Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Ngân Hạnh

ông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như: chi phí, nhu cầu tiêu dùng, sự phát triển về khoa học kỹ thuật. Bởi vậy, để tạo sức cạnh tranh cho sản phẩm của mình buộc các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời các thông tin để có những chiến lược kinh doanh hợp lý, mở rộng được thị trường nhằm mục đích mang lại hiệu quả cao nhất. Công ty TNHH Ngân Hạnh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty kinh doanh dựa trên phương châm: lấy thị trường làm hướng đạo, lấy sáng tạo làm nòng cốt, gắn chất lượng sản phẩm với sự tồn vong của công ty, lấy nhân tài làm chỗ dựa, lấy quản lý để thúc đẩy hiệu quả, đưa công ty đi theo con đường nâng cao uy tín, chất lượng sản phẩm… Trong việc quyết định sự thành công hay thất bại của công ty có một phần đóng góp không nhỏ của công tác kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán, em đã tìm hiểu và nghiên cứu công tác kế toán trong công ty.Báo cáo kiến tập của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Ngân Hạnh Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại c ông ty TNHH Ngân Hạnh Chương 3: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Ngân Hạnh CHƯƠNG1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tên công ty: công ty TNHH Ngân Hạnh. Mã số thuế: 0100701506 Số ĐKKD: 053980, cấp lần đầu 22/09/1997; ngày sửa đối sau cùng 28/01/2008. Cơ quan chủ quản: Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Kho của công ty: Nam Hồng – Đông Anh – Hà Nội Tiền thân của công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty TNHH kỹ nghệ lạnh Thăng Long. Ngày 20/7/1993 công ty TNHH kỹ nghệ lạnh Thăng Long được thành lập theo giấy phép số 000467 GP/TLDN – 02 của UBND Thành phố Hà Nội và được trọng tài kinh tế Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 043354. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là: Lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm; chế biến thực phẩm; sửa chữa tủ lạnh, máy làm kem, nước đá… Năm 1997, với những quy chế và chính sách mở cửa của Nhà nước và nhu cầu tiêu thụ đồ uống trong nước ngày càng gia tăng đòi hỏi công ty phải phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Trước tình hình như vậy ban giám đốc quyết định thành lập một công ty mới lấy tên là công ty TNHH Ngân Hạnh. Ngày 22/9/1997 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 053980 của sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội công ty TNHH Ngân Hạnh chính thức được thành lập. Công ty có số vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ. Công ty hoạt động theo điều lệ của công ty và chịu sự quản lý của UBND thành phố Hà Nội. Trụ sở chính của công ty đặt tại 134 Cầu Diễn - Từ Liêm – Hà Nội. Năm 2003, công ty quyết định tăng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 VN Đ và chuyển trụ sở chính về xóm 1 - Mễ Trì Thượng - Từ Liêm - Hà Nội. Năm 2008, vốn điều lệ của công ty tăng lên 25.000.000.000 VNĐ. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh Với xu hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, toàn cầu hoá cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thế giới, công ty TNHH Ngân Hạnh đã nắm bắt được nhu cầu thị hiếu và xu hướng phát triển của thị trường, công ty đã và đang hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. Kết quả hoạt động góp phần đẩy mạnh nền kinh tế quốc dân trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hiện tại và tương lai. Đồng thời với mô hình và quy mô sản xuất của công ty TNHH Ngân Hạnh, đã tạo ra nhiều việc làm cho lực lượng lao động cho lực lượng lao động trong nước. Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh với giá thành đảm bảo hợp lý dựa trên phương châm: lấy thị trường làm hướng đạo, lấy sáng tạo làm nòng cốt, gắn chất lượng với sự tồn vong của công ty, lấy nhân tài làm chỗ dựa, lấy quản lý để thúc đẩy hiệu quả đưa công ty đi theo con đường nâng cao uy tín. Công ty có bộ máy quản lý có năng lực, một đội ngũ công nhân viên thận trọng trong quá trình làm việc. Trong các quan hệ tín dụng với ngân hàng và các đối tác khác, công ty luôn là một khách hàng có uy tín. Trong thời gian đầu mới thành lập, công ty kinh doanh trong các lĩnh vực: lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm, sửa chữa tủ lạnh, máy làm kim, máy làm nước đá. Ngày 22/9/1997 công ty TNHH Ngân hạnh chính thức được thành lập và hoạt động trong những lĩnh vực đã đăng ký kinh doanh sau: Buôn bán hàng tư liệu sản xuất. Chế biến thực phẩm ( nước giải khát, nước đá, bia hơi) Dịch vụ lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm. Năm 2003, công ty quyết định mở rộng hoạt động và đăng ký kinh doanh bổ sung một số lĩnh vực sau: Dịch vụ ăn uống. Dịch vụ sinh thái. Dịch vụ phục vụ khách du lịch. Hiện nay công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh và đăng ký kinh doanh thêm các hoạt động như: Kinh doanh hương liệu, nguyên liệu, vật tư, thiết bị ngành bia và hoá thực phẩm. Sản xuất bia, rượu và các loại nước giải khát. Thiết kế chế độ lắp đặt chuyển giao công nghệ sản xuất bia hơi, bia chai và các loại nước giải khát. Lắp đặt nhà lạnh, kho lạnh, điều hoà không khí. Nhiệm vụ của công ty là mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh hơn nữa, đặt chữ tín lên hàng đầu. Luôn tạo cho khách hàng cảm giác an toàn khi ký hợp đồng với công ty. Hoạt động kinh doanh ngày càng đem lại hiệu quả, lợi nhuận ngày một tăng, làm việc luôn tuân thủ pháp luật. Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các năm 2006, 2007, 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Doanh thu bán hàng 2.Các khoản giảm trừ 3.Giá vốn hàng bán 4.Lợi nhuận gộp 5.Doanh thu hoạt động tài chính 6.Chi phí tài chính 7.Chi phí bán hàng 8.Chi phí quản lý doanh nghiệp 9.Lợi nhuận thuần 10.Thu nhập khác 11.Chi phí khác 12.Lợi nhuận khác 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 14.Chi phí thuế TNDN 37.357.598.817 0 35.858.649.711 1.495.711.395 32.380.170 346.736.685 91.688.500 1.001.502.428 88.163.952 438.838.820 353.573.655 85.265.165 173.492.117 48.576.939 102.928.526.817 0 97.493.126.843 5.435.399.974 319.046.976 2.072.794.912 601.034.622 1.904.331.709 1.176.285.707 802.350 11.786.071 (10.983.721) 1.165.301.986 326.284.556 140.853.960.876 0 131.644.688.431 9.209.272.445 362.911.575 4.700.646.358 339.971.158 3.271.334.187 1.260.232.317 6.660.640 3.997.295 2.663.345 1.262.895.662 353.610.785 15. Lợi nhuận sau thuế 124.852.178 839.017.430 909.284.877 Qua các chỉ tiêu trên cho thấy hoạt động của công ty luôn duy trì được tốc độ phát triển kinh doanh mở rộng quy mô về vốn và tài sản qua các năm. Doanh thu bán hàng của công ty tăng lên qua các năm một cách nhanh chóng: Năm 2006: 37.257.589.900 VNĐ: 100%; Năm 2007: 102.928.562.817 VNĐ: tăng 276% so với năm 2006 Năm 2008: 140.853.960.876 VNĐ: tăng 387% so với năm 2006 Ta thấy rằng: doanh thu bán hàng của năm 2007 tăng 2,76 lần so với năm 2006. Và năm 2008 tăng 3,87 lần so với năm 2006. Như vậy chứng tỏ công ty đã cập nhật các thông tin trên thị trường và đã tiêu thụ các mặt hàng có số lượng lớn khiến doanh thu tăng lên nhanh chóng qua các năm. Với sự nỗ lực hoạt động của công nhân viên dưới sự quản lý của hội đồng quản trị và ban giám đốc công ty, lợi nhuận trước thuế ngày càng tăng cao: Năm 2006: 173.429.117 VNĐ chiếm 100% Năm 2007: 1.165.301.986VNĐ tăng 6,72 lần( 672%) so với năm 2006 Năm 2008: 1.262.895.662VNĐ tăng 7,28 lần( 728%) so với năm 2006 Như vậy có thể nói hoạt động của công ty đã đem lai hiệu quả cao, với tốc độ phát triển vượt bậc, đối phó được với sự bất ổn định của thị trường và khủng hoảng kinh tế. Công ty đã đóng góp một phần đáng kể vào nguồn ngân sách nhà nước. Góp phần vào ổn định nền kinh tế đất nước. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Cũng như các công ty có quy mô vừa và nhỏ khác trong cả nước, cơ cấu tổ chức bộ máy công ty hết sức gọn nhẹ nhưng đem lại hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngân Hạnh HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.3.2.1. Hội đồng quản trị Là cơ quan quyền lực cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Hội đồng quản trị đảm nhận các chức năng quan trọng như: quyết định phương hướng phát triển công ty, quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn, quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty, quyết định mức lương lợi ích khác đối với giám đốc, kế toán trưởng thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện các quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, các quyết định được Hội đồng quản trị thông qua theo nguyên tắc lớn hơn 50% phiếu thuận. Hội đồng quản trị họp định kỳ một năm một lần. 1.3.2.2. Ban giám đốc Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình như tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của chủ tịch Hội đồng thành viên. Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên hội đồng thành viên, kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh. Phó giám đốc là những người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý công ty ở các lĩnh vực khác nhau như: Phó giám đốc tài chính chuyên phụ trách về vấn đề tài chính của công ty. Phó giám đốc kỹ thuật chuyên phụ trách về các vấn đề kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và kỹ thuật cơ khí chế tạo nhà máy bia. Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý mạng lưới khách hàng, thị trường tiệu thụ và các kênh phân phối… 1.3.2.3. Phòng tổ chức – hành chính Phòng tổ chức – hành chính giữ nhiệm vụ quản lý chung về mặt nhân sự đối với toàn công ty, giúp giám đốc tổ chức bộ máy hoạt động của công ty, quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo đội ngũ cán bộ năng động, sáng tạo cho công ty. 1.3.2.4. Phòng kế toán tài vụ Phòng kế toán tài vụ là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, là cơ quan tham mưu cho Ban giám đốc về các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty; chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho năm; theo dõi và lập báo cáo tình hình thu chi của công ty; thực hiện các nghiệp vụ thanh toán; theo dõi, tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình sử dụng vốn. Từ đó giúp ban giám đốc lập phương án tối ưu sử dụng vốn theo cách có hiệu quả nhất. 1.3.2.5. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh phụ trách việc tiêu thụ hàng hoá trong thị trường nội địa; tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, dự đoán nhu cầu của thị trường, phân tích từ đó lựa chọn mặt hàng để lập kế hoạch nhập khẩu, phân phối hàng ra thị trường sao cho hàng hoá có thể đến tận tay người tiêu dùng; chăm sóc khách hàng truyền thống, chủ động tiếp cận các khác hàng tiềm năng; nghiên cứu mở rộng thị trường. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động sáng tạo, nhiệt tình trong công tác với phương châm “ khách hàng là thượng đế” , phòng kinh doanh đã đóng vai trò rất quan trọng trong việc mở rộng thị trường và tăng doanh thu hàng năm của công ty. 1.3.2.6. Phòng xuất nhập khẩu Là công ty chủ yếu hoạt đ ộng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Các cán bộ chuyên về lĩnh vực nhập khẩu phải đạt yêu cầu về kiến thức chuyên môn, am hiểu lĩnh vực xuất nhập khẩu, thị trường và giỏi ngoại ngữ, đặc biệt phải nhạy bén trước tình hình biến động của thị trường thế giới. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: xem xét kế hoạch nhập khẩu từ phòng kinh doanh; nghiên cứu tổng hợp thông tin từ thị trường nước ngoài thông qua mạng Internet hoặc trực tiếp sang tham quan các bạn hàng. Từ đó sẽ lựa chọn nhà cung cấp tiến hành thương lượng ký kết hợp đồng; tiến hành các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu. 1.4. Những thuận lợi và khó khăn của công ty 1.3.1. Thuận lợi Công ty TNHH Ngân Hạnh là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty kinh doanh với giá thành đảm bảo, hợp lý dựa trên phương châm: lấy thị trường làm hướng đạo, lấy sáng tạo làm nòng cốt, gắn chất lượng sản phẩm với sự tồn vong của công ty. Lấy nhân tài làm chỗ dựa, lấy quản lý để thúc đẩy hiệu quả, đưa công ty đi theo con đường nâng cao uy tín sản phẩm. Công ty có bộ máy quản lý có năng lực, một đội ngũ công nhân lành nghề, nhiều kinh nghiệm, có trách nhiệm và tinh thần trong quá trình làm việc. Trong các quan hệ tín dụng với ngân hàng và các đối tác khác công ty luôn là một khách hàng có uy tín, các khoản vay đều sử dụng đúng mục đích, luôn coi trọng chữ tín, thanh toán đầy đủ các khoản nợ khi đã đến hạn trả, luôn tạo cho đối tác cảm giác an toàn khi ký kết hợp đồng với công ty. Công ty đã sử dụng các loại máy móc thiết bị khá tiên tiến, phù hợp cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác công ty đã biết kết hợp phân cấp quản lý tài chính hợp lý trong việc sử dụng nguồn tài chính công ty như việc thu, chi các khoản tiền, phân giao những nghiệp vụ thu chi và cân đối tài chính. 1.3.2. Khó khăn Khó khăn mà công ty TNHH Ngân Hạnh gặp phải đó là sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Mà mục tiêu chính của công ty là đạt được lợi nhuận, chính vì vậy vấn đề đặt ra là làm sao cho giá thành của sản phẩm hợp lý mà chất lượng của sản phẩm, hàng hoá lại cao. Vì vậy, ít nhiều cũng gây khó khăn trong quá trình cạnh tranh trên thị trường. Mặt khác kho của công ty được đặt ở các nơi xa trụ sở chính của công ty, tình hình quản lý hàng hoá còn chưa chặt chẽ nên thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu và mất hàng hoá; nhất là kho cơ khí, tình hình máy móc để bừa bãi cả ra ngoài trời làm cho thiết bị gỉ dẫn đến nhanh chóng hỏng, tuổi thọ của hàng hoá bị rút ngắn. Ngoài ra công ty áp dụng cách tính lương theo thời gian trên cả khối văn phòng và khối công nhân dưới xưởng, điều này chưa khuyến khích được các cán bộ nhân viên có trình độ cao làm việc hết khả năng. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng Hình thức kế toán công ty TNHH Ngân Hạnh là thức Nhật ký chung vì đây là hình thức kế toán đơn giản, có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là: các sổ sách sử dụng gồm sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Kết cấu và nội dung của các loại sổ trong hình thức Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung: phản ánh cho mọi đối tượng, là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt của đối tượng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các nhật ký đặc biệt để quản lý chung. Sổ nhật ký chung có các đặc điểm: là sổ quyển, không sử dụng tờ rời, mở chung cho các đối tượng, có chức năng hệ thống hoá số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ. Cơ sở để ghi nhật ký chung là chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ. Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc ghi sổ kép. Sổ cái: được mở để ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký, đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toán. Sổ cái có đặc điểm: ghi sau nhật ký xét trên góc độ tự phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đã được chứng từ hoá, được ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản được mở. Ghi sổ cái được thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ nhật ký. Cơ sở ghi sổ cái là nhật ký chung. Cách ghi sổ cái là nhặt đối tượng theo số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái của đối tượng đó. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT NHẬT KÝ CHUNG BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty Là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và quy mô sản xuất kinh doanh vừa. Do vậy để thuận lợi cho việc quản lý thống nhất, lãnh đạo công ty đã chỉ đạo phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tại các xưởng và nhà hàng, đội thi công được bố trí nhân viên thống kê, quản lý có nhiệm vụ tính lương, tập hợp số liệu và gửi lên phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm Kế toán trưởng: là người trực tiếp chỉ đạo bộ máy kế toán ở công ty, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện hạch toán của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật, cấp trên về mặt nghiệp vụ đó là công tác tài chính kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán của công ty. Kế toán trưởng tổ chức điều hành bộ máy kế toán, lập các báo cáo tài chính. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho để theo dõi tình hình bán hàng của doanh nghiệp để từ đó xác định kết quả kinh doanh. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Theo dõi, tính toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ, giấy báo Có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi để theo dõi được chính xác số dư tài khoản tại ngân hàng. Kế toán nhập khẩu: Căn cứ vào hoá đơn thương mại, vận tải đơn, chứng từ bảo hiểm, tờ khai thuế để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập khẩu hàng hoá. Thủ quỹ: là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt kết hợp với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ hàng tháng và khi có lệnh đột xuất. Thủ kho: chịu trách nhiệm quản lý kho vật tư khi có phiếu nhập, phiếu xuất. Hàng ngày lập thẻ kho và đối chiếu với kế toán bán hàng khi tiến hành kiểm kê vào cuối kỳ hoặc khi có lệnh kiểm kê. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ KHO KÉ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KQKD KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU THỦ QUỸ 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán Công ty TNHH Ngân Hạnh áp dụng Quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC được ban hành bởi Bộ tài chính trong việc hạch toán kế toán.Với quy mô vừa nên công ty kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê khai thường xuyên. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước, đồng thời hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast accounting trong công tác quản lý và hạch toán kế toán. Ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty đều có kiến thức và trình độ tin học sử dụng các phần mềm trong công tác kế toán. Công ty luôn coi trọng việc đào tạo nhân viên để giúp họ thông thạo và hiểu biết hơn nữa trong lĩnh vực tin học giúp cho công ty có thể thực hiện các công tác kế toán một cách dễ dàng hơn và đạt hiệu quả tốt nhất. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển . Vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán và thu hồi các khoản nợ, vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng… đã được ký duyệt phản ánh vào sổ sách tình hình tăng giảm số dư các tài khoản tiền mặt tại quỹ. Căn cứ vào chứng từ của ngân hàng như giấy báo Có, giấy báo Nợ, chứng từ gốc đi làm: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản để phản ánh vào sổ chi tiết theo dõi tiền gửi ngân hàng. 2.3.1.1. Tài khoản 111: Tiền mặt Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi, séc Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Người nộp tiền Bộ phận lưu trữ Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ (2) (1) (2) (3) (4) (5) Các bước công việc: Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền và ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán và chuyển cho bộ phận lưu trữ bảo quản Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt: Người nhận tiền Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Bộ phận lưu trữ (6) (1) (1) (2) (5) (3) (4) Các bước công việc: Yêu cầu chi tiền Duyệt chi Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Chi tiền, ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán và chuyển sang bộ phận lưu trữ bảo quản Các tài khoản cấp 2 sử dụng: Tài khoản 1111: Tiền mặt VNĐ Tài khoản 1112: Tiền mặt ngoại tệ 2.3.1.2 . Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ Tài khoản 1122: Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái(áp dụng cho hình thức nhật ký chung). Chứng từ sử dụng: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê( sổ phụ) Trình tự luân chuyển chứng từ khi thu tiền gửi bằng séc HOÁ ĐƠN THUẾ GTGT NHẬN SÉC TỪ NGƯỜI MUA CHUYỂN SÉC ĐẾN NGÂN HÀNG PHỤC VỤ DOANH NGHIỆP NHẬN GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG Trình tự khi thu tiền gửi ngân hàng bằng uỷ nhiệm chi Người mua hàng viết uỷ nhiệm chi gửi ra ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mua Ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mua chuyển tiền tới ngân hàng phục vụ doanh nghiệp mình Doanh nghiệp nhận được giấy báo có từ ngân hàng Trình tự thực hiện chi bằng tiền gửi ngân hàng Giấy đề nghị thanh toán cho người bán Đơn vị viết séc Chuyển séc cho người bán Chuyển séc tới ngân hàng phục vụ người bán Chuyển séc tới ngân hàng phục vụ người mua Giấy báo Nợ Trình tự ghi sổ kế toán tài khoản 111, 112 Chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Bảng tổng hợp phiếu thu, chi Sổ chi tiết tài khoản 111,112 Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 111,112 Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.2. Kế toán tài sản cố định 2.3.2.1. Tiêu chuẩn xác định và nguyên tắc đánh giá tài sản cố định Tài sản cố định là các tài sản có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất nhưng có giá trị xác định được đưa vào quá trình kinh doanh. Theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC, tài sản cố định đủ 4 tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó, giá trị tài sản ban đầu phải được xác định một cách tin cậy, có thời gian sử dụng 1 năm trở lên và có giá trị từ 1.000.000VNĐ( mười triệu đồng). Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại: Nguyên giá TSCĐ mua mới Giá mua trên hoá đơn ( không có VAT) Chi phí trước khi sử dụng (nếu có) Các khoản giảm trừ (nếu có) = = + + + - - - Các khoản giảm trừ (nếu có) Lệ phí trước bạ & chi phí khác Giá quyết toán công trình Nguyên giá TSCĐ nhận bàn giao XDCB = + - Giá trị vốn góp do hội đồng quản trị định giá Nguyên giá TSCĐ nhận góp vốn liên doanh, liên kết = Giá trị hao mòn Nguyên giá Giá trị còn lại = - Tại công ty TNHH Ngân Hạnh, việc tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường thẳng. Cách tính khấu hao theo phương pháp này được thực hiện như sau: Mức khấu hao năm = Nguyên giá / Số năm sử dụng = Nguyên giá * tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm / 12 Trong trường hợp công ty có sự biến động tăng giảm TSCĐ trong kỳ thì: Số khấu hao của TSCĐ giảm đi trong th áng Số khấu hao phải trích trong tháng này Số khấu hao đã trích trong tháng trước Số khấu hao của TSCĐ tăng thêm trong th áng = + - 2.3.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Sổ tài sản cố định Sổ tổng hợp 2.3.2.3. Tài khoản sử dụng Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. Tài khoản 211 được mở chi tiết các tài khoản cấp 2: Tài khoản 2111 “Nhà cửa, vật kiến trúc” Tài khoản 2112 “Máy móc thiết bị” Tài khoản 2113 “ Phương tiện vận tải, truyền dẫn” Tài khoản 2114 “ Thiết bị, dụng cụ quản lý” Tài khoản 2118 “ TSCĐ hữu hình khác” Tài khoản 212 “ TSCĐ thuê tài chính”: phản ánh tình hình biến động của TSCĐ hữu hình, vô hình thuê ngoài theo nguyên giá Tài khoản 213 “ TSCĐ vô hình” : phản ánh tình hình biến động của TSCĐ vô hình theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: Tài khoản 2131 “ Quyền sử dụng đất” Tài khoản 2132 “ Quyền phát hành” Tài khoản 2133 “ Bản quyền, bằng sáng chế” Tài khoản 2134 “ Nhãn hiệu hàng hoá” Tài khoản 2135 “ Phần mềm máy vi tính” Tài khoản 2136 “ Giấy phép và giấy phép chuyển nhượng quyền” Tài khoản 2138 “ TSCĐ vô hình khác” Tài khoản 214 “ Hao mòn TSCĐ” : phản ánh tình hình biến động của tài sản theo giá trị hao mòn. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: - Tài khoản 2141 “ Hao mòn TSCĐ hữu hình” - Tài khoản 2412 “ Hao mòn TSCĐ thuê tài chính” - Tài khoản 2423 “ Hao mòn TSCĐ vô hình” 2.3.2.4. Thủ tục, phương pháp lập các chứng từ ban đầu về biến động tài sản cố định Khi TSCĐ mới được đưa vào sử dụng, công ty lập hội đồng giao nhận gồm đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng tài sản cố định. Đối với những tài sản cố định cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thi có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng của từng tài sản cố định. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn mua TSCĐ, hợp đồng, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ này được phòng kế toán lập và kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ này được lưu tại phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, thẻ TSCĐ được ghi vào sổ TSCĐ, sổ này lập chung cho toàn công ty một quyển và từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển. Khi TSCĐ trong doanh nghiệp giảm, tuỳ từng trường hợp mà doanh nghiệp phải lập các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ… Trên cơ sở các chứng từ này kế toán ghi giảm TSCĐ trên các sổ TSCĐ. Quy trình luân chuyển trong hạch toán TSCĐ Chủ sở hữu tài sản Hội đồng giao nhận Kế toán Bảo quản, lưu trữ (1) (2) (2) (3) Các bước công việc: Ra quyết định tăng (giảm) TSCĐ Tiến hành giao nhận TSCĐ và lập các biên bản Lập (huỷ) thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao, ghi sổ tổng hợp 2.3.2.5. Quy trình ghi sổ Thẻ TSCĐ Chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái tài khoản 211,212,213,214 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.3. Kế toán hàng tồn kho 2.3.3.1. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó tạo nên thực thể của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho công cụ dụng, tài sản cố định hoạt động bình thường. Công ty sử dụng tài khoản 152 để hạch toán nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá hiện có. 2.3.3.2. Công cụ - dụng cụ Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định.Công ty sử dụng tài khoản 153 để hạch toán công cụ - dụng cụ. Tài khoản 153 có nội dung phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ - dụng cụ sủ dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của công ty. Nguồn nhập vật liệu, công cụ - dụng cụ của công ty chủ yếu là các linh kiện chi tiết điện tử ở nước ngoài. 2.3.3.3. Hàng hoá: Đối tượng chủ yếu trong hàng tồn kho của công ty thương mại là hàng hoá. Giá mua hàng hoá trong nước Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua Chi phí sơ chế hoàn thiện hàng hoá Chi phí giảm giá (nếu có) Giá mua hàng hoá trong nước Thuế nhập khẩu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua hàng nhập khẩu Chi phí giảm giá (nếu có) Phương pháp tính giá hàng hoá trong công ty TNHH Ngân Hạnh = = + + + + - = + + - Nội dung kinh tế của tài khoản 156 : d ùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của công ty gồm: hàng hoá ở các kho hàng, quầy hàng. Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1561: giá mua hàng hoá phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào đã nhập kho. Tài khoản 1562: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá đã nhập vào trong kỳ, tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ. Tài khoản 1567: Hàng hoá bất động sản, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản trong công ty. 2.3.3.4. Phương pháp tính giá thực tế hàng hoá, công cụ - dụng cụ Hàng hoá, công cụ, dụng cụ nhập kho thì giá nhập là giá thực tế mua; hàng hoá, công cụ, dụng cụ xuất kho theo giá nhập trước xuất trước; kế toán hàng hoá, công cụ, dụng cụ theo hình thức kê khai thường xuyên. Kế toán chi tiết sử dụng phương pháp thẻ song song, tức là tại phòng kế toán theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết hàng hoá, còn ở kho theo dõi chi tiết trên thẻ kho. 2.3.3.5. Trình tự ghi sổ Trình tự ghi sổ kế toán ở công ty ( hạch toán chi tiết hàng hoá, công cụ - dụng cụ) Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập - xuất - tồn Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Trình tự ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản , bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được đối chiếu với sổ cái các tài khoản liên quan. Trìn._.