Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường THCS Xuân Bái, Thọ Xuân, Thanh Hoá

uyết điểm, các cơ quan chức năng của Nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác công việc hiệu quả của việc sử dụng công quỹ. Hiện nay hơn 50% số chi Ngân sách của Nhà nước hàng năm dành cho chi thường xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nước. Để giúp các đơn vị quản lý tốt ngân sách được Nhà nước cấp phát, giúp cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí thì một trong những biện pháp phải làm là phải có một kế toán hành chính sự nghiệp bao quát được các nội dung hoạt động, dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Vì vậy đòi hỏi sự cần thiết của kế toán hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán, tình hình quản lý và sử dụng các loạit vật tư, tài sản công, tiến hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng và giám đốc mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm có hiệu quả đúng như dự toán được duyệt, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách. Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau: + Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử dụng ở các khoản thu ở đơn vị. + Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước. + Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. + Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí. Phương pháp kế toán sử dụng là: kế toán sử dụng phương pháp kế toán ghi sổ kép đảm bảo sự cân điểm giữa vốn và nguồn, giữa kinh phí nhận với kinh phí cấp, giữa giá trị và nguồn hình thành TSCĐ…. Trong đợt thực tập này em được thực tập ở đơn vị hành chính sự nghiệp đó là Trường THCS Xuân Bái. Tuy thời gian thực tập ở trường có hạn (ít hơn so với thời gian đưa ra của nhà trường) xong đã đem lại cho em nhiều kiến thức bổ ích về ngành học của mình hơn. Em đã thấy được tầm quan trọng của một người kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nắm vững hơn về công tác nghiệp vụ chuyên môn của mình. Thanh Hóa, ngày 20 tháng 4 năm 2007 Sinh viên Đỗ Thế Anh PHẦN I: PHẦN CHUNG A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG THCS XUÂN BÁI 1. Quá trình thành lập trường THCS Xuân Bái a. Vài nét về truyền thống giáo dục của Xuân Bái trước cách mạng tháng tám: Xuân Bái là một trong những vùng đất hiếu học của Thọ Xuân. Người dân Xuân Bái nay còn nhớ mãi "Những đêm đốt đuốc soi đường" đi học.Thầy giáo lúc bấy giờ là những thầy đồ, nho, quý người yêu trẻ, muốn đem vốn học vấn của mình giúp ích cho đời, dạy cái chữ cho người đời bớt khổ. Hai thầy đồ, nho là Lê Bá Thảo và Nguyễn Văn Duệ để đem trí tuệ của mình gieo mầm hiếu học cho quê hương. Rồi thầy Nguyễn Văn Sơn thầy Lê Vưan Chung có nhiều công sức trong việc mở mang - phát triển văn hóa cho nhân dân qua các lớp bình dân học vụ. Truyền thống hiếu học của con em Xuân Bái ngày càng được phát huy và nhân lên rộng khắc. b. Sự thành lập trường cấp II Xuân Bái (nay là trường THCS Xuân Bái sau cách mạng tháng tám và đặc biệt là sau khi hòa bình lập lại ở miền Bắc, người dân Xuân Bái được hưởng một nền giáo dục mới - Một nền giáo dục do dân và vì dân mà hàng ngàn năm trước chưa từng có, không thể có. Ngày 02/9/1945, chủ tịch Hồ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập, khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngày 03/9/1945 Bác Hồ nêu rõ: "Nạn dốt là một trong những phương pháp độc ác mà bọn thực dân định để cai trị chúng ta, hơn 90% đồng bào ta mù chữ. Một dân tộc dốt là một dân tộc yếu đuối". Ngày 08/9/1945 Bác Hồ ký xác lệnh thành lập nhà bình dân học vụ với nhiệm vụ xóa nạn mù chữ ngày 01/01/1945 nhân ngày khai trương đầu tiên của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Bác Hồ đã gửi thư căn dặn các cháu học sinh "Non sông Việt Nam có trở nên tươi đẹp hay không. Dân tộc Việt Nam có trở nên sánh vai với cường quốc năm châu hay không chính là nhờ một phần công học tập của các cháu". Được sự đồng ý của Bộ giáo dục ngày 05/9/1964, trường cấp II Xuân Bái chính thức thành lập. Lúc này thường chí có 2 lớp (1lớp 5 và 1 lớp 6) do thầy Lê Văn Chung làm hiệu trưởng (sau này xác nhập với trường cấp 1 được mang tên là trường cấp I, cấp II Xuân Bái). Quá trình phát triển và trưởng thành của trường THCS Xuân Bái Trường cấp II Xuân Bái (tên gọi của trường THCS Xuân Bái ngày nay). Ra đời trong thời kỳ xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh chống Mỹ - Diệm ở miền Nam, thực hiện thống nhất đất nước. Trong hoàn cảnh đó thầy trò trường cấp II Xuân Bái đã quyết tâm thực hiện lời dạy của Bác Hồ. "Vì lợi ích mười năm tròng người, vì lợi ích mười năm trồng cây". Dù khó khăn đến đâu cũng phải thi đua thật tốt - học thật tốt; "Từ khi thành lập đến nay dưới sự lãnh đạo của công ty, trực tiếp là ban giám hiệu nhà trường đã không ngừng phát triển về cơ sở vật chất về số lượng và chất lượng học sinh, cũng như đội ngũ cán bộ giáo viên. Khi mới thành lập chỉ có 2 lớp với 90 em học sinh, 4 giáo viên, trường có 2 lớp và một văn phòng. Đến giai đoạn 1964 - 1968 đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc, trường cấp II Xuân Bái xây dựng giữa cánh đồng bên cạnh đường quốc lộ 47, không có cây cối che phủ, nên chỉ thị của UBND huyện Thọ Xuân là trường phải sơ tán vào thôn xóm để tránh máy bay Mỹ đầu năm 1945 Quyết định chuyển vào xóm Minh Thành II để dạy và học điều kiện kinh tế của xã còn khó khăn, hơn nữa các lớp học tạm thời làm bằng tre luồng và lợp bằng thanh tre nứa lá. Được sự quan tâm của Đảng ủy chính quyền địa phương đã vận động phụ huynh học sinh, phối hợp với thầy trò nhà trường, nên chỉ sau 2 tuần đã làm xong trường lớp và văn phòng để dạy và học tập. Nhờ có tinh thần trách nhiệm và ý thức làm chủ của từng giáo viên, năm nào thi tốt nghiệp cũng đạt tỉ lệ cao. Do có phong trào thi đua tốt, trường cấp II Xuân Bái trong 4 năm liền trường liên tục đạt được trường tiên tiến xuất sắc của Huyện, trường do thầy Lê Văn chung làm hiệu trưởng, đã được bầu chiến sỹ thi đua 2 năm liền của ngành giáo dục. Thời kỳ 1969 - 1970 - 1971, Trường cấp II Xuân Bái với trường cấp II Xuân Hòa thành trường cấp II Xuân Bái. Do thầy Vũ Văn Việt làm hiệu trưởng. Thời kỳ 1971 - 1972 tách trường cấp II Xuân Bái gồm 4 lớp có 2 lớp 5 và lớp 6, lớp 7 do thầy Vũ Văn Việt làm hiệu trưởng cho đến năm 1975 đó là thời kỳ đế quốc Mỹ mở rộng đánh phá miền Bắc, thị xã Thanh Hóa trước đây nay là Thành phố Thanh Hóa là trọng điểm đánh phá của đế quốc mỹ, ngành giáo dục Thanh Hóa tiếp tục xây dựng và phát triển thực hiện khẩu hiệu: "Một hội đồng hai nhiệm vụ" vừa dạy phổ thông vừa dạy bổ túc văn hóa. Nhiều tấm gương sáng của học sinh và giáo viên Thanh Hóa đã được tuyên dương như em Nguyễn Bá Ngọc đã quên mình cứu hai em nhỏ. - Giai đoạn 1972 - 1976 mỗi năm trường có 6 lớp , mỗi khối có 2 lớp do thầy Hoàng Hai làm hiệu trưởng, thầy Đào Duy Anh làm hiệu phó trường liên tục đạt tiên tiến cấp huyện. - Năm 1976 - 1977 trường cấp II Xuân Bái sát nhập với cấp I Xuân Bái thành trường phổ thông cơ sở, lúc đó có 16 lớp (cấp I 10 lớp, cấp II 6 lớp) do thầy Hoàng Hải làm hiệu trưởng. - Từ 1977 - 1981 trường vẫn có 16 lớp ban giám hiệu vẫn giữ nguyên mỗi năm trường có từ 5 - 10 em học sinh đạt học sinh giỏi cấp huyện - Từ năm 1981 - 1983 thầy Nguyễn Văn Mậu làm hiệu trưởng - Từ năm 1983 - 1984 trường do thầy Nguyễn Văn Ngôn làm hiệu trưởng - Từ năm 1988 trường có 17 lớp (10 lớp cấp I và 7 lớp cấp II) do thầy Nguyễn Xuân Liên làm hiệu trưởng. Trong thời gian này ngành giáo dục cả nước đứng trước hoàn cảnh đời sống của cán bộ, nhân dân còn nhiều khó khăn, nhất là đời sống của giáo viên, một số biến động của xã hội đã tác động đến ngành giáo dục. Mặc dù đứng trước hoàn cảnh khó khăn như vậy, thầy trò trường cấp II Xuân Bái vẫn kiên trì bám trường, bám lớp, tiếp tục thi đua học tốt. - Năm 1994 - 1995 thực hiện chủ trương của Bộ giáo dục trường phổ thông cơ sở tách làm hai trường, khối cấp II trở thành một bậc học là trung học cơ sở từ đây trường trung học cơ sở Xuân Bái có 7 lớp và 283 học sinh, và 13 giáo viên do thầy Nguyễn Ngọc Sương làm hiệu trưởng. - Năm học 1995 - 2000 trường có 10 lớp do thầy Nguyễn Ngọc Sương làm hiệu trưởng trong những năm này trường luôn đạt tiên tiến cấp Huyện. Thực hiện NQTW của Đảng nâng cao dân trí đào tạo nhân lực và bồi dưỡng nhân tài. Thực hiện nhiệm vụ mà Đảng giao phó ngành giáo dục phát động phong trào "kỷ cương - tình thương - trách nhiệm". Mỗi thầy cô giáo là tấm gương sáng cho học sinh noi theo.Thời kỳ này nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển nên đời sống của giáo viên dần dần ổn định hơn. - Từ năm 2001 - 2003 trường có 12 lớp, với hơn 420 học sinh, 39 cán bộ giáo viên do cô Phạm Thị Yến làm hiệu trưởng. - Năm 2004 - 2007 do cô Phạm Yến làm hiệu trưởng nhà trường tiếp tục phấn đấu giữ vững danh hiệu tiên tiến cấp huyện, tập thể cán bộ giáo viên nhà trường đã kiên trì phấn đấu "Tất cả vì học sinh thân yêu" đưa nhà trường ngày càng phát triển và trưởng thành. Như vậy, kể từ khi thành lập trải qua nhiều thời kỳ biến động cùng với sự phát triển lịch sử của dân tộc. Trường đã không ngừng phát triển về cơ sở vật chất, về quy mô số lượng và chất lượng. - Từ 2 lớp cấp II ban đầu phải học nhà tranh tre nứa lá, đến nay trường có một ngôi trường khang trang. Xanh - Sạch - Đẹp với 12 lớp trên 420 học sinh và 39 cán bộ. Đội ngũ cán bộ giáo viên 100% đạt chuẩn trở lên, mạnh về chất lượng nhiệt tình với thế hệ trẻ đầy chính sách miền tự hào của thầy trò trường THCS Xuân Bái. Giai đoạn Số lớp Số học sinh Số giáo viên Học sinh giỏi cấp huyện tỉnh Giáo viên giỏi cấp tỉnh Danh hiệu thi đua 1969 - 1968 02 90 04 02 TTcấp Huyện 69 - 71 02 100 04 02 TTcấp Huyện 71 -72 04 180 80 02 TTcấp Huyện 72 - 77 06 253 10 06 02 TTcấp Huyện 77 - 81 16 625 28 15 03 TTcấp Huyện 81 - 93 17 660 29 16 06 TTcấp Huyện 93 - 2000 10 360 30 09 08 TTcấp Huyện 2000 - 2006 12 420 39 12 06 TTcấp Huyện 2. Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị Trường THCS Xuân Bái là một đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo TP Thanh Hóa nên trường có chức năng nhiệm vụ theo quy định của Sở Giáo dục và Đào tạo. Hiệu trưởng thực hiện công tác hành chính mà trước hết là trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu trong kế hoạch đào tạo mà Nhà nước ban hành chương trình trong kế hoạch đã quy định rõ từng môn, từng tiết học trên lớp, thực hành ngoài trời, chế độ kiểm tra đánh giá tiếp thu của học sinh. Tất cả phải được giáo viên thực hiện đúng theo quy định. Về mặt tổ chức giảng dạy công tác hành chính yêu cầu giảng dạy và học theo đúng thời khóa biểu, ra vào lớp đúng giờ, chấp hành đầy đủ nội quy, nề nếp dạy và học do nhà trường quy định. Cán bộ giáo viên phải chấp hành đầy đủ chế độ, chính sách, thực hiện đúng những công việc chuyên môn của mình. Phòng giáo vụ có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh diễn biến và kết quả của quá trình giáo dục - học tập. Văn phòng nhà trường phải làm tốt công tác hành chính - giáo vụ để giúp hiệu trưởng chỉ đạo sát sao công việc giảng dạy. Đây là nhiệm vụ trọng tâm của văn phòng nhà trường. Ngoài việc thực hiện tốt công việc giảng dạy trường còn có nhiều nhiệm vụ khác. Với bề dạy lịch sử và truyền thống vốn có của mình cùng với sự quản lý đúng đắn của ban giám hiệu trường THCS Xuân Bái ngày càng lớn mạnh hơn cùng với những hoạt động trong kế toán. Trường luôn xác định cho mình một nhiệm vụ cụ thể luôn tận tâm tận lực với công tác. Luôn đi sâu đi sát những thay đổi trong chế độ đảm bảo cho việc chi trả thanh toán lương cho cán bộ giáo viên một cách nhanh chóng kịp thời và khoa học. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị Bộ máy quản lý của trường THCS Xuân Bái là những cán bộ có rất nhiều năm kinh nghiệm quản lý, phân công việc nên được tập thể giáo viên, công nhân viên của trường tin yêu và chấp hành đúng nội quy đề ra. Sơ đồ bộ máy quản lý của trường HIỆU TRƯỞNG Phó hiệu trưởng phụ trách học tập Phó hiệu trưởng phụ trách đức - dục Tổ Văn Tổ Toán Tổ lý kỹ thuật CN Tổ ngoại ngữ công dân Tổ sinh, hoá kỹ nông nghiệp Tổ sử địa TD Tổ hành chính Công đoàn Văn hoá TT Hội phụ huynh GV CN lớp Tổ hành chính Phòng bảo vệ Phòng tài vụ Nhiệm vụ của từng bộ phận - Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm của các hoạt động trong trường như sau: + Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch năm học. Tổ chức bộ máy của trường, thành lập và bổ nhiệm tổ trưởng các tổ chuyên môn, tổ hành chính, thành lập chủ tịch các hội đồng trong trường. + Phân công quản lý kiểm tra công tác giáo viên, nhân viên đề nghị giám đốc phòng giáo dục về quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, đề đạt giáo viên, nhân viên của trường: khen thưởng, thi hành kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước. + Quản lý thi hành quy chế dân chủ trong trường. Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do trường tổ chức, nhận học sinh vào học, giới thiệu học sinh chuyển trường quyết định khen thưởng học sinh, xét duyệt kết quả đánh giá xếp loại học sinh, danh sách học sinh lên lớp ở lại, danh sách học sinh được thi tốt nghiệp. + Được dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ quản lý trường được hưởng các quyền lợi của hiệu trưởng. - Phó hiệu trưởng: là người giúp việc cho hiệu trưởng có nhiệm vụ sau: + Thực hiện và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về các công việc được phân công cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động có liên quan của trường. Thay mặt hiệu trưởng điều hành hoạt động của trường khi được ủy quyền. + Được dự các lớp bồi dưỡng chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ quản lý của trường, được hưởng các quyền lợi của Phó hiệu trưởng theo quy định. - Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong trường. + Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong lãnh đạo trường và các hoạt động trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật. + Công đoàn giáo dục ĐTNCSHCM và các tổ chức xã hội khác hoạt động theo quy định của pháp luật, nhằm giúp trường trong việc thực hiện mục tiêu và nguyên lý giáo dục. - Bảo vệ các nhiệm vụ giữ an ninh và tài sản của trường. - Tổ trưởng chuyên môn có nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ giáo viên theo kế hoạch dạy học phân phối chương trình và các quy định của bộ giáo dục và đào tạo. + Tổ chức, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá hiệu quả giảng dạy và giáo dục giáo viên theo kế hoạch của trường. + Đề xuất khen thưởng kỷ luật đối với giáo viên, giúp đỡ hiệu trưởng chỉ đạo các hoạt động giáo dục khác. Tổ chuyên môn sinh hoạt mỗi tuần một lần. 4. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị Nhiệm vụ của kế toán - Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản phụ phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản công của đơn vị. - Lập và nộp các báo cáo đúng hạn và báo cáo cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo chế độ quy định, cung cấp thông tin và các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu kinh phí phân tích đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị. - Thủ quỹ: có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị trong việc thu, chi theo chế độ và phải có trách nhiệm trước quý. Thủ quỹ và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở việc thu, chi theo tiền trên sổ quý của thủ quỹ phải khớp với số liệu trên sổ sách của kế toán. Tuy nhiên thủ quỹ và kế toán làm việc độc lập với nhau. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán trường THCS XUÂN BÁI. Phụ trách kế toán Giáo viên CN lớp Thủ quỹ Các tổ bộ môn - Cuối tháng giáo viên chủ nhiệm lớp nộp học phí cho phụ trách kế toán, phụ trách kế toán viết phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ nhập và quỹ đơn vị. Các tổ trưởng bộ môn định kỳ đầu nám các bộ phận dự trù mua sắm trang thiết bị chuyên môn đưa cho phụ trách kế toán để định mức chi tiêu cho đơn vị. - Định mức chi tiêu của trường phải nằm trong nguồn ngân sách cấp không được chi tiêu quá trong định mức - Đầu năm phải dự toán mua sắm và sửa chữa các TSCĐ để sở giáo dục định mức chi tiêu cho đơn vị. 5. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán Trường THCS Xuân Bái là đơn vị sự nghiệp có thu đơn thuần. Vì vậy mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán rất khăng khít với nhau. Trường hoạt động dưới sự quản lý của cơ quan chủ quản. Các bộ phận trong trường hoạt động dưới sự quản lý của hiệu trưởng. Hiệu trưởng thông qua hiệu phó để phổ biến tình hình và kế hoạch hoạt động của trường, tới các giáo viên nhân viên. Định kỳ hàng tháng giáo viên chủ nhiệm các lớp thu học phí và đến phòng kế toán viết phiếu thu nộp cho thủ quỹ nhập vào quỹ đơn vị. Các tổ bộ môn lập kế hoạch mua sắm cho tổ của mình. Sau đó đưa lên phòng hiệu trưởng duyệt, từ đó mới được dùng để mua sắm. Sau khi mua sắm song thì sang phòng quyết toán kèm theo hóa đơn GTGT. Mọi hoạt động chi tiêu của trường phải chi tiêu theo đúng mục đích trong phạm vi dự toán đã phê duyệt cả từng nguồn kinh phí từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn định mức của Nhà nước do đó cán bộ kế toán có trách nhiệm phổ biến cho các nhân viên trong trường, biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ trong trường biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu của trường đã được hiệu trưởng, hiệu phó, phòng kế toán tính toán và được cấp trên duyệt. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán không chỉ đơn thuần là quan hệ thu - chi mà kế toán còn là người cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho đơn vị và các quyền lợi của nhân viên trong trường được hưởng. Kế toán còn quản lý các khoản thu - chi và quản lý tài sản trong trường thông qua các nhân viên trong trường. Tóm lại giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán có quan hệ khăng khít với nhau: kế toán lập dự toán chi tiêu của đơn vị dưới sự chỉ đạo của hiệu trưởng các giáo viên trong trường đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ của trường để tiến hành các khoản chi cho hoạt động theo tinh thần "tiết kiệm là quốc sách". 6. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ Nhật ký - sổ cái Báo cáo kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu - Nội dung: Do đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy trong hạch toán chứng từ sổ sách, vì vậy thao tác máy đều tự làm nhân viên kế toán chỉ cập nhật các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày máy sẽ tự động lần lượt vào. Đồng thời vào các sổ hàng ngày máy sẽ tự động lần lượt vào. Đồng thời vào các sổ chứng từ gốc, vào bảng tổng hợp chứng từ các loại, sổ chi tiết tài khoản máy sẽ vào sổ cái, từ sổ cái lên bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời nhân viên kế toán phải kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái: = = + Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư có các TK 7. Những thuận lợi khó khăn chủ yếu ảnh hưởng tới tình hình hoạt động hạch toán của đơn vị trong thời gian hiện nay • Những thuận lợi: + Có sự lãnh đạo trực tiếp xuyên suốt của cấp ủy Đảng, sự lãnh đạo của ban giám hiệu nhà trường. + Cán bộ nhân viên trong trường đoàn kết chính trị ổn định thực sự tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, của ban giám hiệu nhà trường thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. + Việc tổ chức thực hiện các ban ngành đoàn thể trường đã vượt qua mọi khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ. + Bộ máy hoạt động trường rất đoàn kết có nhiều cố gắng và sự ủng hộ của các giai cấp trong trường. • Những khó khăn Trường THCS Xuân Bái thuộc sở GD-ĐT, nằm trên địa bàn của huyện Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa. - Điều kiện cơ sở vật chất của trường còn thiếu thốn, việc đi lại chưa được thuận lợi. - Việc thu học phí của học sinh còn chậm chạp. - Đời sống của giáo viên còn thiếu thốn B. CÁC NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN 1. Kế toán vốn bằng tiền a.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng - Các chứng từ sử dụng: biên lai thu tiền, giấy nộp tiền, giấy tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ khác liên quan. - Sổ sách chứng từ: Báo cáo quỹ tiền mặt sổ chi tiết, bảng tổng hợp, chứng từ cùng loại, sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh. a.2. Sơ đồ luân chuyển: Đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy nên sự luân chuyển chứng từ vào sổ tự động máy vào. Đối với phiếu thu: Sổ chi tiết Phiếu thu Sổ chi tiết TM Sổ cái - Biên lai thu tiền - Giấy nộp tiền Bảng cân đối số PS Báo cáo quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ các loại Ghi chú: Ghi hàng ngày (đối với học phí) Đối chiếu Đối với phiếu chi: - Giấy tạm ứng - Giấy đề nghị tạm ứng - Biên bản giao nhận - Biên bản kiểm kê - Hoá đơn GTGT Phiếu chi Sổ chi tiết TK liên quan Bảng tổng hợp chứng từ các loại Báo cáo quỹ TK Sổ chi tiết TM Sổ cái TK 111 Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Kế toán vốn bằng tiền của đơn vị được hình thành từ 2 nguồn chính: - Hình thành từ nguồn ngân sách cấp - Hình thành từ nguồn thu học phí, học Từ đó phương pháp hạch toán trên sổ sách của đơn vị được hạch toán theo 2 nguồn hình thành trên, sẽ có 2 sổ sách hạch toán đó là: - Nguồn ngân sách - Nguồn học phí b. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc b.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng - Chứng từ sử dụng: giấy nộp tiền vào tài khoản, séc, ủy nhiệm chi, giấy rút hạn mức, rút hạn mức kinh phí ngân sách, bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, một số chứng từ khác có liên quan. - Sổ sách sử dụng: sổ theo dõi hạn mức kinh phí, sổ theo dõi nguồn kinh phí, bảng đối chiếu hạn mức kinh phí với kho bạc, báo cáo kế toán, bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, bảng cân đối số phát sinh. b.2. Thủ tục thanh toán với kho bạc và phương pháp hạch toán chi tiết: Đầu năm đơn vị lập chi tiêu của đơn vị sau đó gửi lên cấp trên hạn mức kinh phí về kho bạc chuyển về, nhận được phân phối hạn mức của cấp trên kế toán sẽ hạch toán sơ đồ sau: Giấy phân phối hạn mức kinh phí được cấp Sổ theo dõi hạn mức kinh phí Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã được sử dụng Bảng cân đối số PS Khi ngân sách cấp ta phải hạch toán theo 2 nguồn: Nguồn ngân sách cấp nhưng chưa chi đến và nhận nguồn kinh phí nhưng chưa chi tiết. Ta sẽ hạch toán như sau: chuyển số kinh phí đó sang kỳ sau và cộng với số kinh phí phân phát kỳ này để sử dụng. Cuối tháng khi thủ quỹ nộp tiền học phí vào kho bạc lúc này kho bạc viết phiếu thu. Giấy nộp tiền này do kế toán lập, thủ quỹ đi nộp tiền. Khi ta rút hạn mức kinh phí: Giấy rút hạn mức kinh phí Sổ theo dõi hạn mức kinh phí Sổ theo dõi nguồn kinh phí Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí khi rút ở kho bạc Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP Bảng cân đối số phát sinh Khi đơn vị rút hạn mức kinh phí về thì đơn vị sẽ viết rút hạn mức kinh phí khi được cấp trên duyệt và gửi thông báo cấp hạn mức kinh phí, kho bạc căn cứ vào thông báo được duyệt cấp kinh phí cho đơn vị. Khi được cấp đơn vị sẽ hạch toán. Dựa vào giấy phân phối hạn mức kinh phí kế toán sẽ ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí (ghi Nợ TK 008) đồng thời máy sẽ vào sổ tiếp theo. Cuối tháng kế toán đơn vị sẽ lập bảng và đem lên kho bạc đối chiếu hạn mức kinh phí khi rút ở kho bạc. Thủ quỹ lập chứng từ về ngân hàng, kho bạc khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc nhập quỹ thì kế toán phải viết giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, lúc này sẽ hạch toán vào TK ghi Có TK 461. Khi chưa được cấp kinh phí sử dụng, kế toán sẽ viết giấy đề nghị thanh toán, sau đó kê các mục, tiểu mục và nội dung chi vào bảng kê thanh toán số tiền bằng cột số đề nghị thanh toán. Khi mua hàng đề nghị thanh toán với người bán ta cần phải có hóa đơn GTGT và khi chuyển trả người bán UNC hoặc séc gửi vào kho bạc. Thủ quỹ đi nhận tiền chuyển thẳng cho đơn vị thanh toán hoặc về quỹ. 2. Kế toán vật liệu dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa a. Chứng từ và sổ sách sử dụng - Chứng từ sử dụng: biên bản giao nhận vật liệu, dụng cụ, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ khác. - Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sổ tổng hợp, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh. b. Sơ đồ luân chuyển Do đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy vào hạch toán nên hàng ngày phát sinh chứng từ hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận vật liệu, dụng cụ do đơn vị không có thủ kho nên mọi công việc nhập kho, xuất kho do kế toán viết phiếu. Sau đó nhập vào máy và lên các sổ chi tiết, từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp. Từ các phiếu nhập, phiếu xuất lên sổ cái và vào bảng cân đối số phát sinh. Cuối cùng lên báo cáo kế toán. c. Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa: - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa được mở hàng tháng. - Có bao nhiêu thẻ kho thì có bấy nhiêu sổ chi tiết. - Kế toán lập sổ trên máy theo dõi cả số lượng và giá trị của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa. Căn cứ để lập sổ các hóa đơn GTGT, phiếu xuất khẩu, phiếu nhập khẩu. Do đơn vị không có thủ kho nên mọi công việc viết báo cáo đều do kế toán làm hàng ngày khi phát sinh các chứng từ, kế toán nhập vào máy sổ chi tiết trên máy sẽ phản ánh rõ ngày tháng ghi sổ, số và ngày tháng của chứng từ, nội dung nhập xuất vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa vào từng cột tương ứng. Mỗi chứng từ sẽ được ghi vào một dòng trên sổ này tương ứng. Mỗi chứng từ sẽ được ghi vào một dòng trên sổ này phản ánh rõ số lượng nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa như đơn giá và thành tiền của từng loại. * Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa Sổ này dùng để theo dõi tình hình xuất, tồn kho về số lượng và giá trị của từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa ở những kho làm căn cứ đối chiếu ghi chép của thủ kho. * Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm để đối chiếu số liệu TK: 152, 155 trên sổ TK vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập 1 bảng riêng. 3. Kế toán tài sản cố định a. Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý nhượng bán, một số chứng từ khách. - Sổ sách kế toán: thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết tăng TSCĐ, bảng tính hao mòn TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, sổ cái TK: 211, bảng cân đối số phát sinh. b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Hoá đơn TC - Biên bản giao nhận - Biên bản thanh lý nhượng bán - Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ TSCĐ Bảng tính HM TSCĐ Hàng ngày khi phát sinh chứng từ như khi mua TSCĐ thì lập báo cáo thanh lý nhượng bán, sau đó nhập vào quỹ này. Nhập song máy sẽ tự động lần lượt và đồng thời vào các sổ: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ. c. Tiêu chuẩn TSCĐ và nguyên tắc đánh giá TSCĐ c.1. Tiêu chuẩn TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ phải đạt các tiêu chuẩn: - Có thời hạn sử dụng một năm trở lên - Tài sản có giá trị 10.000.000đ trở lên Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một số TSCĐ chưa đủ giá trị 10.000.000đ nhưng do đặc thù của loại tài sản này quan trọng đối với đơn vị vẫn được coi là TSCĐ. c.2. Nguyên tắc đánh giá: Dựa trên cơ sở thực tế hình thành TSCĐ việc đánh giá TSCĐ, phụ thuộc vào TSCĐ có hay không, có hình thái vật chất cụ thể: - Mua trong nước: NG = Giá thanh toán trên HĐ + CP thu mua CP lắp đặt - Các có VAT + - Nguồn hình thành từ đối tượng xây dựng cơ bản NG = Giá trị công trình được duyệt trong quyết toán d. Phương pháp ghi sổ chi tiết TSCĐ: Hàng ngày kế toán ghi nhận được chứng từ tăng giảm TSCĐ, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý nhượng bán kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi 1 TSCĐ được theo dõi 1 dòng và chi tiết riêng cho từng TSCĐ ghi theo các cột và các dòng cho phù hợp. Từ sổ chi tiết TSCĐ kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản · Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này dùng để theo dõi 1 loại tài sản thuộc loại thanh toán, nguồn vốn mà chưa có mẫu số riêng. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi sổ: c. Phương pháp tổng hợp tăng, giảm TSCĐ - Căn cứ vào biên bản bàn giao, biên bản thanh lý ta sẽ biết được tình hình tăng, giảm TSCĐ của từng năm. - Dựa vào chi tiết TSCĐ của năm trước cùng với tình hình phát sinh tăng, giảm TSCĐ của năm nay ta sẽ biết được số tài sản năm nay tăng bao nhiêu, giảm bao nhiêu. f. Phương pháp kế toán HM TSCĐ: Căn cứ tính HM ta dựa vào chi tiết từng TSCĐ năm trước để tính hao mòn cho năm nay. Hao mòn của từng loại TSCĐ được tính theo công thức: Số HM tính cho năm nay = Số HM đã tính của năm trước + Số HM tăng của năm nay - Số HM giảm của năm nay Trong đó: HM giảm cho TSCĐ đã tính đủ = Số HM của những TSCĐ tăng năm nay + Số HM của những TSCĐ giảm nay nay · Bảng tính hao mòn TSCĐ: Sổ này dùng để phản ánh ._.