Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá (nhật ký chứng từ)

Lời mở đầu Từ khi chuyển đổi sang kinh tế thị trường ,nền kinh tế nước ta đã có nhiều thay đổi tích cực .Song song với sự thay đổi về kinh tế,các doanh nghiệp cũng đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn trong việc quản lý tài chính nhằm đạt hiệu quả kinh doanh ngày càng cao, đáp ứng yêu cầu khắc nghiệt của thị trường.Và với sự hoàn thiện của chế độ kế toán mới mang lại lợi nhuận rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng một cơ chế quản lý khoa học và hiệu quả, đồng thời là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý vĩ mô của Nhà Nước. Trong các công cụ quản lý của doanh nghiệp thì kế toán là một công cụ quản lý quan trọng, có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn tài sản và việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để sản xuất ra của cải vật chất , đáp ứng nhu cầu của con người và xã hội nhất thiết phải cần đến sức lao động của con người.Bởi chính con người là nguồn lao động, tác động trực tiếp đến sản xuất ra của cải vật chất.Con người phải ra sức lao động tương ứng với sản phẩm làm ra. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và cũng là yếu tố quan trọng quyết định nhất ,nó là nguồn gốc tạo ra mọi của cải vật chất ,còn chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Điều này cho thấy nếu sử dụng lao động hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh là tiết kiệm chi phí về lao động sống.Do đó góp phần hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp là điều kiện cải thiện nâng cao đời sống vật chất ,tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Tiền lương là phần thù lao mà người lao động được hưởng để bù đắp sức lao động và tái sản xuất sức lao động và cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.Vì tiền lương gắn liền với kết quả lao động, xuất phát từ những điểm nói trên ta thấy sự cần thiết của công tác Hạch toán tiền lương trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty Tiên Sơn Thanh Hoá ,em nhận thấy được tầm quan trọng ,trên cơ sở những kiến thức đã được học ,cùng với sự tận tình hướng dẫn và giúp đỡ của thầy giáoTiến sỹ Nguyễn Bích -Giảng viên khoa Quản Trị Kinh Doanh Trường ĐHDL Đông Đô ,cùng các cô chú chuyên viên kế toán tại phòng kế toán Công ty ,sau một thời gian thực tập tại đơn vị em đã chọn đề tài :”Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá” Tuy nhiên bài viết của em còn chưa được hoàn thiện ,em rất mong được sự đóng góp của thầy giáo và các cô chú phòng kế toán để em hoàn thiện chuyên đề thực tập này. Mục lục Lời mở đầu Chương 1 : Một số vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp : 1.1 Vai trò của lao động và chi phí về lao động sống trong hoạt động kinh doanh 1.2 Yêu cầu quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương 1.3 Nhiệm vụ kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương 1.4 Các hình thức tiền lương,quỹ tiền lương,quỹ BHXH,BHYT,KPCĐ 1.5 Hạch toán lao động,tính lương và các khoản trợ cấp BHXH 1.6 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Chương 2 : Thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá : 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá 2.2 Nhiệm vụ sản xuất chính của Công ty 2.3 Quy trình công nghệ sản xuất 2.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh và kết cấu sản xuất của công ty 2.5 Thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá Chương 3 : Một số ý kiến nhận xét đánh giá , đề xuất nhằm bổ sung công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.1 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2 Một số ý kiến nhằm bổ sung công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tiên Sơn Thanh Hoá Chương 1 Một số vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp . 1.1 Vai trò của lao động và chi phí về laođộng sống trong hoạt động kinh doanh 1.1.1 Vai trò của lao động trong sản xuất kinh doanh Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người ,nhằm biến đổi các vật chất tự nhiên thành vật phẩm tiêu dùng ,thoả mãn yêu cầu thị hiếu của con người và xã hội. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản mà quá trình sản xuất là điều kiện cần thiết quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người . Trong các xã hội khác nhau ,tính chất lao động cũng khác nhau.Trong bất cứ xã hội nào ,việc sản xuất ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động của con người ,mọi người làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đều được nhận thù lao lao động. 1.1.2 Chi phí lao động sống ,tiền lương tiền công Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình sản xuất trước hết cần bảo đảm tái sản xuất sức lao động ,nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động ,tiền lương,tiền công chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lượng công việc của họ.Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động .Mặt khác ,tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động ,kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ.Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động .Chi phí tiền lương là bộ phận rất quan trọng và chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh,có chế độ tiền lương đúng sẽ kích thích được người lao động hăng say sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 1.1.3 Vị trí của yếu tố tiền lương và các khoản trích theo lương trong sản xuất kinh doanh Tiền lương và các khoản trích theo lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với sự lao động tiền tệ và sản xuất hàng hoá tiền lương (tiền công) được biểu hiện bằng tiền mà đơn vị trả cho người người lao động .Căn cứ vào thời gian ,khối lượng và chất lượng công việc của họ.Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động .Mặ khác ,các khoản trích theo lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động ,khuyến khích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của người lao động.Nói cách khác tiền lương và các khoản trích theo lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm .trong quá trình SXKD người lao động mới tạo được sản phẩm mới ,phần thù lao trả cho người lao động được tính vào giá thành sản phẩm mới. 1.2 Yêu cầu quản lý lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.1 Mối quan hệ lao động tiền lương và các khoảc trích theo lương Tại các doanh nghiệp ,hạch toán lao động và thù lao lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh.Bởi vì cách trả thù lao lao động thường không thống nhất ,do tiền lương được sử dụng như một đòn bẩy kinh tế để khuyến khích lợi ích vật chất ,tăng năng suất lao động.Vì thù lao lao động (chi phí nhân công ) là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm ,dịch vụ nên các doanh nghiệp phải sử dụng lao động một cách có hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí ,góp phần hạ giá thành sản phẩm.Tổ chức hạch toán lao động tiền lương là một biện pháp cần thiết cho công tác quản lý lao động và tiền lương của doanh nghiệp đi vào nề nếp ,thúc đẩy người lao động chấp hành kỷ luật lao động ,tăng năng suất và hiệu quả công tác . Đồng thời nó còn tạo cơ sở để xác định giá thành sản phẩm.Việc tính toán chính xác chi phí nhân công còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phai nộp cho ngân sách nhà nước và các cơ quan phúc lợi xã hội . Để đáp ứng nhu cầu trên ,hạch toán lao động và tiền lương trong các doanh nghiệp cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau : Phản ánh kịp thời ,chính xác số lượng ,thời gian và kết quả lao động Tính lương và các khoản trích theo lương , đồng thời phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng sử dụng lao động một cách chính xác ,phục vụ cho việc tập hợp chi phí ,tính giá thành sản phẩm . Lập báo cáo về lao động ,tiền lương , đồng thời điều hành phân tích tình hình quản lý sử dụng số lượng ,thời gian và kết quả lao động sẵn có trong doanh nghiệp. 1.2.2 Yêu cầu quản lý lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương Để đảm bảo cung cấp thông tin lịp thời cho quản lý , đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau : *Phân loại lao động hợp lý : Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán ,cần thiết phải tiến hành phân loại khác nhau theo những đặc trưng nhất định.Về mặt quản lý và hạch toán thường được theo các tiêu thức sau : - Phân theo thời gian lao động : Toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên trong danh sách ( gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời ,mang tính thời vụ .Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổn số lao động của mình ,từ đó có kế hoạch sử dụng ,bồi dưỡng ,tuyển dụng và huy động khi cần thiết . Đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác. -Phân loại quan hệ với quá trình sản xuất : Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất ,có thể phân lao động của doanh nghiệp thành 2 loại sau : + Lao động trực tiếp sản xuất : Là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ ,dịch vụ.Thuộc loại này bao gồm những người điều khiển thiết bị máy móc để sản xuất sản phẩm ( kể cả cán bộ trực tiếp sử dụng ), những người phục vụ sản xuất (vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu trong nội bộ ,sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa vào dây chuyền …) + Lao động gián tiếp sản xuất : Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp .Thuộc bộ phận này bao gồm nhân viên kỹ thuật ( trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức ,chỉ đạo ,hướng dẫn kỹ thuật),nhân viên quản lý kinh tế ( trực tiếp lãnh đạo ,tổ chức ,quản lý hoạt động SXKD như giám đốc ,phó giám đốc kinh doanh ,cán bộ các phòng ban kế toán ,thống kê…) nhân viên quản lý hành chính ( những người làm công tác tổ chức ,nhân sự,văn thư , đánh máy ,quản trị…) Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động .Từ đó ,có biện pháp tổ chức ,bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc ,tinh giảm bộ máy gián tiếp. *Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh : Theo cách này ,toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại : + Lao động thực hiện các chức năng sản xuất,chế biến : bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất ,chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ ,dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất ,nhân viên phân xưởng … + Lao động thực hiện chức năng bán hàng : là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm ,hàng hoá ,lao vụ ,dịch vụ như nhân viên bán hàng ,tiếp thị ,nghiên cứu thị trường … + Lao động thực hiện các chức năng quản lý : là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như các nhân viên quản lý kinh tế ,nhân viên quản lý hành chính … Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời ,chính xác ,phân định được chi phí sản xuất và chi phí thời kỳ. 1.3 Nhiệm vụ kế toán lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương . Để phục vụ cho việc điều hành và quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương có hiệu quả ,kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện các nhiệm vụ sau : Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ số lượng ,chất lượng thời gian và kết quả lao động tính đúng và thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động trong doanh nghiệp ,kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động ,việc chấp hành chính sách chế độ về lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương ,tình hình sử dụng quỹ lương. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ , đúng chế đọ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương ,mở sổ thẻ kế toán ,hạch toán lao động ,tiền lương dung chế độ , đúng phương pháp . Tính toán phân bổ chính xác , đúng đối tượng chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và chi phí SXKD của các bộ phận , đơn vị sử dụng lao động. Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động ,quỹ tiền lương , đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp ,ngăn chặn các hành vi vi phạm chính sách ,chế độ về lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.4 Các hình thức tiền lương ,quỹ tiền lương ,quỹ BHXH,BHYT,KPCĐ 1.4.1 Các hình thức tiền lương : Doanh nghiệp hiện nay thực hiện tuyển dụng lao động theo chế độ hợp đồng lao động ,người lao động phải tuân theo cam kết đã kí trong hợp đồng .Doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của người lao động trong đó có tiền lương và các khoản khác theo quy định trong hợp đồng. Hiện nay thang bậc lương cơ bản được nhà nước quy định ,nhà nước khống chế mức lương tối thiểu ,không khống chế mức lương tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập.Việc tính trả lương cho người lao động trong các doanh nghiệp được thực hiện theo các hình thức tiền lương sau: + Hình thức thời gian + Hình thức lương sản phẩm Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động ,có tác dụng đòn bẩy kinh tế ,khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động , đảm bảo ngày công ,giờ công và năng suất lao động. - Hình thức tiền lương thời gian : Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc ,cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định.Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp ,tính trả lương theo thời gian có thể thực hiện theo 2 cách : Lương thời gian giản đơn va lương thời gian có thưởng . -Lương thời gian giản đơn :là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và đơn giá lương thời gian giản đơn được chia thành : + Lương tháng : Tiền lương trả cho người lao động theo thang lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (nếu có). Lương tháng thương được áp dụng trả cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính ,quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các nghành hoạt động không có tính chất sản xuất. + Lương ngày : Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ .Lương ngày làm căn cứ để tính tợ cấp BHXH phải trả công nhân viên tính trả lương cho công nhân viên trong những ngày hội họp, học tập,trả lương theo hợp đồng. + Lương giờ : Được tính bắng cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ .Lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ . Lương thời gian có thưởng : là hình thức tiền lương giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Hình thức tiền lương thời gian mặc dù đã tính đến thời gian làm việc thực tế ,tuy nhiên nó còn hạn chế nhất định đó là chưa gắn liền tiền lương với chất lượng,và kết quả lao động .Vì vậy ,doanh nghiệp cần phải kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật chất ,kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động nhằm tạo cho người lao động tự giác làm việc ,làm việc có lỷ luật và năng suất cao. - Hình thức lương sản phẩm : Theo hình thức này ,tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng ,chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động , đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm công việc hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt,phải kiểm tra nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. Hình thức tiền lương sản phẩm gồm : + Trả lương theo sản phẩm trực tiếp :Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm ( không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành). Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm. + Trả lương theo sản phẩm gián tiếp : Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận (phân xưởng ) sản xuất như : công nhân vận chuyển nguyên vật liệu ,thành phẩm ,bảo dưỡng máy móc thiết bị.Trong các trường hợp này ,căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp (công nhân trực tiếp sản xuất ) để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất . + Trả lương theo sản phẩm có thưởng : Là kết hợp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm vật tư,thưởng tăng năng suất lao động ,nâng cao chất lượng sản phẩm ) + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến : Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo lỷ lệ luỹ tiến cắn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ.Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến ,phá vỡ định mức lao động cũ . + Trả lương khoán theo sản phẩm cưối cùng : Tiền lương được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng .Hình thức tiền lương này áp dụng cho từng bộ phận sản xuất. + Trả lương theo hình thức tập thể : Theo hình thức này trước hết tính tiền lương cho cả tập thể ( tổ) sau đó tiến hành chia lương cho từng người trong tập thể theo các phương pháp sau: - Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo thời gian làm việc và cấp bậc kỹ thuật : Theo ph­¬ng ph¸p nµy tiÒn l­¬ng s¶n phÈm tËp thÓ ®­îc chia lµm 2 phÇn: * PhÇn tiÒn l­¬ng phï hîp víi l­¬ng cÊp bËc ®­îc ph©n chia cho tõng ng­êi theo hÖ sè l­¬ng cÊp bËc (hoÆc møc l­¬ng cÊp bËc) vµ thêi gian lµm viÖc thùc tÕ cña tõng ng­êi. * PhÇn tiÒn l­¬ng s¶n phÈm cßn l¹i ®­îc chia theo kiÓu b×nh c«ng chÊm ®iÓm. Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông trong tr­êng hîp cÊp bËc c«ng viÖc ®­îc giao vµ cã sù chªnh lÖch vÒ n¨ng suÊt lao ®éng gi÷a c¸c thµnh viªn trong tËp thÓ. + Ph­¬ng ph¸p chia l­¬ng theo b×nh c«ng chÊm ®iÓm: ¸p dông trong tr­êng hîp c«ng nh©n lµm viÖc æn ®Þnh, kü thuËt ®¬n gi¶n, chªnh lÖch vÒ n¨ng suÊt lao ®éng gi÷a c¸c thµnh viªn trong tËp thÓ chñ yÕu do th¸i ®é lao ®éng vµ søc khoÎ quyÕt ®Þnh. H×nh thøc tiÒn l­¬ng s¶n phÈm qu¸n triÖt ®­îc c¸c nguyªn t¾c ph©n phèi theo lao ®éng, tiÒn l­¬ng g¾n chÆt víi sè l­îng, chÊt l­îng lµ kÕt qu¶ lao ®éng, do ®ã kÝch thÝch ng­êi lao ®éng trong c«ng viÖc n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng chÊt l­îng s¶n phÈm. *) §èi víi phô cÊp tr¸ch nhiÖm (PCTN) th× ®­îc tÝnh theo tû lÖ quy ®Þnh so víi tæng tiÒn l­¬ng s¶n phÈm. ë c¸c tæ may th× chØ cã 3 ng­êi ®­îc h­ëng PCTN ®ã lµ: tæ tr­ëng ( 0,5%), nh©n viªn kü thuËt(0,25%), thu ho¸(0,25%). So víi tæng tiÒn l­¬ng s¶n phÈm cña c¶ tæ. C¸c kho¶n tiÒn th­ëng, tiÒn ¨n ca... ®­îc tËp hîp theo thùc tÕ ph¸t sinh. *) C¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng: C¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng bao gåm BHXH, BHYT, KPC§ ®­îc trÝch theo tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n s¶n xuÊt theo chÕ ®é quy ®Þnh. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch BHXH, BHYT, KPC§ vµo chi phÝ theo tû lÖ sau: 15% BHXH ®­îc tÝnh theo l­¬ng cÊp bËc 2% BHYT ®­îc tÝnh theo l­¬ng cÊp bËc 2% KPC§ ®­îc tÝnh theo l­¬ng thùc tÕ( l­¬ng s¶n phÈm) 1.4.2 Quü l­¬ng, quü BHXH, BHYT, KPC§. 1.4.2.1 Quü l­¬ng. Quü tiÒn l­¬ng cña Doanh nghiÖp lµ toµn bé sè tiÒn l­¬ng tr¶ cho c«ng nh©n viªn cña doanh nghiÖp do doanh nghiÖp qu¶n lý sö dông vµ chi tr¶ l­¬ng. Quü l­¬ng cña doanh nghiÖp gåm: - TiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian lµm viÖc thùc tÕ (l­¬ng thêi gian, l­¬ng s¶n phÈm) - C¸c kho¶n phô cÊp th­êng xuyªn, phô cÊp häc nghÒ, phô cÊp th©m niªn, phô cÊp lµm ®ªm, thªm giê, phô cÊp tr¸ch nhiÖm, phô cÊp khu vùc, phô cÊp dËy nghÒ, phu cÊp c«ng t¸c l­u ®éng, phô cÊp cho nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c khoa häc – kü thuËt cã tµi n¨ng. - TiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian ngõng s¶n xuÊt do nh÷ng nguyªn nh©n kh¸ch quan, thêi gian ®i häc, nghØ phÐp.... - TiÒn l­¬ng tr¶ cho c«ng nh©n lµm ra s¶n phÈm háng trong ph¹m vi chÕ ®é quy ®Þnh. VÒ ph­¬ng diÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n, quü l­¬ng cña doanh nghiÖp ®­îc chia thµnh 02 lo¹i: TiÒn l­¬ng chÝnh vµ tiÒn l­¬ng phô TiÒn l­¬ng chÝnh: lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian hä thùc hiÖn nhiÖm vô chÝnh gåm tiÒn l­¬ng cÊp bËc, c¸c kho¶n phô cÊp (Phô cÊp lµm ®ªm, phô cÊp lµm thªm giê...) TiÒn l­¬ng phô: Lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian hä thùc hiÖn nhiÖm vô kh¸c ngoµi nhiÖm vô chÝnh cña hä, thêi gian ng­êi lao ®éng nghØ phÐp, nghØ lÔ tÕt, héi häp, nghØ v× ngõng s¶n xuÊt.... ®­îc h­ëng theo chÕ ®é. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, tiÒn l­¬ng chÝnh cña c«ng nh©n s¶n xuÊt ®­îc h¹ch to¸n trùc tiÕp vµo chi phÝ s¶n xuÊt tõng lo¹i s¶n phÈm, tiÒn l­¬ng phô cña c«ng nh©n s¶n xuÊt ®­îc h¹ch to¸n vµ ph©n bæ gi¸n tiÕp vµo chi phÝ s¶n xuÊt c¸c lo¹i s¶n phÈm cã liªn quan theo tiªu thøc ph©n bæ thÝch hîp. 1.4.2.2 Quü b¶o hiÓm x· héi Quü BHXH ®­îc h×nh thµnh do viÖc trÝch lËp theo tØ lÖ quy ®Þnh trªn tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn trong kú theo chÕ ®é hiÖn hµnh. Hµng th¸ng doanh nghiÖp tiÕn hµnh trÝch lËp quü b¶o hiÓm x· héi theo tØ lÖ 20% trªn tæng sè tiÒn l­¬ng thùc tÕ ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn trong th¸ng trong ®ã 15% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c ®èi t­îng sö dông lao ®éng, 5% trõ vµo l­¬ng cña ng­êi lao ®éng. Quü BHXH ®­îc trÝch lËp nh»m trî cÊp c«ng nh©n viªn cã tham gia ®ãng gãp quü. Trong tr­êng hîp hä bÞ mÊt kh¶ n¨ng lao ®éng cô thÓ: - Trî cÊp c«ng nh©n èm ®au, thai s¶n - Trî cÊp c«ng nh©n viªn khi vÒ h­u, mÊt søc lao ®éng - Trî cÊp c«ng nh©n viªn vÒ kho¶n tiÒn mÆt - Chi c«ng t¸c qu¶n lý quü BHXH Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, toµn bé sè trÝch BHXH ®­îc nép lªn c¬ quan qu¶n lý quü b¶o hiÓm ®Ó chi tr¶ c¸c tr­êng hîp nghØ h­u, nghØ mÊt søc lao ®éng.ë t¹i doanh nghiÖp, hµng th¸ng doanh nghiÖp trùc tiÕp chi tr¶ b¶o hiÓm x· héi cho c«ng nh©n viªn bÞ ®au èm, thai s¶n... Trªn c¬ së c¸c chøng tõ hîp lý, hîp lÖ (PhiÕu nghØ h­ëng b¶o hiÓm x· héi vµ c¸c chøng tõ gèc kh¸c). Cuèi th¸ng, cuèi quý doanh nghiÖp ph¶i thanh quyÕt to¸n víi c¬ quan chñ qu¶n qu¶n lý BHXH. 1.4.2.3 Quü b¶o hiÓm y tÕ Quü BHYT ®­îc h×nh thµnh tõ viÖc trÝch lËp theo tØ lÖ quy ®Þnh trªn tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú. Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, doanh nghiÖp trÝch quü BHYT theo tØ lÖ 3% trªn tæng sè l­¬ng thùc tÕ ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn trong th¸ng. Trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c ®èi t­îng sö dông lao ®éng 1% trõ vµo l­¬ng cña ng­êi lao ®éng. Quü BHYT ®­îc trÝch lËp ®Ó tµi trî cho ng­êi lao ®éng cã tham gia ®ãng quü trong c¸c ho¹t ®éng kh¸m, ch÷a bÖnh.... Theo chÕ ®é hiÖn hµnh toµn bé quü BHYT ®­îc lËp lªn c¬ quan chuyªn m«n chuyªn tr¸ch ®Ó qu¶n lý vµ trî cÊp cho ng­êi lao ®éng th«ng qua m¹ng l­íi y tÕ. 1.4.2.4 Kinh phÝ c«ng ®oµn: §­îc h×nh thµnh tõ viÖc trÝch lËp theo tØ lÖ quy ®Þnh trªn tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn trong kú Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, hµng th¸ng doanh nghiÖp trÝch 2% kinh phÝ c«ng ®oµn trªn tæng sè tiÒn l­¬ng thùc tÕ ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn trong th¸ng vµ tÝnh hÕt vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c ®èi t­îng sö dông lao ®éng. Toµn bé sè kinh phÝ c«ng ®oµn trÝch ®­îc mét phÇn nép lªn c¬ quan c«ng ®oµn cÊp trªn, mét phÇn ®Ó l¹i doanh nghiÖp ®Ó chi tiªu cho ho¹t ®éng c«ng ®oµn t¹i doanh nghiÖp . Kinh phÝ c«ng ®oµn ®­îc trÝch lËp ®Ó phôc vô chi tiªu ho¹t ®éng cña tæ chøc c«ng ®oµn nh»m ch¨m lo, b¶o vÖ quyÒn lîi cho ng­êi lao ®éng. 1.5 H¹ch to¸n lao ®éng, tÝnh l­¬ng vµ c¸c kho¶n trî cÊp BHXH. 1.5.1- H¹ch to¸n lao ®éng 1.5.1.1 H¹ch to¸n s¶n l­îng lao ®éng §Ó qu¶n lý lao ®éng vÒ mÆt sè l­îng, c¸c doanh nghiÖp sö dông sæ s¸ch lao ®éng. Sè nµy do phßng lao ®éng tiÒn l­¬ng ( lËp chung cho toµn doanh nghiÖp vµ lËp riªng cho tõng bé phËn ) nh»m n¾m ch¾c t×nh h×nh ph©n bæ, sö dông lao ®éng hiÖn cã trong doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã, doanh nghiÖp cßn c¨n cø vµo sæ lao ®éng ( më riªng cho tõng ng­êi lao ®éng) ®Ó qu¶n lý nh©n sù c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng, vÒ biÕn ®éng vµ chÊp hµnh chÕ ®é ®èi víi lao ®éng.Muèn qu¶n lý vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng, cÇn ph¶i tæ chøc h¹ch to¸n viÖc sö dông thêi gian lao ®éng vµ kÕt qu¶ lao ®éng. 1.5.1.2 H¹ch to¸n thêi gian lao ®éng lµ: B¶ng chÊm c«ng(Xem mÉu ë d­íi): B¶ng chÊm c«ng ®­îc lËp riªng cho tõng bé phËn, tæ, ®éi lao ®éng s¶n xuÊt, trong ®ã ghi râ ngµy lµm viÖc, nghØ viÖc cña mçi ng­êi lao ®éng, b¶ng chÊm c«ng do tæ tr­ëng ( hoÆc tr­ëng c¸c phßng ban ) trùc tiÕp ghi vµ ®Ó n¬i c«ng khai ®Ó c«ng nh©n viªn chøc gi¸m s¸t thêi gian lao ®éng cña tõng ng­êi. Cuèi th¸ng b¶ng chÊm c«ng ®­îc dïng ®Ó tæng hîp thêi gian lao ®éng vµ tÝnh l­¬ng cho tõng bé phËn, tæ, ®éi s¶n xuÊt. BiÓu 1: B¶ng chÊm c«ng Top of Form STT Tªn NV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Tæng NC 1 2 KÝ hiÖu chÊm c«ng: x: §ang ®i lµm; K3: Lµm ca 3; WK: NghØ lÔ, T7,CN; TS: NghØ thai s¶n; P: NghØ phÐp; C§: NghØ chÕ ®é; O: èm,®iÒu d­ìng; Ro: NghØ kh«ng l­¬ng; Co: Con èm; TN: Tai n¹n; L§: Lao ®éng nghÜa vô; H: Héi nghÞ, häc tËp; Bottom of Form Bottom of Form 1.5.1.3 §Ó h¹ch to¸n kÕt qu¶ lao ®éng: KÕ to¸n sö dông c¸c lo¹i chøng tõ ban ®Çu kh¸c nhau, tuú theo lo¹i h×nh vµ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt ë tõng doanh nghiÖp. MÆc dï sö dông c¸c mÉu chøng tõ kh¸c nhau, nh­ng c¸c chøng tõ nµy ®Òu bao gåm c¸c néi dung cÇn thiÕt nh­ tªn c«ng nh©n, tªn c«ng viÖc hoÆc s¶n phÈm, thêi gian lao ®éng, sè l­îng vµ s¶n phÈm hoµn thµnh nghiÖm thu, kú h¹n vµ chÊt l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh... §ã chÝnh lµ c¸c b¸o c¸o vÒ kÕt qu¶ nh­ “phiÕu giao nhËn s¶n phÈm”, “phiÕu kho¸n”, “hîp ®ång giao kho¸n”, “phiÕu b¸o lµm thªm giê”, “phiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc c«ng viÖc hoµn thµnh”, “b¶ng kª n¨ng xuÊt tæ”, “b¶ng kª khèi l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh”, “b¶ng kª s¶n l­îng tõng ng­êi”... Chøng tõ h¹ch to¸n lao ®éng ph¶i do ng­êi lËp ( tæ tr­ëng ) ký, c¸n bé kiÓm tra, kü thuËt x¸c nhËn ®­îc l·nh ®¹o duyÖt y ( qu¶n ®èc ph©n x­ëng, tr­ëng bé phËn) sau ®ã chøng tõ nµy ®­îc chuyÓn cho nh©n viªn h¹ch to¸n ph©n x­ëng ®Ó tæng hîp kÕt qu¶ lao ®éng toµn ®¬n vÞ, råi chuyÓn vÒ phßng lao ®éng tiÒn l­¬ng x¸c nhËn. Cuèi cïng chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp ®Ó tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng, ®Ó tæng hîp kÕt qu¶ lao ®éng, t¹i mçi ph©n x­ëng, bé phËn s¶n xuÊt, nh©n viªn h¹ch to¸n ph©n x­ëng ph¶i më sæ tæng hîp kÕt qu¶ lao ®éng , trªn c¬ së c¸c chøng tõ h¹ch to¸n kÕt qu¶ lao ®éng do c¸c tæ göi ®Õn, hµng ngµy (hoÆc ®Þnh kú) nh©n viªn h¹ch to¸n ph©n x­ëng ghi kÕt qu¶ lao ®éng cña tõng ng­êi, tõng bé phËn vµo sæ vµ céng sæ, lËp l¸o c¸o kÕt qu¶ lao ®éng göi cho c¸c bé phËn qu¶n lý liªn quan. Phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp còng ph¶i më sæ tæng hîp kÕt qu¶ lao ®éng, ®Ó tæng hîp kÕt qu¶ chung toµn doanh nghiÖp. 1.5.2- TÝnh l­¬ng vµ trî cÊp BHXH ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng. ViÖc tÝnh l­¬ng, trî cÊp BHXH vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng ®­îc thùc hiÖn t¹i phßng kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Hµng th¸ng c¨n cø vµo c¸c tµi liÖu h¹ch to¸n vÒ thêi gian, kÕt qu¶ lao ®éng vµ chÝnh s¸ch x· héi vÒ lao ®éng, tiÒn l­¬ng, BHXH. Do Nhµ n­íc ban hµnh, kÕ to¸n tÝnh tiÒn l­¬ng, trî cÊp BHXH vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng. - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nh­ “ b¶ng chÊm c«ng”, “phiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc c«ng viÖc hoµn thµnh”, “ hîp ®ång giao kho¸n”, kÕ to¸n tÝnh tiÒn l­¬ng thêi gian, l­¬ng s¶n phÈm, tiÒn ¨n ca cho ng­êi lao ®éng. TiÒn l­¬ng ®­îc tÝnh riªng cho tõng ng­êi vµ tæng hîp theo tõng bé phËn sö dông lao ®éng vµ ph¶n ¸nh vµo “ b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng “ lËp cho bé phËn ®ã . - C¨n cø vµo c¸c chøng tõ “phiÕu nghØ h­ëng BHXH”, “biªn b¶n ®iÒu tra tai n¹n lao ®éng”... KÕ to¸n tÝnh trî cÊp BHXH ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn vµ ph¶n ¸nh vµo “b¶ng thanh to¸n BHXH”. - §èi víi c¸c kho¶n tiÒn th­ëng cña c«ng nh©n viªn, kÕ to¸n cÇn tÝnh to¸n vµ lËp b¶ng “ thanh to¸n tiÒn th­ëng” ®Ó theo dâi vµ chi tr¶ ®óng qui ®Þnh. C¨n cø vµo “ b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng” cña tõng bé phËn ®Ó chi tr¶, thanh to¸n tiÒn l­¬ng cho c«ng nh©n viªn, ®ång thêi tæng hîp tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ trong kú. Theo tõng ®èi t­îng sö dông lao ®éng, tÝnh to¸n trÝch BHXH, BHYT, KPC§, theo tØ lÖ quy ®Þnh.KÕt qu¶ tæng hîp, tÝnh to¸n ®­îc ph¶n ¸nh trong “B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH”. 1.6 KÕ to¸n tæng hîp tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng. 1.6.1- Tµi kho¶n sö dông. §Ó theo dâi t×nh h×nh h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng. T×nh h×nh trÝch nép, sö dông quü BHXH, KPC§ ... KÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau. * TK 334 : “ Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn” : dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn cña doanh nghiÖp vÒ tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng, phô cÊp BHXH, tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n kh¸c thuéc vÒ thu nhËp cña hä. Bªn nî : - C¸c kho¶n khÊu trõ vµo tiÒn c«ng, tiÒn l­¬ng cña CNV - TiÒn l­¬ng , tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c ®· tr¶ cho CNV. - KÕt chuyÓn tiÒn l­¬ng c«ng nh©n viªn chøc ch­a lÜnh Bªn cã : TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn chøc . D­ nî : ( nÕu cã): Sè tr¶ thõa cho c«ng nh©n viªn. D­ cã : TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c cßn ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn * TK338: “ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c”: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ vµ ph¶i nép cho c¬ quan ph¸p luËt, cho c¸c tæ chøc, ®oµn thÓ x· héi, cho cÊp trªn vÒ KPC§, BHXH, BHYT, c¸c kho¶n khÊu trõ vµo l­¬ng theo quyÕt ®Þnh cña toµ ¸n (quyÒn nu«i con khi ly dÞ) nu«i con ngoµi gi¸ thó,...) gi¸ trÞ tµo s¶n thõa chê sö lý, c¸c kho¶n vay m­în t¹m thêi, nhËn ký quü , kÝ c­îc ng¾n h¹n, c¸c kho¶n thu hé, gi÷ hé. Bªn nî : - C¸c kho¶n ®· nép cho c¬ quan qu¶n lý c¸c quü. - C¸c kho¶n ®· chi vÒ kinh phÝ c«ng ®oµn. - Xö lý gi¸ trÞ tµi s¶n thõa. - KÕt chuyÓn doanh thu nhËn tr­íc vµo doanh thu b¸n hµng tõng quý, tõng kú. - C¸c kho¶n ®· tr¶, ®· nép kh¸c. Bªn cã : - TrÝch KPC§, BHXH, BHYT theo tØ lÖ kh¸c. - Tæng sè doanh thu nhËn tr­íc, ph¸t sinh trong kú. - C¸c kho¶n ph¶i nép, ph¶i tr¶ hay thu hé. - Gi¸ trÞ tµi s¶n chê sö lý. - Sè ®· nép, ®· tr¶ lín h¬n sè ph¶i nép, ph¶i tr¶ ®­îc hoµn l¹i. D­ nî( nÕu cã ): Sè tr¶ thõa, nép thõa, v­ît chi ch­a ®­îc thanh to¸n. D­ cã: Sè tiÒn cßn ph¶i tr¶, ph¶i nép vµ gi¸ trÞ tµi s¶n thõa chê xö lý. TK 338 chi tiÕt lµm 6 tµi kho¶n. - 3381: Tµi s¶n thêi chê gi¶i quyÕt . - 3382: Kinh phÝ c«ng ®oµn. - 3383: B¶o hiÓm x· héi. - 3384: B¶o hiÓm y tÕ. - 3387: Doanh thu nhËn tr­íc. - 3388: Ph¶i nép kh¸c. Ngoµi ra kÕ to¸n c._.