Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng Nhập khẩu tại Chi Nhánh Công ty cổ phần XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội

vực kinh tế quan trọng, là “Sợi dây” kết nối nền kinh tế, tạo ra hiệu quả chung cho quá trình phát triển của các nước. Có thể nói ngoại thương đã, đang và sẽ trở thành lĩnh vực quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của các nước trong đó có Việt Nam. Chính vì vậy, hoạt động ngoại thương hay hoạt động xuất nhập khẩu giữ một vai trò trọng yếu trong sự phát triển kinh tế của các quốc gia trong đó có cả Việt Nam. Thông qua hoạt động nhập khẩu, chúng ta có thể tiếp thu những công nghệ tiên tiến, khắc phục những yếu kém lạc hậu về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động. Thương mại hiện nay đang là ngành kinh tế mũi nhọn của nền kinh tế quốc dân. Thương mại Việt Nam đang có những bước phát triển vượt bậc và vươn xa trên những thị trường rộng lớn trên thế giới. Để bền vững và phát triển, việc quản lý vốn, tài sản và các quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp đã quyết định phương hướng phát triển của doanh nghiệp. Để làm tốt việc đó, kế toán đã góp phần không nhỏ vào việc quản lý, điều hành quá trình kinh doanh trong các DN thương mại và dịch vụ. Cùng với xu hướng đa phương hoá và quốc tế hoá nền kinh tế, nhu cầu thông tin ngày càng đòi hỏi một cách cấp thiết. Kế toán với tư cách là công cụ cung cấp thông tin hữu hiệu cho các nhà quản lý, lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Những năm gần đây cùng với sự đổi mới đi lên của đất nước công tác kế toán cũng có sự đổi mới để phù hợp với nền kinh tế thị trường, phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán quốc tế đồng thời phù hợp với đặc điểm, trình độ quản lý ở nước ta. Trong hệ thống chỉ tiêu kinh tế tài chính của DN thương mại doanh thu và lợi nhuận là những chỉ tiêu hết sức quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Có thể nói lợi nhuận là tấm gương phản chiếu toàn bộ các biện pháp kinh tế, tổ chức quản lý và kỹ thuật mà DN đã và đang thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh để thấy được kết quả bán hàng của DN mình. Trong cơ chế thị trường hiện nay khi mà sản xuất luôn gắn liền với thị trường thì chất lượng sản phẩm là nhân tố chính quyết định sự thành công của quá trình tiêu thụ đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy mỗi DN cần nghiên cứu lựa chọn cho mình một cơ cấu sản phẩm hợp lý, với những sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, phù hợp với nhu cầu của thị trường, DN có thể đẩy mạnh tiến trình tiêu thụ sản phẩm cũng có nghĩa là rút ngắn thời gian tăng tốc độ chu chuyển vốn, duy trì tính liên tục sản xuất từ đó DN có thể không cần một số vốn đầu tư ban đầu lớn mà vẫn sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao. Để đạt được những mục tiêu trên bên cạnh việc tổ chức sản xuất hợp lý việc hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong DN cũng có vai trò rất quan trọng. Kế toán tiêu thụ sản phẩm là một trong những phần hành chủ yếu của kế toán DN, qua đó nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát không chỉ đối với quá trình tiêu thụ sản phẩm của DN mà có thể thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Hoạt động kinh doanh HNK là hoạt động chính đem lại doanh thu, lợi nhuận nhiều nhất cho Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội. Nên yêu cầu về thông tin kịp thời và chính xác để giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định quan trọng là rất cần thiết. Thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời công tác hạch toán kế toán sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí thu mua hàng hoá, chọn được hàng tốt, giá cả hợp lý, phù hợp SX kinh doanh và tiêu dùng, tránh tổn thất. Điều đó đồng nghĩa với việc tăng doanh thu và lợi nhuận cho mình. Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tiêu thụ hàng NK có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với các công ty kinh doanh HNK. Qua một thời gian thực tập tại Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội, em nhận thấy việc tiêu thụ và xác định KQKD tiêu thụ hàng NK là hoạt động chính đem lại lợi nhuận cao cho DN và có sự đóng góp không nhỏ của công tác hạch toán kế toán. Sau khi đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty em nhận thấy nhìn chung việc tổ chức hạch toán ở REXCO-CNHN được tiến hành đều đặn, đầy đủ và tuân thủ đúng theo qui định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm trong công tác hạch toán cần được hoàn thiện và củng cố thêm. Vì vậy em chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội” làm chuyên đề thực tập. Mặc dù kiến thức và trình độ có hạn, thời gian thực tập tại công ty chưa nhiều nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các cán bộ công nhân viên trong Phòng kế toán của Công Ty Rexco và đặc biệt dưới sự hướng dẫn tận tình chu đáo của Giáo viên: Thạc sĩ Đặng Thúy Hằng đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này. Đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm những phần chính sau: PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK VẬT TƯ KỸ THUẬT (REXCO) TẠI HÀ NỘI. PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK VẬT TƯ KỸ THUẬT (REXCO) TẠI HÀ NỘI. PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK VẬT TƯ KỸ THUẬT (REXCO) TẠI HÀ NỘI. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK VẬT TƯ KỸ THUẬT (REXCO) TẠI HÀ NỘI 1.Lịch sử hình thành và phát triển của Chi Nhánh Công ty CP XNK (REXCO) tại Hà Nội: Công ty XNK Vật Tư Kỹ Thuật (REXCO) được thành lập theo quyết định số 171/VKH-QĐ tại Hà Nội ngày 20/5/1993 của Giám đốc Viện Khoa học Việt Nam và được cổ phần hóa thành Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (REXCO) theo quyết định số 826/QĐ-KHCNVN ngày 10 tháng 06 năm 2005 tại Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại: 158/1 Xô Viết - Nghệ tĩnh - Quận Bình Thạnh - TP Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 8995275 - Fax: 08 8995278. Công ty có 01 chi nhánh tại Hà Nội. Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội được thành lập theo quyết định số 199/KHCNQG-QĐ ngày 30/7/1993 và được chuyển đổi tên từ Công Ty XNK Vật Tư Kỹ Thuật (REXCO) - Chi Nhánh Tại Hà Nội sang Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội theo quyết định số 06/RC-QĐ HĐQT ngày 11 tháng 12 năm 2006. Trụ sở chi nhánh tại Hà Nội: được đặt tại 157 Láng Hạ - Quận Đống Đa - HN. Điện thoại: 04 5620516 Fax: 04 8532511 Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội có: + Giấy đăng ký kinh doanh số 0113015106 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 22/12/2006. + Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 5271004/GP do Bộ thương mại cấp ngày 28/8/1993. - Công ty có văn phòng điều hành với diện tích 450m2, có 03 xe con và 01 xe tải để phục vụ cho yêu cầu kinh doanh và giao dịch của Công ty. - Công ty có khả năng tự chủ trong kinh doanh, tự tìm kiếm khai thác các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Khi nhu cầu về vốn tăng, Công ty giải quyết bằng cách huy động nguồn vốn nhàn rỗi trong nội bộ công ty hoặc vay vốn ngân hàng. Ban đầu vốn điều lệ của công ty là 2.500.000.000 VNĐ đến nay đã lên tới 7.500.000.000 VNĐ. - Thu nhập của người lao động trong Công ty ngày càng được cải thiện và ổn định. + Năm 2005 thu nhập bình quân của một người/tháng là 1.700.000đ. + Năm 2006 thu nhập bình quân của một người/tháng là 1.800.000đ. + Năm 2007 thu nhập bình quân đã lên đến 2.000.000đ/người/tháng điều đó đảm bảo điều kiện sống tốt cho người lao động. BẢNG SỐ 1: NGUỒN NHÂN LỰC CỦA REXCO-CNHN ĐVT: Người STT Trình độ cán bộ chuyên môn Số lượng Ghi chú 1 Đại học và trên đại học 48 2 Trung cấp + Cao đẳng 05 3 Đội ngũ cộng tác viên và chuyên gia tư vấn 20 Tổng cộng 73 - Hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt hiệu quả cao và ổn định về nguồn hàng trên thị trường, cơ sở vật chất kho tàng, hệ thống thiết bị, công nghệ được cải tạo, nâng cấp và phát triển. Công ty luôn làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước và quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Có thể đánh giá tình hình phát triển của công ty thông qua một số chỉ tiêu tài chính mà REXCO-CNHN đã đạt được trong 3 năm gần đây. BẢNG SỐ 2: BẢNG CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY ĐVT: nghìn đồng Chỉ tiêu\Năm 2005 2006 2007 Doanh thu 85.348.355 68.433.878 91.189.779 Nộp ngân sách 56.876 61.572 72.457 Tổng TS lưu động & đầu tư ngắn hạn 63.229.592 52.767.841 64.493.580 Tổng tài sản cố định & đầu tư dài hạn 833.999 835.153 922.930 Nợ phải trả 62.861.322 52.140.191 63.881.250 Nguồn vốn chủ sở hữu 1.202.269 1.462.803 1.535.260 Lợi nhuận chưa phân phối 499.613 453.152 587.468 Nhìn vào bảng chỉ tiêu tài chính trong 3 năm gần đây của Công ty REXCO - CNHN ta nhận thấy: Doanh thu năm 2007 tăng tương đối cao so với năm 2005 và năm 2006, cụ thể là tăng 5.841.424 (nghìn đồng), tương đương với tốc độ tăng là 107% so với năm 2005 và tăng 22.755.901 (nghìn đồng), tương đương với tốc độ tăng là 133% so với năm 2006 cho thấy sang năm 2007 doanh nghiệp đã kinh doanh có hiệu quả và ký kết được nhiều hợp đồng với khách hàng. Tổng tài sản năm 2007 cũng tăng nhiều hơn so với năm 2005 và năm 2006, cụ thể là tăng 1.352.919 (nghìn đồng), tương đương với tốc độ tăng là 102% so với năm 2005 và tăng 11.813.516 (nghìn đồng), tương ứng với tốc độ tăng là 122% so với năm 2006 . Điều đó cho thấy năm 2007 công ty đã bổ xung một lượng tài sản lớn đặc biệt là tài sản lưu động vào kinh doanh. Không những vậy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2007 cũng tăng lên đáng kể, tăng 332.991 (nghìn đồng) so với năm 2005 và tăng 72.457 (nghìn đồng) so với năm 2006, cho thấy Công ty đã đầu tư một lượng vốn lớn để mở rộng thị trường kinh doanh và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. - Nợ phải trả cũng là một vấn đề đáng quan tâm vì nó chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong DN, dựa vào doanh thu bán hàng và tổng tài sản của DN cho thấy DN đang có những đơn đặt hàng lớn với các nhà cung cấp và phải có uy tín với bạn hàng nên DN mới được ưu tiên chậm trả hoặc trả nhiều lần. - Và cuối cùng lợi nhuận là chỉ tiêu và thước đo để đánh giá kết quả và hiệu quả kinh doanh của DN. Ta thấy năm 2007 lợi nhuận đã tăng lên khá cao so với năm 2005 và năm 2006, cụ thể là tăng 87.855 (nghìn đồng), tương ứng với tốc độ tăng là 118% so với năm 2005, tăng 134.316 (nghìn đồng), tương ứng với tốc độ tăng là 130% so với năm 2006 cho thấy năm 2007 doanh nghiệp đã kinh doanh có hiệu quả và đem lại nhiều lợi nhuận, điều đó đồng nghĩa với việc đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động và đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước. 2.Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Chi Nhánh Công ty CP XNK Vật Tư Kỹ Thuật (Rexco) Tại Hà Nội: Đặc điểm kinh doanh của REXCO-CNHN: - Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, kinh doanh các thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật trong các lĩnh vực an ninh, quốc phòng, khoa học kỹ thuật như Vật lý học, hoá học, sinh vật học, y dược học, địa chất học, hải dương học, khí tượng thuỷ văn, y tế, giáo dục, môi trường,.... Tư vấn chuyển giao công nghệ các lĩnh vực trên. Kinh doanh, lắp đặt và bảo trì thang máy. Kinh doanh dịch vụ tư vấn: các thiết bị điện tử công nghiệp và dân dụng, thiết bị tin học, viễn thông và các phần mềm ứng dụng. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất KD của REXCO-CNHN: Là một trong những doanh nghiệp tham gia triển khai các dự án lớn đầu tiên thuộc nhiều nguồn vốn: Ngân sách, ODA, đầu tư trực tiếp, vốn vay từ World bank, OPEC, ADP,... bằng nhiều hình thức đấu thầu trong nước, đấu thầu quốc tế, chào giá cạnh tranh, cung cấp các thiết bị, giải pháp kỹ thuật,... cho các dự án lớn, các sản phẩm Công nghệ, các dây chuyền sản xuất, dự án đầu tư chiều sâu tại các Trung tâm nghiên cứu, viện nghiên cứu, các trường đại học, cơ quan quốc phòng và các cơ quan xí nghiệp trên cả nước, Công ty REXCO-CNHN có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới trong mọi lĩnh vực. Là đại lý phân phối tại Việt Nam cho các hãng chế tạo thiết bị hàng đầu thế giới như: - BIO-RAD; LAB-LINE; HEWLETT-PACKARD; FISHER SCIENTIFIC; CRYOGENIC;......của Mỹ (USA) - JOBIN YVON; BIOBLOCK;....của Pháp (France) - SIEMENS-BRUKER; MERCK; HETTICH; IKA;...của Đức (GERMANY) Ngoài ra còn có PRECISA (Thụy Sỹ); DOMNICKHUNTER, BIBBY (Anh); JEOL (Nhật) và còn nhiều nhà cung cấp khác. vì vậy Công ty có thể lựa chọn và cung cấp cho khách hàng những thiết bị tốt nhất với giá cả hợp lý. Công ty luôn luôn cam kết với khách hàng thực hiện đúng hợp đồng, giao hàng theo đúng thời hạn yêu cầu trong hợp đồng. Các thiết bị do Công ty cung cấp là các thiết bị đồng bộ mới 100% và đã được đăng ký đạt các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật rất mạnh gồm các tiến sĩ, thạc sĩ, kỹ sư được đào tạo tại các trường đại học có uy tín trong và ngoài nước như Đại học bách khoa , Đại học quốc gia, Đại học tổng hợp; Đại học tổng hợp Áo; Đại học tổng hợp TOKYO;.... và được đào tạo tại chính các hãng sản xuất, Công ty REXCO-CNHN đảm bảo việc lắp đặt, hướng dẫn vận hành, đo thử các mẫu với các máy móc thiết bị do công ty cung cấp được truyền tải đến các cán bộ của bên mua hàng nắm vững, rõ ràng được các nguyên tắc công nghệ, vận hành thiết bị. Công ty đảm bảo bảo hành, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc được cung cấp ngay khi có sự cố trong vòng 04h tại phạm vi Hà Nội, 24 giờ đối với khu vực lân cận, 48 giờ đối với các tỉnh xa và đảm bảo cung cấp mọi phụ kiện, thiết bị cần thiết cho hàng đã bán trong vòng 10 năm nếu khách hàng có yêu cầu. Với phương châm “Giá cả rẻ nhất, hợp lý nhất - Chất lượng tốt nhất” Công ty đã nhận được niềm tin từ khách hàng. Điều này được minh chứng qua thời gian với một số lượng khách hàng đông đảo và các dự án lớn đã được công ty thực hiện. Xin đưa ra một số dự án tiêu biểu như : BẢNG SỐ 3: CÁC DỰ ÁN TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG THỰC HIỆN ĐVT: USD STT Tên khách hàng, dự án Địa chỉ Giá trị DA phục hồi, nâng cấp thiết bị thí nghiệm Đại học quốc gia Hà Nội 2.345.000 Dự án mở rộng và phục hồi nông nghiệp Bộ Nông nghiệp 1.800.000 Dự án EC 990.000 Dự án dân số Uỷ ban dân số 800.000 Viện KH vật liệu Nghĩa đô - Cầu giấy HN 1.027.578 Viện hoa học Nghĩa đô - Cầu giấy HN 1.022.411 Viện Hải dương học Cầu đá - Nha trang 322.479 Viện công nghệ sinh học Nghĩa đô - Cầu giấy HN 583.170 Viện di truyền nông nghiệp Cổ nhuế - Từ liêm - HN 299.095 Viện KHKT xây dựng Nghĩa tân - HN 271.925 Viện vật lý địa cầu Nghĩa đô - Cầu giấy HN 214.649 Trường ĐH bách khoa HN Đường Đại Cổ Việt HN 867.138 Trung tâm Polyme ĐH Bách khoa HN 588.318 Công ty Coca cola Ngọc Hồi - Hà tây 235.396 Điện lực thành phố Điện lực thành phố 632.142 Viện nghiên cứu địa chất khoáng sản Thanh xuân - HN 847.785 Viện KH hình sự Hà Nội 650.758 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của REXCO-CNHN: Để đảm bảo cho việc tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, cơ quan quản lý chủ quản và tập thể cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Giúp việc cho Giám đốc là một Phó Giám đốc và Kế toán trưởng. Dưới là 6 phòng ban tham mưu có chức năng nhiệm vụ khác nhau gồm: Phòng hợp đồng, phòng dự án; phòng kinh doanh; phòng kế toán; phòng kỹ thuật; phòng hành chính được phân cấp quản lý như sau: GIÁM ĐỐC PHÒNG HỢP ĐỒNG PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG KINH DOANH THANG MÁY PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT Phó giám đốc Kế toán trưởng SƠ ĐỒ 1 : TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ REXCO-CNHN Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: Giám đốc: Chịu trách nhiệm với cơ quan chủ quản cấp trên. Quản lý và điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty. Phòng hợp đồng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất tháng , quý, năm Thương thảo hợp đồng mua và bán. Xây dựng và duyệt giá bán cho các sản phẩm của công ty. Làm các thủ tục giao nhận hàng tại các của khẩu hoặc với khách hàng, Chịu trách nhiệm làm các thủ tục mua và bán hàng. Phòng dự án: Theo dõi và thực hiện các dự án của công ty. Phòng kinh doanh thang máy: Chuyên theo dõi kinh doanh và thực hiện các hợp đồng, dự án về thang máy, Phòng kế toán: Giúp việc cho giám đốc về các mặt tài chính, kế toán, thực hiện hạch toán kinh doanh, thanh quyết toán khách hàng. Phòng hành chính: Thực hiện các công việc văn phòng & quản lý theo dõi nhân sự của công ty, định mức lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, công tác bảo hộ an toàn lao động, công tác văn thư, lưu trữ... Phòng kỹ thuật: Giải quyết toàn bộ khâu kỹ thuật của công ty, lập thiết kế. Chịu trách nhiệm về kỹ thuật trong khi lắp đặt, bảo hành, bảo trì các thiết bị mà công ty bán và lắp đặt cho khách hàng kiểm tra nghiệm thu chất lượng sản phẩm hàng hoá mua và bán. Cơ cấu tổ chức không phức tạp nên mối quan hệ qua lại giữa các phòng với nhau rất chặt chẽ. Nó giúp cho hoạt động của REXCO-CNHN hiệu quả và năng động, linh hoạt. 4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của REXCO-CNHN: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh tổ chức quản lý cũng như trình độ yêu cầu quản lý, REXCO-CNHN áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng Tài chính Kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Phòng kế toán có 7 người được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty. Các nhân viên kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và được tổ chức như sau : Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán nội bộ Kế toán thuế và ngân hàng Kế toán kho hàng Kế toán hợp đồng, dự án Thủ quĩ kiêm kế toán TSCĐ Kế toán trưởng SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN REXCO-CNHN Kế toán trưởng: Điều hành chung toàn phòng kế toán thực hiện các công việc tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động tài chính của công ty. Kế toán tổng hợp: Thu nhận các số liệu của các kế toán khác để cập nhật và phản ánh lên báo cáo. chuyên giúp kế toán trưởng trong mọi công việc kiểm tra kế toán, đôn đốc tiến độ, lập kế hoạch tài chính . Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán nội bộ: Có nhiệm vụ kiểm tra chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ hợp pháp, theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, thanh toán lương, bảo hiểm , ngoài ra còn chịu trách nhiệm đối chiếu các khoản thu chi nội bộ với Công ty mẹ. Kế toán kho hàng: theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, đánh giá phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ, theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Cung cấp kịp thời mức dự trữ tối đa của các loại vật liệu hàng hoá, tránh tình trạng hàng tồn kho quá lớn, gây ứ đọng vốn. Tham gia kiểm kê tài sản cố định định kỳ hay bất thường. Kế toán thuế và ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế. Thu nhận các chứng từ phát sinh cập nhật lên báo cáo thuế. Kế toán hợp đồng: Theo dõi chi tiết việc thực hiện các hợp đồng, dự án. Cung cấp thông tin về việc thực hiện hợp đồng, dự án cho việc quản trị, Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: phụ trách thu chi tiền mặt, theo dõi tình hình TSCĐ hiện có, sự biến động về số lượng, giá trị , trích khấu hao TSCĐ. 5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của REXCO-CNHN: 5.1. Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48. Niên độ kế toán: Theo năm từ ngày 1 tháng 1 đến 31 tháng 12. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. Tỷ giá sử dụng trong qui đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế Phương pháp tính giá thành phẩm, hàng hoá: Giá thực tế đích danh. 5.2. Hệ thống chứng từ kế toán: Để phục vụ cho công tác quản lý, công ty có 5 nhóm chứng từ kế toán bao gồm: Nhóm chứng từ hàng hoá tồn kho; Nhóm chứng từ tiền tệ; Nhóm chứng từ bán hàng; Nhóm chứng từ lao động, tiền lương; Nhóm chứng từ TSCĐ Chi tiết từng nhóm chứng từ như sau: BẢNG SỐ 4: CÁC NHÓM CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT STT Tên chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú I Nhóm chứng từ lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 - LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LĐTL 3 Danh sách người LĐ hưởng trợ cấp BHXH 04 - LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 05 - LĐTL 5 Phiếu báo làm thêm giờ 07 - LĐTL II Nhóm chứng từ hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01 - VT 2 Phiếu xuất kho 02 - VT 3 Thẻ kho 06 - VT 4 Biên bản kiểm kê VT, SP, hàng hoá 08 - VT III Nhóm chứng từ bán hàng, mua hàng 1 Hoá đơn GTGT 01 GTKT - 3LL 2 Hoá đơn mua hàng thông thường 02 GTTT - 3LL 3 Phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK - 3LL 4 Hoá đơn bán lẻ 07 - MTT IV Nhóm chứng từ tiền tệ 1 Phiếu thu 01 - TT 2 Phiếu chi 02 - TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT 4 Giấy thanh toán tạm ứng 04 - TT 5 Bảng kê ngoại tệ 06 - TT 6 Bảng kiểm kê quỹ 07A - TT 7 Đề nghị thanh toán HD V Nhóm chứng từ TSCĐ 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ 2 Thẻ TSCĐ 02 - TSCĐ 3 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05 - TSCĐ 5.3. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ngày 01 tháng 11 năm 1995 đã chỉnh lý bổ sung theo thông tư 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2002, Thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04 tháng 11 năm 2003 và Thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2005. BẢNG SỐ 5: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN C.TY SỬ DỤNG Số hiệu TK Tên tài khoản Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 1 2 3 4 Loại TK 1: Tài sản lưu động 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ Chi tiết theo ngoại tệ sử dụng 112 Tiền gửi ngân hàng Chi tiết theo từng ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam Chi tiết theo từng ngân hàng GD 1122 Ngoại tệ Chi tiết theo ngoại tệ sử dụng, ngân hàng GD 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tượng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 138 Phải thu khác Chi tiết theo từng đối tượng 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 142 Chi phí trả trước Chi tiết theo từng nội dung 1421 Chi phí trả trước 1422 Chi phí chờ kết chuyển 144 Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 153 Công cụ, dụng cụ Chi tiết theo từng mã CCDC 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 154 Chi phí sản xuất KD dở dang Chi tiết theo đối tượng tập hợp và tính giá thành 156 Hàng hoá Chi tiết theo từng mã hàng 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi tiết theo từng loại HTK Loại TK 2: Tài sản cố định 211 Tài sản cố định hữu hình Chi tiết theo TSCĐ hữu hình 2113 Máy móc thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác 212 TSCĐ thuê tài chính Chi tiết theo TSCĐ thuê TC 213 TSCĐ vô hình Chi tiết theo TSCĐ vô hình 2135 Phần mềm máy tính 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình Chi tiết theo TSCĐ 2142 Hao mòn TSCĐ thuê TC 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 242 Chi phí trả trước dài hạn Chi tiết theo đối tượng Loại TK 3: Nợ phải trả 311 Vay ngắn hạn Chi tiết theo đối tượng 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 333 Thuế & các khoản phải nộp Nhà nước Chi tiết theo đối tượng 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập DN 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả công nhân viên Chi tiết theo đối tượng 335 Chi phí phải trả Chi tiết theo nội dung 3353 Quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ Chi tiết theo đối tượng, nội dung 338 Phải trả, phải nộp khác Chi tiết theo đối tượng 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm XH 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữu 411 Nguồn vốn kinh doanh Chi tiết theo đối tượng 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận năm trước 4212 Lợi nhuận năm nay 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quĩ phúc lợi Loại TK 5: Doanh thu 511 Doanh thu bán hàng & cung cấp DV 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5113 Doanh thu cung cấp DV 515 Doanh thu hoạt động tài chính 531 Hàng bán bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán Loại TK 6: Chi phí SXKD 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng Chi tiết theo từng khoản mục CP 6412 Chi phí vật liệu bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý DN Chi tiết theo từng khoản mục CP 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí & lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí DV mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác Loại TK 7; 8; 9 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 911 Xác định KQ kinh doanh Loại TK 0: TK ngoài bảng 004 Nợ khó đòi đã xử lý 007 Ngoại tệ các loại 5.4. Hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp. Công ty áp dụng máy vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, giảm bớt công tác kế toán thủ công. Phần mềm kế toán được Công ty sử dụng là phần mềm kế toán MISA 7.9 - R5 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo qui trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng số) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Sau khi in ra giấy kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính. Cuối tháng, cuối năm toàn bộ hệ thống sổ kế toán được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định. Riêng đối với kế toán tập hợp chi phí thực hiện dự án thì trình tự kế toán trên máy vi tính được tiến hành theo các bước sau: Việc tập hợp chi phí thực hiện do máy vi tính tự nhập dữ liệu từ các bộ phận liên quan và tự tính toán chi phí thực hiện dự án trong kỳ. Căn cứ vào kết quả kiểm kê, đánh giá dự án cuối kỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phí và nhập số liệu dự án dở dang cuối kỳ vào máy. Máy vi tính tự khoá sổ kế toán và kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào yêu cầu của người cần thông tin máy sẽ tự xử lý và đưa ra những thông tin theo yêu cầu. Toàn bộ quá trình ghi sổ kế toán trên máy được thể hiện qua sơ đồ 3 như sau: SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Đặc điểm chủ yếu : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế , phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (Quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái . Hệ thống sổ bao gồm : Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán tổng hợp : Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng Sổ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết VL, công cụ, sản phẩm, hàng hoá + Sổ tài sản cố định. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán bằng ngoại tệ. + Sổ chi tiết tiền vay. + Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh. + Sổ chi tiết các tài khoản. + Sổ theo dõi thuế GTGT + Bảng phân bổ tiền lương & BHXH + Bảng phân bổ NVL, CCDC + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Các sổ, bảng kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết, nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được thì được lập riêng. 5.5. Hệ thống báo cáo kế toán: Trước khi lập báo cáo kế toán, Công ty phải kiểm kê vật tư, tài sản, tiền vốn và đối chiếu các khoản nợ phải thu, phải trả. Sau đó khóa sổ rút số dư các tài khoản, thực hiện bút toán điều chỉnh. Căn cứ vào số liệu kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các tài khoản để lập báo cáo theo đúng qui định của Nhà nước. Các báo cáo lập xong phải có đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc thì mới có giá trị. Định kỳ hàng quí Công ty phải gửi báo cáo về phòng tài chính của công ty mẹ trong thành phố Hồ Chí Minh, trên cơ sở báo cáo của các đơn vị thành viên phòng tài chính lập báo cáo tổng hợp toàn doanh nghiệp. Hàng tháng và cuối niên độ kế toán phải gửi báo cáo tài chính năm lên Cục thuế Thành phố Hà Nội. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo KQKD Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo khác: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Quyết toán thuế TNDN Quyết toán thuế GTGT Báo cáo sử dụng hoá đơn Báo cáo quản trị phục vụ quản lý: Báo cáo chi tiết tiến độ, tình hình thực hiện hợp đồng, dự án hàng tháng. Dự báo kế hoạch luồng tiền thu chi tháng, quí. Chi tiết công nợ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hàng tháng, quí. Báo cáo hoạt động t._.