Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà

có tiêu thụ thì mới tạo ra lợi nhuận và thu hồi lượng vốn tồn đọng trong hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp. Tiêu thụ cũng là hoạt động kinh doanh chủ yếu tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chính vì vậy quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải được hạch toán chính xác, kịp thời để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp. Do đó kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán cần thiết, tất yếu trong quá trình phát triển của doanh nghiệp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nhận thức được tầm quan trọng trên trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần chính: Phần 1 : Tổng quan về công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Do khả năng và trình độ hiểu biết còn hạn chế, thời gian thực tập nghiên cứu có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự đánh giá, nhận xét của cô giáo Ths. Nguyễn Thị Thu Liên, các cán bộ kế toán tại phòng tài chính kế toán của Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Thanh Hòa Phần 1: Tổng quan về công ty cổ phần lương thực Hồng Hà. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà tiền thân là Xí nghiệp chế biến kinh doanh lương thực nông sản Thanh Xuân. Trước đây công ty là một công ty nhà nước, trực thuộc Tổng công ty lương thực Miền Bắc. Ngày 28 tháng 11 năm 2006 theo quyết định số: 3651/QĐ/BNN-DMDN của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn đã chuyển xí nghiệp chế biến kinh doanh lương thực thành Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà. Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, theo điều lệ công ty và các quy định hiện hành khác của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC HỒNG HÀ Tên giao dịch: HONG HA FOOD JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HONG HA FOOD_JSC Số đăng ký kinh doanh: 0103014687 Mã số thuế: 0102140158 Vốn điều lệ: 1.500.000.000 đ (Tại thời điểm thành lập) Trụ sở: 56 Nguyễn Trãi –P.Thượng Đình-Q.Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 043.5583741 Fax: 0435583741 Công ty là công ty hoạt động sản xuất – kinh doanh đa ngành, đa nghề, nhưng chủ yếu là kinh doanh trong lĩnh vực lương thực, nông sản nhằm phát triển công ty theo mục tiêu cơ bản là: Ổn định và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động; tăng tích lũy nội bộ và đóng góp cho ngân sách Nhà nước; tăng trưởng cổ tức và phúc lợi xã hội cho cổ đông; Sau hơn 02 năm thực hiện cổ phần hóa, công ty cổ phần lương thực Hồng Hà đã khẳng định được vị thế của mình là một trong những công ty cung ứng lương thực cho thị trường trong nước và quốc tế. Công ty đã khẳng định được mình là một trong những công ty hàng đầu cung cấp các mặt hàng nông sản tại thị trường trong nước và nước ngoài. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Tại thời điểm thành lập vốn điều lệ của công ty là: 1,500,000,000 đ. Nguồn vốn này của công ty được hình thành từ việc góp vốn của các cổ đông và bán cổ phần ưu đãi và cổ phần phổ thông cho người lao động trong công ty. Số lượng vốn góp và tỷ lệ vốn góp của các cổ đông được phản ánh dưới bảng sau: Bảng số lượng vốn góp và tỷ lệ vốn góp của các cổ đông Năm 2007 Tên cổ đông Số lượng vốn góp (đ) Số cổ phần Tỷ lệ vốn góp (%) Cổ phần nhà nước 525,000,000 52,500 35 Cổ phần phổ thông 975,000,000 97,500 65 Sau hơn 02 năm thành lập hiện tại vốn điều lệ của công ty đã lên tới hơn 5,000,000,000 đ. Tỷ lệ vốn góp của công ty không thay đổi nhiều so với tỷ lệ khi thành lập. Trên giấy phép đăng ký kinh doanh thì công ty đăng ký kinh doanh những ngành nghề sau: Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, và môi giới thương mại. Chế biến, kinh doanh, xuất nhập khẩu lương thực, thực phẩm, đồ uống Kinh doanh vật tư nông nghiệp (không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật) Kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng (không bao gồm kinh doanh quán bar). Mua bán, bảo dưỡng xe có động cơ và mô tô, xe máy, phụ tùng cho xe có động cơ, xăng, dầu mỡ. Mua bán thuốc lá, hóa chất (trừ những hóa chất nhà nước cấm), tạp phẩm. Các hoạt động phụ trợ cho vận tải (Không bao gồm thiết kế các phương tiện vận tải). Nhưng trên thực tế thì công ty mua bán chủ yếu những mặt hàng sau: Gạo tẻ miền nam, miền bắc Thóc tẻ miền nam, miền bắc Cám sấy của Việt Nam, Indonesia Tấm Cao su SVR 3L, cao su SVR 10L Ngô bao gồm: Ngô hạt các loại, ngô giống Sắn Mỡ cá Khô đậu tương Đỗ xanh Dịch vụ chuyển cám mỳ viên Trong 2 năm gần đây những mặt hàng mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty là: gạo tẻ miền nam, thóc tẻ miền bắc quy gạo (60%), ngô Sơn La. Những mặt hàng mà công ty kinh doanh chủ yếu là những mặt hàng chịu thuế giá trị gia tăng với mức thuế suất là 5%. Ngoài ra còn có một số mặt hàng chịu thuế giá trị gia tăng với mức thuế suất là 10%, riêng mặt hàng ngô giống thì không chịu thuế giá trị gia tăng. Những mặt hàng này khi xuất khẩu thì đều chịu mức thuế suất thuế giá trị gia tăng là 0%. Các mặt hàng nông sản này khi vận chuyển cần nhiều bao bì đóng gói và rất dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển. Những đối tác chính của công ty trong những năm gần đây: (*) Các nhà cung cấp gồm có: Công ty TNHH Long Hải Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh Viện nghiên cứu và phát triển ngô Công ty TNHH Tân An Thái Doanh nghiêp An Phát Doanh nghiệp Song Thịnh (*) Những khách hàng của công ty: - Tổng công ty lương thực Miền Bắc - Công ty TNHH CP - Các nhà máy chế biến thức ăn gia súc Hiện tại công ty đang mở rộng thị trường tiêu thụ và thu mua nông sản sang Trung Quốc và Lào. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà được tổ chức như sơ đồ sau: Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị - Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Sơ đồ 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Giải thích sơ đồ: - Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có quyền lực cao nhất của công ty, thông qua về biểu quyết đưa ra trước cuộc họp cổ đông nhưng phải phù hợp với luật pháp quy định, luật doanh nghiệp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và không vi phạm điều lệ công ty. - Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. - Ban kiểm soát: là cơ quan chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty. - Ban giám đốc gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc. +) Giám đốc là người điều hành và quản lý mọi hoạt động về kinh doanh, tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. +) Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc ủy quyền và phân công. Các phòng nghiệp vụ: Phòng kinh doanh tổng hợp: có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh năm, tổ chức kinh doanh trên cơ sở kế hoạch kinh doanh và trực tiếp tham gia mọi hoạt động kinh doanh cũng như trực tiếp tham gia vận chuyển hàng hóa, mua bán hàng hóa tại công ty. Tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất, tiêu thụ, cơ cấu chủng loại sản phẩm trên thị trường cả nước từ đó đề xuất các biện pháp marketing, PR, quảng cáo… Phòng hành chính tổng hợp : có chức năng giúp giám đốc thực hiện các chức năng quản lý, công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo và công tác quản lý chính trị. Đồng thời phòng hành chính tổng hợp cũng có trách nhiệm tổ chức nhân viên bảo vệ công ty. Phòng tài chính kế toán: chức năng giúp giám đốc quản lý, theo dõi và giám sát hoạt động tài chính của công ty thông qua việc thực hiện cân đối tài chính theo đúng các quy định của nhà nước và của các cơ quan chức năng quản lý tài chính đối với công ty, giúp giám đốc quản lý tài chính của các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Phòng tài chính kế toán cũng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về tính chính xác và sự trung thực về những số liệu trên các báo cáo tài chính của công ty. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà tổ chức mô hình kế toán theo hình thức tập trung. Các phần hành kế toán tại công ty được kế toán trưởng thực hiện và phân cho 3 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán thực hiện các công việc liên quan đến phần hành của mình và trợ giúp đồng nghiệp trong những nghiệp vụ liên quan. - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ phân công, hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong công ty. Giúp giám đốc chấp hành chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành các chế độ lao động về sử dụng quỹ lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật về tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, phân tích các hoạt động kinh doanh, đưa ra nhận định về khả năng tài chính của công ty để giúp giảm đốc đưa ra các quyết định kinh doanh mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. - Kế toán hàng hóa, công nợ mua bán và kế toán vốn bằng tiền. Với phần hành kế toán mua bán và công nợ phải thu thì kế toán viên có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu, phải trả, theo dõi lượng hàng hóa mua vào, bán ra, theo dõi lượng hàng hóa hao hụt trong quá trình vận chuyển, bao bì đóng gói của những hàng hóa bán đi. Cuối kỳ lập các báo cáo có liên quan đến phần hành kế toán hàng hóa và công nợ mua bán như báo cáo kho kinh doanh, bảng kê công nợ phải thu, bảng kê công nợ phải trả… Với phần hành kế toán vốn bằng tiền kế toán viên có nhiệm vụ hàng ngày theo dõi số lượng tiền sử dụng, hạch toán cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các giao dịch với ngân hàng và cuối kỳ lập các báo cáo liên quan. - Kế toán tài sản cố định, kế toán thuế và đồng thời làm thủ quỹ của công ty Với nhiệm vụ là một thủ quỹ thì kế toán viên có nhiệm vụ thu, chi tiền trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ và có đầy đủ chứng từ quan trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng do khách hàng thanh toán, trả tiền mua hàng hóa, thanh toán tiền lương cho người lao động trong công ty, chi trả tạm ứng và cuối kỳ lập các báo cáo có liên quan đến tình hình sử dụng tiền tại quỹ của công ty. Với nhiệm vụ là kế toán tài sản cố định thì kế toán viên có nhiệm vụ phân loại các loại tài sản cố định của công ty, quản lý các tài sản đó trên sổ sách, tính và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất – kinh doanh trong kỳ theo mức độ hao mòn của tài sản cố định và chế độ quy định của Bộ tài chính và phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định kịp thời vào sổ sách, xác định giá trị còn lại của tài sản cố định và cuối kỳ lập các báo cáo liên quan. Với nhiệm vụ là kế toán thuế thì kế toán viên có nhiệm vụ hàng tháng kê khai các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu phải nộp, cuối quý tính số thuế thu nhập công ty phải nộp, phản ánh số tiền thuế tạm nộp, những khoản thuế được hoãn lại, lập các tờ khai thuế theo quy định của nhà nước. Với đặc thù hoạt động kinh doanh là các mặt hàng nông sản, là những mặt hàng thuộc đối tượng hưởng thuế suất 0%, 5% nên nhân viên kế toán thuế của công ty phải kê khai tất cả các mặt hàng đó, các mặt hàng được nhà nước trợ giá với cơ quan thuế. - Kế toán tổng hợp thực hiện phần hành kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ và phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Với nhiệm vụ là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thì kế toán viên thực hiện nhiệm vụ theo dõi toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa, từ các chứng từ đó xác định doanh thu, giá vốn, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định ra kết quả kinh doanh trong kỳ của công ty. Với nhiệm vụ là kế toán tiền lương thì kế toán viên có nhiệm vụ theo dõi tình hình lao động của nhân viên trong công ty, tính ra tiền lương, tiền ăn ca, tiền thưởng cho người lao động trong công ty và theo dõi tình hình thanh toán thu nhập cho nguời lao động trong công ty. Tính và phân bổ đúng chi phí nhân công cho đúng đối tượng sử dụng và cuối kỳ lập các báo cáo liên quan. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định, kế toán thuế và thủ quỹ Kế toán hàng hóa, công nợ mua bán và kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà là công ty kinh doanh trong lĩnh vực lương thực và nông sản, chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng là quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính. Một vài thông tin chung về việc tổ chức công tác tại công ty: - Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức chứng từ ghi sổ có sửa đổi cho phù hợp với hình thức kế toán máy kết hợp với kế toán thủ công. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho (HTK) được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. - Phương pháp tính giá HTK: Tính theo phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp hạch toán HTK: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình được thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng ước tính của tài sản. Thời gian khấu hao phù hợp với thời gian khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: tỷ giá liên ngân hàng Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ và hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Hệ thống tài khoản được sử dụng chủ yếu là tài khoản cấp 2 và tài khoản cấp 3 và được chi tiết theo từng đối tượng sử dụng. Ví dụ: TK 1121: tiền gửi Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội TK 1122: tiền gửi Ngân hàng Công thương Hà Nội TK 641 được chi tiết thành những tài khoản cấp 2 sau: TK6411: chi phí nhân viên TK6412: chi phí bao bì, vận chuyển Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có cải biên cho phù hợp với việc làm kế toán trên máy vi tính. Với hình thức này thì số liệu sẽ được kế toán tại công ty nhập vào máy căn cứ vào các chứng từ gốc, sau đó máy sẽ tự động định khoản và lên các báo cáo. Những báo cáo và chứng từ cần thiết sẽ được máy in ra, kế toán và những người liên quan ký và được lưu trữ theo quy định. Các loại sổ kế toán mà công ty sử dụng bao gồm: Chứng từ ghi sổ của các tài khoản: hàng nhập, hàng xuất, giá vốn, chi phí, doanh thu, giảm trừ doanh thu, kết quả. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản: 156, 157, 331,131… Các sổ, thẻ chi tiết: sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thẻ kho, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết thanh toán với người bán… Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty như sau: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc là các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi… kế toán nhập số liệu vào máy vi tính. Các chứng từ gốc được dùng để ghi vào các sổ chi tiết. Cuối tháng, phần mềm Fastaccounting sẽ tập hợp các nghiệp vụ phát sinh vào các Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản. Cuối quý khóa sổ, phần mềm sẽ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý, tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của các tài khoản trên sổ chi tiết, sổ cái, sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo số liệu trên sổ tổng hợp bằng số liệu trên sổ cái. Quy trình hạch toán tại công ty được thể hiện trên sơ đồ sau: Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các tài khoản Bảng CĐ số phát sinh CTGS Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sơ đồ 3: sơ đồ hạch toán tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Hạch toán hàng ngày Bút toán cuối kỳ Đối chiếu Hệ thống báo cáo tài chính tại công ty được lập tuân thủ theo quy định chung của bộ tài chính. Báo cáo tài chính được lập theo quý, năm. Có 4 loại báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Đối với các báo cáo tài chính Quý: thời gian hoàn thành chậm nhất là vào ngày 30 tháng kế tiếp và được gửi đến Giám đốc và Hội đồng quản trị. Đối với báo cáo tài chính năm: thời gian hoàn thành chậm nhất sau 60 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ tài chính, thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm, điều chỉnh sau kiểm toán. Các báo cáo tài chính tại công ty đều do kế toán trưởng lập, ký theo đúng quy định. Hiện tại kế toán tại công ty mới chỉ lập và sử dụng các báo cáo tài chính, chưa lập và sử dụng các báo cáo quản trị trong việc quản trị nội bộ và ra các quyết định kinh doanh tại công ty. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần lương thực Hồng Hà. 2.1. Đặc điểm hàng hóa tiêu thụ tại công ty Hiện tại công ty đang tiêu thụ những loại hàng hóa là: Gạo tẻ miền nam, miền bắc Thóc tẻ miền nam, miền bắc Cám sấy của Việt Nam, Indonesia Tấm Cao su SVR 3L, cao su SVR 10L Ngô bao gồm: Ngô hạt các loại, ngô giống Sắn Mỡ cá Khô đậu tương Đỗ xanh Dịch vụ chuyển cám mỳ viên Hiện tại công ty thực hiện tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là thị trường trong nước, cũng thực hiện xuất khẩu sang nước ngoài nhưng chưa nhiều. Công ty thực hiện thu mua nông sản tại các công ty cung cấp nông sản miền trong như Công ty TNHH Long Hải, Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, Công ty TNHH Tân An Thái… và bán tại thị trường Miền Bắc. Khách hàng chủ yếu của công ty đó là Tổng công ty lương thực Miền bắc và các nhà máy chế biến thức ăn gia xúc. Thị trường xuất khẩu của công ty còn hạn hẹp, công ty mới chỉ ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo sang Cuba và một số nước khác. Phương thức tiêu thụ chủ yếu tại công ty hiện nay là bán hàng theo hợp đồng kinh tế. Tùy theo từng hợp đồng kinh tế là bán cho các tổ chức kinh doanh trong nước hay cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty mà các thức tiến hành là khác nhau, nhưng đều là thực hiện theo phương thức bán buôn. Với hợp đồng cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty thì sau khi ký hợp đồng bán gạo với Tổng công ty thì phòng kinh doanh của công ty sẽ tìm kiếm nguồn hàng, soạn thảo các hợp đông kinh tế và trình giám đốc để giám đốc ký kết các hợp đồng đó để thu mua đủ số lượng gạo mà Tổng công ty yêu cầu. Sau đó công ty sẽ yêu cầu các nhà cung cấp chuyển hàng tới địa điểm mà Tổng công ty yêu cầu, khi hàng đã được chuyển tới đúng địa điểm thì sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu xác định chất lượng và số lượng gạo có đúng yêu cầu như trong hợp đồng kinh tế đã ký không, công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng trên cơ sở hóa đơn giá trị gia tăng và biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa vừa lập, thời gian thanh toán sẽ căn cứ theo thời hạn trên hợp đồng kinh tế đã ký. Việc giao nhận hàng với Tổng công ty cũng được tiến hành ngay tại địa điểm giao nhận hàng đó, khi hàng được chuyển đến thì nhân viên giao hàng và đại diện người nhận hàng của Tổng công ty sẽ cùng lập biên bản giao nhận hàng để xác nhận về Tổng khối lượng gạo đã giao cũng như chất lượng gạo. Căn cứ vào biên bản giao nhận này kế toán hàng hóa của công ty lập hóa đơn giá trị gia tăng (3 liên) và giao liên 2 cho Tổng công ty. Việc thanh toán với Tổng công ty sẽ được căn cứ trên hóa đơn giá trị gia tăng và hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Thực chất đây là hình thức bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán, tuy nhiên hoạt động bán hàng này được thực hiện không qua kho nhưng kế toán vẫn hạch toán qua tài khoản HTK. Với hoạt động bán hàng cho các tổ chức kinh doanh thì được thực hiện theo hình thức bán buôn qua kho. Sau khi ký hợp đồng kinh tế công ty sẽ xuất kho chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Thanh toán có thể là bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thời gian thanh toán và số tiền hàng phải thanh toán được thực hiện trên cơ sở hóa đơn giá trị gia tăng và các thỏa thuận đã được ký kết trong hợp đồng kinh tế. 2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa 2.2.1. Kế toán giá vốn của hàng tiêu thụ Với đặc điểm là bán hàng theo các hợp đồng kinh tế, mua lô nào bán thẳng lô đó ít nhập kho, mặt khác các mặt hàng mà công ty kinh doanh cũng ít nên công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất bán. Với ưu điểm mua lô hàng nào bán thẳng lô hàng đó nên mọi chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng của lô nào thì sẽ được hạch toán vào giá vốn của lô hàng đó, còn những khoản chi phí vận chuyển của những lô hàng mà hàng không bán hết một lần thì kế toán tổng hợp sẽ thực hiện bút toán phân bổ chi phí vận chuyển cho từng lô hàng bán đi vào cuối tháng. Công ty thực hiện tính giá vốn hàng bán theo giá thực tế đích danh nên khi xuất bán hàng hóa, phần mềm kế toán sẽ căn cứ vào giá mua của những hàng hóa mua vào để vào cột đơn giá, thành tiền trên sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số:2.01). Kế toán của công ty đang thực hiện vào sổ chi tiết hàng hóa cho từng mặt hàng công ty đang kinh doanh. SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tài khoản 156 Tên hàng hóa: Cao su SVR 3L Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng (tấn) Đơn giá (106đ) Thành tiền (106đ) Số lượng (tấn) Đơn giá (đ) Thành tiền (106đ) Số lượng (tấn) Thành tiền (106đ) Tồn đầu tháng 90 1,323 PNK 01/12 02/12/2008 Nhập mua hàng 331 150 14.7 2,205 PXK 01/12 08/12/2008 Xuất bán 632 200 14.7 2,940 ………… PXK 15/12 22/12/2008 Xuất bán 632 50 14.7 735 ………… Cộng 300 4,410 350 5,145 40 588 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.01: Sổ chi tiết hàng hóa Mẫu số: 01GTKT -3LL HÓA ĐƠN Ký hiệu: KG/2008B GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0061586 Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Long Hải Địa chỉ: Long Hải- Long Đất- Vũng Tàu Số tài khoản:……….. Điện thoại: (0643)688039 Mã số: 1400459456 Họ tên người mua hàng:………………………………………… Tên đơn vị: Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà Địa chỉ: 56 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 0102141580 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Gạo 5% tấm xuất khẩu Kg 539,850 5,910 3,190,513,500 (Hợp dồng số 294/HĐKT ngày 12/10/2008) (Phụ lục hợp đồng số 294/ PLHĐ ngày 12/10/2008) Cộng tiền hàng:3,190,513,500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 159,525,675 Tổng cộng tiền thanh toán: 3,350,039,175 Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, ba trăm năm mươi triệu, không trăm ba chín nghìn, một trăm bảy mươi năm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 02: Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số: 01- VT Đơn vị: …… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Bộ phận: …. ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 11năm 2008 Số: 02/11 Nợ:……. Có:……. Họ và tên người giao hàng: Công ty cao su Bình Long Theo hóa đơn: CX/2008B số: 0087292 ngày 15 tháng 10 năm 2008 của công ty cao su Bình Long. Nhập tại kho: Công ty cổ phần lương thực Hồng Hà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Theo chứng từ Thực nhập Cao su SVR 3L Tấn 200 200 14,700,000 2,940,000,000 (Hợp đồng số 230/ HĐKT ngày 20/11/2008 Phụ lục hợp đồng số 230/ PLHĐ ngày 20/11/2008 Cộng 200 200 2,940,000,000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai tỷ chín trăm bốn mươi triệu đồng. Số chứng từ gốc đính kèm: 02 Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ, tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.03: Phiếu nhập kho Mẫu số: 02-VT Đơn vị: …. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Bộ phận:…. ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Số: 01/12 Nợ: ……….. Có: ……. Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ: bộ phận kinh doanh Lý do xuất hàng: xuất bán theo hợp đồng kinh tế số 205/2008 ngày 30/11/2008 Xuất tại kho: xuất tại kho công ty cổ phần lương thực Hồng Hà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cao su SVR 3L Tấn 200 200 14,700,000 2,940,000,000 Cộng 200 200 2,940,000,000 Ngày 05 tháng 12 năm 2008 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán Giám đốc phiếu hàng trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.04: Phiếu xuất kho Công ty Cổ phần lương thực Hồng Hà Kho hàng hóa THẺ KHO Ngày lập thẻ 31/12/2008 Tên hàng hóa: Cao su SVR 3L Đơn vị tính: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận Số Ngày, tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 90 02/12 Mua hàng 02/12 150 08/12 Xuất bán 08/12 200 ……… 22/12 Xuất bán 22/12 50 ……… Cộng nhập, xuất 300 350 Tồn cuối tháng 40 Biểu số 2.05: Thẻ kho Chứng từ được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán là hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Tài khoản sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán là TK632 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán như sau: +) Đối với hợp đồng kinh tế cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty thì công ty căn cứ vào Liên 2, Liên 3 hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty với Tổng công ty, và hợp đồng ký với nhà cung cấp kế toán hàng hóa nhập số liệu vào phần mềm kế toán, căn cứ vào số liệu nhập vào phầm mềm kế toán sẽ xác định giá vốn, ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết giá vốn hàng bán của những hàng hóa đó. Trường hợp bán hàng theo phương thức này, kế toán không lập phiếu xuất kho. Với đặc điểm là sau khi ký hợp đồng cung cấp hàng cho Tổng công ty thì Công ty mới tiến hành thu mua hàng để bán, sau khi thu mua đủ hàng thì hàng được chuyển ngay cho bên mua nên những mặt hàng này sẽ không có số dư cuối kỳ. +) Đối với các hợp đồng bán buôn qua kho thì khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho (Biểu số: 2.04). Sau đó chuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ để ghi thẻ kho cho số lượng hàng xuất bán. Do công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá hàng xuất kho nên tại thời điểm lập phiếu xuất kho kế toán đã ghi rõ đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 giao cho khách hàng. Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho chuyển hóa đơn, phiếu xuất kho của số lượng hàng vừa xuất lên phòng kế toán. Từ những chứng từ này, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, từ những số liệu nhập vào kế toán vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 2.06), sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng hóa, sau đó vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 2.07), sổ này được dùng để đối chiếu với Sổ cái Tài khoản 632 vào cuối mỗi tháng. Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán: Từ phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng kế toán vào phần mềm kế toán, từ những số liệu nhập vào vào, kế toán nhập lệch vào chứng từ ghi sổ, máy sẽ tự động nhặt số liệu để vào Chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.09), vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào tiếp sổ cái TK632 (Biểu số 2.10). SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tài khoản 632 Đối tượng: Gạo 5% tấm xuất khẩu Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12 năm 2008 Đơn vị tính: 106đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có 5/12/2008 AK/2008B 001255 Cung ứng gạo XK cho Tổng công ty 156 3,191 ……… 19/12/08 CX/2008B 003512 Cung ứng gạo XK cho Tổng công ty 156 1,750 ……… 31/12/08 PKT Kết chuyển chi phí 911 5,891 Cộng 5,891 5,891 Biểu số 2.06: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: 106đ STT Tên hàng hóa Phát sinh Nợ Có 1. Gạo 5% tấm xuất khẩu 5,891 5,891 2. Cao su SVR 3L 5,145 5,145 ……… 6. Ngô Sơn La 3,100 3,100 Cộng 18,477 18,477 Biểu số 2.07: Sổ tổng hợp chi tiết Giá vốn hàng bán BÁO CÁO KHO KINH DOANH Qúy 4 năm 2008 Tồn đầu Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng (kg) Thành tiền (106đ) Số lượng (kg) Thành tiền (106đ) Số lượng (kg) Thành tiền (106đ) Số lượng (kg) Thành tiền (106đ) Gạo 5% tấm xuất khẩu 0 0 2,430,800 14,366 2,430,800 14,366 0 0 Cám sấy Indonesia 0 0 1,748 5,594 1,748 5,594 0 0 Cao su SVR 3L 100,000 1,470 800,000 11,760 800,000 11,760 100,000 1,470 Cao su SCR 10L 50,000 685 550,000 7,535 600,000 8,220 0 0 Thóc tẻ miền bắc quy gạo(60%) 250,350 1,064 1,450,250 6,164 1,250,350 5,314 450,250 1,914 Ngô hạt 75,000 210 3,250,000 9,100 3,300,000 9,240 25,000 70 Cộng 3,429 54,519 54,494 3,454 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.08: Báo cáo kho kinh doanh CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 201 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: 106đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có AK/2008B 001255 5/12/08 Cung ứng gạo XK cho Tổng công ty 632 156 3,191 PXK 01/12 08/12/08 Xuất bán cao su SVR 3L 632 156 2,940 ……… CX/2008B 003512 19/12/08 Cung ứng gạo XK cho Tổng công ty 632 156 1,750 ……… PXK 08/12 24/12/08 Xuất bán thóc ._.