Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội

i hình doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển trong sự cạnh tranh lành mạnh, một trong những cách quản lý hiệu quả nhất hiện nay đó là thông qua thuế. Nhưng làm thế nào để có thể thu được thuế của các doanh nghiệp và quả lý chúng trong lền kinh tế. Phương tiện hiệu quả nhất hiện nay đó là thông qua các báo cáo thuế mà các doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế vào cuối tháng, chính vì vậy hiện nay các chính sách cũng như những điều luật về kế toán ở nước ta ngày càng được quan tâm và có nhiều đổi mới hơn để phù hợp với sự phát triển của lền kinh tế. Đối với các doanh nghiệp công tác kế toán có vai trò hết sức quan trọng, giúp doanh nghịêp tự quản lý quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Nhận thức được tầm quan trọng đó với định hướng cho sinh viên tìm hiểu thực tế của nhà trường và với định hướng của bản thân em lựa chọn địa điểm thực tập là công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội. Đây là một công ty dịch vụ Taxi, một loại hình kinh doanh đang rất phát triển hiện nay. Em nhận thấy đây là địa điểm rất thuận lợi cho bản thân em tìm hiểu thực tế và áp dụng những kiến thức đã học, từ đó tăng cường khả năng tìm hiểu thực tế và những kiến thức chuyên ngành. Bản thân em đã cố gắng tìm hiểu toàn diện về công ty và tình hình hoạt động của nó. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội toàn thể cô, chú, anh, chị trong công ty nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn chuyên ngành kế toán. Đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của chị Phạm Thị Thanh Xuân cùng giáo viên hướng dẫn cô Đồng Thị Hoài Thu và toàn thể các thày cô giáo trong trường đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề đúng hạn. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG I. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH HÀ NỘI 1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH HÀ NỘI 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH * Ngày thành lập: 14 tháng 05 năm 20001 * Tên công ty: Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội - Tên giao dịch: Mai Linh – Hà Nội joint stock company - Tên viết tắt: Mai Linh – Ha Noi JSC * Địa chỉ: Số 370 Trần Khát Chân, phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. - Điện thoại: 04 8 222 555 Fax: 9 424 555 - Email: mlhn@mailinhcorporation.com.vn * Nghành nghề kinh doanh: - Vận tải hàng hoá bằng Taxi - Vận chuyển hanh khách đường bộ bằng xe Taxi và xe bus - Vận chuyển hành khách bằng Taxi nước (xuồng máy) - Sửa chữa, bảo dưỡng ô tô, Phương tiện vận tải - Lữ hành nội địa - Đại lý bán lẻ vé máy bay trong nước và quốc tế - Đại lý bán lẻ xăng dầu - Sửa chữa, đóng mới phương tiện thuỷ, bộ. - Đại lý mua, bán ô tô * Số đăng ký kinh doanh: 0103000336 * Vốn điều lệ: 11.788.111.666 (đồng) (mười một tỷ, bảy trăm tám mươi tám triệu một trăm mười một nghìn, sáu trăm sáu mươi sáu đồng Việt Nam). * Chủ tịch hội đồng quản trị: Hồ Huy với 53.046 cổ phần 1.2 QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN: Từ một quy mô nhỏ bé với tài sản ban đầu chỉ có hai (12) đầu xe và 29 lao động. Hoạt động giới hạn trong phạm vi Thành Phố Hồ Chí Minh. Đến nay công ty cổ phần Mai Linh không những hoạt động trên thị trường thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, mà còn mở rộng ra hầu hết các tỉnh trong cả nước. - Phát triển trung tâm hoạt động hàng không với vai trò làm đại lý cho hơn 10 hãng hàng không trong nước và quốc tế. - Xây dựng và đưa vào hoạt động có hiệu quả một doanh nghiệp thành viên thương mại, làm đại lý chính thức cho một trong những hãng xe hàng đầu thế giới: Hãng ISUZU Việt Nam (Liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản) Không chỉ dừng lại ở đó, với những giấc mơ đã ấp ủ về chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với thị trường Việt Nam và hoà nhập ra thị trường thế giới mà công ty đang dần biến chúng trở thành hiện thực. Tính đến thời điểm này, văn phòng của công ty Mai linh Hà Nội có tổng số cán bộ công nhân viên là: 515 nhân viên Trong đó: - Nhân viên văn phòng là: 60 người - Nhân viên tổng đài là: 30 người - Nhân viên lái xe là: 425người Công ty cổ phần Mai Linh Hà nội là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh về vận chuyển hành khách công cộng, chủ yếu là kinh doanh lái xe Taxi, phạm vi hoạt động khắp địa bàn Hà Nội. Ngoài ra công ty còn kinh doanh về du lịch, thương mại, bảo dưỡng sửa chưă ô tô, đại lý bán vé máy bay … Nhưng vì công ty chủ yếu kinh doanh về dịch vu Taxi nên an toàn, thoải mái chát lượng phục vụ quý khách hàng hết sức mình, tận tuỵ. Đó là mục tiêu giúp khách hàng luôn yên tâm khi sử dụng dịch vụ Taxi Mai Linh. 2. VỊ TRÍ KINH TẾ CỦA CÔNG TY TRONG LỀN KINH TẾ Trong thời gian qua, nhờ sự cố gắng không ngừng của cán bộ công nhân viên trong công ty, sự lãnh đạo đúng hướng của giám đốc và sự năng động của bộ máy quản lý, công ty đã không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng tạo nên thế mạnh về cạnh tranh với các công ty khác. Chính vì vậy Mai Linh đã và đang được người dân tin cậy sử dụng. Mai Linh đã được trao tặng danh hiệu “thương hiệu nổi tiếng”. Công ty đã và đang khẳng định vị thế của mình trong lền kinh tế Hà Nội nói riêng và của miền Bắc hay cả nước nói chung. Góp phần giải quyết 40% nhu cầu đi lại của người dân Hà Nội bằng Taxi và một số phương tiện khác. Là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả nhất của thành phố, góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước, tạo công ăn việc làm cho một số lượng lớn lao động. 3. SỐ LIỆU GẦN ĐÂY VỀ MỘT SỐ CHỈ TIÊU. Năm Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004 2005 Vốn kinh doanh Tỷ đồng 50.589 80.346,3 111.635,9 Tổng doanh thu Tỷ đồng 30,5 49,6 64,21 Thu nhập chịu thuế Tỷ đồng 4.6 7.2 9.42 Số lượng công nhân Người 270 350 464 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1.33 1.63 1.96 Vốn kinh doanh của công ty năm 2004 tăng hơn năm 2003 là 58,8% tương ứng với 29.757,3 tỷ đồng, năm 2005 tăng hơn so với năm 2004 là 38,9 % tương ứng với 31.289,6 tỷ đồng. Vốn công ty tăng lên chủ yếu do công ty mua sắm TSCĐ. Với số vốn ban đầu trên 11 tỷ đồng cho đến nay số vốn đã lên tới gần 120 tỷ trong đó vốn tự có chiếm 60% còn lại là vốn vay. Doanh thu cung cấp dịch vụ của công ty cung tăng liên tục từ năm 2003- 2005 tăng 100,5%. Doanh thu tăng cao chứng tỏ công ty kinh doanh có lãi và ngày càng được người dân tin dùng, cùng với doanh thu tăng số thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp cũng tăng cao điều đó cho thấy số thuế doanh nghiệp nộp cho nhà nước cũng tăng lên. Doanh nghiệp đang ngày càng lớn mạnh, cùng với sự phát triển đó là số công nhân tăng và thu nhập của họ ngày một cao góp phần rất lớn làm cho nền kinh tế xã hội ngày càng phát triển. * Đánh giá tổng quát quá trình quá trình hoạt động và xu hướng của doanh nghiệp: Để đạt được kết quả như ngày nay, công ty đã trải qua rất nhiều những khó khăn, thử thách nhưng nhờ có sự đoàn kết nhất chí của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cùng hợp tác đưa công ty ngày càng phát triển. Công ty đã biết nắm bắt thị trường nhanh nhạy, kịp thời. Với đà phát triển như hiện nay trong tương lai không xa, công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội sẽ trở thành một trong những con chim đầu đàn trong lĩnh vực này, không những khẳng định mình trên thị trường trong nước mà còn trên thế giới. 3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY. Công ty cổ phần Mai linh Hà Nội được thành lập từ ngày 14 tháng 5 năm 2001. Cho đến nay đã trở thành một trong những doanh nghiệp mạnh nhất Hà Nội về kinh doanh dịch vụ Taxi. Với chức năng chính là vận chuyển hành khách công cộng và một số những chức năng khác, công ty đã đáp ứng được phần lớn phương tiện đi lại cho người dân thành phố Hà Nội góp phần giải quyết công ăn, việc làm cho người lao động. Công ty luôn đặt ra cho mình mục tiêu luôn đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng dù là khó tính nhất ngày càng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trên mọi lĩnh vực đưa công ty nghày càng lớn mạnh hơn nữa. Với khẩu hiệu “Mai Linh Luôn cùng bạn tới mọi nẻo đường” trong một tương lai không xa mai linh không chỉ lổi tiếng ở Việt Nam mà còn trên thế giới. 4. CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP. 4.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỴ. Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải có bộ máy quản lý, đó là bánh lái để con tàu công ty luôn đi đúng hướng trong lền kinh tế. Nó luôn giữ vị trí lãnh đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy một doanh nghiệp có bộ máy quản lý phù hợp với mình để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội cũng vậy hiện nay mô hình quản lý của công ty là hình thức tổ chức quản lý phù hợp nhất, nó mang lại hiệu quả kinh tế cao, thể hiện cụ thể ở mô hình sau: 4.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN. * Hội đồng quản trị: - Bổ nhiệm, bãi nhiệm giám đốc, kế toán trưởng - Lựa chọn, đưa ra sản phẩm mới vào thị trường - Quyết định các chủ trương chính sách kinhdoanh – dịch vụ mang tính chiến lược nghành kinh doanh của công ty, sửa đổi điều lệ khi cần thiết. - Quyết định mở rộng hoạt động của công ty Thông qua quyết định xây dựng những công trình dầu tư xây dựng cơ bản , mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn. * Gám đốc điều hành công ty: Gám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước chủ tịch hội đồng quản trị và là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động và toàn bộ kết quả kinh doanh của công ty, phụ trách trực tiếp về tài chính của công ty. * Phó giám đốc và kế toán trưởng: Là người được giám đốc giao cho những phần việc xác định, chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc đó. Đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức giao những phần việc cho cán bộ công nhân viên thúc đẩy họ làm việc đạt kết quả tốt nhất, chịu trách nhiệm trước giám dốc về những công việc thuộc quyền hạn của mình. * Phòng tài chính kế toán: - Chức năng + Quản trị tài chính + Kiểm soát tiền mặt, vốn + Kiểm soát tài sản + Tổ chức hệ thống kế toán + Kiểm soát ngân quỹ - Nhiệm vụ: + Hoạch định báo cáo ngân sách tiền mặt dự kiến trong từng thời kỳ, + Tham mưu cho giám đốc công tác quản lý, tạo và kiểm soát sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, + Quản lý chi tiết về tình hình tài chính kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu, chi công nợ và vốn kinh doanh, doanh thu của công ty và báo cáo cho giám đốc. * Phòng quản lý nguồn nhân lực: - Tổ chức bộ máy hành chính, nhân sự của công ty, soạn thảo và trình giám đốc ký kết các hợp đồng lao động, tham gia đề xuất ý kiến bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ nhân viên công ty theo thẩm quyền. Đào tạo đội ngũ công nhân viên. - Lập kế hoạch chi tiêu mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh định mức chi phí văn phòng phẩm, định mức xăng xe trình giám đốc. - Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn công ty. * Phòng kinh doanh tiếp thị: - Đánh giá tình hình kinh doanh của công ty và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo. Phòng kinh doanh, tiếp thị gồm cả tổng đài công ty. Tổng đài công ty bao gồm hai bộ phận là tổng đài VN và tổng đài M Taxi. Các tổng đài có nhiệm vụ liên lạc giữa khách hàng và đơn vị vận tải của công ty đồng thời tổng đài có nhiệm vụ ban hành các chỉ thị từ phòng quản lý điều hành để điều phối công việc cho lái xe. * Phòng quản lý và điều hành Taxi: - Trưởng phòng điều hành Taxi là phó giám đốc công ty kiêm nghiệm phòng quản lý, điều hành VN Taxi và đội M Tacxi mỗi đội có khoảng 150 đầu xe và thành viên mỗi đội gồm: Cán bộ, kỹ thuật, độ thu ngân, checker. - Cán bộ chịu trách nhiệm tập hợp doanh thu, hạch toán thu, chi từ các cán bộ sau mỗi ca làm việc và chuyển doanh thu đó về công ty vào cuối ngày. Riêng chi phí nguyên vật liêu, dụng cụ , công cụ được chuyển về mỗi tháng. - Checker: có nhiệm vụ kiểm tra và ghi chép các số liệu trong hệ thống báo giờ, km. Để thu ngân có được số liệu chính xác hợp lý cho báo cáo doanh thu hàng ngày. 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY. 5.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG KẾ TOÁN. * Chức năng: - Quản trị báo cáo tài chính, - Kiểm soát tiền mặt, vốn - Kiểm soát tài sản - Tổ chức công tác kế toán - Kiểm soát ngân quỹ - Hạch toán, khai báo thuế. * Nhiệm vụ: - Hạch định các báo cáo ngân sách tiền mặt dự kiến trong từng thời kỳ. - Tham mưu cho giám đốc công ty, tạo và kiểm soát sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, có hiệu quả, tiết kiệm. - Lập kế hoạch tài chính dài hạn - Phân tích tình hình tài chính - Kiểm kê, đánh giá lại tài sản, trích và sử dụng vốn khấu hao, khấu hao sửa chữa lớn tài sản, thanh lý, nhượng bán tài sản. - Quản lý thu chi và đề xuất các biện pháp phù hợp để giải quyết công nợ. - Xác định mức chi phí, hoạch định kế hoạch và kiếm soát kế hoạch tài chính theo chỉ tiêu giá thành. - Hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các phòng ban về huy động vốn, bảo toàn và sử dụng có hiệu quả cá loại tài sản, vật tư lao động, các nguồn vốn. - Hạch toán chi phí sản xuất chính, phụ và kết quả sản xuất kinh doanh . 5.2. HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: 5.2.1. ĐẶC ĐIỂM CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN: Bộ máy kế toán ở công ty Mai Linh được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng) không tổ chức kế toán riêng ở các bộ phận, công việc cho kế toán riêng ở các bộ phận mà chỉ phân công công viêc cho kế toán viên. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Mai Linh đứng đầu là kế toán trưởng, để phù hợp với quy mô hoạt động, sản xuất kinh doanh, góp phần tiết kiệm giá lao động gián tiếp. Bộ máy kế toán của công ty Mai Linh cụ thể như sau: BẢNG 6: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KT tiền mặt KT ngân hàng KT doanh thu KT tiền lương KT lập bảng thống kê KT công nợ TL KT TSCĐ kiêm xử lý tai nạn Để đạt được những hiệu quả như hiện tại nhờ một phần lớn vào sự phân công công việc hơp lý, tinh thần làm việc nhiệt tình của bộ máy kế toán cụ thể chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán được phân chia như sau: 5.2.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG. - Kiểm tra, giám sát việc thu, chi tài chính của công ty theo đúng chế độ tài chính của nhà nước và quy định của công ty. - Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn công ty, phân cấp chỉ đạo các công việc trong phòng, đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và của công ty. - Lập kế hoạch tài chính đề xuất và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình thực hiện của công ty và thị trường. - Hướng dẫn các cán bộ kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán đúng quy định của nhà nước. - Hướng dẫn các cán bộ kế toán thực hiện cho các nhân viên trong phòng kiểm tra việc hoàn thành các công việc phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự trung thực của số liệu báo cáo. - Phối hợp với các phòng kỹ thuật, kinh doanh và các phòng chức năng khác trong các phương pháp phân phối tiền lương, tiền thưởng theo quy định của công ty. 5.2.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TỔNG HỢP. * Tập hợp công nợ công ty thành viên - Hạch toán các khoản phải thu, phải trả cho công ty thành viên. - Đối chiếu công nợ vớ các công ty thành viên - Theo dõi, thực hiện các biện pháp thu hồi các khoản phải thu công ty thành viên. - Lập báo cáo tổng hợp các khoản thu, phải trả công ty thành viên. * Thuế và thống kê: - Lập báo cáo thuế, kê khai thuế, lộp thuế. - Lập báo cáo thống kê Quyết toán thuế * Kết hợp kiểm tra thẻ Taxi card(TXC) - Xếp thẻ, kiểm tra, đối chiếu với bảng kê hàng tháng. * Lập báo cáo tháng: - Lập báo cáo tài chính hàng tháng - Lập sổ kế toán hàng tháng. 5.2.4. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA THỦ QŨY: * Quỹ tiền mặt: - Thu tiền mặt - Chi tiền mặt - Nộp tiền, rút tiền ngân hàng - Kiểm quỹ hàng tuần * Quản lý thẻ TXC, COOUPN, VOUCHER. - Nhập, xuất thẻ trắng, - Yêu cầu in thẻ - Kiểm tra thẻ hàng ngày * Quản lý số cổ phần, cổ phiếu 5.2.5. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TIỀN MẶT: * Thu, chi tiền mặt - Phiếu thu, kiểm soát, hạch toán thu tiền mặt - Phiếu chi, hạch toán chi tiền mặt - Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với thủ quỹ - Cập nhật số liệu thu chi tiền mặt trên sổ kế toán - Báo cáo quỹ tiền mặt * Lưu hồ sơ thu, chi, nhật trình xe 5.2.6. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGÂN HÀNG: * Giao dịch ngân hàng - Uỷ nhiệm chi - Hạch toán thu chi ngân hàng - Sổ cái, sổ phụ ngân hàng - Các công việc khác liên quan tới ngân hàng * Theo dõi các khoản phải thu khách hàng - Sổ cái, sổ phụ ngân hàng * Theo giõi các khoản phỉa thu khách hàng - Theo giõi tiến độ thu tiền khách hàng, kiểm tra phiếu thu phát ra cho kinh doanh tiếp thị. - Cập nhật số liệu các khoản phải thu (hàng ngày) - Cập nhật số liệu các khoản phải thu tuần (ngày thứ 5 hàng tuần), tháng (trước ngày mồng 10 hàng tháng) - Báo cáo các khoản thu được trong tuần (cuối ngày thứ 5) - Báo cáo các khoản thu được trong tháng * Thanh toán lương tiếp thị - Tập hợp và tính lương tiếp thị hàng ngày (trước ngày mồng 3 hàng tháng) * Theo giõi cả gốc và lãi với các hợp đồng vay hàng ngày, vay cá nhân. - Theo giõi cả gốc và lãi các hợp đồng. - Hạch toán các khoản gốc và lãi các hợp đồng. 5.2.7. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN DOANH THU * Doanh thu - Hợp đồng TXC, MCC *Nhập và kiểm tra thẻ TXC - Kiểm tra bảng kê - Xuất hóa đơn * Hóa đơn và các chứng từ thu khác - Hóa đơn GTGT - thẻ TXC, MCC, ACB, Coupon, Voucher… - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn - In và đăng ký hóa đơn đặc thù - Sổ đăng ký hóa đơn * Theo dõi hoa hồng khuyến mại - Kiểm soát chi tiền hoa hồng - Hạch toán chi phí hoa hồng, khuyến mại, quản cáo (trước ngày mồng 10 hàng tháng). - Tổng hợp chi phí hoa hồng quản cáo, khuyến mại 5.2.8. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG: * Tính lươnng lái xe: - Tính lương và hạch toán lương ứng LXTX vào ngày 20 hàng tháng - Tính lương và hạch toán lương LXTX vào ngày 15 hàng tháng - Tính lương của nhân viên vă phòng trước ngày mồng 5 hàng tháng - Nhập và cân đối phiếu xăng 5.2.9. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN LẬP BẢNG KÊ: *Doanh thu thương quyền - Lập bảng kê doanh thu thương quyền (hàng ngày, đến ngày mồng 10 hàng tháng xong) - Nhập thẻ TXC , xếp thẻ , kiểm tra đối chiếu với bảng kê 2.1.9. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CUẢ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TIỀN LƯƠNG * Tập hợp công nợ lái xe - Hạch toán các khoản thu, phải trả lái xe - Lập báo cáo côngnợ lái xe * Công nợ sửa chữa Thăng Long - Theo dõi, hạch toán công nợ Thăng Long * Các khoản tạm ứng - Chi tạm ứng XLTN, tạm ứng công tác, tạm ứng khác - Sổ phụ các khoản tạm ứng - Lập bóa cáo tạm ứng - Nhập thẻ TXC 5.2.11. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA LẾ TOÁN TSCĐ KIÊM XỬ LÝ TAI NẠN: * Theo dõi, sử lý tai nạn - Theo dõi và xử lý các vụ tai nạn, lập hồ sơ bảo hiểm - Cập nhật số liệu các vụ tai nạn * Theo dõi cổ phần cổ phiếu - Theo dõi cổ đông của công ty - Theo dõi việc tăng, giảm cổ phần, cổ phiếu * Các khoản phải trả - Kiểm soát các khoản phải trả - Kế hoạch thanh toán hàng ngày và hàng tháng - Hạch toán các khoản chi phí hàng ngày * Tài sản cố định - Theo dõi tình hình tài sản cố định - Hạch toán khấu hao tài sản cố định * Ký quỹ - Theo giõi ký quỹ lái xe - Lập báo cáo tình hình thu nợ ký quỹ lái xe 6. HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÀ ĐƠN VỊ ĐANG ÁP DỤNG: Hiện nay hình thức hình thức nhật ký chung được rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng vì nó rất phù hợp với hình thức kế toán máy. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự hoạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG) Chứng từ ghi sổ Sổ cái Số (thẻ) Hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiiết II. CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung là hình thức phổ biến hiện nay các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường áp dụng. Hình thức này rất thuận lợi trong việc kế toán máy Theo hình thức kế toán này mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở chứng từ gốc, tổng hợp và ghi và nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiết trình tự theo thời gian. Dựa vào sổ nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản. Dựa vào sổ, thẻ kế toán chi tiết định kỳ hoặc cuối tháng kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết dùng để đối chiếu vơi sổ cái các tài khoản. Việc hiện đại hóa công tác kế toán của công ty được thể hiện bằng việc tăng số lượng máy tính ở các phòng. Riêng phòng kế toán hiện nay có 15 máy tính phục vụ cho công tác kế toán của công ty. Sử dụng máy tính trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả quản lý của công tác kế toán tăng tốc độ sử lý thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc in báo biểu và in sổ sách kế toán một cách nhanh chóng, thuận lợi. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, đến kỳ báo cáo Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu, lập báo cáo tài chính có liên quan phục vụ công tác quản lý của công ty và tổng hợp số liệu kế toán toàn công ty để nộp cấp trên. 1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1. VẬN DỤNG MỘT SỐ CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH Hiện nay để phù hợp và đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như kinh doanh của công ty Mai Linh, công tác kế toán dựa trên một số quyđịnh sau: - Niên độ kế toán được tính theo năm tài chính nghĩa là bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. - Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp đối chiếu, luân chuyển, phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kiểm kê định kỳ - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định là phương pháp bình quân. - Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân và thực tế đích danh (tùy theo loại vật tư cụ thể ). - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang là phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay theo chi phí nguyên vật liêụ chính (xăng, dầu) Tuy nhiên tất cả các định khoản và tạo lập các sổ sách đều được thực hiện trên máy tính theo chu trình sau: Các nghiệp vụ kinh kế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo tài chính sổ sách kế toán Tập số liệu chi tiết Sơ đồ quy trình công tác kế toán trong hệ thống kế toán máy Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu cuối tháng Lên báo cáo Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, định khoản (xử lý nghiệp vụ) sau đó nhập chứng từ vào máy, toàn bộ giữ liệu kế toán được sử lý tự động trên máy: Vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản, sổ tổng hợp tài khoản các bảng kê và các báo cáo kế toán. 2. NỘI DUNG CÁC PHẦN HÀNH, NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 2.1.PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN A. KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1. Chứng từ sử dung: - Giấy thanh toán tạm ứng - Hóa đơn GTGT - Biên bản xác định công nợ - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng - Bảng kiểm kê quỹ - Biên lai thu tiền 2. Sổ sách sử dụng - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK111 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ quỹ tiền mặt Phiếu thu, chi Nhật ký chung Sổ cái TK111 Chứng từ gốc tiền mặt, GTT tạm ứng, HĐGTGT, BBXĐ công nợ Giải thích sơ đồ : Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán sẽ lập phiếu thu thể hiện trên các chứng từ gốc như: giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn GTGT cung cấp dịch vụ, biên bản xác định công nợ… Kế toán lập phiếu chi dự trên các chứng từ gốc như : Giấy đề nghị tạm ứng hóa đơn mua vật tư , tài sản, bảng thanh toán lương … Trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi đã được lập thủ quỹ vào sổ quỹtiền mặt kế toán vào sổ nhật ký chung. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung kế toán váo tiếp sổ cái TK 111 Số liệu phẩn ánh trên sổ quỹ là căn cứ đối chiếu với số liệu trên sổ TK 111. Cuối tháng kế toán và thủ quỹ có sự kiểm tra chéo đối chiếu số liệ giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ cái. Nếu có sự không trùng khớp phải kịp thời sửa chữ lại ngay sổ cái là căn cứ cuối kỳ để lập lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo tài chính. 3. Thủ tục lập chứng từ tiền mặt 3.1. PHIẾU THU: - mục đích lập: xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thủ quỹ thu tiền , ghi sổ quỹ kế toán ghi các khoản thu có liên quan , là cơ sở để kế toán ghi vào nhật ký chung. - Căn cứ để lập phiếu thu : Phiếu thu được lập căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng hóa, giấy thanh toán tạm ứng, biên bản xác định công nợ … - Phương pháp và trách nhiệm ghi: + phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển cho một năm trong mỗi phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu kthu phải ghi rõ ngày, tháng , năm lập phiếu, ngày tháng năm thu tiền. + Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền. + Phiếu thu được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Liên 1: Viết bằng mực thường được dùng đẻ ghi sổ quỹ tiền mặt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán. Liên 2: Được ghi bằng mực than có nội dung tương tự như liên 1 được dùng để giao cho người nộp tiền. Liên 3: Có nội dung tương tự như liên 1 được viết bằng mực than và lưu quyển phiếu thu đối chiếu khi cần thiết. 3.2.PHIẾU CHI: - Mục đích lập: xác định tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là cơ sở để thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt. - Căn cứ lập phiếu chi: Phiếu chi được lập dựa trên các chứng từ gốc như bảng thanh toán lương, hóa đơn mua vật tư, tài sản, giấy đề nghị tạm ứng. - Phương pháp lập phiếu chi: + Phiếu chi do kế toán lập: Trên phiếu chi kế toán ghi đầy đủ các yếu tố quy định của chứng từ , ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, quyển số và số hiệu của chứng từ, họ tên , địa chỉ của người nhận tiền, Lý do chi, dòng “số tiền” Ghi cả bằng số và bằng chữ . Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành định khoản kế toán ngay trên phiếu chi, phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt trước khi xuất quỹ. + Phiếu chi được lập thành 2 liên, đặt giấy than viết một lần và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị thủ quỹ mới được xuất quỹ… Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ , ký tên và ghi rõ họ tên, sau khi xuất quỹ thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu Liên 2: thủ quỹ dùng đẻ ghi sổ quỹ ssau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc đẻ vào sổ kế toán. 4. PHƯƠNG PHÁP VÀ CƠ SỞ GHI SỔ QUỸ TIỀN MẶT - Mục đích lập: sổ quỹ tiền mặt được dùng để hạch toán chi tiết tình hình thu chi và tồn quỹ. - Cơ sở lập: Là sổ quỹ của trang trước chuyển sang, các phiếu thu, các phiếu chi nhận được trong ngày. - Phương pháp ghi: Sổ quỹ do thủ quỹ lập hàng ngày được lập thành hai bản, một bản thủ quỹ lưu để theo dõi còn một bản được đính kèm cùng với phiếu thu, phiếu chi sau đó chuyển cho bộ phận kế toán thay báo cáo. Cột “ngày tháng”: ghi ngày tháng vào sổ quỹ. Cột “diễn giải” : Ghi tóm tắt nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột “ Số phiếu” với số phiếu thu ghi số bên cột thu tương ứng với số tiền cột thu, với phiếu chi ghi số phiếu cùng với số tiền bên cột chi. Dựa trên định khoản kế toán trên phiếu thu, chi thủ quỹ ghi các tài khoản đối ứng với TK 111 căn cứ vào số tồn quỹ của trang trước ghi mang sang. Cộng tổng thu, tổng chi trong ngày và tính ra số tồn cuối ngày bằng số tồn qũy của trang trước cộng tổng thu trừ đi tổng chi. 4.1. PHƯƠNG PHÁP VÀ CƠ SỞ LẬP SỔ NHẬT KÝ CHUNG. - Mục đích lập: Dưa trên phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, số trang trước của sổ nhật ký chung chuyển sang. - Phương pháp ghi: do kế toán ghi, lấy số liệu từ phiếu thu, phiếu chi đã lập định khoản, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, đầu trang ghi số tiền ở trang trước chuyển sang. Cột 1: Ghi ngày tháng vào sổ Cột 2,3: Ghi số hiệu như trên chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. Cột 4: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi vào sổ cái Cột 6: Ghi số hiệu các tài khoản đã ghi nợ, ghi có theo định khoản kế toán. Tài khoản ghi nợ ghi trước, tài khoản ghi có ghi sau, mỗi tài khoản được ghi ở một dòng. Cột 7,8: Ghi số tiền phát sinh bên nợ, bên có. Cuối trang phải cônạ sổ đẻ chuyển sang trang sau. 4.2. SỔ CÁI - Mục đích lập: Sổ cái dùng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán, sổ cái chỉ mở cho tài khoản cấp 1 - Cơ sở lập: Sổ cái được lập dựa trên các chứng từ ghi sổ đã lập sẵn định khoản và số liệu ghi trên sổ nhật ký chung. - Phương pháp ghi: sổ cái của năm nào thì ghi cho năm đó mở cho đối tượng nào thì ghi cho tài khoản đó tương ứng với số hiệu tài khoản. - Cuối tháng căn cứ vào số hiệu trên nhật ký chung kế toán ghi vào tài khoản 111 theo nguyên tắc mỗi chứng từ ghi vào một lần các cột có lên quan Căn cứ vào sổ cái tháng trước ghi vào dòng số “dư đầu kỳ” bên cột nợ Cột 1: Ghi ngày tháng vào sổ Cột 2,3: Ghi số hiệu như trên chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ Cột 4: Ghi tóm tắt nôi dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Ghi số trang nhật ký chung Cột 6: Ghi số hiệu của tài khoản đối ứng Cột 7,8: Ghi số tiền phát sinh bên nợ, có sau đó cộng số phát sinh bên nợ, bên có và tính ra số dư cuối kỳ: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ +Tổng nợ – tổng có. B. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: - ủy nhiệm chi, séc rút tiền mặt, - Bảng sao kê của ngân hàng. 2. SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG: - Sổ tiền gửi ngân hàng - Nhật ký chung - Sổ cái TK112 Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng Sổ tiền gửi ngân hàng Chứng từ gốc về tiền gửi ngân hàng, UNC, GBN,GBC, Bảng sao kê ,… Nhật ký chung Sổ cái TK 112 Giải thích sơ đồ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như giấy báo nợ, giáy báo có, bảng sao kê ngân hàng… từ ngân hàng gửi tới kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp đồng thời kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Cuối tháng căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung là cơ sở để kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 112. Kế toán cần phải đối chiếu số liệu trên sổ tiền gửi ngân hàng, với sổ của ngân hàng nếu có sự chênh lệch báo ngay cho ngân hàng biết để giải quyết. 3. THỦ TỤC LẬP CHỨNG TỪ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG - Ủy nhiệm chi dùng để thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp khác thông qua tài khoản tại ngân hàng. - Căn cứ vào gấy đề nghị tạm ứng đã được giám đốc xét duyệt kế toán sẽ lập ủy nhiệm chi ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên chứng từ có._. chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản là giám đốc. Sau đó kế toán mang ra ngân hàng nộp nơi doanh nghiệp đặt tài khoản khi đó ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi, căn cứ vào đó để chi tiền ngân hàngvà viết giấy báo nợ gửi tới doanh nghiệp. Trên cơ sở đó kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp mình. 4. PHƯƠNG PHÁP VÀ CƠ SỞ GHI SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG - Việc hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng được thực hiệ trên sổ tiền gửi ngân hàng - Mục đích lập sổ tiền gửi ngân hàng: dùng để theo dõi thưỡng xuyên, liên tục, chi tiết tiền việt nam của doanh nhiệp gửi tại ngân hàng. - Cơ sở lập: Sổ tiền gửi ngân hàng được lập dựa trên giấy báo nợ, giấy báo có do ngân hàng lập và gửi đến doanh nghiệp - Phương pháp ghi: Sổ tiền gửi ngân hàng của năm nào thì ghi măm đó, mở cho đối tượng nào thì ghi cho tài khoản đó. Sổ tiền gửi này mở tại ngân hàng nào thì ghi cho ngân hàng đó và số hiệu tài khoản tại ngân hàng. Đầu năm ghi số dư vào dòng đầu tiên, đầu trang phải ghi số lũy kế của trang trước chuyển sang mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào một dòng, cột phù hợp Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ Cột 2: ghi ngày tháng vào sổ Cột 3: Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 4: Ghi tài khoản đối ứng với tài khoản đang mở Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi số tiền lên cột 5 hay cột 6 Cột 7 = số dư đầu kỳ + cột 5 – Cột 6 Cuối trang phải cộng sổ phát sinh tính ra số tiền còn phải gửi ngân hàng chuyển sang trang sau. 5. Phương pháp ghi sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng - Phương pháp và cở sở ghi sổ nhật ký chung và sổ cái tương tự như phần kế toán tiền mặt tại quỹ. 4.2. PHẦN HÀNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 4.2.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản giao nhận tài sản cố định và sửa chữa hoàn thành - Biên bản đán giá lại tài sản cố định - Biên bản kiểm kê lại tài sản cố định - Biên bản tính và phân bổ khấu hao 4.2.2.SỔ SÁCH SỬ DỤNG: Sổ cái Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết TSCĐ 4.2.2.1.PHƯƠNG PHÁP LẬP CHỨNG TỪ TSCĐ * . Biên bản giao nhận TSCĐ - Mục đích lập: Nhằm xác nhận việc giao nhân TSCĐ sau khi hoàn thành, xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, được biếu tặng, viện trợ nhận góp vốn liên doanh, TSCĐ thuê ngoài… đưa vào sử dụng tại dơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh … Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ sổ kế toán có liên quan. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: Khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc điều tài sản cho đơn vị khác đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm: đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên . Biên bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ. Đối với trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng một đơn vị giao có thể lập chung một biên bản giao nhận TSCĐ. Các biên bản khác cũng viết tương tự . *. THẺ TSCĐ Thẻ TSCĐ bao gồm bốn phần chính: - Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ: Tên, ký hiệu, quy cách, số hiệu nước sản xuất (xây dựng ), năm sản xuất, bộ phận quản lý, sử dụng, năm bắt đầu dưa vào sử dụng, công xuất (diện tích) thiết kế, ngày tháng năm và lý do đình chỉ sử dụng tài sản cố định. - Ghi các chỉ tiêu, nguyên giá TSCĐ ngay khi hình thành TSCĐvà qua từng thời kỳ đánh giá lại, xây dựng, trang bị thêm hoặc tháo dỡ bớt các bộ phận TSCĐ giá trị hao mòn đã trích qua các năm. - Ghi số phụ tùng sử dụng, đồ nghề kèm theo TSCĐ. - Ghi giảm TSCĐ: Ghi sổ, ngày tháng, năm của từng chứng từ ghi giảm TSCĐ và lý do giảm. Căn cứ để kế toán lập thẻ TSCĐ là: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Các tài liệu kỹ thuật có liên quan Thẻ TSCĐ được lưu ở phòng (ban) kế toán trong suốt quá trình sử dụng. Để tổng hợp TSCĐ theo từng loại, nhóm TSCĐ kế toán sử dụng “Sổ tài sản cố định”. Mỗi loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc, thiết bị …) được mở riêng cho một sổ hoặc một trang sổ TSCĐ. 4.2.2.2. PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ Phuơng pháp ghi cá sổ giống như phần trước Sau đây là quy trình ghi sổ của phần hành TSCĐ Quy trình ghi sổ phần hành tscđ Chứng từ tăng giảm và khấu hao tscđ Sổ cái TK 211,212,213,214 Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú Ghi hàng Ghi cuối tháng Đối chiếu 4.3. PHẦN HÀNH NGUYÊN VẬT LIỆU: 4.3.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG - Phiếu yêu cầu mua hàng - Đơn đặt hàng - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Phiếu nhập kho - Phiếu yêu cầu xuất kho - Phiếu xuất kho - Lệnh xuất kho - Hóa đơn mua hàng Hóa đơn vận chuyển 4.3.2. SỔ SÁCH SỬ DỤNG : Sổ nhật ký chung Sổ chi tết nguyên vật liệu - Sổ cái 4.3.4. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ, GHI SỔ: Chứng từ gốc vật tư và bảng phân bổ Nhât ký chung Sổ cái TK 152,153 Sổ kế toán chi tiết(tùy thuộc vào phương pháp mà đơn vị áp dụng) PHẦN HÀNH NVL Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra giải thích sơ đồ Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán dựa vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… vào nhật ký chung đồng thời vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào nhật ký chung kế toán vào sổ cái tài khoản 152, 153, tiến hành đối chiếu, kiểm tra với sổ chi tiết nguyên vật liệu . Để thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, đòi hỏi không chỉ các kế toán viên NVL đảm đương tốt nhiệm vụ của mình mà còn cần sự phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận có liên quan, đặc biệt với công tác tổ chức chứng từ. Công tác tổ chức chứng từ hay còn gọi là tổ chức hạch toán ban đầu của công tác kế toán nguyên vật liệu bao hàm hai thủ tục sau: 4.3.5.1 Nhập kho NVL: * Phương pháp lập chứng từ phiếu nhập kho; - Mục đích lập: Nhằm xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác nhận trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá mua ngoàI, tự sản xuất, thuê ngoàI gia công, chế biến, nhận góp cổ phần nhận liên doanh hoặc vật tư thừa phát hiện trong khi kiểm kê. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư , sản phẩm, hàng hoá số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch sẽ xác định loại NVL cần dùng và lập bảng dự trù NVL, lập kế hoạch cung cấp vật tư, ký kết hợp đồng với bên bán, lập kế hoạch mua và trực tiếp mua. NVL mua về nhập kho phải qua kiểm nghiệm xem có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không. Các chứng từ luân chuyển trong hình thức nhập kho NVL bao gồm: Các chứng từ gốc, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho. Cột A,B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách mã số và đơn vị tình của vật tư, sản phẩm, hàng hoá Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn…, tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của tổng vật tư, hàng hoá thực nhập Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 3 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) đặt gấy than viết một lần và phụ trách ký ghi rõ họ tên ngưòi nhập mang phiêú đến kho để nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, thàng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu thủ kho giữ hai liên đẻ ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để sổ kế toán và liên 21 ghi ở nơi lập phiếu. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập kho NVL Người giao NVL Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm hàng lập biển bản Cán bộ cung ứng Lập PNK Phụ trách cung ứng Ký PNK Thủ kho Kế toán HTK Kiểm nhận hàng Ghi sổ Bảo quản lưu trữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Các bước thực hiên được cụ thể như sau: Bước 1: Đại diện bên bán hoặc chính người của bộ phận vật tư thuộc công ty tiến hành các thủ tục xin đề nghị được nhập kho số nguyên vật liệu. NVL chuyển về kèm theo phiếu đề nghị nhập vật tư, hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT) hóa đơn cước phí vận chuyển (nếu đơn vị chịu chi phí vận chuyển)…Người nhập làm giấy xin đề nghị nhập vật tư đính kèm hóa đơn. Bước 2: Việc kiểm tra chất lượng, số lượng số lượng, quy cách và cấp phiếu kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập kho sẽ do cán bộ kỹ thuật – KCS đảm nhiệm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Bước 3: Biên bản kiểm nghiệm cùng với hóa đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Trường hợp thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trên phiếu hoặc không đúng với phẩm chất quy cách cán bộ kỹ thuật KCS sẽ lập biên bản và chuyển cho giám đốc công ty giải quyết. Sau khi xem xét đầy đủ hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được chi thành 3 liên: 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho 1 liên lưu trong quyển gốc Phiếu nhập kho ghi rõ số liệu, ngày nhập, tên, quy cách, số lượng NVLnhập kho theo hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nhiệm. Bước 4: Cán bộ phụ trách cung ứng tiến hành ký phiếu nhập kho Bước 5: Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng nhập bằng phương pháp kiểm kê, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Bước 6: Kế toán NVL tiến hành kiểm tra các phiếu nhập kho và tiến hành định khoản ghi vào đơn giá thành tiền, cuối cùng là ghi vào sổ NVL. Sau cùng khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm nộp lên phòng kế toán. Bước 7. Định kỳ các chứng từ được nhập để đưa vào bảo quản lưu trữ. 4.3.6. XUẤT KHO NVL * PHƯƠNG PHÁP NHẬP PHIẾU XUẤT KHO - Mục đích lập: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuât, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. - Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng và kho xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá. - Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính và mã số của vật tư, sản phẩm, hàng hoá. - Cột 1: Ghi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng. - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu) - Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo quy định hạch toán của đơn vị) và tính thành tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x cột 3) - Dòng cộng: ghi tống số tiền của số vật tư, sản phẩm, hàng hoá thực tế xuất kho - Phiếu xuấ kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2 thủ kho giữ lại để lưu vào thẻ kho, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ kế toán ở bộ phận sử dụng. Phòng kế toán lên kế hoạch sản xuất gồm những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, xây dựng hạn mức vật tư cho mỗi loại sản phẩm cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị sau đó trình giám đốc ký duyệt. Hạn mức vật tư được lập dựa trên các định mức kinh tế, kỹ thuật do ban lãnh đạo công ty ra quy định cụ thể cho từng loại sản phẩm, căn cứ vào đó mà phòng kinh doanh của công ty ra hạn mức vật tư phù hợp và giảm được đáng kể số nguyên vật liệu bị tiêu hao không cần thiết. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp xuất kho NVL Đội taxi Lập phiếu đề nghị xuất Giám đốc công ty Duyệt xuất Kế toán NVL Lập phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán NVL Xuất NVL Ghi sổ Bảo quản lưu trữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) Các bước tiến hành như sau: Bước 1: Khi đội xe có nhu cầu về từng loại vật tư, nhiên liệu cho xe. Đội sẽ căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phiếu đề nghị xuất vật tư. Bước 2: Chuyển phiếu đó cho đội trưởng đội xe và giám đốc đơn vị để được phê duyệt của trưởng đội xe và giám đốc công ty. Bước 3: Sau khi có sự phê duyệt của đội trưởng đội xe và giám đốc đơn vị, kế toán vật tư viết phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư theo đúng số lượng, chủng loại vật tư viết trong phiếu xuất kho cho người đề nghị. Bước 4: Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất, khi xuất hàng phải tiến hành kiểm soát hàng xuất, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Cùng với người nhận hàng thủ kho ký vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Bước 5: Sau khi phiếu xuất kho được chuyển về phòng kế toán, kế toán NVL căn cứ vào phương pháp tính giá để ghi đơn giá và thành tiền vào phiếu xuất kho. Định khoản và ghi sổ chi tiêt và tổng hợp. Bước 6. Sau cùng các chứng từ trên được đưa vào bảo quản và lưu trũ ở phòng kế toán. Nguyên vật liệu dùng hàng ngày dưới kho, cuối tháng thủ kho cùng với quản lý đội xe và các văn phòng tập hợp, là cơ sở để lập báo cáo tồn kho vật tư. 4.2.2.4. Phương pháp ghi sổ Phương phấp lập các sổ chi tiết và tổng hợp cũng giống như phương phấp lập sổ trong các phần hành khác. chỉ khác nhau đó là chi tiết cho tài khoản nào thì sổ phải mang tên tài khoản đó, như phần này có sổ chi tiết của Tk 152, 153. 4.4. PHẦN HÀNH TIỀN LƯƠNG: 4.4.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: - Hợp đồng lao động - Bảng chấm công - Phiếu xác nhận kết quả hoạt động - Hợp đồng giao khoán - Phiếu làm thêm giờ - Bảng tính lương - Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi 4.4.2.Sổ sách sử dụng - Nhật ký chung - Sổ cái TK 334, 338, 335 - Sổ chi tiết TK334, 338, 35 - Bảng tổng hợp chi tiết 4.4.3. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ : Quy trình ghi sổ phần hành kế toán tiền lương Chứng từ gốc về lao động tiền lương và thanh toán Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương và các klhoản trích theo lương Nhật Ký chung Sổ cái TK 334, 338, 335 Ghi chú Ghi cuối quý Ghi cuối kỳ giải thích sơ đồ Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc về tiền lương ngư bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản nghiệp thu khối lượng sẩn phẩm hoàn thành… kế toán tiền lương sẽ lập nên bảng thanh toán tiền lương sau đó vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương sau đó phản ánh vào nhật ký chung, cuối cùng là ghi vào sổ cái TK 334, 338. 4.4.4. THỦ TỤC LẬP CHỨNG TỪ: * BẢNG CHẤM CÔNG - Mục đích lập: bảng chấm công dùng để theo dõi số ngày làm việc thực tế của tổng người lao động trong doanh nghiệp, là cơ sở để kế toán thanh toán lập bảng thanh toán lương. - Cơ sở lập: Căn cú vào số lượng công nhân viên đi làm thực tế để chấm công vào bảng chấm công. - Phương pháp ghi: Bảng chấm công được lập hàng tháng, mỗi phòng ban, tổ đội phải lập một bảng chấm công sau đó chuyển lên phòng kế toán tổng hợp và lập bảng thanh toán lương. Bảng này ghi vào từng ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ và được treo ở nơi làm việc để mọi người kiểm tra, giám sát, kiến nghị về ngày lao động của mình. Cuối tháng người chấm công ký vào bảng chấm công chuyển về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và tiến hành tính lương. * THỦ TỤC THANH TOÁN LƯƠNG, TRẢ LƯƠNG Tại công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội việc thanh toán lương cho công nhân viên được chia thành hai kỳ + Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên theo tỷ lệ quy định căn cứ vào lương, cấp bậc. + Kỳ 2: Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán lương doanh nghiệp sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại trong tháng cho lái xe và nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ. Đến kỳ thanh toàn kế toán viết phiếu chi và tiến hành thanh toán lương. * THỦ TỤC THANH TOÁN BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG. - Bảng thanh toán Bảo hiểm dùng để thanh toán trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho người lao động, lập báo cáo quyêt toán bảo hiểm xã hội ở cơ quan bảo hiểm xã hội cuối tháng sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và trợ cấp cho từng người lao động trong doanh nghiệp bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. - Đến kỳ thanh toán bảo hiểm xã hội kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm chi thanh toán số tiền cho cơ quan bảo hiểm xã hội * BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG - Mục đích lập: Bảng thanh toán lương dùng để xác định số tiền lương các khoản phụ cấp mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong từng tháng và là cơ sở để thanh toán lương, là cơ sở để kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Cơ sở lập: Bảng thanh toán lương được lập dựa vào bảng chấm công của các tổ đội, phòng ban, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu ghi sản phẩm hoàn thành. - Phương pháp ghi: Bảng thanh toán lương do kế toán lập hàng tháng mỗi phòng ban được lập một bảng thanh toán lương riêng, sau đó kế toán sẽ tổng hợp lại và lập nên bảng thanh toán lương riêng cho toàn doanh nghiệp. Sau khi lập xong bảng được chuyển cho kế toán ký duyệt và là căn cứ để lập phiếu chi và phát lương khi lĩnh lương người lao động phải trực tiếp ký vào cột “ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.Bảng này được lưu lại phòng kế toán. * BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG - Muc đích lập: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ tiền lưong và các khoản trích theo lương dùng để phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn hàng tháng theo từng đối tượng tập hợp chi phí, là cơ sở để ghi nhật ký chung. - Cơ sở lập: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được lập dựa vào bảng thanh toán lương toàn doanh nghiệp. - Phương pháp ghi: Bảng này lập mỗi tháng một lần Cột 1: Ghi đối tượng sử dụng, ghi nợ cho các tài khoản 622, 627, 641, 642, 334 trừ vào lương …căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán ghi số tiền lương vào các cột 3,cột 4, cột 5. Cột 6 = Cột 3 + cột 4 + cột 5. Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành và tổng quỹ lương cơ bản của từng bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp để tính toán và ghi vào cột 7, cột 8, cột 9. Cột 10 =Cột 7 + cột 8 + cột 9 Cột 12 = Cột 6 + Cột 10 * Cơ sở và phương pháp ghi sổ tổng hợp tiền lương: tương tự như phương pháp ghi sổ tổng hợp tiền mặt tại quỹ 4.5. PHẦN HÀNH CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH 4.5.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Tại phần hành chi phí giá thành các chứng từ bao gồm: Chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ + Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua hàng không nhập kho mà sử dụng ngay cho sản xuất dịch vụ. - Chứng từ phản ánh chi phí nhân công trực tiếp: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu khao TSCĐ - Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn mua hàng Các chứng từ khác phản ánh chi phí bằng tiền khác * Sổ sách sử dụng Số chhi phí sản xuất kinh doanh Nhật ký chung Sổ cái Hàng kỳ tập hợp chi phí và tính giá thành các kế toán viên phụ trách các phần hành khác nộp lại các chứng từ trên, do phần hành mình phụ trách lập cho kế toán tổng hợp để tiến hành công việc tập hợp chi phí và tính giá thành. 4.1.2. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT VÀ TỔNG HỢP: Để tiến hành hạch toán chi tiết chi phí giá thành kế toán tổng hợp phải mở các sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi tài khoản 621, 622, 627 được mở riêng một sổ chi tiết theo dõi theo nơi phát sinh chi phí và sản phẩm dịch vụ làm ra. Cuối kỳ số tổng cộng trên sổ chi tiết nàyđược tổng hợp chuyển về tài khoản154, số liệu từ Tk 154 được dùng để lập bảng tính giá thành dịch vụ. 4.1.3. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ: Nhật ký chung Chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ Sổ CPSXKD thẻ tính giá thànhvà bảng tổng hợp chi phí khác Sổ cái TK 621,622,623,627, 154,631 Ghi chú Ghi cuối ngày Ghi cuối kỳ Giải thích sơ đồ Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ kế toán vào nhật ký chung đồng thời vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Từ sổ nhật ký chung kế toán viết sổ cái tài khoản 621, 622, 623, 627, 154, 631. PHẦNII CHUYÊN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN CHUYÊN ĐỀ Dù kinh doanh trong lĩnh vực nào, kết quả kinh doanh luôn là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp theo đuổi. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu này đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu từ tổ chức quản lý đến sản xuất kinh doanh và tiêu thụ. Do vậy tổ chức quá trình sản xuất, kinh doanh, tiêu thụ hợp lý, hiệu quả dã và đang trở thành một vấn đề bao trùm toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cũng như bao doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường, công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội luôn quan tâm tới việc tổ chức sản xuất, kinh doanh để thu được kết quả và lợi nhuận cao nhất. Là một công ty thương mại, dịch vụ chuyên kinh doanh các dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi do đó xác định kết quả kinh doanh là khâu hết xức quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty. Mặc dù gặp nhiều khó khăn do những nguyên nhân khách quan hay chủ quan nhưng công ty đã tổ chức công tác tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh một cách linh hoạt và hợp lý. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nói chung và tại công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội nói riêng, em đã chọn đề tài “Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội” làm đề tài tốt nghiệp của mình. II. THUẬN LỢI KHÓ KHĂN ẢNH HƯỞNG TỚI CHUYÊN ĐỀ: 1. THUẬN LỢI - Mai linh là một thương hiệu đã có tên tuổi và uy tín ở Việt Nam, là một công ty nhỏ trong bộ máy khổng lồ của tổng công ty Mai Linh công ty đã tận dụng được những ưu thế và kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, ngày càng được nhiều người sử dụng. Công ty có một kế toán chuyên về tiêu thụ và doanh thu, là người có nhiều kinh ngiệm trong quản lý kế toán. Có phương tiện kỹ thuật hiện đại chủ yếu là làm bằng máy lânh cao chất luợng kế toán Công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanhcủa công ty theo đúng luật kế toán Việt nam và được vận dụng một cách linh hoạt, đơn giản nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu quản lý. 2. KHÓ KHĂN Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách bằng xe Taxi nên việc tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh gặp không ít khó khăn. Cạnh tranh giữa các công ty: ngày càng có nhiều hãng Taxi ra đời dẫn tới sự cạnh tranh ngày càng gay gắt (doanh thu bị giảm sút) Công tác quản lý doanh thu chưa chặt chẽ giữa các đội xe, thu ngân và cheker dẫn đến thất thoát doanh thu Việc thu hồi các khoản công nợ gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng lớn tới xác định kết quả kinh doanh Các vấn đề về chi phí sửa chữa và giải quyết các vụ tai lạn là rất lớn chưa thu hồi ngay khó khăn trong việc xác định doanh thu cuối năm. III : NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN : “TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH” Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH HÀ NỘI. 1. Những thông tin chung khi hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ: - Từ khi thành lập đến nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ Công ty sử dụng trong ghi chép kế toán là: VND (Việt Nam đồng). * . Chứng từ sử dụng: Công ty áp dụng kế toán máy trong tất cả các giai đoạn của quá trình hạch toán, Công ty đang sử dụng là phần mềm ACsoft do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) – Trung tâm xúc tiến phát triển phần mềm doanh nghiệp (VSDC) cung cấp. Do vậy, mọi công tác đều được thực hiện trên máy tính trừ một số công việc như: viết hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ lái xe, biên bản kiểm kê kho. Là đơn vị hoạt động kinh doanh dịch vụ, Công ty cổ phần Mai Linh Hà Nội sử dụng những chứng từ phù hợp với loại hình hoạt động và quy mô của Công ty. Phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sử dụng chứng từ của hầu hết các phần hành khác do cần tập hợp để hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả (lãi, lỗ) của Công ty. Các chứng từ sử dụng là: + Hóa đơn GTGT. + Bảng kê hóa đơn chứng từ mua nhiên liệu, vật tư sửa chữa. + Chứng từ phản ánh khấu hao TSCĐ hữu hình và TSCĐ thuê tài chính. + Các chứng từ khác liên quan đến chi phí bến bãi, điểm đỗ. + Chi phí bảo hiểm. + Phí, lệ phí. + Phiếu thu. + Phiếu chi. + Báo cáo doanh thu … 1.2. Tài khoản sử dụng: Là một công cổ phần, công ty vẫn áp dụng bảng hệ thống TK theo quyết định 1141/1995 do Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, theo đặc thù của loại hình kinh doanh và phần mềm kế toán ACsoft quy định mà hệ thống tài khoản của Công ty cũng được chi tiết thành các tiểu khoản riêng theo yêu cầu và mục đích quản lý. Các TK sử dụng để hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là: - TK 154, 632, 511 (5113), 3331, 521 (5213), 642, 911 (9111), 421, 111, 131… Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản trị của Công ty các TK còn được chi tiết. Ví dụ TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”còn được chi tiết như sau: Mã số 5113 01 : Doanh thu Taxi. 5113 0101 : Doanh thu Taxi tiền mặt. 5113 0102 : Doanh thu Taxi card. 5113 0103 : Doanh thu Taxi hợp đồng. 511 02 : Doanh thu dịch vụ sửa chữa. 1.3. Sổ sách sử dụng: ACsoft là phần mềm thông dụng nhất hiện nay, ACsoft được viết phù hợp với hai hệ thống sổ là Nhật ký chứng từ và Nhật ký chung. Do đặc điểm và quy mô kinh doanh nên Công ty sử dụng hệ thống sổ là Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hóa công tác kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng tổng hợp chi tiết doanh thu hàng ngày… kế toán nhập dữ liệu vào máy phần kế toán tiền mặt hoặc phiếu kế toán khác dữ liệu sẽ tự kết chuyển vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết các tài khoản tương ứng. Vì vậy, kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào để xem xét theo nhu cầu quản lý ở bất cứ thời gian nào. Công ty áp dụng kế toán máy cho hầu hết các phần hành: kế toán tiền mặt, kế toán thanh toán, kế toán chi phí, giá thành và lên báo cáo. Quy trình ghi sổ phần hành hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chung được biểu diễn khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc (liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ) Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 5113, 632, 642, 911, 421 Sổ Cái TK 5113, 632, 642, 911, 421 Sổ tổng hợp chi tiết TK 5113, 632, 642, 911, 421 Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu. 1.5. PHƯƠNG THỨC TIÊU THỤ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ: Trong điều kiện kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh của nhiều Công ty khác cũng hoạt động trong lĩnh vực này, để nâng cao lợi nhuận đòi hỏi phương thức tiêu thụ phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời cũng phải phù hợp với loại hình hoạt động của Công ty là cung cấp dịch vụ. Dịch vụ không có hình thái vật chất nên không có tồn kho, quá trình phục vụ khách hàng cũng là quá trình tiêu thụ, vì thế phương thức tiêu thụ của Công ty là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Hiện nay, Công ty đang cố gắng đa dạng hóa các hình thức thanh toán của khách hàng để cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất, phù hợp nhất với mọi loại khách hàng. Các hình thức thanh toán của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của Công ty đó là: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt (đối với khách vãng lai). - Thanh toán trả chậm (đối với khách hàng thường xuyên), kỳ thanh toán trung bình là 30 ngày. Trả chậm dưới các hình thức sau: + Sử dụng thẻ Taxi card (đối với những khách hàng thường xuyên, ký hợp đồng dịch vụ Taxi với Công ty). + Biên lai cước phí (Đối với trường hợp khách hàng đi đường dài) + Lệnh điều xe. - Ngoài ra còn có hình thức khác là in mệnh giá thẻ Taxi coupon, thẻ có mệnh giá xác định, tặng cho khách hàng (thẻ có hai loại mệnh giá là 10.000đ và 20.000đ). Tóm lại, bằng các phương thức thanh toán nhanh gọn, giá cước mềm dẻo, cùng phương thức tiêu thụ hợp lý, Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội đã thu hút được một lượng lớn khách hàng, đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay với lượng khách đi xe ngày càng tăng bù đắp các khoản chi phí và có lãi, nâng cao thu nhập cho công ty, cải thiện đời sống của lái xe cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty. 2. Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ: Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh dịch vụ, sản phẩm cuối cùng của Công ty chính là dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi. Trong đó, dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng bằng Taxi thu trực tiếp bằng tiền mặt là hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty. Nguyên tắc xác định doanh thu kinh doanh Taxi của Công ty: - Là toàn bộ số tiền phải thu của khách hàng thể hiện trên đồng hồ tính tiền và đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Phương thức tổ chức quản lý: - Toàn bộ doanh thu của hoạt động Taxi được thể hiện trên các bảng kê doanh thu theo từng ca xe của từng ngày. Các bảng kê doanh thu được lưu trữ tại phòng Kế toán – Tài chính, có đầy đủ chữ ký của nhân viên Checker, nhân viên thu ngân và của các lái xe trong ca. Hoạt động cung cấp dịch vụ Taxi và dịch vụ cho thuê xe chịu thuế GTGT với thuế suất là 5%. Hoạt động cung cấp dịch vụ sửa chữa chịu thuế GTGT với thuế suất 10%. 2.1. Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách bằng Taxi (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay trả chậm): Bảng 1: Giá cước Taxi: Loại 4 chỗ Loại 7 chỗ 500m đầu: 2.000đ 167m tiếp theo: 1.000đ Từ 11km trở đi: 3.600km 500m đầu: 3.000đ 143m tiếp theo: 1.000đ Từ 11km trở đ._.