Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty May 19/5

MỤC LỤC 2.3.2. Tính lương phải trả cho bộ phận lao động trực tiếp. 38 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương. 41 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. 44 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MAY 19-5 55 3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 55 3.1.1. Những ưu điểm. 55 3.1.2. Những nhược điểm. 56 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY. 57 3.2.1. Về công tác quản lý. 57 3.2.2. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 58 KẾT LUẬN 61 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của Công ty. 4 Sơ đồ 1.1 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may. 7 Sơ đồ 1.2 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày. 8 Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 10 Sơ đồ 1.4 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty May 19-5. 13 Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. 18 Sơ đồ 1.6 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5. 19 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán sử dụng máy vi tính 20 B¶ng 2.1: B¶ng thèng kª, phân loại lao ®éng 23 Bảng 2.2: Danh sách lao động Công ty May 19-5 25 Bảng 2.3: BẢNG CHẤM CÔNG – PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN 28 Bảng 2.4: BẢNG CHẤM CÔNG – TỔ MAY 1-PHÂN XƯỞNG MAY-XÍ NGHIỆP CHIẾN THẮNG 29 Biểu 2.1: Phiếu giao việc 31 Biểu 2.2: Hợp đồng giao khoán 32 Sơ đồ 2.1. Quy trình tính lương. 34 Bảng 2.5: Bảng tính lương của Phòng Kế hoạch vật tư tháng 10/2007 37 Bảng 2.6: Bảng tính lương của Tổ cắt-PXI-XN Chiến Thắng tháng 10/2007 39 Bảng 2.7 : BiÓu tæng hîp thanh to¸n l­¬ng Công ty 40 Bảng 2.8: Bảng kê các khoản trích theo lương của Phòng Kế hoạch vật tư tháng 10/2007 43 Sơ đồ 2.2: Hạch toán thanh toán với người lao động 45 Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương 46 Bảng 2.9:Chøng tõ ghi sæ sè : 156. Kú 10/2007. 47 Bảng 2.10: Chøng tõ ghi sæ sè : 182. Kú 10/2007. 48 Bảng 2.11: Chøng tõ ghi sæ sè : 183. Kú 10/2007 49 Bảng 2.12: Sæ chi tiÕt – TK 3383. 50 Bảng 2.13: Sæ chi tiÕt – TK 3384. 51 Bảng 2.14 : Sæ chi tiÕt – TK 3382. 52 Bảng 2.15 : Sæ c¸i - TK 334 53 Bảng 2.16 : Sæ c¸i - TK 3383 54 Bảng 3.1: PhiÕu b¸o lµm thªm giê 58 Bảng 3.2: Chi tiết TK 334. 60 LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đã làm thay đổi nhận thức về lý luận trong xây dựng chính sách tiền lương. Giờ đây, tiền lương không chỉ là phạm trù kinh tế mà còn là yếu tố hàng đầu của các chính sách xã hội, liên quan trực tiếp đến đời sống của người lao động. Tiền lương chính là giá cả của hàng hóa sức lao động, là biểu hiện bằng tiền của hao phí sức lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động họ đã bỏ ra. Tiền lương cũng là khoản chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm. Công tác kế toán tiền lương cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận tập hợp chi phí và tính giá thành. Do đó, công tác kế toán tiền lương là một vấn đề cần được quan tâm. Từ những nhận thức trên, trong thời gian thực tập tại Công ty May 19-5 em đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty May 19-5 ” để làm báo cáo chuyên đề thực tập. Mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian thực tập có hạn và do trình độ nhận thức còn hạn chế nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo của thầy giáo Th.s Trần Văn Thuận và các cán bộ trong Phòng Kế toán Công ty May 19-5 Bộ Công an để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN 1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY MAY 19-5 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Công ty May 19-5 được thành lập vào những năm 1988-1989. Đó là thời kì đất nước ta vừa chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Lực lượng Công an nhân dân nói riêng cũng như các lực lượng vũ trang khác nói chung không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Do đó nhu cầu về quân trang quân phục cho Ngành cũng đã trở thành một vấn đề cấp thiết. Trước tình hình đó, Bộ Công an đã nghiên cứu đề xuất và được Chính phủ phê duyệt chấp nhận sự ra đời của một số đơn vị chuyên sản suất quân trang quân phục. Và Công ty May 19-5 Bộ Công an cũng ra đời từ đó. Mục đích trước hết của Công ty là sản xuất phục vụ cho Ngành sau đó nếu dư thừa sẽ xuất khẩu để trang trải một phần kinh phí. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty May 19-5 Bộ Công an có thể tóm tắt qua các giai đoạn sau : - Giai đoạn 1 : Năm 1988 Bộ Nội vụ (Nay là Bộ Công an) ký quyết định thành lập Xí nghiệp May 19-5 và Xí nghiệp sản xuất quân trang (Tiền thân của Xí nghiệp 2) do Tổng cục Hậu cần quản lý. Do quy mô lúc mới thành lập còn nhỏ nên thời gian đầu 2 xí nghiệp chỉ đáp ứng được 1 phần nhu cầu của Ngành. Về sau, được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Công an, lãnh đạo Tổng cục Hậu cần, và được bổ sung thêm vốn, máy móc thiết bị nên 2 xí nghiệp đã từng bước phát triển, quy mô được mở rộng. Đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân được đào tạo nên tay nghề không ngừng được nâng cao. Tỷ trọng may mặc phục vụ cho Ngành cũng vì thế mà không ngừng tăng lên - Giai đoạn 2 : Do yêu cầu sắp xếp lại tổ chức, hợp lý hóa cán bộ trong các doanh nghiệp nhà nước nói chung và các doanh nghiệp trong ngành Công an nói riêng, thực hiện Nghị định số 338/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), Xí nghiệp May 19-5 và Xí nghiệp sản xuất trang phục đã được thành lập theo Quyết định số 302/QĐ-BNV (H11) và 310/QĐ-BNV (H11) ngày 9-7-1993 và chuyển thành hai doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập. - Giai đoạn 3 : Nhận thấy việc cần thiết phải có một doanh nghiệp thống nhất trong việc đảm bảo quân trang quân phục cho lực lượng Công an nhân dân, ngày 26-10-1996 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) đã kí quyết định số 727/QĐ-BNV (H11) hợp nhất xí nghiệp May 19-5 và xí nghiệp sản xuất quân trang thành Công ty May 19-5 Bộ Công an. Như vậy đây là giai đoạn có tính bước ngoặt trong sự phát triển của Công ty. Từ đây việc sản xuất quân trang quân phục cho Ngành đã có một doanh nghiệp thống nhất đảm nhiệm . - Giai đoạn 4 : Tuy đã thống nhất được các doanh nghiệp trong Ngành nhưng do nhiều hạn chế về quy mô cũng như cơ sở vật chất nên Công ty May 19-5 vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu về quân trang quân phục của Ngành. Để khắc phục tình trạng trên, ngày 23-11-1999, Bộ trưởng Bộ Công an đã kí Quyết định số 736/1999-QĐ-BCA (X13) về việc chuyển đổi Công ty May 19-5 từ doanh nghiệp nhà nước chuyển thành doanh nghiệp hoạt động công ích. Vào năm 2000, quy mô của Công ty đã được mở rộng khi sáp nhập thêm Xí nghiệp Phương Nam (xí nghiệp 3). Đây cũng là một xí nghiệp lớn với quy mô tương đương 2 xí nghiệp ngoài miền Bắc. Kể từ đây quy mô sản xuất của Công ty được đưa lên một tầm cao mới, năng lực của cán bộ nhân viên và của công nhân ngày càng được nâng cao, đời sống của người lao động được cải thiện rõ rệt. Hiện nay, Xí nghiệp 4 đang được đầu tư xây dựng ở thành phố Đà Nẵng. Khi hoàn thành thì đây sẽ là Xí nghiệp chuyên sản xuất quân trang quân phục phục vụ cho các chiến sĩ Công an ở miền Trung . Tên hiện nay của Công ty : Công ty May 19-5 Bộ Công an . Tên giao dịch : Garment Company No 19-5 . Trụ sở chính : Thanh Xuân Bắc-Thanh Xuân-Hà Nội . Giám đốc Công ty : Đại tá : Phạm Hồng Phượng . Mã số thuế của Công ty là : 01001110126. Giấy phép kinh doanh số 111512, do Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 23-12-1996. Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu của Công ty. STT Chỉ tiêu Đvt Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu VNĐ 55.236.152.236 59.315.964.734 62.003.568.326 2 Giá vốn hàng bán VNĐ 50.236.157.456 53.515.181.153 56.96.423.420 3 Tổng lợi nhuận trước thuế VNĐ 1.563.258.489 1.850.389.441 2.125.560.453 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp VNĐ 205.156.213 242.024.041 278.950.625 5 Tổng lợi nhuận sau thuế VNĐ 1.358.012.276 1.608.365.400 1.846.609.828 6 Số lượng lao động người 1374 1400 1410 7 Tiền lương/1 lđ/tháng VNĐ 1.000.000 1.500.000 1.700.000 1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH Ở CÔNG TY MAY 19-5. 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. * Chức năng : Công ty May 19-5 Bộ Công an là DNNN trực thuộc Tổng cục Hậu cần - Bộ Công an có các chức năng chính sau đây : - Sản xuất, gia công quân trang quân dụng như : quần áo, giầy, mũ, phù hiệu, balô, áo mưa...... - Sản xuất, gia công quần áo cho phạm nhân, hàng may mặc, tham gia thị trường phục vụ dân sinh và tham gia xuất khẩu khi được Bộ giao hạn ngạch. Do hoạt động sản xuất của Công ty mang tính chính trị nên không mang tính cạnh tranh như các doanh nghiệp hiện nay * Nhiệm vụ : - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, ngoài ra còn phải có lãi để bổ sung và phát triển vốn của Công ty. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh. 1.2.2.Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty May 19-5 là doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích với chức năng sản xuất, gia công các sản phẩm quân trang của Ngành Công an theo quy trình công nghệ khép kín từ khâu nhập nguyên liệu đến khi sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại : - Sản phẩm gia công: Quần áo thu đông, quần áo xuân hè, quần áo phạm nhân… - Sản phẩm sản xuất toàn bộ như: Mũ kêpi, mũ cứng, cấp hiệu, màn tuyn, ba lô, kalavat … Sản phẩm của Công ty tương đối lớn về số lượng và phong phú về mẫu mã, chủng loại. Hiện nay , tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm 3 xí nghiệp thành viên đang hoạt động và 1 xí nghiệp đang xây dựng ở Đà Nẵng . Đứng đầu các xí nghiệp là ban điều hành gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc, bộ phận Kế toán và bộ phận Kế hoạch vật tư, phòng Kĩ thuật và Văn phòng của Công ty, sau cùng mới là các phân xưởng. Các xí nghiệp thành viên của Công ty gồm có : - Xí nghiệp 1 : Xí nghiệp Chiến Thắng. Địa chỉ : Thanh Xuân Bắc - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 559 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc phục vụ Ngành và xuất khẩu theo quy định. Xí nghiệp 1 gồm có 3 phân xưởng : + Phân xưởng cắt + Phân xưởng may 1 và 2 + Phân xưởng hoàn thành. - Xí nghiệp 2 : Xí nghiệp Hoàn Cầu. Địa chỉ : 282 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân viên 310 người. Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất giầy da , dây lưng da..., các sản phẩm về mũ (mũ cát bi, mũ cứng ) và kết hợp sản xuất trên dây chuyền sản xuất mũ để sản xuất khuy, cảnh tùng, sao cấp hàm....theo kế hoạch của Công ty. Xí nghiệp 2 gồm 3 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mũ . - Xí nghiệp 3 : Xí nghiệp Phương Nam Địa chỉ Quận Thủ Đức - Thành Phố Hồ Chí Minh Tổng số cán bộ công nhân viên 505 người . Xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất hàng may mặc cho cán bộ Công an các tỉnh phía Nam. Xí nghiệp 3 gồm 4 phân xưởng : + Phân xưởng may . + Phân xưởng giày . + Phân xưởng mộc . + Phân xưởng cơ khí . - Xí nghiệp 4 : Đặt tại Đà Nẵng , đang trong quá trình xây dựng. Khi hoàn thành sẽ phục vụ quân trang quân phục cho các chiến sĩ Công an Miền Trung. Sơ đồ 1.1 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm may. -May cổ -May tay -May máy - ........ - Thùa đính - Là - Trải vải - Đặt mẫu - Cắt - Đánh số Hoàn thiện đóng gói sản phẩm Nguyên vật liệu: vải Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 1.2 : Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm giày. Phết keo gò mũ May mũ giày Pha cắt da Mài giễu giày Gò hông Gò hậu Định hình lạnh Sấp ép đế mũi Dán đế giày với mũi giày Khâu hút Mài hút bụi Sấy hút chân không Thành phẩm Đánh xi hoàn thiện Đóng đinh gót giầy Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Ngoài nhiệm vụ sản xuất để phục vụ Ngành, Công ty còn tham gia kinh doanh ở trong nước và xuất khẩu . Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là thị trường EU. Các sản phẩm của Công ty có chất lượng cao và mẫu mã đẹp nên được khách hàng đánh giá cao. Phương thức thanh toán chủ yếu được Công ty sử dụng là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. 1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Công ty May 19-5 tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Ban Giám đốc Công ty bao gồm : Giám đốc và 3 phó Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật , trước Bộ Công an và trước kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc 1 : Phụ trách hoạt động sản xuất. Phó giám đốc 2 : Phụ trách kỹ thuật. Phó giám đốc 3 : Phụ trách tài chính và tình hình đầu tư của Công ty. Tổng số cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý tại Công ty là 26 người. Ngoài ban Giám đốc Công ty , còn lại được chia làm 4 phòng ban : + Phòng Tổ chức ( văn phòng Công ty ) : Có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ , lao động , tiền lương , BHXH.... + Phòng Tài chính kế toán : Có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán và quản lý tài chính của Công ty theo quy định của Nhà nước . + Phòng Kế hoạch vật tư : Có nhiệm vụ điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các xí nghiệp , dự toán giá thành sản phẩm , quản lý về vật tư của Công ty. + Phòng Kỹ thuật : Có nhiệm vụ nghiên cứu thiết kế mẫu, xây dựng và thường xuyên kiểm tra định mức thời gian sản xuất sản phẩm , định mức tiêu hao nguyên vật liệu..... Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. Các xí nghiệp Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kỹ thuật Phòng Tài chính - Kế toán Ban giám đốc Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : 1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY MAY 19-5. Bộ máy kế toán của Công ty May 19-5 Bộ Công an áp dụng theo hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân phần. Theo hình thức này Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở văn phòng Công ty và quyết toán tài chính với các xí nghiệp thành viên của Công ty. Ở mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán ở mỗi xí nghiệp có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Định kỳ hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính về Công ty để Phòng Tài chính kế toán Công ty tập hợp làm báo cáo tổng hợp. Kế toán xí nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ của xí nghiệp mình theo đúng chế độ tài chính kế toán. Phòng Tài chính kế toán của Công ty theo dõi tổng hợp về tài sản cố định, vốn, BHXH, BHYT, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành và tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người, cơ cấu như sau : - Kế toán trưởng : Là người đứng đầu bộ máy kế toán kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp, tổ chức kiểm tra việc ghi chép ban đầu. Kế toán trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm công tác quản lý hạch toán của phòng với Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng còn kiêm phụ trách một số tài khoản như TK 711, 811 , 911, 421... - Kế toán tiền gửi Ngân hàng công nợ , bảo hiểm : Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với người bán, tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm. Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán thuế và công nợ phụ trách theo dõi một số tài khoản như TK 331, 338, 112… - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình đầu tư tài sản cố định, tình hình trích và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ, vật liệu. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản phụ trách các tài khoản như TK 211, 214, 152, 153… - Kế toán thành phẩm kiêm nguồn vốn , thanh toán với các xí nghiệp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ thành phẩm đồng thời lập báo cáo tài chính ứng với một số tài khoản như TK 155, 511......... - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình các nghiệp vụ từ các phần hành kế toán khác để lập các báo cáo tài chính . - Kế toán thanh toán nội bộ, thanh toán lương : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản trích theo lương , đồng thời theo dõi tình hình thanh toán nội bộ. Kế toán thanh toán nội bộ và thanh toán lương có nhiệm vụ theo dõi các tài khản 136, 336, 334, 138, 141. - Thủ quỹ: Phụ trách các nghiệp vụ thu chi, các khoản tiền được duyệt theo quyết định của Ban giám đốc, Kế toán trưởng. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty tương đối gọn nhẹ và khá chặt chẽ. Mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn riêng của mình và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi của mình . Sơ đồ 1.4 : Tổ chức bộ máy kế toán Công ty May 19-5. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng, công nợ , bảo hiểm Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Bộ máy kế toán các xí nghiệp Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp số liệu : 1.5. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY 19-5. 1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Chế độ kế toán áp dụng : Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của BTC. Niên độ kế toán : Bắt đầu tính từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Kỳ kế toán : Quý. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VNĐ. Phương pháp kế toán tài sản cố định : + Nguyên giá tài sản cố định được đánh giá theo giá thực tế. + Phương pháp tính khấu hao được đơn vị áp dụng : tính khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho : + Nguyên tắc đánh giá theo giá trị nhập. + Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. + Sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất kho. 1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Công ty thực hiện chế độ chứng từ theo nguyên tắc : Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ. Do đó, Công ty đã sử dụng các chứng từ theo đúng quy định của chế độ kế toán, cụ thể là : + Đối với kế toán ngân hàng, công nợ , bảo hiểm: giấy báo có, giấy báo nợ, séc, sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn. + Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu, thẻ kho, phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, thẻ TSCĐ. + Kế toán thành phẩm, nguồn vốn, thanh toán : hóa đơn thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng. + Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ : bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ,bảng kê trích nộp các khoản, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. + Thủ quỹ : phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Quá trình luân chuyển chứng từ : Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán lập các chứng từ hợp lệ. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp, liên 3 giao cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt làm căn cứ thu chi. Phiếu nhập kho, xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 kèm hóa đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho kiểm hàng và ghi vào sổ kho. Hóa đơn thuế GTGT cũng được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho phòng kinh doanh, liên 3 giao cho thủ kho. Định kì, phòng kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh đối chiếu số liệu hàng nhập xuất trong kỳ. 1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán . Công ty sử dụng các tài khoản kế toán sau : * Tài khoản loại 1 gồm có : TK 111, 112, 121, 128, 129, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 161. * Tài khoản loại 2 gồm có : TK 211, 212, 213, 214, 221, 229, 241, 242. * Tài khoản loại 3 gồm có : TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 342. * Tài khoản loại 4 gồm có : TK 411, 413, 415, 421, 461, 466. * Tài khoản loại 5 gồm có : TK 511, 512, 515, 521, 531, 532. * Tài khoản loại 6 gồm có : TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. * Tài khoản loại 7 gồm có : TK 711. * Tài khoản loại 8 gồm có : TK 811. * Tài khoản loại 9 gồm có : TK 911. * Các tài khoản ngoài bảng : TK 004, 007. 1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, hiện nay Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song . Đơn vị hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên có các sổ kế toán : + Sổ quỹ. + Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Sổ thẻ kế toán chi tiết. + Bảng tổng hợp chi tiết. + Chứng từ ghi sổ. + Bảng cân đối phát sinh. Sổ kế toán chi tiết : được mở cho tất cả tài khoản cấp 1 cần ghi chép chi tiết, nhằm cung cấp thông tin kế toán cụ thể phục vụ yêu cầu quản lý tài chính nội bộ Công ty. Cụ thể là các sổ: + Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : TK 111, 112. + Sổ theo dõi tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : TK 334, 338. + Sổ theo kế toán chi tiết các tài khoản hàng tồn kho : TK 152, 155. + Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hao mòn : TK 153, 211, 214. + Sổ kế toán theo dõi các khoản chi phí sản xuất: TK 154, 621, 622, 627. + Sổ kế toán theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn : TK 142, 242. Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bản kê chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng kí CT-GS Bản tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số PS các TK BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : Công ty áp dụng hình thức kế toán máy và phần mềm kế toán được Công ty sử dụng là phần mềm ACCESS. Trong phần mềm này có các chương trình sau: + Hệ thống kế toán. + Quản lý vật tư. + Quản lý tài sản. + Kế toán năm cũ. + Sửa chữa dữ liệu. + Sao lưu dữ liệu. Mỗi chương trình đều có mật khẩu riêng vì vậy trước khi thực hiện chương trình ta phải vào mật khẩu trước. Sơ đồ 1.6 : Cấu trúc chương trình kế toán máy tại Công ty May 19-5. Hệ thống kế toán Quản lý vật tư Program Hệ thống quản trị Quản lý tài sản Kế toán năm cũ Sữa chữa dữ liệu Sao lưu phục hồi Trình tự hạch toán trên máy vi tính do kế toán trưởng phân công cho từng kế toán chi tiết nhập dữ liệu vào máy và trong quá trình tính toán từ đầu cho đến khi kết thúc, nếu có sai sót sẽ phát hiện và sửa chữa kịp thời. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán sử dụng máy vi tính Chứng từ gốc Máy vi tính Nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Nhật kí chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu số liệu : 1.5.5. Tổ chức vận dụng hế thống báo cáo kế toán . Hiện nay, Công ty đang sử dụng các loại báo cáo sau đây : + Bảng cân đối kế toán - Mẫu B01- DN . + Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu B02- DN . + Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B09 - DN . + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03 - DN. Công ty lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Công ty thực hiện lập báo cáo hằng năm theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Nơi nhận báo cáo : sau khi được lập và kiểm tra, các báo cáo trên sẽ được gửi đến : Cục thuế Hà Nội, Bộ Công an, ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản vay vốn. Ngoài các báo cáo tài chính trên, Công ty còn có các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty ra quyết định kinh doanh. Báo cáo quản trị gồm có : + Báo cáo hàng tồn kho. + Báo cáo tăng giảm doanh thu lợi nhuận. + Báo cáo tình hình công nợ. + Báo cáo tình hình các khoản thu. + Báo cáo khả năng thanh toán. Báo cáo quản trị được lập tùy theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty nên không cố định kỳ lập báo cáo. Bộ phận chịu trách nhiệm lập báo cáo quản trị là Phòng kế hoạch và Phòng kế toán . PHẦN 2 THỰC TRẠNG KÉ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MAY 19-5 2.1. Đặc điểm lao động tại Công ty. Trong c¬ chÕ qu¶n lý hiÖn nay, mäi doanh nghiÖp ®Òu ph¶i tù v­¬n m×nh lªn t×m chç ®øng cho b¶n th©n th«ng qua chÊt l­îng s¶n phÈm, tay nghÒ lao ®éng, tr×nh ®é qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh …§Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô kinh doanh cña m×nh c¸c doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng ph¶i ®¶m b¶o chÊt l­îng lao ®éng cña m×nh mµ cßn ph¶i ®¶m b¶o kÕt cÊu lao ®éng hîp lý. Qua ®ã, C«ng ty ®· x©y dùng cho m×nh mét ®éi ngò lao ®éng víi kÕt cÊu, tr×nh ®é chuyªn m«n, tay nghÒ còng nh­ sè l­îng vµ chÊt l­îng t­¬ng ®èi hîp lý, ®¶m b¶o ®¸p øng yªu cÇu cña C«ng ty. TÝnh ®Õn ngµy 31/12/2007 Tæng sè lao ®éng cña C«ng ty lµ 1410 ng­êi. Trong ®ã : - N÷ 1058 ng­êi (75%), Nam 352 ng­êi (25%). - Sè lao ®éng gi¸n tiÕp 151 ng­êi (10,7%), sè lao ®éng trùc tiÕp 1259 ng­êi (89,3%). - Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc,cao đẳng 120 ng­êi (8,5%), Lao ®éng phæ th«ng 1290 ng­êi (91,5%). - Sè CN hîp ®ång dµi h¹n 1135 ng­êi (80,5%), sè CN hîp ®ång ng¾n h¹n 275 ng­êi (19,5%). B¶ng 2.1: B¶ng thèng kª, phân loại lao ®éng STT Néi dung Sè lao ®éng (ng­êi) Tû träng (%) 1 Tæng sè CBCNV trong C«ng ty 1410 100 2 Sè lao ®éng gi¸n tiÕp 151 10,7 3 Sè lao ®éng trùc tiÕp 1259 89,3 4 Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc,cao đẳng. 120 8,5 5 Lao ®éng phæ th«ng 1290 91,5 6 Sè CN hîp ®ång dµi h¹n 1135 80,5 7 Sè CN hîp ®ång ng¾n h¹n 275 19,5 8 Tæng sè c«ng nh©n n÷ 1058 75 9 Tæng sè c«ng nh©n nam 352 25 Ph©n lo¹i lao ®éng theo ®é tuæi: + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 22 ®Õn 30 chiÕm 57%. + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 30 ®Õn 45 chiÕm 35%. + Tû lÖ ng­êi ë ®é tuæi 45 ®Õn 55 chiÕm 8%. Sè l­îng c«ng nh©n th× ®­îc chia ®Òu ë c¸c tæ. C«ng ty còng lu«n ®¶m b¶o cho c¸c tæ cã khèi l­îng c«ng viÖc ngang nhau. Tr¸nh ®Ó tr­êng hîp tæ nµy th× nhiÒu viÖc cßn tæ kia th× nhµn rçi. Toµn bé lùc l­îng lao ®éng cña C«ng ty ph©n lµm 2 lo¹i chñ yÕu: + Bé phËn lao ®éng trùc tiÕp : Lµ bé phËn lao ®éng s¶n xuÊt trùc tiÕp t¹i c¸c phân xưởng. + Bé phËn lao ®éng gi¸n tiÕp : Lµ bé phËn lao ®éng thuéc khèi qu¶n lý vµ khèi hµnh chÝnh v¨n phßng. 2.2. Kế toán sồ lượng, thời gian và kết quả lao động. 2.2.1. Kế toán số lượng lao động. Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho Công ty có được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường là một vấn đề quan trọng. - Đối với công nhân trực tiếp sản xuất: Để hoàn thành chỉ tiêu đã đề ra, Công ty thường xuyên tuyển chọn thêm công nhân. Số công nhân này sẽ được Công ty dậy nghề miễn phí với thời gian học nghề phụ thuộc vào trình độ của mỗi công nhân và phụ thuộc vào từng công đoạn. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên tổ chức thi để nâng cao tay nghề, bậc thợ cho công nhân và đó cũng là hình thức để nâng tiền lương cho những công nhân làm việc lâu năm có kinh nghiệm và trình độ. - Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế Công ty. Số lượng nhân viên thường không biến động trừ những trường hợp chuyển công tác, tai nạn, ốm đau….Khi đó, Công ty sẽ tuyển nhân viên khác có đủ trình độ thay thế vị trí còn trống đó. Số lượng lao động của Công ty do Văn phòng Công ty quản lý. Để theo dõi sự biến động số lượng lao động, Công ty sử dụng sổ “Danh sách lao động Công ty May 19-5”. Việc ghi chép số liệu vào danh sách được giao cho cán bộ của Văn phòng Công ty. Mỗi khi có sự thay đổi về số lượng lao động như: tuyển dụng thêm công nhân sản xuất, cán bộ về hưu, cán bộ về nghỉ mất sức, công nhân viên bị buộc thôi việc…., người được giao nhiệm vụ theo dõi “Danh sách lao động toàn Công ty” sẽ phải ghi chép đầy đủ, chi tiết và kịp thời những thay đổi đó. Căn cứ để ghi vào danh sách chính là các hợp đồng lao động, các quyết định hưu trí, quyết định buộc thôi việc… Bảng 2.2: Danh sách lao động Công ty May 19-5 STT Họ tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ thường trú Số ĐT liên lạc Ghi chú 1 Phạm Hồng Phượng 23/5/1954 Giám đốc Số nhà 234-Lương Thế Vinh-TX-HN 0902555666 2 Đào Đình Chiến 10/12/1960 Phó giám đốc Số nhà 05-Khu tập thể ĐHSP-HN 0912050456 ….. …………….. …………. ……….. ……………….. …………. ……. 678 Nguyễn Thị Lan 02/04/1980 CN may-XN Chiến Thắng Số nhà 18-ngõ 71-Bùi Xương Trạch-HN …... …………….. …………. ……….. ……………….. ……….... ……. 2.2.2. Kế toán thời gian lao động. - Hàng ngày, CBCNV đều phải làm việc theo đúng quy định của Công ty: * Sáng : từ 7h đến 11h. * Chiều : từ 13h đến 17h - Khi ra vào cổng, công nhân đều được đội bảo vệ ghi nhận vào sổ theo dõi. - Khi có những trường hợp đột xuất phải về sớm hay phải đi công tác thì CBCNV phải xin giấy ra cổng tại phòng Hành chính và xuất trình cho đội bảo vệ. - Tổ trưởng của tổ sau khi nhận được lệnh sản xuất, phiếu giao việc của phòng Kế hoạch chuyển xuống thì lập tức tiến hành công việc. Hàng ngày, các tổ trưởng phải ghi nhận trực tiếp ngày công làm của từng công nhân trực thuộc bộ phận của mình quản lý vào bảng chấm công (mỗi ngầy 2 lần vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều). - Hàng ngày có nhân viên thống kê của Văn phòng Công ty (phòng Tổ chức) xuống tận phân xưởng để kiểm tra và đối chiếu để làm cơ sơ tinh lương. Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công, phiếu giao nhận công việc, hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận công việc hoàn thành thực tế tại các phân xưởng để làm cơ sở xét duyệt khen thưởng vào cuối quý, cuối năm. Bảng 2.3 BẢNG CHẤM CÔNG – PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Tháng 10/2007 TT Họ và tên Bậc và tháng lương Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Số công sx Số công nghỉ lễ Số công nghỉ phép Tổng cộng 1 Hà Văn Hân 7,3 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 21 21 2 Vũ Thị Cúc 4,7 + + + + + + F + + + + + + + + + + + + + + 20 1 21 …….. …. Cộng 30,1 7 7 7 7 7 7 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 146 1 147 Ngày 31-10-2007 Phụ trách đơn vị Trưởng phòng Người chấm công (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) (Họ tên, chữ kí) Kí hiệu chấm công : Tai nạn : T Lương TG : + Nghỉ phép : F Bảng 2.4 BẢNG CHẤM CÔNG – TỔ MAY 1-PHÂN XƯỞNG MAY-XÍ NGHIỆP CHIẾN THẮNG Tháng 10/2007 TT Họ và tên Thời gian theo dõi Ngày tr._.