Kế toán tổng hợp tại Công ty cổ phần chè Kim Anh

hế giới diễn ra ngày càng mạnh mẽ cũng như sự cạnh tranh khốc liệt về sản phẩm diễn ra giữa các doanh nghiệp sản xuất thì công tác hạch toán kế toán lại càng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Để giải quyết được các vấn đề đó, Đảng và nhà nước đã chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước làm ăn không hiệu quả nhằm đa dạng hoá hình thức sở hữu, huy động vốn của toàn xã hội, thay đổi phương thức quản lí .Người lao động trong công ty cổ phần sẽ trở thành người chủ thực sự của tư liệu sản xuất, tạo động lực cho họ sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú của con người trong cuộc sống văn minh hiện đại. Không nằm ngoài qui luật, công ty chè Kim Anh đã được tổng công ty chè Việt Nam chọn làm đơn vị cổ phần hoá đầu tiên của ngành chè và được chính phủ phê chuẩn tại QĐ số 140/CP ngày 01/08/1998. Trải qua một loạt những khó khăn về cơ sở vật chất, cũng như giảI quyết hàng loạt các vấn đề liên quan đến sự sống còn của công ty, đến nay Công ty cổ phần chè Kim Anh không những giữ vững được thị trường tiêu thụ trong nước mà còn mở rộng hơn nữa thị trường tiêu thụ ở nước ngoài. Sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng, phong phú về mẫu mã chủng loại với chất lượng đảm bảo và phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Chính vì thế mà uy tín của công ty được giữ vững, tạo điều kiện cho công ty phát triển thuận lợi và vững chắc. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần chè Kim Anh, với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty và cán bộ nhân viên phòng TàI chính kế toán, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Hữu ánh, tôi đã hoàn thành báo cáo về tình hình công tác hạch toán, kế toán tại công ty cổ phần chè Kim Anh. Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo gồm hai phần chính: Phần I: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Công ty CP chè Kim Anh. Phần II: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần chè Kim Anh. Phần I : Thực trạng công ty cổ phần chè Kim Anh I. Khái quát chung về công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần chè Kim Anh. Công ty cổ phần chè Kim Anh có trụ sở tại xã Mai Đình – huyện Sóc Sơn thành phố Hà Nội. Tên giao dịch : Kim Anh Tea Stock-holding company. Tel: 04.8843222-8843263, Fax: 04.8840724. Website: E.mail: Kimanhtea@netnam.vn Công ty cổ phần chè Kim Anh chuyên sản xuất các loại chè xanh, đen xuất khẩu và chè hương tiêu dùng nội địa. Công ty cổ phần chè Kim Anh được thành lập trên cơ sở hai nhà máy nhập lại là nhà máy chè Vĩnh long và nhà máy chè Kim Anh. Nhà máy chè Kim Anh được thành lập năm 1960 ở Việt Trì, Vĩnh Tuy (Nay là tỉnh Phú Thọ ) chuyên sản xuất chè xanh xuất khẩu và chè tiêu dùng nội địa. Sau năm 75, do yêu cầu sản xuất tập trung của ngành, nhà máy chè Kim Anh chuyển về xã Mai Đình, Sóc Sơn, Hà Nội. Nhà máy chè Vĩnh Long được thành lập năm 1959 ở Hà Nội chuyên sản xuất chè hương tiêu dùng nội địa. Ngày 15/5/1980, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm quyết định sáp nhập hai nhà máy chè Kim Anh và nhà máy chè Vĩnh Long thành nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh, trụ sở tại xã Mai Đình – huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Tháng 2/1990 nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh được đổi tên thành nhà máy chè Kim Anh. Ngày 18/12/1995, nhà máy chè Kim Anh được đổi tên thành Công ty chè Kim Anh thuộc Tổng công ty chè Việt Nam. Từ năm 1995 đến năm 1999, công ty đã có những bước tiến đáng kể những sản phẩm mang mác Kim Anh Tea Company đã trở nên quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam và còn xuất hiện ở nhiều nước: Hồng Kông, Canada, Đông Âu,...Chính bởi sự đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã và chất lượng của nó. Tuy vậy, đến năm 1999 Nhà nước có chủ trương tổ chức sắp xếp lại DNNN lớn thuộc các ngành, lĩnh vực chủ chốt với mục đích tăng hiệu quả kinh tế nhà nước đồng thời nâng cao tăng trưởng kinh tế, do đó công ty chè Kim Anh là DNNN đầu tiên thuộc ngành chè được chọn để tiến hành cổ phần hoá. Sau 6 tháng chuẩn bị các bước tiến hành ngày 3/7/1999 Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định số 99/QĐBNN _ TCCB chính thức chuyển công ty chè Kim Anh thành công ty cổ phần chè Kim Anh. Chuyển sang cổ phần với số vốn điều lệ là 9,2 tỷ đồng được chia thành 92.000 cổ phần trong đó cổ phần nhà nước chiếm 30%, tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty là 48%, bán cho đối tượng bên ngoài là 22%. Tổng số cổ phần theo giá ưu đãi cho người nghèo trong công ty trả dần là 8.840 cổ phần. Đây là một bước chuyển lớn lao trong lịch sử phát triển của công ty chè. Việc cổ phần hoá đã thay đổi hình thức sở hữu của công ty, nếu như trước đây công ty thuộc sở hữu nhà nước thì hiện nay cả người lao động trong công ty cũng trở thành chủ sở hữu của công ty. Tất cả cùng chung một mục đích làm cho công ty ngày càng lớn mạnh và đời sống của người lao động ngày càng được nâng cao. 2. Tình hình sản xuất của công ty một số năm gần đây Nhờ những bước cải tiến quan trọng đó, nên sau 3 tháng chuyển sang công ty cổ phần, công ty đã sản xuất được 500 tấn sản phẩm trong đó chè đen xuất khẩu được 230 tấn, chè hương tiêu thụ trong nước các loại 270 tấn bằng 45% sản lượng của cả năm 1999 và tăng 12% so với cùng kì năm 1998. Doanh thu tiêu thụ đạt 13,5 tỷ đồng, số tiền lãi chia cho cổ phần là 528 triệu đồng. Hơn nữa, công ty còn đưa ra thị trường trong nước và quốc tế 32 sản phẩm các loại. Sản phẩm được tặng nhiều huy chương vàng,bông lúa vàng tại Hội chợ triển lãm Giảng Võ – HN, Cần thơ và được chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Do đó thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng với trên 40 đại lý trong nước, duy trì tiêu thụ tại các thị trường quốc tế truyền thống và còn tiếp tục mở rộng thị trường sang các nước: Pháp, Hồng Kông, Angiêri... Công ty cổ phần chè Kim Anh ngày càng khẳng định vị trí, vai trò của ngành chè trên thị trường và tiếp tục trên đà phát triển. Bảng số liệu sau đây cho thấy sự phấn đấu nỗ lực đó của công ty trong những năm gần đây:  (Đơn vị: 1000VNĐ) Chỉ Tiêu 1999 2000 2001 Tổng doanh thu 35.908.000 33.502.000 30.528.000 Tổng lợi nhuận 577.460 1.600.000 1.178.000 Nộp NSNN 2.226.000 1.556.000 1.240.000 Thu nhập bình quân CNV/1T 550 650 690 3.Đặc điểm tổ chức quản lý Khi chuyển sang công ty cổ phần, công ty cổ phần chè Kim Anh đã tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả.Nhiều phòng ban được sát nhập vào nhau và có phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tất cả đều hoạt động một cách nhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực hiện thống nhất kế hoạch, mục tiêu của công ty. Hiện nay, số lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm có 410 người trong đó: -lao động trực tiếp: 310 người -lao động gián tiếp:100 người Khi chuyển sang công ty cổ phần, Công ty chè Kim Anh đã tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả. Nhiều phòng ban được sát nhập vào nhau và có phòng ban kiêm nhiễu nhiệm vụ khác nhau. Công ty cổ phần chè Kim Anh được thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Và ĐHĐCĐ bầu ra hội đồng quản trị (HĐQT), ban kiểm soát (BKS). Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng hạch toán độc lập cơ cấu bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu. Cụ thể ta sẽ xem sơ đồ bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ bộ máy quản lí Công ty cổ phần chè Kim Anh Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó giám đốcnguyên liệu Phó giám đốckinh doanh Nhà máy chè Đại Từ Nhà máy chè Định Hoá Xưởng chè Ngọc Thanh phòngkinh tế thị trường Phòng tài chính kế toán PX thành phẩm PX chế biến Phòng cơ điện Phòng KCS Phòng hành chính tổng hợp + Đại hội đồng cổ đông: trong công ty, cơ quan có quyền quyết định cao nhất là Đại hôị đồng cổ đông, Đại hội đồng cổ đông của công ty gồm 220 cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát thay mặt các cổ đông điều hành, quản lý trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của công ty và thông qua định hướng phát triển của công ty. Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. + Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có 5 thành viên trong đó có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 3 thành viên khác. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách đưa ra các nghị quyết, phương hướng hoạt động của công ty, các quy chế kiểm soát nội bộ. + Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty gồm có 3 người trong đó có 1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên có trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kế toán. Ban kiểm soát phải thẩm định BCTC năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý điều hành các hoạt động của công ty nhằm phát hiện ra các sai sót gian lận của các bộ phận và đưa ra Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát cũng có thể kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý của công ty. + Giám đốc điều hành: là thành viên của hội đồng quyết toán, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo các nghị quyết của Hội đồng quản trị và phương án kinh doanh của công ty, được uỷ quyền là đại diện hợp pháp của công ty. + Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách về việc tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp quản lý phòng kinh tế thị trường. + Phó giám đốc nguyên vật liệu: phụ trách việc thu mua các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất ở hai xí nghiệp thành viên và phân xưởng Ngọc Thanh. + Phòng Kinh Tế thị trường: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm, lập kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật. + Phòng Tài Chính Kế Toán: có nhiệm vụ tổ chức các vấn đề liên quan đến công tác kế toán của công ty theo đúng chế độ kế toán, cung cấp các thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan, cố vấn cho giám đốc trong quản trị doanh nghiệp. + Phòng hành chính tổng hợp: Giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động như: tuyển lao động, đào tạo lao động, khen thưởng, kỷ luật công nhân viên và giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương. + Phòng KCS: theo dõi quy trình công nghệ, đảm bảo về mặt kỹ thuật cho quá trình sản xuất, xây dựng định mức nguyên vật liệu. + Phòng cơ điện: có nhiệm vụ đảm bảo kỹ thuật cho máy móc trong quá trình vận hành. + Phân xưởng thành phẩm: Có nhiệm vụ đóng gói chè và vận chuyển về các kho thành phẩm. + Phân xưởng chế biến: Thực hiện toàn bộ quá trình tinh chế từ chè búp khô thành chè thành phẩm. + Hai xí nghiệp thành viên: là nhà máy chè Đại Từ, và Định Hoá, xưởng chế biến chè Ngọc Thanh có nhiệm vụ thu mua chè sơ chế thành chè búp khô làm nguyên liệu cho sản xuất. 4. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất chè. 4.1. Đặc điểm về tổ chức sản xuất. Với nhiệm vụ sản xuất các loại chè xanh, chè đen xuất khẩu và chè hương để tiêu dùng nội địa. Công ty cổ phần chè Kim Anh tổ chức sản xuất chè ở hai xí nghiệp thành viên là xí nghiệp chè Đại Từ và xí nghiệp chè Định Hoá, đồng thời ở tại trụ sở của Công ty có hai phân xưởng sản xuất là phân xưởng chế biến và phân xưởng thành phẩm. Trong mỗi phân xưởng lại chia thành các tổ để công việc sản xuất đạt hiệu quả cao. Để thấy rõ cơ cấu sản xuất của công ty cổ phần chè Kim Anh ta sẽ xem xét sơ đồ cơ cấu sản xuất tại Công ty cổ phần chè Kim Anh: Cơ Cấu Sản Xuất Công Ty Cổ Phần Chè Kim Anh. Công ty XN thành viên PX chế biến PX thành phẩm XN chè Đại Từ XN chè Định Hoá Xưởng CB Ngọc Thanh Tổ sàng Tổ đấu trộn Tổ sao hương Tổ ủ chè Tổ phục vụ SX Tổ đóng gói Tổ vận chuyển Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong cơ cấu sản xuất như sau: - Xí nghiệp chè thành viên: có nhiệm vụ thu mua chè và sơ chế thành chè búp khô làm nguyên liệu cho sản xuất. - Phân xưởng chế biến: Từ chè búp khô do các xí nghiệp thành viên chuyển về, phân xưởng phải tái chế lại cùng với các hương liệu để tạo nên các loại chè rồi chuyển sang phân xưởng thành phẩm đóng gói. Nhiệm vụ cụ thể của từng tổ trong phân xưởng như sau: + Tổ sàng: Sấy lại chè ở nhiệt độ thích hợp, đưa chè đã đã sấy qua máy sàng, những cánh chè to đưa qua máy cắt. Chè đã qua các công đoạn này dược đưa vào máy quạt, tách râu sơ, để thành chè bán thành phẩm. + Tổ đấu trộn: Trộn từng loại chè bán thành phẩm ở tất cả các vùng theo một tỷ lệ nhất định. + Tổ sao hương: Từ các loại chè đã được đấu trộn cùng với các hương liệu để sao chè với hương. + Tổ ủ chè: Đưa chè đã sao hương đi ủ và bảo quản rồi chuyển chè sang phân xưởng thành phẩm. - Phân xưởng thành phẩm: có nhiệm vụ đóng gói và nhập kho chè thành phẩm. Nhiệm vụ từng tổ trong phân xưởng như sau: + Tổ phục vụ sản xuất: Vận chuyển các vật liệu phụ cần thiết đến tổ đóng gói để phục vụ cho việc đóng gói chè. + Tổ đóng gói: Đóng gói chè đã được chế biến vào các hộp, túi theo đúng quy cách. + Tổ vận chuyển: Vận chuyển các loại chè đã đóng gói, nhập kho thành phẩm. 4.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất chè Chè sơ chế Sàng Cắt cán Tách râu tơ Sấy Sàng Cắt cán Tách râu tơ Đóng gói Đấu trộn Quạt Sấy Quạt ủ chè Sao hương Đấu trộn Xuất khẩu Nhập kho thành phẩm Nhập kho thành thành phẩm Đóng gói Sàng tách Tiêu thụ trong nước SX chè hương nội tiêu sản xuất chè xanh, đen XK II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán là một phòng ban nghiệp vụ có chức năng chính là phân tích và giám đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời phòng tài chính kế toán còn có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc việc chuẩn bị và quản ký các nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đề xuất và thực hiên các biện pháp bảo toàn và phát triển vốn, hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ hạch toán thông kê, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế trong nội bộ công ty. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tài chính của công ty, thực hiện nghĩa vụ thông kê tổng hợp, kế toán tài chính và hạch toán quyết toán, thực hiện chế độ báo cáo thống kê và báo cáo tài chính với các cơ quan tài chính cấp trên: tham mưu, giúp đỡ giám đốc tổ chức thực hiện mạng lưới thống kê kế toán, hướng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, hạch toán nội bộ các phân xưởng trong công ty. 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán . Công ty cổ phần chè Kim Anh là công ty có quy mô không lớn, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại công ty. Nên để thuận tiện cho việc cung cấp thông tin kế toán, công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung vào một phòng kế toán trung tâm. Còn ở các bộ phận trực thuộc có các nhân viên kinh tế. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế Toán Trưởng kiêm kế toán thành phẩm, tiêu thụ, VLC, kế toán tổng hợp Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán tài sản cố định,VLP,công nợ Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Nhân viên thống kê các PX Phòng kế toán gồm có 4 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn công ty. - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy KT có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp. Là người tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Hơn nữa do là công ty có mô hình nhỏ nên kế toán trưởng cũng còn chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên liệu chính, thành phẩm, tiêu thụ hành phẩm, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bố cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua cuối tháng lập NKCT, cuối quý lập BCTC. BCKT. - Kế toán TSCĐ, vật liệu phụ, công nợ: theo dõi hai xí nghiệp thành viên: Chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ, VL phụ, công nợ và hai xí nghiệp thành viên. Phản ánh các nghiệp vụ này vào các sổ chi tiết, bảng phân bố. Cuối kì chuyển các số liệu này cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất, mở các sổ chi tiết, lập các bảng phân bổ, bảng kê theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng lập bảng tính giá thành rồi chuyển toàn bộ cho kế toán tổng hợp. Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm thu, chi ,quản lý tiền mặt, theo dỗi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phất sinh liên quan đến tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng,…Cuối tháng, kiểm quỹ, đối chiếu số trên sổ với số tiền thực có tại quỹ và số tiền trên sổ của ngân hàng, rồi chuyển toàn bộ số liệu cho kế toán tổng hợp. Nhân viên thống kê các PX: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, số lượng, quy cách sản phẩm sản xuất hàng tháng. 2. Tổ chức chứng từ tại công ty CP chè Kim Anh. 2.1 Tổ chức chứng từ tiền mặt: Các nghiệp vụ tiền mặt xảy ra tại công ty gồm có: Nghiệp vụ thu tiền mặt: nguồn thu từ bán hàng, rút TGNH về quĩ tiền mặt, tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán. Nghiệp vụ chi tiền mặt: mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ, nộp vào ngân hàng, khi thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động,… Do đó các chứng từ mà công ty sử dụng là: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quĩ. 2.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho tại công ty. * Các nghiệp vụ về hàng tồn kho: Các nghiệp vụ về nhập hàng: mua ngoài vật tư, sản xuất hoàn thành nhập kho, thu hồi từ sản xuất,… Các nghiệp vụ xuất hàng: xuất cho sản xuất, xuất bán,… * Chứng từ sử dụng: Chứng từ nguồn sử dụng khi nhập hàng: hoá đơn mua hàng (khi mua ngoài), bảng kê nhập xuất, phiếu giao nhận sản phẩm( khi nhập từ sản xuất), khi xuất hàng thì đó là lệnh xuất do phòng KTTT lập. Chứng từ thực hiện: Biên bản kiểm nhận vật tư sản phẩm hàng hoá do phòng KCS lập, phiếu nhập kho, PXK do phòng KTTT lập. Qui trình luân chuyển của từng loại chứng từ sẽ được trình bày cụ thể theo từng phần hành ở phần III. 2.3. Tổ chức chứng từ bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng tại công ty CP chè Kim Anh được thực hiện theo các hình thức: bán trực tiếp, hoặc gửi bán trực tiếp. Do đó chứng từ sử dụng chỉ gồm: hoá đơn GTGT. 3. Tổ chức hệ thống tài khoản: 3.1 Đặc điểm chung: TK kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy, để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lí, công ty chè Kim Anh đã dùng rất nhiều các tài khoản khác nhau để đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết. Do qui mô nhỏ, hoạt động chủ yếu là sản xuất và tiêu thụ chè, tính chất không phức tạp nên công ty chè Kim Anh đã lược bớt một số TK không sử dụng như: TK phản ánh tiền ngoại tệ, TK các khoản dự phòng, TK về kí cược kí quĩ….TK ngoài bảng doanh nghiệp chỉ sử dụng TK 009. 3.2.Bảng tổng hợp các TK kế toán doanh nghiệp áp dụng: Theo quyết định 114-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính và tình hình cụ thể tại công ty, bảng hệ thống tài khoản sử dụng được xây dựng như sau: TT SH Tài khoản TT SH Tài khoản Loại 1: Tài sản lưu động 27 341 Vay dài hạn 1 111 Tiền mặt 28 342 Nợ dài hạn 2 112 Tiền gửi ngân hàng Loại 4: Vốn chủ sở hữu 3 131 Phải thu của khách hàng 29 411 Nguồn vốn kinh doanh 4 133 Thuế GTGT được khấu trừ 30 414 Quĩ đầu tư phát triển 5 136 Phải thu nội bộ 31 415 Quĩ dự phòng tài chính 7 138 Phải thu khác 32 421 Lợi nhuận chưa phân phối 8 141 Tạm ứng 33 431 Quĩ khen thưởng, phúc lợi 9 142 Chi phí trả trước Loại 5: Doanh thu 10 152 Nguyên liệu, vật liệu 34 511 Doanh thu bán hàng 11 153 Công cụ dụng cụ 35 512 Doanh thu bán hàng nội bộ 12 154 Chi phí sản xuất,kinh doanh dở dang 36 531 Hàng bán bị trả lại 13 155 Thành phẩm 37 532 Giảm giá hàng bán Loại 2: Tài sản cố định 38 621 Chi phí NVL trực tiếp 14 211 TSCĐ hữu hình 39 622 Chi phí nhân công trực tiếp 15 213 TSCĐ vô hình 40 627 Chi phí sản xuất chung 16 214 Hao mòn TSCĐ 41 632 Giá vốn hàng bán 17 222 Góp vốn liên doanh 42 642 Chi phí quản lí doanh nghiệp 18 228 Đầu tư dài hạn khác Loại 7: Thu nhập hoạt động khác 19 241 Xây dựng cơ bản dở dang 43 711 Thu nhập hoạt động tài chính Loại 3: Nợ phải trả 44 721 Các khoản thu nhập bất thường 20 311 Vay ngắn hạn Loại 8: Chi phí hoạt động khác 21 331 Phải trả cho người bán 45 811 Chi phí hoạt động tài chính 22 333 Thúê và các khoản phải nộp nhà nước 46 821 Chi phí bất thường 23 334 Phải trả công nhân viên Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh 24 335 Chi phí phải trả 47 911 Xác định kết quả kinh doanh 25 336 Phải trả nội bộ Loại 10: TK ngoài bảng CĐKT 26 338 Phải trả phải nộp khác 48 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. 4.1. Đặc điểm chung: Chứng từ gốc và bảng phân bổ phí (1- 4) Công ty cổ phần chè Kim Anh tuy có qui mô nhỏ nhưng trình độ quản lí và kế toán tốt. Mặt khác doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công là chủ yếu do đó hình thức sổ mà Công ty sử dụng là NKCT. Trình tự ghi sổ công ty áp dụng: Bảng tổn hợp chi tiết Sổ cái NKCT Các sổ chi tiết (1) (1) (2) Bảng kê 1-11 (1) (3) (3) (4) (4) (5) (6) (6) (6) Báo cáo kế toán Ghi chú: (1): Ghi hàng ngày (2,3,4,6): Ghi cuối kì (5): Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp 4.2. Sổ sách sử dụng * NKCT: DN sử dụng các sổ NKCT để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có các TK. Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu sổ kế toán chi tiết, bảng kê , bảng phân bổ,… DN mở NKCT theo từng tháng, hết mỗi tháng các kế toán khoá sổ NKCT cũ mở NKCT mới cho tháng sau. Cụ thể, công ty chè Kim Anh sử dụng các NKCT sau: NKCT số 1: ghi có TK 111 NKCT số 2: ghi có TK 112 NKCT số 4: ghi có TK 311,341,342 NKCT số 5: tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với nhà cung cấp NKCT số 7: tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh và theo dõi bên có các TK 142,152,153,154,214,241,334,335,338,621,622,627. NKCT số 8: ghi có các TK 155,131,511,512,531,532,641,642,911,711,721,811,821,911. NKCT số 9: ghi có TK 211,213. NKCT số 10: ghi có các TK còn lại. * Bảng kê: DN sử dụng bảng kê khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một tàI khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT. Cơ sở để ghi bảng kê là các chứng từ gốc. Số liệu tổng cộng cuối tháng của bảng kê được ghi vào NKCT có liên quan. Cụ thể: Bảng kê 1: ghi nợ TK 111 Bảng kê 2: ghi nợ TK 112 Bảng kê 3: dùng để tính giá vật liệu công cụ dụng cụ. Bảng kê 4: ghi nợ TK 154,621,622,627. Bảng kê 5: ghi nợ TK 641,642,241. Bảng kê 6: phản ánh chi phí trả trước, chi phí phảI trả(142.335) Bảng kê 8: tổng hợp tình hình N-X-T hàng hoá Bảng kê 9: tính giá thực tế thành phẩm hàng hoá Bảng kê 11: phản ánh tình hình thanh toán với người mua(TK131). * Bảng phân bổ: - Bảng phân bổ số1: chi phí lao động sống(TK334,338). - Bảng phân bổ số2: vật liệu công cụ dụng cụ. - Bảng phân bổ số 3: khấu hao TSCĐ * Sổ chi tiết (SCT): SCT số 1: dùng cho TK 341,342,311 số liệu tổng cộng ghi NKCT số 4. SCT số 2: theo dõi chi tiết thanh toán với người bán( TK 331) số liệu cuối tháng ghi và0o NKCT số 5. SCT số 3: theo dõi bán hàng, số liệu ghi vào NKCT số 8. SCT số 4: theo dõi chi tiết thanh toán với kháh hàng, số liệu ghi vào bảng kê 11 và NKCT số 8. SCT số 5: theo dõi về TSCĐ, số liệu ghi vào NKCT số 9. SCT số 6: theo dõi các TK bên NKCT số 10. 5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: 5.1. Báo cáo tài chính: Theo qui định của bộ tài chính, doanh nghiệp sử dụng 4 loại báo cáo sau: - Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. 5.2. Báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị của công ty do phòng KTTT lập phục vụ cho yêu cầu quản lí và điều hành doanh nghiệp. Dưới đây là một số báo cáo quản trị đặc trưng của công ty: Bảng chi tiết giá thành kế hoạch: được lập cho từng năm và cho tất cả các thành phẩm chè của công ty. Tổng hợp các chỉ tiêu kế hoạch năm: bao gồm các chỉ tiêu về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… Bảng tổng kết về thu mua nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm,… III.Thực trạng tổ chức công tác kế toán các phần hành. 1.Kế toán nguyên vật liệu và thanh toán với nhà cung cấp. 1.1. Đặc điểm chung. Công ty chè Kim Anh sử dụng vật liệu chính chiếm khoảng trên 80% trong tổng giá thành của sản phẩmnhư: chè xanh đặc biệt, chè xanh loại một, chè xanh loại 2,… chè đen loại 1, chè đen loại 2,…Vật liệu phụ gồm:hương liệu như: sen, cúc, nhài, ngâu,…nhãn như: Thanh hương, Hồng đào,hộp chè túi lọc,…Nhiên liệu sử dụng để sấy và sao chè:than, củi,…để chạy máy phát, phục vụ công tác quản lí, sản xuất:xăng, dầu,… Đối với vật liệu nhập kho: giá vốn thực tế của vật liệu sẽ là giá ghi trên hoá đơn GTGT (phần không thúê) cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). Đối với vật liệu xuất kho: công ty hạch toán giá thực tế theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. 1.2.Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. 1.2.1.Thủ tục nhập, xuất vật liệu. 1.2.1.1.Thủ tục nhập kho. Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.Khi vật liệu về đến kho người cung cấp hoặc nhân viên tiếp liệu đem Hoá đơn mua hàng lên phòngKTTT. Phòng KTTT sẽ kiểm tra hoá đơn ,đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã kí kết về chủng loại qui cách nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho(PNK).Sau đó nhân viên tiếp liệu cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập kho vật liệu mua về. Trước khi cho nhập kho vật liệu phảI được tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm gồm có: 1 đại diện phòng KTTT,1 đại diện phòng kĩ thuật và thủ kho. Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng vật liệu thực có , qui cách và phẩm chất vật liệu ,nếu đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu và kí xác nhận vào PNK rồi đề nghị thủ kho cho nhập kho. PNK được lập thành 3 liên, trong đó: 1 liên giao cho phòng KTTT giữ, 1 liên giao cho nhân viên tiếp liệu giữ, 1 liên thủ kho giữ. Thủ kho sử dụng PNK để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng rồi chuyển cho kế toán. (Mẫu PNK xem biểu số 01) ( Biểu số 01) Phiếu nhập kho Mẫu số:01- VT Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Số: 352 Nợ:152,133 Họ tên người giao hàng: DNTN bao bì á Châu Có: 331 Theo: Hoá đơn số 062388 ngày 25 tháng 12 năm 2001 Nhập tại kho: Liên TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vỏ hộp Tân Cương 80g Hộp 4.400 4.400 4.300 18.920.000 2 Hộp 2.850 2.850 5.800 16.530.000 ........ Cộng tiền hàng : 35.450.000 Thuế xuất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 3.545.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 38.995.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươI tám triệu chín trăm chín mươI lăm ngàn đồng chẵn. Phụ trách công tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) 1.2.1.2.Thủ tục xuất kho. Khi phân xưởng có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, thống kê phân xưởng sẽ viết đơn xin lĩnh vật tư rồi đưa cho quản đốc phân xưởng kí. Sau đó thống kê phân xưởng cầm đơn này xuống phòng KTTT. Phòng KTTT căn cứ vào kế hoạch sản xuất giao cho phân xưởng đó và định mức tiêu hao NVL để lập PXK có đủ chữ kí của người có thẩm quyền (chánh phó giám đốc). Thủ kho căn cứ vào PXK để xuất vật liệu đúng số lượng chủng loại qui cách và ghi số lượng thực xuất vàp PXK. PXK được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho phòng KHVT, một liên giao cho thống kê phân xưởng giữ và một liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán. (Mẫu PXK xem biểu số 02) ( Biểu số 02) Phiếu xuất kho Mẫu số:01- VT Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Số: 370 Nợ:621 Họ tên người nhận hàng:Phan Việt Hùng-PX thành phẩm Có: 1522 Lí do xuất kho: đóng chè Tân Cương 80g Xuất tại kho: Liên TT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vỏ hộp Tân Cương 80g Hộp 21.250 21.250 2 Túi PE 16*24 Túi 21.250 21.250 ........ Phụ trách Phụ trách Thủ kho Thủ trưởng bộ phận sử dụng công tiêu đơn vị ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 1.2.2.Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu đang được áp dụng ở công ty là phương pháp ghi thẻ song song, việc ghi sổ được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán. 1.2.2.1.Tại kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các PNK,PXK. Để thuận tiện cho việcghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lí từng vật liệu, kế toán mở cho mỗi nhóm một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong một quyển thẻ kho mỗi thứ vật liệu được mở và ghi chép trên một số tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng vật liệu trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của vật liệu đó trên bảng kê tổng hợp N-X-T. Khi nhận được các PNK, PXK thủ kho thực hiện thu, phát vật liệu, sau đó ghi số lượng vật liệu thực nhập , thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng vật liệu. Định kì (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và PNK ,PXK. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho cuối tháng từng thứ vật liệu. (Mẫu thẻ kho xem biểu số 03. Mẫu sổ chi tiết vật liệu xem biểu số 04) ( Biểu số 03) Đơn vị: Công ty CP chè Kim Anh Tên kho:1( chị Thái) Thẻ kho Ngày lập thẻ:01/01/2001 Tên kho: Nguyên liệu chính Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Chè xanh đặc sản Đơn vị tính : Kg Đơn giá hạch toán: stt Ctừ Diễn giải Ngày N_X Số lượng Kí xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn kế toán Số dư 30/11/2001 2.560 1 30 10/12 Tuấn XN chè Đại Từ 10/12 1.650 4.210 2 60 28/12 PX thành phẩm 28/12 1.743 2.467 3 63 30/12 PX thành phẩm 30/12 1.904 563 4 31 31/12 Tuấn XN chè Đại Từ 30/12 2.410 2.973 Cộng SPS tr._.