Kế toán vật liệu tại Công ty Xây dựng công trình giao thông 810

iệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngưng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn bởi vì chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý vật liệu một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, vật liệu được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm được chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 cũng đứng trước một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý vật liệu có hiệu quả nhất.. Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 thấy được tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Quốc Trân em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Kế toán vật liệu tại Công ty xây dựng công trình giao thông 810”. Nội dung của đề tài gồm ba phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810. Do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, các Cán bộ trong phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện kiến thức của mình. Phần I lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. Một số vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Khái niệm, đặc điểm và vai trò vị trí của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất. Vật liệu là những đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động và chi phí vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng sản phẩm có đảm bảo được hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (như trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giấ thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%). Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lượng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Chất lượng cao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt được lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trường. Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý vật liệu là công việc không thể thiếu được trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng có những mặt khác nhau. Muốn đạt được mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp vật liệu không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. ở khâu thu mua: Phải đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm tra, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn. ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn. ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của các doanh nghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để thực hiện được vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu sau: Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho. áp dụng đúng các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu. Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể xẩy ra. Phải tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành. Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu. Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu. Điều kiện tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiện nhất định. Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản vật liệu kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra. Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lượng cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu. Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các doanh nghiệp may. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến như sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn. . . Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí như xăng dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (vật kết cấu, công cụ, khí cụ. . .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn). Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng. Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu. "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 1) bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và được xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu: Biểu số 1 Sổ danh điểm vật liệu Loại: nguyên vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm VLiệu Danh điểm vật liệu 1521-01 1521-01-001 1521-01-002 Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 m3 m3 1521-02 1521-02-001 1521-02-002 . . . . . . ý nghĩa mã số: Đá là nguyên vật liệu chính trực tiếp, đá 4 x 6 là vật liệu thứ nhất thuộc nhóm đá. II. Nội dung tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu. Tổ chức chứng từ. Các hoạt động nhập xuất kho vật liệu luôn xẩy ra trong các doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng mẫu biểu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán, để kiểm tra, giám sát tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu có thể được trình bày trên sơ đồ sau: Sơ đồ 1 - sơ đồ nhập kho vật liệu Bộ phận mua hàng Người bán Đơn đặt hàng (2a) Hợp đồng mua hàng Kho Bộ phận cung ứng (1) Hợp đồng Phiếu nhập vật tư (3a) mua hàng (2b) Phiếu nhập kho (4a) Nhu cầu mua hàng Kế toán vật tư, hàng hóa Kế toán thanh toán với người bán Đơn đặt Phiếu hàng (2c) kho (5) Bộ phận cung ứng vật tư nhằm đảm bảo cung cấp vật tư thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng dựa vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng. Sau đó đưa đơn đặt hàng cho người bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộ phận cung ứng và một bản cho kế toán thanh toán với người bán. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp, bộ phận cung ứng trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm kê vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “Phiếu nhập kho” (Biểu số 2). Tại kho, sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Thủ kho không được tự ý nhập kho những thứ vật liệu không ghi trên phiếu nếu chưa có ý kiến của bộ phận cung ứng. Phiếu nhập kho khi đã có đầy đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản thừa hoặc thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu. Bộ phận kế toán thanh toán với người bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với người bán - TK 331. Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập cac chứng từ kế toán thích hợp. Biểu số 2 Phiếu nhập kho Số. . . Ngày . . .tháng. . .năm. . . Nợ. . . Có. . . Họ tên người giao hàng . . . Theo số . . . ngày. . .tháng. . .năm . . .của. . . Nhập tại kho. . . Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Thủ tục chứng từ xuất kho. Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn có thể xuất bán, xuất cho vay. . .bất cứ sử dụng mục đích gì đều phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm. Trên chứng từ phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu. Việc xuất kho có thể tổng quát theo sơ đồ: Sơ đồ 2- sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu. Đội, xưởng sản xuất hoặc người mua Người lĩnh Phiếu xuất vật tư (1) Bộ phận cung ứng vật tư (2) Kho Kế toán vật tư, hàng hóa (3) (4) Kế toán tiêu thụ và thanh toán (5) Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau: “Phiếu xuất kho vật tư” được sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Phiếu này được lập thành ba bản một bản giao cho người lĩnh, một bản giao cho bộ phận cung ứng vật tư và một bản thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật tư nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên thay bằng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” lập cho tháng nào thì có giá trị trong tháng đó. Nếu dùng thừa thì lập “Phiếu xuất nhập vật tư”. “Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” (Biểu số 3) sử dụng trong trường hợp xuất bán vật liệu, phiếu được lập thành ba liên (nhờ ngân hàng thu thì bốn liên). “Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến” dùng khi xuất vật liệu thuê ngoài chế biến, phiếu này được lập thành ba liên. “Phiếu di chuyển nội bộ” xuất vật liệu từ kho này sang kho khác của doanh nghiệp. Biểu số 3 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày . . .tháng. . .năm. . . Quyển sổ. . . (Liên. . .) Số: Nợ. . . Có . . . Họ tên người mua: Địa chỉ: Xuất tại kho: Địa chỉ giao hàng: Hình thức thanh toán: Số hiệu tài khoản: stt Tên, quy cách, sản phẩm, hàng hóa Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền a B C d 1 2 3 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): . . . Trong đó thuế: . . Thời gian và địa điểm bảo hành:. . . Ghi chú:. . . Tổ chức tính giá vật liệu. Về nguyên tắc vật liệu cần được tính theo giá thực tế tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Tổ chức tính giá vật liệu nhập kho. Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn của người bán (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu và thuế khác) cộng với chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, bồi thường, chi phí nhân viên. . .trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Chi phí thu mua vật liệu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế của từng loại vật liệu. Nếu liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức nhất định như trọng lượng, giá trị . . . Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá thực tế gồm giá giá trị thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan như tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. . . Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. Với phế liệu là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng giá trị thực tế được tính theo giá thị trường tương đương. Tính giá vật liệu xuất kho. Như đã nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật tư người ta có thể dùng một trong hai cách đánh giá vật tư xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch toán. Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thường dùng các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. Phương pháp đơn giá mua bình quân: - Bình quân cả kỳ. Đơn giá mua bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Theo phương pháp này trước tiên phải tính đơn giá mua bình quân của từng loại vật liệu: Số lượng vật liệu thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ Đơn giá mua bình quân Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ = x Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật liệu, có thể đó là giá bình quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) hay giá bình quân trước mỗi lần xuất (bình quân di động). - Bình quân cuối kỳ trước. Vật liệu xuất dùng kỳ báo cáo Giá vật liệu thực tế bình quân kỳ trước Số lượng xuất dùng trong kỳ Dùng giá bình quân gia quyền của kỳ trước để ghi giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ báo cáo. = x Vật liệu xuất trong kỳ báo cáo Vật liệu nhập trong kỳ báo cáo Vật liệu tồn đầu kỳ báo cáo Vật liệu tồn cuối kỳ báo cáo = + - Phương pháp này đơn giản, dễ tính nhưng không chính xác vì có thể kỳ báo cáo giá vật liệu cao hơn so với kỳ trước. Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết là số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng số hàng xuất. Còn chi phí thu mua thì phân bổ một lần vào cuối kỳ. Tính theo phương pháp này được thực hiện thường xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất tương đối hợp lý, tuy nhiên công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều và phải tiến hành công phu nên phương pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này giả định lô vật liệu nhập sau sẽ được xuất dùng trước vì vậy giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở lượng xuất và giá thực tế của lần nhập liền trước. Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, giá cả vật liệu tương đối ổn định, tần suất nhập xuất vật liệu lớn. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này áp dụng với các vật liệu có giá trị cao, vật liệu đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Phương pháp tính giá trị vật liệu tồn cuối kỳ: Theo phương pháp này đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kỳ đó. Đơn giá mua lần cuối Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ = x Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Trị giá vật liệu tồn cuối tháng Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = + - Phương pháp này áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp vận dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hạch toán theo giá hạch toán: Hệ số giá vật liệu Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, việc nhập vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. giá hạch toán là loại giá tương đối ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, nhưng đến cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán của vật liệu tồn kho đâù kỳ và nhập trong kỳ = Hệ số giá vật liệu Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ (tồn cuối kỳ) Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = x Tổ chức vận dụng tài khoản. Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng một hệ thống các tài khoản có liên quan sau để thực hiện hạch toán. Tuy nhiên , tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp sử dụng là kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ mà các tài khoản này có ý nghĩa, nội dung kinh tế khác nhau. Tài khoản sử dụng khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản 152-“Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá tri hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tuỳ theo yêu cầu của quản lý và phương tiện tính toán. Kết cấu của TK 152: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ như mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng (với phương pháp kiểm kê định kỳ thì kết chuyển cuối kỳ). Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng, giảm giá hay trả lại người bán (kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu hay cuối tháng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý TK 152 có thể được chi tiết theo các tiểu khoản sau: + 1521- Nguyên vật liệu chính. + 1522- Vật liệu phụ. + 1523- Nhiên liệu. + 1524- Phụ tùng thay thế. + 1525- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. + 1528- Vật liệu khác (phế liệu, vật tư đặc chủng. . .) Tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán). Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang làm thủ tục nhập kho (kết chuyển giá thực tế vật tư,hàng hóa đang đi đường cuối kỳ nếu sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng (kết chuyển giá thực tế hàng đi đường đầu kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối tháng). Tài khoản 331- “Phải trả người bán”: Được dùng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, người nhận thầu xây dựng cơ bản. Ngoài ra, TK 331 cũng được dùng để phản ánh số tiền đặt trước, ứng trước cho người bán. Khi sử dụng tài khoản này, kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, và không được bù trừ khi lên bảng cân đối. Bên Nợ: Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp kể cả khoản ứng trước, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại. Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu. + Giá trị hàng đã nhận liên quan đến tiền ứng trước. Số tiền thừa người bán trả lại. + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi có hóa đơn hoặc thông bóa giá chính thức. Dư Nợ: Số tiền đã ứng trước hay trả thừa cho người bán, người nhận thầu. Dư Có: Số tiền còn nợ người bán, người nhận thầu. Tài khoản 133- "Thuế GTGT được khấu trừ": Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ được khấu trừ hay hoàn thuế. Tài khoản này được áp dụng đối với những doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Bên Nợ: Số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ. Bên Có: Số thuế GTGT được khấu trừ hay hoàn trả. Dư Nợ: Số thuế GTGT chưa được khấu trừ. Tài khoản này có 2 TK cấp 2: TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ về hàng hóa, dịch vụ. TK 1332- Thuế GTGT được khấu trừ về TSCĐ. Tài khoản 621- “Chi phí vật liệu trực tiếp": Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí (phân xưởng, bộ phận sản xuất. . .). Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. Bên Có: + Giá trị vật liệu xuất dùng không hết. + Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp. Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư. Tài khoản này cũng có thể được chi tiết theo các tiểu khoản tương tự như tài khoản 152: + TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp. + TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp. + TK 6213: Chi phí nhiên liệu trực tiếp. + TK 6214: Chi phí phụ từng thay thế. + TK 6215: Chi phí vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 6218: Chi phí vật liệu khác. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng, một số tài khoản liên quan khác như TK 111, 112, 141, 128, 222, 214, 311, 627,. . . Tài khoản sử dụng áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng” (như phản ánh ở trên). Tài khoản 611 “Mua hàng” dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hóa mua vào, xuất ra trong kỳ. Kết cấu của TK 611 như sau: Bên Nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ, mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán trả lại. Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, hàng hóa. . . xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng. . . trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư do đã kết chuyển số tồn kho vào tài khoản thích hợp và được chi tiết thành hai tiểu khoản: + TK 6111: Mua nguyên vật liệu. + TK 6112: Mua hàng hóa. Ngoài ra cũng có các TK liên quan như phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, hạch toán tổng hợp sự biến động vật liệu là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu được hạch toán theo hai phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 3 - Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 152 TK 621 SDĐK: x x x Nhập kho hàng đi đường Xuất dùng trực tiếp cho sản kỳ trước xuất chế tạo sản phẩm TK 111,112,141,331,311 TK 627,641,642,214 Nhập kho do mua ngoài Xuất phục vụ quản lý SX TK 133 bán hàng, QLDN, XDCB Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 TK 632, (157) Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán lại cấp phát TK 154 TK 154 Nhập kho do tự chế biến Xuấ._.t thuê ngoài gia thuê ngoài chế biến, gia công công, chế biến TK 128,228 TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh TK 142 TK 142 CLệch giảm CLệch tăng TK 138 TK 138 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại CLệch giảm do đánh giá lại TK 333 TK 331 Thuế nhập khẩu Chiết khấu mua hàng được hưởng SDCK: xxx Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Như vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ôtô. . .tuy nhiên, quá trình hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép sổ sách, nhưng phương pháp này phản ánh chính xác, giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập kho, xuất kho, đảm bảo cân đối số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Chênh lệch tri giá hàng tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Tổng trị giá hàng nhập Trị giá hàng xuất = + (-) Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện được giá trị xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau và không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có). Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau, mà sự khác nhau ở đây là nhìn từ góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản. Mỗi doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho cho phù hợp. Việc lựa chọn phương pháp nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán. Trong trường hợp có sự thay đổi phải được giải thích rõ ràng và chỉ thay đổi khi đã kết thúc niên độ kế toán. Công thức tính gía thực tế vật liệu xuất dùng: Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = + - Sơ đồ 4 - Hạch toán tổng hợp tăng- giảm vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Kết chuyển giá thực tế đầu kỳ Giá thực tế tồn cuối kỳ TK 111,112 TK 331,111,112 Mua trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng được hưởng TK 331,311,341 giảm giá, hàng mua phải trả Số tiền đã Mua chưa trả tiền TK 621 thanh toán trả bằng tiền vay Xuất dùng cho sản xuất TK 133 kinh doanh Thuế GTGT TK 632 được khấu trừ Xuất bán TK 411 TK 138,111,334 Nhận vốn góp, cổ phần, cấp phát Thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Sổ kế toán được sử dụng trong kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện tồn tại bốn hình thức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái. Nhật ký chung. Nhật ký chứng từ. Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể. Khi vận dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý và quy mô trình độ của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu qủa vật liệu. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Kế toán phải chọn lựa phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp để vận dụng một trong ba phương pháp sau. Phương pháp thẻ song song. Phương pháp này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm trước năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Sơ đồ 5- Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho 4 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp Chứng từ nhập xuất 1 4 Sổ thẻ chi tiết 2 3 Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. Trình tự hạch toán tại kho (1): Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các "Thẻ kho" (Biểu số 4)liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật liệu hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Biểu số 4: Thẻ kho Ngày lập thẻ. . . Tờ số . . . Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu:. . . Đơn vị tính:. . . Mã số: . . . Số tt Chứng từ Diễn giảI Ngày nhập- xuất Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn a B C d E 1 2 3 4 Trình tự hạch toán ở phòng kế toán (2): Kế toán sử dụng "Sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu" (Biểu số 5) để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị cho từng danh điểm vật liệu tương xứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ có liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển.. ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. (3) cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. (4) để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu. Biểu số 5: Sổ chi tiết vật liệu Năm:. . . Tên tài khoản:. . . Tên kho:. . . Tên, quy cách vật liệu:. . . Đơn vị tính:. . . Chứng từ Diễn giảI Tk đư đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Sh Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 D đkỳ Cộng Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép sổ thẻ đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số lượng và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số lượng và giá trị. Tuy vậy phương pháp này cũng có nhược điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn nếu có nhiều chủng loại và tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên. Do vậy phương pháp này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất kho hàng ngày không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý của doanh nghiệp không cao. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này cải tiến trên cơ sở phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 6- Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Tại kho, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho để ghi sau chuyển giao chứng từ cho kế toán để tính giá vật liệu như phương pháp trên. Tại phòng kế toán: Không mở sổ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ mở một quyển "Sổ đối chiếu luân chuyển" (Biểu số 6) để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Biểu số 6: Sổ đối chiếu luân chuyển. Số tt Tên vật liệu đơn vị tính Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 Nhập Xuất Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền áp dụng phương pháp này công việc ghi chép chi tiết của kế toán được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng, cho nên việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này thường có đặc trưng là chủng loại vật liệu phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán và quản lý tổng hợp lao động kế toán không đủ để thực hiện đối chiếu thường xuyên. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn phòng kế toán hạch toán về mặt giá trị, xoá bỏ được việc ghi chép trùng lặp ở hai nơi, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Sơ đồ 7- Hạch toán chi tiết vật liệu Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ thẻ kho (số lượng ) Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập (tiền) Bảng luỹ kế xuất (tiền) Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ tổng hợp Tại kho: Giống các phương pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó lập "Phiếu giao nhận chứng từ" (Biểu số 7) và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất kho vật liệu. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. "Sổ số dư" (Biểu số 8) được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên hay định kỳ xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ: Biểu số 7: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày . . . đến ngày . . . tháng. . .năm. . . Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày . . .tháng. . .năm . . . Người nhận. . . Người giao. . . Biểu số 8: Sổ số dư Năm. . . Kho . . . Sổ danh điểm Tên vật liệu đơn vị tính định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng Ghi chú Lượng Tiền Lượng Tiền Tại phòng kế toán: Nhận được các chứng từ nhập xuất kho vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu" (Biểu số 9). Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Biểu số 9: Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng. . .năm . . . Kho. . . Nhóm vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày. . đến ngày. . Từ ngày. . đến ngày. . Từ ngày. . đến ngày. . Từ ngày. . đến ngày. . Sổ tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng kê luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính gía vật liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán công việc được tiến hành đều trong tháng. Tuy nhiên do kế toán chưa ghi số liệu liên quan nên không thể biết trước số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng loại vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn rất khó khăn. Phần II Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 Tình hình và đặc điểm chung của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810. Đặc điểm sản xuất kinh doanh, quá trình hình thành phát triển. Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là một doanh nghiệp nhà nước thành lập lại theo quyết định số 4897/QĐ- TCCBLĐ ngày 27/11/1995 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải trên cơ sở đổi tên Công ty Xây Dựng công trình 810, thành lập theo quyết định số 1097/QĐ- TCCBLĐ ngày 2/6/1993. Là đơn vị thành viên, hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 Bộ giao thông vận tải. Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp xây dựng đường 210 được thành lập tháng 3 năm 1983 trên cơ sở sát nhập Công ty đại tu đường bộ 101 được thành lập tháng 7 năm 1967 trụ sở tại xã Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì Hà Nội và Công ty 302 trụ sở tại xã Kiêu Kỵ Gia Lâm Hà Nội thuộc cục quản lý đường bộ. Trụ sở của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 hiện nay tại xã Hoàng Liệt Thanh Trì Hà Nội. Nhiệm vụ chính của Công ty là sửa chữa và xây dựng các công trình giao thông trong phạm vi cả nước, bao gồm các công việc chính: Nề, mộc, bê tông, cốt thép. Đào, đắp đất đá, san lấp mặt bằng, tạo bãi. Sửa chữa nhỏ xe máy thi công. Thi công các loại công trình: Xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại. Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải. Công ty có vốn kinh doanh: 3.761 triệu đồng Trong đó: Vốn cố định: 1.991 triệu đồng. Vốn lưu động 1.770 triệu đồng. Bao gồm các nguồn vốn: Vốn ngân sách nhà nước cấp: 1881 triệu đồng. Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 276 triệu đồng. Vốn vay: 1.604 triệu đồng. Công ty hiện có 404 Cán bộ công nhân viên trong đó nữ là 142 người được tổ chức thành 10 đơn vị trực thuộc gồm hai Xí nghiệp, bảy đội sản xuất và một văn phòng Công ty. Số Cán bộ tốt nghiệp đại học: 45 người. Số Cán bộ trung cấp và tương đương: 37 người. Công nhân kỹ thuật : 166 người bình quân bậc thợ 4,75. Công nhân lao động phổ thông 111 người bình quân bậc thợ 4,4. Nhân viên phục vụ, Cán bộ chuyên trách đoàn thể, cô nuôi dạy trẻ 45 người. Trong thời kỳ bao cấp sản lượng của Công ty chỉ đạt trên dưới 100 triệu đồng, thu nhập bình quân đầu người thấp, đời sống của công nhân trong Công ty gặp nhiều khó khăn. Cùng với quá trình đổi mới của đất nước Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 đã có những bước phát triển vượt bậc, Công ty đã mạnh dạn đầu tư và đã đạt được kết quả khách quan. Lợi nhuận, sản lượng, số nộp ngân sách cũng như thu nhập bình quân của công nhân viên trong Công ty ngày một tăng. Mặc dù Công ty là đơn vị có số lao động khá đông, tuy nhiên Công ty đã cố gắng tìm kiếm việc làm, thực hiện tốt các chế độ đối với Cán bộ công nhân viên như mua bảo hiểm thân thể, BH y tế, BHXH đầy đủ. Cụ thể trong những năm gần đây Chỉ tiêu đơn vị Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998 1. Giá trị sản lượng Tr. đồng 23.000 42.041 66.443 2. Doanh thu thực hiện " 23.462 38.429 60.545 3. Vốn kinh doanh " 2.550 8.778 10.260 - Vốn ngân sách " 1.388 1.532 2.932 - Vốn tự bổ sung " 1.162 7.246 7.328 4. Nộp ngân sách " 573 684 1.467 - Thuế doanh thu " 368 541 700 - Thuế lợi tức " 150 598 697 - Thuế sử dụng vốn " 55 49 52 5. Lao động bình quân Người 379 395 404 6. Thu nhập bình quân Đồng 433.000 642.000 912.000 Công ty chuyên xây dựng, mở rộng nâng cấp các công trình giao thông. 4 năm gần đây Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn do Tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 thắng thầu giao cho như đường quốc lộ 5 Km 47- 62 đã bàn giao và đưa vào sử dụng được nhà nước cấp chứng chỉ chất lượng đạt huy chương vàng. Hiện đang thi công đường quốc lộ 1A- hợp đồng: NH1- R100 1786- 1890( Xuân Lộc -Cầu Sài Gòn), Quốc lộ 18 Km 35-53 (Chí Linh- Đông Triều). Ngày 14/12/1997 đã bàn giao đưa vào sử dụng 25 Km 1865-1890 (Thành phố Biên Hoà- Cảng Sài Gòn) được hội đồng nghiệm thu cấp nhà nước khen ngợi về chất lượng. Ngoài ra Công ty đã thắng thầu và thi công nhiều công trình đường ở các tỉnh như: Quảng Ninh, Hoà Bình, Tuyên Quang, Hà Bắc, Thanh Hoá. . .trong những năm tới Công ty sẽ thực hiện dự thầu các dự án lớn, khai thác và sử dụng tốt công suất máy móc, thiết bị, quản lý sử dụng lao động hợp lý. Đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất. Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định, cụ thể là: Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trưởng phòng. Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật. Phó giám đốc phụ trách vật tư thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội chính của Công ty trực tiếp phụ trách phòng vật tư thiết bị và phòng hành chính. Nhiệm vụ của 2 phó giám đốc là giúp việc cho giám đốc và trự tiếp chỉ huy các bộ phận được phân công uỷ quyền. Các phòng chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ huy trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ: Phòng tiếp thị: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho toàn bộ hoạt động của Công ty. Tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các công trình, ký các hợp đồng thi công công trình. Thanh quyết toán công trình với các bên A và nội B. Phòng kỹ thuật: Căn cứ vào thiết kế của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phương án thi công tối ưu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi công. Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Giám sa thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kỹ thuật. Thanh quyết toán về khối lượng và lập hồ sơ hoàn công. Sơ đồ 8- Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính, y tế Phòng kỹ thuật Phòng vật tư thiết bị Phòng tổ chức lao động Phòng tiếp thị Các đội công trình 1, 2, 4, 5, 6, 7 Đội cơ khí xây dựng 8 Xí nghiệp giao thông 3 Xí nghiệp liên doanh Ngọc Hồi Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch được giao. Giải quyết chế độ chính sách cho người lao động theo đúng chế độ nhà nước quy định như lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo. . . Lập định mức lao động- tiền lương, các chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo. . . Quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm, đề bạt. . . ngoài ra phòng lao động tiền lương của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 còn đảm nhiệm các vấn đề an ninh, trật tự, quân sự, tự vệ. Phòng vật tư thiết bị: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do phòng tiếp thị lập ra phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch đầu tư thiết bị cho sản xuất. Mua sắm, cung cấp vật tư theo yêu cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật tư. Phòng hành chính- y tế: Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở, làm việc của công nhân viên, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị, các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khỏe, khám chữa bệnh, BH y tế cho công nhân viên. Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách như chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất. Hạch toán, quyết toán làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của nhà nước. Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìn kiếm, liên doanh, liên kết. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng nên mức giá dự toán thi công. Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu ảnh hưởng của quy trình công nghệ. ở Công ty hiện nay có ba quy trình công nghệ chính là làm đường mới, vá sửa đường và dải thảm đường bê tông Alphal. Sơ đồ 9- quy trình công nghệ của Công ty. Dây truyền làm đường mới. Tưới nhựa nhũ tương Lu lèn Đào khuôn đường Rải đá 1 x 2 Lu lèn Rải đá 4 x6 Trồng đá hộc Đập mép đường Lu bánh lốp Lu nặng 10 tấn Rải bê tông Alphal Vá, sửa đường. Tưới nhựa nhũ tương Rải đá 1 x 2 Lu lèn Rải đá 4 x6 Cuốc sửa vuông chỗ vá Vệ sinh mặt đường Rải thảm đường bê tông Alphal. đập mép đường Vệ sinh mặt đường Bổ lỗ chân chim Tưới nhựa dính bám Rải nhựa bê tông Alphal Lu nặng 10 tấn Lu bánh lốp Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 hoạt động với đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập,có con dấu riêng, có bộ máy kế toán sổ kế toán riêng và được phép mở tài khoản tại ngân hàng. Công ty là bộ phận trung tam đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 7 đội công trình và 2 Xí nghiệp trực thuộc. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước bộ phận chủ quản, các cơ quan nhà nước cũng như các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của Công ty. Với tư cách pháp nhân Công ty có thể đứng ra vay vốn, đấu thầu công trình, nhận thầu xây dựng. Trên cơ sở hợp đồng thi công đã được ký kết Công ty tiến hành giao khoán cho 9 đơn vị sản xuất thi công. Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty được tổ chức thành 7 đội công trình và 2 Xí nghiệp. Mỗi đơn vị lại được sắp xếp tổ chức thành các tổ sản xuất được phân công nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu sản xuất thi công. ở mỗi đội công trình có 1 đội trưởng, đội phó và các nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trưởng. Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty áp dụng bộ máy kế toán tập trung nửa phân tán theo chế độ kế toán mới. Tại các đội công trình không tổ chức bộ máy kế toán mà chỉ bố trí từ 1- 2 nhân viên thống kê kinh tế làm nhiệm vụ như thu thập, ghi chép sổ sách hạch toán một cách giản đơn, cuối tháng chuyển chứng từ, báo cáo về phòng kế toán tài chính của Công ty để tiến hành công việc ghi sổ kế toán. còn tại Xí nghiệp giao thông 3 và liên doanh Ngọc Hồi là 2 đơn vị hạch toán phụ thuộc thì có tổ chức bộ máy kế toán cũng bao gồm phụ trách kế toán và các nhân viên kế toán. ở các đội công trình việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật tư của Công ty cho từng công trình. Việc nhập, xuất vật liệu phải cân đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này được tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ. Các đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội. Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội công trình sau khi được tập hợp, phân loại sẽ được tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do đội trưởng hoặc kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối tượng được thanh toán. Tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 người được phân công công việc cụ thể như sau: Đứng đầu là kế toán trưởng kiểm trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, điều hành các công việc trong phòng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính ở Công ty cũng như dươí các đội công trình và các Xí nghiệp hạch toán phụ thuộc. Phó phòng kế toán điều hành trực tiếp công việc đến từng phần hành khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách phần việc kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, lập các báo cáo kế toán. Kế toán phụ trách phần kế toán vật liệu và thanh toán với người bán làm nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu theo từng công trình và theo dõi việc thanh toán chi tiết cho từng người bán. Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính trích khấu hao cho từng đối tượng kiêm cả nghiệp vụ về quỹ tiền mặt. Kế toán tiền lương, bảo hiểm và thanh toán tạm ứng có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên văn phòng, tổng hợp lương, bảo hiểm cho các đơn vị phụ thuộc và theo dõi phần thanh toán tạm ứng với toàn bộ công nhân viên trong Công ty. Hai kế toán phụ trách thanh toán nội bộ chịu trách nhiệm theo dõi chi phí phát sinh của từng công trình, thanh quyết toán với các đơn vị nội bộ. Một kế toán ngân hàng phụ trách công việc giao dịch với ngân hàng theo dõi các khoản tiền vay ở ngân hàng, lập nhu cầu vay theo kỳ và cho từng công trình. Sơ đồ 10- tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TSCĐ, thủ quỹ Kế toán lương, BH, tạm ứng Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán vật liệu, thanh toán với người bán Các nhân viên Kế toán ở các đội Bộ máy kế toán của XNLD Ngọc Hồi Bộ máy kế toán của XN giao thông 3 Tổ chức công tác kế toán. Trong những năm gần đây đất nước ta đang chuyển mình theo cơ chế mới để phát huy vai trò đắc lực của một công cụ quản lý kinh tế, cơ chế tài chính kế toán cũng có những bước thay đổi, biểu hiện rõ nét của sự thay đổi này là sự ra đời của hệ thống kế toán mới ban hành theo quyết định số 1205/ CĐKT ngày 14/2/1994 của Bộ trưởng Bộ tài chính được áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp. Từ năm 1996 Công ty bắt đầu áp dụng hệ thống kế toán mới với hình thức sổ sử dụng là chứng từ ghi sổ, trong hơn 3 năm qua Công ty đã nghiên cứu và bước đầu áp dụng triển khai hệ thống này với những đặc thù riêng của ngành giao thông vận tải và đặc điểm riêng của Công ty. Một hệ thống tài khoản phục vụ cho công tác hạch toán kế toán đã được áp dụng tại Công ty theo chế độ kế toán mới có sự lựa chọn cho phù hợp với điều kiện của Công ty. Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy từ năm 1996 Công ty bắt dầu sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" thay cho hìn._.