Kế toán vật liệu ở Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội

g phải tự nghiên cứu tìm ra hướng đi phù hợp và thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, lấy thu bù chi, đảm bảo có hãi. Để đáp ứng được nhu cầu đó, các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến tất cả các khâu của quá trình sản xuất, đảm bảo thu nhập cho doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà Nước, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên và phấn đấu mở rộng quá trình sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu và không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp, kế toán được sử dụng như một công cụ có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả qúa trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và kết qủa sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp, quyết định kịp thời, đúng đắn nhằm phát triển không ngừng mọi hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Toàn bộ công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành kế toán khác nhau, mỗi phần hành kế toán có chức năng riêng góp phần vào chức năng chung của kế toán trong đó kế toán nguyên, vật liệu không thể thiếu. Nó là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý vật liệu ở doanh nghiệp. Chất lượng công tác quản lý vật liệu ở doanh nghiệp chỉ được coi là hiệu quả nếu kế toán vật liệu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động của vật liệu ở doanh nghiệp, phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh. ở các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên, vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp (65%- 75% tổng chi phí). Do vậy, mọi biến động dù là rất nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng tới thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Có thể nói tiết kiệm chi phí về vật liệu đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tiết kiệm được chi phí nguyên, vật liệu trong giá thành sản phẩm cần phải quản lý tốt vật liệu. Điều đó đòi hỏi công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán vật liệu ở doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu khách quan. Qua thời gian tìm hiểu ở Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (POLYCO), được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo của công ty, đặc biệt là cán bộ phòng kế toán, sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang em đã tìm hiểu công tác kế toán tại đơn vị và đặc biệt là công tác kế toán vật liệu. Trong phạm vi chuyên đề này em xin trình bày những vấn đề quan trọng nhất của công tác kế toán vật liệu ở Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội với những mặt mạnh, mặt tồn tại và em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty. Nội dung chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán vật liệu. Chương II:Thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa HN Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội. Thời gian thực tập ở công ty không những giúp em hiểu sâu hơn nữa về phần lý luận đã học ở trường mà còn bổ sung thêm những kiến thức thực tế cho em rất nhiều. Song do thời gian thực tập có hạn và kiến thức của bản thân hạn chế nên chuyên đề thực tập này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cán bộ kế toán công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn CHương I Cơ sở lý luận chung về hạch toán vật liệu I. 1-Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh I.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm, như thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp kéo sợi, vải trong doanh nghiệp may mặc ... Quá trình sản xuất diễn ra khi có đủ ba yếu tố cơ bản: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động, trong đó vật liệu nào cũng là đối tượng lao động tuy nhiên không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng được coi là vật liệu. Không như tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Dưới tác động của lao động chúng thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất. I.1.2. Vai trò của vật liệu và sự cần thiết của kế toán vật liệu. Trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất. - Xét về mặt chi phí: Vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (>70%). Do vậy, việc kiểm tra chi phí vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đến giá thành và chất lượng sản phẩm. Giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho một đơn vị sản phẩm là một trong những nhân tố quyết định đến thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh. - xét về mặt giá trị: Trong quá trình sản xuất giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. - Xét về mặt hiện vật: Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Xét về mặt vốn: Vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ vật liệu. Vì vậy việc tăng tốc độ luôn chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch. Việc quản lý và sử dụng vật liệu phải bao gồm trên các phương diện: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị từ khâu cung cấp tới khâu sử dụng. *Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp. Doanh nghiệp sản xuất cần thiết phải có nguyên vật liệu để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục vủa quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, dự trữ, sử dụng và kiểm kê vật liệu. Đó là điều kiện cần thiết, quan trọng đảm bảo chất với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất của mỗi danh điểm lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thu mua vận chuyển vật liệu là quá trình đáp ứng kịp thời vật liệu cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khâu này đòi hỏi phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại, quy cách, giá mua và chi phí thu mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Vật liệu mua về được bảo quản tại kho. Kho cần được tổ chức thành hệ thống hợp lý; đầy đủ trang thiết bị cân đo, kiểm tra; phù hợp với tính chất, đặc điểm từng loại vật liệu, hạn chế tối đa hư hỏng, mất mát, hao hụt. Đảm bảo an toàn yêu cầu quản lý quan trọng đối với vật liệu. Vật liệu cần được tính toán, xác định đúng, đủ lượng vật liệu cần dự trữ, không thừa thiếu để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn ( không vượt quá mức dự trữ tối đa). Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa tối thiểu cho từng loại vật liệu. Vật liệu cần sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí đã lập nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, tăng thu nhập và tích luỹ. Khâu kiểm kê cần được tiến hành định kỳ, xác định vật liệu tồn kho, phát hiện vật liệu thừa, thiếu, sai, hỏng, kém chất lượng và nguyên nhân để kịp xử lý. *Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Trong điều kiện kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ quản lý kinh tế trực tiếp của mọi doanh nghiệp sản xuất. Nếu kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tốt sẽ góp phần đáng kể vào việc quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp đó. Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất vật liệu. Thông qua tài liệu kế toán biết được chất lượng, số lượng, chủng loại vật liệu có bảo đảm hay không, số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm phục vụ sản xuất đầy đủ, kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu. Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ yêu cầu đặc điểm quản lý vật liệu, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liểu trong các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau kiểm tra chặt việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích gây lãng phí. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để phục hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại. Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý lập báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua dự trữ, sử dụng vật liệu. I.2- Phân loại và tính giá vật liệu. I.2.1. Phân loại vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những vật liệu khác nhau về chủng loại, công dụng. Vì vậy đẻ có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng nhóm, từng loại vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp thì việc phân loại vật liệu theo tiêu thức nhất định là cần thiết. Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo từng loại vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng. Trong thực tế cách thông dụng nhất để phân loại vật liệu là căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, theo đặc trưng này vật liệu được chia làm các loại như sau: - Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc hình dáng, mùi vị hoặc để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu...) - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết, công cụ, khí cụ... - Phế liệu:Là các vật liệu thuđược trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt..) - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Bên cạnh nếu ta căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu, cũng như nội dung phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu được chia thành 2 loại: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất: Là những nguyên, vật liệu mà mục đích, công dụng của nó là được dùng trực tiếp cho việc gia công, chế biến sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Là những vật liệu phục vụ cho quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp... Nếu căn cứ vào nguồn hình thành, vật liệu được chia thành: - Vật liệu nhập do mua ngoài. - Vật liệu tự gia công chế biến - Vật liệu từ các nguồn khác. Hạch toán theo cách phân loại căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu nói trên đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên, vật liệu. Trên cơ sở phân loại này để công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng loại vật liệu nhập- xuất- tồn được thuận tiện, tránh nhầm lẫn, các doanh nghiệp này phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính, giá hạch toán vủa từng danh điểm nguyên, vật liệu và được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt có tác dụng trong doanh nghiệp áp dụng máy vi tính làm công tác kế toán, mẫu sổ này được thiết kế như sau: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên , nhãn hiệu, quy cách VL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểmVL I.2.2- Tính giá vật liệu. Tính giá vật liệu thực chất là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu, là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu.Cần lựa chọn phương pháp tính giá hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá trị sản phẩm mới và giá trị của vật liệu dự trữ cuối kì. Trong hạch toán, vật liệu được tính giá theo giá thực tế (giá gốc ), được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu là hợp pháp.Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà gúa thực tế có VAT hay không có VAT. I.2.2.1.Giá thực tế nhập kho. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định cụ thể như: * Đối với vật liệu mua ngoài. Giá thực tế VL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu(nếu có) + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua được hưởng - Giá mua ghi trên hoá đơn sẽ gồm cả VAT nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp; không gồm VAT nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. - Chi phí thu mua gồm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho ( nếu có), phí chọn lọc, tái chế... - Với vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ –tiến hành quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu nếu có) * Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến xong nhập kho. Giá thực tế VL Nhập kho = Giá xuất + Chi phí gia công Chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ... * Vật liệu tự sản xuất Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thành sản xuất thực tế *Vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh. Giá thực tế nhập kho = Giá trị vốn góp thoả thuận + Chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có) *Vật liệu nhân tặng, thưởng, viện trợ. Giá thực tế VL nhập kho = Giá trị vật liệu do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan(nếu có) *Vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thị trường hiện tai của số vật liệu * Phế liệu thu hồi. Giá thực tế phế liệu thu hồi nhập kho là giá ước tính, được tính theo giá thực tế có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi được trên thị trường. Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua...nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ hải sản...mua của người trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập “ Bảng kê mua hàng” ghi rõ họ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp chi. I.2.2.2.Giá thực tế xuất kho. Vật liệu được thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá vốn thực tế của từng lần, từng đợt nhập kholà khác nhâu. Vì thế, khi xuất kho vật liệu, kế toán phải tính toán, xác định được giá vốn thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho nhất định, đảm bảo chính xác và nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Để xác định gúa thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng = Số lượng VL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: Giảm nhẹ việc tính toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. Nhược điểm: Việc tính giá vật liệu dồn vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác và đòi hỏi phải tính giá vật liệu xuất theo từng danh điểm vật liệu. Phương pháp này phù hợp vật liệu nhiều, giá cả biến động đột ngột. Cách 2: Giá đơn vị VL bình quân mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính giá đơn vị bình quân từng loại vật liệu. Ưu điểm:giá vật liệu được tính chính xác, kịp thời phản ánh sự biến động của giá cả và việc tính giá thực tế được tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Khối lượng tính toán của kế toán vật liệu nhiều, tốn nhiều công, tính toán nhiều lần và phải tiến hành tính toán theo từng danh điểm vật liệu. Do việc tính toán nhiều nên chỉ sử dụng với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, kế toán được tiến hành bằng máy vi tính. Cách 3: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm:giảm nhẹ khối lượng tính toán, đơn giản, phản ánh kịp thời biến động vật liệu trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất được tính theo từng danh điểm vật liệu. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính toán phụ thuộc biến động giá cả vật liệu. Trường hợp giá thị trường vật liệu xuất kho theo cách này thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm). Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) Theo phương pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì giá thực tế vật liệu xuất là giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Ưu điểm: Công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu xuất, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu Nhược điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết tỷ mỉ. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO) Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định: lô vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước. Vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá trị thực tế của lân nhập đó. Xuất hết vật liệu được nhập trước mới xuất đến vật liệu được nhập sau, giá xuất tương ứng với giá nhập vật liệu đó. Ưu điểm: Tính giá vật liệu xuất đơn giản, dễ làm và cho phép kế toán có thể tính được giá vật liệu xuất kịp thời. Nhược diểm: Phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, hạch toán chi tiết vật liệu tồn theo từng loại giá, tốn nhiều công sức. Mặt khác, không phản ánh đúng, kịp thời giá cả thị trường của vật liệu tại thời điểm xuất dùng, ảnh hưởng đến kết quả tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu và số lần nhập của mỗi danh điểm vật liệu không nhiều. Phương pháp nhập sau- xuất trước: Giá vật liệu xuất được tính trên cơ sở giả định: Lô vật liệu nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước. Xuất hết vật liệu nhập sau mới xuất đến vật liệu nhập ngay trước đó. Ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này như phương pháp FIFO. Tuy nhiên cách tính này giúp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp với giá cả thị trường của vật liệu xuất dùng. Phương pháp hệ số giá( giá hạch toán): Khi chưa tính được giá thực tế vật liệu nhập – xuất – tồn trong thời gian dài có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định, có thể là giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tháng trước. Cuối tháng, kế toán chuyển giá hạch toán vật liệu xuất – tồn theo giá thực tế trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế vật liệu xuất dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) X Hệ số giá Vật liệu Trong đó: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ Ưu điểm: kết hợp được cơ chế hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất mỗi loại nhiều hay ít; giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán nhập xuất. Nhược điểm: Khối lượng công việc kế toán vật liệu dồn nhiều vào cuối kỳ nên công tác vật liệu phải được tổ chức tỉ mỉ, xây dựng giá hạch toán. áp dụng với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, biến động giá cả và nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên và đội ngũ kế toán trình độ cao. I.3- Hạch toán chi tiết vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nhiều bộ phận, đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập –xuất - tồn vật liệu hàng ngày phải được thực hiện ở kho và phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập – xuất – tồn kho vật liệu (theo từng danh điểm vật liệu). Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập – xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, đồng thời tránh sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động hao phí, quản lý vật liệu hiệu quả. Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, bao gồm: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ số dư. - Phương pháp đối chiếu luôn chuyển. Mỗi phương pháp được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới phát huy được ưu điểm, hạn chế được nhược điểm. Vì vậy cần có sự nghiên cứu, lựa chọn áp dụng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mới đạt hiệu quả cao. I.3.1- Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán nguyên vật liệu và các nghiệp vụ nhập- xuất – tồn vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán phải mở thẻ kể toán chi tiết vật liệu chi tiết theo từng danh điểm vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặcsổ chi tiết VL Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho VL. Kế toán tổng hợp Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu a. Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập – xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó ghi số thực nhập, thực xuất và chứng từ, thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho cộng tổng số nhập – xuất, tính số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho, không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Bảng 1.1 thẻ kho Ngày lập thẻ:................... Tờ số: Tên vật liệu: Kho: đơn vị tính:............. STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn b. Tại phòng kế toán. Hàng ngày (định kỳ), khi nhận các chứng từ nhập – xuất vật liệu thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, đối chiếu giữa các chứng từ liên quan khác như hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn chuyển hàng,...Từ đó ghi đơn giá vào phiếu, tính thành tiền trên từng chứng từ nhập – xuất kho, và vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu. Cuối tháng, xác định vật liệu tồn cả mặt giá trị lẫn hiện vật cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết. Thẻ kế toán chi tiết có nội dung giống thẻ kho nhưng theo dõi sự biến động vật liệu cả mặt giá trị và hiện vật. bảng 1.2: Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ:................ Số tờ:........... Tên vật tư : Số danh điểm: Đơn vị tính : Kho:............... Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL ST SL ST SL ST Cuối kỳ, đối chiếu số liệu trên sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho, phát hiện chênh lệch và sử lý. Căn cứ vào sổ (thẻ ) kế toán chi tiết ghi bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu theo từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu. Mỗi loại vật liệu ghi trên một dòng, cả về mặt giá trị và hiện vật. Bảng 1.3 Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Tháng:......năm:...... Stt Tên VL Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, thông tin chính xác và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Khối lượng các nghiệp vụ nhập – xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán chưa cao. I.3.2-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này được hình thành trên cơ sơ cải tiến phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phuơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp VL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu a.Tại kho. Thủ kho mở thẻ kho theo dõi vật liệu về số lượng, theo dõi danh điểm vật liệu. b.Tại phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho do thù kho chuyển tới, kế toán lập Bảng kê nhập(xuất)vật liệu . Trên cơ sở đó, mở Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu . Sổ này ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập-xuất kho phát sinh trong tháng .Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu về lượng và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp vật liệu về giá trị và số lượng. Bảng 1.4. Bảng kê nhập (xuất) vật liệu Danh điểm vật tư Tên Vật Liệu đơn vị tính Giá hạch toán SL Chứng từ Số lượng Số tiền Kho Kho ... Cộng Bảng 1.5. sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu năm:......................... kho:.......................... Tên VL ĐV tính Đơn giá Số dư đầu T1 Luân chuyển tháng 1 Số dư cuối T1 SL TT SL TT SL TT SL TT Ưu điểm : Giảm nhẹ khối lượng việc ghi chép của kế toán. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán. Khi lượng chứng từ lớn càng kho khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác; việc lập bảng kê nhập (xuất) làm khối lượng ghi chép lớn, nhưng nếu bỏ qua thì việc sắp xếp chứng từ nhập – xuất trong tháng để ghi sổ đối chiếu sẽ gây nhầm lẫn; và muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập – xuất, có nhiều danh điểm vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập – xuất hàng ngày. I.3.3.Phương pháp sổ số dư. Sự trùng lặp trong ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu được khắc phục ở phương pháp này, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Kế toán theo dõi về giá trị, thủ kho theo dõi về mặt số lượng. Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kê nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất Sổ tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế Chứng từ xuất Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra a.Tai kho. Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày ( theo quy định thống nhất của doanh nghiệp), ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập – xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu quy định, lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, được đính kèm phiếu nhập (xuất) kho để giao cho kế toán. Bảng 1.6 Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày .......đến ngày...... tháng .......năm Nhóm vật li._.ệu Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền cuối kì, thủ kho ghi chép số lưu kho cuối tháng của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào sổ số dư trên cơ sở dữ liệu từ thẻ kho. Trên sổ số dư, vật liệu được sắp xếp theo thứ, nhóm loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. cuối tháng, số được chuyển cho thủ kho để ghi lượng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các thẻ kho. bảng 1.7 Sổ số dư Năm:.......... Kho:............ Số DĐ Tên VL Đơn vị Đơn giá Đ/m dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối T1 Tồn kho cuối T2 SL ST SL ST SL ST b.Tại phòng kế toán. định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để thực hiện hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và tiếp nhận chứng từ nhập- xuất kho. Kế toán tiến hành kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), cộng tổng tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó ghi giá trị từng loại vật liệu vào Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu (mở theo từng kho). Mỗi kho ghi một tờ trên xơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất vật liệu Bảng 1.8 Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng .... năm.... Kho:.................. Số DĐ Tên VL Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ... đến... Từ ... đến... Cộng nhập Từ ... đến... Từ ... đến... Cộng xuất trên bảng này, từ số dư đầu tháng và cộng số tiền nhập – xuất, xác định số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu ( Số dư này được đối chiếu với số dư trên sổ số dư bằng cách trên sổ số dư lấy số lượng x giá hạch toán). Ưu điểm : Ttránh sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán; giảm bớt khối lượng ghi chép cho kế toán; có thể thường xuyên kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. Nhược điểm: Muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm từng loại vật liệu cần xem số liệu trên thẻ kho. Khi có sai sót, nhầm lẫn khó phát hiện, kiểm tra. áp dụng với doanh nghiệp khối lượng nhập – xuất – tồn vật liệu, đã sử dụng danh điểm vật liệu. Đặc biệt trình độ chuyên môn của kế toán cao. I.4- Hạch toán tổng hợp vật liệu. Nguyên, vật liệu là tài sản lưu động, được nhập – xuất thường xuyên. Mỗi doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau tuỳ thuộc đặc điểm của doanh nghiệp đó: kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập – xuất hay kiểm kê một lần vào cuối thời kỳ bằng cân đo, đong, đếm, ước lượng vật liệu tồn cuối kỳ. I.4.1.Hạch toán tổng hợp trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp ghi chép, theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu trên tài khoản kế toán và sổ sách kế toán. Theo phương pháp này, tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản vật liệu nói riêng dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm vật liệu. Giá trị vật liệu trên sổ sách kế toán có thể xác định tại mọi thời điểm trong kỳ hạch toán. Cuồi kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn, so sánh số tồn trên sổ kế toán, xác định được số lượng vật liệu thừa thiếu, tìm hiểu nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp đặc biệt đối với các doanh nghiệp yêu cầu hạch toán cao ( chính xác, cập nhật), giá trị của các mặt hàng kinh doanh là lớn. *Tài khoản sử dụng. Đối với các doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT thì sử dụng TK152 (nguyên liệu, vật liệu), TK151 (hàng mua đi đường), đối với các doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT thì chỉ sử dụng TK152( nguyên liệu, vật liệu) để ghi chép giá trị hiện có, tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. + TK152 “nguyên liệu, vật liệu”. Bên nợ: - Giá thực tế vật liệu nhập (mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài...). - Trị giá VL phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có: - Giá thực tế VL xuất kho cho sản xuất, bán, thuê ngoài chế biến... - Giá trị VL được giảm giá hay trả lại người bán. - Trị giá VL thiếu khi kiểm kê Dư nợ: Giá trị thực tế của vật liệu tồn kho. TK152 được chi tiết theo chủng loại, cơ cấu, vai trò và công dụng của nguyên, vật liệu của doanh nghiệp. TK151 “ hàng mua đi đường”. Bên nợ: Giá trị vật liệu mua đang đi đường. Bên có:Giá thực tế vật liệu mua đi đường nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng. Dư nợ: Giá trị vật liệu mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài tài khoản trên trong qua trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK111, TK112, TK331, TK133... I.4.1.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Doanh nghiệp áp dụng tính VAT theo phương pháp khấu trừ thì vật liệu mua nhập kho sẽ được tách riêng VAT, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Hạch toán các nghiệp vụ nhập kho ( tăng) vật liệu: Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. + Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan khác (biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu, ...) kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá mua vật liệu chưa có VAT Nợ TK 133 (1331) : VAT đầu vào Có TK 331, 112,111,... : Tổng giá thanh toán. + Được hưởng chiết khấu thanh toán trước hạn: Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 1388 : Số tiền khách hàng Có TK 515 : Số chiết khấu được hưởng. + Doanh nghiệp được người bán chấp nhận giảm giá hàng mua (do mua nhiều, giao hàng chậm, hàng kém phẩm chất, sai quy cách...) Nợ TK 111, 112, 331, 1388 : Số tiền giảm giá đượchưởng. Có TK 152 : Giá trị vật liệu giảm. + Hàng thừa so với hoá đơn. - Doanh nghiệp nhập kho toàn bộ số hàng đó: Nợ TK 152 : Gá toàn bộ vật liệu chưa có VAT Nợ TK 133 : VAT đầu vào. Có TK 111, 112, 331... : Tổng giá thanh toán trên hoá đơn Có TK 338(3381) : Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý. - Xuất trả người bán: Nợ TK 3381 : Giá trị vật liệu thừa xuất trả người bán. Có TK 152 : Giá trị vật liệu thừa xuất trả người bán. - Doanh nghiệp đồng ý mua tiếp: Nợ TK 3381 : Giá trị vật liệu thừa chấp nhân mua. Nợ TK 133(1331) : VAT đầu vào vật liệu thừa Có TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán. Nhập kho theo số ghi trên hoá đơn, số thừa coi như giữ hộ người bán, kế toán ghi đơn : Nợ TK 002: Giá trị vật liệu thừa giữ hộ. Khi trả hoặc chấp nhận mua nốt thì kế toán ghi: Có TK 002. + Vật liệu nhập thiếu so với hoá đơn: - Hàng do doanh nghiệp mua và tự vận chuyển về kho: Thiếu trong định mức: ghi bình thường theo số ghi trên hoá đơn. Thiếu ngoài định mức chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 152 :giá trị vật liệu thực nhập Nợ TK 1381 : số thiếu so với hoá đơn gồm cả VAT Nợ TK 133(1331) :VAT đầu vào của vật liệu thực nhập Có TK 111, 112, 331,...:tổng giá thanh toán. Khi xử lý số thiếu : Nợ TK 111, 112,334....số tiền thu khi xử lý vật liệu thiếu Có TK 1381 : giá trị vật liệu thiếu được xử lý. - Vật liệu thiếu do người bán hàng chuyển tới cho doanh nghiệp Phản ánh số hàng thực nhập : Nợ TK 152 : giá trị vật liệu thực nhập Nợ TK 1381 : giá trị vật liệu được xử lý. Có TK 111, 112, 331,..: Tổng thanh toán Người bán giao số hàng thiếu: Nợ TK 152 : giá trị vật liệu thiếu nhập kho Có TK 1381 : giá trị vật liệu được xử lý Người bán không giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 111, 112 : số tiền người bán trả lại Nợ TK 331 : trừ vào số tiền phải trả Có TK 1381 : xử lý số vật liệu thiếu Có TK 133 (1331) : Giảm VAT đầu vào của số hàng thiếu. Trường hợp 2 : Hàng mua đi đường (hoá đơn về nhưng hàng chưa về): Kế toán lưu hóa đơn vào hồ sơ hàng mua đang đi đường. Trong tháng, khi hàng về tiến hành ghi sổ bình thường. Cuối tháng mà hàng chưa về kế toán ghi sổ theo hoá đơn. Nợ TK 151 : Giá trị vật liệu mua đang đi đường Nợ TK 133 (1331) : VAT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, 141...: Tổng giá thanh toán. Tháng sau khi hàng về kế toán ghi: Nợ TK 152 : giá trị vật liệu nhập kho Nợ TK 621, 627.. : hàng về xuất ngay cho bộ phận sản xuất Có TK 151 : Giá trị vật liệu mua đi đường về. Trường hợp 3: Hàng về nhưng hoá đơn chưa về. + Kế toán lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ hàng chưa có hoá đơn, trong tháng hoá đơn về tiến hành ghi sổ bình thường. + Cuối tháng hóa đơn chưa về. - Tiến hành ghi theo giá tạm tính : Nợ TK 152 : Gía trị vật liệu nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331 : Phải trả người bán - Sang tháng, hoá đơn về kế toán điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế bằng một trong ba cách : Cách 1: xoá giá tạm tính bằng cách ghi đỏ rồi ghi lại bình thường. Cách 2: dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính, rồi ghi lại giá thực tế như bút toán bình thường. Cách 3: ghi điều chỉnh theo số chênh lệch: Giá thực tế > Giá tạm tính: Ghi bổ sung theo số chênh lệch.. Giá thực tế < Giá tạm tính: Ghi đỏ ( ghi đảo ngược) phần chênh lệch. Trường hợp 4: Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến: Nợ TK 152 : Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến. Trường hợp 5: Vật liệu xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh không hết nhập trở lại kho. Nợ TK152 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 621, 627 : Giảm chi phí sản xuất kinh doanh trong kì Trường hợp 6: Nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 : Giá trị thực nhập kho Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh Trường hợp 7 : Nhập kho phế liệu thu hồi : Nợ TK 152 : Giá trị VL thu hồi Có TK 154 : Giá trị VL thu hồi từ sản xuất Có TK 711 : Giá trị VL thu hồi từ thanh lý TSCĐ Trường hợp 8: Các trường hợp tăng khác . Nợ TK 152 : Giá trị thực VL nhập kho. Có TK 411 : VL được cấp, tài trợ, nhận vốn góp liên doanh Có TK 412 : Tăng do đánh giá lại Có TK 241 : Nhập kho VL thu hồi từ XDCB, sửa chữa lớn. Có TK 632, 3381: Giá trị VL thừa phát hiện khi kiểm kê. Hạch toán các nghiệp vụ xuất kho (giảm) vật liệu. Khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Thủ kho và người nhận phải làm thủ tục kiểm nhận lượng vật liệu xuât kho theo phiếu xuất. Trường hợp 1: Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621 : Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 : Xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641, 642 : Xuất cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 : Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn. Có TK 152 : Giá trị thực tế VL xuất dùng Trường hợp 2: Hàng mua nhập kho không đúng quy cách, chất lượng, không bảo đảm như hợp đồng, doanh nghiệp trả lại cho người bán: Nợ TK 111,112 : Số tiền người bán trả lại Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 1388 : Số tiền được người bán chấp nhận trả lại. Có TK152 : Giá trị VL trả lại người bán Có TK 133 : Giảm VAT đầu vào. Trường hợp 3: Xuất vật liệu để gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá thực tế thuê ngoài chế biến Có TK 152 : Giá thành thực tế vật liệu. Trường hợp 4: Vật liệu xuất góp vốn liên doanh, trả vốn góp liên doanh Nợ TK 222, 128 : Góp vốn liên doanh (Giá thoả thuận) Nợ TK 411 : Trả vốn góp liên doanh Nợ ( Có)TK 412 : Phần chênh lệch tăng( giảm) Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất dùng Trường hợp 5: Đánh giá giảm vật liệu: Nợ TK 412 : Phần chênh lệch do đánh giá lại CóTK 152 : Giá trị vật liệu giảm Trường hợp 6: Vật liệu giảm do cho vay tạm thời. Nợ TK 1388 : Cho đơn vị khác vay Nợ TK 1368 : Cho vay nội bộ Có TK 152 : Giá trị vật liệu cho vay Trường hợp 7: Vật liệu giảm do những nguyên nhân khác Nợ TK 632 : Thiếu trong định mức Nợ TK1381 : Vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK1388 : Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu I.4.1.2. Đặc điểm hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp. + Với các đơn vị này, khi mua vật liệu về thì phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho. + Khi mua hàng về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá thực tế VL mua vào bao gồm cả thuế Có TK 111, 112...: Tổng giá thanh toán + Hàng mua được hưởng chiết khấu thanh toán, giảm giá hoặc bị trả lại: Nợ TK 111,112,331... : Số tiền được hưởng Có TK 152 : Giá trị vật liệu được hưởng giảm giá + Các trường hợp khác tương tự như trong đơn vị tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ 1.4 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX(VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 621 TK 152 TK 331,111,112,141,311 VL xuất chế tạo sản phẩm VL tăng do mua ngoài TK 151,411,222 TK627,641,642 VL xuất cho nhu cầu khác, ở PX, cho bán hàng, QLDN VL tăng do nguyên nhân khác Sơ đồ1.5 Hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 152 TK 331, 111, 112, 141, 311,… TK621 TK1331 Tăng do mua ngoài VAT được khấu trừ TK151 TK627,641,642… Xuất chế tạo sản phẩm Xuất cho chi phí sản xuất chung, bàn hàng, quản lý, XDCB Hàng mua đi đường kỳ trước TK411 Nhận cấp phát, nhận góp vốn TK128, 222 Xuất góp vốn liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm TK632, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK412 Đánh giá tăng TK412 TK138, 632.... TK154 I.4.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán phản ánh giá trị hàng tồn kho vật liệu vào đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, từ đó tính ra lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ cho sản xuất kinh doanh. Giá trị VL xuất dùng trong kỳ = Giá trị VL mua trong kỳ + Trị giá VL tồn cuối kỳ - Trị giá VL tồn cuối kỳ - Các khoản giảm gía VL khi mua Theo phương pháp này, mọi biến động về tình hình vật liệu không được theo dõi, phản ánh trên TK152 “nguyên liệu, vật liệu” mà được phản ánh trên TK 611 “mua hàng”. Theo kết quả kiểm kê vật liệu tồn cuốikỳ kế toán phản ánh giá trị vật liệu tồn vào TK152, như vậy TK152 chỉ được sử dụng vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ hạch toán. Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán trong việc hạch toán. Nhược điểm: Độ chính xác về tính gía vật liệu xuất dùng trong kỳ phụ thuộc vào công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi... Hình thức này áp dụng với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị thấp và được xuất dùng V * Tài khoản sử dụng TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu” : phản ánh giá trị tồn kho vật liệu Bên Nợ: - Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Bên Có: - Kết chuyênt giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Dư Nợ: - Giá trị thực tế vật liệu tồn kho. TK 611 “ mua hàng”: theo dõi tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Bên Nợ: - Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ - Trị giá vật liệu mua trong kỳ - Trị giá vật liệu tăng khác Bên Có : - Trị giá vật liệu xuất dùng trong kỳ - Trị giá vật liệu trả lại người bán hay được giảm giá - Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ TK611 không có số dư. * Phương pháp hạch toán Sơ đồ 1.6 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK TK151, 152 TK611 (VAT theo phương pháp khấu trừ) TK151, 152 Gía trị VL tồn đầu kỳ Giá trị VL tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và gía trị hàng mua trả lại TK138, 334, 632 Giá trị thiếu chờ sử lý TK627,641,642, 621 Gía trị VL xuất dùng TK111, 112, 331 Giá trị VL mua vào trong kỳ TK1331 VAT được khấu trừ TK411 Nhận lại vốn góp liên doanh TK412 Đánh giá tăng VL I.4.3.Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá vật liệu là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. ý nghĩa : + Bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật liệu tồn kho bị giảmgiá. + Phản ánh giá trị thực tế của vật liệu + Đưa ra giá trị thực về tài sản của doanh nghiệp khi trích lập báo cáo tài chính cuối năm. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải có các điều kiện sau: + Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư, hàng hóa tồn kho. + Là những vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập BCTC có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc ghi trên sổ kế toán. Vật tư tồn kho bị giảm giá so với giá gốcghi trên sổ kế toán bao gồm : Vật tư, hàng hoá tồn kho bị hư hỏng, kém, mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung của thị trường. + Doanh nghiệp phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho. Phương pháp lập dự phòng giảm giá vật liệu: +Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng hàng tồn kho thực tế của từng loại vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức sau; Mức dự phòng giảm giá VL cần lập cho năm nay = Số lượng VL tồn kho giảm giá tại thời điểm lập BCTC X Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm lập BCTC + Việc trích lập dự phòng vật tư phải lập riêng cho từng thứ vật tư nếu có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá có thể xảy ra Tài khoản sử dụng: TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá VL vào giá vốn hàng bán Bên Có : Trích lập dự phòng giảm giá VL tính vào giá vốn hàng bán Dư có : giá trị dự phòng giảm giá VL cuối kỳ. Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm 31/12 tính toán khoản dự phòng phải lập dự phòng giảm giá cho VL tồn kho so sánh với số đã lập năm trước, xác định số chênh lệch phải lập thêm hoặc giảm đi ( nếu có). - Trường hợp số dự phòng giàm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thí số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán. Có TK 159 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Trường hợp số dự phòng năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : giá vốn hàng bán. Sơ đồ1.7. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK159 TK632 Trích lập dự phòng Hoàn nhập dự phòng I.5- Tổ chức sổ sách kế toán: Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng chi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở chứng từ gốc Theo Quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ban hành thì hiện nay ở nước ta hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán; I.5.1. Hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái từng nghiệp vụ Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặ biệt Nhật ký chung Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết VL Sổ cái TK 152, 151,(611) Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết nguyên, vật liệu Các sổ kế toán để hạch toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK152,151(611), sổ chi tiết vật liệu Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, kiểm tra, dễ đối chiếu, cho phép phân công lao động kế toán trong đơn vị, thuận tiện ứng dụng máy tính. Nhược điểm: Sổ Nhật ký và sổ Cái sử dụng riêng nên khối lượng ghi chép còn trùng lắp nhiều. Vì vậy, hình thức này phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán.Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp áp dụng máy tính. I.5.2.Hình thức Nhật ký - sổ cái. Theo phương pháp này việc ghi chép được tiến hành theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên một quyển sổ kế toán duy nhất là Nhật ký – sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Nhật ký- sổ cái TK 151,152 (611), sổ kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Ưu điểm: phương pháp hạch toán đơn giản, khối lượng công việc ít, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra. Nhược điểm: ghi chép trùng lắp trên một dòng ghi; sử dụng một sổ nên không có cơ hội phân công lao động kế toán, và lượng tài khoản mở được ít. Hình thức sổ này thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động sử dụng ít tài khoản. Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính I.5.3. Hình thức chứng từ ghi sổ . Được ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế theo sổ cái . Các sổ kế toán áp dụng: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái TK152,151,(611) , sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Ưu điểm: Khá đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán. Nhược điểm:Ghi chép trùng lắp. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính I.5.4. Hình thức nhật kí chứng từ. Tiến hành ghi chép, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Các nghiệp vụ được ghi chép theo trình tự thời gian. Các loại sổ sử dụng trong hạch toán vật liệu: Nhật ký chứng từ số 1, 2 ,5, 7, 10,...; Bảng kê số 4, 5, 6; sổ cái TK151, 152, 611. Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi sổ, chuyên môn lao động kế toán cao, tính đối chiếu kiểm tra cao do kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ. Nhược điểm: Kết cấu phức tạp số lượng nhiều, đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó vận dụng máy vi tính vào cồng tác kế toán. Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê số 3, 4, 5, 6 Nhật kí chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái TK152,151(611) Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Thích hợp với những doanh nghiệp lớn, loại hình kinh doanh phức tạp , thực tế kế toán chủ yếu lao động thủ công. I.6- hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong 5 năm qua Nhà nước đã sửa đổi và ban hành nhiều cơ chế chính sách mới về chuẩn mực kế toán Việt Nam, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, về đất đai và Luật doanh nghiệp, cũng như chính sách khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, mở rộng liên doanh, liên kết, huy động vốn qua mua bán cổ phần. Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực tư nhân đã chiếm vị trí quan trọng và ngày càng quan trọng hơn trong nền kinh tế đất nước. Từ hơn 3 vạn doanh nghiệp tư nhân trong năm 1996 đến năm 2001 đã có 63 vạn 700 doanh nghiệp. Doanh nghiệp vừa và nhỏ từ chỗ chỉ có trên một tỷ đồng vốn nay đã tăng lên trên 10 tỷ đồng; lao động từ 100 người lên 300 người bình quân. Tất cả những đổi mới trên đòi hỏi phải sửa đổi và hoàn thiện hơn cơ chế quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó có chế độ kế toán. Nhằm đáp ứng những yêu cầu đó ngày 23/12/1996, Bộ tài chính đã ký Quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1997 cho tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ,. Như vậy, ở nước ta hiện nay có hai Quyết định về chế độ kế toán cho các doanh nghiệp: QĐ 1141TC/QĐ- CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và QĐ 1177TC/QĐ-CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.Do đặc điểm của mô hình các doanh nghiệp vừa và nhỏ có những nét khác so với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp Nhà nước vì vậy chế độ kế toán cũng có những nét khác nhau đó là: Hệ thống tài khoản khác nhau.Số tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ ít hơn.Hiện nay số tài khoản sử đụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ có 52 tài khoản cấp 3 và 40 tài khoản cấp 4 trong khi theo QĐ 1141 thì số tài khoản các doanh nghiệp có quyền sử dụng là 82 tài khoản cấp 3 và 107 tài khoản cấp 4, một số tài khoản trùng tên nhưng phương pháp hạch toán khác nhau. Số tài khoản nhiều hay ít không nói lên là doanh nghiệp đó có kế toán hoàn thiện hơn hay không mà chỉ phản ánh quy mô hoạt động của doanh nghiệp.Cùng với đó hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống chứng từ cũng khác về cách lập, số lượng. Nếu như các DNNN có thể áp dụng một trong 4 hình thức ghi sổ thì các DN vừa và nhỏ không sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, bởi hình thức sổ này phức tạp và không cần thiết... Từ những khác nhau trong quy định của chế độ đã dẫn đến trong quá trình hạch toán cũng có sự khác nhau.Trong bài viết này em xin trình bày những điểm khác biệt trong quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu, điểm khác biệt này chủ yếu là do sự khác nhau về hệ thống tài khoản. + Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đi đường, nên trong trường hợp mua vật liệu hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán khi đó lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi trên đường” chờ đến khi hàng về nhập kho sẽ ghi sổ bình thường. + Số chiết khấu thanh toán được hưởng không theo dõi trên TK515 mà theo dõi trực tiếp trên TK511 theo bút toán: Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 1388 : Số tiền khách hàng Có TK 511 : Số chiết khấu được hưởng. Việc tham gia hoạt động đầu tư tài chính ngắn hay dài hạn được phản ánh trên TK121, TK 221, nên khi xuất vật liệu tham gia liên doanh kê toán ghi: Nợ TK 121,221 : đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn Có TK 152 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKTX) Có TK611 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKĐK) Nợ ( có)TK4112 :số chênh lệch giá trị ghi sổ với gía chấp nhận Khi nhận lai vốn góp liên doanh bằng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKTX) Nợ TK 611 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKĐK) Có TK 221,121 :Đầu tư tài chính dài hạn, ngắn hạn. + Chi phí sản xuất ở các DN lớn được theo dõi chi tiết trên các TK 621,627,641,642 nhưng ở DN vừa và nhỏ thì mọi chi phí sản xuất đều được tập hợp trên TK 154, chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN hạch toán trên TK642. Do đó khi xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 154 : chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Nợ TK 642 : chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 241 : chi phí XDCB Có TK152 : nguyên liêu, vật liệu (KKTX) Có TK 611 :mua hàng (KKĐK) + Khi đánh giá lại giá trị tài sản cố định hay hàng tồn kho thì chênh lệch được phản ánh vào TK4112 chứ không phản ánh vào TK412 như trong QĐ1141. + Trích lập dự phòng hàng tồn kho được theo dõi qua TK1593 theo bút toán: Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán Có TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chương II Thực trạng công tác tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và điện lạnh Bách kho Hà Nội (POLYCO). II.1- đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty polyco. II.1.1- Quá trình hình thành và phát triển. Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (polytechnical, mechanical, thermal, electrical and refrigeration engineering co.,ltd) là một công ty TNHH thành lập năm 1995 theo giấy phép thành lập số 1823/GPUP do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 5/5/ 1995.Công ty hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 054705 do Uỷ ban kế hoạch Thành phố cấp ngày 14/5/1998. - Tên gọi chính thức: Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội. - Tên giao dịch: POLYCO. - Giám đốc: TS. Đinh Văn Thuận. - Trụ sở chính: 767- đường Giải Phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. - Mã số thuế: 0100520122-1 - Tài khoản: 431101000218- sở giao dịch I- Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn. - Điện thoại: (04).8641540 - Fax: (04).8643779. Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là 550 triệu, sau một năm hoạt động số vốn đó đã là 1 tỷ đồng và 6 tháng sau là 3 tỷ, cho tới hiên nay thì số vốn điều lệ đã lên tới 15 tỷ đồng. Qua hơn 7 năm hoạt động công ty càng ngày càng lớn mạnh trong lĩnh vực cơ khí. Từ chỗ công ty chi có vài chục công nhân đến nay số lao động đã là 300 tới 400 công nhân tuỳ từng thời kỳ. Năm 2000 công ty đạt giải nhất giải thưởng “ Sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam” ( VIFOTECH 2000) và được đánh giá là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thiết kế, chế tạo, lắp đặt các thiết bị nhiệt lạnh, và các thiết bị thực phẩm trong các nhà máy bia, nhà máy sữa... Các lĩnh vực hoạt động của công ty. Công ty cơ nhiệt và điện lạnh Bách khoa Hà Nội ( Polyco) là công ty chuyên thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, tư vấn kỹ thuật và chuyển giao công nghệ thuộc các lĩnh vực chuyên ngành sau: - Thiết bị áp lực: thiết kế, chế tạo và lắp đặt các thiết bị áp lực, các bình tách dầu, tách lỏng, bình chứa ga, bình chứa khí nén, các tank lên men bia, bồn chứa, các thiết bị trao đổi nhiệt... - Lò hơi: Thiết kế, chế tạo và lắp đặt các lò hơi đốt dầu tự động, lò hơi đốt than có công xuất nhỏ vừa và lớn. - Điện lạnh: Thiết kế, chế tạo và cung cấp, lắp đặt các hệ thống lạnh có công suất đến hàng triệu Kcal/ h cho các nhà máy bia, nhà máy sữa, hệ thống cấp đông nhanh và các nhà máy sản xuất nước đá. - Thiết bị chế biến thực phẩm: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt toàn bộ và dây chuyển giao công nghệ ( theo phương thức chìa khoá trao tay) cho các nhà máy bia, cồn, rượu, sữa, hoa quả, chế biến thực phẩm. - Điều hoà không khí: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà không khí và thông gió cho các nhà hàng, khách sạn, nhà cao tầng hiện đại, hội trường và các nhà máy xí nghiệp. - Điện, đo lường và tự động hoá: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điện, đo lường và tự động hoá (thông qua máy tính hệ PLC) cho các hệ thống lò hơi, máy lạnh, điều hoà không khí cho các nhà máy bia, rượu, hoa quả, chế biến thực phẩm. - Các lĩnh vực khác: Thiết kế và lắp đặt các hệ thống xử lý nước, xử lý nước thải, hệ thống khí nén, hệ thống thu hồi CO2 v._.