Kế toán tổng hợp tại Trường TH Thủy Sản IV

quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như để chủ động trong việc chi tiêu cho nên kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò rất quan trọng, nó là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị. Mặt khác, với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị hành chính nhà nứơc cho nên kế toàn HCSN được nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm, hiệu quả. Và để thực sự là một công cụ sắc bén có hiệu lực trong công tác quản lý tài chính thì kế toán trong đơn vị HCSN phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí; tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành luật thanh toán và chế độ chính sách của nhà nước. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; phân tích và đánh giá hiệu suất sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị. Chính vì nhận thức rõ vai trò, chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán HCSN cho nên trong thời gian thực tập tại Trường TH Thuỷ Sản IV em đã đi sâu nghiên cứu đề tài "Kế toán tổng hợp" của trường. Nhưng vì thơì gian cũng như nhận thức còn hạn chế, báo cáo của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, phê bình của thầy cô giáo cũng như các cô chú trong phòng Kế toán - Tài vụ của trường để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo chủ nhiệm dậy bộ môn kế toán và các bác, các anh chị trong phòng kế toán tài vụ của trường TH Thuỷ Sản IV đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn .!. Phần I : Tổng quan về trường TH Thuỷ sản IV I. Đặc điểm tình hình của Trường TH Thuỷ Sản IV . 1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường 1.1 Quá trình hình thành Trường TH Thuỷ Sản IV trực thuộc Bộ Thuỷ sản quản lý, là một trong 3 trường Trung học của ngành Thuỷ sản nằm trong hệ thống mạng lưới của Trường TH của ngành giáo dục chuyên nghiệp Việt Nam. Trường đóng trên địa phận xã Đình Bảng - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh, cách trung tâm Thủ đô Hà Nội 13 Km theo đường Quốc lộ 1A từ Hà Nội đi Lạng Sơn, nơi đây có rất nhiều di tích lịch sử và thắng cẳnh đẹp. Trường có bề dầy lịch sử hơn 40 năm (1962 - 2003) xây dựng và trưởng thành. 1.2 Những thành tựu nhà trường đã đạt được trong đào tạo Trường Trung học ra đời cho đến nay đã gần nửa thế kỷ. Xuyên suốt chặng đường đó trường đã trải qua nhiều thăng trầm, có lúc tưởng chừng không vực lên được (Giai đoạn 1974 - 1978). Song được sự quan tâm giúp đỡ của Bộ Thuỷ Sản, Bộ Giáo dục - Đào tạo và địa phương sở tại, từ năm 1990 trở lại đây những khó khăn từng bước được đẩy lùi dần, công tác đào tạo của trường học được giữ vững, ổn định và phát triển không ngừng, cơ sở vật chất, kỹ thuật được tăng cường đáng kể. - Từ một trường đơn cấp học, quy mô tuyển sinh hàng năm trên dưới 100 chỉ tiêu. Đến nay trường đã trở thành trường đa cấp học, đa ngành học, đa lĩnh vực. Quy mô tuyển sinh hàng năm từ 1500 đến 2000 học sinh. Trường không chỉ tổ chức đào tạo tại trường mà còn phát triển đào tạo ở các cơ sở trực thuộc ngành và các địa phương thuộc hầu hết các tỉnh phía Bắc. - Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho giảng dậy, học tập được tăng cường và ngày càng hiện đại. - Nội dung chương trình và phương pháp đào tạo ngày càng được đổi mới để đáp ứng sự biến động ngày càng nhanh của nền kinh tế thị trường, khoa học công nghệ tiên tiến. - Chất lượng đào tạo được giữ vững và ngày càng được nâng cao. - Đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên của trường ngày càng tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và được nâng cấp nhanh chóng. - Kết quả số học sinh, sinh viên ra trường sau 40 năm đào tạo: - Hệ đào tạo Trung học dài hạn tập trung 45 khóa với 5808 học sinh. - Hệ đào tạo Đại học tại chức nuôi trồng thuỷ sản và kinh tế thuỷ sản với 4 khoá gồm 469 sinh viên. - Hệ công nhân dài hạn tập trung đã đào tạo được 8 khoá với gần 2000 công nhân bậc 2/7, hơn 2000 công nhân hệ ngắn hạn và đã tập huấn chuyên đề cho hàng trăm nông, ngư dân nuôi trồng thuỷ sản ở hầu hết các tỉnh phía Bắc. - Ngoài ra, trường đã đào tạo và đào tạo lại cho hàng trăm công chức, viên chức cho ngành thuỷ sản ở các tỉnh phía Bắc. - Với lực lượng trí tuệ và nhân lực này đã góp phần quan trọng trong việc bổ sung cơ cấu lao động của ngành thuỷ sản và các ngành liên quan. Các em học sinh, sinh viên đã có mặt ở khắp các cơ sở quản lý, nghiên cứu và sản xuất thuỷ sản từ TW đến địa phương trong cả nước, nhiều em trở thành những cán bộ chủ chốt của các cơ quan góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển ngành thuỷ sản trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Với cơ sở vật chất còn nhiều hạn hẹp, thầy trò ngành nuôi trồng thuỷ sản đã khắc phục khó khăn, tập trung nghiên cứu hàng chục đề tài ứng dụng để bổ sung cho giảng dậy, nâng cao chất lượng đào tạo và phục vụ phát triển sản xuất . - Với những thành tựu trên , năm 1991 trường đã được nhà nước tặng Huân chương lao động Hạng 3, năm học 1995 - 1996 trường được Chính phủ tặng cờ luân lưu, trường tiên tiến suất sắc tiêu biểu cho khối trường Trung học cả nước. Năm học 1996 - 1997 trường được nhà nước tặng Huân chương lao động Hạng Nhì và Huân chương Chiến công Hạng 3. Năm học 2001 - 2002 trường được nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng nhất, chính phủ tặng cờ thi đua và được Bộ Thuỷ sản trao cờ truyền thống của ngành. Đó là phần thưởng cao quý đã tô thắm thêm truyền thống vẻ vang của nhà trường. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Trường TH Thuỷ Sản IV : - Trường TH Thuỷ Sản IV là cơ sở giáo dục và đào tạo nghề nghiệp thuộc các ngành nghề đã được Bộ thuỷ sản, Bộ giáo dục và đào tạo phê duyệt ở bậc THCN, có quan hệ đào tạo liên thông với các trường TH cơ sở, Trung học phổ thông, dạy nghề, cao đẳng, đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân. Trường chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Thuỷ sản, sự quản lý nhà nước của Bộ giáo dục đào tạo và sự quản lý theo lãnh thổ của UBND tỉnh Bắc Ninh. Với vai trò và vị trí như vậy nên trường có chức năng và nhiệm vụ sau: 2.1 Chức năng - Đào tạo người lao động có kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp ở trình độ trung cấp và trình độ công nhân kỹ thuật có đạo đức, lương tâm nghề nghiệp, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp, có sức khoẻ nhằm tạo điều kiện cho người lao động có khả năng tìm việc làm, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội , củng cố quốc phòng an ninh. - Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và quản lý cho công chức viện chức của ngành thuỷ sản, 2.2 Nhiệm vụ - Tổ chức tốt quá trình đào tạo và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu chương trình đào tạo các ngành nghề được Bộ thuỷ sản giao . - Xây dựng chương trình đào tạo , kế hoạch giảng dạy trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục - Đào tạo ban hành. - Tổ chức biên soạn và duyệt giáo trình của những ngành nghề được phép đào tạo trên cơ sở thẩm định của Hội đồng thẩm định do Hiệu trưởng thành lập. - Thực hiện các hoat động thực nghiệm, nghiên cứu khoa học ứng dụng và phát triển công nghệ, tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế, xã hội của ngành địa phương và đất nước. - Thực hiện các dịch vụ công nghệ, sản xuất kinh doanh phù hợp với ngành nghề của trường và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật. - Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên . - Thực công tác tuyển sinh và quản lý học sinh - Phối hợp với gia đình học sinh, các tổ chức cá nhân trong hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho giáo viên, cán bộ, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt đông xã hội . - Quản lý sử dụng đất đai, trường sở các trang thiết bị và tài chính theo quy định của pháp luật. Xây dựng và mở rộng cơ sở vật chất cho trường trong từng giai đoạn cho phù hợp. - Hợp tác về đào tạo, nghiên cứu khoa học với nước ngoài theo quy định của chính phủ. - Liên kết với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, các cơ sở đào tạo nhằm phát triển công tác đào tạo nâng cao chất lượng đào tạo, gắn đào tạo với việc làm, phục vụ phát triển kinh tế xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho trường. - Sử dụng nguồn thu từ ngân sách nhà nước cấp, từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của trường, mở rộng sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề và chi cho hoạt động giáo dục - đào tạo theo quy định của pháp luật. - Tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ. 3. Phương hướng phát triển đào tạo của trường. Về cơ bản chức năng và nhiệm vụ của trường không có gì thay đổi lớn. Song về chất lượng và phương thức hoạt động đòi hỏi sự nhạy bén và thực sự gắn với đời sống sản xuất hiện nay của ngành hơn. Tiếp tục thực hiện nghị quyết TW 2(khoá 8), nghị quyết TW 6 (khoá 9) về Giáo dục - Đào tạo. Đồng thời căn cứ vào chiến lược phát triển kinh tế xã hội ngành Thuỷ sản giai đoạn 2000 - 2010. Căn cứ vào đánh giá quốc gia về nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho nuôi trồng Thuỷ sản đến năm 2010. Trường đã và đang tích cực mở rộng quy mô đào tạo, nhằm từng bước đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực có kỹ thuật, nghiệp vụ cho ngành Thuỷ sản và cho xã hội. Xuất phát từ nhận thức có tính xuyên suốt trên, giai đoạn 2000 - 2010 trường tiếp tục mở rộng quy mô đào tạo với phương châp phát huy nội lực, tranh thủ ngoại lực mở rộng liên thông, liên kết trong đào tạo nhằm đa dạng hoá các cấp đào tạo, ngành nghề đào tạo và loại hình đào tạo. II. Cơ cấu tổ chức và quản lý của Trường TH Thuỷ Sản IV Để thực hiện tốt nhiệm vụ và các mặt công tác, Trường TH Thuỷ Sản IV xây dựng bộ máy tổ chức và hoạt động theo phương châm và những nguyên tắc sau đây: - Cơ cấu bộ máy tổ chức gọn nhẹ, hợp lý và hoạt động có hiệu quả. - Tập chung dân chủ. - Đảng lãnh đạo, chính quyền quản lý phát huy quyền làm chủ trong giáo viên, cán bộ, nhân viên, học sinh và sinh viên. - Thực hiện chế độ thủ trưởng trong công tác quản lý và điều hành nhà trường. Trường TH Thuỷ Sản IV có bộ máy tổ chức sau: 1. Ban giám hiệu gồm: - Hiệu trưởng : Có nhiệm vụ chính là Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo phát triển của nhà trường. Quyết định các kế hoạch, chủ trương, chương trình công tác của trường và tổ chức chỉ đạo thực hiện. Quản lý các công tác chuyên môn về đào tạo, tổ chức, chỉ đạo xây dựng chương trình giáo dục, kế hoạch giảng dậy, chương trình và giáo trình môn học của trường và các hoạt động giảng dạy học tập trong trường theo sự chỉ đạo của Bộ Thuỷ sản và Bộ Giáo dục - Đào tạo . - Phó hiệu trưởng: có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý trưởng, thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các nhiệm vụ được phân công và các kết quả thực hiện. 2. Các phòng chức năng. */ Phòng đào tạo: Có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong việc xác định mục tiêu giáo dục, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo. Xây dựng chương trình Giáo dục, kế hoạch giảng dậy, chương trình và giáo trình môn học. Tổ chức tuyển sinh thi tốt nghiệp, công nhận và cấp bằng tốt nghiệp, tổ chức thực nghiệm, nghiên cứu khoa học và công nghệ, đào tạo kết hợp với lao động sản xuất, dịch vụ. */ Phòng hành chính tổ chức: Có nhiệm vụ thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, in ấn, lễ tân đối ngoại. Giúp hiệu trưởng trong việc sắp xếp tổ chức, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ nhân viên. */ Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giúp hiệu trưởng quản lý công tác tài chính. Lập kế hoạch thu chi hàng quý, hàng năm của trường. Thực hiện các khoản thu chi, lập quyết toán hàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ kế toán tài chính của nhà nước. */ Phòng Quản trị đời sống: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm, quản lý và bảo trì các loại trang thiết bị khoa học kỹ thuật của trường. Đề xuất và tổ chức thực hiện quyết định của hiệu trưởng về điều chuyển, sử dụng hoặc tu sửa, cải tạo nhà làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm… */ Phòng công tác học sinh: có nhiệm vụ đề xuất và giúp hiệu trưởng trong việc giáo dục và quản lý học sinh, sinh viên. */ Trại trường: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý, phục vụ thực nghiệm, nghiên cứu khoa học giảng dạy, học tập thực hành, thực tập rèn nghề của giáo viên, học sinh, sinh viên. 3. Tổ bộ môn trực thuộc: Có nhiệm vụ tổ chức quá trình đào tạo, giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương trình kế hoạch giảng dạy của nhà trường. Sơ đồ 1.1: cơ cấu tổ chức Trường TH Thuỷ Sản IV Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng (Nội chính) Phó Hiệu trưởng (KH & rèn Nghề) Phó Hiệu trưởng (Đào tạo) Phòng Tổ chức hành chính Phòng KH, Khuyến ngư & Quan hệ Q.Tế Khoa bồi dưỡng & ĐT lại CCVC Khoa cơ bản Khoa kinh tế Phòng nuôi trồng thuỷ sản Phòng công tác học sinh Phòng đào tạo Phòng Quản trị đời sống Trại thực nghiệm nuôi Thuỷ sản nước mặn, lợ Phòng Tài chính Kế toán Trại thực nghiệm nuôi Thuỷ sản nước ngọt Tổ Bảo vệ Khoa tin học ngoại ngữ III. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán áp dụng của Trường TH Thuỷ Sản IV . 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Trường TH Thuỷ Sản IV tổ chức công tác kế toán theo loại hình tập trung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày và tình hình hoạt động của trường được tổ chức hoạch toán tại phòng tài chính kế toán. Vì vậy phong tài chính kế toán có nhiệm vụ và quyền hạn sau: -Giúp Hiệu trưởng quản lý công tác tài chính . Lập kế hoạch thu chi hàng quý, hàng năm của trường. Thực hiện các khoản thu chi, lập quyết toán hàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ tài chính của nhà nước. -Tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận trong trường. Tổ chức định kỳ kiểm tra đánh giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước. -Lập kế hoạch thu chi hàng tháng, đánh giá việc thực hiện kế hoạch thu chi hàng tháng của trường. -Phòng tài chính kế toán bao gồm 6 cán bộ, mỗi cán bộ lại đảm nhận phụ trách một khâu kế toán riêng, cụ thể như: Kế toán trưởng - trưởng phòng: Có nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và các mặt công tác của phòng. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ và các mặt công tác của cán bộ nhân viên trong phòng. Tổ chức, đôn đốc việc thực hiện về chế độ chính sách, nội quy, quy chế và những quy định của nhà trường, của Đảng và nhà nước. Có trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt điều khiển hoạt động của phòng đi vào nề nếp thống nhất và khoa học. Kế toán thanh toán (Kế toán tiền mặt) Có nhiệm vụ viết phiếu thu chi hàng ngày căn cứ vào chức từ gốc về các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt. Các phiếu thu chi phải có ký duyệt của trưởng phòng mới có giá trị thu chi tiền. Kiểm tra sự hợp pháp của chứng từ gốc trước khi viết phiếu thu chi. Mở sổ sách theo dõi quỹ tiền mặt thu chi hàng ngày đối chiếu kiểm tra thủ quỹ, lập biên bản kiểm quỹ phân loại theo từng loại tiền. Kế toán vật tư, TSCĐ: Có nhiệm vụ Theo dõi kiểm tra việc nhập xuất vật tư vật liệu, thường xuyên đối chiếu kiểm tra giữa sổ sách kế toán và thực tế tồn kho tránh hiện tượng hao hụt, thất thoát vật tư. Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời số lượng nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ ở đơn vị. Kế toán theo dõi HMKP và tiền gửi kho bạc: tổ chức thực hiện việc theo dõi HMKP từng loại nghiệp vụ tiền gửi, định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc để điều chỉnh kịp thời. Kế toán tổng hợp: tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kế toán, đối chiếu kiểm tra với các nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo quyết toán đảm bảo tính trung thực phản ánh rõ ràng. Thủ quỹ: giữ và xuất tiền khi nhận được chứng từ thu chi. Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức kế toán của trường. Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán Tổng hợp, BC TC Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán (KTTM) Kế toán theo dõi HMKP, TGKB Kế toán theo dõi HMKP, TGKB 2. Hình thức kế toán Hiện nay phòng kế toán tài chính của Trường TH Thuỷ Sản IV đang áp dụng phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ ". Đặc trưng cơ bản của phương pháp này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào các "Chứng từ ghi sổ " do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm có chứng từ gốc kèm theo, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán toán. Với hình thức này phòng kế toán tài chính của trường đã sử dụng một số mẫu biểu sau: Sổ đăng ký chứng từ; chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết; sổ theo dõi HMKP; sổ quỹ tiền mặt; sổ tạm ứng; sổ lương; sổ tổng hợp chi tiết chi hoạt động; sổ theo dõi TSCĐ…. Ngoài ra, đơn vị còn sử dụng séc lĩnh tiền mặt dùng cho các tài khoản tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ số liệu của chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã lập được chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cho số, ngày cùng chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tàik hoản. Sau khi đối chiếu, kiểm tra đảm bảo khớp đúng số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái thì số liệu khoá sổ trên sổ cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ, sổ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiền hành khó các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Số liệu khoá sổ trên sổ cái và số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết ” của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ Kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Bảng đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu k/tra Phần 2: Thực tế công tác kế toán tại trường TH thuỷ sản IV a Công tác quản lý tài chính của Trường TH Thuỷ Sản IV 1. Công tác lập dự toán thu chi năm. 1.1. Căn cứ lập: - Căn cứ vào đường lối chính sách của Đảng và nhà nước trong năm kế hoạch. - Căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ của ngành và khối lượng công tác của trường trong năm kế hoạch. - Căn cứ vào ước tình hình thực hiện dự toán thu chi của năm trước. 1.2 Trình tự lập: */ Công tác chuẩn bị: - Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch. - Trưng cầu ý kiến của các phòng ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu chi tiêu của các bộ phận đó trong năm kế hoạch. - Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu chi của năm trước. Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch. */ Lập dự toán: - Thông qua thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các phòng ban, lập dự chữ chi tiêu của bộ phận minh. - Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương, phụ cấp lương… và tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán chung của đơn vị, trình đơn vị xét duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên. 1.3 Phương pháp lập: */ Tính các chỉ tiêu sự nghiệp cơ bản: - Số học sinh bình quân năm: là số học sinh hiện có bình quân trong năm học đó. Số hs có mặt x 5 tháng + Số hs có mặt x 4 tháng đầu năm tháng 9 Số học sinh = bình quân năm 9 tháng - Số lớp học bình quân năm: là số học sinh hiện có trong năm học. Số lớp học hiện x 5 tháng + Số lớp học hiện x 4 tháng có đầu năm có tháng 9 Số lớp học = bình quân năm 9 tháng Dựa vào các căn cứ lập dự toán tính toán các mục thu, mục chi trong năm kế hoạch (có chi tiết theo từng tiểu mục) mà đơn vị có phát sinh các nguồn thu đó ghi vào biểu số 4 - dự toán thu chi ngân sách năm: Đối với các khoản chi thừơng xuyên (chi cho các cá nhân, chi cho hàng hoá dịch vụ ) , dựa vào các chính sách, chế độ chi tiêu, tiêu chuẩn định mức để lập từng mục, ( để có chi tiết từng tiểu mục ). Đối với những khoản chi không thườn xuyên, thì dựa vào nhu cầu thực tế để lập các mục (để có chi tiết từng tiểu mục) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm 2/ Công tác chấp hành dự toán thu chi năm. 2.1 Lập dự toán thu chi quý. */ Căn cứ lập: - Căn cứ vào dự toán thu chi năm đã được xét duyệt. - Căn cứ vào khối lượng công tác và đặc điểm hoạt động của từng quý. - Căn cứ vào chính sách, chế độ tiêu chuẩn định mức chi tiêu nhà trường - Căn cứ vào ước thực hiện dự toán thu chi quý trước và tình hình thực hiện dự toán thu chi của quý này năm trước. */ Công tác chuẩn bị : Như ở phần lập dự toán thu chi năm */ Phương pháp lập: - Tính toán kế hoạch thu chi từng tháng trong quý (có chi tiết từng mục, tiểu mục). Sau đó tổng hợp kế hoạch thu chi của từng tháng trong quý thành dự toán thu chi quý. B. Công tác kế toán tại trường TH thuỷ sản IV I. Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng kho bạc nhà nước. 1. Kế toán tiền mặt 1.1. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 111 - Tiền mặt - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ. - Kế toán qũy tiền mặt phải phản ánh đầy đủ kịp thời, chính sách số hiện có, tình hình biến dộng các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Tiền toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định trong chế độ kế toán quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các qui định về thủ tục thi chi, nhập quỹ, xuất quỹ kiểm soát trước quỹ, giữ quỹ và kiểm kê nhà nước. 1.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu thu (Mẫu C21-H) - Phiếu chi (Mẫu C22-H) - Biên lai thu tiền (Mẫu C27-H) - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu C23-H) - Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C24-H) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu C26 a,b-H) - Bảng kê vàng, bạc, đá quý (Mẫu C25-H) 1.3. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 111 - Tiền mặt - Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và vốn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu ngoại tệ và các chứng chỉ có giá). - Nội dung và kết cấu Nợ TK 111 - Tiền mặt Có Các khoản tiền mặt tăng do: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tê, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ có giá. - Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ. Các khoản tiền mặt giảm do: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ có giá. - Số thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ Số dư: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và các chứng chỉ có giá còn tồn quỹ. Tài khoản 111 - Tiền mặt có 4 TK cấp 2: TK 1111 - Tiền Việt Nam TK 1114 - Chứng chỉ có giá TK 1112 - Ngoại tệ TK 1113 - Vàng bạc, đá quý, kim khí quý. 1.4. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/2003 (1) CT số 5 ngày 7/1 phiếu thu BHXH, BHYT T1/2003: 2.472.800 Nợ TK 111 2.472.800 Có TK 332 2.472.800 ct TK 3321 2.060.700 ct TK 3322 412.100 (2) CT số 4 ngày 7/1, Hoa mua bảo hộ lao động (PN3, PN2): 230.000 Nợ TK 152 (1526) 230.000 Có TK 111 230.000 (3) (3.1) CT số 4 ngày 7/1, phiếu chi tiền lương T1/03 cho CBCNV: 33.724.700 Nợ TK 334 (3341) 33.724.700 Có TK 111 33.724.700 (3.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 33.724.700 Có TK 334 (3341) 33.724.700 (4) CT số 5 ngày 7/1, phiếu thu tiền điện T12/02 của CBCNV: 3.713.700 Nợ TK 111 3.713.700 Có TK 331 (3318) 3.713.700 (5) CT số 5 ngày 7/1, Nga thu học phí HKI năm thứ 1 của lớp KT8, N8, QT8, 45A1 Nợ TK 111 123.950.000 Có TK 461 (4612) 123.950.000 (6) (6.1) CT số 4 ngày 7/1 phiếu chi phụ cấp 35% T1/2003: 7.332.300 Nợ TK 334 (3341) 7.332.300 Có TK 111 7.332.300 (6.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 7.332.300 Có TK 334 (3341) 7.332.300 (7) CT số 4 ngày 21/1, Huệ hỗ trợ trung tâm điều dưỡng thương binh 600.000 Nợ TK 661 (6612) 600.000 Có TK 111 600.000 (8) CT số 4 ngày 27/1, Thanh mua vật tư phục vụ thực hành Nợ TK 661 (6612) 6.963.000 Có TK 111 6.963.000 (9) CT số 4 ngày 27/1, Thanh mua vật tư nhập kho (PN8, PN4): 3.906.000 Nợ TK 152 3.906.000 ct - 1521 3.409.000 ct- 1526 497.000 Có TK 111 3.906.000 (10) CT số 4 ngày 27/1, Hoàn tiếp nhận khách trong những ngày tết: 284.700 Nợ TK 661 (6612) 284.700 Có TK 111 284.700 (11) CT số 4 ngày 27/1, Xuân tiền công vận chuyển rác thải: 800.000 Nợ TK (6612) 800.000 Có TK 111 800.000 (12) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật tư: 13.000.000 Nợ TK 312 (3121) 13.000.000 Có TK 111 13.000.000 (13) CT số 4 ngày 27/1, Khiêm đặt mua 2 giàn máy quạt nước (PN7) Nợ TK211 (2113) 13.000.000 Có TK 111 13.000.000 đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661 (6612) 13.000.000 Có TK 466 13.000.000 (14) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật tư: 13.000.000 Nợ TK 312 (3121) 13.000.000 Có TK 111 13.000.000 (15) CT số 5 ngày 11/2, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 180.406.200 Nợ TK 111 180.406.200 Có TK 461 (4612) 180.406.200 đồng thời Có TK 008 (0081) 180.406.200 (16) CT số 5 ngày 12/2, Thuyết thu học phí HK II của lớp 44C, 44A1 Nợ TK 111 24.000.000 Có TK 461 (4612) 24.000.000 (17) CT số 4 ngày 12/2, Thanh sửa chữa máy photo: 5.830.000 Nợ TK 661 (6612) 5.830.000 Có TK 111 5.830.000 (18) CT số 5 ngày 17/2, Hiếu thu tiền điện T1/2003: 3.619.800 Nợ TK 111 3.619.800 Có TK 331 (3318) 3.619.800 (19) CT số 5 ngày 17/2, Hiếu thu BHXH, BHYT T2/03 của CBCNV: 3.479.500 Nợ TK 111 3.579.500 Có TK 332 3.579.500 ct - 3321 2.983.000 ct - 3322 596.500 (20) (20.1) CT số 4 ngày 17/2, Hiếu chi lương T2/03 cho CBCNV: 47.346.600 Nợ TK 334 (3341) 47.346.600 Có TK 111 47.346.600 (20.2) K/c số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 47.346.600 Có TK 334 (3341) 47.346.600 (21) (21.1) CT số 4 ngày 17/2, Hiếu chi phụ cấp 35% T2/03: 10.262.700 Nợ TK 334 (3341) 10.262.700 Có TK 111 10.262.700 (21.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.262.700 Có TK 334 (3341) 10.262.700 (22) CT số 4 ngày 20/2, Loan tiền công coi thi lớp K7, TH: 17.709.000 Nợ TK 661 (6612) 17.709.000 Có TK 111 17.709.000 (23) CT số 5 ngày 4/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 90.430.900 Nợ TK 111 90.430.900 Có TK 461 (4612) 90.430.900 đồng thời Có 008 (0081) 90.430.900 (24) CT số 5 ngày 14/3, Thanh hoàn ứng mua vật tư: 13.000.000 Nợ TK 111 13.000.000 Có TK 312 (3121) 13.000.000 (25) CT số 5 ngày 14/3, Hiếu thu tiền điện T2/03 của CBCNV: 3.074.700 Nợ TK 111 3.074.700 Có TK 331 (3318) 3.074.700 (26) CT số 5 ngày 14/3, Hiếu thu BHYT, BHXT T3/03 của CBCNV: 3.664.200 Nợ TK 111 3.664.200 Có TK 332 3.664.200 ct - 3321 3.037.900 ct - 3322 626.300 (27)(27.1) CT số 4 ngày 17/3, Hiếu chi lương T3/03 cho CBCNV: 46.830.400 Nợ TK 334 (3341) 46.830.400 Có TK 111 46.830.400 (26.2) K/c số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 46.830.400 Có TK 334 (3341) 46.830.400 (27) (27.1) CT số 4, ngày 18/3 Hiếu chi phụ cấp 35% T3/03: 10.054.600 Nợ TK 334 (3341) 10.054.600 Có TK 111 10.054.600 (27.2) K/c số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.054.600 Có TK 334 (3341) 10.054.600 (28) CT số 4 ngày 20/3, Việt phụ cấp công tác phí: 580.000 Nợ TK 661 (6621) 580.000 Có TK 111 580.000 (29) CT số 5 ngày 21/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ Nợ TK 111 244.503.800 Có TK 461 (4621) 244.503.800 đồng thời Có TK 008 (0081) 244.503.800 (30) CT số 4 ngày 5/3, Thanh mua vật tư nhập kho A: 9.975.000 Nợ TK 661 (6612) 9.975.000 Có TK 111 9.975.000 1.5. Ghi sổ kế toán Sổ Cái TK 111 - Tiền mặt 2-Kế toán tiền gửi kho bạc (giao dịch với kho bạc Từ Sơn – Bắc Ninh) Sử dụng hạn mức kinh phí 2.1. Giấy rút HMKP kiểm chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện cấp séc bảo chi (mẫu số C2-02/KB) Không ghi vào khu vực này Giấy rút HMKP ngân sách TW Kiêm chuyển khoản, chuyển thư- điện Mẫu số C2-01/KB Số: 02/02 cấp séc bảo chi Lập này 26 tháng 2 năm 2003 Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo X) Đơn vị trả tiền: Trường TH thuỷ sản 4 Tên tài khoản: 301.010000.08 MS: 101.500.000.106 Tại KBNN: Từ Sơn - Bắc Ninh Phần do KBNN ghi Nợ TK: ………………..._. Có TK: ……………….. Đơn vị nhận tiền: Bưu điện Từ Sơn - Bắc Ninh Địa chỉ: Từ Sơn - Bắc Ninh Số tài khoản: 431.101.000.246 Tại ngân hàng: Nông nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Nội dung thanh toán C L K M TM Số tiền Chuyển tiền T1/2003 015A 14 08 111 5.337.600 Cộng: 5.337.600 Số tiền bằng chữ: (Năm triệu ba trăm ba bảy ngàn sáu trăm đồng) Đơn vị trả tiền KBNN A ghi sổ ngày 11/2/03 KBNN B, NHB ghi sổ ngày 11/2 Kế toán trưởng Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc 2.2. Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lãnh tiền mặt (Mẫu C02-01-KB) Không ghi vào khu vực này Giấy rút HMKP ngân sách TW Kiêm lĩnh tiền mặt Mẫu số C2-01/KB Số: 01/03 cấp séc bảo chi Lập này 11 tháng 2 năm 2003 Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo ) Đơn vị trả tiền: Trường TH thuỷ sản IX Tên tài khoản: 301.010000.08 MS: 101.500.000.106 Tại KBNN: Từ Sơn - Bắc Ninh Phần do KBNN ghi Nợ TK: ……………….. Có TK: ……………….. Đơn vị nhận tiền: Ngô Thị Hiếu Giấy chứng minh nhân dân số: 125005582 Cấp ngày: 08/4/1997 Nơi cấp: Công an Bắc Ninh Nội dung thanh toán C L K M TM Số tiền Rút: - Tiền lương T1/2003 - Tiền công coi thi - Phụ cấp lương - Vận chuyển rác thải - Mua vật tư phục vụ T/hành - Chi khác - Mua 2 giàn máy quạt nước 015A 015A 015A 015A 015A 015A 015A 14 14 14 14 14 14 14 08 08 08 08 08 08 08 100 101 102 109 119 134 145 33.724.700 17.709.000 7.332.300 800.000 6.963.000 884.700 13.000.000 Cộng: 80.413.700 Số tiền bằng chữ: (Tám mươi triệu bốn trăm mười ba ngàn bảy trăm đồng) Đơn vị trả tiền KBNN A ghi sổ ngày 11/2/03 KBNN B, NHB ghi sổ ngày 11/2 Kế toán trưởng Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc II. Kế toán vật liệu và dụng cụ : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị . Khác với đơn vị sản xuất kinh doanh, vật liệu dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động HCSN theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN bao gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị : nguyên liệu, vật liệu (dùng cho công tác chuyên môn như thuốc men, giấy, bút mực ); nhiên liệu (cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như than, củi, xăng, dầu … ); phụ tùng thay thế (dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải); dụng cụ(những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ như : ấm chén, phích nước… ) 2.1 Nguyên tắc hạch toán TK 152 – Vật liệu dụng cụ. Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất kho vật liêu, dụng cụ . Tất cả các vật liệu dụng cụ. Khi nhập, xuất phải làm đầy đủ thủ tục : cân, đong, đo, đếm và bắt buộc phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Chỉ hạch toán vào TK 152 – Vật liệu dụng cụ giá trị của vật liệu, dụng cụ thực tế nhập xuất qua kho. Các loại Vật liệu dụng cụ mua về đưa vào sử dụng ngay không qua kho thì không hạch toán vào tài khỏan này. Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ phải thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán . ở kho, thủ kho phải mở sổ hoặc (thẻ kho) theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu , dụng cụ; ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu dụng cụ để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ kế toán phải thực hiện được đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ. Trường hợp phát hiện chênh lệch phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Hạch toán nhập, xuất, tồn kho Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN phải phản ánh theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng trường hợp cụ thể: * /Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho Giá thực tế vật liệu dụng cụ mua ngoài nhập kho : Đối với vật liệu , dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: được tính theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí có liên quan đến quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ (chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp…) được ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan. Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT là giá mua không có thuế Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo pphương pháp trực tiếp và các hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá thực tế vật liệu, dụng cụ mua ngoài là tổng giá mua phải thanh toán có cả thuế GTGT ( Tổng giá thanh toán) Giá thực tế vật liệu dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đó . Giá thực tế vật liêu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tải sản của đơn vị xác định trên đơn vị giá trị hiện còn của vật liêu, dụng cụ đó. */Giá thực tế vật liêu, dụng cụ xuất kho Việc tính giá thực tế của vật liêu, dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liêu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân. Công thức tính: x = Giá thực tế VLDC Giá thực tế bình quân Số lượng VLDC xuất trong kỳ cho một đơn vị VLDC xuất trong kỳ Giá thực tế VLDC + Giá thực tế VLDC = Giá thực tế b/quân tồn đầu kỳ nhập trong kỳ cho 1 đv VLDC Số lượng VLDC + Số lượng VLDC tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế nhập trứơc, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất ra trước, xuất hết số nhập trước mới số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói một cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua sau cùng. Giá thực tế nhập sau, xuất trước Theo phương pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, xuất hết số nhập sau mới xuất đến số nhập lần kế tiếp trước đó theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước Giá thực tế đích danh: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp có thể nhận dạng từng thứ, từng nhóm hoặc loại vật liêu, dụng cụ theo từng hóa đơn từ khi nhập cho đến khi xuất. Khi có giá thực tế của vật liệu xuất kho phụ thuộc vào số vật liệu thuộc hóa đơn nào lấy ra. Phương pháp này thường áp dụng đối với loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.2. Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu nhập kho (mẫu số C11 – H) Phiếu xuất kho (mẫu số C12 – H) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mã số C14 – H) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa Chứng từ liên quan. 2.3 Tài khoản kế toán sử dụng. TK 152 – Vật liệu dụng cụ Công dụng: TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN Nội dung và kết cấu: Nợ TK 152 – Vật liệu dụng cụ Có Trị giá thực tế VLDC nhập kho Trị giá VLDC thừa khi kiểm kê Trị giá thực tế VLDC xuất kho Trị giá VLDC thiếu khi kiểm kê Số dư: Trị giá thực tế VLDC thực còn trong đơn vị 2.4 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong quý I/2003. CT số 04 ngày 7/01, Hoa mua bảo hộ lao động (PN3, PN2): 230.000 đ Nợ TK 152 (1526): 230.000 đ Có TK 111: 230.000đ CT số 04 ngày 27 /01, Thanh mua Vật tư nhập kho (PN5, PN4): 3.906.000 đ Nợ TK 152 3.906.000 Ct – 1521: 3.409.000 - 1526: 497.000 Có TK 111 3.906.000 II. Kế toán Tài sản cố định TSCĐ là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định (Nếu thiếu một trong các bộ phận thì cả hệ thống không hoạt động được ) thỏa mãn đồng thời cả 2 điều kiện: có giá trị (NG) từ 5 triệu đồng trở lên, có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên. 3.1 Nguyên tắc hạch toán TK 211- TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất, có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị về thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính. Giá trị TSCĐHH phản ánh trên TK 211 theo nguyên giá . Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá của TSC Đ. Tùy thuộc vào nguồn hình thành, nguyên giá TSCĐHH được xác định như sau: Nguyên giá của TSCĐ HH mua sắm gồm: giá mua và các chi phí vận chuyển, bốc rỡ, lắp đặt chạy thử… (nếu có) cụ thể: Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế thì gía trị TSCĐ HH mua vào dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT là giá mua không có thuế. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và các hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá trị tài sản cố đinh hữu hình mua vào là tổng giá mua phải thanh toán có cả thuế GTGT. Nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng là giá trị công trình bàn giao theo quyết toán đã được duyệt y . Nguyên giá của TSCĐ HH được cấp là giá trị ghi trong “Biên bản giao nhận TSCĐ” của đơn vị cấp và chi phí lắp đặt, chạy thử nếu có. Nguyên giá của TSCĐ hữu hình nhận tặng, biếu viện trợ là giá do hội đồng gồm đại diện các cơ quan có thẩm quyền định giá để làm căn cứ lập thông báo ghi thu ghi chi ngân sách. Nguyên giá TSCĐ được đánh giá lại theo quyết định của nhà nước là giá khôi phục áp dụng trong việc đánh giá lại TSCĐ Chỉ được thay đổi nguyên giá TCSĐHH trong các trường hợp sau: Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của nhà nước Xây lắp trang bị thêm Cải tạo nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ. Tháo rỡ một hoặc một số bộ phận của TSCĐ. Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ HH đều phải lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” phải thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục theo quy định của nhà nước. Sau đó phải lập và hoàn chỉnh hồ sơ TSCĐ về mặt kế toán . TSCĐHH phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản , quản lý và sử dụng TSCĐ. 3.2.Chứng từ kế toán sử dụng Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, .... 3.3.Tài khoản kế toán sử dụng TK 211-TK TSCĐ hữu hình Công dụng:TKnày dùng để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá Kết cấu và nội dung: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có Nguyên giá của TSCĐHH tăng do mua sắm, xây dựng, nhận, biếu tặng.. Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm. Các trường hợp khác làm tăng nguyên giá của TSCĐ. Nguyên giá của TSCĐHH giảm do nhượng bán, thanh lý, điều chuyển.... Nguyên giá của TSCĐHH giảm do tháo dỡ một số bộ phận. Các trường hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ. Số dư: nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị TK 211 có các TK cấp 2: TK 2111: đất TK 2114: Phương tiện vận tải TK 2112: nhà cửa, vật kiến trúc TK 2115: Phương tiện quản lý TK 2113: Máy móc thiết bị TK 2118: TSCĐ khác 3.4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong quý I/2003 (1) CT số 4 ngày 27/1, Khiêm đặt mua 2 giàn máy quạt nước (PN7) Nợ TK 211 (2113) 13.000.000 Có TK 111 13.000.000 đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661 (6612) 13.000.000 Có TK 466 13.000.000 3.5. Ghi sổ kế toán: Sổ Cái TK 211 (2113) Sổ Cái Tên tài khoản TSCĐ hữu hình Số hiệu: 211 (2113) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày tháng Số Nợ Có PTC CTGS Số dư đầu kì 17.191.440.936 27/1/03 9 4 Khiêm mua 2 giàn máy quạt nước 111 Tổng cộng phát sinh Luỹ kế đến cuối kỳ Số dư cuối kỳ 13.000.000 13.000.000 17.204.440.936 IV. Kế toán các khoản thanh toán 4.1. Kế toán các khoản nợ phải thu 4.1.1. Kế toán tạm ứng Khoản tạm ứng là một khoản tiền do đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện một số công việc như mua văn phòng phẩm, vật tư, hàng hoá, giao dịch, chi cho hành chính, tiền tàu xe, phụ cấp đi đường… a) Nguyên tắc hạch toán TK 312 - Tạm ứng - Khoản tạm ứng là một khoản tiền, vật tư giao cho người nhận tạm ứng giải quyết công việc cụ thể nào đó của đơn vị, cá nhân đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là công chức, viên chức hoặc cán bộ hợp đồng của đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải là thủ trưởng đơn vị chỉ định. - Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ để thanh toán ngay. Sổ tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương được lĩnh hàng tháng. - Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kì trước mới cho tạm ứng kì sau. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng người tạm ứn, từng khoản tạm ứng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng. b) Chứng từ kế toán sử dụng - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C23-H) - Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số C24-H) - Giấy đi đường (Mẫu số C07-H) c) Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 312 - Tạm ứng Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng, công tác phí, mua vật tư, chi hành chính. - Kết cấu và nội dung Nợ TK 312 - Tạm ứng Có - Các khoản tiền, vật tư tạm ứng - Các khoản tạm ứng đã được thanh toán - Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Số dư: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán d) Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/03 (1) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật tư 13.000.000 Nợ TK 312 (3121) 13.000.000 Có TK 111 13.000.000 (2) CT số 5 ngày 14/3, Thanh hoàn ứng mua vật tư 13.000.000 Nợ TK 111 13.000.000 Có TK 312 (3121) 13.000.000 4.2. Kế toán các khoản nợ phải trả 4.2.1. Kế toán các khoản phải trả Trong quá trình hoạt động ở đơn vị HCSN phát sinh nhiều khoản nợ phải trả với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị bao gồm: - Các khoản phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ vật tư, người nhận thầu về XDCB… - Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay đến hạn trả nhưng chưa trả. - Giá trị tài sản thừa xác định được nhưng chưa giải quyết. a) Nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả - Mọi khoản nợ phải tra của đơn vị đều phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả của các chủ nợ. - Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời đúng hạn cho các chủ nợ. - Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ, theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. b) Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn mua hàng - Biên bản kiểm kê tài sản - Phiếu chi… c) Tài khoản kế toán sử dụng * TK 331 - Các khoản phải trả - Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay… và các khoản khác. - Kết cấu và nội dung Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Có - Các khoản đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ,… - Các khoản đã trả nợ vay - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Các khoản đã trả khác. - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ - Các khoản nợ vay - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Các khoản phải trả khác Số dư: Phản ánh số đã trả lớn hơn số phải trả của chủ nợ (nếu có Số dư: - Số tiền còn phải trả cho chủ nợ - Giá trị TS phát hiện thừa chờ giải quyết. d) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong quý I/2003 (1) Chứng từ số 5 ngày 7/1/03, Hiếu thu tiền điện tháng 12/02 của CBCNV Nợ TK 111 3.713.700 Có TK 331 (3318) 3.713.700 (2) Chứng từ số 5 ngày 17/2/03, Hiếu thu tiền điện T1/03 là 3.619.800 Nợ TK 111 3.619.800 Có TK 331 (3318) 3.619.800 (3) Chứng từ số 3 ngày 26/2/03, chuyển tiền điện thắp sáng T1/03 là: Nợ TK 331 (3318) 17.772.000 Có TK 461 (4612) 17.772.700 đồng thời Có TK 008 (0081) 17.772.700 (4) Chứng từ số 5 ngày 14/3/03, Hiếu thu tiền điện T2/03 của CBCNV là 3.074.700 Nợ TK 111 3.074.700 Có TK 331 (3318) 3.074.700 (5) CT số 3 ngày 21/3/03, chuyển tiền điện thắp sáng T1/03: 23.378.900 Nợ TK 331 (3318) 23.378.900 Có TK 461 (4612) 23.378.900 đồng thời có TK 008 (0081) 23.378.900 (6) CT số 6 ngày 30/3/03, kết chuyển tiền điện quý I/03 là: 30.743.400 Nợ TK 661 (6612) 30.743.400 Có TK 331 (3318) 30.743.400 e) Ghi sổ kế toán - Sổ Cái TK 331 4.2.2. Kế toán các khoản phải nộp theo lương Các khoản phải nộp theo lương là các khoản BHXH, BHYT được tính, trích theo lương, phụ cấp theo chế độ nhà nước quy định và phải nộp cho các cơ quan quản lý quỹ có liên quan. - BHXH: đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động trong đơn vị. Tổng mức đóng BHXH là 20% trên tiền lương trong đó đơn vị sử lao động có trách nhiệm đóng BHXH (15%) và trích từ tiền lương của từng người lao động (5%) để đóng cùng một lúc vào quỹ BHXH. Tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH gồm lương ngạch bậc, chức vụ, hợp đồng và các khoản phụ cấp khu vực, đất đỏ, thâm niên, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có). - BHYT: Mức đóng BHYT bằng 3% tiền lương cấp bậc lương chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) và các khoản phụ cấp chức vụ, khu vực đắt đỏ, thâm niên theo qui định của nhà nước, cơ quan sử dụng CCVC có trách nhiệm đóng 2%, CCVC đóng 1%. a) Nguyên tắc hạch toán - Các khoản phải nộp theo tiền lương phải được kế toán tính toán chính xác kịp thời và mở sổ chi tiết để theo dõi riêng từng khoản. Việc tính toán trích nộp phải tuân thủ theo chế độ hiện hành của nhà nước. - Các khoản phải nộp theo lương bao gồm BHXH, BHYT b) Chứng từ kế toán sử dụng - Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT - Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu C02-H) - Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau - thai sản - Phiếu trợ cấp BHXH… c) Tài khoản kế toán sử dụng * TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương - Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXY, BHYT của đơn vị. - Kết cấu và nội dung: Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương Có - Số BHXH, BHYT đã nộp cho cơ quan quản lý. - Số BHXH chi trả cho những người được hưởng chế độ BHXH tại đơn vị - Trích BHXH, BHYT tính vào chi của đơn vị. - Số tiền BHXH được cơ quan BHXH cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ BHXH của đơn vị. - Số lãi nộp chậm, số tièn BHXH phải nộp. Số dư: - Số tiền BHXH, BHYT còn phải nộp cho cơ quan quản lý. - Số tiền BHXH nhận của cơ quan BHXH cấp để chi trả cho đối tượng hưởng chế độ BHXH của đơn vị. TK 332 có 2 TK cấp 2. TK 3321 - BHXH TK 3322 - BHYT d) Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/2003 (1) CT số 5 ngày 7/1/03, phiếu thu BHXH, BHYT T1/03: 2.472.800 Nợ TK 111 2.472.800 Có TK 332 2.472.800 ct - 3321 2.060.700 ct - 3322 412.100 (2) CT số 5 ngày 17/2/03, phiếu thu BHXH, BHYT T2/03 của CBCNV: 3.579.500 Nợ TK 111 3.579.500 Có TK 332 3.579.500 ct - 3321 2.983.000 ct - 3322 596.500 (3) CT số 5 ngày 14/3/03, Hiếu thu BHXH, BHYT T3/03: 3.664.200 Nợ TK 111 3.664.200 Có TK 332 3.664.200 ct - 3321 3.037.900 ct - 3322 626.300 (4) CT số 3 ngày 24/3/03, chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 20.000.000 Nợ TK 332 20.000.000 ct- 3321 14.333.500 ct - 3322 5.666.500 Có TK 461 (4612) 20.000.000 đồng thời ghi Có TK 008 (0081) 20.000.000 (5) CT số 6 ngày 30/3/03, kết chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 10.283.500 Nợ TK 661 (6612) 10.283.500 Có TK 332 10.283.500 ct - 3321 6.251.900 ct - 3322 4.031.600 c) Ghi sổ kế toán Sổ Cái TK 332 4.2.3. Kế toán phải trả viên chức Trong đơn vị HCSN các khoản phải trả viên chức và đối tượng khác bao gồm: tiền lưong và phụ cấp lương; tiền thưởng; tiền làm đêm, thêm giờ, BHXH trả thay lương. Ngoài ra, còn có các khoản chi trả cho các đối tượng khác (học sinh sinh viên, các cán bộ nghỉ hưu, các đối tượng hưởng chính sách) về học bổng, sinh hoạt phí, lương hưu và các khoản trợ cấp khác. a. Nguyên tắc hạch toán - Phải tính toán chính xác và chi trả kịp thời các khoản phải trả viên chức. - Phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán theo từng khoản phải trả. b. Chứng từ kế toán sử dụng - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số C02-H) - Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) cho HSSV (Mẫu số S02b-H) - Bảng chấm công (mẫu số C01-H) c. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 334 - phải trả viên chức - Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị HCSN về tiền lương và các khoản phải trả khác. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong trường học, bệnh viện… về các khoản học bổng, sinh hoạt phí. - Kết cấu và nội dung Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có - Tiền lương và các khoản khác đã trả cho CNVC và đối tượng khác của đơn vị - Các khoản đã khấu trừ và lương sinh hoạt phí - Tiền lương và các khoản khác phải trả cho CNVC, cán bộ h/đồng trong đvị. - Số sinh hoạt phí, học bổng phải trả HSSV và các đối tượng khác. Số dư: Các khoản còn phải trả cho CNVC, HSSV và các đối tượng khác TK 334 có 2 TK cấp 2: TK 3341 - Phải trả viên chức nhà nước TK 3348- Phải trả các đối tượng khác. d. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/2003 (1)(1.1) CT số 4 ngày 7/1, Hiếu chi tiền lương T1/03 cho CBCNV: 33.724.700 Nợ TK 334 (3341) 33.724.700 Có TK 111 33.724.700 (1.2) Kết chuyển số đã chi vào chi phí hoạt động Nợ TK 661 (6612) 33.724.700 Có TK 334 (3371) 33.724.700 (2) (2.1) CT số 4, ngày 7/4, Hiếu chi phụ cấp 35% T1/03: 7.332.300 Nợ TK 334 (3341) 7.332.300 Có TK 111 7.332.300 (2.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 7.332.300 Có TK 334 (3341) 7.332.300 (3) (3.1) CT số 4 ngày 17/2 Hiếu chi lwong T2/03 cho CBCNV: 47.346.600 Nợ TK 334 (3341) 47.346.600 Có TK 111 47.346.600 (3.2) Kết chuyển số chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 47.346.600 Có TK 3341 47.346.600 (4) (4.1) CT số 4 ngày 17/2, Hiếu chi phụ cấp 5% T2/03: 10.262.700 Nợ TK 334 (3341) 10.262.700 Có TK 111 10.262.700 (4.2) Kết chuyển số đã chi vào hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.262.700 Có TK 334 (3341) 10.262.700 (5)(5.1) CT số 4 ngày 17/3, Hiếu chi lương T3/03 cho CBCNV: 46.830.400 Nợ TK 334 (3341) 46.830.400 Có TK 111 46.830.400 (5.2) Kết chuyển số đã chi vào hoạt động Nợ TK 661 (6612) 46.830.400 Có TK 334 (3341) 46.830.400 (6) (6.1) CT số 4 ngày 18/3, Hiếu chi phụ cấp 35% T2/03: 10.054.600 Nợ TK 334 (3341) 10.054.600 Có TK 111 10.054.600 (6.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.054.000 Có TK 334 (3341) 10.054.000 e. Ghi Có kế toán - Sổ Cái TK 334 (3341) IV. Kế toán nguồn kinh phí 5.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan đơn vị HCSN. Nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ các nguồn: - NSNN cấp: nguồn kinh phí này được tiến hành cấp phát dưới 2 hình thức chủ yếu: cấp phát bằng hạn mức (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận được trên cơ sở hạn mức được phân phối); cấp phát bằng lệnh chi tiền (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận được do cấp trên hoặc NSNN cấp bằng tiền). - Nhận biếu tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nước. - Thu hồi phí và các khoản đóng góp của hội viên - Bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung các khoản thu tại đơn vị được phép giữ lại để chi và một phần do ngân sách hỗ trợ (đối với đơn vị được phép thực hiện cơ chế gián thu bù chi). - Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. 5.1.1. Nguyên tắc hạch toán TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động - TK 461 được áp dụng ở mọi đơn vị HCSN và được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành. - Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. - Để theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phải phản ánh vào TK của cấp mình số kinh phí được cấp của bàn thân đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được khi báo cáo quyết toán cấp dưới được duyệt y. - Cuối kỳ kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính qui định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyển sang năm sau kinh phí chưa sử dụng hết khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép. - Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trước. Nợ TK TK 4612 Có TK 4611 5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Thông báo HMKP được cấp - Giấy phân phối HMKP (Mẫu số C2- 03/KB) - Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-01/KB) - Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản, chuyển tiền, séc bảo chi (MSC2-02/KB) - Các chứng từ khác có liên quan đến người kinh phí. 5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động - Cộng dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị. - Nội dung và kết cấu. Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có - Số kinh phí nộp lại NSNN hoặc nộp lại cấp trên. - Kết chuyển số chi hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động - Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên. - Số kinh phí nhận được do hội viên đóng góp, do viện trợ, bổ sung thêm. Số dư: - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có) - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán. Tài khoản 461 có 3 TK cấp 2: TK 4611 - Năm trước TK 4612 - Năm nay TK 4613 - Năm sau * Tài khoản 008 - Hạn mức kinh phí - Công dụng: TK này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp được phân phối và cấp phát sử dụng. - Kết cấu và nội dung: Nợ TK 008 - Hạn mức kinh phí Có - HMKP hoạt động được phân phối - Số nộp khôi phục HMKP - Số hạn mức KP đã được cấp phát sử dụng - HMKP hoạt động phân phối cho đơn vị cấp dưới. Số dư: HMKP còn được sử dụng TK 008 có 3 TK cấp 2: TK 0081 - HMKP thuộc ngân sách trung ương TK 0082 - HMKP thuộc ngân sách tỉnh TK 0083 - HMKP thuộc ngân sách huyện Cuối năm số HMKP sử dụng không hết, đã được phân phối phải nộp cho KBNN. 5.1.4. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quí I/03 (1) CT số 5 ngày 11/2/03, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 180.406.200 Nợ TK 111 180.406.200 Có TK 461 (4612) 180.406.200 đồng thời Có TK 008 (0081) 180.406.200 (2) Chứng từ số 3 ngày 11/2/03 chuyển cước phí Tel T12/02: 5.337.600 Nợ TK 661 (6612) 5.337.600 Có TK 461 (4612) 5.337.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.337.600 (3) CT số 3 ngày 26/2 chuyển cước phí Tel T1/03: 5.703.600 Nợ TK 661 (66121) 5.703.600 Có TK 641 (4612) 5.703.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.703.600 (4) CT số 3 ngày 26/2/03 chuyển tiền điện thắp sáng T1/03: 17.772.700 Nợ TK 331 (3318) 17.772.700 Có TK 461 (4612) 17.772.700 đồng thời Có TK 008 (0081) 17.772.700 (5) CT số 5 ngày 4/3/03, Hiểu rút tiền mặt về quỹ: 90.430.900 Nợ TK 111 90.430.900 Có TK 461 (4612) 90.430.900 đồng thời Có TK 008 (0081) 90.430.900 (6) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền điện thắp sáng T2/03: 23.378.900 Nợ TK 331 (3381) 23.378.900 Có TK 461 (4612) 23.378.900 đồng thời Có TK 008 (0081) 23.378.900 (7) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền cước phí Tel T2/03: 3.865.500 Nợ TK 661 (6612) 3.865.500 Có TK 461 (4612) 3.865.500 đồng thời Có TK 008 (0081) 3.865.500 (8) CT số 3 ngày 24/3, chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 20.000.000 Nợ TK 332 20.000.000 ct - 3321 14.333.500 ct - 3322 5.666.500 Có TK 461 (4612) 20.000.000 đồng thời Có TK 008 (0081) 20.000.000 (9) CT số 5 ngày 21/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 244.503.800 Nợ TK 111 244.503.800 Có TK 461 (4612) 244.503.800 đồng thời Có TK 008 (0081) 244.503.800 (10) CT số 5 ngày 7/1, Nga thu học phí HKI năm thứ I của các lớp KT8, N8, QT8, 45A1 Nợ TK 111 123.950.000 Có TK 461 (4612) 123.950.000 (11) CT số 5, ngày 12/2, Thuyết thu học phí HK II của lớp 44C, 44A1 Nợ TK 111 24.000.000 Có TK 461 (4612) 24.000.000 5.1.5. Ghi sổ kế toán: Sổ Cái TK 461 VI. Kế toán chi hoạt động Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được cơ quan tài chính hoặc cấp trên phê duyệt hàng năm nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng. Nguồn kinh phí đảm bảo cho các khoản chi thường xuyên của các đơn vị HCSN là do NSNN cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, lệ phí, phí… đảm bảo. 6.1. Nguyên tắc hạch toán TK 661 - Chi hoạt động - Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục NSNN. - Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. - hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên. Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương trình đề tài, dự án. - Đối với đơn vị dự toán cấp 1,2 thì TK 661 ngoài việc tập hợp chi hoạt động của các đ._.