Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH XNK Minh Trang

LỜI MỞ ĐẨU Kinh tế luôn luôn là vấn đề nóng hổi của mọi khu vực và mọi thời đại. Trải qua một thời kỳ bao cấp kéo dài, hiện nay chúng ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Chúng ta đã tham gia AFTA và tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO. Một chân trời mới đang mở ra trước mắt với vô vàn điều kiện thuận lợi và cùng với nó là những thách thức không thể tránh khỏi, đặc biệt là sự cạnh tránhẽ càng trở nên gay gắt hơn. Hơn bất kỳ lúc nào thời điểm này là lúc các doanh nghiệp phải chủ động sáng tạo hơ nữa trong kinh doanh cần thay đổi chính bản thân mình cho phù hợp với xu thế mới: Quốc tế hoá và hiện đại hoá. Để kinh doanh có lãi các doanh nghiệp thương mại phải thường xuyên đổi mới chiêu thức bán hàng của mình, vì khâu bán hàng hay tiêu thụ hàng hóa rất quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp thương mại. Do vậy việc tổ chức kế toán bán hàng như thế nào để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản trị phân tích, đánh giá để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanhcó hiệu quả là vô cùng cần thiết. Để thực hiện tốt phương châm “ Học đi đôi với hành”, “ Lý thuyết gắn với thực tiễn”, Trường Đại học kinh tế quốc dân đã không chỉ dừng lại ở việc giảng dạy và truyền thụ kiến thức mà còn luôn tạo điều kiện cho sinh viên đi tìm hiểu thực tế tại các đơn vị doanh nghiệp, giúp sinh viên có điệu kiện “cọ sát”, có một nền tảng vững chắc khi ra làm việc thực tế ở các doanh nghiệp. Sau những năm tháng học tập ở trường cùng với thời gian nghiên cứu thực tập tại Công ty TNHH XNK Minh Trang được tạo điều kiện một cách tốt nhất của các anh chị trong phòng kế toán của công ty, bên cạnh đó có sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy Đinh Thế Hùng em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài: "Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH XNK Minh Trang" làm chuyên đề cuối khóa của mình Kết cấu chuyên đề cuối khóa gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH XNK Minh Trang Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHHXNK Minh Trang. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ tại Công ty TNHH XNK Minh Trang. Do thời gian thực tập và khả năng nghiên cứu của bản thân còn hạn chế, nên chuyên đề này khó tránh khỏi những khiếm khuyết rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, anh chị trong phòng kế toán của công ty để chuyên đề được hoàn thiện và đạt kết quả cao hơn. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XNK MINH TRANG. 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH XNK Minh Trang. 1.1.1. Quá trình phát triển Những thuận lợi và khó khăn ban đầu: Công ty TNHHXNK Minh Trang ra đời trong giai đoạn nền kinh tế Việt Nam có những biến đổi sâu sắc đặc biệt sự kiện Việt Nam đang chuẩn bị giai đoạn cuối cùng gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO. Do vậy điều kiện thị trường và cơ chế nhà nước có những thay đổi vừa mang lại những thuận lợi và khó khăn cho doanh nghiệp mới thành lập. Những thuận lợi Việc cam kết tuân thủ các cam kết WTO buộc Việt Nam phải tiến hành những cải cách quan trọng và đặc biệt cải thiện môi trường kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp: Các thủ tục được chuẩn hóa và minh bạch hơn. Quyền lợi của các nhà đầu tư được đảm bảo hơn.. Thủ tục cấp giấy chứng nhận kinh doanh, cấp mã số thuế và cấp giấy phép, khắc dấu được đơn giản hóa. Hệ thống tài chính mở rộng tạo điều kiện tiếp cận tài chính tốt và có tính cạnh tranh hơn. Những khó khăn: Việc mở cửa thị trường làm gia tăng áp lực cạnh tranh với các đối thủ cả trong và ngoài nước, yêu cầu sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn cao, cạnh tranh về giá và chất lượng ở cả thị trường trong nước và quốc tế. Công ty TNHH XNK Minh Trang được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0102027319 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội . Đây là công ty chuyên kinh doanh dịch vụ thương mại xuất nhập khẩu trong lĩnh vực chỉ sợi hóa chất và các phụ liệu cho ngành dệt may. Là một doanh nghiệp trẻ nhưng Công ty TNHH XNK Minh Trang đã thực hiện tốt luật doanh nghiệp. Mô hình công ty nhỏ và vừa nên khả năng linh động và thích ứng với cơ chế thị trường cao. Với bộ máy gọn nhẹ cán bộ công nhân có chuyên môn nghiệp vụ cùng với hệ thống mạng internet các bộ phận thường xuyên cập nhật và chia sẻ thông tin cho nhau cung cấp kịp thời cho ban giám đốc chính vì vậy mà dù nhỏ gọn nhưng nó vẫn mang tính hợp lý và hiệu quả cao. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập được mở tài khoản 0021100293002 tại Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội – Sở giao dịch Hà Nội. Sử dụng con dấu theo qui định của nhà nước và được Cục thuế Hà Nội cấp mã số thuế. Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh các loại nguyên liệu, phụ liệu vật tư máy móc phục vụ cho ngành dệt may. Quá trình thành lập và phát triển của công ty là quá trình hoàn thiện và kết hợp với nhiệm vụ lưu thông cung ứng các mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh, phù hợp với sự phát triển kinh tế trong thời kỳ mở cửa. Chính vì vậy mà trong quá trình kinh doanh Công ty củng cố những nhiệm vụ khác nhau nhằm tạo ra hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Năm 2007 do yêu cầu kinh doanh công ty mở văn phòng giao dịch tại: 478 Minh Khai – Hai Bà Trưng –Hà Nội. Mọi hoạt động giao dịch của Công ty được tiến hành tại vị trí thuận lợi điều đó cũng góp phần tạo nên hiệu quả của kinh doanh. Những thông tin đầy đủ về Công ty TNHH XNK Minh Trang: - Tên công ty : CÔng ty TNHH XNK Minh Trang - Tên giao dịch: MINH TRANG IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED - Tên viết tắt: MINTRAMEX CO., LTD. - Địa chỉ trụ sở chính: Số35, nghách 343/2, phố Đôi Cấn, phường Liễu Giai, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội. - Địa chỉ văn phòng giao dịch: 478 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội. - Điện thoại : 04.7625586 Fax: 04.7625586. - Mã số thuế: 0101993668 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ chính của Công ty TNHHXNK Minh Trang. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH XNK Minh Trang bao gồm: Mua bán nguyên liệu, phụ liệu, vật tư, máy móc, phụ tùng phụ vụ ngành dệt may, da dầy, giấy. May đo thời trang và may công nghiệp; Mua bán các sản phẩm từ giấy, bóng, vải sợi; Mua bán hóa chất, thuốc nhuộm (trừ các hóa chất Nhà nước cấm); Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch; Kinh doanh khách sạn nhà hàng, khu vui chơi giải trí, khu du lịch sinh thái, dịch vụ ăn uống rượu, bia, nước giải khát (không bao gồm kinh doanh phòng hát Karaoke, quán Bar, vũ trường); Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa; Xuất nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa công ty kinh doanh. Những ngành nghề đăng ký kinh doanh của công ty rất đa dạng song trong những năm đầu hoạt động thì nhiệm vụ chính của công ty là mua bán các nguyên liệu, phụ liệu cho ngành dệt may. Với số vốn góp ban đầu là 2.000.000.000 đồng doanh nghiệp đã nỗ lực hết sức để tạo những kết quả nhất định trong kinh doanh. 1.1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần nhất của Công ty. Bảng 1-1 Bảng một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp qua các năm N¨m Chỉ tiªu 2006 2007 2008 2007/2006 2008/2007 L­îng Tû lÖ L­îng Tû lÖ Doanh thu 742.969 799.153 950.165 56.184 10.8 151.012 18.9 Tæng chi phÝ 680.421 723.425 867.290 43.004 10.6 143.865 19.9 Lîi nhuËn 62.548 75.728 82.875 13.180 12.1 7.147 9.4 Thu nhËp bq (1000®/ng) 1.500 1.750 2.080 250 11.6 330 11.9 Qua bảng số liệu trên ta thấy các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân đầu người… đều tăng qua các năm. Điều đó chứng tỏ công ty có trình độ quản lý tốt, hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Đó là sự cố gắng của toàn doanh nghiệp trong thời gian đầu mới bước vào hoạt động. Năm 2006 tuy mới đi vào hoạt động nhưng công ty đã tạo ra một mức doanh thu tương đối đem lại một lượng của cải đóng góp cho nền kinh tế và xã hội. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn tạo thu nhập cho một số lượng công nhân ở mức ổn định. Năm 2007 là năm thứ hai đi vào hoạt động doanh nghiệp đã cố gắng mở rộng thị trường tăng cường quan hệ với các đối tác, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ nhờ đó mà doanh thu tăng 10,8% ứng với 56.184.000 đồng so với năm 2006. Doanh thu tăng nhưng chi phí năm 2007 cũng tăng 10,6 % so với năm 2006 .Tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu cao hơn nên lợi nhuận mà công ty đem lại trong năm 2007 tăng so với 2006 là 12.1% ứng với 13.180.000 đồng. Năm 2008 doanh nghiệp cũng đạt kết quả khả quan. So với tình hình kinh tế trong nước phần nhiều các doanh nghiệp gặp khó khăn, thua lỗ thậm chí phá sản. Doanh thu tăng nhanh do doanh nghiệp tập trung đẩy nhanh khâu bán hàng và các chính sách tín dụng. Doanh thu năm 2008 tăng 18.9% so với năm 2007 ứng lượng doanh thu tăng là 151.012.000 đồng. Chi phí của năm 2008 cũng tăng mạnh cao hơn so với năm 2007 là 19,9% mức chi phí tăng là 143.865.000 đồng. Cả doanh thu và chi phí đều tăng song tốc độ tăng của chi phí lớn hơn nên lợi nhuận của doanh nghiệp tăng thấp hơn so với năm trước. Tuy nhiên đạt được kết quả như vậy cũng là sự cố gắng lớn của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty . Đây chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển sau này của công ty. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH XNK Minh Trang. 1.2.1. Đặc điểm kinh doanh tại công ty TNHHXNK Minh Trang. Công ty TNHH XNK Minh Trang hoạt động và phát triển mảng kinh doanh thương mại, kinh doanh mặt hàng chủ yếu là các sản phẩm phục vụ cho ngành công nghiệp dệt may Về sản phẩm : Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho ngành dệt may các sản phẩm chính bao gồm: + Sợi,chỉ: các loại sợi của công ty có nhiều loại khác nhau sợi cotton, sợi polyester, sợi nylon….mỗi loại lại có các chi số khác nhau từ 20 đến 60. Các chủng loại sợi của công ty phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau dệt kim, dệt thoi, sản xuất gạc y tế, sợi làm chỉ, sợi dùng làm chỉ thêu, sợi dùng làm dây khâu bao..v.v.Các chủng loại sợi của công ty được cung cấp bởi các doanh nghiệp lớn (Tổng công ty CP dệt may Nam Định, Tổng công ty CP dệt may Hòa Thọ…). Sợi có chất lượng tốt đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng. + Hóa chất: là mặt hàng chiếm tỷ trọng nhỏ hơn trong cơ cấu mặt hàng của doanh nghiệp. Hóa chất của công ty cung cấp cho thị trường là các hóa chất cơ bản NaOH, Na2SiO3, H2O2… phục vụ cho mục đích tẩy nhuộm, làm bóng sợi chỉ các loại. Những mặt hàng này có giá cả cạnh tranh được các công ty lớn tin dùng. Nguồn hóa chất của công ty được nhập của các doanh nghiệp hóa chất lớn, các mặt hàng đều được nhập khẩu từ nước ngoài (Thái Lan, Trung Quốc hay Hàn Quốc…).Hàng đảm bảo về chất lượng, nồng độ, thành phần….. Thị trường chủ yếu: Mấy năm đầu hoạt động thị trường chủ yếu của công ty là phục vụ các khách hàng miền Bắc, sau đó mở rộng phục vụ thị trường miền Trung và miền Nam, đặc biệt các làng nghề dệt sợi một thị trường tiềm năng lớn. Năm 2006, 2007 là hai năm đầu đi vào hoạt động công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thị trường miền Bắc, làng nghề đầu tiên phục vụ là làng Triều Khúc, Thanh Trì - Hà Nội tiếp đó là Làng Phùng Xá – Hà Tây rồi Làng nghề Bắc Ninh. Công ty bước đầu tạo lập được những mối quan hệ gắn bó với khách hàng bằng chính sách bán hàng hợp lý và hiệu quả (chiết khấu ,giảm giá …), bằng chất lượng sản phẩm và giá cả phù hợp. Năm 2008 công ty vào hoạt động mạnh mẽ hơn trên đà phát triển của hai năm trước. Thị trường của công ty mở rộng ra cả miền Trung. miền Nam và bắt đầu hướng ra xuất khẩu. Thị trường mở rộng kéo theo sự đa dạng hơn về các sản phẩm. Đó chính là thành công lớn của doanh nghiệp. Về lao động: Công ty TNHH XNK Minh Trang là một doanh nghiệp có qui mô nhỏ và vừa với tổng số lao động toàn công ty là 20 người. Lực lượng lao động chủ yếu là cán bộ trẻ năng động, sáng tạo đặc biệt phòng kinh doanh các cán bộ trực tiếp thăm dò thị trường và tiếp xúc khách hàng. Cơ cấu lao động của công ty có 80% lao động có trình độ cao đẳng và đại học, 15% có trình độ trung cấp và 5% lao động phổ thông. Nhìn chung số lượng lao động của công ty tương đối ổn định năm 2008 chỉ tăng với tốc độ nhỏ. Thu nhập bình quân của công nhân viên trong công ty từng bước được nâng cao. Năm 2007 thu nhập bình quân tăng 11, 6% so với năm 2006, năm 2008 tăng 11, 9% so với năm 2007( Số liệu Bảng 1.1, trang 5). Các chính sách phúc lợi, đãi ngộ và đào tạo người lao động được thực hiện theo đúng pháp luật và điều lệ của công ty. Người lao động được ký hợp đồng lao động theo điều 27 Bộ luật Lao động và Thông tư 21/LĐTBXH ngày 12/10/1996 của Bộ Lao động thương binh và Xã hội. Trợ cấp thôi việc khi chấm dứt hợp đồng lao động. Công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động. Điều này sẽ nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên và tạo ra sự hoạt động hiệu quả của công ty. Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới Năm 2009 nền kinh tế bước vào giai đoạn khủng hoảng toàn cầu các doanh nghiệp trên thế giới và trong nước đều chịu ảnh hưởng. Ban giám đốc cùng toàn bộ công nhân viên Công ty TNHHXNK Minh Trang đã đặt ra nhiều chiến lược kinh doanh nhằm phát huy hơn nữa những kết quả đã được trong năm qua, đồng thời tiến xa hơn nữa đưa mặt hàng của Công ty không chỉ đến với người tiêu dùng trong nước mà cả nước ngoài. Ban giám đốc chủ trương đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, hoàn thiện nghiệp vụ bán hàng, mở rộng mạng lưới kinh doanh, tăng cường quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thực hiện các chính sách giảm giá, chiết khấu đối với khách hàng mua với khối lượng lớn. Phát triển thị trường, tìm hiểu và nắm bắt nhu cầu khách hàng cũng như khả năg cung ứng của các nhà cung cấp. Tìm kiếm và phát triển những mặt hàng độc đáo cung cấp cho khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Năm 2009 là một năm khó khăn song công ty dự kiến sẽ giữ vững hoặc có thể tăng doanh thu một lượng đáng kể nhờ việc xuất khẩu, đảm bảo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động. Đây là giai đoạn khó khăn chung cho toàn bộ nền kinh tế nên việc đặt ra các kế hoạch phát triển của công ty cũng cần chú ý tới mức độ rủi ro. 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH XNK Minh Trang. Công ty TNHH XNK Minh Trang là doanh nghiệp thương mại do đó quy trình sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm hai giai đoạn mua hàng và bán hàng. Hai giai đoạn diễn ra riêng biệt nhưng lại liên quan mật thiết đến nhau, có giai đoạn này thì mới có giai đoạn sau và ngược lại. Sơ đồ 1- 1 Quy trình mua hàng . Giám đốc ký duyệt Đơn đặt hàng , hợp đồng kinh tế Bộ phận kinh doanh Nhu cầu hàng của DN Lưu kho và bảo quản Nhập hàng Bộ phận kho hàng Nhà cung ứng Khi có nhu cầu về hàng hóa để chuẩn bị cho tiêu thụ trong kỳ tới bộ phận kinh doanh xem xét hàng hóa về số lượng cũng như chủng loại hàng hóa, tồn kho của doanh nghiệp. Tìm các nhà cung ứng phù hợp. Sau đó tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế chuyển cho giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho bên đối tác. Khi đã có đủ hàng khách hàng tiến hành giao hàng, bộ phận kho làm nhiệm vụ nhận hàng và tiến hành lưu kho và bảo quản hàng hóa. Sơ đồ 1- 2 Quy trình bán hàng Lệnh bán Giám đốc duyệt bán Bộ phận kinh doanh Đơn hàng của khách hàng Khách hàng Chuyển giao hàng Bộ phận kho Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng sẽ fax đơn đặt hàng đến công ty, bộ phận kinh doanh tiếp nhận và xem xét lượng hàng hóa trong kho và tiến hành thực hiện đơn hàng trình giám đốc ký duyệt ra lệnh bán hàng. Bộ phận kho làm nhiệm vụ tiếp nhận lệnh và thực hiện giao hàng cho khách hàng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máyquản lý của công ty TNHH XNK Minh Trang. Sơ đồ 1-3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phòng KCS Phòng kinh doanh Phòng điều độ và quản lý kho Phòng tài chính kế toán GIÁM ĐỐC Phó giám đốc phụ trách kinh tế Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng tổ chức hành chính - Giám đốc công ty do hội đồng thành viên công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. - Hai phó giám đốc do giám đốc bổ nhiệm và hỗ trợ giám đốc trong hoạt động kinh doanh. Là người chịu trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo phòng kinh doanh, phòng kế toán.. - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, tìm hiểu nghiên cứu thị trường, cung ứng dự trữ và tiêu thụ sản phẩm, thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng…. - Phòng kế toán: có chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của công ty đảm bảo vốn cho hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thức giá trị. Phản ánh chi phí đầu vào kiểm tra đánh giá kết quả kinh doanh trong kỳ. Thực hiện phân phối lợi nhuận đồng thời cung cấp thông tin cho giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng và BHXH phù hợp cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phòng điều độ và quản lý kho: có nhiệm vụ theo dõi hàng hóa xuất nhập, có kế hoạch bảo quản kho tàng hàng hóa. - Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng của hàng hóa nhập về cũng như xuất đi của doanh nghiệp. Thông báo chất lượng hàng cho ban giám đốc và có ý kiến đề nghị với nhà cung ứng. Tất cả các phòng ban trong công ty quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận và đem lại thu nhập cho xã hội và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH XNK Minh Trang. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH XNK Minh Trang. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy trình sản xuất kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ được giao, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp theo hình thức tập trung. Bộ máy kế toán gồm những nhân viên trẻ, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc. Sơ đồ 1 - 4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán công nợ Kế toán Vật tư hàng hóa Thủ quỹ Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng Chức năng của bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế cho toàn công ty. Lập kế hoạch và cân đối tài chính, lập báo cáo tài chính về hoạt động kinh doanh của công ty. Lập báo cáo quản trị cung cấp những thông tin về tình hình kinh doanh của công ty cho ban giám đốc để đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp. - Thủy quỹ: có nhiệm vụ quản lý và tiến hành thu, chi quỹ tiền mặt một cách hợp lý, đúng mục đích. - Kế toán vật tư hàng hóa: làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng hóa, theo dõi sự biến động tăng giảm của hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hóa tồn cuối ngày, cuối tháng, cuối kỳ để có kế hoạch mua hàng hay tiêu thụ phù hợp. - Kế toán tiêu thụ: tổ chức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp doanh thu, chi phí của hàng hóa tiêu thụ, theo dõi tình hình tiêu thụ xác định kết quả kinh doanh ,tính thuế thu nhập doanh nghiệp. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tạm ứng làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán công nợ: làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo dõi số tiền nợ cũng như tuổi nợ từng đối tượng khách hàng, theo dõi chặt chẽ việc thanh toán qua ngân hàng. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán tại Công ty. 1.4.2.1. Những quy định chung của đơn vị. - Chế độ kế toán áp dụng: Đặc trưng của Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay Công ty TNHHXNK Minh Trang đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 48/2006/QĐBTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Kỳ kế toán năm ( bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12). - Hình thức kế toán áp dụng : Hình thức sổ Nhật ký chung. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Tiền Việt Nam. - Nguyên tắc quy đổi các loại ngoại tệ khác ra tiền Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng công thương Việt Nam. - Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.- Hạch toán chi tiết theo phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc - Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do công việc kế toán tại doanh nghiệp thương mại cũng đơn giản nên công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán mà chỉ có sự hỗ trợ của máy tính. Mọi công việc kế toán đều tiến hành ghi sổ đồng thời thực hiện trên máy vi tính vừa để đối chiếu vừa có nhiều thuận lợi cho quá trình công việc. 1.4.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán. Công ty TNHH XMNK Minh Trang tổ chức vận dụng chứng từ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Những nhóm chứng từ cơ bản áp dụng tại Công ty TNHHXNK Minh Trang: Nhóm chứng từ lao động tiền lương gồm: + Bảng chấm công; + Bảng thanh toán tiền lương; + Hợp đồng giao khoán; + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Nhóm chứng hàng tồn kho gồm: + Phiếu nhập kho; + Phiếu xuất kho; + Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa + Hoá đơn giá trị gia tăng. Nhóm chứng tiền tệ gồm: + Phiếu thu; + Phiếu chi; + Giấy đề nghị tạm ứng; + Giấy thanh toán tiền tạm ứng; + Giấy đề nghị thanh toán; + Bảng kiểm kê quỹ. Nhóm chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác + Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH; + Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản. Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 1-5 Sơ đồ luân chuyển phiếu thu Người nộp tiền Đề nghị thu tiền Kế toán tiền mặt Lập phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền Kế toán tiền mặt Ghi sổ Kếtoán trưởng,TTĐV Ký phiếu thu Kế toán tiền mặt Lưu và bảo quản - Người nhận tiền viết giấy đề nghị thu tiền - Kế toán tiền mặt tiền viết phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ - Thủ quỹ thu tiền, ký phiếu thu. - Kế toán tiền mặt ghi sổ rồi chuyển qua kế toán trưởng, giám đốc công ty. - Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt - Phiếu thu có đầy đủ chữ ký được kế toán tiền mặt bảo quản lưu trữ. Sơ đồ 1- 6 Sơ đồ luân chuyển phiếu chi. Trách nhiệm luân chuyển Người có nhu cầu tiền Kế toán trưởng, TTĐV Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Các bước công việc Đề nghị chi tiền (1) Duyệt lệnh chi (2) Viết phiếu chi (3) Ký phiếu chi (4) Chi tiền (5) Ghi sổ (6) Bảo quản lưu trữ (7) Người có nhu cầu tiền viết đề nghị chi tiền. Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị duyệt lệnh chi. Kế toán tiền mặt viết phiếu chi sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị. Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vi ký phiếu chi. Phiếu chi đã ký duyệt được chuyển đến thủ quỹ và tiến hành chi tiền Sau đó phiếu chi được chuyển lại cho kế toán tiền mặt để ghi sổ. Chứng từ ghi sổ xong đưa vào bảo quản và lưu trữ. Sơ đồ 1- 7 Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho. Người giao hàng Đề nghị nhập hàng Ban kiểm nghiệm Lập biên bản kiểm nghiệm Cán bộ cung ứng Lập phiếu nhập Phụ trách phòng cung ứng Ký phiếu nhập Thủ kho Nhập kho Kế toán vật tư Ghi sổ và lưu trữ - Người giao hàng viết giấy đề nghị nhập kho sản phẩm, hàng hóa . - Ban kiểm nghiệm (phòng KCS) tiến hành kiểm tra hàng hóa về quy cách số lượng và lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. - Phòng cung ứng ( phòng kho) lập phiếu nhập kho. - Phụ trách phòng cung ứng (phụ trách phòng kho) ký phiếu nhập kho. - Thủ kho nhập số hàng, ghi số thực nhập, ký phiếu nhập kho sau đó ghi thẻ kho rồi chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. - Kế toán vật tư tiến hành kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền, ghi sổ và lưư trữ. Sơ đồ 1 – 8 Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho. Người có nhu cầu hàng Lập chứng từ xin xuất Kếtoán trưởng,TTĐV Duyệt lệnh xuất Bộ phận cung ứng Lập phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho ghi thẻ kho Kế toán vật tư Ghi sổ lưu trữ - Người có nhu cầu hàng viết giấy đề nghị xuất hàng. - Thủ trưởng, kế toán trưởng ký duyệt lệnh xuất kho. - Bộ phận cung ứng (phòng kho) lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho. - Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho tiến hành kiểm giao hàng xuất, ghi sổ số thực xuất ký nhận phiếu xuất kho cùng người nhận hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật tư. - Kế toán vật tư căn cứ vào phương pháp tính giá của công ty ghi đơn giá xuất kho, định khoản và ghi sổ kế toán chi tiết kế toán tổng hợp vật tư hàng hóa đồng thời bảo quản và lưu trữ chứng từ. Sơ đồ 1 -9 Sơ đồ luân chuyển Hóa đơn GTGT. Người mua hàng Ký hợp đồng Phòng kinh doanh Lập hóa đơn GTGT Kế toán trưởng , TTĐV Ký duyệt Kế toán tiền mặt Viết phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền, ký phiếu thu Thủ kho Xuất kho, lập phiếu xuất kho Kế toán tiêu thụ Ghi sổ bảo quản, lưư trữ - Người mua hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng đã ký kết. - Phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT. - Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ký hóa đơn GTGT. - Kế toán tiền mặt lập phiếu thu nếu khách hàng trả tiền luôn. - Thủ quỹ tiến hành thu tiền ký phiếu thu rồi chuyển cho kế toán tiền mặt. - Thủ kho căn cứ vào hóa đơn xuất hàng, ghi phiếu xuất kho, thẻ kho rồi chuyển hóa đơn cho kế toán. - Kế toán tiêu thụ định khoản, ghi giá vốn, doanh thu, bảo quản và lưư trữ hóa đơn. Trong thực tế, công ty thường bán hàng với số lượng lớn, tiền hàng chưa thanh toán ngay do chính sách ưu đãi với khách hàng có thể trả chậm trong vòng 15, 20 hoặc 30 ngày. Do đó bước 4 và 5 có thể thực hiện sau cùng trong những trường hợp đó. 1.4.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản trong Công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Công ty, tài khoản sử dụng của Công ty sử dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các tài khoản sử dụng bao gồm: TK111, TK112, TK131, TK1331, TK331, TK333, TK334, TK335, TK338, TK411, TK413, TK 511, TK 515, TK 642, TK 911, TK 821,TK 411, TK 156, TK142, TK 242, TK138, TK 153, TK 311,TK 711, TK 811,….. Một số tài khoản được Công ty chi tiết riêng để phù hợp với tình hình kinh doanh và thuận tiện cho quản lý. TK 156 - Hàng hóa được chi tiết thành: + TK156.1– Mặt hàng sợi + TK 156.2 – Mặt hàng hóa chất + TK 156.3 – Mặt hàng chỉ và các loại khác TK 511 – Doanh thu dịch vụ hàng hóa được chi tiết thành + TK511.1 – Doanh thu hàng sợi + TK511.2 – Doanh thu hóa chất + TK511.3 – Doanh thu hàng chỉ và các loại khác. TK 632 – giá vốn hàng bán được chi tiết thành.: + TK632.1 – Giá vốn hàng sợi + TK632.2 – Giá vốn hàng hóa chất + TK632.3 – Giá vốn hàng chỉ và các loại khác. 1.4.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Sơ đồ tổ chức ghi sổ kế toán Công ty TNHH XNK Minh Trang áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian. Ưu điểm của hình thức này là dễ áp dụng, hệ thống sổ sách gọn nhẹ phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Sơ đồ 1- 10 Sơ đồ Qui trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, Thẻ hạch toán chi tiết Sổ cái Nhật ký chuyên dùng Bảng cân đối khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Qui trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHHXNK Minh Trang. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,UNT,UNC….) sau đó ghi vào các sổ, thẻ chi tiết khác nhau theo từng loại đồng thời ghi vào Sổ Nhật ký chung và nhật ký chuyên dùng. Từ sổ chi tiết kế toán tập hợp vào các bảng tổng hợp chi tiết (bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, người bán, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu hàng hóa…).Căn cứ vào sổ Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Sổ cái trong hình thức nhật ký chung của công ty Minh Trang mở theo kiểu hai bên. Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ riêng. Cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bản cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại công ty Minh Trang. Công ty sử dụng hệ thống mẫu sổ theo quy định chung của Bộ Tài chính. Sau đây là một số sổ chi tiết công ty đang dùng: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua – người bán, Sổ Chi tiết các tài khoản Sổ theo dõi thuế GTGT, Sổ doanh thu bán hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ theo dõi tiền vay, Sổ tiền lương, Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa,…. Sổ Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản…… 1.4.2.5. Đặc điểm về hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty Công ty lập báo cáo tài chính theo niên độ năm tài chính,các báo cáo sử dụng trong hệ thống gồm gồm: BCĐKT (mẫu số B01 – DNN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02 – DNN) Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09- DNN) Bảng cân đối tài khoản (mẫu số F01-DNN) Ngoài ra Công ty có sử dụng thêm báo cáo quản trị, nêu các chỉ tiêu tài chính chủ yếu cho việc ra kế hoạch và những quyết định kinh doanh kịp thời cho ban giám đốc vào mỗi tháng và mỗi quý đảm bảo thông tin chính xác và đáng tin cậy. Đây là tài liệu được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIỆU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH XNK MINH TRANG. 2.1. Những vấn đề chung về tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHXNK Minh Trang. 2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tiêu thụ tại Công ty TNHHXNK Minh Trang. Hàng hoá của công ty TNHH XNK Minh Trang là các loại sợi, chỉ và hoá chất rất đa dạng về chủng loại bao gồm: Các mặt hàng sợi: Sợi polyster, sợi cotton, sợi spandex, sợi trắng, sợi nhuộm màu Các loại hoá chất: hoá chất cơ bản , hoá chất nhuộm màu hay tẩy trắng có nhiều chủng loại khác nhau và có hai mức thuế suất cho loại mật hàng này 5% và 10%. Chỉ các loại gồm nhièu chi số và các loại màu khác nhau: xanh, đỏ, trắng, lam,… 2.1.2. Các phương thức bán hàng hoá được áp dụng chủ yếu tại Công ty TNHHXNK Minh Trang. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh gay gắt để tồn tại và phát triển, khẳng định vị trí của mình trên thương trường.._.