Kế toán tổng hợp

CHƯƠNG I KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH I. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Khái niệm TSCĐ là những tư liệu lao động và những TS khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Vâỵ theo quy định 1802 TCQĐ/CSCT ngày 19/11/96 thì TSCĐ phải có đủ hai điều kiện sau: - Giá trị của TS phải có đủ giá trị từ 5.000.000 trở lên. - Thời gian sử dụng từ một năm trở lên. 2. Đặc điểm của TSCĐ TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh thì TSCĐ lại bị hao mòn về mặt giá trị có hai loại hao mòn: - Hao mòn hàng hoá có thể nhìn thấy được. - Hao mòn VH – giá trị tài sản do sự tiến bộ của KHKT. + Trong quá trình hoạt động SXKDa tài sản bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần và chi phí sản xuất kinh doanh. + Đối với những TS có hình thái vật chất thì trong quá trình sử dụng nó hầu như không thay đổi hình thái vật chát hao mòn. II. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TSCĐ Tổ chức ghi chép giảm và sử dụng TSCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao của TSCĐ chịu trách nhiệm giám định chặt chẽ việc sản xuất sử dụng nguồn vốn hình thành do khấu hao TSCĐ theo chế độ qui định. + Tham gia lập dự toán sửa chữa TSCĐ phương án kịp thời chính xác, chi phí sửa chữa và tình hình thực hiện chi phí sửa chữa đó. + Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mà số cần thiết và hạch toán TSCĐ theo đúng chế độ và phương pháp quy định. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước lập báo cáo TSCĐ và tiến hành phân tích tình hình trang bị huy động bảo quản TSCĐ. III. PHÂN LOẠI TSCĐ a- Phân loại theo hình thái biểu hiện: Theo hình thái biẻu hiện TSCĐ được chia làm 4 loại: + TSCĐ hữu hình + TSCĐ vô hình + TSCĐ thuê tài chính + Đầu tư dài hạn (TSCĐ tài chính) - TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập, vị trí hệ thống gồm nhiều bộ phận TS liên kết với nhau thực hiện một số chức năng nhất định. - TSCĐ vô hình: là những TS không có hình thái vật chất cụ thể thể hiện từng chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí nghiên cứu phát triển bằng phát minh sáng chế. - TSCĐ thuê tài chính: có đầy đủ 4 điều kiện. + Khi ký kết thuê hợp đồng thuê TS, thuê (quyền sở hữu của bên thuê hoặc bên uỷ thác có quyền thuê tiếp theo sự thoả thuận 2 bên. + Hợp đồng thuê ghi rõ bên thuê có quyền lựa chọn mua TSCĐ thuê tạm bất cứ nơi nào không thời hạn thuê với giá thấp hơn với giá thực tế của TS tại thời điểm mua lại. + Thời hạn thuê ít nhất = 60% (+) hữu dụng của TS. + Tổng số tiền thuê TS được quy định tại hợp đồng thuê ít nhất phải tương đương với giá của TSCĐ đó thực tế tại thời điểm ký hợp đồng. - TSCĐ tài chính bao gồm: các khoản đầu tư chứng khoán dài hạn và các khoản đầu tư dài hạn khác. b- Phân loại theo tình hình sử dụng TSCĐ Theo cách phân loại này TSCĐ gồm có các loại sau: + TSCĐ dùng cho SXKD là những TSCĐ dùng cho các mục đích kinh doanh TSCĐ hữu hình gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc (công trình trang trí cho nhà cửa) - Máy móc thiết bị là toàn bộ các loại máy móc thiết bịa dùng cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp, máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác,dây chuyền công nghệ. c- Phương tiện vận tải,thiết bị truyền dẫn: - Thiết bị dụng cụ quản lý là các loại thiết bị dụng cụ dùng cho công tác quản lý hoạt động của doanh nghiệp như dụng cụ đo lường, máy vi tính, máy hút ẩm. - Những TSCĐ chưa được liệt kê vào 5 loại tên là TP nghệ thuật (.) TSCĐ vô hình bao gồm các loại sau: + Quyền sử dụng đất là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra có liên quan trực tiếp đến đất sử dụng. + Chi phí thành lập doanh nghiệp là các chi phí thực tế hợp lý, hợp lý mà thành viên tham gia thành lập doanh nghiệp đã chi ra có liên quan trực tiếp đến sự chuẩn bị thành lập là doanh nghiệp. + Chi phí nghiên cứu phát triển là toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra thực hiện các công việc như nghiên cứu, xây dựng kế hoạch lâu dài và nhằm đem lại lợi ích cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. + Chi phí phát minh, sáng chế là toàn bộ những chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra trong các công trình nghiên cứu được Nhà nước cấp bằng sáng tạo. + Chi phí về lợi thế thương mại là phần chênh lệch giữa giá mua và giá trị thực tế của TS theo đánh giá thực tế khi doanh nghiệp đi mua hay nhận xác nhập. TSCĐ dùng cho mục đích an ninh quốc phòng. TSCĐ nhận giữ hộ, cất hộ đơn vị bạn, hay giữ hộ nhà nước theo qui định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. IV. ĐÁNH GIÁ TSCĐ Xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ Nguyên nhân TSCĐ: là toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả và chấp nhận nợ để có TSCĐ cho tới khi đưa TSCĐ vào hoạt động bình thường của doanh nghiệp bao gồm: giá mua thực tế, chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử, thuê lệ phí, trước bạ (nếu có). Nguyên giá TSCĐ thay đổi theo 3 trường hợp sau: + Đánh giá TSCĐ + Nâng cấp TSCĐ cách sưả chữa cải tạo TSCĐ trang bị thêm. + Tháo dỡ tốt một số bộ phận cuat TSCĐ. a- Nguyên giá TSCĐ hữu hình * Trường hợp mua sắm TSCĐ: NG TSCĐ = Giá mua thực tế - Chiết khấu giảm giá + CP lắp đặt chạy thử + Thuế trước bạ (nếu có) Vì xí nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên NGTSCĐ là giá chưa có VAT. * Trường hợp TSCĐa đầu tư xây dựng cơ bản. NG TSCĐ = Giá trị thực tế của công trình XDCB + Các chi phí khác có liên quan + Thuế và lệ phí trước bạ (nếu có) TTSCĐ loại được cấp, điều chuyển đến. NG TSCĐ = Ghi còn lại trên sổ khoán đơn vị cấp điều chỉnh đến + Chi phí khác có liên quan *TSCĐ loại cho biếu, tặng hoặc nhận vốn góp liên doanh hoặc nhận lại vốn góp liên doanh. NG TSCĐ = Giá trị theo đánh giá của hợp đồng giao nhận và các chi phí mới trước khi dùng, như chi phí tân trang, chi phí lắp đặt chạy thử mà bên nhận phải chi ra trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng. b- TSCĐ vô hình: Là toàn bộ các chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra có liên quan tới sự hình thành TSCĐ vô hình. - Là toàn bộ những chi phí thực tế đã chi ra có liên quan tới đất sử dụnga bao gồm tiền thuê đất hay tiền sử dụng đất trả một lần, chi phí cho đền bù giải phóng san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ (nếu có). - Trường hợp trả một lần, nhiệm kỳ, nhiều năm khi chi phí này phân bổ và chi phí SCkD trong các kỳ hachạ toán mà không tính vào nguyên giá TSCĐ. - Chi phí thành lập doanh nghiệp, tiền đi lại, ăn ở tổ chức hội nghị của các thành viên tham gia thành lập doanh nghiệp. - Chí phí nghiên cứu phát triển - Chi phí bằng phát minh sáng chế. - Chi phí lợi thế thương mại. c- NG TSCĐ thuê tài chính NGTSCĐ thuê tài chính là phần chênh lệch giữa số nợ phải trả và cho hợp đồng và tổng số lãi đơn vị thuê phải trả cho suốt (+) thuê giá trị trong hợp đồng. Nếu trong hợp đồng thuê TSCĐ đã xác định số tiền bên thuê phải trả cho cả giai đoạn thuê trong đó ghi rõ số tiền lãi thuê phải trả trong mỗi năm. NG TSCĐ = Nợ phải trả - Số phải trả theo năm x Số năm thuê TSCĐ Nếu hợp đồng thuê TSCĐ đã xác định S số liền bên thuê phải trả cho cả giai đoạn thuê trong đó ghi rõ tỷ lệ lãi suất phải trả theo năm thì: 1 G: S nợ phải trả NGTSCĐ= G x --------------- L: tỷ lệ lãi suất theo năm ( 1 + L ) n: số năm thuê TSCĐ 2. Giá trị còn lại trên số kế toán Giá trị chưa thu hồi của TSCĐ, chưa khấu hao hoặc chưa hao mòn Giá trị còn lại = Nguyên giá - Số khấu hao luỹ kế của TSCĐ Số khấu hao luỹ kế của TSCĐ là tổng công số khấu hao đã trích vào CP SXKD qua các kỳ kinh doanh tính đến thời điểm xác định giá trị còn lại của TSCĐ. V. KẾ TOÁN CHI TIẾT VÀ TỔNG HỢP TSCĐ 1. Kế toán chi tiết TSCĐ a/ Chứng từ thủ tục kế toán - Khi nhận TSCĐ hoặc chuyển giao TSCĐ cho đơn vị khác đều phải lập biểu giao nhận TSCĐ theo nội dung chủ yếu đã được ghi theo từng chiếu thu. - Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ các chứng từ liên quan khác kế toán lập thẻ kế toán cố định cho từng đối tượng giá trị TSCĐ, thẻ TSCĐ được lập phải được đăng ký vào sổ đăng ký TSCĐ, kế toán còn phải mở số chi tiết TSCĐ sổ chi tiết TSCĐ được theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ phân theo từng nguồn hình thành và theo dõi tình hình khấu hao TSCĐ qua từng năm, mỗi một TSCĐ được ghi một dòng theo thứ tự và kết cấu TSCĐ đối với nhiều TSCĐ cùng loại, có đặc điểm kỹ thuật giống nhau, cùng mua sắm tại một thời điểm có thể ghi nhận. Sổ chi tiết TSCĐ Số Chứng từ Tên đặc điểm Nước Năm Số Nguyên Hao mòn 1 năm TT Số hiệu Ngày tháng ký hiệu TSCĐ SX đưa vào SD hiệu TSCĐ giá Tỷ lệ % Số tiền 1 tháng Số hao mòn từ năm trước chuyển sang 642 Điều hoà National 6.867.600 85.845 612.339 642 Máy tính ADI 11.740.000 195.600 391.200 627 Dầu ép cốt thuỷ lực 8.690.760 80.470 256.922 * Thủ tục chứng từ kế toán giảm TSCĐ: - Việc chuyển giao TSCĐ cho đơn vị khác trong cùng một tổ chức kinh tế được cơ quan quản lý cấp trên đồng ý và phải báo cáo cơ quan tài chính cùng cấp biết. - Đối với TSCĐ không cần dùng XN phải báo cáo cho cơ quan cấp trên để có KH điều chuyển đi đơn vị khác trong cùng một tổ chức kinh tế sau 90 ngày không nhận được ý kiến được phép nhường lại cho đơn vị khác theo giá thoả thuận hoặc giá đấu thầu. Khi nhượng bán phải lập biên bản, giao nhận TSCĐ. - Đối với TSCĐ bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được những tài sản lạc hậu về kỹ thuật... không thể nhượng bán được cho doanh nghiệp có thể tiến hành thanh lý, khi thanh lý có nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ thanh lý lập biên bản thanh lý TSCĐ biên bản này mọi căn cứ để ghi chép giảm TSCĐ. - Mọi TSCĐ giảm đều phải căn cứ vào chứng từ giảm để giá trị giảm TSCĐ vào sổ chi tiết số 5, sổ TC TSCĐ. b/ Kế toán chi tiết TSCĐ - Khi có TSCĐ tặng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải có ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu TSCĐ, sau đó cùng với bên giao TSCĐ để lập biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này được lập cho từng TSCĐ hoặc có thể lập chung một biên bản cho nhóm TSCĐ gồm nhiều TSCĐ cùng loại có đặc điểm kỹ thuật giống nhau do cùng một thời điểm giao và bán cùng một thời điểm. - Biên bản giao nhận tài sản cố định, lập xong được chuyển về phòng kế hoạch cùng với lý lịch TSCĐ các tài liệu kỹ thuật và các chứng từ có liên quan như hoá đơn vận chuyển. - Tại phòng kế toán căn cứ vào các tài liệu trên kế toán lập thẻ TSCĐ tương ứng với từng biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ nhập xong thẻ được đăng ký sổ thẻ nhằm dễ phát hiện nếu như bị mất lạc thì đồng thời căn cứ vào các tài liệu trên kế toán tổng hợp ghi vào sổ chi tiết TSCĐ (sổ chi tiết số 5) 2. Kế toán tổng hợp TSCĐ a/ Tài khoản sử dụng: TK 211 TSCĐ hữu hình: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ trong DN theo nguyên giá. Ghi nợ TK 211 – nguyên giá TSCĐ tăng do được cấp, mua sắm, công trình XDCB hoàn thành bàn giao nhận góp vốn liên doanh TSCĐ tăng do xây lắp hoặc trang bị thêm hoặc nâng cấp cải tạo, NGTSCĐ do đánh giá lại. Ghi có TK 211 – nguyên giá TSCĐ giảm do điều chuyển đến đơn vị khác, thanh lý hoặc nhượng bán, nguyên giá TSCĐ giảm do tháo bớt một số bộ phận, giảm do đánh giá lại. TK 212 TSCĐ vô hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ vô hình của DN. Bên nợ TK 212 TSCĐVH tăng – SD NGTSCĐVH hiện có ở đơn vị. Bên nợ TK 212 Nguyên giá giảm TSCĐ TK 214- Hao mòn TSCĐ: dùng để phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ do trích khấu hao và nhiều những khoản tăng, giảm hao mòn khác trong TSCĐ. Bên nợ TK 214–HMTSCĐ giảm do các lý do giảm TSCĐ Bên có TK 214–HMTSCĐ tăng do trích KH hoặc do ­TSCĐ đã có. Khấu hao – sử dụng phản ánh HMTSCĐ hiện có ở XN. * Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản sau: TK 411 NVKD TK 431 quỹ khen thưởng phúc lợi TK 414 quỹ phát triển KD TK 009 quỹ KH TK 441 quỹ đầu tư XDCB TK 133 TGTGT được khấu trừ TK 141 XDCBĐ TK 3331 TGTGT phải nộp b/ Kế toán tăng, giảm TSCĐ sơ đồ hạch toán b.1/ Trường hợp được công ty đồng ý cho XN mua TSCĐ: Nợ TK 211 giá mua Nợ TK 133 VAT Có TK 112, 111, 331 (Tổng giá thanh toán) Nếu quyết định phê duyệt bằng NVKD TSCĐ chỉ ghi tăng TSCĐ không ghi tăng NVKD đồng thời ghi đơn : Có TK 009 – NVKD Nếu chưa có nguồn trang trải chỉ ghi tăng TSCĐ còn nguồn vốn khi nào có nguồn Công ty quyết định đầu tư nguồn vào thì XN mới được ghi tăng NVKD. * Trường hợp các công trình cơ bản hoàn thành được công ty phê duyệt. - Nếu đầu tư bằng nguồn vốn KH : Nợ TK 211 Có TK 241 đồng thời Có TK 009 - NVKH TK 111, 112, 331 TK 211,212, 213 TK911 TK111,112,131 TK911 TK721 TK133 Giá bán VAT TK341 TK412 TK411 Mua sắm TSCĐ ­ TSCĐ do đánh giá lại GTTSCD đã KH NG TSCĐ¯ GTcòn lại TK831 KCCPTL nhượng bán TSCĐ KC thu nhượng bán TSCĐ Giá bán Giá bán TT TK3331 VAT phải nộp TK111,112 CPthanh lý nhượngbán TK 421 TK142, 214 ­ TSCĐ do cấp trên cấp ­ TSCĐ do chuyển từ từ công cụ lao động nhỏ Lãi bán TSCĐ Lỗ do bán TSCĐ c/ Kế toán khấu hao TSCĐ c.1/ Phương pháp tính hao mòn và tích KH TSCĐ tại XNXL Điện việc tính khấu hao TSCĐ được tiến hành căn cứ vào nguyên giá và thời gian sử dụng của TSCĐ. DN phải xác định thời gian sử dụng của TSCĐ và đăng ký với cơ quan tài chính trực tiếp quản lý. Phương pháp khấu hao theo công thức được áp dụng phổ biến Mức tính KH trung bình = Nguyên giá TSCĐ năm của TSCĐ Số năm sử dụng Mức tính KH = Mức trích khấu hao trung bình tháng trung bình năm 12 tháng VD: Trong năm KH xí nghiệp mua một TSCĐ giá mua là 130.000.000, chi phí chuyên trở TSCĐ là 5.000.000; CP lắp đặt chạy thử là 15.000.000; thời gian sử dụng TSCĐ này là 5 năm vay mức KHTB năm của TSCĐ là: 130.000.000 + 5.000.000 + 15.000.000 = ------------------------------------------------- = 30.000.000 năm 5 năm mức KHTB tháng = 30.000.000/12 tháng = 2.550.000/tháng. - Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng hoặc thời gian sử dụng được xác định là hệ số NGTSCĐ và số khấu hao luỹ kế của thực hiện TSCĐ đó đối với TSCĐ (+) sử dụng TS do xí nghiệp quyết định và không quá 40 năm, không dưới 3 năm. - Đối với TSCĐ thuê tài chính (+) sử dụng được xác định (+) thuê tài chính được ghi trong hợp đồng. - Tổng hợp (+) sử dụng hay nguyên giá TSCĐ thay đổi doanh nghiệp phải xác định lại mức trích KHTB hàng năm = cách lấy giá trị còn lại trên số kế toán chia cho (+) sử dụng. - Do kế hoạch của xí nghiệp được tính theo nguyên tắc tròn tháng nên để đơn giản cho việc tính toán xí nghiệp quy định TSCĐ tăng hoặc giảm trong tháng thì tháng sau mới tính và thôi tính kế hoạch. Số kế hoạch phải trích tháng này = số KH tăng trong tháng thì tháng sau mới tính và thôi tính kế hoạch. Số Kế hoạch phải tính tháng này bằng số kế hoạch tăng trích tháng trước + số kế hoạch tăng tháng + số kế hoạch giảm. c.2. Kế toán hao mòn và phân bổ chi phí KHTSCĐ. TK sử dụng TK 241 HM TSCĐ b- Phương pháp kế toán: Hàng tháng khi trích KHTSCĐ tính vào chi phí SXKD kế toán ghi. Nợ TK 627 cho chi phí SX chung Nợ TK 641 cho chi phí bao hàng Nợ TK 642 cho chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 2441 đồng thời ghi nợ TK 009 NVKH. Chú ý: Những TSCĐ của xí nghiệp không tham gia vào hoạt động SXKD thì không phải trích KH TSCĐ không cần dùng hay chưa cần dùng đã có quy định của cơ quan có thẩm quyền. TSCĐ đó KH hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động SXKD của xí nghiệp. c.3- Bảng tính và phân bổ khấu hao: Để phân bổ chi phí KHTSCĐ kế toán sử dụng bảng phân bổ số 3. * Căn cứ lập bảng: bảng phân bổ số 3 căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ tháng trước và (+)a sử dụng của từng TSCĐ đó. Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tháng trước. * Phương pháp lập bảng: Chỉ tiêu 1: căn cứ vào chỉ tiêu a4 của bảng phân bổ tháng trước ghi vào các cột phù hợp. Chỉ tiêu 2: Căn cứ vào chứng từ tăng TSCĐ hoặc tháng này và (+) sử dụng tính ra mức KH tháng đồng thời phân tích theo đối tượng sử dụng ghi vào các cột phù hợp. Chỉ tiêu 3: Số kế hoạch giảm tháng này căn cứ vào chứng từ hoặc TSCĐ tháng trước và (+) sử dụng tính ra mức kế hoạch tháng đồng thời phân tích theo đối tượng sử dụng ghi vào các cột phù hợp. Chỉ tiêu 4: số kế hoạch phải trích tháng này IV = I + II + III. Ví dụ: trong tháng 1 năm 2001 có tình hình tăng, giảm TSCĐ tại xí nghiệp như sau: 1- XDCB hoàn thành bàn giao một nhà kho dùng cho bộ phận quản lý xí nghiệp nguyên giá 50 Tr (+) sử dụng 8 năm. 2- Thanh lý một xe ôtô thuộc tổ xe 1 nguyên giá 200.000.000 (+) 10 năm đã khấu hao : 195.000.000. 3- Giao một ôtô vận tải của đoàn xe 2 cho đơn vị bạn để gó vốn liên doanh, nguyên giá 400.000.000 đã khấu hao 100.000.000 (+) sử dụng 10 năm. 4- Số KH trích tháng này trên bảng phân bổ số 3 táhg 1 năm 2001: Toàn XN: 25.000.000.000 Tổ xe 1: 17.000.000 Mức KH: 65.000.000 Tổ xe 2: 20.000.000 Trong đó TK 627: 37.000.000 TK 641: 10.000.000 TK 642: 18.000.000 Ta lập bảng phân bổ số 3 tháng 2 năm 2001 như sau: Bảng phân bổ khấu hao tháng 2 năm 2001 Chỉ tiêu (t) Toàn XN Bộ phận TK 627 TK641 TK 642 SD NG Mức KH Tổ xe 1 Tổ xe 2 641 642 I. Số KH truớc tháng trước 25.000.000.000 65.000.000 17.000.000 20.000.000 10.000.000 18.000.000 II. Số KH tăng tháng này 770.000.000 7.187.500 - Nhà kho 8 50.000.000 6.666.667 520.833 III. Số KH giám tháng này 600.000.000 500.000.000 1.666.667 3.333.333 - Xe ôtô 10 200.000.000 1.666.667 -Ôtô vận tải 10 400.000.000 3.333.3333 IV. Số KH trước tháng này 25.170.000 67.187.500 15.333.333 16.666.667 16.666.667 18.520.832 * Kế toán sửa chữa TSCĐ a- TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất trong quá trình tham gia đó phát sinh các chi phí cho việc sửa chữa TSCĐ. Vậyha nếu có tính chất thường xuyên, phát sinh nhỏ được phép hạch toán vào chi phí. - Nếu việc sửa chữa lớn thì chi phí phát sinh nhiều xí nghiệp có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa. b- Phương pháp kế toán TK338 TK152 TK627,642 TK335 TK241 TK111,112 Trích trước CP KC thi công trình h/thành Giá bán TK133 Giá thực tế VAT CP sửa chữa bằng vật liệu sửa chữa CP BHXH theo TLCN sửa CHƯƠNG II KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CCDC I. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TẠI KHO VÀ PHÒNG KẾ TOÁN THANH TOÁN Chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp được phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật liệu. Để thực hiện kế toán chi tiết vật tư xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư trong xí nghiệp Phiếu nhập kho ® Thẻ hoặc Þ Bảng tổng hợp NXT kho VL « Kế toán tổng hợp ¯ sổ Thẻ kho chi tiết ¯ vật liệu Phiếu xuất kho ® ® Ghi hàng ngày « Quan hệ đối chiếu Þ Ghi cuối tháng * Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu, từng loại vật liệu về mặt số lượng hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập xuất vật liệu và chứng từ cuối ngày căn cứ vào chứng từ để ghi thẻ kho và cách ghi mỗi chứng từ ghi một dòng tính ra số dư cuối ngày tính ngay vào thẻ kho, sau khi sử dụng chứng từ nhập xuất để ghi thẻ kho thủ kho chuyển chứng từ về phòng kế toán. Con số để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập – Xuất vật liệu. Phương pháp ghi: Thẻ kho được lập cho từng danh điểm NVL của từng kho các chứng từ nhập xuất được ghi theo thứ tự thời gian. Thẻ kho Ngày lập: 1/1/2000 ĐVT: Quả Đặc điểm vật liệu: Gốm 35KV Kho: XN Số TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 107 33 24/1 Cty Sứ Hoàng Liên Sơn 300 407 02 25/1 ĐS-T.Hà-Hải Dương 384 Cộng phát sinh : 300 384 123 Tồn kho cuối tháng 1: 123 * Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình biến động nhập xuất, tồn kho vật liệu kể cả về mặt số lượng và chất lượng giá trị. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật liệu kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó tính giá vật liệu theo phương pháp thích hợp để phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu cuối tháng và định kỳ kế toán thủ kho tiến hành điều chỉnh số liệu thẻ kho và sổ chi tiết để xác định sai sót nếu có. Sổ chi tiết vật liệu Tờ số: ĐVT: Danh điểm vật liệu: Kho: Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn TT Số Ngày SL Tiền SL Tiền SL Tiền 49 1/12 Cty cơ khí điện Hà Tây 175 717.000 02 16/11 Đội 8 HT14 – TX Phủ Lý 236 967.000 Cộng: * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu phát hiện sai sót nếu có. * Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lập giữa kho và phòng Kế toán, khối lượng ghi chép lớn nếu doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu,tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên. II. PHUƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ TẬP HỢP CHI PHÍ VẬT LIỆU Kế toán vật liệu sử dụng chứng từ kế toán N-X-VL như sau: - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập xuất kho vật liệu - Hoá đơn kiêm phiéu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật liệu được dùng trong truờng hợp mà vậtliệu có đặc tính lí hoá phức tạp, số vật liệu đúng tiêu chuẩn, kém phẩm chất. - Phiếu nhập vật tư được lập khi hoàn thiện nghiệp vụ nhập kho xác định được số thực tế của vật liêụ nhập kho là căn cứ để ghi vào TK 152. - Phiếu xuất kho được lập do bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc phòng cung ứng vật tư sẽ lập được dùng để theo dõi số lượng xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho: vừa lập những chứng từ kế toán trên phải được thực hiện theo đúng những qui định và mẫu biểu, giá trị trách nhiệm ghi chép về số liệu cần thiết. III. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT VẬT LIỆU – CCDC 1- Kế toán tổng hợp nhập xuất CCDC – Vật liệu. a- Sổ sách kế toán: -Trong hình thức nhật ký chứng từ mà kế toán xí nghiệp áp dụng, kế toán nhập vật liệu CCDC được thực hiện sổ sách sau: + Hạch toán các nhiệm vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên nhật ký chứng từ số 5. Nguyên tắc ghi chép: Mỗi hoá đơn ghi một dòng, ghi liên tục theo thứ tự thời gian và được theo dõi thanh toán từ khi hoá đơn đó xuất hiện đến thanh toán xong. NKCT số 5 Kết cấu sổ gồm 2 phần: Ghi có TK 331 Ghi nợ TK 331 Căn cứ ghi NKCT số 5 là sổ chi tiết số 2 * Bảng kê số 3 là bảng kê tính giá thực tế công cụ dụng cụ được áp dựng để tính giá thực tế của VL và CCDC. - Cơ sở lập: Các NKCT có liên quan: NKCT số 5, NKCT số 7, NKCT số 6, NKCT số 1, NKCT số 1 bảng phân bổ số 2. Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế VL – CCDC Tháng..........năm..................... Chỉ tiêu TK 152 TK 153 HT TT HT TT I. Số dư đầu tháng 2.142.398.756 2.195.420.353 56.522.130 51.574536 II. Số PS trong tháng 272.571.355 288.669.242 150.000 150.000 - Từ NKCT số 1 5.155.000 150.000 150.000 - Từ NKCT số 2 10.942.887 - Từ NKCT số 5 234.584.001 234.584.001 - Từ NKCT số 7 37.987.354 37.987.354 III. Tổng I và II 2.414.970.111 2.484.089.595 56.672.130 51.724.536 IV. Chênh lệch giá TT&HT 1,03 1,03 V. Hệ số giá VI. Xuất dùng trong tháng 490.486.680 505.201.281 2.644.825 2.724.170 VII. Tồn kho cuối tháng 1.924.483386 1.978.888.314 54.027.305 49.000.366 * Bảng phân bổ số 2 - Phân bổ NVL và CCDC - Tác dụng: Phản ánh giá trị thực tế giá VL-CCDC xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. - Cơ sở lập: Bảng kê số 3 cùng tháng các phiếu xuất kho VL-CCDC trong bản kê suất. - Phương pháp lập * Phương pháp tính giá xuất kho VL - CCDC Bảng phân bổ NLVL – CCDC Tháng 1 năm 2000 Số Ghi có các TK TK 152 TK 153 Số TT Đối tượng sử dụng HT TT (103%) HT TT (103%) phiếu I 15421: SXKD chính Đội 2 Hạ thế-Trung môn-TQ 40.940625 42.168.844 8 Cầu trẩy – Tuyên quang 29.843388 30.738.690 2 HTkon 5- Hà Giang- TQ 123.066.103 126.758.086 6 HTkon 8- Trung môn-TQ 33.895.197 34.912.053 13 Đội 3 Vân cơ 3 – Việt Trì 840.000 865.200 1 Gia Cẩm 3 – Việt Trì 840.000 865.200 1 ĐD 35KV-E31-Nam Định 19.228.227 19.805.074 10 Đội 5 SCĐD35KV- T.Hà- HD 457.138 470.852 2 Đội 6 ĐD 22KV- Bắc Hà- HT 144.494.559 148.829.391 25 II BHLĐ, DC lao động 2.644.825 2.724.170 12 III CP QLXN Do đặc tính hoạt động SXKD của Xí nghiệp bởi vậy tại XN sử dụng giá vật liệu xuất dùng theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của VL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá VL xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của VL mua và sau cùng phương pháp này thích hợp trong trưòng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Ví dụ: Ngày 1/1/2000 số dư tồn kho chuyển sang 5000, trị giá thực tế là 100.000, 1kg thành tiền là: 500.000.000 Ngày 5/1/2000 nhập kho trị giá mua thực tế là 120.000/1 kg thành tiền là: 600.000.000. Ngày 10/1/2000 xuất kho sử dụng 7.000 tính theo giá (FIFO) giá của VL xuất kho phương pháp (FIFO) 5.000 x 100.000 = 500.000.000 2.000 x 120.000 = 240.000.000 Tổng = 740.000.000 * Phương pháp phân bổ chi phí NVL-CCDC cho các đối tượng sử dụng: Khi xuất dùng NVL – CCDC căn cứ vào quy mô và mục đích xuất để phân bổ VL – CCDC. Cách 1: Phương pháp phân bổ một lần Áp dụng cho những VL – CCDC xuất dùng và giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế và bổ sung một lần VL – CCDC cho sản xuất thì toàn bộ xuất giá trị dùng tính hết vào chi phí định kỳ. Nợ TK 621, 641, 241, 632, 331, 111, 112 Có TK 152, 153 VD: Trong tháng có các nghiệp vụ sau: Xuất VL sỏi cho xây dựng : 3.000 Xuất VL cát cho xây dựng : 2.000 Xuất VL than cho tiêu thụ sản phẩm : 100.000 Xuất VL cho QLXN : 200.000 Xuất CCDC cho phân xưởng sửa chữa : 500.000 Xuất CCDC cho quản lý : 300.000 Nợ TK 621 : 3.000 Nợ TK 627 : 2.000 Nợ TK 641 : 100.000 Nợ TK 642 : 200.000 Có TK 152 (1, 3) : 305.000 Nợ TK 627 : 500.000 Nợ TK 642 : 300.000 Có TK 153 : 800.000 Cách 2: Phương pháp phân bổ nhiều lần: áp dụng đối với CCDC trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần sẽ làm chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần hoặc nhiều lần. Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 Có TK 153 Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng CCDC Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 : 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng hoặc hết thời gian sử dụng: Nợ TK 138, 334, 111, 152: phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 641, 692, 627: phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: giá trị còn lại (50% xuất dùng) VD: Tháng 3/2000 xuất dùng một số CCDC nhỏ loại phân bổ 2 lần cho sản xuất, giá trị là 140.000.000. Đến tháng 6/2000 bộ phận sử dụng báo hỏng số công cụ trên, giá trị phế liệu thu hồi bằng tiền mặt 5.000.000: - Tình hình trên được kế toán ghi: BT1: Nợ TK 1421 : 140.000.000 Có TK 153(1) : 140.000.000 BT2: Nợ TK 627(3) : 70.000.000 Có TK 142(1) : 70.000.000 BT3: Nợ TK627(3) : 65.000.000 Có TK 111 : 5.000.000 Có TK 142 (1) : 70.000.000 Trường hợp công cụ dụng cụ với quy mô lớn - Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển + Khi xuất dùng bao bì luân chuyển ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421) : giá thực tế Có TK 153(2) + Phân bổ giá trị hao mòn và chi phí chu kỳ sử dụng Nợ TK 152 : tính vào giá trị VL mua ngoài Nợ TK 6413 : tính vào chi phí bán hàng Có TK 142(1) : giá trị hao mòn + Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho Nợ TK 153(2) : giá trị còn lại Có TK 192(1) * Kế toán VL, CCDC thừa thiếu khi kiểm kê - Trường hợp thừa thiếu phát hiện khi kiểm kê do việc ghi chép nhầm thì kế toán điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số thực tế hiện có của VL CCDC theo phương pháp thừa số quy định. - Trường hợp thiếu thừa do hao hụt tự nhiên của VL trong định mức qui định do lượng khi nhập xuất mà giá trị không lớn thì giá trị giảm hoặc tăng chi phí. + Nếu thừa : Nợ TK 152 Có TK 642 + Nếu thiếu: Nợ TK 642 Có TK 152 - Trường hợp VL – CCDC thiếu, giá trị tương đối lớn thì phải xác định nguyên nhân. + Nếu thiếu hụt do trách nhiệm của cá nhân thì phải bồi thường vật chất: Nợ TK 138(8) Có TK 152, 153 + Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý Nợ TK 158(1) Có TK 152, 153 + Khi có quyết định xử lý Nợ TK 821 : Nếu XN bị tổn thất Nợ TK 411 : Nếu giảm KD Có TK 138(1) 2. Sơ đồ kế toán nhập xuất VL – CCDC a. Sơ đồ kế toán nhập xuất vật liệu TK 111,112 TK 152 TK 621 Mua VL thanh toán TK 133 Xuất VL cho sản xuất sản phẩm bằng tiền mặt VAT (1) TK 141 TK 627 Nhận VL do người nhận tạm ứng Dùng cho sản phẩm SXC (2) (2) TK 3388 TK 241 Nhập VL do vay mượn có tính XDCB hoặc SCL TSCĐ chất tạm thời (3) (3) TK 3381 TK 642 VL thừa trong kiểm kê chờ xử lý Dùng cho chi phí QLDN (4) (4) TK 621,241,154 TK 138 VL dùng không hết trả lại kho Cho DN khác vay hoặc nhượng bán CFCNV hoặc phế liệu thu hồi (5) hoặc kiểm kê thiếu chờ xử lý (5) TK 138 TK 632 Nhập VL do đơn vị khác vay trả nợ Xuất VL để bán (6) (6) TK 336 TK 338 Nhập VL do Cty hoặc XN nội bộ Xuất trả nợ vay điều chuyển (7) (7) TK 331 TK 136 Mua VL chưa trả người bán Xuất cho các đ.vị nội bộ trong Cty (8) (8) TK 333 TK 642 Thuế NK VL (nếu có) NVL thiếu VL hao hụt định mức (9) được xử lý hạch toán vào CF (9) TK 222 Trị giá vốn góp Góp vốn liên doanh = NVL TK 412 (10) Trị giá vốn góp Giá TT>giá góp Chênh lệch giá TT<giá vốn góp b. Sơ đồ kế toán nhập xuất CCDC TK 111,112 TK 153 TK 621 Mua CCDC TK 133 Xuất VL cho sản xuất sản phẩm bằng tiền mặt VAT (1) TK 331 TK 627 Mua CCDC chưa trả tiền người bán Chi phí sản xuất chung (2) (2) TK 141 TK 642 Nhập CCDC do người nhận tạm Chi phí QLDN ứng thanh toán (3) (3) TK 336 TK 154 XN nhập CCDC do Công ty cấp Cho dịch vụ, lap vụ phụ (4) (4) TK 338, 241 TK 241 Kiểm kê thừa CCDC nhập lại kho Cho XDCB dở dang hoặc SCL (5) TSCĐ (5) TK 154 TK 142 (1) Nhập CCDC tự chế Giá TT CCDC có giá trị lớn phải (6) phân bổ nhiều kỳ (6) TK 411 TK 331 Nhận góp vốn LD bằng CCDC CCDC sai quy cách trả lại người (7) bán (7) TK 338 Thuế XNK phải nộp (nếu có) (8) TK 136 Nhận CCDC của các XN hoàn lại vốn cho Công ty (9) c. Kế toán CCDC chuyển thành TSCĐ TK 153 TK 211 Giá thanh toán của CCDC chưa sử dụng chuyển thành TSCĐ (1) TK 142 CCDC đã xuất dùng chuyển thành TSCĐ (giá trị chưa phân bổ) (2) TK 214 Giá trị đã phân bổ (giá hao mòn đã phân bổ) (3) d. Kế toán TSCĐ chuyển thành CCDC TK 211 TK 153 TSCĐ chuyển thành CCDC TK 142, 153 Giá trị còn lại TSCĐ đã khấu hao chuyển thành CCDC TK 214 Giá trị đã hao mòn e. Kế toán đánh giá lại VL – CCDC TK 412 TK 152 Chênh lệch NVL tăng do đánh giá lại Chênh lệch NVL tăng (1a) (2a) TK 153 Chênh lệch CCDC tăng do đánh giá lại Chênh lệch CCDC giảm (1b) (2b)._.