Kế toán vật liệu - Công cụ dụng cụ tại xí nghiệp môi trường đô thị

đầu ra là cao nhất, với giá cả, chất lượng sản phẩm là ngày càng thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Xí nghiệp - Môi trường đô thị số 1 trực thuộc công ty Môi trường đô thị Hà Nội là đơn vị sản xuất, sửa chữa sản phẩm cơ khí chuyên dùng nhằm đáp ứng nhanh cho nhu cầu vệ sinh đường phố Hà Nội. Xí nghiệp có nhiều cố gắng trong việc cung ứng đầy đủ về cả số lượng cũng như chất lượng sản phẩm trong và ngoài công ty nên luôn giữ được uy tín cao. Nhằm phát huy tốt hơn nữa những thành tích đã đạt được, Xí nghiệp đã đầu tư phát triển quy mô sản xuất,tuyển dụng được nhiều quản lý, công nhân lành nghề để đáp ứng nhiệm vụ và yêu cầu do công ty giao. Để quy trình sản xuất được tiến hành bình thường và liên tục thì các doanh nghiệp cần có nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ đầy đủ đây là cơ sở để cấu thành thực tế sản phẩm.Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh yếu tố chất lượng sản phẩm là rất quan trọng, mà chi phí lớn nhất trong sản xuất kinh doanh là chi phí nguyên liệu-công cụ dụng cụ.Từ khâu thu mua,bảo quản,sử dụng, dự trữ đến khâu tổ chức quản trị tốt để tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm.Muốn thực hiện tốt thì các doanh nghiệp cần phải sử dụng kế toán là một công cụ quản lý đắc lực. Xuất phát từ lý do trên, là một sinh viên trường Cao Đẳng Quản Trị Kinh Doanh có vinh dự được thực tập tại bộ phận kế toán của xí nghiệp, em lựa chọn đề tài “Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ” làm tên cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Vì thời gian và năng lực trình độ có hạn, nên chắc khó tránh được sai sót trong đánh giá và phân tích. Kính mong được sự chỉ dẫn quý báu của các thầy cô để giúp em có thể hoàn thiện hơn bài viết của mình . Em xin chân thành cảm ơn ! Nội dung chuyên đề gồm ba phần: Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. Phần II: Kế toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 1- Hà Nội Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 1- Hà Nội Phần I Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu Công cụ - dụng cụ trong sản xuất kinh doanh I- Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh 1- Khái niệm và đặc điểm 1.1- Vật liệu: Là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm ,nó là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm về mặt nguyên vật liệu chuyển dịch một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra 1.2- Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tài sản lưu động và được mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp hoặc đối với vật liệu. Công cụ dụng cụ tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị hao mòn dần chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ 2- Vai trò ,yêu cầu cơ bản quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: 2.1- Vai trò: Vật liệu - công cụ dụng cụ (Đối tượng lao động và tư liệu lao động) là nhân tố cấu thành lớn nhất của thực thể sản phẩm. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục , phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu, năng lượng, đủ về sản lượng và đúng về quy cách phẩm chất ,đây là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm 2.2- Yêu cầu cơ bản về quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ : Quản lý kinh tế nói chung và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất trong xã hội Quản lý chặt chẽ quá trình mua vật liệu tức là phải quản lý về khối lượng, chất lượng , quy cách, chủng loại, giá cả, và quản lý mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của kinh doanh. Quản lý chặt chẽ trong quá trình sử dụng, phải sử dụng hợp lý ,tiết kiệm hạ thấp mức trong giá thành sản phẩm , phải ghi chép đầy đủ kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất, giá trị vốn của thành phẩm và giá trị của vật liệu trong giá trị vốn. Quản lý chặt chẽ trong khâu dự trữ là phải xác định được mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng như đang trên đường vận chuyển 3- Nhiệm vụ và sự cần thiết của công tác kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ 3.1- Nhiệm vụ - Ghi chép phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng giá trị vốn thực tế xuất kho - Kiểm tra tình hình thực hiện các chi tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch cho sản xuất - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh 3.2- Sự cần thiết của công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Trong quá trình sản xuất vật liệu- công cụ dụng cụ giữ vai trò quan trọng, nó là đối tượng lao động và tư liệu lao động, nó chiếm một tỷ lệ lớn trong quá giá thành, vì vậy đòi hỏi hạch toán phải chính xác,khoa học và có phương pháp hợp lý, để việc sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý, đem lại lợi ích cao nhất, từ đó có những phương pháp tốt nhất để giảm được chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. II- Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ 1-Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ 1.1-Vật liệu : Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ,từng loại, từng nhóm. Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu”nhằm thống nhất tên gọi,ký-mã hiệu,quy cách,đơn vị tinhá và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu a) Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng.... Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau: Vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu saub quá trình gia công, chế biến xẽ cấu thành thực thẻ vật chất chủ yếu của sản phẩm như: Bông, gỗ ,gạch ngói,xi măng trong xây dựng cơ bản... Đối với những doanh nghiệp thương mại dịch vụ thì nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiế tục chế biến tạo ra hàng hoá, sản phẩm mới. Vật liệu phụ: Là những vật chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản,phục vụ hoạt đông của tư liệu lao động hay phục vụ lao động của công nhân viên chức như: Dỗu nhờn hồ, keo, thuốc nhuộm, thuốc chống gỉ, hương liệu ,xà phòng ,giẻ lau. Trong nông nghiệp có thuốc trừ sâu, thuốc thú y, Kích thích sinh trưởng. Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ,bao gồm : Củi,xăng,dầu than,hơi đốt,khí đốt. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, là những nguyên liệu đã mất hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu có thể dùng bán bên ngoài như vải vụn, phoi bào, gỗ vụn, gạch ngói vụn... Vật liệu khác : Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: Vật đóng gói, vật tư đặc chủng. b) Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: Toàn bộ vật liệu của doanh nghiệp gồm: Nguyên, vật liệu tự có: là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua sắm, do nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh. Nguyên, vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Là những nguyên, vật liệu do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công bên ngoài. c) Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành: *Toàn bộ vật liệu của doanh nghiệp gồm: Nguyên, vật liệu mua ngoài: Là những nguyên, vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu. Nguyên, vật liệu tửan xuất: Là những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất được dùng làm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên vật liệu do được cấp phát (cấp trên, ngân sách): nhận vốn góp (vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, vốn góp của các thành viên). Nguyên, vật liệu hình thành từ các nguồn vốn khác: Những nguyên vật liệu thu hồi từ phế thải, từ thanh lýtài sản cố định nhận tặng thưởng viện trợ của tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. 1.2- Công cụ dụng cụ: Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động . Những tư liệu dưới đây không phân biệt giá trị ,thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ dụng cụ . + Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu hàng hoá trong qúa trình thu mua , bảo quản và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá . + Những dụng ,đồ nghề bằng thuỷ tinh , sành sứ, quần áo , dầy dép chuyên dùng để làm việc. + Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ , bảo quản hay vận chuyển hàng hoá . + Các dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất + Các lán trại kịp thời , đà giáo , giàn giáo , công cụ trong các ngành xây dựng cơ bản. 2- Đánh giá Vật liệu - Công cụ dụng cụ nhập kho và xuất kho 2.1-Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ . Là dùng thước đo để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định . Nguyên tắc cơ bản là vật liệu - công cụ dụng cụ phải được đánh giá theo giá thực tế ( bao gồm giá mua + chi phí thu mua vận chuyển ). Do vật liệu - công cụ dụng cụ có nhiều loại, thường xuyên tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán là vật liệu - công cụ dụng cụ phải được phản ánh kịp thời một cách chính xác , tình hình biến động và số liệu có của vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì vậy công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ còn được đánh giá theo giá hạch toán. 2.2- Các phương pháp tính giá vật liệu - công cụ dụng cụ: a) Giá trị thực tế của vật liệu nhập kho *Vật liệu- công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế Giá mua Chí phí Thuế nhập Các khoản VL-CCDC = (ghi trên + thu mua + khẩu - giảm (mua ngoài) hoá đơn) (nếu có) trừ - Giá mua căn cứ vào giá trị ghi trên hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của người bình thường. - Chi phí thu mua: gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản kho, công tác phí của cán bộ thu mua. - Thuế nhập khẩu: là loại nguyên liệu phiếu nhập từ nước ngoài. - Các kiểu khấu trừ: giảm giá hàng mua được hưởng. * Vật liệu- công cụ dụng cụ thuế ngoài gia công, chế biến: Giá thực GiáVL Chi phí Chi phí Tế VL = CCDC xuất + thuê ngoài + vận chuyển CCDC chế biến gia công bốc xếp - Thiết bị xây dựng cơ bản: là các thiết bị phương tiện lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: bao gồm các loại như bao bì, vật đóng gói. *Vật liệu- công cụ dụng cụ tự sản xuất: Tính theo sản phẩm giá thành sản xuất thực tế Giá thực tế Giá thực tế VL Chi phí trong VL-CCDC = CCDC để sản xuất + quá trình sản xuất *Vật liệu - công cụ dụng cụ nhằm đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, người tham gia liên doanh. Giá thực tế vật liệu- công cụ dụng cụ là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có) *Phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính không thể sử dụng được hoặc giá thu hồi tối thiểu *Vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giáthị trường tương đương cộng chi phí liên quan trừ vận chuyển tiếp nhận b) Giá thực tế của vật liệu xuất kho: Nguyên tắc cơ bản là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó, nhưng trong thực tế do nguyên liệu- công cụ dụng cụ có nhiều loại nhiều thứ và thời gian xuất kho khác nhau, vì vậy phải áp dụng phương pháp tính giá cho vật liệu - công cụ dụng cụ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lí và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kiểm toán áp dụng mặt trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích, rõ ràng. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ trong kỳ được tính theo công thức Giá thực tế Số lượng VL CCDC Giá đơn vị Xuất dùng = xuất dùng * bình quân Trong đó: Giá đơn vị bảo quản có thể tính theo 1 trong 3 dạng sau đây: -Dạng1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Giá đơn vị Giá thực tế VL Giá thực tế VL Bình quân = CCDC tồn đầu kỳ + CCDC trong kỳ Cả kỳ Số lượng VL CCDC Số lượng VL Dự trữ tồn kho đầu kỳ + CCDC trong kỳ Cách này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung -Dạng 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị Giá thực tế VL CCDC tồn đầu kỳ(cuối kỳ trước) bình quân cuối = kỳ trước Lượng thực tế VL CCDCtồn đầu kỳ(cuối kỳ trước) Cách này mặc dù đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu - công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu - công cụ dụng cụ kỳ này. -Dạng 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Giá đơn vị Giá thực tế VL CCDC tồn kho đơn vị bình = sau mỗi lần nhập Quân sau Lượng thực tế VL CCDC tồn kho mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Cách tính theo đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhập, nhược điểm của công sức này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần *Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fi fo) theo phương pháp này giá thiết rằng số vật liệu - công cụ dụng cụ nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới tính số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất trước và do vậy giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua vào sau cùng.Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. *Phương pháp nhập sau xuất trước (Li Fo) -Phương pháp nàygiá định vật liệu - công cụ dụng cụ mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên . Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp trực tiếp. Theo phương pháp này vật liệu - công cụ dụng cụ biến động trong kỳ được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hoặc phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng các loại vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị cao và có tính cách biệt. *Phương pháp hạch toán. Theo phương pháp này vật liệu - công cụ dụng cụ biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán ( giá kế hạch, hạch 1 loại giá ổn định trong kỳ ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức . Giá thực tế của VL CCDC Giá hạch toán VL CCDC Hệ số Xuất dùng trong kỳ = xuất dùng trong kỳ * (giáVL (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) CCDC) Hệ số giá có thể tính cho từng loại từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ chủ yếu tuỳ thụôc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số Giá thực tế VL CCDC + Giá thực tế VL CCDC Giá VL = tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ CCDC Giá hạch toán VL CCDC + Giá hạch toán VL CCDC Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ III- Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ . 1- Chứng từ kế toán Chúng vừa là phương tiện, chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó, các chứng từ được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp bao gồm. * Chứng từ nhập: Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn mua hàng ( Mẫu số 01-3 LL ) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 - BT) Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT ) Biên bản kiểm kê vật tư thừa (Mẫu số 08 - VT ) * Chứng từ xuất: Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu số 03 vật tư) Biên bản kiểm kê vật tư thiếu ( Mẫu số 08- VT ) 2- Hạch toán ban đầu 2.1- Nhập kho nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ *Nhập kho nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài: Căn cứ vào hoạt động kinh tế doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp , lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách của vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm . Phòng kế hoạch (phòng vật tư) lập thành 03 lần phiếu nhập kho, đặt giấy than viết một lần.Sau đó người lập phiếu ký và chuyển cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký, người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào sản lượng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký phiếu nhập kho. * Ba liên của phiếu nhập kho được luân chuyển như sau: -Liên 1: lưu tại quyển gốc -Liên 2:giao cho người nhập kho -Liên 3: lưu chuyển để ghi thẻ kho và số kế toán Cuối ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kiểm toán (Kiểm toán nguyên vật liệu) ghi đơn giá và ghi phiếu nhập kho . *Nhập kho nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài và gia công chế biến: Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhập gia công, chế biến vật liệu , phòng kế toán lập phiếu nhập kho xuống kho giao hàng , thủ kho làm thủ tục nhập kho ghi số thực nghiệm vào phiếu nhập kho vào thẻ kho , sau đó chuyển cho phòng kế toán . 2.2- Xuất kho nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ : Căn cứ vào nhu cầu vật tư , người có nhu cầu xin lệnh xuất vật tư , phòng kế hoạch ( phòng vật tư ) lập 02 liên (đặt giấy than viết 1 lần) phiếu nhập kho vật tư , phiếu xuất kho kiêm vật chuyển nội bộ , phiếu xuất kho theo hạn mức . Sau khi người lập phiếu ký chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng ký ( hoặc người được uỷ quyền ) ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào lượng tồn kho để xuất kho , và ký vào chứng từ , người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. Hai liên phiếu xuất kho được luân chuyển như sau: -Liên 1: lưu tại gốc -Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế toán nguyên vật liệu để ghi giá và ghi số kế toán ( chi tiết và tổng hợp ). 3-Các phương pháp hạch toán 3.1- Phương pháp ghi thẻ song song. a) Trình tự ghi chép tại kho. Thủ kho dùng thẻ để phản ánh tình hình, nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng, mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư . Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày 1 lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển tất cả chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán b) Trình tự ghi chép tại phòng kế toán. Kế toán vật tư mở thẻ (số kế toán) chi tiết nguyên liệu , vật liệu ,công cụ dụng cụ cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày 1 lần khi nhận được các chứng từ nhập từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến , kiểm toán phải kiểm tra ghi định giá sau đó tính thành tiền ghi vào thẻ (số kế toán ) chi tiết có liên quan , cuối tháng tiến hành cộng thẻ ( số kế toán ) tính ra giá thành số nhập , tổng số xuất , tổng số tồn của từng thẻ , sau đó đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập , xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp , nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ . Để thực hiện đối chiếu giữa hệ kế toán tổng hợp và chi tiết , kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán để lập bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp . Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho , nhân viên kế toán vật tư còn mở rộng tổng số đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho , kế toán phải ghi vào sổ . *S ơ đồ : kế toán chi tiết Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ. “Theo phương pháp thẻ song song “ Phiếu nhập kho Thẻ Bảng Kế (Hoặc sổ tổng hợp toán Thẻ kho chi tiết) nhập tổng Vật xuất hợp Phiếu xuất kho tư tồn VL Chú thích : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đôí chiếu c) Ưu - nhược điểm của phương pháp thẻ song song: - Ưu điểm: Đơn giản dễ ghi chép, dễ kiểm tra, dễ đấu chiến . - Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp Phương pháp thẻ song song chỉ thích hợp với doanh nghiệp có ít vật tư 3.2-Phương pháp số số dư : a) Trình tự ghi chép tại kho Giống phương pháp trên , định kỳ sau khi ghi thẻ cho thủ kho phải tập hợp nhữnh chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ quyết định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất. Trước ngày cuối tháng kế toán phải giao sổ số dư cho thủ kho để ghi số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền b) Trình tự ghi chép tại phòng kế toán Kế toán mở sổ số dư theo từng kho, dùng cho cả năm để ghi chép tường trình nhập,xuất, rồi lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất.Rồi sau đó lập bảng xuất tồn theo từng thứ vật liệu theo giá trị. Cuối tháng khi đã nhận được sổ số dư, thủ kho gửi lên thì kế toán phải tính ra số tiền kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu tính giá trị rồi ghi vào cột “ số tiền’’ trên sổ số dư, cuối cùng tiến hành đối chiếu với bảng kê xuất, nhập tiền. Sơ đồ: Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ “Theo phương pháp sổ số dư” Phiếu giao nhận Phiếu nhập kho chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập xuất Kế toán tổng hợp Tồn kho NVL Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c) Ưu, nhược điểm của phương pháp sổ số dư: Ưu điểm: Để theo dõi cả về số lượng và giá trị Nhược điểm: Công việc phải dồn vào cuối tháng 3.3-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a) Trình tự ghi chép tại kho. Được tiến hành tương tự như phương pháp thẻ song song. b) Trình tự ghi chép tại phòng kế toán. Kế toán cũng sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng hợp luân chuyển trong tháng và tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho và được dùng cho cả năm, nhập mỗi tháng chứng từ ghi một lần vào cuối tháng, số này được theo dõi cả về số lượng và giá trị cuối tháng kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp . Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ “TheoPhương pháp sổ đối chiếu luân chuyển” Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Kế toán Thẻ kho tổng hợp Phiếu xuất kho bảng kê xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c) Ưu nhược điểm của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, nâng cao được hiệu xuất, tiết kiệm được chi tiết hạch toán. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật. IV-Hạch toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ là việc mở các tài khoản tổng hợp gi số tình hìnhbiến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. 1- Phương pháp kê khai thường xuyên. 1.1- Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho. Theo phương pháp này tại bất kỳ tình hình nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ nói riêng. 1.2-Tài khoản sử dụng: *Tài khoản152- “ nguyên liệu , vật liệu” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có kết cấu như sau: + Dư nợ:- Giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho. + Bên nợ:- Giá trị nguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị. -Kết chuyển nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp kết chuyển đầu kỳ) + Bên có: - Giá trị nguyên vật liệu xuất kho - Chiết khấu hàng mua, hàng giảm giá và hàng bị trả lại - Các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu - Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết có thể theo rõi từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ điều này tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp . + Tài khoản 152.1 nguyên vật liệu chính + Tài khoản 152.2 nguyên vật liệu phụ + Tài khoản 152.3 nhiên liệu + Tài khoản 152.4 Phụ tùng thay thế + Tài khoản 152.5 Thiết bị xây dựng cơ bản + Tài khoản 152.8 nguyên vật liệu khác. *Tài khoản 153-“công cụ dụng cụ “ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng ,giảm các loại công cụ dụng cụ . Tài khoản 153 có kết cấu như sau: + Dư nợ : Giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho + Bên nợ: -Giá trị thực tế công cụ dụng cụ nhập kho. -Giá trị thực tế công cụ dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê -Kết chuyển thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ( Theo phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên có: - Giá trị thựctế công cụ dụng cụ xuất kho - Giá trị công cụ dụng cụ trả lại người bán được giảm giá. - Giá trị công cụ dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. - Kết chuyển thực tế giá trị công cụ dụng cụ tồn kho (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Tài khoản 153 có thể mở thành các tài khoản cấp hai để theo dõi. + Tài khoản 153.1- bao bì luân chuyển . + Tài khoản 153.2 Đồ dùng cho thuê . * Tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư ,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho. Tài khoản 151 có kết cấu như sau: + Dư nợ : Giá trị hàng mua đang đi trên đường. + Bên nợ :- Giá trị hàng mua đang đi trên đường - Kết chuyển hàng mua cuối kỳ . + Bên có:- Giá trị hàng đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng - Kết chuyển hàng đang đi đường đầu kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán ,kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : 133,331,111,112,... 1.3- Phương pháp hạch toán. * Sơ đồ kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. ( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK111,112,331,333,141 TK 152,153 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để trực tiếp (kể cả nhập khẩu) theo chế tạo sản phẩm. tổng giá thanh toán( giá mua có thuế GTGT) TK 627, 641,642 TK 151 Xuất cho phân xưởng sản Vật liệu đi đường xuất để bán hàng,quản lý Kỳ trước và XDCB. TK 411 TK 128,222 Nhận cấp phát, tặng Xuất vật liệu góp vốn Nhận vốn góp liên doanh liên doanh TK 642,338.1 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm Xuất vật liệu thuê ngoài Kê(thừa hàng định mức gia công, chế biến Và ngoài định mức) TK 642 TK 128,222 Vật liệu thiếu phát hiện Nhận lại vốn góp liên trong kiểm kê(trong đ/mức) Doanh bằng vật liệu TK 138.1 Vật liệu thiếu phát hiện Qua kiểm kê(ngoài đ/mức) TK 412 Đ/giá giảm Vliệu Đ/giá tăng Vliệu *Sơ đồ kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. ( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 333,141,311 TK 152,153 111.112,331 TK 621 Tổng Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để trực tiếp giá chế tạo sản phẩm thanh TK 133.1 toán Thuế VAT được khấu trừ TK 151 TK 627,641,642 Vật liệu đi đường kỳ trước Xuất cho phân xưởng sản xuất để bán hàng ,quản lý,XDCB. TK 411 TK 128,222 Nhận cấp phát, tặng thưởng Xuất vật liệu góp vốn Nhận vốn góp liên doanh liên doanh TK 642,338.1 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất vật liệu thuê ngoài Tại kho( trong hoặc ngoài gia công, chế biến định mức) TK 128,222 TK 642,138.1 Nhận lại vốn góp liên doanh Vật liệu thiếu phát hiện trong Bằng vật liệu kiểm kê(Thiếu trong định mức) TK 421 Đánh giá Đánh giá giảm Vliệu tăng Vliệu 2- Phương pháp kiểm kê định kỳ 2.1-Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên ,liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư ,hàng hoá ,sản phẩm . Trên các tài khoản không phản ánh từng giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức. Giá trị vật Giá trị vật Tổng giá trị vật Giá trị vật Liệu xuất dùng = liệu tồn kho + liệu tăng thêm - liệu tồn kho Trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ 2.2- Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 611 -“ Mua hàng hoá “ ( Tiểu khoản 611.1- mua nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ) Dùng để theo dõi tình hình thu mua,tăng ,giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua). + Bên nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ . + Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán,thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.Đồng thời phản ánh các khoản giảm giá được hưởng hay trả lại cho người bán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ . - Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu . - Tài khoản 153 : Công cụ dụng cụ . - Tài khoản 151 : Hàng mua đang đi đường. Ngoài ra, tr._.