Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Phương Trung

ề tiêu thụ lên hàng đầu bởi vì kinh doanh mang lại lợi nhuận . Phần lợi nhuận này lại là nguồn vốn tạo ra trong quá trình quay vòng và táI sản xuất kinh doanh mở rộng. Muốn thực hiện được đIều đó thì công tác quản lý và công tác hạch toán có ý nghĩa rất quan trọng đặc biệt là công tác kế toán “ Tiền Mặt” , hạch toán chính xác lượng tiền lưu thông của công ty và quản lý quỹ của doanh nghiệp đươc tốt.Vì tiền mặt của công ty sẽ được kế toán tiền mặt được phép để lại công ty theo thỏa thuận của ngân hàng để phục vụ cho việc chi tiêu mua nguyên vật liệu , trả lương… Công tác kế tóan tiền mặt tốt sẽ giúp cho các nhà quản lý theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt và biết được lý do sử dụng tiền mặt trong sản xuất kinh doanh . Đồng thời từ đó sẽ giúp các nhà quản lý đối chiếu cung cấp và nắm bắt được nhanh nhất và có quyết định phù hợp. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Phương Trung và được sự tìm hiểu và hướng dẫn của các thầy cô, cùng các cô chú trong công ty mà em đã chọn kế toán tiền mặt để làm báo cáo chuyên đề thực tập này. Nội dung chuyên đề gồm 3 phần chính : - Phần I : Giới thiệu những vấn đề chung của công ty TNHH Phương Trung Phần II : Nội dung chuyên đề kế toán tiền mặt Phần III : Kết Luận Với kiến thức đã được học ở nhà trường và lần đầu tiên đi tìm hiểu công tác kế toán thực tế , em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ và thiếu sót trong bài làm. Em kính mong được sự góp ý và sự giúp đỡ của các thầy cô, các cô chú trong công ty . Em xin chân thành cảm ơn! Phần I : Những vấn đề chung của Công ty TNHH Phương Trung *---------*---------*---------* 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Phương Trung Trong những năm qua tỉnh Bắc Ninh đã có những bước phát triển mạnh mẽ : tăng trưởng khá, tổng giá trị sản phẩm trong tỉnh tăng nhanh. Đóng góp cho thành công đó phải nói đến ngành công nghiệp xây dựng ,một ngành được coi là mũi nhọn trong chiến lược phát triển kinh tế của tỉnh. Trong những năm gần đây tỉnh Bắc Ninh đang đầu tư mạnh mẽ vào các khu công nghiệp tập trung,các khu công nghiệp vừa và nhỏ,đô thị mới dân cư vì vậy nhu cầu cần sắt thép xây dựng quá lớn. Đây là điều kiện thuận lợi để xây dựng một phân xưởng sản xuất thép xây dựng tại Cụm Công nghiệp sản xuất thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh. Công Ty TNHH Phương Trung là một doanh nghiệp có điều kiện rất thuận lợi là nằm ngay tại cụm công nghiệp sản xuất thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh. Với một vị trí như vậy sẽ rất thuận lợi cho việc mua bán và sản xuất hàng hóa vật liệu của công ty. Với tổng diện tích là : 6800m2 Trong đó : + Nhà xưởng : 3400m2 + Khu văn phòng làm việc : 1200m2 + Khu vận chuyển : 2200m2 Công ty có tổng số cán bộ công nhân viên và công nhân sản xuất là 30 người . Từ khi đất nước ta mở rộng cấc quan hệ kinh tế ,chính trị xã hội đã đưa vào tạo điều kiện cho các cá nhân tập thể làm ăn. Từ đó nền kinh tế nước ta được đưa lên 1 tầm cao mới .Công ty TNHH Phương Trung đã đi vào sản xuất từ tháng 2/ 2002 theo quyết định của UBND tỉnh Bắc Ninh . Là 1 doanh nghiệp tư nhân tuổi đời còn non trẻ nên quy mô hiện tại của công ty còn hạn chế. Được đóng trên khu vực có rất nhiều ngành nghề và tập trung rất nhiều khu công nghiêp tạo điều kiện cho công ty phát triển . 2.Những đặc điểm về hoạt động sản xuất và mua bán kinh doanh của doanh nghiêp . Công ty TNHH Phương Trung là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và mua bán kinh doanh các loại sản phẩm sắt thép xây dựng : thép U , thép V các loại sắt … mua bán sắt thép phế liệu , tái chế sắt thép phế liệu, vật liệu xây dựng hàng kim khí .Sau khi tìm hiểu khảo sát thị trường cần , công ty sẽ cho sản xuất mặt hàng đó . - Thu mua nguyên vật liệu ở các vùng lân cận .thu mua phế liệu . - Giảm tỉ lệ gây ô nhiễm môi trường , giảm thiếu đơn thư khiếu nại tố cáo do khói nhà xưởng ở một số địa phương trong tỉnh . - Đảm bảo mức lương hợp lý duy trì va nâng cao cuộc sống của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty . - Thực hiện tốt quá trình sản xuất , chú trọng khâu bán hàng dảm bảo quá trình quay vòng của đồng vốn ,không để sản xuất bị trì trệ ,vốn bị ứ đọng . - Phải giữ chữ tín vối khách hàng ,thực hiện đúng nghĩa vụ với nhà nước : nộp thuế đúng thời hạn ,thực hiện chế độ tàI chính kế toán …dúng quy định của nhà nước. Với một thời gian không phải là ngắn ngủi gì cho đến nay công ty TNHH Phương Trung đã xây dựng trưởng thành, không những xây dựng số vốn ban đầu mà ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ với nhiều tỉnh thành trong cả nước với số vốn đã dần được tăng lên và còn được tăng lên nữa trong tương lai. Tổng nguồn vốn ban đầu là : 7.132.400.000đ Tổng số vốn cố định ban đầu là : 7.867.700.000đ Tổng số vốn lưu động : 8.268.640.000đ Quy trình công nghệ sản xuất của công ty Thu mua NVL,phôi thép Thu tiền bán hàng Lò nung thép Xuất bán sản phẩm Máy cán thép Sản phẩm, hàng hóa Khâu làm nguội thép Tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của công ty tương đối ổn định và được sản xuất theo nhu cầu của khách hàng . Để tồn tại và phát triển phải đẩy mạnh tiêu thụ thị trường trên khắp cả nước.Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, công ty tổ chức một hệ thống kênh phân phối sản phẩm. Từ công ty sản phẩm có thể được bán lẻ đến từng nhà chủ bán buôn cho các tập thể, các doanh nghiệp lớn bán hoặc gửi cho các đại lý với giá cả phù hợp cùng đội ngũ cán bộ kinh doanh năng động cần cù, sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các thị trường ngoài tỉnh với số lượng tiêu thụ lớn. * Những chỉ tiêu kinh tế chủ yếu công ty trong 3 năm gần đây. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Số lao động trong công ty Nguời 30 30 30 Doanh thu thuần Đồng 3.780.500.000 4.690.750.000 6.723.500.000 Giá vốn Đồng 1.460.800.000 1.980.760.000 2.276.400.000 Thuế nộp ngân sách nhà nước Đồng 461.814.861,48 561.820.413,28 623.412.320,10 Lợi nhuận trước thuế Đồng 849.338.791 1.415.322.000 2.922.138.640 Lợi nhuận sau thuế Đồng 1.320.120.529 2.535.340.753 3.645.238.500 * Phân tích những chỉ tiêu kinh tế 3 năm gần đây : Số lao động bình quân của công ty trong 3 năm gần đây không thay đổi ( 30 người). ĐIều này cho thấy cơ chế quản lý lao động của công ty tương đối ổn định. Doanh thu thuần năm 2006 so với năm 2005 là 2.032.750đ tương đương với số tuyệt đối 1,433%. Chứng tỏ doanh thu thuần của công ty đạt hiệu quả tốt qua từng năm phát triển. Giá vốn năm 2006 so với năm 2005 là ; 295.640.000đ tương đương với số tuyệt đối 1,149%. Qua đó nhận thấy vốn của công ty ngày càng cao. Thu nhập chịu thuế năm 2006 so với năm 2005 là 61.591.906,82đ tương đương với số tuyệt đối 1,109%. Lợi nhuận trước thuế năm 2006 so với năm 2005 là 1.106.816.640đ tương đương với số tuyệt đối là 2,114%. Lợi nhuận sau thuế năm 2006 so với năm 2005 là :1.109.897.747đ tương đương với số tuyệt đối 1,438%. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Chức năng của các phòng ban là giúp giám đốc trong các vấn đề nghiên cứu đưa ra biện pháp hiệu quả nhất. Phòng kế toán nghiệp vụ Kế tóan tài vụ Tổ chức hành chính Tổ sản xuất Tổ vận chuyển bốc xếp Phó Giám đốc Giám đốc Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở công ty * Giải thích sơ đồ : - Giám đốc : có quyền cao nhất trong công ty , quyết định sau khi thông qua đề suất của các phòng ban. Giám đốc còn chịu trách nhiệm với công ty ,với Nhà nước về các mặt sau đây : quản lý lao động ,tiền vốn được vay vốn nhàn dỗi của các tổ chức kinh tế… nói tóm lại giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật . - Phó giám đốc : trợ giúp giám đốc một vài lĩnh vực theo sự phân công và ủy nhiệm của giám đốc . - Kế toán tài vụ : có chức năng thông tin kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về tài sản và sự lưu động của tài sản, giúp cho giám đốc có sự lựa chọn phù hợp để định ra hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Tổ chức hành chính : chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên chịu trách nhiệm mua sắm tài sản cố định và các thiết bị ,công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận văn phòng. 4. Tổ chức công tác kế toán của đơn vị * Hình thức tổ chức bộ máy kế toán : Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý trên, phù hợp với điều kiện trình độ quản lý, ở công ty TNHH Phương Trung áp dụng hình thức kế toán tập trung. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ với số lượng ít nhưng lại đạt hiệu qủa cao do đội ngũ kế toán viên nắm vững nghiệp vụ chuyên môn đồng thời do công ty thực hiện công tác kế toán trên phần mềm máy vi tính .Vì vậy công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán nhanh hơn tránh được nhầm lẫn và hệ thống sổ kế toán gọn nhẹ hơn, giảm bớt được việc ghi chép. * Nhịêm vụ của phòng kế toán - Đảm bảo cung cấp đầy đủ vốn, vật tư … cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch. - Hạch toán , theo dõi tình hình hiện có và biến động về tài sản và nguồn vốn của công ty. - Thực hiện nghĩa vụ của Nhà nước thay mặt công ty. - Hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra toàn bộ hệ thống kế toán tại công ty . + Kế tóan vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ : có trách nhiệm ghi phiếu thu , phiếu chi đúng mục đích và theo dõi tiền gửi ngân hàng , các khoản thanh toán trong quan hệ mua và bán hàng , cuối tháng có nhiệm vụ tính lương cho cán bộ công nhân viên. + Kế toán NVL – CCDC : theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ báo cáo thường xuyên cho kế toán trưởng để có số liệu chính xác. + Kế toán TSCĐ : theo dõi sự vận động tăng giảm của TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ gửi kế toán trưởng. + Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm : làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất từ đó xác định tính giá thành sản phẩm. + Kế toán tiền lương và BHXH : tính lương cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. + Kế toán thanh tóan và xác định kết quả: làm nhiệm vụ theo dõi và thanh toán tình hình công nợ của công ty với các đối tác ,với ngân sách nhà nước với cơ quan thuế ,xác định kết quả kinh doanh tổng hợp số liệu gửi lên phòng cho kế toán trưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng KT tiền lương và BHXH KT nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ KT vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ KT thanh toán và XĐKQ Kế toán TSCĐ KT chi phí và tính giá thành * Hình thức kế toán : Để phù hợp với công tác kế toán và quản lý công ty áp dụng hình thức nhật ký chung.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế để lập sổ kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chung (1) Sổ quỹ tiền mặt Chứng từ gốc (1) (2) Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ chi tiết kế toán Sổ nhật ký chung (6) (2) (2) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các tài khoản (5) (3) Bảng cân đối phát sinh (4) Báo cáo kế toán (4) Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : * Giải thích sơ đồ Hàng ngaỳ căn cứ vào chứng từ gốc để kiểm tra và đảm bảo tính hợp lệ , hợp pháp tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật kí chung theo thứ tự thời gian.Những chứng từ liên quan đến tiền mặt , thủ quỹ ghi vào nhật kí quỹ rồi mỗi tháng chuyển quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi tiền mặt cho kế toán. - Kế toán tổng hợp số liệu từ quỹ lập định khoản kế toán ghi vào sỏ nhật kí quỹ vào nhật kí chung căn cứ vào số liệu ở sổ nhật kí hàng ngày kế toán ghi sổ cái các tài khỏan có liên quan . - Những từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính , cần quản li tài chính cụ thể , hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Cuối tháng căn cứ vào các số liệu ở bảng , ở sổ chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh căn cứ vào các số liệu trong bảng cân đối phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. - Hàng tháng công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Phần II : Chuyên đề “ Kế toán Tiền mặt” I. Tầm quan trọng ,nhiệm vụ của phần hành kế toán tiền mặt 1. Tầm quan trọng của kế toán tiền mặt Trước sự chuyển mình mạnh mẽ của nền kinh tế , bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đặt ra cho mình yêu cầu về phát triển nguồn vốn là điều kiện cần thiết ,là điều kiện tạo cho doanh nghiệp một sự ổn định và chủ động trong thanh toán tiền mặt , ưu điểm lớn nhất là tính tiện lợi, nhanh gọn giúp cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục không bị gián đoạn . Tiền mặt không thể thiếu do nhu cầu của doanh nghiệp .Vì vậy trong quỹ của doanh nghiệp lúc nào cũng có một lượng tiền mặt nhất định .Số tiền này được phép để lại quỹ theo thỏa thuận của ngân hàng dể phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng tháng, còn lại phải gửi vào tài khoản ngân hàng hoặc công ty tài chính để tránh ứ đọng vốn tại quỹ và doanh nghiệp có một khoản tiền lãI từ việc gửi ngân hàng mang lại. Tiền mặt có liên quan và quyết định những hoạt động hàng ngày, những yếu tố khác như đầu vào,lưu thông, trả lương… Trong sản xuất cũng như tiêu thụ mọi hoạt động đều cần đến tiền nó tác động trực tiếp hoặc gián tiếp để tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc theo doĩ sự tăng giảm và lí do sử dụng tiền trong sản xuất kinh doanh tổng hợp , đối chiếu cung cấp cho các nhà quản lí để có thể nắm bắt nhanh nhất và có quyết định phù hợp. 2. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt - Từ quyết định về quản lí tiền mặt ở doanh nghiệp ta thấy những quy tắc đặc trưng cơ bản của việc quản lí tiền mặt. Vậy nhiệm vụ của kế toán tiền mặt là phải tuân thủ thực hịên đúng những quy định về quản lí tiền mặt tại quỹ . - Các nghiệp vụ thu chi diễn ra hàng ngày, kế toán tiền mặt phải theo dõi chặt chẽ ,mở sổ sách chi tiết cho từng đối tượng , thường xuyên kiểm tra quỹ xác định số còn tồn quỹ có phù hợp với sổ kế toán quỹ không . nếu có chênh lệch phải tiến hành xem xét ,đối chiếu cho phù hợp. II. Phương pháp hạch toán 1. Cơ sở thu thập số liệu là các chứng từ kế toán như : Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Hóa đơn GTGT 2. Tài khoản kế toán sử dụng : Để hạch toán “tiền mặt” kế toán sử dụng tài khoản 111- tiền mặt - Nội dung: tài khoản 111-tiền mặt dùng để phán ánh tình hình thu ,chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý… * Kết cấu - Bên nợ : + Phản ánh các khoản tiền mặt ,ngân phiếu ,ngoại tệ vàng bạc kim khí quý dá quý đã nhập quỹ + Số tiền mặt ngân phiếu ,ngoại tệ ,vàng bạc, kim khí quý đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê + Chênh lệch tỉ giá hối đoái tăng do đánh giá lại số dư ngoai tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ) - Bên có : + Phản ánh các khoản tiền mặt ,ngân phiếu,ngoại tệ, vàng bạc kim khí đá quý đã xuất quỹ + Số tiền mặt ngân phiếu ,ngoại tệ ,váng bạc, kim khí quý đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê + Chênh lệch tỉ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ) - Số dư bên nợ: phản ánh các khoản tiền mặt ngân phiếu ,ngoại tệ vàng bạc kim khí quý dá quý còn tồn quỹ tiền mặt -TK 111 có 3 TK cấp 2: +TK1111 – tiền Việt Nam:phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tièn mặt Việt Nam tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngân phiếu +TK1112 - tiền ngoại tệ phản ánh tình hình tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng việt Nam +TK1113- vàng bạc kim khi quý ,đá quý:phản ánh gia trị váng bạc kim khí quý ,đá quý nhập-xuất-tồn quỹ Công Ty TNHH Phương Trung chỉ sử dụng Tk 111- tiền Việt Nam 3.Sổ sách kế toán và các bảng biểu có liên quan tại đơn vị Kế toán tại đơn vị vào: +Sổ quỹ tiền mặt +Sổ nhật ký chung +Sổ cái TK111 -Trình tự ghi và cách ghi : +Kế toán căn cứ vào các chứng từ thu chi đã kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp của chứng từ để làm căn cứ ghi vào sổ sách kế toán +Cuối mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt theo trình tự ghi sổ +Sau khi phiếu thu ,chi đã được kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp thì kế toán đồng thời ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ ngật ký chung cuối kỳ kế toán vào sổ cái Tk111 Sổ nhật ký chung Sổ quỹ tiền mặt Phiếu thu chi các chứng từ Sổ cái Tk111 Ghi chú: : ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng * Cách ghi hóa đơn GTGT - Mục đích sử dụng : Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức , cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp khâú trừ. + Hóa đơn do người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ ,lao vụ thu tiền. Môĩ hóa đơn được lập cho những hàng hóa dịch vụ có thuế suất. Nội dung , cách ghi : + Ghi rõ họ tên ,địa chỉ ,mã số thuế tổ chức ,cá nhân bán hàng ,hình thức thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt . + Cột A,B : Ghi số thứ tự ,tên hàng hóa,dịch vụ cung ứng thu tiền. + Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định. + Cột 1 : Ghi số lượng ,trọng lượng hàng hóa ,dịch vụ + Cột 2 : Ghi đơn giá bán của từng loại hàng hóa sử dụng .Trường hợp hàng hóa trao đổi ghi theo hóa đơn giá bán hàng hóa dịch vụ mang trao đổi . + Cột 3 : Bằng cột 1 nhân cột 2 + Các dòng còn thừa phía dưới các cột A,B,C,1,2,3 được gạch bỏ phần trống. + Dòng cộng tiền hàng ghi số tiền được cộng trước ở cột 3 + Dòng thuế suet thuế GTGT : ghi thuế suet của hàng hóa dịch vụ ghi trong hóa đơn bằng cộng tiền hàng x thuế % GTGT. + Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng số tiền hàng cộng số thuế GTGT. + Dòng số tìên viết bằng chữ số tiền tổng cộng thanh toán. Ngày 7 tháng 3 năm 2007công ty nhận được hóa đơn cảu Cty TNHH TM &DV Thiên Phú gửi về. Hóa đơn có nội dung như sau : Hóa đơn Mẫu số 01GTKT/3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 2 : Khách hàng 0042627 Ngày 07 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM & DV Thiên Phú Địa chỉ : 31 đường Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng – Hải Phòng Số TK : 0200567928 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Trần Thị Hoa Tên đợn vị : Cty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phôi thép kg 2.552 6.500 16.588.000 Cộng tiền hàng 16.588.000 Thuế suất GTGT ; 5% Tiền thuế GTGT 829.400 Tổng cộng thanh toán 17.417.400 Bằng chữ : (Mười bảy triệu bốn trăm mười bảy nghìn bốn trăm đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí,họ tên) (Kí, họ tên) (Kí,họ tên,đóng dấu) Cách ghi giấy đề nghị thanh toán - Mục đích sử dụng : Giấy đề nghị thanh toán là căn cứ để xét duyệt thanh toán ,làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho thanh toán . - Nội dung cách ghi : + Người đề nghị thanh tóan do người thanh toán viết một liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị (người xét duyệt thanh toán ) + Người xin thanh tóan phải ghi rõ họ tên ,địa chỉ ,đơn vị bộ phận và số tiền xin thanh toán (viết bằng chữ và bằng số ) + Lý do thanh toán : ghi rõ mục đích sử dụng thanh toán như tiếp khách ,mua văn phòng phẩm. + Thời gian thanh tóan : ghi rõ thời gian hoàn lại số tiền đã chi và ý kiến đề nghị thủ trưởng ,kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Đơn vị : Cty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Giấy đề nghị thanh toán Ngày 07 tháng 3 năm 2007 Kính gửi : Giám đốc Cty TNHH Phương Trung Họ tên người đề nghị thanh toán : Cty TNHH TM &DV Thiên Phú Địa chỉ : 31 Đường Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng – Hải Phòng Đề nghị thanh tóan số tiền là : 17.417.400đ Viết bằng chữ : Mười bảy triệu bốn trăm mười bảy nghìn bốn trăm đồng Lý do chi : Mua phôi thép Ngày 07 tháng 03 năm 2007 Giám đốc Kể toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Kí ,đóng dấu) (Kí , họ tên ) (Kí ,họ tên) (Kí ,họ tên) *Cách lập phiếu chi - Căn cứ vào mẫu có sẵn của phiếu chi kế toán tiền mặt của Cty TNHH Phương Trung sẽ lập phiếu khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự lập phiếu bao gồm như sau: + Ngày ,tháng năm : ghi ngày tháng năm mà các nghiệp vụ kinh tế . + Số : ghi số thứ tự phiếu chi là số bao nhiêu ,để thông báo tới thời gian hiện tại đã dùng lượng phiếu chi là bao nhiêu trong kỳ. + Địa chỉ :ghi địa chỉ nơi công tác , chức vụ của người nhận + lý do chi:Dội dung chính nghiệp vụ phát sinh tạo nên phiếu, đây là nội dung để kế toán định khoản và ghi sổ kế toán +Số tiền: là số tiền người nhận cho đơn vị +viết bằng chữ : Diễn giải số tiền người nhận bằng chữ +kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc +cuối cùng là chữ ký, họ tên của những người có liên quan _Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị , sau khi nhận tiền người nhận phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi. Đơn vị: Công ty TNHH Phương Trung Quyến số: 54 Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Cụm CNSX thép –Châu khê-TS- Số :07 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 củaBT-BTC Phiếu chi Nợ TK 156,133 Có TK111 Ngày 08 tháng 3 năm 2007 Họ tên người nhận tiền : Công ty TNHH TM & DV Thiên Phú Địa chỉ : 31 Đường Hà Nội – Sở Dầu – Hồng Bàng – Hải Phòng Lý do chi : Thanh toán tiền mua phôi thép để sản xuất Số tiền : 17.417.400đ (viết bằng chữ) : Mười bảy triệu bốn trăm mười bảy nghìn bốn trăm đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc HĐGTGT và giấy đề nghị thanh toán. Đã nhận đủ số tiền : Như trên Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Giám đốc KTTrưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký họ tên ,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hóa đơn Mẫu số 01GTKT/3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 3 : Nội bộ 0091810 Ngày 12 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : 2300242155 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Tên đợn vị : Cty TNHH TM Thép Đại Toàn Thắng Địa chỉ : 378 Hoàng Văn Thụ – Q. Tân Bình – TP.HCM Số TK : 03001893928 Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép U100 x 6m kg 26.758 8.809,52 235.725.136 2 Thép U90 x 6m Kg 12.325 8.807,31 108.550.095 Cộng tiền hàng 344.275.231 Thuế suất GTGT ; 5% Tiền thuế GTGT 17.213.761 Tổng cộng thanh toán 361.488.992 Bằng chữ : (Ba trăm sáu mốt triệu, bốn trăm tám mươi tám nghìn chín trăm chín hai đồng.) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí,họ tên) (Kí, họ tên) (Kí,họ tên,đóng dấu) * Cách ghi phiếu thu : Mục đích sử dụng : Xác định số tiền mặt ,ngoại tệ ,vàng bạc ,đá quý,kim khí quý.Thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ qũy kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan .Mọi khoản tiền Việt Nam ,ngoại tệ ,vàng bạc ,đá quý ,kim khí. Nhập quỹ nhất thiểt phải có phiếu thu. Đối với ngoại tệ ,vàng bạc ,đá quý ,kim khí… trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm và lập bảng kê ngoại tệ ,vàng bạc ,đá quý đính kèm phiếu thu. - Nội dung , cách ghi : + Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm . Trong mỗi phiếu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu,số phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng ,năm lập phiếu ,ngày tháng thu tiền. + Ghi rõ họ tên , địa chỉ người nộp tiền. + Dòng địa chỉ : ghi rõ địa chỉ người nộp tiền + Dòng lý do nộp : ghi rõ nội dung nộp tiền như thu tiền bán hàng hóa sản phẩm ,thu tiền đặt cọc. + Dòng số tiền : ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ , ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam hay USD. + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. + Phiếu thu do kế toán lập thành 03 liên ghi đầy đủ các nội dung trên và kí vào phiếu . Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ ghi số tiền thực tế nhập qũy (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kí tên. Ngày 12 thág 03 năm 2007 công ty bán hàng cho Cty TNHH TM Anh em Nam Dương. Kế toán tiến hành lập phiếu thu : Đơn vị: Công ty TNHH Phương Trung Quyến số: Mẫu số: 01-TT Địa chỉ: cụm CNSX thép Châu Khê-TS- BN Số :18 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006củaBT-BTC Phiếu thu Ngày 12 tháng 3 năm 2007 Nợ TK111 Có TK 511 Có TK 333 Họ tên người nộp tiền : Cty TNHH TM Thép Đại Toàn Thắng Địa chỉ : 378 Hoàng Văn Thụ – Q. Tân Bình – TP.HCM Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 361.488.992đ (viết bằng chữ): ( Ba trăm sáu mốt triệu, bốn trăm tám mươi tám nghìn chín trăm chín mươi hai đồng) Kèm theo: 01 chứng từ gốc HĐGTGT Đã nhận đủ số tiền : Như trên Ngày 12 tháng 3 năm 2007 Giám đốc KT Trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký họ tên ,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ngày 18 tháng 03 năm 2007 công ty mua than của cơ sở sản xuất than Đức Long để phục vụ cho sản xuất kèm theo là một giấy đề nghị thanh toán. Hóa đơn Mẫu số 01GTKT/3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 2 : Khách hàng 0091818 Ngày 18 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Cơ sở sản xuất than Đức Long Địa chỉ : Đồng Nguyên – Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : 2300222592 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Lưu Quang Hưởng Tên đợn vị : Cty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Than đá kg 2.560 2.300 5.880.000 Cộng tiền hàng 5.880.000 Thuế suất GTGT ; 10% Tiền thuế GTGT 588.000 Tổng cộng thanh toán 6.468.000 Bằng chữ : (Sáu triệu bốn trăm sáu tám nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí,họ tên) (Kí, họ tên) (Kí,họ tên,đóng dấu) Đơn vị : Cty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Giấy đề nghị thanh toán Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Kính gửi : Giám đốc Cty TNHH Phương Trung Họ tên người đề nghị thanh toán : Cơ sở sản xuát than Đức Long Địa chỉ : Đồng Nguyên – Từ Sơn – Bắc Ninh Đề nghị thanh tóan số tiền là : 6.468.000đ Viết bằng chữ : Sáu triệu bốn trăm sáu tám nghìn đồng chẵn) Lý do chi : Mua than Ngày 19 tháng 03 năm 2007 Giám đốc Kể toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Kí ,đóng dấu) (Kí , họ tên ) (Kí ,họ tên) (Kí ,họ tên) Sau khi nhận được hóa đơn ngày 19 tháng 3 năm 2007 công ty tiến hành lập phiếu chi để chi trả tiền, Đơn vị: Công ty TNHH Phương Trung Quyến số: 54 Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Cụm CNSX thép –Châu khê-TS- Số :07 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006củaBT-BTC Phiếu chi Nợ TK 156,133 Có TK111 Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Họ tên người nhận tiền : Cơ sở sản xuất than Đức Long Địa chỉ : Đồng Nguyên – Từ Sơn – Bắc Ninh Lý do chi : Thanh toán tiền mua than Số tiền : 6.468.000đ (viết bằng chữ) : Sáu triệu bốn trăm sáu tám nghìn đồng chẵn.) Kèm theo: 02 chứng từ gốc :HĐGTGT và giấy đề nghị thanh toán. Đã nhận đủ số tiền : Như trên Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Giám đốc KTTrưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký họ tên ,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hóa đơn Mẫu số 01GTKT/3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 3 : Nội bộ 0091811 Ngày 12 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : 2300242155 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Tên đợn vị : Cty TNHH Anh Em Nam Dương Địa chỉ : 18/C Đà Nẵng – Lê Chân – Haỉ Phòng Số TK : 0200383688 Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép U100 x 8m kg 39.208,07 9.270 363.440.265 Cộng tiền hàng 363.440.265 Thuế suất GTGT ; 5% Tiền thuế GTGT 19.128.435 Tổng cộng thanh toán 382.568.700 Bằng chữ : (Ba trăm tám hai triệu , năm trăm sáu tám nghìn , bảy trăm đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí,họ tên) (Kí, họ tên) (Kí,họ tên,đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH Phương Trung Quyến số: Mẫu số: 01-TT Địa chỉ: cụm CNSX thép Châu Khê-TS- BN Số :19 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006củaBT-BTC Phiếu thu Ngày 22 tháng 3 năm 2007 Nợ TK111 Có TK511 Có TK 333 Họ tên người nộp tiền : Cty TNHH Anh Em nam Dương Địa chỉ : 18/C Đà Nẵng – Lê Chân – Hải Phòng Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 382.568.700đ (viết bằng chữ): ( Ba trăm tám hai triệu, năm trăm sáu mươi tám nghìn bảy trăm đồng) Kèm theo: 01 chứng từ gốc : HĐGTGT 0091811 Đã nhận đủ số tiền : Như trên Ngày 22 tháng 3 năm 2007 Giám đốc KT Trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký họ tên ,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hóa đơn Mẫu số 01GTKT/3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 3 : Nội bộ 0091812 Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Phương Trung Địa chỉ : Cụm CNSX Thép – Châu Khê - Từ Sơn – Bắc Ninh Số TK : 2300242155 Điện thoại : Họ tên người mua hàng : Tên đợn vị : Cty TNHH TNHH T&T Địa chỉ : 18 Hàng Chuối – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số TK : 01001233223-1 Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép V80 x 6m Kg 30.125 8.850 266.606.250 Cộng tiền hàng 266.606.250 Thuế suất GTGT ; 5% Tiền thuế GTGT 13.330.313 Tổng cộng thanh toán 279.936.563 Bằng chữ : (Hai trăm bảy chín triệu, chín trăm ba sáu nghìn, năm trăm sáu ba đồng ) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí,họ tên) (Kí, họ tên) (Kí,họ tên,đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH Phương Trung Quyến số: Mẫu số: 01-TT Địa chỉ: cụm CNSX thép Châu Khê-TS- BN Số :20 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/03/2006củaBT-BTC Phiếu thu Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Nợ TK111 Có TK511 Có TK 333 Họ tên người nộp tiền : Cty TNHH T&T Địa chỉ : 18/Hàng Chuối – Hai Bà Trưng – Hà Nội Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 279.936.563đ (viết bằng chữ): ( Hai trăm bảy chín triệu , chín trăm ba sáu nghìn, năm trăm sáu ba đồng) Kèm theo: 01 chứng từ gốc : HĐGTGT 0091812 Đã nhận đủ số tiền : Như trên Ngày 27 tháng 3 năm 2007 Giám đốc KT Trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký họ tên ,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Phương pháp hạch toán cụ thể trong tháng tại Công ty TNHH Phương Trung như sau : + Sổ quỹ tiền mặt được mở theo yêu cầu quản lý của công ty để theo dõi sự biến động tăng,giảm về tiền mặt sổ quỹ tiền mặt được mở theo tháng. Cuối tháng kế toán khóa sổ và tính số dư cuối tháng. Số dư đầu kỳ của số chính là số dư cuối tháng trước chuyển sang Số dư cuối kỳ tính bằng : Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ- Số phát sinh giảm trong kỳ + Sổ quỹ tiền mặt bao gồm : cột số thứ tự ,ngày phát sinh các nghiệp vụ - Cột diễn giải : ghi ngắn gọn nôị dung nghiệp v._.