Kế toán tiêu thụ tại Công ty Chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh

oanh của doanh nghiệp, Nhà nước thâu tóm và quyết định tất cả các vấn đề kinh doanh như: mặt hàng, giá cả , đối tượng phân phối, số lượng sản xuất ... Doanh nghiệp hoạt động tuân theo một hệ thống chỉ tiêu kế hoạch từ trên giao xuống, và như vậy vô hình chung các doanh nghiệp không chịu tự vận động, luôn trông chờ ở Nhà nước. Nhưng ngày nay, bước sang cơ chế mới mọi hoạt động kinh doanh đều được các doanh nghiệp tính toán kỹ càng, tính tự chủ của các chủ thể kinh tế rất cao. Họ phải tự bù đắp chi phí và tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Thành công trong kinh doanh của một doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, nhưng khi doanh nghiệp tổ chức tốt khâu tiêu thụ hàng hoá coi như doanh nghiệp đã đạt được phần lớn sự thành công của mình. Bởi lẽ có tiêu thụ được sản phẩm hàng hoá, có chiến lược kinh doanh thích hợp thì doanh nghiệp mới có thể tạo ra được nguồn doanh thu lớn. Trên cơ sở đó tăng lợi nhuận. Có tiêu thụ được thì doanh nghiệp mới có khả năng thu hồi vốn trang trải các khoản nợ, có khả năng thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, ổn định tình hình tài chính, thực hiện tái sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Tuy nhiên, để duy trì được một quá trình kinh doanh và phát triển ổn định bền vững thì việc phân tích hoạt động kinh tế và hạch toán kế toán nhằm đánh giá chính xác kịp thời hiệu quả kinh doanh là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Trên thực tế công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý mang tính khoa học toàn diện, giúp cho các đơn vị luôn nắm chắc được những gì mình có, biết được những gì cần phải làm và những gì sẽ đạt được. Chính vì tầm quan trọng của khâu tiêu thụ và sự cần thiết của kế toán nên kế toán tiêu thụ được xem là một phần hành kế toán trọng yếu trong hệ thống hạch toán kế toán của doanh nghiệp . Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Quảng Ninh, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Phạm Đức Cường và sự giúp đỡ của các cô ( các chị ) phòng kế toán cùng với sự tiếp cận thực tế công tác kế toán của Công ty tôi đã chọn đề tài: "Kế toán tiêu thụ tại Công ty Chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh". Nội dung bản luận văn gồm có 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường. Phần II : Tình hình thực hiện công tác kế toán tiêu thụ tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Quảng Ninh. Phần III : Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Quảng Ninh. Mục lục. Trang lời mở đầu 1 Phần I: Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường. 5 II. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá. 7 1. Khái niệm hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá. 7 1.1. Hàng hoá 7 1.2. Tiêu thụ hàng hoá và sự cần thiết phải hạch toán tiêu thụ hàng hoá. 8 2. Tính giá hàng hoá 11 2.1. Tính giá nhập 11 2.2. Tính giá xuất 11 3. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán 15 3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. 15 3.2. Các phương thức thanh toán. 19 4. Yêu cầu đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. 22 5. Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. 23 III. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. 24 1. Hạch toán ban đầu. 24 2. Hạch toán chi tiết hàng hoá 26 3. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. 28 3.1. Tài khoản sử dụng. 28 3.2. Phương pháp hạch toán. 31 4. Hạch toán theo phương pháp kê định kỳ. 35 4.1. Tài khoản sử dụng. 36 4.2. Phương pháp hạch toán. 36 IV. Sổ sách kế toán. 38 1. Hình thức chứng từ ghi sổ. 39 2. Hình thức nhật ký chứng từ. 40 3. Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái. 41 4. Hình thức nhật ký chung. 42 Phần II: Tình hình thực hiện công tác kế toán tiêu thụ tại công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh. 44 I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. 44 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. 44 2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý của công ty. 44 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 44 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 47 3. Tổ chức công tác kế toán. 48 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. 48 3.2. Tổ chức sổ kế toán. 51 II. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tạicông ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh. 53 1. Các phương thức thanh toán và tiêu thụ hàng hoá 53 2. Phương pháp kế toán 54 2.1 . Tổ chức hạch toán ban đầu 54 2.2 . Hạch toán tổng hợp 58 Phần III . Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ tại Công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh. 72 I. Đánh giá khái quát về công tác hạch toán tiêu thụ của Công ty 72 II. Một số kiến nghị đề xuất nhằm cải thiện về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá. 73 1. Phương hướng hoàn thiện hoàn thiện 73 2. Các giải pháp hoàn thiện 75 3. Phương hướng nâng cao hiệu quả 80 Phần kết luận 81 Phần I : Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường I. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá. 1.1 Khái niệm hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá. 1.1.1 Hàng hoá. Hàng hoá là một vật phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người và đi vào quá trình tiêu dùng thông qua mua - bán. Tuy nhiên, không phải bất kỳ vật phẩm nào cũng là hàng hoá. Hàng hoá phải bảo đảm 2 thuộc tính đó là giá trị và giá trị sử dụng. Giá trị sử dụng của hàng hoá là công dụng của vật phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người. Giá trị sử dụng của hàng hoá có đặc điểm:là giá trị sử dụng không phải cho người sản xuất trực tiếp mà là cho người khác, cho xã hội. Giá trị sử dụng đến tay người khác - người tiêu dùng phải thông qua mua - bán. Giá trị trao đổi biểu hiện là quan hệ tỷ lệ về số lượng trao đổi lẫn nhau giữa các giá trị sử dụng khác nhau. Hai hàng hoá có giá trị sử dụng khác nhau có thể trao đổi được với nhau. Và giá trị là cơ sở của giá trị trao đổi còn giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị. 1.1.2. Tiêu thụ hàng hoá và sự cần thiết phải hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh, là mối quan hệ giao dịch giữa người mua và người bán. Trong đó người bán mất quyền sở hữu về hàng hoá được quyền sở hữu về tiền tệ, còn người mua thì mất quyền sở hữu về tiền tệ được quyền sở hữu về hàng hoá. Đứng trên góc độ luân chuyển vốn thì tiêu thụ hàng hoá là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ, đây là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá thông qua trao đổi sản phẩm. Như vậy có tiêu thụ mới giải quyết vấn đề tồn kho, ứ đọng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn làm cho hoạt động kinh doanh phong phú và đa dạng hơn. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường doanh nghiệp phải quyết định về sự sống còn của mình thì tiêu thụ càng đóng một vai trò quan trọng.Như Các Mác đã khẳng định "Lưu thông vừa là tiền đề, vừa là điều kiện, vừa là kết quả của sản xuất". Trong doanh nghiệp thương mại thì chu trình tái sản xuất bao gồm 2 khâu: mua và bán hàng hoá, tiền - hàng - tiền. Tiêu thụ hàng hoá là 1 khâu trong quá trình lưu thông hàng hoá và là yếu tố của quá trình tái sản xuất. Theo quan điểm của hiệp hội kế toán Quốc tế ( IFAC) thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng hoặc được quyền thu tiền bán hàng. Như vậy, tiêu thụ là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đưa sản phẩm hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tiêu thụ là một trong những khâu của lưu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất, phân phối với một bên là tiêu dùng. Nhưng tiêu thụ sản phẩm hàng hoá không đồng nghĩa với việc bán sản phẩm hàng hoá mà tiêu thụ phải được hiểu theo nghĩa rộng hơn bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng và xuất hàng hoá theo nhu cầu của khách hàng với mục đích mang lại hiệu quả cao nhất. Nó được xem như là một quá trình kinh tế. Xét trên góc độ kinh tế, tiêu thụ sản phẩm là việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá để nhận được một lượng giá trị tương đương. Theo đó quá trình tiêu thụ hàng hoá gồm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Đơn vị bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để xuất giao cho đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua hàng. Giai đoạn này phản ánh một mặt của quá trình vận động của sản phẩm hàng hoá. Giai đoạn 2: Khách hàng kiểm tra và nhận hàng hoá theo yêu cầu, sau đó thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán theo các hình thức đã thoả thuận. Khi đó quá trình tiêu thụ hàng hoá sẽ được hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp chi phí và hình thành kết quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại việc đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các mục tiêu, chiến lược mà doanh nghiệp theo đuổi thúc đẩy vòng quay của quá trình tái sản xuất qua đó tái sản xuất và việc tái sản xuất mở rộng. Hoạt động tiêu thụ là thước đo để đánh giá sự cố gắng, sức mạnh trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp áp dụng những biện pháp tiêu thụ đúng đắn thì doanh số bán ra sẽ tăng lên từ đó mở rộng thị trường, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, chứng tỏ được vị thế của doanh nghiệp trên thương trường . Dưới góc độ nền kinh tế quốc dân, thực hiện tốt khâu tiêu thụ là cơ sở của việc điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, góp phần vào cân đối cung cầu, đảm bảo sự phát triển cân đối của từng ngành hoặc giữa các ngành với nhau. Bên cạnh đó tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa lớn trong việc thúc đẩy, sử dụng nguồn lực và phân bổ nguồn lực có hiệu quả đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung và với doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, việc tổ chức tiêu thụ hàng hoá là rất cần thiết. Vì việc tổ chức kế toán tiêu thụ 1 cách khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin cho chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho các phần hành kế toán khác... Từ đó để có thể lựa chọn phương án kinh doanh, cách thức đẩy mạnh tiêu thụ sao cho có hiệu quả nhất. Đồng thời qua các số liệu do kế toán tiêu thụ trên các báo cáo tài chính Nhà nước nắm được tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Từ đó thực hiện chức năng kiểm soát vĩ mô nền kinh tế. Chính vì vậy kế toán tiêu thụ có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp nói riêng và các đối tượng quan tâm khác nói chung. 1.2. Tính giá hàng hoá 1.2.1 . Tính giá nhập Hàng hoá nhập trong kinh doanh thương mại theo quy định được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng như tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế VAT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ trong giá mua không bao gồm thuế VAT đầu vào, còn với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trong giá mua bao gồm cả thuế VAT đầu vào: Giá thực tế Giá mua Chi phí Chi phí Giảm giá hàng hoá thu mua = ghi trên + sơ chế + thu mua - hàng mua trong nước hoá đơn hoàn thiện hàng hoá được hưởng Giá thực tế hàng thuê ngoài = Giá mua hàng hoá + Chi phí liên quan đến (hoặc tự gia công chế biến) xuất gia công việc gia công. Như vậy, giá thực tế hàng hoá bao gồm 2 bộ phận: Trị giá mua (kể cả thuế phải nộp) và chi phí thu mua.. 1.2.2. Tính giá xuất Để có số hiệu hạch toán, cũng như xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp cần phải xác định phương pháp tính trị giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ của doanh nghiệp. Khi sản phẩm hàng hoá đã được tiêu thụ được phản ánh doanh thu thì đồng thời giá trị hàng hoá xuất kho hoặc gửi bán cũng phải được phản ánh giá vốn (Giá vốn hàng hoá tiêu thụ = Trị giá mua của hàng xuất kho + Chi phí thu mua phân bổ).Kế toán cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp để lựa chọn một trong các phương pháp tính giá thực tế xuất của hàng bán cho thích hợp. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hoá xuất bán trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế của hàng hoá = Số lượng hàng hoá x Giá đơn vị bình quân xuất kho xuất kho Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: - Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Lượng thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách này có ưu điểm là đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Công việc tính toán lại dồn vào cuối kỳ nên gây ảnh hưởng đến công tác kế toán cuối kỳ. - Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) cuối kỳ trước Lượng thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này có ưu điểm là tính toán đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động của hàng hoá nhưng trong trường hợp giá cả biến động không ổn định giữa các kỳ thì độ chính xác của cách này là không cao. - Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Cách này có ưu điểm là đảm bảo độ chính xác tương đối cao, tính cập nhật thường xuyên. Khắc phục được nhược điểm của hai cách trên. Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều rất phức tạp đối với việc tính toán bằng tay. Phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có số lần mua hàng ít trong kỳ nhưng với số lượng lớn hoặc áp dụng máy tính vào công tác kế toán. * Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết rằng số hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng hoá mua trước sẽ được dùng làm để tính giá thực tế hàng hoá xuất trước và do vậy giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số hàng hoá mua vào sau cùng. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm là thích hợp vì phương pháp này có ưu điểm là giá mua của hàng hoá tồn kho trên báo cáo kế toán sát với giá thị trường thời điểm lập báo cáo.Phương pháp này có nhược điểm không sử dụng thích hợp khi có lạm phát. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định hàng hoá mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. Như vậy, giá trị mua của hàng hoá xuất kho là giá mua của hàng hoá mua vào nhập kho sau, giá mua của hàng hoá tồn kho là giá mua của hàng hoá mua vào nhập kho trước. Việc tính giá mua hàng hoá xuất kho theo phương pháp này có ưu điểm giá mua của hàng hóa xuất kho phù hợp với chi phí mua hàng hoá hiện hành. Do đó phương pháp này sử dụng thích hợp khi có lạm phát. * Phương pháp trực tiếp (Phương pháp thực tế đích danh) Theo phương pháp này dựa vào cơ sở thực tế xuất hàng hoá nào thì tính giá trị thực tế đích danh của hàng hoá đó và giữ nguyên giá đó từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho để bán. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến trong các đơn vị kinh doanh vàng bạc, đá quý, theo lô hàng, những sản phẩm có tính đơn vị cao phương pháp này có ưu điểm là xác nhận chính xác giá trị thực tế xuất kho của từng lô hàng. * Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ hàng hoá biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc 1 giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Giá hạch toán hàng xuất kho x Hệ số giá (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá = Trị giá mua thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp này thì có thể giảm nhẹ bớt công việc ghi sổ và tính trị giá vốn của hàng hoá bán ra vì khi sử dụng giá hạch toán hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán. Đối với chi phí thu mua do liên quan đến cả lượng hàng tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ nên cần phải được phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng chưa tiêu thụ. Chi phí thu mua Chi phí thu mua + Chi phí mua hàng Trị giá mua phân bổ cho hàng hoá = của hàng đầu kỳ phát sinh trong kỳ x của hàng tiêu thụ trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ xuất kho Như vậy, mỗi phương pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất đều có những ưu, nhược điểm của nó. Phương pháp giá thực tế đích danh phản ánh giá trị thực tế của từng lô hàng hoá xuất kho. Phương pháp giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) có xu hướng che dấu sự biến động của giá. Phương pháp nhập trước xuất trước cung cấp một cách đánh giá hàng hoá tồn kho trên bảng cân đối kế toán sát với giá hiện hành của hàng hoá thay thế nhất. Phương pháp nhập sau xuất trước chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định giá vốn của hàng hoá, do đó kết quả của nó là sự tương xứng giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo kết quả kinh doanh. Trong một thị trường ổn định. khi giá cả không thay đổi thì việc tính giá mua của hàng hoá xuất kho theo bất cứ phương pháp nào là không quan trọng vì khi đó tất cả các phương pháp đều cho một kết quả như nhau. Tuy nhiên trên thực tế không phải như vậy, giá cả luôn biến động và thay đổi thường xuyên. Chính vì vậy, việc cần phải lựa chọn cho mình 1 phương pháp xác định trị giá mua của hàng hoá xuất thích hợp sao cho có lợi nhất mà vẫn phản ánh đúng thực chất trị giá hàng tồn kho của doanh nghiệp, vẫn tuân theo các qui định của Bộ tài chính là điều rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tuân thủ thống nhất thực hiện theo một phương pháp trong kỳ kế toán do việc lựa chọn mỗi phương pháp tính giá mua hàng hoá xuất kho khác nhau sẽ cho 1 kết quả khác nhau. Đồng thời, để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận. 1.3. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và các phương thức thanh toán. 1.3.1 . Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. a. Phương thức bán buôn. Bán buôn là quá trình bán hàng cho các đơn vị, doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp sản xuất và tổ chức kinh tế khác mà kết thúc của quá trình này, sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp vẫn nằm trong lưu thông chưa đi vào tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng vẫn chưa được thực hiện hoàn toàn. Bán buôn có 2 hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. a1. Bán buôn qua kho: Là hình thức bán buôn hàng hoá mà hàng bán được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi bên mua nhận được hàng , đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Một liên của chứng từ giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Số hàng đã giao nhận xong được coi là tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá chuyển đến giao cho bên mua, tại địa điểm đã thoả thuận trước trong hợp đồng bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá được chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Số hàng này chỉ được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc nhận được giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 1 liên chứng từ gửi cho bên mua cùng với vận đơn, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. a2. Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức bán hàng mà hàng hoá được giao thẳng từ kho của bên cung cấp (đơn vị bán cho doanh nghiệp thương mại), được giao thẳng từ bến cảng, nhà ga cho bên mua, doanh nghiệp bỏ qua quá trình nhập kho hàng hoá. Khi áp dụng phương thức này doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu thông, đẩy nhanh sự vận động của hàng hoá.Bán buôn vận chuyển thẳng được thực hiện dưới 2 hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này doanh nghiệp bán buôn tiến hành thanh toán với bên cung cấp về việc mua hàng, đồng thời vừa tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng. Nghĩa là vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng và mua hàng ở doanh nghiệp bán buôn. Tuỳ theo hợp đồng giữa các bên, nếu hàng giao thẳng do đơn vị bán buôn chuyển cho bên mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán buôn, chỉ đến khi nhận được tiền thanh toán hoặc bên mua chấp nhận thanh toán thì số hàng này mới được chuyển quyền sở hữu và coi là tiêu thụ. Còn nếu bên mua đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao hàng xong số hàng này được coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng do đơn vị bán buôn lập. Một liên của chứng từ gửi theo hàng cùng với vận đơn cho bên mua, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này đơn vị bán buôn là người trung gian giữa bên cung cấp với bên mua. Khi đó đơn vị bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và làm thủ tục thanh toán tiền mua hàng với bên cung cấp. Đơn vị bán buôn trong trường hợp này không phát sinh các nghiệp vụ về mua bán hàng mà chỉ được hưởng hoa hồng môi giới do bên cung cấp hoặc bên mua trả. b. Phương thức bán lẻ: Là phương thức bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Trong phương thức này, khối lượng hàng hoá giao dịch thường nhỏ, hàng hoá tách khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hóa được thực hiện hoàn toàn. Thời điểm xác định hàng bán là thời điểm kế toán nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá. Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và nghiệp vụ giao hàng tách rời nhau nhằm mục đích chuyên môn hoá trong công tác bán hàng. Doanh nghiệp bố trí 1 nhân viên thu ngân chuyên thu tiền viết hoá đơn hay tích kê mua hàng cho khách hàng. Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên thu ngân phải nộp tiền cho thủ quỹ và theo định kỳ phải kiểm kê hàng hoá và lập báo cáo bán hàng. Do có sự tách rời giữa người bán và người thu tiền nên sẽ tránh được sai sót mất mát hàng hoá và tiền tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể. Tuy nhiên hình thức này lại gây nhiều khó khăn cho khách hàng vì họ sẽ phải lấy hàng ở 1 nơi, thanh toán ở nơi khác nên mất nhiều thời gian. Do vậy,hình thức này chỉ đựơc áp dụng cho những mặt hàng có giá trị lớn. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng được thực hiện trên 1 quầy hàng do nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá đã bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Phương thức bán hàng này khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vững vàng chuyên môn giỏi, nhanh nhẹn, hoạt bát, có trách nhiệm cao tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách. Ngày nay để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của xã hội, trong bán lẻ các doanh nghiệp thương mại còn sử dụng 1 số hình thức bán hàng khác như bán hàng tự chọn, bán hàng theo hình thức đặt hàng...vv Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường ngoài phương thức bán buôn, bán lẻ các doanh nghiệp còn áp dụng 1 số phương thức tiêu thụ khác *Phương thức tiêu thụ đại lý, ký gửi: Theo phương thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng cho cơ sở đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ mà doanh nghiệp thương mại sẽ trả. Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi chính thức được coi là tiêu thụ (bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) * Phương thức bán hàng trả góp: Bán hàng trả góp là việc bán hàng thu tiền nhiều lần, sản phẩm hàng hoá sau khi giao cho người mua thì đựơc coi là tiêu thụ và người bán ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên, về thực chất thì quyền sở hữu chỉ thực sự chuyển giao cho ngưòi mua khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Người mua do thanh toán chậm nên phải chịu 1 phần lãi trên số trả trậm theo 1 tỷ lệ nhất định. * Phương thức hàng đổi hàng: Là phương thức mà doanh nghiệp đã thực hiện việc trao đổi sản phẩm hàng hoá của mình để nhận sản phẩm hàng hoá khác.Phương thức này có nhiều thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết đựơc lượng hàng hoá tồn kho.Sản phẩm khi giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và doanh nghiệp xác định doanh thu,doanh thu tính theo giá bán của hàng hoá, dịch vụ cùng loại tương đương trên thị trường tại thời điểm trao đổi. Nhìn chung mỗi phương thức tiêu thụ đều có ưu nhược điểm riêng. Thị trường càng phát triển thì càng có nhiều phương thức tiêu thụ khác nhau. Nhưng dù chọn phương thức nào thì cần phải đạt đựơc mục đích cuối cùng là đem lại hiệu quả cao nhất trong việc tiêu thụ hàng hoá. 1.3.2.Các phương thức thanh toán. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau... mà doanh nghiệp và người mua có thể lựa chọn sử dụng các phương thức, hình thức thanh toán khác nhau. a. Phương thức thanh toán trực tiếp - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hoá dich vụ, thì bên mua xuất tiền ngân phiếu để trả trực tiếp tương ứng với giá cả mà 2 bên đã thoả thuận. - Hình thức hàng đổi hàng: Theo hình thức này khi bên bán chuyển giao hàng hoá cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng có giá trị tương ứng với giá trị lô hàng đã nhận được từ bên bán. b. Phương thức thanh toán không trực tiếp Thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển tài khoản của doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa 2 bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thường là ngân hàng.Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng và từng thương vụ mà việc thanh toán không trực tiếp có thể được thực hiện theo 1 số hình thức sau: - Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặt biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền trên tài khoản của mình trả cho người được hưởng có tên trên tờ séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Thực chất là sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả cho người được hưởng. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua, thì sẽ lập 1 uỷ thác thu yêu cầu ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua về trị giá hàng hoá đã chuyển giao hoặc dịch vụ cung ứng trên cơ sở chứng từ, hoá đơn thanh toán. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đối với ngân hàng bên bán yêu cầu ngân hàng này tiến hành trả tiền cho đơn vị bán căn cứ vào bộ chứng từ thanh toán mà đơn vị bán xuất trình phù hợp với các điều khoản được thể hiện trong thư tín dụng. Người mua căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết làm giấy đề nghị mở thư tín dụng gửi tới ngân hàng phục vụ mình, yều cầu ngân hàng mở 1 thư tín dụng cho người bán hưởng. Người mua phải ký quỹ trước vào tài khoản tiêu thụ tín dụng do ngân hàng qui định. - Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán là 1 phương tiện thanh toán do ngân hàng phát hành bán cho các đơn vị, tổ chức kinh tế ...vv... để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý hay các quầy trả tiền mặt tự động của ngân hàng. - Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà 2 bên tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải chi số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Hình thức này áp dụng trong trường hợp 2 bên có quan hệ mua bán hàng hoá lẫn nhau. c. Phương thức thanh toán chậm: Theo phương thức này khi người bán giao hàng cho người mua thì người mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu ở người mua. Hết thời hạn tín dụng theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán. Phương thức thanh toán này thường áp dụng trong trường hợp 2 bên có mỗi quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. Trong nền kinh tế thị trường, việc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá đồng nghĩa với việc thanh toán nhanh gọn. Vì vậy, doanh nghiệp phải áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán tuỳ theo đặc điểm của từng thương vụ, từng phương thức bán miễn là việc thu tiền hàng được kịp thời và đầy đủ nhất. 1.4. Yêu cầu đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. - Kế toán tiêu thụ cần hạch toán chi tiết từng mặt hàng tiêu thụ và từng khách hàng trên cơ sở chi tiết. Kế toán cần theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng và phải có địa chỉ của khách hàng. Từ các số liệu kế toán, tổng hợp các chỉ tiêu theo tháng hay quý để tiện theo dõi kiểm tra. - Kết hợp giữa hạch toán tổng._. hợp và hạch toán chi tiết để phản ánh được các chỉ tiêu bán hàng. - Kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán. Hạch toán nghiệp vụ do nhân viên bán hàng thực hiện ghi thẻ quầy hàng, lập báo cáo bán hàng thường ngày, viết hoá đơn bán hàng. - Công tác tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp phải được xây dựng theo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý có thể nắm được quá trình hoạt động của mỗi bộ phận, đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng nhóm mặt hàng và từng địa điểm kinh doanh. Trong công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì việc thực hiện tốt các yêu cầu sẽ góp phần thực hiện tốt chức năng của kế toán. Các thông tin mà kế toán cung cấp trở lên chính xác và thiết thực giúp cho nhà quản lý có quyết định đúng đắn trong công tác tiêu thụ hàng hoá. 5. Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. - Ghi chép, phản ánh kịp thời và đầy đủ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán bán hàng cần theo dõi, ghi chép về số lượng, kết cấu chủng loại và giá cả của hàng bán, ghi chép doanh thu bán hàng theo từng nhóm mặt hàng, theo từng đơn vị trực thuộc ( các cửa hàng, quầy hàng...). Kiểm tra giám sát hàng bán ở mọi trạng thái ( hàng gửi bán, hàng đang đi đường...). - Xác định đúng đắn thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để lập báo cáo bán hàng và ghi nhận doanh thu. - Lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý, phản ánh và giám đốc chính xác tình hình thu hồi tiền hàng, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua theo từng lô hàng. - Tính toán chính xác trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ. Do việc tính toán trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh nên kế toán phải có nhiệm vụ chấp hành nguyên tắc, chế độ về tính trị giá vốn, nếu có sự thay đổi trong cách tính toán phải có văn bản chỉ rõ và nêu được nguyên nhân cụ thể. - Cung cấp, kịp thời đầy đủ chính xác các thông tin cần thiết về tình hình tiêu thụ hàng hoá, phục vụ cho việc chỉ đạo kinh doanh. - Phản ánh, kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch bán hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả, thời hạn, giám đốc sự an toàn của hàng hoá cho đến khi người mua nhận hàng. - Kiểm tra chặt chẽ chứng từ, đảm bảo chứng từ được lập và luân chuyển đúng qui định hiện hành, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót nhưng không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu ghi chép quản lý. II. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. 2.1. Hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán, để làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Công tác hạch toán ban đầu gồm các nội dung sau: Xác định các loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, người lập chứng từ, số lượng chứng từ cần lập và trình tự luân chuyển các loại chứng từ đó. Các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng là các báo cáo bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT), hoá đơn bán hàng, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán tiền hàng, bảng thanh toán hàng đại lý, bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ... Các mẫu chứng từ này do Bộ tài chính quy định, phát hành và hướng dẫn sử dụng. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ, hoá đơn do doanh nghiệp phát hành nhưng phải được đăng ký với Bộ tài chính và chỉ được sử dụng sau khi đã được chấp nhận bằng văn bản. Chứng từ kế toán phải gồm đầy đủ các yếu tố như trong quy định. Phải được lập đầy đủ số liên, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ. Nếu viết sai cần huỷ bỏ nhưng không xé rời khỏi cuống. Chữ ký của người chịu trách nhiệm phải rõ ràng không được ký qua giấy than bên dưới phải được ghi đầy đủ họ tên, con dấu phải rõ nét. Thủ trưởng và kế toán trưởng không được ký lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn. Trình tự và thời gian luân chuyển của chứng từ do kế toán trưởng của đơn vị quy định, chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải được tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ - Kiểm tra chứng từ - Ghi sổ - Lưu trữ chứng từ Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại bảo quản và lưu trữ theo đúng qui định của chế độ lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán của Nhà nước. Đối với mỗi phương thức bán hàng khác nhau lại có công tác hạch toán ban đầu khác nhau: * Đối với nghiệp vụ bán buôn Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT trong đó ghi rõ phần giá bán chưa có thuế và thuế GTGT, tổng giá thanh toán (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn bán hàng, tổng giá trị thanh toán gồm cả giá bán và thuế GTGT (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Phiếu xuất kho hoá đơn bán hàng chuyển thẳng, vận đơn, các chứng từ thanh toán, giấy báo nhập hàng và chấp nhận thanh toán... Các chứng từ này được lập dựa vào thực tế nghiệp vụ phát sinh và hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. * Đối với nghiệp vụ bán lẻ Chứng từ sử dụng là hoá đơn bán hàng, hoặc bảng kê bán lẻ hàng hoá đối với những mặt hàng không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các chứng từ như bảng kê nhận hàng và thanh toán tiền hàng, biên bản xử lý thừa thiếu hàng, các chứng từ thanh toán... 2.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho. 2.2.1. Phương pháp thẻ song song. - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm hàng hoá. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm hàng hoá. - ở phòng kế toán: Kế toán hàng hoá mở thẻ kế toán chi tiết hàng hoá cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết hàng hoá và tính ra số tiền sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại hàng hoá số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Giống phương pháp thẻ song song ở trên . - Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết hàng hoá mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ hàng hoá theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ hàng hoá, mỗi thứ chỉ ghi 1 dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày, Quan hệ đối chiếu, Ghi cuối tháng 2.2.3. Phương pháp sổ số dư. - Tại kho: Giống các phương pháp trên . Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng hàng hoá quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từt và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất hàng hoá. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng hàng hoá tồn kho cuối tháng theo từng hàng hoá vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. - Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm hàng hoá (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hàng hoá - Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho 1 tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra dư cuối tháng của từng nhóm hàng hoá. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán hàng hoá tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán ) Sơ đồ hạch toán hàng hoá theo phương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu ghi nhận c.từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất , tồn kho vật tư Phiếu giao nhận c.từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày, Quan hệ đối chiếu, Ghi cuối tháng 2.3. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục. Phương pháp này đựơc sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những thuận lợi của nó. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá có giá trị thấp thường xuyên xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Mặc dù vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho 1 cách kịp thời cập nhập. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đựơc lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hoá. 2.3.1. Tài khoản sử dụng * TK 156. Hàng hoá : Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy chi tiết theo từng kho quầy, từng loại, nhóm... hàng hoá Bên Nợ : - Phản ánh giá trị thực tế của hàng hoá nhập kho (giá mua và chi phí thu mua) Bên Có : - Trị giá mua của hàng hoá xuất kho, quầy. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Số dư Nợ : Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. TK 156 chi tiết thành 2 tài khoản cấp II. - TK 1561 - Giá mua hàng hoá - TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. * TK 157. Hàng gửi bán: Dùng để phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán, ký gửi đại lý chưa được chấp nhận. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: - Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận. Bên Có: - Giá trị hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán. - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại. Số dư Nợ: - Giá trị hàng gửi bán chưa đựơc chấp nhận * TK 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 511 được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu. Từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Tổng số doanh thu bán hàng ghi nhận ở đây có thể là tổng giá thanh toán (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp cũng như đỗi với các đối tượng không chịu thuế VAT) hoặc giá không có thuế (với các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ) Bên Nợ: - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) tính trên doanh số bán ra trong kỳ. - Số giảm giá hàng hoá và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ. Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. TK 511 không có số dư cuối kỳ và gồm 4 tài khoản cấp II - TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá. - TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm. - TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá * TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 công ty, tổng Công ty, tập đoàn... hạch toán toàn ngành. Ngoài ra tài khoản này còn sử dụng để theo dõi các khoản được coi là tiêu thụ nội bộ khác như sử dụng sản phẩm, hàng hoá dịch vụ vào hoạt động sản xuất kinh doanh hay trả lương, trả thưởng cho công nhân viên chức.. TK 512 có kết cấu nội dung tương tự như tài khoản 511 và có 3 tài khoản cấp II - TK 5121 . Doanh thu bán hàng hoá - TK 5122 . Doanh thu bán sản phẩm - TK 5123 . Doanh thu cung cấp dịch vụ. * TK 531 - Hàng bán bị trả lại. Tài khoản 531 dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của TK 511 để tính toán doanh thu thuần. Bên Nợ : -Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên Có : -Kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại. Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ. * TK 532 - Giảm giá hàng bán. Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Được hạch toán vào tài khoản này bao gồm các khoản giảm giá do những nguyên nhân thuộc về người bán. Bên Nợ: -Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên Có: -Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán TK 532 Không có số dư cuối kỳ. * TK 632 - Giá vốn hàng bán. Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Bên Nợ: -Trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp ( đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) Bên Có: -Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và giá vốn của số hàng bán bị trả lại. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như : TK111, TK 112, TK131, TK 138 ,TK3331,... 2.3.2. Phương pháp hạch toán. * Phương pháp kế toán nghiệp vụ tiêu thụ đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Bán buôn theo phương thức trực tiếp Khi chuyển giao hàng hoá cho người bán kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1, Trị giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ Nợ TK 632 : Trị giá mua của hàng hoá tiêu thụ Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho Có TK 151,331,111,112: Bán buôn vận chuyển thẳng ( không qua kho) có tham gia thanh toán. Phản ánh số thuế gtgt được khấu trừ Nợ TK 1331: Có TK 331,112,111: BT2, Doanh thu của hàng tiêu thụ: Nợ TK 111,112,131,1368... : Tổng giá trị thanh toán Có TK 511.512: Doanh thu bán hàng ( không thuế VAT) Có TK 3331: Thuế VAT đầu ra phải nộp. BT3, Các khoản chi hộ cho bên mua( nếu có) Nợ TK138 ( 1388) Có TK 111, 112,331... Khoản giảm giá hàng bán phát sinh: Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán ( Không kể thuế VAT) Nợ TK 3331: Thuế VAT tương ứng với só giảm giá. Có TK 131, 111,112,3388...: Tổng số giảm giá ( Cả thuế VAT ) trả cho khách hàng .Doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Số doanh thu hàng bán bị trả lại (không kể thuế VAT) Nợ TK 3331: Thuế VAT tương ứng với số doanh thu của hàng bị trả lại Có TK 131,111,112,3388... Tổng số doanh thu hàng bán bị trả lại ( cả thuế VAT ) trả cho hàng. Giá vốn hàng bị trả lại: Nợ TK 1561,154... Có TK 632. Số chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ. Nợ TK 811: Số chiết khấu thanh toán phát sinh. Có TK 131,111,112,3388...: Tổng số chiết khấu thanh toán chấp nhận trả cho khách hàng Bán buôn theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận. Khi chuyển hàng đến cho người mua, ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng xuất kho chuyển đi. Có TK156 ( 1561) : Trị giá mua của hàng xuất kho gửi đi. Khi hàng hoá được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toánBT1, Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131,136,111,112,...: Tổng giá thanh toán Có TK 511,512: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế VAT đầu ra phải nộp. BT2, Phản ánh trị giá mua của số hàng được chấp nhận . Nợ TK 632 Có TK 157 Các bút toán về chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phản ánh tương tự như trường hợp bán buôn trực tiếp. Ÿ Bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán. Về thực chất ở đây doanh nghiệp thương mại chỉ đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng. Số hoa hồng môi giới được hưởng ghi: Nợ TK 111,112,131,...: Tổng số hoa hồng ( cả thuế VAT) Có TK 511,512, : Hoa hồng môi giới được hưởng Có TK 3331 : Thuế VAT phải nộp. Các chi phí liên quan đến bán hàng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133 ( 1331) :Thuế VAT đầu vào ( nếu có) Có TK 111,112,338. Ÿ Bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, tự chọn. Căn cứ vào báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền và bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng. Nợ TK 111,112,....:Tổng giá bán cả thuế Có TK 3331 : Thuế VAT đầu ra Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Trường hợp nộp thừa tiền bán hàng ( hoặc thiếu tiền): Số tiền thừa ( hoặc thiếu) chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý được chuyển vào bên nợ TK 1381 ( nếu thiếu) hoặc bên có Tk 3381 ( nếu thừa). Phản ánh trị giá mua của hàng hoá xuất: Nợ TK 632 Có TK 156 ( 1561) Trường hợp bán hàng trả góp BT1, Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thanh toán Có TK511 : Giá bán theo phương thức thông thường ( trả 1 lần ) Có TK 711 : Tổng số lợi tức trả chậm Có TK 3331: Thuế VAT đầu ra tính trên giá bán trả 1 lần BT2, Nợ TK 111,112 Phần thanh toán ngay Có TK131 Phản ánh trị giá mua của hàng hoá xuất Nợ TK 632 Có TK 156 ( 1561) Trường hợp hàng đổi hàng BT1. Phản ánh trị giá vốn hàng đem đị trao đổi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156 BT2. Phản ánh gía trị trao đổi Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ của hàng đem đi trao đổi Có TK 3331: Thuế VAT đầu ra phải nộp của hàng đem đi trao đổi BT3. Phản ánh giá trị hàng hoá nhận về Nợ TK 152,153,156: Trị giá hàng hoá nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 1331: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Có Tk 131: Tổng giá thanh toán của hàng nhận về Ÿ Trường hợp doanh nghiệp bán hàng ký gửi, đại lý Khi nhận hàng, căn cứ vào giá trị trong hợp đồng ghi: Nợ TK 003. Khi xuất hàng đại lý, ký gửi đem bán ,phải lập hoá đơn GTGT giao cho người mua. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của số hàng đại lý, ký gửi đã bán được. Nợ TK 111,112,131... Có TK331... số tiền phải trả cho chủ hàng Đồng thời xoá sổ số hàng đã bán ( hoặc trả lại ) :CóTK 003 Xác định hoa hồng được hưởng và lập hoá đơn GTGT về hoa hồng được hưởng ghi tăng doanh thu: Nợ TK 331: Hoa hồng được hưởng Có TK 511: Hoa hồng được hưởng Khi thanh toán tiền cho chủ hàng. Nợ TK 331 : Số tiền hàng đã thanh toán Có TK 111,112,...: Số đã thanh toán. * Phương pháp kế toán nghiệp vụ tiêu thụ với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế VAT. Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu ( ghi nhận ở tài khoản 511,512 bao gồm cả thuế VAT) .Thuế VAT cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Doanh thu của hàng tiêu thụ được phản ánh như sau: Nợ TK 111,112,131,1368...: Tổng giá thanh toán. Có TK 511,512 : Doanh thu bán hàng ( cả thuế VAT) Thuế VAT phải nộp trong kỳ: Nợ TK 642 ( 6425) Có TK 3331 2.4. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó, xác định lượng hàng hoá xuất cho bán hàng theo công thức. Giá trị hàng hoá = Giá trị hàng hoá + Giá trị hàng hoá - Giá trị hàng hoá xuất bán tồn đầu kỳ tăng thêm trong kỳ tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao, mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, có giá trị thấp thường xuyên xuất bán. 2.4.1. Tài khoản sử dụng. * TK 156 - Hàng hoá: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá Bên Nợ: -Phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ Bên Có: -Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ Số dư Nợ: - Phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Tài khoản 156 được chia thành 2 tài khoản cấp II -TK 1561 - Giá mua hàng hoá -TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá * TK 157 - Hàng gửi bán: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. Bên Nợ : -Trị giá vốn hàng gửi bán cuối kỳ Bên Có : -Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán đầu kỳ. Số dư Nợ :-Trị giá vốn hàng gửi bán chưa bán được tại thời điểm kiểm kê *TK 611- Mua hàng hoá: Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho quầy hàng hoá Bên Nợ: -Trị giá thực tế hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: - Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại - Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ * TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng để xác định giá vốn hàng tiêu thụ Bên Nợ: - Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ Bên Có: - Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. TK 632 không có số dư cuối kỳ Ngoài các tài khoản trên kế toán tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các tài khoản khác tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.4.2. Phương pháp hạch toán Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ. Nợ TK611 Có TK 156 : Hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ Có TK 157 : Hàng gửi bán, ký gửi đầu kỳ. Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường đầu kỳ.Trong kỳ phản ánh trị giá hàng tăng thêm (Kể cả chi phie thu mua). Nợ TK 611 Nợ TK 133( 1331) : Thuế VAT đầu vào được khấu trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng VAT theo phương pháp khấu trừ) Có TK 331... : Giá mua và chi phí thu mua Nếu doanh nghiệp áp dụng VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá trị thực tế mua và chi phí thu mua bao gồm cả thuế VAT Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thanh toán khi bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ ghi giống các doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ. Kết chuyển trị giá hàng còn lại chưa tiêu thụ Nợ TK 151,156,157: Trị giá thực tế hàng chưa tiêu thụ Có TK 611: Trị giá thực tế hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng tiêu thụ Có TK 611: Trị giá vốn hàng tiêu thụ Như vậy, khác với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trong các doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá tồn kho không được ghi liên tục. Muốn xác định trị giá hàng hoá xuất bán thì phải dựa vào kết quả kiểm kê thực tế của hàng tồn kho.Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK hạch toán tiêu thụ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc tính giá vốn hàng xuất kho và tiêu thụ, còn việc phản ánh doanh thu và các khoản liên quan đến doanh thu hoàn toàn giống nhau. III. Sổ sách kế toán Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng lên các mẫu sổ cần thiết, có liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức, kết cấu và phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán sao cho có hiệu quả nhất nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức ghi sổ kế toán sau 3.1. Hình thức chứng từ ghi sổ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, vận đơn …) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết (TK 131, 156, sổ chi tiết tiêu thụ) Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết (TK 131, 331) Sổ cái (TK 632, 511…) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3.2. Hình thức nhật ký chứng từ Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ (Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, vận đơn ..) Bảng kê (8, 11, 1, 2,…) Nhật ký chứng từ (NKCT 8) Thẻ và sổ kế toán chi tiết (TK 156, 131, 331, sổ chi tiết tiêu thụ) Sổ cái (TK 632, 511…) Bảng tổng hợp chi tiết (TK 131, 331, ) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3. Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng , phiếu xuất kho, vận đơn …) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết (TK131, 331, sổ chi tiết tiêu thụu) Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết (TK131, 331) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra 3.4. Hình thức nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, vận đơn) Sổ nhật ký chung Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết (TK131,331, sổ chi tiết tiêu thụ) Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết (TK 131, 331) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Mỗi hình thức kế toán đều có những ưu điểm, nhược điểm nhất định. Lựa chọn áp dụng hình thức kế toán nào phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý.Doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về sổ kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ cũng như trình tự và phương pháp ghi sổ. Chọn áp dụng hình thức kế toán phù hợp sẽ phát huy đầy đủ vai trò kế toán trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính thúc đẩy doanh nghiệp phát triển vững vàng. Phần II : Tình hình thực hiện công tác kế toán tiêu thụ tại công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh. I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Năm 1973 Bộ điện và than (nay là Bộ công nghiệp) thành lập Công ty cung ứng than Quảng Ninh trực thuộc tổng Công ty cung ứng than. Chức năng nhiệm vụ của công ty là tổ chức tiếp nhận than do các mỏ khai thác ra, phân bổ số lượng than này cho các hộ tiêu dùng theo kế hoạch của Nhà nước. Năm 1995 do sự ra đời của tổng công ty than Việt Nam đã đánh dấu bước ngoặt quan trọng cho sự phát triển của ngành than. Từ chỗ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch pháp lệnh của Nhà nước chuyển sang sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đảm bảo kinh doanh không lỗ và tiến tới phải có lãi. Ngành than đã đưa ra nhiều biện pháp để thúc đẩỵ sự phát triển của ngành trong đó có sự sắp xếp laị mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh, đồng thời thay đổi lại bộ máy quản lý của một số doanh nghiệp thành viên. Vì vậy Công ty cung ứng than Quảng Ninh được thành lập lại và đổi tên là chi nhánh Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Ngày 28/12/1998, Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp Tổng Công ty than Việt Nam đã đổi tên Chi nhánh than Miền Bắc thành Công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Trụ sở của Công ty chế biến và kinh doanh than Quảng Ninh đóng tại 11 Lê Thánh Tông - TP Hạ Long - Quảng Ninh. 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty. 1.2.1 . Tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Yêu cầu đặt ra đối với bộ máy quản lý của một Công ty hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay là cần phải được bố trí sắp xếp sao cho vừa đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhạy nắm bắt được thông tin của thị trường vừa phải đảm bảo hoạt động chính xác có hiệu quả dưới sự điều tiết của Nhà nước. Nhận thức được vấn đề này, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty luôn được ban lãnh đạo quan tâm xây dựng củng cố, đổi mới và từng bước hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doanh của Công ty nhằm khai thác mọi tiềm năng và thế mạnh của mình. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: sơ đồ bộ máy quản lý công ty chế biến và kinh doanh than quảng ninh Giám đốc Phó giám đốc hành chính Phó giám đốc kinh tế Phòng TCHC-LĐTL Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kế toán tài chính Trạm Hoà Bình Trạm Thái Bình Trạm Mạo Khê Trạm Sơn Tây Trạm Uông Bí Trạm Cửa Ông Trạm Cẩm Phả Trạm Hòn Gai Quan hệ phụ thuộc Quan hệ song song độc lập Hi._.