Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên cơ điện Trần Phú

khác, tiêu thụ hay không tiêu thụ được sản phẩm quyết định đến sự tồn tại hay không tồn tại, hưng thịnh hay suy thoái của bất kỳ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trường. Doanh thu đạt được là kết quả của sự năng động sáng tạo trong công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp, là sự kết hợp tài tình nhiều công cụ quản lý kinh tế. Một trong những công cụ quản lý trên là công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán thành phẩm bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng trong mỗi doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm hợp lý, khoa học là tiền đề để doanh nghiệp thu hồi vốn nhằm tái sản xuất giản đơn đồng thời có tích luỹ để thực hiện quá trình tái sản xuất mở rộng. Hơn nữa việc tiêu thụ hàng hoá không những giúp cho doanh nghiệp có thể khẳng định được vị thế của mình trên thị trường bằng chính uy tín và chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện ổn định tình hình tài chính, nâng cao mức sống người lao động mà còn đáp ứng nhu cầu về đời sống vật chất và tinh thần ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư trong xã hội, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. Chỉ qua tiêu thụ, tính chất hữu ích của sản phẩm mới được xã hội thừa nhận, doanh nghiệp mới đứng vững trong nền kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán thành phẩm tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh, qua thời gian nghiên cứu lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế tình hình tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú”. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được trình bày gồm 3 phần chính: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ doanh tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của của cô giáo: GS- TS Đặng Thị Loan cùng các cô, chú cán bộ kế toán trong Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề này. Do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bài viết của em khó tránh khỏi những sai sót. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô giáo và các cô, chú trong Công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất Theo luật tái sản xuất trong doanh nghiệp công nghiệp bao gồm các quá trình sản xuất- phân phối- tiêu dùng. Trong bất kỳ xã hội nào, mục đích cuối cùng của sản xuất là tiêu thụ tức là thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, sự sống còn của sản phẩm cũng chính là sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó việc tiêu thụ sản phẩm là một tất yếu khách quan quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn sản phẩm của mình sản xuất ra đứng vững trên thị trường thì sản phẩm đó phải đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thường xuyên của xã hội và đảm bảo chất lượng cao với chính sách giá hợp lý. Xuất phát từ mối quan hệ sản xuất là tiền đề của tiêu thụ, có sản xuất ra sản phẩm với số lượng lớn, chất lượng cao, giá thành hạ thì mới tạo điều kiện cho quá trình tiêu thụ sản phẩm nhanh. Và ngược lại, sản phẩm được tiêu thụ tạo điều kiện thự hiện giá trị và giá trị sử dụng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Khi sản phẩm của doanh nghiệp được thị trường chấp nhận thì khẳng định được vị trí của doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân cũng như vị trí của sản phẩm trong sản xuất và đời sống. 1.1. Khái niệm tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1.1.1. Khái niệm tiêu thụ thành phẩm Tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng của sản xuất kinh doanh, người tiêu dùng được đáp ứng nhu cầu về mặt giá trị sử dụng đồng thời giá trị hàng hoá được thực hiện. Có thể chia tiêu thụ thành hai giai đoạn: + Giai đoạn 1: Đơn vị bán hàng xuất giao hàng cho đơn vị mua. + Giai đoạn 2: Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Như vậy về mặt lý luận ta thấy rõ sự khác biệt giữa phạm trù xuất giao hàng và phạm trù tiêu thụ. Khi nói đến xuất giao hàng, nó chỉ phản ánh sự vận động từ nơi này sang nơi khác của thành phẩm nhưng chưa phản ánh được sự biến động về tiền vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Còn quá trình tiêu thu bao gồm cả hai giai đoạn nói trên. Trên thực tế, việc xuất giao hàng và thu tiền thường không xảy ra đồng thời mà chúng có sự khác nhau về mặt không gian và về mặt thời gian. Chúng chỉ xảy ra đồng thời khi khách hàng mua hàng của doanh nghiệp và trả tiền ngay. Tiêu thụ có những phương thức cơ bản sau: - Tiêu thụ trực tiếp: Là phương thức mà bên bán giao hàng cho bên mua trực tiếp tại kho hay tại phân xưởng của doanh nghiệp. Số hàng khi giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và người bán mất hết quyền sở hữu về số hàng này. Bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số hàng mà bên bán giao. - Phương thức tiêu thụ chuyển hàng chờ chấp nhận: Là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng này mới được coi là tiêu thụ. - Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): Theo phương thức này, bên giao đại lý xuất hàng cho bên nhận đại lý để bán. Bên nhận đại lý được nhận thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. - Phương thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua trả dần ở các kỳ sau và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. - Phương thức tiêu thụ hàng đổi hàng: Là phương thức mà trong đó người bán đem sản phẩm, vật tư, hàng hoá của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá, vật tư đó trên thị trường. - Tiêu thụ nội bộ: Là việc mua, bán sản phẩm, hàng hoá giữa đơn vị chính với đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Ngoài ra được coi là tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các khoản sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất biếu, tặng, trả lương, thưởng, xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp chính là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tức là số chênh lệch giữa các yếu tố thu nhập và chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Khái niệm về kết quả tiêu thụ (doanh thu bán hàng) - Doanh thu: là tổng hợp giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều nhằm vào mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Lợi nhuận phản ánh kết quả và trình độ kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là phương tiện để duy trì và tái sản xuất mở rộng, để ứng dụng công nghệ và kỹ thuật hiện đại. Bằng cách nào để doanh nghiệp tồn tại và liên tục phát triển, điều đó phụ thuộc vào trình độ quản lý và xử lý thông tin kinh tế của chủ doanh nghiệp và những người làm công tác kế toán nói chung và kế toán quá trình bán hàng nói riêng. Hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong nền kinh tế thị trường là tấm gương phản chiếu tình hình sản xuất kinh doanh lỗ hay lãi, là thước đo để đánh giá sự cố gắng và chất lượng sản xuất kinh doanh, dịch vụ của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường phải xác định vị trí hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong toàn bộ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, trên cơ sở đó vạch ra những hướng đi đúng đắn, khoa học bảo đảm cho sự thành công của doanh nghiệp. 1.2. Yêu cầu quản lý đối với hoạt động tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, yêu cầu đặt ra là phải quản lý chặt chẽ hoạt động trên. Việc quản lý được thực hiện qua các mặt sau: - Quản lý theo từng người chịu trách nhiệm vật chất. Đây là yêu cầu quản lý đặt ra cho bộ phận quản lý cấp trên đối với cấp dưới nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hoá. - Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ thành phẩm đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế, quản lý số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ. - Quản lý theo phương thức bán hàng. Mỗi phương thức bán hàng khác nhau có tốc độ quay vòng vốn, số lượng hàng bán ra khác nhau. Vì thế, yêu cầu này đặt ra giúp các nhà quản lý nghiệp vụ tiêu thụ tìm ra cho doanh nghiệp mình phương thức bán hàng nào đạt hiệu quả cao nhất và tập trung chỉ đạo bán hàng theo phương thức đó. - Quản lý theo từng hình thức thanh toán. Đây là yêu cầu nhằm quản lý việc thu hồi tiền bán hàng có hệ thống. Có nhiều hình thức thanh toán khác nhau, vì thế quản lý theo cách này có thể theo dõi cụ thể từng hình thức thanh toán về số tiền phải trả, đã trả. - Quản lý về giá cả. Yếu tố quan trọng của quá trình tiêu thụ sản phẩm là giá bán. Mỗi loại sản phẩm khác nhau có đơn giá khác nhau. Do đó, để xác định đúng đắn doanh thu đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ giá bán theo từng mặt hàng và giá vốn của hàng đem tiêu thụ, đồng thời giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí và tiến hành phân bổ chính xác cho hàng tiêu thụ để xác định kết quả tiêu thụ. - Quản lý tình hình thanh toán của khách hàng. Đòi hỏi người quản lý cần tính toán chính xác số tiền phải thu, đã thu theo từng khách hàng, từng hình thức thanh toán. Yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn, đúng hình thức để tránh bị mất mát, chiếm dụng vốn, đảm bảo thu nhanh tiền hàng, giúp doanh nghiệp tăng nhanh vòng quay của vốn. Việc hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ, đảm bảo xác định được kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.3. Vai trò của kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất. Nó có vai trò và ý nghĩa không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với cả nền kinh tế của một quốc gia, một khu vực kinh tế... Đối với doanh nghiệp, tiêu thụ trở thành vấn đề mang tính sống còn. Qua tiêu thụ, sản phẩm chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và kết thúc một vòng luân chuyển vốn. Chỉ thông qua tiêu thụ thì doanh nghiệp mới có thể bù đắp được chi phí bỏ ra, thu hồi được vốn đầu tư, tạo ra lợi nhuận cũng như thực hiện tái sản xuất mở rộng, tăng nhanh vòng quay của vốn, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế. Nó tạo ra dòng luân chuyển sản phẩm, hàng hoá, điều phối hoạt động của các doanh nghiệp trong các ngành kinh tế khác nhau. Một nền kinh tế có tiêu dùng mạnh là một nền kinh tế có tăng trưởng và phát triển. Mặt khác, kết quả của quá trình tiêu thụ còn tạo ra nguồn thu chủ yếu cho Ngân sách Nhà nước, để từ đó thực hiện các chính sách kinh tế- chính trị- xã hội... Như vậy, xét trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân, thực hiện tốt khâu tiêu thụ thành phẩm là cơ sở cho sự cân đối giữa sản phẩm và tiêu dùng, tiền và hàng, đồng thời đảm bảo sự cân đối sản xuất trong từng ngành. Mặt khác trong điều kiện hiện nay, khi quan hệ kinh tế đối ngoại đang phát triển mạnh mẽ thì việc tiêu thụ thành phẩm của mỗi doanh nghiệp có thể tạo nên uy tín của đất nước trên trường quốc tế, góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân thanh toán quốc tế. Do tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng như vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quá trình này để không ngừng nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.4. Nhiệm vụ kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Trong nền kinh tế thị trường, tổ chức tốt công tác tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất có vai trò quan trọng. Nó từng bước hạn chế được sự thất thoát thành phẩm, phát hiện được những thành phẩm chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp. Số liệu kế toán doanh thu bán hàng cung cấp sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt, đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời. Đồng thời giúp Nhà nước có thể kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành luật pháp về tài chính nói chung và việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Ngân sách Nhà nước nói riêng. Vì vậy, để phát huy tốt vai trò và thực sự là công cụ phục vụ đắc lực cho quá trình quản lý chỉ đạo sản xuất kinh doanh, kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác quá trình nhập kho, xuất kho của từng loại thành phẩm trên cả hai mặt giá trị và hiện vật, để từ đó tính toán chính xác giá vốn hàng bán và thành phẩm tồn kho cuối kỳ. - Tổ chức theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác doanh thu tiêu thụ thành phẩm, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thuế phải nộp từ đó xác định chính xác doanh thu bán hàng thuần. - Tổ chức theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác giá vốn, phù hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm mà doanh nghiệp đã lựa chọn (phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ). - Tổ chức theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác chi phí ngoài sản xuất (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) theo từng yếu tố chi phí để doanh nghiệp có thể quản lý và thực hiện các biện pháp hạ thấp chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. - Xác định bà báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ này được thực hiện vào cuối mỗi kỳ hạch toán như tháng, quý, năm. Kế toán cần xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm, từng thị trường tiêu thụ... từ đó đề xuất kiến nghị cho ban lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp. II. Nội dung công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp sản xuất 2.1. Các phương thức tiêu thụ và thủ tục, chứng từ 2.1.1. Các phương thức tiêu thụ Trong cơ chế thị trường, muốn tiêu thụ được sản phẩm của mình, một mặt đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, đồng thời phải xây dựng chiến lược marketing cho sản phẩm. Mặt khác, việc lựa chọn và áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng cũng góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức tiêu thụ sau: - Phương thức tiêu thụ trực tiếp. - Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. - Phương thức bán hàng đại lý. - Phương thức bán hàng trả góp. - Phương thức trao đổi hàng. Bên cạnh các phương thức bán hàng chủ yếu trên, các doanh nghiệp còn sử dụng các phương thức bán hàng khác như bán lẻ, bán trả trước tiền hàng, tiêu thụ sản phẩm dùng ngay cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thành phẩm đem biếu, tặng, trả lương công nhân viên bằng sản phẩm... Như vậy có rất nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau và việc doanh nghiệp vận dụng phương thức tiêu thụ nào tuỳ vào từng đối tượng khách hàng, từng loại hình sản phẩm, quy mô và khả năng của doanh nghiệp để chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao nhất. 2.1.2. Thủ tục, chứng từ Khi bán hàng, cung cấp hoặc thực hiện lao vụ, dịc vụ, các cơ sở kinh doanh phải thực hiện đầy đủ các chứng từ hoá đơn theo quy định của pháp luật làm căn cứ để kế toán thuế GTGT bao gồm: Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTGT – 3LL): Dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố như: giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT ) Hoá đơn GTGT (Mẫu 01GTKT – 3LL): Dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định như: giá bán chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí ngoài bán nếu có, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT. Bản kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn tự in, chứng từ đặc thù... Nguyên tắc kế toán 2.2.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Điều kiện ghi nhận doanh thu: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Doanh nghiệp xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.2.2. Nguyên tắc ghi nhận giá vốn Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì thời điểm ghi nhận giá vốn là khi sản phẩm được xác định là tiêu thụ. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì thời điểm xác định giá vốn là cuối kỳ kế toán và kế toán chỉ xác định giá vốn thành phẩm tiêu thụ một lần tại thời điểm cuối kỳ. 2.3. Hạch toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là tổng giá trị thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng với các khoản giảm trừ doanh thu như: khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu. 2.3.1. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng Trong quá trình tiêu thụ sẽ phát sinh doanh thu. Kế toán có thể theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hàng. Trên cơ sở đó, kế toán mở sổ để theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng. 2.3.2. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng * Tài khoản sử dụng: TK511-Doanh thu bán hàng - Bên Nợ: + Phát sinh giảm bao gồm: Các khoản giảm trừ doanh thu (giảm giá, bớt giá, giảm giá do chất lượng kém), hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. + Kết chuyển doanh thu thuần. Bên Có: + Tập hợp doanh thu. Tài khoản nàykhông có số dư. * Phương pháp hạch toán Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng có thể khái quát bằng sơ đồ theo từng phương thức tiêu thụ sản phẩm như sau: Theo phương thức bán hàng trực tiếp Sơ đồ 01: HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG TRỰC TIẾP TẠI DOANH NGHIỆP NỘP THUẾ GTGT THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Kết chuyển doanh thu thuần Giá bán chưa thuế TK 3331 Thuế GTGT đầu ra - Theo phương thức bán hàng đại lý, bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng. + Tại đơn vị giao đại lý: Sơ đồ 02: HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG ĐẠI LÝ, BÁN ĐÚNG GIÁ HƯỞNG HOA HỒNG TẠI ĐƠN VỊ GIAO ĐẠI LÝ TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 641 Kết chuyển doanh Giá bán chưa thuế Hoa hồng đại lý thu thuần TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ + Tại đơn vị nhận đại lý: Hạch toán hàng nhận đại lý, kế toán đơn vị nhận đại lý hạch toán vào TK 003. Sơ đồ 03: HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG ĐẠI LÝ, BÁN ĐÚNG GIÁ HƯỞNG HOA HỒNG TẠI ĐƠN VỊ NHẬN ĐẠI LÝ TK 003 - Nhận hàng đại lý - Khi bán được hàng - Trả lại hàng đại lý Đồng thời kế toán hạch toán doanh thu bán hàng như sau: TK 911 TK 511 TK 331 Kết chuyển Hoa hồng đại lý doanh thu thuần được hưởng TK 3331 Thuế GTGT đầu ra trên số hoa hồng được hưởng - Theo phương thức bán hàng trả góp Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, lần đầu tại điểm mua hàng người mua trả tiền một phần, số còn lại sẽ được trả dần ở nhiều kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả từng kỳ bằng nhau bao gồm cả doanh thu, gốc và lãi. + Khi xuất sản phẩm giao người mua, hàng xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm xuất kho: Nợ TK 632 Có TK 155, 154 Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111,112 : Số đã thu Nợ TK 131 : Số còn phải thu của người mua Có TK 511 : Giá bán trả tiền một lần chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 3387 : Số lãi trả góp, trả chậm + Các kỳ sau khi người mua trả tiền (bao gồm cả gốc và lãi) kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 131 + Đồng thời kế toán phản ánh số lãi trả chậm tương ứng của kỳ kế toán: Nợ TK 3387 Có TK 515 - Theo phương thức trao đổi hàng Theo phương thức này thì sản phẩm đi đổi coi như bán và hàng nhận về trao đổi coi như mua. + Khi xuất sản phẩm do trao đổi, kế toán ghi: Phản ánh giá vốn của hàng mang đi trao đổi: Nợ TK 632 Có TK 155,154 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131 Có TK511 Có TK 3331 + Khi nhận hàng về trao đổi, kế toán ghi: Nợ TK 151,152,153... : Trị giá hàng nhập kho theo giá chưa có thuế VAT Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 131 : Tổng giá thanh toán của hàng nhận về - Hạch toán các trường hợp tiêu thụ nội bộ + Trường hợp hạch toán tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc tương tự như trường hợp tiêu thụ trực tiếp và chuyển hàng theo hợp đồng. Chỉ khác là doanh thu ghi nhận không phản ánh trên TK511 mà phản ánh trên TK512. + Các trường hợp được coi là tiêu thụ nội bộ khác: Sử dụng sản phẩm để tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất hoặc là để khuyến mại quảng cáo giới thiệu sản phẩm: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm tiêu dùng nội bộ: Nợ TK 632 Có TK 155,154 Phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu dùng nội bộ: Nợ TK 627,641,642 Có TK 512 Sử dụng sản phẩm để trả lương, thưởng cho công nhân viên hoặc để biếu tặng có nguồn bù đắp riêng: Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155,154 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 334 : Ghi theo giá thanh toán Nợ TK 431 : Ghi theo giá thanh toán Có TK 512 : Giá bán chưa có thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra 2.4. Hạch toán chiết khấu thanh toán & các khoản giảm trừ doanh thu 2.4.1. Hạch toán chiết khấu thanh toán - Chiết khấu thanh toán là khoản tiền dành cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trước thời gian quy định. - Tài khoản sử dụng: Theo quy định, chiết khấu thanh toán được coi là một khoản chi phí tài chính và được hạch toán trên TK 635- Chi phí hoạt động tài chính. Sơ đồ 04: HẠCH TOÁN CHIẾT KHẤU THANH TOÁN TK 111,112 TK 635 Số chiết khấu thanh toán ngay cho khách hàng TK 131 Số chiết khấu trừ vào số nợ phải thu 2.4.2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. * Chiết khấu thương mại - Chiết khấu thương mại là khoản người bán thưởng cho người mua do mua một khối lượng lớn hàng hoá trong một đợt hoặc một thời gian ngắn. - Tài khoản sử dụng: TK 521-Chiết khấu thương mại Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại ghi giảm doanh thu trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Sơ đồ 05: HẠCH TOÁN CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI TK 111,112,131 TK 521 TK 511 Số chiết khấu thanh toán Kết chuyển giảm cho khách hàng doanh thu TK 3331 Thuế GTGT đầu ra tương ứng với số chiết khấu * Hàng bán bị trả lại - Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã thu tiền hay người mua chấp nhận thanh toán) nhưng bị người mua từ chối và trả lại. - Tài khoản sử dụng: TK 531-Hàng bán bị trả lại Bên Nợ: Doanh thu hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển số đã tập hợp điều chỉnh ghi giảm doanh thu. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Sơ đồ 06: HẠCH TOÁN HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI TK 111,112,131 TK 531 TK 511,512 Doanh thu của hàng bán Kết chuyển giảm bị trả lại doanh thu TK 3331 Ghi giảm thuế GTGT đầu ra * Giảm giá hàng bán - Giảm giá hàng bán là các khoản giảm giá đã chấp nhận cho khách hàng vì các lý do như: hàng không đúng mẫu mã, kém phẩm chất hoặc giao hàng không đúng thời hạn. - Tài khoản sử dụng: TK 532 - Giảm giá hàng bán Bên Nợ: Các khoản giảm giá phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển số đã tập hợp điều chỉnh giảm doanh thu. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Sơ đồ 07: HẠCH TOÁN GIẢM GIÁ HÀNG BÁN TK 111,112,131 TK 532 TK 511,512 Số giảm giá thanh toán Kết chuyển giảm cho khách hàng doanh thu TK 3331 Ghi giảm thuế GTGT đầu ra Hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là một nhân tố cấu thành kết quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh thì ta phải xác định được đúng vị trí giá vốn hàng bán. Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành. 2.5.1. Các phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán - Phương pháp giá bình quân + Bình quân cả kỳ dự trữ: Căn cứ vào giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được đơn giá bình quân cho mỗi đơn vị thành phẩm. Căn cứ vào lượng thành phẩm xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân kế toán xác định giá thực tế thành phẩm xuất kho theo công thức sau: = Đơn giá Trị giá thực tế thành phẩn tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân Số lượng thành phầm thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế thành phẩm xuất kho Số lượng thành phẩm xuất kho * Đơn giá bình quân = Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm Nhược điểm: Bị dồn công việc tính giá thành phẩm xuất kho vào cuối kỳ. + Bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân cho mỗi thành phẩm. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng thành phẩm xuất kho để xác định giá thực tế thành phẩm xuất kho. Ưu điểm: Tính giá xuất thành phẩm kịp thời chính xác. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều. + Bình quân cuối kỳ trước: Kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ trước. Đồng thời với số lượng xuất kho trong kỳ, kế toán xác định giá thực tế thành phẩm xuất kho. Ưu điểm: Cho phép giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán. Nhược điểm: Độ chính xác không cao. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất lô thành phẩm nào thì tính theo giá thực tế đích danh nhập lô thành phẩm đó. Ưu điểm: Cho biết giá thực tế của từng loại thành phẩm. Nhược điểm: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng có giá trị cao và chủng loại mặt hàng ít. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, thành phẩm nào nhập kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy thành phẩm xuất kho thuộc lần nhập nào sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: Giá trị thành phẩm cuối kỳ chính là giá trị thành phẩm nhập sau cùng. Phương pháp này thích hợp với điều kiện thành phẩm luân chuyển nhanh. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh không phù hợp với doanh thu hiện hành. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này giả định thành phẩm nào nhập kho sau được xuất ra trước, vì vậy việc tính giá của thành phẩm xuất kho sẽ làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Ưu điểm: Đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, do đó sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ và chính xác về thu nhập của doanh nghiệp. Nhược điểm: Làm giá vốn hàng bán tăng, thu nhập thuần giảm trong điều kiện lạm phát và hàng tồn kho có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán. - Phương pháp giá hạch toán: Toàn bộ thành phẩm trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế: = Giá thực tế thành phẩm xuất kho Giá hạch toán thành phẩm xuất trong kỳ Hệ số giá thành phẩm * Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá thành phẩm Giá hạch toán thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Ưu điểm: Cách tính đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Độ chính xác không cao. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho có ảnh hưởng rất lớn đến giá vốn hàng bán và lãi trong kỳ của doanh nghiệp. Do mỗi phương pháp có cách tính khác nhau nên kết quả là giá vốn hàng bán và lợi nhuận của mỗi phương pháp cũng sẽ khác nhau. Tuỳ theo tình hình tài chính và kế hoạch mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn từng phương pháp phù hợp. 2.5.2. Hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán theo phương phápKKTX * Tài khoản sử dụng: TK632-Giá vốn hàng bán Bên Nợ: + Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ Bên Có: + Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại. + Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán trong kỳ vào tài khoản 911 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán Sơ đ ồ 08: HẠCH TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK 154,155 TK 632 TK 155 Giá vốn hàng bán bị trả lại Giá vốn thành phẩm xuất bán TK 152,153 TK 157 Phần hao hụt của hàng tồn kho Giá vốn thành phẩm gửi bán sau khi trừ phần bồi thường đã bán TK 154,241 Chi phí tự xây dựng, chế tạo TSCĐ TK 159 Hoàn nhập dự phòng giảm giá v ượt không được tính vào NG hàng tồn kho TK 159 Trích lập phần chênh lệch dự phòng tăng TK 911 TK 627 Chi phí sản xuất chung không Kết chuyển giá vốn hàng bán được phân bổ 2.._.5.3. Hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, giá vốn hàng bán của phương pháp kiểm kê định kỳ được xác định vào cuối mỗi kỳ kế toán sau khi xác định được giá trị thành phẩm xuất tiêu thụ trong kỳ theo công thức: Phát sinh giảm = Phát sinh tăng + Dư đầu kỳ – Dư cuối kỳ Đồng thời kế toán định khoản theo công thức: Nợ TK 911 Có TK 632 Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, hoạt động tiêu thụ sản phẩm là hoạt động chính mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kết quả hoạt động tiêu thụ tác động trực tiếp tới sự tồn tại, phát triển hay suy thoái của doanh nghiệp. Do đó, xác định kết quả tiêu thụ là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp đồng thời có ý nghĩa đối với Nhà nước trong việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động tiêu thụ là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh chính và phụ được thể hiện thông qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Kết quả hoạt động tiêu thụ = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó: Doanh thu bán hàng thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ 2.6.1. Kế toán chi phí bán hàng (CPBH) Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, có liên quan đến hoạt động tiêu thụ như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, chi phí quảng cáo... Để tập hợp CPBH, kế toán sử dụng TK641-Chi phí bán hàng với nội dung: Bên Nợ: + Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. + Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2 sau: - TK6411: Chi phí nhân viên bán hàng - TK6412: Chi phí vật liệu, bao bì - TK6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ - TK6415: Chi phí bảo hành - TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK6418: Chi phí bằng tiền khác. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 09: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 334,338 TK 641 TK 111,152,1338 Tập hợp chi phí nhân viên TK 152,153 Các khoản ghi giảm chi phí Chi phí vật liệu, công cụ dung cụ TK 214 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 911 TK 1421 Phân bổ chi phí trả trước Kết chuyển chi phí bán hàng TK 335 Trích trước chi phí theo kế hoạch TK 412 TK 111,112 Chi phí bằng tiền TK 331,111 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 133 Thuế GTGT 2.6.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (CP QLDN) Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp chi ra để quản lý doanh nghiệp và những chi phí chung khác trên toàn doanh nghiệp. Để tập hợp CPQL, kế toán sử dụng TK642-Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bên Nợ: + Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Tài khoản này không có số dư. Trình tự hạch toán CP QLDN được khái quát như sau: Sơ đồ 10: HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TK 334,338 TK 642 TK 111,152,1338 Tập hợp chi phí nhân viên TK 152,153 Các khoản ghi giảm chi phí Chi phí vật liệu, công cụ dung cụ TK 214 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 911 TK 1421 Phân bổ dần chi phí trả trước Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 335 Trích trước chi phí theo kế hoạch TK 412 TK 333 Thuế, phí và lệ phí phải trả TK 139 Chi phí quản lý doanh nghiệp Dự phòng phải thu khó đòi chờ kết chuyển TK 111,112 Chi phí bằng tiền TK 331,111 Chi phí mua ngoài TK 133 Thuế GTGT Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK6421: Chi phí nhân viên quản lý TK6422: Chi phí vật liệu quản lý TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK6425: Thuế, phí và lệ phí TK6426: Chi phí dự phòng TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428: Chi phí bằng tiền khác. 2.6.3. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ * Tài khoản sử dụng: TK911: Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Giá vốn của hàng bán trong kỳ. + Tổng chi phí hoạt động tài chính. + Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển cho sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. + Chi phí của hoạt động khác. + Số lãi từ hoạt động kinh doanh và hoạt động khác. Bên Có: + Tổng doanh thu thuần hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ + Doanh thu thuần của hoạt động tài chính + Thu nhập thuần của hoạt động khác + Số lỗ từ hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. - TK421: Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phân phối lãi. Bên Có: + Số lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ + Xử lý các khoản lỗ. Dư Nợ: Số lỗ hay số phân phối vượt quá số lãi tạo ra. Dư Có: Số lãi chưa phân phối hiện có. Trình tự hạch toán Sơ đồ 11: HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu TK 641,642 Kết chuyển chi phí sản xuất TK421 TK 142,242 Kết chuyển lãi lỗ Chi phí chờ Kết chuyển kết chuyển Kết chuyển lãi Hệ thống chứng từ, số sách của kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Hệ thống chứng từ Các chứng từ sử dụng trong phần hành này là: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, bảng thanh toán hàng đại lý và các chứng từ khác như: Biên bản về hàng bán bị trả lại, phiếu thu... Hệ thống sổ sách 3.2.1. Hình thức Nhật ký Chung Hình thức này đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị sản xuất và có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng máy tính vào xử lý các thông tin kế toán. Sơ đồ 12: HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký Chung Sổ chi tiết TK 632, 511, 131… Sổ Cái TK 155, 157, 632… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 3.2.2. Hình thức Nhật ký- Sổ Cái Đây là hình thức kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo đối tượng, trên một quyển sổ tổng hợp duy nhất là “Nhật ký-sổ cái”. Hình thức này áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, doanh nghiệp sử dụng ít tài khoản, trình độ quản lý không cao, mô hình quản lý tập trung một cấp và trình độ kế toán thấp. Sơ đồ 13: HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- SỔ CÁI Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131… Nhật ký- Sổ Cái TK 155, 157, 632, 641, 642, 511, 512, 515, 521, 531… Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính 3.2.3. Hình thức Nhật ký- Chứng từ Hình thức này áp dụng với những doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, doanh nghiệp có trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán cao và doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công. Sơ đồ 14: HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Sổ chi tiết bán hàng Bảng kê 5, 6 Bảng kê 8, 9, 10 Bảng kê 11 Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng Nhật ký- Chứng từ số 1, 2, 8… Sổ Cái TK 155, 157, 632… Báo cáo tài chính 3.2.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức chứng từ-ghi sổ có ưu điểm là dễ so sánh, đối chiếu, kiểm tra. Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy. Sơ đồ 15: HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ: - Nhập, xuất HTK - Giá vốn hàng bán - Doanh thu bán hàng …………. Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 632, 511, 131... Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán Sổ Cái TK 155, 157 632, 511, 512… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính CHƯƠNG II: THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊNCƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ Giới thiệu tổng hợp về Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú Quá trình hình thành và phát triển Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất cái gì với số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào và tiêu thụ ở đâu đều do khách hàng và nhu cầu thị trường quyết định. Các doanh nhiệp phải cạnh tranh quyết liệt để giành lấy thị phần, tự hạch toán lỗ- lãi và tự lo từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Xây Dựng- Thành phố Hà Nội, Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú có trụ sở chính đóng tại: Số 41- Phương Liệt- Thanh Xuân- Hà Nội. Công ty được thành lập trên cơ sở sát nhập hai đơn vị trước đây là: Xí nghiệp Cơ khí Trần Phú và Xí nghiệp Cơ khí Xây Dựng theo quyết định số 4018/TCCB ngày 22/09/1985 của UBND Thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty hiện nay là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện. Bao gồm: Dây điện ruột đồng, dây điện ruột nhôm, Dây trần, dây bọc thuộc các kích cỡ, dây Êmay, cáp động lực Các thiết bị phụ tùng, phụ kiện phục vụ cho ngành điện như: xà, cột, ty, sứ, cầu dao, tủ điện, ống đồng thanh cái. Quá trình xây dựng và phát triển của Công ty chia thành 4 giai đoạn sau: Giai đoạn từ năm 1985 đến năm 1989: Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Cơ Điện Trần Phú được thành lập trên cơ sở sát nhập hai đơn vị là Xí nghiệp Cơ khí Trần Phú và Xí nghiệp Cơ khí Xây Dựng. Thời kỳ đầu công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất còn nghèo nàn, nhà xưởng cũ nát, máy móc thiết bị lạc hậu, trình độ tổ chức điều hành yếu kém, kỷ luật lao động lỏng lẻo và số vốn ban đầu còn hạn chế: Tổng vốn pháp định là: 2.500.000.000 VNĐ, trong đó: - Vốn cố định: 1.397.000.000 VNĐ, Nguyên vật liệu: 1.204.000.000 VNĐ. Nhiệm vụ đặt ra cho công ty thời kỳ này là phải tổ chức lại bộ máy quản lý, ổn định đời sống cho gần 500 cán bộ công nhân viên, đồng thời phải xây dựng thêm cơ sở vật chất để nhanh chóng bước vào sản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng khó tính của thị trường. Với sự cố gắng vượt bậc, Công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn và chứng tỏ được khả năng, tiềm lực phát triển của mình. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý ngày càng hoàn thiện, lực lượng lao động gián tiếp giảm từ 18% xuống còn 10% so với trước đây, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng từng bước được cải thiện. Sản phẩm chủ yếu của Công ty thời kỳ này là các thiết bị phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng. Giai đoạn từ năm 1990 đến năm 1994: Mục tiêu của Công ty trong thời gian này là sản xuất tạo dựng cơ sở vật chất, cải thiện đời sống người lao động và hoàn thiện thêm công nghệ. Ở giai đoạn này công ty có một dây chuyền sản xuất hoàn chỉnh các loại dây và cáp nhôm bọc PVC. Với trình độ công nghệ ngày càng được cải thiện, sản lượng hàng năm từ 600- 800 tấn cáp nhôm các loại, sản phẩm của Công ty đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường và được khách hàng đánh giá cao, đem lại doanh thu hàng năm tăng từ 3 đến 5 lần, các khoản phải nộp ngân sách tăng từ 2- 3 lần so với trước đây. Thu nhập bình quân của người lao động được cải thiện từ 180.000VNĐ (năm 1990) lên 580.000VNĐ (năm1994). Giai đoạn từ năm 1995 đến nay: Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của Khoa học- Công nghệ, cộng thêm sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường không cho phép công ty dừng bước mà phải tiếp tục nghiên cứu, tìm tòi, sang tạo để phát triển. Chủ trương của công ty trong giai đoạn này là tiếp tục đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ, đổi mới kỹ thuật, đa dạng hoá mặt hàng sản xuất theo nhu cầu của thị trường theo hướng công nghiệp hoá và hiện đại hoá. Đây là định hướng quan trọng nhất để tiếp tục đưa Công ty phát triển. Từ năm 1995, Công ty đã tiến hành khảo sát tìm hiểu công nghệ, thiết bị sản xuất dây và cáp điện bằng đồng ở một số nước trên thế giới. Công ty đã mạnh dạn vay gần 20 tỷ đồng để nhập một số thiết bị mới nhằm tăng cường sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Các dây chuyền trên thiết bị này đã và đang phát huy hiệu quả tốt, giúp Công ty sản xuất, kinh doanh có lãi và ngày càng tăng trưởng cao. Cùng với sự phát triển của đất nước, trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng đầu tư theo chiều sâu, mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, thay thế máy móc bằng những thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến và tổ chức hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả để đáp ứng nhu cầu thị trường. Mặc dù gặp nhiều khó khăn song Công ty đã chứng tỏ được khả năng và tiềm lực phát triển, cố gắng ổn định sản xuất và phát huy các sản phẩm truyền thống, không ngừng nghiên cứu thiết kế, đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới. Đặc biệt, các sản phẩm của Công ty đều được cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn “Hệ thống đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002” và được tổ chức AFQA ASCERT INTERNATIONAL cấp chứng chỉ vào tháng 6 năm 2000. Với những thành tựu đã và đang đạt được, năm 1998 Công ty được Nhà nước phong tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng”. Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty liên tục đạt huy chương vàng trong các kỳ hội chợ triển lãm Quốc tế hàng Công nghiệp hàng năm. Kết quả hoạt động của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú những năm gần đây đã chứng minh cho sự đầu tư đúng hướng của Công ty. Biểu hiện cụ thể là kết quả sản xuất kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước. Điều này được thể hiện trong báo cáo sau: Biểu 01: BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH STT TÊN CHỈ TIÊU ĐVT 2004 2005 2006 2007 1 Doanh thu Tr.đ 514.944 772.416 1.158.624 1.737.936 2 Lợi nhuận thực hiện Tr.đ 3.200 4.800 7.200 10.800 3 Nộp ngân sách Tr.đ 3.500 5.250 7.875 11.813 4 Thu nhập bình quân người/tháng Tr.đ 2,000 2,250 2,500 3,000 5 Số lao động bình quân Người 318 330 330 418 6 Năng suất LĐ bình quân CBCN/năm Tr.đ 817 882 1.323 1.985 Biểu 02: CÁC SẢN PHẨM CHỦ YẾU STT TÊN CHỈ TIÊU ĐVT 2004 2005 2006 2007 1 Dây và cáp đồng các loại Tấn 2.400 2.880 3.456 4.147 2 Dây và cáp nhôm các loại Tấn 900 1.150 1.725 2.588 3 Dây điện bọc PVC Tr.mét 30 45 68 101 4 Cấu kiện xây dựng Tấn 100 150 225 338 * Phương hướng phát triển trong những năm tới của Công ty Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là sẽ tiếp tục triển khai những dự án vay vốn đầu tư để nhập các thiết bị sản xuất các loại thanh cái bằng đồng, dây đồng dẹt, sản xuất ra các loại dây điện từ chất lượng cao cấp dùng trong ôtô, xe máy, dây dẫn trong thông tin, máy vi tính… Ngoài ra, Công ty sẽ tiếp tục đầu tư để sản xuất các loại cáp điện động lực 3- 4 ruột trung, cao thế, các loại cáp ngầm, các loại cáp vặn xoắn bọc XLPE với tổng số vốn đầu tư dự kiến cho giai đoạn tiếp theo khoảng 4- 5 triệu USD. Đồng thời, Công ty quyết định vẫn giữ vững mức tăng trưởng hàng năm từ 18- 20 % với giá trị sản lượng từ 100 tỷ đồng trở lên, không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động và tăng cường công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn đưa Công ty phát triển bền vững, xứng đáng với danh hiệu “Đơn vị anh hùng” mà Nhà nước trao tặng. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chuyên sản xuất các loại sản phẩm: dây và cáp nhôm, dây và cáp đồng trần, các loại dây điện mềm nhiều sợi, nhiều ruột bọc PVC, các loại cáp động lực… là những loại sản phẩm truyền tải điện chất lượng cao, được sản xuất theo dây chuyền khép kín, liên tục, thành phẩm của giai đoạn này là bán thành phẩm của giai đoạn tiếp theo và mỗi khâu đều có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng. Quá trình sản xuất đối với các loại sản phẩm chủ yếu hiện nay của Công ty được hình thành theo quy trình sau: Sơ đồ 16: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Nhựa bọc ------------- Nấu Chế tạo gia công: ------------- Đúc, rút, kéo ------------- Ép nhựa, bọc sợi NVL Phân loại bộ phận Các sản phẩm nhôm Các sản phẩm đồng Hoàn chỉnh sản phẩm Không đạt Kiểm tra (KSC) Đạt tiêu chuẩn Đóng gói nhập kho hoặc trực tiếp bán Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần thiết. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả. Để làm được điều này còn tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp. Bộ máy quản lý gọn nhẹ, khép kín sẽ giúp cho thông tin kịp thời và góp phần cho việc quản lý được hiệu quả nhất. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú là loại hình doanh nghiệp với quy mô lớn, hạch toán độc lập. Bộ máy của Công ty được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống theo cơ cấu trực tuyến- chức năng. Mỗi bộ phận thực hiện chức năng riêng và tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty được bố trí thành các phòng ban, phân xưởng. Ban giám đốc gồm: 1 Tổng giám đốc và 2 Phó Tổng giám đốc - Tổng giám đốc: là người đại diện pháp nhân và điều hành mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc là người đứng đầu Công ty có quyền quyết định tất cả những vấn đề liên quan đến quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và các quyết định tài chính liên quan đến dòng tiền vào- ra của Công ty theo nguyên tắc tinh giản, gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Các Phó Tổng giám đốc: là người được Tổng giám đốc uỷ quyền thay mặt điều hành các lĩnh vực công tác mà giám đốc giao và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. Có trách nhiệm báo cáo lại cho Tổng giám đốc những công việc đã giải quyết khi Tổng giám đốc đi vắng. + Phó Tổng giám đốc 1: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo kế hoạch sản xuất, đề ra định mức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm đầu ra, phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản. + Phó Tổng giám đốc 2: Là người chịu trách nhiệm công tác tài chính, hành chính, quản trị, đánh giá hợp đồng mua hàng, đánh giá nhà thầu cung cấp vật tư đầu vào cho Công ty. Khối phòng ban: - Phòng tài vụ- kế toán: Quản lý tổng hợp các công việc, công tác kế toán, trợ lý cho Tổng giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật. Lập báo cáo theo quy định mẫu biểu của Bộ tài chính để trình Tổng giám đốc, có quyền kiểm tra giá cả các loại vật tư, nguyên liệu mua về và kiểm tra tình hình sử dụng các loại vật tư đó. - Phòng kinh doanh tổng hợp: Có nhiệm vụ quan hệ với khách hàng, làm thủ tục xuất- nhập khẩu, thu thập và thông báo các thông tin về kinh tế kỹ thuật, chất lượng cho các phòng ban liên quan, trình Phó Tổng giám đốc sản xuất kinh doanh. - Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Phụ trách kinh tế- kỹ thuật sản phẩm của Công ty. Có chức năng quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm trong cả quá trình chuẩn bị sản phẩm và nghiệm thu sản phẩm. Tổ chức theo dõi, xác minh tình trạng nguyên vật liệu, phụ tùng trang thiết bị, đồ dùng cho sản xuất, kiểm tra trang thiết bị công nghệ. - Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc Công ty về mặt tổ chức nhân sự như: đào tạo, tuyển dụng nhân viên. Đồng thời giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước như: lương, thưởng, phúc lợi…và lập định mức lao động tiền lương, các chế độ bảo hiểm kế hoạch đào tạo, quản lý hồ sơ… - Phòng bảo vệ: chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tự, giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế của công ty, bảo vệ tài sản, công tác bảo mật đồng thời tiến hành phòng cháy chữa cháy. Khối phân xưởng: - Xí nghiệp đúc đồng: Có nhiệm vụ nấu, kéo, rút NVL là đồng tấm ra sợi, nhôm thỏi kéo ra sợi… làm bán thành phẩm cho phân xưởng đồng mềm. - Xí nghiệp đồng mềm: Sử dụng đồng Φ14, nhôm Φ9 để kéo ra các sợi nhỏ hơn, bọc nhựa PVC cho dây mềm. - Xí nghiệp dây và cáp động lực: Từ các loại dây được chế tạo ở phân xưởng đồng mềm, phân xưởng này qua các dây chuyền kéo sợi bện thành cáp nhôm, cáp đồng các loại. - Xí nghiệp cơ điện: Chuyên sản xuất các loại thiết bị, dụng cụ kim khí phục vụ ngành xây dựng. Các phân xưởng này chịu sự chỉ đạo của 4 quản đốc phân xưởng với trách nhiệm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, kiểm nghiệm chặt chẽ. Công ty áp dụng mô hình quản lý như trên là phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. Các nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ cho các phòng ban, phân xưởng nên công việc được thực thi nhanh chóng. Sơ đồ 17: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc XN Cơ điện XN Dây điện dân dụng XN Cáp động lực XN Đúc đồng Phòng Kinh tế tổng hợp Phòng Tài chínhKế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức hành chính Ban QL dự án XD nhà máy mới Phòng Bảo Vệ II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Hình thức bộ máy kế toán Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, số lượng và chủng loại mặt hàng đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung, các phân xưởng ở gần nhau và gần với phòng kế toán. Do đó, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung tại phòng Tài vụ (còn gọi là phòng Tài chính- Kế toán). Tại phân xưởng chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tài chính- Kế toán. Sơ đồ 18: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC 1 THÀNH VIÊN CƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ KẾ TOÁN TRƯỞNG (KT tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán tiền gửi tiền vay Kế toán bán hàng& công nợ Kế toán TSCĐ, Tphẩm, tiền lương & ngân sách Kế toán tiền mặt, tạm ứng Kế toán vật tư Các nhân viên thống kê ở phân xưởng Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Tài chính- Kế toán chỉ đạo nghiệp vụ, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban toàn Công ty. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và từ đó đề ra các quyết định đúng đắn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Phòng kế toán, dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc gồm 7 người và 4 nhân viên thống kê tại các phân xưởng. Mỗi người thực hiện một phần hành cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Ở Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp sẽ thực hiện công tác kế toán cuối kỳ: + Giữ và ghi sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính định kỳ theo yêu cầu của Công ty. + Vào sổ NKCT và các sổ Cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh trong tháng của Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, xác định và kết chuyển hoạt động tài chính và hoat động bất thường. - Kế toán vật tư: có nhiệm vụ: + Theo dõi NVL, CCDC về số lượng, chủng loại, chất lượng nhập- xuất- tồn kho theo từng loại, từng danh mục và từng nhóm khác. + Cung cấp những thông tin về giá trị nhập- xuất- tồn để có kế hoạch quản lý về NVL của doanh nghiệp. - Kế toán tiền gửi, tiền vay: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và theo dõi tiền bảo lãnh. - Kế toán tiền mặt, tạm ứng: ghi chép các khoản thu, chi trong kỳ, theo dõi tiền tạm ứng và phối hợp với kế toán tiêu thụ thành phẩm để viết hoá đơn. - Kế toán TSCĐ, thành phẩm, tiền lương và ngân sách: Là người chịu trách nhiệm về các phần hành công viêc sau: + Tính toán việc tăng, giảm, khấu hao TSCĐ hàng tháng, chịu trách nhiệm kiểm tra việc bảo dưỡng, sửa chữa, đánh giá lại TSCĐ. + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ. + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý, lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, vốn khấu hao. + Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công để thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, viết hoá đơn đầu ra, theo dõi các công nợ phải thu của khách hàng và các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước. - Kế toán quỹ: Là người có quan hệ trực tiếp với khách hàng, công nhân viên chức, ngân hàng… Nhiệm vụ của thủ quỹ như sau: + Sử dụng nguồn NVL của doanh nghiệp theo quyết định của Tổng giám đốc và kế toán trưởng của Công ty. + Quản lý tiền mặt và theo dõi huy động vốn. + Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty 2.2.1. Hình thức sổ kế toán Mặc dù Công ty đã trang bị máy vi tính cho công tác kế toán (sử dụng phần mềm kế toán FAST), nhưng công việc kế toán của Công ty được thực hiện không hoàn toàn bằng máy mà có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú là một Công ty có quy mô tương đối lớn, hoạt động trên địa bàn tập trung nên phù hợp với mô hình kế toán một cấp. Do trình độ kế toán khá cao và có điều kiện phân công lao động kế toán nên Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ”. Đây là một hình thức kế toán phù hợp và thuận tiện cho công tác kế toán của công ty, giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc và phù hợp với điều kiện xử lý thông tin bằng máy vi tính, cung cấp thông tin về kế toán kịp thời, đúng và đủ. Sơ đồ 19: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Kiểm tra chứng từ Xác định tài khoản (Đưa số liệu vào máy) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng phân bổ Nhật ký Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Qua sơ đồ trên, ta thấy quy trình ghi sổ các phần hành kế toán của Công ty Cơ Điện Trần Phú tuần tự được tiến hành theo hình thức sổ kế toán Nhật ký- Chứng từ như: Kế toán tiền mặt, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí và giá thành. Tuy nhiên một số trường hợp được hạch toán đặc biệt không thông qua Nhật ký- Chứng từ. Đó là: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh bao gồm các chứng từ gốc liên quan đến quá trình bán hàng (hoá đơn GTGT, chứng từ bán hàng) phát sinh hàng ngày được kế toán nhập vào máy, máy sẽ tự động đưa vào các sổ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ doanh thu, sổ chi tiết thuế… Cuối tháng máy sẽ tự kết xuất vào các sổ tổng hợp như sổ tổng hợp TK 131, sổ tổng hợp tiêu thụ, bảng tổng hợp số phát sinh các tài khoản, sổ Cái… và in ra từng loại sổ tuỳ theo yêu cầu người sử dụng. Hệ thống sổ kế toán mà FAST sử dụng để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kế toán tại công ty bao gồm các loại sổ cần thiết theo hình thức “Nhật ký- Chứng từ” nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Người sử dụng có thể sửa một vài tham số trong chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mã chứng từ, tên chứng từ, số liên in… Các chứng từ này được nhập vào máy thông qua giao diện nhập liệu. Mỗi loại chứng từ có giao diện nhập liệu riêng. FAST cho phép cập nhật tức thời các phát sinh và in ngày chứng từ trên máy, điều này đảm bảo số liệu được chính xác và kịp thời. Với phương châm “Dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát”, việc Công ty áp dụng hình thức kế toán này để ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán là rất phù hợp, bởi nó dựa trên cơ sở ghi chép ban đầu của Nhà nước và đặc điểm riêng của Công ty. Do đó doanh nghiệp có thể đánh giá đúng thực trạng tài chính của mình ở mọi thời điểm. Sơ đồ 20: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GỐC Xử lý chứng từ Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2.2. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty Hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ đã được FAST thiết kế và định sẵn, về cơ bản vẫn đảm bảo đúng mẫu biểu và cách ghi chép theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, hình thức Nhật ký- Chứng từ là một hình thức kế toán phức tạp, không thuận tiện cho kế toán máy, bởi vậy một số sổ kế toán đã được thiết kế đơn giản hơn để phù hợp với quy trình hạch toán trên máy. Để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu, ghi sổ một cách thuận lợi, và lập báo cáo tài chính được nhanh chóng, kịp thời, phù hợp với những đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Nhật ký chứng từ số 1 (NKCT 1): Ghi Có TK 111- Tiền mặt. - Nhật ký chứng từ số 2: Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng. - Nhật ký chứng từ số 4: Ghi Có TK 311, 315, 341, 352. - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi Có TK 331- Phải trả người bán - Nhật ký chứng từ số 7: Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của toàn Công ty: Ghi Có TK 142, 152, 153, 154, 214, 334, 335, 338, 621, 622, 627. - Nhật ký chứng từ số 9: Ghi Có TK 211- Tài sản cố định - Bảng kê 1 (BK 1): Ghi Nợ TK 111- Tiền mặt. - Bảng kê 2 (BK 2): Ghi Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng. - Bảng kê 4 (BK 4): Tổng hợp chi phí sản xuất: Ghi Nợ TK 621, 622, 627. - Bảng kê 5 (BK 5): Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng: Ghi Nợ TK 641- Chi phí bán hàng. - Bảng phân bổ: tập hợp các chi phí chuyển sang bảng kê và Nhật ký- Chứng từ liên quan. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Sổ Cái các tài khoản tài chính. 2.2.3. Các đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm tài chính, kỳ hạch toán là 1 tháng, cuối quý lập báo cáo và gửi báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức Nhật ký- Chứng từ. Đơn vị tiền t._.