Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết bị điện Châu Á

g. Tại các doanh nghiệp sản xuất thì kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh.Tổ chức tốt hạch toán tiền lương là biện pháp cần thiết giúp cho công tác quản lý tiền lương đi vào nề nếp, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất và hiệu suất công việc, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao và để tiền lương là nguồn thu nhập chính ổn định đối với người lao động. Đồng thời nó còn là cơ sở cho việc tính trả lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động và là cơ sở cho việc xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm.Việc tính chính xác tiền lương còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo của cô giáo TS. Nguyễn Thị Minh Tâm và các nhân viên phòng kế toán của Công ty em đã chọn đề tài:"Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết bị điện Châu á " làm khoá luận tốt nghiệp Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị điện Châu á. Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị điện Châu á. Danh mục các từ viết tắt TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế KPCĐ : Kinh phí công đoàn KTT : Kế toán trưởng KTV : Kế toán viên NV : Nhân viên CN : Công nhân CNV : Công nhân viên TBĐ : Thiết bị điện Chương 1 Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp 1.1. Nội dung, bản chất kinh tế của tiền lương 1.1.1. Khái niệm và bản chất kinh tế của tiền lương Lao động là một trong 3 yếu tố cần thiết và giữ vai trò quyết định đối với quá trình sản xuất. Thù lao lao động (hay chi phí nhân công) là biểu hiện bằng tiền của phần hao phí lao động sống mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian và khối lượng công việc mà họ đóng góp. Ngoài ra, lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi các vật thành những vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu đời sống của con người. Trong mọi chế độ xã hội việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động, lao động là điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của loài người, con người muốn tồn tại và phát triển thì phải tiến hành sản xuất. Sản xuất dù dưới hình thức nào thì người lao động và tư liệu sản xuất đều là những nhân tố không thể thiếu để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và qúa trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Nghĩa là người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái tạo sức lao động. Do đó khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho người lao động. Trong nền kinh tế thị trường thì thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị sản phẩm gọi là Tiền lương. Như vậy: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian hay khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, được biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Đồng thời tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. 1.1.2. Vai trò và chức năng của tiền lương. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động.Trong điều kiện còn tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ thì tiền lương còn là một yếu tố của chi phí sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng xuất lao động.Vì vậy tiền lương mang các chức năng sau: - Chức năng tái sản xuất sức lao động: Cùng với quả trình sản xuất ra của cải vật chất, sức lao động xã hội cũng đòi hỏi phải được tái tạo. Trong các hình thái kinh tế xã hội khác nhau việc tái sản xuất sức lao động có sự khác nhau. Sự khác nhau này được quy định trước hết bởi bản chất của các quan hệ sản xuất thống trị. Song nhìn chung quá trình tái sản xuất sức lao động diễn ra trong lịch sử thể hiện rõ ở sự tiến bộ xã hội. Sự tiến bộ này gắn liền với sự tác động mạnh mẽ và sâu sắc của những thành tựu khoa học kỹ thuật mà nhân loại sáng tạo ra. Chính nó đã làm cho sức lao động được tái sản suất ngày càng tăng cả về số lượng lẫn chất lượng Quá trình tái sản suất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua tiền lương Sức lao động là sản phẩm chủ yếu của xã hội, nó luôn được hoàn thiện và phát triển nhờ thường xuyên được duy trì và khôi phục. Như vậy bản chất của tái sản xuất sức lao động là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là đảm bảo cho người lao động có một số lượng tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể: + Duy trì và phát triển sức lao động của mình + Sản xuất ra sức lao động mới + Tích luỹ kinh nghiệm nâng cao trình độ để hình thành kỹ năng lao động, tăng cường chất lượng lao động - Chức năng đòn bẩy kinh tế: Các Mác đã viết:"Một khi tư tưởng tách rời khỏi lợi ích kinh tế thì nhất định sẽ làm nhục nó ". Thực tế cho thấy rằng, khi được trả công xứng đáng thì người lao động sẽ làm việc tích cực, sẽ không ngừng cố gắng hoàn thiện mình hơn nữa, và ngược lại nếu người lao động không được trả lương sứng đáng công sức họ bỏ ra thì họ làm việc sẽ không tốt không đúng năng lực thực sự của họ và có thể sẽ có những cuộc đình công, bạo loạn, đảo chính xảy ra và gây nên xáo trộn về chính trị, mất ổn định xã hội. Ngoài ra ở một mức độ nhất định tiền lương là một bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị và uy tín của người lao động trong gia đình, ở doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại tiền lương Tiền lương có nhiều hình thức với tính chất khác nhau, chi phí trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương như: Phân loại tiền lương theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân theo chức năng lao động tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng,lương quản lý)...Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý. Về mặt hạch toán tiền lương được chia thành 2 loại là: Tiền lương chính và Tiền lương phụ. + Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc, bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. + Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như: Nghỉ phép, hội họp, học tập, ngày lễ, ngừng sản xuất... Tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất, vào các loại sản phẩm có liên quan, không có quan hệ trực tiếp đến từng loại sản phẩm mà có liên quan đến nhiều sản phẩm và không gán với năng xuất lao động. 1.1.4. Nguyên tắc tính và trả lương Trong chế độ xã hội chủ nghĩa thì phân phối theo lao động là nguyên tắc cơ bản nhất. Trong điều kiện như nhau, lao động ngang nhau thì trả công ngang nhau, lao động khác nhau thì trả công cũng khác nhau Trong điều kiện khác nhau, lao động như nhau có thể trả công khác nhau, hoặc lao động khác nhau có thể trả công bằng nhau. Hiện nay việc tính toán và thanh toán tiền lương từ phía doanh nghiệp cho người lao động chủ yếu dựa vào các Nghị định và các điều lệ trong Bộ luật lao động của nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 05/7/1994. Phù hợp với mỗi trường hợp, hoàn cảnh cụ thể để có được hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.2. Hình thức trả lương, nội dung quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.1. Các hình thức trả lương. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, do đó phải bù đắp sức lao động của người lao động đã bỏ ra và đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của họ. Trong các doanh nghiệp ở mọi thành phần kinh tế khác nhau của nền kinh tế thị trường có rất nhiêù loại lao động khác nhau. Vì thế mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lương nào cho người lao động sao cho phù hợp với đặc điểm công nghệ, với trình độ năng lực quản lý của mình. Mặt khác việc lựa chọn hình thức trả lương đúng đắn còn có tác dụng thoả mãn lợi ích người lao động và thực sự trở thành đòn bẩy của kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công để hạ giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp nước ta hiện nay chủ yếu áp dụng 2 hình thức trả lương đó là trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. a. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tính tiền lương theo khối lượng hay số lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tính cho một đơn vị sản phẩm công việc : Tiền lương sản phẩm = khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành ´ Đơn giá tiền lương sản phẩm Đó là hình thức trả lương cho người lao động dựa vào kết quả lao động, khối lượng và chất lượng sản phẩm của người lao động làm ra đối chiếu với tiêu chuẩn kỹ thuật ở từng mức độ khác nhau để tính tiền lương, mỗi sản phẩm hoàn thành ở từng cấp bậc đều có đơn giá quy định mức tiền lương theo bảng giá kế hoạch của nhà nước hay của doanh nghiệp đã được duyệt. Tiền lương phải trả cho mỗi người = Đơn giá tiền lương ´ Khối lượng sản phẩm hoàn thành Mỗi doanh nghiệp tự xây dựng đơn giá tiền lương tính cho từng loại sản phẩm và từng loại công việc một cách hợp lý. Căn cứ vào chất lượng, quy cách và tính năng tác dụng của từng sản phẩm, mức độ phức tạp và kỹ thuật của từng cấp bậc công việc để tính đơn giá cho phù hợp và chính xác. Đơn giá tiền lương càng chính xác thì việc trả lương càng hợp lý và càng kích thích được người lao động lao động trong sản xuất. - Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Là tiền lương tính cho người lao động, tập thể lao động trực tiếp làm ra sản phẩm áp dụng cho bộ phận trực tiếp sản xuất. - Hình thức thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Là tiền lương tính cho người lao động , bộ phận lao động gián tiếp phục vụ sản xuất như công nhân sửa, bảo dưỡng máy móc thiết bị công cụ, dụng cụ sản xuất. Đó là những người không trực tiếp tham gia vào sản xuất nhưng lại quyết định hoàn thành nhiệm vụ và tăng năng suất lao động của người sản xuất chính. - Hình thức trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành công việc hay hoàn thành định mức của sản phẩm tính cho từng cá nhân hay tập thể lao động. Tiền lương này thường được dùng cho những bộ phận phân xưởng lao động trực tiếp, khi cần tăng năng suất lao động để đẩy nhanh tiến độ sản xuất nhằm khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng và sáng tạo lao động đảm bảo thực hiện hợp đồng lao động đầy đủ. - Hình thức trả lương khoán: Là tiền lương được trả theo hình thức khoán công việc hay từng công việc tính cho người lao động cụ thể. Trường hợp này được áp dụng với đối với những công việc hoặc từng phần công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định nào đó. Hình thức trả lương này có ưu và nhược điểm như sau: + Ưu điểm: Là quán triệt nguyên tắc phân phối trong lao động, tiền lương gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động mà người công nhân đã bỏ ra, từ đó kích thích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng lao động của họ, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm xã hội. Chính vì vậy mà hình thức trả lương này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp + Nhược điểm: Là nếu trong các doanh nghiệp mà tính tiền lương không sát với từng cấp bậc công việc và tay nghề của từng bậc thợ thì sẽ dẫn tới không có lợi cho doanh nghiệp như: Tính đơn giá sản phẩm cao doanh nghiệp thu được lợi nhuận thấp gây khó khăn cho doanh nghiệp, tính đơn giá sản phẩm thấp không khuyến khích được người lao động, phân phối không hợp lý người lao động không hăng say nhiệt tình trong lao động. Sử dụng hợp lý hình thức trả lương cũng là một trong những điều kiện quan trọng để huy động và sử dụng có hiệu quả lao động, tiết kiệm hợp lý chi phí về lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. b. Hình thức trả lương theo thời gian: Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho ngươì lao động theo thời gian thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau, mỗi nghành nghề cụ thể có một thang lương riêng, trong mỗi thang lương lại tuỳ thuộc vào trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Tiền lương thời gian = Thời gian làm việc ´ Đơn giá tiền lương Tiền lương theo thời gian có thể tính theo: Tháng, tuần, ngày, giờ. +Lương tháng: Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động Lương tháng thường được áp dụng trả cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc các nghành hoạt động không có tính chất sản xuất. +Lương tuần: Tiền lương tuần là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc. Lương tuần thường được áp dụng trả cho các đối tượng lao động có thời gian không ổn định mang tính chất thời vụ. +Lương ngày: Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc. Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp hưởng lương thời gian, tính trả lương cho người lao động trong những ngày hội họp, học tập và làm nghĩa vụ khác, đó là căn cứ để tính trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. + Lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc. Ngoài các hình thức trả lương theo thời gian nói trên doanh nghiệp còn sử dụng hình thức trả lương theo thời gian có thưởng khi người lao động cùng thời gian nói trên hoàn thành khối lượng công việc của mình một cách xuất sắc hay sản phẩm có chất lượng cao thì được thưởng theo chế độ quy định của các doanh nghiệp theo tỷ lệ phần trăm nhất định. Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm và nhược điểm như sau: + Ưu điểm: Hình thức trả lương theo thời gian thì đơn giản, dễ tính, dễ theo dõi + Nhược điểm: Chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động, kém tính kích thích người lao động. 1.2.2. Nội dung quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là toàn bộ quỹ lương (kể cả các khoản phụ cấp) mà doanh nghiệp phải trả cho tất cả các loại lao động do doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm nhiều khoản như: lương thời gian, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, tiền thưởng trong sản xuất. Ngoài ra trong quỹ lương kế hoạch còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp Bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Thông qua tình hình biến động của quỹ lương sẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá được tình hình sử dụng lao động và kết quả lao động, từ đó có biện pháp động viên cán bộ công nhân viên hăng hái lao động nhằm nâng cao năng xuất lao động. 1.2.3. Nội dung các khoản trích theo lương - Quỹ Bảo hiểm xã hội Theo khái niệm của tổ chức lao động quốc tế (ILO-International Labour Ogaization): "Bảo hiểm xã hội được hiểu là sự bảo vệ của xã hội đối với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại một loạt các tình trạng khó khăn về tài chính do mất hoặc giảm thu nhập gây ra bởi ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già, tàn tật...thêm vào đó Bảo hiểm xã hội bảo vệ chăm sóc sức khoẻ, chăm sóc y tế cho cộng đồng và trợ cấp cho các gia đình khó khăn". Như vậy, ngoài tiền lương thì công nhân viên còn được trợ cấp xã hội. Khoản trợ cấp xã hội này chủ yếu được chi từ quỹ bảo hiểm xã hội. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành chủ yêú từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động và một phần hỗ trợ của Nhà nước. Theo chế độ hiện hành, quỹ Bảo hiểm xã hội được tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó người sử dụng lao động phải nộp 15% và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại người lao động nộp 5% và được tính trừ vào tiền lương hàng tháng. Nhà nước quy định chính sách về bảo hiểm xã hội nhằm từng bước mở rộng và nâng cao việc bảo đảm vật chất góp phần ổn định đời sống cho người lao động và gia đình trong các trường hợp người lao động và gia đình trong các trường hợp người lao động người lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, bị tai nạn lao động, chết, gặp rủi ro hoặc các khó khăn khác ở Việt Nam hiện nay mọi người lao động có tham gia đóng Bảo hiểm xã hội đều có quyền được hưởng Bảo hiểm xã hội. Đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc hay tự nguyện được áp dụng đối với từng loại đối tượng và từng loại doanh nghiệp để đảm bảo cho người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội thích hợp. Quỹ Bảo hiểm xã hội được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của Nhà nước, hạch toán độc lập và được Nhà nước bảo hộ. - Quỹ Bảo hiểm y tế. Quỹ Bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang...cho người lao động trong thời gian ốm đau sinh đẻ. Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ Bảo hiểm y tế bằng 3% trên tổng số thu nhập tạm tính của người lao động. Trong đó doanh nghiệp phải chịu 2%, khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn người lao động phải nộp 1% khoản này được trừ vào tiền lương của họ. Quỹ Bảo hiểm y tế do Nhà nước tổ chức, giao cho cơ quan Bảo hiểm y tế thống nhất quản lý và chi trả cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, nhằm huy động sự đóng góp của cá nhân, tập thể, cộng đồng xã hội để tăng cường chất lượng trong việc khám, chữa bệnh. Vì vậy khi tính được mức trích bảo hiểm y tế các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm y tế. - Kinh phí Công đoàn. Kinh phí Công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ hiện hành, Kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ tiền lương thực tế phải trả cho người lao động, kể cả hợp đồng lao động có thời hạn. Khoản chi này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Thông thường khi trích được Kinh phí Công đoàn thì doanh nghiệp phải nộp một nửa(1/2) cho Công đoàn cấp trên, còn một nửa(1/2) được để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị 1.3. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động. Tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. - Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng phương pháp. - Lập các báo cáo về lao động, tiền lương thuộc phần việc do mình phụ trách. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác sử dụng triệt để, có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp. 1.3.2. Hệ thống chứng từ sổ sách Sổ sách của bộ phận lao động tiền lương trong doanh nghiệp được lập dựa trên cơ sở các chứng từ ban đầu lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc...mọi biến động về lao động được ghi chép kịp thời và sổ sách lao động làm căn cứ cho việc tính lương phải trả cho các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: Mẫu 01-LĐTL: Bảng chẩm công Mẫu 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương Mẫu 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội Mẫu 04-LĐTL: Bảng thanh toán Bảo hiểm xã hội Mẫu 05-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu 06-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mẫu 07-LĐTL: Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán Mẫu 09-LĐTL: Bảng điều tra tai nạn lao động Ngoài ra còn một số chứng từ khác có liên quan như bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội, phiếu chi tiền mặt, bảng thanh toán các khoản trợ cấp... 1.3.3. Hạch toán tiền lương Thời gian, công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động được tập trung tại phòng kế toán hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc...tất cả chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải bảo đảm được các yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, và các khoản trợ cấp cho người lao động theo hình thức trả lương, thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng kế toán tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng theo đối tượng sử dụng lao động để tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó. Kế toán sử dụng tài khoản 334: "Phải trả công nhân viên" Kết cấu: Bên nợ: - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH, và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho công nhân viên - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Bên có: - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH, và các khoản khác thực tế phải trả cho công nhân viên Số dư có: - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH, và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên Trường hợp cá biệt tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả về tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên. Trình tự hạch toán: (1)- Khi xác định được số tiền lương phải trả, phải thanh toán cho công nhân viên và phân bổ vào chi phí của các đối tượng có liên quan sẽ ghi: Nợ TK 241(241.2) : Phải trả cho nhân viên xây dựng cơ bản Nợ TK 627(627.1) : Chi phí nhân viên phân xưởng Nợ TK 641(641.1) : Chi phí nhân viên bán hàng Nợ TK 642(642.1) : Chi phí nhân viên quản lý Có 334: Phải trả cho công nhân viên (2)- Khi khấu trừ vào tiền lương công nhân viên các khoản mà công nhân viên nợ doanh nghiệp hoặc những khoản khác Nợ TK 334: Phải trả cho công nhân viên Có TK 141: Tạm ứng Có TK 138.8: Phải thu khác Có TK 338: (338.3: BHXH, 338.4: BHYT) Có TK 333.8 Thuế thu nhập (3)- Khi ứng lương và thanh toán cho công nhân viên Nợ TK 334: Phải trả cho công nhân viên Có TK 111(111.1): Tiền Việt Nam (4)- Khi thanh toán lương, thưởng và các khoản khác cho công nhân viên bằng hiện vật Nợ TK 334: Phải trả cho công nhân viên Có Tk 512: Doanh thu bán hàng nội bộ (5)- Khi trích tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả (6)- Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 334: Phải trả cho công nhân viên Cuối năm tiền hành điều chỉnh số trích trước theo số thực tế phát sinh, nếu có chênh lệch cần phải được điều chỉnh: +Nếu số trích trước nhỏ hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả thì số chênh lệch được tính bổ sung vào chi phí: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả + Nếu số trích trước lớn hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải thanh toán thì số chênh lệch trích thừa chuyển thành khoản thu nhập bất thường: Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 711: Thu nhập bất thường 1.3.4. Hạch toán các khoản trích theo lương Kế toán sử dụng tài khoản 338 "Phải trả và phải nộp khác" Kết cấu: Bên nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về Kinh phí Công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Các khoản đã trả đã nộp khác. Bên có: - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Số dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Số dư nợ (nếu có): Số tiền trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán. Khi hạch toán các khoản trích theo lương kế toán cần sử dụng 3 tài khoản chi tiết sau: TK 338.2: Kinh phí Công đoàn TK 338.3: Bảo hiểm xã hội TK 338.4: Bảo hiểm y tế Phương pháp hạch toán: (1)- Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí Công đoàn để tính vào chi phí của các đối tượng Nợ TK 241.2: Tiền lương công nhân xây dựng cơ bản Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: (627.1: Chi phí nhân viên phân xưởng) Nợ TK 641: (641.1: Chi phí nhân viên bán hàng) Nợ TK 642: (642.1: Chi phí nhân viên quản lý) Có TK 338: (338.2, 338.3, 338.4) (2)- Phần Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế mà công nhân viên phải chịu sẽ trừ vào lương của họ Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 338: (338.3, 338.4) (3)- Khi nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí Công đoàn cho các cấp có thẩm quyền Nợ TK 338: (338.2, 338.3, 338.4) Có TK 111 (111.1): Tiền VN Có TK 112 (112.1): Tiền VN (4)- Khi chi cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp Nợ Tk 338.2: Kinh phí Công đoàn Có TK 111: (111.1: Tiền VN) Có TK 112: (112.1: Tiền VN) (5)- Trường hợp số đã trả, đã nộp về Kinh phí Công đoàn, Bảo hiểm xã hội (kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại hay cấp bù Nợ TK 111: (111.1: Tiền VN) Nợ TK 112: (112.1: Tiền VN) Có TK 338: (338.2, 338.3) Khái quát sơ đồ hạch toán tiền lương Sơ đồ: 01 TK 622,627 TK 333 TK 338.3 TK 111,112.512 Trả lương cho CBCNV TK 334 TK 141,138.8 Thu hồi tạm ứng thừa và tiền bồi thường vật chất Tính ra tiền lương trực tiếp sản xuất,quản lý phân xưởng phải trả TK 641 TK 338.3,338.4 Tính ra tiền lương của bộ phận bán hàng Khấu trừ 6% vào tiền lương người lao động TK 642 Tính ra tiền lương của quản lý doanh nghiệp Thuế thu nhập cá nhân phải nộp BHXH trả thay lương TK 431 Tính ra tiền thưởng cho CBCNV Chương 2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty thiết bị đIện Châu á 2.1. Đặc điểm tình hình chung tại Công ty thiết bị điện châu á 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển tại Công ty TNHH thiết bị điện Châu á: Từ một cửa hàng chuyên kinh doanh thiết bị điện hoạt động kinh doanh từng bước phát triển theo yêu cầu của thị trường. Cửa hàng đã xây dựng theo mô hình vừa kinh doanh vừa sản xuất thích ứng với cơ chế của thị trường. Khi cơ chế mới về sản xuất kinh doanh của nhà nước đòi hỏi. Công ty thiết bị điện Châu á được thành lập ngày 15 thấng 6 năm 1999. Trên cơ sở cửa hàng đã hoạt động qua nhiều năm, từ đó bằng nhiều kinh nghiệm trong thị trường và mối quan hệ với ban hàng. Công ty một mặt tiếp tục sản xuất kinh doanh, một mặt tổ chức lại sản xuất. Đội ngũ lãnh đạo, kinh doanh, kỹ thuật, công nhân đã từng bước được tổ chức tốt hơn. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị điện Châu á: - Sản xuất các thiết bị điện phục vụ cho các đơn vị xây lắp điện. - Bán buôn tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, đại lý mua, đại lý bán, ký gửu hàng hoá, sản xuất, sửa chữa thiết bị điện, thi công các công trình điện, giao thông, xây dựng công nghiệp. Nhiệm vụ của Công ty: - Tuân thủ luật pháp về chế độ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành. - Tự bù đắp chi phí, chịu trách nhiệm phát triển và bảo toàn các khoản nợ mà ngân sách đã đầu tư. - Có trách nhiệm nộp đủ ngân sách Nhà nước quy định. - Đảm bảo an toàn lao động, cải tiến điều kiện làm việc, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, bảo vệ môi trường. - Chủ động học tập, sáng tạo phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay. Với chức năng và nhiệm vụ trên Công ty với tư cách pháp nhân đầy đủ, được sử dụng con dấu riêng có tài khoản tiền và ngoại tại ngân hàng nhà nước. Chủ động xác định mục tiêu và phương hướng sản xuất kinh doanh. Do là một Công ty ngoài quốc doanh nên những khó khăn ban đầu như vốn, các trang thiết bị vẫn còn thiếu. Song Công ty TNHH thiết bị điện Châu á được sự lãnh đạo của đồng chí Giám đốc có năng lực luôn giữ chữ tín, năng động trong sản xuất kinh doanh nên Công ty có được thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước và có mối quan hệ bạn hàng rộng lớn.Trong mấy năm qua Công ty đã đạt được những thành tựu lớn: Công ty đã xây dựng và quyết định thành lập Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, xây dựng đội xây lắp điện, xây dựng phân xưởng sản xuất chống sét. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty là thước đo của sự phát triển. Bên cạnh đó Công ty thiết bị điện Châu ấ có một đội ngũ kỹ sư và công nhân giàu kinh nghiệm đang ngày càng tự khẳng định mình trên cơ chế thị trường. Các hoạt động phong trào đoàn thể luôn được tăng cường. Xây dựng tốt mối quan hệ với địa phương từ đó có sự ủng hộ của chính quyền và nhân dân các cấp trên địa bàn xã, huyện, thành phố. Xây dựng đời sống cho cán bộ công nhân viên cả vật chất lẫn tinh thần để vững bước trước thử thách của nền kinh tế thị trường. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty thiết bị điện Châu á - Đặc điểm bộ máy quản lý: Để thực hiện tốt chức năng của mình Công ty TNHH thiết bị điện Châu á đã phân cấp quản lý như sau: + Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện phụ trách công tác tài chính kế toán, tổ chức hành chính, bảo vệ kế hoạch lao động đời sống. Là người quyết định phương án sản xuất kinh doanh của Công ty và giám đốc được sự trợ giúp của các trưởng phòng chức năng. + Phòng tổ chức hành chính thực hiện tuyển sinh lao động, phân công sắp xếp , bố trí lao động trong công ty sao cho phù hợp với ngh._.