Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

t nam đã gia nhập các điều ước quốc tế, trở thành thành viên của các tổ chức chính thức WB, IMF, ADB, ASEAN, tham gia AFTA, CEPT, APEC. Từ năm 2007 trở thành thành viên thứ 150 của WTO. Là thành viên chính thức của liên đoàn kế toán thế giới (IFAC), liên đoàn kế toán các nước ASEAN (AFA). Cam kết việc minh bạch hoá về cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán, tuân thủ chuẩn mực quốc tế. Nước ta cũng đang tiến tới hoàn thiện dần hệ thống kế toán, kiểm toán để vừa phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của Việt nam, vừa có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế hoá. Những điều này đã phần nào khẳng định vai trò, vị trí quan trọng của kế toán trong mỗi doanh nghiệp. Kế toán dường như đã trở thành một công cụ rất đắc lực của các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Đặc biệt trong xu hướng mà nền kinh tế đang có những biến chuyển mạnh mẽ, doanh nghiệp nào không đủ sức cạnh tranh sẽ không thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường đầy biến động. Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả chính là khâu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp. Nó cũng là khâu có tính chất quyết định trong quy trình hạch toán kế toán ở các đơn vị đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, bởi kết quả của khâu này phản ánh toàn bộ nỗ lực của cả một kỳ kế toán. Kết quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cũng đồng thời được phản ánh từ khâu cuối này. Trong quá trình thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em càng nhận thấy rõ hơn tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Có rất nhiều vấn đề được đặt ra từ mọi góc độ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp em có cái nhìn tỷ mỷ, cặn kẽ hơn về từng khía cạnh. Chính vì thế đề tài mà em lựa chọn để viết chuyên đề là “ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex”. Chuyên đề của em được chia làm 3 phần như sau : Chương I : Tổng quan về Công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương II : Thực tế tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương III : Phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex Trong quá trình thực hiện chuyên đề do có những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm… nên bài làm của em sẽ không thể tránh được các sai sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của cô và… để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng tại Việt nam, được thành lập theo quyết định số 1653 -1998/QĐ/BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thương mại với tên gọi ban đầu là Công ty Gas Petrolimex thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam. Đến năm 1999 công ty chính thức đi vào hoạt động với tư cách là một doanh nghiệp nhà nước với đầy đủ tư cách pháp nhân và với số vốn điều lệ ban đầu khoảng hơn 150 tỷ đồng. Nhưng sau vài năm hoạt động, do không ngừng lớn mạnh mà công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng trên thị trường Việt nam. Ngoài trụ sở chính của công ty đặt tại số 775 đường Giải phóng, công ty còn có thêm 4 chi nhánh lớn đặt tại TP Hồ Chí Minh, TP Hải phòng, TP Đà nẵng, TP Cần thơ, và cả một mạng lưới phân phối rộng khắp trên cả nước với rất nhiều các Đại lý, Tổng đại lý khác. Đến năm 2004 trên đà phát triển và cũng do yêu cầu của nền kinh tế thị trường, yêu cầu hội nhập, mở cửa của các nước trong khu vực và các nước trên toàn thế giới mà công ty đã quyết định tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 1669-2003/QĐ/BTM và đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Gas Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 14/01/2004. Theo đó bộ máy tổ chức cũng đựơc chuyển đổi sang một mô hình mới là mô hình công ty mẹ - công ty con. Việc chuyển đổi này đánh dấu một bước đi quan trọng của công ty, mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời là những thách thức mới của công ty trong quá trình phát triển và hội nhập với toàn thế giới. Cho đến nay ngoài Văn phòng Công ty trực tiếp kinh doanh tại khu vực phía Bắc, Công ty còn có thêm 5 công ty con đặt tại các TP lớn là TP Hồ Chí Minh, Hải phòng, Đà nẵng, Cần Thơ và 1 công ty liên kết đặt tại TP Hồ Chí Minh. Số vốn điều lệ của công ty cho đến 9 tháng đầu năm 2007 là 250 tỷ đồng, số vốn công ty góp cho các công ty thành viên là 142,3 tỷ đồng. Tổng số lao động của công ty hiện nay khoảng 700 người, trong đó số lao động có trình độ Đại học và trên đại học chiểm đến hơn 40%. Riêng về chức năng và nhiệm vụ chính của công ty hiện nay : Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là Thương mại và Dịch vụ. Mục đích chính của công ty trong quá trình hoạt động là đáp ứng nhu cầu về Gas hoá lỏng và các dịch vụ kèm theo cho cả việc sản xuất và tiêu dùng của nhân dân. Cũng để phục vụ tốt nhất cho những khách hàng của mình đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty nên các chức năng của công ty khá đầy đủ và đa dạng. Các chức năng đó là : Xuất, nhập khẩu và kinh doanh Gas hoá lỏng Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tư, thiết bị, phụ kiện Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, sửa chữa lắp đặt, kiểm định vỏ bình Gas và các dịch vụ thương mại có liên quan đến kinh doanh Gas Kinh doanh địa ốc và bất động sản. Liên doanh, liên kết hợp tác sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân trong và ngoài nước theo sự chỉ đạo của cấp trên là Tổng công ty xăng dầu Việt nam. 1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Gas Petrolimex 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Do địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước với nhiều chi nhánh lớn, nhỏ nên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình công ty đã chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo đó hệ thống chỉ huy trực tuyến Tổng giám đốc đến các chi nhánh, các cửa hàng trực thuộc và kho tại Hà Nội. Tại các chi nhánh việc phân cấp được tiến hành một cách triệt để, để hoàn toàn chủ động trong tất cả các chính sách như phát triển thị trường, tổ chức bán hàng,…. BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Phòng Tổ chức hành chính Phòng KD DD&TM (ga bình) Phòng KD công nghiệp (ga rời) Phòng Kế toán tài chính Phòng XNK& tổng hợp Phòng CN đầu tư Công ty TNHH Gas Sài Gòn Công ty TNHH Gas Cần Thơ Công ty TNHH Gas Đà Nẵng Công ty TNHH Gas Hải Phòng Hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội Kho Gas Đức Giang – Hà Nội SƠ ĐỒ 1.1 : TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ban Tổng giám đốc gồm : Tổng giám đốc Công ty và các Phó tổng giám đốc. Các đơn vị liên doanh: - Công ty TNHH Cơ khí Gas Petrolimex - Công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex Sài Gòn Công ty cổ phần Gas Petrolimex hoạt động theo luật doanh nghiệp trên nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi, dân chủ, bình đẳng và tuân thủ pháp luật. Đại hội cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty. Đồng thời Đại hội cổ đông bầu ra Ban kiểm soát để kiển soát hoạt động kinh doanh vad quản lý điều hành Công ty. Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng giám đốc Công ty để điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, trợ giúp cho Tổng giám đốc có các Phó tổng giám đốc. Bên cạnh đó còn có hệ thống các phòng ban chức năng, các Công ty TNHH thành viên tại các khu vực hỗ trợ, tham mưu trong hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Là một công ty mà lĩnh vực kinh doanh thiên về Thương mại và dịch vụ, mặt hàng kinh doanh lại là một mặt hàng có những tính chất đặc thù riêng, vì vậy những đặc điểm về Mặt hàng kinh doanh, cơ chế giá hay Tổ chức hoạt động kinh doanh cũng chính là những đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể: *1 Mặt hàng kinh doanh - Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là Gas hoá lỏng (LPG – Liquefied Petroleum Gas). LPG là nhiên liệu được sử dụng trong dân dụng, thương mại, công nghiệp và nông nghiệp. LPG còn là một nhiên liệu lý tưởng thay thế xăng cho động cơ đốt trong vì trị số octan cao, giá thành hợp lý, lại không ô nhiễm môi trường. LPG là một nguồn nhiên liệu tiện lợi, nhiều công dụng lại với ưu điểm vượt trội là rất thân thiện với môi trường nên nó ngày càng được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng và chọn dùng. Đây chính là yếu tố khiến thị trường của mặt hàng này ngày càng được mở rộng . Tuy nhiên đây là một sản phẩm khí dễ cháy nổ bởi vậy nó đòi hỏi rất cao về mức độ an toàn và chính xác trong cả kĩ thuật sản xuất lẫn khâu vận chuyển, lưu trữ và sử dụng. Vì vậy Công ty đã luôn chú trọng đầu tư cho mình những công nghệ mới nhất, các thiết bị kiểm soát an toàn nhất, có cấp độ tự động hoá cao nhất cho các kho, bể chứa, xưởng nạp bình như: hệ thống kiểm soát rò rỉ và đo nhiệt độ, báo cháy tự động, kiểm soát mức LPG trong bồn từ xa…Nhờ đó công ty có thể đem đến những sản phẩm chất lượng hoàn hảo nhất cho những khách hàng của mình đồng thời ngày càng khẳng định uy tín và thương hiệu của công ty trên thị trường. Ngoài ra, để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh mặt hàng bếp gas, thiết bị phụ kiện, thực hiện liên doanh với 2 công ty taxi gas (Hà Nội và TP Hồ Chí Minh) để phát triển thị trường ôtô sử dụng nhiên liệu gas, liên doanh với công ty cơ khí PMG để sản xuất vỏ bình gas… *2 Tổ chức hoạt động kinh doanh - Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và có hệ thống. Cấp trên và cấp dưới có sự liên hệ mật thiết với nhau, theo đó Tổng công ty sẽ có những quyết định chung nhất, các công ty phải chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về tổ chức hoạt động kinh doanh Gas, bếp gas, phụ kiện … trên phạm vi toàn tổng công ty, ở cả thị trường trong và ngoài nước theo nguyên tắc không cạnh tranh nội bộ. Nguồn hàng không được nhập riêng lẻ mà được nhập tập trung ở công ty sau đó mới chuyển đến cho các công ty thành viên. Thế hiện ở sơ đồ sau : VĂN PHÒNG CÔNG TY Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà Nội Hệ thống cửa hàng bản lẻ Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Cần Thơ Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Đà Nẵng Kho CH Kho Kho Kho CH CH CH SƠ ĐỒ SỐ 1.2 : TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH *3 Cơ chế giá : Do đây là một mặt hàng có rất nhiều sự biến động, giá cả phụ thuộc phần lớn vào thị trường nhiên liệu thế giới, vì thế cơ chế giá của công ty phải đựơc quy định rất chặt chẽ để vừa phù hợp với giá cả thị trường và vừa đảm bảo nguyên tắc không có cạnh tranh nội bộ. Toàn bộ giá cả, cả giá bán buôn, bán lẻ …giao cho các Tổng đại lý thành viên đều do Giám đốc quyết định. Mức giá đó phải là mức giá chung cho tất cả các đại lý, cửa hàng trực thuộc. 1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh hiện nay của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex 1.2.3.1. Những thành tựu đã đạt được - Hiện nay, lượng Gas nhập khẩu của Công ty cổ phần Gas Petrolimex chiếm gần 30% lượng gas nhập khẩu của Việt Nam. Với tỷ trọng này và là một trong những Công ty đầu tiên tham gia thị trường gas Việt Nam và đã có uy tín đáng kể tại thị trường khu vực, Công ty đã xây dựng được mối quan hệ với hầu hết các nhà cung cấp tại khu vực. Bên cạnh việc tổ chức tốt nguồn hàng nhập ngoại đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, Công ty luôn coi trọng xây dựng quan hệ đối tác tin cậy với nhà sản xuất tại Việt Nam là Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí (PV Gas). - Về sản lượng kinh doanh: Sản phẩm gas của Công ty cổ phần Gas Petrolimex có mặt tại hầu hết các tỉnh thành của cả nước thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý trong ngành và ngoài ngành xăng dầu. Hệ thống cơ sở vật chất ngành hàng rộng khắp, quy mô, được đầu tư các thiết bị hiện đại, đặt tại các khu vực thị trường trọng điểm là yếu tố quan trọng tạo nên sức mạnh và vị thế của Công ty trên thị trường LPG Việt Nam. - Cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh như sau: Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2007 so với 2006 Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1.Tổng số vốn 674 951 161 660 100 821 382 864 012 100 146 431 702 352 122 -Vốn lưu động 368 121 340 473 55 452 603 114 157 55 84 481 773 684 123 -Vốn cố định 306 829 821 187 45 368 779 749 855 45 61 949 938 668 120 2.Cơ cấu nguồn vốn 674 951 161 660 100 821 382 864 012 100 146 431 702 352 122 - Nợ phải trả 337 379 868 367 50 288 006 153 320 35 (49 373 715 047) 85 - Nguồn vốn CSH 337 571 293 293 50 533 376 710 692 65 195 805 417 399 164 BIỂU SỐ 2.1 : TÌNH HÌNH VỐN VÀ CƠ CẤU VỐN Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2006 2007 2007 so với 2006 Số tuyệt đối % 1.Sản lượng xuất bán Tấn 114242 2. Doanh thu BH & CCDV triệu đồng 1 264 119 1 407 205 143 086 111 3. Các khoản giảm trừ DT triệu đồng 952 1639 687 72 4. DT thuần BH & CCDV triệu đồng 1 263 166 1 405 566 142 400 111 5.Giá vốn hàng bán triệu đồng 1 112 323 1 224 918 112 595 110 6.Lợi nhuận gộp về BH & CCDV triệu đồng 150 843 180 647 29 804 120 7. DT hoạt động tài chính triệu đồng 11 871 23 251 11 380 196 8. Chi phí tài chính triệu đồng 10 836 19 168 8 932 182 9. Chi phí bán hàng triệu đồng 92 058 113 099 21 041 123 10. Chi phí quản lý doanh nghiệp triệu đồng 29 876 28 839 (1 037) 97 11. LN thuần từ HĐKD triệu đồng 29 945 42 792 12 847 143 12. Thu nhập khác triệu đồng 14 417 12 383 (2 034) 86 13. LN khác triệu đồng 2 520 3 020 500 120 14.Chi phí khác triệu đồng 11 897 9 363 (2 534) 79 15. Tổng LN kế toán trước thuế triệu đồng 41 842 52 155 10 313 125 16. Thuế thu nhập DN triệu đồng 6 015 8 041 2 026 137 18. LN sau thuế thu nhập DN triệu đồng 34 110 44 794 10 684 131 BIỀU SỐ 2.2 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Qua bảng số liệu có thể nhận thấy chỉ sau 1 năm, quy mô của công ty đã được mở rộng, lượng vốn được tăng lên đáng kể. So với năm 2006, năm 2007 vốn của công ty tăng lên đến hơn 146 tỷ (hay bằng 122% so với năm trước). Trong đó cả vốn cố định và vốn lưu động của công ty đều tăng lên và tăng lên với cùng một tỷ lệ. Điều này khẳng định sau những khó khăn ban đầu khi bắt tay vào cổ phần hoá, những hoạt động của công ty đã dần đi vào nề nếp và đang trên đà tăng trưởng. Lượng vốn lưu động chiểm tỷ trọng lớn hơn trong tổng nguồn vốn cũng sẽ giúp công ty có điều kiện sử dụng hiệu quả nguồn vốn, giúp tăng lợi nhuận. Còn một điều đáng chú ý trong cơ cấu nguồn vốn chính là tổng nợ phải trả giảm rõ rệt cả về số tương đối và số tuyết đối trong khi nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên đến gần 196 tỷ hay bằng 164% so với trước. Việc giảm số vốn đi chiếm dụng chứng tỏ công ty đã chấp hành tốt và nghiêm chỉnh luật tín dụng, kỉ luật thanh toán và nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nước...Tất cả những điều này sẽ giúp công ty giữ được chữ tín của mình trên thương trường. Đồng thời với đó là những biện pháp nhằm nâng cao tỷ suất lợi nhuận/vốn, hoàn thiện cơ chế kinh doanh và tiết kiệm chi phí, kết qủa kinh doanh của công ty đã được tăng trưởng đáng kể. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2007 so với năm 2006 đã tăng lên gần 11 tỷ, tăng lên hơn 30% so với năm trước. - Riêng về phần cơ sở vật chất, cùng với sự phát triển kinh tế xã hội mạnh mẽ ở Việt Nam, đời sống nhân dân được nâng cao, nhu cầu sử dụng LPG ngày càng lớn trong mọi lĩnh vực đời sống và sản xuất công nghiệp đảm bảo sản xuất ra các mặt hàng có chất lượng cao đồng thời không gây ô nhiễm môi trường, Công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới , mở rộng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tại các vị trí trọng điểm, có tiềm năng thị trường lớn. Tổng sức chứa hiện nay của Công ty là 4200 tấn và sẽ tiếp tục mở rộng trong thời gian tới (kho Dinh Vũ có sức chứa tối đa 3000 tấn sẽ đi vào hoạt động trong năm 2008). Đây là lợi thế quan trọng để Công ty khẳng định vị thế chủ đạo của mình trên thị trường cạnh tranh mạnh mẽ như bây giờ. 1.2.3.2. Thuận lợi - Trước khi trở thành một công ty cổ phần, công ty vẫn là một doanh nghiệp nhà nước và đến nay vẫn trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam, do đó công ty đã nhận đựơc rất nhiều sự ủng hộ và giúp đỡ từ các Bộ, các ngành của nhà nước và cả Tổng công ty xăng dầu Việt nam về mọi mặt như cơ sở vật chất, nguồn hàng hay thị trường tiêu thụ… - Có lợi thế là một trong những doanh nghiệp đầu tiên tham gia thị trường kinh doanh Gas hoá lỏng, lại không ngừng nghiên cứu đa dạng hoá các loại hình kinh doanh, phát triển thị trường nên công ty đã xây dưng cho mình được một thương hiệu riêng là “Gas Petrolime”, theo đó uy tín của công ty cũng đồng thời được khẳng định. - Do áp lực về vệ sinh, môi trường cũng như sự khan hiếm của các nguồn nhiên liệu truyền thống mà tốc độ tăng trưởng về tiêu dùng Gas ngày một tăng, cũng nhờ đó mà đến nay số thị phần mà công ty nắm giữ đã chiếm một tỷ trọng lớn. - Việc tìm kiếm nguồn hàng cho đến nay đã trở nên dễ dàng hơn do cơ chế mở cửa, hội nhập. - Có hệ thống mạng lưới kho đầu mối với sức chứa lớn, được đầu tư hiện đại tại miền và hệ thống phân phối của Petrolimex trên phạm vi toàn quốc nên có thể đáp ứng kịp thới nhu cầu của thị trường. - Ngoài ra công ty còn có đội ngũ cán bộ am hiểu về ngành hàng, nhiệt huyết, đoàn kết và quyết tâm cùng nhau góp sức cho sự phát triển chung. 1.2.3.3. Khó khăn - Về giá : Một trong những khó khăn lớn mà công ty gặp phải hiện nay chính là sự biến động liên tục của giá LPG trên thế giới. Điều này đã gây ra một ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vì những thay đổi về giá này dù là tăng hay giảm đều mang đến những mặt bất lợi cho công ty. Khi giá Gas trên thế giới giảm mạnh, với một hệ thống kho, bể chứa lớn, thường xuyên dự trữ Gas với số lượng lớn, công ty sẽ không thể giảm giá bán kịp thời ngay tức thì cho phù hợp với giá cả thị trường. Ngược lại gía Gas tăng lại có tác động không nhỏ đến tâm lý của những người tiêu dùng, những khách hàng của công ty nên dù được một phần lợi thế về giá cả vẫn không thể bù đắp được những thiệt hại mà công ty phải gánh chịu do bị thu hẹp thị trường. Nhìn chung cả hai đều có nguy cơ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. - Về cạnh tranh : Việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng ác liệt hơn và dần đi vào chiều sâu. Đối thủ cạnh tranh của công ty hiện nay không chỉ là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas trong nước mà cả các nhà đầu tư nước ngoài, thêm vào đó, không thể không kể đến các đơn vị kinh doanh cùng ngành hàng, những đơn vị nhận được rất nhiều những ưu đãi của nhà nứơc trong nhập khẩu Gas và thị trường tiêu thụ. - Về quản lý tình hình công nợ : Số khách hàng của công ty ngày càng nhiều và đáng chú ý là những khách hàng công nghiệp, đây là một tín hiệu đáng mừng nhưng chính điều này lại gây ra những vấn đề nan giải do công ty chưa xây dựng được cho mình một chính sách quản lý công nợ một cách hoàn chỉnh do vậy đã làm tăng tỷ lệ vốn bị chiếm dụng, điều này sẽ làm giảm tốc độ luân chuyển của tài sản và dẫn đến làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Tình hình sang nạp Gas trái phép của các cá nhân đã tạo ra môi trường cạnh tranh không lành mạnh, nó còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty khi các cá nhân này lợi dụng uy tín của công ty để đạt đựơc mục đích. Mặc dù vậy nhà nước vẫn chưa có biện pháp hữu hiệu nào để ngăn chặn triệt để vấn đề này. 1.3. Đặc điểm tổ chức Hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị - Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, trải rộng khắp cả nứơc với các Công ty thành viên mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung - vừa phân tán để vừa đảm bảo việc quản lý của công ty mẹ, vừa tạo ra được tính chủ động cho các công ty thành viên. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng Kế toán tài chính của Công ty cổ phần Gas Petrolimex và tại phòng Kế toán tài chính các Công ty thành viên. Cuối năm tài chính báo cáo quyết toán toàn công ty sẽ là báo cáo hợp nhất được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty cổ phần Gas Petrolimex với báo cáo quyết toán của các Công ty thành viên. - Theo hình thức đó, để có thể đảm bảo tốt được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cũng đã được xây dựng khá phù hợp, bao gồm : TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Phòng Kế toán tại văn phòng Công ty Phòng Kế toán tại các Công ty thành viên Nhân viên thống kê Kho Đức Giang Nhân viên thống kê các cửa hàng SƠ ĐỒ SỐ 1.3 : TỔ CHỨC KẾ TOÁN 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. - Kỳ kế toán áp dụng năm (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : VNĐ 1.3.2.1- Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Việc quản lý hệ thống chứng từ của Công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ. 1.3.2.2- Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Về cơ bản, công ty vận dụng hệ thống kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các tài khoản thuộc chế độ kế toán hiện hành đều được phần mềm Acounting Solution cập nhật đầy đủ. Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc trưng riêng nên công ty đã xây dựng riêng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 5. Do là một công ty thương mại và dịch vụ, ở đó diễn ra rất nhiều các hoạt động mua bán, giao dịch, khối lượng các nghiệp vụ liên quan đến các giao dịch là khổng lồ, do vậy các tài khoản chi tiết của công ty chủ yếu để chi tiết cho từng đối tượng khách hàng lớn, các mặt hàng kinh doanh của công ty, các ngân hàng mà công ty thường xuyên phải giao dịch, … 1.3.2.3- Vận dụng chế độ sổ sách kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Ngoài các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Gas Accounting Solution sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ ở hai dạng: -Lưu trữ trên phần mềm máy tính -In và đóng thành các tập sổ kế toán Phần mềm kế toán giúp người kế toán giảm được một số công việc ghi chép thủ công, vì chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần vào máy tính thì nó sẽ tự nhập sang các sổ kế toán liên quan. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả công việc, cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin quản trị hữu ích và người kế toán hay nhà quản lý có thể kiểm tra thông tin, số liệu bất kỳ lúc nào một cách nhanh chóng. Thể hiện qua sơ đồ : Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí - Chứng từ Máy tính Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các TK Sổ cái các TK Các báo cáo kế toán Các chứng từ gốc Bảng kê Ghi trong kỳ SƠ ĐỒ SỐ 1.4 : KẾ TOÁN MÁY Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 1.3.2.4-Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Doanh nghiệp sử dụng các loại báo cáo sau : - 4 biểu mẫu báo cáo thực hiện theo chế độ hiện hành để cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và dự đoán trong tương lai bao gồm : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính - Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo khác để cung cấp thêm các thông tin cần thiết và các căn cứ để Ban lãnh đạo đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như : Báo cáo quản trị Báo cáo kiểm kê Báo cáo nhanh Riêng các báo cáo tài chính sẽ được lập đều đặn theo quý và được công bố rộng rãi. CHƯƠNG II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex 2.1.1. Đặc điểm về hàng hoá Mặt hàng chính mà công ty kinh doanh chính là Gas hoá lỏng (LPG). LPG được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng : gas rời và gas bình. Đối với gas rời : theo thoả thuận của hai bên, LPG sẽ được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, các tổng đại lý, công ty thành viên của Công ty. Đối với gas bình : LPG sau khi được đóng nạp theo qui trình kỹ thuật và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới các dạng bình 12kg, 13kg, 48kg. Với mặt hàng là các sản phẩm về gas, Công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt là vỏ bình gas. Khi khách hàng mua gas của Công ty, ngoài số tiền phải thanh toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm một khoản ký cược vỏ bình gas. Ngoài ra để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh sang cả mặt hàng gas, thiết bị, phụ kiện, thực hiện liên doanh với 2 công ty là Công ty taxi Gas Hà nội và TP Hồ Chí Minh, liên doanh với Công ty cơ khí PMG để sản xuất vỏ bình Gas… 2.1.2. Quá trình thu mua nhập kho hàng hoá * Nguồn hàng Do khối lượng hàng mà công ty xuất bán ra trong kỳ là rất lớn, do vậy, để đảm bảo lượng hàng xuất, nguồn hàng nhập cũng là một yếu tố cần đựơc chú trọng. Nguồn hàng nhập vào vừa đủ số lượng, đảm bảo chất lượng đồng thời cả chi phí, giá mua hợp lý là một bài toán khó không của riêng một doanh nghiệp thương mại nào. Chính vì thế, đòi hỏi công ty phải có những chính sách rất cụ thể trong việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nguồn hàng. Hiện nay hàng hoá của công ty chủ yếu được nhập từ 2 nguồn : Nguồn nhập nội : Hiện nay ở Việt nam mới chỉ có duy nhất một công ty cung cấp LPG đó là Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí Dinh Cố (Vũng Tàu) . Công ty này cũng là công ty cung cấp chủ yếu nguồn hàng nhập nội cho công ty. Trong một số trường hợp khác, khi thiếu hàng đột xuất công ty có thể nhập mua hàng trong nội bộ ngành hoặc nhập mua theo phương thức hàng đổi hàng từ các hãng khác. Tuy vậy nhu cầu tiêu thụ Gas của công ty là khá cao, nếu nguồn hàng nhập chỉ là nguồn hàng nhập nội thì sẽ không đủ số hàng thường xuyên cho công ty. Do vậy để đảm bảo đủ nguồn hàng với chất lượng cao nhất có thể và cũng để giữ được thế chủ động buộc công ty phải tìm kiếm thêm những nguồn hàng mới từ nước ngoài. Nguồn nhập ngoại : Công ty áp dụng hình thức Nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu. Đã có một số công ty ở một số nước công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu năm. Cụ thể : Nhật Bản có Công ty Kenyon-engineering Pháp có Công ty Comap Hàn Quốc có Công ty Samjin Singapore có Công ty Cavagna … Tuy hàng nhập ngoại chất lượng tốt, nguồn hàng cũng khá ổn định nhưng giá mua và chi phí vận chuyển là loại này là khá cao, nên cũng cần cân nhắc kỹ số lượng nhập vào. *Phương pháp tính giá hàng mua Tuỳ theo nguồn hàng công ty sẽ có những phương pháp khác nhau để xác định giá hàng mua. Nguồn nhập nội : Giá thực tế hàng nhập = Giá mua trên hoá đơn (không có VAT) - Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá (nếu có) Nguồn nhập ngoại : Đối với loại hàng này công ty có thể lựa chọn một trong hai phương pháp để nhập mua là theo giá CFR hoặc giá FOB. Công ty không sử dụng giá CIF (Cost & Insurance & Freight – Chi phí & Bảo hiểm & Cước phí ) vì đây là mặt hàng có bảo hiểm rất lớn do vậy riêng khoản Bảo hiểm công ty sẽ tự mua riêng. Bảo hiểm của công ty được mua tại công ty Bảo hiểm Gas Petrolimex (PIJICO). Ta có cách tính từng loại giá như sau : Giá FOB = Giá hàng hoá ghi trên hợp đồng + Chi phí vận chuyển bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR = Giá FOB + F (Cước phí vận chuyển) Theo đó Giá thực tế hàng nhập đựơc tính như sau : Giá mua thực tế hàng nhập khẩu = Giá thực tế thanh toán với người bán + Thuế nhập khẩu + Bảo hiểm phụ thu (nếu có) + Cước phí vận chuyển (nếu có) Trong đó : Giá thực tế thanh toán với người bán = Giá ghi trên hợp đồng thực tế * Tỷ giá thực tế phát sinh tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế Riêng phần chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá sẽ được công ty tập hợp trực tiếp lên tài khoản 641 (chi phí bán hàng), công ty không sử dụng tài khoản riêng để theo dõi chi phí một cách độc lập. 2.1.3. Quá trình xuất bán hàng hoá 2.1.3.1. Các phương thức xuất bán Mong muốn đáp ứng được cao nhất yêu cầu của mọi khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ nên các phương thức bán hàng mà công ty đưa ra hiện nay là rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp cho hầu khắp các đòi hỏi của mọi khách hàng. Các phương thức ở đây bao gồm: * Phương thức bán buôn hàng hoá Do có quy mô lớn nên công ty sử dụng phương thức này để tiêu thụ hàng hoá là chủ yếu. Hàng hoá của công ty sẽ đựơc bán ra với số lượng lớn cho các khách hàng Công nghiệp, các Tổng đại lý.Việc bán buôn hàng hoá có thể được công ty thực hiện qua hệ thống kho của công ty hoặc vận chuyển thẳng (không qua kho công ty). - Phương thức bán buôn qua kho : Theo phương thức này 2 bên sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá quy định rõ hình thức vận chuyển và bên nào phải chịu chi phí vận chuyển. Bán buôn qua kho được chia làm 2 loại: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Việc vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng đảm nhiệm. Phương thức này được công ty áp dụng cho 2 đối tượng Bán buôn cho tổng đại lý ngoài ngành (mã 5B) Bán buôn cho hãng khác (mã 6B) + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Việc vận chuyển hàng hoá do công ty đảm nhiệm. Tuy trường hợp mà công ty có thể dùng xe chuyên dụng hoặc thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng. Phương thức này được áp dụng với 2 đối tượng : Bán buôn chuyển hàng cho khách hàng công nghiệp (mã 50) Bán buôn ._.chuyển hàng cho Tổng đại lý trong ngành (mã 5A) - Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng (mã 6A) : Đây chính là phương thức bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba). Hình thức này chủ yếu được áp dụng đối với các công ty thành viên, các chi nhánh. Các chi nhánh này khi có nhu cầu mua hàng có thể nhập trực tiếp tại các bến cảng mà không cần qua kho của công ty mẹ tại Hà Nội. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, các chi nhánh báo về văn phòng công ty số hàng chi nhánh đã nhận để công ty ghi nhận khoản doanh thu nội bộ đã được thực hiện và chi nhánh có nghĩa vụ thanh toán với công ty. Theo phương thức này các công ty con sẽ chủ động hơn trong nguồn hàng và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển. *Phương thức bán lẻ hàng hoá (Mã 54): Phương thức này chú trọng đến nhu câu tiêu dùng Gas của người dân. Đây cũng là phương thức mang lại doanh số lớn cho công ty vì số lượng khách hàng mua lẻ là rất nhiều tất yếu sẽ dẫn đến khối lượng tiêu thụ ra ngoài lớn. Theo phương thức này hàng hoá của công ty sẽ được tiêu thụ qua các cửa hàng trung gian rồi mới đến tay khách hàng. Số liệu ở các cửa hàng sẽ được cập nhật trên máy tính và được truyền về công ty qua mạng Internet. Bán lè hàng hoá chỉ áp dụng đối với các mặt hàng là Gas bình, bếp và phụ kiện kèm theo. * Một số phương thức tiêu thụ hàng hoá khác : -Phương thức hàng đổi hàng (8A): Hoạt động đổi hàng phát sinh trong trường hợp một hãng kinh doanh Gas thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng của mình, khi đó hãng này có thể thoả thuận với một hãng kinh doanh Gas khác để vay hàng sau đó sẽ tiến hành trả lại khi đã có hàng. Hình thức này cũng được coi là một phương thức tiêu thụ nhưng hàng đem bán( cho vay) và hàng nhận lại là cùng loại và cùng giá. Hình thức này đựơc công ty sử dụng rất nhiều nhằm hỗ trợ các công ty khác và cũng để nhận được sự hỗ trợ trong trường hợp công ty khan hiếm nguồn hàng. - Phương thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ : Hình thức này được áp dụng trong trường hợp công ty dùng sản phẩm, hàng hoá của mình để khuyến mại (mã 95) cho khách hàng trong những đợt khuyến mại hoặc phục vụ cho công ty trong quá trình kinh doanh. 2.1.3.2. Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá * Phương thức xác định giá vốn hàng hoá: Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường. Các bước để xác định giá vốn hàng bán : Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán) Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau : Chênh lệch giá phân bổ trong kì = Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì x Trị giá hàng hoá xuất trong kì Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng hoá tồn CK hoá xuất trong kì * Phương pháp xác định giá bán Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng. Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau. Đối với giá bán buôn : Giá bán = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + % lợi nhuận theo kế hoạch công ty Đối với giá bán lẻ Khi tính giá bán lẻ cho các cửa hàng, với chính sách trợ giá, công ty sẽ không tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau : Giá giao cửa hàng = GVHB + chi phí qua kho, chi phí vận chuyển Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ như sau: Giá bán lẻ của cửa hàng = giá giao cửa hàng + chi phí cửa hàng + % lợi nhuận theo kế hoạch cửa hàng * Phương thức tiêu thụ nội bộ : Giá bán cho các công ty thành viên = GVHB + chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) + chi phí quản lý chung phân bổ 2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhậpj- xuất - tồn là phương pháp thẻ song song. Do vậy theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sẽ được cụ thể hoá theo các bước sau : Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất hàng hoá, các phòng kinh doanh của công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính. Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ này khi xuất, nhập liên quan đến công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ nhập, xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas bình mà các hoá đơn của các khách hàng ngoài sẽ được giao cho phòng kinh doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời). Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng nhập, hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi. Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và ghi thẻ kho. Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá nhập, xuất, tính ra số tồn. Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau : Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho SƠ ĐỒ 1.5 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - Phiếu xuất kho : được lập ra bởi các phòng kinh doanh. Tuỳ từng trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến mỗi phòng ban cụ thể là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh gas rời hay Phòng kinh doanh gas bình. - Xuất và ghi thẻ kho là nhiệm vụ của các thủ kho - Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá, hay các sổ tổng hợp về hàng hoá sẽ được lập ra từ phòng kế toán. 2.2.Phương pháp kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex. 2.2.1. Kế toán doanh thu và giá vốn. * Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ). Tuy vậy, ở từng phương thức xuất bán, đối tượng xuất bán vẫn có những khác biệt nhất định trong thời điểm phát hành hoá đơn và nơi phát hành hoá đơn. Cụ thể : -- ðĐối với phương thức phát hành hoá đơn : - Khi bán buôn cho các Đại lý, tổng đại lý (cả trong và ngoài ngành ), bán buôn cho các chi nhánh hay xuất hàng cho vay: Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế về xuất bán phát sinh . Đối với trường hợp tiêu dùng nội bộ, hoá đơn Giá trị gia tăng cũng được lập ngay nhưng được bỏ dòng Thuế giá trị gia tăng. - Khi bán cho các khách hàng công nghiệp : Thường đến cuối mỗi tháng, hoá đơn mới được viết một lần dựa vào các Biên bản giao nhận hàng hoá … - Khi bán lẻ cho các cửa hàng trực thuộc, các nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn Giá trị gia tăng luôn cho các khách hàng. Tất cả các số liệu từ các cửa hàng sẽ được truyền trực tiếp về văn phòng công ty thông qua hệ thống máy tính. Định kỳ 5-10 ngày toàn bộ số hoá đơn này sẽ được chuyển về văn phòng công ty, cho những phòng ban đảm nhiệm. --ð Đối với nơi phát hành hoá đơn : Ở văn phòng công ty có 3 phòng chuyên xử lý các Hoá đơn Giá trị gia tăng là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời ) và phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại (gas bình). - Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp luôn phát hành và nhận các hoá đơn liên quan đến xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như nghiệp vụ giao hàng tay ba lô hàng ở Singapore cho luôn chi nhánh Sài Gòn không qua kho công ty. - Phòng kinh doanh Công nghiệp : Liên quan đến các hoá đơn Giá trị gia tăng khi bán gas bình như cho các khách hàng lớn … - Phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại : Liên quan đến toàn bộ các Hoá đơn giá trị gia tăng khi bán hàng là Gas bình. * Tài khoản sử dụng Danh mục tài khoản Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc Loại TK công nợ TK sổ cái 131 Phải thu khách hàng 1 0 1 0 1311 Phải thu khách hàng 131 2 0 1 0 13111 PTKH -TĐL thành viên 1311 3 0 1 0 13112 PTKH - TĐL, ĐL ngoài ngành 13111 4 1 1 0 13113 PTKH - khách hàng công nghiệp 13111 4 1 1 0 156 Hàng hoá 1 0 0 0 1565 Gas, bếp và phụ kiện tồn kho 156 2 0 0 0 15651 Gas hoá lỏng tồn kho 1565 3 0 0 0 156511 Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 15651 4 1 0 1 156512 Chênh lệch GV& giá HT Gas hoá lỏng 15651 4 1 0 1 15652 Bếp và phụ kiện tồn kho 1565 3 0 0 0 156521 Giá hạch toán bếp, phụ kiện tồn kho 15652 4 1 0 1 156522 Chênh lệch GV&giá HT bếp, phụ kiện 15652 4 1 0 1 33631 Thanh toán nội bộ với các C.ty thành viên 3363 3 1 1 1 3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 1 1 1 511 Doanh thu bán hàng 1 0 0 1 5111 Doanh thu bán hàng hoá 511 2 0 0 0 51115 Doanh thu bán gas, bếp và phụ kiện 5111 3 0 0 0 511151 Doanh thu bán gas trong nước 51115 4 1 0 1 511152 Doanh thu bán bếp,phụ kiện trong nứơc 51115 4 1 0 1 511153 Doanh thu bán hàng chuyển khẩu 51115 4 1 0 1 512 Doanh thu bán hàng nội bộ công ty 1 0 0 1 512215 Doanh thu bán nội bộ Gas,bếp&phụ kiện 51221 4 0 0 0 5122151 Doanh thu bán nội bộ Gas 512215 5 1 0 1 5122152 Doanh thu bán nội bộ bếp& phụ kiện 512215 5 1 0 1 632 Giá vốn hàng bán 1 0 0 1 632115 Giá vốn hàng hoá gas,bếp & phụ kiện 63211 3 0 0 0 6321151 Giá vốn hàng hoá gas 632115 4 1 0 1 6321152 Giá vốn hàng hoá bếp và phụ kiện 632115 4 1 0 1 *Sổ sách sử dụng - Các bảng kê : Bảng kê chi tiết xuất hàng, bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng - Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng - Sổ cái các TK 511,512,156 - Sổ chi tiết các TK 511, 512, 156, 632 *Trình tự kế toán Chứng từ đầu vào + Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho ... Máy tính Bảng kê số xuất hàng theo nhóm mặt hàng Bảng kê chi tiết xuất hàng Sổ chi tiết (TK 51115, TK512215, TK632115, TK15651) Nhật ký chứng từ số 8 – Bán hàng Sổ tổng hợp tài khoản chữ T (TK 51115, TK 512215, TK632115) Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo tiêu thụ hàng hoá SƠ ĐỒ SỐ 1.6 : TRÌNH TỰ KẾ TOÁN DOANH THU VÀ GIÁ VỐN Dưới đây là một số ví dụ minh hoạ về các nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ 1 : Ngày 30/1/2008 căn cứ hợp đồng đã kí kết với Công ty TNHH Sứ INAX Việt Nam. Phòng kinh doanh công nghiệp của công ty đã tiến hành lập hoá đơn Giá trị gia tăng số 0011614 xuất bán gas rời cho công ty TNHH Sứ INAX Việt Nam. Giá vốn của lô hàng là 12300 (theo giá hạch toán). Trich hoá đơn Giá trị gia tăng số 0011614 Công ty cổ phần Gas Petrolimex Mẫu số : 01GTKT-3LL-02 ĐC: 775 Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội HOÁ ĐƠN GTGT Kí hiệu : AA/2004T Mã số thuế: 0101447725 Liên 2 : Giao cho khách hàng Số : 0011614 Mã số đơn vị : 11056000 Mã xuất : 50 Số điện thoại: 04.8641212 Mã nguồn : 22 STT : 22 Ngày lập hoá đơn : 30.01.2008 Có giá trị đến ngày : Tên đơn vị mua hàng : Công ty TNHH Sứ INAX VN Mã số khách hàng : KHCN-SI Địa chỉ : Dương Xá- Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản : 13001019 Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0100113381-1 Người nhận hoá đơn : Bà Lê Mai Lan Giấy giới thiệu số : Ngày: Số HĐ: PHẦN HÀNG HOÁ Hàng hoá, dịch vụ Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Gas hoá lỏng LPG không bao bì 120 101 Kg 6 585 15 733 103 601 805 Cộng tiền hàng : 103 601 805 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT : 10 360 180 Tổng cộng tiền thanh toán (tạm tính) : 113 961 985 Nghiệp vụ 2 : Ngày 12/01/2008 công ty đã xuất cho Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc (Tổng đại lý trong ngành --mã khách 11058), phòng kinh doanh dân dụng và thương mại đã viết hoá đơn GTGT số 0010878 để giao cho khách hàng. Số lượng bán theo hoá đơn là : 50 bình loại 12 kg 34 bình loại 25 kg Giá vốn (giá hạch toán) là 12,300 đ/kg Giá bán chưa thuế là 15,995đ/kg ( Thuế GTGT là 10%) Nghiệp vụ 3: Ngày 20/01/2008 phòng kinh doanh công nghiệp đã viết hoá đơn số 001119 bán Gas rời cho Tổng đại lý Thành Tâm (Tổng đại lý ngoài ngành – mã khách 12001003). Số lượng là 985 kg. Giá vốn hạch toán là 12,300 đ/kg. Giá bán chưa thuế là 16,100đ/kg (Thuế GTGT 10%). Nghiệp vụ 4 : Ngày 16/01/2008 chi nhánh Sài Gòn chuyển toàn bộ biên bản giao nhận và chứng thư giám định đã nhận đủ số hàng từ Singapore chuyển về. Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp đã lập hoá đơn số 0010937 cho 124 tấn hàng bán cho chi nhánh Sài Gòn. Giá vốn của cả lô hàng là 1,525,200,000đ. Giá giao cho chi nhánh chưa thuế là 1,595,000,00đ. Nghiệp vụ 5 : Ngày 17/01/008 phòng kinh doanh công nghiệp đã viết hoá đơn số 0010984 xuất 1,750kg Gas rời cho công ty Total Gas (hãng cùng ngành, mã khách 180032). Giá vốn của lô hàng cho vay là 21,525,000 đ. Ngày 27/01 công ty đã nhận lại số hàng theo đúng số lượng hàng xuất cho vay. Nghiệp vụ 6 : Ngày 28/01/2008 cửa hàng số 5 – Phương Mai (cửa hàng trực thuộc công ty) đã viết hoá đơn số 0011445 xuất bán cho một khách lẻ 2 bình 25 kg. Giá vốn là 615,000. Giá bán là 929,500đ. Nghiệp vụ 7 : Ngày 31/12/2007 công ty đã lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ xuất Van cổ bình Omêca từ kho hàng gửi Công ty sản xuất VB Gas PM. Hoá đơn GTGT số 0007359. PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3 : Nội bộ Công ty cổ phần Gas Petrolimex Ngày 31/12/2007 Mẫu số : 03 PKX-3LL ĐC: 775 Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội Kí hiệu : AA/2005T Mã số thuế: 0101447725 Số : 0007359 Mã số đơn vị : 11056000 Mã xuất : 60 Số điện thoại: 04.8641212 Mã nguồn : 22 Lệnh điều động (K.hoạch) số :................ngày 31 tháng 12 năm 2007 của ................................................................................ Đơn vị nhận hàng : Kho bảo dưỡng vỏ bình Mã đơn vị nhận hàng : 11056193 Địa chỉ : ............................................. Người nhận hoá đơn :............................................................................. Kho xuất : 056080 Tên kho xuất : Kho hàng gửi Cty SX VB Gas PM Giờ, ngày xuất : 31/12/2007 1. HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập Van cổ bình Omeca 13 kg 220301 cái 6000 6000 Van cổ bình Omeca 12 kg 220325 cái 4000 4000 Van cổ bình Omeca 48 kg 220326 cái 500 500 Cộng : .................. BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT HÀNG Từ ngày : 01/01/2007 Đến ngày : 31/01/2007 DM phương thức nhập, xuất : Tất cả DM nguồn hàng : Tất cả DM kho hàng : Tất cả DM khách hàng : Tất cả DM hàng hoá : Tất cả Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền vốn Giá bán Doanh thu Thuế Thanh toán 1 2 3 4 5 6 7 8 9 02/01 0016085 CH gas số 7-11056107 056107 483 384 120101.42-Gas hoá lỏng LPG- Kg 24.0 8 000 20 141 483 384 Cộng chứng từ 24.0 483 384 48 338 531722 03/01 0016086 CH gas số 7-11056107 056107 48.0 966 768 120101.42-Gas hoá lỏng LPG- Kg 48.0 8 000 20 141 966 768 Cộng chứng từ 966 768 966 768 1 059 274 03/01 0011035 Trạm chiết nạp Gas NB-11056222 056229 1 720 000 190 301.42- Vỏ bình gas- Cái 1.0 240 000 240 000 240 000 190 301.42- Vỏ bình gas- Cái 2.0 740 000 740 000 1 480 000 Cộng chứng từ 3.0 1 720 000 1 720 000 04/01 0010361 CTTNHH Gas Petrolimex SG-110560 056199 14 614 764 310 120101.00- Gas hoá lỏng LPG- Kg 950 863.0 8 000 15 370 14 614 764 310 14 614 764 310 Cộng chứng từ 950 863.0 14 614 764 310 14 614 764 310 16 076 240 741 … … .. … … … … … … … … 17/01 0011238 Trạm chiết nạp Gas QNinh-1056224 056222 7 920 000 190301.42-Vỏ bình Gas- Cái 8.0 240 000 240 000 1920 000 190301.43-Vỏ bình Gas- Cái 20.0 300 000 300 000 6 000 000 Cộng chứng từ 28.0 7 920 000 7 920 000 … … … … … … … … … … … 30/01 9464 Cty xăng dầu Nghệ Tĩnh-11011000 056221 36 220 000 190301.42-Vỏ bình Gas- Cái 43.0 240 000 240 000 10 320 000 190301.43-Vỏ bình Gas- Cái 37.0 300 000 300 000 11 100 000 190301.44-Vỏ bình Gas- Cái 20.0 740 000 740 000 14 800 000 Cộng chứng từ 100.0 36 220 000 36 220 000 31/01 0011238 Trạm chiết nạp Gas QNinh-11056224 562415 9 044 880 120101.42- Gas hoá lỏng LPG- Kg 72.0 8 000 20 450 1 472 400 147 240 120101.44- Gas hoá lỏng LPG- Kg 384.0 8 000 19 720 7 572 480 757 248 Cộng chứng từ 456.0 9 044 880 904 488 TỔNG CỘNG 242 851 444 128 21 695 214 674 264 546 658 802 BIẾU SỐ 2.3 BẢNG KÊ XUẤT HÀNG THEO NHÓM MẶT HÀNG Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM phương thức nhập, xuất DM nguồn hàng : Tất cả DM kho hàng : Tất cả Diễn giải Phần thống kê Phần thanh toán Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 120101.00 CH Gas số 5 153.15 8 000 1 225 200 153.15 13 845 2120292 120101.00 Chi nhánh XD Vĩnh Phúc 28 204.00 8 000 225 632 000 28 204.00 15 878 447823112 120101.00 Cty Hàn Việt (HANVICO) 10 240.00 8 000 81 920 000 10 240.00 15 490 158617600 120101.00 Cty TNHH Sứ Inax Việt Nam 74 611.00 8 000 596 888 000 74 611.00 15 733 1173854963 120101.00 Cty CP Hyndai Aluminum Vina 219 660.00 8 000 1 757 280 000 219 660.00 15 766 3463159560 … … … … … … … … 120101.00 - Gas hoá lỏng xxx xxx xxx xxx … … … … … … … … 190301.44 Cửa hàng Gas số 02- CN Q.Ninh 209.00 740 000 154 660 000 209.00 740 000 154 660 000 190301.44 Cửa hàng Gas số 01- Ninh Bình 144.00 740 000 106 560 000 144.00 740 000 106 560 000 1 2 3 4 5 6 7 8 190301.44 Trạm chiết nạp Gas Phú Thọ 54.00 740 000 39 690 000 54.00 740 000 39 690 000 … … … … … … … … 190301.44 -Vỏ bình Gas Bình 48kg 14202.00 10 509 480 000 14202.00 190301.44 CH Gas số 10 24.00 1 234 574 29 629 776 24.00 1 234 574 29 629 776 190301.44 CH Gas số 11 20.00 1 234 574 24 691 480 20.00 1 234 574 24 691 480 190301.44 CH Gas số 14 12.00 1 234 574 14 814 888 12.00 1 234 574 14 814 888 190301.44 CH Gas số 3 28.00 1 234 574 34 568 072 28.00 1 234 574 34 568 072 190301.44 -Vỏ bình Gas Bình 48kg 84.00 103 704 216 84.00 103 704 216 CỘNG IV.VỎ BÌNH 75 294.00 27 266 364 216 75 294.00 27 266 364 216 TỔNG CỘNG 17 634 925.45 168 025 708 841 17 634 925.45 242 851 444 128 TK nợ TK có Số tiền 632128 152814 1 800 000 11213 5151 1 059 893 921 156511 15151 71 086 856 000 156512 33631 31857133112 131113 511151 17 671 948 550 2421112 2421111 15 086 500 000 BIẾU SỐ 2.4 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 –BÁN HÀNG Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 TK nợ Tên tài khoản … Tổng phát sinh 131 Phải thu của khách hàng 105 396 312 262 33631 Phải trả nội bộ công ty 158 426 825 183 3388 Phải trả, phải nộp khác 723 521 357 Tổng cộng 264 546 658 802 BIẾU SỐ 2.5 * Kế toán chi tiết doanh thu SỔ CHI TIẾT Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 51115- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kì Phát sinh trong kì 72 926 256 054 Dư cuối kì 72 926 256 054 Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có … … … … … … … … 01/01/2008 000086 HD1 11056222-54-22-120101 1 927 130 13131 01/01/2008 000144 HD1 11056222-54-22-120101 1 945 840 13131 01/01/2008 000625 HD1 11056114-50-22-120101 13838400 13121 … … … … … … … … 02/01/2008 000327 HD1 11056108-54-22-120101 7 526 400 13121 02/01/2008 000123 HD1 11010000-5A-22-120101 11524500 131111 02/01/2008 000675 HD1 11056106-54-22-120101 241 672 13121 … … … … … … … … 04/01/2008 000873 HD1 11056113-54-22-210107 190 000 13121 04/01/2008 000873 HD1 11056113-54-22-210101 49 500 13121 … … … … … … … … 31/01/2008 16705 HD1 11056111-50-22-1210101 28478800 13121 31/01/2008 18201 HD1 11056105-5B-22-121101 24300020 13121 31/01/2008 53 HD1 11056104-50-22-120101 5472000 13121 31/01/2008 59 HD1 11056104-50-22-120101 72286420 13121 … … … … … … … … Tổng phát sinh 72 926 256 054 BIỂU SỐ 2.6 * Lưu ý : Do kỳ kế toán là quý nên sau mối tháng không kết chuyển luôn Doanh thu và Giá vốn, do vậy trên 2 tài khoản này vẫn có Số dư. SỔ CHI TIẾT Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 5121151- Doanh thu bán nội bộ - Gas Nợ Có Dư đầu kì Phát sinh trong kì 144 032 210 530 Dư cuối kì 144 032 210 530 Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có … … … … … … … … 02/01/2008 000086 HD1 11056020-6A-22-120101 10 568 674 390 33631 04/01/2008 000625 HD1 11056040-6A-22-120101 14 614 764 310 33631 08/01/2008 001576 HD1 11056030-6A-22-120101 9 284 135 280 33631 … … … … … … … … 31/01/2008 000180 DX1 11056224-91-22-120101 6 834 000 6412 072611 31/01/2008 000180 HD1 11056040-6A-22-120101 2 616 588 800 33631 Tổng phát sinh 144 032 210 530 BIỂU SỐ 2.7 * Kế toán tổng hợp doanh thu SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 51115- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kì 72 926 256 054 Dư cuối kỳ 72 926 256 054 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV - Tổng Đlý T/viên 15 259 694 729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV – TĐL, ĐL ngoài ngành 1 033 699 686 131121 3 Phải thu tiền HH, DV - Khách hàng Công nghiệp 17 671 948 550 131131 4 Phải thu tiền HH, DV - Các khách hàng khác 27 857 384 420 131181 5 Phải thu tiền HH, DV - Các cửa hàng 8 147 027 018 13121 6 Phải thu tiền HH, DV - Trạm nạp Gas 2 956 501 651 13131 Tổng phát sinh 72 926 256 054 BIỂU SỐ 2.8 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 51115- Doanh thu bán nội bộ - Gas Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kì 144 032 210 530 Dư cuối kỳ 144 032 210 530 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá 144 024 386 530 33631 2 Phải trả, phải nộp khác 1 440 000 3388 3 Chi phí vật liệu bao bì 6 384 000 6412 Tổng phát sinh 144 032 210 530 BIỂU SỐ 2.9 * Kế toán chi tiết giá vốn. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10- CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đên ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 1565 – Gas, bếp và phụ kiện tồn kho Ngày chứng từ … Có 33631 Có 6321151 … Tổng nợ … … … … … … 10/01/2008 3 375 862 120 874 500 3 376 736 620 11/01/2008 1 294 260 1 294 260 12/01/2008 … … … … … … … Tổng cộng … 67 080 373 112 67 347 788 225 536 301 933 Ngày chứng từ … 6321151 6321152 … Tổng Có … … … … … … 10/01/2008 … … 10 600 682 100 11/01/2008 … … 5 183 394 000 12/01/2008 … 275 232 000 … 275 232 000 … … … … … … Tổng cộng … 111 386 131 600 143 214 767 111 647 428 779 BIỂU SỐ 2.10 SỔ CHI TIẾT Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 6321151- Giá vốn hàng hoá Gas, bếp và phụ kịên Nợ Có Dư đầu kì Phát sinh trong kì 111 386 131 600 67 347 788 Dư cuối kì Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có … … … … … … 01/01/2008 000086 HD1 11056222-54-22-120101 827 000 156511 01/01/2008 000144 HD1 11056222-54-22-120101 832 000 156511 01/01/2008 000625 HD1 11056114-50-22-120101 5 760 000 156511 … … … … … … 02/01/2008 000116 HD1 11010000-5A-22-120101 14 400 000 156511 02/01/2008 000327 HD1 11056108-54-22-120101 3 072 000 156511 02/01/2008 000123 HD1 11010000-5A-22-120101 5 200 000 156511 … … … … … … 31/01/2008 16705 HD1 11056111-50-22-1210101 11 624 000 156511 31/01/2008 18201 HD1 11056105-5B-22-121101 10 264 000 156511 31/01/2008 53 HD1 11056104-50-22-120101 2 304 000 156511 31/01/2008 59 HD1 11056104-50-22-120101 30 088 000 156511 … … … … … … Tổng phát sinh 111 386 131 600 67 347 788 BIỂU SỐ 2.11  * Kế toán tổng hợp giá vốn. SỔ CÁI Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 6321151- Giá vốn hàng hoá – Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 111 386 131 600 67 347 788 Dư cuối kỳ STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 111 386 131 600 30 264 000 156511 2 Chênh lệch Giá vốn và Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 37 083 788 156512 Tổng phát sinh 111 386 131 600 67 347 788 BIỂU SỐ 2.12 2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex hầu như chỉ xảy ra đối với trường hợp Hàng bán bị trả lại. Tài khoản được công ty sử dụng để hạch toán ở đây là TK 531 (Doanh thu hàng bán bị trả lại). Hai tài khoản còn lại là TK 532 (Giảm giá hàng bán) và TK 521 (Chiết khấu thương mại) không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán. Nguyên nhân là do : - Mặc dù công ty xuất bán buôn với khối lượng hàng khá lớn, nhưng Chiết khấu thương mại cho khách hàng chỉ được thực hiện thông qua thoả thuận và kí kết hợp đồng kinh tế, việc giảm giá cho khách hàng được thực hiện trực tiếp thông qua giá bán. Chính thế việc hạch toán không liên quan đến 2 TK 532 và 521 - Trong một số trường hợp, có thể do điều kiện thời tiết … khi khách hàng (chủ yêú là của các Đại lý, Tổng đại lý) trả lại vỏ bình đã qua sử dụng, LPG vẫn còn sót lại trong bình. Khi đó, công ty sẽ tiến hành cân đo lại để xác định số Gas tồn đọng trong bình chưa sử dụng hết và coi đây là số hàng bán bị trả lại. Sau khi cân bình, thủ kho sẽ viết Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận và viết Phiếu nhập khi đã nhập xong số Hàng bán bị trả lại. Kế toán sẽ có nhiệm vụ nhận bộ chứng từ này và cập nhật lên máy tính. * Tài khoản sử dụng TK 5315 : Hàng bán bị trả lại – Gas, bếp và phụ kiện TK 53151 : Hàng bán bị trả lại - Gas TK 53152 : Hàng bán bị trả lại - Bếp và phụ kiện * Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết TK 53151, 53152 Sổ tổng hợp TK 5315 Nhật ký chứng từ số 10 – Các tài khoản khác * Trình tự hạch toán Sổ tổng hợp tài khoản 5315 NKCT số 10 Sổ chi tiết tài khoản 53151, 53152 Chứng từ nhập hàng trả lại S ổ cSSS SƠ ĐỒ 1.7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 – CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 53151 – Hàng bán bị trả lại – Gas Ngày chứng tú Có 131111 Tổng nợ 05/01/2008 1 521 630 1 521 630 06/01/2008 2 990 790 2 990 790 … … … 31/01/2008 49 542 968 49 542 968 Tổng cộng 67 347 788 67 347 788 BIỂU SỐ 2.13 * Kế toán chi tiết Doanh thu hàng bán bị trả lại SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 53151 – Hàng bán bị trả lại – Gas Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 67 347 788 Dư cuối kỳ 67 347 788 Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có 05/01/2008 000004 DN1 11009000-47-22-120101 1 521 630 131111 06/01/2008 000011 DN1 11009000-47-22-120101 1 888 920 131111 06/01/2008 000012 DN1 11009000-47-22-120101 1 101 870 131111 09/01/2008 000013 DN1 11009000-47-22-120101 2 221 230 131111 10/01/2008 000023 DN1 11009010-47-22-120101 874 500 131111 11/01/2008 000014 DN1 11009000-47-22-120101 1 294 260 131111 16/01/2008 000015 DN1 11009000-47-22-120101 1 486 650 131111 16/01/2008 000016 DN1 11009000-47-22-120101 612 150 131111 17/01/2008 000017 DN1 11009000-47-22-120101 734 580 131111 22/01/2008 000018 DN1 11009000-47-22-120101 1 084 380 131111 22/01/2008 000019 DN1 11009000-47-22-120101 2 378 640 131111 26/01/2008 000020 DN1 11009000-47-22-120101 384 780 131111 26/01/2008 000021 DN1 11009000-47-22-120101 122 430 131111 29/01/2008 000022 DN1 11009000-47-22-120101 2 098 800 131111 31/01/2008 000175 DN1 11001010-47-22-120101 30 015 296 131111 31/01/2008 000176 DN1 11015000-47-22-120101 4 336 856 131111 31/01/2008 000177 DN1 11015000-47-22-120101 2 897 162 131111 31/01/2008 000178 DN1 11015000-47-22-120101 2 772 744 131111 31/01/2008 000179 DN1 11006020-47-22-120101 8 371 554 131111 31/01/2008 000180 DN1 11006000-47-22-120101 593 216 131111 31/01/2008 000181 DN1 11006000-47-22-120101 556 140 131111 Tổng phát sinh 67 347 788 BIỂU SỐ 2.14 Lưu ý : Tháng 01 không có phụ kiện trả lại nên không có sổ chi tiết TK 53152 – Hàng bán bị trả lại - Bếp, phụ kiện. Sổ chi tiết tài khoản 5315 chính là sổ chi tiết tài khoản 53151. * Kế toán tổng hợp doanh thu hàng bán bị trả lại SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày :01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 5315 – Hàng bán bị trả lại – Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 67 347 788 Dư cuối kỳ 67 347 788 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV Tổng Đlý T/viên 67 347 788 131111 Tổng phát sinh 67 347 788 BIỂU SỐ 2.15 2.2.3. Kế toán các thuế Gía trị gia tăng đầu ra và các khoản phải thu khách hàng Kế toán Thuế giá trị gia tăng đầu ra và các khoản phải thu là hai mảng rất quan trọng trong quy hạch toán kế toán và đặc biệt nó có liên quan mật thiết đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở bất kỳ một đơn vị nào. Các chứng từ,. sổ sách liên quan đến cả hai sẽ là những căn cứ xác thực nhất để đối chiếu._. kế toán tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.3.1. Ưu điểm 3.3.1.1. Công tác quản lý Mặc dù có địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước, với rất nhiều các đơn vị trực thuộc, các Đại lý, Tổng đại lý, các công ty con, các công ty liên doanh, liên kết … song những hoạt động của công ty vẫn diễn ra rất thống nhất và nhịp nhàng. Đó là nhờ mô hình quản lý Trực tuyến - Chức năng đang được áp dụng tại công ty hiện nay. Qua đó, một mặt công ty có thể tạo ra được sự phối hợp ăn ý và cần thiết giữa mình với các đơn vị trực thuộc, mặt khác vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc chủ động trong hoạt động kinh doanh. Đây là một mô hình khá hợp lý, thích hợp cho việc quản lý khi mà các bộ phận, các đơn vị trong một công ty có sự cách trở về địa lý. 3.3.1.2. Công tác kế toán nói chung Không thể phủ nhận những thành tựu mà công ty đã đạt được từ khi đựơc thành lập cho đến nay, đặc biệt là trong một số năm gần đây. Đó là những minh chứng tất yếu cho nỗ lực của toàn bộ các phòng ban, các bộ phận trong công ty, tất nhiên trong đó phải kể đến bộ phận kế toán của công ty. Nhờ không ngừng hoàn thiện bản thân, bộ phận kế toán của công ty đã góp phần rất lớn vào những thành công của toàn công ty. Liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán mới nhất, sau đó lại được áp dụng một cách phù hợp và khá linh hoạt, công thêm là sự trợ giúp của những phần mềm kế toán hiện đại, bộ phận này đã đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác và kịp thời, do đó đã đáp ứng đựơc những yêu cầu về quản lý của toàn công ty. * Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty đựơc tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, nhờ vậy một mặt đảm bảo được cho sự vận hành một cách đồng bộ giữa các bộ phận, phòng ban, mặt khác vẫn đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong qúa trình hoạt động. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong Bộ máy đựơc phân công công việc một cách rất khoa học, cụ thể trách nhiệm của từng người đối với công việc mình đảm nhiệm để hiệu quả hoàn thành công việc là cao nhất. Những nhân viên này cũng phải có yêu cầu được đào tạo cơ bản, gần như đều là trình độ Đại học và Trên đại học, do đó trình độ nghiệp vụ là tương đối vững, việc bắt kịp các thay đổi liên tục của chế độ cũng dễ dàng hơn. Các công việc còn được tráo đổi và làm đan xen giữa những nhân viên kế toán ở các phần hành khác nhau, nhờ vậy kế toán làm ở các bộ phận khác nhau, vẫn có thể hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm xử lý nghiệp vụ. Còn một lợi thế nữa mà công ty đã tạo lập được đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng trong công ty, điều này đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho bộ phận kế toán trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu hay lên kế hoạch, và triển khai các quyết định liên quan đến tài chính … Một hệ thống máy tính được nối mạng, phần mềm Gas Accounting Solution cùng một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, cũng đảm bảo cho các thông tin được xử lý một cách khoa học, góp phần không nhỏ hoàn thiện Bộ máy kế toán. * Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng hoàn toàn phù hợp với các quy định của Nhà nước cả về mẫu mã, cách lập và cách quản lý chứng từ. Mọi chúng từ được sử dụng trong công ty đều đúng mục đích và chức năng kinh doanh của công ty. Ngay cả những chứng từ được sử dụng cho mục đích quản trị riêng của đơn vị cũng được thiết kế trên cơ sở những quy định hiện hành của nhà nứơc nhưng được vận dụng một cách linh hoạt để phù hợp với những yêu cầu đặc thù của từng đơn vị. Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và giữa các phần hành kế toán được thiết kế một cách rất khoa học, quá trình luân chuyển diễn ra liên tục, kịp thời, các phần việc được phối hợp một cách ăn ý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trách nhiệm của từng cán bộ tham gia quá trình luân chuyển. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được công ty hoàn toàn áp dụng theo những quy định của nhà nước. Trách nhiệm được phân cụ thể đến từng thành viên kế toán trong công ty. Nhờ vậy việc quản lý và tra cứu trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. * Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế khá đa dạng và đầy đủ dựa trên các tài khoản theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành. Các tài khoản được chi tiết đến tài khoản cấp 5, do đó có thể đáp ứng được đặc thù loại hình kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó hệ thống mã ( mã khách, mã phí, mã hàng …) được công ty xây dựng một cách chi tiết đã cung cấp thêm rất nhiều các thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị của đơn vị. * Vê hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ . Đây là hình thức theo dõi và cung cấp đầy đủ nhất các thông tin kế toán tài chính. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với loại hình và mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Đặc biệt nhờ có sự trợ giúp của phần mềm Gas Acounting Solution, hình thức này càng phát huy rõ những ưu điểm của nó. Mặt khác qua đó, khối lượng công việc cũng giảm thiểu đáng kể, tiết kiệm thời gian và cả chi phí cho công tác kế toán ở đơn vị. * Về hệ thống báo cáo kế toán Khai thác tối đa tính ưu việt của phần mềm máy tính, ngoài hệ thống báo cáo tài chính lập theo quy định của Nhà nước (bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính), công ty còn thiết kế thêm cả một hệ thống các báo cáo để có thể phục vụ một cách tốt nhất cho công tác quản lý và các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp (như các Báo cáo kiểm kê, Báo cáo quản trị …).  3.3.1.3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng Tiêu thụ hàng hóa chính là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại. Đây là một khâu đóng vai trò rất quan trọng, vì nó phản ánh rõ nhất toàn bộ nỗ lực mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong cả kỳ kinh doanh. Xác định rõ đựơc tầm quan trọng đó, khâu tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá đã được doanh nghiệp thiết kế, tổ chức hoàn toàn khoa học. Phần này được riêng một nhân viên kế toán có kinh nghiệm đảm nhiệm để thuận tiện nhất cho việc theo dõi, đối chiếu. Ngoài ra phần hành này còn nhận được sự hỗ trợ rất đắc lực từ các phần, bộ phận khác để công việc luôn hoàn thành đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời những yêu cầu cần kíp thông tin của Ban quản lý và công khai thông tin sau mỗi kỳ quy định. Khi cần, thông qua hệ thống chương trình phần mềm kế toán, theo những tiêu thức đã lựa chọn, công ty có thể nhanh chóng lấy được những sổ sách hay những báo cáo cần thiết. Đưa những quy định, nguyên tắc chung áp dụng riêng cho phần hành mình đảm nhiệm chính vì thế ngoài nắm vững những chính sách và chế độ kế toán chung, liên tục cập nhật những sửa đổi bổ sung, những chính sách kế toán mới được ban hành, những nhân viên kế toán làm về phần hành này còn có yêu cầu phải sáng tạo, tìm tòi để vận dụng vào thực tế một cách tốt nhất. Những đòi hỏi đó đã hoàn toàn đựơc đáp ứng bởi những phát kiến từ những người có kinh nghiệm trong bộ phận và sự hỗ trợ đắc lực từ những bộ phận khác nhau trong công ty. Cũng để phù hợp nhất với đặc thù về ngành nghề kinh doanh của mình, khi mà số lượng các giao dịch, các mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng đều là những con số khổng lồ, công ty đã xây dựng riêng cho mình các hệ thống mã (mã hàng, mã khách, mã giao dịch …) để thuận tiện cho công tác tra cứu, kiểm tra, quản lý …Mỗi phương thức bán hàng cũng được công ty đặt những mã riêng, do đó mặc dù các giao dịch sử dụng rất nhiều phương thức nhưng vẫn dễ dàng để nhận biết giữa các phương thức khác nhau. 3.3.2. Những hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những gì đã làm được, công tác kế toán nói chung, đặc biệt xét riêng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn một số những tồn tại cần giải quyết * Về hệ thống chứng từ kế toán Riêng ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, mỗi lần xuất hàng, lượng hàng xuất ra là rất lớn nhưng sau mỗi lần xuất, công ty không lập ngay Phiếu xuất kho mà lại đợi đến tận cuối tháng mới lập cả vào một lần dựa vào các Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận đã lập theo từng lần. Khi không trực tiếp lập các phiếu xuất cho từng lần xuất như vậy có thể làm ảnh hưởng đến tính cập nhật và tính chính xác của các thông tin kế toán cần quản lý.s * Về hệ thống tài khoản kế toán Có một số tài khoản kế toán quan trọng nhưng không đựơc công ty sử dụng chủ yếu trong quá trình hạch toán hoặc lại được thay thế bằng một tài khoản khác. Cụ thể như sau : -- Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty không tập hợp trên tài khoản 1562 để phân bổ vào cuối kỳ mà ghi nhận ngay vào chi phí bán hàng (TK 641). Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh Giá vốn không chính xác, gây khó khăn hơn cho việc quản lý. Mặt khác khi công ty áp dụng cách thức này để hạch toán là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp. -- Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) cũng không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán nội bộ. Công ty chỉ sử dụng duy nhất tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) để theo dõi quan hệ này. Khi có nghiệp vụ khó bù trừ, việc chỉ sử dụng một tài khoản như này có thể sẽ gây khó khăn cho việc hạch toán và quản lý. -- Khi xuất hàng cho các khách hàng công nghiệp, nếu sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán thì vịêc hạch toán sẽ chính xác và kịp thời hơn nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà hạch toán gộp vào tài khoản 156 (Hàng hoá). -- Khi giá cả các mặt hàng kinh doanh thường xuyên biến động, sử dụng những tài khoản Dự phòng là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro nhưng trên thực tế công ty đã không sử dụng một số những khoản dự phòng trong đó có cả Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK159). Khi có những biến cố xảy ra điều này có thể sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty. -- Việc chiết khấu thương mại sẽ là thường xuyên đối với một doanh nghiệp mà khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, hàng hoá bán buôn là chủ yếu. Tuy nhiên tài khoản 521( Chiết khấu thương mại) không đựơc công ty sử dụng mà cả chiết khấu và giảm giá đều được trừ trực tiếp qua giá bán để ghi nhận doanh thu (tức trừ trực tiếp vào tài khoản 511) theo mức đã được chiết khấu. * Về nguyên tắc hạch toán hạch toán một số nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. -- Nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp : Theo phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, hàng hoá sẽ được xuất cho khách hàng rất nhiều lần trong tháng, tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Tất cả số hàng xuất này vẫn được công ty theo dõi trực tiếp theo dõi trên tài khoản 156, chỉ thay đổi mã kho từ kho xuất sang kho xe. Đến cuối mỗi tháng, công ty sẽ lập một Phiếu xuất kho và một Hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã xuất theo những Biên bản kiểm nhận do khách hàng gửi tới. Những hàng hoá lúc này mới chính thức được coi là tiêu thụ và được ghi giảm trên tài khoản 156. Trong quá trình hạch toán, công ty đã không chuyển ngay số hàng xuất sang tài khoản 157, điều này sẽ làm cho quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá bị chậm hơn so với thực tế, không phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, ảnh hưởng đến tình hình thực tế của hàng tồn kho. -- Nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh : Về thực chất số hàng này không qua kho công ty mà được chuyển ngay từ nhà cung cấp cho các chi nhánh. Chính vì vậy nghiệp vụ này có thể được hạch toán như một nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Tuy nhiên theo cách hạch toán của mình công ty còn đưa từ tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) sang tài khoản 15651 (giả định kho chuyển thẳng). Khi nhận được thông báo đã nhận được hàng từ các chi nhánh, công ty vừa phải ghi nhận giá vốn của lô hàng, lại đồng thời phải ghi giảm tài khoản 15651 (ở kho chuyển thẳng). Cách làm này có thể sẽ làm phức tạp hơn quy trình hạch toán. -- Nghiệp vụ hàng đổi hàng : Theo đúng quy định thì những nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi hàng không được phép ghi nhận doanh thu. Nhưng trên thực tế khi xuất hàng cho hãng khác vay, công ty vẫn ghi nhận đó là doanh thu. Điều này sẽ phản ánh sai lệch khá nhiều doanh thu thực tế mà công ty thu được trong quá trình bán hàng trong một thời điểm nhất định, nếu việc cho vay và trả lại không trong cùng một năm, nó còn có thể ảnh hưởng đến Doanh thu, Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các tỷ suất… -- Nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại : Khi các nghiệp vụ này phát sinh, công ty cần hạch toán qua tài khoản 512 (Doanh thu nội bộ) để ghi tăng doanh thu nội bộ. Nhưng thực tế với nghiệp vụ này, công ty đã ghi nhận luôn vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), ghi tăng chi phí bán hàng và ghi giảm hàng hoá ở tài khoản 156. Việc hạch toán như vậy đã làm ảnh hưởng đến cả tính trọn vẹn và tính chính xác của các nghiệp vụ, doanh thu nội bộ sẽ không được phản ánh đầy đủ,… * Về sổ sách kế toán Phần mềm kế toán Gas Acounting Solution là một phần mềm kế toán được công ty đặt hàng và nó được thiết kế riêng cho công ty chính vì thế những tiện ích và sự phù hợp của nó đối đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là điều không cần bàn đến. Tuy nhiên phần mềm này mới được công ty đưa vào sử dụng để thay thế phần mềm Fast Acounting từ năm 2006. Do đó phần mềm mới này gần như vẫn đang trong quá trình thử nghiệm. Những sổ sách được thiết kế trong đó vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chính vì vậy sẽ rất khó để tránh khỏi tất cả mọi bất cập. Cụ thể một số sổ sách còn bị thiết kế trùng lặp,những thông tin ở sổ này đã đựơc cập nhật toàn bộ qua một sổ khác nhưng phần mềm vẫn giữ nguyên cả hai sổ. Điều này sẽ làm phức tạp hơn quy trình quản lý. Dẫn chứng : Hai sổ là Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản và Sổ Tổng hợp tài khoản chữ T. SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 511151- Doanh thu bán Gas trong nước Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 72 721 425 253 Dư cuối kỳ 72 721 425 253 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15 111 954 729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1 031 049 686 131121 3 Phải thu tiền HH, DV- khách hàng CN 17 671 948 550 131131 4 Phải thu tiền HH, DV- Khách hàng khác 27 857 384 420 131181 5 Phải thu tiền HH, DV- Các cửa hàng 8 102 906 717 13121 6 Phải thu tiền HH, DV- Trạm nạp Gas 2 946 181 151 13131 Tổng phát sinh 72 721 425 253 BIỂU SỐ 2.50 SỔ TỔNG HỢP PHÁT SINH MỘT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản: 511151- Doanh thu bán Gas trong nước Được in theo mẫu : 1 – Theo tài khoản đối ứng STT Diễn giải PS Nợ PS Có TK đối ứng 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15 111 954 729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1 031 049 686 131121 3 Phải thu tiền HH, DV- khách hàng CN 17 671 948 550 131131 4 Phải thu tiền HH, DV- Khách hàng khác 27 857 384 420 131181 5 Phải thu tiền HH, DV- Các cửa hàng 8 102 906 717 13121 6 Phải thu tiền HH, DV- Trạm nạp Gas 2 946 181 151 13131 Tổng phát sinh 72 721 425 253 BIỂU SỐ 2.51 Ngoài ra có một số các mẫu sổ, tên được đặt chưa chuẩn theo đúng chế độ. Đặc biệt là các Nhật kí chứng từ. Theo chế độ, tài khoản 131 được mở theo Nhật ký chứng từ số 8 nhưng theo thiết kế trong phần mềm tài khoản này lại được mở theo Nhật ký chứng từ số 10. Có những bảng kê không được sử dụng trong quá trình hạch toán: Bảng kê số 9 3.2 Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Không có một bộ máy kế toán nào là hoàn hảo cả, dù hoàn thiện đến đâu vẫn có những hạn chế nhất định. Hạn chế này có thể do cả nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra. Đặc biệt khi hệ thống kế toán ở Việt nam còn khá non trẻ so với các quốc gia trên thế giới, để có ngay một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, hoàn toàn có hiệu lực là điều không thể, vì thế bản thân các chế độ, chính sách này cũng thường xuyên cần có các sửa đổi, bổ sung. Đồng thời để các điều chỉnh này phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của từng đơn vị buộc phải có những khoảng thời gian nhất định. Do vậy để phản ánh chính xác, kịp thời tất cả các thông tin cho Ban Giám Đốc, điều tất nhiên là Bộ máy kế toán luôn phải tự hoàn thiện mình. Đây là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với yêu cầu quản lý và sự phát triển chung của doanh nghiệp, nhất là với thời kỳ hội nhập, mở cửa như hiện nay. Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các doanh nghiệp thương mại. Vì thế hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là điều cần thiết trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt đối với một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ ở khâu này là khá lớn và hầu như đều là các nghiệp vụ quan trọng, các phương thức bán hàng lại đa dạng, sẽ có rất nhiều vấn đề khác nhau cần bàn đến. Mặt khác, ta cũng biết, ngoài những thành tựu mà công ty đã đạt đựơc cũng có những hạn chế nhất định còn tồn tại mà công ty cần khắc phục từng bước để hiệu quả công việc đạt được là cao nhất.Việc hoàn thiện trong những trường hợp này lại càng bức thiết hơn. Với xu thế hiện nay, doanh nghiệp nào không thay đổi, không tự hoàn thiện mình sẽ khó có thể đứng vững trên thương trường. Chính vì thế hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung chính là cách để doanh nghiệp tự làm mới mình, hoàn thiện mình để tự khẳng định mình và có những bước tiến xa hơn nữa. 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex Để quá trình hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong đơn vị đạt kết quả cao nhất, trong quá trình hoàn thiện nhất thiết phải nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản sau : Nguyên tắc tuân thủ : Quá trình hoàn thiện phải đảm bảo hoàn toàn việc tuân thủ các quy định, các thủ tục của Nhà nước, các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành ,các nguyên tắc chung do Bộ tài chính ban hành. Đây là những văn bản có tính chất bắt buộc và doanh nghiệp không được phép thay đổi. Nguyên tắc phù hợp : Việc hoàn thiện đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hoàn thiện tuân thủ nguyên tắc tuân thủ, tuy nhiên không phải là cứng nhắc, doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng những chính sách ấy một cách sáng tạo, linh hoạt sao cho một mặt, không trái với các quy định pháp luật, nhưng mặt khác, vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác, tạo sự thuận tiện trong quá trình áp dụng và phù hợp với điều kiện có sở vật chất trong đơn vị cũng như trình độ của Bộ máy kế toán. Nguyên tắc hiệu quả : Sản phẩm cuối cùng của kế toán chính là các thông tin tài chính. Sau mỗi bước hoàn thiện, yêu cầu về hiệu quả đạt được ở việc cung cấp thông tin sẽ phải cao hơn trước. Ngoài ra hoàn thiện cũng phải đảm bảo cả nguyên tắc tiết kiệm (kết quả mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra), nguyên tắc khả thi (việc hoàn thiện đó có thể áp dụng được vào trong thực tế), nguyên tắc đồng bộ (việc hoàn thiện phải được đặt trong mối quan hệ với các phần hành, nghiệp vụ kế toán khác)… Đó chính là những nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải nắm rõ để không áp dụng sai mà vẫn đạt được hiệu quả. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đòi hỏi phải trải qua từng bước nhất định, cần có những khoảng thời gian để chuẩn bị bởi điều này đòi hỏi nhiều yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất, tiềm lực kinh tế, hay cả sự cố gắng, nỗ lực, đoàn kết của cả một tập thể, …Từ những ý kiến xây dựng hay những biện pháp được đưa ra cho đến khi hoàn thiện những giải pháp đó là cả một quá trình lâu dài và sẽ gặp rất nhiều khó khăn chưa kể đến những yếu tố khách quan liên tục tác động. Tuy nhiên hoàn thiện lại là yếu tố tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vì thế em muốn đưa ra một số ý kiến như sau : * Về hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty Đê đảm bảo tính chính xác và kịp thời, trong quá trình xuất hàng cho mỗi khách hàng công nghiệp công ty có thể viết riêng một Phiếu xuất kho để ghi nhận luôn số hàng gửi bán cho từng lần xuất. Cuối tháng sẽ căn cứ cả vào các phiếu này để xác định tổng số hàng đã được tiêu thụ trong kỳ. * Về hoàn thiện hệ thống tài khoản ở công ty. Để có thể phản ánh đầy đủ nhất các thông tin về kế toán cũng như tuân thủ chặt chẽ theo các quy định của nhà nước, trong quá trinh hạch toán công ty cần cân nhắc và đưa thêm vào các tài khoản : Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá Khi sử dụng tài khoản này công ty sẽ tách bạch đựơc rõ hơn các chi phí đã thu mua, việc xem xét, quản lý, phân bổ chi phí thu mua sẽ hữu hiệu hơn. Khi có một mặt hàng nào đó, hoặc một phương thức nào đó mà chi phí thu mua lại cao hơn ngưỡng quy định, công ty có thể dựa vào đó để có những điều chỉnh kịp thời, để đồng vốn trong kinh doanh luôn đạt đựơc hiệu quả cao nhất. Tài khoản 157 : Hàng gửi bán Ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán riêng cho mỗi lần xuất bán. Nếu sử dụng tài khoản 157 trong phương thức này tình hình thực tế tồn kho ở công ty sẽ được phản ánh chính xác theo mỗi lần nhập xuất mà không cần đợi đến cuối tháng, khi tổng hợp lại mới biết kết quả cụ thể như theo cách hạch toán công ty đang sử dụng. Tài khoản 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thực chất giá LPG trên thế giới liên tục tăng, và tăng nhanh, tuy vậy công ty vẫn nên sử dụng tài khoản này để khi rủi ro xảy ra không làm ảnh hưởng nhiều đến những chính sách mà công ty đã xây dựng như chính sách giá cả … Tài khoản 136 : Phải thu nội bộ Để phản ánh rõ hơn quan hệ giữa công ty với các chi nhánh, công ty nên đưa tài khoản này vào sử dụng. Vì trong một số trường hợp có những nghiệp vụ rất khó để bù trừ. Tài khoản 521 : Chiết khấu thương mại Tài khoản Chiết khấu thương mại cũng nên được công ty đưa vào sử dụng vì số hàng bán ra của công ty là rất lớn, đặc biệt là khối lượng hàng hoá bán buôn, điều này kéo theo những khoản chiết khấu là không nhỏ. Nếu công ty hạch toán riêng những khoản này theo một tài khoản thì việc hạch toán như vậy sẽ hoàn toàn hợp lý, lại thuận lợi cho việc so sánh và điều chỉnh giữa các kỳ kinh doanh. * Hoàn thiện phương phương hạch toán ở công ty Đối với một số nghiệp vụ -- Đối với nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp Trường hợp này công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 để thuận tiện hơn cho việc hạch toán. BT1 : Sau mỗi lần xuất hàng Nợ TK 157 Có TK 15651 BT2 : Cuối tháng khi phát hành Hoá đơn giá trị gia tăng, tiếp tục phản ánh doanh thu và giá vốn. Doanh thu : Nợ TK 13113 Có TK 51115 Có TK 3331 Giá vốn : Nợ TK 632115 Có TK157 -- Đối với nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh: Để đỡ phức tạp hơn cho quá trinh hạch toán, công ty có thể hạch toán luôn như sau : BT1 : Phản ánh Giá vốn Nợ TK 632115 Có TK 151 BT2 : Phản ánh doanh thu Nợ TK 136 Có TK 512215 Có TK 3331 -- Đối với nghiệp vụ hàng đổi hàng. Ở nghiệp vụ này công ty nên chấp hành theo những quy định, chuẩn mực đã đề ra để hạch toán đúng theo quy định. Mặc dù khi hàng đựơc cho vay, rồi trả lại, dù hạch toán theo cách nào giá trị thu được cũng là không đổi nhưng để phản ánh đúng bản chất, việc hạch toán có thể dựa theo các nghiệp vụ sau : BT1 : Khi xuất hàng cho vay Nợ TK 1388 Có TK 15615 BT2 : Khi được trả lại hàng vay Nợ TK 15615 Có TK 1388 Đối với một số cách hạch toán -- Phân bổ chi phí vào Giá vốn hàng bán Thay vì tính tất cả chi phí mua hàng vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), công ty có thể đưa số chi phí đó vào tài khoản 1562 (Chi phí mua hàng) và sau đó tiến hành phân bổ số chi phí đó theo quy định. + Cách phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua ĐK + PS trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua HTK cuối kỳ + Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ bao gồm tổng trị giá hàng hoá trên các tài khoản TK 151,TK 156,TK 157 (Hàng mua đang đi đường + Hàng hoá còn lại trong kho + Hàng gửi bán) + Cách hạch toán chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632 Có TK 1562 --Lập dự phòng Khi có các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho, công ty có thể thực hiện việc lập dự phòng. + Cách lập dự phòng Mức DP cần lập cho giảm giá HTK = SL HTK bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC x (giá gốc đơn vị của HTK ghi trên sổ KT - Giá trị thuần đơn vị của HTK tại thời điểm lập BCTC) + Cách hạch toán - Cuối niên độ kế toán (cuối quý), xác định mức DP giảm giá hàng tồn kho cần lập lần đầu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Niên độ kế toán sau hoăc quý sau xác định mức dự phòng cần lập. Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này lớn hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì phải lập bổ sung số thiếu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì hoàn nhập số chênh lệch : Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán * Hoàn thiện hệ thống sổ sách ở công ty. Hiện nay phần lớn sổ sách ở công ty liên quan đến quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đều được thiết kế trên phần mềm kế toán của công ty. Vì thế hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán của công ty cũng đồng nghĩa với việc hoàn thiện phần mềm kế toán Gas Accounting Solution. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ nên lượng sổ sách là rất lớn. Để tiện nhất cho quá trình quản lý, khi thiết kế phần mềm công ty cần đặc biệt lưu ý đến những thông tin hay những sổ sách trùng lặp để yêu cầu bên thiết kế, quản lý phần mềm xem xét, đưa ra cách giải quyết. Do những nhà thiết kế phần mềm là những người không chuyên sâu nhiều đến lĩnh vực kế toán và cũng không có quá trình lâu dài làm việc trên phần mềm này như các nhân viên kế toán của công ty, do vậy phần mềm mà họ thiết kế ra có thể có những phần chưa thực sự phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty hoặc cũng có thể quá cồng kềnh hay trùng lặp… Trong trường hợp này công ty có thể cử ra một nhân viên kế toán tổng hợp có kinh nghiệm, am hiểu ngành nghề trợ giúp cho bên thiết kế để có được một phần mềm hoàn thiện nhất, nhất là trong giai đoạn đầu khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng. Bên cạnh việc giảm bớt một số những sổ sách không cần thiết cho quá trình quản lý, công ty cũng nên xem xét để đưa thêm vào một số sổ sách trong quy trình hạch toán để phát huy tối đa hiệu quả của hình thức Nhật ký - Chứng từ. BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá Tháng … năm STT Chỉ tiêu TK 156 – Hàng hoá Giá hạch toán Giá thực tế A B 1 2 1 2 3 4 … 5 6 7 8 I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng Từ NKCT số … Từ NKCT số … … III. Cộng (I) và (II) IV. Hệ số chênh lệch V. Xuất trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) BIỂU SỐ 2.52 KẾT LUẬN Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty cổ phần Gas Petrolimex cũng không nằm ngoài số đó, điều đặc biệt hơn đây lại là một công ty lớn, số lượng giao dịch là những con số khổng lồ, những vấn đề phát sinh là không hề nhỏ hay đơn giản. Với tính chất và tầm quan trọng như vậy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá càng cần phải được quan tâm, đòi hỏi công ty phải có những chiến lựơc, quyết sách phù hợp trong quá trình hạch toán để có thể phát huy được vai trò thực sự của khâu này trong mắt xích chung của cả quá trình. Hoàn thiện và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và cả bộ máy kế toán nói chung cũng là một cách để các doanh nghiệp duy trì và có thể đứng vững được trên thương trường đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, “không thay đổi đồng là nghĩa với chậm phát triển”. Trong một thời gian không lâu thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, tìm hiểu tình hình thực tế kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS Trần Thị Nam Thanh và của các cô, chú anh, chị tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em đã thu nhận thêm được một số những kiến thức rất bổ ích, bổ trợ thêm rất nhiều cho những lý thuyết đã được học ở Nhà trường. Qua đó em cũng đã tìm ra được những định hướng quan trọng để phát triển và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, mặc dù đã có những cố gắng để nghiên cứu, tìm hiểu đề tài nhưng do còn có những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm… nên bài làm của em sẽ không thể tránh được các sai sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của cô và những người quan tâm đến đề tài để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Danh mục các từ viết tắt TNDN : Thu nhập doanh nghiệp C/phí : Chi phí Đ/CP : Đồng/ cổ phiếu S/chữa : Sữa chữa TK : Tài khoản KH : Khấu hao PS : Phát sinh VKT : Vật kiến trúc PTKH : Phải thu khách hàng CCDC : Công cụ dụng cụ ĐK : Đầu kì MT : Môi trường CK : Cuối kì XD : Xây dựng … SXKD : Sản xuất kinh doanh DT : Doanh thu ĐL : Đại lý TĐL : Tổng đại lý CH : Cửa hàng PTNB : Phải trả nội bộ Cty : Công ty GTGT : Giá trị gia tăng VAT : Thuế giá trị gia tăng HH, DV : Hàng hoá, Dịch vụ NKCT : Nhật ký chứng từ CT : Chứng từ DP : Dự phòng HTK : Hàng tồn kho SL : Số lượng BCTC : Báo cáo tài chính CN : Công nghiệp TSCĐ :Tài sản cố định TT : Thanh toán VP, CH : Văn phòng, Cửa hàng CCDC : Công cụ dụng cụ KH : Khấu hao VKT : Vật kiến trúc … MỤC LỤC ._.