Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH EDD

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Đối với các doanh nghiệp, cơ chế thị trường tạo ra nhiều thời cơ, nhiều cơ hội nhưng cũng tạo ra nhiều thách thức mới. Chấp nhận cơ chế thị trường là chấp nhận sự cạnh tranh gay gắt trong sự thay đổi không ngừng của thị trường. Doanh nghiệp luôn tìm cách cải tiến quy trình công nghệ kinh doanh để làm sao giảm chi phí tới mức thấp nhất hoặc tìm kiếm lợi nhuận tối đa. Hơn bao giờ hết, tiêu thụ là vấn đề thường xuyên được đặt ra đối với các doanh nghiệp thương mại. Để có thể tồn tại được trong cơ chế cạnh tranh phức tạp hiện nay các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH EDD em đã lựa chọn chuyên đề: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH EDD” Chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung về quản lý và kế toán, phân tích quy trình toán kế tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty và nêu ra một số giải pháp giải quyết một số vấn đề còn tồn tại. Chuyên đề được chia làm 3 chương: Phần1: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH EDD. Phấn 2: Thực trạng kế toán tiệu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH EDD Phần 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiệu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty EDD PHẦN 1ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH EDD. 1.1. Đặc điểm kinh doanh Công ty TNHH EDD - Tên công ty: Công ty TNHH EDD - Tên giao dịch: EDD Company Limited - Tên viết tắt: EDD Co, ltd - Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 12 – B2 Khu tập thể Kim Liên, Phường Kim Liên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội - Mã số thuế: - Điện thoại: (04) 7611558 Fax : (04) 7625760 - Tài khoản: Ngân hàng Á Châu – CN Hà Nội Năm 2001, Công ty TNHH EDD được thành lập ngày 11/05/2001 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh. Theo quyết định này, Công ty là doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập ,được mở tài khoản tại các ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử dụng con dấu riêng theo quyết định của nhà nước.Cũng theo quyết định này Công ty có số vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng. Để thực hiện tốt hoạt động thương mại trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay, Công ty đã không ngừng cải tiến đổi mới hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, Công ty thực hiện phương châm “ bán những hàng hóa mà thị trường cần” bên cạnh đó là chính sách đa dạng hóa kinh doanh với những phương thức hoạt động linh hoạt, phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH EDD 1.2.1. Chức năng: - Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng ( các loại máy móc thiết bị, vật liệu phục vụ cho sản xuất và thi công các công trình xây dựng, thiết bị đo lường, kiểm nghiệm, vật liệu xây dựng) - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa - Môi giới thương mại - Xây dựng dân dụng - Trang trí nội ngoại thất - Buôn bán các loại chất khoáng, quặng thô và quặng đã được làm giàu, hóa chất công nghiệp ( trừ hóa chất nhà nước cấm kinh doanh) - Buôn bán đồ gốm sành sứ thủy tinh, hàng thủ công mỹ nghệ - Buôn bán mây tre, lá, nứa, gỗ và các sản phẩm của chúng: nông lâm sản, dược liệu, tinh dầu - Pha chế dầu mỡ bôi trơn, chất trợ nghiền, phụ gia cho xi măng, bê tông và các loại vật liệu xây dựng khác - Gia công đồ gỗ, mây tre nội, ngoại thất - Sản xuất chế biến tinh dầu, hương liệu - Kinh doanh siêu thị và cửa hàng tự chọn - Buôn bán đồ dùng cá nhân và gia đình, động vật sống, lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, hàng da, giả da, văn phòng phẩm, đồ điện máy, thiết bị bưu chính viễn thông - Buôn bán rượu ( có độ còn trên 30o) - Tư vấn đầu tư và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực đóng gói bao bì, sản xuất pha chế hóa, mỹ phẩm, sản xuất pha chế dầu, mỡ nhờn - Sản xuất pha chế xà phòng, các chế phẩm hoạt động bề mặt, các chế phẩm dùng để giặt, rửa làm sạch có hoặc không chứa xà phòng - Sản xuất pha chế các chế phẩm dùng cho tóc, các chế phẩm dưỡng da, mỹ phẩm, các chế phẩm để trang điểm, nước hóa, nước thơm, các chất khử mùi cơ thể,.. - Kinh doanh xe ô tô và các loại xe khác có động cơ chủ yếu là để chở người kê cả xe có khoang hành lý riêng và ô tô đua, kinh doanh vận tải hàng hóa trong phạm vi hẹp và các bộ phận, phụ tùng cùng loại 1.2.2. Nhiệm vụ: - Tổ chức và hoàn thiện bộ máy của Công ty. - Phối hợp hoạt động sản xuất của tất cả các bộ phận, chi nhánh, các đơn vị trực thuộc và các đơn vị doanh nghiệp thành viên để đạt hiệu quả sản xuất cao nhất. - Thực hiện kiểm tra, giám sát các khâu kỹ thuật trong quá trình sản xuất sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 – 2001, ISO 14000 và SA 8000. - Bảo toàn và phát triển vốn của nhà nước giao cho. - Nộp ngân sách cho nhà nước và địa phương. - Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện đúng luật bảo vệ tài nguyên môi trường 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH EDD Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH EDD Gi¸m ®èc Phßng gi¸m ®èc kinh doanh Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kinh doanh Phßng kÕ to¸n tæng hîp Phßng b¶o vÖ + Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc ngoài uỷ quyền cho phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy bộ máy của Công ty thông qua các trưởng phòng ban. + Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách phòng kinh doanh và có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý nguồn hàng vào và ra của Công ty. + Phòng tổ chức hành chính: tham mưu giúp việc cho giám đốc về tình hình tiền lương, sắp xếp công việc, chế độ khen thưởng… Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động một cách hợp lí. Đảm bảo cho mọi người trong Công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và hợp đồng lao động. + Phòng bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty, thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH EDD Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán quĩ Kế toán tài sản cố định Kế tóan tiền lương Kế toán hàng tồn kho Kế toán bán hàng Mỗi bộ phận kế toán đều có chức năng nhiệm vụ nhất định.Cụ thể như sau: *Kế toán trưởng : trực tiếp phụ trách công tác hạch toán kế toán của Công ty. Nhắc nhở và kiểm tra hoạt động tài chính kế toán trong doanh nghiệp. Là người chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động tài chính của Công ty. Là người tham mưu cho Giám đốc và giám sát hoạt động tài chính. Đồng thời chịu trách nhiệm về mọi mặt tài chính với Giám đốc. *Kế toán quĩ: theo dõi tình hình về quĩ của Công ty, bao gồm tiền gửi, tiền mặt đảm bảo tình hình chi tiêu trong doanh nghiệp hợp lý. *Kế toán tài sản cố định: theo dõi việc quản lý tài sản cố định, đảm nhiệm việc trích khấu hao, kiểm tra nhu cầu mua sắm, thanh lý nhượng bán tài sản cố định. Kế toán tài sản cố định theo dõi sự tăng giảm và nguồn hình thành tài sản cố định cũng như việc lập và lưu trữ các chứng từ liên quan tới tài sản cố định. *Kế toán tiền lương: tính toán lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm chi trả lương theo đúng tiến độ cho nhân viên, trả các khoản trích theo lương cho cơ quan quản lý Nhà nước và sử dụng các khoản trích theo lương trong Công ty. *Kế toán hàng tồn kho: theo dõi tình hình sử dụng vật liệu,công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, đảm bảo tính phù hợp, kịp thời cho hoạt động sản xuất của Công ty. Bộ phận này phải theo dõi nhu cầu và tiêu thụ nguyên liệu cần thiết. *Kế toán bán hàng: theo dõi nhu cầu hàng hoá và chịu trách nhiệm về tình hình bán hàng của Công ty. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Kế toán bán hàng ghi chép và tập hợp các khoản chi phí liên quan tới quá trình bán hàng của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có thủ quĩ đảm nhiệm các quĩ tiền mặt của Công ty, theo dõi luồng tiền vào ra trong Công ty và báo cáo cho kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của Công ty có mối quan hệ mật thiết với nhau. Kế toán tài sản cố định, kế toán quĩ, kế toán hàng tồn kho , kế toán bán hàng, kế toán tiền lương đều phải báo cáo kết quả hoạt động của mình cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và đánh giá lại đảm bảo tính hợp lý và trung thực của thông tin cung cấp.Kế toán hàng tồn kho nếu muốn mua nguyên vật liệu, kế toán tài sản cố định muốn mua sắm, kế toán tiền lương muốn chi trả lương phải có sự đồng ý, xét duyệt của kế toán trưởng và được chi theo phiếu chi của kế toán quĩ. 1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH EDD 1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: - Công ty áp dụng chế độ kế toán của Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/06/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Công ty lập báo cáo theo tháng, quý, năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng : VNĐ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Theo trị giá vốn thực tế. - Phương pháp khấu hao TSCĐ : Phương pháp khấu hao đường thẳng. - Thực hiện tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.- - Hình thức kế toán : Theo hình thức nhật ký chung (Sơ đồ 3) Sơ đồ 3: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Báo cáo kế tóan Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Sổ cái Sổ chi tiết Nhật ký chung (2) (1)1) (5) (1)1) (6) (4) (3) (6) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tại Công ty Báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quý, năm. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu 01 – DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu 02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu 03 – DN) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu 09 – DN) 1.5.3. Tình hình sử dụng máy tính trong công tác kế toán tại Công ty: Để đáp ứng được các yêu cầu đòi hỏi của thời đại, tại Công ty TNHH EDD hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán CADS 2010 vào quá trình hạch toán tại doanh nghiệp. Chương trình này được thiết kế tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại Công ty. Nội dung của phần mềm kế toán CADS 2010 gồm: - Các phân hệ kế toán: + Vốn bằng tiền + Mua hàng, phải trả + Bán hàng phải thu + Hàng tồn kho + Vật tư tồn kho + Quản lý tài sản + Chi phí giá thành + Kế toán tổng hợp - Số dư đầu kỳ Các loại vật tư hàng hoá , dịch vụ và các tài khoản, đối tượng, Công ty sử dụng đã được mã hoá nên khi nhập dữ liệu vào máy tính, các kế toán viên chỉ cần đánh mã vật tư hàng hoá, đối tượng theo dõi máy sẽ tự động cặp nhặt số liệu. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán viên nhập dữ liệu vào máy tính, cuối tháng chương trình sẽ in ra các bảng kê , sổ chi tiết và các báo cáo kế toán khác có liên quan 1.5.4.Thị trường bán hàng của Công ty TNHH EDD Sau gần 10 năm hoạt động, với tiêu chí lấy chữ tín làm hàng đầu, Công ty TNHH EDD đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cũng như xây dựng được niềm tin đối với các bạn hàng. Cũng từ đó thị trường của Công ty ngày càng được củng cố vững chắc và mở rộng. Ban đầu mới thành lập, thị trường hoạt động của Công ty chủ yếu ở Hà nội, đến nay đã rộng khắp cả nước, được bạn hàng tìm đến. Công ty đã xây dựng được danh mục khách hàng rộng khắp, không chỉ ở Hà nội mà còn trên khắp hơn 10 tỉnh thành trong cả nước. Khách hàng của Công ty là đông đảo người tiêu dùng, các doanh nghiệp, cơ quan ban ngành. Công ty đã, cung ứng thiết xây dựng : Công ty CP Vinaconex, Công ty Contrexim, Công ty CP Hut..., 1.5.5. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH EDD Công ty chủ yếu áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ: - Bán buôn Trong hình thức bán buôn, Công ty bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vì phương thức này giúp cho Công ty tiêu thụ hàng hoá với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của Công ty. Bán buôn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Hiện nay, Công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều. Về phương thức thanh toán, Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ. - Bán lẻ Hiện nay, Công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng. PHẦN 2THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỆU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH EDD 2.1. Thực trạn thụ hàng hóa tại Công ty TNHH EDD 2.1.1. Thủ tục, chứng từ sử dụng: Kế toán doanh thu: Cán bộ kinh doanh căn cứ vào tình hình thực tế để đưa ra bản báo giá gửi cho khách hàng. Sau khi người bán hàng và người mua hàng thống nhất ở một mức giá nhất định thì sẽ tiến hành làm Hợp đồng kinh tế, trên hợp đồng ghi rõ các nội dung đã thỏa thuận nhằm ràng buộc nhau về mặt pháp lý đặc biệt là điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển… Căn cứ vào HĐKT kế toán viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho thủ kho để giao hàng cho khách hàng. Sau đó cán bộ giao nhận chuyển Biên bản giao nhận hàng hóa chứng minh khách hàng đã nhận đúng và đủ chủng loại cũng như khối lượng của hàng hóa về phòng kế toán Công ty tiến hành xuất Hóa đơn GTGT. Thời điểm ghi nhận doanh thu ngay sau khi có Biên bản giao nhận hàng và Công ty tiến hành xuất Hóa đơn GTGT, tùy theo thỏa thuận ghi rõ trong hợp đồng mà khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc nhận nợ. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau: Liên 1 ( màu đen ) : được lưu lại với cuống hoá đơn Liên 2 ( màu đỏ ) : được giao cho khách hàng Liên 3 ( màu xanh ): dùng để thanh toán. Ngoài ra, để hạch toán doanh thu, kế toán tiêu thụ tại Công ty TNHH EDD còn sử dụng các chứng từ: Phiếu xuất kho Phiếu thu tiền mặt Giấy báo có của ngân hàng Kế toán giá vốn: Công ty sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và xác định giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Nguồn cung cấp hàng hóa cho Công ty là mua từ nhà sản xuất trong nước hoặc doanh nghiệp thương mại trong nước. Tuy nhiên, Công ty doanh nghiệp thương mại nên tùy theo yêu cầu của khách hàng về chất lượng hàng hóa mà đáp ứng cho phù hợp. Đội ngũ cán bộ kinh doanh của Công ty ngoài sự năng động nhạy bén trong công tác bán hàng còn được trang bị vốn kiến thức về tính năng sử dụng các mặt hàng mà Công ty kinh doanh để tư vấn cho khách hàng. Để thực hiện công tác giá vốn hàng xuất bán kế toán sử dụng phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia làm 02 liên: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho khách hàng 2.2. Tài khoản, sổ sách sử dụng Kế toán doanh thu: * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tổng doanh thu bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng TK 511 -“ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511 được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 5111: Doanh thu bán vật tư thiết bị + TK 5112: Doanh thu cho thuê vật tư thiết bị Ngoài ra Công ty sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111,TK 112, TK 131, TK 156. * Sổ sách kế toán: - Sổ chi tiết TK 5111- Doanh thu bán vật tư thiết bị - Sổ chi tiết TK 5112 – Doanh thu cho thuê thiết bị - Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Sổ chi tiết TK 1311 – Phải thu của khách hàng mua vật tư thiết bị - Sổ chi tiết TK 1312 – Phải thu của khách hàng thuê vật tư thiết bị - Sổ cái TK 131 – Phải thu của khách hàng Kế toán giá vốn: * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “ Giá vốn hàng bán” và các TK có liên quan : TK 156, …TK 632 được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 6321- Gía vốn bán vật tư thiết bị,TK 6322 – giá vốn cho thuê vật tư thiết bị. * Sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết TK 6321 – Gía vốn vật tư thiết bị - Sổ chi tiết TK 6322 – Gía vốn cho thuê thiết bị - Sổ cái TK 632 – Gía vốn hàng bán 2.3. Trình tự hạch toán: 2.3.1. Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán doanh thu, giá vốn TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 521,531,532 Kết chuyển hàng xuất kho bán trực tiếp Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu bán hàng TK 157 Xuất kho gửi hàng mua 111,112,331 Trị giá hàng muabán giao tay ba Trị giá vốn hàng bán bị trả lại 3331 Thuế GTGT đầu ra Giảm thuế VAT đầu ra Kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại để giảm trừ DT Bán hàng Giá thanh toán bị trả lại, CKTM, Ggiá hàng bán Giá không thuế của bị trả lại, CKTM, Ggiá hàng bán K/C Trị giá vốn 2.3.2. Phương pháp bán buôn: Hạch toán chi tiết: * Hạch toán chi tiết doanh thu: Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, ký hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, chuyển hợp đồng cho phòng kế toán. Khi bên mua đến nhận hàng, phòng kinh doanh lập biên bản bàn giao hàng hóa ghi đầy đủ nội dung, số lượng hàng hóa, quy cách chuẩn mực hàng hóa,… đồng thời lập giấy đề nghị viết hóa đơn, chuyển giấy đề nghị viết hóa đơn cùng biên bản bàn giao hàng hóa cho phòng kế toán. Phòng kế toán kiểm tra lại hợp đồng, làm phiếu xuất kho, đồng thời viết hóa đơn . Hóa đơn lập thành 3 liên, đề nghị người nhận hàng ký đầy đủ 3 liên, liên đỏ giao cho khách hàng Ví dụ 1: Theo hợp đồng 01/2009/AT – EDD ngày 07/12/2009, Công ty xuất bán cho Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo 82.5 tấn thép giá bán 13.100.000d/t, thuế suất GTGT 5%. Tiền mua hàng Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo đã thanh toán 137.287. Biểu mẫu 01: Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------***-------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ (Số: 01/2009/AT - EDD) - Căn cứ Luật thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 36/2005/QH 11 - Căn cứ Luật dân sự số 33/2005QH 11 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Trên cơ sở chức năng và nhu cầu của các bên . Hôm nay, ngày 02 tháng 12 năm 2009, tại Hà Nội chúng tôi gồm có: Bên A ( Bên mua) : Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo Địa chỉ : Số 19 ngõ 5 Phố Tân Ấp, Phúc Xá, Hà Nội Điện thoại : 043 823 6192 Fax: 043 744 2254 Tài khoản : 0012600124 Tại Ngân hàng TMCP Châu Á Mã số thuế : 0102886468 Đại diện là ông : Nguyễn Văn Hải Chức vụ: Giám Đốc Bên B ( Bên bán) : Công ty TNHH EDD Địa chỉ : Phòng 12 – B2 Khu tập thể Kim Liên, Phường Kim Liên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội Điện thoại : Fax: Tài khoản : 2805669 Tại Ngân hàng Á Châu – CN Hà Nội Mã số thuế : 0101131263 Đại diện là ông : Nguyễn Xuân Dũng Chức vụ: Giám Đốc Thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau: Điều1: Hàng hóa: Tên hàng hóa: Thép các loại Tiêu chuẩn, xuất xứ: Việt Nam Quy cách, số lượng, đơn giá, trị giá: STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá chưa VAT 10% Thành tiền (VNĐ) 1 Thép gai Tấn 82.5 13.100.000 1.080.750.000 Tổng cộng 82.5 1.080.750.000 ( Bằng chữ): Một tỷ, không trăm tám mươi triệu, bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Điều 2: Giao hàng 2.1 Thời gian giao hàng: Giao ngay sau khi ký HĐKT và đặt cọc tiền 2.2 Phương thức giao hàng: hàng giao khi nguyên đai nguyên kiện 2.3 Địa điểm giao hàng: Hàng được giao tại kho bên mua (Kho Đức Giang – Gia Lâm) Điều 3: Thanh toán: 3.1 Bên A đặt cọc trước 137.287.340 đ cho bên B ngay sau khi ký hợp đồng, thanh toán 50% trị giá hợp đồng ngay sau khi nhận được hàng và phần còn lại thanh toán hết chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. 3.2 Bên A thanh toán bằng chuyển khoản. 3.3 Nếu quá hạn trên mà bên A chưa thanh toán hết thì bên A phải chịu mức lãi suất phạt quá hạn là 1.5%/ tháng( nhưng không quá 15 ngày). Kế từ ngày quá hạn thứ 16, bên A vẫn chưa thanh toán hết thì mỗi ngày sẽ bị phạt chậm thanh toán bằng 0.1% của số tiền chậm thanh toán. Khi nhận được tiền đặt cọc của Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo (căn cứ vào giấy báo có) , kế toán Công ty TNHH EDD hạch toán: Nợ TK TK 112: 137.287.340 Có TK 131: 137.287.340 Biểu mẫu 02: Giấy báo có Ngân hàng Á Châu GIẤY BÁO CÓ Chinh nhánh: ACB-PGD Trần Đại Nghị Ngày 02/12/2009 Kính gửi: Công ty TNHH EDD MST: 0101131263 Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng với những nội dung sau: Số tai khoản nghi Có: 66608359 Số tiền bằng số: 137.287.340 Số tiền bằng chữ: Một trăm ba bảy triệu, hai trăm tám bảy nghìn, ba trăm bốn mươi đồng Nội dung: Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo thanh toán tiền hàng Giao dịch viên Kiểm soát Khi công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo đến nhận hàng, phòng kinh doanh lập đề nghị viết hóa đơn, chuyển sang phòng kế toán, phòng kế toán viết hóa đơn: Biểu mẫu 03: Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01GTKT-3LL Liên 1 AA/2010B Ngày 07/12/2009 88127 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH EDD Địa chỉ : Phòng 12 – B2 Khu tập thể Kim Liên, Phường Kim Liên, Quận Đống Đa, TP Hà Nội Điện thoại: MST: 0101131263 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo Địa chỉ: Số 19 ngõ 5 phố Tân Ấp, Phúc Xá, HN Hình thức thanh toán : CK MST 0102886468 STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền 1 Thép gai Tấn 82.5 13.100.000 1.080.750.000 Cộng tiền hang 1.080.750.000 Thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 54.037.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.134.787.500 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, một trăm ba mươi tư triệu, bảy trăm tám bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Đồng thời hạch toán doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra, tất cả hàng hóa bán ra của Công ty, dù khách hàng đã thanh toán hay chưa thanh toán, kế toán đều hạch toán thông qua TK 131 – phải thu của khách hàng. Khi xuất hóa đơn cho Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo, kế toán hạch toán: Nợ TK 1311: 1.134.787.500 Có TK 33311: 54.037.500 Có TK 5111: 1.080.750.000 Để kiểm tra các bút toán hạch toán, kế toán vào giao diện phần mềm cad 2010, vào kế toán tổng hợp -> kế toán theo hình thức nhật ký chung -> sổ kế toán chi tiết -> sổ chi tiết tài khoản 5111: Biểu mẫu 04: Sổ chi tiết tài khoản 5111 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01 tháng 12 năm 2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009 TK 5111: Doanh thu bán vật liệu xây dựng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 7/12/2009 BHĐ000051 Thép gai các loại 131 1.080.750.000 8/12/2009 BHĐ000052 ATTOMAT 600A 131 4.227.273 10/12/2009 BHĐ000053 Đồng hồ đo lưu lượng Model 131 25.501.020 Kết chuyển doanh thu vật liệu xây dựng 911 1.110.478.293 Cộng phát sinh 1.110.478.293 1.110.478.293 Dư cuối kỳ Tương tự, với hoạt động cho thuê vật liệu, thiết bị xây dựng, kế toán hạch toán doanh thu tương tự. Ta có sổ chi tiết TK 5112: Doanh thu hoạt động cho thuê thiết bị xây dựng Biểu mẫu 05: Sổ chi tiết TK 5112 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01 tháng 12 năm 2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009 TK 5112: Doanh thu cho thuê vật tư thiết bị Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đụ́i ứng PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 25/12/2009 BHĐ000054 Cho thuê thép hình H400 131 187.186.363 26/12/2009 BHĐ000055 Cho thuê cừ Larser IV 131 338.978.181 28/12/2009 BHĐ000056 Cho thuê cừ 131 545.043.273 28/12/2009 BHĐ000056 Cho thuê thép hình 131 496.157.454 29/12/2009 BHĐ000057 Cho thuê cừ Larser IV 131 953.585.455 29/12/2009 BHĐ000058 Cho thuê và lắp dựng thép hình 131 39.885.545 30/12/2009 BHĐ000059 Cho thuê cừ larser IV 131 1.295.083.636 31/12/2009 CTK000278 Kết chuyển doanh thu bán hàng và dịch vụ 911 4.439.490.816 Cộng phát sinh 4.439.490.816 4.439.490.816 Dư cuối kỳ * Hạch toán chi tiết giá vốn Hàng hóa khi nhập mua về kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, bốc xếp, để làm căn cứ lập phiếu nhập và tính ra trị giá vốn thực tế của hàng nhập. Khi khách mua hàng, sau khi đã làm thủ tục cần thiết thì kế toán viết hóa đơn bán hàng (GTGT) giao khách hàng. Sau đó viết phiếu xuất kho để giao cho khách hàng. Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho, kiểm tra tính hợp lệ của phiếu tiến hành xuất hàng giao cho khách và ghi số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho và gửi lên cho bộ phận kế toán kèm theo các chứng từ đã được sắp xếp, phân loại. Tại phòng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho từ Thủ kho gửi lên, kế toán bán hàng vào giao diện phần mềm kế toán Cad 2010 -> hàng hóa xuất bán -> nhập hóa đơn bán ra. Phần mềm tự động tính giá vốn, giá vốn hàng bán của Công ty được tính theo phương pháp thực tế đích danh. Ví dụ 2: Trở lại ví dụ 1 ngày 07/12/2009 Công ty xuất bán cho Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo 82.5 tấn thép gai. Theo kế toán hàng tồn kho số dư đầu tháng 12/2009 có các số liệu sau: Số dư : Số lượng 106 tấn thép gai, giá 12.000.000 đ Nhập kho 209 tấn thép gai giá 12.300.000 đ 106* 12.000.000 + 209*12.300.000 106 + 209 Đơn giá bình quân gia quyền = = 12.119.792 Trị giá thực tế xuất kho : 82.5 x 12.119.792 = 999.882.800 Kế toán kho lập phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bán hàng hạch toán Nợ TK 6321 : 999.882.800 Có TK 156: 999.882.800 Biểu mẫu 06: Phiếu xuất kho Công ty TNHH EDD PHIÊU XUẤT KHO Ngày 07- 12-2009 Số: 198 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 15/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Họ tên người nhận hàng: Anh Dũng. Lý do xuất kho: bán cho Công ty TNHH TM & XNK Minh Thảo Xuất tại kho: VLB. Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Thép gai Tấn 82.5 82.5 12.119.792 999.882.800 Cộng 999.882.800 Tổng số tiền( viết bằng chữ): Chín trăm chín chín triệu, tám trăm tám hai nghìn, tám trăm đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Kế toán bán hàng sau khi nhận được phiếu xuất kho từ thủ kho gửi lên, nhập hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán, vào giao diện kế toán tổng hợp -> Kế toán theo hình thức nhật ký chung -> sổ kế toán chi tiết -> sổ chi tiết tài khoản 6321 – giá vốn vật liệu xây dựng để kiểm tra xem phần mềm đã tự tính giá vốn: Biểu mẫu 07: Sổ chi tiết tài khoản 6321 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01 tháng 12 năm 2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009 TK 6321: Gía vốn vật liệu xây dựng Ngày, tháng ghi sổ Nợ Có TKĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 7/12/2009 CTK000198 Giá vốn cung cấp thép gai 156 999.882.800 8/12/2009 BHĐ000052 ATTOMAT 600A 156 3.813.000 10/12/2009 BHĐ000053 Đồng hồ đo lưu lượng Model 156 16.631.100 31/12/2009 CTK000278 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 1.020.326.900 Cộng phát sinh 1.020.326.900 1.020.326.900 Dư cuối kỳ Tương tự, với hoạt động cho thuê vật liệu, thiết bị xây dựng, kế toán hạch toán giá vốn tương tự. Ta có sổ chi tiết TK 6322: giá vốn cho thuê thiết bị xây dựng. Biểu mẫu 07: Sổ chi tiết tài khoản 6322 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01 tháng 12 năm 2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009 TK 6322: Giá vốn cho thuê thiết bị xây dựng Ngày, tháng ghi sổ Nợ Có TKĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 28/12/2009 CTK0912011 Giá vốn thuê cừ và thép hình CT KS Hà Nội Plaza đợt 6 154 901.604.648 28/12/2009 CTK0912013 Giá vốn thuê cừ CT TC Hải Quan 154 905.903.856 28/12/2009 CTK0912015 Giá vốn thuê cừ CT 18 Nguyễn Du 154 322.027.255 28/12/2009 CTK0912017 Giá vốn thuê cừ CT KS Nàng Hơng 154 1.130.326.964 28/12/2009 CTK0912019 Giá vốn thuê cừ CT Viện Uông Bứu 154 713.992.134 29/12/2009 CTK000235 Giá vốn cho thuê Thép hình H300 CT TTTM Vim Com 154 29.035.221 31/12/2009 CTK000278 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 4.002.890.078 Cộng phát sinh 4.002.890.078 4.002.890.078 Dư cuối kỳ Hạch toán tổng hợp * Hạch toán tổng hợp doanh thu Để xem sổ sách kế toán tổng hợp doanh thu, kế toán vào giao diện “kế toán tổng hợp” -> “hình thức kế toán nhật ký chung” -> “Sổ cái tài khoản” -> “sổ cái tài khoản 511” -> chọn ngày tháng : từ ngày 01 tháng 12 năm 2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009. Biểu mẫu 08: Sổ cái tài khoản 511 CÔNGTY TNHH EDD Mẫu số S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 15._.