Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đức Bộ

i lao động tích cực sản xuất, tăng năng suất lao động sẽ thúc đẩy việc tăng lợi nhuận. Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải xác định một tỷ lệ hợp lý trong giá trị mới sáng tạo ra. Tức là doanh nghiệp phải trả lương cho công nhân viên một cách xứng đáng với những gì họ bỏ ra và công bằng cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Từ đó tiền lương mới trở thành công cụ khuyến khích vật chất và hoàn thành tốt các chức năng của nó. Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động. Nó đảm bảo cho nhu cầu tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày của người lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giải trí của họ trong xã hội. Ngoài ra việc các doanh nghiệp trích các khoản BHXH, ĐỨC BỘ, KPCĐ theo lương và vào lương vừa thực hiện đúng chế độ lại vừa biểu hiện sự quan tâm chăm lo đến đời sống sức khoẻ của người lao động. Chính những khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp khi được nhận đúng lúc không những thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến người lao động mà còn là sợi dây gắn chặt người lao động với doanh nghiệp, tạo động lực cho người lao động hăng say với công việc…. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty phải không ngừng được hoàn thiện, đổi mới sao cho phù hợp với xu thế vận động và phát triển của đất nước. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH ĐỨC BỘ, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Hồng Vân đã giúp em lựa chọn đề tài:“Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH ĐỨC BỘ ” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Nội dung chuyên đề gồm những phần chính sau: PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY PHẦN II:TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC BỘ PHẦN III:CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, bản chuyên đề này chắc chắn còn nhiều thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa Kế toán để bản chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cám ơn! PHẦN I PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐỨC BỘ. Tên đơn vị : Công ty TNHH ĐỨC BỘ Tên giao dịch : ĐỨC BỘ Trụ sở chính : Tổ 13 Phường Bắc Cường Thành Phố Lào Cai 1.Quá trình hình thành và phát triển: Xuất phát từ một cửa hàng kinh doanh nhỏ với số lượng chỉ có vài người với mục đích kinh doanh chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng nông sản và điện tử. Qua gần năm năm hoạt động và phát triển đến ngày 28 tháng 01 năm 2003 công ty TNHH ĐỨC BỘ chính thức được Sở Kế Hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007674 với ngành nghề đăng ký là: Kinh doanh các mặt hàng nông sản và hàng điện tử với số lượng lao động lúc đó tăng lên hơn 20 người. Công ty TNHH ĐỨC BỘ được thay đổi lần thứ nhất vào ngày 04 tháng 03 năm 2003. 2.Thị trường tiêu thụ Công ty được phéphoạt động trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật, là đơn vị có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, được tự chủ về tài chính và phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Thị trường tiêu thụ sản phẩm chủ yếu của công ty là ở miền Bắc tập trung ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Dương… Qua hơn ba năm xây dựng và phát triển, mặc dù phải đương đầu với nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng công ty TNHH ĐỨC BỘ đã từng bước hoà nhập, phát triển và dần khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường. * Khách hàng của công ty bao gồm: - Các công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ thương mại - Các trung tâm thương mại - Các công ty cổ phần - Các siêu thị… * Về đối thủ cạnh tranh: Trong tình hình kinh tế thị trường hiện nay, công TNHH ĐỨC BỘ đã gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc phát triển thị trường do số lượng đối thủ cạnh tranh rất lớn như công ty Vạn Đức, Vinamit….Nhưng với phương châm : Đối thoại chứ không đối đầu, thêm một người bạn là bớt đi một kẻ thù….Chính vì những lý do đó, công ty phải không ngừng nỗ lực để chiếm lĩnh thị trường và giữ gìn thương hiệu của mình. Bên cạnh đó công ty càng phải quan tâm hơn nữa trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tìm kiếm những nguồn hàng ổn định, giá cả hợp lý để tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường. * Về các nhà cung cấp Công ty luôn xây dựng được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp như: Công ty DONAFOOD, cơ sở sản xuất Thiện Hương, cơ sở sản xuất Mỹ Quỳnh,…… Bên cạnh đó công ty cũng cần phải xây dựng kế hoạch nhập hàng hợp lý để tránh việc tồn đọng hàng hoá trong kho gây tồn đọng vốn, đảm bảo dự trữ hàng hoá đầy đủ để có thể cung cấp hàng hoá cho khách hàng. 3. Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ: a , Lĩnh vực kinh doanh: Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là : kinh doanh các mặt hàng nông sản và hàng điện tử. b,Quy trình công nghệ: *Sơ đồ về quy trình luân chuyển hàng hoá: HÀNG MUA VỀ KHO BÁN THÀNH PHẨM ĐÓNG GÓI KHO THÀNH PHẨM Hàng hóa nông sản thực phẩm được nhập từ những đơn vị xản xuất có uy tín trên thị trường như Công ty DONAPOOT, Cơ sở sản xuất Minh Thông, cơ sở mứt Ái Liên …..Từng thùng hàng lớn sẽ nhập vào kho bán thành phẩm, sau đó trải qua công đoạn đóng gói để chia thành những gói nhỏ nhập vào kho thành phẩm rồi từ đó mới được cung cấp đến tay khách hàng. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty : Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được bố trí gọn nhẹ, các bộ phận chức năng hoạt động có hiệu quả. Bộ máy tổ chức của công ty TNHH ĐỨC BỘ bao gồm:Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban quản lý nghiệp vụ về kinh doanh, Tài chính kế toán. *Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty: Phòng Kinh Doanh GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Tài Chính Kế Toán Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc Công ty: là người đứng đầu công ty có chức năng điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình.Thay mặt công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản giao dịch theo phương hướng kế hoạch của công ty. - Phó Giám đốc: có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi những thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết. Phó Giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và đưa ra những ý kiến đề xuất và giúp tư vấn cho giám đốc những ý kiến để có thể giải quyết công việc một cách nhanh nhất và có hiệu quả cao. -Phòng kinh doanh:Có nhiệm vụ tìm hiểu và mở rộng thị trường, ngoại giao ký kết các hợp đồng kinh tế Điều tiết và cung ứng hàng hoá. Lập dự án về khối lượng , giá cả, thời gian….cho các mặt hàng. Thống kê kế hoạch báo cáo kết quả bán hàng trong kỳ tập trung lại để lên kế hoạch điều động vận chuyển hàng hoá đến các khách hàng đảm bảo đúng thời gian và số lượng hàng hóa. Quan tâm chăm sóc khách hàng cũ, tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng mới. - Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ như vay tiền để đầu tư sản xuất trả lãi nợ vay, đảm bảo hạch toán kinh doanh có lãi. Đảm bảo vốn cho sản xuất cân đối tính toán vòng quay có hiệu quả, thu chi đúng nguyên tắc, giám sát các hoạt động tài chính có liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý tài sản lưu động, Tài sản cố định của công ty, quản lý các đơn hàng về mặt tài chính và lập kế hoạch về hàng hóa, tính giá thành kế hoạch phục vụ công tác của phòng kinh doanh. Chỉ đạo quản lý công nợ, thu hồi công nợ không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu Kiểm tra, giám sát việc trả lương và các khoản phụ cấp cho các phòng ban theo chế độ hiện hành. Đề xuất với giám đốc đình chỉ việc cấp phát thanh toán khi không đảm bảo nguyên tắc tài chính Lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh trình Giám đốc và các cơ quan chức năng. 5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH ĐỨC BỘ trong những năm gần đây Bảng kết quả kinh doanh của công ty năm 2005, 2006, 2007: Các chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu 2.Các khoản giảm trừ 3.Doanh thu thuần 4.Giá vốn 5.Lãi gộp 6.Lãi sau thuế Ngàn đồng Ngàn đồng Ngàn đồng Ngàn đồng Ngàn đồng Ngàn đồng 483.128 6.328 476.800 422.560 54.240 6.966 592.954 12.652 580.301 512.310 67.991 13.197 711.423 20.225 691.197 603.300 87.897 21.150 Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty phát triển mạnh, lợi nhuận ròng qua các năm 2004-2005-2006 đã không ngừng được cải thiện và phát triển qua các năm từ năm 2004 từ 6.966 (ngàn đồng) lên 21.150(ngàn đồng). *Định hướng phát triển kinh doanh trong năm 2007 của công ty là: -Nâng tổng doanh thu lên: 1.000.000.000 VNĐ -Các khoản phải nộp NSNN là: 150.000.000 VNĐ -Lợi nhuận sau thuế đạt : 60.000.000 VNĐ -Mở rộng thị phần sang cả thị trường miền Trung và các tỉnh phía Bắc. - Tăng mămg suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. - Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng *Định hướng phát triển lâu dài : -Đẩy mạnh công tác quảng và hoạt động xúc tiến hỗ trợ thương mại -Đẩy mạnh công tác mở rộng thị trường -Đẩy mạnh công tác đào tạo công nhân viên II. Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty TNHH ĐỨC BỘ. 1.Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán. Hình thức tổ chức kế toán trong công ty bao gồm: số lượng và các mẫu sổ ,kết quả của từng loại sổ, mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán. Công ty hạch toán theo hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau: -Sổ Nhật ký chung -Sổ cái -Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết hàng hoá… *Sơ đồ trình tự hạch toán của công ty: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật kí chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối tài khoản Báo cáo Tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng, kỳ -Hạch toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc: như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất……ghi vào sổ nhật ký chung, cuối kỳ số liệu ở sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái, sau đó lập bảng cân đối số phát sinh. -Hạch toán chi tiết căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết, cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với bản cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu xong thì bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết được làm căn cứ lập báo cáo tài chính, niên độ kế toán là một năm. Hiện nay công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty đang áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ kế toán sổ sách mẫu biểu kế toán về thuế GTGT được lập đầy đủ và luân chuyển theo quy định của Nhà Nước ban hành 2.Tổ chức bộ máy kế toán Phòng Tài chính kế toán của công ty có nghiệp vụ hạch toán chính xác toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định kế toán hiện hành. Phòng Tài chính kế toán của công ty TNHH ĐỨC BỘ được khái quát theo sơ đồ sau : Kế toán thuế KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán kho và quỹ *Chức năng và quyền hạn của từng vị trí trong bộ máy kế toán: *Kế toán trưởng do Giám đốc công ty bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán. +Kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả công việc của các nhân viên thuộc phòng. +Kiểm tra lần cuối các báo cáo kế toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt. +Liên hệ với các cơ quan chủ quản như cục thuế, cục quản lý doanh nghiệp. * Kế toán tổng hợp +Thay mặt kế toán trưởng điều hành hoạt động của phòng Tài chính kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt +Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao. +Kiểm tra kếtquả kinh doanh của công ty, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính. +Lập báo cáo tài chính toàn công ty và sổ cái theo quy định của công ty và của pháp luật *Kế toán thuế : Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ đầu ra, đầu vào, các khoản khấu trừ thuế, chịu trách nhiệm kê khai các khoản thuế theo quy định +Theo dõi và quyết toán chi phí tiền lương theo quy định, tiến hành tính lương, Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và chi trả lương cho nhân viên toàn công ty. Tài khoản sử dụng chủ yếu để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: TK 334, TK 338 (3382, 3383, 3384)…….. *Kế toán kho và quỹ: +Trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và kho hàng của toàn công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá tồn kho. Tài khoản liên quan: TK 156, TK133, TK 111, TK 511….. +Thu và chi tiền, lập báo cáo quỹ theo yêu cầu của Công ty. Việc thu chi tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi có chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng. Khi thu hoặc chi thủ quỹ ký tên và đóng dấu lên các phiếu thu,phiếu chi. Sau đó, thủ quỹ sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ quỹ tiền mặt. Các TK liên quan: TK 111,… 3.Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH ĐỨC BỘ Công ty TNHH ĐỨC BỘ là công ty có quy mô thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã và đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. 4.Một số đặc điểm kế toán khác: * Kỳ lập báo cáo Công ty TNHH ĐỨC BỘ tiến hành lập Báo cáo tài chính theo quý, năm. Niên độ của kế toán Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm. * Phương pháp tính khấu hao : + Theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính + Phương pháp trích: Phương pháp khấu hao tuyến tính * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : + Nguyên tắc hạch toán: Theo giá bình quân +Phương pháp:Giá bình quân cả kỳ dự trữ * Hệ thống Báo Cáo Tài Chính: Hệ thống Báo cáo Tài chính của công ty TNHH ĐỨC BỘ được vận dụng theo đúng quy định của Nhà Nước bao gồm: + Bảng cân đối Tài khoản + Bảng cân đối Kế toán + Thuyết minh Báo cáo Tài chính + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY I. THỰC TẾ CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 1.Tình hình về nhân sự của công ty TNHH ĐỨC BỘ Số lượng công nhân viên của công ty đã ngày càng tăng cả về số lượng cũng như về chất lượng và khả năng chuyên môn. Tính đến đầu năm 2007 công ty đã có hơn 40 công nhân viên. Trong đó: -Về trình độ: 40% lao động có trình độ là Đại học 30% lao độngcó trình độ là cao đẳng và trung cấp số còn lại là lao động phổ thông -Về giới tính: Công ty TNHH ĐỨC BỘ là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng nông sản do vậy số lượng lao động nam chiếm 67%, lao động nữ chiếm 33% Độ tuổi trung bình là :28,4 tuổi -Lĩnh vực kinh doanh : Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là kinh doanh các mặt hàng nông sản: Hàng hoá nông sản được nhập từ những đơn vị sản xuất có uy tín,sau quá trình đóng gói để chia thành những gói nhỏ rồi nhập vào kho thành phẩm,từ đó mới được cung cấp đến các siêu thị,các trung tâm thương mại,….. 2.Công tác quản lý về kế toán tiền lương: Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là 1 yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương. Chế độ làm việc của công ty TNHH ĐỨC BỘ là một tuần làm việc 6 ngày(từ thứ hai đến thứ bảy), mỗi ngày làm việc 8 giờ. Đôi khi do yêu cầu của công việc nên người lao động đôi khi phải làm thêm cả chủ nhật. 3.Các hình thức tính lương tại công ty 3.1Tính lương tại bộ phận quản lý Việc tính lương tại bộ phận quản lý được áp dụng theo hình thức tính lương thời gian. Lương thời gian được tính như sau: Lương làm việc Đơn giá tiền x Ngày công làm 1 tháng = lương ngày việc thực tế Trong đó: *Đơn giá tiền lương ngày được quy định cụ thể cho từng đối tượng. Giám đốc công ty là người được toàn quyền quyết định về đơn giá tiền lương ngày cho các nhân viên trong công ty theo năng lực, vị trí làm việc, năm làm việc và thành tích đóng góp của họ cho công ty. Ví dụ: Trưởng phòng kinh doanh: 45.000đ/ngày làm việc Trưởng phòng kế toán : 40.000đ/ngày làm việc *Ngày công làm việc thực tế: của các nhân viên trong công ty được xác định trên các Bảng chấm công được lập riêng hàng tháng tại mỗi phòng ban của công ty. Cách tính lương theo hình thức lương tháng được áp dụng cho các nhân viên thuộc khối văn phòng của công ty, chỉ quan tâm đến khả năng, trình độ và thời gian làm việc của họ. Trường hợp nhân viên nào làm việc không tích cực, không hoàn thành nhiệm vụ của mình, gây ảnh hưởng không tốt đến kết quả hoạt động của công ty thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng với họ. Sau đây là bảng chấm công tháng 3 năm 2007 được lập ở phòng kế toán của công ty: Đơn vị: Công ty TNHH ĐỨC BỘ Mẫu số: 01-LĐTL Bộ phận: Phòng Tài chính-Kế toán TC/QĐ/CĐTK ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 3 năm 2008 Stt Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra 1 2 3 4 …… 30 31 Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc hưởng 75% lương Số công hưởng BHXH A B 32 33 34 35 1 Nguyễn thị Hằng + + + + ……. + + 2 Nguyễn thị Thanh Thuỷ + + + + ……. + + 3 Trương Vinh Hoa + + + + …… + + 4 Nguyễn thị Lan + + + + …… + + 5 Nguyễn thị Liên + + + + ……. + + Ký hiệu của Bảng chấm công: Hội nghị học tập:h Lương thời gian: + Nghỉ bù: NB ẩm điều dưỡng: ô Nghỉ không lương : RO Con ốm: co Ngừng việc:N Thai sản: TS Tai nạn: T Nghỉ phép: p Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Ví dụ:Trong tháng 3/2007, nhân viên phòng kế toán là chị : Nguyễn thị Thanh Thuỷ có: -Đơn giá tiền lương ngày : 40.000đ -Ngày công làm việc thực tế : 26 Lương làm việc Đơn giá tiền x Ngày công làm 1 tháng = lương ngày việc thực tế Như vậy lương tháng của chị Nguyễn thị Thanh Thuỷ được hưởng là: Lương làm việc 1 tháng = 40.000x26 = 1.040.000 Với cách tính tương tự ta sẽ lập được Bảng tính lương ở phòng kế toán như sau: STT Họ và tên Đơn giá tiền lương ngày Ngày công Tổng số 1 Nguyễn thị Hằng 40.000đ 26 1.040.000 2 Nguyễn thị Thanh Thuỷ 35.000 26 910.000 3 Trương Vinh Hoa 45.000 26 1.170.000 4 Nguyễn thị Lan 40.000 25 1.000.000 5 Nguyễn thị Liên 35.000 26 910.000 Cộng 5.030.000 3.2 Tính lương ở bộ phận lao động gián tiếp Đây là bộ phận lao động chiếm tỷ lệ rất nhỏ tại công ty (thủ kho, tạp vụ, dọn vệ sinh, lái xe…). Do đó với bộ phận lao động này công ty áp dụng hình thức tính lương khoán theo hợp đồng lao động đã ký kết giữa Giám đốc và người lao động. Công thức: Tiền lương = Lương khoán theo hợp đồng + Tiền lương làm thêm Ví dụ:Trong tháng 3 năm 2007 chị Nguyễn thị Thêm có: -Lương khoán theo hợp đồng là: 800.000đ/tháng -Ngày công làm việc thực tế: 28 ngày -Ngày công hưởng lương khoán: 26 -Đơn giá cho mỗi ngày công làm thêm là: 40.000đ/ngày Như vậy lương tháng 3/2007 của chị Nguyễn thị Thêm sẽ là: Tiền lương tháng 3 = 800.000 + (2x40.000) = 880.000đ Với cách tính như trên ta sẽ có được Bảng tính lương tháng 3/2007 của bộ phận này như sau: BẢNG TÍNH LƯƠNG BỘ PHẬN GIÁN TIẾP Đơn vị: đồng STT Họ và tên Ngày công Lương khoán Lương làm thêm Tổng 1 Phạm Xuân Nguyên 26 800.000 800.000 2 Nguyễn thị Thêm 28 800.000 80.000 880.000 3 Thân thị Khuyên 26 800.000 800.000 … …. 7 Hoàng Xuân Lâm 26 800.000 800.000 Cộng 5.600.000 240.000 5.840.000 4.Thanh toán trợ cấp BHXH cho công nhân viên Khi kế toán nhận các chứng từ hợp lệ của công nhân viên gửi lên (Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH), kết hợp với quy định của Nhà nước cùng những quy định khác của công ty (nếu có) để xác định số ngày nghỉ theo chế độ của công nhân viên được hưởng BHXH. Ví dụ:Trong tháng 3/2007 chị Nguyễn thị Lan ở phòng Kế Toán nghỉ ốm. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của chị Nguyễn thị Lan ở phòng Tài chính Kế toán nghỉ ốm. Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của chị: GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Họ và tên: Nguyễn thị LAN Tuổi: 27 Đơn vị công tác: Công ty TNHH ĐỨC BỘ Bộ phận : Phòng Kế toán Lý do nghỉ việc: bị ốm Số ngày cho nghỉ : 3 ngày (Từ ngày 5/3/2007 đến ngày 7/3/2007) Số ngày thực nghỉ : 01 ngày Ngày…..tháng …….năm…… Xác nhận của bộ phận phụ trách đơn vị Tên cơ quan y tế (Ký,ghi rõ họ tên và đóng dấu) (ký,ghi rõ họ tên và đóng dấu) Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH và các chứng từ gốc có liên quan được gửi lên phòng kế toán để lưu và làm cơ sở thanh toán trợ cấp cho người lao động. Kế toán sẽ lập phiếu trợ cấp BHXH như sau: PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH Họ và tên: Nguyễn thị Lan Nghề nghiệp: kế toán viên ngày sinh: 7/11/1979 Đơn vị : Công ty TNHH ĐỨC BỘ Bộ phận: Phòng Tài chính kế toán Số ngày thực nghỉ: 1ngày Trợ cấp mức: 75% Lương tháng đóng BHXH: 1.040.000đ Lương bình quân ngày: 40.000đ Số tiền hưởng BHXH : 75% x1 x40.000=30.000đ Ghi bằng chữ: Ba mươi nghìn đồng chẵn Ngày ……tháng……năm…… Người lĩnh tiền Kế toán BHXH cơ sở Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng kế toán sẽ lên danh sách những người lao động được hưởng trợ cấp BHXH và lập Bảng tổng hợp thanh toán BHXH trong tháng cho toàn công ty Công ty TNHH ĐỨC BỘ DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG HƯỞNG TRỢ CẤP BHXH Tháng 3 năm 2008 Stt Họ và tên Tiền lương tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHXH Đơn vị đề nghị Cơ quan BHXH duyệt Số ngày nghỉ trong kỳ Tiền trợ cấp Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Trong kỳ Luỹ kế 1 Nguyễn thị Lan 1.040.000 2 năm 01 30.000 01 01 30.000 2 Phạm Đức Huy 910.000 2 năm 02 52.500 02 02 52.500 Cộng 1.950.000 03 82.500 03 03 82.500 (Kèm theo……chứng từ gốc) Cơ quan BHXH duyệt Số người: 02 Số ngày: 03 Số tiền: 82.500đ (Bằng chữ: Tám hai nghìn năm trăm đồng) Ngày……tháng……năm Cán bộ quản lý thu Cán bộ quản lý CĐCS Giám đốc BHXH Kế toán đơn vị Giám đốc (ký tên) (ký tên) (Ký tên và đóng dấu (ký tên) (ký tên và đóng dấu) Công ty TNHH ĐỨC BỘ BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH Tháng 3 năm 2008 Đơn vị: đồng Stt Nội dung Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Tổng Số người Số tiền Số người Số tiền Số người Số tiền Số người Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Bộ phận quản lý 02 82.500 02 82.500 Cộng 02 82.500 02 82.500 Số tiền từ danh sách và Bảng tổng hợp sẽ cho biết tổng số tiền quỹ BHXH phải thanh toán cho người lao động trong tháng 5.Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương *Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương: -TK 334: Phải trả công nhân viên(CNV) Bên Nợ: -Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. Bên Có: Các khoản tiền lương,tiền thưởng và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động -Khi thanh toán tiền lương cho CNV kế toán ghi: Nợ TK 627: Phải trả cho nhân viên Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý Có TK 334: Tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp trợ cấp có tính chất lương mà công ty phải trả cho CNV. -Phản ánh các khoản trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng của toàn công ty kế toán ghi: Nợ TK 4311: Thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng Nợ TK 4312: Tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi Nợ TK 338: Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH Có TK 334 -Khi tiến hành thanh toán lương cho CNV kế toán ghi: Nợ TK 334: Lương phải trả cho CNV Có TK 111: Chi tiền trả cho CNV -Theo chế độ quy định, công ty phải trích 20% quỹ tiền lương cơ bản để hình thành nguồn BHXH, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, 5% trích từ thu nhập của công nhân viên. Công ty cũng phải trích 3% lương cơ bản của công nhân viên để hình thành nên quỹ BHYT, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 1% do người lao động nộp bằng cách trừ vào lương cuối tháng Quỹ BHXH, BHYT được hình thành hàng tháng và được công ty tạm thời quản lý sử dụng để chi trả cho công nhân viên các khoản trợ cấp BHXH. Kinh phí công đoàn được trích lập từ 2% quỹ lương thực tế 5.1.Tính tiền lương thực tế phải trả công nhân viên Căn cứ vào bảng tính lương tại các bộ phận, kế toán tiến hành tính lương thực nhận cho công nhân viên cuối tháng. Ví dụ:Tính lương thực lĩnh tháng 3 năm 2007 của chị Nguyễn thị Hằng phòng Kế toán với số liệu sau: Lương làm việc = 40.000x26 1 tháng = 1.040.000 -Trợ cấp BHXH: 0 -Phụ cấp ăn trưa: 250.000đ/tháng (khoản phụ cấp này được áp dụng với tất cả các nhân viên trong công ty) -Phụ cấp xăng xe: 50.000 -BHXH,BHYT trừ vào lương: 1.040.000x6% = 62.400 Vậy tiền lương thực lĩnh là: 1.040.000 + ( 250.000+50.000) -62.400 = 1.277.600đ Tương tự kế toán sẽ lên được Bảng thanh toán tiền lương tại phòng Kế toán như sau: Công ty TNHH ĐỨC BỘ Phòng Kế toán BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2008 (đơn vị: đồng) Stt Họ và tên Ngày công Lương cơ bản Phụ cấp BHXH&BHYT (6%) Thực lĩnh 1 Nguyễn thị Hằng 26 1.040.000 300.000 62.400 1.277.600 2 Nguyễn thị Thanh Thuỷ 26 910.000 250.000 54.600 1.105.400 3 Trương Vinh Hoa 26 1.170.000 350.000 70.200 1.449.800 4 Nguyễn thị Lan 26 1.040.000 300.000 62.400 1.277.600 5 Nguyễn thị Liên 26 910.000 250.000 54.600 1.105.400 Cộng 5.070.000 1.450.000 304.200 6.215.800 Và từ bảng thanh toán tiền lương tại bộ phận, phòng ban kế toán tiền lương lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của công ty như sau: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2007 Đơn vị: đồng Stt Nội dung Lương cơ bản Lương khác Phụ cấp Lương thực tế Trợ cấp BHXH 1 Bộ phận lao động gián tiếp 5.600.000 240.000 5.840.000 2 Bộ phận quản lý 15.700.000 4.650.000 20.350.000 82.500 Cộng 21.300.000 240.000 4.650.000 26.190.000 82.500 Dựa vào bảng Tổng hợp thanh toán tiền lương kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 627 : 5.840.000 Nợ TK 642: 20.350.000 Có TK 334: 26.190.000 5.2.Trích nộp Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn *Quỹ Bảo hiểm xã hội: Theo chế độ quy định, công ty phải trích 20% từ quỹ tiền lương cơ bản để hình thành nguồn BHXH, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, 5% trích vào thu nhập của công nhân viên. Như vậy với quỹ lương cơ bản tại công ty tháng 3 năm 2007 là 21.300.000đ Quỹ BHXH tại công ty tháng 3 năm 2007 là: 21.300.000x20% = 4.260.000đ *Quỹ Bảo hiểm y tế: Bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang……cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. BHYT được trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện nay là 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Do đó, quỹ BHYT tại công ty tháng 3 năm 2007 là: 21.300.000 x 3% = 639.000đ *Kinh phí công đoàn: Theo chế độ hiện hành, kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và công ty phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Vì vậy KPCĐ tại công ty tháng 3 năm 2007 là: 26.190.000x2% = 523.800đ 5.3.Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương *Các Tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương -TK 3382: Kinh phí công đoàn Bên Nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn tại công ty Bên Có: Trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh -TK 3383: Bảo hiểm xã hội Bên Nợ : BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ. Bên Có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động Số dư bên Có: BHXH chưa nộp Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bù -TK 3384: Bảo hiểm y tế Bên Nợ: Nộp BHYT Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động -Khi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn kế toán ghi: Nợ TK 627, 642 : Phần tính vào chi phí của công ty Nợ TK 334 :Phần trừ vào thu nhập của CNV Có TK 338 (3382, 3383, 3384) -Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp….kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 141: Tiền tạm ứng thừa Có TK 138: Tiền phạt,tiền bồi thường phải thu Có TK 338: Thu hộ các quỹ BHXH, BHYT (phần người lao động phải đóng góp) - Phản ánh phần BHXH trợ cấp cho người lao động tại công ty, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 -Phản ánh chi tiêu KPCĐ tại đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3382) Có TK 111… -Trừ vào thu nhập của người lao động các khoản BHXH, BHYT kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 338: trong đó -3383: 5% -3384: 1% Công ty TNHH ĐỨC BỘ BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 3 năm 2008 Đơn vị: đồng Stt Có TK Nợ TK TK 334-Phải trả công nhân viên TK 338-Phải trả phải nộp khác Lưong cơ bản Lương khác Phụ cấp Khoản khác Cộng có TK 334 KPCĐ-TK3382 BHXH-3383 BHYT-3384 Cộng có TK 338 1 TK627 5.600.000 240.000 5.840.000 112.000 1.120.000 168.000 1.400.000 2 TK 642 15.700.000 4.650.000 20.350.000 314.000 3.140.000 471.000 3.925.000 3 TK 334 1.065.000 213.000 1.278.000 4 TK 338 82.500 82.500 Cộng 21.300.000 240.000 4.650.000 26.190.000 426.000 5.325.000 852.000 6.603.000 -Tính ra tiền lương phải trả cho các bộ phận kết toán ghi: Nợ TK 627 : 5.840.000 Nợ TK 642 : 20.350.000 Có TK 334 : 26.190.000 -Các khoản phụ cấp: Nợ TK 642 : 4.650.000 Có TK 111 : 4.650.000 -Phản ánh số tiền trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên: Nợ TK 3383: 82.500 Có TK 334 : 82.500 -Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định kế toán ghi: Nợ TK 627 : 1.400.000 Nợ TK 642 : 3.925.000 Nợ TK 334 : 1.278.000 Có TK 338 : 6603.000 -3._.