Kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam

cách đưa ra nước ngoài tiêu thụ để thu được ngoại tệ. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu thường diễn ra trên phạm vi lớn giữa các quốc gia với nhau, trong môi trường kinh doanh mới và xa lạ, các doanh nghiệp phải thích ứng và làm quen dần để hoat động có hiệu quả. Xuất khẩu hàng hoá nằm trong lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hoá của quá trình tái sản xuất mở rộng nhằm mục đích liên kết sản xuất với tiêu dùng của nước này với nước khác. Nền sản xuất xã hội phát triển như thế nào cũng đều phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động kinh doanh này. Nước ta là một nước đang phát triển, cơ sở vật chất kỷ thuật còn thấp kém, trình độ dân trí không đồng đều…. Nên việc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thu ngoại tệ để phát triển kinh tế là cực kỳ quan trọng. Đảng và Nhà nước ta chủ trương phát triển kinh tế đối ngoại dựa vào xuất khẩu hàng hoá bởi vì xuất khẩu hàng hoá ngày càng khẳng định vị trí, vai trò quan trọng của mình trong nền kinh tế. Việc thực thi và tiến hành các hoạt động xuất khẩu đem đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau: Thứ nhất: Tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội mở rộng thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với các bạn trong và ngoài nước trên cơ sở hai bên cùng có lợi, tăng doanh thu và lợi nhuận đồng thời phân tán và chia sẻ rủi ro mất mát trong kinh doanh. Thứ hai: Thông qua hoạt động xuất khẩu các doanh nghiệp trong nước có cơ hội tham gia cạnh tranh trên thị trường quốc tế từ đó có thể học hỏi tiếp thu thêm kinh nghiệm cũng như phát triển hơn nữa trình độ khoa học, kỹ thuật, công nghệ, nâng cao chất lượng hàng hoá. Mặt khác thông qua hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp còn thu được nguồn ngoại tệ lớn để nhập khẩu máy móc thiết bị… tái đầu tư nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thứ ba: Hoạt động xuất khẩu giúp cho doanh nghiệp củng cố và nâng cao các kỷ năng quản lý chuyên môn, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trường…. Thứ tư: Hoạt động xuất khẩu tạo thêm nhiều công ăn việc làm và tăng thu nhập cho người lao động trong công ty. 1.1.2: Sự cần thiết phải quản lý và yêu cầu quản lý hoạt động xuất khẩu: Xuất khẩu là việc bán hàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, thanh toán bằng ngoại tệ. Ngoài ra còn có một số trường hợp xuất khẩu theo nghị định thư, hiệp định, xuất khẩu trừ nợ của Nhà nước giao cho doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện. Hàng hoá được biểu hiện trên hai mặt: Hiện vật và Giá trị. Hiện vật được biểu hiện cụ thể bởi số lượng và chất lượng. Số lượng hàng hoá được xác định bằng các đơn vị đo lường như tấn, lít, mét... còn chất lượng được xác định bằng tỷ lệ % tốt xấu hoặc mức độ phẩm cấp của sản phẩm. Giá trị của hàng hóa là giá mua nhập kho. Do vậy để quản lý chặt chẽ hàng hoá xuất khẩu cần phải quản lý sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập, xuất, tồn kho theo các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Trong doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu việc quản lý hàng hoá xuất khẩu là rất quan trọng bởi mọi tổn thất của hàng hoá đều ảnh hưởng đến kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, đến hợp đồng xuất khẩu đã ký kết. Từ đó làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế, làm giảm nguồn thu cho bản thân doanh nghiệp và ngân sách Nhà nước. Quản lý về số lượng là phải thường xuyên theo dõi, giám sát và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá; kịp thời phát hiện trường hợp hàng hoá bị tồn đọng lâu trong kho không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết kịp thời tránh ứ đọng vốn. Đồng thời không nghừng cải tiến, hoàn thiện về chất lượng hàng hoá để duy trì và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Việc xác định và đánh giá đúng đắn giá trị hàng hoá là cơ sở quan trọng để đánh giá, xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Hơn nữa, quản lý hoạt động xuất khẩu là quản lý theo đúng hợp đồng đã ký kết giữa các bên tham gia. Do đó cần phải bám sất các yêu cầu cơ bản sau: Về khối lượng hàng hoá xuất khẩu: Phải nắm chính xác số lượng từng loại hàng hoá tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất tiêu thụ và lượng dự trữ cần thiết. Bộ phận quản lý hàng hoá phải thường xuyên đốc chiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá luân chuyển cũng như tồn kho. Về giá vốn của hàng hoá xuất bán: Là toàn bộ chi phí thực tế để mua hàng hoá về nhập kho. Đó là cơ sở xác định giá xuất khẩu và tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, đối với những khoản chi phí có tính chất cố định cần xây dựng định mức chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, lập dự toán cho từng loại, từng thời kỳ, tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho những sản phẩm tiêu thụ. Về giá bán và doanh thu bán hàng: Giá bán hàng đảm bảo bù đắp chi phí, có lãi đồng thời phải được khách hàng chấp nhận. Việc xây dựng giá bán cần hết sức mềm dẻo, linh hoạt. Ngoài căn cứ vào giá mua, việc định giá không thể thoát ly quan hệ cung cầu trên thị trường. Do vậy việc xác định giá bán phải được tiến hành sau khi xem xét, nghiên cứu kỹ thị trường, tránh trường hợp giá cả lên xuống thất thường gây mất uy tín của sản phẩm trên thị trường. Trong những trường hợp nhất định có thể sử dụng giá bán ưu đãi để tăng nhanh khối lượng tiêu thụ, tránh tình trạng ứ đọng hàng. Vì vậy bộ phận quản lý tiêu thụ cần cung cấp chính xác kịp thời thông tin về giá cả để nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng. Về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và đồng tiền sử dụng trong thanh toán: Tuỳ thuộc vào từng khách hàng mà thoả thuận về loại ngoại tệ sử dụng trong thanh toán, thanh toán theo phương thức nào, qua ngân hàng nào, trong tời gian bao lâu… Việc áp dụng thanh toán nhanh là điều kiện để doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ thanh toán, thu hồi được vốn để trang trải chi phí, đáp ứng nhu cầu vốn cho tái sản xuất. Muốn vậy bộ phận quản lý khách hàng phải nắm rõ được đối tác của mình và khả năng thanh toán của họ. Về việc thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước phải được xác định đúng và đủ. Về thuế liên quan đến thuế bán hàng thường là thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ( Nếu có). Vì vậy phải xác định đúng đắn doanh thu bán hàng các khoản thu nhập…làm cơ sở xác định số thuế phải nộp. Như vậy, việc quản lý hoạt động xuất khẩu có vị trí rất quan trọng. Nó không chỉ có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp mà nó còn khẳng định vị trí của một quốc gia trên thị trường quốc tế. 1.1.3: Khái quát về hoạt động xuất khẩu: 1.1.3.1: Các phương thức xuất khẩu hàng hoá: Khi tiến hành kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp phải nghiên cứu và đánh giá ưu nhược điểm của từng hình thức kinh doanh xuất khẩu và đưa ra quyết định chính xác để lựa chọn được hình thức kinh doanh phù hợp nhất đối với môi trường và khả năng của mình. a: Xuất khẩu trực tiếp: Doanh nghiệp có giấy phép xuất khẩu của Nhà nước, trực tiếp xuất khẩu sản phẩm của mình ra nước ngoài thông qua đơn vị trung gian. Doanh nghiệp trực tiếp ký kết các hợp đồng xuất khẩu, tổ chức sản xuất, giao hàng và tổ chức các nguồn hàng, bao bì vận chuyển, thanh toán tiền hàng. Ưu điểm: Do doanh nghiệp chủ động tìm kiếm, thâm nhập thị trường trực tiếp đàm phán với khách hàng nước ngoài nên dễ nắm bắt thông tin và nhu cầu của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có quyết định nhanh chóng, chính xác về giá cả, thời hạn giao hàng…. Tăng tính cạnh tranh của sản phẩm, giảm chi phí gián tiếp. Nhược điểm: Khó khăn cho những doanh nghiệp mới tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu vì điều kiện vốn sản xuất hạn chế nên khó chủ động trong việc tìm kiếm nguồn hàng, khả năng tận dụng thời cơ thấp, kinh nghiệm còn ít. b. Xuất khẩu uỷ thác. Doanh nghiệp phải ký hợp đồng uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu thay mặt mình làm thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp hưởng phần trăm chi phí uỷ thác theo giá trị hàng xuất khẩu và trực tiếp đứng ra chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc đã thoã thuận trong hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. Ưu điểm: Người đứng ra xuất khẩu chịu rủi ro thấp và trách nhiệm ít, phù hợp với doanh nghiệp mới tham gia vào kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhược điểm: Doanh nghiệp xuất khẩu uỷ thác không được chủ động trong kinh doanh nên hiệu quả kinh tế thấp, thị trường và khách hàng bị thu hẹp. c. Hình thức xuất khẩu hỗn hợp. Hình thức này là sự kết hợp giữa hai hình thức trên, có nghĩa là doanh nghiệp vừa được Nhà nước cho phép xuất khẩu trực tiếp, vừa nhờ các doanh nghiệp khác xuất khẩu hộ hoặc xuất khẩu hộ cho các doanh nghiệp khác. Cả ba hình thức trên chủ yếu được thực hiện theo các hợp đồng kinh tế. Ngoài ra còn có các phương thức xuất khẩu khác như: Xuất khẩu hàng đổi hàng, xuất khẩu theo nghị định thư, xuất khẩu theo hình thức tạm nhập để tái xuất, gia công quốc tế… 1.1.3.2: Các phương thức thanh toán tiền hàng xuất khẩu: Xuất khẩu hàng hoá là việc giao dịch buôn bán hàng hoá giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới. Do vậy phát sinh nhiều vấn đề nhất là trong khâu vận chuyển và thanh toán. Để tránh xẩy ra tranh chấp các nhá kinh doanh xuất khẩu phải thực sự am hiểu, thông thạo các nghiệp vụ thanh toán, về thị trường tiền tệ, về đồng tiền thanh toán, về các điều luật điều chỉnh khi sử dụng các phương tiện và phương thức thanh toán quốc tế…xuất phát từ nhu cầu đó người ta đã qui định nhiều phương tiện, phương thức thanh toán khác nhau phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Trong kinh doanh xuất khẩu người ta có thể lựa chọn các phương thức sau để thu tiền: Phương thức chuyển tiền. Là phương thức trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển tiền cho một người khác ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Phương thức này không áp dụng trong thanh toán hàng xuất khẩu với nước ngoài vì dễ bị người mua chiếm dụng vốn, chỉ dùng thanh toán trong lĩnh vực thương mại và các chi phí liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá. Phương thức ghi sổ. Là phương thức thanh toán mà trong đó qui định người xuất khẩu sau khi giao hàng cho người nhập khẩu phải mở một tài khoản trong đó ghi các khoản nợtiền mua hàng hay những khoản chi phí khác có liên quan đến việc mua hàng, đến từng thời kỳ nhất định người nhập khẩu hàng dùng phương thức chuyển tiền để trả cho người xuất khẩu Phương thức này dùng cho thanh toán tiền gửi ngân hàng ở nước ngoài với điều kiện bên mua, bên bán thật sự tin cậy nhau. Phương thức nhờ thu. Là phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng sau đó uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Có hai loại phương thức nhờ thu là phương thức nhờ thu phiếu trơn và phương thức nhờ thu kèm chứng từ. Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Phương thức này thường được áp dụng trong trường hợp người mua, người bán tin cậy lẫn nhau. Còn phương thức nhờ thu kèm chứng từ là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua, không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp thị trường này là thị trường của người bán. Phương thức tín dụng chứng từ. Phương thức tín dụng chứng từ là một thoả thuận, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một số bộ chứng từ thanh toán hợp với qui định đề ra trong thư tín dụng. Trên thực tế ta thấy việc chọn phương thức thanh toán đều dựa trên yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của người mua là nhận hàng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, mẫu mã…Phương thức tín dụng chứng từ đều thoả mãn được yêu cầu của người mua và người bán nên được sử dụng nhiều trong thanh toán quốc tế. Trong thanh toán quốc tế người ta thường gặp các loại thư tín dụng thương mại sau: Thư tín dụng không thể huỷ bỏ; thư tín dụng không thể huỷ bỏ có xác nhận; thư tín dụng không thể huỷ bỏ, miễn truy đổi; thư tín dụng chuyển nhượng; thư tín dụng giáp lưng… Trong thanh toán ngoại thương, các phương tiện được sử dụng chủ yếu để thanh toán là các loại ngoại tệ mạnh, hối phiếu hay séc. 1.1.3.3. Giá cả hàng hoá xuất khẩu. Giá cả hàng hoá xuất khẩu được qui định trong hợp đồng mua bán ngoại thương tuỳ theo sự thoả thuận giữa các bên tham gia. Trong việc xác định giá cả người ta luôn định rõ điều kiện, cơ sở giao hàng bởi vì trong điều kiện giao hàng đã bao hàm các trách nhiệm và các chi phí mà người bán và người mua phải mua trong giao hàng như vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lưu kho và làm thủ tục hải quan…theo qui định của Incoterms 1990. Các loại giá giao hàng được sử dụng hiện nay như : EX, CAD, FAS, FOB, CIF, C$I, C$F… Đối với nước ta hiện nay thường sử dụng các loại giá sau: Giá FOB ( Free on Board) : Là giá giao hàng tính đến khi xếp hàng xong lên phương tiện vận tải tại cảng, ga người xuất. Tổn thất trong quá trình vận chuyển người mua phải chịu trách nhiệm. Vật tư hàng hoá thuộc về người mua từ khi hàng thuộc phạm vi lan can mạn tàu. Giá CIF( Cost insurance freight): Bao gồm giá FOB cộng phí bảo hiểm và cước phí vận tải. Tính theo giá CIF thì người bán giao hàng tại cảng, ga biên giới của người mua. Người bán phải chịu chi phí bảo hiểm và vận chuyển, mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển bên bán phải chụi trách nhiệm. Vật tư hàng hoá chỉ chuyển sang người mua khi hàng hoá đã qua khỏi phạm vi phương tiện vận chuyển của người bán. Giá C$F: Là giá cả hàng hoá bao gồm giá cả thực tế hàng xuất kho cho đến khi hàng lên phương tiện vận chuyển cộng thêm giá cả vận chuyển cho đến cảng đích. Phí bảo hiểm người mua chịu. Giá C$I: Giá xuất khẩu bao gồm giá FOB cùng phí vận chuyển trên đường vận chuyển. Cước phí vận chuyển do người mua chịu. Do điều kiện nền kinh tế nước ta cũng như kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp còn nhiều mặt hạn chế nên các doanh nghiệp khi xuất khẩu thường sử dụng giá FOB để đảm bảo an toàn và tránh phải làm các thủ tục phức tạp như thuê tàu, hợp đồng bảo hiểm. Trong việc ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá doanh nghiệp có thể áp dụng các loại giá sau: Giá cố định: Là giá được qui định vào lúc ký hợp đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác. Giá cố định được sử dụng rộng rãi trong buôn bán ngoại thương. Giá qui định sau: Là giá không được qui định khi ký hợp đồng mà người ta thường thoả thuận với nhau vào một thời điểm nào đó và những nguyên tắc để hai bên xác địng giá. Giá linh hoạt: Là giá có thể được qui định trong lúc ký hợp đông nhưng có thể được xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá thị trường của những mặt hàng đó có sự biến động tới một mức độ nhất định. Giá di động: Là giá được tính vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá qui đinh ban đầu có đề cập về chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện. 1.1.3.4: Phạm vi và thời điểm xác định hàng xuất khẩu: Để phản ánh và ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá cần nắm được những trường hợp được tính là hàng xuất khẩu. Theo qui định hiện hành ở nước ta hàng xuất khẩu là hàng hoá của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu bán ra thu bằng ngoại tệ. Những hàng hoá và dịch vụ sau đây được tính và hạch toán vào hàng xuất khẩu: Hàng hoá của các tổ chức kinh tế Việt Nam thuộc các thành phần kinh tế được phép trao đổi, buôn bán với người nước ngoài. Hàng hoá của các tổ chức kinh tế nước ngoài, các hình thức đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Hàng làm hàng mẫu, quảng cáo, dự hội chợ triễn lãm ở nước ngoài. Hàng vượt quá tiêu chuẩn được miễn thuế của các tổ chức, cá nhân khi xuất cảnh. Hàng hoá dịch vụ bán cho khách nước ngoài hoặc kiều dân về thăm quê hương thu bằng ngoại tệ. Các dịch vụ sửa chữa tàu biển, máy bay cho nước ngoài tại các cảng biển, cảng hàng không thu bằng ngoại tệ. Nguyên vật liệu, vật tư cung cấp cho các công trình thiết bị toàn bộ theo yêu cầu của nước bán công trình thiết bị cho nước ta được thanh toán bằng ngoại tệ. Hàng hoá viện trợ cho nước ngoài thông qua hiệp định, nghị định thư do Nhà nước ký với nước ngoài giao cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện. Việc xác định đúng thời điểm hàng hoá được tính là xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán, nhằm phản ánh chính xác doanh thu, các khoản chi phí và thuế xuất khẩu. Theo qui định hiện hành, kế toán chỉ được hạch toán vào trong doanh thu hàng xuất khẩu khi hàng hoá sắp xếp lên phương tiện chuyên chở, hoàn thành thủ tục hải quan và rời khỏi biện giới, hải phận và sân bay quốc tế nước ta. 1.1.4: ý nghĩa công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá: Để quản lý một cách tốt nhất đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, không phân biệt doanh nghiệp đó thuộc thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một công cụ đặc biệt hữu hiệu. Trong kinh tế thị trường, kế toán được sử dụng như một công cụ đắc lực không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp cũng như đối với sự quản lý vĩ mô của Nhà nước. Xuất phát từ nhu cầu quản lý các hoạt động kinh doanh xuất khẩu một cách có hiệu quả, quản lý và sử dụng vốn một cách an toàn, có hiệu quả, các nhà quản lý cần phải hiểu rõ những thông tin về các hoạt động kinh tế bao gồm những thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thông tin về việc sử dụng vật tư, tiền vốn trong quá trình kinh doanh. Những thông tin này có thể thu thập ở nhiều nguồn khác nhau nhưng chúng không đầy đủ và đúng đắn bằng thông tin do kế toán cung cấp. Bởi vì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp đều được kế toán thu thập một cách kịp thời, đầy đủ, toàn diện, có hệ thống và chính xác bằng hệ thống các phương pháp khoa học. Những thông tin này sau khi được xử lý sẽ cung cấp cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn cho họat động kinh doanh của đơn vị. Việc tổ chức công tác kế toán bao gồm các công việc như: Tổ chức hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện mục tiêu thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Kế toán hoạt động xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, khâu ký kết hợp đồng, vận chuyển hàng hoá ra nước ngoài cho tới khi thu được tiền, đồng thời phản ánh và truy cứu trách nhiệm, đôn đốc xử lý kịp thời các trường hợp thừa, thiếu, tổn thất hàng hoá xuất khẩu theo đúng chế độ qui định. 1.2: Nội dung công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá. 1.2.1- Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán xuất khẩu hàng hoá . 1.2.1.1- Yêu cầu về quản lý và hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Do đặc thù của hoạt động kinh doanh xuất khẩu, là một công việc phức tạp, có nhiều khó khăn về thanh toán, vận chuyển hàng hoá, phương thức sử dụng khi giao dịch…nên đòi hỏi người xuất khẩu phải thông thạo về các thủ tục, giấy tờ, chính sách, nghiệp vụ, các hợp đồng mua bán, chính sách hải quan, tập quán quốc tế…Trước khi quyết định tham gia xuất khẩu, người xuất khẩu phải tìm hiểu kỹ lưỡng các vấn đề như: thị trường xuất khẩu , tín dụng, tư cách pháp nhân của người mua, các biện pháp kiểm soát xuất khẩu của nhà nước, hợp đồng xuất khẩu, các điều kiện buôn bán… Là doanh nghiệp Nhà nước, các đơn vị kinh doanh xuất khẩu tiến hành hoạt động kinh doanh theo phương thức quản lý hạch toán kinh doanh. Yêu cầu của việc quản lý và hạch toán là: Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải bám sát thị trường, quan hệ với các chủ doanh nghiệp khác kể cả trong và ngoài nước bằng các hợp đồng mua bán hàng hoá, thoả thuận với nhau thông qua các chính sách và pháp luật của Nhà nước . Phát huy quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm về các vấn đề phương hướng kinh doanh, khai thác tiềm năng xuất khẩu, tìm kiếm thị trường, về các phương hướng sản xuất kinh doanh, về sử dụng lao động cũng như về tổ chức quản lý sao cho phù hợp với định hướng và sự chỉ đạo của Nhà nước . Tự tính toán chi phí, thu nhập và hiệu quả kinh doanh, đảm bảo tự chủ về tài chính và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước . Các kế hoạch kinh doanh, thu chi tài chính phải được cân đối trên cơ sở hợp đồng kinh tế và kỷ luật kinh tế pháp lý. 1.2.1.2- Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Xuất phát từ chức năng của hạch toán xuất nhập khẩu là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động xuất khẩu phát sinh tại đơn vị, kế toán có các nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép, phản ánh, tính toán số hiện có và tình hình luân chuyển,sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn cũng như quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo vệ an toàn cho tài sản và phát huy ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh . Cung cấp thông tin về mọi hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị. Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ công tác phân tích hoạt độnh kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Cung cấp thông tin cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị. 1.2.2- Tính giá hàng hoá . Tính giá hàng hoá là việc xác định trị giá hàng hoá nhập kho, xuất kho và hiện còn theo phương pháp thích hợp. Để cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc phân tích chi phí, giá thành sản xuất, giá vốn hàng bán được đúng đắn, tạo cơ hội cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp thì các nhà quản trị không thể bỏ qua phương pháp tính giá hàng hoá . Về nguyên tắc hàng hoá phải được phản ánh theo trị giá vốn thực tế. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp có thể sử dụng hai cách đánh giá: đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạch toán. Giá vốn thực tế của hàng hoá nhập kho là các khoản chi cần thiết để cấu thành trị giá của hàng hoá được đưa vào nơi sẵn sàng cho sử dụng hay bán. Đó là chi phí thực tế bỏ ra để mua hàng hoá . Để tính giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Tính theo đơn giá thực tế bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế hàng hoá xuất kho căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính. Giá thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Tính theo đơn giá thực tế đích danh. Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi hàng hoá theo từng lô hàng. Hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Tính theo giá thực tế nhập trước-xuất trước. Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả định là hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy giá thực tế của hàng tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số hàng hoá nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Phương pháp này có ưu điểmchính xác nhưng lại có nhược điểm là quản lý, hạch toán phức tạp vì khi tính toán, quản lý đòi hỏi phải phân loại. Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này ta cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhạp kho sau thì phải xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ là giá thực tế hàng hoá của các lần nhập đầu kỳ. Đối với hàng hoá, kế toán chi tiết nhập xuất tồn kho hàng ngày theo trị giá mua thực tế thì khi có nhu cầu thông tin về giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho và tồn kho, kế toán còn phải tính toán chi phí mua thực tế của hàng hoá xuất kho, tồn kho theo các bước: Bước 1: Tính hệ số phân bổ chi phí thu mua thực tế theo công thức. Hệ số chi phí thu mua thực tế phân bổ (Hp) = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua thực tế phát sinh trong kỳ cần phân bổ Trị giá mua của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kỳ Bước 2: Tính chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng hoá xuất kho và tồn kho theo công thức: Chi phí thu mua thực tế phân bổ = Hp ´ Trị giá mua của hàng hoá xuất kho cho hàng hoá xuất kho Bước 3: Tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách cộng chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất kho vào trị giá mua của chúng. Việc lựa chọn và áp dụng phương pháp trị giá thực tế hàng hoá xuất kho phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán để đảm bảo tính chất so sánh được của các báo cáo tài chính. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp mua hàng hoá thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại hàng hoá nhập, xuất kho hàng hoá nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho. Giá hạch toán là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng. Việc nhập, xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Các bước thực hiện: Bước 1: Tính hệ số giá giữa giá vốn thực tế với giá hạch toán của hàng hiện còn đầu kỳ và hàng nhập kho trong kỳ theo công thức: Hệ số giá = Giá vốn thực tế của hàng hiện còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế của hàng nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của hàng hiện còn đầu kỳ + Giá hạch toán của hàng nhập trong kỳ Bước 2: Tính trị giá thực tế của hàng xuất trong kỳ. Trị giá thực tế Trị giá hạch toán của hàng xuất = Hệ số giá ´ của hàng xuất trong kỳ trong kỳ. Tuỳ thuộc đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá có thể tính riêng cho từng loại, từng nhóm hay tất cả các loại hàng hoá . Mỗi phương pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho đều có nội dung, ưu, nhược điểm và những điều kiện áp dụng thích hợp. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị mình, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin để đăng ký phương pháp tính thích hợp. 1.2.3- Kế toán nhập, xuất kho hàng hoá . 1.2.3.1- Chứng từ kế toán sử dụng. Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hàng hoá thì các hoạt động nhập , xuất kho hàng hoá phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào chứng từ và sổ qui định. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ 1141-TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08- VT) Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT- 3LL) … cùng các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán hàng hoá phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan… 1.2.3.2- Phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. Nội dung kế toán chi tiết hàng hoá là cần theo dõi cụ thể cho từng loại , từng nhóm, từng thứ hàng hoá ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thực chất của phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá là sự kết hợp giữa thủ kho và kế toán trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết hàng hoá . Do vậy, kế toán doanh nghiệp cần lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu, trình độ nghịêp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán. Kế toán chi tiết hàng hoá có thể tiến hành theo một trong ba phương pháp sau: Phương pháp ghi thẻ song song. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng hoá. Thẻ kho được mở cho từng loại hàng hoá thuộc từng kho. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được chứnh từ nhập , xuất từ thủ kho kế toán thực hiện kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó ghi vào sổ (thẻ) hạch toán chi tiết tình hình nhập, xuất hàng hoá cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết hàng hoá được mở cho từng thứ hàng hoá và được kế toán sử dụng để ghi chép hàng ngày Cuối tháng căn cứ vào số liệu dòng cột trên sổ (thẻ) hạch toán chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên bảng kê này. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiế._.u. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: Doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên… Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép như phương pháp ghi thẻ song song. Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi hàng tháng vào cuối tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm theo từng kho và dùng để ghi chép hàng tháng cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền về tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá . Kế toán có thể lập bảng kê nhập kho và bảng kê xuất kho hàng hoá, cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê nhập kho, xuất kho để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ còn trùng lập về chỉ tiêu hiện vật và công việc dồn vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Thích hợp ở doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán hàng hoá nên không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp ghi sổ số dư. Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi chép tình nhập, xuất. Sau khi phân loại các chứng từ nhập xuất theo nhóm và theo loại hàng hoá, tổnh hợp giá trị của hàng hoá theo từng loại, từng nhóm hàng nhập xuất để ghi vào cột thành tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá theo từng loại, nhóm hàng được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, luỹ kế xuất hàng hoá . Các bảng này được mở theo từng kho hoặc nhiều kho. Cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất hàng hoá để ghi vào các phần nhập xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm loại hàng tồn kho và ghi vào " Tồn kho cuối tháng" của bảng kê này. Cũng vào cuối tháng, sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán của từng thứ hàng hoá, tính thành tiền rồi ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư. Số liệu cột thành tiền theo nhóm và theo loại hàng hoá trên sổ số dư phải khớp với số liệu trên cột tồn kho cuả nhóm và loại hàng hoá tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn. Ưu điểm: Giảm nhẹ công việc ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Khi có sai sót khó kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại hàng hoá , doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kinh tế vững vàng. 1.2.3.3- Kế toán tổng hợp nhập, xuất hàng hoá. Tài khoản sử dụng chủ yếu. TK 156: Hàng hoá. Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại hàng hoá của doanh nghiệp TK 151: Hàng mua đang đi đường. Dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp, nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. TK 157: Hàng gửi đi bán. Dùng để phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng. Hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi… TK 632: Giá vốn hàng bán. Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ. … Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Thông thường các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, việc nhập, xuất, tồn kho hàng hoá được ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Kế toán xuất khẩu trực tiếp. - Xuất khẩu hàng qua kho: Nợ TK 157 Có TK 156 - Xuất bán thẳng hàng xuất khẩu : Nợ TK 151, 157. Có TK 111, 112 , 131 - Ghi nhận giá vốn hàng xuất khẩu : Nợ TK 632 Có TK 151, 157 - Các phí tổn giao nhận hàng xuất khẩu : Nợ TK 641 Có TK 111, 112 Kê khai, nộp thuế xuất khẩu cho hàng xuất khẩu : Nợ TK 511 (Tỷ giá thực tế) Có TK 333( 333.3- thuế xuất khẩu – Tỷ giá hạch toán) Có TK 112.2 (Tỷ giá hạch toán) Có TK 413 ( nếu có) - Phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu : Nợ TK 112.2, 131 Có TK 511 Kế toán xuất khẩu uỷ thác. Sau khi xuất hàng rồi nhận bộ chứng từ thanh toán, TCT gửi bộ chứng từ tới ngân hàng, được ngân hàng thông báo chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền ngay: Nợ TK 112.2, 131 Có TK 511.1 Có TK 331, 336. Khi doanh nghiệp nộp thuế xuất khẩu: Nợ TK 331, 336 Có TK 112.1 Lệ phí Vicofa nộp hộ cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 331 Hoặc Nợ TK 136.8 ( Đơn vị giao uỷ thác trực thuộc TCT ) Có TK 112.2 ( Tỷ giá thực tế). Khi trả tiền cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 331, 336 Có TK 112.1 Thuế GTGT phải nộp trên hoa hồng được hưởng: Nợ TK 133 Có TK 333 (3331). Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu uỷ thác mà Tổng công ty phải chịu: Nợ TK 641 Có TK 111, 112. Chương 2 Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại tổng công ty cà phê việt nam 2.1: Một số đặc điểm chung của Tổng công ty cà phê Việt Nam. 2.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển Tổng công ty cà phê Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là viet nam national coffee corporation-viết tắt là VINACAFE Trụ sở chính của công ty đặt ở số 5 Ông ích Khiêm Ba Đình Hà Nội Tổng Công ty cà phê Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 91/TTg và Quyết định số 251/TTg ngày 29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ theo mô hình tập đoàn kinh tế Tiền thân là Liên hiệp các xí nghiệp cà phê Việt Nam thành lập năm 1992 trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tổng công ty là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, có qui mô lớn, bao gồm gần 70 đơn vị hạch toán độc lập:trong đó có 8 đơn vị hành chính sự nghiệp, 62 doanh ngiệp-15 công ty xí nghiệp làm dịch vụ sản xuất cung ứng vật tư, 7 doanh nghiệp trực tiếp xuất khẩu. 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nông nghiệp. Ngoài ra công ty còn có 3 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh, Gia Lai, Đắc Lắc. Để thúc đẩy sự phát triển của ngành cà phê ở Việt Nam hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty không ngừng được mở rộng với một số lĩnh vực hoạt động chủ yếu là: - Sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu cà phê, các mặt hàng nông sản và các loại vật tư thiết bị, dịch vụ phục vụ cho sản xuất kinh doanh cà phê. - Sản xuất vật liệu xây dựng - Kinh doanh các dịch vụ du lịch, khách sạn… Và các hoạt động kinh doanh khác Trước đây, chủ yếu cà phê Việt Nam xuất khẩu thông qua thị trường trung gian.Trong những năm gần đây, chúng ta đã xuất trực tiếp cho các nước tiêu thụ . Hiện nay, Tổng công ty có quan hệ với trên 52 quốc gia trên thế giới, xuất khẩu cà phê vào các thị trường lớn như Mỹ, Đức, Italia… Cùng với sự phát triển của các ngành nghề khác, Tổng công ty đã góp phần vào việc mở rộng hoạt động xuất khẩu, tăng tích luỹ cho nền kinh tế,tạo công ăn việc làm cho người lao động…Đứng trước sự biến động bất thường của giá cả thị trường mặt hàng cà phê cũng như những khó khăn về điều kiện nguồn vốn kinh doanh, thời tiết không thuận lợi cho sản xuất nông nghiệp… Tổng Công ty cà phê Việt Nam đang và sẽ có những hướng đi mới để phát triển ngành cà phê ở Việt Nam 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty cà phê Việt Nam Tổng Công ty cà phê Việt Nam hoạt động kinh doanh chính là sản xuất, chế biến và tiêu thụ mặt hàng cà phê Văn phòng tổng công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn tổng công ty, quản lý các đơn vị thành viên và các đơn vị sự nghiệp theo những điều lệ ghi trong Điều lệ Tổng công ty. Tổng công ty có trách nhiệm điều chuyển vốn kinh doanh giữa các dơn vị trong tổng công ty, đưa ra chiến lược về tổng thể sản xuất và xuất khẩu cà phê.Trong thực tế hoạt động kinh doanh, tổng công ty đứng ra vay vốn từ các ngân hàng phục vụ sản xuất kinh doanh cho các đơn vị thành viên, tham gia kinh doanh xuất khẩu cà phê và nhận uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị trong tổng công ty. Hàng năm tổng công ty thu một phần khấu hao cơ bản và lợi nhuận từ các đơn vị thành viên để trích lập quĩ tập trung Tổng công ty. Quĩ này dùng để tái đầu tư cho các đơn vị thành viên. Bên cạnh đó, tổng công ty xét duyệt thông qua phương án kinh doanh mới, phương án đầu tư cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm tới của mỗi đơn vị thành viên. Là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn, tính chất như là một tập đoàn sản xuất nên hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty rất đa dạng và phong phú với các khối chủ yếu: - Khối sản xuất: Sản phẩm của cây công nghiệp phục vụ xuất khẩu dưới dạng sản phẩm thô. - Khối lưu thông xuất nhập khẩu: Mua trực tiếp sản phẩm thô từ các hộ nông dân, từ nông trường để xuất khẩu. - Khối dịch vụ: Cung cấp dịch vụ cho công tác khai hoang, trồng mới, hệ thống cơ sở hạ tầng của nông trường trong và ngoài tổng công ty. Ngoài ra, tổng công ty còn có các đại lý thu mua rải rác trên toàn quốc, đáp ứng nhu cầu thu mua, chế biến, xuất nhập khẩu. 2.1.3- Tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty. 2.1.3.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy của tổng công ty. - Hội dồng quản trị: Có 5 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, là các thành viên chuyên trách. Trong đó có: Chủ tịch HĐQT, phó chủ tịch HĐQT, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng giám đốc và một thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính - kinh tế - quản trị kinh doanh và pháp luật. - Ban kiểm soát: Có 5 thành viên trong đó trưởng ban kiểm soát là thành viên HĐQT và 4 thành viên khác do HĐQT miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, gồm:1 thành viên là chuyên môn kế toán, 1 thành viên cho đại hội công nhân viên chức, 1 thành viên do Bộ trưởng quản lý ngành giới thiệu và 1 do Tổng cục trưởngTổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính , kế toán xây dựng cơ bản, dự án AFD Phó TGĐ phụ trách công tác tổ chức thanh tra nội bộ Phó TGĐ phụ trách khu vực Tây nguyên Phó TGĐ phụ trách khu vực Bắc Tây Nguyên Văn phòng TCT BTC cán bộ thanh tra Ban TCKT Ban xuất nhập khẩu Ban KH-ĐT Ban điều hành dự án 1258/CP Các đơn vị trực thuộc - Ban giám đốc: Gồm 1 TGĐ và 4 phó TGĐ. Một phó TGĐ phụ trách về công tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ chức cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu; một phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai Kon Tum theo chuyên đề TGĐ phân công;một phó TGĐ phụ trách về tài chính kế toán,sản xuất kinh doanh,xây dựng cơ bản,dự án AFD; một phó TGĐ phụ trách khu vực Đắc Lắc,Phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công. - Ban tham mưu: Gồm văn phòng Tổng công ty; Ban Tổ chức cán bộ-Thanh tra; Ban Tài chính Kế toán; Ban Xuất nhập khẩu; Ban kế hoạch và đầu tư; Ban điều hành dự án AFD. - Các đơn vị trực thuộc: Gồm 8 đơn vị hành chính sự nghiệp và 62 doanh nghiệp. 2.1.3.2- Chức năng nhiệm vụ bộ máy tổ chức của Tổng công ty. - Hội đồng quản trị (HĐQT). HĐQT thực hiện các chức năng quản lýTổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo nhiệm vụ nhà nước giao. HĐQT có thể nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do nhà nước giao, xem xét phê duyệt phương án cho TGĐ, đề nghị kiểm tra giám sát mọi hoạt động của Tổng công ty thông qua đề nghị của TGĐ. Trình lên Chính phủ, tổ chức xét duyệt thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền duyệt kế hoạch đầu tư, ban điều hành giám sát các định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật kể cả tiền lương, phê chuẩn và trình Thủ tướng Chính phủ điều lệ và nội dung sửa đổi. -Ban kiểm soát. Do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện việc kiểm tra giám sát TGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ của Tổng công ty và các nghị quyết, quyết định của HĐQT. -Ban giám đốc. Tổng giám đốc điều hành bộ máy và được Thủ tướng chính phủ bổ nhiệm cùng Chủ tịch HĐQT, nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực của nhà nước để quản lý. TGĐ chịu trách nhiệm về toàn bộ vốn mà HĐQT đã phê duyệt, xây dựng phát triển, điều hành hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Thực hiện việc kiểm tra các đơn vị thành viên, cung cấp tài liệu cho HĐQT. Chịu sự kiểm tra của HĐQT. Được quyền áp dụng các biện pháp vượt quyền của Chính phủ giao trong trường hợp khẩn cấp. Phó TGĐ là người giúp TGĐ điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo sự phân công của TGĐ và chịu trách nhiệm trước TGĐ và pháp luật về nhiệm vụ đã được phân công thực hiện. -Ban tham mưu. Văn phòng Tổng công ty: Tổ chức thực hiện các mặt công tác về quản trị hành chính chung trong cơ quan, phối hợp vối các ban chức năng để xây dựng các nội qui, qui chế toàn Tổng công ty (TCT). Ban tổ chức cán bộ - thanh tra: Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất đổi mới công tác quản lý, sắp xếp, bố trí tổ chức bộ máy hoạt động; tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các qui chế, nội qui chế độ và công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật; tổ chức công tác pháp chế thanh tra, kiểm tra; giúp TCT quản lý chỉ đạo công tác y tế sức khoẻ người lao động… Ban Tài chính Kế toán: Quản lý nguồn tài chính và quản lý thu chi tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh doanh. Ban xuất nhập khẩu: Điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Tìm kiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu; phụ trách về các quan hệ quốc tế, khai thác khả năng đầu tư từ nước ngoài. Ban kế hoạch và đầu tư: Xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các dự án đầu tư, thu mua cà phê để kinh doanh xuất khẩu; tập hợp về sản xuất và phát triển cây cà phê… Ban điều hành dự án 1258/CP: Tổ chức thực hiện chương trình phát triển cây cà phê trong phạm vi cả nước trong khuôn khổ sử dụng vốn của AFD. - Các đơn vị trực thuộc . Các đơn vị hạch toán độc lập: Tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với TCT Các đơn vị hành chính sự nghiệp: Qui chế tổ chức hoạt động do HĐQT phê duyệt. Trong hoạt động lấy thu bù chi, tạo nguồn thu từ dịch vụ, nghiên cứu khoa học cho các đơn vị trong và ngoài nước, sử dụng quĩ kinh tế phúc lợi theo chế độ. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Hoạt động chịu sự chi phối của TCT. 2.1.4- Tổ chức công tác kế toán. Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ, thể lệ về kế toán đã có nhiều thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới. Điều này một mặt tạo điều kiện để các doanh nghiệp tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh thuận lợi, mặt khác cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức và thực hiện công tác kế toán hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm phát huy vai trò của công tác kế toán. 2.1.4.1- Chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán Tổng công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn, hoạt động trên địa bàn rộng khắp cả nước cả nước lại có nhiều đơn vị phụ thuộc.Vì vậy, Ban Tài chính Kế toán ở Tổng Công ty có những chức năng nhiệm vụ chính sau: Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty trong việc hình thành các nguồn vốn, thực hiện cân đối tài chính, bảo đảm đủ vốn để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty cũng như việc quản lý, phân phối sử dụng các nguồn vốn đúng mụch đích, đúng chính sách chế độ và đạt hiệu quả kinh tế cao. Xây dựng qui chế , qui định về quản lý tài chính của Tổng Công ty trên cơ sở chính sách chế độ và qui định hiện hành của nhà nước. Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Tổng Công ty. Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chính sách chế độ, các qui định , qui chế về quản lý tài chính của nhà nước và của toàn Tổng Công ty. Tổ chức công tác kế toán và thống nhất công tác hạch toán kế toán trong toàn Tổng Công ty theo đúng chế độ kế toán hiện hành và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt quyết toán tài chính hàng năm cho các đơn vị thành viên, tổng hợp quyết toán toàn Tổng Công ty báo cáo nhà nước. Tổng hợp các báo cáo định kỳ về tài chính, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý chỉ đạo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, công tác thu chi bảo hiểm xã hội của cơ quan văn phòng Tổng Công ty và chỉ đạo kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ tài chính kế toán các chi nhánh, các đơn vị hạch toán phụ thuộc cũng như các đơn vị thành viên Tổng Công ty. Chủ trì phối hợp với các ban có liên quan trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản theo qui định Nhà nước. Theo dõi, tổng hợp các nguồn vốn, công tác tài chính của chương trình dự án phát triển cà phê chè. Chủ trì phối hợp với các ban của Tổng Công ty để xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh, xây dựng giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất…để trình lãnh đạo ban hành. 2.1.4.2- Cơ cấu bộ máy. Trưởng phòng kế toán bộ phận phụ thuộc ( Chi nhánh) Trưởng phòng kế toán các đơn vị trực thuộc ( Đơn vị sản xuất kinh doanh ) Trưởng phòng kế toán các đơn vị sự nghiệp ( Đơn vị sự nghiệp ) Các bộ phận kế toán Kế toán trưởng Phó Phòng kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp theo dõi các chi nhánh , các đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị hành chính sự nghiệp , kế toán tiền lương văn phòng , tổng hợp văn phòng . Kế toán thanh toán - Trưởng ban tài chính Quán xuyến điều hành chung mọi công việc của ban theo chức năng nhiệm vụ của trưởng ban và chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng. - Phó ban tài chính: Phụ trách công việc tài chính và nguồn vốn của Tổng Công ty và Văn phòng Tổng Công ty... Phụ trách công tác tài chính kế toán các đơn vị thành viên của Tổng Công ty phần xây dựng cơ bản. Ngoài ra còn phối hợp với các phòng ban có liên quan trong Tổng Công ty trong công tác quản lý các đơn vị thành viên. - Kế toán phụ trách công tác tài chính kế toán các doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty phần vốn sản xuất kinh doanh. Kiểm tra hướng dẫn và tổ chức công tác kế toán và hạch toán trong các đơn vị thành viên. Tổng hợp các báo cáo định kỳ phần sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính, nắm phần vốn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên và tổng hợp quyết toán báo cáo tài chính toàn Tổng Công ty. - Kế toán phụ trách phần hành công việc về công tác tài chính kế toán các đơn vị sự nghiệp thuộc TCT. Lập kế hoạch cấp phát và kiểm tra việc sử dụng kinh phí, tài sản ,vật tư,tiền vốn trong các đơn vị sự nghiệp. Kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt công tác tài chính kế toán, chấp chấp hành tốt chính sách, chế độ tài chính kế toán của nhà nước. Tổng hợp báo cáo định kỳ phần sự nghiệp theo qui định của nhà nước về TCT. Tính lương và các khoản trích theo lương phải nộp trong văn phòng TCT. - Kế toán thanh toán với người mua hàng, người bán hàng Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng mua bán hàng về tình hình thanh toán các lô hàng, tình hình công nợ với khách hàng và thanh lý hợp đồng với khách hàng. Kế toán doanh thu chi phí theo từng lô hàng, kế toán thanh toán với ngân sách. Kế toán tiền gửi tiền vay ngân hàng, theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tài chính kế toán của nhà nước và của TCT. Kế toán phụ trách các phần hành công việc kế toán tiền gửi tiền vay ngân hàng, kế toán phần vốn góp, liên doanh, liên kết, vốn tài trợ, các dự án ODA… - Kế toán phụ trách về kế toán tổng hợp Văn phòng TCT. Xuất phát từ thực tiễn là một đơn vị có qui mô và địa bàn hoạt động lớn, việc tổ chức quản lý khó khăn, trang bị kỹ thuật nghiệp vụ lại chưa đầy đủ mà TCT đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp – vừa tập trung, vừa phân tán. Phòng kế toán của TCT gồm có 9 người, có trình độ nghiệp vụ cao. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán bao gồm các bộ phận phù hợp với các khâu công việc các phần hành kế toán. Phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép, thu thập, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng bộ phận kế toán, từ đó định kỳ tổng hợp và lập báo cáo kế toán của toàn TCT gửi cho lãnh đạo nắm được tình hình sản xuất kinh doanh. Hiện nay TCT đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để phân loại, tổng hợp các chứng từ cùng loại để lập chứng từ ghi sổ, đồng thời căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. cùng với việc ghi sổ tổng hợp kế toán của TCT còn phải vào sổ chi tiết. Chứng từ gốc Báo cáo quỹ hằng ngày Bảng kê gốc chứng từ cùng loại Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối kỳ , cuối tháng 2.2- Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam 2.2.1- Tình hình hoạt động xuất khẩu ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. 2.2.1.1- Nội dung hoạt động xuất khẩu. Xuất khẩu là một nghiệp vụ kinh doanh phức tạp, hàng hoá được tiêu thụ tại nước ngoài, thời gian lưu thông dài, phương thức và phương tiện thanh toán phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp nếu người kinh doanh không am hiểu về các nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường xuất khẩu trong kinh doanh là một loạt các thủ tục đưa ra giúp các nhà kinh doanh thương mại quốc tế có đầy đủ thông tin cần thiết từ đó đưa ra quyết định chính xác về chiến lược Marketing. Nghiên cứu thị trường tốt tạo khả năng cho các nhà kinh doanh nhận ra được qui luật vận động của từng loại hàng hoá cụ thể, thông qua sự biến đổi về nhu cầu cung cấp và giá cả hàng hoá trên thị trường, giúp họ giải quyết được các vấn đề thực tiễn trong kinh doanh như yêu cầu của thị trường, khả năng tiêu thụ và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế. Trên cơ sở những kết quả thu lượm được trong quá trình nghiên cứu thị trường, đơn vị lập phương án kinh doanh cho mình. Phương án này là kế hoạch của đơn vị nhằm đạt tới các mục tiêu kinh doanh đã xác định. Sau khi lập phương án kinh doanh, đơn vị kinh doanh phải tạo ra nguồn hàng xuất khẩu. Nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ hàng hoá của một đơn vị kinh doanh, một vùng… có khả năng xuất khẩu được. Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp cho sản xuất, có thể thu gom, ký kết hợp đồng thu mua với các đơn vị sản xuất, tuỳ theo từng ngành hàng mà người ta có thể tự tổ chức hoặc ký kết hợp đồng thu mua. Người ta thường tìm nguồn hàng xuất khẩu thông qua việc nghiên cứu nguồn hàng để nắm bắt được khả năng cung ứng hàng xuất khẩu của các đơn vị trong và ngoài ngành, trong và ngoài địa phương, doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân để thu mua, khai thác xuất khẩu . Quá trình lưu chuyển hàng hoá trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đồng ngoại thương ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa hai tổ chức kinh doanh thương mại. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quá trình xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Đàm phán,ký kết hợp đồng Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng hoá Thuê tàu và mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng với tàu Làm thủ tục thanh toán * Đàm phán ký kết hợp đồng. Đàm phán là việc trao đổi, bàn bạc với nhau các điều kiện mua bán giữa hai bên tham gia vào kinh doanh để đi đến ký kết các hợp đồng kinh doanh. Thông thường có các hình thức sau: Điều kiện phẩm chất; điều kiện số lượng; điều kiện bao bì; điều kiện cơ sở giao hàng; điều kiện giá cả; điều kiện thanh toán; điều kiện khiếu nại; điều kiện bảo hành… Sau khi giao dịch nếu đạt được sự thoả thuận giữa hai bên về các diều kiện mua bán sẽ dẫn đến ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Tổng Công ty có một số bạn hàng thường xuyên như Itôchu Nomura (Nhật Bản), Neste cafe (Thuỵ Sỹ)… *Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phếp xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu, khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sin phép gồm có: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch, hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu là hàng uỷ thác xuất khẩu)… Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. * Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Từ việc thu gom, tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến các vấn đề như bao bì, đóng gói theo qui định của hợp đồng, kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng… xem đã phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng chưa. * Kiểm tra chất lượng hàng hoá . Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã…Việc kiểm tra thường được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất, còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế. * Thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm. Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào các căn cứ của các điều khoản mua bán hợp đồng ngoại thương và điều kiện vận tải. Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng và các điều khoản quốc tế khác mà nhà xuất khẩu phải thuê tàu chở hàng đi. Khi mua bảo hiểm, chủ hàng (đơn vị kinh doanh xuất khẩu) ký hợp đồng từ đầu, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” và “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm. * Làm thủ tục hải quan. Tổng công ty thường làm thủ tục hải quan ở hai cảng chủ yếu là cảng Hải Phòng và cảng Sài Gòn. Hàng hoá làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu: - Khai báo trạm hải quan: Chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ. Xuất trình hàng hoá : Hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xểptật tự, thuận lợi cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu mọi chi phí về việc đóng, mở các kiện hàng. Thực hiện các quyết định hải quan: Sau khi đã kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra quyết định cho phép hàng qua biên giới. * Giao nhận hàng với tàu. Xếp hàng vào Container, chủ hàng giám sát và giao tàu ký nhận vào Bill và Packing List. * Làm thủ tục thanh toán. Hầu hết các thương vụ của Tổng Công ty đều được thanh toán bằng phương thức L/C, các ngân hàng thông báo của Tổng Công ty là: CREDIT LYONAIS, CHAFORED BANK, Ngân hàng công thương Ba Đình… 2.2.1.2- Đặc điểm cà phê xuất khẩu của Tổng Công ty. Cây cà phê có nguồn gốc từ Châu Phi, nói cách khác Châu Phi là cái nôi của tất cả các giống cà phê được trồng hiện nay trên thế giới. Trước đây cà phê là một loại mọc hoang dã ở các nước thuộc vùng nhiệt đới châu Phi, mọc trên cao nguyên và các vùng núi cao. Sau khi loài người tìm ra đã nhanh chóng thuần dưỡng thành một loại cây trồng. Cà phê là một loại thức uống được tiêu dùng rộng rãi và ngày càng nhiều trên thế giới. Cà phê có nhiều đặc điểm quí, được nhiều người ưa thích vì nó có tác dụng bồi bổ cơ thể, nâng cao sinh lực, kích thích thần kinh làm cho con người thông minh hoạt bát. Cà phê là một mặt hàng truyền thống quốc tế, sản phẩm cà phê đang là một trong những mặt hàng có giá trị kinh tế và được xuất khẩu ngày càng nhiều ở nước ta và các nước trên thế giới. Hiện nay ở nước ta cà phê chủ yếu được xuất khẩu dưới dạng sản phẩm thô. Tổng Công ty cà phê việt Nam thường thu gom cà phê ở các hộ nông dân hay ở các nông trường, qua sơ chế rồi đem đi xuất khẩu . 2.2.1.3- Đánh giá cà phê xuất kho. Chức năng chủ yếu của Tổng Công ty là quản lý, do vậy phát sinh rất ít nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp mà chủ yếu là xuất khẩu uỷ thác, việc xác định kết quả của từng lô hàng xuất khẩu không khó thực hiện. Kế toán hàng tồn kho thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên và giá xuất kho thực tế đích danh. Đối với phương pháp này giá xuất được tính cụ thể cho từng lần xuất kho chính là giá nhập của từng lần cụ thể. Biểu số 1: Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho cà phê loại 1. Tháng 3 / 2001 Chỉ tiêu Số dư Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ SL (tấn) Đơn Giá(đ) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) A. Nhập 0 0 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 B. Xuất 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho được lập riêng cho từng loại cà phê xuất kho và được lập vào cuối mỗi tháng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào bảng này. 2.2.2- Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. 2.2.2.1- Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và để thực hiện chính xác, kịp thời việc hạch toán luân chuyển vốn…thì quá trình nhập xuất thành phẩm diễn ra phải lập chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác. Những chứng từ này cung cấp số liệu cho công tác kế toán thành phẩm, là căn cứ pháp lý để tiến hành việc hạch toán thành phẩm, đảm bảo sự chính xác về số liệu mà kế toán tiến hành xử lý và cung cấp. Hiện nay cách lập và luân chuyển chứng từ nhập – xuất thành phẩm ở Tổng Công ty được thực hiện như sau: Nhập kho thành phẩm. Thành phẩm của công ty chủ yếu là cà phê dung cho xuất khẩu được thu mua từ các hộ nông dân. nông trường…nên trước khi nhập kho phải qua bộ phận KCS để kiểm tra. Nhân viên KCS xác nhận đã kiểm tra sản phẩm ghi rõ số lượng, loại, thứ sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.Việc nhập kho thành phẩm được tiến hành ở các kho là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. ở kho thuộc các đơn vị trực thuộc căn._.