Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Công nghệ Khai Quốc

phí quản lý doanh nghiệp. CNTTSX: Công nhân trực tiếp sản xuất. DNSX: Doanh nghiệp sản xuất. Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường, do xã hội ngày càng phát triển vì vậy khi mua sắm người tiêu dùng đặt ra rất nhiều tiêu chuẩn và lựa chọn như: chất lượng hàng hoá tốt, mẫu mã đẹp và giá cả hợp lý. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp luôn luôn phải có những biện pháp để không ngừng nâng cao chấ lượng sản phẩm, dịch vụ đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, được thị trường chấp nhận và đạt được mục tiêu cuối cùng cho doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Để làm được điều đó cần có sự nỗ lực của cả một tập thể, một bộ máy quản lý năng động và có hiệu quả, đặc biệt là những hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng lao động sống. Lao động có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy việc quản lý, sử dụng lao đồng thời có chế độ trả lương phù hợp sẽ là biện pháp khuyến khích phát huy sáng kiến của người lao động nhằm nâng cao NSLĐ, hạ giá thành sản phẩm, cụ thể ở đây là hạ chi phí bất biến. Để đạt được mục đích trên, việc hạch toán LĐ và tiền lương chính xác, kịp thời sẽ đem lại thu nhập cho người lao động, đảm bảo cho họ một mức sống ổn định, tạo cho họ gắn bó lâu dài với DN, điều đó cũng đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho DN, mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN. Trong DNSX chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn, thường là thứ hai trong giá thành SXSP. Vì vậy việc xây dựng thang lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương phù hợp để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để NLĐ đảm bảo nhu cầu cả về vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực thúc đẩy NLĐ làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc. Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong một DN em đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Công nghệ Khai Quốc” cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Khoá luận ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại và Phát triển Công nghệ Khai Quốc. Chương 3: Một số giải pháp nhăm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Công nghệ Khai Quốc. Để hoàn thành đề tài khoá luận này, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Hà Đức Trụ đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu. Do trình độ và kinh nghiệm còn thiếu nên bài khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót cần bổ xung. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến của các thầy cô trong Khoa Kế toán để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Doanh Nghiệp 1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm: - Tiền lương theo khái niệm truyền thống XHCN: là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà DN trả cho NLĐ theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao động mà NLĐ đã cống hiến cho DN. - Tiền lương sinh học: là biểu hiện bằng tiền của tư liệu sinh hoạt mà DN trả cho NLĐ để họ đảm bảo những nhu cầu sinh hoạt. - Tiền lương trong nền kinh tế thị trường: là giá cả sức lao động mà chủ DN trả cho NLĐ theo hợp đồng LĐ đã ký. 1.1.2 ý nghĩa của tiền lương. - Tiền lương là nguồn thu nhập chính của NLĐ, là yếu tố để đảm bảo tái sản xuất SLĐ và thực hiện trách nhiệm với gia đình. Trước hết tiền lương phải đảm bảo những nhu cầu sinh hoạt tối thiểu của NLĐ như ăn, ở, đi lại…Chỉ khi như vậy tiền lương mới thực sự có vai trò quan trọng kích thích lao động và nâng cao trách nhiệm của người lao động đối với quá trình sản xuất và tái sản xuất xã hội. Đồng thời, chế độ tiền lương phù hợp với SLĐ đã hao phí của NLĐ sẽ đem lại sự lạc quan và tin tưởng vào DN, vào chế độ mà họ đang sống. - Tiền lương có vai trò quan trọng đối với sự sống của NLĐ, từ đó trở thành đòn bẩy kinh tế để phát huy tối đa nỗ lực hoàn thành công việc của NLĐ. Khi người lao động được hưởng thu nhập xứng đáng với cống sức mà họ bỏ ra thì lúc đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Như vậy có thể nói tiền lương đã góp phần quan trọng giúp nhà quản lý điều phối công việc dễ dàng, thuận lợi hơn. - Trong DN việc sử dụng công cụ tiền lương, ngoài mục đích tạo vật chất cho NLĐ, tiền lương còn có ý nghĩa to lớn trong việc theo dõi, kiểm tra và giám sát NLĐ. Tiền lương được sử dụng như thước đo hiệu quả công việc bản thân và nó cũng là một bộ phận cấu thành lên CPSX, vì vậy nó nằm trong yếu tố giá thành sản phẩm. Do đó tiền lương cũng ảnh hưởng tới lợi nhuận của DN. Không những vậy tiền lương còn là một bộ phận cấu thành lên những quan hệ xã hội, quan hệ giữa người với người trong quá trình SX. ý nghĩa của tiền lương đối với người lao động, đối với DN sẽ vô cùng to lớn nếu đảm bảo đầy đủ các chức năng sau: - Chức năng thước đo giá trị: là cơ sở để điều chỉnh giá cả cho phù hợp mỗi khi giá cả (bao gồm cả sức lao động) biến động. Chức năng tái sản xuất SLĐ: nhằm duy trì năng lực làm việc lâu dài, có hiệu quả trên cơ sở tiền lương bảo đảm bù đắp được SLĐ đã hao phí cho NLĐ. Chức năng kích thích LĐ: Bảo đảm khi NLĐ làm việc hiệu quả thì sẽ được nâng lương và ngược lại. Chức năng tích luỹ: đảm bảo có dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi NLĐ hết khả năng lao động hoặc gặp bất chắc rủi ro. Với những vai trò to lớn như trên thì việc chọn hình thức trả lương sao cho phù hợp với điều kiện đặc thù sản xuất từng nghành, từng DN sẽ có tác dụng tích cực thúc đẩy NLĐ quan tâm đến kết quả lao động và hiệu quả SXKD. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có những nhiệm vụ sau: Phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác số lượng, chất lượng lao động của CBCNV. Tính đúng và thanh toán kịp thời số tiền lương và các khoản khác phảI trả cho người lao động. Phân bổ chi phí tiền lương, khoản trích BHXH,BHYT và KPCĐ vào các đối tượng sử dụng lao động. Kiểm tra và phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. Lập báo cáo kế toán và đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong DN. 1.2. Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 1.2.1. Hình thức trả lương theo thời gian: 1.2.1.1 Khái niệm: Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương trả cho người lao động. Hình thức này thường áp dụng cho lao động là công tác văn phòng. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay theo thời gian có thưởng. 1.2.1.2 Các hình thức trả lương thời gian: A. Chế độ trả lương theo thời gian giản đơn Tiền lương theo thời gian giản đơn là số tiền trả cho người lao động chỉ căn cứ vào bậc lương và thời gian thực tế, là việc không xét đến tháI độ lao động và hiệu quả công việc. Tiền lương thời gian giản đơn = số thời gian làm việc thực tế * đơn giá tiền lương ngày. Lương tháng là chế độ trả lương cho người lao động được tính cố định hàng tháng với từng bậc lương trong DN. Lương tháng = mức lương cơ bản * hệ số lương + các khoản phụ cấp. Ngoài ra còn các cách tính lương theo thời gian giản đơn khác như : lương tuần, lương angry, lương giờ. Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm vì nó chưa gắn với thu nhập của người lao động với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc. B. Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng quy định. áp dụng chủ yếu với những công nhân làm công phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị. Ngoài ra còn áp dụng đối với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công nhân tuyệt đối phảI đảm bảo chất lượng. Công thức tính: Tiền lương phải trả cho = Người lao động Tiền lương trả theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng Chế độ trả lương này không phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế gắn chặt với thành tích công tác của từng người mà thông qua chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Vì vậy nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và công tác của mình. 1.2.3. Hình thức tiền lương theo sản phẩm. 1.2.3.1. Khái niệm Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Đây là hình thức được áp dụng rộng rãI trong các DN nhất là DNSX chế tạo sản phẩm. 1.2.3.1. Các hình thức trả lương theo sản phẩm A. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Đây là hình thức được các DN sử dụng phổ biến để tính lương phảI trả cho CNV trực tiếp SX hàng loạt sản phẩm vì dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Tuy nhiên hình thức này dễ nảy sinh khuynh hướng công nhân chỉ quan tấm đến lợi ích cá nhân mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. Công thức tính: Tiền lương sản = trực tiếp Khối lượng sản * phẩm hoàn thành đơn giá tiền lương sản phẩm B. Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp Đây là tiền lương trả cho CNV phục vụ cùng tham gia SX với công nhân viên chính đã hưởng lương theo sản phẩm, được xác định cản cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành của công nhân sản xuất chính và đơn giá lương sản phẩm gián tiếp. Công thức tính: Tiền lương của Số lượng SP đơn giá lương CNSXP = Hoàn thành của * Sản phẩm gián tiếp CNSXC C. Trả lương theo sản phẩm có thưởng : Là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như: Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng…và có thể phạt trong trường hợp NLĐ làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Cách tính: Tiền lương = TL theo sp (trực tiếp) + tiền thưởng D. Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến. Là hình thức tiền lương theo sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến theo tỷ lệ luỹ tiến (đơn giá này lớn hơn đơn giá chung). Tiền đơn giá SLSP đơn giá SLSP Tỷ lệ lương = Lương * đã hoàn + Lương * Vượt kế * TLTL Luỹ tiến Sản phẩm Thành SP Hoạch Chế độ lương này có tác dụng kích thích mạnh mẽ, nhưng nó vi phạm nguyên tắc: sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lương nhanh hơn tốc độ tăng NSLĐ. Vì vậy hình thức này chỉ được sử dụng trong một số trường hợp cần thiết như cần hoàn thành gấp một đơn đặt hàng hoặc vào thời điểm nhu cầu của thị trường cần một khối lượng mặt hàng lớn. D. Trả lương tính theo sản phẩm tập thể Là một hính thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mực thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được hoặc làm được nhưng không đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể. Khi áp dụng hình thức này phải đặc biệt chú ý đến cách chia lương sao cho đảm bảo công bằng hợp lý, phảI chú ý đến tình hình thực tế từng công nhân về sức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động. 1.2.4. Hình thức trả lương khoán 1.2.4.1 Khái niệm. Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. 1.2.4.2 Các hình thức khoán A. Hình thức khoán khối lượng hoặc khoán từng công việc: Hình thức này áp dụng cho những công việc đơn giản, có tính chất đột xuất như bốc dỡ NVL, thành phẩm, sửa chữa nhà cửa…Trong trường hợp này, DN xác định mức tiền lương theo từng công việc mà NLĐ phảI hoàn thành. Tiền lương = Mức lương quy định * Khối lượng công Khoán công việc Cho từng công việc Việc đã hoàn thành B. Hình thức khoán quỹ lương: Đây là dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm được sử dụng để trả cho người làm việc tại các phòng, ban của DN. Theo hình thức này căn cứ vào khối lượng từng công việc của từng phòng, ban tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mực độ hoàn thành công việc được giao cho phòng, ban. Tiền lương thực tế của từng nhân viên ngoài việc phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng, ban mình còn phụ thuộc vào số lượng nhân viên của phòng đó. C. Hình thức khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh người ta hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hoạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả cho tập thể lao động đó, sau đó mới chia cho từng người. Tiền công chia dựa vào các yếu tố cấp bậc kỹ thuật, cấp bậc công việc, số điểm để tính mức lương từng điểm. 1.3. Quỹ tiền lương- nội dung quỹ tiền lương 1.3.1. Quỹ tiền lương 1.3.1.1. Khái niệm: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương trả cho CNV của DN do DN quản lý, sử dụng và chi trả lương. 1.3.1.2. Nội dung quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của DN bao gồm: - Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian làm việc thực tế (tiền lương thời gian và tiền lương sản phẩm). - Các khoản phụ cấp thường xuyên (các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương) như: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực… - Tiền lương trả cho công nhân trong thời gian ngừng sản xuất vì các nguyên nhân khách quan, thơI gian hội họp, nghỉ phép,.. - Tiền lương trả cho công nhân viên làm ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành hai loại: + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng khi vượt kế hoạch + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho NLĐ khi họ không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như: nghỉ lễ, nghỉ phép, hội họp, thời gian tập quân sự, làm nghĩa vụ xã hội, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan. Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào CPSX từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào CPSX các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp. 1.3.1.3 Các khoản trích theo lương Theo quy định hiện hành (luật BHXH, luật Công đoàn, luật BHYT), bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình SXKD, NLĐ còn được hưởng các khoản thuộc quỹ: BHXH, BHYT KPCĐ. A. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ bảo hiểm xã hội là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội, dùng trợ cấp cho họ trong trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, hưu trí… Nguồn hình thành quỹ: Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (phụ cấp khu vực, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp thâm niên) của công nhân viên thực tế phát sinh. Theo quy định tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chí phí kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Nguồn quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. Mục đích sử dụng quỹ: Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ. Hay theo khái niệm của tổ chức lao động quốc tế (ILO) BHXH được hiểu là bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế xã hội do bị mất hoặc giảm thu nhập, gây ra ốm đau mất khả năng lao động. B. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) Quỹ bảo hiểm y tế là khoản đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động cho cơ quan bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định. Quỹ BHYT được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động như: khám, chữa, bệnh, viện phí, thuốc thang…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT theo quy định hiện hành là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% được trừ vào thu nhập của người lao động. Mục đích sử dụng quỹ: Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, những người có tham gia nộp BHYT khi ốm đau bệnh tật đi khám chữa bệnh họ sẽ được thanh toán thông qua chế độ BHYT mà họ đã nộp. C. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ hiện hành kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Thông thường khi xác định được mức tính chi phí công đoàn trong kỳ thì một nửa DN phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại các đơn vị. 1.4. Hạch toán lao động-tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động 1.4.1. Hạch toán lao động 1.4.1.1. Hạch toán số lượng lao động: Chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được phòng tổ chức hành chính theo dõi, ghi chép trên các sổ danh sách lao động. Căn cứ vào số lao động hiện có của công ty bao gồm cả số lao động dài hạn và tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và gián tiếp, cả lao động ở bộ phận quản lý và lao động ở bộ phận SXKD, phòng tổ chức hành chính lập các sổ sách lao động cho từng phòng ban, từng phân xưởng. Cơ sở để ghi sổ danh sách lao động là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc và thôi việc… Mọi biến động về lao động đều được ghi chép vào sổ danh sách lao động để làm căn cứ cho việc tính lương và các chế độ khác cho người lao động.1.4.1.2 Hạch toán thời gian lao động: Thực chất là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong DN. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là “bảng chấm công”. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội, lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ của mỗi NLĐ. Bảng chấm công do tổ trưởng, hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để NLĐ có thể giám thời gian lao động của mình. Hạch toán làm thêm giờ. Được phản ánh trên “phiếu báo làm thêm giờ”, phiếu này là chứng từ xác nhận giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm của từng giờ công cụ thể được hưởng và là cơ sở để trả cho người lao động. Phiếu này do người làm thêm giờ lập nên và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt. Hạch toán thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản… Khi nghỉ ốm đau, thai sản…phải có chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”. Phiếu này là chứng từ xác nhận số ngày nghỉ hưởng bảo hiểm, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định. 1.4.1.3. Hạch toán kết quả lao động: Mục đích của hạch toán này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của CNV biểu hiện bằng số lượng (khối lượng công việc, sản phẩm đã hoàn thành) của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng DN mà sử dụng các chứng ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động. “Phiếu xác nhận kết quả hoàn thành”, “hợp động giao khoán” được dùng trong trường hợp DN áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Tóm lại hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy độn sử dụng lao động vừa là cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho NLĐ. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời thì mới có thể tính đúng, tính đủ lương cho CNV trong DN. Tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động. Nguyên tắc tính lương: phải tính lương cho từng người lao động. Việc tính lương trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho NLĐ được thực hiện tại phòng kế toán của DN. Căn cứ vào các chứng từ như: “Bảng chấm công”, “Bảng thanh toán tiền lương”, “Bảng trợ cấp BHXH”. Trong các trường hợp cán bộ CNV ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…đã tham gia đóng BHXH thì được hưởng trợ cấp BHXH. Số tiền Số ngày Lương cấp Tỷ lệ % BHXH = nghỉ tính * Bậc * tính PhảI trả BHXH Bình quân/ngày BHXH Trường hợp ốm đau, tỷ lệ trích là 75% tiền lương tham gia đóng BHXH. Trường hợp thai sản, tai nạn lao động tỷ lệ trích là 100% tiền lương tham gia đóng BHXH. Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động”, kế toán tính ra trợ cấp BHXH phải trả CNV và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”. Đối với các khoản tiền thưởng của CNV kế toán cần tính toán và lập bảng “Thanh toán tiền thưởng” để theo dõi và chi trả theo quy định. Căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả thanh toán lương cho CNV đồng thời tổng hợp tiền lương phảI trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ tìa chính quy định. Kết quả tổng hợp tính toán được phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”. Nếu DN trả lương cho CNV thành 2 kỳ thì số tiền lương trả kỳ I (thường khoảng giữa tháng) gọi là số tiền lương tạm ứng. Số tiền cần thiết để trả lương kỳ II được tính theo công thức sau: Số tiền Tổng số Số tiền Các khoản Phải trả = Thu nhập - Tạm ứng - Khấu trừ vào Cho CNV Của CNV Lương kỳ I Thu nhập của CNV Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng gốc liên quan để tổng hợp, xác định số phân bổ chi phí nhân công, chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính toán phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng sử dụng có thể được thực hiện bằng phương pháp trực tiếp hay bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. Kết quả tính toán phân bổ được phản ánh trong Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.5. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ kế toán: Công việc tính lương, thưởng và các khoản khác phải trả cho NLĐ được thực hiện tập chung tại phòng kế toán. Để tiến hành hạch toán, kế toán trong các DN phải sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán quy định bao gồm: Mẫu số 01 – LĐTL: Bảng chấm công Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 03 – LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Mẫu số 04 – LĐTL: Bảng thanh toán BHXH Mẫu số 05 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 06 – LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mẫu số 07– LĐTL: Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 08– LĐTL: Hợp đồng giao khoán Mẫu số 09– LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn lao động Sau khi đã kiểm tra các chứng từ kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phảI trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại DN, và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Thông thường tại các DN, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ được chia làm hai kỳ: kỳ I lĩnh lương tạm ứng, kỳ II sẽ nhận nốt số tiền còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra. 1.5.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.5.2.1. Tài khoản sử dụng TK 334- “Phải trả công nhân viên” dùng để theo dõi các khoản phải trả CNV của DN về TL, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ. TK 334 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 334.1: Phải trả CNV - TK 334.8: phải trả NLĐ khác Nội dung và kết cấu Bên nợ: - các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH đã trả hoặc đã ứng trước cho CNV - các khoản khấu trừ vào tiền lương của NLĐ Bên có: - các khoản tiền lương phải trả cho CNV - các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương phải trả CNV - BHXH phải trả cho NLĐ Số dư bên có: phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả CNV. Số dư bên nợ: (trường hợp đặc biệt): số lương trả thừa cho CNV (số đã trả lớn hơn số phải trả). TK 338 : Phải trả phải nộp khác. Tài khoản 338 được chi tiết thành 6 tiểu khoản. 338.1 : Tài sản thừa chờ giải quyết. 338.2: Kinh phí công đoàn. 338.3: Bảo hiểm xã hội. 338.4: Bảo hiểm y tế. 338.7: Doanh thu nhận trước. 338.8: Phải nộp khác. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan. Nội dung phản ánh trên các tài khoản này có thể tóm tắt như sau: Bên nợ: Phản ánh tình hình chi tiêu, sử dụng KPCĐ, trả trợ cấp BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý chuyên môn. Bên có: Trích BHXH, BHYT,KPCĐ tính vào chi phí sxkd và BHYT trừ vào thu nhập của CNV. Số dư bên có: số còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT,KPCĐ. trường hợp đặc biệt TK 338 có số dư bên nợ là phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn so với số phải trả, phải nộp khác. 1.5.2.2. Trình tự và phương pháp hạch toán. Sơ đồ hạch toán tiền lương (Phụ lục 01). Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương (Phụ lục 02) Chương 2 Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ Khai Quốc. 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc được thành lập ngày 1/6/1999 theo quyết định số 0102000598 của phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp. Tên công ty: Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Khai Quốc. Tên giao dịch: Khai Quoc Trading and development Technology,.. Ltd. Địa chỉ trụ sở chính: số 12 lô 12B Trung Yên 3, Khu đô thị mới Trung yên, Trung hoà, Cầu giấy, Hà nội. Điện thoại: 04.37336620. Người đại diện: Ông Trần Quang Nghiêm – Giám đốc Công ty. Là một đơn vị kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu, có chức năng hành nghề, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn của mình. Từ khi mới thành lập, là một doanh nghiệp còn non trẻ nên công ty đã gặp không ít những khó khăn về nhiều mặt trong quá trình SXKD. Tuy nhien sau hơn 10 năm hoạt động với những nhận thức đúng đắn của ban lãnh đạo cũng như sự cố gắng của cả tập thể công ty cho đến nay công ty đã có được những thành công nhất định trong việc tạo ra được những sản phẩm có uy tín và chất lượng và dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty. A. Chức năng: - Sản xuất biển quảng cáo trên mọi chất liệu - Buôn bán máy móc, thiết bị trình chiếu, hội thảo hội nghị - Tư vấn, cung cấp, lắp đặt thiết bị trình chiếu, thiết bị giảng dậy, đào tạo, hội thảo và tích hợp các hệ thống nghe nhìn - Thiết kế và tư vấn thiết kế quảng cáo. - In ấn bao bì, nhãn mác, tờ rơi, … B. Nhiệm vụ: - Sản xuất sản phẩm mẫu mã phải đẹp, chất lượng cao nhằm đáp ứng người tiêu dùng - Sản phẩm phải phong phú, chiếm lĩnh được nhiều thị trường trong nước cũng như quốc tế - Nhằm thu lợi nhuận cao và đạt mức tiêu thụ cao nhất, tạo được uy tín trên thị trường. - Góp phần nâng cao đời sống - Tạo của cải vật chất cho xã hội nhằm xây dựng đất nước ngày càng giầu đẹp và vững mạnh. - Cung cấp cho khách hàng những thiết bị có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, giá thành hợp lý và được thử nghiệm thực tế trong môI trường việt nam. 2.1.3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý cua công ty. a. sơ đồ tổ chức quản lý (Phụ lục 03) Là doanh nghiệp TNHH nên để phù hợp với yêu cầu kinh doanh Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc. Đứng đầu ban lãnh đạo Công ty là Giám đốc, là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của Công ty, là người trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chính sách, chế độ pháp luật hiện hành của nhà nước. Ngoài ra để giúp cho Giám đốc trong công tác quản lý điều hành còn có 2 phó giám đốc, kế toán trưởng và các phòng ban khác. b. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban - Phòng kinh Doanh và Marketting: có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích đánh giá thị phần cũng như năng lực cạnh tranh đồng thời đưa ra các ý tưởng kinh doanh có hiệu quả cho công ty. - Phòng phân phối: có nhiệm vụ phân phối, điều chuyển hàng hoá, vật tư thiết bị cho khách theo đơn đặt hàng cũng như hợp đồng công trình. - Phòng kỹ thuật: Được lặp ra với mục đích lắp đặt hệ thống, linh kiện cho khách hàng bên cạnh đó phòng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng cũng như bảo hành sản phẩm cho khách. - Phòng hành chính: có nhiệm vụ soạn thảo, quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ, hợp đồng, thực hiện công tác quản trị văn phòng. - Phòng kế toán: Tạo nguồn vốn và đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ thanh quyết toán, quản lý tài chính, ngân sách của công ty. - Phòng sản xuất: Chuyên sản xuất các loại sản phẩm của công ty như các loại giấy gói quà, bao bì, nhãn mác và những NVL làm biển quảng cáo trên mọi chất liệu. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 2.1.4.1. Chính sách kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Việc phản ánh các nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các chứng từ liên quan theo đúng quy định của BTC. Niên độ kế toán bắt đầu từ angry 010/01/N đến 31/12/N. Đơn vị tiền tệ : VNĐ. Phương pháp hạch toán HTK: Phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán giá trị hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá: Theo nguyên giá TSCĐ. Phư._.