Kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

ấp được chi phí, trong đó chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu. Đặc biệt trong những ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn 60% - 70% giá trị công trình, nó cũng là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho và khó bảo quản nhất. Do đó, việc quản lý, hạch toán chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm là cần thiết và là một bộ phận trọng tâm trong nội dung công tác kế toán của doanh nghiệp. Qua việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu ở doanh nghiệp sẽ thấy được những ưu, khuyết đỉêm của mình từ đó tìm ra được những nguyên nhân và đưa ra được các giả pháp để có thể quản lý và sử dụng vật liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một doanh nghiệp xây dựng hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công các công trình công nghiệp ,dân dụng, giao thông kinh doanh khách sạn và du lịch. Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liêu rất được công ty quan tâm, trú trọng nhằm đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả. Nhận thức được vấn đề này, ngay từ khi còn học tập tại trường thêm vào đó là những thực tế qua quá trình thực tập tại công ty và đặc biệt được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Đậu Ngọc Châu và các anh, chị phòng TC-KT của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long cùng với sự cố gắng của bản thân ,em đã chọn đề tài: “Kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long “ Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu, phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, báo cáo thực tập và chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần: Phần 1: Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long. Phần 2: Chuyên đề tốt nghiệp. Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Phần 1 Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long Đặc điểm tình hình chung của công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long. 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2 Trụ sở chính : Đường Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty được thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long, với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình phục vụ cho sự nghiệp chống Mỹ cứu nước và xây dựng sau hoà bình. Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long được đổi thành Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long theo quyết định số 497/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải ( nay là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng). Ngày 28 tháng 8 năm 1995 Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long được đổi tên thành công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long và được sát nhập vào Tổng công ty xây dựng Thăng Long theo quyết định số 4003/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải. Công ty được mở rộng hơn nghành nghề kinh doanh, ngoài nghành nghề kể trên công ty còn được phép xây dựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn du lịch. Ngày 09 tháng 11 năm 1999 theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số 2 Thăng Long với nghành nghề kể trên, trong đó nghành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và giao thông. Với quyết định số 3057/QĐ/GTVT ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Bộ GTVT Công ty xây dựng số 2 đựơc cổ phần hoá. Quá trình cổ phần hoá được tiến hành đến ngày 1 tháng 7 năm 2003 Công ty chính thức hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, được quốc hội khoá X thông qua ngày 12/6/1999 tại kỳ hợp lần thứ V. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng. Có điều lệ và tổ chức hoạt động của công ty. Có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ. Hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Vốn điều lệ của công ty : 5.100.000.000 đồng, trong đó : + Phần vốn nhà nước chiếm 21% (1070 triệu đồng) + Phần vốn của các cổ đông là người lao động trong công ty là 60% ( 3.060 triệu đồng). + Phần vốn bán cho các đối tượng ngoài công ty chiếm 19% ( 969 triệu đồng). 1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Là một đơn vị xây dựng, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có những đặc điểm chủ yếu sau: - Sản phẩm của công ty chủ yếu những công trình giao thông có qui mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết, thời gian sản xuất dài. - Phạm vi hoạt động của công ty rộng khắp cả nước, trong những năm gần đây công ty mở rộng thị trường sang Lào. Các công trình này xây dựng cố định, nên vật liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo đại điểm đặt công trình. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư, máy móc, dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy móc rất được công ty quan tâm. - Để phù hợp với điều kiện xây dựng và bảo đảm ổn định cho hoạt động ỉan xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng và chịu sự quản lý tập chung của ban lãnh đạo công ty nên công ty có những đội chuyên làm đường, đội chuyên làm các công trình thuỷ lợi... và khoanh vùng xây dựng cho từng đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực và máy móc thi công. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là : - Xây dựng công trình giao thông trong và ngoài nước ( bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...) - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và công trình điện đến 35KV. Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật tư, tư vấn giám sát các công trình không do công ty thi công. - Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn. *Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây: Trong những năm gần đây kết qủa sản xuất kinh doanh của công ty năm sau đều cao hơn năm trước trên tất cả các mặt(Bảng số 1). Bảng số 1:Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần đây. Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2003 Năm 2004 So sánh giữa năm 2004 với năm 2003 Số tuyệt đối Số tương đối(%) 1.Tổng doanh thu Triệu 93025.5 95420.8 2395.3 2.57 2.Lợi nhuận trước thuế Triệu 382.85 409.67 26.82 7.00 Thuế và các khoản phải nộp NS Triệu 42 37 -5 -11.9 Số lượng cán bộ, CNV Người 325 350 25 7.69 Thu nhập bình quân 1000đ/người 1250 1375 125 0.1 Qua bảng số liệu trên đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển với giá trị tổng sản lượng ngày một tăng, cụ thể là tổng doanh thu trong năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 2.57%. Đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được đảm bảo, ổn định, nâng cao cả về đời sống vật chất lẫn tinh thần, cùng một cơ chế thưởng, phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên đã khuyến khích được tinh thần lao động hăng say, nhiêt tình, phát huy được tính sáng tạo, chủ động trong công việc, góp phần không nhỏ vào sự phát triển không ngừng của công ty. Thu nhập binh quân đầu người / tháng tính riêng trong năm 2004 là 1375000đ, tăng 0.1% so với năm 2003.Bên cạnh đó, Công ty cũng đã hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước về các khoản nộp ngân sách , giảm 11.9 % các khoản phải nộp nhà nước so với năm 2003. 1.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ và năng động, có hiệu quả. Hiện nay việc tổ chức thành các đội thi công giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều vị trí thi công khác nhau với nhiều công trình khác nhau một cách hiệu quả. Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. - Đại hội cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. - Hội đồng quản trị. - Giám đốc là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Các phó giám đốc : Công ty có 4 Phó giám đốc, mỗi người chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành theo khu vực địa lý. - Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trườngvà các dự án, lập hồ sơ đấu thầu và theo dõi kết quả. - Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lương, lập bảng giao khoán cho các đội. - Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho toàn công ty. - Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ trhuật vào sản xuất. Lập hạn mức vật tư, theo dõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chất lượng sản xuất các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hiện. Xác định khối lượng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc. - Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lương : Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp, điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành các chứng từ về lao động tiền lương cho các bộ phận của công ty. - Phòng máy vật tư : Cung cấp kịp thời, đúng chủng loại vật tư cho các công trình theo đúng kế hoạch, quản lý tham mưu sử dụng máy móc thiết bị vận taỉ trong toàn bộ công ty. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện ghi chép sử lý cung cấp số liệu về tình hình tài chính. Huy động phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng cao hiệu quả đồng vốn. -Văn phòng : Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty. Cơ cấu tổ chức của một đội sản xuất trong công ty: Đội trưởng, đội phó kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ sư chuyên nghành, từ 1 đến 2 nhân viên thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho... được bố trí tuỳ theo tính chất quy mô sản xuất của đội. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty ( xem sơ đồ 1 ) 1.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư,lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng. - Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán. + Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. + Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kết quả kinh doanh. + Kế toán vật tư - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn của vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. + Kế toán tiền lương và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp. + Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán vật tư TSCĐ CCDC Nhân viên thống kê kế toán tại các đội Thủ quỹ 1.1.4.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán của công ty. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ công ty, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Phương pháp này không những phản ánh được kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng như giám đốc công ty đánh giá được số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công . Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Để giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ sách kế toán, nâng cao năng suất chất lượng công tác kế toán cũng như đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kế toán , công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ cần cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã được phân loại vào máy tính, máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này gồm: Hệ thống, danh mục, cập nhật chứng từ Quy trình sử lý phần mềm AFSYS 5.0 được mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Bước 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau: -Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu – công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm. Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, phương pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều như nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau: *Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tượng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tượng tập hợp, diễn giải... *Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá số tiền... *Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền. Bước 2-Xử lý dữ liệu: Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các sổ sách liên quan như: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái... Bước 3- In báo cáo: Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan được chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này ( Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...). Công ty sử dụng báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định của bộ tài chính,định kì 6 tháng nộp báo cáo kế toán nội bộ. Kết quả thực tập các mặt nghiệp vụ chủ yếu *Quy trình luân chuyển chứng từ - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ: Căn cứ vào hoá đơn, biên bản giao nhận TSCĐ, hoặc biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ cái TK 211 sau đó kế toán tiến hành lưu chứng từ. - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật liệu: Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, hạn mức vật tư để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ; căn cứ vào chỉ tiêu số lượng trên các chứng từ này, thủ kho ghi vào thẻ kho. Kế toán cập nhật chứng từ ban đầu, theo chương trình kế toán máy AFSYS 5.0 số liệu do kê toán đã cập nhật sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn; bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại; sổ cái TK 152 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Căn cứ vào bản chấm công; phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lương, trích BHXH; ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá … Quy trình luân chuyển chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, sổ chi tiết, sổ cái. Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất: Phiếu theo dõi ca xe máy thi công. Nhận xét đánh giá chung Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với gần 40 năm xây dựng và trưởng thành đến nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong ngành xây lắp của Việt Nam. Cùng với sự đi lên của nền kinh tế đất nước, công ty đã không ngừng lớn mạnh và hội nhập với nền kinh tế của thị trường. Ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em nhận thấy về cơ bản cơ cấu tổ chức hệ thống kế toán là phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các chính sách điều lệ trong Công ty đảm bảo kết hợp được tính tuân thủ các quy định hiện hành về hạch toán kế toán, cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán đã phát huy được vai trò tích cực của mình, phản ánh một cách trung thực, khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp những cơ số liệu chính xác, phục vụ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc ra các quyết định về phương án sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán của công ty gồm có 8 nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mỗi người. Số lao động của phòng kế toán là phù hợp với quy mô lao động của Công ty. Phân công công việc của nhân viên trong phòng có tính chuyên môn hoá, hợp tác hoá cao nhằm đạt được mục tiêu thông tin và kiểm tra tài chính trong công ty. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ có khoa học đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng kịp thời, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán. Trong điều kiện khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ Công ty cũng đã nhận thức được những lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán. Đặc biệt với việc sử dụng phần mềm kế toan AFSYS 5.0 đã giúp cho việc sử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác góp phần giải phóng sức lao động, tinh giảm bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Nhược điểm: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, theo em còn có một số những tồn tại cần khắc phục và em cũng xin đề xuất một số các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty: Về quy mô nhân sự của phòng kế toán chưa thực sự tương thích với khối lượng công việc . Mặc dù có được sự trợ giúp đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán máy, nhưng mỗi nhân viên trong phòng vẫn phải kiêm nhiệm và quản lý cùng một lúc nhiều phần hành. Dẫn tới có thể phát sinh những sai sót không đáng có. Do đó công ty nên có những thay đổi cần thiết trong tổ chức nhân sự của phòng kế toán thích hợp để khắc phục khó khăn này. Bên cạnh những lợi ích thiết thực của việc sử dụng phần mềm kế toán việc cập nhật những thay đổi trong công tác hạch toán kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang phát triển, các cơ chế chính sách thường xuyên có sự thay đổi. Phần mềm kế toán không thể cập nhật ngay các thay đổi mà cần phải có thời gian để xây dựng áp dụng cho phù hợp. Cần có sự liên hệ, hợp tác thường xuyên với nhà cung cấp phần mềm để giảm thiểu đến mức tối đa hạn chế này . Hệ thống sổ chi tiết chưa thực sự phù hợp cho việc quản lý chặt chẽ đến từng đối tượng. Để có được thông tin chính xác về từng đối tượng thường phải mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kế toán. Bởi vậy, cần phải xây dựng hệ thống sổ chi tiết phân loại theo đặc trưng của từng đối tượng. Có thể phân loại từng nhóm đối tượng với những đặc trưng giống nhau sau đó tiến hành mở sổ chi tiết cho từng nhóm đối tượng đó. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công việc kế toán. Cũng như hiểu biết được một cách sâu săc nhất công việc, sổ sách cần thiết và cần làm. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiêt tình của các cán bộ, nhân viên phòng kế toán công ty cổ phần và sự tận tình chỉ bảo của thầy Đậu Ngọc Châu. Phần 2: Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu 1.1 kháI niệm, đặc đIểm, vai trò của nguyên vật liệu 1.1.1 khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Bất kỳ một doanh nghiệp nào, muốn tiến hành sản xuất kinh doanh phải có đầy đủ 3 yếu tố cơ bản: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và tạo ra sản phẩm.Ví dụ như núi đá vôi không phải là vật liệu nhưng khi con người khai thác chúng phục vụ cho công nghiệp sản xuất xi măng thì chúng được coi là vật liệu . Từ khái niệm trên chúng ta thấy nguyên vật liệu có những đặc điểm sau: Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất và không giữ được hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị: nguyên vật liệu có đặc điểm là trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vai trò của nguyên vật liệu Chính từ những đặc điểm nêu trên mà nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lao động, nó tham gia trọn vẹn vào một chu trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì nó chuyển dịch toàn bộ giá trị để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm ( Trong ngành xây dựng chiếm trên 70% ). Do đó, sự biến động của chi phí nguyên vật liệu sẽ kéo theo sự biến động về giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ làm sao để đảm bảo tiết kiệm triệt để chi phí hạ giá thành sản phẩm. Yêu cầu của việc quản lý nguyên vật liệu Quản lý là yêu cầu khách quan đối với mọi nền kinh tế. Quản lý nguyên vật liệu không những có ý nghĩa quan trọng đối vơí chính bản thân các doanh nghiệp mà xa hơn thế nó còn tác động trực tiếp đến xã hội, đến nền kinh tế quốc dân, điều này được thể hiện : Thứ nhất, đối với doanh nghiệp: Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu trong sản xuất thì chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Hơn nữa, với một đặc tính khác của nguyên vật liệu là cấu thành nên thực thể của sản phẩm nên chất lượng, số lượng, chủng loại của nguyên vật liệu được sử dụng vào sản xuất sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Như vậy có thể khẳng định: Quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Thứ hai, đối với xã hội: Để thoả mãn nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng, đòi hỏi nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất phải nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và phải có chất lượng cao. Mà chúng ta đã biết nguồn nguyên liệu thiên nhiên không phải là vô hạn, vì vậy quản lý tốt và sử dụng vật liệu có hiệu quả cũng có nghĩa là chúng ta đang tiết kiệm nguồn lực cho xã hội, cho nền kinh tế quốc dân, tạo đà cho sự phát triển của đất nước. Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng của việc quản lý vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý tốt vật liệu ở các khâu: Thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ đối với quá trình thu mua vật liệu, đảm bảo đủ số lượng, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng tốt, giá mua và chi phí mua hợp lý. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, một mặt lựa chọn các nhà cung cấp vật tư ổn định, mặt khác phải kiếm tìm những nguồn hàng mới để tạo ra cho doanh nghiệp những nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhất. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt việc bảo quản vật liệu trong kho cũng như quá trình vận chuyển bằng hệ thống kho tàng, bến bãi, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật liệu. Trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, kiểm tra, phòng chống cháy nổ. Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm ( song vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm ) nhằm hạ thấp chi phí tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó tiến tới giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khâu dự trữ: Tính toán, xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành bình thường. Tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch thu mua vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp vật liệu nhằm đảm bảo vật liệu về mọi mặt cho sản xuất kinh doanh. Tính toán, xác định chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất. Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, từ đó giúp cho việc xác định chính xác giá thành sản phẩm. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết phù hợp với phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng, tạo điều kiện cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước. Tổ chức tiến hành lập các báo cáo về vật liệu theo đúng phương pháp và thời gian quy định nhằm phục vụ cho công tác kế toán, quản trị doanh nghiệp. Tham gia kiểm kê và đưa ra các ý kiến về quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.3.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng Chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các văn bản quy định khác, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT ) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá ( Mẫu 08 – VT ) Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01/GTKT ) Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 03-GTTT ) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH ) Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 - BH ) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT ) Biên bản kiểm ngiệm vật tư ( Mẫu 05-VT ) Tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau mà các doanh nghiệp lựa chọn chứng từ cho phù hợp. Đối với chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nôi dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ công việc ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán về nguyên vật liệu. 1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nào mà có thể sử dụng các sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn Ngoài ra còn có thể sử dụng các Bảng kê nhập-xuất, Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kê kế xuất phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được nhanh chóng, đơn giản, kịp thời. Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị nguyên vật liệu mà danh mục các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị sao cho phù hợp. 1.3.1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng danh điểm, từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu về chỉ tiêu hiện vật và giá trị, được tiến hành ở cả trong kho và cả ở bộ phận kế toán theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm bảo quản. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là cách thức kết hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán nguyên vật liệu trong việc tổ chức kế toán theo từng danh điểm,từng loại, từng nhóm cả về số lượng và giá trị ở từng kho theo từng người có trách nhiệm bảo quản vật liệu. Mỗi cách thức thay đổi sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán lại tạo ra một phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp ghi sổ số dư ._.