Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tại Công ty TNHH N.G.V (nhật ký chung)

Phần IĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH N.G.V 1. Tìm hiểu chung về tổ chức kế toán của công ty 1.1. Chế độ kế toán của Công ty Công ty TNHH N.G.V là một doanh nghiệp nhỏ áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 144 /2001/ QĐ - BTC ban hành 21/12/2001 quy định sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế một phần quyết định số 1177 TC / QĐ/ CĐKT 1.2. Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ trong ghi sổ kế toán ở Công ty. Để thuận tiện cho việc ghi chép và lập báo cáo tài chính - Niên độ kế toán ở Công ty bắt đầu từ ngày 01/1/N và kết thúc là ngày 31/12/ N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là tiền Việt Nam, còn các ngoại tệ khác đều được quy đổi ra tiền Việt Nam để ghi sổ. 1.3. Phương pháp khấu hao TSCĐ ở Công ty Hiện nay trong chế độ quản lý và sử dụng TSCĐ quy định rất nhiều chế độ khấu hao: khấu hao tổng hợp, khấu hao theo số dư giảm dần, khấu hao tổng số, khấu hao theo số lượng sản phẩm ... nhưng ở Công ty áp dụng theo phương pháp khấu hao theo thời gian. Theo phương pháp này việc khấu hao được tính như sau: NG. TSCĐ - Mức khấu hao hàng năm = TG. Sử dụng - Mức khấu hao năm = NG. TSCĐ x tỷ lệ khấu hao. 1.4. Phương pháp hạch toán thuế GTGT ở Công ty Công ty TNHH N.G.V hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào tài khoản 133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) giá trị hàng hoá, vật tư mua vào có thuế. Thuế GTGT đầu ra được coi là khoản thu hộ ngân sách Nhà nước về khoản lệ phí trong doanh thu bán hàng. 1.5. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở Công ty - Hàng tồn kho của Công ty là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là do mua ngoài sử dụng vào sản xuất kinh doanh còn thừa từ quý này chuyển sang quý sau, năm trước chuyển sang năm sau. - Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành (sản phẩm đã làm xong nhưng chưa vận chuyển cho khách hàng) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này người kế toán về TSCĐ vật tư phản ánh thường xuyên liên tục trong phạm vi nhập, xuất vật tư, sản phẩm hàng hoá trên hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Nhưng nguyên tắc số tồn kho trên sổ kế toán luôn trùng với số tồn kho thực tế. 1.6. Chế độ chứng từ kế toán ở Công ty TNHH N.G.V đang áp dụng các loại chứng từ bao gồm: - Các chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ. - Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá TSCĐ. - Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bảng kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. - Các chứng từ có liên quan đến lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH - Các chứng từ liên quan đến bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT (lập 3 liên), hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, phiếu mua hàng Tất cả các chứng từ nêu trên Công ty đều lấy theo mẫu chứng từ quy định chung theo Quyết định 1177TC/ QĐ- CĐKT ngày 01/1/1997 của Bộ tài chính ban hành và Quyết định 144/2001sửa đổi bổ sung ban hành 21/12/2001. 1.7. Các loại sổ kế toán nơi Công ty đang áp dụng - Sổ chi tiết thanh toán: TK131, TK 331; Sổ chi phí quản lý, kinh doanh, chi phí sản xuất; Sổ chi tiết tạm ứng; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ cái; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết TK131, TK 331, TK 152. 1.8. Các báo cáo doanh nghiệp nơi Công ty phải lập Hệ thống báo cáo quá trình kinh doanh ở Công ty có đầy đủ hệ thống sổ sách báo cáo và được ghi chép đầy đủ, trung thực hoạt động hàng ngày, tháng, quý, năm. Các phân xưởng phòng ban cung cấp đầy đủ các số liệu thống kê báo cáo cho các phòng ban liên quan để Công ty lắm chắc các thông tin về kinh tế. Định kỳ lập báo cáo gửi cơ quan cấp trên: + Bảng cân đối kế toán mẫu số B01- DN + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh: mẫu số B02 - DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: mẫu số B03 - DN 2. Tổ chức bộ máy kế toán * Nhiệm vụ: Công tác kế toán ở Công ty tổng hợp ở Phòng Kế toán với chức năng và nhiệm vụ: - Ghi chép, tính toán và phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, lập quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực và có hệ thống, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo sự cân đối giữa nguồn vốn và quá trình sử dụng vốn của Công ty ở mọi thời điểm. - Lập các loại báo cáo theo quy định và báo cáo cần thiết cho lãnh đạo Công ty và cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan liên quan. - Tham gia lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, phục vụ tốt cho công tác thống kê và thông tin trong Công ty. - Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, đội sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh, phấn đấu hoàn thành tốt các mục tiêu kinh tế do Công ty đề ra, đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao doanh lợi cho Công ty. KÕ to¸n tr­ëng SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN KT thanh to¸n Nh©n viªn kÕ to¸n ë c¸c phßng xuÊt nhËp khÈu KT T.Thô S.PhÈm KT T.Hîp G.Thµnh KÕ to¸n tiÒn l­¬ng KT NVL Tsc® - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh của Công ty, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra, thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ, ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo lưu trữ tài liệu sổ sách kế toán lựa chọn cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho ban giám đốc giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của Công ty. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu và chi tiền khi có chứng từ hợp lệ, cập nhật hàng ngày, lên báo tồn quỹ ngày, tháng, năm. - Kế toán Tài sản cố định kiêm công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu + Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xem đó là vật liệu, phụ tùng gì? Thuộc loại vật tư nào? Để ghi vào sổ chi tiết nhập vật liệu (sổ chi tiết này được mỏ rộng cho từng loại vật liệu như: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế). + Hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao. Kế toán tiến hành tính toán số khấu hao trong kỳ, đồng thời căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm tài sản cố định trong tháng để lập bảng kê theo dõi chi tiết về nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định, lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái các tài khoản có liên quan khi có nghiệp vụ phát sinh của tài sản cố định, ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho các loại nguyên vật liệu, ghi chép đúng đắn chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và phân bổ hợp lý cho các đối tượng chi phí, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp giá thành và theo dõi và phân tích phản ánh tình hình biến động của công cụ dụng cụ, cuối tháng phân bổ cho các đối tượng liên quan . - Kế toán tiền lương: + Có nhiệm vụ hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng, kết quả lao động của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Tính đúng các khoản tiền lương, phụ cấp cho công nhân viên, đồng thời tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. - Kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ mua, bán, chịu hàng hoá, vật tư, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 hoặc sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng hoá đơn tương ứng với đối tượng khách hàng hay người bán, ngoài ra có nhiệm vụ giám sát việc thanh toán với ngân hàng, lập uỷ nhiệm thu, chi tiền gửi ngân hàng, theo dõi tiền mặt. - Kế toán thành phẩm tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn các loại thành phẩm, phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm của Công ty theo dõi các khoản thanh toán, các khoản giảm trừ. - Kế toán tổng hợp giá thành: chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ cho các đối tượng phân bổ, tập hợp chi phí cho từng đối tượng, tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và sổ tổng hợp chi phí sản suất và tính giá thành của Công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp số liệu từng phần hạch toán để ghi vào sổ kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 3. Tổ chức công tác kế toán. 3.1. Hệ thống sổ kế toán áp dụng. - Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH N.G.V là hình thức Nhật ký chung và áp dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định. - Hệ thống sổ tại Công ty: Chứng từ được đánh số liên tục trong từng tháng, hoặc cho cả năm và chứng từ gốc kèm theo được kế toán trưởng duyệt trước và ghi vào sổ kế toán. - Công ty đã và đang áp dụng các loại sổ kế toán sau: + Sổ nhật ký chung + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái tổng hợp - Các sổ kế toán chi tiết gồm: + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi ngân hàng + Sổ công nợ + Sổ chi phí SXKD (621, 622,627) + Sổ chi tiết TK 131,136, 138 + Sổ chi tiết TK 341 + Sổ chi tiết TK 331 + Sổ chi tiết TK 142 + Sổ chi tiết TK 211 + Sổ chi tiết TK 152, 153 + Sổ theo dõi doanh thu 3.2 Phương pháp ghi sổ. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ thẻ kế toán chi tiết. Số liệu trên sổ nhật ký chung sẽ là căn cứ để ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng cộng số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Chøng tõ gèc (b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc) Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3 Hệ thống tài khoản sử dụng. - Tài khoản loại 1: + TK 111: tiền mặt, TK 112: tiền gửi ngân hàng, TK 131: phải thu của khách hàng; TK 136: phải thu nội bộ; TK 1388: phải thu khác; TK 141: tạm ứng; TK 51: hàng mua đang đi đường; TK 152: nguyên vật liệu; TK 153: Công cụ, dụng cụ, TK 154 chi phí SXKD dở dang; TK 155: thành phẩm; TK 156: hàng hoá - Tài khoản loại 2: + TK 211: tài sản cố định; TK 214: hao mòn TSCĐ - Tài khoản loại 3: + TK 311: vay ngắn hạn; TK 331: phải trả cho người bán; TK 333: thuế và các khoản phải nộp ngân sách; TK 334: phải trả cho CNV; TK 336: phải trả nội bộ; TK 338: phải trả phải nộp khác. - Tài khoản loại 4: + TK 411: nguồn vốn kinh doanh; TK 421: Lãi chưa phân phối; TK 431: quỹ khen thưởng phúc lợi. - Tài khoản loại 5: + TK 511: Doanh thu bán hàng; TK 512: DT nội bộ - Tài khoản loại 6: + TK 621: Chi phí vật liệu trực tiếp; TK 622: CP nhân công trực tiếp; TK 627: chi phí sản xuất chung; TK 642: CP quản lý doanh nghiệp. - Tài khoản loại 7: + TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính; TK 721: Thu nhập bất thường. - Tài khoản loại 8: + TK 811: Chi phí hoạt động tài chính; TK 821: chi phí bất thường. - Tài khoản loại 9: + TK 911: Xác định kết quả SXKD. Phần IINGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I - Kế toán tiền lương 1. Lao động và phân loại lao động. 1.1. Lao động Lao động là sự hao phí có mục đích thể lực và trí lực của người nhằm tác động vào các vật tự nhiên để tao thành vật phẩm đáp ứng nhu cầu của con người hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh 1.2. Phân loại lao động Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau, để thuận lợi cho việc quản lí và hạch toán cần thiết phải phân loại lao động.Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Lao động chia theo những tiêu thức như sau: + Phân loại lao động theo thời gian lao động: Toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Lao động thường xuyên trong danh sách: Lao động thường xuyên trong danh sách là lực lượng lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lí và tri trả lương gồm: Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác - Lao động mang tính thời vụ: Là lực lượng lao động làm việc tại các doanh nghiệp do các nghành khác chi trả lương. + Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: Gồm: - Lao động trực tiếp sản xuất. - Lao động gián tiếp sản xuất. - Lao động trực tiếp sản xuất: Là những người trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm hay trự tiếp thực hiện các công việc nhiệm vụ nhất định. Trong lao động trực tiếp được phân loại như sau: + Theo nội dung công việc mà người lao động thực hiện thì lao động trực tiếp được chia thành: Lao động sản xuất kinh doanh chính, lao động sản xuất kinh doanh phụ trợ, lao động phụ trợ khác. + Theo năng lực và trình độ chuyên môn lao động trực tiếp được chia thành các loại sau: * Lao động có tay nghề cao: Bao gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc thực tế có khả năng đảm nhận các công việc phức tạp đòi hỏi trình độ cao. * Lao động có tay nghề trung bình: Bao gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn nhưng thời công tác thưc tế chưa nhiều hoặc chưa được đào tạo qua lớp chuyên môn nhưng có thời gian làm việc thực tế tương đối dài, được trưởng thành do học hỏi từ kinh nghiệm thực tế. * Lao động phổ thông: Lao động không phải qua đào tạo vẫn làm được Lao động gián tiếp sản xuất: Là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lao động gián tiếp gồm: Những người chỉ đạo, phục vụ và quả lí kinh doanh trong doanh nghiệp. Lao động gián tiếp được phân loại như sau: + Theo nội dung công việc và nghề nghiệp chuyên môn loại lao động này được phân chia thành: Nhân viên kĩ thuật, nhân viên quản lí kinh tế, nhân viên quản lí hành chính. + Theo năng lực và trình độ chuyên môn lao động gián tiếp được chia thành như sau: * Chuyên viên chính: Là người có trình độ từ đại học trở lên, có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc mang tính tổng hợp, phức tạp. * Chuyên viên: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, trên đại học, có thời gian công tác dài, trình độ chuyên môn cao. * Cán sự: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, có thời gian công tác chưa nhiều. * Nhân viên: Là những lao động gián tiếp với trình độ chuyên môn thấp có thể đã qua đào tạo các lớp chuyên môn, nghiệp vụ hoặc chưa qua đào tạo. Phân loại lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn trong việc nắm bắt thông tin về số lượng và thành phần lao động trong doanh nghiệp, về sự bố trí lao động trong doanh nghiệp từ đó thực hiện quy hoạch lao động lập kế hoạch lao động. Mặt khác, thông qua phân loại lao động trong toàn doanh nghiệp và từng bộ phận giúp cho việc lập dự toán chi phí nhân công trong chi phí SXKD, lập kế hoạch quĩ lương và thuận lợi cho công tác kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và dự toán này. + Phân loại lao động theo chức năng của lao động trong quá trình SXKD - Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trự tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ như: Công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng… - Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như: Nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường… - Lao đông thực hiện chức năng quản lí: Là những lao động tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lí hành chính như: Các nhân viên quản lí kinh tế, nhân viên quản lí hành chính… Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời chính xác phân định được chi phí và chi phí thời kì. Với các hình thức phân loại lao động như trên thì hiện nay tại công ty TNHH N.G.V hiện nay đang áp dụng hình thức phân loại lao động theo chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh TT Chỉ tiêu S/lượng % 1 Tổng số lao động 157 100 - Nam 101 78,2 - Nữ 56 21,8 2 Lao động quản lý 64 24,9 3 Lao động sản xuất 193 75,05 - Công nhân sơ cấp 42 16,3 - LĐ hợp đồng khụng thời hạn 128 49,8 - Lao động hợp đồng cú thời hạn (1-3 năm) 23 8,95 Bảng số lượng cụ thể số lao động của công ty TNHH N.G.V 2. Các hình thức tiền lương và chế độ tiền lương 2.1 Các hình thức trả lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty, có thể là 1,5 hoặc tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được. Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Anh Lại Việt Cường, kế toán thanh toán của Công ty có hệ số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2008 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 2/2008 của anh Cường sẽ là: (3,94 + 0,2 + 2) x 540.000 – (5% BHXH và 1% BHytế)/tổng lương = 3.116.664 đ (5% BHXH và 1% BH ytế người lao động bắt buộc phải đóng, 19% còn lại do công ty trả) Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. 2.2. Một số chế độ khác. Nhu cầu cá nhân là những điều kiện về vật chất và tinh thần đối với sự tồn tại của một người bình thường. Nhu cầu chưa được thoả mãn thường gây ra sự thôi thúc ngươi tiêu dùng hướng tới hành động để thoả mãn được nó. Nhu cầu tồn tại trong tất cả mọi người và chúng thường không được thoả mãn đầy đủ. Hơn nữa, một nhu cầu khi đã được thoả mãn thường sinh ra một loạt nhu cầu khác tiếp theo và cứ thế tiếp diễn. Con người có các dạng nhu cầu: Nhu cầu sinh lý: Thức ăn, nước uống, nhà ở… Nhu cầu an toàn: Công việc nghể nghiệp ổn định, điều kiện làm việc tốt Nhu cầu xã hội: Giao tiếp xã hội, tham gia tổ chức. Nhu cầu tự hoàn thiện bản thân Dựa vào những nhu cầu đó mà Nhà nước ta đã có quy định về tiền lương như sau: Theo quy định của Nhà nước: Tiền lương tối thiểu hàng tháng của người lao động hiện nay là 540.000 đồng. Tiền lương tối thiểu có những đặc điểm: + Tương ứng với trình độ lạo động đơn giản nhất + Cường độ lao động nhẹ nhàng trong điều kiện bình thường + Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ở mức tối thiểu + Tương ứng với giá cả tư liệu sinh hoạt chủ yếu ở các vùng có mức trung bình ở nước ta. * Chế độ phụ cấp Phụ cấp là tiền công lao động bổ sung thêm vào tiền lương cơ bản, bù đắp thêm khi người lao động phải làm việc trong điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ khi xác định lương cơ bản. Việc đưa ra chế độ phụ cấp là nhằm tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên một số ngành, vùng khắc phục những khó khăn về sinh hoạt, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ổn định lao động để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Đồng thời cũng là một biện pháp để đánh giá đúng đắn hơn về điều kiện làm việc ở các ngành, các vùng. Tiền phụ cấp = lương cấp bậc (chức vụ) * mức phụ cấp VD: Anh Trần Văn Hùng nhân viên phòng hành chính số lương là 3,96; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 2/2008 của anh Cường sẽ là: (3,96+ 0,2 + 2) x 540.000 x 20% = 2.606.000đ II. KẾ TOÁN CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG. 1. Chứng từ sử dụng 1.1. Chứng từ sử dụng để theo dõi lao động tại cụng ty TNHH N.G.V. Công ty TNHH N.G.V thông qua danh sách lao động để thực hiện việc theo dõi về lao động. Danh sách được quản lý theo các bộ phận của công ty, các hợp đồng lao động do phòng hành chính nhân sự lập và quản lý . Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT” (ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - Ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro) Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cụ thể bảng chấm công phòng Kế toán của Công ty tháng 3 năm 2008 như sau: Biểu 8: Bảng chấm công - phòng kinh doanh – tháng 4/2008. STT Họ tên Bậc lương Ngày trong tháng Tổng cộng làm việc Hệ số thưởng 1 2 3 … 3 1. Dương Văn Minh 3.64 * * * * 26 0.3 2. Đoàn Thị Thu Vân 2.26 * * 0 * 25 0.2 3. Nguyễn Kiều Oanh 2.02 * 0 0 * 22 0.1 Hiện nay công ty đang sử hình thức chứng từ ghi sổ để theo dõi các khoản lương phải trả cho công nhân viên. Dưới đây là một số mẫu chứng từ ghi sổ về theo dõi lương của nhân viên công ty TNHH N.G.V: Chứng từ ghi sổ Ngày 05/3 Số: 08 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 4/08 cho toàn Công ty 334 111 24.500.000 Cộng: 15.500.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/08 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Chứng từ sử dụng để theo dõi kết quả lao động. Số ngày làm việc thực tế trong tháng của từng người được xác định dựa vào bảng chấm công. Việc chấm công do các trưởng phòng đảm nhận. Đến cuối tháng các cán bộ gửi lương chấm công về phòng tài chính kế toán. Căn cứ vào đó kế toán tiền lương tính ra số tiền phải trả cho từng người trong tháng. Mẫu bảng chấm công có dạng như sau: Biểu 8: Bảng chấm công - phòng hành chính - tháng 12/2005. STT Họ tên Bậc lương Ngày trong tháng Tổng cộng làm việc Hệ số thưởng 1 2 3 … 3 1. Vũ Trọng Tuấn 3.68 * * * * 26 0.3 2. Nguyễn quang Minh 2.26 * * 0 * 25 0.2 3. Vũ văn Ngọc 2.02 * 0 0 * 22 0.1 Để tính lương thời gian ta phải xác định được xuất lương ngày và số ngày làm việc thực tế của người lao động đó. Tiền lương một ngày công lao động được tính như sau: Lương ngày = Lương cơ bản/30 Trong đó: Lương ngày: Suất lương ngày của một lao động. Lương cơ bản: Lương cấp bậc theo chế độ một đã quy định. Lương cơ bản được xác định như sau: Lương cơ bản = (540.000) x (Hệ số) lương. Lương tháng đơn giản sẽ được tính là: Lương tháng đơn giản = (Lương ngày) x (ngày công thực tế) Lương trách nhiệm được tính : Lương trách nhiệm = (Lương tháng cơ bản) x (Hệ số trách nhiệm). * Từ đó ta thấy lương thực tế của một lao động nhận được trong tháng: Lương thực tế = (Lương tháng đơn giản) + (Lương trách nhiệm) + (Phụ cấp) Ví Dụ : Chị Dương Hồng Trang kế toán trưởng Công ty có hệ số lương là 3,98 số ngày công thực tế là 26 ngày, hệ số lương trách nhiệm là 0,3 . Suất lương ngày: Lương ngày = 1.404.000/30 = 46.800 Lương tháng theo cấp bậc: Lương tháng cơ bản = 540.000 x 26 = 1.404.000 Lương trách nhiệm: Lương trách nhiệm = 1.404.000x 4 = 5.616.000 Lương thực tế nhận được: Lương thực tế = 46.800 + 1.404.000 + 5.616.000 = 7.066.800 Ngoài phần lương chính hàng tháng người lao động còn được nhận thêm khoản phụ cấp và tiền ăn trưa. Ví Dụ: Trong tháng 4/2008 chị Trang được nhận 450.000 đ ăn trưa, 40.000 đ phụ cấp. Tổng thu nhập của chú trong tháng 12 là: Tổng thu nhập = 7.066.800 + 450.000 + 40.000 = 7.568.000đ. Bảng 1: Lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng công ty. Tháng 4/2008 Bảng 1: Lương của cán bộ quản lý công ty TNHH N.G.V Mẫu số 02- TĐTL Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V Ban hành theo QĐ1141-TC/CĐKT Bộ phận: Cán bộ quản lý ngày 1/11/95 của BTC Họ và tên Bậc lương Số ngày công Lương cơ bản Phụ cấp khác Tiền ăn ca Tổng số đc nhận Các khoản phải khấu trừ T/ứng kỳ I Kỳ II đc lĩnh BHXH BHYT QTT Nguyễn Gia Quế 4,32+0,4 26 1.100.000 40.000 450.000 3.183.000 55.000 11000 11000 500000 2.606.000 Lê Ngọc Long 3,84+0,3 26 908.500 40.000 450.000 7.556.800 45.500 9.100 9.100 500000 3.098.000 Vũ Trọng Tuấn 3,68+0,2 26 803.700 40.000 450.000 3.060.600 40.100 8.000 8.000 300000 2.607.600 Ng Quang Minh 2,26+0,1 24 670.000 40.000 450.000 4.530.700 20.900 4.200 4.200 300000 4.248.700 Vũ Văn Ngọc 2,18+0,1 26 795.500 40.000 450.000 3.750.000 21.800 4.300 4.300 300000 5266.000 Phạm Thanh thuỷ 2,18+0,1 26 800.500 40.000 450.000 5.650.000 21.800 4.300 4.300 200000 4.345.000 Lê Công Khôi 1,54 25 750.500 40.000 450.000 6.590.500 13.500 2.800 2.800 200000 3.780.500 Ng Đình Vân 2,02 26 650.600 40.000 450.000 3.980.800 18.400 3.700 3.700 150000 2.651.800 Bảng 2: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương phòng tài chính kế hoạch. BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƯƠNG Mẫu số 02-TĐTL Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V Ban hành theo QĐ1141-TC/CĐKT Bộ phận: TC - KH Tháng 4/2008 của BTC Họ và tên Bậc lương Số ngày công Lương cơ bản Phụ cấp khác Tiền ăn ca Tổng số đc nhận Các khoản phải khấu trừ T/ứng kỳ I Kỳ II đc lĩnh BHXH BHYT QTT Nguyễn Trọng Sơn 2,26 26 3.500.000 30.000 120.000 3.532.600 175.000 35.000 4.100 250.000 2.282.600 Trần Huy Toản 2,04 26 3.371.200 30.000 120.000 496.300 168.500 33.712 3.700 250.000 2.246.300 Ng Thanh Hằng 1,78 26 2.324.000 30.000 120.000 451.200 116.200 23.240 3.300 200.000 2.021.200 Phạm Hữu Thắng 1,78 26 3.500.000 30.000 120.000 451.200 175.000 35.000 3.300 150.000 2.301.200 Trần Duy Hưng 1,64 26 2.299.000 30.000 120.000 428.000 114.000 22.990 3.000 200.000 1.228.000 Mai Thuý Hiền 1,64 26 3.000.000 30.000 120.000 428.000 150.000 30.000 3.000 150.000 2.278.200 Phạm Thanh Thuý 1,25 26 3.227.500 30.000 120.000 361.500 111.400 32.275 2.300 100.000 2.261.500 1.3. Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động Có bảng lương tháng 3/2008 của phòng kế toán Công ty như sau: Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty, cứ đầu tháng Công ty cho tạm ứng lương kỳ I. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của cán bộ công nhân viên. Cụ thể trong tháng 3/2008 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I như sau: BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG PHÒNG KẾ TOÁN KỲ I Tháng 3/2008 Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V. Stt Họ và tên Chức danh Tạm ứng kỳ I Ký nhận Nguyễn thị Hoa Kế toán tiền lương 500.000 Lê Thu Hà Kế toán NVL 600.000 Phí Anh Dương Kế toán Thành phẩm 500.000 Lại Việt Cường Kế toán TT 400.000 Vũ Kim Huệ Kế toán giá thành 500.000 Dương Hồng Trang Kế toán trưởng 1000.000 Cộng: 3.500.000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I cho nhân viên phòng kế toán: Đơn vị: Địa chỉ: Tele Fax: PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 3 năm 2008 Quyển số: 02 Số: 20 NỢ TK : 334 CÓ TK: 1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Dương Hồng Trang Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/2008 Số tiền: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 3/2008. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng._.