 112.3 Tiền gửi Ngân hàng Công thương Đông Anh + TK 112.5 Tiền gửi ký quỹ 5. Hệ thống báo cáo tài chính: Cuối kỳ kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu làm báo cáo tài chính gửi cho Cục thuế Hà Nội vào ngày 25/3 của kỳ kế toán tiếp theo gồm: - Bảng cân đối kế toán - Bảng cân đối kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài những báo cáo trên đơn vị không sử dụng báo cáo quản trị nào. Hệ thống sổ của đơn vị đảm bảo tính thống nhất, kết cấu và nội dung trên từng loại sổ phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, Công ty chỉ mở một hệ thống sổ theo quy định kế toán hiện hành. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1. Đặc điểm của công tác vốn bằng tiền mặt - Kế toán tiền mặt có vai trò vô cùng quan trọng trong Công ty và việc quản lý đơn vị và là tài sản tồn tại trực tiếp. Bởi kế toán tiền mặt sẽ cung cấp cho thống kê nguồn số liệu quan trọng để tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế như: - Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu chi) thì sẽ biết được việc ghi chỉ tiêu là tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có biện pháp khắc phục cho phù hợp. - Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu - chi) các nhà kinh doanh có thể tiến hành phân tích để tính ra được vòng quay của vốn, lợi nhuận trên đồng vốn. Cũng như xác định được kết quả hoạt động SXKD lãi hay lỗ một cách chính xác. Để có nguồn vốn hoạt động kinh doanh đơn vị chủ yếu dựa vào nguồn vốn tự có cộng với vốn vay của quỹ đầu tư phát triển 1, 5 tỷ đồng. Do vậy việc theo dõi sự vận động cảu đồng tiền là quan trọng. * Nguyên tắc quản lý tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc quy định, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của nhà nước. Tiền tệ được sử dụng một cách thống nhất. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh. Nguyên tắc cập nhật: kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi. Do đơn vị là một Công ty mang những nét riêng hoạt động rải rác phân tán tuy không rộng những kế toán tiền mặt có nhiệm vụ: - Hàng ngày phản ánh kịp thời đầy đủ các loại số liệu có liên quan. - Tổ chức phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu, tình hình biến động, giám sát chặt chẽ việc chấp hành thu, chi quản lý quỹ. - Kế toán tiền mặt với công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ giúp Công ty sử dụng vốn có hiệu quả. Mục đích của nó làm sao cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình được tiến hành một cách thường xuyên liên tục, phát hiện ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Chính vì vậy kế toán tiền mặt là cần thiết không thể thiếu được với tất cả hoạt động SXKD của Công ty. Nó là công cụ để tiến hành quản lý một hoạt động kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn trong kinh doanh có hiệu quả nhất. 2. Kế toán tiền mặt của Công ty Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động SXKD hàng ngày, Công ty luôn có một lượng tiền nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêu chuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT từ các chứng từ ban đầu kế toán tiến hành nhạp liệu và các mẫu sổ chi tiết tự động cập nhật. Phiếu thu : Mẫu 01 - TT Phiếu chi : Mẫu 02 - TT Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu chi bản đề nghị vốn vay, bản đề nghị tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinh doanh. a. Hạch toán chi tiết: Công ty luôn luôn có một lượng tiền nhất định tuỳ thuộc vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Mọi khoản thu chi đều phải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền là kế toán trưởngt) sau khi thu tiền, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” hoặc “chi tiền” vào chứng từ. Cuối cùng kế toán căn cứ vào chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giải quyết. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từ gốcc) do thủ qũy chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. sau đó mới tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tự phát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày. Cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu số tiền tồn thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ. Cách nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rất nhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhau nhưng nội dung về kinh tế thì giống nhau như là cùng thu tiền bán hàng, cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt, cùng mua hàng; cùng thanh toán lương… như vậy những nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau về chứng từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng của nghiệp vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều có điểm chung là ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xin lấy một vài ví dụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh để minh hoạ. * Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt. a.1. Hạch toán thu tiền mặt. Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam tăng chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh. + Nội dung cơ bản của phiếu. * Nội dung cơ bản của phiếu: - Tên gọi chứng từ là "phiếu thu" tức là khi gọi đến phiếu thu ta hiểu ngay đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt. - Tên gọi địa chỉ cá nhân (người nộp): Đây là tiêu thức quan trọng nó dùng để quy trách nhiệm vật chất của nhiệm vụ khi cần nó là cơ sở để đối chiếu thanh toán của nghiệp vụ phát sinh khi đó. - Ngày, tháng, năm là số liệu của chứng từ, đây là yếu tố xác định thời gian, số thứ tự mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời nó cũng là cơ sở để thanh tra tài chính. - Nội dung kinh tế (lý do nộp): Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa nghiệp vụ của chứng từ (phần này phải ghi ngắn gọn song phải đầy đủ, dễ hiểu). - Số tiền: Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng giá trị, phần này được ghi cả số và chữ (ghi rõ đơn vị tính). - Phiếu thu sau khi được lập song ít nhất phải có 2 chữ ký của mỗi người tham gia vào việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo chữ ký của người xét duyệt và nhất thiết phải có dấu của mỗi doanh nghiệp. - Ngoài các nội dung trên, phiếu thu còn có yếu tố bổ sung như định khoản, phương pháp thanh toán có thời hạn. * Cách ghi: - Sau khi bắt đầu lập phiếu thu, kế toán phải ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm theo phiếu thu, phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 1 năm, trong mỗi phiếu thu phải ghi sổ quyển và số từng phiếu thu và số phiếu thu phải đảm bảo liên tục trong 1 kỳ kế toán. - Phiếu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ các nội dung và kế toán ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) trước khi vào phiếu thu. - Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp, một liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. * Mục đích sử dụng: Xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan chặt chẽ và chính xác. * Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: - Về các tên mục của phiếu chi thì tương tự như phiếu thu, chỉ khác ở chỗ phiếu thu thì họ tên, địa chỉ, lý do nộp, là người nộp tiền, còn ở phiếu chi là người nhận tiền. + Các lập phiếu chi: - Phiếu chi được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu, phải có đầy đủ chữ ký của người có liên quan. - Xác định rõ tiền mặt xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và ghi sổ kế toán. + Các sổ sách kế toán và bảng biểu kế toán liên quan * Chứng từ: - Chứng từ: + Phiếu chi + Hóa đơn (Hóa đơn GTGT) + Bảng lương + Sổ quỹ tiền mặt + Bảng kê số 1 + Sổ Nhật ký chứng từ số 1 + Sổ cái TK 111 - Kế toán căn cứ vào chứng từ thu đã được kiểm tra tính toán hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Cứ mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt trình tự ghi sổ. Sau đó phiếu thu, phiếu chi được kiểm tra hợp lệ thì kế toán đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt và bảng kê số 1 và chứng từ số 1. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ cái. Mẫu biểu Phiếu thu, phiếu chi Sổ quỹ Bảng kê số 1s Sổ cái TK 111 Nhật ký chứng từ Số 1 Các tài khoản liên quan đến kế toán tiền mặt TK 111 TK 112 TK 152, 133, 334, 642, 635 TK 511, 3331, 141, 131 Mẫu biểu 1 Mẫu số 01/GTKT - 3 LL C/2007 B HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 01 tháng 3 năm 2007 - Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần khí công nghiệp - Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội - Số tài khoản: - Điện thoại: 04.8357445 MST:................................... Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hà Tên đơn vị: Xưởng Cơ khí Nam Hà - Đại chỉ: - Số tài khoản: - Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: ................................ STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Khách hàng thanh toán tiền mua khí CO2 kg 10 140.000 140.000 Cộng tiền hàng 14.000.000 Thuế suất GTGT 10%: tiền thuế GTGT 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.400.000 Số tiền bằng chữ:._.