Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH phân phối Bình Minh

Lêi më ®Çu Trong x· héi loài ng­êi, viÖc s¸ng t¹o ra cña c¶i vËt chÊt ®Òu kh«ng thÓ t¸ch rêi lao ®éng. Lao ®éng lµ ®iÒu kiÖn ®Çu tiªn, cÇn thiÕt cho sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña x· héi loµi ng­êi, lµ yÕu tè c¬ b¶n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp, ng­êi lao ®éng bá søc lao ®éng ra s¶n phÈm th× doanh nghiÖp ph¶i tr¶ thï lao lao ®éng cho hä, thï lao lao ®éng ®­îc biÓu hiÖn qua th­íc ®o gi¸ trÞ gäi lµ tiÒn l­¬ng. TiÒn l­¬ng lµ nguån thu nhËp chñ yÕu cña ng­êi lao ®éng nã lµ yÕu tè kÝch thÝch ng­êi lao ®éng t¨ng n¨ng suÊt, lµm ra nhiÒu s¶n phÈm cho x· héi. TiÒn l­¬ng kh«ng chØ lµ vÊn ®Ò lîi Ých kinh tÕ mµ cßn liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch vÒ qu¶n lý lao ®éng vµ g¾n víi viÖc sö dông lao ®éng cña doanh nghiÖp. V× vËy, mçi doanh nghiÖp khi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý lu«n ®Æt yªu cÇu lµ qu¶n lý tiÒn l­¬ng nh­ thÕ nµo cho phï hîp v¬Ý ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó tiÒn l­¬ng thùc sù lµ ®ßn bÈy kinh tÕ quan träng kÝch thÝch ng­êi lao ®éng ch¨m lo cho s¶n phÈm mµ hä s¶n xuÊt ra. Do ®ã, viÖc h¹ch to¸n vµ chi tr¶ l­¬ng ®óng, ®ñ, c«ng b»ng sÏ cã t¸c dông nh»m t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng cho ng­êi lao ®éng.V× vËy vÊn ®Ò ®Æt ra hiÖn nay lµ c¸c doanh nghiÖp tæ chøc h¹ch to¸n chÝnh x¸c chi phÝ tiÒn l­¬ng còng nh­ c¸c kho¶n chi phÝ x· héi kh¸c. Tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng gióp cho doanh nghiÖp qu¶n lý tèt qòy tiÒn l­¬ng, ®¶m b¶o viÖc tr¶ l­¬ng trî cÊp b¶o hiÓm x· héi ®óng nguyªn t¾c, ®óng chÕ ®é, kÝch thÝch ng­êi lao ®éng hoµn thµnh nhiÖm vô ®­îc giao, ®ång thêi lµ c¨n cø ®Ó ph©n bæ chi phÝ nh©n c«ng vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm ®­îc chÝnh x¸c. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng trong doanh nghiÖp, vËn dông kiÕn thøc ®· häc ®­îc ë tr­êng vµo thùc tÕ em ®· chän ®Ò tµi: KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng t¹i C«ng ty TNHH phân phối Bình Minh Bài luận văn của em có 3 phần : - Phần 1 : Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp - Phần 2 : Thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phân phối Bình Minh - Phần 3 : Nhận xét đánh giá và một số ý kiến đề xuất về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phân phối Bình Minh. PHẦN 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP Nhiệm vụ kế toán tiền công và các khoản trích theo tiền công trong doanh nghiệp : Lao động là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào, là hoạt động chân tay, trí óc của con người nhằm tác động , biến đổi các vật tự nhiên thành những vât phẩm đáp ứng nhu cầu xã hội. Lực lượng lao động trong các doanh nghiệp bao gồm số lao động trong danh sách và lao đông ngoài danh sách và được chia thành lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Lao động trong danh sách là số lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Lao động ngoài danh sách là số lao đông làm việc tại doanh nghiêp nhưng do các nghành khác chi trả. Lao động trực tiếp là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất chế tọa sản phẩm hoặc thực hiện công việc, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp. Lao động gián tiếp là những người tham gia gián tiếp tại các quá trình quản lý, kinh doanh, phục vụ của doanh nghiệp. Tương ứng với yếu tố lao động của quá trình sản xuất là các chi phí về lao động bao gồm chi phí về tiền lương, các khoản trích theo tiền lương theo chế độ quy định. Chi phí về lao động sống cũng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm do vậy cũng có ảnh hưởng khá lớn đến chi phí, thu nhập của doanh nghiệp. Cùng với giải pháp quản lý hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm các doanh nghiệp luôn quan tâm chú trọng đúng mức tới việc quản lý lao động nhằm mục đích ha thấp chi phí cho dù tiền lương là thu nhập chính của người lao động. Vì vậy một mặt đồng thời phải cố gắng nâng cao thu nhập cho người lao động có thể tái sản xuất tốt sức lao động của mình phục vụ, cống hiến cho doanh nghiệp. Xuất phát từ những vấn đề trên, việc quản lý lao động trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng lao động để doanh nghiệp có thể khai thác, sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động của mình, kích thích việc chấp hành ý thức tổ chức kỷ luật, nâng cao trách nhiệm của người lao động, kích thích động viên khen thưởng kịp thời việc thi đua trong lao động SXKD. Quản lý tốt số lượng và chất lương lao động còn là cơ sở tài liệu quan trọng để đánh giá kết quả lao động, tính toán xác định đúng thù lao trả cho người lao đông dưới hình thức tiền lương. Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động của họ, là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương ứng với kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Ngoài tiền lương là thu nhập chủ yếu, người lao động còn được hưởng một khoản thu nhập khác như phụ cấp, trợ cấp, BHXH, BHYT, tiền thưởng, ăn ca, ăn trưa…. Cùng với số tiền công phải trả cho người lao động, chế độ quy định hiện hành đòi hỏi các doanh nghiệp trích tính vào chi phía sản xuất các khoản để hình thành các quỹ BHXH, BTYT, KPCD theo 1 tỷ lệ nhất định theo số tiền lương phải trả và cấu thành nên khoản chi phí nhân công trong chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý, kế toán tiền lương, các khoản trích theo tiền lương có các nhiêm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ảnh chính xác,kịp thời, đầy đủ số lượng,chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Từ đó tính đúng số tiền lương và các khoản khác trả cho người lao động đồng thời thực hiện thanh toán kịp thời cho người lao động. - Thực hiện việc trích lập và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCD theo đúng chế độ quy định. - Tập hợp và phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động. - Thực hiên việc kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng, quản lý lao động. quỹ tiền công, quỹ BHXH, BHYT và KPCD 1.2 Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCD 1.2.1 Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương : * Tùy thuôc vào điều kiện,tình hình cụ thể mà các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức tiền công sau: - Tiền lương theo thời gian - Tiền lương theo sản phẩm - Tiền lương khoán Tiền lương theo thời gian là tiền lương được tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc, chức danh và thang lương quy định thường được áp dụng đối với những người làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ Tiền lương thời gian lại chia thành : + Tiền lương thời gian giản đơn + Tiền lương thời gian có thưởng Tiền lương theo sản phẩm là tiền lương được tính trả cho người lao động theo số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc khối lương công việc đã hoàn thành đảm bảo đúng chất lượng quy định. Tiền lương sản phẩm áp dụng thích hợp với những cá nhân, tập thể trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện công việc lao vụ, dịch vụ. Tiền lương sản phẩm lại chia thành : - Tiền lương sản phẩm trực tiếp - Tiền lương sản phẩm gián tiếp - Tiền lương sản phẩm lũy tiến Tiền lương khoán là tiền lương đc tính trả cho người lao động trên cơ sở khối lượng, chất lượng và thời gian công việc hoàn thành thường đươc áp dụng đối với công việc có tính chất đôt xuất cần phải hoàn thành trong thời gian ngắn. Tiền lương khoán lại chia thành: - Tiền lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng - Tiền lương khoán khối lượng, khoán công việc * Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương và các khoản doanh nghiệp chi trả cho số lao động do doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ tiền lương bao gồm: - Tiền lương trả cho người lao động theo đúng các hình thức trả tiền lương nêu trên - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian đi học, đi họp, hội nghị, nghỉ phép…. - Các khoản phụ cấp làm đêm, them giờ, độc hại…. - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do những nguyên nhân khách quan, làm ra sản phẩm hỏng trong vi phạm, chế độ quy định. Để phục vụ cho công tác quản lý, kế toán và phân tích quỹ tiền lương có thể được chia thành: - Tiền lương chính - Tiền lương phụ Tiền lương chính là số tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính Tiền lương phụ là số tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ khác ngoài công việc chính của họ Trong công tác kế toán, tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đồi tượng tập hợp chi phí sản xuất, còn tiền công phụ lại được phân bổ cho các đối tượng theo các tiêu thức phân bổ thích hợp. 1.2.2 Quỹ BHXH, BHYT và KPCD * Quỹ Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH là quỹ được hình thành do việc trích lập theo một tỷ lệ quy định trên số tiền lương phải trả cho người lao động trong kỳ. Chế độ hiện hành quy định các DNNN phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả, trong đó 15% tính vào chi phí SXKD, 5% trừ vào tiền lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm sử dụng cho các muc đích sau: Trợ cấp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc bênh nghề nghiệp. Trợ cấp người lao động về hưu, mất sức lao động. Trợ cấp người lao động về khoản tiền tuất… Chi cho công tác quản lý quỹ BHXH * Quỹ Bảo hiểm y tế: Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo một tỷ lệ quy định trên số tiền lương phải trả cho người lao động trong kỳ. Chế độ hiện hành quy định các doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả, trong đó 2% tính vào chi phí SXKD và 1% tính trừ vào tiền lương người lao động. Quỹ BHYT được sử dụng để trợ cấp cho người lao động trong việc khám chữa, điều trị bệnh, tiền thuốc chữa bênh ngoại trú …chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Chế độ hiện hành quy định toàn bộ só trích BHYT được nộp cho cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế * Kinh phí công đoàn: KPCD cũng được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định là 2% trên tổng số tiền công thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ và tính hết vào chi phí SXKD. KPCD được sử dụng để phục vụ cho việc chi tiêu về các hoat động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi, chế độ cho người lao động… Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo tiền lương : 1.3.1 Kế toán tiền lương : * Hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp BHXH: Việc tính tiền công và trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động do phòng kế toán thực hiện trên cơ sở các tài liệu về hạch toán thời gian, kết quả lao động và các chính sách, chế độ quy định về lao động, tiền công, BHXH. Theo quyết định số 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thi các chứng từ chủ yếu để kế toán tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả cho người lao động đó là: MÉu sè 01a-LDTL B¶ng chÊm c«ng Mẫu số 01b-LDTL Bảng chấm công làm them giờ MÉu sè 02-LDTL B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng MÉu sè 03-LDTL Bảng thanh toán tiền thưởng MÉu sè 04-LDTL Giấy đi đường MÉu sè 05-LDTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành MÉu sè 06-LDTL Bảng thanh toán tiền làm them giờ MÉu sè 07-LDTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài MÉu sè 08-LDTL Hîp ®ång giao kho¸n MÉu sè 09-LDTL Biên bản thanh lý - nghiệm thu Dựa vào các chứng từ bắt buộc quy định ở trên kế toán tính tiền công trợ cấp hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho từng người lao động theo từng đơn vị bộ phận quản lý sử dụng lao động của doanh nghiệp và thực hiện việc thành lập các bảng thanh toán tiền công, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng. Việc trả tiền lương cho người lao động thường được tiến hành theo 2 kỳ trong tháng Kỳ 1 : tạm ứng tiền lương cho người lao động Kỳ 2 : thanh toán nốt số tiền còn được lĩnh bằng tổng số tiền công, trơ cấp BHXH, và các khoản phải trả khác của người lao động trừ đi số tiền tạm ứng kỳ 1 và các khoản khấu trừ. * Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 334: “ Phải trả công nhân viên” - TK 334 “ phải trả công nhân viên” được sử dụng để phản ánh việc tính và thanh toán tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác cho người lao động. - KÕt cÊu cña TK 334- Ph¶i tr¶ CNV Bên nợ : Số tiền lương và các khoản đã trả Các khoản khấu trừ và số tiền lương chuyển sang theo dõi ở TK 3388 Bên có : Tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động Số dư có: Tiền công và các khoản khác còn phải trả cho người lao động Số dư nợ ( nếu có) : Tiền đã trả thừa cho người lao động Tài khoản 334 có 2 TK cấp 2 TK 3341: Phải trả công nhân viên TK 3342 : Phải trả ngươi lao động khác * TK 338: “Phải trả phải nôp khác” - Tài khoản 338 “ phải trả phải nộp khác” sử dụng để phản ánh các khoản phải trả , phải nộp khác và tình hình thanh toán của các khoản đó của doanh nghiệp với các đối tượng liên quan. - Kết cấu của tài khoản 338 Bên nợ : Các khoản đã nộp, đã trả, đã chi Số BHXH phải trả cho người lao động Xử lý giá trị tài sản thừa Bên có : Số trích BHXH, BHYT, KPCD Giá trị tài sản thừa chờ xử lý Số được cấp bù về các khoản phải trả. Số dư có : Số còn phải trả, phải nộp khác hiện còn. Số dư nợ ( nếu có) : Số nộp, trả thừa, vượt chi chưa được thanh toán TK 338 có các tài khoản cấp 2 sau : - TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - TK 3382 : Kinh phí công đoàn - TK3383 : Bảo hiểm xã hội - TK 3384 : Bảo hiểm ý tế - TK 3386 : Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn - TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện - TK 3388 : Phải trả phải nộp khác * TK 335 : “ Chi phí phải trả” - Tài khoản 335 “ chi phí phải trả” sử dụng để phản ánh các chi phí được thừa nhận là chi phí SXKD trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh như tiến lương phải trả cho CNSX đi phép, số trích trước cho chi phí sửa chữa lớn TSCD hoặc chỉ là phí trong thời gian ngừng sản xuất có kế hoạch. - Kết cấu của TK 335 : Bên nợ : Số chi phí phải trả thực tế phát sinh Bên có : Số trích trước các chi phí phải trả vào các đối tượng Số dư có : Số chi phải trả đã trích nhưng thực tế chưa phát sinh ( chưa chi ) Số dư nợ ( nếu có ) : Số thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích trước Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK kế toán liên quan như TK 111; TK 112, TK 662 “ chi phí nhân công trực tiếp”, TK 627 “ chi phí sản xuất chung” , TK 641” chi phí bán hàng”, TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp” * Phương pháo kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu : - Phản ảnh số tiền lương trả cho các đồi tượng trong kỳ : Nợ TK 622 – Theo số tiền công phải trả CNSX Nợ TK 627 – Theo số tiền công phải trả công nhân phân xưởng Nợ TK 641 – Theo số tiền công phải trả nhân viên bán hàng Nợ TK 642 – Theo số tiền công phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334 – Theo tổng số tiền công phải trả CNV - Phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCD hàng kỳ theo số tiền công thực tế phải trả cho các đối tượng : Nợ TK 622, 627, 641, 642 – Theo số tính vào chi phí SXKD Nợ TK 334 – Theo số trừ vào thu nhâp người lao động Có TK 3383 – Theo số trích BHXH Có TK 3384 – Theo số trích BHYT Có TK 3382 – Theo số tríc KPCD - Phản ánh số tiền thưởng cần trà cho người lao động Nợ TK 431 ( 4311 ) – Thưởng thi đua cuối năm, định kỳ Nợ TK 622, 627, 641… - Thưởng tính vào chi phí SXKD Có TK 334 – Tổng số tiền thưởng phải trả - Phản ánh khoản BHXH phải trả cho người lao động Nợ TK 3383 Theo số đã chi trả cho Có TK 334 người lao động - Phản ánh các khoản phải trả khác cho người lao động Nợ TK 622, 627, 641…. Có TK 334 - Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công người lao động : số tạm ứng chi không biết, khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT, thuế thu nhập phải nộp… Nợ TK 334 : Có TK liên quan TK 141, 1388, 3383, 3384, 3338 - Phản ánh việc thanh toán tiền lương, BHXH và các khoản khác cho người lao động: Nợ TK 334 Có TK 111, 112…. - Trường hợp dùng sản phẩm để thanh toán cho người lao động thì đây được coi là nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ + Khi xuất kho thành phẩm hàng hóa, căn cứ thực tế xuất kho Nợ TK 632 Theo giá thực tế xuất kho Có TK 155, 156 + Phản ánh doanh thu nội bộ Nợ TK 334 – Theo đơn giá thanh toán Có TK 512 – Theo giá bán nội bộ chưa thuế Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp - Phản ánh việc chuyển tiền nộp BHYT, BHXH, KPCD Nợ TK 3382, 3383, 3384 Theo số đã nộp Có TK 111, 112 - Phản ánh khoản chi tiêu KPCD để lại ở doanh nghiệp Nợ TK 1382 Có TK 111, 112 - Phản ánh số tiền công chuyển sang theo dõi ở khoản phải trả, phỉa nộp khác Nợ TK 334 Có TK 3388 - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX + Khi trích trước Nợ TK 622 Theo số trích trước Có TK 335 + Số tiền lương thực tế phải trả Nợ TK 335 Theo số thực tế phải trả Có TK 334 PHẦN 2 :THỰC TẾ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI BÌNH MINH 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH phân phối Bình Minh : 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Tên công ty : Công ty TNHH Phân phối Bình Minh Tên giao dịch : Bình Minh Distribution Co.ltd Tên viết tắt : Binhminhds Trụ sở chính : Phòng 1102 Nơ 2 Bán đảo Linh Đàm,Hoàng Liệt,Hoàng Mai,Hà Nội. Công ty TNHH Phân phối Bình Minh được thành lập ngày 27/09/2002 và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/2003 với 2 mặt hàng phân phối chính là hóa mỹ phẩm và thực phẩm như : nước hoa, dầu gội đầu, sữa bột…Do nắm bắt nhu cầu thị trường tốt nên hoat động sản xuất kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định và dần nắm bắt được thị trường trong cả nước. Công ty cũng luôn cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm để cạch tranh với thị trường nước ngoài. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh : 2.1.2.1. Phương thức tổ chức bộ máy quản lý : ( Bảng biểu số 2 ) 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của thành viên các phòng ban trong công ty : * Giám đốc : Là người có quyền lực cao nhất, quyết định về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm với Công ty và nhà nước * Phòng tổ chức hành chính Tham mưu giúp giám đốc công ty về bộ máy tổ chức, bộ máy quản lý kinh doanh của công ty, công tác cán bộ, công tác lao động, tiền lương chế độ, công tác an ninh chính trị, bảo vệ, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật … của công ty. * Phòng tài chính kế toán Lập kế hoạch thực hiện, quản lý mọi hoạt động thu, chi phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán thống kê theo quy định của nhà nước. * Phòng kế hoạch tổng hợp Tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch SXKD đạt kế hoạch cao nhất. * Phòng kinh doanh Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện công việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của công ty. Chịu trách nhiệm về doanh số của công ty và đề ra các chiến lược kinh doanh mới, tìm hiểu và phát triển thi trường. * Phòng chăm sóc khách hàng Giải đáp thắc mắc,khiếu lại của khách hàng về các các sản phẩm của công ty 2.1.3. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Bình Minh : 2.1.3.1. Hình thức kế toán : ( Bảng biểu số 4 ) Việc tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp phụ thuộc vào tình hình kế toán áp dụng trong doanh nghiệp đó. Tại Công ty TNHH phân phối Bình Minh áp dụng hình thức kế toán NKC, phản ánh nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty có các sổ kế toán sau: -Các hình thức chứng từ kế toán. -Các bảng kê. -Các bảng phân bổ TSĐ -Sổ cái. -Sổ quỹ và các sổ chi tiết. - Thẻ kho 2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán : ( Bảng biểu số 3 ) a) Kế toán trưởng: là người có quyền lực cao nhất trong phòng kế toán, điều hành và xử lý toàn bộ các hoạt động có liên quan đến công tác kế toán của công ty, giúp giám đốc trong việc quản lý kinh tế và thay mặt phòng kế toán chịu trách nhiệm trước công ty. b) Kế toán tiền lương và BHXH: có trách nhiệm tính toán các khoản lương và các khoản trích theo lương, thanh toán cho toàn bộ công nhân viên chức căn cứ vào các bậc lương, hệ số lương. Lập bảng báo cáo tình hình lương hàng tháng, các bảng tính lương ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. c) Bộ phận kế toán TSCĐ, hàng hoá: có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ, phản ánh mọi trường hợp biến động tăng, giảm TSCĐ. Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, nghiệm thu kiểm nhận TSCĐ. Lập các “Biên bản giao, nhận TSC d) Bộ phận kế toán bằng tiền và thanh toán công nợ: có nhiệm vụ kế toán nguồn vốn và theo dõi công nợ với khách hàng, các cá nhân đầy đủ kịp thời. giao dịch với đối tác về các khoản vay, khoản nợ. Theo dõi quỹ tiền mặt, kiểm tra thường xuyên theo lịch hoặc đột xuất, làm báo cáo thu chi tiền mặt. e) Bộ phận kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm sau trưởng phòng, ký và giải quyết công việc khi trưởng phòng đi vắng. Tông hợp tất cả các mảng kế toán của công ty để nên một báo cáo tổng hợp. 2.2. Thùc tế kÕ to¸n tiÒn lương vµ c¸c kho¶n trÝch theo tiền công t¹i C«ng Ty TNHH Phân phối Bình Minh 2.2.1 Đặc điểm về lao động của Công ty TNHH Phân phồi Bình Minh §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng Ty lµ s¶n xuÊt vµ kinh doanh hµng tiªu dïng do vËy C«ng Ty kh«ng ®ßi hái tÊt c¶ mäi ng­êi ®Òu ph¶i cã tr×nh ®é ®¹i häc mµ chØ b¾t buéc ®èi víi c¸c tr­ëng v¨n phßng ®¹i diÖn vµ nh÷ng ng­êi lµm trong phßng kÕ to¸n lµ ph¶i cã b»ng ®¹i häc. T¹i C«ng Ty tØ träng cña nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é trung cÊp vµ c«ng nh©n chiÕm 78% trªn tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng Ty vµ nã ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng ®¸nh gi¸ sau: stt chØ tiªu Sè cnv Tû träng 1 -Tæng sè CBCNV 70 70 2 +Nam 50 50 3 +N÷ 20 20 4 - Tr×nh ®é 5 + §¹i häc 15 15 6 + Trung cÊp 35 35 7 + C«ng nh©n 20 20 §Æc ®iÓm lao ®éng cña c«ng ty 2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ lương tại Công ty TNHH phân phối Bình Minh Quü tiÒn l­¬ng cña C«ng Ty lµ toµn bé sè tiÒn l­¬ng tr¶ cho c¸n bé c«ng cña C«ng Ty. HiÖn nay C«ng Ty Bình Minh x©y dùng quü tiÒn l­¬ng trªn tæng Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô lµ 8%. Hµng th¸ng phßng kÕ to¸n tæng hîp toµn bé doanh sè b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô cña tÊt c¶ c¸c v¨n phßng ®¹i diÖn sau ®ã nh©n víi 8%. §ã lµ quü l­¬ng cña C«ng Ty th¸ng ®ã. VÝ dô: Doanh thu cña C«ng Ty th¸ng 12 n¨m 2008 ®¹t t 2.329.728.000 ®ång th× quü l­¬ng cña C«ng Ty sÏ lµ 2.329.728.000 x 8% = 186.378.240 ®ång. 2.2.2.1 Xác định đơn giá tiền lương : Quy ®Þnh vÒ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng tÝnh cho s¶n phÈm, c«ng viÖc cña C«ng Ty ®­îc tÝnh nh­ sau: tiÒn l­¬ng kho¸n cho th¸ng 12 cña 3 ng­êi Hïng, ThuËn, S¬n lµ 8.150.000. Th¸ng 12 Hïng lµm 24 c«ng, ThuËn lµm 26 c«ng S¬n lµm 26 c«ng. VËy ®¬n gi¸ l­¬ng ngµy cña 3 ng­êi sÏ lµ: 8.150.000 / (24 + 26 + 26) = 107.237 ®ång 2.2.2.2 Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương : ViÖc chi tr¶ l­¬ng ë C«ng Ty do thñ quü thùc hiÖn, thñ quü c¨n cø vµo c¸c chøng tõ: “B¶ng Thanh To¸n TiÒn L­¬ng”, “B¶ng Thanh To¸n BHXH” ®Ó chi tr¶ l­¬ng vµ c¸c kho¶n kh¸c cho c«ng nh©n viªn. C«ng nh©n viªn khi nhËn tiÒn ph¶i ký tªn vµo b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng. NÕu trong mét th¸ng mµ c«ng nh©n viªn ch­a nhËn l­¬ng th× thñ quü lËp danh s¸ch chuyÓn hä tªn, sè tiÒn cña c«ng nh©n viªn ®ã tõ b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng sang b¶ng kª thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn ch­a nhËn l­¬ng. H×nh thøc tÝnh l­¬ng cña c«ng ty. Tæng l­¬ng = 8% doanh thu. VÝ dô: ë b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng + B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng doanh thu toµn bé C«ng Ty. 2.329.728.000 x 8% = 186.378.240 đồng Sau ®ã: TÝnh l­¬ng cho tõng bé phËn. L­¬ng tõng bé phËn = HÖ sè tõng bé phËn x Quü l­¬ng ( chia l­¬ng theo cÊp bÆc = l­¬ng 1 ngµy c«ng x sè c«ng ) L­¬ng cña tõng bé phËn gåm cã: L­¬ng cÊp bËc vµ n¨ng suÊt. VÝ dô: V¨n Phßng Hµnh ChÝnh 175.019.580 x 0,084 = 14.701.645 ®ång L­¬ng cña tõng bé phËn( cÊp bËc vµ n¨ng suÊt) V¨n phßng hµnh chÝnh l­¬ng cÊp bËc lµ: 13.940.810®ång Quü l­¬ng lµ : 14.701.645 ®ång L­¬ng n¨ng suÊt =Quü l­¬ng – L­¬ng cÊp bËc = 14.701.645 – 13.940.810 = 760.835 ®ång L­¬ng n¨ng suÊt sÏ chia l¹i theo tæng ngµy c«ng cña bé phËn L­¬ng n¨ng suÊt x ngµy c«ng cña tõng ng­êi. Sau ®ã céng l¹i = Sè l­¬ng cña tõng ng­êi C¨n cø vµo bËc l­¬ng vµ ngµy c«ng cña tõng ng­êi trong bé phËn ta tÝnh ®­îc l­¬ng n¨ng suÊt nh­ sau: VÝ dô: V¨n phßng hµnh chÝnh: Hå Ngäc Ch­¬ng bËc l­¬ng: 575.400 ®ång L­¬ng 1 ngµy c«ng lµ 107.237 th¸ng 12 l­¬ng thêi gian 100% lµ 3 c«ng vËy l­¬ng n¨ng suÊt lµ: 107.237 x 3 = 321.711 ®ång Sau ®ã céng víi møc l­¬ng doanh thu lµ sè l­¬ng cña tõng ng­êi. Hå Ngäc Ch­¬ng l­¬ng doanh thu lµ : Sè ngµy c«ng x l­¬ng 1 ngµy c«ng x hÖ sè l­¬ng doanh thu ( hÖ sè nµy do c«ng ty quy ®Þnh) 107.237 x 26 x 1,5 = 4.182.243 ®ång VËy tæng sè l­¬ng cña Hå Ngäc Ch­¬ng lµ: 4.182.243 + 321.711 = 4.503.954 ®ång TiÒn l­¬ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn sÏ ®­îc c«ng ty thanh to¸n lµm 2 lÇn vµo ngµy 15 c«ng ty sÏ t¹m øng lÇn 1 vµ ngµy 30 c«ng ty sÏ thanh to¸n nèt sè tiÒn cßn l¹i sau khi ®· trõ ®i nh÷ng kho¶n ph¶i khÊu trõ vµo l­¬ng. B»ng c¸ch tr¶ l­¬ng nµy ®· kÝch thÝch ®­îc ng­êi lao ®éng quan t©m tíi doanh thu cña c«ng ty vµ c¸c bé phËn ®Òu cè g¾ng t¨ng suÊt lao ®éng vµ thÝch hîp víi doanh nghiÖp kinh doanh hµng tiªu ding 2.2.3 Kế toán các khoản trích theo tiền công tại Công Ty Bình Minh 2.2.3.1 Quỹ Bảo hiểm xã hội ( BHXH) : Dïng ®Ó chi tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian nghØ do èm ®au theo chÕ ®é hiÖn hµnh BHXH ph¶i ®­îc tÝnh lµ 20% BHXH tÝnh trªn tæng quü l­¬ng trong ®ã 15% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, 5% do ng­êi lao ®éng ®ãng gãp tÝnh trõ vµo l­¬ng, c«ng ty nép hÕt 20% cho c¬ quan b¶o hiÓm. Tæng quü l­¬ng cña c«ng ty th¸ng 12 lµ: 186.378.240 ®ång . Theo quy ®Þnh c«ng ty sÏ nép BHXH víi sè tiÒn lµ: 186.378.240 x 20% = 37.275.640 ®ång Trong ®ã ng­êi lao ®éng sÏ chÞu lµ: 186.378.240 x 5% = 9.318.912 ®ång Cßn l¹i 15% c«ng ty sÏ tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh lµ: 27.956.728 ®ång Cô thÓ víi CBCNV th× kÕ to¸n chØ tÝnh vµ trõ 5%. NguyÔn v¨n Sü sè l­¬ng nép b¶o hiÓm lµ: 4.750.700 ®ång vËy sè tiÒn nép BHXH sÏ lµ 4.750.700 x 5% = 237.535 ®ång. Sè tiÒn mµ c«ng ty ph¶i chÞu tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh sÏ lµ: 4.750.700 x 15% = 712.605 ®ång 2.2.3.2 Quỹ bảo hiểm y tế ( BHYT) Dïng ®Ó chi tr¶ cho ng­êi tham gia ®ãng gãp trong thêi gian kh¸m ch÷a bÖnh. 3% BHYT tÝnh trªn tæng quü l­¬ng trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty cßn 1% ng­êi lao ®éng chÞu trõ vµo l­¬ng. Theo quy ®Þnh c«ng ty sÏ nép BHYT víi sè tiÒn lµ: 186.378.240 x 3% = 5.591.347,2 ®ång Trong ®ã ng­êi lao ®éng sÏ chÞu lµ: 186.378.240 x 1% = 1.863.782,4 ®ång. Cßn l¹i 2% c«ng ty sÏ tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh lµ: 3.727.564,8 ®ång. NguyÔn v¨n Sü sè l­¬ng nép b¶o hiÓm lµ: 4.750.700 ®ång vËy sè tiÒn nép BHYT sÏ lµ 4.750.700 x 1% = 47.507 ®ång. Vµ c«ng ty ph¶i chÞu 2% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh lµ: 4.750.700 x 2% = 95.014 đồng. 2.2.3.3 Kinh phí công đoàn (KPCD): Dïng ®Ó duy tr× ho¹t ®éng cña c«ng ®oµn doanh nghiÖp ®­îc tÝnh trªn 2% tæng quü l­¬ng. 1% nép cho c«ng ®oµn cÊp trªn 1% gi÷ l¹i t¹i Doanh nghiÖp 2% KPC§ ®­îc tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Theo quy ®Þnh c«ng ty sÏ nép KPC§ víi sè tiÒn lµ: 186.378.240 x 2% = 3.727.564,8 ®ång HiÖn nay t¹i C«ng Ty B×nh Minh c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng ( BHXH, BHTY, KPC§ ) ®­îc trÝch theo tû lÖ quy ®Þnh cña nhµ n­íc: + Tæng sè BHXH, BHYT, KPC§ ph¶i trÝch theo l­¬ng = Tæng sè BHXH, BHTY, KPC§ ph¶i trÝch vµ tÝnh vµo chi phi SXKD + Tæng sè BHXH, BHTY, PKC§ ph¶i thu cña ng­êi lao ®éng. + Kho¶n BHXH trÝch theo l­¬ng cña CBCNV = Tæng sè tiÒn l­¬ng c¬ b¶n ph¶i tr¶ cho CBCNV x 20% = 186.378.240 x 20% = 37.275.648 ®ång + Kho¶n BHYT trÝch theo l­¬ng cña CBCNV = Tæng sè tiÒn l­¬ng c¬ b¶n ph¶i tr¶ cho CNCNV x3% = 186.378.240 x 3% = 5.591.347,2 ®ång Trong tæng sè 25% ( BHXH, BHYT, KPC§ ) cã 19% tÝnh vµo chi phÝ SXKD : 186.378.240 x 19% = 35.411.865,6 ®ång + Sè BHXH ph¶i tr¶ vµo chi phÝ SXKD lµ 15% = 186.378.240 x 15% = 27.965.736 đồng + Sè BHYT ph¶i tr¶ vµo chi phÝ SXKD lµ 2% = 186.378.240 x 2% = 3.727.564,8 3®ång + Sè KPC§ ph¶i tr¶ vµo chi phÝ SXKD lµ 2% = 186.378.240 x 2% =3.727.564 ®ång T¹i C«ng Ty Bình Minh th× 2 kho¶n BHXH, BHYT ph¶i thu cña ng­êi lao ®éng ®­îc tÝnh vµo lµ 6% vµ trõ lu«n vµo l­¬ng cña ng­êi lao ®éng khi tr¶: 186.378.240 x 6% = 11.182.694,4 ®ång NguyÔn V¨n Sü sÏ nép tæng sè tiÒn lµ: 4.750.700 x 6% = 284.042 ®ång 2.2.4 Các kỳ trả lương tại Công ty TNHH phân phối Bình Minh: T¹i C«ng Ty Bình Minh hµng th¸ng C«ng Ty cã 2 kú tr¶ l­¬ng vµo ngµy 15 vµ ngµy 30 hµng th¸ng. Kú1: T¹m øng cho CNV ®èi víi nh÷ng ng­êi cã tham gia lao ®éng trong th¸ng. Kú 2: Sau khi tÝnh l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho CNV trong th¸ng doanh nghiÖp thanh to¸n nèt sè tiÒn cßn ®­îc lÜnh trong th¸ng ®ã cho CNV sau khi ®· trõ ®i c¸c kho¶n ®i khÊu trõ. 2.2.5 Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH phân phối Bình Minh :. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc chñ yÕu nh­: -PhiÕu nghØ h­ëng BHXH: X¸c nhËn c¸c ngµy nghØ do èm ®au, thai s¶n, tai n¹n lao ®éng. -B¶ng thanh to¸n BHXH. T¹i C«ng Ty B×nh Minh ¸p dông h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo doanh thu vµ theo thêi gian. H×nh thøc tr¶ l­¬ng theo doanh thu lµ h×nh thøc tÝnh l­¬ng theo tæng doanh thu cña toµn c«ng ty. L­¬ng theo doanh thu = 8% trªn tæng doanh thu H×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian lµ h×nh thøc tr¶ l­¬ng c¨n cø vµo thêi gian lµm viÖc cña c«ng nh©n viªn. Cã nghÜa lµ c¨n cø vµo sè l­îng lµm viÖc, ngµy c«ng, giê c«ng vµ tiªu chuÈn thang l­¬ng theo cÊp bËc cña nhµ n­íc quy ®Þnh hoÆc c«ng ty quy ®Þnh ®Ó thanh to¸n l­¬ng tr¶ l­¬ng theo thêi gian lµm viÖc trong th¸ng b¶ng chÊm c«ng do c¸n bé phô tr¸ch hoÆc do c¸c tr­ëng phßng ghi theo quyÕt ®Þnh vÒ chÊm c«ng cuèi th¸ng c¨n cø vµo thêi gian lµm viÖc thùc tÕ quy ra c«ng vµ nh÷ng ngµy nghØ ®­îc h­áng theo chÕ ®é ®Ó tÝnh l­¬ng ph¶i tr¶. Ph¶n ¸nh lao ®éng tiÒn l­¬ng lµ b¶ng chÊm c«ng dïng ®Ó theo dâi thêi gian lµm viÖc trong th¸ng. Môc ®Ých ®Ó theo dâi ngµy c«ng thùc tÕ lµm viÖc, nghØ viÖc, ngõng viÖc nghØ BHXH ®Ó cã c¨n cø tÝnh tr¶ l­¬ng, BHXH tr¶ thay l­¬ng cho tõng ng­êi vµ qu¶n lý lao ®éng trong ®¬n vÞ. B¶ng chÊm c«ng nµy do ®éi phßng ban ghi hµng ngµy viÖc ghi chÐp b¶ng chÊm c«ng do c¸n bé phô tr¸ch hoÆc do c¸c tr­ëng c¸c v¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm chÊm c«ng cho tõng ng­êi lµm viÖc cña m×nh cuèi th¸ng sÏ chuyÓn vÒ v¨n phßng c«ng ty cïng tÊt c¶ nh÷ng ®¬n chøng kh¸c cuèi th¸ng c¨n cø vµo thêi gian lµm viÖc thùc tÕ quy ra c«ng vµ nh÷ng ngµy nghØ ®­îc h­ëng theo chÕ ®é ®Ó tÝnh l­¬ng ph¶i tr¶. Thñ tôc tr¶ l­¬ng c¨n cø vµo doanh sè ®¹t ®­îc cña tõng bé phËn ®· ký nhËn cña tr­ëng v¨n phßng cã ®Çy ®ñ ch÷ ký göi l._.