Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

nước với đầy đủ tư cách pháp nhân và với số vốn điều lệ ban đầu khoảng hơn 150 tỷ đồng. Nhưng sau vài năm hoạt động, do không ngừng lớn mạnh mà công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng trên thị trường Việt nam. Ngoài trụ sở chính của công ty đặt tại số 775 đường Giải phóng, công ty còn có thêm 4 chi nhánh lớn đặt tại TP Hồ Chí Minh, TP Hải phòng, TP Đà nẵng, TP Cần thơ, và cả một mạng lưới phân phối rộng khắp trên cả nước với rất nhiều các Đại lý, Tổng đại lý khác. Đến năm 2004 trên đà phát triển và cũng do yêu cầu của nền kinh tế thị trường, yêu cầu hội nhập, mở cửa của các nước trong khu vực và các nước trên toàn thế giới mà công ty đã quyết định tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 1669-2003/QĐ/BTM và đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Gas Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 14/01/2004. Theo đó bộ máy tổ chức cũng đựơc chuyển đổi sang một mô hình mới là mô hình công ty mẹ - công ty con. Việc chuyển đổi này đánh dấu một bước đi quan trọng của công ty, mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời là những thách thức mới của công ty trong quá trình phát triển và hội nhập với toàn thế giới. Cho đến nay ngoài Văn phòng Công ty trực tiếp kinh doanh tại khu vực phía Bắc, Công ty còn có thêm 5 công ty con đặt tại các TP lớn là TP Hồ Chí Minh, Hải phòng, Đà nẵng, Cần Thơ và 1 công ty liên kết đặt tại TP Hồ Chí Minh. Số vốn điều lệ của công ty cho đến 9 tháng đầu năm 2007 là 250 tỷ đồng, số vốn công ty góp cho các công ty thành viên là 142,3 tỷ đồng. Tổng số lao động của công ty hiện nay khoảng 700 người, trong đó số lao động có trình độ Đại học và trên đại học chiểm đến hơn 40%. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex. Lĩnh vực kinh doanh của công ty là Thương mại và Dịch vụ. Mục đích chính của công ty trong quá trình hoạt động là đáp ứng nhu cầu về Gas hoá lỏng và các dịch vụ kèm theo cho cả việc sản xuất và tiêu dùng của nhân dân. Cũng để phục vụ tốt nhất cho những khách hàng của mình đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty nên các chức năng của công ty khá đầy đủ và đa dạng. Các chức năng đó là : Xuất, nhập khẩu và kinh doanh Gas hoá lỏng Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tư, thiết bị, phụ kiện Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, sửa chữa lắp đặt, kiểm định vỏ bình Gas và các dịch vụ thương mại có liên quan đến kinh doanh Gas Kinh doanh địa ốc và bất động sản. Liên doanh, liên kết hợp tác sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân trong và ngoài nước theo sự chỉ đạo của cấp trên là Tổng công ty xăng dầu Việt nam. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Do địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước với nhiều chi nhánh lớn, nhỏ nên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình công ty đã chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo đó hệ thống chỉ huy trực tuyến Tổng giám đốc đến các chi nhánh, các cửa hàng trực thuộc và kho tại Hà Nội. Tại các chi nhánh việc phân cấp được tiến hành một cách triệt để, để hoàn toàn chủ động trong tất cả các chính sách như phát triển thị trường, tổ chức bán hàng,…. BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Phòng Tổ chức hành chính Phòng KD DD&TM (ga bình) Phòng KD công nghiệp (ga rời) Phòng Kế toán tài chính Phòng XNK& tổng hợp Phòng CN đầu tư Công ty TNHH Gas Sài Gòn Công ty TNHH Gas Cần Thơ Công ty TNHH Gas Đà Nẵng Công ty TNHH Gas Hải Phòng Hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội Kho Gas Đức Giang – Hà Nội SƠ ĐỒ SỐ 1 : TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ban Tổng giám đốc gồm : Tổng giám đốc Công ty và các Phó tổng giám đốc. Các đơn vị liên doanh: - Công ty TNHH Cơ khí Gas Petrolimex - Công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex Sài Gòn Công ty cổ phần Gas Petrolimex hoạt động theo luật doanh nghiệp trên nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi, dân chủ, bình đẳng và tuân thủ pháp luật. Đại hội cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty. Đồng thời Đại hội cổ đông bầu ra Ban kiểm soát để kiển soát hoạt động kinh doanh vad quản lý điều hành Công ty. Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng giám đốc Công ty để điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, trợ giúp cho Tổng giám đốc có các Phó tổng giám đốc. Bên cạnh đó còn có hệ thống các phòng ban chức năng, các Công ty TNHH thành viên tại các khu vực hỗ trợ, tham mưu trong hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Là một công ty mà lĩnh vực kinh doanh thiên về Thương mại và dịch vụ, mặt hàng kinh doanh lại là một mặt hàng có những tính chất đặc thù riêng, vì vậy những đặc điểm về Mặt hàng kinh doanh, cơ chế giá hay Tổ chức hoạt động kinh doanh cũng chính là những đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể: *1 Mặt hàng kinh doanh - Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là Gas hoá lỏng (LPG – Liquefied Petroleum Gas). LPG là nhiên liệu được sử dụng trong dân dụng, thương mại, công nghiệp và nông nghiệp. LPG còn là một nhiên liệu lý tưởng thay thế xăng cho động cơ đốt trong vì trị số octan cao, giá thành hợp lý, lại không ô nhiễm môi trường. LPG là một nguồn nhiên liệu tiện lợi, nhiều công dụng lại với ưu điểm vượt trội là rất thân thiện với môi trường nên nó ngày càng được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng và chọn dùng. Đây chính là yếu tố khiến thị trường của mặt hàng này ngày càng được mở rộng . Tuy nhiên đây là một sản phẩm khí dễ cháy nổ bởi vậy nó đòi hỏi rất cao về mức độ an toàn và chính xác trong cả kĩ thuật sản xuất lẫn khâu vận chuyển, lưu trữ và sử dụng. Vì vậy Công ty đã luôn chú trọng đầu tư cho mình những công nghệ mới nhất, các thiết bị kiểm soát an toàn nhất, có cấp độ tự động hoá cao nhất cho các kho, bể chứa, xưởng nạp bình như: hệ thống kiểm soát rò rỉ và đo nhiệt độ, báo cháy tự động, kiểm soát mức LPG trong bồn từ xa…Nhờ đó công ty có thể đem đến những sản phẩm chất lượng hoàn hảo nhất cho những khách hàng của mình đồng thời ngày càng khẳng định uy tín và thương hiệu của công ty trên thị trường. Ngoài ra, để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh mặt hàng bếp gas, thiết bị phụ kiện, thực hiện liên doanh với 2 công ty taxi gas (Hà Nội và TP Hồ Chí Minh) để phát triển thị trường ôtô sử dụng nhiên liệu gas, liên doanh với công ty cơ khí PMG để sản xuất vỏ bình gas… *2 Tổ chức hoạt động kinh doanh - Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và có hệ thống. Cấp trên và cấp dưới có sự liên hệ mật thiết với nhau, theo đó Tổng công ty sẽ có những quyết định chung nhất, các công ty phải chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về tổ chức hoạt động kinh doanh Gas, bếp gas, phụ kiện … trên phạm vi toàn tổng công ty, ở cả thị trường trong và ngoài nước theo nguyên tắc không cạnh tranh nội bộ. Nguồn hàng không được nhập riêng lẻ mà được nhập tập trung ở công ty sau đó mới chuyển đến cho các công ty thành viên. Thế hiện ở sơ đồ sau : VĂN PHÒNG CÔNG TY Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà Nội Hệ thống cửa hàng bản lẻ Hà Nội Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Cần Thơ Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Đà Nẵng Kho CH Kho Kho Kho CH CH CH SƠ ĐỒ SỐ 2 : TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH *3 Cơ chế giá : Do đây là một mặt hàng có rất nhiều sự biến động, giá cả phụ thuộc phần lớn vào thị trường nhiên liệu thế giới, vì thế cơ chế giá của công ty phải đựơc quy định rất chặt chẽ để vừa phù hợp với giá cả thị trường và vừa đảm bảo nguyên tắc không có cạnh tranh nội bộ. Toàn bộ giá cả, cả giá bán buôn, bán lẻ …giao cho các Tổng đại lý thành viên đều do Giám đốc quyết định. Mức giá đó phải là mức giá chung cho tất cả các đại lý, cửa hàng trực thuộc. 1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh hiện nay của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex 1.5.1. Những thành tựu đã đạt được - Hiện nay, lượng Gas nhập khẩu của Công ty cổ phần Gas Petrolimex chiếm gần 30% lượng gas nhập khẩu của Việt Nam. Với tỷ trọng này và là một trong những Công ty đầu tiên tham gia thị trường gas Việt Nam và đã có uy tín đáng kể tại thị trường khu vực, Công ty đã xây dựng được mối quan hệ với hầu hết các nhà cung cấp tại khu vực. Bên cạnh việc tổ chức tốt nguồn hàng nhập ngoại đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, Công ty luôn coi trọng xây dựng quan hệ đối tác tin cậy với nhà sản xuất tại Việt Nam là Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí (PV Gas). - Về sản lượng kinh doanh: Sản phẩm gas của Công ty cổ phần Gas Petrolimex có mặt tại hầu hết các tỉnh thành của cả nước thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý trong ngành và ngoài ngành xăng dầu. Hệ thống cơ sở vật chất ngành hàng rộng khắp, quy mô, được đầu tư các thiết bị hiện đại, đặt tại các khu vực thị trường trọng điểm là yếu tố quan trọng tạo nên sức mạnh và vị thế của Công ty trên thị trường LPG Việt Nam. - Cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh như sau: Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2007 so với 2006 Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1.Tổng số vốn 674,951,161,660 100 821,382,864,012 100 146,431,702,352 122 -Vốn lưu động 368,121,340,473 55 452,603,114,157 55 84,481,773,684 123 -Vốn cố định 306,829,821,187 45 368,779,749,855 45 61,949,938,668 120 2.Cơ cấu nguồn vốn 674,951,161,660 100 821,382,864,012 100 146,431,702,352 122 - Nợ phải trả 337,379,868,367 50 288,006,153,320 35 (49,373,715,047) 85 - Nguồn vốn CSH 337,571,293,293 50 533,376,710,692 65 195,805,417,399 164 BIỂU SỐ 01 : TÌNH HÌNH VỐN VÀ CƠ CẤU VỐN Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2006 2007 2007 so với 2006 Số tuyệt đối % 1.Sản lượng xuất bán Tấn 114,242 2. Doanh thu BH & CCDV triệu đồng 1,264,119 1,407,205 143,086 111 3. Các khoản giảm trừ DT triệu đồng 952 1,639 687 72 4. DT thuần BH & CCDV triệu đồng 1,263,166 1,405,566 142,400 111 5.Giá vốn hàng bán triệu đồng 1,112,323 1,224,918 112,595 110 6.Lợi nhuận gộp về BH & CCDV triệu đồng 150,843 180,647 29,804 120 7. DT hoạt động tài chính triệu đồng 11,871 23,251 11,380 196 8. Chi phí tài chính triệu đồng 10,836 19,168 8,932 182 9. Chi phí bán hàng triệu đồng 92,058 113,099 21,041 123 10. Chi phí quản lý doanh nghiệp triệu đồng 29,876 28,839 (1,037) 97 11. LN thuần từ HĐKD triệu đồng 29,945 42,792 12,847 143 12. Thu nhập khác triệu đồng 14,417 12,383 (2034) 86 13. LN khác triệu đồng 2,520 3,020 500 120 14.Chi phí khác triệu đồng 11,897 9,363 (2534) 79 15. Tổng LN kế toán trước thuế triệu đồng 41,842 52,155 10,313 125 16. Thuế thu nhập DN triệu đồng 6,015 8,041 2026 137 18. LN sau thuế thu nhập DN triệu đồng 34,110 44,794 10,684 131 BIỀU SỐ 02 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Qua bảng số liệu có thể nhận thấy chỉ sau 1 năm, quy mô của công ty đã được mở rộng, lượng vốn được tăng lên đáng kể. So với năm 2006, năm 2007 vốn của công ty tăng lên đến hơn 146 tỷ (hay bằng 122% so với năm trước). Trong đó cả vốn cố định và vốn lưu động của công ty đều tăng lên và tăng lên với cùng một tỷ lệ. Điều này khẳng định sau những khó khăn ban đầu khi bắt tay vào cổ phần hoá, những hoạt động của công ty đã dần đi vào nề nếp và đang trên đà tăng trưởng. Lượng vốn lưu động chiểm tỷ trọng lớn hơn trong tổng nguồn vốn cũng sẽ giúp công ty có điều kiện sử dụng hiệu quả nguồn vốn, giúp tăng lợi nhuận. Còn một điều đáng chú ý trong cơ cấu nguồn vốn chính là tổng nợ phải trả giảm rõ rệt cả về số tương đối và số tuyết đối trong khi nguồn vốn chủ sở hữu tăng lên đến gần 196 tỷ hay bằng 164% so với trước. Việc giảm số vốn đi chiếm dụng chứng tỏ công ty đã chấp hành tốt và nghiêm chỉnh luật tín dụng, kỉ luật thanh toán và nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nước...Tất cả những điều này sẽ giúp công ty giữ được chữ tín của mình trên thương trường. Đồng thời với đó là những biện pháp nhằm nâng cao tỷ suất lợi nhuận/vốn, hoàn thiện cơ chế kinh doanh và tiết kiệm chi phí, kết qủa kinh doanh của công ty đã được tăng trưởng đáng kể. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2007 so với năm 2006 đã tăng lên gần 11 tỷ, tăng lên hơn 30% so với năm trước. - Riêng về phần cơ sở vật chất, cùng với sự phát triển kinh tế xã hội mạnh mẽ ở Việt Nam, đời sống nhân dân được nâng cao, nhu cầu sử dụng LPG ngày càng lớn trong mọi lĩnh vực đời sống và sản xuất công nghiệp đảm bảo sản xuất ra các mặt hàng có chất lượng cao đồng thời không gây ô nhiễm môi trường, Công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới , mở rộng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tại các vị trí trọng điểm, có tiềm năng thị trường lớn. Tổng sức chứa hiện nay của Công ty là 4200 tấn và sẽ tiếp tục mở rộng trong thời gian tới (kho Dinh Vũ có sức chứa tối đa 3000 tấn sẽ đi vào hoạt động trong năm 2008). Đây là lợi thế quan trọng để Công ty khẳng định vị thế chủ đạo của mình trên thị trường cạnh tranh mạnh mẽ như bây giờ. 1.5.2. Thuận lợi - Trước khi trở thành một công ty cổ phần, công ty vẫn là một doanh nghiệp nhà nước và đến nay vẫn trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam, do đó công ty đã nhận đựơc rất nhiều sự ủng hộ và giúp đỡ từ các Bộ, các ngành của nhà nước và cả Tổng công ty xăng dầu Việt nam về mọi mặt như cơ sở vật chất, nguồn hàng hay thị trường tiêu thụ… - Có lợi thế là một trong những doanh nghiệp đầu tiên tham gia thị trường kinh doanh Gas hoá lỏng, lại không ngừng nghiên cứu đa dạng hoá các loại hình kinh doanh, phát triển thị trường nên công ty đã xây dưng cho mình được một thương hiệu riêng là “Gas Petrolime”, theo đó uy tín của công ty cũng đồng thời được khẳng định. - Do áp lực về vệ sinh, môi trường cũng như sự khan hiếm của các nguồn nhiên liệu truyền thống mà tốc độ tăng trưởng về tiêu dùng Gas ngày một tăng, cũng nhờ đó mà đến nay số thị phần mà công ty nắm giữ đã chiếm một tỷ trọng lớn. - Việc tìm kiếm nguồn hàng cho đến nay đã trở nên dễ dàng hơn do cơ chế mở cửa, hội nhập. - Có hệ thống mạng lưới kho đầu mối với sức chứa lớn, được đầu tư hiện đại tại miền và hệ thống phân phối của Petrolimex trên phạm vi toàn quốc nên có thể đáp ứng kịp thới nhu cầu của thị trường. - Ngoài ra công ty còn có đội ngũ cán bộ am hiểu về ngành hàng, nhiệt huyết, đoàn kết và quyết tâm cùng nhau góp sức cho sự phát triển chung. 1.5.3. Khó khăn - Về giá : Một trong những khó khăn lớn mà công ty gặp phải hiện nay chính là sự biến động liên tục của giá LPG trên thế giới. Điều này đã gây ra một ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vì những thay đổi về giá này dù là tăng hay giảm đều mang đến những mặt bất lợi cho công ty. Khi giá Gas trên thế giới giảm mạnh, với một hệ thống kho, bể chứa lớn, thường xuyên dự trữ Gas với số lượng lớn, công ty sẽ không thể giảm giá bán kịp thời ngay tức thì cho phù hợp với giá cả thị trường. Ngược lại gía Gas tăng lại có tác động không nhỏ đến tâm lý của những người tiêu dùng, những khách hàng của công ty nên dù được một phần lợi thế về giá cả vẫn không thể bù đắp được những thiệt hại mà công ty phải gánh chịu do bị thu hẹp thị trường. Nhìn chung cả hai đều có nguy cơ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. - Về cạnh tranh : Việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng ác liệt hơn và dần đi vào chiều sâu. Đối thủ cạnh tranh của công ty hiện nay không chỉ là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas trong nước mà cả các nhà đầu tư nước ngoài, thêm vào đó, không thể không kể đến các đơn vị kinh doanh cùng ngành hàng, những đơn vị nhận được rất nhiều những ưu đãi của nhà nứơc trong nhập khẩu Gas và thị trường tiêu thụ. - Về quản lý tình hình công nợ : Số khách hàng của công ty ngày càng nhiều và đáng chú ý là những khách hàng công nghiệp, đây là một tín hiệu đáng mừng nhưng chính điều này lại gây ra những vấn đề nan giải do công ty chưa xây dựng được cho mình một chính sách quản lý công nợ một cách hoàn chỉnh do vậy đã làm tăng tỷ lệ vốn bị chiếm dụng, điều này sẽ làm giảm tốc độ luân chuyển của tài sản và dẫn đến làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. - Tình hình sang nạp Gas trái phép của các cá nhân đã tạo ra môi trường cạnh tranh không lành mạnh, nó còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty khi các cá nhân này lợi dụng uy tín của công ty để đạt đựơc mục đích. Mặc dù vậy nhà nước vẫn chưa có biện pháp hữu hiệu nào để ngăn chặn triệt để vấn đề này. PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TÌNH HÌNH VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán - Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, trải rộng khắp cả nứơc với các Công ty thành viên mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung - vừa phân tán để vừa đảm bảo việc quản lý của công ty mẹ, vừa tạo ra được tính chủ động cho các công ty thành viên. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng Kế toán tài chính của Công ty cổ phần Gas Petrolimex và tại phòng Kế toán tài chính các Công ty thành viên. Cuối năm tài chính báo cáo quyết toán toàn công ty sẽ là báo cáo hợp nhất được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty cổ phần Gas Petrolimex với báo cáo quyết toán của các Công ty thành viên. - Theo hình thức đó, để có thể đảm bảo tốt được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cũng đã được xây dựng khá phù hợp, bao gồm : TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Phòng Kế toán tại văn phòng Công ty Phòng Kế toán tại các Công ty thành viên Nhân viên thống kê Kho Đức Giang Nhân viên thống kê các cửa hàng SƠ ĐỒ SỐ 3 : TỔ CHỨC KẾ TOÁN 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. - Kỳ kế toán áp dụng năm (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : VNĐ 2.2.1- Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Việc quản lý hệ thống chứng từ của Công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ. 2.2.2- Vận dụng chế độ tài khoản kế toán Về cơ bản, công ty vận dụng hệ thống kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các tài khoản thuộc chế độ kế toán hiện hành đều được phần mềm Acounting Solution cập nhật đầy đủ. Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc trưng riêng nên công ty đã xây dựng riêng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 5. Do là một công ty thương mại và dịch vụ, ở đó diễn ra rất nhiều các hoạt động mua bán, giao dịch, khối lượng các nghiệp vụ liên quan đến các giao dịch là khổng lồ, do vậy các tài khoản chi tiết của công ty chủ yếu để chi tiết cho từng đối tượng khách hàng lớn, các mặt hàng kinh doanh của công ty, các ngân hàng mà công ty thường xuyên phải giao dịch, … 2.2.3- Vận dụng chế độ sổ sách kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Ngoài các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Gas Accounting Solution sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ ở hai dạng: -Lưu trữ trên phần mềm máy tính -In và đóng thành các tập sổ kế toán Phần mềm kế toán giúp người kế toán giảm được một số công việc ghi chép thủ công, vì chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần vào máy tính thì nó sẽ tự nhập sang các sổ kế toán liên quan. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả công việc, cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin quản trị hữu ích và người kế toán hay nhà quản lý có thể kiểm tra thông tin, số liệu bất kỳ lúc nào một cách nhanh chóng. Thể hiện qua sơ đồ : Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí - Chứng từ Máy tính Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các TK Sổ cái các TK Các báo cáo kế toán Các chứng từ gốc Bảng kê Ghi trong kỳ SƠ ĐỒ SỐ 4 : KẾ TOÁN MÁY Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 2.2.4-Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Doanh nghiệp sử dụng các loại báo cáo sau : - 4 biểu mẫu báo cáo thực hiện theo chế độ hiện hành để cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và dự đoán trong tương lai bao gồm : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính - Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo khác để cung cấp thêm các thông tin cần thiết và các căn cứ để Ban lãnh đạo đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như : Báo cáo quản trị Báo cáo kiểm kê Báo cáo nhanh Riêng các báo cáo tài chính sẽ được lập đều đặn theo quý và được công bố rộng rãi. PHẦN III ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PRTROLIMEX 3.1. Đặc điểm công tác kế toán Tiền gửi ngân hàng tại công ty Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Tiền gửi ngân hàng là một phần hành chiếm giữ vị trí rất quan trọng trong công ty vì hầu hết các giao dịch của công ty đều phải thông qua ngân hàng. Công ty ít khi sử dụng đến quỹ tiền mặt trừ một số trường hợp đặc biệt như bán lẻ hàng hoá. 3.1.1. Đặc điểm kế toán Tiền gửi ngân hàng - Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính để hạch toán trong kì kế toán của công ty là VND. Các đồng tiền khác sẽ được chuyển đổi ra VND theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền gửi của công ty là nguyên tắc thực thu, thực chi. - Hiện nay ngoài VND gửi ở các ngân hàng, công ty còn sử dụng các đồng tiền mạnh khác là USD, EUR, JPY,…gửi ở các ngân hàng để việc giao dịch được thuận lợi cả trong và ngoài nước. - Những giao dịch của công ty thường thông qua một số ngân hàng chính là Ngân hàng VietCom Bank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, ngân hàng Citi Bank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn… 3.1.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng - Tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán Tiền gửi ngân hàng chính là TK 112, trong đó có phân ra là TK 1121 ( Tiền VND gửi ngân hàng) và TK 1122 (Ngoại tệ gửi ngân hàng). Ngoài ra công ty còn phân chia các tài khoản ấy thành các tài khoản chi tiết hơn nữa để thuận tiện cho việc giao dich với từng ngân hàng và với các loại tiền khác nhau. Cụ thể như sau : Tài khoản Tên TK Mã ngoại tệ TK mẹ B ậ c Lo ại TK sổ cái 11211 Tiền VND gửi NH VietComBank 1121 3 1 0 11212 Tiền VND gửi NH ĐTPT 1121 3 1 0 11213 Tiền VND gửi NH Citibank 1121 3 1 0 11214 Tiền VND gửi NH Nông nghiệp 1121 3 1 0 11218 Tiền VND gửi NH khác 1121 3 1 0 11221 Tiền USD gửi NH USD 1122 3 0 0 112211 Tiền USD gửi NH VietComBank luân chuyển USD 11221 4 1 1 112212 Tiền USD gửi NH VietComBank tạm giữ USD 11221 4 1 1 112213 Tiền USD gửi NH VietComBank- CitiBank USD 11221 4 1 0 112214 Tiền USD gửi NH ĐTPT USD 11221 4 1 0 112215 Tiền USD gửi NH Nông Nghiệp USD 11221 4 1 0 112218 Tiền USD gửi NH khác USD 11221 4 1 0 11222 Tiền EUR gửi NH EUR 1122 3 0 0 112221 Tiền EUR gửi NH VietComBank EUR 11222 4 1 1 112228 Tiền EUR gửi NH khác EUR 11222 4 1 1 11223 Ngoại tệ khác gửi NH KHA 1122 3 0 0 112231 Ngoại tệ khác gửi NH VietComBank KHA 11223 4 1 1 112238 Ngoại tệ khác gửi NH khác KHA 11223 4 1 1 - Chứng từ sử dụng : Hoá đơn biên bản thanh lý hợp đồng Hoá đơn hàng hoá (đã có phê duyệt của cấp lãnh đạo) Sổ phụ Ngân hàng : Sổ phụ này sẽ được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng cụ thể sẽ có sổ phụ dành riêng cho các cửa hàng, các Tổng đại lý thành viên, các Tổng đại lý ngoài ngành và khách hàng Công nghiệp. Uỷ nhiệm chi : Ghi rõ khoản tiền được chi và các bên liên quan Giấy báo nợ, giấy báo có Các phiếu hạch toán, phiếu hạch toán chi tiết 3.1.3. Kế toán Tiền gửi Ngân hàng - Có rất nhiều các loại sổ sách được sử dụng ở phần hành Tiền gửi Ngân hàng, cụ thể là : Sổ nhật kí thu tiền Sổ nhật kí chi tiền Sổ tổng hợp Tài khoản chữ T Sổ cân đối ngay tài khoản Sổ cân đối phát sinh tài khoản tại các Ngân hàng Sổ số dư tài khoản tại các Ngân hàng Sổ nhật ký chung Báo cáo chứng từ theo tài khoản Tổng hợp phát sinh một tài khoản Sổ chi tiết tài khoản Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Acounting Solution, các công việc kế toán về tiền gửi đã được giảm nhẹ đi rất nhiều. Kế toán sẽ căn cứ chủ yếu vào Hoá đơn biên bản thanh lý hợp đồng và Hoá đơn hàng hoá đã có sự phê duyệt của các cấp lãnh đạo … để cập nhật các dữ liệu vào máy tính. Sau đó máy tính sẽ tự động chuyển các dữ liệu đến các sổ chi tiết cùng một lúc. Cuối mỗi tháng sẽ cho ra được các báo cáo tổng hợp cần thiết cho từng tháng. Phần mềm kế toán Acounting Solution cũng được thiết kế cả những phần dành riêng cho các loại Nhật ký - chứng từ. Chẳng hạn đối với phần Tiền gửi sẽ là Nhật ký- chứng từ số 2. Tuy nhiên các loại sổ này rất ít được sử dụng, do đó trong trình tự luân chuyển những phần sổ này đã được bỏ bớt. 3.2. Đặc điểm công tác kế toán Thuế tại công ty Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Lĩnh vực kinh doanh của công ty chính là Thương mại và dịch vụ, các nghiệp vụ mua vào, bán ra luôn diễn ra thường xuyên và với khối lượng lớn do vậy các nghiệp vụ liên quan đến thuế là rất lớn đặc biệt là thuế Giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra. 3.2.1. Đặc điểm kế toán Thuế Công ty thực hiện nghĩa của mình đối với Nhà nước thông qua các loại thuế chủ yếu là Thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng và thuế xuất nhập khẩu. Trong đó : Thuế môn bài : Được tính ra và nộp theo năm vào đầu năm Thuế Thu nhập doanh nghiệp : Được tạm tính theo quý Thuế Xuất, nhập khẩu : Công ty không phải hạch toán mà các cảng nhận hàng sẽ hạch toán luôn và tính trực tiếp vào giá mua hàng. Sau đó giấy báo nợ, báo có mới được chuyển về công ty. Thuế Giá trị gia tăng được cập nhật theo từng lần phát sinh. Riêng thuế giá trị gia tăng đối với hàng nhập khẩu được tính trực tiếp luôn vào hàng hoá nhưng vẫn được khấu trừ. 3.2.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng Các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán Thuế về được thiết lập dựa trên chế độ kế toán hiện hành. Hai tài khoản mà công ty sử dụng chủ yếu chính là TK 133 ( Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ) và taì khoản 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nứơc). Công ty cũng mở thêm các tài khoản chi tiết để chi tiết thêm cho từng đối tương. Chứng từ được sử dụng chủ yếu và thường xuyên nhất chính là Hoá đơn Giá trị gia tăng (riêng cho hàng hoá bán ra và mua vào) 3.2.3. Kế toán Thuế Giá trị gia tăng Các sổ sách được sử dụng trong kế toán Thuế giá trị gia tăng là : Bảng kê chứng từ đầu vào (của các mức thuế là 0%, 5%, 10%) Bảng kê chứng từ đầu ra ( của các mức thuế là 0%, 5%, 10%) Sổ chi tiết tài khoản Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Cân đối phát sinh của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T (Sổ cái) Sổ số dư Sổ theo dõi thuế Giá trị gia tăng đựơc hoàn lại Sổ theo dõi thuế Giá trị gia tăng được miễn giảm.  Trình tự hạch toán chính :Hoá đơn chứng từ đầu vào Máy tính Bảng kê bán ra, mua vào Sổ chi tiết TK 1331, TK3331 Sổ cái TK 1331, TK 3331 Các hoá đơn chứng từ đầu vào sẽ được chuyển từ bộ phận khác sang. Cụ thể là từ các phòng kinh doanh và từ các cửa hàng sang. Kế toán sẽ cập nhật các hoá đơn, chứng từ vào máy tính, sau đó máy tính sẽ chạy theo chương trình tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương ứng. 3.3. Đặc điểm công tác kế toán Công nợ tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex 3.3.1. Đặc điểm kế toán Công nợ Công nợ bao gồm 2 phần là công nợ phải thu và công nợ phải trả.. Công nợ được theo dõi trực tiếp tại các cửa hàng, các phòng kinh doanh, sau mới chuyển các hoá đơn lên cho kế toán , sau khi kiểm tra tính hợp lệ của từng hoá đơn, kế toán sẽ tổng hợp lại các dữ liệu vào máy tính. 3.3.2. Tài khoản và các chứng từ sử dụng Tài khoản được sử dụng trong kế toán công nợ gồm 2 tài khoản chính là TK131, TK331. Cả 2 tài khoản này đều được công ty chi tiết đến tài khoản cấp 4 tương ứng. Tài khoản 131 được chi tiết tới từng đối tượng khách hàng là Tổng đại lý thành viên, Tổng đại lý, đại lý ngoài ngành, khách hàng công nghiệp, khách hàng khác; chi tiết riêng cho hàng hoá và tiền kí cược vỏ bình. Tài khoản 331 được chi tiết cho từng mặt hàng là Gas, bếp và phụ kiện. Các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này là : Hoá đơn Giá trị gia tăng Hợp đồng mua Hợp đồng bán Đơn hàng Phiếu xuất kho Phiếu thu Phiếu uỷ nhiệm chi. 3.3.3. Kế toán công nợ Sổ sách được sử dụng trong kế toán công nợ là : Sổ chi tiết tài khoản Bảng kê chứng từ Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng Cân đối phát sinh của một tài khoản Cân đối phát sinh các tài khoản Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Sổ tổng hợp tài khoản Số dư của các tài khoản Sổ cái tài khoản Trình tự hạch toán chủ yếu : Chứng từ đầu vào Sổ chi tiết công nợ từng khách hàng Máy tính Các bảng kê Sổ cái TK131, TK331  Riêng với phần kế toán công nợ phải thu , đầu tiên kế toán sẽ căn cứ vào Hoá đơn Giá trị gia tăng, căn cứ hợp đồng bán, phiếu xuất kho để lấy được số phát sinh nợ. Qua phát sinh nợ, căn cứ Phiếu thu (khách hàng nộp tiền mặt tại công ty ) hoặc phiếu Uỷ nhiệm chi ( phiếu chuyển tiền qua ngân hàng ), kế toán nhập số liệu vào máy tính. Cuối tháng căn cứ vào mức dư nợ thực tế với hợp đồng để xác định khách hàng có thanh toán đúng hợp đồng không, để có biện pháp quản lý khách hàng, đảm bảo an toàn tài chính. Khi đó ngoài sổ chi tiết phát sinh công nợ với từng khách hàng, công ty còn sử dụng cả Biên bản đốichiếu công nợ . PHẦN IV KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 4.1. Đặc điểm về hàng hoá Mặt hàng chính mà._.