Kế toán vật liệu tại Công ty may Hồ Gươm

g kịp thời sẽ dẫn đến quá trình sản xuất bị gián đoạn và sẽ có ảnh hưởng không tốt đến sự phát triển của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các sản phẩm của các doanh nghiệp. Do đó, để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp cần phải sản xuất ra các sản phẩm không những có chất lượng cao, mẫu mã đẹp mà giá thành phải ở mức hợp lý nhất để sản phẩm có sức cạnh tranh trên thị trường. Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm những biện pháp tiết kiệm các chi phí đầu vào của sản phẩm. Trong các chi phí đầu vào của sản phẩm hàng hoá bao gồm nhiều yếu tố và chi phí nguyên vật liệu chiếm một phần không nhỏ trong các khoản chi phí đó. Vật liệu là một trong những tài sản dự trữ sản xuất và nó thường xuyên biến động. Cho nên các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và một số nhu cầu khác của doanh nghiệp. Xuất phát từ những đòi hỏi trên, doanh nghiệp muốn tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh thì cần quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu như thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ và thu hồi. Việc tăng cường công tác quản lý , công tác kế toán vật liệu đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm giảm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty May Hồ Gươm, được sự giúp đỡ của các cô chú tại phòng Kế toán của Công ty, đặc biệt là Kế toán nguyên vật liệu đã giúp tôi chọn và nghiên cứu đề tài : “ Kế toán vật liệu tại Công ty May Hồ Gươm”. Nội dung của chuyên đề gồm ba phần : - Phần thứ nhất : Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. - Phần thứ hai : Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty May Hồ Gươm. - Phần thứ ba : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty May Hồ Gươm. Phần i lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất i. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất : 1. Vai trò của vật liệu đối với quá trình sản xuất. Muốn cho hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu đủ vế số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc, nếu thiều thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách tích cực là vì : cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng cao còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dựng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động và đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ nguyên vật liệu còn có ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và việc hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp mình. 2. Yêu cầu quản lý vật liệu. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí, giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong kinh doanh. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản tới sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau thật tốt : * Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. * Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. II/ Phân loại và đánh giá vật liệu. 1/ Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại, thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chia làm ba loại sau : a. Nguyên, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng, bông trong các doanh nghiệp dệt, kéo sợi, vải trong các xí nghiệp may mặc... Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. b.Vật liệu phụ : Vật liệu phụ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, tẩy, sơn, dầu nhờn,... c. Nhiên liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các loại thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như củi, xăng, dầu, than, ga... d. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị, phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... e. Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). f. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại vật liệu, từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách... Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội quy, quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : * Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. * Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác : phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng... Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp. 2/ Đánh giá vật liệu : Đánh giá vật liệu là xác địng giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập- xuất- tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong nhiều doanh nghiệp để giản đơn và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập- xuất vật liệu. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế : a/ Giá thực tế nhập kho : Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau : - Đối với vật liệu mua ngoài thì giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nếu có) cộng thêm với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến, trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến cộng với chi phí gia công, chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến : trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất ngoài thuê gia công, chế biến cộng với các chi phí bảo hiểm, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. + Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu : giá trị thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. + Nếu là phế liệu thì được đánh giá theo giá ước tính. b/ Giá thực tế xuất kho: Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho là không giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán, xác định được giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: * Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho= Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ * Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính như sau: Giá thực tế xuất kho= Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Trong đó: Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân gia quyền có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập- xuất kho, do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. * Tính theo giá thực tế nhập trước- xuất trước : Theo phương pháp này trước hết, ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số đã xuất đợt trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. * Tính theo giá thực tế nhập sau- xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng tồn kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần tồn đầu kỳ. * Tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thưc tế xuất kho. 2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vât liệu nhiều, tình hình nhập- xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần, đợt nhập nhưng quá tốn kém, nhiều chi phí. Để nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập- xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập- xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành như sau: Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn ĐK + Giá hạch toán nhập trong kỳ H = Trước hết xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu (H). Sau đó tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Giá trị vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán của VL xuất dùng x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá (trong trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm, hoặc cả loại vật liệu. Từng cách đánh giá và phương pháp tính giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định, do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp. III/ Kế toán chi tiết vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại nhóm, thứ...và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập- xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. 1. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm : Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và các cá nhân có liên quan. 2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ ( thẻ) kho. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư. ... Sổ (thẻ) kho (mẫu số 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho của từng vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày về tình hình biến động về số lượng, giá trị và chất lượng của từng thứ vật liệu trong từng kho và trong toàn doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho số lượng được khớp đúng giữa sổ sách và hiện vật và việc ghi chép của thủ kho và cảu phòng kế toán. Hiện nay ở các doanh nghiệp thường sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: 3.1. Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này thực hiện theo nguyên tắc ở kho là ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi cả về số lượng và giá trị. a. Tại kho: việc ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhâp- xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc phòng kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu trong phòng kế toán. b. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ dưới đây : Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (1) (1) (2) (2) (3) (4) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập- xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a. ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ kho. b.Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (2) (3) (3) (4) Bảng kê nhập Bảng kê xuất (2) Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : +Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng và hạn chế tác dụng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất không nhiều nghiệp vụ nhập- xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 3.3. Phương pháp sổ số dư: a. Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ để tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. b. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập- xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau (trang bên). Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ số dư (1) (1) (2) (3) (3) (4) Bảng kê nhập Bảng kê xuất (2) Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (4) (6) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Trong đó: c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: +Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết hiện có và tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho, hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng hệ thống danh mục vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. IV. Kế toán thuế giá trị gia tăng (Value Added Tax-VAT) Thuế giá trị gia tăng (VAT) bắt đầu được thực hiện ở nước ta từ ngày 01/01/1999. Đây là một luật thuế đã được quốc hội thông qua tại kỳ họp lần thứ XI (từ ngày 02/04 đến 10/05/1997). Thuế VAT là thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ ở từng khâu bán hàng, không tính vào phần giá trị đã chịu thuế ở khâu trước so với thuế doanh thu. 1. Nguyên tắc chung khi thực hiện thuế VAT. - Kế toán phải tổ chức thực hiện thuế VAT theo đúng luật định. - Khi thực hiện thuế VAT kế toán phải theo các quy định dưới đây: a. Đối với doanh thu bán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. + Đối với cơ sở kinh doanh phải nộp VAT thep phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng chưa có thuế VAT bao gồm cả các khoản phụ thu và khoản phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với thu nhập tài chính, thu nhập bất thường là thu nhập mà chưa có thuế VAT. + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng thì hàng hoá và các dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế VAT thì đối với doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và khoản phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng bao gồm tổng giá thanh toán (gồm cả VAT) còn đối với thu nhập tài chính, thu nhập bất thường là tổng thu nhập (hay tổng giá thanh toán). b. Đối với vật tư hàng hoá, tài sản cố định mua vào. + Đối với cơ sở kinh doanh phải nộp VAT thep phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản cố định mua vào là giá mua thực tế không có giá trị gia tăng đầu vào. + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT thì giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản cố định mua vào là tổng giá thanh toan bao gồm các thuế VAT đầu vào. c. Kế toán phải hạch toán chính xác và trung thực các chỉ tiêu như là: + Thuế VAT đầu ra phát sinh. + Thuế VAT đầu vào (loại được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ). + Đối với VAT phải nộp thì kế toán phải phản ánh số phải nộp, đã nộp và còn phải nộp. + Kế toán phải theo dõi số VAT được hoàn lại. + Kế toán phải phản ánh số VAT được giảm. 2. Hoá đơn chứng từ Các cơ sở kinh doanh phải thực hiện đầy đủ hoá đơn chứng từ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. a. Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) Hoá đơn này dùng cho cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ. Khi lập hoá đơn phải có đầy đủ các yếu tố quy định và phải ghi rõ: + Giá bán. + Các khoản phụ tính thêm ngoài giá bán. + Thuế VAT được khấu trừ (Giá mua vào x Tỷ lệ) + Tổng giá thanh toán (đã có VAT). b. Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn này dùng cho các đơn vị nộp VAT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hoá, dịch vụ phải khi rõ và ghi đúng các yếu tố: + Giá bán. + Các khoản phụ tính thêm ngoài giá bán (nếu có). + Tổng giá thanh toán (đã có VAT). 3. Tài khoản kế toán sử dụng khi thực hiện thuế VAT * Tài khoản 133 - Thuế VAT được khấu trừ. Tài khoản này sử dụng cho những cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ và không sử dụng cho đối tượng kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và không thuộc diện chịu VAT. Tài khảon này có 2 tài khảon cấp 2 là; + TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. + TK 1332: Thuế VAT được khấu trừ đối với các tài sản cố định. Tài khoản 133 dùng để phản ánh thuế VAT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Nội dung và kết cấu tài khoản 133 như sau: + Bên Nợ: - Là số thuế VAT được khấu trừ. + Bên Có: - Thuế VAT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển thuế VAT đàu vào không được khấu trừ. - Số VAT đầu vào đã hoàn lại. + Số dư Nợ: Phản ánh số VAT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế VAT được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn lại. * Tài khoản 3331 - Thuế VAT phải nộp. Trước ngày 01/01/1999 tài khoản này là thuế doanh thu nay được đổi là thuế VAT phải nộp. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là: + TK 33311: Thuế VAT đầu ra. TK này dùng để phản ánh số VAT đầu ra, VAT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. + TK 33312: Thuế VAT hàng nhập khẩu. TK này dùng để phản ánh thuế VAT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp về hàng nhập khẩu. Nội dung và kết cấu tài khoản 3331. + Bên Nợ: - Số VAT đầu vào đã khấu trừ. - Số VAT được giảm trừ vào số VAT + Bên Có: - Số VAT đã nộp vào Ngân sách. - Số VAT của hàng hoá bán bị trả lại. - Số VAT đầu ra phải nộp. - Thuế VAT phải nộp của hoạt động tài chính và bất thường (số thu nhập). + Số dư Có: Phản ánh số VAT còn phải nộp.(Nếu có số dư bên Nợ thì phản ánh số VAT đã nộp thừa vào Ngân sách Nhà nước). v. Kế toán tổng hợp vật liệu. Vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành (theo QĐ1141/TC/QĐ/CTKT ngày 1/11/`1995). Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai ._.phương pháp hạch toán hàng tồn kho là : Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, đối với vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phương pháp kế toán tổng hợp cũng được tiến hành theo một trong hai phương pháp thuộc chế độ quy định. Sau đây là nội dung cụ thể của từng phương pháp. 1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên : Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các vật liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp KKTX được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra, giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. 1.1. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu ; a. Tài khoản kế toán sử dụng : Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau : * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có kết cấu như sau : + Bên Nợ : - Trị giá vốn thực tế nguyên, vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu. - Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho. - Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại . - Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên vật liệu. - Kết chuyển giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của doanh nghiệp gồm: + TK 1521: nguyên vật liệu chính. + TK 1522: vật liệu phụ. + TK 1523: nhiên liệu. + TK 1524: phụ tùng thay thế. + TK1525 : thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 1528: Các vật liệu khác. Trong từng TK cấp 2 lại có thể chi tiết thành các TK cấp 3, cấp 4... tới từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp. * Tài khoản 151 : “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu của TK 151 như sau : Bên Nợ : - Giá trị hàng đang đi đường. - Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có : - Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. -Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường (phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ : phản ánh giá trị hàng đang đi đường (chưa nhập lúc cuối kỳ). * Tài khoản 331 : “ Phải trả cho người bán “. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng ki nh tế đã ký kết. Kết cấu TK 331 như sau : Bên Nợ: - Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Số tiền doanh nghiệp ứng, trả trước cho người bán nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, lao vụ. Bên Có : - Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư Nợ: Số tiền còn phải trả cho người bán, ngưòi nhận thầu. Dư Có: Số tiền đã ứng, trả trước hoặc trả thừa cho người bán. * TK 133 :”Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ” Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Kết cấu của tài khoản này như sau: + Bên Nợ: - Là số thuế VAT được khấu trừ. + Bên Có: - Thuế VAT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển thuế VAT đàu vào không được khấu trừ. - Số VAT đầu vào đã hoàn lại. + Số dư Nợ: Phản ánh số VAT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế VAT được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn lại. Ngoài ra còn sử dụng các TK khác như : TK111, TK112, TK141, TK138, TK222, TK411, TK611, TK641, TK642, TK621, TK627,... b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu : Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: tăng do mua sắm, do tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác... Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các TK, sổ kế toán tổng hợp đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết . Dươi đây là phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu : * Tăng vật liệu do mua ngoài (Doanh nghiệp áp dụng phương pháp VAT khấu trừ). - Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về :Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (giá mua chưa có VAT). Nợ TK 1331(VAT được khấu trừ). Có TK 111 Có TK 112 Có TK 141 Tổng số tiền thanh toán Có TK 331 Có TK 311 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán ghi giá trị vật liệu nhập kho theo gía trị tạm tính. Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 + Khi nhận được hoá đơn sẽ đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo giá chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính. Nếu chênh lệch tăng ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 Nếu chênh lệch giảm sẽ ghi : - Trường hợp hàng đang đi trên đường nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112 - Kế toán phải mở sổ theo dõi hàng đang đi trên đường cho đến khi hàng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 641, 642, 621, 632 Có TK 151 - Phản ánh số thuế nhập khẩu (nếu có) Nợ TK 152 Có TK 333 - Đối với vật liệu nhập kế toán còn phản ánh thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 133 Có TK 3331 - Nếu có chi phí thu mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Có TK 111, 112ẳ Có TK 331 - Khi thanh toán cho người bán nếu được hưởng chiết khấu mua hàng thì sẽ chiết khấu mua hàng được hưởng và số thanh toán cho người bán được phản ánh. Nợ TK 331 Có TK 152 (số chiết khấu được hưởng ) Có TK 111, 112,141. Số giảm giá hoặc giá trị vật liêu do người bán cung cấp không đúng chất lượng, chủng loại Nợ TK 331 (số được trừ) Có TK 133 (số có thuế VAT được khấu trừ ) Có TK 152 * Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào giá nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152 Có TK 154 (chi tiết gia công, chế biến) * Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác hoặc được cấp phát, tặng thưởng: Nợ TK 152 Có TK 411 * Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128 Có TK 222 * Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa : - Nếu xác định số vật liệu thừa là của doanh nghiệp nhưng + Chờ giải quyết ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 - Khi có quyết định xử lý tuỳ thuộc vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 621,627,641,642,721 - Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua TK 3381 mà ghi như sau: Nợ TK 152 Có TK 621, 622, 627, 641 - Nếu vật liệu thừa khi kiểm, kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa được phản ánh vào TK ngoài bảng cân đối kế toán: Tài khoản 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công”. * Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm không hết nhập lại kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621 * Trường hợp tăng vật liệu do đánh gúa lại: Căn cứ vào số chênh lệch tăng kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 412 1.2. Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu : Vật liêu trong các doanh nghiệp giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất sản phẩm cho nhu cầu phục vụ, quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại và một số các nhu cầu khác. Các nghiệp vụ xuất kho cũng được lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo đối tượng sử dụng và tính ra giá trị thực tế xuất kho để ghi chép, phản ánh trên tài khoản, sổ kế toán tổng hộp. Cuối tháng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết. a. Xuất dùng cho trực tiếp sản xuất chế tạo sản phẩm, cho xây dựng cơ bản, cho các nhu cầu quản lý ẳCăn cứ vào giá thực tế xuất kho từng đối tượng sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 641, 642, 621, 627, 241 Có TK 152 b. Xuất kho vật liệu cho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến căn cứ vào giá thực tế xuất kho ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 c. Xuất kho vật liệu góp liên doanh: - Nếu trị giá góp liên doanh lớn hơn giá thanh toán xuất kho ghi: Nợ TK 128 Có TK 412 (chênh lệch tăng ) Có TK 152 - Nếu trị giá góp (giá thanh toán xuất kho ghi ) Nợ TK 128,222 Nợ TK 412 (chênh lệch giảm ) Có TK 152 d. Xuất kho vật liệu bán, cho vay căn cứ vào giá thực tế : Nợ TK 631 Nợ TK 1388 Có TK 152 e. Trường hợp vậy liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản. Còn phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm vật chất đối với những người chịu trách nhịêm bảo quản, sử dụng tuỳ theo nguyên nhân cụ thể và ghi vào các TK sau: - Nếu đã rõ nguyên nhân: + Do ghi chép nhầm lẫn, cần phải sửa chữa và điều chỉnh lại theo số quy định. + Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính cào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt định mức do người chịu trách nhiệm gây nên: Nợ TK 111,138(1388),334,642 (Theo giá trị bồi thường) Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 - Khi đã có quyết định xử lý tuỳ thuộc vào từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 642,TK 138 (1388) Có TK 138(1) f. Trường hợp giảm vật liệu do đánh giá lại. Nợ TK 412 Có TK 152 Sơ đồ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Thuế VAT theo Phương pháp khấu trừ) TK 621 NK hàng đang đi đường ĐK Xuất dùng cho trực tiếp SX Giá thanh toán chưa có VAT TK 111,112,141,331 TK 627,641,642,214 Xuất cho QL,SX,bán hàng,... TK 151 Thuế nhập khẩu TK 333 TK 632,157 Xuất bán, gửi bán Nhận góp vốn LD, CP TK 411 Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 TK 154 Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 128,222 Nhận lại góp vốn liên doanh TK 338(3381) Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý TK 138(1381) TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 412 Số dư cuối kỳ: xxx Tài khoản 152 Trong các doanh nghiệp sản xuất các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu phát sinh thường xuyên nhất là trong các doanh nghiệp có quy mô sản xuất vừa và lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều và đối tượng sử dụng vật liệu cũng rất đa dạng khác nhau. Trong trường hợp này các doanh nghiệp sản xuất sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất hàng ngày. Cuối tháng sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu. Việc điều chỉnh được tiến hành dựa vào dựa vào hệ số giá thực tế và giá hạch toán. Để đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu tính ra giá thực tế của vật liệu nhập, xuất và tồn trong kỳ được thuận tiện, các doanh nghiệp có thể sử dụng bảng “Tính giá thực tế vật liệu” theo mẫu sau: bảng tính giá thực tế vật liệu Tháng.........năm....... Tài khoản 152 Các chỉ tiêu 1521 1522 1523 ... HT TT HT TT HT TT 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh nhập trong tháng - Chi tiết từ các sổ và TK liên quan 3. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 4. Hệ số giá 5. Xuất trong tháng 6. Số dư cuối tháng Bảng tính giá vật liệu được lập vào hàng tháng. Hệ số giá có thể được tính riêng cho từng loại (nhóm) vật liệu. Sau khi đã phản ánh số dư đầu tháng từ chỉ tiêu số dư cuối tháng của bảng này tháng trước, kế toán phản ánh số phát sinh trong tháng từ các sổ kế toán và tài khoản liên quan tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Chỉ tiêu xuất trong tháng được căn cứ từ bảng phân bổ vật liệu (dùng các cột tương ứng). Số dư cuối tháng được căn cứ vào số liệu ở chỉ tiêu 3 trừ đi số liệu ở chỉ tiêu 5. Cũng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giới hạch toán, việc tổng hợp tính toán giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho các đối tượng trong tháng được thực hiện bảng phân bố theo mẫu sau: bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng.........năm....... Ghi Có TK Tài khoản 152 Ghi Nợ TK 1521 1522 .... Cộng TK 152 (Đối tượng sử dụng) HT TT HT TT HT TT 1. TK 621 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Chi tiết theo đối tượng cụ thể) 2. TK 627: Chi phí SX chung (Chi tiết theo đối tượng cụ thể) 3. TK 154: Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết liên quan) 4. TK 641: Chi phí bán hàng. 5. TK 642: Chi phí QLDN Cộng Bảng phân bố nguyên vật liệu cũng được lập hàng tháng. Căn cứ vào số liệu của các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số giá đã tính ở bảng tính giá thực tế vật liệu để lập nên bảng phân bổ nguyên vật liệu. Các chứng từ xuất kho vật liệu trong tháng được tập hợp rồi phân loại riêng theo từng đối tượng, sử dụng cụ thể, kế toán tổng hợp giá hạch toán xuất dùng trên các chứng từ để ghi vào cột giá hạch toán. Lấy hệ số giá nhân với gia hạch toán sẽ được giá thực tế xuất dùng cho các đối tượng để ghi vào cột giá thực tế, các dòng tương ứng. Cuối tháng tiến hành cộng tăng phân bổ vật liệu số liệu ở dòng cộng sẽ được ghi chuyển sang bảng tính giá thực tế vật liệu cùng tháng và các sổ, tài khoản kế toán có liên quan khác. 2. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kkđk là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà theo dõi, phản ánh trị giá hàng tồn đàu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Viêc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau: Trị giá xuất kho = trị giá tồn đầu kỳ + trị giá nhập trong kỳ - trị giá tồn cuối kỳ Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cấu khác nhau: cho nhu cầu sản xuất hay phục vụ sản xuất, nhu cầu bán hàng và quản lý phân xưởngẳ * Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 Nguyên vật liệu dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu lúc đầu kỳ và lúc cuối kỳ vào TK 611. Kết cấu TK 152 Bên Nợ:-Giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Bên Có: -Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Dư Nợ : -Trị giá thực tế vật liệu tồn kho + TK 611: ”Mua hàng” TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Kết cấu TK611 như sau: Bên Nợ:- Kết chuyển giá thưc tế vật liệu tồn đầu kỳ - Giá thực tế vật liệu mua vào trong kỳ Bên Có:- Giá thực tế vật liệu kiểm kê cuối kỳ - Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ - Giá chiết khấu mua vật tư, hàng hoá, giảm giá, trả lại TK 611 không có số dư Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như phương pháp kê khai thường xuyên * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: -Đầu kỳ, căn cứ giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường, tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 611 Nợ TK 611(1) Có TK 151,152 -Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn chứng từ có liên quan đến việc thu mua, nhập kho vật liệu ghi sổ kế toán như sau: +Căn cứ vào giá hoá đơn của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho ghi (doanh nghiệp áp dụng VAT khấu trừ) Nợ TK 611(1) (giá mua chưa có VAT ) Nợ TK 133(1) (VAT được khấu trừ) Có TK 112 Có TK 141 Tổng giá phải thanh toán Có TK 331,311 +Phản ánh khoản chiết khấu hàng mua thực tế được hưởng : Nợ TK 331 Có TK 611(1) +Trị giá hàng mua trả lại hoặc giảm giá do không đúng quy định trong hợp đồng Nợ TK 111, 112 (thu ngay) Nợ TK 331 (trừ nợ ) Có TK 133(VAT của hàng trả lại) Có TK 611(1) trị giá hàng mua trả lại, giảm giá +Phản ánh chi phí mua vật liệu: Nợ TK 611(1) Có TK 111, 112, 331ẳ +Thanh toán cho người bán Nợ TK 331 Có TK 111, 112 -Phản ánh giả trị vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần, cấp phát: Nợ TK 611(1) Có TK 411 -Cuối kỳ tính gia trị vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trong kiểm kê Sau đó ghi: Nợ TK 621 Có TK 611 Sơ đồ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp Kiểm kê định kỳ ( Thuế VAT theo Phương pháp khấu trừ) TK 151,152 Kết chuyển giá trị vật liệu Mua trả TK 111,112 Chiết khấu mua hàng được hưởng TK 151,152 Thuế nhập khẩu TK 333 TK 632 Xuất bán Nhận góp vốn LD, CP TK 621 Thiếu hụt, mất mát TK 111,112,138 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 412 TK 611 “Mua hàng” tồn đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ giảm giá, hàng mua trả lại tiền ngay TK 331 có VAT ồ giá tt chưa TK 331 TK 411 TK 133 Thuế Vat đầu vào phải nộp hàng tháng Số VAT khấu trừ Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD TK 111,112,141,138 Phần II Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần May Hồ Gươm. I./. đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần may Hồ Gươm 1. Quá trình hình thành và phát triển và phát triển của Công ty 1. Đặc điểm hoạt động của công ty may Cổ phần may Hồ gươm. - Tên đơn vị : Công ty Cổ phần may Hồ Gươm - Tên giao dịch : HOGUOM GARMENT COMPANY - Tên viết tắt : HOGACO - Trụ sở chính của công ty : 201- Trương Định - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn : Chủ sở hữu - Hình thức hoạt động : Sản xuất kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty cổ phần may Hồ gươm được đổi tên từ Công ty may Hồ gươm theo Quyết định số 73/1999/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2000. Công ty may Hồ gươm thành lập theo Quyết định số: 575/QĐ-TCCB ngày 22/04/1997 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam nguyên là Xí nghiệp may thời trang Trương định - Xí nghiệp thành viên của Công ty dịch vụ thương mại số I trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam được xây dựng trên cơ sở xưởng may 2 của Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may phía Bắc thuộc Tổng công ty sản xuất - xuất nhập khẩu may ( đã giải thể và sát nhập ). Hiện nay, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã có 3 xí nghiệp thành viên đặt tại Hà Nội, Hưng Yên, Hải Phòng với gần 2500 cán bộ công nhân viên, trên 2400 máy may công nghiệp, máy chuyên dùng hiện đại của Nhật, Đức, Mỹ…chuyên sản xuất một số mặt hàng chủ yếu như: áo sơ mi, áo jăcket, quần âu, Jean, quần áo trẻ em,áo váy… Cùng với sự mở rộng quan hệ giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực cũng như trên toàn thế giới , Công ty Cổ phần may Hồ Gươm cũng không ngừng tự hoàn thiện, đổi mới máy móc, trang thiết bị, mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm khai thác và mở rộng thị trường Quốc tế. Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty hiện nay là Châu Âu, Nhật, và một số nước Trung Mỹ. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự điều tiết vĩ mô của nhà nước cũng như sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên., công ty Cổ phần may Hồ Gươm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu của công ty Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 Kế hoạch 1. Tổng doanh thu Tr.đồng 42.392 77.000 100.000 2. Giá trị SXCN Tr.đồng 31.061 56.542 72.000 3. Tổng thu nhập Tr.đồng 9.608 14.402 17.903 4. Thu nhập b. quân đồng/1ng 775.844 815.331 900.000 3. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty cổ phần May Hồ Gươm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ may quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phó tổng giám đốc Xí nghiệp may 1 Phòng KH - XNK Xí nghiệp may 2 Phòng Kỹ thuật Xí nghiệp may 3 Phòng KTTV Xí nghiệp Liên doanh Phòng Kinh doanh Xí nghiệp may 5 Văn phòng Lượng cán bộ, công nhân viên được bố trí như sau: Hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Phòng kế toán. Phòng kỹ thuật. Văn phòng công ty Phòng quản lý xưởng Phân xưởng sản xuất. * Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. * Tổng Giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty là người điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. a. Phòng Kế hoạch -xuất nhập khẩu: Phòng kế hoạch xuất nhạp khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và ngoài nước, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật tư. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật tư đạt hiệu quả cao nhất. b. Phòng kế toán tài vụ: - Chức năng: Tham mưu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đuúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính. Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn. Đồng thời là lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v... Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho người quản lý để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. c. Phòng kỹ thuật - KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) - Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty, quản lý các việc các hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm. Tiến hành nghiên cứu chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới, đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty. Và tổ chức các cuộc kiểm tra xác định trình độ tay nghề của công nhân viên..vv.. d. Văn phòng công ty: Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xưởng, tổ sản xuất và giải quyết các vấn đề chế độ hành chính đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân. Phụ trách các hạng mục đầu tư về cơ sở vật chất trong công ty. Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn anh ninh trật tự trong công ty. e. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm khách hàng trong nước, thiết kế mẫu trong nước. Phụ trách khâu bán hàng nội địa. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty Cổ phần may Hồ Gươm có các xí nghiệp thành viên, xong các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân, không tổ chức hạch toán riêng, Xuất phát từ đặc điểm trên để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung toàn công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán… Tại các xí nghiệp có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện, hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ, thu thập ghi chép vào sổ kế toán. Cuối tháng chuyển chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán tài chính của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Về mặt nhân sự bộ máy kế toán gồm có: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán và các nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán khác như: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán doanh thu… Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ sau: + Hướng dẫn, kiểm tra, thu thập đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán + Giúp tổng giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong Công ty ghi chép đầy đủ, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như mọi lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán toàn Công ty. + Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần may Hồ Gươm như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kiêm kế toán nguồn vốn, công nợ, TSCĐ… nợ, TSCĐ… Kế toán tiền mặt, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán TGNH, tiền vay, theo dõi bán hàng Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ. Kế toán tính thuế, theo dõi NVL, thành phẩm, doanh thu ă Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt nam đồng (VNĐ). - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi sang các đồng tiền khác: Theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá lại TSCĐ: Theo quy định của Nhà nước. + Phương pháp khấu hao: Theo thông tư số 1062/TC/QĐ CSTC ngày 14/01/1996 của Bộ Tài chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Theo thành phẩm nhập kho. + Phương pháp xác định hàng tồn kho: Cuối kỳ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp áp dụng tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định của Nhà nước. 5. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật cơ bản ảnh hưởng đến quá trình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. 5.1 Phương hướng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, ngành dệt may Việt Nam đã xây dựng chương trình “đầu tư phát triển tăng tốc”mười năm(2001-2010),nhằm tăng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt maycả nước lên 2 đến 4 lần: tổng số lao động đạt 3-4 triệu người và nâng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm từ 25% năm 2000 lên 50% vào năm 2005 và 75% vào năm 2010. Trong đó công ty Cổ phần may Hồ Gươm- một thành viên thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam cũng xây dựng phương hướng cà những nhiệm vụ chủ yếu trong thời kì đổi mới: -Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động,đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, phát triển thêm những loại sản phẩm mới. Mở rộng thị trường, phát triển thêm những thị trường mới,đẩy mạnh xuất khẩuvà tăng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm. Ngoài việc sản xuất một số mặt hàng chủ lựcnhư: áo jăcket, á sơ mi, quần âu, Công ty sản xuất và tiến hành kinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy môkinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy mô, nâng cao đời sống và tạo thêm việc làm cho cán bọ công nhân viên của công ty. Để thực hiện các nhiệm vụ này, hàng năm công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanhvà cứ mỗi cuôií kì đều kiểm tra nghien cứu điều chỉnh. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được xác định, Công ty cần phải lỗ lực nhiều để dành thắng lợi trong cạnh tranh.Khi mà một số mặt hàng với nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất, gia công thì một yêu cầu đặt ra là công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải chặt chẽ, hợp lý tiết kiệm chính là biện pháp giúp công ty tăng được tính cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 5.2 Đặc điểm về sản phẩm Công ty Cổ phần may Hồ Gươm chuyên sản xuất quần áo xuất khẩu, hàng bán nội địa chiếm tỷ trọng rất nhỏ với danh mục sản phẩm tương đối đa dạng như áo jắcket,áo sơ mi, áo măng tô, quần âu, quần jean, quần áo trẻ em các loại,… Sản phẩm may là loại san phẩm mà thực thể của nó chủ yếu là nguyên vật liệu: vải các loại, bông, xốp… còn phụ liệu chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ. Tuy nhien với các hình thức sản xuất khác nhaucũng như sự đa dạng về chủng loại sản phẩm dẫn đến tỷ lệ nguyên phụ liệu cũng khác nhau. Hơn nữa, tỷ lệ này lai luôn thay đổi, do vậy đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, lô hàng là hết sức phức tạp, làm sao vừa đảm bảo đún._.TK141: Tạm ứng +TK 621, 627, 641, 642 nếu xuất dung không qua kho (trực tiếp). * Trường hợp nguyên vật liệu do người thuê gia công mang đến : Trong trường hợp này nguyên vật liệu của người thuê gia công đem đến thì kế toán khong theo dõi đến mặt giá trị của nó, mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng mà thôi. Cho nên sẽ không phản ánh bút toán tổng hợp nào cả, mà chỉ theo dõi trên sổ “sổ theo dõi gia công”. Nhưng nếu khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan như là chi phí vận chuyển bốc dỡ v.v. thì vẫn phải phản ánh để đến cuối tháng vẫn phải phân bố các chi phí này. * Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài: Trong trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như là: Giá hoá đơn, thuế VAT, các chi phí mua hàng...và cùng với các yêu cầu khác của nhà cung cấp như phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Trong trường hợp hoá đơn mua hàng về mà hàng chưa về thì kê toán theo dõi trên tài khoản 151 “Hàng đang đi đường”. Khi hàng về thì tiến hành nhập kho như bình thường. Trong tháng khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK152 “Nguyên vật liệu” (Giá chưa có VAT) Nợ TK1311 “Thuế VAT được khấu trừ” Có TK331 “Phải trả cho ngừơi bán” Ví dụ: Từ hoá đơn mua hàng số 003779 của Công ty Coats Tootal phong phú và phiếu nhập kho số 97 về việc mua chỉ may của Công ty May Hồ Gươm thì kế toán nguyên vật liệu Nợ TK152: 135,99$ Nợ TK1311:13,599$ Có TK331:149,59$ Công ty May Hồ Gươm thông thường khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến mua hàng bằng ngoại tệ thì Công ty sẽ thanh toán ngay cho ngừi cung cấp theo tỷ giá của ngân hàng. Theo ví dụ trên khi Công ty trả tiền cho người bán thì ta định khoản như sau Nợ TK152 135,99x13950 Nợ TK1311 13,599x13950 Có TK 331 149,59x13950 Trong tháng Công ty đã dùng chuyển khoản để thanh toán cho Công ty liên hiệp khoa học và phát triển nông thôn về việc mua thùng cattôn Nợ TK331 1.274.552 đ Có TK112 1.274.552 đ Chi phí vận chuyển về Công ty trả bằng tiền mặt: Nợ TK 152 56.000đ Có TK 111 56.000đ Nếu khi thanh toán tiền mua hàng Công ty được hưởng triết khấu, giảm giá hoặc trả lại hàng thì kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK152 Có TK 1331 Trong quá trình hoạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu theo hình thức nhật chứng từ, Công ty sử dụng các loại sổ nhật ký chứng từ sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 2 Sau đây ta đi sâu tìm hiểu, vận dụng ghi chép đối với từng loại sổ trên: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán được công ty thể hiện như sau: - Nội dung quyển sổ này sự ghi chép của kế toán về tất cả các nghiệp vụ phát sinh thuộc Công ty có các định khoản liên quan đến TK 331. Tất cả các đơn vị bán hàng được mở chung trên một quyển sổ này, mỗi hoá đơn được ghi trên cùng một dòng theo trình tự thời gian chứng từ gửi về phòng kế toán và thương xuyên được theo từ lúc xuất hiện đến lúc thanh toán xong. +Kết cấu Sổ chi tiết này được chia thành 2 phần: -Phần ghi nợ TK 331 và có các TK khác như TK 111,112,3331,141,331,... -Phần ghi có TK 331 và nợ các TK như TK152,1331 +Phương pháp lập, cơ sở số liệu, cách ghi như sau: -Số dư đầu tháng căn cứ vào NKCT số 5 số dư của cuối tháng chuyển sang đầu tháng này. -Sổ phát sinh căn cứ vào các hoá đơn, số nhập theo từng người bán để ghi vào phần có của TK331 và nợ của các TK152 ,TK1331. Đồng thời căn cứ vào phiếu thanh toán để ghi nợ TK331 và ghi có các TK111,112,TK3331... -Dư cuối tháng: Ta tiến hành cộng dần để lấy số liệu ghi vào NKCTsố và các sổ khác liên quan. * Nhật ký chứng từ số 5 + Nội dung: NKCT số 5 được dùng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán hàng cho Công ty. Việc ghi NKCT số5 được tiến hành vào thời điểm cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK331 của từng đơn vị bán hàng. Mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với Công ty được theo dõi trên một dòng trong NKCT số 5. + Kết cấu: Kết cấu của NKCT số 5 có 2 phần như sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán. + Phương pháp ghi: -Cột diễn giải: Ghi tên từng đơn vị có quan hệ thanh toán với Công ty trên mỗi dòng. -Cột số dư đầu tháng: Ghi số dư cuối tháng trước TK331 chi tiết theo từng đơn vị bán hàng. -Ghi có TK 331, nợ TK 152, nợ TK1331 ghi giá thực tế thanh toán bao gốm giá ghi trên hoá đơn theo từng đơn vị bán hàng tương ứng. -Phần ghi nợ TK 331, có TK111,112,331... ghi số tiền đã thanh toáncho từng đơn vị bán hàng bằng các nguồn khác tương ứng. -Phần ghi nợ TK 331, có TK 111,112, 331... ghi số tiền đã thanh toán cho từng đơn vị bán hàng bằng các nguồn khác nhau tương ứng. -Dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, cộng có TK331,cộng nợ TK331 để tính ra số dư cuối tháng Ví dụ: trong tháng 1 Công ty có quan hệ thanh toán với Công ty cơ khí May Gia Lâm: - Dư có đầu kỳ TK331 là 74.185.000đ - Trong tháng Công ty lại mua hàng của Công ty cơ khí May Gia Lâm nguyên vật liệu chính là 47.257.039đ và nguyên vật liệu phụ 2.455.000đ với tổng là 49.712.039 đ Công ty chưa thanh toán với Công ty cơ khí may Gia Lâm -Cuối quý 1 Công ty còn nợ Công ty cơ khí May Gia Lâm số tiền là: 74.185.000 + 49.712.039 = 123.897.039đ * Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK111. Đối ứng với các TK liên quan như 1522,331,1331,112. Khi ghi ta căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi...cuối tháng, khoá sổ, NKCT số1 xác định tổng số phát sinh bên có TK111, đối ứng với các TK khác. Dòng cộng NKCT số 1 để ghi sổ cái. Nhật ký chứng từ số 1 Quý I / 2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí 1 Thuế VAT 1331 2 Trả tiền mua hàng 152 3 ............ 112 NKCT số 1 được sử dụng nếu các nghiệp vụ kế toán mua nguyên vật liệu được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Ta định khoản như sau: Nợ TK152 (1521,1522) Nợ TK 133 (1331) Có TK111 * Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để theo dõi, phản ánh số phát sinh bên có của TK112 đã ứng nợ với các TK có kết cấu và phương pháp ghi sổ. NKCT số 2 được dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến việc gửi tiền và rút tiền ngân hàng taị các ngân hàngmà công ty có quan hệ giao dịch. Để thuận tiện cho việc theo dõi, kế toán mở mỗi ngân hàng một quyển sổ theo dõi riêng. Cuối tháng hạch toán và tổng cộng số phát sinh của mỗi ngân hàng, cuối quý căn cứ vào sổ để theo dõi số tiền gửi ngân hàng kế toán tiến hành lập chứng từ số 2 và bảng kê số 2. nhật ký chứng từ số 2: ghi có tk 112 Quý I/ 2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí Dư đầu kỳ 1 Rút tiền về quỹ 111 2 Nộp thuế VAT 133 ... ... ... ...... Bảng kê số 2 : Ghi nợ tk 112 Quý1 /2000 Đơn vị : đồng Số TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quí Dư đầu kỳ 1 Công ty may 10 131 2 Gửi NH Châu á 111 ... ... ... ...... B. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: + Tại Công ty May Hồ Gươm nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất các sản phẩm. Việc tính giá nguyên vật liệu xuất dùng được Công ty tính theo phương pháp nhập trước xuất trước( giá thực tế). Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng của Công ty được thực hiện trên bảng kê số 3 thì chủ yếu dựa NKCT số 1, NKCT số2, NKCT số 5, căn cứ vào các loại chứng từ trên lập bảng kê số 3 theo chứng từ. - Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số tồn trên bảng kê số 3 cuối tháng trước. Số phát sinh: Căn cứ vào dòng cộng của từng cột TK trên NKCT số 5 để ghi vào cột tương ứng các tài khoản. - Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng: Sau khi tập hợp toàn bộ số phát sinh bên nợ các TK nguyên vật liệu từ các NKCT rồi cộng với số dư đầu tháng để ghi vào dòng này. bảng kê số 3 Quý i / 2000 STT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 ..... HT TT HT TT HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 I. Số dư ĐK II. Số p/s trong tháng -Từ NKCT số1 -Từ NKCT số2 -Từ NKCT số5 Thuế nhập khẩu III. Cộng số dư đầu tháng & số phát sinh trong tháng IV. Xuất trong kỳ V. Tồn cuối kỳ * Bảng phân bổ nguyên vật liệu : -Nội dung: Bảng phân bổ dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng cho từng đối tượng. -Kết cấu như sau: + Cột dọc phản ánh tên các loại vật tư xuất dùng + Các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng nguyên vật liệu - Cơ sở lập -Căn cứ vào xuất dùng nguyên vật liệu trong kỳ cho từng phân xưởng theo từng loại nguyên vật liệu. bảng kê số 3 Quý i / 2000 Tài khoản ghi có Tài khoản ghi nợ 1521 1522 ..... Cộng TK 151 HT TT HT TT HT TT - Tài khoản 621 Phân xưởng SX 1 Phân xưởng SX 2 - Tài khoản 627 ..... .. ... Cuối cùng kế toán căn cứ vào các sổ NKCT số1 và số 2, NKCT số 5 và bảng phân bổ nguyên vật liệu để mở sổ cái TK 152. Sổ cái tài khoản 152 Quý 1/2000 STT Ghi có TK Tháng 1 Tháng 2 ... 1 NKCT số 1 2 NKCT số 2 3 Phần III Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm I . nhận xét về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm 1. Những ưu điểm, những mặt mạnh của công tác kế toán vật liệu ở công ty may Hồ Gươm Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường là quy luật cạnh tranh. Trong cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào mạnh sẽ đứng vững được trong thương trường kinh doanh, nghĩa là hoạt động phải có hiệu quả. Nên mục tiêu hoạt động chính của các doanh nghiệp là hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận. Vậy để hoạt động có lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải hạch toán được : làm sao doanh thu mang lại bù đắp được những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp phải hướng tới thị trường cần gì chứ không phải quan tâm đến những gì doanh nghiệp có. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm tới việc tìm ra các giải pháp để đạt được mục tiêu tiêu này và cuối cùng hầu như tất cả các doanh nghiệp đều tìm ra một giải pháp cơ bản đó là : trong sản xuất làm sao tiết kiệm được chi phí sản xuất vì đây là cơ sở hợp lý để hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất nói chung, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớntrong giá thành sản phẩm. Có những doanh nghiệp chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 80%-90% trong giá thành sản phẩm, còn các chi phí khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Do đố, việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Với ngành may mặc nói riêng, chi phí nhiên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm may. Nên cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói chung công ty may Hồ Gươm cũng đã và đang cố gắng hoàn thiện công tác này. Qua thời gian thực tập tại công ty may Hồ Gươm, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu em thấy các phần hành của công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở công ty có những ưư điểm sau: Thứ nhất: Về việc áp dụng chế độ thanh toán và ghi chép ban đầu. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường công ty đã nhanh chóng chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toans mới vào hạch toán. Nó cho phép phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng nhu cầu cơ chế quản lýmới, yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Mặt khác, công ty đã thực hiện đúng các qui định về chế độ ghi chép ban đầu trên các chứng từ, các sổ kế toán tổng hợp: các chứng từ nhập, xuất, các NKCH, sổ caí các tài khoản... Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuển chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế giúp cho quá trình hạch toán xuất- nhập- tồn kho được kịp thời, cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các bên có liên quan. Thứ hai: Về việc tổ chức bộ máy kế toán. Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lý và có hiệu quả. Bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm. Do đó, một người có thể đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý điều hành và giám sát tình hình hoạt động của công ty. Việc bố trí một kế toán kiêm nhiều công việc đã tiết kiệm được lao động. Thứ ba: Về việc sử dụng công tác kế toán. Với đặc điểm vận động của vật liệu trong công ty là tình hình nhập, xuất vật liệu diễn ra hàng ngày và rất nhiều nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm hơn. Nó cho phép nhận biết một cách thường xuyên tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu trong công ty. Thứ tư: Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích và việc quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận có nhu cầu về vật liệu, các bộ phận làm phiếu xin lĩnh vật liệu lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lệ của phiếu, bộ phận quản lý xét duyệt. Do vậy, vật liệu được đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Mặt khác, thông qua việc xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm công ty đã tiết kiệm được lượng vật tư khá lớn. Khoản này đã đem lại doanh thu đáng kể cho công ty. Thứ năm: Việc thực hiện phương pháp tính thuế giá tri gia tăng. Cùng với sự thay đổi của các sắc thuế, công ty đã nhanh chóng áp dụng việc nộp thuế giá tri gia tăng theo phương pháp khấu trừ (từ quí I/1999). Việc áp dụng phương pháp tính thuế này mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Vì sản phẩm công ty sản xuất chủ yếu là xuất khẩu nên công ty được khấu trừ toàn bộ thuế giá tri gia tăng đầu vào của lô vật liệu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm đó. Kế tán vật liệu hạch toán rất chặt chẽ các khoản thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Nên thường các tháng số thuế của công ty phải nộp là số âm. Đây là sự linh hoạt của công ty trong việc áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. 2. Những hạn chế về công tác kế toán vật liệu ở công ty may Hồ Gươm. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những hạn chế này cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của công ty. Những nhược điểm được biểu hiện cụ thể là: Thứ nhất: Kế toán chi tiết vật liệu. Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu chưa khoa học và hợp lý, cụ thể: ở kho vật liệu, thủ kho không mở thẻ kho dể theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày. Do vậy, nhiều khi công tác quản lý vật liệu số lượng chưa chặt chẽ. Nhiều lúc thủ kho không thể biết ngay được số lượng tồn kho của từng thứ, từng loại vật liệu là bao nhiêu. Mặt khác, khi kế toán vật liệu có nhầm lẫn, sai sót, muốn đối chiếu số liệu ở kho và phòng kế toán cũng không có căn cứ để đối chiếu. Nên thường ở công ty không có sự kiểm tra số lượng vật liệu trên sổ sách giữa kho và phòng kế toán. Điều này gây những hạn chế nhất định trong công việc hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng và công tác quản lý vật liệu toàn công ty nói chung. Thứ hai: Việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Do hạn chế về số nhân viên kế toán trong công ty, phòng kế toán có 4 người, mỗi người đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau. Nên có những phần hành kế toán chưa hoàn chỉnh được. Hiện nay, tại công ty kế toán chỉ mở bảng cân đối vật tư của vật liệu mà công ty mua về, không mở bảng cân đối vật tư với hàng gia công. Nên việc quản lý vật liệu hàng gia công chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thứ ba: Việc mở bảng phân bổ vật tư cho đối tượng sử dụng. Hiện nay, kế toán vật liệu mở bảng phân bổ vật liệu cùng với bảng cân đối vật tư theo quí (trên cột xuất). Do cách mở như thế này làm cho công việc lập bảng cân đối vật tư cuối quí trở nên phức tạp, mất nhiều công đoạn. Thậm trí không thể có cái nhìn tổng quát về đối tượng sử dụng vật liệu. Mặt khác, chính việc mở kết hợp như thế này sẽ không áp dụng được những ưu điểm cho việc phân loại vật tư theo tài khoản trong quá trình hạch toán. Thứ tư: Công tác kế toán chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán”. Kế toán mở sổ chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán” trên từng trang sổ, mà công ty lại hạch toán theo quí. Nên nếu như các nghiệp vụ mua bán chịu tăng nên nhiều của ba tháng trong quý. Khi đó sẽ thiếu trang sổ để ghi và phải mở trang sổ mới. Do vậy, làm cho việc theo dõi tình hình công nợ trở nên phức tạp hơn. Thứ năm: Khâu dự trữ và bảo quản vật liệu. Với chức năng sản xuất hàng gia công và tự sản xuất nên vật liệu của công ty không chỉ do khách hàng mang đến mà còn có cả vật liệu của công ty tự mua về để sản xuất. Mặt khác, đối với hàng gia công khách hàng chỉ mang đến phần vật liệu chính, còn nguyên liệu phụ công ty có thể tự bỏ ra cho qúa trình sản xuất. Do vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất cần dự trữ vật liệu ở mức cần thiết. Nhưng thực tế ở công ty khâu dự trữ vật liệu chưa đảm bảo. ngoài ra, kho tàng bảo quản vật liệu chưa đầy đủ, có khi vật liệu về phải xếp ở hàng lang đi lại... Với những nhược điểm cơ bản đã nêu trên ở công ty May Hồ Gươm, để công tác kế toán được đảm bảo cho qui trình hạch toán cần phải hoàn thiện những mặt hạn chế này. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty may hồ gươm. 1./. Tổ chức việc hạch toán chi tiết vật liệu và đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán được diễn ra giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật tư. Hiện tại, ở kho thủ kho không mở thẻ kho cho từng laọi nguyên vật liệu, nên thủ kho không nắm bắt được biến động của vật liệu hàng ngày. Mặt khác, khi kế toán vật liệu muốn kiểm tra, đối chiếu sự chính xác của số liệu ghi cũng không có căn cứ để kiểm tra đối chiếu. Theo em, ở kho thủ kho cần mở thẻ kho cho từng thứ vật liệu và cuối tháng (quý) lập báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu ở chỉ tiêu số lượng. Như vậy, sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán. Em xin nêu ra quy trình ghi chép và mở thẻ, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán như sau: + Tại kho: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rầi tiến hàng nhập, xuất vật liệu và ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và căn cứ vào đó để mở thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Nếu có thể cuối tháng (quý) lập bảng báo cáo vật liệu tồn kho. Định kỳ 8-10 ngày gửi chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu. +Tai phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhận được kế toán tiến hành phân loại chứng từ: nhập riêng, xuất riêng và sau đó kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu có thể mở một hoặc một số tờ để ghi cho cả năm. Cuối tháng kế toán tiến hàng đối chiếu số liệutồn kho về mặt số lượng để đảm bảo công tác hạch toán chi tiêts vật liệu được chặt chẽ và chính xác. Nếu có nhầm lẫn có thể tìm ra nguyên nhân và kịp thời sửa chữa. 2./.Tổ chức cải tiến việc mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công. Như đã trình bầy ở phần thực tế, công ty chủ yếu sản xuất hàng gia công và bên cạnh đó công ty còn tiến hành mua vật liệu về để tiến hành sản xuất. Nên vật liệu của công ty bao gồm: vật liệu của công ty và vật liệu của khách hàng mang đến. Hai loại vật liệu này có phương pháp hạch toán khác nhau, mà vật liệu do khách hàng mang đến với khối lượng khá lớn. Do không mưở bảng cân đối vật liệu của hàng gia công cho nên công tác quản lý vật liệu của hàng gia công còn lỏng lẻo. Kế toán không thể phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác số hiện có và tình hình biến động của vật liệu hàng gia công. Ngoài ra, công ty đã xây dựng định mức vật tư cho một loáiản phẩm hàng gia công và định mức vật tư cho môtj loại sản phẩm mà phòng kỹ thuật thiết kế loại thường nhỏ hơn định mức công ty đã thoả thuận với người đặt gia công. Cho nên công ty có khoản doanh thu đối với vật liệu gia công ngoài định mức khá lớn. Do không mở bảng cân đối vật tư của hàng gia công nên kế toán không phản ánh được số liệu chính xác của vật liệu thừa ngoài định mức mà nhiều khi con số đó chỉ nằm trong dự toán. Vậy để khắc phục hạn chế này theo em kế toán vật liệu nên mở bảng cân đối vật tư cho hàng gia công. Qua đó phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu của hàng gia công theo chỉ tiêu hiện vật. Kế toán có thể tách riêng bảng cân đối của hàng gia công và bảng cân đối vật tư của công ty, hoặc cũng có thể lập trên cùng một bảng: lập hàng gia công trước, hàng của công ty mua sau và khi lập nên lập hêt mã hàng này mới sang mã hàng khác và có hàng công giữa hàng gia công và hàng của công ty. 3./. Hoàn thiện việc lập bảng phân bổ vật liệu cho đối tượng sử dụng. Xuất phát từ nhược điểm của việc lập bảng phân bổ vật liệu trên bảng cân đối vật tư như đã nêu. Theo em cần thay đổi phương pháp lập bảng phân bổ vật liệu, cụ thể là: Nên tách riêng bảng phân bổ vật liệu, công cụ lao động nhỏ ra làm một bảng và bảng cân đối vật tư một bảng. Tuy công việc có phần nhiều hơn nhưng nó sẽ mang cho người đọc một cái nhìn tổng quát hơn các dôí tượng sử dụng vật liệu nói riêng và tình hình biến động vật tư toàn công ty nói chung. Mặt khác, việc sử dụng bảng phân bổ riêng sẽ tận dụng được những ưu điểm của công tác phân loại vật liệu mà kế toán của công ty đã tiến hành phân loại. 4./. Cải tiến công tác kế toán các khoản nợ phải trả về việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. Cụ thể việc lập chi tiết tài khoản 331 “phải trả người bán“. Trong nền kinh tế thị trường quan hệ mua bán chịu về vật tư, hàng hoá diễn ra là tất yếu. Hoạt động này diễn ra một cách thường xuyên giữa các doanh nghiệp. Khi nền sản xuất ngày càng phát triển, sản phẩm hàng hoá ngày càng nhiều thì nó kéo theo các quan hệ tín dụng ngày càng tăng lên. Tại mỗi doanh nghiệp sẽ hình thành nên các khoản phải thu và các khoản phải trả. Các khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng về việc cung cấp sản phẩm, lao vụ, dịch vụ; các khoản ứng trước cho nhà cung cấp và các khoản phải thu khác. Các khoản phải trả bao gồm: Phải trả tiền mua chịu vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp khác, người mua ứng trước tiền hàng và các khoản phải trả khác. Trong công tác kế toán yêu cầu không những phản ánh được tổng quất số phải thu , phải trả để cung cấp thông tin cho biết tình hình công nợ của doanh nghiệp, mà còn phản ánh theo dõi số phải thu, phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp. Hiện tại, công ty phản ánh công nợ của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản 331 “phải trả người bán”. Với cách mở như đã nêu phần nhược điểm công ty sẽ không đáp ứng được một cách liên tục công nợ nếu như quan hệ mua chịu tăng lên. Như vậy, để việc ghi chép theo dõi công nợ được thuận tiện theo em công ty cần có những bươc cải tiến trong khâu này, cụ thể là: đối với những nhà cung cấp mà công ty có quan hệ thường xuyên như :Công ty Hưng Thịnh, dệt Nam Định... thì kế toán nên mở quyển sổ riêng để theo dõi. Còn những doanh nghiệp mà quan hệ trao đổi mua chịu không thường xuyên như : Công ty Việt Hà Lê, cơ khí may... thì nên mở chung vào một quyển, trong đó theo dõi một đơn vị trên những trang sổ nhất định. 5./. Hoàn thiện công tác dự trữ và bảo quản vật tư. Khâu dự trữ vật liệu đóng một vai trò quan trọng cho qui trình sản xuất. Các doanh nghiệp cần phải tính toán để đảm bảo một lượng vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. Nếu như doanh nghiệp nào mà xác định được mức dự trữ cần thiết sẽ giải quyết được các vấn đề chính : vốn không bị ứ đọng nhiều, đảm bảo cho qui trình sản xuất không gián đoạn... Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu ở công ty em thấy: Công ty chưa đảm bảo tốt khâu dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Ví dụ: Có lúc sản phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa có túi nylon để đóng gói sản phẩm... vấn đề này sẽ có những hạn chế của thời gian giao hàng đúng thời hạn. Ngoài ra, khâu bảo quản vật tư ở công ty vẫn còn hạn chế, cụ thể: chưa có đầy đủ hệ thống kho tàng để chứa nguyên vật liệu khi nhập kho. Vấn đề nà dẫn đến vật tư không được đảm bảo. Có những lúc trời mưa đã làm ướt vải... Vậy để hoàn thiện mặt hạn chế này theo em công ty cần: +Thứ nhất: về khâu dự trữ nguyên vật liệu. Công ty nên tính toán và xác định số nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo. Căn cứ để xác định lượng nguyên vật liệu này là thông qua kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh. Từ đó xây dựng kế hoạch tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Đây là khâu quan trọng và thiết yếu mà công ty cần cải tiến. Điều đó không chỉ đảm bảo cho tiến trình sản xuất được liên tục mà còn đảm bảo kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết. +Thứ hai: Khâu bảo quản vật liệu. Điều kiện cần thiết là cần có thêm hệ thống kho tàng để bảo quản. Hiện nay công ty đang mở rộng đầu tư xây dựng thêm phòng ban, nhà xưởng,. Và ở một tương lai không xa công ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. 6./. Công tác tính giá vật liệu. Thông qua việc mở sổ chi tiết vật liệu và tổ chức công tác ghi chép ban đầu có thể phản ánh được giá thực tế nhập kho, các chi phí thu mua liên quan đến từng thứ nguyên vật liệu. Đồng thời nó tạo điều kiện cho việc tính giá thực tế xuất kho một cách chính xác. Vậy để thuận tiện, theo em công ty có thể sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tại lúc xuất trong hệ thống kiêm kê thường xuyên của mình. Nó cho phép tính toán, phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho từng đối tượng được chính xác hơn, công việc đánh giá vật liệu xuất kho được tiến hành như sau: - Khi nhận được các phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu ở cột số lượng và đơn giá. Các chi phí liên quan (nếu được phân bổ luôn) đến thu mua nguyên vật liệu được phản ánh trên cột số tiền ở cột chi tiết vật liệu. Còn khi các phiếu xuất kho, kế toán ghi số lượng và tính ra ngay giá vật liệu xuất kho. Khi đó đơn giá vật liệu xuất kho được xác định là: Giá tt tồn đầu kỳ + Giá tt nhập trong kỳ tính đến ngày xuất Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ tính đến ngày xuất Đơn giá vật liệu xuất kho bình quân = Và Giá tt vật liệu xuất kho=Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho Công thức này được tính vào thời điểm ngày xuất kho nguyên vật liệu trong tháng, không phải chờ đến cuối tháng. Việc vận dụng phương pháp này sẽ làm tăng khối lượng công việc tính toán nhưng sẽ góp phần quản lý vật liệu được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện cho việc đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế được chính xác. Do đó, bảo đảm tính toán khoản chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm được chính xác, trung thực. Mặt khác, công việc được dồn đều trong tháng đảm bảo cung cấp số liệu một cách thường xuyên, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu để có kế hoạch thu mua vật liệu. kết luận Trong thời gian thực tập ở công ty may Hồ Gươm em đã học hỏi được nhiều điều mới mẻ thật bổ ích và lý thú về thực tế công tác kế toán để bổ trợ cho những kiến thức lý luận ở trường. Em nghĩ thời gian thực tập cho sinh viên là cần thiết vì qua đó có thêm những kiến thức để khi bước vào làm thực tế thì đã có những kinh nghiệm nhất định. Với đề tài em nghiên cứu “Kế toán vật liệu taig công ty may Hồ Gươm” em có thể khẳng định rằng: Kế toán vật liệu có tầm quan trọng trong quản lý kinh tế, kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp theo dõi được chặt chẽ các chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập-xuất-tồn kho và thông qua đó đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý chặt chẽ, giúp cho việc giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của công ty. Khi thực tập ở công ty May Hồ Gươm, em đã hiểu được tầm quan trọng của kế toán vật liệu trong quản lý kinh tế ở công ty. Qua đó em đã hiểu và nghiên cứu được những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục và em có một số ý kiến bản thân nhằm góp phần đề hoàn thiện thêm công tác kế toán vật liệu ở công ty và qua đó em hiểu rằng: Một cán bộ tài chính kế toán không chỉ am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải hiểu biết vận dụng một cách sáng tạo và linh hoạt những lý luận đã học được ở trường đại học vào công tác thực tế để giải quyết những vấn đề thực tế xảy ra. Một lần nữa em xin cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ trong phòng kế toán và phòng kinh doanh của công tyđã tạo điều kiện cho em tìm hiểu và viết chuyên đề với đề tài này. Mặc dù đã cố gắng song do thời gian thực tập hạn chế và những hiểu biết còn non kém nên trong chuyên đề này em chỉ mới đề cập đến những vấn đề mang tính chất cơ bản nhất và chắc chắn không tránh khỏi được những thiếu sót. Vậy em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo các thầy cô, ban lãnh đạo công ty và phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thành hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của thầy cô giáo bộ môn kế toán của Viện Đại Học Mở Hà Nội và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Quốc Trân đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! mục lục Lời nói đầu Phần i: lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Trang 3 i. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Trang 3 1. Vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất Trang 3 2. Yêu cầu của quản lý vật liệu Trang 3 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Trang 4 II. Phân loại vật liệu Trang 5 1. Phân loại vật liệu Trang 5 2. Đánh giá vật liệu Trang 6 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế Trang 7 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Trang 9 III. Kế toán chi tiết vật liệu Trang 10 1. Chứng từ kế toán sử dụng Trang 10 2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Trang 11 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Trang 11 3.1. Phương pháp thẻ song song Trang 12 3.1. Phương pháp đối chiếu luân chuyển Trang 13 3.1. Phương pháp sổ số dư Trang 14 IV. Kế toán thuế giá trị gia tăng (VAT) Trang 16 1. Nguyên tắc chung khi thực hiện thuế VAT Trang 16 2. Hoá đơn, chứng từ Trang 17 3. Tài khoản kế toán sử dụng khi thực hiện thuế VAT Trang 17 iv. Kế toán tổng hợp vật liệu Trang 19 1. Phương pháp kê khai thường xuyên Trang 19 1.1. Kế toán tổng hợp vật liệu các trường hợp tăng VL Trang 19 1.1. Kế toán tổng hợp vật liệu các trường hợp giảm VL Trang 25 2. Phương pháp kiểm kê định kỳ Trang 30 Phần II: tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Trang 33 i. Đặc điểm chung của công ty may Hồ Gươm Trang 33 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Trang 33 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Trang 36 3. Tổ chức công tác kế toán cảu công ty Trang 40 ii. thực tế về kế toán vật liệu tại công ty may Hồ Gươm Trang 42 ._.