Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn lưu động tại Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

y Giấy Viện nam, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang có những bước tiến bộ đáng kể trong những năm gần đây. Sản phẩm của Công ty đang được thị trường biết đến một cách rộng rãi. Để đạt được kết quả như vậy, một phần không nhỏ là sự đóng góp của bộ máy quản lý hoạt động linh hoạt, nhạy bén, công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán vật liệu nói riêng được tổ chức hiệu quả, cung cấp thông tin cho quản lý kịp thời, chính xác. Tổ chức kế toán vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh công việc của các phần hành kế toán khác, đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng chất lượng, theo kịp tiến độ sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kế hoạch sản xuất, xác định được định mức dự trữ vật liệu hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà và được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn Trần Thị Phượng, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài luận văn tốt nghiệp: “Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà”. Ngoài phần mở đầu và kết luận luận văn bao gồm các nội dung sau: Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp. Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Phần thứ nhất Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. Dưới tác động của lao động, vật liệu thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá thành của sản phẩm nên thông thường trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm. Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến một số chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu chi phí. Do vị trí quan trọng của vật liệu trong cấu tạo của giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu thu mua ,bảo quản, sử dụng và dự trữ. Vật liệu tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất, biến động liên tục. Các doanh nghiệp thường xuyên phải theo dõi tình hình biến động của vật liệu từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng, quy cách, chủng loại. Giá mua, chi phí thu mua phải hợp lý sao cho đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu là phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. Ngoài ra việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí về vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tình hình tài chính như lãng phí vốn do dự trữ nhiều hoặc việc cung ứng và thu mua không kịp thời nhằm đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lí vật liệu. Vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lí và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, tránh hư hỏng mất mát, lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất. Hơn nữa nó tạo điều kiện kiểm soát có hiệu quả được chi phí và giá thành sản phẩm do cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp tình hình hiện có, tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Bên cạnh đó công tác kế toán vật liệu cũng phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu cũng phải phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật liệu. Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ chi tiết đến tổng hợp số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Đồng thời, kế toán vật liệu cũng cần thường xuyên phối hợp kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu, phát hiện những vật liệu kém phẩm chất để có những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng, dự trữ vật liệu. Phân loại và tính giá vật liệu Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản , dự trữ trên những địa bàn khác nhau. Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp, căn cứ dùng để phân loại vật liệu công dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên liệu và vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính này bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá. Ví dụ: giấy được mua từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành vở cũng được coi là vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Thực chất đây là một loại vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng do việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Các doanh nghiệp có thể phân chia từng loại vật liệu nêu trên thành từng thứ, từng loại chi tiết hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu của đơn vị mình. Trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số của vật liệu tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý và cơ giới hoá công tác kế toán. Tính giá vật liệu Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác giá trị của vật liệu dự trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đúng đắn chi phí về vật liệu trong giá thành sản phẩm. Như vậy, đánh giá vật liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức kế toán vật liệu và là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng, dự trữ. Yêu cầu để lựa chọn phương pháp tính giá vật tư xuất dùng là phải tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo những nguyên tắc mà Nhà nước quy định. Giá thực tế nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu được xây dựng theo từng nguồn nhập: ² Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế VL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua được hưởng Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: giá mua ghi trên hoá đơn người bán là giá không có thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: giá mua là giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. ² Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. ² Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt trong định mức...). ² Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). ² Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. ² Đối với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá các loại vật liệu và chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua... nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản... mua của người trực tiếp sản xuất không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. Giá thực tế xuất kho: Việc sử dụng các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho trong từng doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cơ cấu, chủng loại vật liệu của doanh nghiệp đó cũng như trình độ quản lý, trình độ kế toán. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho sau: X Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập). s Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước): Theo phương pháp này thì giá vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. - Nhược điểm: không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. s Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ). Theo phương pháp này, giá trị vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. - Nhược điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối tháng, do đó công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. s Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. - Ưu điểm: Phương pháp này đã khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, việc tính giá được chính xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Công việc tính giá được tiến hành đều đặn trong kỳ. - Nhược điểm: Phương pháp này đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lượng tính toán nhiều. Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập chỉ thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính. X Giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả định rằng số vật liệu được nhập kho trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế xủa từng số hàng xuất. Như vậy, giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước. Phương pháp này thích hợp khi giá cả của vật liệu ổn định hoặc có xu hướng giảm. - Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm và gần đúng với luồng nhập_xuất vật liệu trong thực tế. - Nhược điểm: Khối lượng công việc hạch toán tương đối nhiều. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít loại vật liệu, số lần nhập kho của mỗi loại vật liệu không nhiều. X Giá thực tế nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp nhập sau- xuất trước giả định rằng những loại vật liệu được nhập vào kho sau cùng sẽ được xuất ra trước tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước. Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá vật liệu có xu hướng tăng lên vì khi đó số xuất theo giá mới sẽ cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm do đó số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm. Doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. - Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm hơn so với phương pháp FIFO . - Nhược điểm: Phương pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất hàng trong thực tế. Trường hợp giá cả thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên thiếu chính xác. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất của các loại vật liệu không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời hạn bảo quản. X Giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này giá trị xuất kho của vật liệu được xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Việc tính giá vật liệu xuất kho chính xác tuy nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp này thích hợp cho cho các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lô đó. X Phương pháp giá hạch toán: Đối với phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho * Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ - Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Nhược điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Khái niệm Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thường rất đa dạng, nhiều chủng loại và chiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất diễn ra được liên tục và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ. Do đó nhiệm vụ cấp bách của kế toán là phải theo dõi, kiểm soát được tình hình biến động của vật liệu. Bên cạnh đó, vật liệu là một trong những tài sản của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị, không chỉ ở từng kho, từng nhóm, từng thứ mà có thể còn phải chi tiết tỉ mỉ theo từng chủng loại, chất lượng, quy cách... tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu. Việc quản lý vật liệu được thực hiện bởi rất nhiều bộ phận khác nhau có liên quan, tuy nhiên kế toán và thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết từng loại vật liệu. Nhiệm vụ hạch toán chi tiết được tiến hành bởi kế toán và thủ kho bao gồm các yêu cầu sau: Trước tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải được tổ chức ở từng kho và ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Kế toán và thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu gồm cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Đồng thời, số liệu giữa Sổ kế toán chi tiết và số liệu ghi chép của thủ kho tại kho phải đảm bảo khớp đúng về nội dung, chỉ tiêu, giá trị. Số liệu kế toán tồng hợp cũng phải được đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ các thông tin về vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm đạt được hiệu quả quản lý cao nhất. Tuy nhiên, cơ sở để kế toán và thủ kho tiến hành ghi chép vào các sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu đó là các chứng từ kế toán. Chứng từ các doanh nghiệp thường sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu là các chứng từ theo mẫu được Bộ Tài chính ban hành. Đó có thể là các chứng từ mang tính chất bắt buộc hoặc các chứng từ có tính chất hướng dẫn, tự lập. Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu gồm các loại: Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn (GTGT) khi mua hàng. Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hướng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp lựa chọn, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư... Trong đó sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) được dùng dể theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm, hàng hoá, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Sổ này được dùng cho cả 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên có thể mở thêm các Bảng kê Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, ở kho phải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. ơ Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng vật liệu thực tế tồn trong kho để đảm bảo đã ghi chép đầy đủ. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã được phân loại theo từng thứ, từng nhóm vật liệu cho phòng kế toán. ơ Tại phòng kế toán: Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từ có liên quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển...), ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ sở các chứng từ đó kế toán ghi vào các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng của các sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn cả về số lượng và giá trị. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp N- X- T Sổ kế toán tổng hợp (1) (1) (3) (2) (2) (4) (5) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. + Nhược điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không thường xuyên. Phương pháp này rất tiện lợi đối với các doanh nghiệp sử dụng máy vi tính để xử lý số liệu kế toán và hiện nay đang được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thể song song. ơ ở kho: Theo phương pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại vật liệu về mặt số lượng. Cách lập và ghi thẻ kho đã được trình bày ở trên. ơ ở phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ đã được phân loại do thủ kho chuyển lên, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất về khối lượng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển không được ghi chép hàng ngày như trong hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song mà đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng. Mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất để tổng hợp số liệu làm cơ sở ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu chỉ tiêu số lượng vật liệu ở Sổ đối chiếu luân chuyển với số lượng vật liệu ở thẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp (1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) (5) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện, số lượng ghi chép có bớt so với phương pháp thẻ song song. + Nhược điểm: ở phương pháp này vẫn tồn tại sự ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Mặt khác, nếu không lập Bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong các tháng để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu nhập Bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do đó không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình biến động vật liệu hàng ngày. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư đã có một sự thay đổi so với 2 phương pháp trên và được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị. Phương pháp sổ số dư là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán. Từ đó phương pháp này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thường xuyên giữa công tác hạch toán của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Công việc hạch toán được tiến hành ở kho và phòng kế toán theo trình tự sau: ơ ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Trong phiếu giao nhận chứng từ, thẻ kho phải ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu: lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Ngoài ra, vào cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào Sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Sổ số dư được mở cho từng năm (theo dõi tổng hợp theo loại vật tư) và vật liệu được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. ơ ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, nhân viên kế toán có trách nhiệm xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đã được thủ kho phân loại. Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận được, kế toán tiến hành đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan (Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua bán...). Trên cơ sở giá hạch toán đang sử dụng kế toán tính giá theo từng chứng từ và tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất vật liệu. Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi các phần nhập, xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu và tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu rồi ghi vào cột “tồn kho cuối tháng” của Bảng kê này. Đồng thời, cuối tháng nhận được Sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số dư cột “thành tiền”. Sau đó kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu cột “tồn kho cuối tháng” của nhóm, loại ._.vật liệu tương ứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Nội dung, trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát như sau (Sơ đồ 1.3): Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N-X-T (1) (1) (5) (2) (2) Sổ kế toán tổng hợp (3) (3) (6) (4) (4) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Phương pháp sổ số dư hạn chế được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác, kịp thời. + Nhược điểm: Theo phương pháp này, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên khi được yêu cầu cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: Phương pháp sổ số đư được áp dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị hàng tồn kho. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất lớn, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn của kế toán cao. Đồng thời, nó sẽ phát huy được nhiều ưu điểm trong trường hợp thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu Chứng từ kế toán sử dụng. Khi có phiếu báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có thể lập Ban kiểm nhận hàng để kiểm nghiệm đối với một số loại vật liệu có tính chất phức tạp về chất lượng, quy cách hoặc số lượng hàng lớn, rời hay phát sinh những sai lệch so với chứng từ. Sau khi chứng thực về số vật liệu thực tế giao nhận về cả số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, kết quả được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó, trên cơ sở Hoá đơn, Phiếu báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm, bộ phận cung tiêu sẽ lập “Phiếu nhập kho vật liệu” và chuyển cho thủ kho. Thủ kho nhập vật liệu, ghi số thực tế nhập kho và chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp thừa, thiếu vật liệu thủ kho phải báo cho bộ phận cung tiêu và người giao hàng cùng lập biên bản. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên tài khoản kế toán và sổ kế toán. Do đó phương pháp này có độ chính xác cao, có thể cung cấp thông tin về giá trị của vật tư, hàng hoá nhập, xuất, tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp...) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, hàng hoá có kỹ thuật, chất lượng cao. Đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên biến động thì áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho. Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Trị giá thực tế vật liệu thiếu khi kiểm kê. Giảm giá hàng mua, trị giá vật liệu trả lại người bán. Số dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 được chi tiết theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Giá trị vật liệu đang đi trên đường cuối kỳ. Bên Có: Giá trị vật liệu đang đi trên đường cuối kỳ trước đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng. Số dư Nợ: Giá trị vật liệu đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Ngoài các tài khoản nói trên trong quá trình hạch toán vật liệu còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642, 133(1, 2)... Phương pháp hạch toán. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ bao gồm các trường hợp sau: ỉ Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331, 141...: Tổng giá thanh toán. Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán trước hạn: Nợ TK 111, 112, 331...: Có TK 711: Số chiết khấu hàng mua được hưởng. Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập kho toàn bộ: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế của toàn bộ số nguyên vật liệu. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn. Có TK 111, 112, 331,...: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381- TS thừa chờ giải quyết: Trị giá vật liệu thừa. Khi xuất trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất trả lại do người bán giao thừa Nếu nhập kho theo số trên hoá đơn, số hàng thừa được coi như giữ hộ người bán, khi nhập ghi đơn bên Nợ TK 002, khi xử lý ghi đơn bên Có TK 002. Trong trường hợp doanh nghiệp đồng ý mua nốt số hàng thừa thì nhập kho ghi tương tự như trên. Trường hợp hàng thiếu so với Hoá đơn: Kế toán phản ánh theo số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào Biên bản đã lập sẽ thông báo cho bên bán biết. Nợ TK 152: Trị giá vật liệu thực nhập. Nợ TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Số thiếu so với hoá đơn. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn. Có TK 111, 112, 331, ...: Tổng giá thanh toán. Nếu do người bán giao thiếu và hoàn trả số thiếu nhập kho: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Xử lý số thiếu. Nếu người bán hết hàng và đồng ý trả lại tiền hoặc ghi giảm số nợ phải trả: Nợ TK 111, 112, 331: Nhận lại tiền hoặc ghi giảm số phải trả. Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Xử lý số thiếu. Trường hợp doanh nghiệp được người bán chấp nhận giảm giá: Nợ TK 111, 112, 331: Nợ TK 152: Số giảm giá hàng mua được hưởng. - Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như trong hợp đồng, trả lại cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331, 138: Tổng giá thanh toán của số hàng bị trả lại. Có TK 152: Giá trị vật liệu bị trả lại. Có TK 133(1331): Ghi giảm số thuế GTGT đầu vào. ỉ Trường hợp 2: Hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Kế toán lưu Hoá đơn vào hồ sơ hàng đi đường. Nếu trong kỳ hàng về thì ghi sổ như bình thường. Trong trường hợp cuối kỳ hàng chưa về thì coi đó là hàng đang đi đường và ghi sổ như sau: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo giá chưa có thuế. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, 141: Tổng giá thanh toán vật liệu mua. Sang kỳ sau, khi hàng về: Nợ TK 152: Hàng đi đường về nhập kho. Nợ TK 621, 627: Xuất thẳng cho bộ phận sử dụng. Có TK 151: Trị giá hàng đi đường về đến doanh nghiệp. ỉ Trường hợp 3: Hàng về nhưng hoá đơn chưa về. Khi hàng về, làm thủ tục nhập kho nhưng chưa ghi sổ kế toán. Nếu đến cuối kỳ mà hoá đơn về thì kế toán ghi sổ bình thường như trường hợp 1, còn nếu hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính, kỳ sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế. Nếu giá thực tế > giá tạm tính: Ghi bổ sung số chênh lệch. Hoặc xoá bỏ giá tạm tính, ghi lại theo giá thực tế. Nếu giá thực tế < giá tạm tính: Điều chỉnh giảm (ghi âm) số chênh lệch. Hoặc xoá bỏ giá tạm tính và ghi theo giá thực tế. ỉ Trường hợp 4: Nhập kho vật liệu do thuê ngoài gia công hoặc tự chế: Nợ TK 152: Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế. ỉ Trường hợp 5: Tăng nguyên vật liệu do được cấp, được tài trợ hoặc nhận vốn góp liên doanh. Nợ TK 152: Có TK 411: Giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá trị vật liệu được cấp,tài trợ,nhận vốn góp liên doanh. ỉ Trường hợp 6: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu tư dài hạn. Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 128, 222: Trị giá vật liệu nhận lại vốn góp liên doanh. ỉ Trường hợp 7: Nhập lại vật liệu cho sản xuất nhưng dùng không hết: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 621, 627: Ghi giảm chi phí SXKD trong kỳ. ỉ Trường hợp 8: Vay mượn tạm thời từ đơn vị nội bộ, đơn vị khác. Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 336, 3388: Trị giá vật liệu vay mượn. ỉ Trường hợp 9: Nhập kho phế liệu thu hồi. Từ thanh lý TSCĐ: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu tăng thêm. Có TK 721: Trị giá phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ. Từ sản xuất: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu tăng thêm. Có TK 154: Trị giá phế liệu thu hồi từ sản xuất. ỉ Trường hợp 10: Đánh giá tăng vật liệu: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu tăng thêm. Có TK 412: Giá trị vật liệu tăng do đánh giá lại. ơ Khi mua nguyên vật liệu, chỉ nhập kho những vật liệu đúng quy cách, phẩm chất, đúng với số thực tế kiểm nhận. Trường hợp có hao hụt thì số hao hụt trong định mức được tính vào giá thực tế, còn số hao hụt ngoài định mức thì cần tìm nguyên nhân và xử lý. Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho. Nợ TK 1381: Phần hao hụt ngoài định mức. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Số tiền phải thanh toán cho người bán. Có TK 111, 112, 141, ...: Số tiền đã trả. Khi xử lý: Nợ TK 111, 112, 334, 1388: Người vận chuyển bồi thường. Nợ TK 331: Thiếu do người bán chuyển thiếu. Có TK 1381: Xử lý phần hao hụt ngoài định mức. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Phương pháp này có thể giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, tuy nhiên do việc xác định giá trị vật tư, hàng hoá xuất ra phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý vật tư. Phương pháp này có độ chính xác không cao, chỉ thích hợp áp dụng với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán... Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, việc nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá không được theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua nhập kho trong kỳ được theo dõi, ghi chép trên tài khoản riêng là tài khoản “Mua hàng”. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- Mua nguyên, vật liệu). Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, dụng cụ... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Giá thực tế vật liệu thu mua trong kỳ và những trường hợp tăng vật liệu khác. Bên Có: Các khoản giảm giá hàng mua, hàng trả lại người bán. Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ. Tài khoản 611- không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiềm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ bao gồm: ỉ Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111): Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho, đang đi đường. Có TK 152: Trị giá vật liệu tồn kho. Có TK 151: Trị giá vật liệu đang đi đường. ỉ Trong kỳ, tiến hành thu mua vật liệu, kế toán ghi sổ: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, ...: Tổng giá thanh toán. ỉ Các trường hợp tăng vật liệu khác: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu tăng trong kỳ. Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng, viện trợ. Có TK 336, 3388: Vay cá nhân, đơn vị nội bộ hoặc đơn vị khác. Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu tư ngắn hạn. Có TK 338 (3381): Phát hiện thừa khi kiểm kê, chờ xử lý. F Việc hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho vật liệu ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp chỉ khác nhau trong trường hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trường hợp tăng vật liệu khác (như tự gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh...) thì được phản ánh tương tự trong cả hai phương pháp tính thuế. Cụ thể, đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi mua vật liệu nhập kho được hạch toán như sau: Nợ TK 151, 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT, Theo phương pháp kê khai thường xuyên). Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT, Theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Có TK liên quan 111, 113, 331... Kế toán xuất kho vật liệu. Chứng từ sử dụng. Để phù hợp và dễ dàng cho việc theo dõi, ghi chép tình hình xuất kho vật liệu, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại chứng từ xuất kho trong từng trường hợp khác nhau. Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT) được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, có giá trị luân chuyển một lần. Phiếu này do các bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở bộ phận lập phiếu, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán, còn một liên do người nhận giữ. Trong trường hợp vật tư xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng và doanh nghiệp đã xây dựng được định mức tiêu hao vật liệu cho sản phẩm thì sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” (mẫu số 04- VT). Phiếu này được lập thành 2 liên: 1 liên người nhận vật tư giữ, 1 liên giao cho thủ kho. Sau mỗi lần xuất, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho. Sau khi đã xuất hết hạn mức hoặc đến cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của bộ phận sử dụng, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển lên phòng cung ứng 1 liên, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” (mẫu số 02- BH) thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàngvà 1 liên để thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trong trường hợp chuyển vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, đại lý, gia công chế biến... phòng cung ứng sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. ỉ Trường hợp 1: Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản. Nợ TK 621: Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642: Vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất dùng. ỉ Trường hợp 2: Vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất dùng. ỉ Trường hợp 3: Xuất vật liệu góp vốn liên doanh. Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn liên doanh. Nợ (hoặc Có) TK 412:Phần chênh lệch giảm (hoặc tăng) khi đánh giá lại. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh. ỉ Trường hợp 4: Xuất bán vật liệu. Nợ TK 632: Trị giá vật liệu xuất bán. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. ỉ Trường hợp 5: Được hưởng giảm giá, bớt giá khi mua: Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền được hưởng. Có TK 152: Số giảm giá, bớt giá. ỉ Trường hợp 6: Đánh giá giảm vật liệu: Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại. Có TK 152: Giá trị vật liệu giảm. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. ỉ Giảm giá hàng mua được hưởng: Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền được hưởng. Có TK 611 (6111): Giảm giá hàng mua. ỉ Hạch toán hàng trả lại: Nợ TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán của hàng trả lại. Có TK 133: Thuế GTGT của hàng trả lại. Có TK 611 (6111): Giá mua chưa có thuế của hàng trả lại. ỉ Cuối kỳ căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho, kế toán kết chuyển: Nợ TK 152: Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Trị giá hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ. ỉ Kế toán tính ra số vật liệu xuất trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Có TK 611 (6111): Trị giá vật liệu xuất cho SXKD. Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112, TK 621, 627 , 331, 141 ... TK 152 641, 642 VL mua ngoài nhập kho Vật liệu xuất dùng TK 133(1331) cho SXKD Thuế GTGT đầu vào TK 241 TK 333 Xuất dùng cho XDCB Thuế nhập khẩu của VL nhập kho TK 154 TK 151 NVL xuất thuê ngoài Nhập kho VL đi đường gia công hoặc tự chế kỳ trước TK 331,111,112 TK 411 Giảm giá hàng mua, trả lại NB Nhận góp vốn liên doanh, TK 133 nhận cấp phát, tặng thưởng... Thuế GTGT của hàng trả lại tk 154 TK 128,222 VL chế biến nhập kho, Xuất kho NVL góp hoặc phế liệu thu hồi từ SX vốn liên doanh tk 222, 128 TK 412 nhận lại vốn góp liên doanh CL tăng CL giảm tk 3381 TK 1381,334,642 Vl thừa phát hiện khi VL thiếu phát hiện qua kiểm kê kiểm kê Tk 412 TK 412 Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152, 151 TK 611 (6111) tk 111,112,331 Kết chuyển trị giá Giảm giá hàng mua, VL tồn đầu kỳ hàng trả lại TK 133 TK 111,112,331 Thuế GTGT VL mua ngoài nhập kho của hàng trả lại TK 133 TK 152,151 Thuế GTGT Kết chuyển trị giá đầu vào VL tồn kho cuối kỳ TK 333 Thuế nhập khẩu của TK 621, 627 vl nhập kho 641, 642 Vật liệu xuất dùng TK 411 cho SXKD Nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng, viện trợ TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 3381 VL phát hiện thừa khi kiểm kê Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê. Với mục đích đánh giá tình hình bảo quản vật tư ở từng kho, tính chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư với sổ sách, chứng từ kế toán, các doanh nghiệp thường tiến hành kiểm kê vật liệu hiện có ở trong kho. Công việc này có thể được thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất bởi Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị và được ghi vào Biên bản kiểm kê. Đây là công việc rất cần thiết nhằm nâng cao công tác bảo quản vật tư, tránh việc mất mát, hao hụt đồng thời phát hiện được các sai sót trong việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp. ² Sau khi kiểm kê nếu phát hiện vật liệu thiếu hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm nguyên nhân và có những biện pháp giải quyết kịp thời. Tuỳ theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nếu vật liệu thiếu là do cân, đong, đo, đếm sai, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Ghi tăng chi phí SXKD trong kỳ. Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu. - Nếu giá trị vật liệu thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc có quyết định xử lý số thiếu hụt của cấp có thẩm quyền được tính vào chi phí SXKD, kế toán ghi: Nợ TK 642: Ghi tăng chi phí SXKD. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu tính vào chi phí SXKD. - Nếu người phạm lỗi bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334, 1388: Số tiền bồi thường. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu. - Nếu chưa phát hiện được nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 1381: Số thiếu sau kiểm kê. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu. ² Khi kiểm kê phát hiện thừa, doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là của mình hay do nhà cung cấp giao thừa. + Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi: Nợ TK 152 Có TK liên quan. + Nếu thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân, kế toán căn cứ giá trị thừa để ghi: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa. Có TK 3381- TS thừa chờ giải quyết. Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh: Nợ TK 3381: Xử lý số thừa. Có TK 721, 642...: Trị giá vật liệu thừa. + Nếu vật liệu thừa là của đơn vị khác: Ghi đơn Nợ TK 002, khi giao trả ghi Có TK 002. Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho. - Dự phòng giảm giá vật liệu là việc ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá ghi sổ của vật liệu tồn kho nhưng chưa chắc chắn, từ đó phản ánh giá trị thực của vật liệu tại thời điểm cuối năm. ý nghĩa: Việc lập dự phòng nhằm để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Phản ánh được giá trị thực của vật liệu. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phản ánh doanh thu và chi phí phù hợp trong một niên độ kế toán. Phương pháp lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá vật liệu: Dự phòng giảm giá vật liệu được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trước khi lập Báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá vật liệu phải tính cho từng loại vật liệu nếu có bằng chứng về sự giảm giá của nguyên vật liệu (giá trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ của vật liệu vào cuối niên độ kế toán). Mức dự phòng giảm giá VL = Số lượng NVL tồn kho x Chênh lệch giữa đơn giá ghi trên sổ kế toán và trên thị trường Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Dự phòng giảm giá vật liệu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp và hoàn nhập dự phòng được coi là thu nhập bất thường nếu vào cuối kỳ không xảy ra giảm giá vật liệu. Tài khoản sử dụng: TK159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng. Bên Có: Lập dự phòng. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập sẽ ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chính hiện có, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán vật liệu. Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán dể hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin, kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các hình thức sổ kế toán bao gồm: Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái. Đây là hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái. Các sổ kế toán sử dụng để hạch toán vật liệu trong hình thức này là: Nhật ký- Sổ cái tài khoản 151, 152 (611). Sổ kế toán chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. ả Ưu, nhược điểm, phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Hạch toán sổ Nhật ký- chứng từ có khối lượng công tác kế toán ít, phương pháp hạch toán đơn giản, dễ dàng cho công tác đối chiếu, kiểm tra của kế toán. - Nhược điểm: ghi chép trùng lắp trên một dòng ghi, chỉ sử dụng một quyển sổ tổng hợp do đó không có cơ hội để phân công lao động kế toán và chỉ mở được số lượng tài khoản ít. - Phạm vi áp dụng: Nhật ký- sổ cái chỉ thích hợp với các đơn vị hạch toán có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động nên sử dụng ít tài khoản. Sơ đồ 1.6: trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác Nhật ký- sổ Cái TK151,152 (611) Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn VL Sổ kế toán chi tiết VL Bảng tổng hợp chứng từ nhập,xuất VL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái từng nghiệp vụ. Các sổ kế toán hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký mua hàng. Sổ Cái tài khoản 151, 152, 611. ả Ưu, nhược điểm, phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, việc kiểm tra, đối chiếu cũng dễ dàng và cho phép phân công lao động kế toán trong đơn vị. - Nhược điểm: Do sử dụng riêng sổ Nhật ký và Sổ cái nên khối lượng ghi chép còn bị trùng lắp nhiều. - Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung phù hợp với những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán trong doanh nghiệp. Hình thức này có rất nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy vi tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn VL Sổ Cái TK 151, 152 (611) Nhật ký đặc biệt (NK mua hàng) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ. Theo hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ- ghi sổ” được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc từng năm và có chứng từ gốc đính kèm. Hình thức sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ thực hiện ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ- ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế theo sổ Cái. Các sổ kế toán áp dụng trong hình thức này để hạch toán vật liệu bao gồm: Sổ Đăng ký chứng từ- ghi sổ. Sổ Cái TK 151, 152 (611). Sổ kế toán chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu. ả Ưu, nhược điểm, phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Cũng như hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức sổ này khá đơn giản, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá được lao động kế toán. - Nhược điểm: vẫn chưa khắc phục được nhược điểm là ghi chép trùng lắp. - Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ này được áp dụng trong những trường hợp tương tự như hình thức sổ Nhật ký chung. Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Chứng từ- ghi sổ Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác Bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất Sổ kế toán chi tiết vật liệu Sổ đăng ký CT- GS Bảng tổng hợp N-X-T kho VL Chứng từ- ghi sổ Sổ Cái TK 151, 152 (611) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ. Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ là một bước phát triển căn bản so với các hình thức sổ khác. Hình thức này thực hiện ghi chép, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế được kết hợp chặt chẽ. Đồng thời nó cũng kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép. Để hạch toán vật liệu hình thức sổ Nhật ký- chứng từ sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 7, 5, 1, 2, 10... Bảng kê 4, 5, 6. Sổ Cái TK 151, 152 (611). Các sổ kế toán chi tiết. Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Nhật ký- chứng từ Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4,5,6 NK- CT số 7 NK- CT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NK- CT số 5 Sổ Cái TK 151,152 (611) Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày ả Ưu, nhược điểm, phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Hình thức này kế thừa các ưu điểm của các hình thức sổ trước, chuyên môn hoá lao động kế toán cao, giảm khối lượng ghi sổ. Do được kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao. - Nhược điểm: Phức tạp về kết cấu, số lượng sổ nhiều, đòi hỏi trình độ kế toán cao và khó vận dụng máy tính vào công tác kế toán. - Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ Nhật ký- chứng từ chỉ thích hợp áp dụng với những doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao và thực hiện kế toán chủ yếu bằng lao động thủ công. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để phân tích được hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp cần sử dụng các chỉ tiêu sau: Sức sản xuất của vốn lưu động: Sức sản xuất của vốn lưu động = Doanh thu thuần Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng vốn lưu động tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu thuần, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Sức sinh lợi của vốn lưu động: Sức sinh lợi của vốn lưu động = Lợi nhuận thuần Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng vốn lưu động bỏ ra thì thu về được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Hệ số quay kho vật tư: Hệ số quay kho vật tư = Giá trị vât tư xuất dùng trong kỳ Số dư bình quân vật tư tồn kho Chỉ tiêu này phản ánh lượng vật tư tồn kho của doanh nghiệp quay được bao nhiêu vòng. Số vòng quay càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Hệ số luân chuyển vốn lưu động: Hệ số luân chuyển vốn lưu động = Doanh thu thuần Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Số vòng quay càng nhiều chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động: Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động = Vốn lưu động b._.ho phòng kế toán để phản ánh nhanh chóng hơn tình hình nhập, xuất vật liệu trên sổ sách. Thứ sáu, về sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang sử dụng phần mềm kế toán CAD được thiết kế bởi một công ty phần mềm. Tuy nhiên việc áp dụng kế toán máy cho hình thức sổ Nhật ký- chứng từ là tương đối phức tạp và chưa hoàn thiện. Kế toán của Công ty vẫn phải tiến hành lập một số sổ theo phương pháp thủ công như sổ Cái các tài khoản... Như vậy, phần mềm kế toán này vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán ở công ty. Công ty cần từng bước cải thiện phần mềm kế toán để thực hiện cơ giới hoá toàn bộ công tác kế toán. Số liệu kế toán được xử lý toàn bộ bằng máy vi tính sẽ đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, làm giảm khối lượng công việc cho kế toán viên và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý. Thứ bảy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong TSLĐ và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh. Một điểm lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Giả sử cuối năm 2001, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Cuối niên độ sau (2002), doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trước (2001): Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (2003): Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Công ty có thể lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối theo mẫu như sau: Stt Mã VT Tên vật tư Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại thời điểm cuối năm Chênh lệch Mức trích 1 2 3 4 5 6 7=6-5 8=7x4 1 NHPET Nhựa PET 24410 11811,95 9500 2311,95 56434699,5 ... ... ... ... ... ... ... - Bên cạnh công tác hạch toán được coi như một công cụ quản lý hữu hiệu tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin chi tiết cho Ban giám đốc, việc phân tích các chỉ tiêu tổng hợp sẽ cho nhà quản lý được cái nhìn toàn diện, sâu sắc hơn. Từ đó xác định được những nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố và sẽ có những biện pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng vốn. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động ở Công ty. Trong giai đoạn khó khăn trước đây, Công ty lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng, trang thiết bị lạc hậu, bộ máy quản lý còn hoạt động chưa có hiệu quả.Tuy nhiên từ khi trở thành một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam, được đầu tư thêm vốn và sự trợ giúp của Tổng công ty, bộ mặt của Công ty đã dần thay đổi. Công tác quản lý đã không ngừng hoàn thiện, tổ chức thêm những phòng ban thăm dò, khai thác thị trường, một yếu tố tiên quyết đưa doanh nghiệp phát triển. Chính bộ máy quản lý tốt đã làm tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp. Công ty đã thực hiện đầu tư, mở rộng đúng hướng cho nên từ chỗ làm ăn thua lỗ đã dần có lãi và phát triển. Vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh ứ đọng, Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp quản lý vật liệu sao cho khoa học, hiệu quả nhất. Công ty đã tổ chức được bộ phận chuyên thực hiện thu mua vật tư, tìm hiều các nhà cung cấp trên thị trường, phân tích và tìm ra nguồn cung cấp có lợi nhất. Do đó Công ty đã đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, xây dựng định mức dự trữ vật liệu phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ. Việc bảo quản, dự trữ vật liệu cũng được Công ty quan tâm đúng mức, hệ thống kho tàng đầy đủ, rộng rãi tạo điều kiện cho việc bảo quản các loại vật liệu có tính chất khác nhau. Các kho luôn luôn được kiểm tra, đảm bảo những điều kiện tốt nhất cho việc dự trữ vật liệu. Nhằm giảm bớt chi phí về vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho sản xuất được Công ty rất chú trọng về khâu kiểm soát. Dựa trên quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật liệu, từ đó có thể quản lý vật liệu xuất dùng được tốt hơn, tránh mất mát, hư hỏng. Mặt khác mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng kế hoạch dể xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các như cầu do đó tránh được hiện tượng lãng phí vật liệu. Đó là các công việc cụ thể trong công tác quản lý vật liệu của Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tuy nhiên để đánh giá được kết quả của các công việc này cần phải phân tích, tìm ra những nguyên nhân và có những quyết định quản lý chính xác. Để phân tích được hiệu quả sử dụng vốn lưu động ta xem xét số liệu trên bảng sau: Stt Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch 1 Doanh thu 19563457263 25517412036 5953954773 2 Các khoản giảm trừ 42464779 382159947 3 Doanh thu thuần (1-2) 19520992484 25135252089 5614259605 4 Vốn lưu động bình quân 8190120360 12001218105 3811097745 5 Lợi nhuận 1890469 2808558 918089 6 Giá trị vật tư xuất dùng 12378904198 14096581985 1717677787 7 Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 2623977355 2243190392 -380786963 8 Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 2243190392 4671385874 2428195482 9 Số dư bình quân vật tư tồn kho 2433583874 3457288133 1023704259 10 Sức sản xuất của VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 11 Sức sinh lợi của VLĐ (5/ 4) 0,00023 0,000234 0,000004 12 Hệ số quay kho (6/ 9) 5,087 4,077 -1,01 13 Hệ số luân chuyển VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 14 Hệ số đảm nhiệm VLĐ (4/ 3) 0,419 0,477 0,058 15 Số ngày một vòng luân chuyển (360ngày/ 13) 151,04 171,89 20,85 Sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích như sau: ô Sức sản xuất của vốn lưu động năm 1999 là 2,383, năm 2000 là 2,094 tức là cứ 1 đồng vốn lưu động bỏ ra thì thu được 2,094 đồng doanh thu, giảm so với chỉ tiêu này năm 1999 là 0,289 là do ảnh hưởng của hai nhân tố: - Do vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sản xuất giảm 0,975: 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 Do doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho mức sản xuất tăng 0.636: 25135252089 19520992484 = 3,069 - 2,383 = 0,636 8910120036 8910120036 Như vậy, doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp có tăng lên nhưng Vốn lưu động bình quân cũng tăng và tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu. Công ty đã tăng cường các hoạt động tiếp thị, truyền thông quảng cáo, khai thác thêm thị trường, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã do đó doanh thu của Công ty tăng lên đáng kể. Nhưng Công ty cũng đầu tư nhiều vốn hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tăng công suất sản xuất các loại sản phẩm. Chính điều này đã làm cho sức sản xuất của vốn lưu động giảm, do đó hiệu quả sử dụng vốn không được không được tăng lên. ô Sức sinh lợi của vốn lưu động năm 1999 là 0,0023, năm 2000 là 0,000234 tức là cứ 1 đồng vốn lưu động bỏ ra trong năm 2000 thì tạo ra 0,000234 đồng lợi nhuận, cao hơn chỉ tiêu này năm 1999 là 0,000004 dồng lợi nhuận là do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: Vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động giảm 0,000109: 2808558 2808558 =0,000234 - 0,00023 = 0,000109 12001218105 8190120360 Lợi nhuận tăng 918089đ làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động tăng: 2808558 1890469 =0,000343- 0,00023 = 0,000113 8910120036 8190120360 Chỉ tiêu sức sinh lợi của công ty là rất thấp. Điều này có thể giải thích là do công ty vừa mới thoát ra khỏi tình trạng khó khăn thua lỗ, đang dần có lãi và phát triển. Có thể thấy lợi nhuận tăng lên là nguyên nhân chính làn cho sưc sinh lợi của vốn lưu động tăng mặc dù còn thấp. Công ty đã tăng được doanh số bán do bán thêm được nhiều sản phẩm, lợi nhuận vì thế đã tăng lên. Hệ số quay kho. Hệ số quay kho vật tư năm 1999 là 5087, năm 2000 là 4077 giảm so với năm 1999 là 1,01 vòng, do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: +Số dư bình quân vật tư tồn kho tăng 1023704259 đồng làm cho hệ số quay kho giảm 1,716 vòng 14096581985 14096581985 = 4,077 - 5,787 = -1,716 3457288133 2433583874 +Giá trị vật tư xuất dùng tăng 1717677787đ làm cho hệ số quay kho tăng 0.706 vòng. 14096581985 12378904198 = 5,793 – 5,087 = 0,706 2433583874 2433583874 Vật liệu tồn kho của công ty tăng lên đáng kể do một mặt công ty điều chỉnh vật liệu dự trữ tăng thêm để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất tăng lên, tuy nhiên lượng dự trữ cũng quá nhiều là nguyên nhân chủ yếu gây ra hệ số quay kho giảm trong khi đó giá trị vật tư xuất dùng cho sản xuất tăng thêm thể hiện sự mở rộng sản xuất của công ty làm cho hệ số quay kho tăng. Hệ số luân chuyển vốn lưu động: Năm 1999 vốn lưu động quay trung bình 2,383 vòng; năm 2000 là 2,094 vòng giảm so với năm 1999 là 0,289 vòng, do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: + Vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho hệ số luân chuyển VLĐ giảm 0,975. 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 + Doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho hệ số luân chyển VLĐ tăng 0.636: 25135252089 19520992484 = 3,069 - 2,383 = 0,636 8910120036 8190120360 Vốn lưu động bình quân tăng 3 811 097 745 đồng làm cho hệ số luân chuyển vốn lưu động giảm 0,975 vòng, còn doanh thu tăng 5 614 259 605 đồng làm hệ số luân chuyển vốn lưu động tăng 0,636 vòng. Có thể nói hệ số luân chuyển vốn lưu động của công ty còn thấp, tốc độ quay vòng vốn chậm. Nguyên nhân chính làm giảm tốc độ luân chuyển vốn lưu động là do vốn lưu động bình quân trong kì tăng lên do doanh nghiệp vay ngắn hạn mở rộng sản xuất, tốc độ luân chuyển vốn giảm đi. Tuy nhiên doanh thu tăng lên khẳng định doanh nghiệp đang cố gắng mở rộng qui mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng lên của thị trường và do đó sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đưa công ty phát triển hơn nữa. - Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động: năm 2000 (0,477) tăng 0,058 so với năm 1999 (0,419) tức là để tạo ra 1 đồng doanh thu năm 1999 phải bỏ ra 0,419 đồng vốn lưu động trong khi năm 2000 phải bỏ ra 0,477 tăng 0,058 đồng so năm 1999. Điều này do ảnh hưởng của hai nhân tố: +Doanh thu tăng 15 614 259 605 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm 0,093: 8190120360 8190120360 = 0,326 - 0,419 = -0,093 25135252089 19520992484 +Vốn lưu động tăng 8 811 097 745 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động tăng 0,151 12001218105 8190120360 = 0,477 - 0,326 = 0,151 25135252089 25135252089 Nguyên nhân chính làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng lên là do vốn lưu động bình quân tăng lên, thời gian cho một vòng vốn lưu động luân chuyển tăng 20,85 ngày. Điều này là không thể tránh được trong giai đoạn đầu của quá trình mở rộng sản xuất, công ty đầu tư hơn nữa vào sản xuất kinh doanh và chưa thể đạt được mức doanh thu lớn hơn trong thời kì này. Hiện nay hệ số đảm nhiệm vốn lưu động còn cao, thời gian cho một vòng quay của vốn còn dài, hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty còn thấp nhưng với việc tăng cường đầu tư sản xuất công ty sẽ đạt được nhiều bước phát triển cao hơn. Những biện pháp quản lý vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sư dụng vật liệu Có thể thấy hiện nay hiệu quả sử dụng vốn của công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà còn thấp, tốc độ luân chuyển vốn chậm, do đó lợi nhuận công ty đạt được còn chưa cao. Để cải thiện và tăng nhanh các chỉ tiêu trên, công ty phải tiến hành thực hiện các biện pháp đổi mới trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh: dự trữ, sản xuất và lưu thông. Trong đó đặc biệt đối với công tác quản lí vật liệu, cần phải có biện pháp làm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian quay vòng vốn Trong khâu thu mua: Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lưọng, kịp về thời gian, đúng về qui cách phẩm chất. Công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Trước hết, việc xác định nhu cầu vật liệu được thực hiện bởi phòng kế hoạch, dựa trên kế hoạch dự trữ và kế hoạch sản xuất mà phòng có nhiệm vụ điều độ thực hiện sản xuất các loại hàng. Biện pháp thu mua cũng cần xem xét điều kiện thị trường dư thừa hay thiếu hụt góp phần vào quyết định đặt hàng hiện tại để đạt được giá mua tốt nhất. Sự phối hợp nhịp nhàng này sẽ rất hữu ích trong việc xác định được nhu cầu nào tốt nhất , có lợi nhất cho công ty. Ngoài ra công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp phù hợp với chi phí là thấp nhất. Đây cũng là một trong những nhân tố góp phần làm giảm giá nhập kho vật liệu. Khi hàng về nhập kho, công ty cần tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận để phát hiện các trường hợp thừa thiếu vật liệu, đối chiếu với các tiêu chuẩn qui định để đánh giá vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Việc kiểm định hàng nhập kho phải được thực hiện bởi các cán bộ kỹ thuật, kết hợp với việc đếm hàng và xác định các tiêu chuẩn định lượng. Chất lượng của vật liệu được đảm bảo ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm. Hiện nay để đảm bảo cho chất lượng vật liệu tốt công ty đang tiến hành nhập khẩu một số loại vật liệu chính như: nhựa, inox, từ Đài Loan, Trung Quốc. Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho. Đối với các loại vật liệu có thể thay thế từ nguồn nước ngoài bằng nguồn trong nước. Công ty nên tăng cường tìm hiểu ở các Nhà máy sản xuất nhựa có uy tín, chất lượng như Nhựa Hải Phòng, Nhựa Rạng Đông...Việc thay thế này sẽ làm giảm đáng kể chi phí về vật liệu dồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đẩy việc phát triển của các ngành công nghiệp trong nước. Trong khâu dự trữ, bảo quản: Một yêu cầu quan trọng hiện nay là công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp. Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng vốn cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản đồng thời vẫn phải quan tâm đến việc đảm bảo mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vât tư để đáp ứng nhu cầu chung của cả của công ty. Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp các yếu tố. Thứ nhất, cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật tư cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất . Thứ hai, cần quan tâm đên các loại chi phí khác nhau: chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phí do hàng hoá bị hư hỏng. Cuối cùng, cần cân nhắc cả chi phí mua hàng cùng với chi phí chuyên chở, sẽ thấp hơn khi mua với số lượng lớn. Như vậy công ty cần phải nhanh nhạy trong việc xác định mức dự trữ vật liệu cho phù hợp với điều kiện cụ thể, có thể dự trữ nhiều hơn trong trường hợp quá trình thu mua diễn ra chậm, chi phí giảm đi đáng kể nếu số lượng hàng mua lớn, nhu cầu vật liệu cho quá trình mở rộng sản xuất tăng lên... và ngược lại. Công tác lưu kho, bảo quản vật tư còn bao gồm việc sắp xếp các chủng lloại hàng hoá khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra , cung cấp cho các phân xưởng khi cần. Do đó công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cần thiết cho từng loại vật liệu. Một phần sẽ tránh được hư hỏng, mặt khác sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật tư. Việc kiểm kê kho định kì cần được tiến hành liên tục, thường xuyên. Hiện nay công ty thường tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm và do đó đã phát hiện được rất nhiều trường hợp mất mát, hư hỏng vật liệu. Trong quá trình kiểm kê, phải đối chiếu lại số liệu giữa kế toán và thủ kho, với lượng tồn kho thực tế, đánh giá lại toàn bộ vật tư để xác định những vật liệu bị hư hỏng, kém chất lượng. Đối với các trường hợp mất mát vật tư, cần có các biện pháp xử lý chặt chẽ, qui trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan. Từ đó sẽ tăng cường được công tác kiểm soát ở các kho tàng, giảm thiểu hao hụt ngoài định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng nằm trong kho, công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. Trong khâu sản xuất: Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực... phải quản lý chặt chẽ dựa trên hai vân đề: định mức tiêu hao và giá vật tư. Việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh phải được thực hiện bởi sự kết hợp của các phòng ban, bộ phận sản xuất trong toàn công ty dựa trên thực tế quá trình sản xuất kinh doanh. Định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm bao gồm số nguyên liệu tiêu hao cho một đơn vi thành phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường . Việc xác định mức tiêu hao góp phần động viên công nhân trong doanh nghiệp cố gắng thực hiện công việc được giao cao hơn so với định mức. Công ty cần phải có những hình thức khen thưởng, biểu dương kịp thời việc sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Như vậy các loại vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao của doanh nghiệp đã ban hành. Định mức tiêu hao này cần phải được thường xuyên theo dõi, kiểm tra và phân tích biến động giữa thực hiện và định mức từ đó tìm ra những nguyên nhân xử lí để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức. Công ty cũng cần phải xem xét những trường hợp biến động do nguyên vật liệu mua vào kém chất lượng được dùng trong quá trình sản xuất thì số lượng phế liệu và sản phẩm hỏng có xu hướng tăng lên và kết quả là số lượng nguyên liệu được dùng sẽ nhiều hơn. Trình độ của công nhân cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện định mức tiêu hao, nếu công nhân không đủ trình độ phù hợp, họ sẽ sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong sản xuất. Tại công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, một biện pháp rất hữu hiệu nhằm tiết kiệm được vật liệu, công ty cần quan tâm nếu sự pha trộn về các thành phần tạo nên nguyên vật liệu là linh hoạt thì công ty nên thay đổi sự pha trộn này tuỳ thuộc vào giá cả thị trường hiện tại của những thành phần này nhằm tận dụng chi phí một cách tối đa. Công ty cần tạo ra được môi trường sản xuất sáng tạo, tạo điều kiện cho các công nhân sản xuất luôn hăng say tìm kiếm những biện pháp mới cải tiến quá trình sản xuất nhằm đạt được hiêụ quả cao hơn. Muốn vậy công ty cần tạo ra sự khích lệ phù hợp với mỗi một cá nhân đồng thời tạo sự phối hợp, trao đổi qua lại giữa công nhân trong bộ phận sản xuất phát huy được sức mạnh chung. Lao động là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của công ty. Công ty cần có những biện pháp nâng cao trình độ cho công nhân, ngoài kinh nghiệm thực tế, công nhân cũng cần trang bị những kiến thức khoa học về sản xuất từ đó sẽ áp dụng vào thực tế được linh hoạt, hiệu quả hơn... Bên cạnh đó, công ty nên chú trọng vào việc đào tạo cán bộ kĩ thuật có trình độ đại học, có kinh nghiệm nắm bắt những công nghệ sản xuất hiện đại hơn. Công ty có thể gửi một số cán bộ đi đào tạo thêm hoặc có thể tuyển thêm các nhân viên có trình độ cao. Một đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, giỏi về chuyên môn là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Lao động có chất lượng cao sẽ làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm được nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất do giảm phế liệu, sản xuất hỏng và do đó sẽ hạ được giá thành sản phẩm, tạo điều kiện cho công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên canh đó một biện pháp hết sức quan trọng là công ty cần phân tích, nghiên cứu các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ dựa trên những kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật trong việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Việc nghiên cứu này cho phép tạo ra những sản phẩm với việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế có giá cả thấp hơn hoặc sử dụng ít đi nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo. Một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh nói chung dẫn đến mức tiêu hao vật liệu cho sản xuất là việc sử dụng công nghệ. Có thể thấy rõ trong công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, thực trạng công nghệ có sự khập khiễng. Một số công nghệ sản xuất của công ty đang ở tình trạng hết sức lạc hậu. Điều này là một nguyên nhân gây ra việc sử dụng nhiều nguyên liệu trong quá trình sản xuất do tạo ra nhiều phế liệu, gây ra sự lãng phí vật liệu. Hiện nay công ty cũng đang nỗ lực cải tiến công nghệ tiên tiến hơn. Việc công ty mới tham gia một liên doanh và được đầu tư công nghệ với trang thiết bị hiện đại sản xuất bút máy, chai nhựa... đã chứng tỏ được xu hướng đổi mới và phát triển của công ty. Công nghệ mới đã cho thấy khả năng tận dụng nguồn vốn đầu tư của công ty, sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, tạo ra bản sắc riêng cho sản phẩm của công ty, tăng uy tín của công ty trên thị trường. Công ty cần cải tiến đổi mới công nghệ cũ nhằm tăng cường nữa hiệu quả trong quá trình sản xuất, phải nghiên cứu xem xét để nhập công nghệ tốt, theo kịp trình độ phát triển. Tuy nhiên để đào tạo công nhân, đổi mới thiết bị công nghệ, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, công ty cần phải huy động nguồn vốn đầu tư khá lớn. Hầu hết nguồn vốn đều do công ty tự lo hoặc đi vay ngân hàng để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Để giải quyết vấn đề vốn, một mặt công ty nỗ lực sử dụng tiết kiệm vốn, mặt khác có thể hợp tác với bên ngoài để huy động, tận dụng nguồn vốn từ bên ngoài đầu tư. w Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giải quyết tốt khâu tiêu thụ sản phẩm cũng là biện pháp hết sức quan trọng. Công ty đã xác lập được thị trường tiêu thụ ổn định cho mặt hàng chai nhựa ở một số công ty sản xuất nước khoáng. Đây là các khách hàng thường xuyên, liên tục và có tiềm năng rất lớn nên Công ty cần có các biện pháp khuyến khích như bớt giá, hồi khấu... để duy trì mối quan hệ kinh tế với họ. Đối với các sản phẩm văn phòng phẩm, Công ty cần quan tâm đến cải tiến mẫu mã sao cho phong phú, nổi bật. Công ty có thể tham khảo các sản phẩm của nước ngoài để cải tiến hoặc điều tra thị hiếu của đối tượng khách hàng chính. Ngoài việc liên hệ với các nhà phân phối lớn để tận dụng uy tín của họ nhằm tiêu thụ sản phẩm, kênh tiêu thụ bán lẻ trực tiếp ở các cửa hàng là thị trường tiềm năng cần được khai thác. Phòng thị trường của công ty cần năng động hơn tìm ra thị trường tiêu thụ mới, xác định một mạng lưới tiêu thụ hợp lý. Một biện pháp rất quan trọng để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm là việc tăng cường quảng cáo có hiệu quả hơn nữa nhằm vào các đối tượng khách hàng chính như học sinh, nhân viên văn phòng... Nhìn chung sản phẩm của công ty hiện nay rất phong phú đa dạng về chủng loại, mẫu mã đẹp là một điều kiện thận lợi cho việc tăng cường công tác tiêu thụ. Sản phẩm hàng hoá được tiêu thụ nhanh là cơ sở cho việc thu hồi vốn nhanh, tái đầu tư, do đó tốc độ luân chuyển của vốn sẽ nhanh hơn và có hiệu quả hơn. w Trong thanh toán, Công ty nên chọn hình thức thanh toán hợp lý, thuận tiện với từng khách hàng. Đối với những khoản nợ lớn và thời gian dài, Công ty cần phải xúc tiến bằng mọi cách đòi nợ, thu hồi vốn nhanh chóng. Đối với các khoản nợ không thể đòi được, Công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Biện pháp chiết khấu có thể cần được thực hiện để thu hồi vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng lâu. Như vậy, các biện pháp nêu trên để rút ngắn thời gian vốn ở các khâu: dự trữ, sản xuất và tiêu thụ đều nhằm tăng hệ số quay kho và tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Đây là phương hướng chủ yếu để sử dụng hợp lý và tiết kiệm vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh. Việc tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động có thể giảm bớt được lượng vốn lưu động cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tuyệt đối và tương đối, từ đó nâng cao được mức đảm nhiệm của vốn lưu động. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu hợp lý là một trong những giải pháp quan trọng nhằm sử dụng vốn với hiệu quả cao nhất. Kết luận Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà hiện nay là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đang trên đà phát triển trực thuộc tổng Công ty Giấy Việt Nam. Công ty có một bộ máy tổ chức quản lý hoạt động phối hợp nhịp nhàng, kết hợp chặt chẽ với nhau tạo điều kiện thận lợi cho sự phát triển của Công ty. Sản phẩm của Công ty sản xuất đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường về chất lượng, mẫu mã và từ đó doanh số bán của công ty không ngừng tăng lên mỗi năm, thị trường tiêu thụ được mở rộng. Trong bộ máy quản lý hiệu quả đó, công tác kế toán với nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết để ra các qui định quản lý tối ưu đã góp phần quản lí tốt các vấn đề về tài chính, tiền tệ của công ty. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán vật liệu nói riêng được tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đã phát huy vai trò của kế toán là một công cụ quản lý hữu hiệu. Vật liệu của công ty được quản lý chặt chẽ và hạch toán đầy đủ, chính xác tạo điều kiện không ngừng nâng cao việc giảm chi phí, hạ giá thàn sản phẩm. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo thêm của cô giáo và các cô làm việc tại phòng tài vụ Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà để bản luận văn tốt nghiệp của em hoàn thiện về mặt lý luận và thiết thực với thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các cô trong phòng kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Trần Thị Phượng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo Các văn bản pháp quy về kế toán, kiểm toán -NXB Tài chính. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Hệ thống tài khoản kế toán -NXB Tài chính Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Hướng dẫn về chứng từ- Sổ kế toán -NXB Tài chính. Kế toán, kiểm toán và phân tích kinh doanh. _NXB Tài chính(1996) Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (VAT) -NXB Tài chính(2000) - TS. Nguyễn Văn Công Thuế và kế toán thuế GTGT, Thuế TNDN -NXB Tài chính (1998) Giáo trình kế toán tài chính –Trường ĐH Kinh tế quốc dân. Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh”, Trường Đại học Kinh tế quốc dân- 1997- PGS. TS Phạm Thị Gái. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán – Trường Đại học kinh tế quốc dân, 1994 – TS. Nguyễn Thị Đông. Giáo trình Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế quốc dân- Năm 1998 PTS. Nguyễn Minh Phương. Tạp chí chuyên nghành kế toán, kiểm toán. Tài liệu điều lệ của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp 2 I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất 2 2. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lý vật liệu 3 II. Phân loại và tính giá vật liệu 4 1. Phân loại vật liệu 4 2. Tính giá vật liệu 5 III. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu 9 1. Khái niệm 9 2. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu 9 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 9 IV. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu 16 1. Chứng từ kế toán sử dụng 16 2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 16 3. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 20 V. Kế toán xuất kho vật liệu 22 1. Chứng từ sử dụng 22 2. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 22 3. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 VI. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 26 1. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê 26 2. Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho 27 VII. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán vật liệu 28 1. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- sổ Cái 28 2. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký chung 29 3. Hạch toán sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ 30 4. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- chứng từ 31 VIII. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất 33 1. Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động 33 2. Mối quan hệ của công tác quản lý và hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 35 Phần thứ hai: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. 36 I. Những đặc trưng cơ bản của Công ty và ảnh hưởng của nó đến công tác kế toán 36 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 36 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 38 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty 39 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 42 II. Tình hình chung về nguyên vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 45 1. Đặc điểm vật liệu của Công ty 45 2. Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 46 3. Tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho 48 III. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại Công ty 51 IV. Kế toán xuất kho vật liệu 61 Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 70 I. Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán vật liệu tại Công ty 70 1. Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 70 2. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu 71 II. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Công ty 72 III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 76 1. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động ở Công ty 76 2. Những biện pháp quản lý vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 80 Kết luận 86 Tài liệu tham khảo 87 ._.